Tracciabilità in Sala Tracciabilità in Sala Operatoria OrtopediaOperatoria Ortopedia

Azienda USL RomagnaAzienda USL Romagnasede di Cesenasede di Cesena

Elaborato da Salvador AgostaCoordinatore

Enrico Ottaviani Infermiere strumentista

Significato di tracciabilità…Significato di tracciabilità…

“Un sistema di controllo duraturo nel tempo, che attraverso una serie di dati riprodotti, consente di identificare in

maniera univoca il Dispositivo Medico-chirurgico impiantato, ogni singola fase

dello specifico processo cui è stato sottoposto ed il paziente

sul quale è stato utilizzato”

“Un sistema di controllo duraturo nel tempo, che attraverso una serie di dati riprodotti, consente di identificare in

maniera univoca il Dispositivo Medico-chirurgico impiantato, ogni singola fase

dello specifico processo cui è stato sottoposto ed il paziente

sul quale è stato utilizzato”

motivi per promuovere la tracciabilità motivi per promuovere la tracciabilità all’interno della nostra Azienda…all’interno della nostra Azienda…

1. Conformità medico-legale sulla tracciabilità;2. Conformità nel processo economale di acquisto e

reintegro del materiale;3. Rintracciabilità del processo in qualsiasi momento

tramite codici a barre; 4. Tracciabilità dello strumentario chirurgico e del materiale

impiantabile;5. Gestione combinata con la centrale di sterilizzazione;6. Gestione armadio materiale impiantabile;7. Riduzione delle non Conformità;8. Supporto/introduzione di un sistema di qualità;9. Immagine Aziendale;10. Modularità del sistema adattabile ad ogni esigenza.

1. Conformità medico-legale sulla tracciabilità;2. Conformità nel processo economale di acquisto e

reintegro del materiale;3. Rintracciabilità del processo in qualsiasi momento

tramite codici a barre; 4. Tracciabilità dello strumentario chirurgico e del materiale

impiantabile;5. Gestione combinata con la centrale di sterilizzazione;6. Gestione armadio materiale impiantabile;7. Riduzione delle non Conformità;8. Supporto/introduzione di un sistema di qualità;9. Immagine Aziendale;10. Modularità del sistema adattabile ad ogni esigenza.

1010

PROCESSO PROCESSO

TRACCIABILETRACCIABILE

Materiale scorta e assemblaggio

container

Accettazione Materiale impiantabile

Flusso economale in entrata

Carico sterilizzazione

Scarico sterilizzazione

Centrale/Cameradi sterilizzazione

Nota operatoria

Scorta materiale sterile SO A

SO B

SO C

Postazione fissa informatizzata

a lettura ottica

Supporto tecnico esternoSupporto tecnico esterno

SO A

SO B

SO CZona

lavaggio ferri

Scarico e reintegro materiale impiantabile

Postazione mobilee/o palmare

CED eSistema Wireless

Flusso economalein uscita

DITTAREINTEGRO

FA

TT

UR

AZ

ION

E

Utilizzo

Trasporto

Preparazione

Smontaggio

Decontaminazione

Asciugatura

Magazzino

Certificazione

Sterilizzazione

Imballaggio

Etichettatura

Test funzionale Lavaggio

TRACCIABIL

ITA’

STRUMENTARIO

CHIRURGIC

O

TRACCIABIL

ITA’

STRUMENTARIO

CHIRURGIC

O

From Item catalog to set ...From Item catalog to set ...IMPOSTARE LA VOCE DA CATALOGOIMPOSTARE LA VOCE DA CATALOGO

DepositoDeposito

ImballaggioImballaggio

Ubicazione dei setUbicazione dei set

Gerarchia setGerarchia set

Container di trasporto

Container di trasporto

Materiale

Centri di costo

Gerarchia costi

Set/container

Data base:Metodi di disinfezione

Metodi di sterilizzazione

Dati incrociatiDati incrociati

AziendaAzienda

Gerarchia del materiale

Gerarchia del materiale

Catalogo Catalogo

ManutenzioneManutenzione

Unità di misuraUnità di misura

Percorso tracciato di un mezzo di sintesi Percorso tracciato di un mezzo di sintesi utilizzato nel trattamento chirurgicoutilizzato nel trattamento chirurgico

Fase di reintegro tramite Fase di reintegro tramite codice a barrecodice a barre

Fase di reintegro del MDS Fase di reintegro del MDS e assemblaggioe assemblaggio

Fase di tracciabilità del containerFase di tracciabilità del container

Collegamento del container Collegamento del container alla centrale di sterilizzazionealla centrale di sterilizzazione

Collegamento alla centrale di sterilizzazione per il Collegamento alla centrale di sterilizzazione per il carico, sterilizzazione e liberazione carica.carico, sterilizzazione e liberazione carica.

