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Mondovì, 17 maggio 2010

IL LAVORO DEI TAVOLI TEMATICI: LA DEFINIZIONE DI AZIONI COERENTI CON LE PRIORITÀ

a cura di:Dott. Marco Bertocchi: Consulente Labser s.r.l., Cultore della materia in “Temi speciali di bilancio e bilancio sociale” presso la Facoltà di Economia dell’Università degli Studi di Brescia.


Obiettivi dell’incontroObiettivi dell’incontro

L’avvio dei lavori: le priorità individuate dal tavolo politico istituzionale

L’avvio dei lavori: le priorità individuate dal tavolo politico istituzionale11

Le modalità organizzative e il piano di lavoroLe modalità organizzative e il piano di lavoro22

33 Strumenti a supporto del lavoro dei tavoli tematici – La scheda di azione

Strumenti a supporto del lavoro dei tavoli tematici – La scheda di azione


L’avvio dei lavori: le priorità individuate dal tavolo politico istituzionale

11


Dal contesto alle prioritàDal contesto alle priorità

Puntidi forza

Punti didebolezza

Opportunità Minacce

Politica: famiglia e minoriPolitica: famiglia e minori

Contesto

Bisogni e prioritàBisogni Priorità

- - - - -

Azioni

Tavolo politico/ ufficio di

piano

Tavolo politico

Ufficio di piano/ tavoli tematici


I Tavoli tematici, le politiche e le priorità da affrontareI Tavoli tematici, le politiche e le priorità da affrontare

PoliticaTavolo

tematicoCategorie di utenza

Priorità individuate dal Tavolo politico

Famiglia e minori

Tavolo “Famiglia e minori”

-Famiglia-Minori-Giovani

- Interventi a sostegno delle famiglie, con particolare riferimento alle famiglie numerose

- Interventi e servizi per rispondere ai bisogni dei nuovi adolescenti

- Nuovi servizi e nuove reti per rispondere ai bisogni: prima infanzia



PoliticaTavolo

tematicoCategorie di utenza

Priorità individuate dal Tavolo politico

AnzianiTavolo “Anziani”

-Anziani

- Qualificare il lavoro delle professioni rivolte agli anziani non autosufficienti (formazione e aggiornamento professionale, sinergie tra case di riposo, case di riposo – ASL, ecc.)

- Promuovere l’aggregazione sociale della popolazione anziana attiva, valorizzandola come risorsa

- Conoscere i servizi e la rete per contrastare le situazioni di disagio degli anziani (mappatura delle iniziative, creazione di una rete per ottimizzare le risorse, trovare finanziamenti, sviluppare politiche abitative adatte)

- Sostenere e supportare la permanenza a domicilio degli anziani, anche dei centri montani (estendere i servizi a domicilio - pasto, trasporto, lavanderia, prestito libri, trovare soluzioni per il sostegno ed il sollievo delle famiglie )


I Tavoli tematiciI Tavoli tematici

PoliticaTavolo

tematicoCategorie di

utenzaPriorità individuate dal Tavolo

politico

DisabiliTavolo “Disabili”

-Disabili

- Rafforzare l’integrazione tra ASL, Scuola, Comuni, Consorzio, privato sociale, famiglie, per trovare risposte integrate al sollievo delle famiglie con minori disabili gravi da 0 a 16 anni.

- Tempo libero e occupazionale per le persone disabili, valorizzando iniziative già in atto sul territorio

- Programmare attività di rilevazione della domanda non espressa e per l’identificazione precoce dei casi di disabilità/disturbi pervasivi dello sviluppo attraverso il coinvolgimento della rete di attori coinvolti.

