Seminario Istruzione squadra distrettuale 2014-2015 Mario Greco

BENVENUTI AL SEMINARIO DI FORMAZIONEDELLASQUADRADISTRETTUALE!

SeminarioIstruzioneSquadraDistrettuale

Molfetta 6 febbraio 2014

Governatore Eletto Luigi Palombella

Seminario di

Istruzione Squadra

Distrettuale

a.r. 2014 - 2015

Seminario IstruzioneSquadra Distrettuale

P.D.G Mario GrecoIstruttore Distrettuale

RUOLO E

RESPONSABILITÀ

DEGLI ASSISTENTI

DEL GOVERNATORE

PDG Mario Greco – Istruttore Distrettuale - A.R. 2014-2015

ASSISTENTI DEL GOVERNATORE


RUOLO E RESPONSABILITÀ

DEGLI ASSISTENTI DEL GOVERNATORE


Il compito principale degli Assistenti è quello di affiancare il Governatore nell'amministrazione dei Club per aiutarli a diventare più efficienti.

Hanno la responsabilità sia nei riguardidel Governatore che dei Club.




A livello distrettuale dovranno:

• Contribuire alla definizione degli obiettivi distrettuali;

• Coordinare le visite ufficiali del Governatore presso i Club;

• Comunicare al Governatore i punti di forza dei club, le loro eventuali carenze, e i progressi realizzati verso il conseguimento degli obiettivi;

• Partecipare alle riunioni distrettuali;

• Partecipare a eventi e attività distrettuali, incluse le raccolte fondi per la Fondazione Rotary;

• Partecipare al SIPE e agli eventi distrettuali raccomandati dal RI;


A livello di Club gli Assistenti dovranno:



• Mantenersi in contatto, almeno trimestralmente, con i club di competenza;

• Monitorare i progressi dei Club verso il raggiungimento dei loro obiettivi;

• Assistere i club nella pianificazione e organizzazione della visita del Governatore;

• Partecipare a riunioni di Club, Assemblee di Club e altri eventi, sempre su invito;

• Motivare i Club a esaudire le richieste del Governatore;

• Far sapere alla Squadra Distrettuale come meglio assistere i club;

• Promuovere la partecipazione al Congresso e alle riunioni del Distretto;

• Assistere i Presidenti di Club a definire obiettivi efficaci e ad allinearli al Piano Strategico e ad immetterli su Rotary Club Central.

ROTARY CLUB CENTRAL


Rotary Club Central è una nuova applicazione

online che i Club possono utilizzare per stabilire i

propri obiettivi e per tenere traccia dei risultati

ottenuti.

Una volta creato un account su rotary.org/it si

potranno visionare le informazioni e gli obiettivi

dei Club di competenza e lasciare dei commenti

per il Governatore riguardo alle visite o

organizzare le riunioni con i Club assegnati.

SCADENZIARIO CONSIGLIATO PER GLI






Febbraio-marzo

• Prendere visione degli Statuti e documenti costitutivi e del Manuale del Presidente di Club.

• In occasione del SIPE, incontrarsi con i Presidenti dei club di propria competenza.

Aprile-giugno

• Organizzare visite trimestrali presso i club per l’anno d’incarico.

• Esaminare gli obiettivi per ognuno dei Club di competenza e parlarne con il Governatore entro il 1º luglio.




Luglio-agosto

• Effettuare le prime visite trimestrali ai club.

• Assistere i dirigenti di club a organizzare e a pianificare le visite ufficiali del Governatore.

Ottobre

• Cominciare le visite del secondo trimestre.

Dicembre

• Ricordare ai club di inoltrare l’elenco dei soci e le quote semestrali

al RI entro il 1º gennaio. Si possono inviare entrambi tramite il sito rotary.org/it.




Gennaio - Aprile

• Effettuare le visite trimestrali ai Club di competenza.

Maggio

• Effettuare le visite trimestrali ai Club di competenza.

• Aggiungere valutazioni e commenti sui Club nella sezione Valutazione dei Club di Rotary Club Central (entro il 15 maggio).

• Incontrarsi con l’Assistente del Governatore entrante.

