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U-GOV Didattica e Studenti Programmazione e servizi integrati

per studenti e docenti

White Paper Gennaio 2008

U-GOV Didattica e Studenti – Programmazione e servizi integrati per studenti e docenti CINECA

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Indice

1. INTRODUZIONE ................................................................................................................................................. 3

2. IL PUNTO DI VISTA CINECA SUL CICLO GESTIONALE DELLA DIDATTICA IN ATENEO ..... 6

2.1 LE DIREZIONI DI SVILUPPO INTRAPRESE DALLE SOLUZIONI CINECA .............................................................................. 8

3. LA SOLUZIONE CINECA: U-GOV DIDATTICA E STUDENTI............................................................ 10

3.1 IL SISTEMA U-GOV................................................................................................................................................... 10 3.2 U-GOV DIDATTICA E STUDENTI .............................................................................................................................. 11 3.3 I MODULI DI U-GOV DIDATTICA E STUDENTI ........................................................................................................... 12

3.3.1 Programmazione Didattica ................................................................................................................................ 14 3.3.1 Programmazione Didattica ................................................................................................................................ 14 3.3.2 Servizi e segreteria studenti............................................................................................................................... 16 3.3.3 Spazi e calendari .............................................................................................................................................. 21 3.3.4 Community....................................................................................................................................................... 23

4. DA ESSE3/GISS A U-GOV DIDATTICA E STUDENTI............................................................................ 26

4.1 IL PIANO DI PORTING VERSO U-GOV DIDATTICA E STUDENTI ................................................................................... 27


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1. Introduzione

Le Università possono essere considerate “fabbriche del sapere” il cui “core

business” è definito dalle attività di ricerca e di didattica. Data l’importanza di

queste due macro attività, tutti i processi interni possono essere visti come

finalizzati alla loro organizzazione e alla loro gestione.

Fra le due attività principali, la didattica è quella che di gran lunga coinvolge il

maggior numero di persone (studenti, docenti, personale amministrativo).

Attorno ad essa inoltre ruotano tutte le principali attività organizzative: dalla

programmazione didattica alla gestione amministrativa degli studenti, dalla

gestione delle risorse umane a quella delle risorse logistiche (edifici, aule,

laboratori, residenze, ecc..). E’ naturale quindi che, anche dal punto di vista

della soluzione gestionale informatica, proprio la didattica si trovi ad occupare

un posto di primo piano facendo da crocevia, o meglio da fulcro, intorno al

quale tutte le altre aree applicative ruotano.

Proprio alla centralità che la distingue e alla molteplicità delle “visioni

organizzative” che ciascun Ateneo possiede si deve la grande complessità di un

dominio applicativo fra i più dinamici e variabili nel tempo. In definitiva

potremmo dire che la didattica, intesa in senso lato come macro-insieme di

processi e sottoprocessi organizzativi, costituisce anche dal punto di vista

informatico applicativo l’asset principale di ciascun Ateneo.

Il progressivo innalzamento dei livelli di servizio allo studente risulta poi uno

dei fattori più importanti di differenziazione degli Atenei che, in uno scenario di

informatizzazione oramai avanzato, puntano non più sulla digitalizzazione di

tutti i processi, che ormai si dà per scontata, ma sull’erogazione di servizi di

eccellenza. L’integrazione è sicuramente una condizione indispensabile per la

realizzazione di servizi di qualità. Una qualità misurabile subito in termini di

facilità di accesso, completezza nella copertura dei bisogni e reperimento dell’

informazione.


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Il Bologna Process

Nell’ambito della didattica i sistemi a supporto dell’organizzazione devono

confrontarsi con le specifiche europee sancite con l’avvio del Processo di

Bologna, nel giugno 1999, quando i Ministri dell'istruzione superiore di 29 Paesi

europei sottoscrissero a Bologna la prima dichiarazione congiunta per la

costruzione di uno "spazio europeo dell'istruzione superiore", da attuarsi entro

il 2010.

L'obiettivo cardine del Processo di Bologna è quello di far convergere i sistemi

nazionali di istruzione superiore dei Paesi europei verso un sistema comune

più trasparente, caratterizzato da una architettura basata su tre cicli

(corrispondenti ai livelli bachelor, master e research doctorate). L'impegno

preso dai Governi per implementare il Processo di Bologna è basato su principi

chiave comuni che intendono facilitare la costruzione dello Spazio europeo

dell'istruzione superiore e della ricerca, anche alla luce degli obiettivi definiti

dai Consigli Europei di Lisbona (2000) e Barcellona (2002).

Per avere un’idea dello scenario vario e complesso in cui U-GOV Didattica e

Studenti si colloca, riassumiamo brevemente i principi chiave che hanno un

impatto decisivo anche a livello gestionale a cui tutti i sistemi europei devono

uniformarsi:

→ Tre Cicli

La strutturazione dei sistemi nazionali di educazione superiore

in tre cicli, che diano accesso a vari livelli di titoli di semplice

leggibilità e comparabilità

→ Crediti

L'adozione di un sistema europeo di crediti per soddisfare

richieste di invio dati ai vari enti preposti

→ Dimensione Europea

La promozione della dimensione europea dei percorsi

formativi

→ Formazione e Ricerca

L'integrazione delle due dimensioni della formazione e della

ricerca


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→ Mobilità

La promozione della mobilità di studenti, docenti e ricercatori

→ Formazione Continua

Lo sviluppo della formazione continua e ricorrente

→ Riconoscimento

Il riconoscimento dei titoli e dei periodi di studio

→ Qualità

Lo sviluppo di processi di assicurazione della qualità

→ Dimensione Sociale

Il potenziamento della dimensione sociale dell'istruzione

superiore

→ Attrattività

Il miglioramento dell'attrattività e dell'apertura dello Spazio

Europeo dell'Istruzione Superiore verso l'esterno

Per far fronte alla varietà delle sfide lanciate dal Bologna Process, gli Atenei

dovranno dotarsi di sistemi integrati fortemente orientati alla governance dei

processi, ma allo stesso tempo flessibili per quanto riguarda la configurazione

dei processi stessi.

