VENDITE E MAGAZZINO - Ravagnati...del cliente, o da altre tabelle: in questi casi, tali dati sono...

Release 4.90 Manuale Operativo

VENDITE E MAGAZZINO Gestione dei Documenti - Operatività

La gestione delle vendite consente l’emissione dei documenti di vendita quali i DdT, le fatture (accompagnatorie o differite) e la loro contabilizzazione in prima nota. La gestione delle vendite è completamente parametrizzabile sulle esigenze delle singole Aziende: si possono gestire contemporaneamente più tipi di documenti di vendita, e per ogni tipologia di documento è possibile creare diversi modelli e diverse modalità di evasione.

2 – Manuale Operativo

Indice degli argomenti

1 VENDITE: GESTIONE DEI DOCUMENTI ............................................................................ 4 1.1 Il Caricamento dei Documenti: campi principali ............................................................. 5

1.1.1 Campi comuni a tutti i documenti nella Cartella ‘Testata’ ............................................. 6 1.1.2 Campi comuni a tutti i documenti nella Cartella ‘Note’.................................................. 7 1.1.3 Campi comuni a tutti i documenti nella Cartella ‘Dati di Spedizione’ ............................ 7 1.1.4 Campi comuni a tutti i documenti nella Cartella ‘Sconti e Spese’ ................................. 7 1.1.5 Campi comuni a tutti i documenti nella Griglia di Dettaglio........................................... 8 1.1.6 Icone comuni a tutti i documenti nella Toolbar.............................................................. 9

1.2 Il Caricamento Documenti: funzioni comuni ................................................................. 10 1.2.1 Le Note sul documento ............................................................................................... 10

1.2.1.1 Note Precaricate.......................................................................................................... 11 1.2.1.2 Note per SubTotali ...................................................................................................... 12

1.2.2 La Calcolatrice ‘On Line’ ............................................................................................. 13 1.2.3 La Duplica dei documenti ............................................................................................ 14 1.2.4 Recupero di protocolli eliminati ................................................................................... 15 1.2.5 Gestione dell’Anticipo a Saldo .................................................................................... 16 1.2.6 Stampa dei Documenti e numero di copie .................................................................. 17 1.2.7 Stampa Documenti e Allegati Documenti.................................................................... 18 1.2.8 Stampa Documenti e “KIT” dei componenti ................................................................ 19

1.3 Documenti di trasporto ................................................................................................. 20 1.3.1 Caricamento Documenti di Trasporto ......................................................................... 21

1.3.1.1 Stampa della scheda di trasporto (allegata)................................................................ 24 1.3.1.2 Generazione diretta della fattura da DDT ................................................................... 29 1.3.1.3 Periodo d’esenzione IVA su documento di Trasporto................................................. 30

1.3.2 Caricamento Documenti di Trasporto Fornitori ........................................................... 30 1.3.3 Stampa dei Documenti di Trasporto............................................................................ 31

1.3.3.1 Stampa Certificati di Conformità ................................................................................. 32 1.3.4 Generazione fatture..................................................................................................... 34

1.3.4.1 Regole di Raggruppamento sulle bolle ....................................................................... 38 1.3.4.2 Fatturazione Parziale .................................................................................................. 38 1.3.4.3 Fatturazione ad un cliente diverso .............................................................................. 40

1.3.5 Stampa Riepilogo D.d.T. ............................................................................................. 41 1.3.6 Stampa Elenco DDT da Fatturare............................................................................... 43 1.3.7 Stampa quadratura cassa per Bolle/Depositi.............................................................. 45

1.4 Fatture di Vendita......................................................................................................... 46 1.4.1 Caricamento Fatture.................................................................................................... 47

1.4.1.1 Alcuni Automatismi attivabili sul Caricamento fatture ................................................. 50 1.4.1.1.1 Condizione di Pagamento miste ............................................................................. 50 1.4.1.1.2 Date di competenza del documento ....................................................................... 50 1.4.1.1.3 Calcolo ritenuta su stampa fattura .......................................................................... 50

1.4.2 Stampa Fatture e Stampa Riepilogo Fatture............................................................... 50 1.5 Fatture Accompagnatorie ............................................................................................. 51

1.5.1 Caricamento Fatture Accompagnatorie ...................................................................... 51 1.5.2 Stampa Fatture Accompagnatorie e Stampa Riepilogo F.A. ...................................... 51

1.6 Note di Credito dal modulo Vendite.............................................................................. 52 1.7 Variazione fatture fuori linea: descrizione articoli e righe note ..................................... 53 1.8 Contabilizzazione Fatture e Fatture Accompagnatorie ................................................ 55 1.9 Fatture Proforma (Modulo Opzionale).......................................................................... 59

VENDITE E MAGAZZINO: Gestione dei Documenti - Operatività - 3

1.9.1 Caricamento Fatture Proforma.................................................................................... 60 1.9.2 Stampa Fatture Proforma............................................................................................ 60 1.9.3 Generazione Fatture Proforma da Ordine e Ddt......................................................... 61 1.9.4 Generazione Fatture da Fatture ProForma................................................................. 62


1 Vendite: Gestione dei Documenti Per ogni tipologia di documento è possibile anche gestire più numerazioni (Protocolli); la procedura, alla conferma del caricamento di ciascun tipo documento, assegna in automatico il primo numero progressivo libero per quel protocollo. L’emissione di Ddt e Fatture Accompagnatorie genera anche un aggiornamento dei progressivi di Magazzino (se ne è prevista la gestione). La catena documenti può essere disegnata in funzione delle esigenze dell’azienda: il CCIICCLLOO AATTTTIIVVOO: può partire dalla Gestione Ordini e Offerte (con Ordini Confermati), oppure direttamente dal Caricamento D.d.t. (la Fatturazione Differita) o con l’emissione della Fattura (Fatturazione Immediata) Un cenno particolare deve essere fatto sulla trasformazione delle fatture in Contabilità: la funzione effettua l’emissione degli articoli contabili partendo dalle fatture clienti. E’ possibile ottenere una generazione automatica di alcuni articoli contabili direttamente dalla funzione di contabilizzazione, pre-impostando anche i conti contabili che devono essere utilizzati nella generazione delle scritture.

Fatturazione Differita (2) D.d.t. Generazione Fattura

Fatturazione Immediata (3) Fattura Accompagnatoria

Contabilizzazione Fatture/Fatture Accompagnatorie Generazione Movimenti Contabili

Gestione effetti Gestione Provvigioni

Ordini Confermati (1)

Evasione Ordini


1.1 Il Caricamento dei Documenti: campi principali Le funzioni previste dalla procedura per l’inserimento dei documenti di vendita, accessibili dal Menù Vendite, sono: CCaarriiccaammeennttoo DD..dd..tt..,, CCaarriiccaammeennttoo FFaattttuurraa AAccccoommppaaggnnaattoorriiee,, CCaarriiccaammeennttoo FFaattttuurree,, CCaarriiccaammeennttoo FFaattttuurree PPrroo –– FFoorrmmaa. Tutte le funzionalità sopra esposte presentano delle modalità operative di inserimento, modifica e duplica dei dati pressoché uguali, per un utilizzo più facile da parte dell’utente. Di seguito andremo ad evidenziare queste caratteristiche comuni, mentre nei paragrafi successivi vedremo gli aspetti specifici per ogni singola tipologia di documento. Richiamando le funzioni di caricamento, viene visualizzata una maschera “pulita” (senza dati inseriti); automaticamente, l’utente si trova posizionato sul campo “Num”, che rappresenta relativo il numero documento (automaticamente assegnato dalla procedura). Da qui è possibile: · Richiamare un documento già inserito, scrivendo il numero oppure richiamando la lista con

il pulsante <F5> o con il mouse (entrando così in Modalità di Variazione). · Proseguire, premendo il pulsante <Invio>, all’inserimento di un nuovo documento, lasciando

il campo vuoto. Infatti, la procedura, automaticamente, alla conferma dell’inserimento, assocerà il numero al documento caricato (entrando così in Modalità di Inserimento).

Nel seguito elenchiamo tutti i campi comuni ai documenti sopra evidenziati, partendo dai primi campi editabili, quindi passando a quelli suddivisi nelle diverse ‘Cartelle’ (accessibili cliccando sul nome della stessa cartella). • Codice Documento: è possibile selezionare, tra i codici che si è deciso di gestire e che

sono stati caricati preventivamente in Tabella Documenti, quello da assegnare al documento in definizione.

• Protocollo: è il protocollo assegnato automaticamente all’atto dell’inserimento del codice precedente. E’ un campo di sola visualizzazione.

• Numero: contiene il numero progressivo del documenti. Se è lasciato vuoto (passando con <Invio> al campo successivo) si entra in modalità di Inserimento, e questo numero viene assegnato automaticamente al momento della conferma dei dati immessi. Se invece si inserisce il numero di un documento esistente, o si seleziona tale documento dalla lista (alla quale si accede sia con il pulsante funzione <F5> sia con un clic in corrispondenza del pulsante con i punti […] di sospensione posto alla destra del campo) lo stesso documento viene visualizzato in Variazione; una volta richiamato il documento, si attiva anche il pulsante Elimina che consente quindi l’Eliminazione del documento.

• Data: campo per immettere la data di emissione del Documento; propone la data dell’utente.

Nella Cartella Cliente troviamo le seguenti informazioni (si tratta di campi obbligatori per i quali non è possibile procedere allo “spegnimento” in fase di personalizzazione On-Fly) • Codice Cliente: può essere immesso direttamente oppure scelto dalla lista collegata alla

quale si accede sia con il pulsante funzione <F5>, sia con un clic in corrispondenza del pulsante posto alla destra del campo. Nei campi che seguono sono riportati i dati anagrafici del Cliente, estrapolati dall’anagrafica del cliente.

• Assoggettamento IVA: riprende l’eventuale Codice Iva indicato in AAnnaaggrraaffiiccaa CClliieennttee solo se trattasi di codice Iva in esenzione. In questo modo, si indica il tipo di esenzione Iva cui è soggetto un Cliente, che prevale sulle aliquote Iva degli articoli di magazzino; se il campo rimane vuoto, viene applicata sempre l’aliquota dell’articolo caricato.

• Cond. Pagamento: codice delle condizioni di pagamento concordate con il Cliente. Propone la condizione registrata nell’anagrafica cliente: è possibile variarla per utilizzarne una specifica per il documento in definizione.


1.1.1 Campi comuni a tutti i documenti nella Cartella ‘Testata’ Contiene le seguenti informazioni:

La maggior parte delle informazioni visualizzate in questi campi vengono riprese dall’anagrafica del cliente, o da altre tabelle: in questi casi, tali dati sono proposti di difetto e come tali possono essere modificati per il documento in esame. • Sconto(1): è proposto il primo dei due sconti presenti nell’anagrafica del cliente, con

possibilità di essere variato; lo sconto sarà applicato su ciascuna riga articolo. • Sconto (2): è proposto il secondo dei due sconti presenti nell’anagrafica del cliente, con

possibilità di essere variato; lo sconto sarà applicato in cascata su ciascuna riga articolo. Lo sconto 2 è applicato sul netto del prezzo dedotto lo sconto 1.

• Listino: è proposto il codice del listino associato al Cliente. • Agente: è riportato in automatico l’agente indicato nell’anagrafica del Cliente. • Provvigioni: sono esposte le provvigioni prelevate dalla Tabella Agenti; la gestione

prevede che le provvigioni qui inserite non prevalgano su quelle indicate nell’anagrafica dell’articolo.

• Listino Personalizzato: risulta selezionato se il relativo flag è stato attivato sulle anagrafiche del Cliente; se selezionato, viene prelevato il prezzo di vendita del listino personalizzato del Cliente

• Valuta: codice della divisa estera da usare per l’operazione. E’ proposto il codice della valuta indicata in anagrafica cliente; questo campo, come il successivo, è attivato quando la divisa del Cliente è diversa da quella di bilancio.

• Cambio: è proposto il cambio tra la divisa indicata e la divisa di bilancio, prelevato dalla Tabella Valute, con possibilità di variazione.

• Anticipo: è possibile indicare un importo che il Cliente ha già anticipato per la merce e del quale la procedura terrà conto durante lo sviluppo degli importi da pagare alle varie scadenze. Cliccando due volte all’interno di tale campo verrà visualizzato automaticamente il totale Documento. L’importo pagato viene automaticamente abbinato al tipo di pagamento AN – Anticipo (dopo aver generato la fattura si può consultare il portafoglio Scadenze premendo il relativo pulsante omonimo presente nella maschera CCaarriiccaammeennttoo FFaattttuurree). Il campo permette di mantenere aggiornata la situazione per ciascun cliente: in particolare, in ogni momento, eseguendo la stampa denominata Quadratura Cassa si può ottenere una visualizzazione della situazione di tutti quei clienti che hanno un valore Anticipo diverso da zero. Il campo Anticipo è ulteriormente utilizzato per gestire la modalità di anticipo a saldo; a seguito della digitazione di un importo inferiore al totale documento, è visualizzato un flag la cui abilitazione consente di ottenere, all’atto della contabilizzazione della fattura, l’automatica generazione di un movimento contabile di rettifica (per maggiori dettagli si veda il paragrafo omonimo nel presente manuale):

operando con la Personalizzazione On-Fly, se gestita, è possibile optare per lo spegnimento di quei campi che non dovessero interessare, e procedere con la creazione di nuovi campi.


