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Release 4.90 Manuale Operativo

VENDITE E MAGAZZINO Gestione dei Documenti - Ordini

La gestione degli ordini permette il caricamento e la manutenzione degli Ordini Clienti e degli Ordini Fornitori: consente l’elaborazione, la consultazione, l’evasione e la relativa stampa.

2 – Manuale Operativo

Indice degli argomenti

1 ORDINI CLIENTI................................................................................................................... 3 1.1 Caricamento Ordini Cliente ............................................................................................ 4

1.1.1 Gestione offerte clienti (prelievo dettagli offerte) .......................................................... 8 1.1.2 Stampa Ordini ............................................................................................................. 10 1.1.3 Conferma Ordini .......................................................................................................... 11 1.1.4 Consultazione Ordini ................................................................................................... 13 1.1.5 Evasione Ordini ........................................................................................................... 14

1.1.5.1 Aggiornamento prezzi in Evasione Ordini ................................................................... 19 1.1.5.2 Generazione bolle di trasferimento da Evasione Ordini.............................................. 20

1.1.6 Chiusura Ordini ........................................................................................................... 22 1.2 Gestione Offerte Clienti ................................................................................................ 23

1.2.1 Caricamento Offerte Clienti ......................................................................................... 23 1.2.2 Stampa Offerte Clienti ................................................................................................. 23 1.2.3 Consultazione Offerte.................................................................................................. 23 1.2.4 Passaggio Offerte in Ordini ......................................................................................... 24

1.3 Stampe......................................................................................................................... 25 1.3.1 Stampa Disponibilità per Articolo ................................................................................ 25 1.3.2 Stampa Riepilogo Ordini Cliente ................................................................................. 27 1.3.3 Stampa Scadenzario Ordini ........................................................................................ 28

2 ORDINI FORNITORI ........................................................................................................... 30 2.1 Caricamento Ordini Fornitore ....................................................................................... 31

2.1.1 Prelievo articoli da ordinare da un Ordine Cliente ...................................................... 33 2.1.2 Gestione e variazione delle righe di dettaglio articolo " * ".......................................... 34 2.1.3 Consultazione Ordini Fornitore ................................................................................... 35 2.1.4 Stampa Ordini Fornitore.............................................................................................. 35 2.1.5 Chiusura Ordini Fornitore............................................................................................ 35

2.2 Ordini a Terzisti ............................................................................................................ 36 2.2.1 Generazione DDT Terzista.......................................................................................... 37

2.3 Ricevimento Merce....................................................................................................... 38 2.4 Stampe......................................................................................................................... 41

2.4.1 Stampa Ordinato per Articolo...................................................................................... 41 2.4.2 Stampa Scadenzario Ordini Fornitore......................................................................... 42 2.4.3 Stampa Riepilogo Ordini Fornitore.............................................................................. 42

VENDITE E MAGAZZINO: Gestione dei Documenti - Ordini - 3

1 Ordini Clienti Il processo di gestione Ordini Cliente prevede diverse fasi: può partire dall’ordine cliente, prevedendo o meno il processo di conferma ordine, oppure dall’offerta. In qualsiasi caso, l’ordine deve essere confermato per poter essere evaso: Solo se l’ordine è confermato viene aggiornato, per ciascun articolo, il dato relativo all'ordinato (conseguente alla scrittura dei relativi movimenti nei saldi di magazzino), viene aggiornata la situazione ordini ai fini di un controllo delle scadenze, ed è possibile procedere con l’evasione in bolla/bolla fattura. La prima operazione è l’inserimento dell’ordine, tramite la funzione di CCaarriiccaammeennttoo OOrrddiinnii che permette di caricare i documenti, visualizzare i documenti già caricati (anche se generati da offerta), variarli ed eventualmente annullarli. Durante l’inserimento dell’ordine è possibile stabilire se lo stesso sia confermato o non confermato: la procedura propone il relativo flag selezionato, disattivabile a discrezione dell’utente. Se il flag viene disattivato, la conferma dell’ordine si può anche effettuare successivamente: attraverso la funzione CCoonnffeerrmmaa OOrrddiinnee. Il ciclo attivo dei documenti di vendita può partire direttamente dal caricamento dell’offerta, che potrà essere successivamente evasa in ordine confermato; in questo caso, dove l’ordine è generato da offerta, il flag confermato risulta già selezionato e non è più modificabile. Gli ordini immessi, prima di essere evasi, possono essere consultati dalla CCoonnssuullttaazziioonnee OOrrddiinnii.. L’ordine confermato può quindi essere evaso dalla funzione di EEvvaassiioonnee OOrrddiinnee che gestisce l’emissione del documento successivo (DdT o Fattura Accompagnatoria) e la conseguente movimentazione di magazzino (relativa allo scarico dei prodotti venduti, con il conseguente aggiornamento dei dati relativi all’ordinato e al progressivo scarichi). Se un ordine non deve più essere evaso, può essere chiuso dalla funzione di CChhiiuussuurraa OOrrddiinnii che permette di eliminare le differenze tra ordinato e consegnato. Nel menù di gestione degli Ordini clienti sono presenti anche funzioni per il controllo dello stato di avanzamento degli ordini, la verifica delle disponibilità, lo scadenzario del portafoglio ordini, il riepilogo degli ordini, la stampa degli ordini evadibili.

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Stampa Ordini Consultazione Ordini

Ordini Confermati

Evasione Ordini

D.d.t. o Fattura Accompagnatoria

Caricamento Offerte

Passaggio Offerte In Ordini

Caricamento Ordini

Conferma Ordini

Stampa Offerte Consultazione Offerte

1


1.1 Caricamento Ordini Cliente La funzione permette di gestire il caricamento e la manutenzione degli Ordini Clienti (che possono essere caricati già confermati, oppure possono essere confermati successivamente). Come per i documenti delle vendite, anche per gli ordini clienti è possibile definire diversi documenti e diversi protocolli: in questo caso, però, i protocolli sono ‘Assoluti’, ovvero non hanno valore fiscale e la loro numerazione non riparte con l’anno solare. Anche il numero che verrà assegnato al documento, che definiremo comunque con il termine di protocollo, non conterrà l’anno di riferimento (come per le bolle o fatture, per es. 2002V00001) ma solo la lettera di protocollo (es. O) e il numero progressivo (es. O0000001). Le modalità di caricamento sono le stesse viste per i documenti del modulo vendite: anche la maschera è del tutto simile, pertanto, in questa trattazione ci concentreremo sulle differenze, dando per scontato quanto già descritto al paragrafo dedicato al ‘CCaarriiccaammeennttoo DDooccuummeennttii’, valido per tutti i documenti della procedura. Si accede alla funzione dal Menù Ordini Clienti CCaarriiccaammeennttoo OOrrddiinnii:

In aggiunta ai campi solitamente presenti sugli altri documenti, è presente il campo Data Cons. nel quale è possibile indicare la data di prevista consegna del materiale oggetto dell’ordine (tale data viene riportata nelle singole righe dell’ordine); di difetto, la stessa data viene proposta sulle singole righe dell’ordine con possibilità di essere variata per singola riga. Nella Testata è possibile anche visualizzare l’importo totale dell’ordine nel campo Totale, incrementato automaticamente durante le fasi di caricamento delle righe di articolo nel dettaglio del documento. Nella parte alta della maschera, sulla destra, è presente la Toll-bar personalizzabile dall’utente. Nelle prossime pagine, evidenziamo i soli campi specifici della funzione in esame.

I documenti gestiti in questa funzione sono definiti in tabella documenti con Tipo = OC – Ordini Clienti. Non sono previste causali collegate, in quanto il documento aggiorna solo i dati dell’ordinato clienti per articolo.

Zoom Tabella Documenti


Visualizza, oltre a dati simili agli altri documenti, i seguenti campi: • Banca: codice della nostra banca sulla quale si appoggeranno i pagamenti relativi alla

successiva fattura; è proposto il codice della banca presente nell’anagrafica del cliente. • Deposito: campo facoltativo in quanto al momento del caricamento dell’ordine non sempre

si può sapere il deposito dal quale uscirà la merce: lo si può indicare comunque per effettuare un’eventuale selezione durante la fase di evasione dell’ordine.

• Ordine Confermato: condizione proposta di difetto al caricamento dell’ordine, in quanto determina se lo stesso può essere evaso; il campo è disattivato se è attiva la gestione OOffffeerrttee CClliieennttii, in quanto gli ordini da queste generati sono automaticamente selezionati come confermati. Per indicare che l’ordine non è confermato, deselezionare la spunta sul campo ed eventualmente confermare l’ordine successivamente con la CCoonnffeerrmmaa OOrrddiinnii..

• Numero Ordine Cliente / Data Ordine Cliente: numero ordine del cliente; se il riferimento è gestito, può essere riportato nel corpo dei DdT e/o delle Fatture Accompagnatorie generate dall’evasione ordini.

