Sviluppo del modello di contabilitàanalitica gestionale · 2011-06-09 · Il progetto di...

30 marzo 2011 - 1

Sviluppo del modello di contabilità analitica

gestionale

Risultati della fase 1

Udine, 1 giugno 2011

Ministero dell’Istruzione, dell’Università e della RicercaDipartimento per la Programmazione

Direzione Generale per la Politica Finanziaria ed il Bilancio

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Struttura del documento

� Premessa

� I risultati della fase di analisi

� Il nuovo quadro normativo

� Il nuovo processo

� I nuovi strumenti

� Conclusioni e Prospettive

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Premessa

Il progetto di definizione di un modello di controllo di gestione e rifacimento del D.I. 44/2006 nasce da precise indicazioni contenute nell’atto di indirizzo dell’On.leMinistro per l’anno 2010 e dalla necessaria attività di ripristino del corretto andamento di bilancio delle Istituzioni Scolastiche, nonché da un necessario allineamento con le normative più recenti.

A tal fine nel novembre del 2010 il Capo Dipartimento prof. Giovanni Biondi, in accordo con il Direttore Generale del Bilancio dott. Marco Filisetti, ha avviato il gruppo di lavoro a cui stanno partecipando 54 scuole e con cui hanno fino ad ora interagito ben oltre 700 scuole d’Italia.

Il particolare dinamismo delle scuole del gruppo di lavoro e la determinazione del team di progetto sono stati fattori propulsivi fondamentali per raggiungere i primi obiettivi nei tempi stabiliti e con risultati positivi.

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Il Gruppo di Lavoro

AREA NORD CENTRO SUD TOTALE

CAMPIONE INIZIALE 90 105 90 285

SCUOLE SELEZIONATE

20 30 4 54

PARTECIPANTI ALL’INCONTRO 30/03/2011

20 27 4 51

DI CUI: DIRIGENTI SCOLASTICI D. S. G. A.

40 51

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Obiettivo fase 1

Il presente lavoro nasceva con l’obiettivo di disegnare un modello di controllo di gestione applicabile alle Istituzioni Scolastiche.Le evidenze emerse in fase di analisi hanno comportato un cambio in corsa degli obiettivi del lavoro.

CAUSA EFFETTO RISULTATO

Assenza di regole contabili

Assenza di istruzioni operative

Disomogeneità dei dati contabili

Impossibilità di disegnare un modello di controllo di gestione

Inadeguatezza strumenti in uso

L’obiettivo della prima fase del lavoro ha di fatto progettato e sviluppato una nuova struttura di contabilità.

Gli output sono stati i seguenti:1.nuova architettura contabile2.nuovi modelli di previsione, registrazione contabile e consuntivazione3.esempio di modello di controllo

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� Premessa






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Fase di analisi - contenuti

I contenuti dell’analisi possono essere così sintetizzati

RICOSTRUZIONE DEL QUADRO NORMATIVO DI

RIFERIMENTO

RICOSTRUZIONE DEL PROCESSO

AMMINISTRATIVO CONTABILE

ANALISI DEGLI STRUMENTI IN USO

Studio delle principali normative relative al mondo scuola ed in particolare ai processi amministrativi contabili; focus di dettaglio sulle seguenti disposizioni:•AUTONOMIA SCOLASTICA (L. 59/97 - d.p.r.275/99)•REGOLAMENTO AMMINISTRATIVO CONTABILE (D.I. 44/2001 - d.Lgs 165/2001)•MECCANISMI E STRUMENTI DI MONITORAGGIO E VALUTAZIONE (d.Lgs286/99)•PARAMETRI E CRITERI DI ASSEGNAZIONE RISORSE (D.I. 21/2007)

Analisi e ricostruzione del macro processo amministrativo contabile delle scuole con evidenziazione degli attori coinvolti, delle principali deleghe e responsabilitàe delle tempistiche di riferimento; i processi sono stati divisi in 4 categorie:1.PREVISIONE E PROGRAMMAZIONE2.REGISTRAZIONE E CONSUNTIVAZIONE3.ANALISI DEGLI SCOSTAMENTI4.MONITORAGGIO E CONTROLLO

Analisi degli strumenti attualmente utilizzati nel processo amministrativo contabile con particolare attenzione ai modelli più rilevanti:•MODELLO A: PROGRAMMA ANNUALE•MODELLO I: RENDICONTO E PIANO DEI CONTI•MODELLO H: CONTO CONSUNTIVO

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Fase di analisi - criticità emerse

In base alla ricognizione effettuata sono state evidenziate una serie di problematiche e le relative soluzioni di massima individuate.

AS ISAS IS

• Tempi di programmazione dell’offerta formativa non rispettati

• Ritardi nella definizione del programma annuale

• Programmazione dei progetti solo tra gennaio e giugno

TO BETO BE

1. REVISIONE DEI PROCESSI DI PREVISIONE E DELLE DELEGHE

2. REVISIONE DELLA TEMPISTICA STANDARD CON EVENTUALE SPOSTAMENTO DELLA FASE DIREDAZIONE DEL POF A GIUGNO

3. INTRODUZIONE DI REGOLE PIÙ STRINGENTI SUI TEMPI

• Assenza di istruzioni operative per il corretto utilizzo delle voci di entrata e di spesa

• Assenza di regole e di istruzioni per la registrazione delle voci di spesa

• Utilizzo non appropriato dei residui attivi relativi ad esercizi precedenti: si tratta di crediti difficilmente incassabili

• Difficoltà di monitoraggio delle spese a causa della disomogeneità delle registrazioni contabili

1. REVISIONE DEL PROCESSO DI REGISTRAZIONE CONTABILE E DELLE DELEGHE

2. DEFINIZIONE DI UN MANUALE CONTABILE CHE IDENTIFICHI LE REGOLE E LE ISTRUZIONI OPERATIVE PER UNA CORRETTA GESTIONE DELLE VOCI DI ENTRATA, DI SPESA, PER I RESIDUI ATTIVI E PASSIVI, E PER TUTTE LE TIPOLOGIE DI TRANSAZIONI

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Fase di analisi - criticità emerse

AS ISAS IS TO BETO BE

• Assenza di regole e di una tassonomia standard per la determinazione dei progetti

• Difficoltà di monitoraggio dei progetti sia per l’errata allocazione delle spese sugli stessi sia per l’assenza di una tassonomia standard

1. CLASSIFICAZIONE DEI PROGETTI ESISTENTI (MIUR)

2. CREAZIONE DI CATEGORIE E DI TASSONOMIE STANDARD

3. DEFINIZIONE DI ISTRUZIONI OPERATIVE PER LA SCELTA DELLA CATEGORIA DI PROGETTO APPROPRIATA E PER LA CORRETTA ALLOCAZIONE DELLE ENTRATE E DELLE SPESE

• Difficoltà delle scuole di monitorare le voci di entrata; non esiste infatti uno strumento ad hoc e le scuole hanno risolto utilizzando un modello xls

• Difficoltà di utilizzo degli strumenti: in particolare, la struttura del Piano dei Conti da una parte, non è pienamente aderente alle esigenze di registrazione delle scuole, dall’altra non agevola il monitoraggio del MIUR

• Difficoltà di monitoraggio e controllo delle performance delle scuole, sia a livello di sintesi, sia a livello di dettaglio

1. PROGETTAZIONE DI STRUMENTI ADEGUATI AI FABBISOGNI DELLE SCUOLE E ADERENTI AGLI OBIETTIVI DI CONTROLLO DEL MIUR

2. PROGETTAZIONE DI SCHEDE DI CONTROLLO CHE CONSENTANO DI EFFETTUARE ANALISI SIA DI SINTESI CHE DI DETTAGLIO

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� Premessa






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Novità a livello normativo

Nella fase di analisi è stato studiato ed analizzato il quadro normativo, con approfondimenti di dettaglio relativi a norme, decreti o regolamenti che impattano in maniera preponderante sulle attività di previsione e programmazione finanziaria, gestione amministrativo contabile, monitoraggio e controllo di gestione della scuola e sulle modalità di assegnazione di risorse da parte del MIUR.

In questa fase, appare necessario soffermarsi su alcune innovazioni normative che incidono in maniera più o meno rilevante sulle attività di progettazione di nuovi strumenti per la gestione del processo amministrativo contabile.

LEGGE DI CONTABILITÀE FINANZA PUBBLICA

Legge 196/2009

LEGGE DI CONTABILITÀE FINANZA PUBBLICA

Legge 196/2009

OTTIMIZZAZIONE DELLA PRODUTTIVITÀ DEL

LAVORO PUBBLICO E DIEFFICIENZA E

TRASPARENZA DELLE PAD.Lgs 150/2009

OTTIMIZZAZIONE DELLA PRODUTTIVITÀ DEL

LAVORO PUBBLICO E DIEFFICIENZA E

TRASPARENZA DELLE PAD.Lgs 150/2009

CEDOLINO UNICO

Legge finanziaria 2010

CEDOLINO UNICO

Legge finanziaria 2010

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Contabilità e finanza pubblica

La legge 196 del 2009 nasce con l’intento di

adeguare le regole di finanza pubblica e di gestione del bilancio a quelle

dell’Unione Europea;

destinatari della riforma sono tutti i soggetti che fanno parte dell’aggregato della Pubblica

Amministrazione.Anche le scuole sono tenute ad adeguarsi, ed in base alle indicazioni della 196, si renderànecessaria una revisione del regolamento di contabilità delle Istituzioni

Scolastiche (D.I. 44/2001).

