Vademecum per la ricerca e la condivisione dei documenti ... ricerca documenti... · Ecco di...
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VADEMECUM PER L’ACCESSO AD ARCHIFLOW WEB, LA RICERCA DEI DOCUMENTI E LA LORO
CONDIVISIONE del 29/11/2018
INDICE
Paragrafo 1) Introduzione
Paragrafo 2) Configurare Archiflow al primo accesso
Paragrafo 3) Workspace – i documenti in visibilità con notifica
Paragrafo 4) Cercare i documenti
Paragrafo 5) Monitorare le PEC inviate
Paragrafo 6) Condividere i documenti
Paragrafo 7) Estrarre i risultati di una ricerca
Paragrafo 8) Uscire correttamente dal sistema
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1. INTRODUZIONE
In adeguamento al DPR 445/00 ed al Codice dell’Amministrazione Digitale, l’Ateneo ha adottato il
protocollo informatico a partire dal primo gennaio 2016. Il sistema gestionale selezionato è
Archiflow della casa SIAV.
Una delle conseguenze di tale cambiamento sarà, fin da subito e per tutte le strutture, il fatto che
le PEC ricevute dall’Ateneo su [email protected] non verranno più inviate su carta agli uffici
competenti ma saranno loro girate in digitale sul gestionale documentale.
Il presente vademecum vuole essere d’ausilio alla ricerca dei documenti.
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2. CONFIGURARE ARCHIFLOW AL PRIMO ACCESSO
Aperto Archiflow, inserendo le proprie credenziali, l’utente troverà la seguente schermata:
Al primo accesso, Archiflow va configurato. Per farlo, portarsi su “Impostazioni” e selezionare
“Config.”.
Si aprirà il pannello per la configurazione:
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L’utente si accerterà che siano selezionate le caselle come segue:
Per una migliore visualizzazione dei documenti, si consiglia, inoltre, di spuntare anche l’opzione
“Usa il precedente visualizzatore”.
3. WORKSPACE - I DOCUMENTI IN VISIBILITÀ CON NOTIFICA
Vi sono due modi per condividere i documenti, con notifica e senza notifica.
Se i documenti sono condivisi con notifica, essi saranno visibili in Workspace. Per accedervi,
basterà cliccare su “Workspace” nel menù “Home”, sezione “Comunicazioni”, come mostrato di
seguito…
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Si aprirà il pannello per gestire le eventuali cassette postali associate ad Archiflow ma soprattutto
il pannello per vedere i documenti condivisi con notifica al proprio ufficio o alla propria utenza.
Per vedere i documenti condivisi con notifica, basterà cliccare su documenti nella sezione
“Cassetta p. int.”. Si aprirà una schermata con l’elenco dei documenti condivisi con notifica…
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Per capire, a prima vista e senza dover aprire la scheda documentale, se il documento rintracciato
è di proprio interesse può esser utile configurare la tabella dei documenti rintracciati.
Per farlo, basterà cliccare con il tasto destro del mouse nella parte superiore della tabella dei
documenti rintracciati.
Si aprirà un menù con due opzioni: “Colonne” e “Tipo ordinamento”. Posizionandosi su “Colonne”,
apparirà l’elenco dei metadati come di seguito mostrato:
È consigliabile, per riuscire a capire quale sia il contenuto del documento registrato senza aprire la
scheda, attivare il campo “Oggetto” spuntando la casellina accanto a tale voce.
Inoltre, le colonne possono essere traslate come si desidera.
Basterà a questo proposito cliccare con il tasto sinistro in corrispondenza della colonna che si vuole
spostare e trascinarla dove si vuole, come qui mostrato:
Configurata la tabella come si desidera, questa configurazione andrà salvata cliccando sul simbolo
del dischetto in corrispondenza della freccia rossa.
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Ecco di seguito la tabella delle corrispondenze degli Indici di ricerca, utile per configurare al
meglio la griglia del workspace che mostra i documenti in visibilità oppure la griglia che mostra il
risultato della ricerca (v. paragrafo 4):
Torniamo ora alla schermata dei documenti condivisi con notifica in Workspace:
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Per visualizzare la scheda documentale relativa al documento desiderato, basterà cliccare sopra la
relativa stringa con il tasto sinistro del mouse. Una volta nella scheda documentale, per
visualizzare il documento, basterà accedere alla sezione documento.
4. CERCARE I DOCUMENTI
Come detto, i documenti possono essere stati sia condivisi con notifica, sia condivisi senza
notifica.
In quest’ultimo caso, tali documenti non saranno immediatamente visibili in “Workspace” ma
andranno ricercati a cura dell’utente.
Per cercare un documento, cliccare su “Cerca” (icona con binocolo grande) nel menù “Home”,
sezione “Schede”.
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Si aprirà la schermata per la ricerca dei documenti, come mostrato di seguito:
La schermata di ricerca permette di impostare numerosi parametri.