Sui documenti di livello ordine non è gestita l’IVA. Ne consegue che sul caricamento ordini non è possibile gestire clienti che in anagrafica hanno il flag Usa Prezzi con Iva, in quanto non è gestito lo scorporo dell'Iva sui documenti di livello ordine. I campi visualizzati nella griglia di dettaglio sono gli stessi visti per i documenti delle vendite, con la possibilità di essere anch’essi personalizzati e ridimensionati a seconda delle esigenze. Vediamo i campi caratteristici, gestiti solo sul Caricamento degli ordini clienti: • Data consegna: data prevista per la consegna; è proposta la data del documento. • Distinta: è un controllo abilitato solo se l’articolo ha una Distinta Base associata, che se

presente, può essere modificata solo per questo documento • Note in DdT: se marcato indica che il campo note della riga deve essere inserito sul

documento successivo all’evasione, che può essere o il DdT o la Fattura Accompagnatoria. • Stato Evasione: campo non modificabile e riporta gli stati relativi all’evasione, che può

essere inizialmente parziale e poi totale. • Quantità Evasa: campo non modificabile e riporta la quantità evasa derivante dalle

operazioni di evasione degli ordini. • Data Evasione: data in cui si effettua l’evasione; non è modificabile e come gli altri due dati

precedenti preleva l’informazione dalla funzione EEvvaassiioonnee OOrrddiinnii. Tramite il pulsante Personalizza l’utente può effettuare modifiche sia nel dettaglio che nella testata del documento: è possibile optare per lo spegnimento di quei campi che non dovessero interessare e procedere con la creazione di nuovi campi, ad hoc, da inserire nelle cartelle. In particolare, attraverso un automatismo attivabile con la Personalizzazioni on fly l’utente può impostare una colonna aggiuntiva (colonna numerica) per gestire un Terzo sconto sul dettaglio di un ordine cliente. (per maggiori dettagli si veda il MMaannuuaallee PPeerrssoonnaalliizzzzaazziioonnee Nella parte sottostante la griglia, sono visualizzati i totali derivanti dalle righe caricate e dalle spese e dagli sconti definiti nella cartella Sconti e Spese presente nel documento. In fondo alla maschera sono presenti i pulsanti: CCoonnffeerrmmaa –– PPuulliissccii –– EElliimmiinnaa –– SSttaammppaa –– PPeerrssoonnaalliizzzzaa –– EEssccii

Cartella Testata

Dettaglio del Documento


In fondo alla maschera sono presenti, inoltre, i seguenti pulsanti:

: permette di duplicare una o più righe presenti in un ordine (sia in fase di caricamento sia in fase di variazione) utilizzando la seguente procedura: 1. Premere il pulsante Sel. Righe 2. Selezionare le righe che si desidera duplicare (per selezionare più di una riga

utilizzare i pulsanti Shift e Ctrl): le righe selezionate sono evidenziate in blu. 3. Cliccare con il tasto destro del mouse sulla griglia degli articoli in modo da

aprire un menù che diverse voci (vedi immagine)

4. Premere la voce Copia per mantenere in memoria le righe selezionate 5. Premere la voce Incolla: verranno incollate in fondo alle righe di dettaglio

dell’ordine le righe precedentemente memorizzate con la funzione di Copia.

Una volta terminata la duplicazione delle righe premere sul pulsante Desel. Righe presente in fondo alla maschera in modo da tornare alla normale modalità di inserimento.

Copia: consente di mantenere in memoria le righe selezionare Incolla: consente di incollare le righe in memoria Seleziona Tutto: seleziona tutte le righe presenti nell’ordine


: (visualizzabile solo da un utente supervisore di livello 91) per riaprire un ordine cliente che risulta chiuso, sia a fronte di una chiusura manuale sia a fronte di un’evasione totale delle quantità ordinate. E’ possibile utilizzare due modalità di riapertura:

1. Riapertura di tutte le righe dell’ordine

i. Premere il pulsante Riapri ii. E’ richiesta una conferma di riapertura dell’ordine stesso

2. Riapertura della singola riga

i. La funzionalità si attiva automaticamente appena si cerca di modificare la quantità di una riga evasa o chiusa

ii. viene richiesta la conferma di riapertura:

Indipendentemente dalla procedura utilizzata per la riapertura della riga (ordine intero o singola riga), verrà assegnato alla riga stessa lo stato di parzialmente evasa (ad eccezione delle righe chiuse con quantità evasa nulla che assumono lo stato di confermate) in modo che sia possibile modificare la quantità ordinata con una maggiore di quella evasa. Alla conferma dell’ordine, il programma provvede poi a richiudere come evase le righe la cui quantità ordinata non è maggiore di quella evasa. Le righe non modificate, se erano evase con una quantità a saldo, saranno automaticamente richiuse, mentre le righe modificate resteranno aperte.

1 Nel caso in cui non si stia lavorando con l’utente supervisore, richiamando un ordine completamente chiuso o evaso il pulsante Riapri risulta disabilitato


1.1.1 Gestione offerte clienti (prelievo dettagli offerte)

Per prelevare (direttamente dal CCaarriiccaammeennttoo OOrrddiinnii) le righe di dettaglio presenti in un offerta già presente: l’obiettivo della funzione è compilare velocemente l’ordine cliente, prelevando i dati da una o più offerte che rimangono aperte in modo da essere utilizzate più volte. Un caso di applicazione di questa funzione può essere – ad esempio – in caso di campagne promozionali, dove è necessario predispone delle offerte (intestate tutte ad un cliente generico) che contengono una serie assortita di prodotti. Le offerte vengono proposte a tutti i clienti, i quali se interessati procederanno a confermarle. L’attivazione della funzione è opzionale. • Da Archivi Parametri PPaarraammeettrrii ddeellllaa pprroocceedduurraa

Nella tabella “Vendite – Principali” l’utente potrà abilitare il flag Selezione offerte in ordine (attivabile se è stato precedentemente impostato il parametro “Abilitare la gestione offerte clienti”)

• Da Ordini Clienti CCaarriiccaammeennttoo OOrrddiinnii

Nella testata della maschera di inserimento dell’ordine verrà visualizzato quindi il tasto Offerte : premendo sul pulsante, verrà aperta una multi lista delle offerte ancora aperte. Sarà possibile selezionare uno o più documenti (tramite Sel.)


Esempio: Cliccando su Offerte si apre la lista delle offerte ancora aperte

Selezionando le offerte, vengono caricate nella griglia le righe relative al contenuto delle offerte inserite, sulle quali l’utente potrà in ogni caso apportare eventuali modifiche:

La funzione può essere utilizzata anche per la gestione degli articoli per taglia, riportando le taglie presenti nella offerta. Le offerte utilizzate da ‘modello’ rimangono quindi aperte: per chiudere questi documenti, è possibile utilizzare CChhiiuussuurraa oorrddiinnii cclliieennttii.


1.1.2 Stampa Ordini La funzione consente di estrarre e stampare una serie di ordini. Si accede alla funzione dal Menù Ordini Clienti SSttaammppaa OOrrddiinnii:

E’ possibile selezionare i documenti da stampare impostando i limiti: •• Da/A Data Reg. •• Da/A Numero •• Da/A Cliente •• Da/A Data Conseg. •• Valuta per restringere la ricerca ai soli documenti espressi con quella valuta. •• Codice Documento •• Protocollo •• I due flag Già Stampati: Sì/No, consentono di distinguere, e quindi tenere sotto controllo, i

documenti che sono stati precedentemente stampati da quelli che non lo sono stati. •• I flag Inevasi / Evasi / Parz. Evasi / Confermati consentono di ricercare dei documenti in

base allo ssttaattoo ddii eevvaassiioonnee. Per i campi che rimangono vuoti, vengono considerati tutti i valori presenti in archivio. Impostati i limiti di estrazione, con il pulsante Estrai si visualizzano nella griglia gli ordini trasporto corrispondenti ai parametri di ricerca impostati. E’ possibile selezionare con il pulsante Sel./Desel. in modalità multipla, oppure singolarmente con un click del mouse sul campo Stampa, quali documenti, tra quelli estratti, stampare su carta; quindi, agendo sul pulsante Stampa si procede alla stampa dei documenti scelti. In fondo alla maschera sono presenti i pulsanti: PPuulliissccii –– SSttaammppaa –– EEssccii.


1.1.3 Conferma Ordini Questa funzione è disponibile se nei PPaarraammeettrrii ddeellllaa PPrroocceedduurraa è disattivo il flag ‘‘Abilitare la gestione offerte clienti’. Non gestendo le offerte, è infatti possibile inserire direttamente ordini non confermati (che hanno il parametro ‘Ordine Confermato’ disattivo) i quali non vengono presi in considerazione dalla procedura di evasione ordini: per procedere all’evasione, è quindi necessario estrarre questi ordini e confermali. Si accede alla funzione dal Menù Ordini Clienti CCoonnffeerrmmaa OOrrddiinnii:

E’ possibile selezionare i documenti da confermare impostando i limiti: •• Da/A Data Registrazione •• Da/A Numero •• Da/A Cliente Una volta immessi i dati di selezione, cliccando sul pulsante Estrai si presentano a video tutti gli ordini che rientrano nei parametri stabiliti. E’ possibile selezionare con il pulsante Sel./Desel. in modalità multipla, oppure singolarmente con un click del mouse sul campo Conferma, quali documenti, tra quelli estratti, si vuole confermare.