La legge 196 del 2009 nasce con l’intento di

adeguare le regole di finanza pubblica e di gestione del bilancio a quelle

dell’Unione Europea;

destinatari della riforma sono tutti i soggetti che fanno parte dell’aggregato della Pubblica

Amministrazione.Anche le scuole sono tenute ad adeguarsi, ed in base alle indicazioni della 196, si renderànecessaria una revisione del regolamento di contabilità delle Istituzioni

Scolastiche (D.I. 44/2001).

Ambiti dell’intervento

�Governo unitario della finanza: armonizzazione degli schemi di bilancio e dei sistemi di contabilità delle amministrazioni pubbliche e l’istituzione di una banca dati unitaria che dovrà raccogliere le informazioni di bilancio e gestionali degli stessi soggetti.

�Controllo della finanza pubblica: rafforzare i meccanismi e gli strumenti per il controllo quantitativo e qualitativo della spesa, attraverso un maggior orientamento alla misurazione ed alla valutazione dei risultati perseguiti con un programma di analisi e valutazione della spesa da realizzarsi anche attraverso la costituzione di appositi nuclei di analisi e valutazione.

�Trasparenza: migliorare il contenuto informativo dei documenti programmatici e di rendicontazione

I PUNTI CHIAVE

� ARMONIZZAZIONE BILANCI E COORDINAMENTO FINANZA PUBBLICA

� PREVISIONE TRIENNALE DI COMPETENZA

� BILANCIO ANNUALE DI CASSA

� REGOLE CONTABILI UNIFORMI E PDC INTEGRATO

� TASSONOMIA PER RICLASSIFICAZIONE DATI CONTABILI

� SISTEMA DI INDICATORI

I PUNTI CHIAVE

� ARMONIZZAZIONE BILANCI E COORDINAMENTO FINANZA PUBBLICA

� PREVISIONE TRIENNALE DI COMPETENZA

� BILANCIO ANNUALE DI CASSA

� REGOLE CONTABILI UNIFORMI E PDC INTEGRATO

� TASSONOMIA PER RICLASSIFICAZIONE DATI CONTABILI

� SISTEMA DI INDICATORI

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Decreto Brunetta

Il D.Lgs 150/2009, noto come “Decreto Brunetta”, nasce con l’obiettivo di attivare

processi di miglioramento continuo delle

performance della Pubblica

Amministrazione, compresi quelli delle Istituzioni Scolastiche (seppur in attesa di un decreto attuativo).In attesa di tale

decreto attuativo, resta comunque salva la necessità di tenere conto dei principi

generali del decreto, nella progettazione del sistema di controllo di

gestione degli Istituzioni Scolastiche, in particolare per quanto attiene la misurazione della performance

organizzativa ed anche individuale.

Il D.Lgs 150/2009, noto come “Decreto Brunetta”, nasce con l’obiettivo di attivare

processi di miglioramento continuo delle

performance della Pubblica

Amministrazione, compresi quelli delle Istituzioni Scolastiche (seppur in attesa di un decreto attuativo).In attesa di tale

decreto attuativo, resta comunque salva la necessità di tenere conto dei principi

generali del decreto, nella progettazione del sistema di controllo di

gestione degli Istituzioni Scolastiche, in particolare per quanto attiene la misurazione della performance

organizzativa ed anche individuale.

DEFINIZIONI

� La performance è un processo formalizzato che mira ad ottenere ed esprimere informazioni descrittive riguardo alle proprietà di un oggetto (ad esempio: un processo, un’attività, un gruppo di persone, una persona).

� Il ciclo della performance è un processo che collega la pianificazione, la definizione degli obiettivi, la misurazione dei risultati e la valutazione della performance declinata con riferimento all’Ente nella sua globalità, alle unitàorganizzative e al singolo dipendente.

� Il concetto di performance si fonda su elementi di confrontabilità, standardizzazione e semplificazione.

INDICATORI

�Gli indicatori, devono misurare la performance sia dell’Ente nel suo insieme che dei singoli dipendenti.

� Il set di indicatori dovrà essere individuato in modo che permetta di soddisfare entrambe le esigenze di valutazione, alcuni potranno avere valenza per entrambe.

� In linea di massima gli indicatori devono essere il più possibile:1.oggettivi2.misurabili3.in grado di evidenziare: efficienza, efficacia, economicità, impatto

CONTROLLO DI GESTIONE

Il Controllo di Gestione consente da una parte la misurazione del raggiungimento degli obiettivi dell’organizzazione nel suo complesso e delle singole unitàorganizzative di cui si compone, dall’altra la misurazione del grado di completamento degli obiettivi del singolo con riferimento agli obiettivi strategici dell’organizzazione.

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Cedolino Unico

Il Decreto del 1 dicembre 2010, pubblicato in G.U. del 16 dicembre 2010, da attuazione alla legge finanziaria 2010 (art. 2 comma 197) che prevedeva, a partire dal 30

novembre 2010, di effettuare il pagamento delle competenze

accessorie spettanti al personale delle

Amministrazioni dello Stato in modo congiunto alle

competenze fisse. La norma èstata poi modificata con il

rinvio dell’inizio al 1 gennaio 2011 dal Decreto Tremonti (L. 78/2010).

A partire quindi dal 1 gennaio 2011 il pagamento delle

competenze nette a favore dei dipendenti della scuola e

dell’AFAM sarà disposto con un unico titolo di pagamento,

“cedolino unico” con l’esposizione, su un’unica distinta mensile degli oneri fiscali, previdenziali e

assistenziali e di ogni altra ritenuta.

Il Decreto del 1 dicembre 2010, pubblicato in G.U. del 16 dicembre 2010, da attuazione alla legge finanziaria 2010 (art. 2 comma 197) che prevedeva, a partire dal 30

novembre 2010, di effettuare il pagamento delle competenze

accessorie spettanti al personale delle

Amministrazioni dello Stato in modo congiunto alle

competenze fisse. La norma èstata poi modificata con il

rinvio dell’inizio al 1 gennaio 2011 dal Decreto Tremonti (L. 78/2010).

A partire quindi dal 1 gennaio 2011 il pagamento delle

competenze nette a favore dei dipendenti della scuola e

dell’AFAM sarà disposto con un unico titolo di pagamento,

“cedolino unico” con l’esposizione, su un’unica distinta mensile degli oneri fiscali, previdenziali e

assistenziali e di ogni altra ritenuta.

Le novità del cedolino unico

�Con l’applicazione del”cedolino unico” ai lavoratori della scuola e dell’AFAM, con esclusione dei supplenti (fatta eccezione delle maternità), tutti gli emolumenti spettanti non saranno più pagati dalle istituzioni ma dal Service Personale Tesoro (SPT) per mezzo di ordini collettivi di pagamento.

� I pagamenti vengono gestiti su capitoli unici, nell’ambito di ogni centro di responsabilità/programma. Le spese sono imputate alla competenza del bilancio dell’anno finanziario in cui vengono disposti i pagamenti.

�Per tutte le amministrazioni statali i capitoli unici per il pagamento delle competenze fisse e accessorie al personale hanno le stesso nome: “Competenze fisse e accessorie al personale al netto dell’imposta regionale sulle attività produttive”.

� I pagamenti avvengono nello stesso modo con il quale sono state pagate finora le competenze fisse del personale e vengono effettuati nella prima mensilità di stipendio utile. A disporre i pagamenti sono le strutture destinatarie del decreto ministeriale (istituzioni scolastiche e per l’alta formazione) che sono definite Punti Ordinanti di Spesa (POS). Attraverso flussi telematici, confermati congiuntamente da Dirigenti e DSGA, per le istituzioni scolastiche, e da Direttori Amministrativi e Direttori dell’Ufficio di Ragioneria, per le istituzioni per l’alta formazione, vengono trasmesse le informazioni necessarie a SPT (Service Personale Tesoro) ad elaborare i titoli di pagamento.

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� Premessa






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Introduzione

Il lavoro di progettazione del sistema di contabilità analitica gestionale deve necessariamente partire da una valutazione dell’attuale macro processo amministrativo contabile.L’obiettivo di fondo in questa fase del lavoro è di non apportare modifiche sostanziali al macro processo, ma accorgimenti necessari da una parte all’ottimizzazione delle attività operative, dall’altra al corretto utilizzo degli strumenti, che verranno descritti nel prossimo capitolo.Inoltre non verranno apportate modifiche né alla tempistica di riferimento né alle responsabilità degli attori coinvolti.