1.1.2 Campi comuni a tutti i documenti nella Cartella ‘Note’ Per memorizzare appunti relativi al documento in registrazione. Le note potranno essere anche stampate sul documento cartaceo, se previsto lo spazio per la stampa. Le note contenute in questa cartella, non sono passate ai documenti successivi (per es DDT Fattura), a differenza delle note del corpo del Documento che hanno questa proprietà. 1.1.3 Campi comuni a tutti i documenti nella Cartella ‘Dati di Spedizione’ E’ possibile anche inserire il codice di un Diverso Destinatario della merce presente nell’anagrafica del cliente, richiamandolo dalla lista associata; se è necessario inserire come diverso destinatario un nominativo non codificato tra quelli già indicati nell’anagrafica del cliente, è possibile utilizzare il codice asterisco (*) nel campo Div.Destinat.

1.1.4 Campi comuni a tutti i documenti nella Cartella ‘Sconti e Spese’ I dati che sono visualizzati nella cartella sono quelli corrispondenti a quanto definito nella funzione di DDeeffiinniizziioonnee SSppeessee ee SSccoonnttii (presente nel menù Archivi – Personalizzazioni), quindi differenti a seconda delle scelte qui operate. Per ciascun tipo di sconto e spesa definiti, è possibile digitarne i corrispondenti valori, ad importo o in percentuale, mentre saranno conteggiati in automatico quelli definiti come tali.

Digitare “*” e premere <Invio> : è visualizzata la finestra nella quale è possibile inserire i dati del nuovo destinatario, che rimarranno legati solamente al documento in inserimento.


1.1.5 Campi comuni a tutti i documenti nella Griglia di Dettaglio Nella griglia di dettaglio è possibile inserire articoli diversi per ogni riga. • N. riga: ha lo scopo di aiutare l’Utente ad identificare la posizione del record in uso • Codice Articolo: il Codice può essere digitato o ricercato attraverso la lista, che si abilita

con F5. E' possibile impostare anche una o più righe di articoli che non sono presenti a magazzino, tramite l'ausilio dell'asterisco (*) al posto del codice: ovviamente in questo caso tutti i campi che solitamente si prelevano in automatico dall’archivio articoli (ad es. Descrizione, Unità di Misura, Prezzo, etc..), devono essere inseriti manualmente.

• Descrizione: è proposta di difetto la descrizione indicata nell’anagrafica articoli. A seconda dei flag attivati e delle impostati effettuate nei parametri della procedura, PPaarraammeettrrii ddeellllaa PPrroocceedduurraa [[MMeennùù UUttiilliittàà]], è possibile modificare la descrizione standard ripresa per ogni articolo - abilitando il flag Descrizione Articolo Variabile - e riportare in questo campo anche quanto indicato nella seconda riga descrittiva dell’anagrafica articolo - attivando il flag sull’opzione Stampa Descrizione Aggiuntiva Articolo - che in questo caso, viene anche stampata sui relativi moduli. Per gli articoli con codice “*” (articoli non codificati a magazzino) il campo è libero, e la descrizione è digitata all’atto del caricamento del documento stesso.

• UM: è l’unità di misura ed è letta nell’anagrafica dell’articolo. Se si è provveduto ad associare una unità di misura alternativa per l’articolo o per la categoria merceologica di appartenenza, con F5 si può richiamare la lista in cui sono elencate tutte le unità di misura alternative. Se è stato inserito un articolo asterisco “*”, occorre selezionare manualmente l’unità di misura appropriata.

• Quantità: digitare la quantità; la procedura accetta un numero massimo di decimali pari a quelli specificati per l’unità di misura associata all’articolo. Il programma permette anche di inserire quantità negative; il valore totale deve essere comunque positivo

• Quantità Anagrafica: indica la quantità unitaria di articolo. È legata alla scelta di unità di misura alternative (si pensi al caso in cui si vende una scatola contenente 5 pezzi: quantità = 1, quantità anagrafica = 5).

• Prezzo: prezzo unitario da associare alla riga. Il prezzo proposto è, nel caso non fosse indicato un listino in testata, quello della scheda dell’articolo. Nel caso invece fosse indicato un listino, è riportato il prezzo da questo determinato. Il listino utilizzato può essere quello personalizzato per il Cliente se il campo nella cartella TTeessttaattaa DDooccuummeennttoo è marcato.

• Il campo è modificabile e si ha la possibilità di inserire importi nulli ed indicare eventuali omaggi (oppure lasciare il valore proposto e utilizzare la colonna Omaggio più avanti descritta) o da valorizzare in un secondo momento (solo per D.d.t. e Ordini Clienti)

• Sconto: sconto da applicare all’articolo. È proposto lo sconto indicato nella scheda dell’articolo ed è calcolato in cascata dopo gli eventuali due sconti del cliente. Se è gestita anche la funzione CCaarriiccaammeennttoo SSccoonnttii CClliieennttee ppeerr CCaatteeggoorriiee MMeerrcceeoollooggiicchhee (menù Magazzino), è inserito il primo sconto riportato per il cliente.

• Sconto Aggiuntivo: è il secondo sconto inseribile nella funzione Caricamento Sconti Cliente.

• Importo: propone l’importo calcolato moltiplicando la quantità per il prezzo, meno tutti gli sconti. Il campo è modificabile. Se viene modificato l’importo calcolato e non sono presenti sconti, la Procedura ricalcola il prezzo unitario. Viceversa, se sono presenti sconti, il prezzo unitario viene portato a zero.

• IVA: per ogni riga può variare il codice Iva, che può essere inserito o modificato ricercandolo con F5 . Viene automaticamente attribuito se: prelevato dall’anagrafica dell’articolo prelevato dalla testata del documento, solo se nel campo Assogg.IVA è indicato un

codice d’esenzione (che prevale quindi rispetto all’Iva degli articoli). prelevato dall’anagrafica del cliente, nel caso sia qui compilato il campo Forzatura Iva.


• Omaggio: è possibile indicare se la merce è ceduta a titolo gratuito; la lista associata alla colonna, prevede le seguenti indicazioni

digitando ‘S’, per l’omaggio non sarà calcolato alcun valore, digitando ‘I’, per l’omaggio sarà invece calcolata, ed esposta in fattura, la sola

Iva corrispondente all’importo calcolato sulla riga. • Provvigione: visualizza la percentuale riportata nell’anagrafica dell’articolo, con possibilità

di essere variata. Per cancellare una singola riga di dettaglio dal documento: posizionarsi sulla riga da rimuovere e, tenendo premuto il pulsante per le maiuscole, premere il <Canc> ( <SHIFT> + <CANC> ). Per inserire una riga tra due già caricate: posizionarsi sulla riga dalla quale deve partire lo slittamento verso il basso e premere i tasti <SHIFT> + <INS> . Come per i campi di testata, grazie agli automatismi della Personalizzazione On Fly durante l’installazione e secondo le specifiche esigenze dell’Utente, si possono spegnere alcuni campi previsti dallo standard e crearne di nuovi, aggiuntivi, in base alle esigenze dell’utente. Nella parte sottostante la griglia, sono visualizzati i totali derivanti dalle righe caricate e dalle spese e dagli sconti definiti nella cartella ‘Sconti e Spese’. In fondo alla maschera sono presenti i pulsanti: CCoonnffeerrmmaa –– PPuulliissccii –– EElliimmiinnaa –– PPeerrssoonnaalliizzzzaa –– SSttaammppaa –– EEssccii.. 1.1.6 Icone comuni a tutti i documenti nella Toolbar E’ presente una Toolbar, interna ad ogni maschera, in alto a destra, che presenta pulsanti di accesso rapido a diverse funzionalità; è personalizzabile con le stesse modalità previste per la toolbar principale. Le funzioni presenti in tutte le maschere sono:

Anteprima di Stampa: presenta a video l’anteprima del documento, con la possibilità di procedere con la stampa.

Banche Cliente: richiama l’elenco delle banche associate al client, intestatario del documento.

Visualizzazione Disponibilità: permette di ottenere, immediatamente, le informazioni sulla disponibilità a magazzino dell’articolo evidenziato nel dettaglio del documento: spostandosi da una riga all’altra, di volta in volta i dati visualizzati vengono aggiornati in tempo reale. Nel caso in cui nella testata sia definito un deposito di riferimento, nella maschera verranno visualizzati anche il deposito stesso e la giacenza in tale deposito

Consultazione Documenti Sorgenti: la funzione permette di visualizzare, all’atto della consultazione di un documento di vendita già inserito (Ordine Cliente, Ddt, Fattura) il documento sorgente che lo ha generato. Alla pressione del pulsante, appare una maschera con il flusso che ha generato il documento: da qui è possibile anche aprire i documenti di origine, selezionando la riga interessata e cliccando sul pulsante Visualizza (oppure con Doppio Click sulla riga stessa).

Uscita dalla maschera: equivale al pulsante Esci sul fondo alla finestra


1.2 Il Caricamento Documenti: funzioni comuni Su tutti i documenti sono presenti delle modalità operative comuni e delle utilità, studiare per semplificare, velocizzare e rendere completo l’inserimento dei dati. 1.2.1 Le Note sul documento E’ possibile inserire dei testi liberi tra le varie righe di dettaglio del documento, utilizzando le Note F8: in questo modo, è possibile aggiungere qualsiasi commento tra le righe di articoli. Per procedere, posizionarsi su un campo codice di una riga vuota (sulla quale si intende far partire il testo della nota) e premere il tasto funzione <F8> : viene visualizzata la seguente finestra, che permette la scrittura di un testo libero corrispondente all’intero testo della nota:

Inserito il testo, premendo il pulsante Conferma si rientra nel corpo del Documento e il testo inserito viene riportato nella riga corrispondente. Allo stesso modo, se si vuole modificare una riga di note, sarà sufficiente posizionarsi sulla riga da modificare e premere nuovamente <F8> : si aprirà la maschera di Inserimento Note e sarà possibile modificare il testo visualizzato. Alla gestione delle note sono associati diversi automatismi. Le note non devono essere modificate intervenendo direttamente sulla griglia e modificando il testo: tali modifiche, anche se visualizzate a video, non saranno memorizzate. Per i D.d.t. è presente un flag “Riporta Nota in Fattura” (o In documento successivo) che permette di scegliere se la nota deve essere riportata anche in fattura o se deve essere gestita solo sul D.d.t.


1.2.1.1 Note Precaricate E’ possibile codificare, in una apposita Tabella, dei testi liberi, se utilizzati frequentemente come note sui documenti, così da poterli richiamare e, se necessario, variare personalizzandoli sul singolo documento, senza doverli riscrivere ogni volta. Si accede alla funzione dal Menù Archivi Tabelle Società NNoottee PPrreeccaarriiccaattee:

Ad ogni nota è associato un codice e una descrizione, in particolare: • Il campo Codice (numerico o alfanumerico) serve ad identificare la singola Nota. Può avere

dimensione massima di quattro caratteri alfanumerici • In Descrizione indicare una descrizione sommaria di riferimento della nota • In Note specificare il testo dettagliato della nota. Durante il CCaarriiccaammeennttoo ddeeii ddooccuummeennttii, nella maschera per l’Inserimento delle note (che appare premendo il tasto <F8> ) è possibile richiamare le note precodificate nella precedente tabella, cliccando sul pulsante Note Precaricate . Si aprirà una lista, che conterrà tutte le note caricate nella tabella ‘Note precaricate’:

Applicando il flag nel campo Sel, o cliccando sul pulsante Sel. Tutto., è possibile inserire automaticamente nel testo della nota tutti i testi già caricati; quindi, è possibile procedere, se necessario, alla modifica dei testi riportati, personalizzandoli per il documento in caricamento.


1.2.1.2 Note per SubTotali Nella maschera di Inserimento Note è presente il flag Sub Totale la cui attivazione consente la gestione della stampa di sub-totali sui documenti del ciclo e passivo: grazie a questo automatismo, è possibile ottenere, nel caso di inserimento di più righe di dettaglio, una serie di totali parziali per gruppo di articoli. Questa funzionalità risulta molto utile nel caso in cui l’utente abbia la necessità di suddividere la stampa degli articoli indicati nel dettaglio dei documenti per categorie; per esempio, si pensi al raggruppamento in un'unica fattura di una serie di interventi effettuati in momenti differenti: in questo caso, la funzionalità consente di ottenere una totalizzazione per singolo intervento. E’ una funzionalità visualizzabile solamente in stampa, che si attiva se la stampa stessa prevedere la funzione “Importo”: per attivare l’automatismo è sufficiente inserire nel dettaglio del documento delle ‘nnoottee dd’’iinntteessttaazziioonnee ddeell ssuubb ttoottaallee‘ ovvero delle normali note <F8> con l’attivazione del flag Sub Totale:

Al termine del primo gruppo di righe, per le quali si vuole ottenere in stampa totale parziale, si procede con l’inserimento di una seconda nota di intestazione, attivando l’apposito flag ‘Sub Totale’. Questa nota conterrà l’intestazione per il secondo gruppo di righe da totalizzare. In fase di stampa, la procedura riconosce queste note grazie alla presenza del flag ‘Sub Totale’, e procede alla totalizzazione di tutti gli articoli compresi tra la prima riga di note (caricata con l’apposito flag attivato) e la successiva; alla fine del documento il programma stampa in automatico il sub totale per l’ultimo gruppo di righe

La stampa del documento deve prevede l’indicazione dell’importo totale per riga (dato che a volte è omesso sui documenti quali D.d.t.). In questa condizione, in presenza di note con flag ‘SubTotale’, quando il programma incontra una riga di note con richiesta dei Sub Totali provvede a stampare una riga l’indicazione del “TOTALE” degli importi delle righe precedenti, dopodiché azzera il totalizzatore (parziale) e provvederà a stampare il sub totale del gruppo di articoli precedenti


1.2.2 La Calcolatrice ‘On Line’ Durante il caricamento di tutti i documenti, è attiva l’utilissima funzionalità di CCaallccoollaattrriiccee. In fase di inserendo i documenti di vendita, capita molto spesso di dover effettuare un calcolo di un importo da indicare sul documento stesso: per agevolare l’utente in questa operazione, evitandogli perdite di tempo, la procedura mette a disposizione una Calcolatrice on line richiamabile con il tasto funzione <F11> . La calcolatrice (del tutto simile alla calcolatrice di windows) può essere richiamata dalla griglia del documento, mentre si è posizionati sui campi Prezzo o Importo della griglia stessa:

Premendo il tasto <F11> appare la calcolatrice, che di difetto riporta il valore originario del campo dal quale è stata ‘chiamata’:

Continuando a utilizzare la tastiera (o anche il mouse, a seconda delle abitudini), è possibile comporre numeri, gli operatori matematici, cancellare con <Canc> e ottenere i risultati battendo anche il tasto <Invio> . Effettuato il calcolo, e ottenuto il valore desiderato, con <F10> l’importo calcolato viene automaticamente riportato sul campo della griglia del documento, dal quale si era avviata la funzione. Per uscire dalla calcolatrice senza eseguire calcoli, premere su Esc .

