White Paper U-GOV Gestione Documentale S1-0 Paper U-GOV... · workflow è integrato in Titulus ed...

gestionedocumentale

U-GOV Gestione DocumentaleVerso un sistema integrato

di archiviazione e conservazione

White PaperGiugno 2010

Titolo White Paper: U-GOV Gestione Documentale – Verso un sistema integrato di archiviazione e conservazione Giugno 2010 S1-0 CINECA Consorzio Interuniversitario Via Magnanelli 6/3 40033 Casalecchio di Reno (BO) Relazioni Esterne Tel: 051-6171485 Email: [email protected] www.cineca.it Kion S.p.a. Via Cristoni, 84 40033 Casalecchio di Reno (BO) Tel: 051 6111411 Email: [email protected] www.kion.it © CINECA e KION, 2010-2012 Questo documento è fornito solo a scopo informativo e i contenuti possono essere modificati senza previo avviso. Questo documento non può essere riprodotto o trasmesso in alcuna forma o attraverso alcun mezzo elettronico o meccanico, per alcun scopo, senza previa autorizzazione da parte di CINECA.

U-GOV Gestione Documentale – Verso un sistema integrato di archiviazione e conservazione CINECA

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Indice

1. INTRODUZIONE................................................................................................................................5

2. LA GESTIONE DOCUMENTALE IN ATENEO: IL PUNTO DI VISTA CINECA......................7

3. LA SOLUZIONE CINECA: U-GOV GESTIONE DOCUMENTALE ............................................9

3.1 PRINCIPI ALLA BASE DELLA SOLUZIONE CINECA...................................................................................................................9

4. I MODULI DI U-GOV GESTIONE DOCUMENTALE: PANORAMICA E STATO DI AVANZAMENTO ........................................................................................................................................11

4.1 MODULI COMPLETATI E DISPONIBILI...................................................................................................................................... 11 4.2 MODULI IN FASE EVOLUTIVA .................................................................................................................................................. 12 4.3 MODULI IN FASE DI INTEGRAZIONE CON L’AREA GESTIONE DOCUMENTALE.................................................................. 13 4.4 MODULI IN FASE DI SVILUPPO................................................................................................................................................. 14

5. I MODULI DI U-GOV GESTIONE DOCUMENTALE NEL DETTAGLIO.................................15

5.1 PROTOCOLLO INFORMATICO E GESTIONE DOCUMENTALE: TITULUS................................................................................ 15 5.2 LA GESTIONE DEGLI ORGANI COLLEGIALI: TITULUS ORGANI ............................................................................................. 20 5.3 L’AUTOMAZIONE DEI PROCESSI AMMINISTRATIVI: IL WORKFLOW DOCUMENTALE........................................................... 22

6. PIANO EVOLUTIVO DI U-GOV GESTIONE DOCUMENTALE...............................................25


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1. Introduzione

Un sistema documentale è da sempre una delle colonne portanti del sistema

informativo sia per il supporto ai processi decisionali sia per la conservazione e

valorizzazione del patrimonio documentale.

In ogni processo interno all’Ateneo infatti sono coinvolti e al tempo stesso

generati documenti; un sistema documentale ha il compito di gestire, organizzare

e conservare questi documenti1.

Con l’acquisizione del software Titulus, CINECA ha inteso iniziare un percorso

finalizzato a proporre agli Atenei italiani un sistema di gestione documentale

interconnesso con le principali applicazioni gestionali.

L’integrazione di Titulus in U-GOV Gestione Documentale racchiude la volontà di

creare un’unica base informativa che venga alimentata, non solo dal protocollo, ma

da tutti gli applicativi gestionali dell’ateneo e che a sua volta si renda disponibile ad

altri soggetti (persone e applicativi) per mezzo di canali diversi.

1 Riteniamo valida l’accezione di documento fornita da Elio Lodolini: “Perché possa parlarsi di “documento” occorre […] che lo scritto sia stato prodotto nel corso dello svolgimento di quella che, possiamo indicare come un’attività amministrativa, nell’accezione più ampia del termine: amministrazione di uno Stato o di una qualsiasi altra collettività organizzata, di un’azienda, di una famiglia, od amministrazione di singoli settori, politici, giudiziari, finanziari, militari, […]”


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2. La gestione documentale in Ateneo: il punto di vista CINECA

Attorno al tema della gestione documentale si discute oramai da più di un

decennio.

La questione, oltre ad essere sempre al centro del dibattito come dimostrato dai

continui interventi del legislatore, coinvolge diverse professionalità e competenze.

Le scienze che tradizionalmente si sono occupate di gestione documentale, quali

l’archivistica e la diplomatica, sono state affiancate con l’avvento del digitale

dall’informatica.

L’apertura al digitale rappresenta senz’altro una enorme possibilità di sviluppo per

il mondo documentale; l’informatica è strumento capace di semplificare e

supportare l’organizzazione, velocizzare il reperimento e la circolazione dei

documenti.

Tuttavia, come individuato da Simon2 già nel 1947: “E’ impossibile separare

completamente i mezzi dai fini, perché i mezzi non sono mai neutrali rispetto ai

fini”; l’utilizzo del mezzo informatico necessita quindi di riflessioni complesse ed

approfondite in ambito di gestione documentale che tengano conto dei diversi

approcci alla disciplina e soddisfino i requisiti archivistici, tecnologici e organizzativi

nel rispetto della normativa vigente.