La sfida

CINECA e KION, forti dell’esperienza accumulata nel corso di questi anni su

oltre 50 Università italiane, intendono riqualificare tutte potenzialità del

sistema ESSE3 (Servizi e Segreteria Studenti) all’interno dell’architettura

U-GOV, arricchendo l’offerta sia di moduli funzionali opzionali aggiuntivi

(programmazione didattica, organizzazione degli spazi e dei calendari, ecc.), sia

alzando il livello di integrazione con le altre dimensioni gestionali delle

università (Contabilità, Risorse Umane, ecc.) e di configurabilità dei processi.


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2. Il punto di vista CINECA sul ciclo gestionale della didattica in Ateneo

Nella visione di CINECA e KION l’area Didattica e Studenti comprende tutti i

moduli applicativi che offrono piena copertura dell’attività di pianificazione e

gestione della didattica, dal punto di vista organizzativo dei processi interni, ed

il pieno supporto a tutto il percorso di attraversamento degli studenti, dal

punto di vista dei servizi esterni.

I principali processi della gestione della didattica universitaria possono essere

ricondotti ad un ciclo di vita gestionale che consta a livello generale di 4 macro

fasi :

→ Programmazione didattica

→ Organizzazione della didattica

→ Erogazione/fruizione della didattica

→ Verifica interna/esterna della didattica

Figura 1. Il ciclo della didattica in Ateneo.


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La Figura 1 riprende le quattro macro fasi sopra evidenziate e mostra la loro

successione logica in un unico ciclo.

Programmazione didattica

Il ciclo ha inizio prima dell’avvio dell’anno accademico vero e proprio, con una

lunga fase di programmazione che annualmente deve ridefinire l’assetto globale

dell’Ateneo per quanto riguarda l’offerta formativa. La descrizione delle fasi che

compongono tale processo viene approfondita nel paragrafo 3.3.1.

La programmazione didattica culmina nella pubblicazione del manifesto degli

studi, che da una parte costituisce la guida studente per il nuovo anno

accademico e dall’altra rappresenta il “contratto formativo” che lo studente

stipula con l’Ateneo all’atto dell’immatricolazione o dell’iscrizione al corso.

Organizzazione della didattica

Il processo della Programmazione didattica è seguito, o molto spesso

parallelamente accompagnato, dall’organizzazione della didattica vera e propria,

all’interno della quale si collocano tutte le attività più dettagliate attraverso le

quali l’Ateneo intende erogare la didattica per un certo anno accademico: la

stesura dei calendari con tutte le scadenze dell’anno, la pianificazione

dell’orario delle lezioni e degli appelli, ecc.

Erogazione della didattica

Durante la fase di erogazione (dal punto di vista dall’Ateneo) o di fruizione (da

punto di vista dello studente) della didattica l’amministrazione deve mettere a

disposizione di studenti e docenti tutti gli strumenti che agevolano e stimolano

l’interazione secondo le modalità stabilite dall’Ateneo (ad esempio didattica

tradizionale in presenza, didattica a distanza, e–learning).

Verifica della didattica

Il ciclo si chiude con la verifica della didattica che consta sia della tradizionale

verifica dell’apprendimento dei contenuti da parte dello studente (dalla

gestione degli esami di profitto agli esami di conseguimento del titolo), sia della

validazione da parte dello studente alla didattica ricevuta. Oltre a queste

modalità, che definiscono la verifica “interna” della didattica, esiste la verifica

“esterna” calcolata su un insieme di fattori, in primis il buon esito del

placement degli studenti nel mondo del lavoro.


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Alla fine del ciclo gestionale, e contestualmente alle singole fasi, prima

dell’inizio del ciclo successivo, il sistema è in grado di offrire tutte le dimensioni

di analisi necessarie per alimentare uno strumento a supporto delle decisioni, il

cui utilizzo può avere impatti importanti sulla riprogrammazione globale del

ciclo didattico successivo.

2.1 Le direzioni di sviluppo intraprese dalle soluzioni CINECA CINECA e KION intendono realizzare un sistema informativo che, partendo

da quanto sopra descritto, indirizzi la gestione dell’area Didattica e Studenti

con particolare attenzione verso i seguenti punti:

→ Integrazione di informazioni e processi

L’esperienza, acquisita in anni di lavoro con uffici amministrativi

delle Università italiane, ha dimostrato quanto sia ormai

essenziale che le applicazioni di quest’area siano sviluppate in

una visione integrata. Indispensabile, ad esempio, disporre di

tutto il regolamento del corso degli studi per poter

correttamente amministrare le carriere degli studenti. Inoltre

l’integrazione non deve essere intesa come interna alla sola

area didattica, ma deve essere concepita come multifunzionale.

Ad esempio esistono numerosi punti di contatto con la

gestione del personale (U-GOV Risorse Umane), soprattutto

per quanto riguarda l’attribuzione dei docenti agli insegnamenti

e la gestione delle coperture e dei servizi.

→ Operatività e governance in un'unica soluzione

CINECA vuole offrire non solo gli strumenti per sostenere al

meglio la gestione dei processi amministrativi che riguardano

l’organizzazione della didattica e la carriera degli studenti, ma

anche un sistema maggiormente orientato alla governance, che

consenta all’Ateneo di prendere decisioni, organizzare

programmi di sviluppo, definire politiche e strategie. Anche su

questo punto CINECA può contare sull’esperienza accumulata

nel campo del Data Warehouse di Ateneo, che si avvale già in


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larga misura di dimensioni di analisi sul dominio specifico delle

performance della didattica e dell’attraversamento degli

studenti.