Il lavoro si concentrerà quindi sulle macro fasi principali:

1. Processo di previsione e programmazione

2. Processo di registrazione e consuntivazione

3. Processo di analisi degli scostamenti

4. Processo di monitoraggio e controllo

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Il workflow dei processi

Il processo amministrativo contabile della scuola è stato così ricostruito in fase di analisi

NOTA: i processi di competenza del MIUR non vengono considerati

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Di seguito una prima proposta di revisione del processo amministrativo contabile (in evidenza le modifiche apportate).

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Le principali modifiche apportate riguardano quei sottoprocessi in cui è previsto l’utilizzo degli strumenti di previsione e programmazione, registrazione contabile e consuntivazione.

Particolare attenzione meritano le modifiche apportate a due sottoprocessi.

1.L’introduzione del sottoprocesso di macro previsione delle entrate, propedeutico alla redazione delle schede illustrative (modello B). L’obiettivo di fondo di tale modifica,

richiesta fortemente dalle scuole, consiste nel definire con coerenza l’ammontare delle

entrate su cui programmare e individuare il tetto di spesa.

2.La potenziale modifica del sottoprocesso di previsione della situazione amministrativa, con conseguente revisione del modello C – situazione amministrativa presunta. L’obiettivo di fondo di tale aggiustamento consiste

nell’impedire che vi sia una programmazione basata sui residui attivi. Molto spesso infatti tali residui sono relativi ad anni passati e difficilmente incassabili; si tratta quindi di somme da cui la scuola deve necessariamente prescindere in fase di programmazione delle attività formative e amministrative. Tale modifica sarà oggetto di interventi futuri, al fine di trovare una soluzione condivisa sia dal MIUR che dalle scuole.

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Inoltre, sono stati proposte alcune modifiche, inerenti l’utilizzo dei nuovi strumenti, che impatteranno sui sotto processi e sulle attività; tra queste le più rilevanti sono:

1.l’introduzione di regole di registrazione contabile da applicare sia nel processo previsionale che di registrazione contabile, al fine di rendere i dati rilevati coerenti e confrontabili;

2.l’introduzione, nel processo di registrazione contabile, dell’obbligo di abbinamento di ogni entrata/spesa ad una destinazione, fra quelle previste per tale voce in fase di programmazione. L’obiettivo è di garantire l’aggiornamento costante sia della vista per natura sia della vista per destinazione, assicurando il controllo della disponibilità di entrata prima della spesa.

Nelle prossime slide viene descritto con maggiore dettaglio il nuovo flusso processuale.

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� Premessa






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Architettura generale - introduzione

Al fine di comprendere con maggiore efficacia le modalità e le logiche di progettazione dei nuovi modelli amministrativo contabili, si ritiene necessario definire la differenza tra bilancio e controllo di gestione:

BILANCIO BILANCIO CONTROLLO CONTROLLO DIDI

GESTIONEGESTIONE

• Identifica la natura delle spese e monitora il pareggio fra entrate e uscite.

• Considera l’istituto scolastico come un complesso unitario

• Rileva i fatti esterni di gestione

• Aggrega e monitora spese di diversa natura ma con una stessa destinazione (per progetto, per attività).

• Considera l’istituto scolastico come un insieme di gestioni diverse (progetti, attività, gestioni economiche)

• Rileva i fatti interni di gestione

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Sulla scorta delle esigenze del MIUR, delle scuole e dei principi dettati dalla normativa di riferimento si sono individuate le linee guida progettuali:

1.1. PROGRAMMARE IN MANIERA EFFICIENTEPROGRAMMARE IN MANIERA EFFICIENTE2.2. ALLOCARE CORRETTAMENTE ENTRATE E SPESEALLOCARE CORRETTAMENTE ENTRATE E SPESE3.3. REPORT LEGGIBILI E CONFRONTABILIREPORT LEGGIBILI E CONFRONTABILI

� Programmazione strategica pluriennale partendo dal dato oggettivo che le entrate Ministeriali sono date; di conseguenza è necessario orientare le scuole alla ottimizzazione delle risorse disponibili e alla ricerca di nuove fonti di finanziamento.

� Esigenza di portare le scuole ad un bilancio annuale di cassa, quindi definizione di un processo graduale per supportare le Istituzioni Scolastiche al perseguimento di questo obiettivo.

� Esigenza di un monitoraggio puntuale dei flussi di spesa e delle entrate corrispondenti per favorire l’eliminazione dei residui.

� Obiettivo di uniformare le modalità di registrazione dei dati per rendere confrontabili i bilanci delle Istituzioni Scolastiche;

� Dotare le Istituzioni Scolastiche di strumenti per l’applicazione dei principi sopra descritti.

Architettura generale – linee guida

OBIETTIVIOBIETTIVI

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I nuovi modelli sono stati progettati tenendo conto delle esigenze delle scuole e del MIUR ma anche considerando le innovazioni e gli impulsi derivanti dal contesto normativo.Nella progettazione dei nuovi modelli si è tenuto conto in particolar modo dei seguenti punti chiave:

Architettura generale – impulsi normativi

� Introduzione di una pianificazione pluriennale

� Adozione di regole contabili uniformi e comune piano dei conti integrato per consentire il consolidamento e il monitoraggio dei dati;

� Adozione di schemi di bilancio articolati in missioni e programmi

� Classificazione delle entrate e delle spese in “correnti” e “per investimento”

Legge 196/2009Legge 196/2009

• La definizione di criteri univoci di contabilizzazione delle voci di bilancio e l’obiettivo di assicurare, tramite una struttura coerente, l’omogeneità dei dati, rappresentano i primi passi verso la costruzione di indicatori oggettivi, misurabili e confrontabili.

Decreto BrunettaDecreto Brunetta

Per quanto riguarda il cedolino

unico si rimanda ad apposito focus

relativo alle spese del personale,

presente all’interno della

descrizione del Piano dei Conti

Cedolino UnicoCedolino Unico

Inoltre, seppur non ancora perseguibile, uno degli obiettivi di fondo è di adeguarsi agli indirizzi della legge 196/2009 in tema di bilancio di cassa e costruzione di un sistema di raccordo tra contabilità finanziaria ed economico-patrimoniale.

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Architettura generale - metodologia

La logica di costruzione dei nuovi modelli può essere rappresentata come segue:

Registrazione per natura della transazioneRegistrazione per natura della transazione

Il processo di rilevazione contabile prevede come primo passo l’identificazione della fonte delle entrate e della natura delle spese; in un secondo momento, all’atto della registrazione verrà richiesta la rilevazione della destinazione.

Report per natura o per destinazioneReport per natura o per destinazione

Visualizzazione della natura o della destinazione della transazione. Il processo di costruzione dei report di previsione in genere parte dalla destinazione (progetti, attività), in fase di consuntivazione dalla natura.

Nuovo Piano dei ContiNuovo Piano dei Conti

Nuovo modello di Nuovo modello di

BudgetBudget

Nuovo modello di Nuovo modello di

ConsuntivazioneConsuntivazione

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Il percorso metodologico seguito per la costruzione dei modelli parte dalla progettazione del Piano dei Conti in quanto espressione del massimo grado di dettaglio per quanto concerne la rappresentazione di entrate e spese; la costruzione del Budget tiene conto dell’impostazione del modello contabile; infine, il modello di Consuntivazione rispecchia, in un’ottica di confrontablità, l’impostazione del Budget.

Registrazione Registrazione

contabile contabile ––

Piano dei ContiPiano dei Conti

Previsione Previsione ––

Budget e Bilancio di Budget e Bilancio di

PrevisionePrevisione

Consuntivazione Consuntivazione ––

Conto Consuntivo e Conto Consuntivo e

RendicontoRendiconto

Il nuovo Piano dei Conti prevede l’introduzione di livelli omogenei di registrazione contabile, definendo il principio che a guidare è la tipologia di fonte per le entrate e di natura per le spese.

I modelli di previsione rispondono ai criteri del modello contabile in ottica di distinzione tra fonte/natura e destinazione di entrate e spese. Il Modello di Budget è stato progettato con una visione prevalente di destinazione delle entrate e delle spese. Il Bilancio di Previsione è stato sviluppato con una visione prevalente per fonte delle entrate e natura delle spese.

I modelli di consuntivazione rispondono ai criteri del modello contabile in ottica di distinzione tra fonte/natura e destinazione di entrate e spese, e sono collegati automaticamente con il Piano dei Conti.Il Conto Consuntivo è stato sviluppato con una visione prevalente per fonte delle entrate e natura delle spese (vedi Bilancio di Previsione).Il Rendiconto è stato progettato con una visione prevalente di destinazione delle entrate e delle spese (vedi Budget).

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Infine si presentano le diverse dimensioni che caratterizzano la nuova architettura.

FONTE / NATURA

La prima dimensione èrappresentata dalla fonte per quanto concerne le entrate e la natura per le

spese.La struttura della

dimensione fonte / natura èorganizzata su quattro livelli

DESTINAZIONE

La seconda dimensione èrappresentata dalla

destinazione delle entrate e delle spese; la struttura di

tale dimensione èorganizzata su tre livelli.