L’avvento delle nuove tecnologie da un lato ampia il potenziale dei tradizionali

mezzi di corredo dell’archivio, dall’altro implica un ripensamento dei tradizionali

mezzi di corredo utilizzati (Titolari, Massimari di scarto, Repertori dei fascicoli,

registri, ecc..) non una loro piatta trasposizione all’ambiente digitale né,

tantomeno, un loro accantonamento.

CINECA ha inteso approcciarsi alla gestione documentale facendo propria la

prospettiva interdisciplinare e attingendo, nel rispetto delle singole sfere di

competenza, da tutti gli ambiti coinvolti con la consapevolezza che un approccio

unilaterale possa portare ad una improduttiva miopia.

2 Herbert A. Simon, Il comportamento amministrativo, 1958, Il Mulino, Bologna


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3. La soluzione CINECA: U-GOV Gestione Documentale

La nuova area U-GOV Gestione Documentale nasce da un semplice

ragionamento: un sistema gestionale integrato non è completo senza un’adeguata

gestione documentale.

Gli interventi del legislatore, volti ad incentivare l’amministrazione digitale,

confermano la necessità di organizzare il sistema documentale di Ateneo perché

gestisca i documenti prodotti sin dalla loro nascita in formato elettronico, per poi

garantirne una adeguata conservazione nel tempo.

Un moderno sistema di gestione documentale deve disporre di adeguati strumenti

di interoperabilità, sia in termini di interazione con gli altri sistemi gestionali di

Ateneo (come evidenziato nella solution map di U-GOV), sia in termini di

comunicazione con sistemi di gestione documentali di altre amministrazioni o

organizzazioni. Gli strumenti di interoperabilità sono quindi indispensabili per

giungere ad una gestione integrata di documenti informatici, con conseguente

riduzione di tempi (di trasmissione, di imputazione, di reperimento delle

informazioni, ecc.) e costi diretti e indiretti (minori consumi di carta, minori costi

di stivaggio, minori costi di spedizione/trasmissione, riduzione di errori umani,

miglior qualità del lavoro, ecc.).

Per questo si è deciso di investire su una soluzione aperta che consentisse di

archiviare in un unico repository documentale qualsiasi documento prodotto o

acquisito nell’ambito dell’attività amministrativa dell’Ateneo.

A naturale completamento dell’attività di archiviazione si colloca la conservazione

digitale dei documenti informatici corredati da adeguati metadati, indispensabili a

garantire l’integrità, la non ripudiabilità e l’intelligibilità nel tempo dei documenti

informatici.

3.1 Principi alla base della soluzione CINECA Nell’adottare un sistema di gestione documentale e protocollo informatico


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CINECA ha cercato di individuare soluzioni che rispettassero alcuni principi

condivisi dall’intera piattaforma U-GOV, fra cui:

→ Standard aperti

L’uso di standard aperti, in particolare lo standard JEE per lo sviluppo delle

componenti applicative, consente di sviluppare la comunicazione fra i

diversi moduli ed offrire applicazioni distribuite, sicure ed interoperabili.

L’uso dell’XML come formato di scambio dei contenuti rappresenta un

ulteriore sforzo verso l’adozione di standard aperti.

→ Architettura orientata ai servizi (SOA) e all’integrazione (web

services)

L’esposizione di uno strato di servizi per accedere alle unità informative

(documenti e fascicoli) e per la loro gestione, in modo trasparente e

riutilizzabile per le altre applicazioni, migliora la capacità di cooperazione

applicativa, facilitando le sinergie fra i diversi sistemi informativi.

→ Architettura Web-based

L’architettura del sistema garantisce i principali benefici delle applicazioni

web based: facilità di distribuzione ed aggiornamento, accesso

multipiattaforma, scalabilità.

→ Rispetto dei canoni archivistici

Il sistema rispetta i requisiti archivistici in termini di classificazione,

fascicolazione, tracciabilità, non ripudiabilità dei documenti informatici

prodotti nell’ambito di un sistema integrato di gestione documentale.

L’adozione del software Titulus è stata guidata dal rispetto dei principi sopra

descritti e dal fatto che sia stato adottato da parte di oltre 40 atenei italiani,

diventando di fatto uno standard nell’ambito universitario.


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4. I moduli di U-GOV Gestione Documentale: panoramica e stato di avanzamento

Di seguito vengono descritti i principali moduli previsti nella nuova area U-GOV –

Gestione Documentale.

I primi moduli Titulus, Titulus Organi e Workflow Documentale sono già disponibili,

mentre dei moduli Fascicolo di Personale e Fascicolo di Studente esistono solo alcune

funzionalità attive. Per i moduli Confirma e Conservazione Digitale, già operativi ed

integrati in altri contesti di U-GOV, è in corso l’analisi per l’integrazione con i

moduli dell’area U-GOV Gestione Documentale già disponibili. Infine, per il

modulo Archivio di Deposito sarà attivata una fase di analisi per recepire i requisiti

individuati da archivisti esperti dei processi di transizione fra archivio corrente ed

archivio di deposito, oltre ai processi di gestione dell’archivio di deposito stesso.