Controllo indicazione nota operatoria, tracciabilità e scadenze container

Controllo intraoperatorio check-list

Lettore ottico

Inserimento tramite lettore

ottico

12/10/2015

Pag 1/1

12/10/2015

Pag 1/1

Reportistica delle scadenzeReportistica delle scadenze

Reportistica del containerReportistica del container

DESCRIZIONE DEPOSITO ARMADIO

TRACCIABILITA’ DEL CONTAINER

TRACCIABILITA’ DEL CONTENUTO

Simulazione in caso di Simulazione in caso di segnalazionesegnalazione

Intervento di stabilizzazione vertebrale, Intervento di stabilizzazione vertebrale, sacro-iliaca e contemporanea sintesi con sacro-iliaca e contemporanea sintesi con accesso anteriore della sinfisi pubica.accesso anteriore della sinfisi pubica.

Prima ipotesiPrima ipotesi: cedimento dell’impianto di : cedimento dell’impianto di sintesi chirurgica con rottura della placca sintesi chirurgica con rottura della placca e delle viti. e delle viti.

Seconda ipotesiSeconda ipotesi: infezione dei mezzi di : infezione dei mezzi di sintesi impiantati.sintesi impiantati.

Intervento di stabilizzazione vertebrale, Intervento di stabilizzazione vertebrale, sacro-iliaca e contemporanea sintesi con sacro-iliaca e contemporanea sintesi con accesso anteriore della sinfisi pubica.accesso anteriore della sinfisi pubica.

Prima ipotesiPrima ipotesi: cedimento dell’impianto di : cedimento dell’impianto di sintesi chirurgica con rottura della placca sintesi chirurgica con rottura della placca e delle viti. e delle viti.

Seconda ipotesiSeconda ipotesi: infezione dei mezzi di : infezione dei mezzi di sintesi impiantati.sintesi impiantati.

Tavolo operatorioTavolo operatorio utilizzato nella sintesi delle fratture utilizzato nella sintesi delle fratture

Fase intraoperatoria del MDS impiantato

STABILIZZAZIONE VERTEBRALE E SINTESI DELLA STABILIZZAZIONE VERTEBRALE E SINTESI DELLA SINFISI PUBICASINFISI PUBICA

Dati tracciabili sterilizzazioneDati tracciabili sterilizzazione Periodo 01/01/2014 -- 31/12/2014Periodo 01/01/2014 -- 31/12/20141.1. Carica set 9970Carica set 99702.2. Unità sterili 7932Unità sterili 79323.3. Articoli 218.583Articoli 218.583

Un volume di attività che ci pone di fronte al problema della gestione del

conto deposito e della necessità di reintegro dei MDS in breve tempo

Un volume di attività che ci pone di fronte al problema della gestione del

conto deposito e della necessità di reintegro dei MDS in breve tempo

Simulazione in caso di Simulazione in caso di segnalazionesegnalazione

Richiesta al Coordinatore Infermieristico da parte della Direzione Medica e del Risk Management

di avere tutti i dati relativi al caso clinico:1. Operatore che ha assemblato i container2. Operatore che ha sterilizzato i container3. Convalida dei processi di sterilizzazione4. Tracciabilità dei mezzi di sintesi impiantati con relativo

lotto di produzione5. Tracciabilità dei casi clinici trattati chirurgicamente

nella stessa giornata prima e dopo il caso denunciato.6. Verbale operatorio informatizzato con allegato elenco

MDS utilizzati.

PROBLEMAPROBLEMA

INDIVIDUARE UN INDIVIDUARE UN PERCORSO TRACCIABILE PERCORSO TRACCIABILE PER LE VITI PER LE VITI NON STERILI NON STERILI

Gestione complessiva della tracciabilità delle viti non sterili attraverso una tabella predefinita con codice aziendale e lotto di produzione.