Povertà ed inclusione sociale

Tavolo “Adulti, povertà ed inclusione sociale”

-Dipendenze-Salute mentale-Immigrati-Emarginazione e disagio adulti

- Studiare soluzioni per agevolare l’inserimento o il reinserimento lavorativo

- Collaborare nelle Politiche della casa, in relazione alle opportunità disponibili

- Qualificare l’aiuto attraverso strumenti per il controllo della situazione familiare oltre l’ISEE


PoliticaTavolo

tematicoCategorie di

utenzaPriorità individuate dal Tavolo

politico

Governance della rete dei servizi

Ufficio di Piano -Multiutenza

- Consolidare le risposte in tema di accessibilità della rete dei servizi

- Sviluppare forme specifiche di coordinamento tra Enti/Istituzioni e Privato Sociale per la messa in rete dei servizi che vengono attuati sul territorio


Sulle azioni trasversali, l’Ufficio di piano effettuerà proposte di azione lavorando in modo analogo ai tavoli tematici

Sulle azioni trasversali, l’Ufficio di piano effettuerà proposte di azione lavorando in modo analogo ai tavoli tematici


Il piano di lavoro e le modalità organizzative

22


Le azioni del piano di zona: dalla definizione all’attuazioneLe azioni del piano di zona: dalla definizione all’attuazione

•Tavoli tematiciApprofondimento delle prioritàApprofondimento delle priorità

•Tavolo politico istituzionaleIndividuazione delle prioritàIndividuazione delle priorità

•Tavoli tematiciDefinizione delle proposte di azione

Definizione delle proposte di azione

•Tavoli tematiciProgettazione di massima delle azioni

Progettazione di massima delle azioni

•Ufficio di pianoValidazione tecnica – bozza PDZValidazione tecnica – bozza PDZ

•Tavolo politico istituzionale – Assemblea dei Sindaci

Validazione politica – approvazione PDZ

Validazione politica – approvazione PDZ

•Gruppi di azioneProgettazione operativa delle azioni

Progettazione operativa delle azioni

•Gruppi di azioneAttuazione delle azioniAttuazione delle azioni


Il piano di lavoro di massimaIl piano di lavoro di massima

Costituzione dei tavoli

1° incontro operativo

Approfondimento tematiche –

Definizione azioni ed obiettivi

Progettazione di massima delle

azioni

Inoltro delle proposte di

azione all’Ufficio di piano

27/4/10 Entro metà maggio 2010

Le proposte di azione: il lavoro dei tavoli tematiciLe proposte di azione: il lavoro dei tavoli tematici

Entro il 30/06/10 Entro metà luglio 2010


Il piano di lavoro: fasi, attività, tempi e output previstiIl piano di lavoro: fasi, attività, tempi e output previsti


La composizione dei Tavoli tematici: l’individuazione del coordinatore

La composizione dei Tavoli tematici: l’individuazione del coordinatore

Ogni Tavolo è composto da:Ogni Tavolo è composto da:

SoggettoSoggetto NominaNomina RuoloRuolo

Un Coordinatore di Tavolo

Un Coordinatore di Tavolo

Nominato dai componenti del tavolo tematico nel primo incontro

Nominato dai componenti del tavolo tematico nel primo incontro

• Coordina gli incontri e i lavori del Tavolo;• Fa da moderatore alle discussioni all’interno del

Tavolo, assumendo un ruolo neutrale ed imparziale;• Verifica il rispetto del piano di lavoro;• Risponde all’Ufficio di Piano sull’andamento dei

lavori del proprio Tavolo.

• Coordina gli incontri e i lavori del Tavolo;• Fa da moderatore alle discussioni all’interno del

Tavolo, assumendo un ruolo neutrale ed imparziale;• Verifica il rispetto del piano di lavoro;• Risponde all’Ufficio di Piano sull’andamento dei

lavori del proprio Tavolo.

Componenti permanentiComponenti permanenti

Ciascun componente dell’UdP nomina i referenti dei tavoli per la propria categoria

Ciascun componente dell’UdP nomina i referenti dei tavoli per la propria categoria

• Ciascun referente partecipa ai lavori del Tavolo portando i contributi e i punti di vista della propria categoria, in merito alle tematiche trattate;

• Garantisce il raccordo con le organizzazioni della propria categoria direttamente coinvolte nel Tavolo

• Ciascun referente partecipa ai lavori del Tavolo portando i contributi e i punti di vista della propria categoria, in merito alle tematiche trattate;

• Garantisce il raccordo con le organizzazioni della propria categoria direttamente coinvolte nel Tavolo

Referenti aggiuntiReferenti aggiunti

Ogni tavolo può individuare alcuni referenti su tematiche specifiche.

