Studio dentistico informatizzato • Germano Usoni o...

P gestione dello studio

ildentistamodernofebbraio 2011

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LStudio dentistico informatizzato o informatizzazione della professione dentale? Un approccio alternativo al problema

Riassunto L’avvento della tecnologia digitale sta modificando tutti i campi lavorativi, non ultima l’area medica. Il diffondersi di apparecchiature digitali anche nel campo dentistico ha reso indispensabile l’uso del computer. Ciò dovrebbe permettere di informatiz-zare lo studio dentistico in maniera adeguata per ottimizzare tutti gli aspetti. La gestione informatizzata è sempre più rivolta agli aspetti clinici e si deve trasformare in un risparmio di tempo e in ultima analisi in un risparmio economico. Un attento studio dei software sviluppati per studi dentistici, rivolto soprattutto a considerare le aree critiche del lavoro nella sua quotidianità e alle soluzioni proposte, ha portato a sviluppare negli anni, un gestionale dentale specificatamente programmato per lo studio odontoiatrico che potesse rispondere alle “vere” esigenze di lavoro. Le soluzioni sviluppate spesso non si riscontrano nei più diffusi gestionali. Partendo da una scelta controcorrente, utilizzando cioè una piattaforma alternativa alla più diffusa, si è riusciti a “costruire” un software funzionale e intuitivo nel suo utilizzo, sempre in evoluzione e in implementazione, tanto che si è deciso di distribuirlo gratuitamente tramite internet, per poterci avvalere delle critiche e dei suggerimenti dei colleghi. L’articolo porta il lettore ad avere nuovi elementi di giudizio sui software in commercio. Un’analisi che non si basi sul numero di funzioni che possiede il programma, ma su come queste vengono espresse, può portare a una migliore valutazione nella difficile fase di acquisto.

z Parole chiave: gestionale per studi dentistici, computer, software

Summary Computerized dental office or computerization of the dental practice? An alternative approach to the problemThe advent of digital technology is changing all working fields, not least the medical area. The spread of digital equipment in the dental field, also has forced the use of computers. This should allow computerizing the dental practice appropriately to optimize all aspects.The computerised management is increasingly directed clinical aspects and it must be transformed in a saving of time and last analysis in an economic saving. A careful study of the softwares developed for dental studies, aimed mainly at consider the critical areas of work in his everyday life and the proposed solutions, led us to develop over the years, a dental management specifically programmed to our study that could meet the “real” work requirements. The solutions developed are often not found in most popular management. Departing from a choice countercurrent, using that is a platform alternative to the most diffused, it was possible to build a functional and intuitive software in its use, ever evolving and implementation so much that we decided to distribute it for free via the Internet, to be able to avail themselves of criticisms and suggestions from colleagues. The article carries the reader to having new elements of judgment on the softwares in commerce. An analysis that is not based on the number of functions the program has, but how they are expressed, may lead to a better assessment in difficult phase of purchase.

z Keywords: dental management, computer, software

La nostra è una professione in continua

evoluzione, il termine “dentista”, oggi,

con l’aumentare delle specializzazioni, è

diventato riduttivo. Possiamo fare il dentista

in molti modi. Alcuni colleghi operano

solamente nel proprio studio ma, sempre

più frequentemente, i dentisti collaborano

in uno o più studi come specialisti. Anche gli

studi dentistici possono avere dimensioni e

particolarità molto differenti: si possono trovare

studi ancora gestiti con la carta e altri con un

terminale a ogni poltrona gestito da un server1.

La tecnologia ci spinge sempre più verso la

digitalizzazione, le immagini di fotocamere,

RVG, ortopantomografi e ora miniTac implicano

l’uso del computer2. Negli anni l’attenzione

all’aspetto gestionale della nostra professione

è cresciuto, gli adempimenti a carico del

titolare di studio sono aumentati, l’intervento

delle assicurazioni come terzi paganti, con

la grande mole di moduli che ne deriva,

schiaccia lo studio monoprofessionale che

fino a ora è stato il cardine dell’odontoiatria

italiana. Non possiamo non essere

informatizzati3.

All’inizio degli anni 90 chi voleva essere al

passo con i tempi, si informava su come

gestire lo studio con un computer.