COSA E’ STATO FATTO…COSA E’ STATO FATTO…

A1A1 B1B1 C1C1

A2A2 B2B2 C2C2

A3A3 B3B3 C3C3

codice 404.812Lotto XXXXXXXX

Flessibilità del sistema attraverso l’utilizzo Flessibilità del sistema attraverso l’utilizzo dei palmari per l’inserimento dei dati e dei palmari per l’inserimento dei dati e

relativa stampa.relativa stampa.

Palmare PC progettato ed approvato per gli Ospedali

Tre programmi disponibili al momento:1. Carica Lotto2. Rilascio Lotto3. Distribuzione

Palmare PC progettato ed approvato per gli Ospedali

Tre programmi disponibili al momento:1. Carica Lotto2. Rilascio Lotto3. Distribuzione

Tracciabiltà Tracciabiltà delle viti con il delle viti con il

lotto di lotto di produzioneproduzione

Ø 3.5 Ø 3.5 Ø 3.5 Ø 3.5 Ø 3.5Ø 3.5 Ø 4.0

12345678

A

12345 123456 123456 123 12 123412345 12345

E F G HB C D

12345678

TRACCIABILITA’ DELLE VITI

IN FASE DI IMPLEMENTAZIONE

Di seguito vengono sinteticamente riportati le Di seguito vengono sinteticamente riportati le principali fasi della nuova gestione informatizzataprincipali fasi della nuova gestione informatizzata

1. Fornitura ed installazione di postazione hardware e software gestionale e tracciabilità;

2. Formazione del personale sul gestionale;3. Censimento, codifica dei MDS presente in sala

operatoria dentro ogni container sterile, esclusa la scorta;

4. Ottimizzazione dei set chirurgici (trasversale e continua attraverso il supporto dello strumentista);

5. PROSSIMO PROGETTO OBIETTIVO AUSPICABILE: gestione dell’intero parco kit e strumenti chirurgici (manutenzione, sostituzione e dismissione), facendo l’analisi dei costi.

1. Fornitura ed installazione di postazione hardware e software gestionale e tracciabilità;

2. Formazione del personale sul gestionale;3. Censimento, codifica dei MDS presente in sala

operatoria dentro ogni container sterile, esclusa la scorta;

4. Ottimizzazione dei set chirurgici (trasversale e continua attraverso il supporto dello strumentista);

5. PROSSIMO PROGETTO OBIETTIVO AUSPICABILE: gestione dell’intero parco kit e strumenti chirurgici (manutenzione, sostituzione e dismissione), facendo l’analisi dei costi.

CARICAMENTO DEL LOTTO DI CARICAMENTO DEL LOTTO DI PRODUZIONE DELLA VITEPRODUZIONE DELLA VITE

DIDI SEGUITO PRESENTIAMO UN VIDEO CHE CONCRETIZZA QUANTO DETTO SEGUITO PRESENTIAMO UN VIDEO CHE CONCRETIZZA QUANTO DETTO

GRAZIE PER LA CORTESE ATTENZIONEGRAZIE PER LA CORTESE ATTENZIONE

Implementazione del processo attraverso Implementazione del processo attraverso l’analisi dei costil’analisi dei costi

(secondo semestre 2011)(secondo semestre 2011)

Lo studio verrà effettuato all’interno del BLOCCO OPERATORIO ORTOPEDICO DI CESENA.

L’analisi prevede un confronto fra prima e dopo la gestione informatizzata del processo.

L’obiettivo sarà quello di comprendere e analizzare i costi generati dalla gestione dello strumentario chirurgico e MDS, con riferimento all’attività:

1. del comparto operatorio;2. della camera di sterilizzazione;3. del servizio di manutenzione;4. del materiale impiantato.

Lo studio verrà effettuato all’interno del BLOCCO OPERATORIO ORTOPEDICO DI CESENA.

L’analisi prevede un confronto fra prima e dopo la gestione informatizzata del processo.

L’obiettivo sarà quello di comprendere e analizzare i costi generati dalla gestione dello strumentario chirurgico e MDS, con riferimento all’attività:

1. del comparto operatorio;2. della camera di sterilizzazione;3. del servizio di manutenzione;4. del materiale impiantato.