U-GOV Didattica e Studenti offre già la copertura di tutti i macro processi

descritti attraverso:

- la piena integrazione a livello architetturale e funzionale con gli altri

moduli delle aree di U-GOV (Risorse Umane, Ricerca, Contabilità,

ecc.)

- la gestione della configurazione dei processi del sistema

- il pieno supporto all’Internazionalizzazione

- la gestione di un gateway di servizi (per l’integrazione con applicazioni

terze)

- il miglioramento dell’interfaccia grafica utente (GUI).


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3. La soluzione CINECA: U-GOV Didattica e Studenti

La soluzione U-GOV Didattica e Studenti nasce integrata in un sistema molto

più ampio, che ha l’obiettivo di digitalizzare i principali processi in Ateneo.

Questo sistema, denominato U-GOV, si basa su alcuni principi architetturali e

funzionali che ne caratterizzano l’eccellenza e che vengono ereditati da tutte le

aree funzionali (Didattica e Studenti, Ricerca, Risorse Umane, Contabilità,

Pianificazione e Controllo) e dai moduli che le compongono.

Prima di affrontare la trattazione di U-GOV Didattica e Studenti introduciamo

nel paragrafo seguente una sintetica panoramica delle caratteristiche

dell’architettura U-GOV.

3.1 Il sistema U-GOV La progettazione del sistema U-GOV è stata indirizzata da alcuni principi di

base, che troviamo sintetizzati nei seguenti punti:

→ Struttura condivisa delle informazioni

L’utilizzo di anagrafiche comuni a tutto lo strato applicativo

consente di condividere i dati attraverso i diversi processi,

evitando la duplicazione di informazioni. Le modifiche effettuate

sui dati sono rese visibili in tempo reale all’interno di tutte le

applicazioni. La base informativa integrata è il presupposto

fondamentale per lo sviluppo di una governance di Ateneo e

per garantire e facilitare l’integrazione e l’evoluzione dei servizi

offerti dall’Ateneo.

→ Struttura di gestione dei processi

U-GOV è caratterizzato da uno strato software

specificatamente dedicato alla gestione dei processi interni

all’Ateneo che definisce un modello di interazione e

integrazione tra le componenti applicative. Questo strato

permette la definizione di flussi informativi e riduce la


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frammentazione dei processi di Ateneo. Grazie alla separazione

tra regole di processo, soggette a variazioni, e funzioni

elaborative e di registrazione, stabili nel tempo, è possibile

adeguare facilmente U-GOV ai cambiamenti delle regole di

gestione senza interventi diretti sul codice. Questa

caratteristica permette di operare sulla configurazione dei

processi per mettere in pratica le decisioni relative al governo

dell’Ateneo.

→ Architettura orientata ai servizi (SOA) e

all’integrazione (web services)

L’architettura U-GOV si concretizza in uno strato di servizi

che consente di accedere ai dati e alle funzioni del sistema

informativo in modo trasparente e riutilizzabile per le altre

applicazioni. Questo migliora la capacità di cooperazione

applicativa, facilitando l’accesso ai dati e potenziando i flussi

operativi e le sinergie tra diversi sistemi informativi.

→ Standard aperti

L’uso di standard aperti, in particolare lo standard JEE per lo

sviluppo delle componenti applicative, consente di sviluppare la

comunicazione fra i diversi moduli ed offrire applicazioni

distribuite, sicure e interoperabili.

3.2 U-GOV Didattica e Studenti U-GOV Didattica e Studenti è l’area all’interno della quale si collocano i moduli

gestionali per il completo supporto alla didattica universitaria. Storicamente la

prima applicazione realizzata da CINECA e KION in questo ambito è il sistema

per la gestione della Segreteria Studenti ESSE3, che con il tempo ha

progressivamente allargato al copertura funzionale fino ad arrivare ad una

complessa soluzione applicativa di notevoli dimensioni.

Nativamente ESSE3 incorporava una rappresentazione esaustiva dell’offerta

formativa, elaborata sulla base delle specifiche del DM 509 (la normativa

italiana che attuava nel 2001 le direttive del Bologna Process), alla quale era


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collegata la gestione delle carriere degli studenti in tutte le sue fasi, a partire

dall’orientamento fino ad arrivare al conseguimento titolo.

Successivamente a questa applicazione centrale, che realizzava già in buona

parte un‘integrazione di processi e servizi suddivisi in varie aree, sono sorti

altri moduli applicativi: la programmazione didattica, il modulo per la gestione

del placement, la pianificazione della logistica ESSE3 University planner, il

modulo di servizi a supporto della didattica ESSE3 Web community.

Con la realizzazione del Progetto U-GOV, CINECA prevede l’integrazione

progressiva di queste soluzioni già sviluppate nell’ambito della nuova

architettura. Mentre il modulo di programmazione didattica è nativamente

realizzato con l’architettura U-GOV, per le altre componenti applicative è

attualmente in corso un processo di reingegnerizzazione che vuole privilegiare

l’integrazione a livello di dati e di interfacce, con lo scopo di giungere il più

presto possibile ad una piena integrazione a livello di servizi, prima che di

tecnologie.

Gli evidenti vantaggi di U-GOV Didattica e Studenti risiedono dunque sia

nell’insieme delle sue soluzioni applicative di area, sia nel suo utilizzo integrato

e coordinato con le altre Aree Funzionali U-GOV, ad esempio U-GOV Risorse

Umane, U-GOV Contabilità.

