Introduzione a SAP ERP

INTRODUZIONE A SAP ERPMilano, 2016

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Che cos’è un ERP I Vantaggi di un ERP Architettura di un ERP La diffusione di un ERP

Introduzione a SAP La Business Suite Moderna Terminologia e navigazione

I moduli dell’ERP SAP La SAP Gui La Struttura di Base di un SAP ERP Il documento contabile in FI Estrazione di dati in Tabelle

INDICE

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COS’È UN ERP

Un ERP – Enterprise Resource Planning è un sistema informatico che integra tutti gli aspetti del business: la pianificazione, la realizzazione del prodotto (Manufacturing), le vendite, gli approvvigionamenti (MRP), gli acquisti, la logistica di magazzino, gli aspetti contabili/fiscali il marketing e la reportistica.

Un ERP è caratterizzato da:

Processi di business integrati.

Data storage centralizzato

Management centralizzato e unicità direzionale

Tracciabilità delle modifiche

Modularità

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I VANTAGGI DI UN ERP SONO:

Riduzione dei tempi di esecuzione dei workflow: lo snellimento del flusso informativo tra un processo e l’altro riduce al minimo il tempo di attesa dei flussi di lavoro avviati.

Esecuzione dei processi di business in tempo reale: i dati sono unici e non in più copie; inoltre sono leggibili, revisionabili (dagli utenti autorizzati) in qualsiasi momento.

Riduzione delle perdite di informazioni dovute ad errori umani: a differenza dei sistemi Non-ERP, dove gli stessi dati sono inseriti più volte in sistemi informativi differenti, nel caso di errori bisogna intervenire modificando l’intera catena.

Controllo manageriale incrementato: utilizzando un unico sistema informativo il management accede ad informazioni finanziarie ed operazioni dettagliate (relative all’intera organizzazione) consentendogli di prendere decisioni accurate.

Software con multi-nazionalità: lo stesso software può essere utilizzato con supporto multi-lingua, con specifiche notazioni, procedure contabili e di reportistica dovute ad adempimenti civilistici e fiscali della nazioni di utilizzo.

Software multi-azienda: lo stesso software può essere utilizzato dallo tra diverse aziende del gruppo con gli stessi fornitori.

Modularità: è possibile utilizzare solo funzionalità che interessano ed attivare in un secondo momento le altre

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L’architettura in un ERP Client Server è diviso in 3 livelli:Il Database Server

Il Server Client

L’interfaccia dell’Utente

ARCHITETTURA DI UN ERP

USER PCsUSER PCs

ApplicationServer

ApplicationServer

ApplicationServer

ApplicationServer

DatabaseServer

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Ci possono essere più di un Client per diversi motivi. In ogni modo il trasferimento di aggiornamenti tecnici nel sistema dell’organizzazione avviene attraverso il trasporto, eventuali correzioni ed infine il rilascio in produzione.

ARCHITETTURA DI UN ERP

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La diffusione dei sistemi ERP di 1 livello per la grande impresa (a fine 2011 in Italia) ammontava a 300 mila unità di cui 195 mila sono di tipo SAP.

A fine 2014 l’adozione del software ERP da parte delle PMI è stato stimato di circa il 37,2%.

La diffusione di ERP nel mondo:

LA DIFFUSIONE DEGLI ERP

Offerta ERP fonte Advanced Manufacturing Research 2007

Produttore Vendite (Miliardi $) Quota di mercato

SAP 11.753 41%

Oracle 6.044 21%

Microsoft 996 3%

Altri 10.027 35%

Totale 28.820 100%

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La SAP AG – System Analysis and Program Development è un azienda tedesca fondata nel 1972 da 5 ex-dipendenti dell’IBM di Manheim in Germania. La Vision era quella di fornire soluzioni software standardizzate per la gestione dei processi aziendali in tempo reale.

Il primo software di contabilità della SAP AG fu lanciato nel 1973 conosciuto come R/1. “R” sta per «real-time processing» esecuzioni in tempo reale.

La sigla R/2 corrisponde ad un’evoluzione arricchita dal linguaggio di sistema ABAP – Advanced Business Application Programming.Nel 1982 il software fu esteso in diverse lingue e valute, consentendo un’espansione in diversi paesi come Austria, Danimarca, Svezia, Italia e Stati Uniti.