Esempio di risultato di un estrazione:

Esempio di ordine con selezione parziale di alcuni dettagli


E’ possibile anche confermare solo alcune righe dell’ordine, posizionandosi su una riga e premendo il pulsante Sel.Dettagli ; nel campo Ordine verranno quindi riportati (oltre al numero del documento) altri dati identificativi dell’ordine selezionato

Effettuata la selezione di alcune righe, il pulsante si trasforma in Sel.Testate , per ritornare alla visualizzazione generale: gli ordini con selezione parziale dei dettagli vengono evidenziati in azzurro. Agendo infine sul pulsante Conferma si procede all’aggiornamento dei dati sui documenti scelti e/o sulle singole righe dei documenti scelti. In fondo alla maschera sono presenti i pulsanti: CCoonnffeerrmmaa –– PPuulliissccii –– EEssttrraaii –– SSeell.. TTuuttttoo –– SSeell.. DDeettttaaggllii –– VVeeddii FFiillee LLOOGG –– OOrrddiinnee pprreecc.. –– OOrrddiinnee ssuucccc.. –– EEssccii..


1.1.4 Consultazione Ordini La funzione consente di visualizzare/consultare un determinato gruppo di ordini e di accedere direttamente alla modalità di variazione degli stessi. Si accede alla funzione dal Menù Ordini Clienti CCoonnssuullttaazziioonnee OOrrddiinnii:

E’ possibile selezionare i documenti da consultare impostando i limiti: •• Da/A Data Reg. - Da/A Numero - Da/A Cliente •• Da/A Data Conseg. - Codice Documento - Valuta •• I flag Inevasi / Evasi / Parz. Evasi / Confermati / Stampati / Chiusi consentono di

ricercare dei documenti in base allo ssttaattoo ddii eevvaassiioonnee. •• L’estrazione può essere effettuata anche impostando dei limiti Da Articolo \ A Articolo per

estrarre i soli ordini che presentano righe di dettaglio relative agli articoli richiesti. •• Filtri per Agente, per Cod. Documento oppure per Tipologia Cliente (è possibile

selezionare più codici contemporaneamente) •• Considera Solo Dati di testata per visualizzare solo la prima riga di ogni documento. Se

non viene attivato questo check, vengono estratte tutte le righe di dettaglio di ogni ordine (incluso nella selezione)

Una volta immessi i dati di selezione, cliccando sul pulsante Estrai si presentano a video tutti gli ordini che rientrano nei parametri stabiliti. I dati visualizzati in maschera possono essere esportati su Excel , cliccando sull’omonimo pulsante, alla cui pressione verrà creato un file ‘ConsultaOrdini.xls’ direttamente nel percorso dell’installazione del programma. Il file prodotto conterrà tutte le informazioni presenti nella griglia dell’estrazione effettuata, e verrà sovrascritto ogni volta che la funzione viene rieseguita. In fondo alla maschera sono presenti i pulsanti: PPuulliissccii –– EEssttrraaii –– EExxcceell –– SSttaammppaa -- EEssccii (quest’ultimo per passare ad una nuova estrazione).

Con DOPPIO CLICK sulla griglia sull’ordine visualizzato si accede direttamente alla funzione CCaarriiccaammeennttoo OOrrddiinnii per la Variazione dello stesso. In uscita dalla variazione si ritorna alla precedente consultazione ordini

Esempio di risultato di un estrazione:


1.1.5 Evasione Ordini La funzione permette all’utente di gestire, in un'unica operazione, l’evasione dell’ordine cliente in un documento successivo, secondo quanto impostato nella definizione dei Legami Documenti. A seconda del tipo di documento di destinazione scelto, saranno generati anche gli opportuni movimenti contabili e/o di magazzino (oppure nulla, nel caso di generazione di una fattura Pro forma). Le tipologie di documento che possono essere generate da questa funzione sono: •• BC – Bolle clienti (o Bolla di trasferimento) •• BF – Fattura Accompagnatoria •• PF – Fattura pro Forma Si accede alla funzione dal Menù Ordini Clienti EEvvaassiioonnee OOrrddiinnii:

Per poter evadere articoli con codice “*” è necessario compilare il campo Assoggettamento Iva Standard presente nella cartella IVA della SSttrruuttttuurraa CCoonnttaabbiillee nel menù Contabilità Servizi. Ricordiamo che sull’AAnnaaggrraaffiiccaa CClliieennttii è possibile definire, per singolo cliente, se raggruppare gli ordini in un’unica bolla: di conseguenza, tutti gli ordini dei clienti che presentano tale opzione, verranno raggruppati in un unico documento di trasporto riportante gli estremi dei singoli documenti di origine, a condizione che i dati di testata significativi per il raggruppamento non presentino differenze (quali ad esempio diverse condizioni di pagamento) e a condizione che la bolla non sia già stata evasa in fattura.


La selezione dei documenti da evadere richiede: • Documento da generare: in questo campo è possibile impostare il tipo documento che si

vuole generare a seguito dell’evasione. Cliccando sulla freccia posta in prossimità del campo viene proposta un lista a tendina che elenca tutti i codici documento legati ai documenti di tipo ordine cliente (secondo quanto impostato nella Definizione dei Legami Documenti). In conseguenza dell’inserimento del codice del documento da generare, i campi Causale e Protocollo vengono compilati in automatico: è così possibile visualizzare (e controllare) le proprietà associate al documento che si intende generare.

• In Evasione da Deposito occorre indicare da quale deposito si intende procedere all’evasione della merce. Fino al momento in cui non viene effettuata la scelta del documento da generare, il programma propone di default il deposito principale della società; dopo aver selezionato il documento da generare, se la causale di magazzino associata a questo documento “figlio” presente un deposito associato al campo “Unità Da” nella tabella CCaauussaallii ddii MMaaggaazzzziinnoo, lo stesso viene proposto in questo campo come il deposito di destinazione.

• Ordinamento Dettagli per Data Consegna: selezionando il flag, all’estrazione viene visualizzato l’elenco degli ordini in griglia ordinati per data consegna (a partire dal meno recente).

• Ordinamento Dettagli per articolo: consente di effettuare l’evasione degli ordini clienti avendo la griglia ordinata per codice articolo anziché per numero d’ordine.

• Assegnazione Manuale Protocolli: opzione che consente di assegnare un protocollo libero, prenotabile attraverso la funzione “Prenotazione Protocolli”, oppure che deve essere recuperato a seguito della cancellazione del precedente documento associato.

• Controllo su quantità da evadere: attivando questo flag, viene effettuato un controllo sulla quantità indicata nel campo “Qtà Cons.”; alla conferma dell’evasione, se la quantità consegnata risulta maggiore della quantità da evadere, la procedura visualizza un messaggio di avviso nel quale si chiede se forzare l’operazione oppure evitarne la conferma. (Nota: lo stato del flag è memorizzato nella tabella esperienze in modo da permette al programma di proporre ad ogni utente ciò che è stato fatto in precedenza).

• Deseleziona Note F8 in Ddt: l’abilitazione di questo flag consente di disattivare i corrispondenti flag a livello di dettaglio della colonna Note in Ddt al fine di non riportare nel documento successivo le note precedentemente caricate nel dettaglio dell’Ordine Cliente, e di poter selezionare manualmente quali note si vuole riportare.

Impostati questi parametri, l’estrazione dei dati può continuare secondo due diverse modalità:

La selezione Manuale avviene indicando, o selezionando, il numero del documento che si intende evadere. Dal campo Numero, che compare solo dopo aver premuto il pulsante Manuale, è possibile richiamare la lista in cui sono elencati tutti i documenti

La lista richiamata da questo campo è caratterizzata da un automatismo denominato “Multiscelta” che permette di selezionare contemporaneamente uno o più ordini da evadere I documenti scelti vengono riportati nella griglia della funzione.

Evasione Singola

La selezione avviene mediante attivando l’apposito flag nel campo “Sel” in corrispondenza dell’ordine scelto (o selezionando tutti gli ordini proposti con Sel. Tutto ).