Giugno

• Ricordare ai club di inoltrare l’elenco aggiornato dei soci e le quote semestrali al RI entro il 1º luglio. Si possono inviare entrambi

RELAZIONI CHIAVE DEGLI ASSISTENTI


Tra tutti i dirigenti distrettuali, gli Assistenti del Governatore sono quelli chemantengono i contatti più frequenti con i Club e rappresentano un vero e propriocanale di comunicazione tra i Club, il Distretto e il RI.

Assistente del Governatore

Distretto

Clubs

Rotary International

RELAZIONI CHIAVE DEGLI ASSISTENTI


Nel corso del mandato l'Assistente potrà comunicare molto spesso con:

Dirigenti Regionali

• Coordinatore Rotary

• Coordinatore Immagine pubblica

• Coordinatore Regionale FR

Dirigenti Distrettuali

• PDG, DG, DGE, DGD,

• Altri Assistenti

Dirigenti di Club

• Presidenti, Segretari, Tesorieri,

• Presidenti di Commissione,

• Istruttori di Club

OBIETTIVI DEGLI ASSISTENTI


A livello distrettuale l'Assistente dovrà collaborare con ilGovernatore e con gli altri dirigenti alla definizione degliobiettivi del Distretto.

A livello di Club assisterà la dirigenza nell’intraprendereattività volte a rafforzare il Club,intensificare il servizio e allineare gli obiettivi del Clubcon le priorità del Piano strategico del Rotary

COLLABORAZIONE DELL'ASSISTENTE

CON I CLUB


Proprio per l’importanza del lavoro svolto presso i Club, gliAssistenti devono mettersi a disposizione dei Presidenti deiClub a loro assegnati, suggerire idee e linee guida esostenerli nella realizzazione di obiettivi di cui potrannoandare orgogliosi.

http://www.google.it/url?sa=i&rct=j&q=&esrc=s&frm=1&source=images&cd=&cad=rja&docid=x9iUQDqDPoFWmM&tbnid=n_mVXcs_2dkZQM:&ved=0CAUQjRw&url=http://www.soluzioni4business.it/web-marketing/alcune-tecniche-di-web-marketing-low-cost/&ei=7p34UoCDJ4zL0AW7z4H4Dw&bvm=bv.60983673,d.bGE&psig=AFQjCNF9W-pytfnZe-ujKbD_AU14ainx6A&ust=1392111427874434

CLUB DINAMICI


Gli Assistenti dovranno incoraggiare i Club a tracciareun Piano d’azione che li renda più efficienti, innovativi edinamici.Ogni club potrà in ogni caso adattare i suggerimenti delproprio Assistente alle proprie pratiche e tradizioni,valorizzando e migliorando ciò che già funziona.

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SUGGERIMENTI AI CLUB DELLE BUONE

PRASSI


Se non risultano già adottate, gli Assistenti farebbero bene a suggerire aiClub di competenza l'adozione di buone prassi, quali:

• Sviluppare gli obiettivi a lungo termine che contraddistinguono iClub efficaci.

• Definire obiettivi annuali a supporto degli obiettivi a lungo termine.

• Mantenere informati e coinvolti tutti i soci tramite le assemblee diClub.

• Mantenere una comunicazione efficae tra i dirigenti del Club, i Soci ei Dirigenti distrettuali.

• Assicurare la continuità della leadership e dei progetti di servizio daun anno all’altro

SUGGERIMENTI AI CLUB DELLE BUONE

PRASSI


• Facilitare l’affiatamento tra i Soci.

• Accertarsi che ogni Socio abbia un ruolo attivo nei progetti onell’amministrazione del club.

• Offrire un programma regolare di formazione continua.

• Istituire commissioni che sostengano gli obiettivi del club.

• Informate i Soci che la Guida alla pianificazione di club efficienti èsostituita da Rotary Club Central.

SOSTEGNO AI CLUB


L'Assistente rappresenta un’importante risorsa per i Club dicompetenza.

L’interazione con i diversi Club gli permetterà di osservare diversi tipi diapprocci, che potrebbero aiutare altri Club a raggiungere i loro obiettivie a superare eventuali difficoltà.

SOSTEGNO AI CLUB


Per aiutare validamente i Club l'Assistente dovrà:

• rendersi disponibile;• visitarli regolarmente;• prestare speciale attenzione ai Club deboli;• fornire a ogni Club il tipo di sostegno di cui ha bisogno;•mettere in contatto i Club di successo con quelli indifficiltà.