Si richiama l’attenzione sulla sezione di sinistra. Qui sono elencati gli Archivi: Protocollo Generale
riguarda i documenti in entrata, uscita o tra uffici dell’Ateneo; Repertori riguarda i documenti
soggetti a registrazione particolare come, ad esempio, contratti, convenzioni, decreti, delibere,
verbali e circolari.
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Selezionando un Archivio ed un Tipo Documento, la schermata di ricerca sarà più efficace
poiché saranno richiamati gli esatti campi di cui si compone la scheda documentale del “Tipo
documento”.
Nel caso non si dispongano di tali informazioni, potrà essere sempre lanciata una ricerca
“Generica”. Per visualizzare la schermata per la ricerca generica, cliccare su “Generica”.
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Si aprirà questa schermata:
La ricerca generica permette di lanciare una ricerca sulla base di una parola chiave che sia stata
precedentemente inserita in qualsiasi campo delle schede documentali create nell’Archivio
selezionato. Per selezionare l’Archivio in cui lanciare la ricerca, cliccare su uno di quelli elencati
sulla sinistra della schermata di ricerca: sarà evidenziato in blu
Selezionato l’Archivio in cui lanciare la ricerca generica, andrà digitata una parola chiave, una
qualsiasi di quelle parole precedentemente inserite in fase di registrazione del documento.
Per inserire la parola chiave, digitarla nel campo “Dato Generico”, come mostrato. Nel caso, è
stata digitata la parola “Fattura PA”.
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Dopo aver impostato i parametri di ricerca, cliccare su “Trova” in alto a sinistra.
Ecco il risultato di una ricerca generica impostata con il parametro “Fattura PA”:
Si fa, però, presente che il risultato della ricerca potrà cambiare da utente ad utente. Infatti, ogni
utente ha visibilità su quei documenti che sono stati condivisi con lui o con il suo ufficio oppure su
quei documenti che avrà registrato personalmente.
Qualora, infine, non ci si ricordi nessuna delle parole chiave precedentemente inserite in fase di
registrazione di un documento, si potrà lanciare una ricerca generica impostando delle date di
riferimento. In questo caso, sarà possibile lanciare una ricerca sulla base della data o della forbice
di date in cui si ritiene sia stato registrato un documento. Per farlo, portarsi nella schermata della
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ricerca generica, come mostrato a pagina 9, ed impostare le date del periodo scelto attraverso i
campi Data Protocollo:
5. MONITORARE LE PEC INVIATE
Come noto la PEC è mezzo di trasmissione. Pertanto, prima va registrato il documento e solo
successivamente, a partire dalla scheda documentale, il documento può essere inviato. In altre
parole, possono inviarsi via PEC solo documenti registrati. Per registrare un documento si veda il
Vademecum per la protocollazione.
Per monitorare le PEC inviate, va usato il PEC MANAGER, disponibile nella sezione Pec Manager
del Menù Home.
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Per cercare la PEC inviata e verificarne lo stato cliccare “Cerca”, nella sezione “Pec Manager”.
Attenzione: il tasto “cerca” della sezione Pec Manager (icona con binocolo piccolo) non va confuso
con il tasto Cerca (binocolo grande) della sezione Schede. Infatti, il tasto “cerca” della sezione Pec
Manager (icona con binocolo piccolo) serve per monitorare le PEC, l’altro (icona con binocolo
grande) per cercare le schede dei documenti registrati (si veda paragrafo 4).
Cliccato “Cerca” nella sezione “Pec Manager”, verrà mostrata la maschera di ricerca:
A questo punto, si può cliccare “Trova” in alto a sinistra.
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Verranno mostrate tutte le PEC inviate oppure si possono impostare dei parametri di ricerca, come
ad esempio la data invio. Per impostarla, usare il calendarietto, cliccando dove cerchiato:
Ecco il risultato di una ricerca:
Cliccando sulla graffetta a lato di ogni spedizione, saranno mostrati gli indirizzi dei destinatari
della PEC inviata:
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La dizione “Consegnata” significa che la PEC è pervenuta all’indirizzo PEC del destinatario.
Invece, la dizione “Accettata” significa che la PEC è pervenuta all’indirizzo PEO del destinatario.
Come noto, infatti, i server di posta elettronica ordinaria non rilasciato la ricevuta di avvenuta
spedizione a differenza dei server PEC. Quindi, se si invia una PEC verso un indirizzo di posta
elettronica ordinaria, non si avrà mai la certezza legale della ricezione del messaggio.
Qualora una stessa PEC sia inviata ad indirizzi ordinari e ad indirizzi PEC, sarà mostrata solo la
dizione accettata ma sarà sempre possibile consultare lo stato di inoltro della PEC verso ogni
indirizzo, cliccando sulla graffetta a lato di ogni spedizione.
In caso di mancato invio, apparirà la dizione “Non consegnata”. In tal caso, andrà inviata
nuovamente: può essere che sia stato digitato un indirizzo errato.
