Workshop per i Coordinatori e Referenti del sistema di sorveglianza PASSI

Sviluppare il lavoro in rete nelle regioni e provincie autonome per sostenere la sorveglianza epidemiologica

Barbara De Mei – Chiara Cattaneo Per il Gruppo tecnico PASSI

Istituto Superiore di Sanità25 – 26 marzo 2010

Gestire la riunione del gruppo di coordinamento

regionale

Barbara De MeiCentro Nazionale di Epidemiologia

Sorveglianza e Promozione della Salute

Attenzione e ascolto degli altri

Attenzione

Ascolto

La riunione…. Uno strumento per lavorare in gruppo

Prima di focalizzare l’attenzione sulla riunione riflettiamo brevemente su……………

Collaborazione Integrazione Comunicazione Valorizzazione delle diverse

professionalità/persone coinvolte

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Sorveglianza e Promozione della Salute

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Sorveglianza e Promozione della Salute

Gruppo di lavoro integrato

Attenzione alla

Comunicazione interna

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Sorveglianza e Promozione della Salute

Il valore aggiunto del gruppo

La forza dell’organizzazione sta nell’organizzazione del “gioco” di gruppo

Nella consapevolezza del valore aggiunto dell’essere gruppoNella consapevole gestione dei tempi e del ritmo

Il valore aggiunto dell’essere gruppo è dato da validi professionisti che lavorano insieme per dare risultati superiori al valore dei singoli

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Sorveglianza e Promozione della Salute

IO, TU, NOI NOITA’

Sono basilari i significati che tutte questeparti assumono individualmente e qualinegoziazioni gli individui strutturano per

pervenire allo stesso universo di significaticondivisi.

Tale universo di significati si strutturaattraverso la presenza (essere per) e il

senso di appartenenzaContrattando le regole relazionali

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Sorveglianza e Promozione della Salute

INTEGRAZIONE

Condizioni favorevoli dell’essere gruppo

Il clima di relazione e di organizzazioneLa circolazione delle informazioniI rapporti interpersonaliIl ruolo dell’emotivitàTrasparenza e chiarezza

Sviluppare capacità di collaborazione integrata

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Sorveglianza e Promozione della Salute

OBIETTIVOMETODO

RUOLI

LEADERSHIP

COMUNICAZIONE

CLIMASVILUPPOG.P. Quaglino, S. Casagrande, A. CastellanoGruppo di lavoro. Lavoro di gruppo

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Sorveglianza e Promozione della Salute

CLIMA

Clima interno all’individuo

(professionista)

Clima internoal gruppo di lavoro

(Equipe)

Comunicazione esterna

Immagine all’esterno

Comunicazione interna

La ri – unione… fa la forza

la riunione è uno strumento che mette insieme almeno due persone

per compiere ciò che una persona da sola non può fare

La riunione…. Uno strumento per lavorare in gruppo

Tre aspetti fondamentali

Organizzazione

…..

…..

…..

Relazione

…..

…..

Conduzione

…..

La riunione: qualche considerazione

La riunione è…

uno strumento di pianificazione strategica e di gestione di lavoro rispetto alle finalità del gruppo, in vista del raggiungimento di un obiettivo comune

per arrivare allo stesso obiettivo, altri metodi possono essere ugualmente efficaci contatti telefonici, conference calls memorandum/lettere e-mail, chat, ecc

una riunione serve a…

raggiungere un obiettivo comune

far circolare idee in modo collettivo

favorire una logica di appartenenza a un gruppo di lavoro

sostenere le idee

condividere i problemi

ricercare consenso

Diversi tipi di riunione

– Non tutte le riunioni sono uguali

– Quello che caratterizza la tipologia della riunione è la sua finalità• a cosa serve?• qual è il suo scopo?• quali risultati ci si attende?