3.3 I moduli di U-GOV Didattica e Studenti Complessivamente l’area U-GOV Didattica e Studenti è composta da 4 moduli,

che insieme rappresentano una completa soluzione per i processi della

didattica:

→ Programmazione didattica

→ Servizi e segreteria studenti

→ Spazi e calendari

→ Community

Programmazione didattica è l’applicazione centralizzata ad uso soprattutto degli

uffici di facoltà, che comprende tutte le marco attività di pianificazione, mentre

Servizi e segreteria studenti continua a essere il sistema principale di riferimento


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per la gestione a 360° dello studente. Spazi e calendari è l’evoluzione

dell’applicazione precedente, chiamata University Planner, utilizzabile anche in

modalità stand-alone, ed infine Community ripropone, allargate in un contesto

di integrazione con le piattaforme e-learning, le funzionalità di ESSE3 Web

community, per l’interazione studente-docente. La gestione del Placement

viene integrata invece all’interno della gestione tirocini e stage del sistema

principale Servizi e segreteria studenti.

Figura 2. Mappatura funzionale che mette in evidenza dove sono state importate in U-GOV le

funzionalità della precedente generazione di applicativi.


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3.3.1 Programmazione Didattica

Programmazione didattica è un’applicazione web che copre l’intero processo che

va dall’istituzione di un nuovo corso di studio fino alla definizione dell’offerta

formativa, delle coperture degli incarichi didattici e delle regole per la

composizione dei piani di studio degli studenti. Questo iter è certamente il

“core” del programma, ma il modulo si propone di abbracciare tutte le altre

attività di pianificazione generalmente collegate alla didattica, come la creazione

del calendario accademico, la pianificazione del calendario degli appelli, ed altre.

Le funzioni del sistema sono distribuite logicamente secondo le tre fasi

principali di definizione dell’offerta didattica:

- la creazione/gestione dei corsi di studio a livello di ordinamento, che

rappresenta la fase più alta della programmazione

- la gestione dei regolamenti didattici e la successiva gestione delle

regole per i piani di studio, che nell’insieme definisce l’ampia gamma di

regole di fruizione di un determinato corso di studio

- la programmazione didattica vera a propria, ovvero la fase di

definizione dettagliata degli insegnamenti (attività formative), dalle

caratteristiche strutturali alla copertura della docenza e dei contenuti

formativi.

L’evoluzione del sistema prevede l’allargamento funzionale fino alla copertura

totale della pianificazione del calendario accademico, in particolare delle prove

d’esame.

Sono coperti anche processi trasversali quali:

- la gestione/monitoraggio del budget di facoltà e del carico didattico

docente, al fine di ottimizzare la distribuzione e l’utilizzo delle risorse

- la gestione dei bandi e concorsi per la copertura degli insegnamenti,

rimasti scoperti in fase di programmazione.

Integrazione con altri moduli U-GOV

Programmazione didattica si integra nativamente con i moduli U-GOV Servizi e

segreteria studenti (il cui punto di contatto più significativo è proprio la gestione

dei piani di studio a partire dalla stesura del regolamento) e U-GOV Spazi e

calendari (per quanto riguarda la pianificazione dell’orario delle lezioni e degli

esami). L’integrazione con U-GOV Carriere (modulo appartenente all’area


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Risorse Umane) permette di condividere le informazioni relative alla struttura

organizzativa ed alle anagrafiche del personale, evitando duplicazioni di dati.

L’inserimento delle informazioni è univoco e può avvenire da entrambe le

applicazioni. Significative integrazioni verranno realizzate anche con i moduli

dell’area U-GOV Pianificazione e Controllo, per quanto attiene al monitoraggio

dell’assetto didattico e al sistema di supporto alle decisioni.

Integrazione con i sistemi Ministero dell’Università e della Ricerca

U-GOV Programmazione didattica inoltre gode di un’integrazione nativa con la

banca dati OFF.F, per il trasferimento automatico dei dati dei Corsi di Studio

da attivare per ogni anno accademico. Questo passaggio delle informazioni

avviene mediante l’invio di file XML e consente di evitare la doppia imputazione

dei medesimi dati.

Complessità dei livelli gestionali

Il modulo in esame consente di tener conto di diversi livelli di complessità

gestionale.

Sul livello principale, livello di pianificazione, sono state inserite le funzionalità

per la gestione del processo vero a proprio, che si articola essenzialmente nei

tre step di programmazione.

Poiché la comunicazione rappresenta un aspetto non trascurabile di questo

processo, oltre al livello di pianificazione è stato introdotto un livello

informativo, che si occupa della necessità di fornire i dati ai destinatari del

processo secondo modalità specifiche. I destinatari di questa comunicazione

possono essere:

- il Ministero stesso, coinvolto sia nell’approvazione di nuovi corsi, che nella

raccolta annuale dei dati dell’offerta formativa (sito OFF.F)

- gli studenti, per quanto riguarda la creazione della guida e la documentazione

della carriera (certificati e Diploma Supplement)

Il sistema gestisce tutte le informazioni descrittive dei corsi di studio e degli

insegnamenti, compreso il supporto multilingua, che garantisce una piena

aderenza alle linee guida per l’accreditamento ECTS.

Infine, alla realizzazione dei documenti concorrono indirettamente, a livello

operativo-gestionale, anche il docente e lo studente stesso attraverso le

funzionalità specifiche con cui gestiscono il proprio iter lavorativo o di carriera.


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Usabilità

Il modulo è stato realizzato con un’interfaccia web altamente configurabile e

progettata secondo i criteri documentati di usabilità e accessibilità. Le

funzionalità gestionali massive sono studiate per consentire all’operatore

molteplici viste sui dati e per cercare di supportare meglio anche i diversi

approcci organizzativi alla programmazione didattica.

3.3.2 Servizi e segreteria studenti

Servizi e segreteria studenti è il nucleo gestionale e operativo principale

dell’intera area U-GOV Didattica e Studenti. Il suo scopo è quello di fornire

allo stesso tempo sia le funzionalità rivolte all’amministrazione universitaria

(segreteria studenti) per gestire tutto il percorso di attraversamento dello

studente, sia i servizi web a valore aggiunto rivolti al singolo studente. Rispetto

al ciclo di gestione della didattica di Ateneo descritto sopra, il modulo copre 3

delle fasi citate nel capitolo 2 e mostrate in Figura 1:

→ Organizzazione della didattica

→ Erogazione/fruizione della didattica

→ Verifica interna/esterna della didattica.

