Sviluppo e Gestione Progetti - users · La squadra di progetto: struttura dell'impresa,...

docente: Prof. Filippo Ghiraldo

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Sviluppo e Gestione Progetti

17/04/2009 Filippo Ghiraldo - Sviluppo e Gestione Progetti per Studenti di Scienze 2

Struttura del corso - 1

21-gen1Interconnessioni tra i diversi elementi del progetto (macroattività, task e output). Analisi di progetti concreti.

1f

21-gen2La squadra di progetto: struttura dell'impresa, organizzazione del team di lavoro e ruolo del project manager. La negoziazione in azienda.

1e

16-gen1Project Work: illustrazione temi.1d

16-gen0,75Progetti e loro ciclo di vita: struttura generale ed introduzione di progetti concreti.1c

16-gen0,75Concetti di project management; approccio metodologico e contenuti.1b

16-gen0,5Il PM come filosofia organizzativa necessaria nel mondo della ricerca e dell'impresa. Obiettivi del PM.

1a

016 e 21 gen

15Conoscenza dei principi di base, metodi e tecniche del Project Management (introduzione)

1

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TEORIACONTENUTIID



04-feb1Tecniche per lo sviluppo nuovo prodotto: Metodi Stage-gate; House of Quality (cenni).2f

104-feb2Metodologie per la pianificazione, il controllo e la gestione operativa del progetto.2e

30-gen1Project Work: applicazione dei concetti teorici appresi ai temi pratici.2d

30-gen2Verifica di fattibilità: dagli studi sull’opportunità all'avvio del progetto. Studio del mercato. Cenni di business plan.

2c

123-gen2Project Work: creazione team di studenti per sviluppo.2b

23-gen1Nozioni di economia e finanza di progetto. Contabilità di progetto.2a

223 e 30 gen, 4 feb

36La fase di concezione e pianificazione del progetto2

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TEORIACONTENUTIID



120-feb3Project Work: applicazione dei concetti teorici appresi ai temi pratici.3i

18-feb1Project Work: applicazione dei concetti teorici appresi ai temi pratici.3h

18-feb2Sistema di controllo del progetto in termini di tempi, costi, qualità. Analisi degli scostamenti ed eventuali interventi correttivi.

3g

13-feb2Project Work: applicazione dei concetti teorici appresi ai temi pratici.3f

113-feb1Rilevazione dello stato di avanzamento e controllo della Qualità del progetto. Criticità nell’esecuzione (diagrammi causa-effetto)

3e

11-feb1I grafi e la programmazione reticolare: reticoli PERT e CPM3d

11-feb2Analisi dei rischi di progetto: individuazione, descrizione e valutazioni dei rischi. Gestione del rischio.3c

106-feb2Project Work: applicazione dei concetti teorici appresi ai temi pratici.3b

06-feb1Gestione dei tempi e delle risorse. Rappresentazione dei dati del progetto: diagrammi di Gantt, istogrammi, curve a ‘S’ dei costi, etc.

3a

36, 11, 13, 18 e 20 feb

87La fase di esecuzione e gestione del progetto3

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127-feb3Project Work: applicazione dei concetti teorici appresi ai temi pratici.4d

25-feb1Illustrazione dei concetti ad un progetto di finanza agevolata (L 46/82; L 598 Ricerca Regione Veneto).

4c

25-feb1Chiusura di progetto: analisi degli obiettivi raggiunti in termini economici e qualitativi.4b

25-feb1La comunicazione del progetto: presentazione delle risorse di progetto agli stekeholder/sponsor.4a

125 e 27 feb

33La comunicazione del progetto: stati di avanzamento e chiusura del progetto.4

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13-mar3Project Work: applicazione dei concetti teorici appresi ai temi pratici.5e

111-mar3Project Work: applicazione dei concetti teorici appresi ai temi pratici.5d

106-mar3Project Work: applicazione dei concetti teorici appresi ai temi pratici.5c

04-mar1Metodologie di analisi di più progetti per rintracciarne similitudini/differenze: le matrici prodotto/mercato e mercato/tecnologia. Analisi di casi pratici.