La selezione Automatica avviene tramite la maschera seguente:

E’ possibile procedere all’estrazione di un gruppo di ordini, definendo sia il tipo di documento da estrarre, sia il documento che dovrà essere generato, sia il deposito da assegnare all’evasione. Oltre a tutti i limiti Da/A di DDaattaa, DDaattaa RReegg. (= data ordine), NNuummeerroo oorrddiinnee, CClliieennttee,, DDaattaa CCoonnsseeggnnaa, AArrttiiccoolloo è possibile impostare una o più TTiippoollooggiiaa CClliieennttee (tramite multi lista), una VVaalluuttaa, un DDeeppoossiittoo di riferimento ed anche un valore minimo complessivo dell’ordine inserendo nel campo IImmppoorrttoo oorrdd.. SSuuppeerriioorree un valore numerico non negativo. Il campo Da Cliente si collega ad una multi lista, pertanto l’utente può così scegliere se selezionare un unico cliente (in questo caso, nel campo successivo AA CClliieennttee sarà possibile inserire un altro codice) oppure selezionare direttamente più codici clienti in multi-lista (ed in questo caso, il campo AA CClliieennttee viene disabilitato automaticamente in quanto superfluo, saranno considerati i clienti selezionati nel campo precedente). Indicati i filtri sugli ordini da estrarre, è possibile scegliere se procedere con un evasione: • A Capienza: considerando l’esistenza di magazzino, per ogni riga di articolo da consegnare

propone le quantità da evadere finché c’è l’effettiva esistenza a magazzino. • Q.tà in Ordine: si estraggono tutte le righe di ordini che rientrano nei criteri di selezione,

con la quantità da consegnare posta uguale alla quantità ancora da evadere, indipendentemente dall’esistenza di magazzino.

• Q.tà Manuale: si estraggono comunque tutte le righe rispetto ai criteri di selezione, ma il campo quantità consegnata sarà riempito manualmente dall’operatore.

Premuto il pulsante Conferma i documenti corrispondenti ai parametri impostati vengono riportati nella griglia della funzione, dove vengono visualizzate le singole righe di ordini (se confermate) sia inevase che parzialmente evase, e le note indicate sul documento (caratterizzate dal flag ‘Riporta in documento successivo).

Evasione Multipla


Le colonne riportano i dati legati all’ordine, non modificabili; tra queste, vengono evidenziate: •• Q.ta Ord. viene indicata la quantità totale presente sulla riga dell’ordine. •• Q.ta Evasa viene indicata la quantità già evasa per quella riga di ordine. Le colonne editabili sono: •• Q.ta Cons.: ij questo campo è possibile indicare la quantità in evasione; se la quantità

impostata corrisponde alla quantità ancora da consegnare, il flag “Saldo” viene attivato automaticamente. L’utente può decidere di selezionare manualmente tale flag, decidendo di definire la quantità della riga comunque a saldo, indipendentemente dai valori immessi, e chiudendo comunque l’ordine per la singola riga, per la quantità residua.

• Da Non Fatturare: permette di associare il flag direttamente al documento generato Effettuata l’estrazione dei dati e indicate le quantità da evadere per le righe di ordini interessate, alla pressione del pulsante Conferma avviene la generazione del documento successivo (e dei movimenti ad esso collegato); contestualmente, vengono effettuati i controlli su: · sulla quantità giacente (verifica della disponibilità del materiale nel deposito di provenienza) · sulla quantità indicata nel campo ‘Q.ta Cons.’ (se selezionato il flag “Controllo su quantità

da evadere” nella Testata, viene verificato se si è o meno superata la quantità in ordine). In caso l’articolo non fosse disponibile in quantità sufficiente, o fosse indicata un’evasione superiore all’ordinato, la procedura visualizza gli opportuni messaggi. Alla pressione del pulsante Conferma/Stampa , oltre alla generazione automatica dei documenti secondo i criteri stabiliti, si ottiene la stampa dei DdT o delle Fatture Accompagnatorie a fronte degli ordini selezionati. Al termine della generazione del documento successivo, la griglia della funzione si modifica e vengono visualizzate delle colonne che consentono il richiamo immediato del documento appena generato; i campi sono contrassegnati da uno sfondo di colore giallo, e sono: • Documento: riporta il numero del documento appena generato per ogni ordine evaso • Operazione: riporta la dicitura CCrreeaattoo//AAccccooddaattoo specificando se il documento è stato creato

o alternativamente l’ordine è stato accodato (‘raggruppato’) ad un documento già esistente


Facendo Doppio Click con il tasto sinistro del mouse su uno dei campi gialli di una riga evasa, viene aperta la funzione di caricamento del documento generato (definita in base al tipo di documento creato) dalla quale è consultabile il risultato ottenuto. E’ possibile modificare il documento appena creato; uscendo quindi dalla funzione di caricamento, si ritorna alla ‘EEvvaassiioonnee OOrrddiinnii’, dalla quale è possibile procedere alla consultazione di tutti gli altri documenti appena creati con questa modalità. Il programma tiene traccia dei documenti visionati dall'utente con questa metodologia, modificando di volta in volta il colore giallo delle due celle Documento e Operazione in bianco (per le fatture già aperte).

Doppio Click


1.1.5.1 Aggiornamento prezzi in Evasione Ordini La procedura permette di aggiornare i prezzi degli articoli presenti nel dettaglio dell’Ordine Cliente al momento della conferma della sua evasione. E’ un sofisticato automatismo pensato per tutte quelle realtà per le quali il prezzo non deve essere determinato al momento dell’acquisizione dell’ordine, ma deve essere aggiornato al prezzo corrente nel momento dell’effettiva evasione e spedizione dell’ordine stesso: la funzionalità permette, quindi, di caricare gli ordini dei clienti con le condizioni previste all’atto del caricamento del documento, e di aggiornare i dati relativi al prezzo nel momento dell’effettiva evasione, ricalcolandolo esattamente come nel caso di inserimento di un nuovo ordine. L’attivazione della funzionalità è legata alla categoria merceologica di appartenenza degli articoli: nella tabella CCaatteeggoorriiaa MMeerrcceeoollooggiiccaa è presente il seguente campo, che permette la scelta tra tre possibilità:

Attivando l’opzione 1 o 2, se nel periodo che intercorre tra il momento del caricamento dell’ordine e la sua evasione dovessero registrarsi delle variazioni di prezzo, indicate nell’anagrafica o nei listini del cliente,si attiva un meccanismo che consente di aggiornare il documento ai nuovi valori del prezzo di vendita. In questa condizione, durante l’evasione ordini la procedura si comporterà di conseguenza: • per gli articoli appartenenti ad una categoria che presenta l’opzione

, la procedura evade l’ordine cliente con le stesse condizioni (prezzo di vendita) presenti nell’ordine già caricato.

• per gli articoli appartenenti ad una categoria merceologica che presenta l’opzione , se nel momento dell’evasione dell’ordine la procedura rileva

una variazione di prezzo dell’articolo presente nel dettaglio del documento, visualizza il seguente messaggio:

Cliccando su Sì , viene aggiornato il prezzo di vendita sul documento Cliccando su No , viene mantenuto il prezzo inserito originariamente nell’Ordine.

• Per gli articoli appartenenti ad una categoria merceologica che presenta l’opzione

, se nel momento dell’evasione dell’ordine la procedura rileva una variazione di prezzo dell’articolo presente nel dettaglio del documento, procede automaticamente all’aggiornamento del prezzo di vendita sul documento successivo (senza visualizzare alcun messaggio).


1.1.5.2 Generazione bolle di trasferimento da Evasione Ordini Dalla funzione EEvvaassiioonnee OOrrddiinnii è presente un automatismo che permette la generazione, direttamente dall’ordine cliente, delle bolle di Trasferimento tra depositi: bolla generata sarà intestata al deposito (generando il relativo movimento di magazzino di trasferimento merce) e non evaderà l’ordine cliente di partenza, che potrà essere evaso in un secondo momento. Per attivare la funzionalità, è necessario effettuare le seguenti impostazioni:

Nella Tabella Causali di Magazzino

E’ necessario definire una causale di magazzino (per es. TTRRAASS), da utilizzare per la generazione dei movimenti di magazzino per il trasferimento tra depositi. La causale dovrà avere la seguente struttura: Carico/Scarico N – Nullo Acquisti/Vendite N – Nullo Segno +: Più Unità Da M – Magazzino (con possibilità di associare un deposito di difetto) Unità A M – Magazzino (con possibilità di associare un deposito di difetto) Importo Unitario N- No

I campi Unità Da – Unità A dovranno recare il valore M – Magazzino: in questo modo, durante L’evasione Ordini verrà visualizzato (oltre al campo Evasione Da Deposito) anche il campo Evasione a Deposito, nel quale è possibile selezionare il deposito di destinazione della merce.

Nella Tabella Documenti

E’ necessario definire un Tipo Documento specifico per le ‘Bolle di Trasferimento’, al quale associare l’apposita causale di magazzino vista sopra. In Tabella Documenti dovrà essere inserito un nuovo tipo di documento con la seguente struttura: Codice Documento BBOOLLTTRRAA - Bolla Tras tra Depositi Tipo documento BC – Bolle clienti Protocollo B – Documento di Trasporto Causale magaz. TRASF – trasferimento tra depositi (causale vista sopra) Causale contab. Nullo

Questo Codice documento dovrà essere indicato nel campo Documento da Generare durante l’Evasione ordini.