La comodissima calcolatrice, si richiama con F11, si usa per fare i calcoli (usando mouse o tastiera), e con F10 riporta l’importo calcolato in griglia.

Premi <F11>


1.2.3 La Duplica dei documenti E’ possibile creare un documento nuovo duplicandone uno già presente in archivio: in qusto modo, è possibile utilizzare dati già inseriti in precedenza, e ottimizzare i tempi di emissione di documenti simili tra loro. La funzione di duplica si attiva richiamando in Variazione il documento che si desidera

duplicare (dalla rispettiva funzione di caricamento), e premendo il pulsante posto a fianco del numero documento. La procedura passa dalla modalità di ‘Variazione’ alla modalità di Duplica:

•• Il campo Numero Documento viene pulito •• Il campo Codice Doc.1 diventa modificabile: l’utente può assegnare al nuovo documento un

codice diverso da quello sorgente (questa modifica è attiva solo per documenti di livello Ordine e Ddt), creando un documento dello stesso tipo (OC – BC) e con codice documento diverso.

•• Negli altri campi della maschera vengono visualizzati gli stessi dati inseriti nel documento di origine, con la possibilità di apportare qualsiasi modifica ai dati esistenti (sia in testata che in griglia), come se si stesse inserendo un nuovo documento

Con la pressione del pulsante CCoonnffeerrmmaa viene completata la duplica e generato un nuovo documento, al quale la procedura assegna automaticamente il primo numero progressivo libero. Con la pressione del pulsante EEssccii la duplicazione viene annullata. Inoltre, quando si duplica un DdT generato da un Ordine o una fattura generata da un DdT 2, bisogna tener presente che nel dettaglio sono presenti i riferimenti all’Ordine, o al DdT, di origine. Avviato il processo di duplica, è necessario ricordarsi, prima di confermare l’operazione, di cancellare le righe di riferimento nel dettaglio, che possono essere eliminate con <shift> + <canc> .!!

1 - In fase di duplicazione, è possibile modificare il codice del documento che si vuole generare: questa scelta è limitata ai soli codici documenti che non presentano nella Tabella Documenti il flag Utilizza definizione di maschera alternativa attivato; ne consegue che il campo a tendina, che elenca i codici documento disponibili, viene abilitato e filtrato con i soli codici di documento che prevedono la maschera standard. In fase di duplicazione di un documento per il quale è prevista una maschera alternativa, invece, il campo a tendina non viene abilitato e risulta quindi possibile solo generare un documento dello stesso tipo, in quanto i documenti con maschera alternativa potrebbero avere campi di testata e di dettaglio aggiunti e non duplicabili. 2 - A seguito della duplica, la procedura converte automaticamente tutti i dettagli con righe EVASE in righe INEVASE, ponendo automaticamente la loro quantità = 0. Nel caso di fatture, eliminerà l’informazione relativa all’avvenuta contabilizzazione


1.2.4 Recupero di protocolli eliminati Grazie ad un automatismo, la procedura recupera automaticamente i protocolli eliminati 3. Una volta eliminato un documento, è possibile recuperarlo, operando o dal Caricamento del Documento stesso, oppure dalla relativa funzione di Evasione.

Recupero di un protocollo da Caricamento documento

Entrati nel Caricamento del documento, per recuperare un protocollo eliminato è sufficiente fare DOPPIO CLICK sul campo Num.: appare la maschera:

La quale indica i protocolli da recuperare, e consente di scrivere nel campo Seleziona il numero che vogliamo assegnare al documento che andremo a caricare. Cliccando su Conferma sarà possibile procedere all’inserimento dei dati sul documento, cui sarà assegnato il numero da noi scelto.

Recupero di un protocollo dall’Evasione

Su tutte le funzioni di evasione di un documento, quali l’EEvvaassiioonnee OOrrddiinnii e la GGeenneerraazziioonnee FFaattttuurree, è possibile attivare il flag

che se attivato alla conferma dell’evasione visualizza la maschera di ‘SSeelleezziioonnee PPrroottooccoolllloo’ vista sopra, e consente all’utente di scegliere quale protocollo recuperare. 3 - L’automatismo è legato alla funzione di PPrreennoottaazziioonnee PPrroottooccoollllii (presente nel Menù Contabilità Servizi), grazie al quale il programma permette di riservare uno o più numeri di documenti di DdT e di fatture Clienti e Fornitori, per poterli utilizzare, a richiesta, in tempi successivi. Questa tabella, nel caso di eliminazione di protocolli da parte dell’utente, viene automaticamente compilata dal programma.


1.2.5 Gestione dell’Anticipo a Saldo Durante il caricamento di una Bolla, Fattura e Fattura Accompagnatoria la procedura consente la gestione dell’anticipo, al fine di indicare direttamente sul documento l’importo pagato dal cliente come acconto (o saldo) della fattura. Compilato il campo Acconto (dalla cartella ‘Testata Documento’), all’atto della contabilizzazione della fattura la procedura, genererà in automatico un movimento contabile di incasso dell’acconto; sarà possibile generare anche l’eventuale rettifica per sconto/abbuono qualora il valore dell’anticipo corrisponda ad un importo inferiore al totale documento e sia indicato il flag A saldo (a fianco del campo ).

Caricamento del Documento

Compilato un documento in tutte le sue parti essenziali, nel caso in cui il cliente versi un acconto è possibile compilare l’apposito campo, indicando un valore numerico inferiore o uguale al totale Documento. Nel caso in cui l’importo anticipato sia uguale all’importo del documento, con Doppio Click sul campo Anticipo viene in automatico proposto il valore totale del documento.

Nel caso in cui l’importo indicato sia inferiore al totale documento, è possibile attivare il flag posto a fianco del campo Anticipo, per indicare che l’importo ricevuto è sufficiente per chiudere ‘a saldo’ la fattura: attivando tale flag, il nome del campo ‘anticipo’ cambia in A Saldo. Questa operazione comporterà che a seguita della contabilizzazione della fattura sarà automaticamente generato un movimento di sconto/abbuono per la rettifica della differenza tra l'importo totale della fattura e l’acconto indicato. Nei casi di gestione degli anticipi, sono accettate solamente condizioni di pagamento di tipo RD (es. Rimessa Diretta), o PC (per contanti, es. Avvenuto); al contrario, viene visualizzato un messaggio di blocco. E’ da considerare inoltre che l’eventuale presenza del flag di anticipo a saldo rappresenta una condizione di raggruppamento per la quale il documento non può essere accodato, in fase di evasione, ad altri che non presentino la stesa condizione (ovvero, opzione a saldo selzionata).

Contabilizzazione del Documento

Alla contabilizzazione della fattura, estratte e selezionati i documenti desiderati, occorre compilare il campo Conto Anticipi (per la generazione della scrittura di anticipo) e Causale Anticipi (con la relativa causale associata), ed i campi Conto Sconto\Abb e Causale Sconto\Abb (per la generazione della scrittura di rettifica). Nel Campo Anticipo della griglia sono visualizzati gli importi ricevuti come anticipo. All’atto della contabilizzazione della fattura, vengono generatI i movimenti contabili relativi alla fattura, all’acconto, e (se presente) allo sconto abbuono.


1.2.6 Stampa dei Documenti e numero di copie Per ogni documento è possibile impostare una stampa personalizzata, e predefinire quante copie devono essere prodotte ad ogni stampa. Il numero delle copie ed il tipo di stampa effettuato dipenderà dalle scelte effettuate nella funzione presente in Archivi Personalizzazione DDeeffiinnzziioonnee LLaayyoouutt DDooccuummeennttii (per coloro che ne hanno previsto la gestione): impostata la stampa di più copie per ogni documento, la stessa sarà automaticamente effettuata dalle funzioni di stampa multipla di più documenti. Se la stampa viene effettuata in modalità singola dalla funzione di Caricamento del documento, agendo sul pulsante Stampa (in fondo alla maschera), è possibile impostare la procedura al fine di visualizzare la seguente maschera:

Che consente all’utente di scegliere se stampare tutte le copie previste, oppure scegliere il destinatario del documento cliccando in corrispondenza del flag della colonna Sel. In questo modo, sarà possibile effettuare la stampa del documento desiderato anche in copia singola, ad esempio per consultazione o archivio. È anche possibile decidere di non visualizzare più la finestra, selezionando il flag posto in basso.


1.2.7 Stampa Documenti e Allegati Documenti La procedura permette, per ogni tipo di documento gestito, di ottenere in automatico, consecutivamente alla stampa del documento, la stampa di documenti Word allegati. Per attivare la funzione, è necessario impostare il percorso nel quale si vuole salvare i documenti allegati. Tale percorso, definibile liberamente dall’utente, deve essere indicato sulla Tabella Documenti per ogni documento per il quale si vuole ottenere la stampa degli allegati: Esempio codice documento FATCLI in Tabella Documenti

Indicato tale percorso, al richiamo in variazione di un documento la procedura visualizzerà un’apposita icona posta a fianco del campo PPrroottooccoolllloo, nella parte alta della maschera del Caricamento del Documento stesso:

Cliccando sul pulsante (che, come detto, è visualizzabile solo al richiamo in variazione di un documento già caricato) la procedura genera in automatico un file .doc nel percorso indicato in Tabella Documenti, file cui sarà assegnato in automatico un nome con la seguente struttura: <CodiceDoc-ProtNumero-Anno> Per esempio, il nome del file allegato ad una Fattura Accompagnatoria (codice doc. BBOOLLFFAACCLL) con Protocollo VV, numero documento 0000000033, anno di emissione 22000011 sarà: BOFACL-V00003-2001 Creato il file, all’esecuzione della funzione di stampa del/dei documento/i di vendita, la procedura procede la stampa del documento stesso ed in coda la stampa del documento Word.


1.2.8 Stampa Documenti e “KIT” dei componenti Con il termine ‘Kit’ (o confezione) si intende una funzione che permette la stampa sui documenti del ciclo attivo della lista dei componenti degli articoli di magazzino (prodotti finiti o un semilavorati) presenti nel dettaglio del documento, aventi una Distinta Base. Scopo della gestione è permettere la stampa dell’elenco delle singole parti (al primo livello) di cui si compone l’articolo, con la relativa quantità unitaria. L’attivazione della gestione avviene a livello di singolo articolo e a livello di singolo documento. Dal menù Achivi AAnnaaggrraaffiiccaa AArrttiiccoollii è possibile attivare, sugli articoli con distinta base, il flag “Kit”, scegliendo anche se la modalità di stampa deve considerare i componenti per quantità unitaria o per la quantità venduta:

Dal menù Archivi Parametri PPaarraammeettrrii PPrroocceedduurraa cartella VVeennddiittee –– PPrriinncciippaallii è possibile scegliere su quali documenti attivare la stampa del kit, selezionando il flag relativo:

Le stampe nelle quali è possibile riportare l’elenco degli articoli che compongono il kit sono: Ordini Clienti Documenti di Trasporto Fatture Attivando la gestione, nel corpo della stampa del documentp il risultato ottenuto è il seguente:


1.3 Documenti di trasporto La gestione dei documenti di trasposto consente sia l’emissione dei ddt a cliente (nel caso di una vendita) che delle bolle di reso a fornitore; è possibile, come per tutti gli altri documenti, creare diverse tipologie di documenti, personalizzandone la stampa e i campi presenti secondo le proprie esigenze. I documenti di tipo ‘Bolla’ sono particolari documenti i quali, contemporaneamente alla loro emissione, provvedono a movimentare il magazzino per gli articoli indicati nel dettaglio del documento, grazie alla causale di magazzino collegata. In conseguenza di questa associazione, caricato un documento di tipo bolla, verranno automaticamente generati dei movimenti di magazzino i quali utilizzeranno la causale collegata e saranno visualizzabili dalle stampe di BBrroogglliiaacccciioo ddeeii MMoovviimmeennttii ddii MMaaggaazzzziinnoo (non direttamente dalla funzione di IInnppuutt MMoovviimmeennttii ddii mmaaggaazzzziinnoo)) La gestione dei documenti di trasporto prende in considerazione i documenti codificati in TTaabbeellllaa DDooccuummeennttii con ‘Tipo Documento’ BC – Bolle clienti e BR – Bolle Fornitori: Esempio di BOLLA CLIENTE (BC) gestibile dal Caricamento D.d.t.:

La BOLCLI è un esempio di normale bolla di vendita: la causale VEN scarica a magazzino il prodotto finito, ed ha Unità Da Magazzino a Cliente. Una variante della BOLCLI è rappresentata da una bolla cui è associata una causale che allo scarico del prodotto finito esegue automaticamente lo scarico dei componenti di un eventuale distinta base dell’articolo venduto. Dal Caricamento D.d.t è possibile gestire anche documenti quali BOLVIS - Bolla di C/to Visione, e BOLTRA - Bolla di trasferimento.