5b

04-mar2Metodologie evolute allo sviluppo di nuovi prodotti: Concurrent e Simultaneous Engineering5a

24,6,11 e 13 mar

93L'integrazione di più progetti in una prospettiva MultiProject Management5

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Motivazioni del corso

� Necessità di ottimizzare le scarse risorse disponibili nelle imprese, ma anche nell’ambito della ricerca pubblica, richiedono l’adozione di tecniche di PM;

� I cambiamenti del mondo del lavoro e nel modo di lavorare richiede sempre più capacità di “lavorare per progetti”, anche in settori dove questa necessità non era presente;

� Le aziende, ma le stesse Università, sempre più spesso sono coinvolti in progetti complessi che coinvolgono soggetti con competenze/cultura differenziate;

� Il mondo del lavoro richiede flessibilità: il PM “insegna” a gestire la flessibilità ed a renderla prassi quotidiana;

� Necessità di fornire agli studenti competenze “trasversali”, potenzialmente spendibili in qualunque organizzazione complessa.


Obiettivi del corso

� Esistono esigenze riconosciute dalle aziende/organizzazioni che la Gestione dei Progetti (PM) soddisfa:� Integrazione funzionale (un progetto coinvolge più competenze);� Flessibilità organizzativa (un progetto richiede la costituzione di un team

ad hoc);� Il decentramento decisionale ed operativo (un progetto richiede

responsabilità a più livelli su obiettivi specifici);� L’utilizzo di procedure di pianificazione e controllo (non si misura ciò che

non si pianifica).

� Completare la preparazione degli studenti di scienze fornendo competenze “trasversali”, potenzialmente spendibili ovunque (impresa/Università/Organizzazioni Internazionali, etc.);

� In pratica, si intende facilitare l’ingresso nel mondo del lavoro.

Primo modulo

Conoscenza dei principi di base.

Introduzione ai metodi ed alle tecniche del Project Management.


Cos’è un progetto ?

� Comunemente, la parola “progetto” viene utilizzata per indicare innumerevoli compiti o attività assai diversi tra loro:� un progetto che uno studente deve svolgere a scuola/Università;� l’ampliamento della propria abitazione;� l'organizzazione di una festa (di laurea, per un matrimonio,

anniversario, etc.);� un progetto di consulenza per un nuovo cliente.� l’introduzione di un nuovo prodotto o servizio nel mercato;� l’implementazione di un nuovo sistema informatico;� una ricerca scientifica;� una campagna di scavi archeologici;� l’ideazione di una campagna elettorale;� la produzione di un film o la scrittura di un libro;� l’organizzazione di un convegno scientifico o di una spedizione.


Cos’è un progetto ?

� Che cosa accomuna tutti questi compiti ed attività per poterli chiamare "progetti" ?

� A partire dagli inizi del 1900 (studi di Taylor e Gantt) sono state elaborate diverse definizioni del termine “progetto”. Vediamo le più recenti.


Alcuni definizioni di progetto

� “Uno sforzo temporaneo intrapreso per creare un prodotto o un

servizio univoco” (PMI - Project Management Institute, 1996)

� “Sforzo complesso, comportante compiti interrelati eseguiti da varie

organizzazioni, con obiettivi, schedulazioni e budget ben

definiti” (Russel D. Archibald, 1994)

� “Un insieme di sforzi coordinati nel tempo” (Kerzner, 1995)

� “Un insieme di persone e di altre risorse temporaneamente riunite

per raggiungere uno specifico obiettivo, di solito con un budget

determinato ed entro un periodo stabilito” (Graham, 1990)


Alcuni definizioni di progetto

� “Un insieme di attività tra loro correlate e interdipendenti,

volte al raggiungimento di un obiettivo preciso, con un limite di

tempo determinato, un budget di risorse stabilite, che vengono

avviate alla ricerca di un aumento di valore per

l’organizzazione o per il soddisfacimento delle esigenze del

cliente” (SDA Bocconi - Div. Ricerche 1999)

� “Un progetto può essere definito come un insieme di attività,

complesse e interrelate, aventi come fine un obiettivo ben

definito, raggiungibile attraverso sforzi sinergici e coordinati,

entro un tempo predeterminato e con un preciso ammontare di

risorse umane e finanziarie a disposizione” (Tonchia, 2007)


Elementi distintivi di un progetto

� Con diversi accenti, tutte le definizioni individuano gli elementi distintivi di ogni progetto indipendentemente dall’organizzazione che lo sviluppa (impresa/Università, etc.) e dal settore di riferimento(cantieristica, biotech):

� Insieme di attività tra loro coordinate in modo complesso;

� Uno specifico obiettivo da completare con determinate specifiche;

� Tempi di inizio e fine ben definiti;

� Risorse normalmente limitate (umane, strumentali e finanziarie);

� Carattere pluridisciplinare o multifunzionale rispetto alla struttura organizzativa.


