VENTIQUATTRO reinventa il software ERP per la media impresa!

VENTIQUATTRO NUOVE ESPERIENZE

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Le aziende italiane, grazie alla loro inventiva, flessibilità e capacità imprenditoriale, riescono a sostenere la pressione determinata da uno scenario incerto e fortemente competitivo.All’acuirsi di questi fattori è fondamentale recuperare all’interno dei propri processi aziendali efficienza, produttività e competitività.

VENTIQUATTRO reinventa il software per la media impresa

Offre un punto di vista nuovo per gestire le attività aziendali: l’identificazione con il ruolo e gli obiettivi del lavoro di ogni responsabile di processo e anche degli operatori impiegati ha consentito al Team di Sviluppo di VENTIQUATTRO di individuare peculiarità e caratteristiche di ogni singola attività, interrogandosi su come un sistema informativo possa aiutare a renderla più fluida, snella e performante.VENTIQUATTRO è un ambiente solido attraverso cui salvaguardare o perseguire il vantaggio competitivo aziendale e individuare all’occorrenza le leve per il cambiamento

VENTIQUATTRO integra tutti i processi aziendali in un unico sistema

Garantisce una visione chiara e unitaria dell’azienda, mantenendo un legame elevato tra i processi delle varie aree aziendali. Gestire gli Acquisti, i rapporti con i clienti, le Vendite, il Controllo di gestione, il Post-vendita, la Produzione e l’Amministrazione indipendentemente da dove ci si trovi, garantisce ai vari attori la possibilità di tenere sotto controllo le proprie attività e, favorisce al tempo stesso una gestione dell’intero processo aziendale più semplice e immediata.

VENTIQUATTRO traccia la via alle risorse aziendali

Il motore workflow di VENTIQUATTRO traccia le azioni che gli operatori eseguono nel gestionale. Le potenzialità di uno strumento che organizza, regola e gestisce i processi aziendali (BPM inside) unitamente alla modalità d’uso e distribuzione delle funzioni trasforma il sistema informativo aziendale da passivo - l’operatore ricerca ciò che ha da fare - ad attivo: la soluzione notifica ciò che occorre fare e mette a disposizione la funzione giusta per farlo.

VENTIQUATTRO cambia il punto di vista per chi riceve le informazioni

Evolve la modalità di fruizione di informazioni e dati, sia in relazione alle funzioni operative che all’esposizione delle informazioni.Gli utenti accedono alle funzioni mediante un menu applicativo personalizzato per profilo aziendale e/o singolo utente. All’apertura del programma i temi in primo piano sono costituiti dai comandi più utilizzati, dall’evidenziazione delle attività assegnate ancora da eseguire (ToDo) e dalle analisi e statistiche effettuate più di frequente.L’utente può definire a suo piacere il proprio ambiente di lavoro, disponendo le proprie attività all’interno di box, ciascuno dei quali permette di “navigare” altre funzioni, collegate da una logica che può essere indicata dall’amministratore del sistema o da un uso ricorrente. Unitamente all’uso sofisticato di “ToDo” manuali o che scaturiscono automaticamente, il sistema riduce al minimo l’uso del classico menu, se non per operazioni occasionali, ottimizzando l’accesso alle applicazioni.

VENTIQUATTRO fornisce dati univoci e condivisi

VENTIQUATTRO memorizza tutti i dati in un sistema di database integrati per garantire una maggiore efficienza dell’organizzazione aziendale rendendo più semplice eseguire analisi.Al momento stesso del caricamento a sistema, i dati vengono distribuiti e resi disponibili all’intera organizzazione; ad esempio, evadendo un ordine cliente, l’informazione può essere condivisa dall’agente che segue il cliente, dal magazzino che deve preparare la merce e da tutti gli utenti a cui è utile essere a conoscenza dell’evento, sino all’amministrazione.VENTIQUATTRO è dotato di un sistema documentale che, oltre a prevedere l’archiviazione dei documenti prodotti dagli applicativi, può essere utilizzato per la gestione e distribuzione di qualunque tipo di documento. L’integrazione con Microsoft Office permette di esportare i dati nei formati standard di Office con precisione e uniformità.

VENTIQUATTRO assicura informazioni pertinenti e aggiornate per adottare decisioni

Ogni utente, dal menu di VENTIQUATTRO, può crearsi box raffiguranti il monitoraggio in tempo reale degli indicatori

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a lui più congeniali. Le informazioni, con diff erenti livelli di dettaglio, vengono presentate sotto forma di grafi ci e tabelle Pivot e KPY (Key Performance Indicator), dando la possibilità di accedere al dato elementare. In VENTIQUATTRO è integrato un motore potente e fl essibile di Business Intelligence con una serie di analisi a copertura delle varie aree aziendali, dando la possibilità di adottare o arricchire le esistenti o di produrne di nuove.

VENTIQUATTRO collabora e dialoga con tutta l’azienda estesa

I processi di VENTIQUATTRO sono visualizzabili nella lingua di ogni singolo utente, consentendo a personale dislocato in Paesi diversi di usare le stesse funzioniAttraverso il proprio sistema di Workfl ow, VENTIQUATTRO non si limita a favorire a dialogare con gli utenti aziendali ma estende la collaborazione anche a soggetti esterni, clienti, collaboratori, consulenti.

VENTIQUATTRO sostiene la crescita del Business delI’Impresa

Gli strumenti di parametrizzazione nativi in VENTIQUATTRO consentono di modifi care e/o implementare fl ussi d’informazione e procedure anche al mutare delle esigenze aziendali. Le personalizzazioni possono essere integrate senza penalizzare lo sviluppo delle funzioni standard e senza dover interrompere le attività in corso.

VENTIQUATTRO è implementabile con tempi e costi certi

VENTIQUATTRO è una soluzione su misura ma realizzata con tecnologia e moduli suffi cientemente standardizzati da garantire la certezza dell’ investimento sin dal momento dell’acquisto e il raggiungimento della piena operatività in tempi brevi.

N U O V E O P P O R T U N I T À

N U O V E I M P R E S E

N U O V E A S P I R A Z I O N I

N U O V E S F I D E

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La mia azienda si occupa di produzione e assemblaggio di componenti elettromedicali, sia sul mercato consumer che professional, e vendiamo sia direttamente che attraverso una rete di partner commerciali. Il lavoro mi porta spesso fuori sede, alla ricerca di nuove opportunità o di nuovi fornitori.

L’azienda non è né piccola né troppo grande ma ha una dimensione che richiede un giusto equilibrio tra fl essibilità e controllo dei costi, e quindi gestione. Al giorno d’oggi so bene che il margine che posso ottenere deriva dalle nostre potenzialità innovative e realizzative ma in larga misura anche da quanto riesco a controllare e a risparmiare!

Ho scelto VENTIQUATTRO per garantire competitività al mio business e per non perdere mai i contatti con l’azienda, ovunque mi trovi.

Posso rispondere da qualunque posto ad una richiesta di approvazione di un documento, direttamente dal mio Tablet: il menu personalizzato di VENTIQUATTRO mi mostra in tempo reale i principali indicatori come Forecast, Portafoglio ordini, Ricavi, Contenziosi, Volume delle vendite e, grazie alla gestione dei documenti centralizzata, l’accesso agli stessi può avvenire anche da remoto.

Al rientro in azienda non devo più perdere tempo per sapere cosa è successo d’importante: con VENTIQUATTRO sono costantemente aggiornato. Attraverso la gestione dei processi aziendali mi vengono notifi cate tutte le attività che richiedono l’attenzione e questo avviene dall’area commerciale, alla produzione, agli acquisti, al marketing e senza che gli utenti debbano volontariamente farlo.

So inoltre che VENTIQUATTRO è in grado di garantire a tutte le funzioni aziendali e ai loro responsabili gli strumenti per svolgere pienamente ed effi cacemente il loro lavoro: grazie alla centralizzazione delle informazioni e ad un controllo di gestione, attivabile e parametrizzabile al generarsi di ogni attività di rilievo, da un ordine importante, ad una produzione su commessa, ad un lotto di acquisto signifi cativo, siamo sempre in grado di avere tutto sotto controllo e di poter correggere il tiro in ogni momento per far fronte ad un qualsiasi evento imprevisto, senza subire contraccolpi e senza dover rinunciare all’obiettivo.