Figura 1 - I moduli di U-GOV Gestione Documentale

4.1 Moduli completati e disponibili I primi moduli già disponibili rappresentano le componenti di base del sistema,

indispensabili per l’utilizzo degli altri moduli dell’Area Gestione Documentale. Essi

sono:

- Titulus

- Titulus Organi

- Workflow documentale

Titulus è un applicazione web che copre l’intero processo di gestione dei

documenti all’interno dell’Ateneo: dalla protocollazione, passando attraverso la


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fascicolazione e la repertoriazione per finire con la chiusura del fascicolo e la sua

archiviazione. Assolve, quindi, tutte le funzionalità relative alla registratura di

protocollo e alla gestione dell’archivio corrente.

Titulus è in grado di gestire più registri di protocollo (uno per ogni AOO),

condividere i documenti tra i membri di una stessa AOO, facilitare la comunicazione

tra le AOO di uno stesso Ateneo, stampare allegati o elenchi di documenti, gestire e

monitorare gli accessi, storicizzare le operazioni eseguite su ogni singolo documento.

Titulus Organi è un’estensione di Titulus che permette di gestire tutto l’iter che

sottintende alla gestione degli organi accademici.

Il tracciamento ed il monitoraggio dei flussi documentali relativi a proposte e

comunicazioni, la gestione del calendario delle sedute, l’uso di modelli per la

produzione di ordine del giorno, lettere di convocazione, delibere e verbali, sono

tutti strumenti messi a disposizione da Titulus Organi. L’integrazione con Titulus

garantisce il tracciamento di tutte le azioni intraprese sui documenti, dalla loro

formazione in bozza fino alla loro registrazione a protocollo e repertoriazione.

Workflow Documentale è stato sviluppato per gestire iter più o meno complessi

legati alla vita di un documento o ad un intero procedimento amministrativo. Usato

da Titulus Organi per la definizione e la gestione dell’iter di presentazione di proposte

di delibera e comunicazioni, è in grado di gestire attività di workgroup su un singolo

documento (check-in e check-out di file, aggiunta di annotazioni, smistamento per

competenza o conoscenza, inserimento in fascicolo, ecc.), iter autorizzativi paralleli o

sequenziali, ed azioni che possano coinvolgere più documenti (registrazione

automatica documenti quali ricevute, comunicazioni ad altre amministrazioni, ecc.). Il

modulo è dotato di un componente denominato workflow designer tramite il quale

descrivere l’iter del workflow: attori autorizzati ad operare, azioni a loro disposizione

e funzioni da richiamare in corrispondenza delle azioni intraprese. Anche il motore di

workflow è integrato in Titulus ed è quindi fruibile direttamente da interfaccia di

Titulus e Titulus Organi.

Tutti i documenti inseriti in Titulus quindi sono potenzialmente ascrivibili ad un

workflow.

4.2 Moduli in fase evolutiva Questi moduli si riferiscono a funzionalità gestite all’interno di Titulus, per le quali

tuttavia sono previsti precisi scenari evolutivi di integrazione.

- Fascicolo di Studente

- Fascicolo di Personale


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La gestione del Fascicolo di Studente prevede l’integrazione con i sistemi

gestionali di Ateneo di segreteria studenti (ESSE3 e GISS in primis) per la creazione

automatica del fascicolo di studente (all’atto dell’immatricolazione dello stesso) e

l’inserimento automatico dei documenti inerenti la carriera dello studente all’interno

del fascicolo medesimo. La gestione del fascicolo di studente, in quanto fascicolo di

persona, rispetta particolari criteri archivistici che estendono i normali criteri di

gestione dei fascicoli di affare o procedimento. Al momento Titulus mette a

disposizione tramite interfaccia utente gli strumenti per la gestione del fascicolo.

Manca tuttavia qualsiasi forma di integrazione con i sistemi gestionali di segreteria

studenti. Sono in corso attività di analisi, anche nell’ambito di progetti

interuniversitari finanziati dal Ministero della Pubblica Amministrazione e

l’Innovazione.

Il modulo Fascicolo di Personale prevede l’integrazione con i sistemi di gestione

del personale (U-GOV Risorse Umane in primis) per la creazione automatica del

fascicolo di personale (all’atto dell’entrata in servizio dello stesso) e l’inserimento

automatico dei documenti inerenti la carriera del personale all’interno del fascicolo

medesimo. Analogamente a quanto accennato per il fascicolo di studente, anche il

fascicolo di personale, in quanto fascicolo di persona, rispetta criteri archivistici che

estendono i normali criteri di gestione dei fascicoli di affare o procedimento. Al

momento Titulus mette a disposizione tramite interfaccia utente gli strumenti per la

gestione dei fascicoli di personale. Non è ancora stata sviluppata una interfaccia di

integrazione con i sistemi di gestione delle risorse umane.

Sulla base dei risultati del progetto Cartesio in merito al massimario di selezione dei

documenti inerenti al fascicolo di personale (tecnico amministrativo), nei prossimi

mesi saranno analizzati i principali scenari di integrazione, con l’obiettivo di gestire la

registrazione automatica e conseguente fascicolazione dei documenti prodotti per

mezzo di U-GOV Risorse Umane.