In conformità alla circolare del Direttore Generale 111/2016 e …. Le ricevute saranno rese
disponibili solo su richiesta e solo in caso di necessità.
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Cliccando sulla stringa del messaggio, sarà mostrata la scheda del documento inviato. Come già
detto ad inizio paragrafo, infatti, possono inviarsi via PEC solo documenti previamente
registrati.
6. CONDIVIDERE I DOCUMENTI
Può accadere che non venga data la corretta visibilità ai documenti. Questo dipende dal fatto
che i documenti non sono stati “condivisi” correttamente.
Nella logica di Archiflow, infatti e come riportato anche nel Vademecum per la protocollazione
dei documenti cui si rimanda per completezza, “condividere” un documento significa dare ad un
determinato ufficio la visibilità dello stesso.
Nel caso in cui un documento non sia stato correttamente condiviso, è buona norma integrare
le condivisioni. In altre parole, chi ha in visione il documento collabori con i colleghi e lo
condivida con gli uffici che sa o ritiene essere competenti.
Regola generale è che la visibilità di un documento va data agli uffici e non ai singoli
dipendenti. Ciò per evitare che la mobilità del personale influisca sulle visibilità attribuite.
Vediamo ora come condividere un documento. L’elenco dei documenti condivisi con il proprio
ufficio appare in Workspace. Ecco un esempio:
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Aprendoli, ci si può accorgere se sono di competenza del proprio ufficio o meno. Per aprirli,
cliccare sulla riga del relativo documento.
Si aprirà la scheda del documento…
Per visualizzarlo cliccare su documento nella sezione “contenuto” posta alla sinistra del proprio
schermo.
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Se non è di propria competenza, come detto, spirito di collaborazione vuole che si dia la
visibilità del documento agli uffici che si ritengono o si sanno esser competenti.
Per farlo, basterà cliccare in alto a sinistra il tasto “Condividi”, posto nel menù “Operazioni” -
sezione “Generali”.
Si Aprirà la schermata per la condivisione dei documenti. Per condividere il documento, basterà
trascinare l’ufficio da sinistra verso destra nel campo “Destinatari”
Una volta trascinato tra i destinatari l’ufficio cui dar visibilità del documento, si può scegliere se
dare visibilità con notifica oppure senza notifica.
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Per scegliere di dare visibilità con notifica, cliccare con il tasto destro sulla struttura trascinata nel
campo “Destinatari”. Apparirà un menù come di seguito mostrato.
Selezionando l’icona della busta aperta con accanto scritto “Posta”, verrà data all’ufficio
selezionato la visibilità con notifica. L’utente potrà accorgersi della visibilità con notifica concessa
per via della mutata icona in corrispondenza dell’ufficio: da borsa gialla a borsa gialla con bustina
bianca.
In questo modo, come detto, i componenti dell’ufficio destinatario troveranno in Workspace il
documento.
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Diversamente, se non si vuole dare visibilità con notifica ad un determinato ufficio, una volta
selezionato l’ufficio destinatario trascinandolo nel campo “Destinatari”, basterà semplicemente
cliccare su “Condividi e chiudi” come mostrato di seguito senza cliccare null’altro.
Se non viene data visibilità con notifica, come detto, i componenti dell’ufficio destinatario non
troveranno il documento in Workspace ma dovranno ricercarlo (si veda paragrafo 4).
Si noti, a questo punto la diversa icona dell’ufficio cui, in sede di condivisione, non viene data
visibilità con notifica: è un’icona borsetta gialla senza bustina bianca.
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Per verificare chi ha visibilità del documento, basterà cliccare su “Visibilità” nella sezione
“Contenuto” a sinistra.
Ecco l’elenco degli uffici che possono vedere la scheda:
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7. ESTRARRE I RISULTATI DI UNA RICERCA
Eseguita una qualsiasi ricerca (per ricercare documenti, si veda paragrafo 4), può esserne estratto
il risultato in un file “.xls” o “.csv”.
Ecco il risultato di una qualsiasi ricerca:
Per estrarlo in un file “.xls” o “.csv”, cliccare sulla corrispondente icona nel menù “Operazioni”,
sezione “Export”, come mostrato:
Confermare, cliccando OK:
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A questo punto, si è chiamati a scegliere se salvare o soltanto aprire il file generato con
l’estrazione della ricerca:
Cliccando apri, si aprirà un file nel formato prescelto con il risultato della ricerca. Cliccando Salva,
invece, tale file sarà salvato sul proprio PC.
8. USCIRE CORRETTAMENTE DAL SISTEMA
È importante uscire dal sistema correttamente. In altre parole, è importante che l’uscita dal
sistema sia effettiva e che l’utenza non rimanga connessa ma inattiva.
Per farlo, cliccare sull’icona cerchiata in rosso, come di seguito mostrato: