Workshop sui piani di

razionalizzazione degli spazi delle razionalizzazione degli spazi delle

amministrazioni centrali

Biagio MazzottaRagioneria generale dello Stato

27 marzo 2013

Consumi intermedi per comparto delle Amministrazioni pubbliche. Anni

2001-2011. Crescita nominale cumulata. Numeri indice 2001=100

La dinamica delle spese per l’acquisto di beni e servizi

Cresciuti sopra la

media ESL

(+107,3%) e Regioni

(+47%), sotto la

media Stato

2

Fonte: elaborazioni RGS su dati ISTAT

media Stato

(+43,4%), Province

(+37,4%) e Comuni

(+28,6%). Per EP

livello più basso

rispetto a dieci anni

prima

Il bilancio dello Stato 2010: analisi delle tipologie di spese per consumi intermedi

Spese per contratti di locazione e canoni sul complesso dell’acquisto di beni e

servizi

MINISTERI

VOCI

MEF MISE MLPS GIUSTIZIA MAE MIUR INTERNO MATTM MIT DIFESA MIPAAF MIBAC SALUTE

ALTRO NON

ATTRIBUIBILE

PER

AMMINISTRAZI

ONE

TOTALE

CN 2010 Distribuzione %

Funzionamento: 495,5 35,4 49,5 225,0 75,6 60,2 1.154,2 21,5 124,3 1.693,5 55,8 72,5 36,5 4.099,5 19,8

- Canoni di locazione 74,2 12,3 23,3 10,7 0,4 7,8 427,8 7,0 4,3 - 8,2 32,7 23,0 631,7 3,0

- Canoni FIP 69,9 - 6,7 1,6 - 4,1 16,5 - 17,9 0,1 0,6 - 0,3 117,7 0,6

- Indennità di missione 39,7 2,6 7,6 23,0 26,2 2,5 90,4 0,6 27,3 126,7 7,0 0,8 2,8 357,2 1,7

- Altro funzionamento 311,7 20,5 11,9 189,7 49,0 45,8 619,5 13,9 74,8 1.566,7 40,0 39,0 10,4 2.992,9 14,4

Altri consumi intermedi: 2.495,3 39,7 27,8 831,5 131,5 778,6 97,2 114,4 275,6 670,9 34,4 50,9 152,0 5.699,8 27,5

- Commissioni, comitati, consigli 98,1 2,1 7,2 4,6 - 2,8 4,3 11,7 189,1 1,6 1,4 0,5 6,0 329,4 1,6

- Compensi per incarichi continuativi 2,3 - 0,1 0,5 0,4 0,9 5,4 - 0,1 9,2 0,1 0,3 0,8 20,1 0,1

- Studi, consulenze, indagini 50,0 2,4 3,2 - 2,9 17,5 0,1 3,4 20,0 2,2 4,6 - 11,7 118,0 0,6

- Sistemi informativi 14,9 1,7 5,7 56,1 2,0 55,2 0,8 1,0 0,2 - - 0,4 21,3 159,3 0,8

- Spese MEF per tutte le amministrazioni 322,1 - - - - - - - - - - - - 322,1 1,6

- Spese specifiche delle amministrazioni 2.007,9 33,5 11,6 770,3 126,2 702,2 86,6 98,3 66,2 657,9 28,3 49,7 112,2 4.750,9 22,9

Bilancio dello Stato

3

- Spese specifiche delle amministrazioni 2.007,9 33,5 11,6 770,3 126,2 702,2 86,6 98,3 66,2 657,9 28,3 49,7 112,2 4.750,9 22,9

Totale consumi intermedi da BS - cat 2 2.990,8 75,1 77,3 1.056,5 207,1 838,8 1.251,4 135,9 399,9 2.364,4 90,2 123,4 188,5 9.799,3 47,3

Totale altre spese correnti 639,6 11,4 10,2 22,9 4,1 22,9 40,5 2,5 3,0 60,7 2,5 0,7 7,0 828,0 4,0