VISITE AI CLUB


L'Assistente dovrà Visitate regolarmente i Club, se non è possibile

una volta al mese, almeno una volta al trimestre.

Durante le riunioni dovrà:

• aggiornare i Club sulle Risorse messe loro a disposizione dal RI e dalDistretto;

• valutare i progressi ottenuti dai Club ed eventualmente suggeriremodifiche alle strategie adottate;

VISITE AI CLUB


• discutere dei successi del Club e come applicare tali competenze adaltre aree;

• proporre soluzioni pratiche agli eventuali problemi che devonoessere affrontati dai Club;

• raccogliere informazioni su effettivo, progetti di servizio, supportofinanziario alla FR, funzioni importanti del Club;

• programmare la visita del Governatore, se viene chiesto.

VALUTAZIONE DEI CLUB


Con Rotary Club Central, il “Resoconto visite al Club” è stato

sostituito da “Valutazione dei Club”: una funzione che consente

di presentare rapporti sulle prassi, i successi e le eventuali sfide

dei singoli Club, e di tenere traccia dei Club visitati dal Governatore.

Il Governatore e i suoi Assistenti possono usare questa funzione

anche per annotare i propri commenti dopo ogni visita al Club.

CLUB DEBOLI


Un numero ristretto di Club potrebbe aver bisogno di essere seguito con

maggiore attenzione.

Si tratta di solito di Club caratterizzati da un basso numero di soci,basso

indice di assiduità o dalla non adempienza ai requisiti minimi stabiliti

dal Consiglio centrale del RI.

REQUISITI MINIMI STABILITI PER I

ROTRY CLUB


Il Consiglio centrale del RI ha stabilito i seguenti requisiti minimi

secondo criteri di funzionalità:

• riunioni regolari;

• attuazione di progetti di servizio a livello locale o internazionale;

• accoglienza al governatore, all’Assistente o agli altri dirigenti del RI in

visita;

REQUISITI MINIMI STABILITI PER I

ROTRY CLUB


• versamento regolare delle quote sociali e presentazione di unrapporto semestrale al RI;

• abbonamento dei soci a una rivista regionale del Rotary;

• conformità allo Statuto del RI, al Regolamento del RI e al RotaryCode of Policies;

• invio puntuale al RI degli elenchi aggiornati dei soci;

• risoluzione amichevole delle dispute interne al club ...

VISITA UFFICIALE DEL GOVERNATORE


Una delle responsabilità principali degli Assistenti è aiutare i Club a

prepararsi per la visita ufficiale del Governatore, che ha l’obbligo di

visitare ciascun Club del Distretto una volta durante l’anno.

La visita, che può essere fatta a un singolo Club o a più Club

contemporaneamente, rappresenta per ogni Club uno degli eventi più

importanti dell’anno rotariano.

PIANIFICAZIONE DELLA VISITA DEL

GOVERNATORE


Alcuni suggerimenti come pianificare la Visita del Governatore:

• Fissare la visita in modo che coincida con un evento significativo delClub, come la cerimonia di consegna della carta costitutiva, unevento della Fondazione Rotary, la presentazione di nuovi Soci ..

• Assicurarsi che siano state risolte le questioni logistiche, come lasistemazione alberghiera per il governatore e coniuge.

• Preparare per il Governatore un profilo aggiornato di ogni Club cheincluda i dati relativi all’effettivo, le tendenze, i progetti divolontariato, la partecipazione alle sovvenzioni della Fondazione, ledonazioni alla Fondazione e l’assiduità;

• Informare il Governatore della specifica situazione di ogni Club,compresi successi e problematiche.

RISORSE


I Club e gli altri dirigenti distrettuali si rivolgeranno agli Assistenti per

consigli e chiarimenti su molteplici temi;

anche se sarà impossibile rispondere immediatamente a tutte le

richieste, è importante sapere dove reperire le informazioni necessarie.

Vi sono diverse risorse disponibili a livello distrettuale, di club e tramite

il RI.