Direttore generale

DIREZIONE GENERALE

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Da anni mi occupo di garantire il funzionamento del reparto amministrativo della società.

Il reparto è composto da alcuni addetti che svolgono ogni giorno mansioni operative di tenuta della contabilità. Il mio compito è quello di controllare il loro lavoro, impartire le direttive necessarie dettate dalle norme civilistiche, dai decreti fi scali e dai principi di contabilità generale.

Grazie al menu di VENTIQUATTRO posso tenere sotto controllo le partite in scadenza, il valore dello scaduto distinto per mese e la situazione fi nanziaria dell’azienda.

Con VENTIQUATTRO posso risalire velocemente dal mastrino o dal bilancio alle scritture contabili originali; sono in grado di eff ettuare simulazioni in tempo reale, aggiungendo valori in dare e in avere senza alterare la quadratura contabile e, se voglio, posso contabilizzare le simulazioni direttamente in prima nota anziché inserirle una alla volta. Grazie alle procedure automatiche che VENTIQUATTRO mette a disposizione eff ettuo in modo semplice e sicuro anche le scritture di rettifi ca di fi ne anno (ratei e risconti, ammortamenti); sono infi ne in condizione di coordinare le risorse e verifi care il loro lavoro ogni giorno.

Da quando uso VENTIQUATTRO non devo più preoccuparmi di cercare in mezzo a numerose funzioni quelle che mi servono. Sul mio menu ho tutto ciò che mi occorre per svolgere il lavoro di ogni giorno: la lista delle attività da autorizzare, i report per il controllo della situazione contabile, l’elenco delle scadenze da pagare e dei clienti da sollecitare.

A fi ne anno VENTIQUATTRO supporta me e il mio reparto per quanto riguarda gli obblighi fi scali che negli ultimi anni sono diventati ancor più numerosi e stringenti.

Responsabile amministrativo

AMMINISTRAZIONE


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In uffi cio siamo in cinque e non svolgiamo tutti lo stesso lavoro. Io, ad esempio, mi occupo del ciclo attivo, i mie colleghi della gestione fornitori, agenti, degli adempimenti fi scali, delle banche e delle operazioni fi nanziarie.

Grazie a VENTIQUATTRO posso emettere le fatture attive e contabilizzarle con pochi passaggi. Gli ordini vengono evasi parzialmente o totalmente, la merce spedita e fatturata, e la fattura contabilizzata. Le operazioni di contabilizzazione automatiche generano anche i movimenti di pagamento e di emissione degli eff etti.

Con gli strumenti di navigazione di VENTIQUATTRO posso risalire velocemente dal documento evaso (fattura) al documento di origine (DDT/Ordine) e viceversa. In questo modo i controlli sono più snelli ed il tempo che risparmio posso impiegarlo in altri compiti.

La funzione di inserimento delle scritture contabili mi supporta in questa delicata attività con controlli automatici sui dati inseriti, sulla quadratura fra Dare e Avere e, mentre inserisco la registrazione, ho sempre il saldo dei conti in primo piano. I controlli di quadratura e le parametrizzazioni personalizzate delle causali impediscono imputazioni errate dei conti o dei valori.

Grazie alle funzioni di generazione e contabilizzazione eff etti di VENTIQUATTRO posso emettere la distinta da presentare in banca tramite l’home banking e automatizzare l’inserimento delle scritture contabili del ciclo eff etti.

Addetto contabilitàAMMINISTRAZIONE


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Mi occupo della gestione fi nanziaria dell’azienda: quello che colpisce di VENTIQUATTRO è quanto sia semplice interagire con il sistema bancario e al contempo, gestire i fl ussi previsionali di cassa e della tesoreria aziendale.

Rispetto alle numerose soluzioni di Home banking proposte dalle banche stesse ai propri clienti, la particolarità di VENTIQUATTRO è che chi gestisce aspetti di tesoreria si può interfacciare da un lato direttamente con le banche italiane ed estere attraverso il CBI (Corporate Banking Interbancario) per eff ettuare operazioni o conoscere saldi e disponibilità, dall’altro, integrarsi con la contabilità aziendale e con tutte le altre aree che operano con il gestionale al fi ne di conoscere e ottimizzare la canalizzazione di incassi e pagamenti.

Tutto ciò consente di risparmiare sul fronte delle commissioni da pagare alle banche e del personale da impiegare nell’area amministrativa ma anche di utilizzare al meglio la liquidità disponibile, riducendo gli esborsi per oneri fi nanziari.

La proiezione dei dati fornisce i saldi previsionali dell’azienda e consente di verifi care con accuratezza la disponibilità eff ettiva di ogni conto corrente. La proiezione è il risultato della somma fra i movimenti inviati giornalmente dalle banche, quelli inseriti previsionalmente e l’ammontare di insoluti previsti.L’analisi e il dettaglio dei fl ussi degli insoluti consentono la verifi ca puntuale dell’andamento dei crediti attraverso i fi ltri per periodo, per banca oppure per debitore. È possibile applicare agli eff etti in scadenza una percentuale di insoluto calcolata su base storica consentendo un’accurata previsione della liquidità.

È importante sottolineare che la soluzione è accessibile via web, e lo è anche attraverso strumenti mobile come il mio tablet.

Responsabile fi nanziario

AMMINISTRAZIONE


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In azienda mi occupo del recupero crediti. Fino a ieri la mi attività era guidata dalle analisi relative alla situazione debitoria dei nostri clienti, considerandoli unicamente come soggetto di “scadenze” da riscuotere. Ma i clienti non sono tutti uguali anche quando hanno delle scadenze da saldare; fi delizzare il cliente signifi ca trattarlo in maniera personalizzata tenendo conto di tutta la sua storia e dei rapporti che le varie aree aziendali hanno con lui.

Con VENTIQUATTRO posso avere una conoscenza approfondita del cliente, vedo il portafoglio ordini in essere, le off erte in corso, i ticket aperti, i contenziosi tecnici o amministrativi, gli ordini inevasi, le azioni e attività svolte su di lui.

Tutto ciò permette di valutare il cliente non solo dal punto di vista delle morosità o delle inadempienze ma sulla base di un quadro completo, con informazioni provenienti da tutte le aree e addirittura senza doverle richiedere ai vari responsabili aziendali o ricercarle nei vari sottosistemi informativi.

Con VENTIQUATTRO posso evitare passi falsi come sollecitare clienti con contenziosi in corso e posso invece attivare il reparto tecnico o commerciale secondo i casi, affi nchè si arrivi in tempi rapidi ad una soluzione.

Con VENTIQUATTRO è semplice e immediato informarsi sulle off erte in essere e, nel caso, valutare se predisporre o meno azioni di recupero per non pregiudicare l’attività dell’uffi cio vendite o, viceversa, intervenire per evitare il rischio di aggiungere altro scaduto, aggravando la situazione debitoria del cliente.

In sintesi, VENTIQUATTRO fornisce tutti gli strumenti per svolgere al meglio la mia attività sviluppando azioni di recupero personalizzate per cliente.

Recupero creditiAMMINISTRAZIONE


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Mi occupo da diverso tempo di controllo di gestione. Da qualche anno a questa parte il mercato impone alla nostra azienda di rimodellarsi in continuazione e si è passati da un’azienda statica ad un’azienda che deve essere in grado di adattare la struttura, selezionare fornitori, modellare processi e cambiare linee di produzione in maniera rapida.In questo contesto il controllo di gestione di VENTIQUATTRO, il nuovo software gestionale implementato in azienda, è l’ideale, in quanto si adatta rapidamente e senza perdere i dati storici. Con VENTIQUATTRO l’azienda dispone uno strumento utile ad una corretta interpretazione e valutazione delle attività aziendali.

Il controllo di gestione di VENTIQUATTRO è totalmente integrato ai processi aziendali, e questo determina un’attendibilità molto elevata in quanto le informazioni così ottenute sono frutto di fatti aziendali reali, controllati e provenienti da tutti i reparti.

