www.cineca.it

La logica di U-GOVI cicli gestionali e i motori

contabili

U-GOV Contabilità

www.cineca.it

Obiettivi della giornata

1. Comprendere perché siamo qui:

- il contesto normativo

- come soddisfare quanto richiesto dalla norma

2. Capire come ‘cambierà’ il nostro lavoro quotidiano

www.cineca.it

Perché siamo qui?Il contesto legislativo

e l’evoluzione della norma verso la contabilità economica

www.cineca.it

Il contesto normativo

Incentivare la Contabilità Economica

2008 Linee guida

del Governo alle università

2009 Legge 196 del 31 dicembre 2009, art. 2, comma d

2010 legge 240 del 30 dicembre 2010,

art. 5, comma 4

2012 decreto n.18 del 27

gennaio 2012

Affiancamento… di un sistema …di contabilità economico-

patrimonale

Introduzione di un sistema di contabilità economico-

patrimonale e analitica

l’evoluzione della norma verso la contabilità economica

I decreti attuatividella norma

Definizione dei principi contabili e schemi di bilancio

2014decreto n.19 del 14

gennaio 2014

www.cineca.it

Decreto del 27 gennaio 2012, n. 18

www.cineca.it

Decreto del 27 gennaio 2012, n. 18

1) Le università adottano un sistema di contabilità economico-patrimoniale e analitica.

2) Quadro informativo… rappresentato da:Bilancio unico di previsione annuale autorizzatorio composto da budget economico e budget degli investimenti.

3) Le università si dotano … di sistemi e procedure di contabilità analitica.

www.cineca.it

• Adozione di un sistema di Contabilità Economico Patrimoniale e Contabilità Analitica

• Bilancio unico di ateneo di previsione autorizzatorio, composto da:• Budget economico• Budget degli investimenti

• Bilancio unico di ateneo a consuntivo (SP, CE, NI)

• Preventivo in contabilità finanziaria non autorizzatorio

• Consuntivo in contabilità finanziaria

Riassumendo gli adempimenti richiesti (legge 240/2010, d.lgs 18/2012)

www.cineca.it

Decreto del 27 gennaio 2012, n. 18

• Le università adottano il sistema di contabilità economico patrimoniale … nonchè i sistemi di contabilità analitica entro il 1° gennaio 2015.

www.cineca.it

Decreto del 14 Gennaio 2014, n. 19

www.cineca.it

Decreto del 14 Gennaio 2014, n. 19

• Art 2. ‘Definizione degli schemi di Bilancio’

• Art. 3: ‘Schemi di Bilancio’

• Art. 4 ‘ Principi di valutazione delle poste’

• Art.5 ‘Criteri di predisposizione del primo stato patrimoniale’

• Art. 6 ‘ Piano dei conti’

www.cineca.it

Perché siamo qui?

Perché la norma richiede:

• l’abbandono della contabilità finanziaria;

• l’adozione della contabilità economico-

patrimoniale;

• il mantenimento di un controllo autorizzatorio.

www.cineca.it

Si possono soddisfare tutte queste richieste?

Si può abbandonare la contabilità finanziaria e mantenere un controllo autorizzatorio?

www.cineca.it

contabilità che segue le logiche della partita doppia e rileva costi e ricavi a fronte di debiti/crediti

contabilità a consuntivo: non è previsto un budget!con la contabilità economica non si può avere un

controllo autorizzatorio!

contabilità esterna: registra operazioni che intercorrono con l’esterno: si rilevano crediti e debiti, movimentazioni della banca…

La contabilità generale

www.cineca.it

contabilità interna: movimenta solo ricavi e costi (no crediti e debiti! no banca)

contabilità a preventivo: è previsto un budget

La contabilità analitica

contabilità interna: dettaglia quanto registrato con la contabilità generale, individuando la struttura (in U-GOV si parla di Unità Analitica) cui si riferisce quel costo o quel ricavo

www.cineca.it

Si può abbandonare la contabilità finanziaria

e mantenere un controllo autorizzatorio?

Sì!È in contabilità analitica che ho la predisposizione di

un budget di previsione che sostituisce il preventivo

finanziario.

www.cineca.it

L’applicazione in U-GOV Contabilità

In U-GOV il budget è autorizzatorio:

è possibile registrare costi (di esercizio e pluriennali) nel limite degli stanziamenti inseriti (e quindi autorizzati).