Risorse di Club


Le risorse più importanti si trovano all’interno del Club stesso:

- incoraggiate i club ad avvalersi delle competenze e dell’esperienzadei loro soci, dei loro dirigenti e degli esponenti di altreorganizzazioni presenti nella comunità;

- incoraggiate inoltre il dialogo tra i diversi Club, che può avvenire conincontri tra i soci, riunioni interclub, progetti di servizio e riunioniper i presidenti;

- i Segretari possono indicare le tendenze sull’effettivo, i datisull’assiduità e altre informazioni di natura amministrativa;

- i Tesorieri hanno il compito di gestire i fondi del Club; potreterivolgervi a loro per assicurare che la gestione contabile avvenga inbase alle migliori prassi finanziarie

Risorse Distrettuali


Grazie ai frequenti contatti che dovrà mantenere con il Distretto,

l'Assistente rappresenterà una risorsa distrettuale per i Club di

competenza.

Le figure che lo potranno aiutare nello svolgimento del mandato sono:

- il Governatore distrettuale, perchè egli come facente parte della

dirigenza del RI, è in contatto con il Presidente e il Consiglio centrale

del RI; è incaricato di seguire le attività di tuttii Club, assisterli e

incoraggiarli ad adottare strategie che ne migliorino l’efficienza;

Risorse Distrettuali


- risorse umane importanti sono anche i PDG, i Coordinatori e

Presidenti delle Commissioni distrettuali;

- una delle principali risorse strutturali del Distretto è il sito

Web.

Esso (sempre se tenuto aggiornato) è una fonte preziosa d'informazioni

sulle attività dei Club, del Distretto e del RI. Rappresenta anche

un mezzo per migliorare l'immgine pubbica dei Club e per evidenziare i

loro Progetti di successo.

Risorse del Rotary International


Il RI ha preparato diverse risorse per informare i Club su regolamenti,

procedure, programmi, incontri di formazione, progetti

e attività svolti dai Rotariani di tutto il mondo:

- Commissioni del RI; Gruppi di Risorse del RI;Istruttori del RI;Coordinatori Regionali FR; Coordinatori Immagine Pubblica delRotary...

- ci sono, poi, le diverse pubblicazioni del RI (Manuali del Presidente,di Club, del Tesoriere, del Segretario, di Procedura, l'OfficialDirectory).

LE COMMISSIONI DISTRETTUALI


Il Consiglio centrale del RI raccomanda ai Distretti di nominare delleCommissioni per svolgere funzioni di amministrazione di naturacontinuativa.

Le commissioni raccomandate sono quelle del:

• Congresso Distrettuale• Espansione• Finanze• Sviluppo dell’effettivo• Nuove Generazioni• Nomine• Pubbliche relazioni• Promozione del Congresso RI• Fondazione Rotary• Formazione

RESPONSABILITÀ COMUNI A TUTTE LE

COMMISSIONI


RESPONSABILITÀ COMUNI A TUTTE LE

COMMISSIONI


Da tutte le Commissioni Distrettuali ci si aspetta:

• Collaborare con il governatore, governatore eletto, governatoredesignato e assistenti del governatore per la pianificazione dellestrategie per il raggiungimento degli obiettivi.

• Promuovere e partecipare alle riunioni di formazione distrettuale e alcongresso distrettuale.

• Gestire degli scambi di informazioni tra Rotary International,distretto, e soci dei club.

• Collaborare strettamente con i dirigenti di club, con offerta di risorsee guida.

• Condividere i materiali ricevuti da Segreteria, commissioni RI ecoordinatori regionali.

RISORSE COMUNI A TUTTE LE

COMMISSIONI


• Rotary.org — Il nuovo sito web 2013/2014 del RI consente aiRotariani che hanno gli stessi interessi di mettersi più facilmente incontatto fra loro. Consente inoltre scambio di idee e collaborazioneper i progetti d’azione alla comunità, oltre a fornire notizie delRotary e annunciare eventi locali e internazionali.

• Rotary Club Central che -come è stato illustrato da Nicola Abbate nelPresipe dell'anno scorso- è un’applicazione online con cui i Clubpossono stabilire i propri obiettivi e seguire i risultati conseguiti.

• Rappresentanti del Servizio di Supporto (CDS) presso la sede centraleinternazionale, in grado di rispondere su molte questioniamministrative.

• Coordinatori regionali Fondazione Rotary e Coordinatori ImmaginePubblica, che possono dare consigli relativi alle proprie aree dicompetenza.