Il modulo si può suddividere funzionalmente in diverse aree, anche se ciascuna

area non è separabile nettamente dalle altre. A livello implementativo dunque

non è possibile scorporare l’applicazione in moduli distinti, ma è lasciata libertà

agli operatori di decidere il livello di copertura dei singoli processi. Le aree

applicative afferenti a questo modulo sono:

- Area didattica:

- Offerta formativa e offerta didattica;

- Gestione della carriera dello studente

- Esami di profitto e certificazione titolo

- Area Amministrativa:

- Gestione ammissioni

- Gestione studente in ingresso e in uscita

- Area tasse:

- Gestione tasse per studente

- Configurazione e operazioni massive (addebiti e rendicontazione)

- Gestione diritto allo studio


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- Chiusure contabili per la ragioneria

- Area Post-Lauream

- Gestione esame di stato

- Gestione scuole di specializzazione (mediche, non mediche, siss)

- Gestione dottorati di ricerca

- Gestione stage e tirocini professionalizzanti

L’attraversamento dello studente

Per comprendere il grado di copertura del modulo U-GOV Servizi e segreteria

studenti, oltre ad una suddivisione logica delle funzionalità, può essere utile dare

uno sguardo globale sull’iter dell’attraversamento dello studente suddiviso in

tre fasi: orientamento, carriera, placement.

Orientamento

Dopo la programmazione didattica, si presenta la fase complessa di gestione

dell’ingresso dello studente nei percorsi formativi dell’Ateneo. Il modulo si

pone come banca dati centrale anche per tutte le attività di orientamento dello

studente, che, orchestrate assieme ad altri strumenti dell’Ateneo (ad esempio il

portale), culminano nella fase di ammissione e immatricolazione ai corsi di

studio.

Carriera

Il sistema provvede poi a tutte le fasi di gestione della carriera sia dal punto di

vista amministrativo (iscrizioni, passaggi, trasferimenti, mobilità studentesca,

gestione finanziaria), che dal punto di vista del supporto all’erogazione e alla

verifica dell’attività della didattica. Servizi e segreteria studenti gestisce

efficacemente tutta la fase di validazione e registrazione degli esami di profitto

e di conseguimento del titolo (secondo diverse modalità operative compreso

lo scenario della firma digitale). Inoltre fornisce strumenti per la valutazione a

consuntivo dell’attività didattica effettivamente erogata, della didattica fruita

dallo studente, fino alla valutazione della stessa carriera dello studente.

Placement

Infine Servizi e segreteria studenti accompagna l’iter dello studente anche nel

contatto con il mondo del lavoro attraverso:

- la gestione degli stage e tirocini curricolari e post lauream


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- l’integrazione con banche dati nazionali di laureati (Almalaurea)

- specifiche funzionalità a supporto degli uffici universitari per il placement dei

laureati.

I servizi agli studenti e ai docenti

Nativamente il modulo espone servizi web per l’interazione diretta con lo

studente e il docente, i principali attori della didattica. L’architettura permette

una portabilità multipiattaforma dell’interfaccia, consentendo anche l’uso di

postazioni remote (totem) e device portatili (PDA, voice portal). Il servizio si

configura come un vero e proprio “portale della didattica” che si compone di

un’area pubblica, sulla quale ogni utente può liberamente consultare

informazioni relative all’offerta didattica dell’Ateneo, ai test di ingresso di

ammissione, agli appelli e alle sessioni di laurea.

Dall’area pubblica è possibile poi effettuare una registrazione al portale, che dal

punto di vista del sistema, significa prendere in carico una nuova persona nella

fase di prescrizione-orientamento all’Ateneo. Dall’area registrato, il futuro

studente può accedere ad alcuni servizi aggiuntivi e venire informato

puntualmente su attività di orientamento o presentazione che l’Ateneo svolge

periodicamente, a seconda delle preferenze indicate. Dall’area registrato il

potenziale studente può infine iscriversi ad un test di ammissione o

immatricolarsi, iniziando l’iter della carriera come studente effettivo.

Una volta immatricolato, dall’area riservata studente, si può accedere alle

funzionalità caratteristiche della gestione ordinaria del proprio iter

universitario, sia dal punto di vista amministrativo che dal punto di vista

didattico (pagamento tasse, iscrizione, piano di studi, prenotazione esami, ecc.).

Parallelamente anche il docente o in generale chi ha una parte nella gestione

della didattica ha un accesso privilegiato alla gestione della propria attività.

Esiste dunque un’area docente, riservata ai docenti titolari e/o ai loro

collaboratori.

Integrazione nativa con altri moduli dell’area Didattica e Studenti

Il modulo si integra nativamente con Programmazione didattica, Community (che

coincide con un estensione delle funzionalità web del modulo stesso) e Spazi e

calendari.


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Programmazione didattica trasmette a Servizi e segreteria studenti oltre all’assetto

globale dell’offerta formativa anche lo scadenziario del calendario accademico e

la pianificazione degli appelli d’esame.

L’attivazione del modulo Community consente, tramite un apposito gateway di

comunicazione, l’integrazione con il mondo delle piattaforme e-learning,

facilitando enormemente la gestione dell’iscrizione e dell’accesso ai corsi a

distanza.

Attraverso Spazi e calendari, Servizi e segreteria studenti arricchisce i propri

servizi web dei dati relativi agli orari delle lezioni e della possibilità di

consultare la disponibilità delle risorse.