IMPUTAZIONEIMPUTAZIONE

La terza dimensione è invece caratteristica soltanto di quelle scuole che presentano situazioni particolari, come gli Istituti Comprensivi; tale dimensione consente di individuare il centro d’imputazione non coincidente con l’intera Istituzione Scolastica

L’individuazione di un centro d’imputazione consente alle realtà più complesse, ossia che accorpano più indirizzi di studio, di monitorare la gestione per corso

di studio.

Nei modelli che verranno presentati nelle prossime slide la terza dimensione non è stata considerata; le altre due dimensioni verranno invece descritte al massimo livello di dettaglio. Si veda un esempio xls per visualizzare il report in caso di utilizzo di tre dimensioni.

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Flusso documentale

Il flusso documentale derivante dal macro processo amministrativo contabile è stato cosìricostruito in fase di analisi

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Flusso documentale

L’ipotesi di nuovo flusso documentale è rappresentata di seguito (in evidenza le modifiche).

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Flusso documentale

Le modifiche apportate agli strumenti utilizzati e al flusso documentale sono numerose; molte modifiche dipendono in maniera sostanziale dalla nuova architettura del modello contabile.

Le innovazioni di maggiore rilievo possono essere così sintetizzate:

1.eliminazione modello E: la nuova architettura e il nuovo Programma Annuale consentiranno in automatico una vista relativa alla natura delle spese previste;2.introduzione modello A1: strumento necessario alla macro previsione delle entrate per tipologia di destinazione e di conseguenza alla individuazione di un tetto di spesa;3.ristrutturazione del modello A: il nuovo Programma Annuale avrà una doppia vista: per destinazione (A2 - budget) e per natura (A3 – bilancio di previsione)4.ristrutturazione Piano dei Conti: revisione della struttura del Piano dei Conti con l’introduzione di livelli di registrazione omogenei e coerenti;5.revisione dei collegamenti tra il Piano dei Conti e il Conto Consuntivo: le registrazioni contabili dovranno essere collegate automaticamente al Conto Consuntivo;6.ristrutturazione del Conto Consuntivo: revisione delle struttura del modello con visione prevalente per fonte delle entrate e natura delle spese.

NOTA: il modello C per in questa fase del lavoro non viene modificato ma dovrà essere

oggetto di futuro approfondimento, relativamente alla struttura del modello e alle modalità di

connessione con il Programma Annuale

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Flusso documentale

Nelle slide seguenti verranno presentate nel dettaglio le modalità di costruzione dei nuovi strumenti.

In particolar modo, gli strumenti modificati afferiscono alle tre fasi di previsione, registrazione contabile e consuntivazione.

previsione registrazione consuntivazione

MODELLO A1

MODELLO B

MODELLO C

MODELLO A2

MODELLO A3

PIANO DEI CONTI MODELLO H

MODELLO I

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Strumenti di Previsione – introduzione

Oggi le scuole, in fase di previsione, compilano n modelli B in relazione al numero di attivitàe progetti; inoltre redigono il modello C, con l’obiettivo di prevedere la situazione amministrativa di fine esercizio.Tali dati successivamente vengono aggregati nel modello A.

Scheda illustrativaMODELLO B

Programma Annuale

MODELLO A

Compilazione schede illustrative per progetti e attività

Aggregazione degli n modelli B e del modello C nel Programma Annuale

Descrizione delle entrate per fonte

Descrizione delle spese per natura

Descrizione delle entrate per fonte

Descrizione delle spese per natura

e per destinazioneSituazione amm.va presuntaMODELLO C

Previsione della chiusura di cassa, e della situazione dei residui

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Strumenti di Previsione – modello B

L’attuale modello B (scheda illustrativa) è strutturato come segue:

DESTINAZIONE ATTIVITÀ - PROGETTO

Entrate

Spese

Avanzo di amministrazione presuntoFinanziamenti dallo StatoFinanziamenti dalla Regione Finanziamenti da Enti locali o da altre istituzioni pubbliche

Contributi da privatiProventi da gestioni economicheAltre entrateMutui

PersonaleBeni di consumoAcquisto di servizi e utilizzo beni di terziAltre speseOneri straordinari e da contenziosoBeni di investimentoOneri finanziariRimborsi e poste correttive

FONTE Aggregato fonteAggregato fonteI livelloI livello

Tipologia naturaTipologia naturaI livelloI livelloNATURA

Redazione della scheda illustrativa in base alla tipologia di destinazione: attività o progetto.

Previsione delle entrate, relative alla destinazione selezionata, in base alla fonte di finanziamento.

Previsione delle spese, relative alla destinazione selezionata, in base alla natura dell’uscita.

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Strumenti di Previsione – modello C

Il modello C è stato progettato con l’intento di rappresentare la situazione amministrativa presunta.

È strutturato come segue:

Conto di cassaA Descrive la situazione di cassa al 31 ottobre

Avanzo o disavanzo complessivoB

Descrive la situazione dei residui attivi e passivi, sia dell’esercizio sia degli anni precedenti

Integrazioni fino a fine esercizioC Descrive le riscossioni presunte e le spese

presunte fino alla chiusura dell’esercizio

L’utilizzo del modello C in fase di programmazione ha portato in alcuni casi le scuole a prevedere la copertura delle spese con i residui attivi; tali residui attivi però rappresentano crediti che difficilmente saranno recuperabili.

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Strumenti di Previsione – modello A

L’attuale modello A (Programma Annuale) è strutturato come segue:

Entrate

Spese




NATURA/DESTINAZIONE

Previsione delle entrate in base alla fonte di finanziamento.

Previsione delle spese, in base sia alla natura di uscita sia alla destinazione; le due dimensioni sono in questo caso difficilmente estrapolabili

Attività Funzionamento amministrativo generaleFunzionmento didattico generaleSpese di personaleSpese d'investimentoManutenzione edifici

Progetti Progetto 1Progetto nAzienda agrariaAzienda specialeAttività per conto terziAttività convittuale

Gestioni economiche

30 marzo 2011 - 36

Strumenti di Previsione – criticità

Modello B Modello A

Struttura delle entrate





PRINCIPALI EVIDENZE

�Le voci che caratterizzano le entrate sono le medesime nei due modelli�Non è evidenziata la destinazione dei finanziamenti: non sono quindi classificati per attività progettuale e/o per attività di gestione e funzionamento, differentemente da quanto avviene per le spese�L’attuale struttura non consente l’evidenziazione delle entrate che corrispondono a partite di giro in merito a spese anticipate dalle scuole e rimborsate dagli Enti Locali proprietari degli immobili�La voce “avanzo di amministrazione presunto” comprende spesso residui attivi che non vengono riscossi da diversi anni: l’inserimento di tali residui attivi inficia la fase di programmazione e previsione�La previsione è solo annuale

Sulla scorta dell’analisi effettuata, riportiamo alcune problematiche relative al passaggio dal modello B al modello A.

30 marzo 2011 - 37

Strumenti di Previsione – criticità

Modello B Modello A

Struttura delle spese

PersonaleBeni di consumoAcquisto di servizi e utilizzo beni di terziAltre speseOneri straordinari e da contenziosoBeni di investimentoOneri finanziariRimborsi e poste correttive



Gestioni economiche

PRINCIPALI EVIDENZE

�Mentre le voci di spesa del modello B sono classificate per natura, le voci presenti nel modello A sono classificate sia per natura che per destinazione�Non vi è distinzione tra le spese correnti da quelle per investimenti�I costi del personale sono presenti in diverse voci: non è quindi possibile avere una vista sintetica di una delle voci di uscita più rilevante�La struttura delle spese non evidenzia voci che corrispondono a partite di giro per uscite anticipate dalle scuole e successivamente rimborsate dagli Enti Locali.

Contabilizzati prevalentemente per natura

Contabilizzati per destinazione

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Strumenti di Previsione – nuovo schema logico

Nuovo Modello B

Scheda di previsione per attività (B1)

Scheda di previsione per progetto (B2)

Scheda di previsione per

gestione economica (B3)

Modello A2

Budget

Il nuovo modello di previsione mira a rappresentare in maniera completa le attività di programmazione delle scuole.Lo schema logico per la formazione del budget e del bilancio di previsione è il seguente:

Compilazione singole schede illustrative per

tipologia di destinazione

Aggregazione dei dati delle singole schede nel budget (visione prevalente per destinazione) e nel bilancio di previsione (visione prevalente

per natura)

Modello A1Macro

previsione

Attività di previsione a livello macro

Modello A3

Bilancio di previsione

DBPROGRAMMA ANNUALE

MODELLO C

Verifica della situazione amministrativa

30 marzo 2011 - 39


FASE 1: stima delle entrate per fonte di finanziamento (modello A1)

FASE 2: ripartizione delle entrate e delle spese per destinazione ottenendo il

pareggio fra fonti ed impieghi in ciascuna scheda (modello B)

L’obiettivo del nuovo schema di formazione del Programma Annuale consiste nel proporre un modello di previsione, che sia coerente con le modalità operative delle scuole, e risponda all’esigenza di gestione di risorse date, favorendo il principio di una programmazione relativa a finanziamenti realmente disponibili nell’esercizio finanziario (principio di cassa).