Ogni tavolo può individuare alcuni referenti su tematiche specifiche.

• Il referente aggiunto partecipa solo ad incontri specifici, quando la propria competenza e il proprio apporto sono ritenuti determinanti per la soluzione delle problematiche affrontate nel tavolo.

• Il referente aggiunto partecipa solo ad incontri specifici, quando la propria competenza e il proprio apporto sono ritenuti determinanti per la soluzione delle problematiche affrontate nel tavolo.


Le modalità di lavoro dei tavoli tematiciLe modalità di lavoro dei tavoli tematici

• Ciascun Tavolo è composto da una decina di referenti permanenti.• Ogni Tavolo definisce il proprio ordine del giorno per la riunione

successiva. Agli incontri dei tavoli tematici partecipa la Segreteria di piano, con compiti di supporto metodologico e verbalizzazione.

• Il Tavolo può decidere di convocare ulteriori referenti e professionisti esterni competenti sulle tematiche che verranno specificamente affrontate nell’ordine del giorno Il ricorso a referenti aggiunti e professionisti esterni può essere ritenuto utile nella definizione delle proposte di azione.

• Le decisioni vengono assunte dalla maggioranza assoluta dei componenti permanenti del Tavolo. Gli eventuali referenti aggiunti e professionisti esterni convocati negli incontri per la discussione delle tematiche specifiche, partecipano con funzione meramente consultiva e non intervengono nelle decisioni finali del Tavolo.

• Ciascun Tavolo è composto da una decina di referenti permanenti.• Ogni Tavolo definisce il proprio ordine del giorno per la riunione

successiva. Agli incontri dei tavoli tematici partecipa la Segreteria di piano, con compiti di supporto metodologico e verbalizzazione.

• Il Tavolo può decidere di convocare ulteriori referenti e professionisti esterni competenti sulle tematiche che verranno specificamente affrontate nell’ordine del giorno Il ricorso a referenti aggiunti e professionisti esterni può essere ritenuto utile nella definizione delle proposte di azione.

• Le decisioni vengono assunte dalla maggioranza assoluta dei componenti permanenti del Tavolo. Gli eventuali referenti aggiunti e professionisti esterni convocati negli incontri per la discussione delle tematiche specifiche, partecipano con funzione meramente consultiva e non intervengono nelle decisioni finali del Tavolo.


Le modalità di lavoro dei tavoli tematiciLe modalità di lavoro dei tavoli tematici

• Suddividere il lavoro in sottogruppi nell’ambito del tavolo tematico• Privilegiare il lavoro “a distanza”, soprattutto nella fase di

approfondimento delle priorità• Prevedere incontri collegiali del tavolo in momenti intermedi

significativi, per la condivisione del lavoro svolto dai diversi gruppi e per la validazione finale delle proposte di azione da trasmettere all’UDP

• Mantenere traccia di tutte le attività e di tutte le persone contattate, sia per quanto riguarda le riunioni del tavolo, sia per le attività “a distanza”

• Valorizzare l’apporto dei “referenti aggiunti”, soprattutto nelle fasi di approfondimento delle priorità

• Mantenere un raccordo costante con il coordinatore di tavolo e con l’Ufficio di piano

• Suddividere il lavoro in sottogruppi nell’ambito del tavolo tematico• Privilegiare il lavoro “a distanza”, soprattutto nella fase di

approfondimento delle priorità• Prevedere incontri collegiali del tavolo in momenti intermedi

significativi, per la condivisione del lavoro svolto dai diversi gruppi e per la validazione finale delle proposte di azione da trasmettere all’UDP

• Mantenere traccia di tutte le attività e di tutte le persone contattate, sia per quanto riguarda le riunioni del tavolo, sia per le attività “a distanza”

• Valorizzare l’apporto dei “referenti aggiunti”, soprattutto nelle fasi di approfondimento delle priorità

• Mantenere un raccordo costante con il coordinatore di tavolo e con l’Ufficio di piano

Alcuni suggerimenti per l’organizzazione del lavoroAlcuni suggerimenti per l’organizzazione del lavoro


Strumenti a supporto del lavoro dei tavoli tematici – La scheda di azione

33


Definire le azioni: gli elementi da presidiare e gli strumentiDefinire le azioni: gli elementi da presidiare e gli strumenti