Nel 1990 gli studi informatizzati erano pochi,

circa il 25%4, il mondo era ancora in piena

era del DOS, anche se Microsoft con

Windows 3.1 tentava di farci credere che non

esistesse più.

Il dentista tipo, privo di ogni esperienza

informatica, si aggirava tra gli stand

dell’Expodental, poi, stordito dalle

presentazioni comprava un gestionale.

Scegliere un buon gestionale dentale,

oggi come allora, è difficile: mentre un

riunito o una serie di banchi piuttosto che

un’autoclave ci svelano facilmente le loro

caratteristiche, il gestionale dentale rivela

le sue mancanze solo dopo che è già stato

acquistato (e dopo che è stato sottoscritto

il contratto di abbonamento annuale)

e di solito ci lega con l’impossibilità di

esportazione dei dati. Il dentista, arrivato

in studio, scopriva che configurare un

programma da zero e un tariffario era

tutt’altro che banale, nell’uso ci si accorgeva

poi come molte cose andavano modificate.

• Germano Usoni

[email protected] 34 20/01/11 14.45


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Non tutti i colleghi hanno la stessa affinità

per il mezzo informatico, molti si scontravano

con il DOS e i suoi comandi astrusi, ma

ancor più con i programmi di gestione

che erano molto meno evoluti di adesso. I

commerciali vendevano spesso software che

gli sviluppatori stavano ancora completando.

I programmi naturalmente erano modulari,

a ogni modulo per aggiungere funzioni

corrispondeva un esborso non indifferente e

un aumento del canone annuo.

Spesso succedeva che a distanza di tempo il

dentista facesse ancora le fatture a mano!

Il computer di allora si bloccava spesso

ma, fortunatamente, un amico esperto,

bisognoso di cure dentali, non mancava a

nessuno. Gli studi dentistici erano salvi.

Va ricordato, per i giovani odontoiatri, che

la storia dell’informatica moderna (quella di

Microsoft e Apple) ha origine nella seconda

metà degli anni 70, perciò nei primi anni 90

con il DOS e Windows 3.1 stavamo circa per

uscire dall’età della pietra.

Un “C:” lampeggiante salutava le mattine dei

dentisti di tutto il mondo, di tutti quelli che

non avevano Macintosh5. Nel 1993 i Mac

erano avanti anni luce ma poco diffusi, chi

ne vedeva uno se ne innamorava subito: di

colpo la gerarchia di un hard disk diventava

ovvia, le criptiche dyrectory del DOS erano

trasformate in semplici cartelle, poter

trascinare oggetti sul desktop con il mouse

era un sogno.

Il Quadra 840 AV (figura 1), il più potente

di allora, funzionava con la telecamera

endorale senza aggiungere schede di

acquisizione!

Sul lato programma gestionali però erano

dolori: Gesdent, ora non più in commercio,

nato per gli schermi da 9 pollici dei primi

Mac Classic compatti, era complesso da

usare e poco ergonomico pur essendo

completo, GSO e xDent neanche nati

(figura 2).

Chi, come me, si innamorò del Macintosh

iniziò a chiedersi se fosse poi così difficile

farsi un programma..., ma farselo con quale

linguaggio di programmazione?

Scartando i linguaggi di programmazione

troppo ostici per un dentista, il primo

approccio possibile poteva essere con un

database relazionale: nel mondo Mac c’erano

4thDimension e FileMakerPro6,7.

In quegli anni, con il diffondersi di internet,

nacque DentistiFMPMac, una mailing

list di dentisti appassionati di Macintosh

e FileMaker sulla quale si discuteva di

professione, programmi gestionali e Apple8.

Decidere di seguire FileMaker poteva essere

un azzardo: la versione di allora, 2.1 (figura 3),

non era neanche relazionale, e Apple, come

aveva abbandonato lo stupendo HyperCard,

avrebbe potuto fare lo stesso con il brutto

anatroccolo FileMaker; fummo fortunati e,

come nella favola, FileMaker divenne il cigno

dell’odierna versione. La gestione informatica

dello studio si è evoluta, il gestionale

moderno va al di là dell’anagrafica e della

1. Immagine dell’installazione informatica del 1996 con la telecamera endorale e due schermi e due tastiere comandate da un solo computer.