Totale poste correttive 823,0 - - - - - - - - - - - 823,0 4,0

Perimetro 2.956,0 - - - - - - - - - - - 2.956,0 14,3

Riclassificazioni 150,0- - - - - - - - - 296,0- - - - 49,8- 495,8- 2,4-

Difesa Consegne - - - - - - - - - 4.650,0 - - - 4.650,0 22,4

Debiti pregressi 33,4 3,9 - 321,2 5,2 3,7 327,5 0,6 14,9 211,7 0,3 8,2 7,2 937,8 4,5

Riassegnazione residui perenti 0,8- 2,6- 6,2- 0,3- - 1,6- 11,3- 2,8- 2,4- 72,0- 2,9- 0,2- 15,3- 118,4- 0,6-

Residui passivi di stanziamento - - - - 11,0- - 6,0- - 1,0- 108,0- - - - 126,0- 0,6-

Totale approssimazione della

competenza economica 32,6 1,3 6,2- 320,9 5,8- 2,1 310,2 2,2- 11,5 4.681,7 2,6- 8,0 8,1- - 5.343,4

25,8

Totale Contabilità nazionale

netto SIFIM

7.292,0 87,9 81,3 1.400,4 205,4 863,9 1.602,1 136,2 414,3 6.810,8 90,2 132,1 187,4 49,8-

19.254,0

92,9

SIFIM 1.467,0 1.467,0 7,1

Totale Contabilità nazionale

compreso SIFIM 7.292,0 87,9 81,3 1.400,4 205,4 863,9 1.602,1 136,2 414,3 6.810,8 90,2 132,1 187,4 1.417,2 20.721,0 100,0

Approssimazione

della competenza economica

Debiti fuori bilancio delle amministrazioni centrali dello Stato (in milioni di euro)

2007 e 2009 e prima del

Debiti accertati al 31.12.2009 Debiti accertati al 31.12.2010 Debiti accertati al 31.12.2011

Ministeri

DM n 108861/2011DM n 102146/2009 e DM n 21945/2009

Sebbene la spese per consumi intermedi siano diminuite dal 2009, le amministrazioni centrali

dello Stato hanno cumulato un ammontare non trascurabile di debiti fuori bilancio:

o 2009: circa 2,1 miliardi;

o 2010: circa 1,5 miliardi;

o 2011: circa 1 miliardo.

Consistenza dei debiti fuori bilancio

4

2007 e

precedenti2008 totale impegni economie

2009 e

precedenti2010 totale

prima del

20112011 totale

MEF 180,1 35,8 215,9 147,7 69,3 14,7 33,5 48,2 3,7 90,8 94,6

MISE 14,4 9,0 23,4 20,7 - 4,2 4,2 8,3 - 5,3 5,3

LAVORO e Salute 4,9 5,6 10,5 6,5 2,2 5,6 7,2 12,8 - 21,1 21,1

di cui MLPS 1,1 - 1,1 - 0,1 0,1

di cui SALUTE 4,5 7,2 11,6 - 21,0 21,0

GIUSTIZIA 256,1 384,7 640,8 579,7 61,1 246,5 322,1 568,6 112,5 7,2 119,7

MAE 2,7 3,1 5,8 3,8 2,0 1,5 5,2 6,7 - 11,3 11,3

MIUR 28,7 11,9 40,6 37,6 3,0 41,5 3,8 45,2 - 6,8 6,8

INTERNO 524,5 267,1 791,6 782,8 8,0 215,8 327,6 543,4 - 476,8 476,8

AMBIENTE 1,5 - 1,5 1,5 0,0 17,5 0,6 18,1 - 8,3 8,3

MIT 21,2 14,3 35,5 14,3 - 11,9 15,2 27,1 5,0 7,1 12,1

DIFESA 216,7 128,7 345,4 345,4 - 29,7 224,9 254,5 1,1 234,6 235,7

MIPAAF 3,1 0,7 3,9 3,6 - 0,2 0,4 0,6 0,01 1,6 1,6

MIBAC 6,8 5,7 12,6 12,6 - 6,0 8,3 14,3 - 4,3 4,3

Totale 1.260,7 866,7 2.127,4 1.956,1 145,6 595,0 952,8 1.547,9 122,4 875,1 997,5

Incidenza dei debiti fuori bilancio sui consumi intermedi (%)

