TITLESeminario distrettuale sulla Fondazione Rotary R.I. D2080Seminario distrettuale sulla Fondazione Rotary R.I. D2080Latina 29 novembre 2014

La qualificazione del Club per l’anno 2015-2016Claudia Conversi R.C. GUIDONIA MONTECELIO

• Comprendere i requisiti della qualificazione

• Comprendere come gestire la procedura di qualificazione del club

OBIETTIVI D'APPRENDIMENTO

• Partecipare a un seminario sulla gestione delle sovvenzioni

• Inoltrare il MOU diclub firmato

REQUISITI PER LA QUALIFICAZIONE

La qualificazione/Mou

serve per accedere alle sovvenzioni

globali e distrettuali

ATTENZIONE

• Validi per un anno• Club responsabile per i fondi della

sovvenzione• Dichiarare i conflitti d’interesse• Cooperare con tutte le revisioni• Usare correttamente i fondi della

sovvenzione• Implementare il MOU di club

TERMINI DI QUALIFICAZIONE

COSA E’ IL MOU??

• Memorandum of Understanding / memorandum di intesa

• Il MOU del club è un accordo vincolante tra il club e il distretto che delinea i requisiti per accedere alle sovvenzioni

• Con la firma di questo documento, i rappresentanti di club si impegnano ad osservare e far osservare il MOU.

MANTENIMENTO DELLA QUALIFICAZIONE

•Osservare termini del MOU di club•Nominare socio/commissione di club per gestire la qualificazione del club•Implementare in pieno le prassi di buona amministrazione per prevenire uso improprio dei fondi. Tali prassi includono la rendicontazione

SOSPENSIONE/REVOCA DELLA QUALIFICAZIONE

La qualificazione può essere sospesa o revocata a causa di uso improprio di fondi che include, ma non solo: frode, falso, falsificazione dell’effettivo, negligenza, rischio alla salute, benessere o sicurezza dei beneficiari; contributi non idonei, uso di fondi a fini personali, conflitto d’interessi non dichiarato, monopolizzazione di fondi della sovvenzione da parte di individui, falsificazione dei rapporti, prezzi gonfiati/esagerati, accettazione di pagamenti dai beneficiari, attività illegali, uso di fondi per scopi non idonei.

LE RESPONSABILITA’ DEI DIRIGENTI DI CLUB

includono anche:

• Nomina di almeno un socio per implementare, gestire e mantenere la qualificazione del club; •Assicurare che tutte le sovvenzioni della FR aderiscano ai controlli di buona amministrazione e alle migliori prassi per l’uso di sovvenzioni;•Assicurare che tutte le persone coinvolte con la sovvenzione agiscano in modo da evitare conflitto d’interessi apparente o reale.

Che significa«implementare il MOU»

???

IMPLEMENTAZIONE MOU:

1.Piano finanziario scritto2.Requisiti conto bancario3.Rendicontazione4.Conservazione documenti5.Rilevazione conflitti e irregolarità

1/ PIANO FINANZIARIO SCRITTOcontiene procedure per:

•Approntare serie standard di documenti contabili, tra cui libro delle entrate e uscite

•Conservare le ricevute per tutte le spese

•Sistema d’inventario per il controllo delle attrezzature e altri beni acquistati

•Sistema controllo gestione fondi

2/ REQUISITI CONTO BANCARIO•Conto bancario espressamente e chiaramente dedicato per ciascuna sovvenzione (il nome sul conto deve identificare in modo chiaro il suo uso per i fondi della sovvenzione)•Essere gestibile da (minimo) due soci del Club con firma congiunta;•Essere a basso interesse o non fruttifero;•Qualsiasi interesse realizzato dev’essere documentato ed usato per attività idonee e approvate relative alle sovvenzioni, oppure deve essere inviato alla Fondazione.•I fondi della sovvenzione non possono essere depositati in conti d’investimento, inclusi, ma non solo, fondi comuni d’investimento, certificati di deposito, buoni e titoli azionari;•Gli estratti conto bancari devono essere disponibili per supportare il ricevimento e l’uso dei fondi della sovvenzione FR;•Il club deve disporre di un piano scritto per gestire il caso in cui vi siano cambiamenti per i firmatari del conto.

3/ RENDICONTAZIONE

Per le sovvenzioni globali: ONLINEPer le sovvenzioni distrettuali: MODULO

In assenza di rendicontazione, il Club non può accedere a altre sovvenzioni

4/CONSERVZIONE DOCUMENTI

•Fornire accesso (RF e/o Distretto)•Conservare per un minimo di cinque anni (salvo periodi maggiori imposti dalla legge)•Fare copie sicurezza•Ok digitalizzazione

CONFLITTO D’INTERESSE

•Reale o percepito

•Per conflitto di interessi si intende una relazione tra individui attraverso cui una persona coinvolta in una sovvenzione riceva o produca un vantaggio, o percepito come causa di un vantaggio, per singoli individui, loro familiari, conoscenti, colleghi d’affari, interessi economici, o per un’organizzazione in cui tale persona sia un fiduciario, direttore o funzionario, o titolare di tornaconto economico

Manuale della commissione distrettuale Fondazione Rotary 7.3

ORA SIETE QUALIFICATI?

REQUISITI DELLA QUALIFICAZIONE

•Partecipare ad un Seminario di gestione delle sovvenzioni

•Inviare MOU del club firmato dal presidente in carica del club e dal presidente eletto !!

(IL MOU VI VERRA’ INVIATO VIA EMAIL)

GRAZIE PER L’ATTENZIONE