2. Immagine del primo gestionale per Macintosh, Gesdent del 1993, nato per i Macintosh compatti con schermi da 9 pollici; era completo ma un po’ macchinoso da usare, qui montato sul Mac del 20° anniversario Apple (1997).

3. Il primo lavoro eseguito con FileMaker Pro 2.1 nel 1994: una cartella ortodontica.



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fatturazione, in esso devono confluire ed

essere facilmente reperibili tutte le immagini

cliniche del paziente9.

Volendo informatizzare uno studio, i

ragionamenti sono tanti; ancora prima di

pensare al software vanno valutate alcune

caratteristiche: la presenza o meno di un

collegamento internet, la presenza di una

rete fisica interna, il numero delle poltrone,

il numero di assistenti alla poltrona e di

collaboratori, la presenza o meno di una

segretaria, di un ortopantomografo, di

un RVG o di una fotocamera digitale e,

soprattutto, bisogna avere ben chiaro che

tipo di informatizzazione dello studio si vuole

ottenere (figura 4a)10.

Uno studio, anche grande, con una segretaria

efficiente a tempo pieno, può decidere

(accontentandosi) di utilizzare un solo

computer; al contrario uno studio di due

sole poltrone può essere equipaggiato di tre

computer e non aver bisogno della segretaria

(figura 4b)11.

Personalmente credo che, una volta deciso di

informatizzare la struttura, sia necessario farlo

senza compromessi; la situazione ideale è

quella di prevedere durante la progettazione

una rete fisica certificata, di dotarsi di un

server dove mettere i dati (alimentato da un

gruppo di continuità) e di terminali (client) alle

poltrone e in reception (figura 4c).

Con questa conformazione, tutti i dati

sono accessibili da tutte le postazioni; gli

aggiornamenti della scheda di lavoro, gli

appuntamenti, le fatture possono essere

fatti nei tempi morti della seduta da qualsiasi

operatore12.

I backup dei dati del server possono essere

automatizzati di notte su dischi esterni.

Ultima considerazione per chi avesse il sogno

di gestire la professione completamente

senza carta, ahimé, di fronte ai moduli

di anamnesi, di consensi sulla privacy, di

4. a. La piantina del nostro studio con in rosso le posizioni consigliate per i teminali in rete del gestionale e in blu le posizioni consigliate per i monitor destinati ai pazienti. b. La reception, regno della segretaria, senza la segretaria. Con un terminale per ogni postazione di lavoro, tutto il team, volendo, può svolgere funzioni di segreteria. c. Il server c’è ma non si vede! Il piccolo MacMini sotto la mensola funge da server e comanda le presentazioni sul monitor in sala d’attesa. Sopra la mensola i moduli nei contenitori (i testi sono presenti nel programma) spiegano il nostro modo di “essere odontoiatri” ai pazienti.

4 a

4 b 4 c



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preventivi e, negli ultimi anni, alle pratiche per

i finanziamenti, rimarrà deluso.

Gli schedari continueranno ad aver bisogno di

grossi spazi nello studio.

L’articolo vuole fornire ai colleghi elementi

concreti per poter valutare un programma

gestionale. Informatizzare bene lo studio è

una grande opportunità dalla quale derivano

risparmio di tempo e in ultima analisi un

vantaggio economico13.

Iniziamo l’analisi dall’interfaccia: spesso

l’esigenza di vendere il prodotto dopo una

presentazione in una fiera di settore fa sì che

i programmatori propongano schermate che

sono a dir poco “fantasiose”.

Bill Atkinson, creatore di HyperCard nel 1987,

asseriva che un’interfaccia ben costruita

doveva funzionare anche in bianco e nero e il

suo lavoro lo dimostrava14.

Oggi questo concetto continua a essere

valido e, a ben pensarci, uno dei motivi del

successo di Apple è la cura dei particolari sia

nelle macchine che nell’interfaccia del suo

sistema operativo15.

La cura dei particolari è anche la caratteristica

principale della professione dentale.