La moderna piattaforma di SAP R/3 è stato lanciato negli anni 90, composta dall’architettura a 3 livelli.

1. Il Client Server, che elabora le operazioni delle vare aree gestionali: operazioni contabili, operazioni di logistica (acquisto di materiali, controllo stock in magazzino), operazioni di vendita, attività di produzione ecc.

2. Il Database Client, che raccoglie tutte le movimenti gestionali effettuati dagli utenti. Sono immagazzinati in tante tabelle identificate per ogni oggetto funzionale (divisi per area, moduli e sottomoduli) inserito nel sistema.

3. L’ interfaccia utente, la schermata nella quale l’utente effettua le operazioni in base al suo ruolo.

Ogni utente accede nel sistema con delle credenziali di accesso, ed è abilitato ad effettuare operazioni in base al suo profilo configurato per area funzionale.

INTRODUZIONE A SAP

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La moderna piattaforma del sistema ERP SAP R/3 è stata arricchita con altre soluzioni presenti nella SAP Business Suite :

SAP BUSINESS SUITE MODERNA

E’ l’infrastruttura di base della suite, in cui sono presenti diversi applicativi:

-Datawarehouse,-Portali web -Business Intelligence

Sono delle soluzioni Verticali specializzate nei settori

Esistono verticali:-per servizi di Pubblica utilità-estrazione e raffinazioni di Lubrificanti e gas.-per la Moda ecc.

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Nel sistema ERP SAP R/3 (la parte centrale della Suite) attualmente è completata da ulteriori sistemi con oggetto altre attività, la cui peculiarità e che sono perfettamente integrate con SAP R/3.

SAP BUSINESS SUITE MODERNA

Supplier Relationship Management:Fornisce dei applicativi per curare tutte le relazioni con i fornitori.

Customer Relation Management:Consiste nella gestione delle relazioni con il cliente ai fini di una fidelizzazione.

Product Lifecycle Management:Copre tutti le attività della produzione, dagli aspetti di design, gestione del portafoglio fino alla produzione.

Supply Chain Management:Si occupa dell’ottimizzazione della gestione di prodotti. Riguarda la logistica e distribuzione.

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Come tutti gli ERP anche SAP è formato da moduli che incapsulano i diversi processi di business dell’organizzazione.

Ogni modulo SAP è composto da un insieme di transazioni che permettono di svolgere una determinata funzione di business process.

Una transazione (T-code), che corrisponde ad una singola attività eseguibile dall’utente può essere classificata in questo modo:

Una T-code standard, presente in tutti i sistemi con l’esecuzione non modificabile.

Una T-code personalizzata, è la transazione standard di base, ma configurato sul sistema dell’organizzazione (attraverso attività di customizing) che permettono comportamenti specifici.

Una T-code custom, corrisponde ad una transazione creata ad hoc per l’utente in quella specifica realtà di business. Di seguito ecco elecate t-code di navigazione

/N: cancelare la transazione

/END: terminare il logon della sessione.

/I: calcellare la sessione corrente.

/OSU53: visualizzare una nuova transazione in direttamente in un atra sessione. session

TERMINOLOGIA E NAVIGAZIONE IN SAP SAP ERP:E’ il gestionale più utilizzato dalle aziende di medio-dimensioni, per i vantaggi elencati pocanzi.

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I MODULI DELL’ ERP SAP

I principali moduli dell’ERP SAP sono riferiti alle operazioni di contabilità, acquisto e vendita e controllo di gestione.

Area commerciale:

Area Financial & Controlling

Area logistica:

Ci sono inoltre moduli innovativi per specifiche aree funzionali come:WFM;WM;CPM;SFM;BI/BW;Sicurezza

Payroll

QMQuality

Management

Area Risorse Umane

PP Area della Produzione

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Il modulo della contabilità (Finance) è composto da una serie si sezionali in cui è suddivisa la contabilità.

GL – Contabilità Generale, è il libro mastro generale detto anche insieme dei conti co.ge.

AR – Contabilità Clienti, sono presenti le registrazioni di vendita, le Schede dei clienti chiamate Partitario perché è possibile visualizzare tutte le partite per un cliente, ed è possibile analizzare i dettagli sul quel cliente; come ad es. verificare i saldi, se una fattura è stata riscossa, a che data esattamente e con quale metodo di pagamento.