Esempio di BOLLA FORNITORE (BR) gestibile dal Caricamento D.d.t. Fornitore:

La BOLRES è un esempio di una bolla di reso al fornitore: la causale RSF rettifica il carico di magazzino precedente (avvenuto con l’acquisto) annullando di fatto il carico. . In questo caso, l’unità è Da Magazzino a Fornitore

Esempio Causale di Magazzino

Esempio Causale di Magazzino


1.3.1 Caricamento Documenti di Trasporto La funzione gestisce il caricamento, la variazione e l’eliminazione dei Documenti di Trasporto clienti; gli utenti che gestiscono anche gli Ordini Clienti potranno visualizzare e modificare anche i DdT generati in automatico dall’EEvvaassiioonnee ddeeggllii oorrddiinnii. Nel seguito andiamo ad analizzare le specifiche relative a questa funzionalità, in aggiunta alle caratteristiche generali legate al caricamento dei documenti. Si accede alla funzione dal Menù Vendite CCaarriiccaammeennttoo DD..dd..TT.:

• DDT Sospeso: flag, la cui abilitazione consente di sospendere il documento in modo che

non sia proposto, all’atto della generazione delle fatture, tra i documenti da fatturare (naturalmente dalla funzione GGeenneerraazziioonnee FFaattttuurree sarà comunque consentito modificare lo stato delle bolle, riabilitandole o sospendendole, come si vedrà nel paragrafo relativo).

• Causale Magazzino: viene visualizzata la causale associata al protocollo (assegnata al codice documento nella TTaabbeellllaa DDooccuummeennttii). L’emissione della bolla genererà l’aggiornamento dei progressivi di magazzino secondo i parametri definiti nella TTaabbeellllaa CCaauussaallii ddii MMaaggaazzzziinnoo, per ciascun tipo di causale.

• Il pulsante Scadenze permette di visualizzare le scadenze, così come definite dalla modalità di pagamento assegnata al documento: i dati visualizzati non vengono registrati in archivio, in quanto si tratta di una vista (non modificabile dall’utente) che permette la sola consultazione degli importi delle rate previste e delle relative date di scadenza, le quali diverranno effettive una volta fatturato il documento.

In fondo alla maschera sono presenti i pulsanti CCoonnffeerrmmaa –– PPuulliissccii –– EElliimmiinnaa –– SSttaammppaa –– PPeerrssoonnaalliizzzzaa –– GGeenn.. FFaattttuurraa –– CCooddiiccii aa bbaarrrree –– EEttiicchheettttee –– SSoovvrraappppaacccchhii –– EEssccii..


Il Codice documento: Se la bolla non è ancora fatturata è possibile variare il Tipo Documento, purché il nuovo tipo preveda una causale di magazzino compatibile con quella del tipo originario (ovvero con i parametri relativi a ‘Carichi/scarichi’, ‘Segno’, ‘Acquisti/vendite’, ‘Conti a rientro’, ‘Unita DA /A’ uguali). Variazione del Ddt: Se un Ddt viene evaso parzialmente, non può essere eliminato, me potranno essere eliminato solamente le eventuali righe totalmente inevase.

I campi peculiari per le bolle sono: • Unità da: deve essere indicato il codice del Deposito di uscita delle merce, legato alla

costruzione della causale di magazzino utilizzata. Il campo è obbligatorio e non sarà possibile confermare il documento senza aver prima inserito il codice di riferimento. Durante l’inserimento degli articoli nel dettaglio, la procedura effettua il controllo sulla quantità giacente (in base al parametro selezionato nella Tabella Categorie Merceologica - per maggiori dettagli, si veda il relativo paragrafo del presente manuale) esclusivamente sul deposito indicato in questo campo.

• Unità a: è la destinazione della merce; per tutti i documenti di tipo BC – bolle clienti è proposto il codice del Cliente, mentre per documenti BR - Reso a fornitori quello del fornitore.

• Usa prezzi con Iva: propone di difetto la scelta operata sull’anagrafica del cliente relativamente al trattamento dei prezzi (se attivato, per il documento compaiono gli importo comprensivi dell’Iva).

Consente di registrare una serie di informazioni facoltative da stampare nel DdT, quali: •• Spedizionieri (due campi per indicare un eventuale spedizioniere aggiuntivo), Porto e

Aspetto dei beni collegati alle rispettive tabelle per il prelievo dei dati già codificati •• Numero colli, Peso e Data e Ora del trasporto editabili liberamente dall’utente. Il pulsante Aggiorna Data consente l’aggiornamento automatico dei due campi Data Trasporto e Ora Trasporto con la data e l’ora di sistema.

Cartella Testata Documento

Cartella Dati Spedizione


In aggiunta ai campi solitamente presenti sulle griglie dei documenti, è presente l’opzione: • Da Non Fatturare: se impostato pone l’articolo selezionato come “omaggio” e i totali si

ricalcolano automaticamente escludendo la riga dal computo. La funzione permette anche il caricamento di DdT con tutte le righe da non fatturare, poiché potrebbe trattarsi di una bolla in cui sono previsti esclusivamente importi nelle spese. Per chi gestisce gli Ordini Cliente, l’esclusione della riga può avvenire direttamente in fase di caricamento ordine: in questo caso l’evasione del documento riporterà, nella bolla generata, la scelta operata.

Operando con la Personalizzazione On-Fly è possibile optare per lo spegnimento di quei campi che non dovessero interessare e procedere con la creazione di nuovi campi, ad hoc, da inserire nella cartella.

Nella parte alta della maschera, sulla destra, visualizza i pulsanti standard presenti anche sugli altri documenti, ai quali corrispondono ulteriori funzioni; è personalizzabile dall’utente. Inoltre, presenta anche il pulsante

Elenco fatture per D.d.T. : Richiamato un documento in variazione, la funzione visualizza le fatture già generate per singolo D.d.t.. Alla pressione del pulsante, si apre una finestra nella cui griglia vengono visualizzati il numero e la data della fattura, la quantità evasa, il prezzo unitario e la valuta per ogni riga del dettaglio della bolla. Se il documento non è stato fatturato, viene presentato un messaggio di avviso. E’ possibile anche eseguire la funzione anche senza aver richiamato alcun documento: in questo caso, utilizzando il pulsante di ricerca posto a fianco al primo campo, si può procedere con la selezione del documento desiderato

Dettagli del Documento di Trasporto

Toolbar


1.3.1.1 Stampa della scheda di trasporto (allegata) Al fine di conseguire maggiori livelli di sicurezza stradale e favorire controlli più accurati sull’attività di autotrasporto di merci per conto di terzi sul territorio nazionale, il D. Lgs. 214/2008 ha instituito la scheda di trasporto, che ha lo scopo di individuare tutti i soggetti coinvolti in questa attività (il vettore, il committente, il caricatore e il proprietario della merce). La scheda di trasporto deve essere ora compilata dal committente prima di ogni viaggio e deve essere conservata a bordo del veicolo a cura del vettore. Prima di procedere, da Archivi Tabelle Società Tabella VVeennddiittee:: SSppeeddiizziioonniieerrii è necessario compilare i campi Partita iva e Numero Iscrizione Albo per gli spedizionieri che richiedono la stampa di questa tipologia di documento. Quindi, è possibile produrre la scheda di trasporto sia in fase di caricamento del ddt che in fase di successiva variazione, utilizzando il pulsante Scheda Trasporto posto a fianco del campo Spedizioniere

In fase di caricamento del ddt è possibile impostare la scheda anche se non sono state ancora inserite le righe degli articoli; nel caso di ddt provenienti da evasione di ordini clienti si dovrà richiamare il ddt e aggiungere i dati della scheda di trasporto.

Cliccando sul tasto Scheda Trasporto , si apre quindi la maschera per la compilazione della scheda di trasporto: solo nel caso in cui non siano stati impostati i dati richiesti nella Tabella VVeennddiittee:: SSppeeddiizziioonniieerrii, viene segnalato un messaggio bloccante e non è possibile compilare la scheda (se non inserendo i dati mancanti).


Sono richiesti i seguenti campi.

• Committente: i dati relativi al Committente devono essere compilati a cura del venditore (“Società”) o dall’acquirente (“Cliente”). In base al soggetto che compila i dati relativi al committente, si utilizzeranno i pulsanti Società o Cliente , dai quali è possibile caricare i dati di tali soggetti.

Caricamento dati del venditore


Caricamento dati dell’acquirente

Qualora fosse un soggetto diverso dal venditore o dall’acquirente, si dovranno compilare i dati manualmente.

• Caricatore: rappresenta l’impresa o la persona giuridica che consegna la merce al

vettore curando la sistemazione delle merci sul veicolo utilizzato per il trasporto. Anche in questo caso è stata inserita la possibilità di compilare in automatico i campi prelevandoli dall’anagrafica della società o dal cliente.

• Proprietario: rappresenta l’impresa o la persona giuridica che ha la proprietà delle

merci da trasportare al momento della consegna al vettore. Anche in questo caso è stata inserita la possibilità di compilare in automatico i campi prelevandoli dall’anagrafica della società o dal cliente.

• Eventuali dichiarazioni: per inserire eventuali note, nei casi in cui non sia possibile

indicare la figura del proprietario.

Nella sezione Dati merce trasportata si devono compilare i seguenti dati:

• Tipologia: indicare la tipologia della merce trasportata; compilato una prima volta il campo è possibile utilizzare le voci precedentemente caricate aprendo la lista. Se si usa una sola tipologia il campo viene compilato in modo automatico.

• Unità di misura, peso e quantità: impostare l’unità di misura, quindi alternativamente il peso o la quantità dei colli

• Luogo di carico: indicare il luogo dove viene caricata la merce. È possibile impostare

in automatico il campo con i dati del venditore (se coincidente) cliccando sul pulsante Società .

• Luogo di scarico: indicare il luogo di scarico della merce. È possibile impostare in

automatico il campo con i dati dell’acquirente (se coincidente) cliccando sul tasto Cliente .


• Osservazioni varie: da compilare a cura del vettore o del suo conducente qualora si verifichino variazioni rispetto alle indicazioni originarie del ddt (es. variazioni luogo di scarico, variazione tipologia e quantità della merce).

Nel caso in cui il vettore è costituito da una cooperativa che affida l’incarico ad un suo associato, si dovranno indicare i riferimenti anche di questo vettore: per questo motivo, è stato creato un automatismo che se nel ddt è stato specificato il secondo vettore, è possibile recuperare in modo automatico i suoi riferimenti. In queste condizioni si abilita infatti il pulsante Secondo Sped

Premendo il pulsante vengono caricati i dati nel campo

• Eventuali istruzioni: in questo campo si possono riportare eventuali istruzioni fornite dal committente o da uno dei soggetti delle filiera del trasporto al vettore.

Nella sezione Luogo e data compilazione si devono compilare i seguenti dati:

• Luogo: come previsto per il campo della tipologia della merce è possibile impostare una prima volta il valore e recuperarlo attraverso la selezione della combo nel caso di più valori ; se invece è presente un solo valore viene proposto in automatico.

• Data: viene proposta la data del ddt modificabile.

• Compilatore: si devono indicare le generalità di chi sottoscrive la scheda in nome e per

conto del committente; come previsto per i campi della tipologia e del luogo è possibile impostare una prima volta il valore e recuperarlo attraverso la selezione della combo nel caso di più valori; se invece è presente un solo valore viene proposto in automatico.

In fondo alla maschera sono presenti i pulsanti: CCoonnffeerrmmaa, SSttaammppaa, EEssccii..


Esempio di stampa della scheda di trasporto.


1.3.1.2 Generazione diretta della fattura da DDT E’ possibile generare una fattura da un DDT direttamente dalla funzione di caricamento dello stesso documento: la funzionalità va attivata nei PPaarraammeettrrii ddeellllaa PPrroocceedduurraa VVeennddiittee –– PPrriinncciippaallii selezionando il campo Generazione Fattura all’interno del DDT. Attivato l’automatismo, è quindi visibile il pulsante Gen. Fattura (in fondo alla maschera) che consente di effettuare direttamente dal CCaarriiccaammeennttoo DDddtt anche la relativa Fattura: ala pressione del pulsante, viene visualizzata una maschera

Sono richiesti i seguenti dati: • Estrai documenti prezzi con iva: (sola visualizzazione) se il ddt è con scorporo d’iva • Assegnazione manuale protocolli: per recuperare eventuali protocolli • Stampa documento Sorgente: per stampare contestualmente il DDT (abilitato di default) • Documento Sorgente: (sola visualizzazione) indica il codice documento del ddt in uso • Documento Destinazione: riporta il codice documento per la fattura preferenziale; l’utente

potrà modificarlo se esistono più tipi documenti ammissibili. • Data Documento: propone la data del ddt, eventualmente modificabile (purchè sia valida

per la sequenza dei protocolli iva). I dati proposti nella maschera permettono di generare direttamente la fattura, anche senza apportare nessuna modifica; in ogni caso, le opzioni possibili sono: • Conferma : genera la fattura e la apre direttamente in modalità di variazione • Conferma e stampa : genera la fattura e ne effettua direttamente la stampa (senza aprila) Al termine dell’operazione verrà visualizzato un messaggio con l’esito: alla conferma, in base alle impostazioni definite, il programma procederà direttamente alla stampa del documento sorgente (se attiva l’opzione di stampa del DDT) ed all’apertura oppure alla stampa del documento fattura generato.