Integrazione con le altre Aree Funzionali U-GOV

L’integrazione di questo modulo con U-GOV Risorse Umane garantisce

l’allineamento della anagrafica dei docenti offrendo anche il dettaglio dei dati

necessario. Fondamentale risulta anche l’integrazione con U-GOV Contabilità,

legata a tutta l’area finanziaria e di gestione delle tasse. Per quanto riguarda i

moduli di U-GOV Pianificazione e Controllo, sono già disponibili report

standard di analisi sui flussi degli studenti e di monitoraggio delle performance

degli stessi (esami di profitto, laurea, crediti acquisiti, ecc.).

Integrazione con altri sistemi

Servizi e segreteria studenti permette nativamente integrazioni con altri sistemi

esterni.

- Sistemi del Ministero: per tutti gli adempimenti necessari il sistema si integra

con il sito OFF.F, con l’anagrafe nazionale studenti (ANS)

- Banche ed enti tesorieri: il sistema gestisce il flusso finanziario da e verso

l’Università dei dati relativi ai pagamenti effettuati mediante banche o enti

convenzionati, compresa la modalità di pagamento on-line

- Enti Regionali per il diritto allo studio: il sistema gestisce il flusso di dati degli

studenti in uscita e in ingresso per determinare il criterio di assegnazione

delle borse di studio

- Banche dati studenti laureati: Consorzio AlmaLaurea e Vulcano

- Gestionali studenti CINECA/KION (ESSE3) di altre università: per quanto riguarda

la gestione dei trasferimenti esiste un protocollo di scambio fra dati che


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facilità l’acquisizione/ esportazione delle informazioni degli studenti trasferiti

fra un Ateneo e l’altro.

- Sistemi per la gestione della mobilità internazionale: Move-on, Move-on net

(prodotti del partner Unisolution).

In molti Atenei i processi gestiti da U-GOV Servizi e segreteria studenti sono

parcellizzati su molti sistemi comunicanti sviluppati in tempi e modi diversi.

Alcuni di essi sono talmente personalizzati da risultare irrinunciabili per

l’amministrazione, che ha investito molte risorse nello sviluppo e nella

manutenzione. Per far fronte a queste situazioni U-GOV espone attraverso

uno strato di servizi (gateway) la possibilità di integrarsi con applicativi esterni

su alcuni specifici processi (ad esempio i sistemi per la verbalizzazione esami)

delegando quindi parte della gestione applicativa, ma rimanendo la piattaforma

principale di riferimento.

Inoltre attraverso uno strato di web services Servizi e segreteria studenti si

integra facilmente anche con prodotti di Content Management per la

realizzazione di portali Ateneo.

Usabilità

Il modulo offre un’interfaccia per le funzionalità di back-office (rivolta

essenzialmente al personale amministrativo interno) ed un‘interfaccia per gli

attori principali della didattica (studenti e docenti). Entrambe sono ampiamente

configurabili secondo le esigenze organizzative dell’Ateneo e progettate

secondo i criteri documentati di usabilità e accessibilità.

Le funzionalità gestionali di back-office si avvalgono anche di strumenti per

l’organizzazione del lavoro (task manager) per rendere più immediato l’utilizzo

del software e ottimizzare la distribuzione del carico. Automatismi configurabili

consentono anche la generazione automatica di alcuni task, sulla base del

workflow impostato nel sistema.


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3.3.3 Spazi e calendari

U-GOV Spazi e calendari è l’applicazione dedicata all’organizzazione puntuale e

articolata di tutte le attività di didattica ed di altre attività collegate che lungo il

calendario accademico condividono le risorse fisiche dell’Ateneo. Rispetto al

ciclo di vita della didattica universitaria, descritto nel capitolo 2 e in Figura 1,

questo modulo si colloca pienamente nelle fase di Organizzazione della

didattica, immediatamente successiva alla Programmazione didattica.

Il modulo si occupa dunque della strutturazione di un calendario di eventi che

impegnano strutture fisse o mobili dell’Ateneo. Le esigenze fondamentali a cui

risponde l’applicazione sono da un lato la progettazione dell’orario di lezione

dei corsi di laurea, dall’altro il monitoraggio costante dell’occupazione delle

aule e/o di altre strutture universitarie. Il processo di allocazione può essere

configurato opportunamente anche con un workflow di approvazione di un

evento. L’output del sistema sarà dunque il calendario dettagliato di tutti gli

impegni legati ad una risorsa fissa (aula, laboratorio, ecc.) o mobile (proiettore,

pc, attrezzature varie, ecc.) o il calendario degli impegni di gruppi di eventi

(corsi di studio) o di persone fisiche (docenti, studenti) o virtuali (commissione

d’esame, ecc.). Sulla scorta di esperienze già avviate in molti Atenei, si è

giudicato più utile optare per una gestione degli orari con controlli di

congruenza (configurabili) di tipo manuale, per non disattendere le esigenze di

flessibilità e variabilità difficilmente rappresentabili nel sistema.

Spazi e calendari è modellato attorno a quattro entità fondamentali, che

consentono una gestione flessibile ed estendibile del modulo anche ad altri

domini (ad esempio programmi di ricerca, corsi di formazione del personale

dell’Ateneo, ecc.).

→ Persone

→ Risorse

→ Eventi

→ Calendari.

Ciascuna entità è collegata alle altre mediante il concetto di “impegno”, ovvero

l’istanza di un determinato evento in una data (giorno, fascia oraria) che occupa

una o più persone o risorse.


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Interfacce e funzionalità

Come Servizi e segreteria studenti, Spazi e calendari offre due interfacce diverse al

sistema: una rivolta agli utenti di back-office (pianificatori) e una per gli attori più

operativi (ufficio prenotazioni, docenti, ecc.). Le principali funzionalità del

modulo sono:

Client di pianificazione

→ Configurazione opzioni di pianificazione

→ Gestione dei filtri

→ Gestione dei vincoli

→ Gestione dei controlli

→ Pianificazione eventi

→ Gestione altri eventi

→ Stampe

→ Pubblicazione web degli orari.

Servizi Web

→ Consultazione orario

→ Agenda

→ Gestione impegni e eventi

→ Prenotazione aule

→ Prenotazione risorse mobili.

Integrazione nativa con altri moduli dell’area Didattica e Studenti

Allo stato attuale il modulo prevede essenzialmente interfacce verso

Programmazione didattica e Servizi e segreteria studenti, per la gestione logistica di

eventi di tipo didattico (insegnamenti, esami). Il sistema è dunque alimentato in

ingresso con tutti i dati provenienti dall’attività di programmazione generale,

evitando replicazione di data entry.


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Attraverso uno strato di web services, Spazi e calendari mette a disposizione

l’output necessario alla pubblicazione degli orari nell’area web dei servizi agli

studenti o nel portale di Ateneo.

Il modulo è utilizzabile anche in modalità stand alone, per questo dispone di

apposite interfacce standard per l’import e l’export dei dati verso applicazioni

terze (sistemi di segreteria o programmazione non U-GOV).

Usabilità

L’interfaccia pensata per essere la funzionalità principale di gestione degli utenti

di back-office, risulta flessibile e multi-vista e consente di lavorare

contemporaneamente su aule, eventi e agende delle persone. L’applicazione

supporta poi una modalità multi-monitor per la migliore visualizzazione di

grandi quantità di dati. L’operatività sui calendari è inoltre resa efficace

dall’utilizzo delle molteplici modalità di visualizzazione, utilizzate anche nei più

comuni programmi di schedulazione (es. Outlook).

3.3.4 Community

Quest’ultimo modulo è un’estensione funzionale di U-GOV Servizi e segreteria

studenti, finalizzato alla configurazione/gestione di comunità virtuali, collocate

all’interno del portale web dei servizi e intese come ambiente condiviso per

tutti gli utenti del sistema interessati a scambiare informazioni legate alla

propria attività di lavoro o di studio. Ci riferiamo, ad esempio, alla comunità di

tutti gli utenti legati ad una Facoltà (preside, docenti, segretari, studenti) o ad

un Dipartimento (ricercatori, docenti, visiting professor) oppure alla comunità

di studenti e docenti di un determinato insegnamento. In tutti questi contesti

può essere utile poter pubblicare e condividere documenti, scambiare opinioni

mediante i forum di discussione, emettere e ricevere avvisi in bacheca,

effettuare revisioni dello stesso documento, scaricare i materiali di supporto

alle lezioni, consultare una bibliografia di riferimento, ed altro ancora.

L’applicazione gestisce l’area di configurazione della comunità separatamente

dall’area di amministrazione dei servizi della comunità stessa (bacheche,

documenti, forum, ecc.).


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Gestione dinamica degli accessi

Attualmente molti sistemi permettono di gestire ambienti di interazione

virtuale, groupware, o altro, con l’onere, però, di dover definire a parte gli

utenti della comunità o di dover creare apposite interfacce per ricavarli da altri

sistemi. U-GOV Community, nativamente integrato con la gestione studenti,

fornisce direttamente e in modo dinamico gli utenti per la creazione e la

gestione di comunità virtuali. Il valore aggiunto del modulo sta proprio nella

possibilità di creare in maniera facile e veloce comunità di utenti

semplicemente utilizzando alcune delle loro caratteristiche proprie (la facoltà, il

corso di studio di appartenenza, l’anno di corso, ecc..) e di fornire i servizi di

base per l’interazione on-line.

Scalabilità dei servizi

Ogni comunità, cioè ogni ambiente virtuale di interazione fra gli attori del

sistema, è scalabile a diversi livelli, ovvero può essere mappata su macro

raggruppamenti significativi di utenti. Attualmente si possono creare comunità

web a livello di:

→ Ateneo

→ Facoltà

→ Corso di Studio

→ Attività didattica.

Questa possibilità gestionale multilivello consente allo stesso utente di

attraversare più ambienti. Ad esempio, può appartenere sia alla comunità di

facoltà che a quella di alcuni insegnamenti, e in ciascuna avere un profilo e

accessi diversificati a seconda del caso. La scalabilità rende il sistema aperto

all’estensione dei servizi di comunità anche ad altri eventuali raggruppamenti di

utenti rappresentabili nel sistema (ad esempio dipartimento, sede).


Dal punto di vista dell’integrazione la principale potenzialità del sistema è data

dallo strato di interfaccia con le piattaforme e-learning. Tramite un apposito

gateway denominato CINECA E-Learning Orchestrator (CiELO), il modulo è

in grado di rimappare su una qualsiasi piattaforma (ad esempio Moodle,

A-Tutor, Docebo, ecc.) la struttura delle comunità e dei profili dell’utenza.

Questa soluzione consente, ad esempio, di dare allo studente un unico accesso


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per usufruire dei servizi amministrativi (pagamento tasse, iscrizioni, certificati,

ecc.), interagire tramite le web community con i docenti per la didattica

tradizionale, e accedere alle piattaforme utilizzate dall’Ateneo per seguire la

didattica a distanza.

Usabilità

Tutte le funzionalità di configurazione e gestione del modulo sono realizzate

con un’interfaccia web. Essendo un’estensione funzionale di U-GOV Servizi e

segreteria studenti, le funzionalità sono progettate secondo i criteri

documentati di usabilità e accessibilità.


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4. Da ESSE3/GISS a U-GOV Didattica e Studenti

CINECA e KION sono impegnate nella definizione del piano strategico di

attività che porterà gli attuali sistemi del mondo della didattica e degli studenti

verso lo scenario architetturale e funzionale del sistema U-GOV descritto in

questo documento.