4.3 Moduli in fase di integrazione con l’Area Gestione Documentale Per i seguenti moduli, già in uso per alcuni processi gestionali, sono in corso analisi

di approfondimento per l’integrazione con gli altri moduli dell’area (in particolare

Titulus, Titulus Organi e Workflow Documentale).

- Confirma

- Conservazione digitale


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Confirma rappresenta una piattaforma implementata in Java che consente di

apporre e verificare firme digitali a valore legale. Per poter far uso di Confirma è

sufficiente dotarsi di un dispositivo di firma e di un web browser. Per una

descrizione dettagliata del servizio di firma si rimanda al link:

http://www.cineca.it/pubblicazioni/notiziario/confirma.pdf

La produzione di documenti informatici firmati digitalmente (anche tramite

Confirma) comporta l’esigenza di gestire la conservazione di questi documenti. Per

questi fini è stato sviluppato il modulo di

Conservazione digitale, dedicato alla conservazione di documenti informatici.

Si rimanda alla prossima release di questo white paper per una descrizione più

dettagliata del modulo.

4.4 Moduli in fase di sviluppo Per il modulo di gestione dell’Archivio di Deposito sono in corso di definizione

le specifiche funzionali ed i casi d’uso. Requisiti del modulo:

• Integrazione con l’archivio corrente (Titulus)

• Integrazione con il modulo di Conservazione digitale

Per approfondimenti su questo modulo si rimanda a future versioni di questo

documento.


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5. I moduli di U-GOV Gestione Documentale nel dettaglio

Di seguito il dettaglio delle funzionalità dei singoli moduli già disponibili.

5.1 Protocollo informatico e gestione documentale: Titulus Il modulo Titulus è il core dell’intera area U-GOV Gestione Documentale, a cui viene

demandata la gestione dei documenti (funzionalmente strutturati e organizzati

secondo le buone prassi archivistiche) prodotti o acquisiti in Ateneo nell’esercizio

delle proprie funzioni.

Più specificatamente Titulus organizza i documenti in fascicoli, sottofascicoli,

repertori, controlla gli accessi ai medesimi, tiene memoria di tutte le operazioni

effettuate sui documenti, consente la registratura di protocollo a norma di legge.

Le nuove versioni di Titulus semplificano ed automatizzano l’interoperabilità tra le

AOO di un medesimo Ateneo, velocizzando e semplificando lo scambio e la

protocollazione di informazioni. Di seguito un elenco delle funzionalità di Titulus:

→ La registratura di protocollo

Titulus garantisce il completo rispetto della normativa. La generazione in

automatico dei numeri di protocollo, l’assegnazione automatica di data ed

ora di registrazione, l’immodificabilità dei campi secondo le disposizioni

del legislatore.

→ Gestione dei documenti in arrivo in partenza interni e non

protocollati

In Titulus è possibile inserire documenti in arrivo, in partenza, interni e

non protocollati, così da coprire ogni casistica di documento trattato.

→ Smistamento

Titulus consente di trasmettere i documenti registrati al personale

incaricato, attraverso strumenti di smistamento per competenza e

conoscenza. In particolare è possibile assegnare un documento:

- In responsabilità (RPA – Responsabile del Procedimento

Amministrativo)

- In co-responsabilità (CDS – Conferenza Di Servizi)


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- In copia (CC – Copia Conoscenza)

- Come operatore incaricato3

→ Accesso ai documenti

Attraverso una batteria di diritti piuttosto fornita, gestita

dall’amministratore di Titulus, l’accesso ai documenti registrati viene

autorizzato solo dopo un’attenta verifica dei diritti dell’utente e dei criteri

di smistamento definiti per ogni singolo documento. L’utente con i

privilegi più ristretti può consultare i soli documenti a lui smistati; i

privilegi possono essere aumentati, per ogni utente, estendendo la visione

a tutti i documenti smistati alla propria Unità Organizzativa (UO), a tutte

le UO sottostanti la propria, ad un elenco di UO definito, oppure

all’intera Area Organizzativa Omogenea (AOO)

→ Gruppi di utenti

Titulus gestisce assegnazioni trasversali rispetto all’organigramma.

Assegnando persone afferenti ad uffici diversi ad un medesimo gruppo (Es:

responsabili d’ufficio, Gruppo di lavoro sulla conservazione digitale, ecc.).

Un documento smistato ad un gruppo di utenti sarà visibile solo agli

appartenenti a tale gruppo.

→ Accesso riservato

Titulus dà la possibilità di attribuire ad un documento diversi livelli di

riservatezza (riservato, altamente confidenziale) tramite i quali

restringerne ulteriormente l’accesso.

Per poter consultare un documento riservato non sono sufficienti i diritti

standard ed il semplice smistamento: è indispensabile che sia esplicitato

per l’utente il diritto di accesso ai documenti riservati.

→ Controllo dei duplicati sui documenti in arrivo

In fase di registrazione di un documento in arrivo, sono stati predisposti

appositi controlli da parte di Titulus, per verificare e segnalare la presenza

di eventuali duplicati pervenuti in precedenza e già registrati (ad esempio

documenti giunti inizialmente tramite fax e successivamente pervenuti per

le vie ordinarie).