1.3.1.3 Periodo d’esenzione IVA su documento di Trasporto E’ previsto un automatismo che consente l’applicazione automatica, su un documento di trasporto, dell’esenzione IVA sul documento in base alla data d’emissione dello stesso. Si attiva compilando due campi specifici nell’AAnnaaggrraaffiiccaa CClliieennttii: al caricamento del documento di trasporto, o anche dalla generazione della bolla dall’Evasione dell’ordine, in base alla data del documento generato, il sistema provvede a rendere esente o non esente il documento stesso. I campi da compilare per il singolo cliente sull’AAnnaaggrraaffiiccaa CClliieennttii sono i seguenti, e si trovano nella cartella ‘Dati Anagrafici’:

1.3.2 Caricamento Documenti di Trasporto Fornitori Funzione che gestisce il caricamento, la variazione e l’eliminazione dei DdT riguardanti i Fornitori. Si accede alla funzione dal Menù Vendite CCaarriiccaammeennttoo DD..dd..TT ffoorrnniittoorrii.. Appare una maschera identica a quella del Caricamento D.d.t Cliente, e presenta lo stesso meccanismo. Differisce solo per la cartella ‘Fornitore’, in cui devono essere inseriti i dati anagrafici dell’archivio relativo, per la lista associata al campo Cod. Doc. nel quale viene proposta la lista dei documenti di tipo BR – bolle fornitori, e per il pulsante sulla toolbar relativo

alle Banche Fornitore, che richiama l’elenco delle banche associate al fornitore del D.d.t.


1.3.3 Stampa dei Documenti di Trasporto La funzione consente la stampa multipla dei Ddt clienti in archivio: fornendo dei limiti di selezione, si possono estrarre solo i documenti che si desidera stampare. Si accede alla funzione dal Menù Vendite Stampa D.d.T.: E’ possibile selezionare i documenti da stampare impostando i limiti: •• Da/A Data •• Da/A Numero •• Da/A Cliente •• Valuta per restringere la ricerca ai soli documenti espressi con quella valuta. •• Codice Documento •• Protocollo: di difetto, è impostato il valore ‘generico’, pari a ‘tutti’ •• I due flag Già Stampati: Sì/No, consentono di distinguere, e quindi tenere sotto controllo, i

documenti che sono stati precedentemente stampati da quelli che non lo sono stati. Per i campi che rimangono vuoti, vengono considerati tutti i valori presenti in archivio. Impostati i limiti di estrazione, con il pulsante Estrai si visualizzano i documenti di trasporto corrispondenti ai parametri di ricerca impostati Con il pulsante Sel./Desel. si selezionano/deselezionano tutti i documenti presenti a video; se si vuole effettuare una selezione manuale è sufficiente marcare la casella di spunta nella colonna Stampa con il pulsante sinistro del mouse. In fondo alla maschera sono presenti i pulsanti: CCoonnffeerrmmaa –– PPuulliissccii –– SSttaammppaa..


1.3.3.1 Stampa Certificati di Conformità La funzione Stampa Certificati di Conformità consente di stampare il documento attestante la corrispondenza della merce in magazzino agli standard qualitativi previste dalle norme vigenti sul Controllo di Qualità, o ai requisiti intrinseci richiesti dal cliente per quel determinato tipo di articolo. Il CCeerrttiiffiiccaattoo ddii CCoonnffoorrmmiittàà è un documento inviabile al cliente in allegato alla merce venduta, con il quale l’azienda certifica il suo processo produttivo. Tipicamente, sul certificato di conformità vengono stampati dati quali: l’articolo, il periodo di produzione, frasi prefissate di certificazione (si certifica che il prodotto….), la quantità venduta presente in bolla, il nominativo del cliente e altri dati impostabili secondo le esigenze dell’azienda. Il programma permette una gestione dei cceerrttiiffiiccaattii ddii ccoonnffoorrmmiittàà attraverso la definizione personalizzata della stampa dal Document Design, con il quale è possibile disegnare il layout e i dati da riportare sulla stampa dall’articolo e/o dalla bolla. L’attivazione della gestione avviene a livello di singolo articolo. Dal menù Achivi AAnnaaggrraaffiiccaa AArrttiiccoollii è possibile attivare, sugli articoli per i quali si vuole ottenere la stampa del certificato di conformità, il flag ‘Stampare il certificato’ presente nella cartella AAllttrrii DDaattii::

Un’apposita funzione SSttaammppaa CCeerrttiiffiiccaattii ddii CCoonnffoorrmmiittàà consente di stampare, per ogni documento bolla (selezionato dall’utente) i certificati degli articoli (che hanno selezionato il flag in anagrafica) presenti sul documento . Essendo una funzionalità prevista dallo standard ma non fondamentale per l’intera gestione delle Vendite non viene visualizzata di standard a Menù: per renderla visibile e operativa, è necessario cliccare con il pulsante destro del mouse in corrispondenza della barra dei menù e selezionare il comando Personalizza: qui, dalla cartella ‘Comandi’ scegliere la categoria Vendite e cercare l’omonima funzione.

Condizione preliminare e necessaria per l’utilizzo della funzione è il precedente caricamento di un documento di trasporto relativo ad un articolo soggetto a controllo di conformità; in caso contrario, la funzione non estrae nulla. Al richiamo della funzione, viene visualizzata la seguente maschera dalla quale è possibile estrarre i documenti per i quali si vuole stampare il certificato di conformità:


La maschera è molto simile alla SSttaammppaa DDooccuummeennttii ddii TTrraassppoorrttoo: è possibile selezionare i documenti impostando alcuni limiti, mentre se non viene specificato alcun parametro vengono estratti tutti i certificati in archivio. •• Da/A Data •• Da/A Numero •• Da/A Cliente •• Valuta per restringere la ricerca ai soli documenti espressi con quella valuta. •• Codice Documento •• Protocollo: di difetto, è impostato il valore ‘generico’, pari a ‘tutti’ •• I due flag Già Stampati: Sì/No, consentono di distinguere, e quindi tenere sotto controllo, i

documenti che sono stati precedentemente stampati da quelli che non lo sono stati. Impostati i limiti di estrazione, con il pulsante Estrai si visualizzano i documenti di trasporto corrispondenti ai parametri di ricerca impostati, per i quali è necessario stampare i certificati. Con il pulsante Sel./Desel. si selezionano/deselezionano tutti i documenti presenti a video; se si vuole effettuare una selezione manuale è sufficiente marcare la casella di spunta nella colonna Stampa con il pulsante sinistro del mouse. In fondo alla maschera sono presenti i pulsanti: PPuulliissccii –– EEssccii.


1.3.4 Generazione fatture Permette di gestire, in un'unica operazione, la generazione della Fattura (differita o Proforma) dal Documento di Trasporto, secondo quanto impostato nella DDeeffiinniizziioonnee LLeeggaammii DDooccuummeennttii. La funzione permette di estrarre i D.d.t aperti (ovvero, inevasi) secondo vari parametri di selezione; è possibile, inoltre, procedere con un’estrazione Automatica, per estrarre un gruppo di D.d.t. che corrispondono ad una serie di parametri di filtro, o Manuale, per selezionare le singole bolle. Si accede alla funzione dal Menù Vendite GGeenneerraazziioonnee FFaattttuurree:

I campi immediatamente visibili sono: • Assegnazione Manuale Protocolli: attivando il flag, alla conferma dell’evasione viene

visualizzata una videata per la selezione del numero di protocollo precedentemente prenotato o da recuperare. Si tratta di una funzionalità legata alla PPrreennoottaazziioonnee PPrroottooccoollllii o al recupero di protocolli eliminati.

• Data documento: in questo campo è possibile indicare la data con la quale verrà generato il documento successivo; il programma propone la data di elaborazione della società che, come consuetudine, è modificabile.

• Tipo DDT: permette di operare l’estrazione delle sole bolle “sospese”, di quelle “non sospese” oppure di tutte. Nella griglia del dettaglio compare lo stato del documento (colonna Sospeso) con possibilità di variarne le proprietà.

• Doc. Destinazione: è possibile indicare quale tipo di documento si vuole generare, considerando che il campo risulta ingrigito se è stato impostato un unico Legame Bolla – Fattura (proponendo di difetti l’unico documento “legato” al D.d.t.).


• Doc. Sorgente : è possibile indicare il tipo documento da estrarre (il campo è ingrigito se si

utilizza un unico codice documento per i D.d.t.). Nel caso di più tipi di documenti gestiti, è possibile selezionare più codici documento, agendo sul pulsante con i punti di sospensione posto a lato del campo:

cliccando sul pulsante viene aperta la lista dei documenti sorgenti, in modalità di mmuullttiisseelleezziioonnee, che consente la selezione di più codici documento diversi.

La lista viene proposta già filtrata di quei codici documento che, prendendo come riferimento quello già indicato nel campo Doc.Sorgente (nell’esempio, BOLCLI) hanno le stesse caratteristiche in Tabella Documenti. I documenti, inoltre, dovranno avere in comune lo stesso documento di destinazione e lo stesso tipo di raggruppamento: nel caso l’utente, erroneamente, selezionasse documenti con legami e raggruppamenti diversi, viene avvisato l’utente con un messaggio.

Selezionati i codici interessati con un Click del mouse, cliccare nuovamente sul pulsante con i punti di sospensione: viene confermata la SSeelleezziioonnee MMuullttiippllaa:

E’ un metodo molto comodo per le aziende che adottano diversi documenti (al fine di differenziare i documenti sorgente secondo le proprie esigenze), e consente di mantenere le regole di raggruppamento impostate e legate al cliente.


Al fine di procedere all’estrazione dei dati, è necessario cliccare su uno dei seguenti pulsanti:

La selezione Manuale avviene indicando, o selezionando, il numero del documento che si intende fatturare. Dal campo Numero, che compare solo dopo aver premuto il pulsante Manuale, è possibile richiamare la lista in cui sono elencati tutti i documenti

Il documento scelto viene riportato nella griglia della funzione.

La selezione Automatica avviene tramite la maschera seguente:

Che consente, in aggiunta ai parametri già attivati sulla maschera principale, di impostare i limiti: •• Da/A Data •• Da/A Bolla •• Da/A imp. Bolla per restringere la ricerca ai documenti di un certo valore totale •• Da/A Cliente •• Condizioni di pag per restringere la ricerca ai documenti legati ad un tipo di pagamento. •• Valuta per restringere la ricerca ai soli documenti espressi con quella valuta. •• Ordinato per scegliere il tipo di ordinamento dei dati nella griglia

Il documenti corrispondenti ai parametri impostati vengono riportati nella griglia della funzione.

Evasione Singola

Evasione Multipla


Estratti i dati in griglia, ogni riga rappresenta una bolla: è possibile scegliere quali documenti contabilizzare attivando la spunta nella colonna denominata Cont. della riga interessata Con il pulsante Sel.Tutto (in fondo alla maschera) è possibile selezionare/deselezionare tutti i documenti contemporaneamente. Effettuata la selezione, alla pressione del pulsante Conferma avviene la generazione del documento successivo (e dei movimenti ad esso collegato); in questa fase, vengono effettuati due controlli sui documenti selezionati e processati: •• se nella selezione vengono inclusi dei documenti che hanno righe nulle, ovvero senza

indicazione del prezzo dell’articolo, la procedura mostra a video un messaggio che segnala tale evento e consente all’utente di fermare l’operazione ed evidenziare talii documenti, oppure procedere alla generazione della fattura.

Nel caso l’utente volesse individuare tali documenti, gli stessi saranno evidenziati a video in colore blu: quindi, è possibile modificare la selezione e/o procedere nuovamente alla contabilizzazione, agendo sempre sul pulsante CCoonnffeerrmmaa.

•• se nella selezione vengono inclusi dei documenti non ancora stampati, la procedura

mostrato a video un messaggio che segnala tale evento e consente all’utente di fermare l’operazione ed evidenziare tali documenti, oppure procedere alla generazione della fattura.

Nel caso l’utente volesse individuare tali documenti, gli stessi saranno evidenziati a video in colore rosso: quindi, è possibile modificare la selezione e/o procedere nuovamente alla contabilizzazione, agendo sempre sul pulsante CCoonnffeerrmmaa.

Al termine della procedura di generazione del documento successivo, la griglia della funzione si modifica e vengono visualizzate delle colonne che consentono il richiamo immediato del documento appena generato; i campi sono contrassegnati da uno sfondo di colore giallo, e sono: • Documento: riporta il numero del documento appena generato per ogni bolla evasa • Operazione: riporta la dicitura CCrreeaattoo//AAccccooddaattoo specificando se il documento è stato creato

o alternativamente la bolla è stata accodata (‘raggruppata’) ad un documento già esistente

Facendo Doppio Click con il tasto sinistro del mouse su uno dei campi gialli di una riga evasa, viene aperta la funzione di Caricamento Fatture dalla quale è consultabile il documento fattura appena creato, con indicati gli estremi della bolla a cui fa riferimento la riga di dettaglio. E’ possibile modificare il documento appena creato: uscendo quindi dalla consultazione della fattura, si ritorna alla ‘GGeenneerraazziioonnee FFaattttuurree’, dalla quale è possibile procedere alla consultazione di tutte le fatture appena generate con questa modalità. Il programma tiene traccia dei documenti visionati dall'utente con questa metodologia, modificando di volta in volta il colore giallo delle due celle Documento e Operazione in bianco (per le fatture già aperte).

Doppio Click


1.3.4.1 Regole di Raggruppamento sulle bolle La generazione delle fatture considera alcune regole e impostazioni definibili dall’utente, quali l’esigenza di raggruppare più bolle intestate ad un determinato cliente (che ha attivo in AAnnaaggrraaffiiccaa CClliieennttii il campo Raggruppa bolle in fattura) in un’unica fattura riportante gli estremi dei singoli documenti di origine. In questa condizione, il raggruppamento avviene a patto che i campi determinanti, quali le condizioni di pagamento, il codice Iva, il codice agente ecc…, siano uguali per tutti i DdT; In caso contrario, verranno generate fatture diverse. E’ possibile impostare anche un raggruppamento per CCaatteeggoorriiee MMeerrcceeoollooggiicchhee (legata alla presenza della Lunghezza di raggruppamento Articolo (nella relativa della tabella), vengono raggruppate le righe da contabilizzare, a condizione che il prezzo, lo sconto e l’unità di misura siano uguali. Ad esempio è possibile raggruppare sotto la categoria CALZE tutti gli articoli calze colorate, a patto di avere prezzo, sconto e UM uguali. Infine, è possibile anche creare delle RReeggoollee ddii rraaggggrruuppppaammeennttoo aarrttiiccoollii: in questo caso, durante la GGeenneerraazziioonnee FFaattttuurree viene visualizzata sotto ai combo dei tipi documenti un’etichetta che specifica il tipo di raggruppamento previsto:

1.3.4.2 Fatturazione Parziale La procedura prevede un meccanismo di Fatturazione Parziale per la generazione di fatture clienti relative a quantità parziali indicate nei Ddt di origine, nel caso in cui l’azienda ha l’esigenza di non fatturare tutte le quantità indicate nella Bolla. Per gestire la funzionalità è necessario attivare nella TTaabbeellllaa DDooccuummeennttii il flag Gestione Fatturazione Parziale per il documento fattura

Flag in Tabella Documenti da attivare per il documento di tipo FATTURA


Attivato tale parametro, durante la GGeenneerraazziioonnee FFaattttuurree relativa ad un documento con tale parametro selezionato (che sarà indicato nell’apposito campo Doc. Destinazione), sarà possibile aprire una maschera specifica nella quale indicare la quantità parziale da Fatturare. Estratte le bolle da contabilizzare, è sufficiente cliccare due volte sulla riga relativa alla bolla da evadere parzialmente per aprire la maschera denominata Dettaglio Documenti:

Nella griglia vengono visualizzate tutte le righe di dettaglio presenti in bolla, con: •• nella colonna Q.tà Originale la quantità caricata nel Ddt di origine •• nella colonna Q.tà Fatturata la quantità eventualmente già fatturata in precedenza •• la colonna Q.tà da Fatturare, unica che risulta editabile, server per indicare la quantità che

si desidera fatturare. •• la colonna Saldo viene attivata automaticamente quando la ‘Q.ta Originale’ risulta pari alla

‘Q.tà da Fatturare’. Inseriti i Dati, con Conferma si ritorna alla maschera di Generazione fatture, ed è possibile procedere alla contabilizzazione. In fondo alla maschera sono presenti anche i pulsanti: PPeerrssoonnaalliizzzzaa –– EEssccii.


1.3.4.3 Fatturazione ad un cliente diverso La procedura permette di emettere i documenti di trasporto ai singoli clienti e le fatture (e le relative Ricevute Bancarie) ad un altro cliente, il quale rappresenta (ad esempio) la capogruppo. E’ un automatismo che si attiva grazie alla "Personalizzazione On Fly": la personalizzazione avviene a livello di AAnnaaggrraaffiiccaa CClliieennttee, con la creazione di un apposito campo ‘Gruppo Fatturazione’. Creato il campo, lo stesso sarà collegato alla lista dei clienti già inseriti, ed in questo campo andrà indicato un secondo codice del cliente che rappresenterà - nel momento in cui si genereranno le fatture - la nuova intestazione

Creato tale campo (compilabile solo per quei clienti che rientrano nella casistica descritta) si attiverà un meccanismo automatico per il quale, in fase di generazione della fattura, sarà assegnato un intestatario diverso dal cliente indicato in bolla, mentre nel dettaglio della fattura sono riportati i riferimenti al documento originario,

Per esempio, al cliente GAMMA SNC si è associato il codice cliente POWER INSTRUMENTS LTD, cui saranno intestate tutte le fatture generate dalle bolle di GAMMA SNC..


1.3.5 Stampa Riepilogo D.d.T. La funzionalità permette di stampare un elenco di riepilogo dei documenti emessi, selezionando i documenti di interesse attraverso alcuni criteri di estrazione. Si accede alla funzione dal Menù Vendite SSttaammppaa RRiieeppiillooggoo DD..dd..TT.:

I campi di filtro sono, oltre ai limiti di data impostabili in Data inizio / Data Fine: •• Da /A Protocollo per la selezione del protocollo di interesse •• DaCli/ Da Forn. – A Cli / A Forn. per indicare un intervallo di clienti o fornitori •• Da/ACodice Documento per indicare un intervallo di codici di documento •• Da/A Commessa per indicare un intervallo di codici commesse4 Il flag Stampa con dettagli consente di visualizzare i dati relativi alle righe di dettaglio di ogni documento estratto e di riportare in stampa la ragione sociale del Cliente o del Fornitore. Con CCoonnffeerrmmaa si visualizza l’anteprima di stampa, con EEssccii si annulla il processo.

4 Campo ‘Commessa’ presente sul documento se attivato con la personalizzazione ON FLY.


Effettuando la stampa saranno considerate le commesse inserite a livello di testata dei documenti; in caso di attivazione del flag Stampa con dettagli saranno considerate le commesse caricate nel dettaglio dei documenti DDT. Esempio: Stampa senza Dettagli

Stampa con Dettagli

Dall’anteprima, cliccando sul pulsante si procede alla SSttaammppaa


1.3.6 Stampa Elenco DDT da Fatturare E’ una stampa di riepilogo dei documenti di trasporto che devono ancora essere fatturati, con i dati di testata delle bolle e l’indicazione dell’eventuale fatturazione parziale del documento. Si accede alla funzione dal Menù Vendite SSttaammppaa EElleennccoo DD..dd..TT.. ddaa FFaattttuurraarree :

I campi Dal / Al Codice Documento permettono la selezione dei tipi documenti desiderati. I campi Data Inizio e Data Fine limitano temporalmente il periodo di stampa. I campi Da/A Commessa permetto la seleziona per codici commessa5. La lista a tendina associata al campo Modalità di stampa permette di scegliere il tipo di ordinamento che si vuole ottenere, tra: · Per numero DDT · Per Data · Per tipo DDT · Per Codice Cliente · Per Denominazione Cliente · Per Codice di Pagamento · Stampa Dettaglio Con CCoonnffeerrmmaa si visualizza l’anteprima di stampa, con EEssccii si annulla il processo.

5 Campo ‘Commessa’ presente sul documento se attivato con la personalizzazione ON FLY.


Effettuando la stampa saranno considerate le commesse inserite a livello di testata dei documenti; in caso di stampa con la Modalità di Dettaglio, saranno considerate le commesse caricate nel dettaglio dei documenti DDT. Esempio: Stampa senza Dettagli

Stampa con Dettagli



1.3.7 Stampa quadratura cassa per Bolle/Depositi La funzione consente di ottenere una stampa con l’elenco degli incassi ottenuti dai clienti in un determinato intervallo di date, con i dati raggruppati per deposito e ordinati per codice documento. L’incasso si riferisce al campo Anticipo presente nella cartella "testata" della funzione CCaarriiccaammeennttoo DDooccuummeennttoo ddii TTrraassppoorrttoo:

Si accede alla funzione dal menù Vendite Stampa Quadratura Cassa

I campi “Da data” “A Data” permettono la selezione del solo periodo indicato. Con CCoonnffeerrmmaa si visualizza l’anteprima di stampa, con EEssccii si annulla il processo.



1.4 Fatture di Vendita Le fatture di vendita sono documenti fiscali che non movimentano il magazzino; è possibile, come per tutti gli altri documenti, crearne diverse tipologie, personalizzandone la stampa e i campi presenti secondo le proprie esigenze. Ad ogni documento di tipo ‘Fattura Cliente’ può essere associato lo stesso protocolli Iva, oppure diversi, a discrezione dell’utente; alla conferma dell’inserimento del documento, viene assegnato il primo numero del protocollo libero in sequenza. Dalle Fatture Clienti è possibile generare automaticamente, tramite la procedura di contabilizzazione, i movimenti contabili, che vengono creati con la causale contabile associata; questi movimenti potranno essere richiamati in consultazione dalla funzione di PPrriimmaa NNoottaa IIvvaa (da qui non direttamente modificabili) e saranno visualizzabili dalle stampe di BBrroogglliiaacccciioo ddeeii MMoovviimmeennttii CCoonnttaabbiillii.. La gestione delle fatture prende in considerazione i documenti codificati in TTaabbeellllaa DDooccuummeennttii con ‘Tipo Documento’ FT – Fatture clienti: Esempio di FATTURA CLIENTE (FT) gestibile dal Caricamento Fatture:

La FATCLI è un esempio di normale fattura di vendita: alla contabilizzazione del documento, verrà generato in Prima Nota il movimento Iva con causale FTV, che è una causale Iva di tipo FC – Fatture clienti. Dalla causale contabile collegata dipenderanno i movimenti generati in prima nota: è possibile quindi creare tanti codici documento in TTaabbeellllaa DDooccuummeennttii quante sono le casistiche da gestire. Per esempio, la fattura di vendita CEE dovrà avere una causale contabile con flag ‘valuta’, perciò sarà opportuno creare un apposito documento con tale causale collegata; stesso discorso vale per la fattura con Iva sospesa, e via discorrendo. Per la creazione di documenti associati a causali particolari (come nell’esempio,.CEE e IVA SOSPENSIONE) sarà sufficiente creare nuovi codici documento con Tipo FT in TTaabbeellllaa DDooccuummeennttii con l’apposita causale contabile associata, per le cui caratteristiche si veda il MMaannuuaallee CCoonnttaabbiilliittàà.

Esempio Causale Contabile


1.4.1 Caricamento Fatture La funzionalità consente di caricare e manutenere Fatture Clienti (e Note di Credito), e di modificare le fatture già generate, in automatico, dai Documenti di Trasporto. Di seguito, andiamo ad analizzare le specifiche relative a questa funzionalità (in aggiunta a quelle precedentemente già descritte in generale sul IIll CCaarriiccaammeennttoo ddeeii DDooccuummeennttii:: ccaammppii pprriinncciippaallii). Si accede alla funzione dal Menù Vendite CCaarriiccaammeennttoo ffaattttuurree:

Operando con la Personalizzazioni On Fly è possibile optare per lo spegnimento di quei campi che non dovessero interessare e procedere con la creazione di nuovi campi, ad hoc, da inserire sia nel dettaglio che nella testata del documento.

Nelle prossime pagine, vediamo i campi aggiunti, nelle diverse cartelle, specifici per la gestione delle fatture di vendita. In fondo alla maschera sono presenti i consueti pulsanti: CCoonnffeerrmmaa –– PPuulliissccii–– EEssccii –– SSttaammppaa –– PPeerrssoonnaalliizzzzaa, oltre a specifici pulsanti per la variazione/decontabilizzazione di una fattura già caricata, nonché per la modifica delle scadenze.

Le fatture (o le note credito) generate dal modulo vendite, e contabilizzate, sono consultabili ma non modificabili dalla PPrriimmaa NNoottaa IIvvaa.


• Partita Fissa: il flag permette di collegare la partita che verrà generata dalla

contabilizzazione delle fatture, alla partita fissa ‘A0000’ utilizzata per la registrazione contabile di un anticipo cliente. Il riferimento alla partita fissa è possibile solo se l’utente ha effettivamente inserito un ammontare nel campo anticipo: per confermare questa scelta viene visualizzata, appena si clicca sul flag, la seguente videata:

Il valore indicato in SSaallddoo aannttiicciippii ccoonnttaabbiilliizzzzaattoo è rilevato dalla lettura della/e partita/e A0000 mentre in AAnnttiicciippii iinn ffaattttuurree nnoonn ccoonnttaabbiilliizzzzaattee è riportato il valore inserito nel campo AAnnttiicciippii delle fatture non ancora contabilizzate..

• Causale Contabile: occorre indicare la causale contabile che dovrà essere utilizzata per la

generazione e la contabilizzazione del documento (fattura, nota accred., ecc). Ad esempio per effettuare una Nota Accredito a Cliente occorre selezionare la causale contabile codificata precedentemente nella tabella.

La griglia di dettaglio non presenta colonne aggiuntive; anche per le fatture, viene data la possibilità di inserire, relativamente agli articoli in dettaglio, quantità negative. A destra della griglia di dettaglio sono attivi due pulsanti, contraddistinti rispettivamente

dall'icona di freccia su o giù , che consentono di effettuare lo spostamento della posizione di ogni riga presente nel dettaglio, al fine di modificarne l'ordine di visualizzazione (che segue l’ordine di inserimento della stessa).

Cartella Testata Documento

Griglia di Dettaglio


Il pulsante Scadenze (in fondo alla maschera) consente la variazione delle scadenze generate automaticamente dalla registrazione del documento, secondo le regole fissate nella Tabella delle CCoonnddiizziioonnii ddii PPaaggaammeennttoo::

Nella parte superiore della videata sono visualizzati, oltre ai dati relativi al cliente e al documento, le informazioni concernenti la partita corrispondente alla fattura caricata: Anno, Numero e Protocollo. Nella parte inferiore, invece, sono visualizzate per ciascuna scadenza, e più precisamente per la scadenza sulla cui riga si è posizionati, il codice della nostra banca e la banca della controparte; tali codici sono proposti di difetto se presenti nell’anagrafica del cliente, con possibilità di essere variati. Su questa maschera, possibile effettuare delle variazioni alle singole scadenze proposte, aggiungendone di nuove o modificando il tipo di pagamento di ogni riga. Le modifiche effettuate avranno effetto si fini dello scadenzario e dell’emissione degli effetti. Entrando modalità di Variazione di un documento già caricato, sono inoltre presenti i pulsanti (in fondo alla maschera) Varia e Decontabilizza , che permettono di variare e/o decontabilizzare fatture e fatture accompagnatorie già contabilizzate, a condizione che non siano già stati registrati i relativi incassi e che il periodo contabile di pertinenza non sia chiuso.