40%

50%

In media i debiti fuori bilancio cumulati alla fine dell’anno di rilevazione incidono per il 15 per

cento sullo stanziamento di risorse disponibili nel 2010 per consumi intermedi (la quota

diminuisce al 9 per cento nel 2011)

11

Incidenza dei debiti fuori bilancio sui consumi intermedi dei

Ministeri

5

0%

10%

20%

30%

MEF

MIS

E

MLP

S

SALU

TE

GIU

STIZ

IA

MA

E

MIU

R

INTE

RNO

Am

bien

te

MIT

DIF

ESA

MIP

AA

F

MIB

AC

al 31.12.2010 al 31.12.2011

Principali tipologie di debiti fuori bilancio

• Sono concentrati per tipologia: sono spese di funzionamento il 50% nel

2010 e fino al 60% nel 2011.

All’interno di questa voce è preponderante l’incidenza di:

o canoni e delle utenze (nel 2010 e 2011, rispettivamente 32 e 37 per

cento)

o fitti (nel 2010 e 2011, rispettivamente 8 e 20 per cento)

o cancelleria e le spese postali e telegrafiche (rispettivamente 6 e 5 per

6

o cancelleria e le spese postali e telegrafiche (rispettivamente 6 e 5 per

cento)

• Sono persistenti nel tempo: il 90 per cento del debito accertato del 2011

grava sugli stessi piani gestionali su cui già erano state rilevate fatture e

contratti non evasi nel 2010.

Il programma rende disponibili alle amministrazioni modelli evoluti di acquisto per la

riduzione della spesa e l’ottimizzazione dei processi di approvvigionamento. I

tradizionali e consolidati strumenti sono:

1. Sistema delle convenzioni: consegue economie di scala con derivanti migliori

condizioni economiche di acquisto, prevede la stipula di Convenzioni Quadro con

imprese fornitrici che, a condizioni e prezzi stabiliti, accettano ordinativi da parte

delle amministrazioni sino alla concorrenza di un predeterminato

quantitativo/importo complessivo.

2. Mercato Elettronico per la pubblica amministrazione: strumento utilizzabile per

acquisti on-line sotto la soglia di rilievo comunitario; di fatto è un mercato virtuale,

Il programma di razionalizzazione degli acquisti

7

acquisti on-line sotto la soglia di rilievo comunitario; di fatto è un mercato virtuale,

disponibile unicamente attraverso la rete telematica, in cui l’amministrazione –

scegliendo tra prodotti simili, offerti da una pluralità di venditori – acquista i beni e i

servizi che meglio rispondono alle proprie esigenze.

Inoltre ad integrazione dei 2 principali strumenti si sono affiancati, anche se non con lo

stesso livello di operatività:

3. Gare su delega e in Application Service Provider (ASP)

4. Accordi-quadro

5. Sistema dinamico di acquisizione

Consumi intermedi per amministrazione: incidenza percentuale degli acquisti attraverso iniziative PRA-BS sul

totale dei corrispondenti pagamenti di bilancio

Ministeri Incidenza % PRA-BS

• Inoltre, un’analisi per il 2010 dei dati relativi al programma di razionalizzazione degli acquisti di beni e

servizi (PRA-BS) evidenzia un relativamente contenuto utilizzo da parte dei Ministeri degli strumenti

del programma.