Particolare attenzione meritano le prime due fasi del processo di previsione:

Il software gestionale, in automatico, dovrà permettere il controllo della allocazione di tutte le entrate ed il pareggio fra entrate ed uscite per ogni scheda progettuale.

30 marzo 2011 - 40


Il nuovo flusso documentale risponde ad una duplice esigenza:-previsione di un tetto di spesa per una programmazione efficiente;-mancato utilizzo dei residui attivi in fase di programmazione

Modello A1Macro previsione

Il modello A1 rappresenta uno schema di previsione macro delle entrate che le scuole prevedono di ricevere durante l’anno; tale schema permette alle scuole di prevedere il limite massimo di spesa allocabile in fase di compilazione del modello B.

Nuovo Modello B Scheda di previsione

Il modello B è necessario alla definizione della programmazione scolastica in termini di entrate e spese, secondo le tipologie di destinazione predefinite: attività, progetti e gestioni economiche. Nella fase di compilazione delle schede illustrative non potrà essere superato il massimale di spesa derivante dalle entrate previste nel modello A1 di macro previsione.

Modello A2Budget

Modello A3Bilancio di previsione

Dalla compilazione delle schede di previsione sarà possibile derivare in maniera automatica il Budget, costruito con una visione prevalente per destinazione.

Dalla compilazione delle schede di previsione sarà possibile derivare in maniera automatica il Bilancio di Previsione, costruito con una visione prevalente per fonte delle entrate e natura delle spese.

Modello Csituazione amm.va

Il modello C rappresenta la situazione di cassa effettiva al momento della programmazione e l’avanzo/disavanzo presunto dell’esercizio in corso; concorre alla previsione delle entrate.

30 marzo 2011 - 41

Strumenti di Previsione – nuovo modello A1

Il primo step all’interno del processo di previsione consiste nell’evidenziazione a livello macro delle entrate previste; in caso di risorse che già si prevedono vincolate ad una determinata destinazione sarà doveroso indicarlo in questa fase.Tale strumento consente alle scuole di individuare le risorse a disposizione per la programmazione di dettaglio.La struttura del modello A1 è la seguente:

DESTIN

AZIO

NE (solo in caso di

risorse vincolate)

Tipologia di

Tipologia di

destinazione

destinazione

I I livello

livello

TIPOLOGIA

PREDEFIN

ITA

I livelloI livello

II II livellolivello

TIPOLOGIA PREDEFINITA

CATEGORIA PREDEFINITA

Tipologia entrateTipologia entrate

Categoria fonte Categoria fonte entrateentrate

FONTE ENTRATE

struttura standard

III III livellolivello

VOCE PREDEFINITA

Dettaglio fonte Dettaglio fonte entrateentrate

PROGETTI (solo in caso di

PROGETTI (solo in caso di

risorse vincolate)

risorse vincolate) ENTRATE ENTRATE

CORRENTICORRENTI

FINANZIAMENTI FINANZIAMENTI DA ENTI PUBBLICIDA ENTI PUBBLICI

ENTRATE

esempio

FINANZIAMENTI FINANZIAMENTI STATOSTATO

IV IV livellolivello

VOCE PREDEFINITA

Tipologia vincolo Tipologia vincolo / dotazione/ dotazione

VINCOLATIVINCOLATI

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Strumenti di Previsione – nuovo modello B

Il secondo step all’interno del processo di previsione è rappresentato dalla compilazione delle schede di previsione.Le nuove schede saranno costruite in base alla tipologia di destinazione:•B1: scheda di previsione per attività•B2: scheda di previsione per progetto•B3: scheda di previsione per gestione economica

In fase di previsione l’allocazione della spesa per destinazione è vincolate fino al 2°livello che rappresenta la tassonomia definita a livello Ministeriale, mentre la previsione delle entrate e delle spese è vincolante fino al 3°livello.

La struttura generale è la seguente:

Tipologia di Tipologia di destinazionedestinazione

Categoria di Categoria di destinazionedestinazione

I livelloI livello


DESTINAZIONE Scelta della destinazione secondo i livelli definiti

ProgettiProgetti

Progetti di linguaProgetti di lingua

I livelloI livello




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Strumenti di Previsione – nuovo modello B

I livelloI livello



FONTE ENTRATE Previsione delle entrate per fonte di finanziamento



VOCE PREDEFINITA




I livelloI livello



Entrate correntiEntrate correnti

Finanziamenti da Finanziamenti da Enti PubbliciEnti Pubblici

Finanziamenti Finanziamenti RegioneRegione

I livelloI livello



NATURA SPESE Previsione delle spese per natura



VOCE PREDEFINITA

Tipologia spesaTipologia spesa

Categoria spesaCategoria spesa

Dettaglio spesaDettaglio spesa

I livelloI livello



Spese correntiSpese correnti

Beni di consumoBeni di consumo

Carta, cancelleria Carta, cancelleria e stampatie stampati

30 marzo 2011 - 44

Strumenti di Previsione

La fase di previsione della situazione amministrativa deve necessariamente essere revisionata. La proposta, emersa dal confronto anche con il gruppo di lavoro dei DSGA, è di evidenziare la liquidità circolante disponibile, legata ad economie attuate all’interno della scuola, ad attività conto terzi o ad entrate non previste.

Tale valore potrebbe essere determinato come segue:

IPOTESI

Liquidità circolante disponibile

+ CONTO DI CASSA (FONDO CASSA AL 31/10 + presunte entrate/uscite)+ RESIDUI ATTIVI DEL TRIENNIO DI PROGRAMMAZIONE ACCERTATI- RESIDUI PASSIVI

Parte della liquidità così determinata potrebbe essere utilizzata per alimentare due nuovi fondi rischi:

1.Fondo anticipazioni / rischi in percentuale alle anticipazioni fatte dall’IS.Il fondo rimane vincolato fino a quando l’IS incassa le somme anticipate, con lo scopo di tutelare la scuola ma anche il DSGA/DS.2.Fondo accantonamenti per investimenti: da collegare alla previsione triennale. Potrebbe essere utilizzato come accantonamento per investimenti, solo se tale investimento èprogrammato entro tre esercizi.

30 marzo 2011 - 45


Le diverse schede di previsione vengono aggregate nel documento di budget, costruito con una visione prevalente per destinazione.

La struttura del nuovo modello di budget (A2) è la seguente:

DESTIN

AZIO

NE

Tipologia di

Tipologia di

destinazion

destinazion

ee

I I livell

livell

oo

TIPOLOGIA

PREDEFIN

ITA

I livelloI livello






I livelloI livello






FONTE ENTRATE

NATURA SPESE PROGETTI

PROGETTI

ENTRATE ENTRATE CORRENTICORRENTI


SPESE CORRENTISPESE CORRENTI

BENI DI CONSUMOBENI DI CONSUMO

ENTRATE

SPESE

esempiostruttura standard

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Le diverse schede di previsione vengono aggregate nel Bilancio di Previsione, costruito con una visione prevalente per natura.La struttura del Bilancio di Previsione (A3) è la seguente:

I livelloI livello






I livelloI livello






FONTE ENTRATE

NATURA SPESE

ENTRATE CORRENTIENTRATE CORRENTI

FINANZIAMENTI DA FINANZIAMENTI DA ENTI PUBBLICIENTI PUBBLICI



ENTRATE

SPESE


VOCE PREDEFINITA


FINANZIAMENTI FINANZIAMENTI REGIONEREGIONE

CARTA, CANCELLERIA CARTA, CANCELLERIA E STAMPATIE STAMPATI


VOCE PREDEFINITADettaglio spesaDettaglio spesa


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Strumenti di Previsione - la gestione dei residui attivi

Radiazione dei Residui Attivi

La radiazione di un residuo attivo può avvenire immediatamente in caso di dichiarazione da parte del debitore di insolvenza, oppure a condizione che siano stati esperiti i tentativi di incasso, siano passati almeno due esercizi e sia conclusa la programmazione triennale a cui il residuo fa riferimento. La radiazione non estingue il debito.

Incasso dei Residui Attivi

L’incasso di un residuo attivo può avvenire immediatamente in caso di erogazione del corrispettivo economico da parte del debitore.

30 marzo 2011 - 48

Strumenti di Previsione – regole di base

Prima di passare alla descrizione degli strumenti di registrazione, appare necessario presentare alcune regole di base relative alla fase di previsione.

1. Avanzo di amministrazione esercizio in corso: essendo enti pubblici, tutti gli IS devono programmare SENZA prevedere avanzi di amministrazione. L’obiettivo deve essere di utilizzare tutte le risorse realmente disponibili.