1.4.1.1 Alcuni Automatismi attivabili sul Caricamento fatture È possibile attivare alcuni automatismi legati al Caricamento Fatture, utilizzando la Personalizzazione On Fly!. Nel seguito ne riepiloghiamo alcuni tra i più significativi, mente per i dettagli si veda il relativo paragrafo nel MMaannuuaallee PPeerrssoonnaalliizzzzaazziioonnee. 1.4.1.1.1 Condizione di Pagamento miste E’ possibile creare dei campi aggiuntivi per gestire delle ‘Condizioni di pagamento miste’ specificando un Importo e una data di scadenza in aggiunta alla modalità di pagamento indicata nel campo ‘Cond. Pagam’. La scadenza avrà importo pari al valore indicato nel relativo campo ‘Importo’, e genererà una riga di scadenzario con pagamento Rimessa Diretta; al totale documento viene automaticamente sottratto tale importo, e la parte restante verrà ripartita sulle altre scadenze, calcolate in base alla condizione di pagamento del documento 1.4.1.1.2 Date di competenza del documento E’ possibile inserire, nella testata del documento di vendita, i campi necessari per indicare le date di competenza relative al documento, quali: • Data Competenza Da / A: limiti del periodo di competenza • Tipo Competenza: per indicare la tipologia di competenza, a scelta tra una delle opzioni:

· M per mese · G per giorno

Inserite entrambe le date, se il tipo di Competenza non viene indicato, di default il programma considera la competenza mensile. Una volta assegnate le date di competenza al singolo documento, in seguito alla sua contabilizzazione, saranno memorizzati i dati ai fini della gestione automatica dei ratei e risconti. 1.4.1.1.3 Calcolo ritenuta su stampa fattura Un altro automatismo, sempre attivabile con la funzione di personalizzazione, può essere aggiunto sul dettaglio del documento, al fine di indicare, per ogni riga di dettaglio, un codice imposta e ottenere il calcolo automatico delle Ritenute d'Acconto sulla stampa delle fatture di vendita. 1.4.2 Stampa Fatture e Stampa Riepilogo Fatture Dalla funzione Stampa Fatture è possibile stampare le Fatture registrate. La selezione avviene in modo del tutto analogo a ciò che riguarda la SSttaammppaa ddeeii DDooccuummeennttii ddii TTrraassppoorrttoo, a cui rimandiamo per approfondimenti. Anche per la descrizione della funzione Stampa Riepilogo Fatture, data la similitudine con il documento di trasporto, si rimanda alla descrizione della SSttaammppaa RRiieeppiillooggoo DD..dd..TT...


1.5 Fatture Accompagnatorie La gestione dei documenti relativi a fatture accompagnatorie consente l’emissione di un unico documento che provvede ad aggiornare i movimenti di magazzino e può essere direttamente contabilizzato; è possibile, come per tutti gli altri documenti, crearne diverse tipologie, personalizzandone la stampa e i campi presenti secondo le proprie esigenze. Le fatture accompagnatorie sono particolari documenti i quali, contemporaneamente alla loro emissione, provvedono a movimentare il magazzino per gli articoli indicati nel dettaglio del documento, grazie alla causale di magazzino collegata (esattamente come i Documenti di Trasporto). Inoltre, allo stesso documento è necessario associare una casuale contabile per la generazione dei movimenti in PPrriimmaa NNoottaa IIvvaa. La gestione delle Fatture Accompagnatorie prende in considerazione i documenti codificati in TTaabbeellllaa DDooccuummeennttii con ‘Tipo Documento’ BF - Fatture Accompagnatorie; Le caratteristiche di questi documenti dipendono dalle impostazioni delle causali collegate, sia di magazzino che contabili, per le quali valgono le stesse regole viste rispettivamente per i documenti di trasporto clienti e per le fatture clienti. Esempio di FATTURA ACCOMPAGNATORIA (BF) gestibile dal Caricamento Fatture Accompagnatorie:

1.5.1 Caricamento Fatture Accompagnatorie E’ la funzione che consente di gestire le Fatture Accompagnatorie, utilizzabile sia per l’emissione delle stesse che per la modifica di quelle generate dagli Ordini Clienti. Si accede alla funzione dal Menù Vendite CCaarriiccaammeennttoo FFaattttuurree AAccccoommppaaggnnaattoorriiee. I campi gestiti dalla funzione sono gli stessi già visti per i D.d.t. e le fatture differite; si applicano, anche in questo caso, le caratteristiche e i plus previsti dalla Personalizzazione On Fly. 1.5.2 Stampa Fatture Accompagnatorie e Stampa Riepilogo F.A. Dalla funzione Stampa Fatture Accompagnatorie è possibile stampare le Fatture Accompagnatorie registrate. La selezione avviene in modo del tutto analogo a ciò che riguarda la SSttaammppaa ddeeii DDooccuummeennttii ddii TTrraassppoorrttoo, a cui rimandiamo per approfondimenti. Anche per la descrizione della funzione Stampa Riepilogo Fatture Accompagnatorie, data la similitudine con il documento di trasporto, si rimanda alla descrizione della SSttaammppaa RRiieeppiillooggoo DD..dd..TT...

La BOFACL è un esempio di fattura accompagnatoria: presenta una causale di magazzino per la generazione automatica degli scarichi da vendita, e una causale contabile con la quale, in seguito alla contabilizzazione del documento, verrà generato in Prima Nota il movimento Iva associato. La causale contabile ha le stesse proprietà viste per la Fattura (differita), così come la causale di magazzino ha le stesse proprietà di quella vista per i Documenti di trasporto clienti.


1.6 Note di Credito dal modulo Vendite Le Note di Credito possono essere emesse, oltre che dalla PPrriimmaa NNoottaa IIvvaa, anche dalle funzioni di CCaarriiccaammeennttoo FFaattttuurree e CCaarriiccaammeennttoo FFaattttuurree AAccccoommppaaggnnaattoorriiee. In questo caso, l’inserimento dei documenti è identico alle normali fatture: in più, il programma effettua un controllo affinché non siano associate condizioni di pagamento, obbligatorie per i documenti di vendita, di tipo ‘Ricevute Bancarie’ (in questa eventualità, visualizza un messaggio di avviso impedendo la conferma del documento). La nota credito contabilizzata genera delle righe di scadenze, assegnate ad una partita che può quindi essere pagata o girocontata con un'altra fattura già presente (intestata allo stesso cliente) dalla PPrriimmaa NNoottaa DDiivveerrssii aa DDiivveerrssii. Al fine di gestire correttamente la movimentazione contabile e, nel caso delle note credito da fatture accompagnatorie, la rettifica del precedente scarico di magazzino, è necessario creare opportuni documenti in TTaabbeellllaa DDooccuummeennttii, cui associare apposite causali. Esempio di NOTA CREDITO(di tipo FT) gestibile dal Caricamento Fatture:

Il documento relativo alle Note credito gestibile dal Caricamento fatture avrà Tipo Documento FT – Fatture Clienti, e sarà collegato ad una specifica causale contabile Tipo NC – Nota Credito Cliente.

Esempio di NOTA CREDITO(di tipo BF) gestibile dal Caricamento Fatture Accompagnatorie:

Il documento relativo alle Note credito gestibile dal Caricamento fatture Accompagnatorie avrà Tipo Documento BF – Fatture Accompagnatorie, e sarà collegato sia ad una specifica causale contabile Tipo NC – Nota Credito Cliente (come nel caso precedente) che ad una causale di magazzino. Quest’ultima sarà una causale di rettifica allo scarico precedente (‘Scarico’/’-‘(meno)): con l’emissione del documento sarà gestito automaticamente il movimento di rettifica alla vendita precedente, per la rilevazione del reso da cliente e la rettifica del precedente movimento di scarico per vendita.

Esempio di causale contabile

Tabella Documenti

Esempio di causale di magazzino Tabella Documenti


1.7 Variazione fatture fuori linea: descrizione articoli e righe note La funzione consente di apportare modifiche alle descrizioni degli articoli ed alle righe di note delle Fatture immediate e delle Fatture Accompagnatorie, anche se già contabilizzate. La funzione, realizzata esternamente al Caricamento del documento, permette di editare i soli valori modificabili, limitando i controlli a tali valori (quindi, con una maggiore velocità operativa e nell’operazione di salvataggio). Si accede alla funzione dal menù Vendite VVaarriiaazziioonnee DDeessccrriizziioonnii FFaattttuurree::

I primi due campi richiedono la selezione del tipo di documento da estrarre: • Tipo Documento: è possibile scegliere tra i valori FT - Fattura Immediata o BF - Bolla

Fattura • Codice Documento: rappresenta il codice del documento da considerare nell’estrazione

(di difetto sono proposti gli ultimi selezionati). E’ quindi possibile passare al campo successivo per la scelta del documento sul quale orare: • Num: per impostare il numero del documento, manualmente oppure selezionandolo dalla

lista (filtrata in base al tipo ed al codice documento impostati).


Al fine di garantire la massima semplicità operativa ed omogeneità, la maschera è uguale alla funzione di CCaarriiccaammeennttoo ffaattttuurree (vs. CCaarriiccaammeennttoo FFaattttuurree AAccccoommppaaggnnaattoorriiee). Quindi, richiamato il documento, è possibile apportare variazioni ai seguenti campi: Cartella Note (Testata) Campo Descrizione Articoli (dettaglio) e dei codici asterisco. Campo Note (dettaglio) Riga di Note F8 (dettaglio): è possibile cancellare un intera riga di note, creata con la funzione F8 ed inserirne di nuove (utilizzando la combinazione dei tasti Shift + Ins , come previsto dallo standard con in più l’apertura diretta della finestra d’inserimento delle Note). Con Conferma si confermeranno le variazioni apportate al documento. Con Stampa è possibile ristampare direttamente il documento in variazione.


1.8 Contabilizzazione Fatture e Fatture Accompagnatorie La funzione consente di generare automaticamente le registrazioni contabili dalle FFaattttuurree e FFaattttuurree AAccccoommppaaggnnaattoorriiee (anche se relative a NNoottee CCrreeddiittoo) caricate nel modulo vendite, eseguendo una serie di controlli specifici e abilitando diversi automatismi. I documenti contabilizzati potranno essere consultati (ma non variati) direttamente dalla PPrriimmaa NNoottaa IIvvaa in contabilità; anche se contabilizzati, sarà possibile richiamarli in visualizzazione anche dal caricamento fatture del modulo vendite. Nel caso dovessero essere modificate fatture già contabilizzate, le stesse dovranno essere dapprima richiamate in visualizzazione dalla funzione di CCaarriiccaammeennttoo FFaattttuurree//FFaattttuurree AAcccc. e quindi decontabilizzate con l’apposito comando Decontabilizza. Eseguita l’operazione, è possibile modificare direttamente il documento, e procedere nuovamente alla sua contabilizzazione. Si accede a questa funzione dal Menù Vendite - CCoonnttaabbiilliizzzzaazziioonnee FFaattttuurree ee FFaattttuurree AAcccc.:

Il flag posto in alto sulla sinistra consente di stabilire il tipo di documento da contabilizzare, tra: Fatture o Bolle Fatture (Fatture Accompagnatorie) Nel campo Data di Registrazione va indicata la data con la quale si intende contabilizzare i documenti processati: di difetto, nel campo è proposta la data dell’utente. Alla conferma dell’operazione, viene eseguito un controllo su questo campo, verificando che: · la data di contabilizzazione deve essere successiva (o al più uguale) a quella di contabilizzazione

dell’ultimo documento (con lo stesso protocollo) precedente a quello che si sta contabilizzando · la data deve essere precedente (o al più uguale) al primo documento (con lo stesso protocollo)

successivo già contabilizzato.


Gli altri campi presenti sono: • Conto Anticipi e Causale Anticipi: occorre indicare il sottoconto e la causale per la

registrazione di contabilità di quei documenti per i quali è stato inserito un valore a titolo di Anticipo (vedere colonna Anticipo). Per quegli anticipi che hanno l’indicazione di ‘Pf’ (Partita fissa), si otterrà automaticamente, all’atto della contabilizzazione del documento, un movimento contabile di storno dell’anticipo dalla partita A0000 alla nuova partita.

• Conto Portafoglio e Causale Portafoglio: occorre inserire il sottoconto e la causale per la registrazione automatica di avvenuta contabilizzazione degli effetti a cliente con la chiusura della Partita del Cliente.

• Conto Sconto/Abbuono e Causale Sconto/Abbuono: occorre inserire, nel caso di gestione dell’anticipo a saldo (si veda paragrafo omonimo del presente manuale), il conto e la causale che verranno utilizzate per la registrazione automatica della scrittura di rettifica della differenza tra l'importo fattura e Acconto versato.

