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EMISSIONE DI DOCUMENTI DA MAGAZZINO Vengono indicate di seguito le operazioni preliminari e l’operatività per poter effettuare la registrazione dei documenti da Magazzino

OPERAZIONI PRELIMINARI Prima di procedere con la registrazione e la gestione di un documento da magazzino occorre impostare correttamente gli opportuni parametri, codificare gli articoli e impostare la modulistica.

PARAMETRI DI MAGAZZINO In fase di creazione d’azienda, occorre definire i parametri di magazzino, attraverso la seguente maschera:

E in particolare il parametro “Tipo codice articolo” che definisce come il codice articolo deve essere creato, lasciando il campo vuoto il codice articolo può essere alfanumerico con caratteri speciali eccetto “?” e “$”. (le altre opzioni sono 1 (per codici alfanumerici senza caratteri speciali), 2 (solo caratteri alfabetici), 3 (solo caratteri numerici con allineamento a sinistra), 4 (solo caratteri numerici secondo la codifica EAN), 5 (solo caratteri numerici puri con allineamento a destra).

I parametri preceduti dal segno “-” possono essere modificati anche in un momento successivo attraverso il menù “Servizi – Variazioni – Parametri aziendali”.

Degli altri parametri le puntualizzazioni più importanti riguardano:

“Numero magazzini”: indica il numero di magazzini gestibili (sia per magazzini fisici che logici);

“Dimens. max codice”: indica la lunghezza massima che può assumere un codice articolo;

“Gestione lotti”: abilita la gestione della rintracciabilità dei prodotti. Può essere impostata a N (No), B (Base per la sola rintracciabilità del prodotto), E (estesa per la rintracciabilità anche nel caso di Distinte Base);

Per richiamare la finestra dei parametri di magazzino procedere dal menù “Aziende – Anagrafica azienda”, pulsante “Dati aziendali” nella sezione “Parametri di magazzino”.


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CODIFICA DI UN ARTICOLO

Dal menù “Magazzino – Anagrafica articoli” inserire il codice che identificherà l’articolo (questo è liberamente determinato dall’utente), ad un primo invio la procedura richiede la scelta della tipologia di articolo da codificare:

A = Articolo di magazzino. Possiede progressivi ed interessa sia l'Inventario di magazzino che l'inventario LIFO.

L = Lavorazione. Articolo con progressivi che non interessa gli Inventari. (Es: tempi macchina, ore lavoro).

P = Articolo in c/deposito. Possiede progressivi ma non interessa gli Inventari, perché non di proprietà dell'Azienda.

S = Spese accessorie alla vendita. Articolo senza progressivi che non interessa gli Inventari.

M = Modificatore. Articolo (fittizio) che integra nel prezzo e nella descrizione un articolo di tipo strutturato. Non ha progressivi e non interessa gli Inventari. Non può essere venduto separatamente.

C = Campionario. Articolo fittizio che richiama una serie di articoli che saranno dettagliati nei documenti di vendita. Non ha progressivi e non interessa gli Inventari.

D = articolo di Descrizione. Non ha progressivi e non interessa gli Inventari.

T = Testo fisso. Viene inserito solo nella stampa dei documenti senza possibilità di modifica. Non ha progressivi e non interessa gli Inventari.

V = testo Variabile. Viene inserito nei documenti e può essere variato al bisogno. Non ha progressivi e non interessa gli Inventari.

Z = Prestazioni professionali. Voci di addebito per prestazioni professionali. (Utili per le aziende di tipo Professionisti per l’emissione di Parcelle). Non ha progressivi e non interessa gli Inventari.

Le schermate che seguono per la creazione dell’articolo cambiano in base alla tipologia scelta.


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Nel caso si proceda con la codifica di un articolo di magazzino (A) i campi obbligatori sono: Descrizione, aliquota IVA e unità di misura da usare per l’articolo.

Per tutte le altre informazioni di approfondimento si rimanda alla sezione del manuale Magazzino-Anagrafica articoli-Norme di immissione di nuovi articoli.

MODULISTICA DOCUMENTO

Per poter stampare/archiviare i documenti di magazzino su un form predefinito dall’utente (es. su carta intestata della società), occorre procedere mediante il menù “Servizi – Personalizzazioni - Modulistica documenti grafica”.

Passepartout mette a disposizione dei modelli predefiniti che possono essere eventualmente personalizzati. Attraverso il pulsante “Copia” presente nella videata, si apre la finestra “Copia da modulo esempio”; nel primo campo scegliere tra le sigle documento disponibili quella del modulo che si intende copiare, mentre nel campo “Copia con codice” specificare la sigla del documento per la quale si vuole adottare il modulo prescelto.

Nell’esempio si vuole utilizzare il modulo predefinito di una bolla per gestire i documenti di Bolle di accompagnamento emesse da magazzino.

Confermando la videata viene creato il modulo che può essere visualizzato tramite il pulsante “Stampa prova”; scegliendo la Stampa a Video in pdf sarà possibile visualizzarlo come di seguito:


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Per modificare lo sfondo: cliccare sul pulsante “Parametri”, poi su “Formato”.