MAGGIOR SICUREZZA PER L’OPERATORE

Per entrare nell’universo dell’analisi dei Per entrare nell’universo dell’analisi dei costi bisogna sapere il significato di…costi bisogna sapere il significato di…

1.1. ARTICOLI RIUTILIZZABILIARTICOLI RIUTILIZZABILI2.2. ARTICOLI ACCESSORIARTICOLI ACCESSORI3.3. ARTICOLI MUNOUSOARTICOLI MUNOUSO4.4. COSTI FISSI COSTI FISSI 5.5. COSTI VARIABILICOSTI VARIABILI6.6. COSTI OPPORTUNITA’COSTI OPPORTUNITA’7.7. PREZZO STANDARD DI PREZZO STANDARD DI

RIFERIMENTORIFERIMENTO

Lo standard di riferimento può Lo standard di riferimento può essere calcolato…essere calcolato…

1.1. PREZZO MEDIOPREZZO MEDIO per tipologia di per tipologia di prodotto.prodotto.

2.2. VALORE STANDARDVALORE STANDARD calcolato sulla calcolato sulla base dei consumi/365 giorni.base dei consumi/365 giorni.

3.3. VALORE ULTIMO ACQUISTOVALORE ULTIMO ACQUISTO del del presidio.presidio.

1.1. PREZZO MEDIOPREZZO MEDIO per tipologia di per tipologia di prodotto.prodotto.

2.2. VALORE STANDARDVALORE STANDARD calcolato sulla calcolato sulla base dei consumi/365 giorni.base dei consumi/365 giorni.

3.3. VALORE ULTIMO ACQUISTOVALORE ULTIMO ACQUISTO del del presidio.presidio.

Tabella di riferimentoTabella di riferimento

Valutazione costo medio

Intervento sintesi di bacino con placca

Materiale TNT – presidiato – mezzi di sintesi - protesi

Numero Costo unitario€

Totale€

Ubar ortopedico 1 58,41 58,41

Telo di mayo 1 1,28 1,28

Camici 4 4,92 19,90

Stokinette 1 2,00 2,00

Guanti chirurgici securfeel 11 paia 0,17 1,87

Cera per ossa 1 1,99 1,99

Vicryl 2 V316H 4 2,46 9,85

Vicryl 0 V318H 2 2,46 4,92

Suturatrice cutanea 1 3,00 3,00

Set drenaggio in aspirazione CH 16 1 12,38 12,38

Soluzione fisiologica 500 ml (medimente) 3 0,36 1,08

Drenaggio laminare penrose 2 0,32 0,64

Vessel loop 2 0,76 1,52

PDS 2 Z316H 1 5,12 5,12

Buste per BW 1 3,92 3,92

Disinfettante (mediamente 100 ml.) 1 0,68 0,68

Flanelle 50 x 50 30 0,68 20,04

Garze 10 x 10 10 0,12 1,20

Lama per bisturi 3 0,05 0,15

Siringa 60 cc. Cono catetere 1 0,17 0,17

Cannula aspirazione 1 0,67 0,67

Tubo per cannula 3,5 metri 1 0,85 0,85

150,12

Placca da ricostruzione 2 260,00 520,00

Vite Ø 3,5 10 16,17

Fili di K Ø 3 2 1,29

Totale Totale 277,46

Tot- compl. 687,58

UTILIZZO DI MATERIALE CON IL UTILIZZO DI MATERIALE CON IL CODICE A BARRECODICE A BARRE

DEVE ESSERE PROGRAMMATO UN

PIANO DI INVESTIMENTO A LUNGO TERMINE

DEVE ESSERE PROGRAMMATO UN

PIANO DI INVESTIMENTO A LUNGO TERMINE

LA DITTA SOSTITUISCE TUTTO LO

STRUMENTARIO CON QUELLO NUOVO

GIA’ CODIFICATO

LA DITTA SOSTITUISCE TUTTO LO

STRUMENTARIO CON QUELLO NUOVO

GIA’ CODIFICATO

STRUMENTARIO DELL’AZIENDASTRUMENTARIO DELL’AZIENDA

Si potrebbe utilizzare la Si potrebbe utilizzare la tecnologia RFIG (chip in tecnologia RFIG (chip in radiofrequenza)radiofrequenza)

I vantaggi:I vantaggi:1.1. Num. Matricola e/o inventarioNum. Matricola e/o inventario2.2. Descrizione del produttoreDescrizione del produttore3.3. Lotto di produzioneLotto di produzione4.4. Revisione e ultima data di Revisione e ultima data di

riparazioneriparazione5.5. Data ultima di sterilizzazioneData ultima di sterilizzazione

