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Primo incontro di progetto1 luglio 2014

Università degli Studi di Macerata

U-GOV Contabilità

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Agenda del giorno

Incontro 1

• Struttura organizzativa – economica – analitica

• Introduzione alle logiche di U-GOV contabilità: il ciclo acquisti

• Livello contabile di controllo e redazione del

budget

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Le strutture di U-GOV:UO – UA – UE

UO (Unità Organizzative): struttura organizzativa di ateneo mutuata da CSA

UE (Unità Economiche): sezionali del bilancio COGE

UA (Unità Analitiche): centri di costo / centri di ricavo COAN

In bilancio UNICO

Si avranno:

UNA SOLA UE AUTONOMA

UNA SOLA UADI BUDGET

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Struttura organizzativa

UO (Unità Organizzative): struttura organizzativa di ateneo mutuata da CSA

• E’ la struttura dentro cui sono incardinate le risorse umane – è l’organigramma di ateneo

• Una volta integrata da CSA, è modificabile solo da Ugov• E’ il comune denominatore per la definizione delle strutture

economica e analitica• Ogni UO è “proprietaria” dei documenti gestionali (numerazione

DG)• Ogni UO rappresenta un contesto per la profilatura di utenti sulla

visibilità di DG

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Struttura economica

UE (Unità Economiche): sezionali del bilancio COGE

• In bilancio unico si definirà un’unica UE autonoma che redige il bilancio di ateneo.

• Si ha facoltà di creare sotto-UE per due principali motivi:- tenere separate le scritture COGE delle strutture- utilizzare sottoconti nel dialogo con il cassiere (se gestiti dal proprio istituto tesoriere).

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Struttura economica - vincoli

UE (Unità Economiche): sezionali del bilancio coge

• Nel definire la struttura economica si devono tenere presenti i seguenti vincoli:- le sotto-UE rispetto alla UE autonoma sono tutte UE-sorelle, non è possibile estendere ulteriormente la gerarchia;- le UE devono essere anche strutture realmente esistenti nella struttura organizzativa di CSA.

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Struttura analitica

UA (Unità Analitiche): centri di costo / centri di ricavo

• In bilancio unico si definirà un’unica UA di budget (l’ateneo) che crea il budget per tutte le altre strutture.

• Nel definire la struttura analitica non ci sono particolari vincoli: - le sotto UA rispetto alla UA budget possono essere ulteriormente articolate ad albero in vari sottolivelli;- le UA possono essere strutture organizzative, OPPURE essere definite come unità solo contabili censite dalla rubrica di Ugov

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Agenda del giorno

Incontro 1

• Struttura organizzativa – economica – analitica

• Introduzione alle logiche di U-GOV contabilità: il ciclo acquisti

• Livello contabile di controllo e redazione del

budget

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Le logiche di U-GOV

Il ciclo acquisti

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1. il fatto amministrativo assume una funzione centrale, tale obiettivo si ottiene utilizzando il concetto di Documento Gestionale (DG)

2. i “motori” contabili leggono e rilevano gli elementi portati dal DG medesimo.

Logica di U-GOV contabilitàDocumenti Gestionali e Motori

Contabili

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Sono ad esempio classificati come DG:

• Ordine al fornitore

• Ddt (in U-GOV si parla di “DCE” documento

entrata merce)

• Fattura di acquisto

• Nota di credito

Logica di U-GOV contabilitàDocumenti Gestionali

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Definizione del ciclo: ciclo acquisti

Ordine

Doc. Consegna

/ Erogazion

e

Fattura

Ordinativo di

Pagamento

Riscontro

Documenti Gestionali che compongono il ciclo acquisti

Richiesta d’acquist

o

Contratto passivo

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Definizione delle scritture del ciclo acquisti

Ordine - Contratto

Doc. Consegna

/ Erogazion

e

Fattura

Ordinativo di

Pagamento

Motore Riscontro

CoAn

Normale: rilevazione del costo effettivo

Normale: rilevazione del costo effettivo

CoGe

Anticipata: costo a

fatture da ricevere

Prima: fatture da ricevere a

debito

Ultima: transitorio a

banca

Documenti Gestionali

Richiesta d’acquist

o

CoFi Registrazione Mandato

Registrazione Impegno

Pagamento

Anticipata: rilevazione del costo

In assenza di contabilità finanziaria, è con la contabilità analitica che si ha il CONTROLLO di

DISPONIBILITA’ e si adempie alla funzione AUTORIZZATIVA

Transitorio Banca

(facoltativo): debito a

transitorio

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Il controllo autorizzatorio in U-GOV:

la scrittura anticipata coan

Secondo i principi della COGE il costo sorge nel momento in cui viene consegnato il bene o erogato il servizio (non al momento dell’ordine):solo in questo momento, dovrebbe essere rilevato il costo.

Per avere un controllo autorizzatorio tempestivo non si può aspettare la consegna della merce o l’erogazione del servizio

ecco perché in U-GOV è stata prevista la Scrittura Anticipata COAN

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le scritture contabili del ciclo acquisti senza DCE

Ordine/ Contratto

Fattura

Riscontro

COGE PRIMA

COGE ULTIMA

COAN ANTICIPATA:

rilevazione del costo

COAN

COAN NORMALEVerifica ed eventuale

adeguamento del costo scalato

COGE

Costo Debito

Debito

Banca

SCALA IL BUDGET

ha rilevanza INTERNA

NON PREVEDE BUDGET

ha rilevanza ESTERNA

COGE TRANSITORIO

facoltativo

Transitorio

Transitorio

Ordinativo di

Pagamento

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le scritture contabili del ciclo acquisti con DCE

Ordine/ Contratto

Doc. Consegna / Erogazione

Fattura

Riscontro

COAN NORMALEVerifica ed eventuale

adeguamento del costo scalato

COGE ANTICIPATA

COGE PRIMA

COGE ULTIMA

COAN ANTICIPATA:

rilevazione del costo

SCALA IL BUDGET

ha rilevanza INTERNA

COAN

COAN NORMALEVerifica ed eventuale

adeguamento del costo scalato

COGE

Costo Fatture da ricevereFatture da

ricevere

DebitoDebito

Banca

NON PREVEDE BUDGET

ha rilevanza ESTERNA

COGE TRANSITORIO

Transitorio

Transitorio

Ordinativo di

Pagamento

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Agenda del giorno

Incontro 1

• Struttura organizzativa – economica – analitica

• Introduzione alle logiche di U-GOV contabilità: il ciclo acquisti

• Livello contabile di controllo e redazione del

budget

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Le logiche di U-GOV

Budget e controllo di disponibilità in U-

Gov

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Redazione del Budget

Il caricamento, e quindi il successivo utilizzo, del budget avviene incrociando la voce del piano dei conti con una unità analitica ed eventualmente un progetto.

Pertanto, per la redazione del budget, è necessario definire:

– il livello del piano dei conti Coan su cui inserire gli stanziamenti e su cui effettuare il controllo di disponibilità;

– la struttura analitica di riferimento;– il controllo di disponibilità sui progetti.

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1. Livello del Piano dei Conti per l’inserimento e per il controllo della

disponibilità

VOCE COAN DESCRIZIONE LIVELLO

A.S.10.700 ACQUISTI DI LIBRI, RIVISTE E MATERIALE DI CONSUMO

3 A.S.10.700.010 ACQUISTO MONOGRAFIE E PERIODICI 4 A.S.10.700.010.100 Acquisto monografie su supporto cartaceo 5 A.S.10.700.010.110 Acquisto monografie su supporto non cartaceo 5 A.S.10.700.010.200 Acquisto periodici su supporto cartaceo 5 A.S.10.700.010.210 Acquisto periodici su supporto non cartaceo 5 A.S.10.700.030 ACQUISTO BENI DI CONSUMO 4 A.S.10.700.030.100 Acquisto cancelleria 5 A.S.10.700.030.110 Costo libretti e diplomi 5 A.S.10.700.030.200 Acquisto materiale di consumo EDP 5 A.S.10.700.030.210 Acquisto materiali di consumo per manutenzione 5 A.S.10.700.030.220 Acquisto materiali di consumo per laboratori 5 A.S.10.700.030.400 Acquisto carburanti per autovetture 5 A.S.10.700.030.900 Acquisto altri beni e materiali di consumo 5

Il parametro “Livello PDC Budget” definisce il livello dal quale è possibile effettuare imputazioni e sul quale effettuare i controlli di disponibilità.

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1. Livello del Piano dei Conti per l’inserimento e per il controllo della

disponibilitàSe definisco il 4 come livello del Piano dei Conti ai fini dell’inserimento di budget, allora la previsione di budget può esser fatta sulle voci di livello 4 o 5 ma il controllo di disponibilità viene fatto sul livello 4 (voci evidenziate in giallo).