Nella Definizione Legami Documenti

Una volta creato il documento per la bolla di trasferimento, dalla funzione DDeeffiinniizziioonnee LLeeggaammii DDooccuummeennttii è necessario creare il legami Ordine Cliente – Bolla di Trasferimento (legame di tipo 01 – Da OrdCli a Bolla). Caratteristica di questo tipo di Legame è l’attivazione del flag Evitare Evasione Del Documento Padre: in questo modo, generando la bolla di trasferimento non viene evaso l’ordine cliente di partenza. Inoltre, l’attivazione di questo flag consente la creazione di un documento bolla non intestato al cliente originario, intestatario dell’ordine.

Impostazioni


Nella Anagrafica Clienti E’ necessario creare un codice cliente (fittizio) che rappresenta il “DDEEPPOOSSIITTOO”. I dati inseriti riguarderanno l’indirizzo del Deposito, la città, ecc., e saranno automaticamente stampati sulla bolla di trasferimento, nell’area solitamente dedicata ai dati del destinatario.

Nella Tabella Depositi

E’ necessario compilare, per ciascun deposito verso il quale effettuare i trasferimenti, il campo “CCLLIIEENNTTEE PPEERR TTRRAASSFFEERRIIMMEENNTTOO” indicando il codice cliente (precedentemente creato in AAnnaaggrraaffiiccaa cclliieennttii) associato al deposito considerato. In questo modo, la bolla di trasferimento generata verso un dato deposito viene automaticamente intestata al “Cliente per Trasferimento” (invece che al cliente cui fa riferimento l’ordine di partenza) che rappresenta l’indirizzo del deposito. E’ possibile anche indicare un Diverso Destinatario associato al deposito (caricando i dati in Anagrafica Cliente, con le consuete modalità). Effettuate queste impostazioni, operativamente si procede così. Caricato un ordine cliente, si ha la necessità di generare una bolla di trasferimento dallo stesso. Dalla funzione EEvvaassiioonnee OOrrddiinnii,, effettuare l’estrazione premendo sul pulsante Automatica , ed impostare come Documento da Generare il codice documento creato per le bolle di trasferimento (per es. BOLTRA). Nella testata della maschera viene automaticamente visualizzato il campo Evasione a Deposito: in questo campo è possibile specificare il deposito di destinazione della merce: va selezionato un Deposito che abbia indicato nella sua tabella il “Cliente per il Trasferimento”, ee ssoopprraattttuuttttoo cchhee ssiiaa ddiivveerrssoo ddaall ddeeppoossiittoo iinnddiiccaattoo nneell ccaammppoo pprreecceeddeennttee. Se nella struttura della causale di magazzino associata alla bolla di trasferimento (nell’esempio, ‘TRAS’) sono stati indicati dei Depositi preferenziali, questi vengono riproposti (modificabili) durante l’evasione:

Estratto l’ordine da evadere, indicate le quantità e confermando l’evasione, viene generato il D.d.t. di trasferimento, consultabile dalla funzione CCaarriiccaammeennttoo DD..dd..TT , che avrà come cliente intestatario della bolla il cliente associato al “Deposito” di trasferimento. Nel caso in cui per il deposito verso il quale deve essere realizzato il trasferimento è stato specificato il codice e la relativa descrizione di un diverso destinatario, la bolla lo riporta tra i dati di spedizione.

Operatività


1.1.6 Chiusura Ordini Funzionalità sviluppata per chiudere velocemente interi ordini, in quanto non saranno più evasi. L’operazione di chiusura ordini, che può essere effettuata anche su ordini già parzialmente evasi, toglie l’ordine dal portafoglio sia a livello di riga sia di intero ordine, consentendone una successiva valutazione statistica relativamente agli ordini non andati a buon fine. Si accede alla funzione dal Menù Ordini Clienti CChhiiuussuurraa OOrrddiinnii :

I limiti di estrazione sono gli stessi della funzione CCoonnssuullttaazziioonnee OOrrddiinnii. Il flag Offerte Clienti è visibile solo se nei PPaarraammeettrrii ddeellllaa PPrroocceedduurraa è stata prima abilitata la gestione delle offerte e/o la gestione delle richieste d’offerta a fornitori: consente di estrarre in griglia le offerte (in alternativa agli ordini). Abilitando il flag, come per gli ordini, vengono resi disponibili nel campo Codice Documento i codici documento definiti come offerte. Una volta impostati i limiti dell’estrazione, con il pulsante Estrai vengono visualizzate tutte le righe di ordini che rientrano nella selezione. È possibile selezionare o deselezionare manualmente le singole righe spuntando la casella contenuta nella prima colonna della griglia, oppure farlo per tutte le righe con il pulsante Sel./Desel. In fondo alla maschera sono presenti altresì i pulsanti: CCoonnffeerrmmaa –– PPuulliissccii –– EEssccii.. Questa funzione chiude l’ordine totalmente. Nel caso in cui sia necessario chiudere una singola riga di ordine, tale operazione può essere effettuata direttamente durante l’EEvvaassiioonnee OOrrddiinnii, indicando una quantità consegnata inferiore alla quantità ancora da evadere, e applicando il flag ‘Saldo’ sulla riga: in questo modo, è possibile chiudere la singola riga per la quantità rimanente


1.2 Gestione Offerte Clienti Le Offerte Clienti vengono gestite dalla procedura se il flag Abilita Gestione Offerte Clienti Nel Menù Utilità -- PPaarraammeettrrii ddeellllaa pprroocceedduurraa viene attivato (nella cartella Vendite - Principali). L’attivazione del flag rende disponibili a Menù tutte le funzioni per la gestione delle Offerte: CCaarriiccaammeennttoo,, CCoonnssuullttaazziioonnee,, SSttaammppaa ee PPaassssaaggggiioo OOffffeerrttee iinn oorrddiinnee.. E’ possibile creare, come per gli altri documenti, diverse tipologie di offerte: la caratteristica di questi documenti è che, oltre a non generare alcun movimenti, non creano gli impegni di magazzino (come invece avviene nel caso dell'ordine confermato). 1.2.1 Caricamento Offerte Clienti Si accede alla funzione dal Menù Ordini Clienti CCaarriiccaammeennttoo OOffffeerrttee CClliieennttii:: La maschera è identica al Caricamento Ordini Clienti. La funzione permette di gestire l'inserimento, la variazione e l'eliminazione delle Offerte Clienti, che sono documenti considerati a tutti gli effetti come ordini non confermati. Il caricamento delle offerte ha le stesse modalità del caricamento degli Ordini Clienti, a cui si rimanda per il dettaglio. 1.2.2 Stampa Offerte Clienti La funzione consente di estrarre e stampare una serie di offerte con il tracciato definito nella personalizzazione dei moduli di stampa. Questa funzione ha le stesse modalità della Stampa Ordini. Si accede alla funzione dal Menù Ordini Clienti SSttaammppaa OOffffeerrttee CClliieennttii:: 1.2.3 Consultazione Offerte La funzione, come la CCoonnssuullttaazziioonnee OOrrddiinnii, consente di visualizzare/consultare le offerte caricate. Attraverso i parametri di selezione e/o il filtro (si veda a tal proposito il paragrafo relativo alla funzione KngFilter), si possono operare scelte specifiche per l'estrazione dei documenti. Si accede alla funzione dal Menù Ordini Clienti CCoonnssuullttaazziioonnee OOffffeerrttee. Con il pulsante Estrai vengono estratti tutte le offerte che rispettano i parametri di selezione.

I documenti gestiti dal Caricamento Offerta sono definiti in tab. documenti con Tipo RC – Offerte Clienti. Non sono previste causali collegate, in quanto il documento non prevede alcun aggiornamento ai dati

Esempio in Tabella Documenti


1.2.4 Passaggio Offerte in Ordini Lo scopo della funzionalità di Passaggio Offerte in Ordini è quello di permettere l'evasione di una Offerta in un Ordine Cliente confermato. Si accede alla funzione dal Menù Ordini Clienti PPaassssaaggggiioo OOffffeerrttee iinn OOrrddiinnii:

La funzionalità presenta i seguenti campi, già visti nel paragrafo relativo all’EEvvaassiioonnee OOrrddiinnii: •• Documento da generare •• Ordinamento dettagli per data consegna •• Assegnazione Manuale Protocolli •• Controllo su quantità da evadere Impostati i parametri di estrazione, con Estrai vengono visualizzate in griglia tutte le righe di articoli inevase o parzialmente evase. •• Nella colonna Q.ta Offerta viene indicata la quantità totale presente sulla riga di offerta. •• Nella colonna Q.ta in Ordine viene indicata la quantità già passata in ordine per quella riga. •• Nella colonna Q.ta Cons. (modificabile) è possibile indicare la quantità in evasione; se la

quantità impostata corrisponde alla quantità ancora da consegnare, il flag “Saldo” viene attivato automaticamente. L’utente può decidere di selezionare manualmente tale flag, decidendo di definire la quantità della riga comunque a saldo (come per l’Evasione Ordini).

Indicate le quantità da passare in ordine per le righe di offerte interessate, alla pressione del pulsante Conferma avviene la generazione del documento successivo, direttamente consultabile cliccando sui campi di colore giallo che vengono visualizzati nella griglia. Con Conferma/Stampa avviene anche la stampa del documento generato.