Progetti ed Attività Ordinarie

� I progetti sono dunque profondamente diversi dalle attività od operazioni ordinarie che quotidianamente vengono svolte in organizzazioni come:

� Imprese, ad es. l’evasione di un ordine;

� Università, ad es. la registrazione di un esame

� Pubblica Amministrazione, ad es.� l’apertura di una nuova attività presso la CCIAA;

� il rilascio di un certificato di nascita da parte dell’anagrafe


Progetti ed Attività Ordinarie

� Le operazioni ordinarie sono chiamate più propriamente “attività di funzione” perché sono legate a specifiche funzioni presenti nell’organizzazione:� Amministrazione

� Ufficio Acquisti

� Ufficio Tecnico / R&S

� Produzione

� Commerciale / Marketing

� Logistica / Distribuzione

� Ufficio Personale

� Centro Elaborazione Dati (CED)


Progetto vs. Attività Ordinarie - 2

espliciti (specifiche di progetto)impliciti (definiti attraverso i compiti

assegnati e procedure)OBIETTIVO

temporaneo/esclusivo

legato a team trasversale

routinario/ripetitivo

legato a singole funzioniCARATTERE

budget di spesacosti standardCOSTO

R&D, opere ingegneristiche, campagna marketing,

trasloco, matrimonio, un nuovo corso universitario, etc.

Pagamenti fornitori; evasione ordini; attività didattica, etc.

ESEMPI

durata attività

finestra opportunità

tempi standard

tempi di consegnaTEMPO

fissata dagli obiettivi (livello)conformità agli standardQUALITA’

PROGETTIOPERAZIONI ORDINARIE

ATTIVITA’ DI FUNZIONE


Progetto vs. Attività Ordinarie - 3

0

0,2

0,4

0,6

0,8

1

1,2

1,4

1,6

0 12 24 36

Mesi

Tasso di spesa mensile .

funzione

progetto

La differenza tra le attività di funzione ed un progetto si manifesta anche nella distribuzione dei costi.


Le determinanti del progetto

TempoObiettivo/Qualità

Costo/Risorse

� Un progetto è caratterizzato da tre variabili fondamentali, tra loro in competizione.


Le determinanti del progetto

� Un obiettivo più ambizioso (per prestazioni o qualità) può essere raggiunto, a parità di tempo stimata, solo allocando maggiori risorse.

� In modo simile, la riduzione del tempo di progetto, a parità di budget, può avvenire a scapito della qualità dell’esecuzione.

Tempo

Costo/Risorse

Obiettivo /Qualità


Qualità nei Progetti

� In un progetto di successo, non basta raggiungere l’obiettivo (ovviamente entro i tempi previsti).

� Bisogna raggiungere l’obiettivo previsto in “Qualità”, cioè rispondente alle aspettative espresse o implicitedel committente:

� Espresse - legate alle specifiche tecniche del prodotto, servizio, ricerca, consulenza, etc.

� Implicite – legate alla sfera “emozionale”, dei desiderata del committente.

� Le aspettative implicite sono particolarmente importanti nei progetti di tipo “immateriale”, ad esempio nel settore del software.


Qualità nei Progetti

� Il concetto di Qualità entra nel progetto in due livelli distinti.

� Esiste una qualità (intrinseca), quando riferita al prodotto/servizio finale obiettivo del progetto.

� Un progetto infatti può essere visto come un processo, ovvero con una successione di azioni che conduce ad un risultato prefissato.

� Esiste una qualità riferita al processo di realizzazione e gestione del progetto.


Un progetto è un processo

� Un progetto può essere visto come un processo caratterizzato da un suo “ciclo di vita” ben definito.

� Il ciclo di vita è composto da aspetti strettamente collegati tra loro:

� L’ “aspetto gestionale” è applicabile a qualunque progetto in qualunque settore. Comprende le seguenti fasi:

� Concezione / Avvio

� Pianificazione

� Esecuzione / Controllo

� Chiusura

� L’“aspetto tecnico” è specifico per ogni settore di applicazione, in quanto dipendono strettamente dalla tipologia di prodotto/servizio da realizzare e dalle tecnologie coinvolte.