2. Avanzo di amministrazione presunto (a fine esercizio precedente): attualmente l’avanzo presunto deriva dal modello C, che include i residui relativi ad esercizi precedenti. Questo ha portato molti IS a programmare spese su fonti di fatto non disponibili, innescando un circolo vizioso di programmazione non veritiera. In una prima fase di transizione verso il nuovo modello contabile, si sono individuate alcune regole per il contenimento dei residui, portate all’attenzione delle scuole del gruppo di lavoro, ma che dovranno essere formalizzate in un documento ufficiale, in ogni caso:

• Residui attivi esercizi precedenti: non devono essere impegnati ma inseriti nella disponibilità finanziaria da programmare (z).

• Stralcio residui attivi esercizi precedenti: applicazione delle regole di radiazione. (Erogazioni da parte del ministero alle IS in sofferenza da utilizzare ad incasso residui più recenti, a seguire radiazione di quelli datati e di quelli sicuramente inesigibili)

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Strumenti di Registrazione – PdC attuale

La progettazione del nuovo Piano dei Conti parte dall’analisi approfondita del precedente modello.Il Piano dei Conti attualmente in uso, è strutturato come segue:

ENTRATEENTRATE

La struttura delle entrate è articolata su due livelli: entrambi i livelli prevedono voci standard, non modificabili

04 01 Unione Europea 02 Provincia non vincolati 03 Provincia vincolati 04 Comune non vincolati 05 Comune vincolati 06 Altre istituzioni

Finanziamenti da Enti locali o da altre istituzioni pubbliche

VoceAggregato

Aggregato fonteAggregato fonte

Voce dettaglio Voce dettaglio fonte, tipologia di fonte, tipologia di

vincolo o di vincolo o di dotazionedotazione

I livelloI livello

II livelloII livello

Il primo livello prevede la registrazione della fonte di entrata per macro tipologia

Il secondo livello prevede la registrazione o del dettaglio della fonte di entrata e/o della tipologia di vincolo e/o della tipologia di dotazione

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Strumenti di Registrazione – PdC attuale

SPESESPESE

La struttura delle spese èarticolata su tre livelli, di cui due obbligatori e uno “semi-libero” (alle scuole è concesso aggiungere delle voci su una struttura predefinita).

Livello 1 (Tipo) Livello 2 (Conto) Livello 3 (Sottoco nto)01 Personale 01 001 Compensi netti

002 ritenute previdenziali e assistenziali003 Ritenute erariali 004 Altre ritenute 099 Arrotondamenti

Supplenze brevi e saltuarie docenti

Tipologia naturaTipologia natura

Conto naturaConto natura

I livelloI livello


Il primo livello prevede la registrazione della tipologia di natura della spesa: personale, beni di consumo, ecc

Il secondo livello prevede la registrazione del conto all’interno della tipologia scelta.

Sottoconto naturaSottoconto naturaIII III

livellolivelloIl terzo livello prevede la registrazione del sottoconto legato al conto scelto.

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Strumenti di Registrazione – nuovo PdC: entrate

DECLINAZIONE DELLE ENTRATE

L’utilizzo dei tre pilastri sopraindicati permette di:�differenziare la gestione corrente dalla gestione relativa ad operazioni pluriennali;�individuare le fonti di finanziamento;�visualizzare la destinazione delle entrate.

TIPOLOGIA• ENTRATE CORRENTI• ENTRATE IN C/CAPITALE• ENTRATE STRAORDINARIE

DESTINAZIONE

FONTE DI FINANZIAMENTO

• FINANZIAMENTI PER ATTIVITA’• FINANZIAMENTI PER PROGETTI• ENTRATE PER GESTIONI ECONOMICHE

• ENTI PUBBLICI• PRIVATI• AUTOFINANZIAMENTO

Il nuovo Piano dei Conti viene costruito con una visione prevalente per fonte delle entrate e natura delle spese, pur non tralasciando l’attributo informativo della destinazione.La struttura delle entrate viene quindi determinata come segue.

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ENTRATE ENTRATE –– REGISTRAZIONE PER FONTEREGISTRAZIONE PER FONTE



I livelloI livello


Il primo livello prevede la registrazione della tipologia di entrata: corrente o in conto capitale

Il secondo livello prevede la registrazione della fonte di entrata secondo categorie predefinite: finanziamenti da enti pubblici, finanziamenti da privati, ecc, ecc


Tipologia di vincolo Tipologia di vincolo o di dotazioneo di dotazione


IV livelloIV livello

Il terzo livello prevede il dettaglio della fonte di entrata, che dipende dalla categoria selezionata; ad esempio in caso di finanziamenti da enti pubblici: finanziamenti stato, finanziamento regione, ecc,ecc

Il quarto livello prevede la registrazione della tipologia di vincolo e/o della tipologia di dotazione

La struttura delle entrate è così articolata:

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ENTRATE ENTRATE –– DEFINIZIONE DELLA DESTINAZIONEDEFINIZIONE DELLA DESTINAZIONE

Tipologia di destinazione

Categoria di destinazione

I livello

II livello

Il primo livello prevede la scelta della tipologia di destinazione: attività, progetti, gestioni economiche

Il secondo livello prevede la scelta di categorie standard all’interno della tipologia selezionata; ad esempio, per i progetti: progetti di musica, teatro e spettacolo oppure progetti di lingua

Voce di destinazione

III livello

Il terzo livello prevede il dettaglio della destinazione, chiaramente in base alle scelte precedenti; quindi in caso di progetti di lingua: progetti di lingua inglese, o progetti di lingua francese, ecc ecc

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Si propone di seguito un esempio: supponiamo che la scuola riceva un finanziamento regionale destinato alla realizzazione dello spettacolo di Natale. Come deve essere registrato utilizzando il nuovo Piano dei Conti?

ENTRATE

Finanziamenti da Enti

Pubblici

Vincolato

Finanziamenti

Regione

REGISTRAZIONE PER FONTEREGISTRAZIONE PER FONTE DEFINIZIONE DELLA DESTINAZIONEDEFINIZIONE DELLA DESTINAZIONE

Finanziamenti per

Progetti

Progetti di musica,

teatro e spettacolo

Spettacolo di Natale



I livelloI livello



Tipologia di vincolo o Tipologia di vincolo o di dotazionedi dotazione

III livelloIII livello


Entrate correnti




I livello

II livello

III livello

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Strumenti di Registrazione – nuovo PdC: spese

DECLINAZIONE DELLE SPESE

L’utilizzo dei tre pilastri sopraindicati permette di:�differenziare la gestione corrente dalla gestione relativa ad operazioni pluriennali;�visualizzare la destinazione della spesa per progetti, attività e gestioni economiche;�visualizzare le diverse tipologie di spesa.

•SPESE CORRENTI•SPESE PER INVESTIMENTO

•SPESE PER ATTIVITA’•SPESE PER PROGETTI•SPESE PER GESTIONI ECONOMICHE

•PERSONALE•BENI DI CONSUMO•ACQUISTO SERVIZI E GODIMENTO BENI DI TERZI•ALTRE SPESE

TIPOLOGIA

DESTINAZIONE

NATURA

La struttura delle spese viene determinata come segue.

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SPESE SPESE –– REGISTRAZIONE PER NATURAREGISTRAZIONE PER NATURA

Tipologia speseTipologia spese

Categoria spese Categoria spese

I livelloI livello


Il primo livello prevede la registrazione della tipologia di spesa: corrente o per investimenti

Il secondo livello prevede la registrazione della natura della spesa secondo macro categorie predefinite: personale, beni di consumo, acquisto servizi, ecc

Dettaglio speseDettaglio spese

Voce spese Voce spese



Il terzo livello prevede il dettaglio della natura della spesa, che dipende dalla categoria selezionata; ad esempio in caso di spese per di beni di consumo: carta e cancelleria oppure giornali e riviste.

Il quarto livello prevede la registrazione della voce di spesa, che dipende dalle scelte precedentemente effettuate; in caso di acquisto beni – carta e cancelleria: carta.

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I livello

II livello


III livello

SPESE SPESE –– DEFINIZIONE DELLA DESTINAZIONEDEFINIZIONE DELLA DESTINAZIONE

Il primo livello prevede la scelta della tipologia di destinazione: attività, progetti, gestioni economiche

Il secondo livello prevede la scelta di categorie standard all’interno della tipologia selezionata; ad esempio, per i progetti: progetti di musica, teatro e spettacolo oppure progetti di lingua

Il terzo livello prevede il dettaglio della destinazione, chiaramente in base alle scelte precedenti; quindi in caso di progetti di lingua: progetti di lingua inglese, o progetti di lingua francese, ecc ecc

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Si propone di seguito un esempio: supponiamo che la scuola nell’ambito dell’organizzazione dello spettacolo di Natale debba acquistare cancelleria per preparare la scenografia. Come si registra utilizzando il nuovo Piano dei Conti?