In assenza di contabilità finanziaria, è con la contabilità analitica che si ha il CONTROLLO di DISPONIBILITA’ e si

adempie alla funzione AUTORIZZATORIA

www.cineca.it

U-GOV, come padroneggiarlo?

Obiettivi e modalitàdella formazione

www.cineca.it

Obiettivi di queste giornate

2. Capire come ‘cambierà’ il nostro lavoro quotidiano

con

l’abbandono della contabilità finanziaria l’introduzione della contabilità economico-

patrimoniale

1. Comprendere le logiche di U-GOV

www.cineca.it

Comprendere le logiche di U-GOV

Obiettivo di queste giornate

NON CI INTERESSA TRATTARE TUTTE LE CASISTICHE

NON CI INTERESSA SAPERE IL SIGNIFICATO DI TUTTI I CAMPI

www.cineca.it

Perché non ci interessa trattare tutte le casistiche?

Perché la formazione si articola in due momenti:

1. gli incontri in videoconferenza con gli esperti CINECA

2. la fruizione di corsi on-line

www.cineca.it

1. Gli incontri in videoconferenza

• l’esperto CINECA illustra il funzionamento di U-GOV

• i partecipanti interagiscono con lui tramite il tutor di aula

www.cineca.it

Ruolo del tutor

tutor

Pausa caffè

Compiti!!

Domande

??

Imprevisti Chiarimenti

www.cineca.it

2. Corsi on line

• tutorial• video-lezioni registrate• documenti• test di autovalutazione• sondaggi

Come fare per…?

www.cineca.it

I tutorialhttps://elearning.u-gov.it/

www.cineca.it

helpdesk di I livello

3. L’helpdesk di I livello

Keyuserinterazione tramite TTS

www.cineca.it

Per concludere

videoconferenza

Helpdesk di I livello

tutorial

www.cineca.it

I tempi della videoconferenza

• pause:

• per U-GOV Contabilità sono previste 4 giornate di videoconferenze con inizio il lunedì e termine il giovedì;

• orari: dalle 9 alle 13;

• l’esercitazione in aula

Partita doppia?

•Partita

doppia?• Contabilità

analitica?

almeno 2;

•U-GOV?

www.cineca.it

Dubbi? 5 minuti di break per riorganizzare le

idee!!

www.cineca.it

Le logiche di U-GOV

Il ciclo acquisti

www.cineca.it

1. il fatto amministrativo assume una funzione centrale, tale obiettivo si ottiene utilizzando il concetto di Documento Gestionale (DG)

2. i “motori” contabili leggono e rilevano gli elementi portati dal DG medesimo.

Logica di U-GOV contabilitàDocumenti Gestionali e Motori

Contabili

www.cineca.it

Sono ad esempio classificati come DG:

• Ordine al fornitore

• Ddt (in U-GOV si parla di “DCE” documento

entrata merce)

• Fattura di acquisto

• Nota di credito

Logica di U-GOV contabilitàDocumenti Gestionali

www.cineca.it

Sono motori contabili, alimentati in modo integrato ma indipendente:

Logica di U-GOV contabilitàMotori Contabili

Contabilità Finanziaria (COFI): contabilità orientata al controllo autorizzativo dei flussi finanziari nominali o certi

Contabilità Analitica (COAN): SISTEMA DI SUPPORTO orientato al Controllo di Gestione.

Contabilità Generale (COGE): contabilità di consuntivo che segue le logiche della partita doppia e rileva le nature economiche, nonché debiti/crediti

www.cineca.it

Sono presenti inoltre questi ulteriori motori contabili:

– Contabilità Inventariale: orientata alla gestione dei beni patrimoniali

– Gestione Fiscale: orientata alla gestione delle operazioni iva.

Logica di U-GOV contabilitàMotori Contabili

www.cineca.it

Definizione del ciclo: ciclo acquisti

Ordine

Doc. Consegna

/ Erogazion

e

Fattura

Ordinativo di

Pagamento

Riscontro

Documenti Gestionali che compongono il ciclo acquisti

Richiesta d’acquist

o

Contratto passivo

www.cineca.it

Definizione delle scritture del ciclo acquisti

Ordine - Contratto

Doc. Consegna

/ Erogazion

e

Fattura

Ordinativo di

Pagamento

Motore Riscontro

CoAn

Normale: rilevazione del costo effettivo

Normale: rilevazione del costo effettivo

CoGe

Anticipata: costo a

fatture da ricevere

Prima: fatture da ricevere a

debito

Ultima: debito a banca

Documenti Gestionali

Richiesta d’acquist

o

CoFi Registrazione Mandato

Registrazione Impegno

Pagamento

Anticipata: rilevazione del costo

In assenza di contabilità finanziaria, è con la contabilità analitica che si ha il CONTROLLO di