AP – Contabilità Fornitori, sono presenti le registrazioni passive di acquisto, i Partitari ed i relativi conti che hanno per oggetto i fornitori. Anche qui si possono verificare i saldi dei fornitori, ed il dettagli delle partite, le scadenze ecc.

AA – Contabilità Cespiti, riguarda l’acquisto ed utilizzo di cespiti. In questo sotto-modulo si effettua la creazione delle anagrafiche di cespiti, individuano le relative classi cespiti ( Fabbricati Industriali, Hardware, Macchine d’ufficio), le chiavi di ammortamento ( vita utile del bene, percentuale). Si effettuano registrazioni ed il lancio degli ammortamenti (periodico, trimestrale, semestrale, annuale) ecc.

TR/CM – Gestione dei pagamenti e registrazioni di cassa. La gestione dei pagamenti può avvenire manualmente, oppure mediante il tool dei pagamenti automatici (F110 ed F111), questo sezionale comprende anche i rapporti con le banche, è possibile caricare l’estratto conto in maniera digitale nel sistema e verificare i pagamenti effettuati. All’interno del sezionale TR/CM è possibile gestire anche i pagamenti mediante ricevuta bancaria ed eventualmente effettuare lo storno degli insoluti.

I MODULI DELL’ ERP SAP

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Gli elementi principali della finestra di SAP sono:

LA SAP GUI

La barra del menù, con funzionalità standard.

La barra degli strumenti standard

La barra dei comandi

L’area dei TAB

L’area della Dynpro

L’area di status

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La SAP GUI è l’interfaccia utente che compare una volta inserito i puntamenti di connessione al sistema ed effettuato il logon nell’organizzazione.

LA SAP GUI

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IL punto di partenza durante l’implementazione dell’ERP SAP/R3 consiste nel definire gli elementi chiave nel modulo Finance. La chiave primaria è chiamata mandante. Nel mandante vengono definite delle categorie ed elementi condivisi tra più società (appartenenti allo stesso gruppo):

Es: tipi documento, chiavi contabili, codici iva, codici RA, condizioni di pagamento….

Si definisco a livello di mandante anche le anagrafiche:

Es: Fornitori, Clienti, Banche…

Una volta definito il mandante bisogna definire secondo un modello di business la struttura organizzativa di base dell’organizzazione.

Gli elementi organizzativi nel modulo finance sono:

- La società, è l’entità contabile indipendente che bisogna configurare in SAP, la quale ha l’obbligo di presentare un bilancio. La società sarà poi il titolare delle relazioni che intraprende con i Clienti i Fornitori le Banche ecc. Nel caso di una multinazionale oppure società con diversi settori, saranno configurati in SAP i diversi settori contabili.

LA STRUTTURA DI BASE IN SAP ERP

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- Il settore contabile (unità opzionale), consiste nella suddivisione di un’area (o più di una) organizzativa, ai fini di ottenere dei report interni ed anche civilistici per settori strategici dell’organizzazione. - Il piano dei conti: è l’insieme dei conti di contabilità generale appartenenti ad una società (indipendente) o nel caso di

multinazionali al gruppo di società.

ES. Nel caso di Fiat ci saranno varie società: Fiat Auto, Fiat Ricambi, Fiat Finanza… legate ad un unico Piano dei Conti, ovvero quello del gruppo Fiat. La stesura del piano dei conti, deve rispettare la normativa civilistica nazionale, la disciplina fiscale e le riconciliazioni.

Per ogni conto è necessario definire, il numero di conto, il nome del conto e la tipologia di conto (patrimoniale oppure economico) secondo il modello definito.


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Una volta definito gli elementi obbligatori (la società ed piano dei conti) nel modulo Finance, è necessario definire l’entità di base nel modulo del Controlling, ai fini della contabilità analitica. L’elemento di base è la controlling area.

- La Controlling area, è l’unità elementare in SAP necessaria per effettuare l’estrazione di report analitici della contabilità. Una volta definita la controlling area, può essere assegnata a più società, ed avere report di analisi dei costi di gruppo dell’organizzazione.