ALCUNE COMMISSIONI DISTRETTUALI IN

DETTAGLIO


COMMISSIONE FINANZE (amministrazione del distretto)

- Sovrintende ai fondi nel distretto, riesaminando e analizzando lequote pro-capite e le spese amministrative distrettuali.

- Redige un rapporto annuale sulla situazione finanziaria del Distretto.Il Tesoriere distrettuale è membro ex officio della Commissione.

- Ha la responsabilità di preparare, in collaborazione con ilGovernatore, il bilancio preventivo distrettuale, che deve esserepresentato ai club almeno quattro settimane prima del Seminariod’Istruzione dei Presidenti Eletti (SIPE) o dell’assembleadistrettuale.

ALCUNE COMMISSIONI DISTRETTUALI IN

DETTAGLIO


COMMISSIONE FINANZE (amministrazione del distretto)

- Assicura la corretta registrazione di entrate e uscite.

- Redige il Rapporto finanziario da presentare all’Assembleadistrettuale.

- Assicura che un membro della Commissione (preferibilmente ilTesoriere) e il Governatore siano co-firmatari dei conti bancariintestati al Distretto, in modo che per ogni prelievo siano necessarieentrambe le firme.

LE RISORSE DELLA COMMISSIONE

FINANZE


• Guida della commissione distrettuale finanze — Una guida completaal ruolo e alle responsabilità della commissione distrettuale finanze.

• Manuale del tesoriere di Club (220), che spiega le responsabilità deltesoriere di club.

• Rappresentanti finanziari RI — Delegati del servizio finanziario ingrado di rispondere alle domande per la propria regione.

• Rappresentanti del servizio di supporto (CDS) presso la sede centralee gli uffici internazionali in grado di rispondere alle domandegenerali in tema di finanze.

COMMISSIONE PER LO SVILUPPO

DELL’EFFETTIVO (azione interna)


La Commissione è chiamata ad identificare, promuovere e

realizzare strategie di sviluppo dell'Effettivco che siano adeguate

per il Distretto e diano origine a una crescita dell'Effettivo.

RESPONSABILITÀ COMMISSIONE

EFFETTIVO


• Pianificare, pubblicizzare e condurre un Seminario distrettuale perl’effettivo, previa consultazione con il Governatore e l’Istruttoredistrettuale.

• Assistere con gli sforzi di reclutamento dei club, con particolareattenzione verso quelli piccoli o deboli.

• Incoraggiare i club perché si sforzino di riflettere la composizionedemografica dei professionisti della comunità.

• Assicurare che i club siano al corrente degli strumenti per l’effettivomessi a disposizione dalla sede centrale del Rotary e cheleinformazioni relative all’effettivo siano tempestivamentecomunicate alla sede centrale del Rotary.

RESPONSABILITÀ COMMISSIONE

EFFETTIVO


• Collaborare e comunicare regolarmente con il Governatore distrettuale e i dirigenti diclub per assicurare che il distretto realizzi gli obiettivi relativi all’effettivo.

• Collaborare con le commissioni distrettuali per l’espansione e per le pubblicherelazioni per pianificare attività utili agli sforzi di sviluppo dell’effettivo.

• Incoraggiare i club a elaborare e applicare strategie innovative di sviluppodell’effettivo.

• Assistere i presidenti delle commissioni per l’effettivo di club nell’adempiere alleproprie responsabilità.

• Collaborare con il Coordinatore Rotary per pianificare le attività relative all’effettivonel distretto.

• Assicurare che tutte le Commissioni di Club dispongano di una copia della Guida allosviluppo dell’effettivo e siano al corrente delle risorse disponibili presso rotary.org.

COMMISSIONE NUOVE GENERAZIONI

(quinta via d'azione)


Questa Commissione sviluppa, realizza e supporta le attività relative alle

Nuove generazioni nel distretto e si coordina con le altre commissioni

per stimolare l’impegno giovanile.

Il governatore del distretto può determinare quale sia la migliore

struttura per questa Commissione e i suoi rapporti con le altre

Commissioni distrettuali.

RESPONSABILITÀ COMMISSIONE NUOVE

GENERAZIONI


• Promuovere il Mese delle Nuove Generazioni (Settembre).