→ Metadati descrittivi

Ad integrazione delle informazioni di protocollo, Titulus prevede di

completare le informazioni descrittive del documento per mezzo di altri

metadati non obbligatori (tipologia del documento, annotazioni e note,

mezzo di trasmissione, autore del documento, ecc.). Queste ulteriori 3 Operatore Incaricato in Titulus è colui che non può avere il ruolo di RPA (Responsabile del Procedimento Amministrativo) ma che agisce sul documento.


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informazioni, se riportate, potranno agevolare nella fase di consultazione

dell’archivio, consentendo ricerche mirate e non solo full text.

→ File associati alla registrazione

Una delle principali qualità di Titulus è proprio quella di integrare, già dalla

registrazione, strumenti per l’acquisizione ottica tramite scanner di

originali cartacei, oppure per l’associazione di file di qualunque formato.

Questi file, anche qualora non si tratti di documenti informatici originali,

già ora sono estremamente utili per la consultazione da parte degli utenti

di Titulus. Il primo traguardo raggiunto da Titulus è infatti rappresentato

da una forte riduzione delle copie fotostatiche dei documenti, diventate

praticamente inutili grazie agli strumenti di consultazione presenti in

Titulus.

→ Versioning

Nell’ambito della gestione documentale di Titulus è prevista la gestione

del versioning di ogni singolo file presente in Titulus. Attraverso funzioni

di check-out e check-in, più soggetti coinvolti possono contribuire alla

redazione del testo finale di un documento (relazione di un gruppo di

lavoro, testo di una proposta di delibera, bozza di documento soggetta ad

approvazione ed integrazione tramite workflow documentale, ecc.). Oltre

a mantenere tutte le versioni prodotte del documento, nel caso di file pdf

o odt (OpenOffice) Titulus propone uno strumento per mezzo del quale

evidenziare le differenze tra l’ultima versione di un file e le precedenti.

→ Voci di indice

Rappresentano uno strumento molto apprezzato di Titulus, per mezzo del

quale compilare automaticamente alcune informazioni obbligatorie in fase

di registrazione di un documento. In particolare tramite le voci di indice è

possibile impostare classificazione, criteri di smistamento, limiti minimi di

conservazione (oltre i quali procedere alla valutazione per lo scarto) e

oggetto del documento sulla base di uno o più oggetti precompilati.

Gestite dall’amministratore di Titulus, le voci di indice hanno dimostrato

di ridurre notevolmente il margine di errore umano nella registrazione di

documenti.

→ Fascicolo

Titulus gestisce tutti i fascicoli di affare, di attività e di procedimento nel

rispetto dei criteri archivistici individuati dall’omonimo progetto

coordinato dall’Università di Padova. La composizione del fascicolo può

essere semplice (un unico livello) o composta in più livelli: in base alla

prassi archivistica di norma ci si limita ad un massimo di quattro livelli


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(fascicolo, sottofascicolo, inserto, annesso).

→ Fascicolo di persona

Titulus gestisce due specie del fascicolo di persona propri degli Atenei: il

fascicolo di studente ed il fascicolo di personale (fascicolo inerente ciascun

dipendente dell’Ateneo). Anche in questo caso la classificazione detta la

modalità di sedimentazione dei documenti.

→ Ricerca nei record di registrazione

Titulus consente la ricerca su ogni campo compilato del documento.

Attualmente non esistono in Titulus campi che non siano ricercabili. Per

agevolare l’individuazione dei documenti di interesse è anche prevista la

possibilità di raffinare l’esito di una ricerca con un’ulteriore ricerca.

→ Ricerca nei file associati alla registrazione

Titulus consente la ricerca su ogni file associato alla registrazione purché

appartenga ad uno dei principali formati di office automation (PDF testuali,

Word, Excel, PowerPoint, OpenOffice).

→ Operatori booleani

Ogni ricerca effettuata nell’applicativo Titulus supporta gli operatori

booleani: and, and not, or

→ Wildcard (caratteri jolly)

Sempre in fase di ricerca è possibile far uso di wildcard: “ * ” e “ ? ”. Ad

esempio (“Cine*”, “Cin?ca”, “?ineca”, ecc.)

→ Stampe

Titulus mette a disposizione degli utenti la possibilità di stampare elenchi

in formato PDF, valorizzando solo i campi richiesti. Le stampe più semplici

insieme alla distinta di consegna si possono effettuare dal menù stampe.

Un’interazione con la maschera di ricerca consente invece di stampare

pressoché tutti gli elenchi desiderati.

→ Controllo di gestione e reportistica

Attraverso il controllo di gestione Titulus fornisce alcune informazioni

statistiche: quanti documenti sono stati protocollati, quanti documenti

sono stati inviati da un determinato mittente, quali sono i mezzi di

trasmissione utilizzati e con quali frequenze, quanti sono i record che

hanno file associati, ecc…

Analogamente espone strumenti per la stampa di registro di protocollo,

repertori, distinta di consegna.

→ Interoperabilità fra sistemi di protocollo

In Titulus sono già previsti due modalità per favorire l’interoperabilità tra


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sistemi di protocollo:

- Interoperabilità con altre amministrazioni: Titulus è in

grado di gestire l’interoperabilità con altri sistemi di protocollo

con la semplice associazione di una casella PEC ad ogni AOO

dell’Ateneo. Attraverso le funzioni di interoperabilità è

possibile inviare e ricevere messaggi direttamente dall’interno

di Titulus, oltre alla possibilità di controllarne invio e ricezione

(comunicate dal gestore di posta tramite le ricevute).