L’impegno maggiore riguarda certamente l’evoluzione di ESSE3 che diventerà il

modulo U-GOV Servizi e segreteria studenti. Lo scenario prospettato verrà

perseguito con una serie di interventi che porteranno progressivamente ESSE3

a operare nella logica del sistema U-GOV. In questa prospettiva uno dei punti

cardine del piano è il mantenimento di tutte le funzionalità presenti in ESSE3 e

GISS e consolidate in anni di sviluppo ed esperienza.

Da questo punto di vista, il passaggio intermedio è rappresentato dalla

progressiva migrazione di tutte le installazioni GISS su installazione ESSE3 Plus

(un progetto di integrazione ed estensione funzionale di ESSE3, che ingloba

tutte le feature di GISS). Ovviamente tutte le caratteristiche applicative,

aggiunte alle evoluzioni di ESSE3 che nel frattempo verranno rilasciate,

confluiranno nella nuova soluzione U-GOV Servizi e segreteria studenti.

In sostanza agli utenti GISS che migreranno su ESSE3 Plus, verrà garantito lo

stesso livello di copertura funzionale in continuità con i servizi applicativi del

vecchio sistema. Allo stesso tempo potranno beneficiare anche delle

funzionalità più avanzate di ESSE3 non presenti in GISS.


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In ESSE3 Plus verranno inoltre portati a termine anche altri task fondamentali

del cammino di avvicinamento allo scenario di piena integrazione di U-GOV. In

particolare:

→ un allargamento funzionale significativo per la copertura di processi

ancora parzialmente gestiti

→ la riscrittura di alcune parti applicative per una copertura più fine e

configurabile di alcuni processi

→ il rilascio di uno strato di gestione per la configurazione del workflow

dei processi

→ il rilascio di un gateway di comunicazione con altri sistemi

→ l’aggiornamento dell’architettura e della tecnologia di alcuni strati di

software.

4.1 Il piano di porting verso U-GOV Didattica e Studenti Il passaggio dai sistemi attuali alla piena realizzazione dello scenario descritto è

articolato in 3 fasi:

Coesistenza

Integrazione di primo livello, che prevede il mantenimento integrale del

modello dati di ESSE3 Plus. Le entità di ESSE3 Plus vengono alimentate dai

moduli U-GOV tramite motori di replica automatici o batch (eseguiti

dall'utente). Inoltre, su ESSE3 Plus saranno disattivate (o limitate, a seconda dei

casi) le funzioni di I/O su tutte le entità alimentate, per replica, da U-GOV.

Integrazione funzionale

L’integrazione a regime prevede che ESSE3 Plus abbandoni le proprie entità

(tabelle) per utilizzare quelle di U-GOV riadattando la propria business logic e,

se necessario, lo strato di interfaccia utente.

Integrazione del framework applicativo di base

In questa fase saranno progressivamente unificati i servizi del framework

applicativo di base. ESSE3 Plus dovrà progressivamente abbandonare le proprie

implementazioni di questi servizi per adottare le soluzioni messe a disposizione

da U-GOV a livello più generale. Saranno affrontati, nell’ordine, i seguenti


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servizi: autenticazione, autorizzazioni, workflow, messaggistica, comunicazioni,

multilingua.

Modifiche architetturali

JBOSS sarà la nuova piattaforma di riferimento per l’application server di ESSE3

Plus, una volta completata la fase di porting in Java del livello di business logic

del prodotto, in aggiunta a quella tradizionale Sybase EA Server, che dovrà

comunque essere progressivamente dimessa. Per U-GOV gli application server

di riferimento saranno OracleAS e JBOSS.

Considerando gli elevati costi per il supporto multipiattaforma, solo quando

tutto il parco installato di ESSE3 Plus su Sybase EA Server sarà stato migrato su

JBOSS, CINECA e KION inizieranno l’attività di certificazione ESSE3 Plus su

Oracle AS, allineandosi alle piattaforme di riferimento di U-GOV.

Timing

Sono previste le seguenti attività:

Fase 1:

- Integrazione di primo livello (batch-input)

- Didattica (+ docenti + dati di base)

- Anagrafiche (studenti verso U-GOV/AC)

- Tasse, Rimborsi e Compensi (via cicli gestionali)

- Integrazione GUI Web Docente:

- Implementazione dei programmi dei corso in U-GOV -DI

- Registro docente (e altre funzioni) integrate a livello html

- Supporto piattaforma tecnologica JBOSS

- (preparazione fase 2 - interventi strutturali progetto 729)

- (preparazione fase 3 - integrazione servizi applicativi di base)

Fase 2:

- anagrafiche comuni, PD, ecc…

Fase 3:

- Integrazione framework applicativo

- Dismissione Jaguar Sybase EA

- Supporto piattaforma tecnologica OC4J.

Titolo White Paper: U-GOV Didattica e Studenti. Gennaio 2008 S1-6 Livello di sicurezza: pubblico Autori: Alessandro Furlati, Sandro Cacciamani, Fabio Arcella Collaborazione di: Vittorio Ravaioli, Relazioni Esterne CINECA Audience: Direttori amministrativi, Prorettori di area,

Dirigenti/Responsabili di area, Dirigenti/Responsabili dei Sistemi Informativi, Capi Ufficio

CINECA Consorzio Interuniversitario Via Magnanelli 6/3 40033 Casalecchio di Reno (BO) www.cineca.it Dipartimento Soluzioni e Servizi per l’Amministrazione Universitaria Ufficio Relazioni Esterne Tel: 051-6171485 Mail: [email protected] Kion S.p.a. Via Cristoni, 84 40033 Casalecchio di Reno (BO) www.kion.it Tel: 051 6111411 Mail: [email protected] Copyright © 2008, CINECA e KION. Tutti i diritti riservati. Questo documento è fornito solo a scopo informativo e i contenuti possono essere modificati senza previo avviso. Questo documento non può essere riprodotto o trasmesso in alcuna forma o attraverso alcun mezzo elettronico o meccanico, per alcun scopo, senza previa autorizzazione da parte di CINECA e KION.

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