Doppio click


1.3 Stampe

Per tutte le stampe di seguito descritte:

Con CCoonnffeerrmmaa si visualizza l’anteprima di stampa, con EEssccii si annulla il processo.

Dall’anteprima, cliccando sul pulsante si procede alla SSttaammppaa 1.3.1 Stampa Disponibilità per Articolo La funzione consente di stampare l’analisi della disponibilità degli Articoli, selezionati fino ad una determinata data, considerando o meno il portafoglio ordini clienti, la scorta minima ed il portafoglio ordini fornitori. Si accede alla funzione dal Menù Ordini Clienti → SSttaammppaa DDiissppoonniibbiilliittàà ppeerr AArrttiiccoolloo:

E’ possibile selezionare un intervallo di DA/A Articolo, e indicare nel campo Fino a Data la data massima di consegna degli ordini da considerare. Inoltre, è possibile decidere se considerare i dati relativi all’ordinato (Considera Ordini Fornitori - Considera Ordini Clienti) e gli articoli con Esistenza diversa da 0, attivando i relativi. Abilitando il flag Giacenza, anziché prelevare la giacenza totale, vengono sommate le giacenze dei soli depositi compresi nella selezione immessa. L’elaborazione dipende dalla data indicata nel campo Fino a Data:

• Se la data è nel futuro, la data immessa viene applicata alla data di consegna senza nessuna limitazione relativa alla data d’inserimento dell’ordine.

• Se la data è nel passato o è uguale a quella d’elaborazione, la data immessa viene applicata alla data d’immissione dell’ordine senza nessuna limitazione relativa alla data di consegna prevista

• se la data non è immessa, sono estratti tutti i dati senza limitazioni sia sulla data d’immissione sia sulla data di consegna prevista.


1.3.2 Stampa Riepilogo Ordini Cliente La funzione consente di ottenere una serie di stampe riepilogative del portafoglio ordini. Si accede alla funzione dal Menù Ordini Clienti → SSttaammppaa RRiieeppiillooggoo OOrrddiinnii:

E’ possibile impostare diversi parametri di selezione, quali i limiti Da/A per: DDaattaa PPrreevviissttaa ccoonnsseeggnnaa –– DDaattaa OOrrddiinnee -- NN.. OOrrddiinnee -- CCooddiiccee CClliieennttee -- CCooddiiccee DDooccuummeennttoo –– CCoommmmeessssaa2 E’ possibile definire il tipo di ordinamento dei dati, scegliendo tra:

/ /

2 Campo ‘Commessa’ presente sul documento se attivato con la personalizzazione ON FLY.


1.3.3 Stampa Scadenzario Ordini Con la funzione è possibile ottenere una serie di stampe riguardanti il portafoglio ordini in essere, che possono essere estratte con una serie di limiti ed ordinate per data consegna, N. Ordine, Codice cliente e articolo. Si accede alla funzione dal Menù Ordini Clienti → SSttaammppaa SSccaaddeennzzaarriioo OOrrddiinnii:

E’ possibile impostare diversi parametri di selezione, quali i limiti Da/A per: DDaattaa PPrreevviissttaa ccoonnsseeggnnaa -- NN.. OOrrddiinnee -- CCooddiiccee CClliieennttee -- CCooddiiccee AArrttiiccoolloo -- CCooddiiccee DDooccuummeennttoo -- CCoommmmeessssaa3 E’ possibile impostare una stampa che riporti il dato residuo della quantità oppure del valore, impostando il tipo di visualizzazione tra / . E’ possibile definire il tipo di ordinamento dei dati, per ottenere una stampa raggruppata per singolo ordine, scegliendo tra / , o per ottenere una stampa raggruppata per articolo, scegliendo l’opzione . E’ possibile anche impostare dei Filtri Testata, considerando lo stato dell’ordine in generale, al fine di estrarre tutte le righe di dettaglio che fanno capo al singolo ordine estratto: •• Ordini evasi/chiusi: per considerare in stampa gli ordini completamente evasi (o chiusi) •• Ordini parz. evasi: per considerare in stampa gli ordini parzialmente evasi •• Ordini confermati: per considerare in stampa gli ordini confermati (non ancora evasi) •• Offerte Clienti / Ordini caricati: il nome del campo varia se è attiva o meno la gestione

delle offerte, e consente di considerare anche le offerte o gli ordini non confermati.



Ai filtri di testa, è possibile aggiungere dei Filtri Dettaglio che consentono, nel caso in cui un oorrddiinnee ssiiaa ppaarrzziiaallmmeennttee eevvaassoo, di considerando lo stato delle singole righe dell’ordine, che in questa condizione potrebbero essere: •• Ordini evasi/chiusi: per considerare in stampa le righe di ordine che risultano

completamente evase ((o chiuse) •• Ordini parz. evasi: per considerare in stampa le righe di ordine che risultano parzialmente

evase •• Ordini confermati: per considerare in stampa le righe di ordine che risultano parzialmente

confermati ma non ancora evase In questo modo, per ogni ordine parzialmente evaso, è possibile considerare in stampa solo alcune righe oppure tutte, in funzione del tipo di risultato che si vuole ottenere. Esempio di stampa con Visualizzazione per Quantità

Esempio di stampa con Visualizzazione per Valore

Esempio di stampa con Ordinamento per Articolo


2 Ordini Fornitori La gestione degli Ordini Fornitori è composta da una serie di funzioni che consentono di coordinare tutto il ciclo passivo dell’azienda, permettendo di tenere sotto controllo le scorte e fornendo un valido supporto all’ufficio acquisti. Il processo della gestione degli ordini fornitore prevede le seguenti fasi: Il CCIICCLLOO PPAASSSSIIVVOO parte dall’inserimento dell’Ordine Fornitore: in seguito a questa operazione, viene aggiornato, per ciascun articolo, il dato relativo all'ordinato (conseguente alla scrittura dei relativi movimenti nei saldi di magazzino). La fase successiva è il Ricevimento della merce, per la generazione del carico a magazzino; è possibile, inoltre, generare anche la fattura di acquisto del fornitore, richiamando direttamente dalla PPrriimmaa NNoottaa contabile la bolla di entrata a magazzino. Il CCaarriiccaammeennttoo ddeellll’’oorrddiinnee consente la generazione del documento da inviare al fornitore, la cui stampa è personalizzabile e sulla quale sarà possibile riportare in automatico codici e descrizioni richieste dal fornitore, oltre al prezzo di acquisto ed alle condizioni concordate. Gli ordini caricati possono essere consultati dalla funzione di CCoonnssuullttaazziioonnee OOrrddiinnii: cono Inoltre previste una serie di operazioni di controllo dello stato di avanzamento degli ordini, la verifica delle disponibilità, lo scadenzario del portafoglio ordini, oltre alla possibilità di CChhiiuussuurraa oorrddiinnii per eliminare tutte quelle piccole differenze tra l’ordinato ed il consegnato (oppure per chiudere completamente un ordine che non avrà seguito). Con il RRiicceevviimmeennttoo MMeerrccee, è possibile rilevare automaticamente, per più ordini, il carico dei movimenti di magazzino relativi agli articoli ordinati, aggiornando i progressivi di ciascun articolo e la situazione ordini. Grazie al Modulo FFoorrnniittoorrii PPlluuss (opzionale) è possibile, dalla PPrriimmaa NNoottaa IIvvaa, generare il movimento contabile relativo alla Fattura fornitore, e controllate la correttezza dei prezzi esposti sulla fattura passiva a confronto con i prezzi concordati sull’ordine.

Ordini Fornitori

Ricevimento Merce a Magazzino

Generazione Movimenti di Carico / Agg. Costi Prima Nota Iva: Controllo

Fattura di Acquisto

Genera Fattura (modulo opzionale Fornitori Plus)

Magazzino

Stampa ordini Consultazione Ordini

Contabilità


2.1 Caricamento Ordini Fornitore La funzione permette di memorizzare e stampare gli ordini da inoltrare ai fornitori, con conseguente aggiornamento del ‘Progressivo Ordinato a Fornitori’ degli articoli di magazzino. Si accede alla funzione dal Menù Ordini Fornitori → CCaarriiccaammeennttoo OOrrddiinnii:

La maschera è sostanzialmente identica al CCaarriiccaammeennttoo OOrrddiinnii CClliieennttee (paragrafo cui si rimanda per i dettagli) ed in generale ha le stesse caratteristiche descritte per il CCaarriiccaammeennttoo ddii ttuuttttii ii ddooccuummeennttii ddii VVeennddiittaa .. Ovviamente, le etichette e le liste richiamabili si riferiscono all’AAnnaaggrraaffiiccaa ffoorrnniittoorrii; inoltre, la gestione degli sconti non è legata alla stessa logica delle vendite, ma assume delle caratteristiche diverse. Come per il CCaarriiccaammeennttoo OOrrddiinnii CClliieennttee,, sulla maschera è presente una Toolbar con alcune icone che permettono il lancio di funzioni o l’esecuzione di programmi esterni in maniera rapida, personalizzabili e definibili direttamente dall’Utente. Operando con la Personalizzazione On-Fly è possibile optare per lo spegnimento di quei campi che non dovessero interessare, e procedere con la creazione di nuovi campi, ad hoc, da inserire nelle cartelle. I campi presenti, gestiti sia in testata sia nel dettaglio dell’ordine, sono personalizzabili attraverso il pulsante Personalizza .