Pertanto la previsione potrà essere inserita indifferentemente sulla voce A.S.10.700.030 ‘Acquisto Beni di Consumo’ oppure sulle voci sottostanti, A.S.10.700.030.100 e seguenti. Il controllo di disponibilità sarà comunque fatto sempre sul 4° livello. Si potrà pertanto spendere indistintamente per cancelleria, materiale di consumo per laboratori o carburante, fino alla capienza complessiva del livello padre. A.S.10.700.030 ACQUISTO BENI DI CONSUMO 4

A.S.10.700.030.100 Acquisto cancelleria 5 A.S.10.700.030.110 Costo libretti e diplomi 5 A.S.10.700.030.200 Acquisto materiale di consumo EDP 5 A.S.10.700.030.210 Acquisto materiali di consumo per manutenzione 5 A.S.10.700.030.220 Acquisto materiali di consumo per laboratori 5 A.S.10.700.030.400 Acquisto carburanti per autovetture 5 A.S.10.700.030.900 Acquisto altri beni e materiali di consumo 5

Livello di controllo

Gli stanziamenti

possono essere imputati

indifferentemente al livello 4 o

al 5

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1. Livello del Piano dei Conti per l’inserimento e per il controllo della

disponibilità

Il disponibile della singola voce coan di ultimo livello

può anche essere negativo, purché a livello

di controllo ci sia disponibilità

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1. Livello del Piano dei Conti per l’inserimento e per il controllo della

disponibilità

Viene mostrato il disponibile complessivo a

livello di controllo

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2. Struttura analitica

“Il caricamento, e quindi il successivo utilizzo, del budget avviene incrociando la voce del Piano dei Conti con una unità analitica.”

Per “unità analitica” si intende un centro di responsabilità o un centro di costo o un centro di profitto dell’Ateneo.

L’insieme delle Unità Analitiche definisce la Struttura Analitica dell’Ateneo.

La previsione sulla coordinata UA deve essere PUNTUALE, cioè sulla singola e precisa VOCE COAN (natura di costo)

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3. Controllo di disponibilità per Progetti

“Il caricamento, e quindi il successivo utilizzo, del budget avviene incrociando la voce del Piano dei Conti con una unità analitica e/o un progetto.”

U.A PROGETTO VOCE COAN

Dip. Ingegneria meccanica e navale

UA.A.RIC.D10 ACQUISTO CANCELLERIA 30.000,00

Dip. Ingegneria meccanica e navale

UA.A.RIC.D10 PROGETTO 1 Acquisto cancelleria 5.800,00

Dip. Ingegneria meccanica e navale

UA.A.RIC.D10 PROGETTO 1 Costo libretti e diplomi 6.200,00

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3. Controllo di disponibilità per Progetti

In U-Gov esistono due ordini di controllo sui progetti:

a) Controllo SINTETICO / ANALITICO

b) Controllo sulla MACROVOCE DI PROGETTO

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3. Controllo di disponibilità per Progetti

A) In U-Gov CO si può definire se il controllo di disponibilità dei progetti sia puntuale (CONTROLLO ANALITICO) o se invece si controlli la disponibilità complessiva del progetto (CONTROLLO SINTETICO).

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3. Controllo di disponibilità per Progetti

Se si attiva il controllo sintetico:1. non è necessario effettuare una previsione

puntuale sulle varie voci del Piano dei Conti ma è sufficiente imputare a budget la previsione complessiva COAN (distinta almeno per “Costi d’esercizio su Progetti in corso” e “Costi d’investimento su Progetti in corso”);

2. le imputazioni dei costi e ricavi saranno invece analitiche;

3. il sistema, all’atto di ciascuna imputazione, verificherà la disponibilità complessiva del progetto, e non quella della singola voce COAN utilizzata in quella registrazione

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3. Controllo di disponibilità per Progetti

Saldo di progetto: disponibile sulla voce e complessivo (sintetico)

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3. Controllo di disponibilità per Progetti

Se si attiva il controllo analitico:

1. sarà necessario effettuare una previsione puntuale sulle voci COAN almeno al livello definito per il controllo.

2. il sistema, all’atto delle singole registrazioni di documenti gestionali, verificherà la disponibilità imputata al livello di controllo per la coordinata “voce COAN – Progetto” utilizzata” (come fa per le spese sulle UA, però per i Progetti è più difficile prevedere puntualmente le spese per nature di costo dettagliate in contabilità).

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3. Controllo di disponibilità per Progetti

B) Il secondo ordine di controllo sui progetti è quello sulla MACROVOCE DI PROGETTO. In Ugov per “macrovoce di progetto” si intende una voce dello schema di finanziamento di progetto in PJ, dove nasce l’anagrafica del Progetto.

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3. Controllo di disponibilità per Progetti

Per allineare la previsione effettuata sul budget PJ a livello di progetto (nel quale non si utilizzano le varie macrovoci previste dagli schemi di finanziamento, bensì le voci coan del piano dei conti di Ateneo) con il controllo sulle macrovoci, si passa attraverso una fase di configurazione in cui si vanno ad associare, per ciascun tipo progetto, le voci COAN alle macrovoci.

Tale controllo non è alternativo rispetto al primo, ma si sovrappongono. Il controllo sulla macrovoce può essere impostato come informativo oppure bloccante.

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Anna Luce GiorgiDivisione Contabilità

[email protected] UNIV, Cineca

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