• Coordinare le attività con le Commissioni Interact, Rotaract, RYLA,Scambio Giovani, zione di pubblico interesse, Azione internazionalee Azione professionale.

• Mettere l’accento sul servizio in ognuno dei programmi Nuovegenerazioni (Interact, Rotaract, RYLA e Scambio giovani).

• Incoraggiare e facilitare i rapporti con altre organizzazioni perampliare le opportunità per i giovani.

RESPONSABILITÀ COMMISSIONE NUOVE

GENERAZIONI


• Incoraggiare e facilitare il passaggio dei giovani da un programma (oattività) all’altro, proponendo responsabilità progressivamentecrescenti man man che i giovani acquisiscono competenze dileadership.

• Seguire i partecipanti ai precedenti programmi Nuove generazioniperché mantengano attivi i contatti con il Rotary.

COMMISSIONE PUBBLICHE RELAZIONI

(pubblico interesse)


Questa Commissione promuove il Rotary presso il pubblico esterno e

favorisce la comprensione, l’apprezzamento e il sostegno dei programmi

dell’organizzazione.

Sensibilizza inoltre i Rotariani sul fatto che

un’efficace pubblicità rivolta all’esterno contribuisce ad attrarre

possibili donatori e potenziali candidati Soci.

RISORSE COMMISSIONE PUBBLICHE

RELAZIONI


• Rotary’s Media Center — Sito multimediale che presenta le storie piùrecenti, materiale pubblicitario Rotary e collegamenti ai siti delRotary sui social media.

• Rotary PR Tips — Newsletter sintetica inviata per posta elettronicache offre esempi di presenza del Rotary nei notiziari, formazione estrumenti di PR e idee per iniziative.

* Coordinatori Immagine Pubblica del Rotary: ne vengono eletti dal RI41 e aiutano i Distretti e i Club a raccontare i successi del Rotary aimedia, alle Istituzioni pubbliche e alle altre Associazioni sulterritorio.

COMMISSIONE FONDAZIONE ROTARY


Questa commissione assiste il governatore nell’istruire i Rotariani

sui programmi e sulle attività di raccolta fondi della Fondazione e

nell’ispirarli a parteciparvi.

Fa da collegamento tra la Fondazione e i soci dei Club.

Il Governatore fa parte ex officio della Commissione.

La Commissione FR deve avere almeno quattro Sottocommissioni:

SOTTO COMMISSIONI FONDAZIONE ROTARY


• Raccolta fondi — Coordina gli obiettivi distrettuali di raccolta per ilFondo annuale e il Fondo di dotazione, sollecitando donazioni einformando i Rotariani sulle relative opzioni.

• Sovvenzioni — Sovrintende alla qualificazione dei club, assiste i clubnel far domanda per le sovvenzioni della Fondazione Rotary,assicura che siano applicate le debite pratiche di guida e gestione,riferisce delle irregolarità nelle relative attività, promuove lesovvenzioni della Fondazione Rotary.

• PolioPlus — Supporta l’impegno del Rotary per l’eradicazione dellapolio e incoraggia la partecipazione alle attività PolioPlus.

• Amministrazione — Assicura un’attenta gestione dei fondi dellesovvenzioni della Fondazione Rotary e istruisce i Rotariani sullacorretta ed efficace gestione delle sovvenzioni stesse.

ALTRE SOTTOCOMMISSIONI RF


I distretti sono liberi di nominare ulteriori Sottocommissioni

a supporto delle proprie attività e dei propri obiettivi.

Sono facoltative le seguenti sei Sottocommissioni:

Alumni, Fondo annuale, Fondo di dotazione, Borsisti della pace delRotary,

Borse di studio, Squadre di formazione distrettuale.

RESPONSABILITA' COMMISSIONE FR


Sono molte le responsabilità della Commissione FR.

Ne elenchiamo alcune:

- assistere il Governatore nel presentare un Seminario sulla FR;

- promuovere alti livelli di sostegno finanzrio per i Programmi dellaFondazione,incoraggiando contributi regolari al Fondo annuale edonazioni al Fondo di dotazione;

- decidere, in consultazione con il Governatore e il DGE, dell'uso deiFondi di Designazione Distrettuale (FODD);

- aiutare il Governatore a selezionare i candidati qualificati per i Premidella Fondazione.

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