Titulus cattura e gestisce le ricevute dei messaggi PEC

prodotte dai gestori di posta (ricevute di consegna e di invio)

oltre alle ricevute (file di segnatura, comunicazione di avvenuta

registrazione e di annullamento) prodotte dai sistemi di

protocollo informatico delle amministrazioni mittenti o

destinatarie e le archivia automaticamente fra i file associati alla

registrazione.

Figura 2 - Interoperabilità tramite PEC

- Interoperabilità tra AOO della stessa amministrazione:

Titulus garantisce l’interoperabilità tra AOO di uno stesso

Ateneo in modo semplice e veloce ed in maniera trasparente

all’operatore. A differenza dell’interoperabilità tra

amministrazioni, in questo caso Titulus fa uso di un canale

interno di comunicazione, evitando l’uso di Posta Elettronica

Certificata, non necessaria nel caso di corrispondenza fra AOO


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della stessa amministrazione.

5.2 La gestione degli organi collegiali: Titulus Organi Il modulo Titulus Organi è nato per gestire l’intero processo di produzione e

approvazione dei provvedimenti degli organi collegiali.

Destinato principalmente alla segreteria degli organi collegiali, questo modulo vede

coinvolti, nel corso del processo di redazione ed autorizzazione delle proposte di

delibera, anche gli altri uffici dell’Ateneo.

Di seguito un elenco delle funzionalità di Titulus Organi:

→ Configurazione degli organi

Uno strumento messo a disposizione degli amministratori di Titulus

Organi, consente di definire e configurare gli Organi Accademici che si

intendono gestire. Per ogni organo possono essere definiti modelli di

documento differenti (proposte, delibere, verbali) e tipologie di proposta

differenti (es. proposta standard, proposta fuori sacco, proposta senza

impegno di spesa, proposta con parere da ufficio legale, ecc.): ad ogni

tipologia di proposta può essere associato un workflow di autorizzazione

differente.

→ Definizione dell’iter autorizzativo

Per ogni tipologia di proposta viene predisposto un workflow di

autorizzazione. L’utilizzo del workflow documentale come strumento di

disegno dell’iter autorizzativo ne rende molto più semplice qualsiasi

modifica. Non esistono limiti al numero di workflow attivabili per ogni

organo.

→ Diritti specifici di Titulus Organi

Come per Titulus, sono stati predisposti appositi diritti che stabiliscono

chi possa operare e con quali privilegi in Titulus Organi. Per ogni utente è

possibile stabilire quali tipologie di proposte possa redigere e presentare e

su quali tipologie di proposta possa esprimere un parere.

→ Modello di proposta

È possibile predisporre un modello standard di proposta al quale tutti i

proponenti dovranno attenersi. Il modello viene messo a disposizione

nella pagina iniziale di Titulus Organi, con lo scopo di favorire la

standardizzazione degli stili di proposte e delibere.

→ Evidenza proposte in lavorazione


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Gli operatori della segreteria degli Organi Collegiali hanno sempre

evidenza del numero di proposte per le quali l’iter autorizzativo non sia

giunto a termine. Per ognuna di queste possono verificare lo stato di

avanzamento dell’iter, per sollecitare interventi da parte dei soggetti

interessati, oppure per forzarne l’inserimento all’ordine del giorno di una

seduta ancora aperta.

→ Calendarizzazione delle sedute

Attraverso Titulus Organi può essere definito il calendario delle sedute

(ordinarie e straordinarie) di ogni Organo.

→ Redazione automatica.

Titulus Organi contribuisce a standardizzare ed automatizzare la

produzione e la notifica di: lettera di convocazione ordine del giorno,

documento di comunicazione risultati di una seduta, delibere, verbale della

seduta.

→ Registrazione dei documenti

Ogni documento (proposta, delibera, verbale) gestito tramite Titulus

Organi viene archiviato all’interno del repository documentale di Titulus.

Una volta perfezionate, le proposte acquisiscono numero progressivo di

delibera (repertorio delle delibere dell’organo), oltre a data e numero di

protocollo. Anche ai verbali delle sedute di ogni organo, una volta

perfezionati, viene assegnato un numero progressivo annuale (repertorio

dei verbali dell’organo), data e numero di protocollo.

→ Comunicazione al proponente

All’atto dell’approvazione della proposta il proponente è automaticamente

avvisato dell’esito favorevole del voto e, terminato l’iter di approvazione

del testo definitivo della delibera, potrà averne visione accedendo dalla

scrivania personale in Titulus.

→ Ricerca

avvalendosi delle funzionalità di full text retrieval di Titulus, sono

disponibili opzioni di ricerca per organo, per seduta, per ogni campo

compilato e all’interno di ogni file associato alla proposta.


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5.3 L’automazione dei processi amministrativi: il workflow documentale Letteralmente workflow significa flusso di lavoro. In realtà il significato italiano va ben

oltre la mera traduzione e con il termine workflow si intende un modello processuale

atto a descrivere attività sequenziali e/o parallele che coinvolgono attori diversi al fine

di raggiungere un obiettivo comune.

Quindi un workflow è un modello astratto che guida e regola la prassi, per cui i casi

di specie sono definiti come istanze del workflow.