È possibile, per esempio, eff ettuare un’analisi che tenga conto di ciò che deve ancora avvenire al momento di un’emissione di ordine a fornitore, oppure di un ordine cliente, aggiungere in corsa analisi su articoli, commesse, marchi, zone, fi liali, ecc.. In questo modo si può far crescere e modifi care il controllo di gestione nel tempo, condizione ormai indispensabile per avere informazioni aggiornate ed in linea con le mutevoli strutture e le mutate necessità.

Tutto ciò senza particolari aggravi sul lavoro dei vari operatori, in quanto VENTIQUATTRO dispone di un sistema di proposta dei parametri per il controllo di gestione che consente di limitare al massimo l’intervento manuale dell’utente.

VENTIQUATTRO è dotato di funzioni di Business Intelligence che mettono a disposizione indicatori e modelli con la possibilità di adattarli e arricchirli o di produrne di nuovi; tutte queste analisi sono presenti già sul mio menu all’apertura del programma.

ControllerAMMINISTRAZIONE


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Nella mia mansione, risulta fondamentale avere un controllo a 360° di tutte le attività all’interno della fabbrica: a cominciare dall’assegnazione del lavoro agli operai, passando attraverso il controllo del work in progress, fi no all’analisi dei tempi e, quindi costi, di produzione.

Quotidianamente il mio telefono squilla ed è il commerciale che mi domanda un riscontro su una commessa in corso ed il rispetto della data di consegna prevista.Con VENTIQUATTRO ho trovato una risposta grafi ca estremamente veloce che mi consente di capire se accodando la produzione di questo nuovo ordine a quelli già confermati, con la capacità produttiva disponibile, riuscirò a rispettare la data richiestami. Ed in caso negativo, mi dà la possibilità di cambiare le priorità!

Il reparto produttivo dell’azienda include 18 operai e 13 centri di lavoro, io ho la necessità di verifi care periodicamente durante la giornata quali attività stanno svolgendo e mi risulta diffi cile andare in giro per la fabbrica e controllare uno ad uno.Con VENTIQUATTRO ho a disposizione direttamente dalla mia scrivania una lista aggiornata in tempo reale di tutte le attività che sono già state completate ed anche di quelle in pending, per monitorare ciascuna delle mie risorse.

Altra attività fondamentale di cui mi occupo, è la verifi ca dei ‘risultati’ : devo controllare se sono stati prodotti pezzi difettosi, se i tempi di lavorazione sono stati in linea con i tempi standard previsti, perché sono queste situazioni (lo spreco di materie prime, l’impiego di un tempo superiore al previsto) che potrebbero generare dei costi di produzione che andranno ad assottigliare il margine ottenuto con la vendita dei nostri prodotti.

Per fortuna VENTIQUATTRO fornisce un pannello di controllo grafi co che mi aiuta ad evidenziare queste criticità: mi indica i pezzi buoni prodotti e quelli scartati, confronta i tempi di lavorazione previsti con quelli consuntivati e traduce queste informazioni anche in raff ronti preventivo/ consuntivo.

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PRODUZIONE Responsabiledi produzione


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Ero abituato ad annotarmi con carta e penna tutti i lavori svolti, giorno per giorno, quindi la commessa, il tipo di lavorazione, i materiali utilizzati, il tempo impiegato. Poi, a fi ne turno, mi recavo al computer di reparto e ri-eff ettuavo tutte queste registrazioni, questa volta usando mouse e tastiera, in maschere con un’infi nità di campi da compilare.

Da quando utilizziamo VENTIQUATTRO la mia operatività è notevolmente cambiata: poco distante dalla mia postazione ho un pc con un’interfaccia semplifi cata e con delle semplici letture barcode riesco a rilevare in tempo reale tutte le operazioni che sto svolgendo, inizio di una lavorazione, di un cambio utensile, e così via.

Impiego meno tempo, non devo registrare due volte le informazioni, si riducono notevolmente le possibilità di errore, non ho fogli cartacei che rischio di perdere o danneggiare.

Il mio capo reparto riesce a sapere, senza dover interrompere quello che sto facendo per chiedermi informazioni, tutte le attività che ho completato e quelle ancora in corso di svolgimento.

Può sembrare una banalità ma, per un operaio come me, valutato e misurato sulla produttività, risparmiare tempo in operazioni di caricamento dati nel software è una manna dal cielo!

PRODUZIONEOperaio

Rilevazione dati dal campo


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La forza della nostra azienda è quella di saper realizzare prodotti su misura per i nostri clienti. In funzione delle specifi che esigenze del cliente, iniziamo a ideare e a realizzare il prodotto richiestoci partendo ovviamente dalla fase di progettazione. L’uffi cio che dirigo è composto da me e altri 4 progettisti; disponiamo di sistemi di progettazione e disegno cad-pdm e le distinte base nascono da qui per poi essere recepite dall’uffi cio produzione.

Uno dei problemi più grandi che abbiamo sempre dovuto aff rontare era quello di tenere allineate le anagrafi che presenti nel software utilizzato nell’uffi cio tecnico con quelle del gestionale utilizzato dal resto dell’azienda; ci trovavamo gli stessi articoli creati due volte, magari con codici diversi, altre volte invece non si trovava la scheda anagrafi ca dell’articolo quando era già il momento di andare in produzione! Era un continuo rimbalzo di e-mail e telefonate per riuscire a sincronizzarci, e quanti errori si commettevano!

Con VENTIQUATTRO abbiamo risolto questo problema: le anagrafi che vengono aggiornate e condivise in tempo reale in quanto è attivo uno scambio bidirezionale delle informazioni tra l’uffi cio tecnico e l’uffi cio produzione. Appena completiamo il disegno di un assieme, inviamo al gestionale gli articoli ed i legami di distinta base creati, e a questo punto i nostri colleghi dell’uffi cio produzione ricevono i dati, li verifi cano e li confermano su VENTIQUATTRO.

Inoltre riusciamo a rendere disponibile direttamente in VENTIQUATTRO il disegno tecnico in formato pdf, così che il reparto produzione trova già allegate quelle che sono a tutti gli eff etti delle vere e proprie istruzioni operative senza doverle richiedere ogni volta.

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Uff icio tecnicoPRODUZIONE


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VENTIQUATTRO gestisce interamente il processo di acquisto che coordino, partendo dalla proposta d’acquisto alla ricezione della merce, al ricevimento della fattura del fornitore e conseguente controllo tra quanto ordinato e ricevuto e fi no all’immissione nel sistema contabile.

Anche le proposte di riordino, che con il precedente gestionale potevano derivare solo da un intervento personale e manuale, ora, sono generate in automatico nell’ambito del processo di produzione o da una funzione parametrizzabile di analisi delle giacenze in magazzino. Questo consente a me e ai miei colleghi della produzione di avere sempre una scorta minima dei componenti più spesso utilizzati, o viceversa, di quelli utilizzati meno di frequente, per i quali la soglia di attenzione può non essere particolarmente elevata, ed evita a me e ai miei collaboratori di dover procedere secondo criteri di urgenza.

Con VENTIQUATTRO sappiamo esattamente ogni giorno da dove ripartire, le attività sono tracciate e all’apertura del programma ci si presenta un piano di lavoro che corrisponde al punto in cui siamo arrivati nel fl usso dell’attività.

L’integrazione con il sistema documentale garantisce una gestione dei documenti fl uida e semplice: inoltre a partire dalla ricezione di un documento, es. una bolla di consegna, si attivano in automatico fl ussi approvativi o di lavorazione per altri reparti dell’azienda come la produzione o l’amministrazione e anche eventualmente per interlocutori esterni, come il nostro terzista, senza che si debba notifi care l’arrivo della fornitura per e-mail o per telefono, evitando quindi i ritardi e i possibili errori che questo passaggio comporta.

ACQUISTI

Responsabile acquisti


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Da alcuni anni abbiamo implementato in azienda un Sistema Qualità e da allora sono particolarmente favorevole alle soluzioni che possano aiutare a migliorare la gestione dei processi sottoposti alle verifi che periodiche di mantenimento.

Con l’introduzione del software VENTIQUATTRO mi aspetto infatti sensibili passi avanti su aspetti critici quali la gestione dei fl ussi autorizzativi, la gestione e l’archiviazione dei documenti e la misurazione delle performance dei processi, tutti obiettivi che il nostro Sistema Qualità indica nell’ambito delle azioni di miglioramento.