DISPONIBILITA’ e si adempie alla funzione AUTORIZZATIVA

www.cineca.it

Il controllo autorizzatorio in U-GOV:

la scrittura anticipata coan

Il costo sorge nel momento in cui viene consegnato il bene o erogato il servizio (non al momento dell’ordine):solo in questo momento, il budget dovrebbe essere scalato.

Per avere un controllo autorizzatorio tempestivo non si può aspettare la consegna della merce o l’erogazione del servizio

ecco perché in U-GOV è stata prevista la Scrittura anticipata Coan

www.cineca.it

riassumendo le scritture contabili del ciclo acquisti

Ordine/ Contratto

Doc. Consegna / Erogazione

Fattura

Riscontro

COAN NORMALEVerifica ed eventuale

adeguamento del costo scalato

COGE ANTICIPATA

COGE PRIMA

COGE ULTIMA

COAN ANTICIPATA:

rilevazione del costo

SCALA IL BUDGET

ha rilevanza INTERNA

COAN

COAN NORMALEVerifica ed eventuale

adeguamento del costo scalato

COGE

Costo Fatture da ricevereFatture da

ricevere

DebitoDebito

Banca

NON PREVEDE BUDGET

ha rilevanza ESTERNA

www.cineca.it

riassumendo le scritture contabili del ciclo acquisti senza DCE

Ordine/ Contratto

Fattura

Riscontro

COGE PRIMA

COGE ULTIMA

COAN ANTICIPATA:

rilevazione del costo

COAN

COAN NORMALEVerifica ed eventuale

adeguamento del costo scalato

COGE

Costo Debito

Debito

Banca

SCALA IL BUDGET

ha rilevanza INTERNA

NON PREVEDE BUDGET

ha rilevanza ESTERNA

www.cineca.it

Dubbi? Domande?

www.cineca.it

Break!! 15 minuti per un buon caffè!!

www.cineca.it

Caso pratico

Acquisto di materiale di consumoin attività istituzionale

www.cineca.it

Caso pratico

Acquisto di un servizioin attività commerciale

www.cineca.it

L’applicativo U-GOVI concetti visti oggi…

www.cineca.it

1. il fatto amministrativo assume una funzione centrale, tale obiettivo si ottiene utilizzando il concetto di Documento Gestionale (DG)

2. i “motori” contabili leggono e rilevano gli elementi portati dal DG medesimo.

Logica di U-GOV contabilitàDocumenti Gestionali e Motori

Contabili

www.cineca.it

Il controllo autorizzatorio in U-GOV:

la scrittura anticipata coan

Il costo sorge nel momento in cui viene consegnato il bene o erogato il servizio (non al momento dell’ordine):solo in questo momento, il budget dev’essere scalato.

Per avere un controllo autorizzatorio tempestivo non si può aspettare la consegna della merce o l’erogazione del servizio

ecco perché in U-Gov è stata prevista la Scrittura anticipata Coan

www.cineca.it

le differenze nelle scritture COGE degli acquisti istituzionali e comm.

Ordine/ Contratto

Doc. Consegna

/ Erogazion

e

Fattura

Riscontro

COSTO a FATTURE DA RICEVERE

FATTURE DA RICEVERE a DEBITO DIVERSI a DEBITO

FATTURE DA RICEVERE

IVA a CREDITO

COSTO a FATTURE DA RICEVERE

DEBITO a BANCA DEBITO a BANCA

ATTIVITA’ ISTITUZIONALE

ATTIVITA’ COMMERCIAL

ENESSUNA SCRITTURA COGE!

COGE PRIMA MOVIMENTAZIONE del conto DEBITO

COGE ULTIMA MOVIMENTAZIONE del conto BANCA

COGE ANTICIPATA:

www.cineca.it

La valorizzazione del periodo di competenza

In contabilità economica è fondamentale valorizzare correttamente il Periodo di competenza.

Tale campo:

non va valorizzato nei beni di consumo;

non va valorizzato nei beni ogg di

ammortamento;

va valorizzato per i servizi.

www.cineca.it

Esercitazione