� Il Project Management Institute (uno dei riferimenti in materia) individua 5 gruppi di processi per il Project Management:

CONCEZIONE/

AVVIO

CONCEZIONE/

AVVIOPIANIFICAZIONEPIANIFICAZIONE

CONTROLLOCONTROLLO ESECUZIONEESECUZIONE

CHIUSURACHIUSURA


Fasi del progetto (Project Life Cycle)

TEMPO

CHIUSURA

• Esame critico dei risultati

• Adeguamento degli standard

• Storicizzazione

• Fattibilità

• Analisi Costi/Benefici

• Gara /Offerta

• Definizione obiettivi

• Lancio

CONCEZIONE

PIANIFICAZIONE

• di massima

• di dettaglio

CONTROLLO

RILEVAZIONE

• dei tempi effettivi

• dei costi effettivi

CONSOLIDAMENTO

• Approvazione dati

• Inserimento dati

VERIFICA

• Analisi degli scostamenti

• Analisi delle cause

RIPIANIFICAZIONE

• Attuazione dei correttivi

• Nuove stime a finire

To Tz

REALIZZAZIONEIDEAZIONE PROGETTAZIONE CONSEGNA

Fasi tecniche “parallele”

ESECUZIONE



1) Avvio/strutturazione del progetto.

� L’elaborazione di idee-progetto nasce dal riconoscimento di un bisogno o di un problema interno od esternoall’organizzazione:

Interno:

� la necessità di rendere più efficace la predisposizione delle offerte nell’Ufficio Commerciale;

� la necessità di incrementare l’efficienza produttiva.

Esterno:

� una nuova opportunità di mercato, come la domanda crescente di trattamenti estetici da parte della popolazione maschile

� una nuova normativa di settore che impone vincoli (es Reach -Regolamento per le sostanze chimiche)



2) Pianificazione e scheduling del progetto.

� In questa fase vengono individuati:� I contenuti del progetto ed i parametri principali che lo

caratterizzano.

� Ricerche preliminari (marketing, tecniche, brevettuali, etc.) finalizzate a definire con chiarezza il contenuto e le caratteristiche del lavoro da realizzare.

� La scomposizione lavoro di progetto in un’insieme di attivitàsemplici da gestire (Work Breakdown Structure o WBS);

� La definizione dei dettagli quantitativi e qualitativi per ciascun “attività semplice” (Work Package - WP),

� L’identificazione delle risorse necessarie (carichi delle risorse, matrice delle responsabilità e budget).



3) Esecuzione e 4) Controllo del progetto.� Durante questa fase vengono svolte la maggior parte delle attività

del progetto. E’ chiaramente dipendente più delle altre dallo settore specifico nel quale si svolge il progetto:

� Fondamentale è il coordinamento delle persone e delle altre risorse al fine di realizzare il piano di progetto definito nella fase 2).

� Strettamente collegata alla fase esecutiva, è il monitoraggio degli obiettivi:

� La verifica degli avanzamenti rispetto alle previsioni;

� L’analisi degli scostamenti, al fine di definire eventuali azioni correttive “aggiustamenti”.

� Il confronto tra performance effettive e pianificate;

� L’analisi degli impatti dei rischi sulle attività in fase di svolgimento;



5) Chiusura e valutazione:� L’ultima fase del ciclo di vita del progetto riveste un ruolo

fondamentale in quanto:

� Avviene la formale accettazione del progetto da parte del”cliente” (il committente)

� La risoluzione dei rapporti contrattuali (es. progetto di ricerca in “affidamento esterno”)

� Deve essere svolta un’attenta attività di review con il team, per inglobare le esperienze maturate nel progetto a benefico di progetti futuri.


Un Progetto è un Processo

E’ fondamentale comprendere che un progetto è un processo che,

coinvolgendo competenze diverse, attraversa in modo trasversale l’intera

struttura organizzativa.