SPESE

Beni di consumo

Cancelleria

Carta, cancelleria e

stampati

REGISTRAZIONE PER NATURAREGISTRAZIONE PER NATURA DEFINIZIONE DELLA DESTINAZIONEDEFINIZIONE DELLA DESTINAZIONE

Spese per Progetti

Progetti di musica,

teatro e spettacolo

Spettacolo di Natale

Tipologia speseTipologia spese

Categoria speseCategoria spese

I livelloI livello


Dettaglio speseDettaglio spese

Voce speseVoce spese

III livelloIII livello


Spese correnti




I livello

II livello

III livello

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Strumenti di Registrazione – nuovo PdC: spese del personale

Contrattati e pagati a livello centrale

Contrattati a livello di IS, monitorati dall’IS e pagati a

livello centrale

COMPETENZE FISSE

COMPETENZE ACCESSORIE

Contrattate e liquidate a livello di IS

SUPPLENZE BREVI E ALTRE

COMPETENZE RESIDUALI

La scuola comunica le presenze, ma la contrattazione, la determinazione degli importi e l’erogazione sono centralizzati

La contrattazione e la comunicazione delle competenze maturate è a carico dell’IS; in base a tali comunicazioni l’erogazione è centralizzata.

La contrattazione, il monitoraggio della maturazione delle competenze, ed anche la liquidazione sono a carico dell’IS. Per le supplenze i fondi sono comunque ministeriali, esistono poi altri oneri accessori, che derivano da progetti finanziati da altre fonti (progetti europei, contributi allievi etc).

Le voci sia di Entrata che di Spesa presenti sul Piano dei Conti saranno visibili integralmente sul modello PdC in formato xls; inoltre tali voci sono ancora oggetto di confronto con le scuole del gruppo di lavoro. Una particolare attenzione per incidenza sul costo totale della scuola, e anche alla luce delle novità introdotte dal Cedolino Unico, meritano le spese inerenti il Personale. Tali spese, con l’avvento del Cedolino Unico, sono gestite con tre modalità diverse:

30 marzo 2011 - 60

Strumenti di Registrazione – nuovo PdC: spese del personale

Con l’applicazione del principio di cassa, in bilancio sarebbero registrate solo le spese del personale contrattate e liquidate dalla scuola.In tal modo le Istituzioni scolastiche non avrebbero la possibilità di monitorare in maniera puntuale i costi del personale, determinati dalla scuola ma liquidati centralmente.Di contro, già esiste un sistema di comunicazione di tali informazioni verso il MEF, per cui la gestione diretta in bilancio, rischia di duplicare la registrazione.

PROPOSTA

Prevedere la rilevazione centralizzata delle informazioni relative alla contrattazione e alla rilevazione delle competenze accessorie, che alimenti sia il flusso informativo verso il MEF che verso il MIUR. La parte di bilancio relativa a tali voci, si alimenta in automatico e si visualizza nel bilancio dell’IS, ma la scuola dovrà procedere alla definizione della destinazione di tali ore e quindi di tali costi.

Pensando ad un’attività di benchmarking e controllo sempre più puntuale, sarebbe utile monitorare anche gli oneri accessori che non transitano da cedolino unico. L’obiettivo è di evidenziare le modalità di monitoraggio del costo medio del personale, ma anche dei progetti collegati.

riflessione

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Strumenti di Registrazione – nuovo PdC: conclusioni

ENTRATE

Le principali modifiche rispetto al Piano dei Conti precedente sono:•Classificazione delle entrate in “correnti” e “in conto capitale”.•Definizione omogenea del 2° livello per fonte di finanziamento•Definizione di un 4°livello libero per inserimento fonte di entrata•Creazione di macrocategorie di entrata•Aggiunta della voce entrate da autofinanziamento per evidenziare la capacitàdelle scuole di creare reddito al di fuori dei finanziamenti pubblici o privati•Distinzione tra residui anno in corso e residui anni precedenti•Maggiore dettaglio nella composizione avanzo di amministrazione: distinzione tra avanzo dovuto alla gestione da quello relativo ai residui anno in corso e anni precedenti.

SPESE

Le principali modifiche rispetto al Piano dei Conti precedente sono:•Classificazione delle spese in “correnti” e “per investimenti”.•Distinzione delle voci “Contributi e oneri a carico” (INPS, IRAP, INPDAP, INAIL) per singolo istituto contrattuale, (ex voce 1.11 eliminata e inserita su ciascun istituto contrattuale).•Evidenza aggregato “imposte e tasse” su 2°livello, anche per consentire al MIUR di monitorarne l’incidenza.•Evidenza per spese utenze e manutenzioni ordinarie e straordinarie le spese a carico degli Enti locali.

Per concludere si presenta l’elenco delle principali modifiche apportate al Piano dei Conti:

30 marzo 2011 - 62

Strumenti di Registrazione – regole di base

L’obiettivo di andare verso un bilancio di cassa, comporta la definizione di alcuni criteri di rilevazione delle entrate/uscite volto alla riduzione del fenomeno di creazione dei residui.

In particolare:1)La liquidazione delle spese, se non sono state incassate le relative entrate di competenza, deve determinare l’apertura di una partita contabile, questo in particolare per i finanziamenti vincolati e le partite di giro. 2)La scuola, in autonomia, può decidere di utilizzare la disponibilità di cassa non vincolata per spese per cui non sono ancora state rilevate le entrate, tale regola può essere seguita solo seguendo criteri di prudenza e di certezza delle future entrate (es. anticipo il pagamento delle supplenze ma è già stata ricevuta comunicazione dal Ministero del prossimo trasferimento).3)Nel caso in cui sia necessario anticipare le spese per ottenere un finanziamento (ad esempio, in caso di Progetti Europei), la scuola può anticiparle con il fondo di cassa disponibile non vincolato, ma nel contempo creare un accantonamento in bilancio pari ad una percentuale (da definire) del credito residuo. Il fondo creato, quando la scuola riesce a incassare il finanziamento, potrà essere destinato ad alimentare la disponibilità da investire.

Prima di passare alla descrizione degli strumenti di consuntivazione, appare necessario presentare alcune regole di base.

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Inoltre si ritiene utile presentare un esempio relativo alle modalità di registrazione contabile, sia per quanto riguarda le entrate che le spese.

Al momento della registrazione sarà necessario rilevare la transazione per fonte delle entrate

e natura delle spese, non tralasciando la definizione della destinazione.

ESEMPIO REGISTRAZIONE ENTRATE

Registrazione per fonte

Finanziamenti dallo Stato - vincolati 60

Definizione della destinazione

Funzionamento Amministrativo

NOTA:In questo caso il nuovo software contabile dovrebbe proporre l’elenco delle destinazioni previste in budget.

Sarà OBBLIGATORIO l’inserimento della destinazione di ogni entrata/uscita

rilevata, da “agganciare” al terzo livello delle uscite e al quarto delle entrate.

FUNZIONAMENTO AMMINISTRATIVOEntrate Previste Accertate Incassatefinanziamenti vincolati da stato 100 100Diritto allo studio 70 60 0

TOTALE 170 160 0Spese Previste Impegnate Liquidatesuplenze brevi ATA 90Carta cancelleria stampati 40Materiale accessorio 40

TOTALE 170 0 0

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ESEMPIO REGISTRAZIONE SPESE

Registrazione per natura

Supplenze brevi ATA 30

Definizione della destinazione

Funzionamento Amministrativo

FUNZIONAMENTO AMMINISTRATIVOEntrate Previste Accertate Incassatefinanziamenti vincolati da stato 100 100 60Diritto allo studio 70 60 0

TOTALE 170 160 60Spese Previste Impegnate Liquidatesuplenze brevi ATA 90 40Carta cancelleria stampati 40Materiale accessorio 40

TOTALE 170 40 0

NOTA:In questo caso il nuovo software contabile dovrebbe proporre l’elenco delle destinazioni previste in budget.

Il software gestionale dovrà:1) rendere obbligatorio l’aggancio al terzo livello delle uscite ed al quarto delle entrate per quanto

concerne l’inserimento della destinazione;2) visualizzare le sole destinazioni per cui tale spesa/entrata è stata prevista;3) bloccare o segnalare l’utilizzo di fonti di entrata vincolate per destinazioni diverse;4) bloccare o segnalare in modo evidente la rilevazione di uscite se prima non sono state

registrate le entrate afferenti;5) segnalare il saldo fra entrate/uscite per destinazione.

30 marzo 2011 - 65

Strumenti di Consuntivazione – introduzione

Un discorso molto simile a quello fatto per i modelli di previsione, può essere fatto per gli strumenti di consuntivazione.

In base alle registrazioni contabili, in particolare a mandati e reversali, vengono compilati n modelli I in relazione al numero di attività e progetti; tali dati vengono aggregati nel modello H.

Rendiconto MODELLO I Conto Consuntivo

MODELLO HRendiconto MODELLO I

Compilazione rendiconto per progetti e attività

Aggregazione degli n modelli I nel Conto Consuntivo

Descrizione delle entrate per

fonte

Descrizione delle spese per

natura

Descrizione delle entrate per

fonte

Descrizione delle spese per

natura e per destinazione

30 marzo 2011 - 66

Strumenti di Consuntivazione – modello I

Dal punto di vista architetturale il modello I, che sottende il Piano dei conti, è strutturato come segue:

DESTINAZIONE ATTIVITÀ - PROGETTORedazione del Rendiconto in base alla tipologia di destinazione: o attività o progetto.