Tramite il pulsante è possibile richiamare i movimenti di magazzino collegati al documento.

I documenti gestiti in questa funzione sono definiti in tab. documenti con Tipo OF – Ordini Fornitori. Non sono previste causali collegate, in quanto il documento aggiorna solo i dati dell’ordinato fornitori

Zoom Tabella Documenti


Consente di indicare: •• Sconto 1 e Sconto 2: sono due campi che, se compilati manualmente all’utente,

diminuiscono l’importo totale della singola riga per la percentuale indicata. Non sono valori legati all’AAnnaaggrraaffiiccaa ffoorrnniittoorree, ma sono campi di input manuale.

•• Banca: è il codice della banca del fornitore •• Valuta: è il codice della valuta indicati in AAnnaaggrraaffiiccaa ffoorrnniittoorree; campo che, come il

successivo, viene attivato quando la divisa del cliente è diversa da quella di bilancio. •• Cambio: di difetto è immesso il cambio tra la divisa indicata e la divisa di bilancio, prelevato

dalla TTaabbeellllaa VVaalluuttee, con possibilità di variazione.

La maggior parte dei campi sono gli stessi gestiti, nella generalità, sul caricamento dei documenti. In questo caso, abbiamo un unico campo Sconto, per riga, che viene prelevato dall’AAnnaaggrraaffiiccaa AArrttiiccoolloo e può essere modificato manualmente, mentre il prezzo unitario di acquisto dell’articolo viene ripresi dall’eventuale listino personalizzato. La griglia presenta i seguenti campi specifici:

•• Descrizione Aggiuntiva: in questo campo, se presente il listino personalizzato associato al

fornitore, viene riportato l’eventuale codice articolo e relativa descrizione indicata sul listino personalizzato. È possibile eventualmente modificare il dato o inserirlo manualmente

•• Flag A/S: permette di indicare se la descrizione indicata nel campo DDeessccrriizziioonnee AAggggiiuunnttiivvaa debba essere riportata sulla stampa in aggiunta (digitando la lettera A) o in sostituzione (digitando la lettera S) a quella associata di standard all’articolo.

•• Estremi dell’ordine cliente collegato: per gli ordini fornitori generati in automatico dal calcolo fabbisogni (a seguito quindi del caricamento di ordini clienti), per i quali si è deciso di mantenere il collegamento con l’ordine cliente, sono riportati in questo campo gli estremi dell’ordine cliente di origine (‘Numero’ e ‘Data Documento’).

Anche sugli Ordini Fornitori sono attive le funzione di gestione delle Note (F8), ma a differenza dei documenti di vendita, non è presente il flag ‘Riporta note nel documento successivo’. In fondo alla maschera sono presenti i pulsanti: CCoonnffeerrmmaa –– PPuulliissccii –– EElliimmiinnaa –– SSttaammppaa –– PPeerrssoonnaalliizzzzaa –– EEssccii..

Cartella Testata

Griglia di dettaglio


2.1.1 Prelievo articoli da ordinare da un Ordine Cliente La funzione di CCaarriiccaammeennttoo OOrrddiinnii FFoorrnniittoorrii prevede la possibilità di prelevare l’elenco degli articoli dai dettagli di un Ordine Cliente. La funzionalità è disponibile per qualsiasi cliente, ed è legata al campo RifOrdine se aggiunto sulla testata del documento: il campo (di standard non visibile) va infatti aggiunto con il meccanismo della Personalizzazione On Fly, come campo di testo (è consigliabile collegare anche la Lista degli Ordini Clienti per prelevare direttamente il dato). Una volta creato, in fondo alla maschera appare il pulsante Dettagli da Ordine :

Quando si valorizza il campo di testo, il pulsante si abilita quindi Dettaglio da Ordine : alla pressione del pulsante, se il valore contenuto dal campo collegato corrisponde con il numero di un ordine cliente, nella griglia dei dettagli vengono aggiunti tutti gli articoli (e le relative quantità) prelevati dell’ordine indicato. Le nuove righe vengono aggiunte a partire dalla riga selezionata per ultima. Nel caso il dato indicato nel nuovo campo non corrisponda ad un numero d’ordine, alla pressione del pulsante appare un messaggio che segnala l’incongruenza .


2.1.2 Gestione e variazione delle righe di dettaglio articolo " * " La procedura consente la gestione degli articoli asterisco “*” (articoli non codificati in magazzino) sugli ordini fornitore: questi articoli, nel caso di ricevimento dell’ordine a magazzino, non genereranno alcuna riga di magazzino, ma verranno solamente chiuse come evase. In particolare, è possibile modificare sempre il valore della quantità evasa (e del relativo flag) sulle righe di ordini fornitori con articolo * che sono già state evase. In questo modo, è possibile procedere alla riapertura manuale della riga asterisco, ad esempio se si renda necessario dover modificare la quantità evasa e lo stato d’evasione di queste righe (comunque non collegate a movimenti di magazzino). La modifica avviene direttamente sulle righe corrispondenti ad articoli “*”, per le quali è possibile variare le seguenti colonne: • Quantità evasa: al variare della quantità evasa, automaticamente sarà rideterminato lo

stato d’evasione della riga, con il seguente criterio di aggiornamento:

Quantità Evasa uguale a 0 flag = IINNEEVVAASSOO Quantità Evasa maggiore/uguale della Quantità Ordinata flag = EEVVAASSOO Quantità Evasa maggiore di 0 e minore di Quantità Ordinata flag = PPAARRZZ.. EEVVAASSOO

• Flag Evasione modificabile solo se la QQuuaannttiittàà EEvvaassaa è maggiore di 0 e minore della

quantità ordinata: in questo caso, è possibile modificare lo stato da PPAARRZZ.. EEVVAASSOO in EEVVAASSOO, e viceversa. Dato che la modifica riguarda solo i due stati evaso\parz.evaso, è possibile modificare i valori semplicemente posizionandosi sulla cella e cliccandovi sopra col mouse, oppure, premendo la barra spaziatrice.

La variazione di uno dei due valori (quantità evasa o stato evasione) riattiva il pulsante Conferma (solitamente disabilitato su documenti evasi) per consentire il salvataggio dei valori modificati. Alla conferma è rideterminato anche lo stato d’evasione nella testata dell’ordine.


2.1.3 Consultazione Ordini Fornitore Per consultare tutti gli ordini, sia a fornitori che a terzisti, in maniera riepilogativa. Si accede alla funzione dal Menù Ordini Fornitori → CCoonnssuullttaazziioonnee OOrrddiinnii: Le modalità sono le stesse viste per la CCoonnssuullttaazziioonnee OOrrddiinnii Clienti. Anche su questa maschera è attivo l’automatismo per il quale, estratti gli ordini da consultare, facendo Doppio Click sulla singola riga si passa alla maschera di CCaarriiccaammeennttoo OOrrddiinnii ffoorrnniittoorrii in modalità modifica/consultazione dell’ordine corrispondente; uscendo dalla maschera di Caricamento, si ritorna alla funzione di consultazione. 2.1.4 Stampa Ordini Fornitore La stampa ordini consente di estrarre e di stampare una serie di ordini con il tracciato definito nella personalizzazione dei moduli si stampa. Con la stessa funzione è possibile estrarre e stampare sia gli ordini fornitori che gli ordini a terzisti. Si accede alla funzione dal Menù Ordini Fornitori → SSttaammppaa OOrrddiinnii; Le modalità sono le stesse viste per la SSttaammppaa OOrrddiinnii Clienti. 2.1.5 Chiusura Ordini Fornitore La funzione consente di ‘chiudere’ una serie di ordini estratti, al fine di eliminare ordini intestati ad un determinato fornitore, o considerando in ogni caso chiusi degli ordini con date di consegna oramai molto vecchie. Si accede alla funzione dal Menù Ordini Fornitori → CChhiiuussuurraa OOrrddiinnii: Le modalità sono le stesse viste per la Chiusura Ordini Clienti.