Fasi del progetto (Project Life Cycle)

TEMPO

CHIUSURA

• Esame critico dei risultati

• Adeguamento degli standard

• Storicizzazione

• Fattibilità

• Analisi Costi/Benefici

• Gara /Offerta

• Definizione obiettivi

• Lancio

CONCEZIONE

PIANIFICAZIONE

• di massima

• di dettaglio

CONTROLLO

RILEVAZIONE

• dei tempi effettivi

• dei costi effettivi

CONSOLIDAMENTO

• Approvazione dati

• Inserimento dati

VERIFICA

• Analisi degli scostamenti

• Analisi delle cause

RIPIANIFICAZIONE

• Attuazione dei correttivi

• Nuove stime a finire

To Tz

ESECUZIONE


Definizione di Project Management

� Il PM è una metodologia complessa che consiste nella pianificazione, organizzazione, gestione e controllo delle risorse per lo svolgimento di attività finalizzate al conseguimento di uno specifico obiettivo in un intervallo di tempo definito

� Il PM efficace richiede la conoscenza di:

� Strutture organizzative coinvolte nel progetto;

� Comportamenti e meccanismi organizzativi;

� Tecniche quantitative.


Definizione di “Project Management”

Il Project Mng è una metodologia complessa che l’APM definisce:

"Il Project Management èla pianificazione, l'organizzazione, il monitoraggio e il controllo di tutti gli aspetti di un progetto e di tutte le motivazioni che implicato il raggiungimento degli obiettivi di progetto entro tempi, costi e criteri di performance prestabiliti"

Costi(Limiti di Budget)

Obiettivo (requisiti, qualità)

Target

Tempo (Date attese)


Le aree di conoscenza del Project Management

Ruolo fondamentale del Project Manager

Il Project Management Institute individua 9 Aree di Conoscenza per il PM:

1) Gestione dell’AMBITO di progetto1) Gestione dell’AMBITO di progetto

2) Gestione dei TEMPI di progetto2) Gestione dei TEMPI di progetto

3) Gestione dei COSTI di progetto3) Gestione dei COSTI di progetto

4) Gestione della QUALITA’ di progetto4) Gestione della QUALITA’ di progetto

5) Gestione delle RISORSE UMANE5) Gestione delle RISORSE UMANE

6) Gestione della COMUNICAZIONE6) Gestione della COMUNICAZIONE

7) Gestione dei RISCHI di progetto7) Gestione dei RISCHI di progetto

8) Gestione degli APPROVVIGIONAMENTI8) Gestione degli APPROVVIGIONAMENTI

9) G

estio

ne dell’IN

TEGRAZIONE

9) G

estio

ne dell’IN

TEGRAZIONE



� L’Ambito del Progetto (Project Scope), riguarda l’impostazione degli obiettivi e il loro collegamento con le attività/lavoro necessarie e sufficienti al raggiungimento dello scopo;

� La gestione della Tempistica del progetto riguarda le tecniche e procedure necessari ad assicurare il completamento del progetto nei temi richiesti;

� Occuparsi dei Costi significa pianificare/stimare, allocare e controllare i costi delle risorse spese nel progetto in modo da raggiungere l’obiettivo entro i vincoli di budget;

� L’aspetto Qualità riguarda le attività da intraprendere per assicurare che l’obiettivo del progetto soddisfi le esigenze esplicite e, possibilmente implicite, che lo hanno motivato;

� Le Risorse Umane si riferiscono all’organizzazione e la gestione del team, assegnando ruoli e responsabilità, in grado di garantire il buon completamento del progetto;



� La Comunicazione (Communication) all’interno del progetto riguarda la generazione, raccolta, condivisione, archiviazione erecupero delle informazioni di progetto;

� L’area di conoscenza sul Rischio si riferisce all’identificazione, analisi e monitoraggio delle variabili critiche del progetto, nonché all’elaborazione di strategie di risposta ai rischi;

� La gestione degli Approvvigionamenti (Procurement) riguarda le attività necessarie ad acquisire i prodotti o servizi esterni al gruppo di progetto e necessari allo svolgimento delleattività previste per il raggiungimento dell’obiettivo;

� Infine un’area di conoscenza speciale riguarda l’Integrazione(Integration), a sottolineare l’importanza del coordinamento di tutte le attività collegate alle aree sopra esposte.

Progetti e loro ciclo di vita:

Struttura generale

Introduzione di progetti concreti.


Il processo di R&D industriale

Idee e concettinon strutturati

Ricerca Concettuale

Analisi di fattibilità

Sviluppo

Pre-commerciale

Commerciale


Progetto di R&D finanziato

Bandi Regionali, Nazionali, UE

Studio modulistica

Verifica compatibilità

Presentazione

Istruttoria

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