Aggregato fonteAggregato fonte

Voce dettaglio fonte, tipologia di Voce dettaglio fonte, tipologia di vincolo o di dotazionevincolo o di dotazione

I livelloI livello


Tipologia naturaTipologia natura

Conto naturaConto natura

I livelloI livello


Sottoconto naturaSottoconto naturaIII III

livellolivello

ENTRATE

SPESE

Rendicontazione delle entrate in base alla fonte; al secondo livello si registrano informazioni diverse: o il dettaglio della fonte, o il tipo di vincolo, o il tipo di dotazione.

Rendicontazione delle spese in base alla natura delle uscite, su tre livelli di dettaglio.

30 marzo 2011 - 67

Strumenti di Consuntivazione – modello H

L’attuale modello H (Conto Consuntivo) è strutturato come segue:

Entrate

Spese




NATURA/DESTINAZIONE

Consuntivazione delle entrate in base alla fonte di finanziamento.

Consuntivazione delle spese, in base sia alla natura di uscita sia alla destinazione; le due dimensioni sono in questo caso difficilmente estrapolabili



Gestioni economiche

Le problematiche relative ai modelli di consuntivazione sono identiche a quelle presentate per i modelli di previsione.

30 marzo 2011 - 68

Strumenti di Consuntivazione – nuovo schema logico

NUOVO PIANO DEI CONTI

NUOVO MODELLO I

NUOVO MODELLO H

Il nuovo modello di Consuntivazione mira a rappresentare in maniera completa le attività di rendicontazione e consuntivazione delle scuole.Lo schema logico per la formazione del conto consuntivo è il seguente:

Le registrazioni contabili alimentano in maniera diretta il Conto Consuntivo (modello H) e il Rendiconto (modello I)

1. Aggregazione dei dati delle registrazioni contabili nel conto consuntivo (visione prevalente per natura)

2. Rendicontazione dei dati registrati in contabilità per tipologia di destinazione, sia a livello macro (modello I), sia a livello di dettaglio (modelli I1, I2, I3)

I nuovi modelli sono stati costruiti in maniera tale da assicurare una coerente ed

oggettiva confrontabilità tra la previsione e la consuntivazione.

Nuovo modello I1

Nuovo modello I2

Nuovo modello I3

30 marzo 2011 - 69

Strumenti di Consuntivazione – nuovo modello H

Le registrazioni contabili alimentano automaticamente il Conto Consuntivo, costruito con una visione per natura.La struttura del nuovo modello di consuntivazione è la seguente (si noti che la struttura èperfettamente sovrapponibile al Bilancio di Previsione – mod. A3):

I livelloI livello






I livelloI livello






FONTE ENTRATE

NATURA SPESE

ENTRATE CORRENTIENTRATE CORRENTI

FINANZIAMENTI DA FINANZIAMENTI DA ENTI PUBBLICIENTI PUBBLICI



ENTRATE

SPESE


VOCE PREDEFINITA


FINANZIAMENTI FINANZIAMENTI REGIONEREGIONE

CARTA, CANCELLERIA CARTA, CANCELLERIA E STAMPATIE STAMPATI


VOCE PREDEFINITADettaglio spesaDettaglio spesa


30 marzo 2011 - 70

Strumenti di Consuntivazione – nuovo modello I

Le registrazioni contabili alimentano automaticamente anche il Rendiconto, costruito con una visione per destinazione.La struttura del nuovo modello di rendicontazione è la seguente (si noti che la struttura èperfettamente sovrapponibile al Budget – mod. A2):

DESTIN

AZIO

NE

Tipologia di

Tipologia di

destinazion

destinazion

ee

I I livell

livell

oo

TIPOLOGIA

PREDEFIN

ITA

I livelloI livello






I livelloI livello






FONTE ENTRATE

NATURA SPESE PROGETTI

PROGETTI

ENTRATE ENTRATE CORRENTICORRENTI




ENTRATE

SPESE


30 marzo 2011 - 71


Tipologia di Tipologia di destinazionedestinazione

Categoria di Categoria di destinazionedestinazione

I livelloI livello


DESTINAZIONE

ProgettiProgetti

Progetti di linguaProgetti di lingua

I livelloI livello




Infine, dalle registrazioni contabili e dalle aggregazioni visibili a livello macro nel modello I, si alimentano le nuove schede di rendicontazione, costruite in base alla tipologia di destinazione:

•I1: scheda di rendicontazione per attività•I2: scheda di rendicontazione per progetto•I3: scheda di rendicontazione per gestione economica

La struttura generale è la seguente (si noti la perfetta sovrapponibilità con le schede di previsione – modelli B1, B2, B3):

Rendicontazione per destinazione secondo i livelli definiti

30 marzo 2011 - 72


I livelloI livello



FONTE ENTRATE Rendicontazione delle entrate per fonte di finanziamento



VOCE PREDEFINITA




I livelloI livello



Entrate correntiEntrate correnti

Finanziamenti da Finanziamenti da Enti PubbliciEnti Pubblici

Finanziamenti Finanziamenti RegioneRegione

I livelloI livello



NATURA SPESE Rendicontazione delle spese per natura



VOCE PREDEFINITA



Dettaglio spesaDettaglio spesa

I livelloI livello



Spese correntiSpese correnti

Beni di consumoBeni di consumo

Carta, cancelleria Carta, cancelleria e stampatie stampati

30 marzo 2011 - 73


� Premessa






30 marzo 2011 - 74

Chiusura prima fase

L’analisi effettuata, gli impulsi derivanti dall’innovazione normativa (vedi legge 196/2009, d.lgs 150/2009), la spinta delle scuole, hanno determinato la necessità di definire una nuova architettura amministrativo contabile che permettesse di superare i limiti degli attuali modelli; i risultati ottenuti rappresentano però soltanto il primo tassello all’interno di un processo di cambiamento che investe in maniera rilevante la gestione amministrativa delle scuole.

I risultati della prima fase innestano un meccanismo che può essere così rappresentato:

1. Nuova architettura modello amministrativo contabile2. Nuova struttura dei modelli di previsione, registrazione e consuntivazione3. Esempi di modelli di controllo4. Condivisione del modello con le scuole del gruppo tecnico

RISULTATI PRIMA FASE

ESIGENZA DI PREDISPOSIZIONE DEGLI STRUMENTI

ESIGENZA INFORMATIVA E FORMATIVA

I risultati della prima fase e i contenuti della seconda fase dovranno essere trasferiti al management scolastico, centrale e locale, tramite un piano formativo strutturato.

La definizione della nuova architettura e degli strumenti che da essa derivano, necessita di essere combinata con lo sviluppo del processo amministrativo contabile e la predisposizione di dettaglio dei modelli operativi.

30 marzo 2011 - 75

Gli obiettivi

Per rispondere in maniera tempestiva ai fabbisogni evidenziati, é necessario organizzare un intervento che consenta, da una parte, di sviluppare dal punto di vista metodologico il lavoro della prima fase, dall’altra, di iniziare un graduale percorso di accompagnamento delle scuole verso il cambiamento.

Gli obiettivi operativi a breve e medio termine sono i seguenti:

breve termine medio termine

1. Definire il nuovo regolamento amministrativo contabile e predisporre gli strumenti collegati

2. Progettare un percorso formativo che consenta da una parte di creare un corpo di formatori in grado di trasferire le competenze al management scolastico e ai revisori, dall’altra di predisporre i contenuti formativi anche per la formazione a medio termine

3. Erogare la formazione ai formatori e monitorare i risultati

4. Erogare la formazione ai revisori

5. Erogare la formazione al management scolastico (DS e DSGA)

6. Monitorare l’andamento della formazione e valutare i risultati della stessa in termini di competenze acquisite

7. Monitorare l’utilizzo dei nuovi strumenti e l’applicazione delle procedure

30 marzo 2011 - 76

Conclusioni e Prospettive

La fase 1 di sviluppo del Modello di Contabilità Analitico Gestionale, nel rispetto dei tempi previsti, può considerarsi terminata.

Sarà ora necessario iniziare la condivisione con il MEF del lavoro fin qui svolto con la creazione di un apposito gruppo di lavoro cui parteciperà un ristretto gruppo di Dsga dell’attuale gruppo tecnico.

Nel contempo viene avviata la fase 2 i cui obiettivi principali sono così riassumibili:

1.Consolidare il nuovo processo di registrazione contabile e predisporre gli strumenti da

utilizzare

2.Ampliare il nuovo processo di pianificazione e predisporre gli strumenti da utilizzare

3.Strutturare il nuovo processo di consuntivazione/reporting e predisporre gli strumenti da

utilizzare

4.Redigere il nuovo regolamento amministrativo contabile

5.Avviare il percorso formativo

Sviluppo del modello di contabilitàanalitica gestionale · 2011-06-09 · Il progetto di...

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