In Titulus il modello processuale viene descritto dagli amministratori attraverso un

semplice designer grafico, mentre le istanze sono avviate e gestite dagli utenti tramite

le interfacce di Titulus e Titulus Organi.

Il workflow di Titulus, derivato da un progetto open source, è stato sviluppato per

gestire le principali esigenze legate alla gestione documentale. Creare, rivedere,

completare, condividere, approvare, firmare, annullare, ecc. documenti e produrre

documenti in conseguenza ad attività legate ad un procedimento amministrativo

(comunicazione avvio procedimento, attivazione conferenza di servizi con altre

amministrazioni, ecc.).

Nel modello processuale è possibile differenziare le azioni disponibili in base agli

utenti e avviare iter diversi in base ai dati contenuti nel record di registrazione, ciò

garantisce, da un lato, la massima flessibilità del modello, dall’altro una gestione

efficiente semplice ed economica mirata a ridurre al minimo gli interventi di

manutenzione.


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Figura 3 - Esempio di workflow di autorizzazione di una proposta di delibera

Di seguito, illustriamo entrando nel dettaglio le potenzialità del motore di WF:

→ Controllo sugli attori

Le azioni possono essere rese disponibili solo a determinati utenti. Gli

utenti possono essere individuati in base al nome, all’ufficio, alla mansione,

al ruolo, all’appartenenza ad un gruppo, ad un diritto in ACL, ad un

profilo, ecc…. È possibile combinare uno o più di questi requisiti.

→ Condivisione di un documento

Integrando le funzioni di smistamento di Titulus, tramite workflow è

possibile smistare (per conoscenza o competenza) il o i documenti

oggetto del workflow ad una o più persone (analogamente a quanto

previsto da interfaccia Titulus).


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La condivisione può essere statica (Es: assegna il documento a Mario Rossi

o assegna il documento al responsabile dell’Ufficio x, oppure alla persona

con il ruolo ‘Direttore Amministrativo’ oppure a tutte le persone con

qualifica ‘Dirigente’) o dinamica (Es: Richiedi all’operatore di indicare chi

deve approvare il documento fra le persone appartenenti ad una

determinata unità organizzativa, oppure risali al responsabile dell’Area in

cui è collocata l’unità organizzativa dell’RPA del documento).

→ Smistamento

Un documento può essere smistato dal workflow in tutte le modalità

supportate da Titulus: per responsabilità, in co-responsabilità (Conferenza

di servizi), in copia conoscenza e come operatore incaricato.

→ Iter paralleli

Il motore di Workflow supporta le funzioni di Join e Split: in una qualsiasi

fase del workflow è possibile avviare due iter approvativi paralleli e poi

farli ricongiungere in una fase successiva.

→ Gestione di risultati condizionali e non condizionali

Ogni azione può portare, a seconda dei metadati contenuti nei documenti

o del soggetto che compie l’azione, a comportamenti (‘risultati’) diversi, se

previsti nel disegno del workflow. Ad esempio l’approvazione da parte di

un soggetto può essere sufficiente se l’ammontare da approvare non

supera una certa soglia, ma potrebbe richiedere la controfirma da parte di

un altro soggetto, nel caso in cui la superasse. Se tuttavia l’approvazione

fosse stata fatta direttamente dal secondo soggetto, non sarebbe

necessaria quella del primo. Queste condizioni possono essere gestite, nel

disegnare il workflow, attraverso la gestione di risultati condizionali (if…)

ai quali va sempre associato un risultato non condizionale (else…).

→ Gestione dei fascicoli

Attraverso il workflow documentale è possibile richiamare i metodi di

base di Titulus di creazione di un nuovo fascicolo e di inserimento di un

documento all’interno di un fascicolo già esistente.

→ Gestione degli allegati

Fra le funzioni richiamabili dall’interno del workflow sono previste quelle

di check-out e check-in dei file associati ad una registrazione in Titulus

(documento). Attraverso queste funzioni è possibile produrre una nuova

versione di uno o più file, oppure aggiungere un nuovo file all’elenco dei

file associati alla registrazione.


25

6. Piano evolutivo di U-GOV Gestione Documentale

Come abbiamo visto, l’area gestione documentale si basa su moduli già in uso e

consolidati presso numerosi atenei. L’attuale limite di questi strumenti è dato dalla

loro ridotta integrazione con gli altri moduli di U-GOV. I prossimi scenari evolutivi

di U-GOV Gestione Documentale prevedono l’integrazione con gli altri moduli di

U-GOV.

Figura 4 – Scenario di integrazione di U-GOV Gestione Documentale

Di seguito si propone una visione generale dei principali scenari di

integrazione. Nelle prossime fasi di sviluppo avrà inizio l’attività di analisi, con

l’obiettivo di verificare la fattibilità delle soluzioni proposte, e definire le

relative analisi di dettaglio.

→ Integrazione con Confirma

L’integrazione con Confirma consentirà di fruire, oltre che degli strumenti

di firma, di funzioni per la verifica di validità del certificato di firma apposto

Protocollo informatico e

processi archivistici

U-GOV Contabilità Ricerca Didattica e studenti Risorse umane

Conservazione digitale

Applicativi verticali


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su un documento informatico in fase di registrazione (protocollazione) in

Titulus. Così facendo Titulus sarà automaticamente in grado di associare

un riferimento temporale al documento registrato, se e solo se tale

documento sarà dotato di firma digitale valida (non scaduta o non

revocata), certificando quindi la validità del documento all’atto della sua

registrazione all’interno del sistema di protocollo informatico.