• Escludi Fatture con RB senza banca d’appoggio: consente l’esclusione, dall’estrazione, di quei documenti con condizioni di pagamento che prevedono ricevute bancarie ma a cui non è stata associata la banca d’appoggio del cliente. Se il flag non si attiva, la presenza di documenti privi dell’associazione viene evidenziata con il seguente messaggio:

Impostati i valori nei campi, è possibile procedere con l’estrazione agendo sul pulsante Estrai . Nella griglia vengono estratti i documenti da contabilizzare: nella prima colonna, per ciascuna riga, è possibile selezionare/deselezionare le fatture che si vogliono contabilizzare, tramite il pulsante Sel.Tutto o singolarmente con un click del mouse. In fondo alla maschera sono presenti i pulsanti: CCoonnffeerrmmaa –– EEssccii, che consentono rispettivamente di procedere alla contabilizzazione dei documenti selezionati, oppure annullare l’operazione e uscire dalla maschera. Nelle prossime pagine, elenchiamo in sintesi le caratteristiche dei movimenti contabili generati,r relativamente alla fattura di vendita ed a eventuali movimenti ad essa collegata.


La contabilizzazione genera un articolo contabile utilizzando la causale associata al documento (in tabella DDooccuummeennttii), con i seguenti conti: • Conto Cliente: Il movimento contabile ha come contropartita il codice del cliente cui è

intestato il documento di vendita, mentre sulla stampa del bilancio contabile il valore associato al codice cliente viene riepilogato nel Conto Collegamento Clienti. Tale conto è definito a livello di SSttrruuttttuurraa CCoonnttaabbiilliittàà, ma può anche essere modificato per singolo cliente (in AAnnaaggrraaffiiccaa CClliieennttii). Vengono rese disponibili le informazioni relative alle scadenze generate nello Scadenzario, e viene aggiornato il Portafoglio Provvigioni.

• Conto Spese: eventuali spese definite sul documento (visibili nella cartella Spese e sconti) presentano un conto spese predefinito (impostato nella funzione DDeeffiinniizziioonnee ssppeessee ee ssccoonnttii). Nel movimento contabile generato dalla contabilizzazione, questo conto viene utilizzato quale conto di contropartita per il valore della spesa/sconto (conto di ricavo/costo).

• Conto Iva: Nel movimento contabile generato viene utilizzato il conto ‘Iva vendite’ (contenuto nella SSttrruuttttuurraa CCoonnttaabbiillee) per l’importo dell’Iva.

• Conto Vendite: si possono adottare diversi automatismi per l’assegnazione del Conto

Vendite alla riga di dettaglio dell’articolo. Ad ogni articolo codificato in anagrafica articoli è possibile associare un conto di ricavo specifico, mentre per gli articoli asterisco (*) il conto viene usualmente prelevato dalla Struttura Contabilità. Anche sull’Anagrafica clienti è possibile specificare un conto di ricavo per ogni singolo cliente: da qui è anche possibile definire se durante il caricamento documenti il conto del cliente dovrà essere ripreso al posto del conto dell’articolo. E’ possibile, inoltre, definire per ogni cliente particolari regole di definizione del conto di ricavo, per i cui dettagli si veda il paragrafo relativo all’Anagrafica Clienti.

Il movimento contabile generato avrà quale numero partita il numero del documento di vendita preceduto dall’anno di emissione e dal protocollo. Il protocollo viene assegnato in fase di emissione del documento di vendita

Fattura di Vendita


La funzione di contabilizzazione dei documenti, oltre a generare in automatico il movimenti di FTV, può generare altri movimenti collegati alla fattura, in funzione del tipo di gestione adottata in fase di input dei dati.

Acconti e Sconto/Abbuono

Nella maschera della funzione Contabilizzazione Fatture e Fatture Accomp.sono presenti i campi Conto Anticipi e Causale Anticipi (*), e Conto Sconto/Abbuoni e Causale Sconto/Abbuoni, che vengono utilizzati dalla procedura per la generazione automatica dei movimenti di anticipo o sconto, insieme al movimento di vendita. L’anticipo viene gestito direttamene a livello di documento: indicato l’importo dell’anticipo, è possibile gestire un apposito flag ‘a saldo’ con il quale la procedura gestisce in automatico sia la registrazione sia dell’avvenuto anticipo sia l’eventuale sconto/abbuono per saldo. Contemporaneamente, vengono stornate le parti di scadenze che coprono l’importo dell’acconto. Descrizione Dare Avere Cassa 100,00 Conto Cliente 100,00

* - Differenza sostanziale tra Acconto e Anticipo è il momento in cui è rilevato (il secondo viene evidenziato all’atto del caricamento della Fattura di Vendita).

Storno Anticipi

L’evidenziazione di un anticipo effettuata all’atto del caricamento di una Fattura di vendita prevede la possibilità di selezione del flag P.Fissa che genera, a seguito della successiva contabilizzazione, una partita A0 e il giro alla partita del documento per l’importo dell’anticipo: Descrizione Partita Dare Avere Conto Cliente 2004A000000 100,00 Conto Cliente 2004A000010 100,00

Ricevute Bancarie

In fase di contabilizzazione, la procedura verifica che su tutti i documenti associati a condizioni di pagamento che prevedono delle Ricevute Bancarie sia presente la banca d’appoggio: se ad uno (o più) di questi documenti manca tale dato, con un messaggio avverte dell’anomalia e blocca la contabilizzazione. Inoltre, se si è provveduto a scegliere l’opzione Emissione a Portafoglio con Cliente Chiuso (all’interno della funzione PPaarraammeettrrii PPrroocceedduurraa - cartella ‘Procedure Contabilità’), all’atto della Contabilizzazione delle Fatture e delle Fatture Accompagnatorie di fatture con pagamento di tipo RB si chiude immediatamente la Partita del Cliente con l’emissione delle Ricevute Bancarie, che saranno rese disponibili nel Portafoglio per la successiva estrazione. Il legame con le Causali Contabili viene definito all’interno della funzione di Contabilizzazione delle fatture, nella cui maschera sono presenti i campi Conto Portafoglio e Causale Portafoglio (ripresi dai PPaarraammeettrrii ddeellllaa pprroocceedduurraa, qualora già impostati). Descrizione Partita Dare Avere Conto Portafoglio 100,00 Conto Cliente 2004A000010 100,00

Movimenti collegati


1.9 Fatture Proforma (Modulo Opzionale) La funzione consente la gestione delle fatture proforma, documenti che non hanno valore fiscale contrariamente alle fatture classiche; la gestione è legata all’apposito modulo della licenza d’uso. I Codici di documento associabili a questa gestione richiedono in TTaabbeellllaa DDooccuummeennttii l’indicazione del ‘Tipo documento’ PF – Fatture proforma: per loro natura, non richiedono l’associazione né alla causale di magazzino né alla casuale contabile.

Come per tutti i documenti, creato il codice nella apposita tabella, vanno definiti i legami alla catena documenti dalla funzione ‘DDeeffiinniizziioonnee LLeeggaammii DDooccuummeennttii’. Le fatture Proforma possono essere ‘legate’ ad un precedente ordine cliente o documento di trasporto cliente, quindi possono essere automaticamente generate dalle apposite funzioni di EEvvaassiioonnee OOrrddiinnii e GGeenneerraazziioonnee FFaattttuurree. In entrambi i casi, l’eventuale generazione di fatture pro forma da altri documenti non comporta né alcuna modifica nei movimenti (contabili e di magazzino) né l’evasione dei documenti dai quali vengono generati le fatture proforma, documenti che rimangono in archivio disponibili per una nuova evasione Non sono previsti controlli sui protocolli delle fatture proforma: inoltre, un documento che ha già generato una fattura proforma potrebbe essere nuovamente evaso in un'altra fattura Pro forma. Non è prevista la funzione di raggruppamento di più documenti su una stessa fattura pro-forma. Dalla Fattura Pro forma è possibile generare una Fattura fiscale, grazie ad un’apposita funzione. Questa funzione gestisce solo i campi standard: non è possibile impostare dei legami tra il documento pro forma e il documento fattura (sono definiti in modo fisso) e non consente l’impostazione di regole dei raggruppamenti documenti (da ogni fattura pro forma viene generata una fattura effettiva) Gestione dei documenti e prezzi con iva : E’ necessario che la fattura proforma e la fattura fiscale di destinazione gestiscano nella stessa modalità i prezzi con iva. Se nella fattura proforma è stato specificato il flag prezzi con iva allora il codice documento di destinazione per la fattura fiscale ed il cliente dovranno prevedere la gestione dei prezzi con iva. In caso di incongruenze viene segnalato un errore bloccante. La stessa regola vale nel caso opposto cioè quando nella fattura proforma non è stato specificato il flag prezzi con iva mentre il documento di fatturazione o il cliente li gestiscano.


1.9.1 Caricamento Fatture Proforma La funzione permette l’inserimento di nuovi documenti e il richiamo in variazione quelli generati automaticamente a partire da Ordini Clienti o da D.d.t. Si accede a questa funzione dal Menù Vendite – CCaarriiccaammeennttoo FFaattttuurree PPrrooffoorrmmaa L’inserimento e la gestione dei dati avviene in modo del tutto simile a quanto precedentemente osservato per le fatture differite, descritto nel paragrafo CCaarriiccaammeennttoo FFaattttuurree; naturalmente le scadenze non vengono calcolate, anche se nella maschera si visualizzano le condizioni di pagamento e il pulsante Scadenze per il dettaglio delle rate. A differenza del caricamento delle fatture fiscali, nella cartella “Testata documento” della funzione CCaarriiccaammeennttoo FFaattttuurree PPrroo FFoorrmmaa è presente il campo Stato che definisce la condizione del documento:

Questo campo serve per l’eventuale generazione delle fatture fiscali dalla fatture pro forma, e può assumere uno seguenti valori: : stato che assume il documento quando viene generato; sarà possibile

trasformare in fattura fiscale solo i documenti che hanno lo stato ‘Aperto’ : stato che assume il documento quando viene trasformato in fattura : i documenti con stato chiuso non possono essere trasformati in fattura

fiscale; questo parametro può essere impostato se l’utente non vuole che il documento venga erroneamente fatturato, oppure per chiudere la situazione delle fatture proforma precedenti l’installazione della nuova funzione di fatturazione.

Il campo può essere gestito completamente dall’utente, in quanto è possibile cambiare lo stato anche se il documento è stato fatturato in modo tale di poter ri-emettere fattura fiscale più volte (non esiste nessun link tra il documento generato e la fattura proforma di origine). 1.9.2 Stampa Fatture Proforma Dalla funzione Stampa Fatture Proforma è possibile stampare le Fatture Proforma registrate. La selezione avviene in modo del tutto analogo a ciò che riguarda la SSttaammppaa ddeeii DDooccuummeennttii ddii TTrraassppoorrttoo, a cui rimandiamo per approfondimenti.


1.9.3 Generazione Fatture Proforma da Ordine e Ddt Vediamo come procedere con la generazione automatica della fattura da altri documenti: Per generare Fatture proforma da Ordini Clienti è necessario definire un legame documento, dalla funzione RReeggoollee ddii RRaaggggrruuppppaammeennttoo DDooccuummeennttii, di tipo OCPF – Ordine Cliente a Fattura ProForma In questo modo, dalla funzione accessibile dal Menù Ordini – EEvvaassiioonnee OOrrddiinnii::

si avrà la possibilità di selezionare nel campo Documento da Generare, il codice assegnato alla fattura Proforma (nella tabella DDooccuummeennttii – nell’esempio, ‘PROFORM’). Per generare Fatture proforma da Bolle Clienti è necessario definire un legame documento, dalla funzione RReeggoollee ddii RRaaggggrruuppppaammeennttoo DDooccuummeennttii, di tipo BCPF– Bolla Cliente a Fattura ProForma In questo modo, dalla funzione accessibile dal Menù Vendite – GGeenneerraazziioonnee FFaattttuurree::

si avrà la possibilità di selezionare nel campo Doc. Destinazione, il codice assegnato alla fattura Proforma (nella tabella DDooccuummeennttii – nell’esempio, ‘PROFORM’).

Da Evasione Ordini Clienti

Da Generazione Fatture


1.9.4 Generazione Fatture da Fatture ProForma La funzione permette di trasformare una fattura proforma in fattura effettiva, in modo tale di generare il documento fiscale senza doverlo riscriverlo completamente. Si accede alla funzione dal Menù Vendite GGeenneerraazziioonnee ffaattttuurree ddaa pprrooffoorrmmaa:

• Flag Fatture/Fatture Accompagnatorie: è possibile scegliere il tipo di fattura da generare • Codice documento di destinazione: per selezionare il codice del documento da

assegnare alla fattura fiscale: vengono visualizzati i codici documenti validi che corrispondo al tipo documento FT (non le note di credito).

• Protocollo: visualizza il protocollo associato al codice del documento per la fattura fiscale • Recupero protocolli: selezionando il flag, al momento della generazione viene visualizzata

la finestra di selezione manuale dei protocolli da recuperare. • Data documento: data da assegnare alla fattura fiscale (che deve rientrare nell’esercizio) • Numero fattura proforma: deve essere impostato manualmente, oppure selezionato da

lista il numero della fattura proforma di origine: se si imposta il numero manualmente, viene ricercato all’interno dell’esercizio in elaborazione; ricercando da lista, è possibile selezionare fatture proforma anche di esercizi differenti. In ogni caso, è possibile selezionare fatture proforma che hanno lo stato ‘Aperto’.

Premendo il tasto Conferma la procedura procede alla generazione del documento fattura fiscale: al termine della generazione viene visualizzato un messaggio che conferma la generazione (dove l’utente dovrà cliccare su OK ). Il numero della fattura generata viene visualizzato nel campo Fattura (che appare nella maschera): è possibile richiamare direttamente la fattura generata con Doppio click del mouse in corrispondenza di questo campo. La fattura generata non è legata alla pro forma di origine, e può essere modificata ed eliminata. In questo secondo caso, non viene aggiornato lo stato nella fattura proforma, in quanto la gestione del campo è manuale.

VENDITE E MAGAZZINO - Ravagnati...del cliente, o da altre tabelle: in questi casi, tali dati sono...

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