Con Doppio Click sull’ordine visualizzato in griglia


2.2 Ordini a Terzisti La procedura consente una gestione apposita degli ordini a terzisti, a seguito dell’inserimento dei quali la procedura consente la generazione automatico delle bolle di consegna dei materiali al terzista stesso. Le funzionalità legate a questa gestione possono essere così sintetizzate: Questi ordini possono essere caricati manualmente o generati automaticamente attraverso il calcolo dei fabbisogni (modulo aggiuntivo Lancio della Produzione). I documenti gestibili come ‘Ordini Terzisti’, a livello di TTaabbeellllaa DDooccuummeennttii, sono gli stessi gestibili come Ordini fornitori. Gli ordini a terzisti possono essere inseriti tramite l’apposita funzione Caricamento ordini Terzisti, che presenta le stesse modalità di gestione del CCaarriiccaammeennttoo OOrrddiinnii FFoorrnniittoorree con la possibilità di inserire solo ordini intestati a fornitori codificati come ‘Terzisti’ e solo articoli che hanno una distinta base associata. Inserito un ordine a terzista, da questo sarà possibile generare automaticamente la bolla di consegna dei materiali: si tratta di un documento di trasporto, nel quale saranno elencati i componenti degli articoli con distinta base, presenti nel dettaglio dell’ordine. Questa operazione viene effettuata grazie alla funzione ‘GGeenneerraazziioonnee BBoollllee aa TTeerrzziissttii’’, che scarica dal magazzino i componenti della distinta base degli articoli presenti nell’ordine. Lo stesso ordine può quindi generare la bolla di entrata della merce a magazzino, tramite la funzione di RRiicceevviimmeennttoo MMeerrccee: in questo modo si genera il carico di magazzino riferito al rientro dalla lavorazione del prodotto finito.

Ricevimento Merce a Magazzino

Ordini Fornitori Terzisti

Generazione Ddt Terzista (esplosione dei componenti)

Generazione Movimenti di Scarico dei materiali associati alle distinte degli articoli nel dettaglio dell’ordine

Stampa ordini Consultazione Ordini

Generazione Movimenti di Carico del prodotto finito / semilavorato indicato nel dettaglio dell’ordine

1 2


2.2.1 Generazione DDT Terzista La procedura consente di selezionare il codice documento con il quale effettuare in automatico la creazione di un DDT al terzista da un Ordine terzista precedentemente caricato. Nella maschera di GGeenneerraazziioonnee DDDDTT TTeerrzziissttii è presente un campo di selezione del codice documento con il quale generare il DDT Terzista. Di difetto è proposto il codice documento impostato nei PPaarraammeettrrii ddeellllaa pprroocceedduurraa nella cartella Struttura di Produzione.

In fase di emissione del DDT Terzista, viene prelevato il deposito di riferimento direttamente dalla causale di magazzino e, se non è presente, dall’anagrafica del fornitore/terzista.


2.3 Ricevimento Merce Con questa funzione è possibile generare i movimenti di carico a magazzino da Ordini Fornitori e Terzisti aperti, generando da questi il dettaglio della bolla di entrata, indicando le quantità effettivamente pervenute per ogni riga di articolo ordinata. Si accede alla funzione dal Menù Ordini Fornitori → RRiicceevviimmeennttoo MMeerrccee:

La maschera è la stessa della funzione IInnppuutt MMoovviimmeennttii EEnnttrraattaa//UUsscciittaa: rimandiamo alla lettura del relativo paragrafo per i dettagli dei singoli campi. Nella seguente trattazione andremo ad evidenziare le peculiarità legate al Ricevimento Merce vero e proprio. Ai fini del Ricevimento Merce è fondamentale utilizzare una Causale che rappresenti un movimento di carico di merce a magazzino, quale ad esempio AACCQQ == AAccqquuiissttoo, ovvero che deve avere come ‘Unità Da ‘ il Fornitore. Ne consegue che i primi campi testata della cartella ‘Parametri’ dovranno essere : • Unità Da Fornitore: per indicare il codice del Fornitore, intestatario dell’ordine aperto. • Unità A Deposito: è l’identificativo della destinazione della merce, ovvero il deposito di

ricevimento della merce.

Inseriti i dati di testata, è possibile premere sul pulsante (In fondo alla maschera) che consente di richiamare le righe di ordine (o degli ordini) legati al fornitore indicato nel campo ‘Unità Da’, cui si riferisce la bolla di entrata.


Premendo sul pulsante Ricevimento merce appare una maschera che permette la selezione degli ordini ancora aperti per il fornitore, richiamabili da un’apposita lista.

•• All’entrata nella funzione, dal campo Numero Ordine è possibile richiamare la lista degli

ordini del fornitore aperti, con F5 o cliccando sul pulsante di richiamo (con i punti di sospensione)

E’ possibile effettuare il ricevimento merce di più ordini fornitore contemporaneamente: dopo aver selezionato il primo ordine e successivamente estratto le righe del dettaglio dello stesso, è possibile riposizionarsi sul campo Numero e riaprire la lista per selezionare altri ordini tante volte quanti sono gli ordini da richiamare. Nella sottostante griglia saranno estratte tutte le righe inevase degli ordini selezionati, così che l’utente può effettuare un ricevimento contemporaneo su più ordini.

•• Da Ordine Evaso: La procedura consente di effettuare il ricevimento merce da un ordine

già evaso: l’automatismo permette di attribuire ad un ordine chiuso la quantità in entrata. Selezionato il campo , nella lista ordini fornitori sono visualizzati i soli ordini contenenti righe completamente evase: scelto un ordine, vengono caricate in griglia le sole righe d’ordine completamente evase. Manualmente, sarà ora possibile impostare l’ulteriore quantità ricevuta. Alla conferma del ricevimento merce, sarà creato il movimento di magazzino ed aggiornata la quantità evasa nella riga dell’ordine. Le righe di ordine trattate con questa modalità rimangono di tipo ‘Evaso’: la quantità evasa viene evidenziata nella relativa colonna del CCaarriiccaammeennttoo OOrrddiinnii FFoorrnniittoorree.


Una volta selezionati gli ordini cui far riferimento, nella griglia sottostante ‘Articoli da Ricevere’ saranno evidenziate le righe di articoli inevase È quindi possibile inserire le quantità effettivamente ricevute nel campo Q.tà Ricevuta, indicando se tali quantità debbano essere considerate a saldo della riga di ordine; se le righe vengono indicate a saldo le stesse saranno «chiuse», in caso contrario rimarranno «aperte» (inevase/parzialmente evase). Premendo il pulsante Evadi Tutto , in tutte le righe la quantità da evadere viene compilata in automatico con la quantità ottenuta dalla differenza tra la quantità ordinata e la quantità già evasa, e il campo Saldo viene attivato. Indicate le quantità desiderate, con Conferma si ritorna alla videata principale: i dati gestiti andranno a compilare automaticamente la griglia di dettaglio del Ricevimento Merce. E' possibile evadere interamente anche gli ordini a fornitori che contengono righe con articolo asterisco: in fase di ricevimento merci, dette righe vengono riportate nella griglia del movimento di magazzino, ed alla conferma del ricevimento Merce la procedura considererà tali righe evase. Il movimento di magazzino sarà, in qualsiasi caso, generato escludendo gli articoli asterisco (che non possono essere gestiti a magazzino): se gli articoli contenuti in un ordine fornitore fossero solo di tipo “asterisco”, una volta ricevuti a saldo dell’ordine con la funzione di RRiicceevviimmeennttoo MMeerrccii si otterrà solamente la chiusura totale dell’ordine fornitore, e non verrà generato alcun movimento di magazzino. In fondo alla maschera sono presenti i pulsanti: CCoonnffeerrmmaa –– PPuulliissccii –– EElliimmiinnaa –– PPeerrssoonnaalliizzzzaa –– EEssccii..


2.4 Stampe

Per tutte le stampe di seguito descritte:

Con CCoonnffeerrmmaa si visualizza l’anteprima di stampa, con EEssccii si annulla il processo. Dall’anteprima, cliccando sul pulsante si procede alla SSttaammppaa

2.4.1 Stampa Ordinato per Articolo La Stampa Ordinato per Articolo consente di ottenere un elenco dei articoli ordinati a fornitore, sia degli ordini aperti che anche di quelli chiusi. Si accede alla funzione dal Menù Ordini Fornitori → SSttaammppaa OOrrddiinnaattoo ppeerr AArrttiiccoolloo:

E’ possibile scegliere il tipo di ordinamento: / Quindi è possibile decidere quali ordini considerare: / / Seguono poi i parametri di selezione Da/A: OOrrddiinnee –– FFoorrnniittoorree -- AArrttiiccoolloo -- CCoommmmeessssaa4



2.4.2 Stampa Scadenzario Ordini Fornitore Con la funzione è possibile ottenere una serie di stampe riguardanti il portafoglio ordini in essere, che possono essere estratte impostando diversi limiti ed ordinate per fornitore, per data consegna e per articolo. Con i filtri per testata e dettaglio è possibile ottenere ulteriori selezioni. Si accede alla funzione dal Menù Ordini Fornitori → SSttaammppaa SSccaaddeennzzaarriioo OOrrddiinnii: Le modalità sono le stesse viste per la Stampa Scadenzario Ordini Clienti. 2.4.3 Stampa Riepilogo Ordini Fornitore La funzione consente di ottenere una serie di stampe riepilogative del portafoglio ordini. Si accede alla funzione dal Menù Ordini Fornitori → SSttaammppaa RRiieeppiillooggoo OOrrddiinnii: Le modalità sono le stesse viste per la Stampa Riepilogo Ordini Cliente.

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