1. Quante azioni e quali?2. Capire il contesto:

• Focalizzare la tematica individuata (quali informazioni?)• Definire con chiarezza i beneficiari (il target di riferimento) e gli

altri portatori di interessi in gioco• Valutare lo scenario di riferimento (punti di forza e di debolezza,

opportunità e rischi)

3. Definire l’impatto atteso dall’azione e le attività strumentali per raggiungerlo

4. Individuare indicatori per valutare e monitorare l’azione5. La scheda di azione e le informazioni fornite


1. Quante azioni e quali?1. Quante azioni e quali?

Individuare una azione per ogni priorità

AzioneAzione

• Un insieme di attività tra loro correlate

• Svolto da più soggetti che lavorano insieme

• Per un periodo di tempo definito• Con risorse limitate

• Un insieme di attività tra loro correlate

• Svolto da più soggetti che lavorano insieme

• Per un periodo di tempo definito• Con risorse limitate

Per introdurre cambiamenti in un

dato contesto

• Azioni di mantenimento (razionalizzazione e/o riformulazione) dell’esistente• Azioni di potenziamento (qualitativo o quantitativo)• Azioni di innovazione

• Azioni di mantenimento (razionalizzazione e/o riformulazione) dell’esistente• Azioni di potenziamento (qualitativo o quantitativo)• Azioni di innovazione

• Azioni di salute• Azioni di sistema

• Azioni di salute• Azioni di sistema


2. Capire il contesto: focalizzare la tematica individuata2. Capire il contesto: focalizzare la tematica individuata

• Analizzare i risultati del lavoro del Tavolo politico (Perché queste priorità?)

• Raccogliere informazioni per circoscrivere i problemi• Analizzare il contesto normativo ed istituzionale di riferimento• Sentire testimoni “privilegiati” presenti sul territorio (utenti,

professionisti, ecc.)• Verificare la presenza di “best practice” sul tema individuato,

nei territori limitrofi e oltre


2. Capire il contesto: mappare i portatori di interessi2. Capire il contesto: mappare i portatori di interessi

Associazioni di volontariato

sociale

Immigrati

Comuni X e Y

Centro sociale Y

Cooperative sociali Sportello

immigrati RisultatiRisorse

Rete di servizi

Priorità: riqualificare lo sportello immigratiPriorità: riqualificare lo sportello immigrati

Centro per

l’impiego

Questura

Imprese


Analisi del contesto

Analisi EsternaAnalisi Interna

Punti di forza OpportunitàPunti di

debolezzaMinacce

MATRICE SWOT

2. Capire il contesto: l’analisi SWOT2. Capire il contesto: l’analisi SWOT

Da effettuare per ogni priorità individuata


Puntidi forza

Punti didebolezza

Opportunità Minacce

aspetti

ambiente

INTERNO

ESTERNO

POSITIVI NEGATIVI

Aspetti positivi che caratterizzano

la rete dei servizi e nerappresentano le

intrinseche specificità

Aspetti negativi che caratterizzano

la rete dei servizi e nerappresentano le

intrinseche specificità

Leve (opportunità) potenzialie/o future in grado digenerare vantaggi eoccasioni di sviluppo

Rischi (minacce) potenzialie/o future che possonogenerare aree di crisi, ostacolando processi di

sviluppo




MINACCEOPPORTUNITÀ

PUNTI DI FORZA PUNTI DI DEBOLEZZA

• Professionalità del personale utilizzato

• Raccordo con la questura per il supporto al disbrigo di pratiche

• Incremento costante degli accessi al servizio – valutazione positiva da parte dell’utenza

• Scarsa visibilità del servizio, e dei risultati ottenuti, nei confronti dei cittadini

• Sistemi informativi scarsamente integrati

• Mancanza di spazi per i colloqui individuali

• Scarso rilievo alle iniziative di promozione dell’integrazione sul territorio

• Interesse del centro per l’impiego allo sviluppo di nuove sinergie

• Centro sociale Y: risorse e capacità per interventi di integrazione sul territorio