Si potrebbe utilizzare la Si potrebbe utilizzare la tecnologia RFIG (chip in tecnologia RFIG (chip in radiofrequenza)radiofrequenza)

I vantaggi:I vantaggi:1.1. Num. Matricola e/o inventarioNum. Matricola e/o inventario2.2. Descrizione del produttoreDescrizione del produttore3.3. Lotto di produzioneLotto di produzione4.4. Revisione e ultima data di Revisione e ultima data di

riparazioneriparazione5.5. Data ultima di sterilizzazioneData ultima di sterilizzazione MicrochipMicrochip

Punti critici del processo..Punti critici del processo..

1. Necessarie almeno due postazioni (disponibilità di ampi spazi).

2. Gestione complessa delle viti non sterili.3. Supporto informatizzato per ogni ditta.4. Fase iniziale: necessità di utilizzare più

operatori per inserire i dati. 5. Necessità di interfacciarsi con il CED e con la

ditta per la risoluzione dei problemi.6. Manca la possibilità di effettuare la selezione

combinata degli articoli sul catalogo informatizzato.

7. Necessità di intergrare con una stampante per i protocolli informatici.

1. Necessarie almeno due postazioni (disponibilità di ampi spazi).

2. Gestione complessa delle viti non sterili.3. Supporto informatizzato per ogni ditta.4. Fase iniziale: necessità di utilizzare più

operatori per inserire i dati. 5. Necessità di interfacciarsi con il CED e con la

ditta per la risoluzione dei problemi.6. Manca la possibilità di effettuare la selezione

combinata degli articoli sul catalogo informatizzato.

7. Necessità di intergrare con una stampante per i protocolli informatici.

Quanto costa complessivamente un Quanto costa complessivamente un intervento in sala operatoria?intervento in sala operatoria?

Possibilità di creare uno standard di riferimento per unità di costo/intervento.

Possibilità di vedere quanto il costo reale si scosta dalla proiezione.

Possibilità di rimodulare ogni anno i costi standard di riferimento.

Possibilità di negoziare un budget che metta in correlazione la domanda e l’offerta di salute.

Possibilità di creare uno standard di riferimento per unità di costo/intervento.

Possibilità di vedere quanto il costo reale si scosta dalla proiezione.

Possibilità di rimodulare ogni anno i costi standard di riferimento.

Possibilità di negoziare un budget che metta in correlazione la domanda e l’offerta di salute.

Tracciabilità in Sala Tracciabilità in Sala Operatoria OrtopediaOperatoria Ortopedia

Azienda USL di CesenaAzienda USL di Cesena

Facciamo una simulazione..Facciamo una simulazione..

Variabile tempo

2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015

Costo di manutenz.

In €uro

30Mila

(Reale)

36 mila

(Reale)

33 mila

(Reale)

33000 €uro

33997 €uro

34506€uro

35078€uro

35604€uro

Tasso inflazione

in %-- -- -- + 1.5 + 1.5 + 1.5 + 1.5 + 1.5

Costo stimato

30 mila

(Reale)

36 mila

(Reale)

33 mila

(Reale)

33495 €uro

34506€uro

35078€uro

35604€uro

36138€uro

Calcolo in proiezione quinquennale per la Calcolo in proiezione quinquennale per la manutenzione di strumentario chirurgico.manutenzione di strumentario chirurgico.Calcolo in proiezione quinquennale per la Calcolo in proiezione quinquennale per la manutenzione di strumentario chirurgico.manutenzione di strumentario chirurgico.

Spesa complessiva dello strumentario e dei container.Spesa complessiva dello strumentario e dei container.Dato stabilizzato negli ultimi tre anniDato stabilizzato negli ultimi tre anni

Budget 2011 2012 2013 2014 2015

Quota annua in

€uro

65.000.00 65.000.00 65975.00 66964.00 67968.00

Tasso inflazione

Istat-- + 1.5 % + 1.5 % + 1.5 % + 1.5 %

Costo acquisto

65.000.00 65975.00 66964.00 67968.00 68987.00

Calcolo in proiezione quinquennale per sostituzione/acquisto/manutenzione

di strumentario chirurgico.

Calcolo in proiezione quinquennale per sostituzione/acquisto/manutenzione

di strumentario chirurgico.

COSTI

FISSI