VENTIQUATTRO ha una rilevante copertura funzionale delle attività aff erenti le varie aree aziendali e per ognuna di esse prevede un sistema di workfl ow che traccia e notifi ca ai vari utenti/operatori le attività da eseguire, secondo la logica propria dei Sistemi di Qualità. In automatico il software è in grado di proporre determinati processi autorizzativi, tenendo traccia degli output, per esempio nella richiesta di conferma d’ordine al cliente e anche per l’ autorizzazione di una spedizione o nell’accettazione di materiale in entrata, aspetti non di poco conto in quanto spesso omissioni di questo tipo danno luogo a rilevanti non conformità. Oltretutto anche soggetti esterni all’organizzazione ma non esterni ai processi rientrano nell’ambito di queste azioni di notifi ca, controllo e convalida.

Con VENTIQUATTRO non ci si deve ricordare di archiviare i documenti in quanto l’archiviazione non è la fase terminale ed “esterna” di un processo, ma il punto di partenza da cui scaturisce il fl usso operativo. In una parola, non si può procedere ad un’attività gestita con VENTIQUATTRO se prima non vengono inseriti a sistema i relativi documenti digitalizzati e questo risultato è possibile perchè a diff erenza della maggior parte degli ERP attuali, VENTIQUATTRO è costruito intorno e sopra ad un motore di archiviazione documentale.

Infi ne possiamo dire che grazie ai grafi ci, KPY e Pivot che VENTIQUATTRO mette a disposizione si hanno molti strumenti per la misurazione degli obiettivi di performance di ogni unità/funzione, come previsto in regime di Qualità.

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QUALITÀ

Responsabile qualità


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Il ruolo che ricopro in quest’ambito non è la mia esclusiva attività in azienda: sono infatti Responsabile anche delle attività di marketing e per primo ho dovuto recepire quanto prescrive la normativa in materia di utilizzo e trattamento dei dati personali, in una parola, di Privacy, dal momento che organizzo spesso campagne di comunicazione rivolte a clienti e prospect.

Per fortuna il CRM di VENTIQUATTRO mi aiuta in questo: tutti i processi di comunicazione commerciale attivati tramite VENTIQUATTRO gestiscono in automatico la privacy sui clienti. Per ogni campagna di e-mail marketing o newsletter c’è la possibilità per l’utente di disiscriversi, sempre in automatico, e i nominativi vengono raccolti nel Registro Opposizioni.

La sicurezza dei dati è invece un tema che riguarda l’integrità del software aziendale nel suo complesso. La vulnerabilità, il rischio, le minacce a cui può essere sottoposto un sistema aziendale sono proporzionali alla quantità di informazioni scambiate con l’esterno, con i clienti, per esempio, o i fornitori, o con interlocutori aziendali che operano attraverso device personali come Smartphone e Tablet.

Insieme a VENTIQUATTRO è possibile acquisire servizi aggiuntivi di protezione del Sistema Informatico aziendale: tale protezione è ottenuta attraverso misure di carattere organizzativo e tecnologico tese ad assicurare l’accesso solo ad utenti autorizzati, la fruizione dei servizi previsti per quell’utente nei tempi e nelle modalità previste dal sistema, l’oscuramento e la correttezza dei dati scambiati in una comunicazione nonché la protezione del sistema stesso da attacchi di software malevoli.

SICUREZZA E PRIVACY

Responsabile sicurezza e privacy


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L’organizzazione del magazzino è fondamentale per la ditta in cui lavoro.

Grazie a VENTIQUATTRO e all’utilizzo del terminalino, la mia attività in magazzino è notevolmente più rapida ed effi ciente. In tutte le fasi di movimentazione della merce, sia di stoccaggio che di prelievo, ricevo da VENTIQUATTRO le indicazioni sul da farsi, ed il sistema gestionale viene aggiornato in tempo reale.

All’inizio, quando è stato installato, mi ero un po’ spaventato: abbiamo dovuto ‘mappare’ il magazzino nel software dividendolo in aree, corsie, scaff ali, piani e posizioni e abbiamo apposto etichette barcode su tutte queste posizioni, su tutti i prodotti, su tutti i pallet.. in più, questo nuovo compagno di lavoro, il terminalino, con cui convivere… In realtà, da quel momento la documentazione cartacea in transito nei magazzini si è pressochè azzerata, ed è il terminalino a fungere da coordinatore delle attività.

Ovunque mi trovi, con una semplice lettura barcode, posso sapere quali articoli e quali lotti sono contenuti dentro uno scatolone o su un determinato scaff ale o in quali ubicazioni trovare un certo prodotto grazie alla comoda funzione “Trova Articolo”. Ora mi rendo conto di come questo nuovo approccio basato su una conoscenza puntuale ed immediata della mappa di magazzino e delle giacenze ci abbia portato a ridurre tempi di ricerca delle merci, i margini di errore, i tempi di inventario.

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MAGAZZINO E LOGISTICA

Magazziniere

Terminalino


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In qualità di responsabile dell’uffi cio spedizioni le principali mansioni di cui mi occupo sono la verifi ca dell’evadibilità degli ordini, la gestione dei piani di spedizione e il coordinamento delle attività degli addetti al picking. VENTIQUATTRO mi dà una grossa mano in tutte le fasi del mio lavoro ed è diventato per me un fondamentale strumento di utilizzo quotidiano.

Mi bastano pochi click per scoprire se un ordine è evadibile, ovvero se ho in casa tutta la merce che devo spedire. A questo punto provvedo a generare i piani di spedizione raggruppando gli ordini che dobbiamo spedire nello stesso giorno con lo stesso vettore, e di conseguenza a creare i piani di prelievo per l’ottimizzazione degli spostamenti all’interno dei magazzini degli addetti al picking.

La comunicazione con gli operatori di magazzino risulta immediata: essi ricevono direttamente sul terminalino la lista dei materiali da prelevare e relative ubicazioni di prelievo.

Inoltre io riesco a tenere sotto controllo lo stato di avanzamento della preparazione della spedizione.

Questo fl usso operativo fl uido e guidato da VENTIQUATTRO ci consente di arrivare in modo rapido e senza errori alla fase di controllo della merce in partenza, laddove è fondamentale la perfetta corrispondenza in termini di quantitativi e qualitativi con quanto riportato sui documenti fi scali di accompagnamento merci, con conseguente riduzione del ciclo delle spedizioni.

MAGAZZINO E LOGISTICA

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La nostra azienda è quotidianamente impegnata in un mercato che negli ultimi anni, con l’avvento del web, ha subito una rapida evoluzione: il social media marketing ha assunto un’importanza sempre maggiore, mutando le abitudini dei clienti e modifi cando radicalmente la “metodologia di vendita”.

Da sempre abituati a gestire una forza vendita di agenti e collaboratori che sul territorio visitano quotidianamente clienti proponendo i nostri prodotti, abbiamo iniziato un cambiamento legato soprattutto alla costruzione di un’off erta sempre più personalizzata, supportata da una comunicazione che abbraccia oggi tutti i possibili strumenti di social marketing.

L’introduzione di un sistema come VENTIQUATTRO ci ha aiutato intanto a monitorare con grande puntualità tutte le informazioni raccolte durante la relazione con i nostri clienti, informazioni che in precedenza erano molto spesso proprietà dei singoli e non messe a fattor comune. Grazie ad un strumento come il CRM di VENTIQUATTRO oggi riusciamo a controllare in tempo reale tutte le abitudini d’acquisto; questo permette al mio team di pensare a prodotti e servizi sempre più personalizzati sul singolo e di riuscire a comunicare con grande effi cienza utilizzando la multicanalità.

Newsletter, tweet, post sono ormai entrati nel linguaggio comune dei nostri clienti che vogliono ricevere informazioni e aggiornamenti anche su Facebook, Linkedin, Twitter utilizzando tecnologia mobile come Tablet e Smartphone. Noi, grazie a VENTIQUATTRO, siamo in grado di indirizzare la comunicazione Marketing in modo semplice e veloce, in quanto è il CRM che poi la adatta al dispositivo che la riceve, pc o mobile, il che signifi ca incremento di effi cienza e signifi cativo abbattimento dei costi.

Da quando utilizziamo VENTIQUATTRO possiamo costruire campagne marketing dedicate, controllare la redditività di ogni investimento in comunicazione e anche quella tutte le attività di off ering generate, supportando così il canale di vendita alla fi nalizzazione delle trattative.

Un’azienda come la nostra non può inoltre prescindere dalla conoscenza puntuale del territorio: in VENTIQUATTRO ho trovato lo strumento giusto per applicare una vera strategia di Geomarketing, con immediatezza del risultato delle analisi, facilità della consultazione e grande quantità di informazioni disponibili e affi dabili.

Infi ne, l’archiviazione dei documenti di VENTIQUATTRO ci è venuta in aiuto off rendo la possibilità di archiviare automaticamente tutta la documentazione commerciale sia quella prodotta internamente che prelevata all’esterno, come Listini, Cataloghi, Presentazioni: un grande supporto per i nostri venditori che possono così recuperare ovunque si trovino, grazie ad un semplice collegamento, tutte le informazioni utili alla loro attività quotidiana.

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MARKETING

Responsabile marketing


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In azienda mi occupo di organizzare tutte le attività di Marketing, dalla ricerca di nuovi clienti, all’organizzazione di eventi, alla preparazione e spedizione della documentazione, a tutte le azioni necessarie a fi ssare appuntamenti per i nostri venditori.

Utilizzo VENTIQUATTRO da qualche mese e in pochissimo tempo siamo riusciti ad incrementare il numero di contatti e potenziali clienti, abbiamo realizzato dei minisiti dedicati ai nostri prodotti dove chi naviga può trovare una miniera di informazioni utili, e, dopo una semplice registrazione, entrare in contatto con un nostro responsabile di zona. Questo perché grazie a VENTIQUATTRO il nominativo di chi si registra viene automaticamente assegnato in base a regole predefi nite di competenza commerciale che tengono conto dell’organizzazione, del territorio e della distribuzione della rete vendita.

In questo modo io mi dedico solo alla fase di controllo, e posso produrre facilmente reportistica per la direzione marketing e vendite che analizza tutto il processo di lead generation, dandogli la possibilità di monitorare in tempo reale le performance dei venditori.

Un’altra caratteristica che mi piace sottolineare è che da quando utilizziamo il sistema VENTIQUATTRO riesco in modo semplicissimo ad organizzare tutte le attività di telemarketing. Abbiamo un database di oltre 40.000 nominativi, che negli anni abbiamo parzialmente profi lato e che oggi è la fonte principale di tutte le nostre iniziative. Posso pensare di preparare uno script telefonico a partire dai dati di vendita del sistema gestionale, fi nalizzato a contattare tutte le aziende di uno specifi co settore merceologico, di una particolare regione, con un determinato fatturato, che comprano determinati prodotti e che hanno almeno un punto vendita.

Con VENTIQUATTRO riesco a bilanciare in automatico il carico delle telefonate tra me e le mie colleghe, monitorare i feedback dei clienti e comunicare velocemente ai venditori eventuali opportunità. Dalla mia consolle sono altresì in grado di inviare immediatamente tutta la documentazione che potrebbe interessare il mio contatto.Da quando abbiamo automatizzato i processi siamo anche riusciti ad organizzarci per realizzare annualmente una campagna di Customer Satisfaction su tutti i nostri clienti, in quanto monitorare costantemente la soddisfazione del cliente è di fondamentale importanza.

Contattiamo i nominativi selezionati e registriamo tutte le informazioni in VENTIQUATTRO: la Direzione Marketing le analizza e realizza poi le campagne fedeltà dell’anno in corso mentre la Direzione Vendite interviene puntualmente su eventuali criticità.

MARKETING

Addettomarketing


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Quando un’azienda come la nostra esce dalla fase di avviamento dei primi anni di vita in cui la priorità è l’acquisizione di nuovi clienti, può rischiare di defocalizzarsi rispetto alle attività di gestione del parco clienti e incorrere in tassi di abbandono (in inglese: churn rate) elevati, a volte senza una piena ed oggettiva consapevolezza.

Una puntuale segmentazione della clientela ed un’analisi dei fl ussi di abbandono sono fondamentali per poter pianifi care le necessarie attività correttive.

Con VENTIQUATTRO abbiamo sintetizzato i risultati di tali analisi in appositi indicatori che evidenziano il livello di rischio di abbandono (con la logica del semaforo) e quello di fi delizzazione dei nostri clienti (con il Net Promoter Score, che su una scala da 0 a 10 determina i promotori e i detrattori). In questo modo chiunque in azienda può sapere a colpo d’occhio se quel determinato cliente è a rischio o eff ettuare delle ricerche usando gli indicatori come fi ltri.

Grazie a questi indicatori posso estrarre liste di clienti che risultano essere a rischio di abbandono (semaforo giallo o rosso) o che hanno espresso una certa disaff ezione (Net Promoter Score tra 0 e 6) e, usando le apposite funzionalità, impostare specifi che azioni volte a preservare la clientela.

Due le tipologie di azioni che posso realizzare con VENTIQUATTRO:• Customer retention (conservazione della clientela)• Customer loyalty (fi delizzazione della clientela)

Con le prime ottengo riscontri nel breve periodo e si applicano ai clienti più critici (semafori rossi), con le seconde nel medio-lungo e si applicano ai clienti mediamente critici (semafori gialli).Nelle azioni di customer retention rientrano ad esempio le campagne promozionali, che rinnovano la relazione d’aff ari col cliente legandolo ulteriormente a noi. In quelle di customer loyalty rientrano tutte le attività di verifi ca della soddisfazione del cliente, di caring, di somministrazione dei premi fedeltà, di comunicazione, di engagement, ecc.

Impostare per esempio un’attività telefonica di richiami volta a somministrare una promozione in ottica retention è semplice: seleziono il gruppo di clienti su cui lavorare, imposto uno script e assegno l’attività a uno o più operatori. L’operatore lavora all’interno di una maschera semplifi cata in cui ha a disposizione tutte le informazioni necessarie per contattare il cliente e in cui inserisce l’esito della telefonata. Nel caso in cui l’esito sia positivo, nel senso che il cliente accetta la promozione, con un click passa al commerciale/agente la segnalazione, completa delle note con la sintesi della telefonata intercorsa col cliente. Il commerciale completa l’attività indicando un esito positivo o negativo.

Così facendo sono in grado di determinare a posteriori quante vendite sono state eff ettuate in seguito ad attività di retention. Nel caso invece di azioni che non prevedono l’intervento di un commerciale, come la somministrazione di premi fedeltà, il fl usso è ancora più semplice ed anche in questo caso è possibile rilevare se il cliente ritiri o meno il premio.

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MARKETING

Customer caree churn management


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Sono Direttore Vendite e negli ultimi anni il mio ruolo si è notevolmente evoluto. Anche se l’attenzione deve andare in primis alle vendite a alla gestione del cliente, in un’epoca in cui i margini si riducono sempre più, per massimizzare i risultati sono chiamato a rispondere su molti fronti e in sinergia con interlocutori aziendali con cui in passato non era necessario interfacciarsi direttamente per il raggiungimento dell’obiettivo. Sono altresì chiamato ad essere garante verso l’esterno dell’affi dabilità dell’azienda.

Ho partecipato alle decisioni in merito all’acquisto di VENTIQUATTRO perché mi sono reso conto che il programma poteva fare al caso mio sotto molti punti di vista. VENTIQUATTRO contiene un insieme di funzioni che permettono di gestire il fl usso delle vendite a partire dall’ordine cliente fi no all’emissione delle fatture. L’integrazione con la gestione dei rapporti con i clienti consente di avere gli ordini originati direttamente dalla conferma dell’off erta.

Nella redazione dei documenti i prezzi e gli sconti vengono proposti in maniera automatica seguendo criteri che è possibile impostare anche per singolo cliente o per categorie di clienti. L’interazione con l’area amministrativa consente d’attivare in automatico il controllo del fi do cliente con criterio defi nibile sui singoli clienti. L’integrazione con il sistema documentale oltre a permettere una gestione semplice e condivisa degli allegati d’off erta, consente d’attivare workfl ow approvativi e la distribuzione dei documenti ad attori interni ed esterni all’organizzazione. Tutte queste funzioni accelerano l’intero processo commerciale, riducendo il tempo necessario al riesame dell’off erta e all’ottenimento della conferma da parte del cliente ed accelerando l’evasione dell’ordine stesso.

VENTIQUATTRO è dotato di funzioni di Business Intelligence che forniscono tutti i dati di cui ho bisogno: dai forecast, al controllo delle performance dei venditori, ai lead generati, ai feedback delle visite; le analisi sono presenti già all’apertura del programma, che presenta infatti un’interfaccia personalizzabile oltre che gradevole, con il collegamento e la vista diretta ai processi e alle utility che tipicamente interessano il mio ruolo. A seconda dei diritti che mi sono assegnati posso inoltre condividere le analisi di altre funzioni aziendali, per esempio i risultati di una campagna di marketing o gli indicatori di un’attività di retention e di churn management.

COMMERCIALE

Responsabile vendite


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Fino a poco tempo fa mi veniva chiesto semplicemente di “vendere”, di portare risultati in termini di aumento del fatturato o di quantità dei prodotti venduti, diventando a tutti gli eff etti lo strumento operativo dell’area vendite dell’azienda.

Ora la forte evoluzione del contesto economico trasforma la vendita in un’attività sempre più articolata e complessa, introducendo nuovi obiettivi, nuove modalità, nuove operatività. Per di più con l’avvento di Internet, dell’e-commerce e della mobilità , l’allargamento dei confi ni spazio–temporali e la globalizzazione dei contesti competitivi, hanno fatto sì che lo stesso processo di acquisto-vendita abbia subito un’accelerazione.

Per essere competitivo nella mia attività devo essere in grado di consultare e monitorare tutte le informazioni sui clienti, avere la possibilità di formulare off erte personalizzate in base alla loro frequenza d’acquisto, ai sistemi di distribuzione e ad altre variabili, proporre un servizio sempre più qualifi cato, adeguare la proposta commerciale con la stessa velocità con cui il mercato varia, costruire una forte e duratura relazione col cliente anticipandone dove possibile le necessità di acquisto.

In tutto questo l’informazione e la sua condivisione sono indispensabili al mio lavoro quotidiano e ai miei obiettivi di vendita.

VENTIQUATTRO ha cambiato il mio modo di lavorare: oggi posso avere un collegamento continuo con i dati aziendali utilizzando semplicemente il mio Tablet, una volta connesso posso cercare un cliente e di lui sapere i dati anagrafi ci, cosa ha comprato, da quanto tempo non compra più quel particolare prodotto; sapere se è un regolare pagatore, vedere i suoi documenti, verifi care eventuali accordi commerciali. Sempre in mobilità con un semplice click, riesco a presentare tutta l’off erta sfogliando un catalogo elettronico, aggiornato in tempo reale con informazioni, prezzi e promozioni.

Con VENTIQUATTRO preparare un’off erta insieme al cliente è “un gioco da ragazzi”.

Oggi grazie ad una costante connessione, posso attraverso analisi e stampe, conoscere il tempo reale le mie performance di vendita, per cliente, per zona, per periodo avendo immediatamente un’anteprima di quelle che saranno le provvigioni che dovrò incassare.

Una funzionalità di VENTIQUATTRO che è diventata indispensabile per il mio lavoro è quella che io amo chiamare “assistente virtuale”. Utilizzando la posta elettronica, posso in qualsiasi momento chiedere al sistema di inviarmi un documento , di fi ssarmi o spostare un’ appuntamento, di darmi una statistica, di aggiornare delle informazioni, di archiviare un’off erta e tutto questo senza la necessita di utilizzare altri software.

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Venditore

COMMERCIALE


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Sono da sola a svolgere la mansione di segreteria commerciale, supporto ai venditori, riesame delle off erte e caricamento degli ordini a sistema. Già questo sarebbe suffi ciente, perché devo anche protocollare una marea di documenti e contratti: in più, il Direttore vendite e il Titolare mi chiedono spesso di aiutarli ad estrapolare dati che servono per i loro consuntivi e il ritmo del mio lavoro è veramente serrato. Prima di VENTIQUATTRO avevamo sì un gestionale, ma utilizzavo però molto anche strumenti di offi ce automation, salvavo solo in cartelle di Offi ce o di Outlook e alla fi ne perdevo un sacco di tempo a ricercare e mettere insieme tutto quello che veniva richiesto.

Per me è fondamentale avere un gestionale semplice da utilizzare e veloce e che possibilmente mi aiuti a non perdere di vista niente e fornire tutto all’occorrenza. Quando il Titolare ha deciso di introdurre un nuovo software mi sono preoccupata, ma ho dovuto ricredermi perché adesso riesco a lavorare molto meglio.

Intanto, il programma ha un sistema documentale integrato, il che signifi ca che i documenti sono sempre disponibili per tutti, a seconda delle singole attività/funzioni, e quindi sono diminuite le richieste dei miei colleghi commerciali di rispedirgli al volo i contratti. Sono poi diventati tutti più bravi a compilare correttamente le off erte perché nel gestionale, che consultano anche in mobilità con i loro tablet e telefonini, trovano i listini e le schede tecniche sempre aggiornate e quindi perdo molto meno tempo a riesaminare gli ordini che arrivano, per quanto riguarda i codici articoli, il prezzo, le condizioni di pagamento da applicare, ecc.: tutte informazioni che altrimenti la produzione, le spedizioni o l’amministrazione sollecitano poi anche a me.

Il mio capo ha fatto sì che venissi abilitata anche a funzioni di Business Intelligence, cosi che quando lui non ha tempo di occuparsene io possa fornirgli direttamente report ed analisi. Devo dire che anche esteticamente VENTIQUATTRO mi piace: quando accendo il pc e vado sull’applicazione, si apre un menu molto personalizzato e che non nasconde più, come qualsiasi altro gestionale, i link ai preferiti, le funzioni di posta elettronica, l’agenda mia e del mio responsabile sui cui talvolta anch’io devo fi ssare appuntamenti, ma che mi propone il fl usso di lavoro per le attività che mi competono.

Lo sapete che il software è anche touch screen?

Segreteria commerciale

COMMERCIALE


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Sono export manager e l’azienda mi ha assunto da poco per potenziare la presenza in contesti internazionali. Il mio lavoro in questo campo è tutto da organizzare: per fortuna c’è VENTIQUATTRO che mi dà una mano.

Con VENTIQUATTRO sono in grado di produrre fi n da subito preventivi e off erte nella lingua del cliente. Il budget che mi è stato affi dato è però molto sfi dante, e ho l’intenzione di organizzare anche qualche fi liale locale: con VENTIQUATTRO io e i miei collaboratori esteri potremo condividere lo stesso database applicativo e la gestione dei fl ussi di attività, ognuno nella propria lingua (Italiano, Inglese, Spagnolo, Tedesco, Francese...).Il software attinge infatti da più dizionari a seconda dell’impostazione di lingua utilizzata. Mi conforta anche il fatto che il cliente o la fi liale riceveranno le consegne con etichette personalizzate in lingua, cosa che VENTIQUATTRO permette di ottenere, e che quindi l’attività di delivery risulterà effi cientata.

Grazie alle funzioni di CRM utilizzabili in mobilità, potrò, semplicemente al costo di una connessione via web, monitorare anche in trasferta tutto ciò che concerne i clienti, verifi care prima di un appuntamento commerciale gli accordi in essere e la sua situazione aggiornata in tempo reale, compresi incassi e pagamenti, e al cospetto del cliente, sfogliare sul mio tablet tutta l’off erta a catalogo, anch’essa aggiornata real time. Questo mi consente di dare un’immagine innovativa e competitiva della mia azienda e soprattutto, mi libera dal l’impiccio di dover trascinare in aeroporto o in treno materiale cartaceo. Grazie al mio “assistente virtuale” posso inoltre richiedere al sistema di inviarmi informazioni o documenti, proporre variazioni sia commerciali sia tecniche, spostare date di consegna, quantità, ecc, senza doverlo fare al rientro del viaggio.

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Export manager

COMMERCIALE


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Tra i compiti che svolgo c’è quello di dare seguito alle varie richieste che gli utenti del sistema informativo mi sollecitano.