– Riunioni diverse hanno bisogno di diversi modi di conduzione e modalità di partecipazione

riunione informativa

lo scopo è di presentare informazioni al gruppo o favorire lo scambio di informazioni ritenute importanti

il risultato atteso è il passaggio, la diffusione, delle informazioni

accortezze del conduttore:- informazioni comprensibili (chiarezza,

sinteticità)- ambiente che faciliti l’ascolto

Riunione di discussione

– Prendere in considerazione, analizzare le convinzioni di ciascuno

– Verifica della distanza • divergenza/convergenza

− Costruzione di una sintesi

– Accortezze del conduttore• valorizzare il contributo di ciascuno

riunione di elaborazione

piuttosto complesse perché richiedono un processo elaborativo e creativo (problem solving)

le fasi:- analisi della situazione- descrizione del problema- elaborazione delle soluzioni

accortezze del conduttore:- gestione delle dinamiche di gruppo

riunione di decisione

rappresenta il momento formale di decisione rispetto a un problema

si realizza un effettivo processo di decisione collettiva

accortezze del conduttore:- gestione delle dinamiche di gruppo

…ma

spesso le riunioni sono improvvisate e chi le

conduce non si chiede quali accortezze sono

necessarie per garantirne la qualità

criticità delle riunioni (…ossia le lametele)

“si fanno troppe riunioni” “le riunioni sono troppo lunghe” “le motivazioni sono poco chiare” “la preparazione della riunione è carente”

“mancano proprio le persone che dovrebbero esserci!”

quante volte ci siamo lamentati per una riunione appena svolta o imminente

Qualche consiglio per organizzare una riunione… efficace

– Predisporre un piano di lavoro logico e realistico– Comunicare gli obiettivi in modo chiaro e

comprensibile – Valutare il numero di partecipanti (preferibilmente

non superiore a 10)– Dare alla riunione una durata realistica (1.30 - 2

ore max) – Concludere la riunione con un piano operativo

Preparare una riunione efficace

L’Ordine del Giorno

Preparare e distribuire un Ordine del Giornoalmeno 2 giorni prima della riunione – Aiuta i partecipanti a capire obiettivi e

finalità della riunione – Aiuta a prepararsi per apportare un

contributo effettivo – Fornisce una direzione e focalizza la

discussione, durante la riunione– Distribuire documentazione prima della

riunione

Curare la logistica

– Aula, strumentazione, spostamenti – Scegliere un luogo e una data che

rispondano il più possibile alle esigenze dei partecipanti

– Convocazione delle persone implicate nelle decisioni da prendere

– Controllo di partecipazione

Organizzazione e logistica

Coordinare una riunioneL’importanza del conduttore

Coordinare una riunione

– Chiarire e condividere con il gruppo l’obiettivo da raggiungere

– Identificare i mezzi, le risorse necessarie

– Definire il metodo di lavoro, le regole, principi di comportamento che si ritengono importanti

– Chiarire i ruoli interni e verificare che tutti i partecipanti li condividano

– Riconoscere il valore dei singoli e del collettivo

– Creare un clima collaborativo– Favorire l’ascolto, la comunicazione “a due vie”,

coordinare gli interventi e moderare i turni– Ascoltare il parere di tutti e capire le motivazioni

delle diverse posizioni– Porre attenzione alla comunicazione non verbale e

paraverbale – Essere aperti alle proposte altrui… cambiare opinione – Valorizzare i punti di contatto – Verificare: importanza del feedback costruttivo

Coordinare una riunione

Inoltre…

Iniziare e finire in orario

– Iniziare in ritardo non dimostra rispetto e apprezzamento per chi arriva in orario

– Danneggia la fase di chiusura

Usare l’ordine del giorno

– Revisionarlo all’inizio della riunione e modificarlo se necessario

– Far riferimento all’ordine del giorno aiuta a mantenere la discussione nei binari

La chiusuraÈ un passaggio fondamentale per non perdereil senso dell’incontro e le considerazioniemerse

– Concludere riassumendo i punti più importanti, le decisioni prese, le scadenze e le azioni necessarie

– Assicurarsi che i risultati siano chiari a tutti– Fissare la riunione successiva se

necessario – Preparare una relazione scritta

Il “cesto delle idee”

Spesso, vengono in mente buone idee, ma non sono inerenti agli scopi dell’incontro

– Annotare le idee durante la riunione per discuterle in incontri successivi • Permette di immagazzinare buone idee

da considerare successivamente • Permette alla discussione di rimanere

attinente all’ordine del giorno

Bibliografia

Quaglino G.P., Cortese C.G, Gioco di squadra. Come un gruppo di lavoro può diventare una squadra eccellente, Raffaello Cortina Editore, Milano, 2003

Quaglino G.P., Casagrande S., Castellano A., Gruppo di lavoro e lavoro di gruppo, Raffaello Cortina Editore, Milano, 1992

Sitografia http://www.unce.unr.edu/publications/

files/cd/other/fs9729.pdf

grazie per l’attenzione e buon lavoro!