Si accede alla maschera “Modifica formato”, dov’è abilitato il pulsante “File sfondo” (se il parametro “Pdf di sfondo (nome file)” è impostato ad M modificare), che consente di inserire la directory in cui è presente il file pdf che si vuole utilizzare come sfondo. Per eliminare ogni sfondo è sufficiente lasciare vuoto il parametro “Pdf di sfondo (nome file)”;


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Per personalizzare il contenuto del modulo: cliccare sul pulsante “Edita”, per accedere al programma di Editor tramite il quale è possibile spostare un campo (è sufficiente trascinarlo nella posizione che si desidera all’interno della stessa sezione), eliminarlo (selezionare il campo e cliccare sul pulsante “Elimina campo”), o aggiungerne uno nuovo.

Per quest’ultima operazione occorre: posizionarsi nella sezione del modulo d’interesse, cliccare sul pulsante “Ins/Mod campo” e dalla finestra “Inserimento campo di stampa” scegliere Espressione (oppure linee o


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immagini); infine nella finestra “Proprietà campo di stampa” scegliere la variabile tra quelle disponibili attraverso il pulsante “Dizionario”.

EMISSIONE DOCUMENTI DI VENDITA Di seguito viene indicata la gestione di un documento del ciclo attivo

EMISSIONE DI UNA BOLLA Dal menù “Magazzino – Emissione/Revisione documenti” è consentito emettere nuovi documenti e richiamare quelli già esistenti.

Per generare una bolla occorre compilare la testata indicando almeno: la sigla BC (Bolla di accompagnamento) nel campo “Documen”, la data (di default è quella del terminale), il “Numero” di documento (lasciando la dicitura AUTO l’assegnazione del numero di documento è automatica) e il “Cliente” individuandolo attraverso le varie modalità di ricerca (per codice, attraverso una porzione della ragione sociale, per partita IVA, etc.).

Nel corpo del documento digitare/scegliere gli articoli e compilare i campi “Quantità”e “Prezzo” (se non è stato impostato in automatico nell’anagrafica dell’articolo).


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Terminata la registrazione con il comando F10 di tastiera, o pulsante “Ok” si accede al piede del documento in cui inserire eventuali dati complementari relativi a “Riferimenti trasporto” e “Pagamenti”.

Alla conferma di questa videata, tramite il pulsante “Ok”, la procedura crea il nuovo documento e ne richiede la stampa. La procedura ritorna alla schermata iniziale, per consentire nuove operazioni, riportando in alto a destra il riferimento del documento appena salvato.


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Questo può essere richiamato digitando tale informazione nel campo “Ricerca” seguito da Invio.

TRASFORMAZIONE DI BOLLA IN FATTURA

Per procedere alla trasformazione di una bolla in fattura si può operare in due diversi modi:

dalla funzione Emissione/Revisione documenti

dalla funzione Emissione differita documenti


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EMISSIONE/REVISONE DOCUMENTI

Attraverso questa funzione è possibile trasformare una o più bolle (se riferite allo stesso cliente e prevedono la stessa modalità di pagamento) in una fattura.

Dal campo “Ricerca” attivo, attraverso il pulsante “Ricerca” o comando F2 di tastiera, si accede alla maschera di ricerca dei documenti.

Inseriti i parametri di ricerca, ad esempio le bolle emesse per il cliente Bianchi, alla conferma nella parte alta della maschera compariranno in elenco i documenti che soddisfano la selezione:

Posizionarsi sul documento che si intende trasformare in fattura e cliccare il pulsante “Scelta”, per riportare nel campo “Ricerca” della maschera di Emissione/Revisione documenti il riferimento.


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Nel campo “Documen” scegliere la sigla del documento (FT) che si vuole ottenere a partire da quelli di origine selezionati.

In questo modo viene prodotta una fattura che contiene le due bolle (BC1 e BC2), con la possibilità di inserire altri articoli direttamente in fattura.

Terminata la compilazione del documento nelle sue parti, si giunge alla stampa che riporta i riferimenti ai documenti di origine.

EMISSIONE DIFFERITA DOCUMENTI

Attraverso questa funzione è possibile trasformare un’intera categoria di documenti d’origine, anche intestati a clienti differenti, in un’altra tipologia di documenti.

Nella videata occorre impostare nella colonna di sinistra i parametri di ricerca dei documenti che vogliono essere trasformati e nella colonna di destra il tipo di documento che si vuole ottenere.

Per un’elaborazione definitiva dei documenti il parametro “Stampa di prova” deve essere impostato a N.


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Con il comando “Ok” la procedura restituisce un messaggio che informa l’utente sulle informazioni trovate per la trasformazione.

Confermando l’avviso verranno prodotti tutti i documenti, richiedendo la stampa per ogni fattura.

Al termine dell’elaborazione compare una tabella di sintesi come la seguente:


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I documenti rielaborati potranno essere richiamati dalla funzione “Emissione/Revisione documenti”.

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