→ Integrazione con modulo di Conservazione digitale

Qualsiasi documento informatico è soggetto a conservazione. Titulus,

attraverso il massimario di selezione e scarto, sarà in grado di individuarle

tipologie di documenti che, nel rispetto dei requisiti stabiliti dal

responsabile della conservazione, potranno essere trasmessi al modulo di

conservazione digitale corredati di metadati di classificazione e

fascicolazione. Il momento in cui inviare in conservazione i documenti

dipenderà dalla tipologia di documenti stessi. Solo in seconda battuta

saranno affrontate le problematiche di conservazione più restrittive

imposte sulla documentazione fiscale (fatture, libri contabili, ecc.).

→ Integrazione con ESSE3/GISS

Come accennato in precedenza, si deve porre particolare attenzione

all’integrazione con i sistemi gestionali di segreteria studenti, per una

corretta e ampia valorizzazione del fascicolo di studente. Al momento la

gestione del fascicolo elettronico di studente viene demandata alla buona

volontà del personale della segreteria studenti (che comunque è tenuta a

mantenere il fascicolo cartaceo di ogni studente).

Lo sviluppo del modulo Fascicolo di Studente deve puntare a

sedimentare all’interno del fascicolo elettronico tutte le informazioni (atti,

documenti, attestati, ecc.) riconducibili alla carriera dello studente

all’interno dell’Ateneo, nell’ambito del corso di studi intrapreso. Obiettivo

da perseguire, per gradi, sarà quello di giungere ad una gestione

completamente elettronica del fascicolo di studente. Molto probabilmente

saranno necessari passaggi intermedi nei quali all’interno dei fascicoli

elettronici saranno fatte confluire riproduzioni informatiche di documenti

originali cartacei; ma già la disponibilità di strumenti di consultazione, per

scopi amministrativi o informativi, che evitino di dover recuperare il

documento originale cartaceo potrà portare evidenti benefici in termini di

reperibilità delle informazioni.

Sempre nell’ambito di ESSE3/GISS potranno essere valutate possibili


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integrazioni anche in merito alla gestione dei verbali di Consigli di Facoltà

o Commissioni di Laurea. Sono inoltre in corso di approfondimento le

attività di produzione e gestione del foglio di congedo elettronico, oltre a

quelle di produzione e conservazione delle tesi di laurea elettroniche.

→ Integrazione con U-GOV Risorse Umane

Come per il fascicolo di studente, in questo caso si pone particolare enfasi

al fascicolo di personale. All’interno di questo fascicolo andranno a

confluire tutti i documenti, e gli atti prodotti e pervenuti

all’amministrazione, riferiti a personale dell’amministrazione stessa. È

prevista un’attività di analisi, nel secondo semestre 2010, nel corso della

quale saranno mappati i procedimenti ed i documenti prodotti o gestiti

tramite U-GOV Risorse Umane e censiti nell’ambito del progetto

Cartesio4. Anche per il fascicolo di personale valgono le stesse

considerazioni fatte per il fascicolo elettronico dello studente.

Altri ambiti di integrazione riguardano:

o Gestione missioni

o Gestione dell’anagrafica e della pianta organica tramite le

anagrafiche comuni di U-GOV

→ Integrazione con U-GOV Contabilità e U-GOV Documenti Gestionali

Rimanendo anche solo nell’ambito della gestione del ciclo attivo e del ciclo

passivo, tutti i documenti prodotti dall’interno di U-GOV (proposta di

acquisto, ordine, ordine di pagamento, ecc.) dovranno essere archiviati in

Titulus ed eventualmente mandati in conservazione secondo tempi e

modalità da definire documento per documento. Analogamente i

documenti pervenuti all’ufficio protocollo e registrati in Titulus (offerte,

DDT, fatture, note di accredito, ecc.), destinati ad essere elaborati tramite

U-GOV Contabilità, potranno essere visualizzati attraverso apposite

‘finestre’ in U-GOV. Tutti i documenti relativi al medesimo affare

dovranno confluire automaticamente all’interno del fascicolo dell’affare.

Questi rappresentano, a grandi linee, i primi obiettivi di integrazione della gestione

documentale in U-GOV. Non si esclude che debbano essere notevolmente

rivisitati, considerate le frequenti variazioni del quadro normativo di riferimento.

Resta il fatto che si sta concretizzando davanti ai nostri occhi uno scenario 4 Progetto Cartesio: progetto per la redazione di un Massimario di selezione per gli archivi degli atenei italiani aderenti a Titulus 97 http://www.unipd.it/archivio/progetti/cartesio/


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completamente nuovo e scarsamente esplorato di gestione e conservazione di

documenti informatici. Compito dell’Area Gestione Documentale è quello di

affiancare gli atenei nella sperimentazione, proponendo soluzioni pratiche,

funzionali e all’avanguardia che al tempo stesso tutelino l’Ateneo a garanzia della

reperibilità delle informazioni, siano queste cartacee o digitali.

White Paper U-GOV Gestione Documentale S1-0 Paper U-GOV... · workflow è integrato in Titulus ed...

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