• La quota di spesa per consumi intermedi gestita tramite iniziative del programma è stata pari:

o al 15,9% rispetto alle categorie merceologiche trattate dal programma stesso;

o al 5% rispetto al totale della spesa per consumi intermedi statali.

Il ricorso al programma di razionalizzazione degli acquisti

8

Ministeri Incidenza % PRA-BS

MINISTERO DELL'ECONOMIA E DELLE FINANZE 21

MINISTERO DELLO SVILUPPO ECONOMICO 42

MINISTERO DEL LAVORO E DELLE POLITICHE SOCIALI 30

MINISTERO DELLA GIUSTIZIA 28

MINISTERO DEGLI AFFARI ESTERI 9

MINISTERO DELL'ISTRUZIONE, DELL'UNIVERSITA' E DELLA RICERCA 1

MINISTERO DELL'INTERNO 9

MINISTERO DELL'AMBIENTE E DELLA TUTELA DEL TERRITORIO E DEL MARE 8

MINISTERO DELLE INFRASTRUTTURE E DEI TRASPORTI 21

MINISTERO DELLA DIFESA 17

MINISTERO DELLE POLITICHE AGRICOLE ALIMENTARI E FORESTALI 10

MINISTERO PER I BENI E LE ATTIVITA' CULTURALI 22

MINISTERO DELLA SALUTE 3

Totale Ministeri 15,9

Spesa relativa alle iniziative PRA-BS 2010

CategorieTransato

MEPACategorie

Erogato

Convenzioni

Arredi e complementi di arredo13,7

Alimenti, ristorazione e buoni pasto 134,4

Beni e servizi al territorio 0,1 Arredi e complementi di arredo 7,3

Beni e servizi per gli immobili 22,4 Beni e servizi per gli immobili 184,6

Beni e servizi sanitari 2,2 Beni e servizi sanitari 0,5

Beni e servizi per le persone 3,0 Cancelleria, macchine per ufficio, altro 16,9

Cancelleria 46,4 Energia elettrica e gas naturale 113,6

Fornitura materiale elettrico 0,8 Hardware, software e servizi ICT 32,9

Hardware, software e servizi ICT 31,0 TLC, elettronica e servizi accessori 17,8

Raccolta rifiuti 0,9 Veicoli, carburanti e lubrificanti 134,9

TLC, elettronica e servizi accessori 4,2 Totale complessivo 642,9

9

TLC, elettronica e servizi accessori 4,2 Totale complessivo 642,9

Arredi, cancelleria e varie 13,3

Totale complessivo 138,0

Categorie e sottocategorie del bilancio dello

Stato

Erogato

Convenzioni

Totale

Iniziative

PRA-BS

2010

Consumi Intermedi 403,6 485,2

Investimenti 109,7 166,0

Buoni pasto e altro 129,6 129,7

Totale 642,9 780,9

Transato MEPA

81,6

56,3

0,1

138,0

Evoluzione degli strumenti del PRA-BS: Convenzioni e MePA

300.000 1800

0

2.000

4.000

6.000

8.000

10.000

12.000

14.000

16.000

2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010

mili

oni d

i eur

oConvenzioni

Transato Spesa Affrontata-Transato

10

-

50.000

100.000

150.000

200.000

250.000

300.000

0

200

400

600

800

1000

1200

1400

1600

1800

2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010

Tran

sato

-in

mig

liaia

di e

uro

Ord

ini e

Art

icoli

-in

mig

liaia

MePA

Numero Ordini Numero Articoli Transato

Incidenza % delle iniziative PRA-BS 2010 sul totale dei pagamenti di bilancio per Ministeri

Acquisti PRA-BS per Ministeri

MIT

MEF

MIBAC

GIUSTIZIA

LAVORO

MISE

11

0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% 45%

MIUR

SALUTE

MATTM

INTERNO

MAE

MIPAAF

DIFESA

I Servizi Ispettivi di Finanza della RGS hanno definito un piano di verifiche per valutare il

livello di adeguamento degli organismi pubblici alle novità normative in materia di

acquisti di beni e servizi intervenute nel 2012, e in particolare:

• la valorizzazione delle forme aggregate di acquisto di beni e servizi, rendendo obbligatorio il

ricorso alle centrali di acquisto nazionali (CONSIP) e regionali o al mercato elettronico,

• il prezzo CONSIP a parametro di riferimento per eventuali acquisti diretti.