- L’area del controllo credito, è un unità (opzionale) per gestire, che consente di gestire il credito a livello di gruppo o per aree geografica. Ogni società può essere attribuita ad una sola area di controllo credito

Ecco un esempio di struttura organizzativa con i seguenti elementi:

2 piani dei conti,

2 controlling aree,

2 società,

1 area di controllo credito,

2 settori contabili.


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Ogni società quindi, ha definito una struttura del piano dei conti. La struttura è possibile visualizzarla in SAP attraverso la T-code S_ALR_87012326 - Piano dei conti, la quale è accessibile come qualsiasi transazione standard dal menu di SAP Easy Acces come indicato.


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La creazione di un documento in SAP ERP richiede la compilazione di alcuni componenti obbligatori. Nel caso di un documento contabile il sistema richiede che siano compilati due sezioni:

I campi di testata, che sono i campi comuni di scrittura

1. Data di registrazione, è la data contabile in cui viene imputata la registrazione

2. Data documento, è la data logica della scrittura che è indicata sul documento da registrare nel caso di fattura

3. Tipo documento, classifica il documento contabile, definendo le caratteristiche che controllano l’acquisizione del documento.

4. Riferimento, è il campo che differenzia il documento contabile, pur avendo gli altri campi uguali, ma con riferimento diverso il sistema permette (solo in questo caso la registrazione).

5. Società6. Valuta

I campi di posizione, sono le singole imputazioni contabili sul singolo conto

7. Chiave contabile, stabilisce il tipo di conto (se Co.Ge, Fornitore K, Cliente D), il segno d’imputazione (se 40 dare o 50 avere) ed eventuali campi aggiuntivi, per completare la registrazione contabile.

8. Conto di contabilità, 9. Ammontare10. Centro di costo, permette di effettuare la scrittura anche nella contabilità interna,


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La creazione di un documento o registrazione (a secondo i quale modulo si ha per oggetto) in SAP avviene lanciando una T-code e compilando i campi richiesti. Per una registrazione di un documento Finance (Registrazione in generale, Registrazione di Cespiti, storno di fattura) è richiesto dal sistema completare i campi obbligatori. Nell’esempio riportato, mostra che i campi obbligatori come la data di registrazione, la data documento, la società, il tipo documento, la valuta e rifermento sono contrassegnati la spunta.

IL DOCUMENTO CONTABILE IN SAP FI

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Per i campi di posizione è necessario inserire i dati per formalizzare la registrazione contabile, cioè: la tipologia di conto ( conto di cespiti, conto di costi o ricavi), la chiave contabile cioè sé l’imputazione al conto è dell’importo è in dare oppure in avere, il centro di costo, il centro di profitto

IL DOCUMENTO CONTABILE IN SAP FI

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Per verificare, i dati inseriti nel sistema, oppure fare un estrazione in base a determinate richieste (periodo, tipo documento e cliente) ci si avvale delle tabelle. La Tabella in SAP è un insieme di dati organizzata per campi, che vengono alimentate durante la creazione di documenti in SAP. La tabella è formata con chiavi primarie ed indici. L’accesso alle tabelle avviene tramite la t-code se16 e digitando il nome della tabella

L’ESTRAZIONE DI DATI IN TABELLE

Per aggiungere ulteriori campi di selezione, dalla barra del menù, cliccare impostazioni, e poi campi di selesione.

La chiave primaria di ogni tabella è il mandate.

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Durante l’estrazione di dati dalle tabelle (report drill-down) è possibile suddividere i campi, filtrare per determinate caratteristiche.

L’ESTRAZIONE DI DATI IN TABELLE

Dal campo modifica layout è possibile aggiungere o eliminare dei campi.

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Una volta selezionato modificata l’estrazione con le caratteristiche più adatta per l’analisi; assicurarsi che sia impostata la vista in ALV: Abap List Viewer, in modo da avere una griglia simile all’excel.

Dopo aver impostato la vista in ALV: Abap List Viewer, è possibile anche scaricare in excel l’estrazione, seguendo le indicazioni dopo aver cliccato su salvataggio in locale.

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Che cos’è un ERP I Vantaggi di un ERP Architettura di un ERP La diffusione di un ERP

Introduzione a SAP La Business Suite Moderna Terminologia e navigazione

I moduli dell’ERP SAP La SAP Gui La Struttura di Base di un SAP ERP Il documento contabile in FI Estrazione di dati in Tabelle

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