• Interesse del volontariato ad un coinvolgimento più strutturato

• Incremento dei fenomeni di criminalità legati all’immigrazione, soprattutto in alcuni quartieri della città

• Scarsa disponibilità dei comuni all’investimento di ulteriori risorse a finanziamento dello sportello

• Scarsa sensibilità delle imprese del territorio



MINACCE

OPPORTUNITÀ

PUNTI DI FORZA

3. Definire l’impatto atteso che si vuole ottenere con l’azione3. Definire l’impatto atteso che si vuole ottenere con l’azione

PUNTI DI DEBOLEZZA

Affrontare Evitare

Sfruttare Trasformare

•Promuovere una maggiore visibilità del servizio nei confronti dei cittadini, anche sensibilizzando la stampa locale

• Investimenti sui sistemi informativi e strutture, a causa della carenza di risorse

•Sperimentare la collaborazione con il centro sociale su progetti di integrazione

•Estendere il ricorso a volontari, anche per l’attuazione di progetti di integrazione

•Potenziare il raccordo con il centro per l’impiego per sensibilizzare le imprese


Utilizzare la SWOT come spunto per capire quali obiettivi porsi



Target di riferimento (Quantificare e delimitare i beneficiari dell’azione)

Fine (Obiettivo dell’azione):Definire l’obiettivo che si intende raggiungere mediante l’azione

Mezzo (attività strumentali al raggiungimento dell’obiettivo finale):Chiarire quali attività possono essere messe in atto da ogni stakeholder per il raggiungimento dell’obiettivo dell’azione

Impatto atteso

Soggetti coinvolti

Definire il cambiamento che si vuole realizzare mediante il raggiungimento dell’obiettivo dell’azione

Identificare gli stakeholder che possono dare uncontributo al raggiungimento dell’obiettivo dell’azione



Impatto atteso

Obiettivo

Attività Attività Attività

Attività

Mezzi

Fini


4. Individuare indicatori per valutare e monitorare l’azione4. Individuare indicatori per valutare e monitorare l’azione

Target di riferimento (Quantificare e delimitare i beneficiari dell’azione)

Fine (Obiettivo dell’azione):Definire l’obiettivo che si intende raggiungere mediante l’azione

Indicatori di impatto Individuare indicatori di supporto alla valutazione dell’impatto atteso ed effettivo dell’azione

Mezzo (attività strumentali al raggiungimento dell’obiettivo finale):Chiarire quali attività possono essere messe in atto da ogni stakeholder per il raggiungimento dell’obiettivo dell’azione

Indicatori di output

Impatto atteso

Soggetti coinvolti

Definire il cambiamento che si vuole realizzare mediante il raggiungimento dell’obiettivo dell’azione

Identificare gli stakeholder che possono dare uncontributo al raggiungimento dell’obiettivo dell’azione

Individuare indicatori in grado di supportare il monitoraggio delle attività previste nell’azione


5. La scheda di azione: elementi generali5. La scheda di azione: elementi generali

Una cartella di lavoro excel per ogni azione, che supporta tutte le fasi: progettazione, attuazione, monitoraggio e valutazione

Una cartella di lavoro excel per ogni azione, che supporta tutte le fasi: progettazione, attuazione, monitoraggio e valutazione

FaseFase Fogli di lavoroFogli di lavoro Soggetti Soggetti

Definizione e progettazione di massima

Definizione e progettazione di massima

• Scheda descrittiva azione• SWOT• Bisogni• Cronogramma di massima• Dati finanziari• Gruppo di azione

• Scheda descrittiva azione• SWOT• Bisogni• Cronogramma di massima• Dati finanziari• Gruppo di azione

• Tavoli tematici• Tavoli tematici

Progettazione operativa e monitoraggio

Progettazione operativa e monitoraggio • Gruppi di azione• Gruppi di azione

ValutazioneValutazione • Gruppi di azione• Tavoli tematici

• Gruppi di azione• Tavoli tematici

• Gruppo di azione• Attività• Risorse umane• Risorse logistiche• Risorse finanziarie

• Gruppo di azione• Attività• Risorse umane• Risorse logistiche• Risorse finanziarie

• Valutazione• Scheda di sintesi

• Valutazione• Scheda di sintesi

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