Le verifiche hanno coinvolto:

• beni rientranti in 10 categorie merceologiche acquistabili attraverso l’adesione alle

Piano di verifiche dell’IGF-RGS nel 2013

12

• beni rientranti in 10 categorie merceologiche acquistabili attraverso l’adesione alle

convenzioni quadro CONSIP

• un campione di 42 organismi (amministrazioni centrali, enti pubblici, Camera di commercio,

altro)

• tra le amministrazioni centrali erano incluse anche le articolazioni periferiche dei Ministeri del

lavoro e delle politiche sociali, dell’Interno, dei Beni culturali e dell’Istruzione

• a fronte di una spesa complessiva (impegnata) di oltre 36 milioni di euro nel 2012, sono state

esaminate fatture per un importo complessivo pari a circa un terzo della spesa totale,

ponendo a confronti i prezzi e le caratteristiche dei beni e servizi acquistati con quelli offerti

dalle convenzioni CONSIP

Dalle verifiche sono emersi:

• un ampio margine di miglioramento della capacità di programmazione delle spese

• l’esigenza di implementare un adeguato controllo di gestione che fornisca agli organi di

vertice adeguate indicazioni per incrementare l’efficienza e l’efficacia dell’azione

amministrativa

• l’assenza di una coerente strategia di revisione periodica dei contratti in essere.

• la scarsa conoscenza delle possibilità offerte dalle centrali d’acquisto / mercato elettronico

(nonostante siano trascorsi più di dieci anni dall’avvio del “sistema CONSIP” è risultato

elevato il numero dei casi in cui vi è stata assenza di qualsiasi motivazione per non avervi

ricorso)

Alcuni elementi di miglioramento emersi dalle verifiche

13

Problematica specifica degli uffici periferici è la parcellizzazione degli acquisti, che

comporta l’impossibilità di aderire alle convenzioni quando queste ultime prevedono

limiti minimi di quantità acquistabili. La problematica potrebbe trovare soluzione

attraverso diversi meccanismi:

• eliminazione del limite minimo (che potrebbe, però, riflettersi sul prezzo in termini di

aumento dello stesso)

• prescrivendo, per ciascuna amministrazione, l’accentramento a livello regionale delle

decisioni di spesa

• favorendo raggruppamenti di amministrazioni diverse, per il raggiungimento del limite

minimo di acquisto

Fitti e utenze costituiscono una parte non trascurabile della spesa per il

funzionamento delle amministrazioni e dipendono fortemente dagli spazi.

Sono aree della spesa in cui si sono accumulati debiti fuori bilancio negli ultimi anni

anche a fronte dell’assenza di un processo di razionalizzazione.

Le amministrazioni dovrebbero:

- individuare e monitorare i piani di razionalizzazione degli spazi per indurre a un

processo virtuoso nel medio termine

- riportare le azioni intraprese e/o individuare negli adempimenti relativi alla circolare

In conclusione

14

- riportare le azioni intraprese e/o individuare negli adempimenti relativi alla circolare

RGS sui debiti fuori bilancio

- analizzare in maniera approfondita le situazioni degli immobili e spazi dei propri

uffici territoriali, per capire oltre alla situazione dei fitti anche le situazione dei canoni

di utenza (le soluzioni adottate sono anche molto diverse tra uffici)

- ricorrere maggiormente ai vantaggi degli strumenti del programma di

razionalizzazione

- nel breve, anche imparare a usare meglio i margini di flessibilità sulla cassa consentiti