Le domande per avere analisi e stampe personalizzate, estrazioni dati, ridefi nizione dei permessi e dei fl ussi, sono sempre più frequenti e con carattere d’urgenza molto elevato.

Con VENTIQUATTRO ho la possibilità di “personalizzare” l’accesso alle funzioni per ogni utente, defi nendo uno strato informativo che soddisfa l’esigenza del singolo operatore.Attraverso il sistema di Query di VENTIQUATTRO posso ottenere facilmente interrogazioni alla base dati, trasformabili in liste, indicatori di performance, tabelle Pivot e grafi ci, e renderle già visibili nel menu di partenza.

Con altrettanta semplicità posso ridefi nire i fl ussi approvativi dei vari documenti: uno strumento che non richiede alcuna conoscenza di linguaggi di programmazione, disponibile in VENTIQUATTRO, mi permette di ridisegnare i fl ussi approvativi dei vari documenti, senza perdere il pregresso. Anche la produzione di reportistica personalizzata con VENTIQUATTRO è semplice ed immediata.

Direzione sistemi informativi

SISTEMA INFORMATIVO


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La nostra realtà vende prodotti ad alto contenuto tecnologico , non siamo grandi e abbiamo sempre gestito il post vendita utilizzando strumenti di Offi ce, come Word ed Excel e archiviando le informazioni in cartelle personali. I nostri tecnici erano abituati a consuntivare le informazioni delle attività di intervento solo nei momenti in cui rientravano in uffi cio: purtroppo questo modo di operare non ci permetteva di avere una situazione puntuale, mettendo a rischio la qualità del servizio percepito dai nostri clienti.

Siamo cresciuti e ci siamo organizzati: VENTIQUATTRO ci ha permesso di controllare puntualmente tutto il processo di post vendita a partire dagli aspetti amministrativi. Oggi gestiamo circa cinque tipologie di contratti diff erenziati, forniamo a tutti i clienti una SLA di intervento che li mette a riparo da qualsiasi problematica e abbiamo due persone interne che erogano assistenza telefonica e tre tecnici sul territorio che fanno manutenzione.

VENTIQUATTRO mette a disposizione dell’operatore una consolle che evidenzia, per ogni cliente, prodotto e servizio regolamentato da contratto, le tariff e predefi nite e gli stati di avanzamento di ogni attività di assistenza erogata.Con un tablet o un notebook connessi direttamente in prossimità dell’impianto fornito ad un cliente, possono essere direttamente consuntivati i rapportini di intervento. VENTIQUATTRO rende consultabili anche da remoto e online, i manuali tecnici di ogni singolo impianto, a vantaggio di chi dovrà eff ettuare l’intervento.Per i prodotti di fascia più bassa sono riuscito ad organizzare un piccolo Help Desk che risponde ad un numero verde tutte le mattine. L’integrazione operativa tra il software VENTIQUATTRO e uno strumento come il centralino Voip mi ha permesso, con un investimento contenuto, di rendere semplice il lavoro di persone che tipicamente non hanno familiarità con la tecnologia.

La telefonata di assistenza arriva già debitamente smistata all’operatore di competenza che risponde vedendosi aprire automaticamente la scheda di chi sta chiamando, con tutte le informazioni utili a rilevare la richiesta, lasciando poi la possibilità all’operatore di rispondere compilando lo spazio dedicato, attingere ad un dizionario di FAQ per individuare casi simili, registrare, se serve, la conversazione, o con un semplice passaggio inoltrarla ad un collega.

Le semplifi cazioni ottenute grazie a VENTIQUATTRO mi hanno permesso di rendere molto più veloce e privo di errori il processo di rifatturazione dei canoni: a fi ne mese controlliamo tutti i servizi erogati e i contratti in scadenza e procediamo con la generazione automatica degli ordini di lavoro; la contabilità dovrà semplicemente procedere alla fatturazione e all’emissione degli eff etti.

Da quando utilizzo VENTIQUATTRO posso garantire ai nostri venditori una vista puntuale di quello che succede in assistenza perchè “da un problema può nascere un’opportunità” e i risultati lo stanno dimostrando.

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CUSTOMER CARE

Help deske post vendita


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In un momento in cui le risorse umane rappresentano un patrimonio da gestire molto oculatamente, la nostra policy è di individuare per tempo a tutti i livelli eventuali perdite di effi cienza, per cercare di porvi rimedio il prima possibile. Prima dell’introduzione di VENTIQUATTRO in azienda questo aspetto era molto diffi cile da gestire mentre adesso, con i processi di VENTIQUATTRO, oltre ad avere in tempo reale la situazione di tutti i dipendenti in termini di presenze, assenze, ritardi, ecc. ho la possibilità di ricavare gli indici dei costi del lavoro, delle presenze, degli straordinari che la Direzione Generale richiede.

Nell’ambito del contenimento dei costi si pone inoltre la necessità di valutare percorsi di carriera all’interno dell’azienda: VENTIQUATTRO mette a disposizione dei profi li/mansionari e dei test di valutazione dei dipendenti che permettono di confrontare le competenze/skill del personale già impiegato in azienda con le caratteristiche del nuovo ruolo ricercato.

Inoltre, il nostro progetto di attivare un Portale del Dipendente credo che risulterà molto utile in quanto darà la possibilità ad ognuno di verifi care sul suo profi lo la situazione delle timbrature, delle presenze/assenze, di ferie e permessi presi, rendendo in nostri dipendenti in grado di gestire in autonomia gran parte della loro operatività.

Sempre nella direzione del servizio off erto ai dipendenti, con VENTIQUATTRO i nostri commerciali e il personale viaggiante possono compilare le loro note spese in mobilità, ottimizzando il tempo a disposizione ed evitando di dover far tutto all’ultimo minuto. L’estensione mobile si ha anche per l’autorizzazione di assenze e/o straordinari e in tal caso il responsabile che si trova fuori azienda può ricevere e autorizzare la richiesta di assenza direttamente tramite il proprio smartphone.

RISORSE UMANE

Responsabilerisorse umane


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Da quando in azienda è stato introdotto VENTIQUATTRO, e in particolare il sistema HR per la gestione del personale, il compito di controllare e monitorare le presenze dei dipendenti e tutto l’iter delle paghe, cioè le mie due principali attività, sono diventati molto più semplici.

Al posto dei vecchi fogli presenze, sempre perlopiù incompleti e ormai diffi cilmente gestibili, sono stati introdotti lettori di badge, da cui VENTIQUATTRO è in grado di acquisire tutti i dati relativi alle timbrature, verifi cando che le eventuali assenze siano coperte da richiesta, approvazione e da apposita causale. Con il software sono in grado di controllare le eventuali eccedenze di lavoro per possibili straordinari ed eff ettuare la assegnazione in pagamento, in caso di autorizzazione, o la destinazione in banca ore, se prevista. Verifi co inoltre che nel mese tutti i dipendenti siano correttamente calcolati ed invio le presenze chiuse a Paghe.

La possibilità di conservare un archivio storico di più anni mi permette all’occorrenza di eff ettuare ricerche e statistiche. Per quanto riguarda le paghe, l’azienda ha optato per un servizio off erto da 24 ORE Software nell’ambito di VENTIQUATTRO, che è l’elaborazione in outsourcing delle paghe, garantendomi l’accesso diretto ai dati e l’interrogazione e gestione in tempo reale.

In questo modo possiamo sgravarci da tutti gli adempimenti fi scali collegati alla gestione mensile delle paghe, conservando però all’interno la gestione diretta ad esempio di nota spese, budget, e mensa. Inoltre, con l’utilizzo del sistema VENTIQUATTRO, si sta pensando di creare un Portale Aziendale dedicato ai dipendenti, accessibile dai pc presenti nei vari reparti, attraverso il quale tutti i dipendenti possono richiedere autorizzazione assenze, straordinari e nota spese, la gestione dei DPI e veicoli aziendali, la prenotazione dei pasti mensa o dei buoni pasto e, una volta che i responsabili hanno completato il fl usso autorizzativo, io trovo tutti i dati già inseriti nel gestionale, pronti per i passaggi successivi.

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Addetto uff icio personale

RISORSE UMANE

Architettura distribuita e tecnologia ibrida

VENTIQUATTRO è un sistema applicativo con architettura distribuita a servizi SOA - Service Oriented Architecture - e interfaccia smart, basata sui più moderni paradigmi di Modern User Interface.

Nelle architetture a servizi il patrimonio informativo di un’azienda non è più costituito da applicazioni tra loro isolate, bensì da componenti che comunicano attraverso tecnologie di integrazione. Condivisione, integrazione dei sistemi, fl essibilità, gestione di consistenti carichi di informazioni ed evoluzione del software nel tempo sono i benefi ci maggiormente percepiti dalle aziende che utilizzano software nati da tecnologie e metodologie SOA, oltre a poter condividere i dati anche in mobilità e con diff erenti dispositivi.

Modern User Interface, tecnologia Touch e BPM “inside”

Un nuovo paradigma adatto sia all’utilizzo tradizionale che touch, box ed icone grandi, i risultati della ricerca sempre in primo piano, sono le caratteristiche che rendono VENTIQUATTRO molto intuitivo da utilizzare, pratico, logico ed assolutamente unico sul mercato. Un motore di calcolo propone nella schermata iniziale box con le funzionalità e i comandi più frequentemente utilizzati in modo da accedere al sistema con in prima pagina sempre le informazioni e le funzioni che interessano. Ogni utente può in ogni momento modifi care a piacere le proprie impostazioni, migliorando ulteriormente l’esperienza di utilizzo.VENTIQUATTRO opera in logica BPM – Business Project Management – per velocizzare e semplifi care la gestione e il miglioramento dei processi aziendali, trasformando, come già detto, il sistema informativo da passivo - l’operatore ricerca ciò che ha da fare - ad attivo: la soluzione notifi ca ciò che occorre fare e mette a disposizione la funzione giusta per farlo.

Il “knowledge discover/hunter”:costruire informazioni dai dati

Vedere tutto, ma solo il necessario. Il sistema di presentazione dati permette di impostare il livello di dettaglio col quale proporre le informazioni a video: da un semplice contatore, ad esempio, il numero documenti da evadere oggi, ad un grafi co delle vendite mensili oppure alla lista dei clienti da contattare.

Un investimento che dura nel tempo

VENTIQUATTRO impiega tecnologie e protocolli standard e diff usi, per permettere l’estensione e l’integrazione con altri sistemi e dispositivi nel tempo.

Un sistema sicuro

Un sistema fruibile in modalità distribuita richiede particolari attenzioni per preservare la riservatezza e la sicurezza dei dati. I messaggi sono criptati e certifi cati e l’accesso al sistema è governato da un “Identity Provider” in grado di dialogare con altri sistemi di autenticazione interni o esterni al dominio aziendale, sulla base di protocolli standard e sicuri.

Pronto all’evoluzione organizzativa

La tecnologia di VENTIQUATTRO permette di accogliere le dinamiche evolutive dell’azienda. Gestire un cambio server o la distribuzione su più macchine non è mai stato così semplice; un sottosistema di pilotaggio permette di tenere sotto controllo il funzionamento di tutte le parti presenti, da una sola postazione di lavoro.

Inoltre, la tecnologia SOA rende VENTIQUATTRO completamente scalabile ed in grado di evolvere con l’organizzazione.

TECNOLOGIA

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PER CHI: MEDIE IMPRESE COPERTURA FUNZIONALE

PRODUZIONE

COMMERCIO

ALTRO

SERVIZI

DA CHI: 24ORE SOFTWARE

VENTIQUATTROnasce dall’esperienza trentennale nello sviluppo di software e dal lavoro di partner e clienti che hanno fortemente contribuito alla realizzazione di ambienti operativi vicini ai ruoli aziendali

rimini/ torinomantova/ verona

padova/ ferrarabologna/ milano

�renze/ l'aquila�renze/ l'aquila�renze/roma

napolicatania

AMMINISTRAZIONE

FINANZA E TESORERIA

VENDITE

CONTROLLO DI GESTIONE

ACQUISTI

PRODUZIONE

DOCUMENTALE

RISORSE UMANE

GESTIONE DEI CLIENTI,FORNITORI E FORZA VENDITA DIRETTAED INDIRETTA

BUSINESSINTELLIGENCE

QUALITÀ

MULTI DEVICEinformazioni fruibili dagli strumenti di uso quotidiano quali smartphone e tablet

INTERFACCIATOUCH

SICUREZZAE PROTEZIONEDEI DATI

CERTEZZADELL’INVESTIMENTO

economico e temporale

PERSONALIZZABILEmenu specifico per ruolo aziendale, modificabile dal singolo utente

FLESSIBILITÀ ESTENSIBILITÀdel sistema e dell’infrastruttura. Può essere rimodellato nel tempoe si adatta ai cambiamenti di mercato

PIANIFICAZIONE DELLE ATTIVITÁelenco delle attività da svolgere visibile già dall’interfaccia

WORKFLOWDOCUMENTALEcentralizzato nel gestionale

PLAYER ESTERNIfornitore/ cliente/ commercialistaintegrati nel processo aziendale

COLLABORAZIONE AZIENDALEcomunicazione veloce e organizzatatra le funzioni aziendali

MODELLAZIONEDEI PROCESSI

PIANIFICAZIONE DELLE ATTIVITÁPIANIFICAZIONE DELLE ATTIVITÁPIANIFICAZIONE DELLE ATTIVITÁPIANIFICAZIONE DELLE ATTIVITÁ

SEMPLICITÀ DI ACCESSOALLE FUNZIONI

TECNOLOGIA IBRIDAcloud, mobile, on premise

PER CHI: MEDIE IMPRESE COPERTURA FUNZIONALE

PRODUZIONE

COMMERCIO

ALTRO

SERVIZI

DA CHI: 24ORE SOFTWARE

VENTIQUATTROnasce dall’esperienza trentennale nello sviluppo di software e dal lavoro di partner e clienti che hanno fortemente contribuito alla realizzazione di ambienti operativi vicini ai ruoli aziendali

AMMINISTRAZIONE

FINANZA E TESORERIA

VENDITE

CONTROLLO DI GESTIONE

ACQUISTI

PRODUZIONE

DOCUMENTALE

RISORSE UMANE

GESTIONE DEI CLIENTI,FORNITORI E FORZA VENDITA DIRETTAED INDIRETTA

BUSINESSINTELLIGENCE

QUALITÀ

MULTI DEVICEinformazioni fruibili dagli strumenti di uso quotidiano quali smartphone e tablet

INTERFACCIATOUCH

SICUREZZAE PROTEZIONEDEI DATI

CERTEZZADELL’INVESTIMENTO

economico e temporale

PERSONALIZZABILEmenu specifico per ruolo aziendale, modificabile dal singolo utente

FLESSIBILITÀ ESTENSIBILITÀdel sistema e dell’infrastruttura. Può essere rimodellato nel tempoe si adatta ai cambiamenti di mercato

PIANIFICAZIONE DELLE ATTIVITÁelenco delle attività da svolgere visibile già dall’interfaccia

WORKFLOWDOCUMENTALEcentralizzato nel gestionale

PLAYER ESTERNIfornitore/ cliente/ commercialistaintegrati nel processo aziendale

COLLABORAZIONE AZIENDALEcomunicazione veloce e organizzatatra le funzioni aziendali

MODELLAZIONEDEI PROCESSI

SEMPLICITÀ DI ACCESSOALLE FUNZIONI

TECNOLOGIA IBRIDAcloud, mobile, on premise

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24 ORE Software è la società del Gruppo24 ORE per lo sviluppo di software e servizigestionali rivolti a professionisti,aziende e pubblica amministrazione. Integra nella propria offerta il Know-Howdel Gruppo 24 ORE con le competenzetecnologiche e di processo di marchi storicispecializzati per target e ambiti applicativi. Offre soluzioni di alta qualità, modularie scalabili, aggiornate sul piano normativo,affidabili e sicure sul piano tecnologico.L’ampia gamma dei software disponibilicomprende anche soluzioni web basede applicazioni Cloud. Alle soluzioni si affiancano servizispecialistici e progetti di integrazionecon sistemi già esistenti, per soddisfarele esigenze gestionali e applicativedei clienti più strutturati.

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