Per il nostro gestionale, abbiamo cercato di

seguire delle regole ferree per l’interfaccia: le

scritte dei titoli sono in grigio, il contenuto dei

campi in nero (per far risaltare i dati sensibili)

(figura 5), l’uso delle icone è ridotto al minimo

(i pulsanti riportano le scritte e sono grandi

per essere facilmente cliccati col mouse) il

colore è usato solo dove serve, le linguette

delle sezioni sono in basso per risparmiare

spazio. La struttura “modale” del programma

propone finestre protette e guida nei percorsi.

Una particolare navigazione, definita “sul

contatto attivo”, facilita le operazioni. Avere

solo i tasti che servono dove servono per

non confondere l’utente è il frutto di anni di

evoluzione16. Da subito abbiamo avvertito

la necessità di distribuire il nostro lavoro a

un gruppo di studi dentistici di dimensioni

diverse che hanno funzionato da beta tester,

grazie a questi feedback siamo arrivati a

definire l’aspetto odierno. Più di una volta

abbiamo passato ore e ore anche solo per

rivedere una procedura, per riuscire a togliere

un pulsante da una schermata o per farlo

scomparire e comparire secondo il contesto.

Per evitare errori dell’utente, nel programma

abbiamo inserito un gran numero di sistemi

di controllo. Questa evoluzione ha generato

un’interfaccia coerente che cerca di non

lasciare dubbi all’utente; le pochissime mail

di richieste d’aiuto testimoniano la bontà di

questo processo.

I software per lo studio dentistico nascono

per uno scopo comune, ma non fanno

le stesse cose nello stesso modo; uno dei

vantaggi di aver riunito la figura del dentista

e dello sviluppatore è stato quello di aver

adattato il software al sistema di lavoro dello

studio e non viceversa. Abbiamo cercato di

sviluppare maggiormente l’aspetto clinico

ed ergonomico17, senza la pretesa di renderlo

completo a tutti i costi, tanto che solo da

poco stiamo aggiungendo sezioni nuove,

come ad esempio la scheda parodontale.

Un aspetto che divide l’utenza di tutti i

programmi per studio dentistico è l’uso

dell’agenda elettronica (figura 6).

Abbiamo trovato così tante resistenze,

che da molto tempo non insistiamo

più sul suo utilizzo: abbiamo fatto in

modo che il programma si potesse usare

indifferentemente con o senza agenda.

Noi riteniamo che l’agenda sia il nodo

centrale del programma di gestione tanto

6. Una schermata dell’agenda con in primo piano l’appuntamento da assegnare. A destra la sezione “cerca contatti” con il “contatto attivo” che corrisponde all’appuntamento.

5. La schermata anagrafica aperta in una finestra modale. Pulsanti grossi che riportano chiaramente la funzione. Il sottostante Menu è raggiungibile solo se si chiude la finestra superiore.



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che consideriamo non usare l’agenda del

programma un insuccesso del processo di

informatizzazione.

Utilizzando il programma dal menu, il centro

nevralgico diventa la cartella clinica del

paziente e la gestione del tempo è demandata

all’agenda cartacea.

Utilizzando l’agenda elettronica, diventa

centrale la gestione del tempo e dall’agenda

elettronica con assolutamente solo due

click accediamo alla scheda di lavoro

(cartella clinica) del paziente; fondamentale

è l’immediatezza, anche solo un terzo click

sarebbe inaccettabile nell’uso quotidiano.

Torneremo in seguito su questa fondamentale

differenza che produce un vero miglioramento

dell’informatizzazione dello studio18.

In tutti i gestionali ci sono sezioni ad alto

traffico, come agenda e schede di lavoro; altre

si utilizzano una sola volta in un ciclo di cure,

come la definizione del piano di lavoro; altre

le incontriamo una sola volta nel rapporto

con il paziente come l’anagrafica; alcune si

usano una volta all’anno come per la revisione

dei tariffari e delle aree che si usano una

sola volta nella vita del programma, come le

impostazioni durante l’attivazione.

Quelle che ricorrono con maggiore

frequenza sono le più critiche; prendiamo

in considerazione prima queste, in ordine di

frequenza d’uso, facendo alcuni esempi pratici.

La telefonataDalla telefonata il paziente percepisce già

alcune informazioni sul nostro studio; il modo

di rispondere al telefono dello studio deve

essere attentamente stabilito; soprattutto se

a rispondere non è sempre la segretaria, è

preferibile uniformare lo stile dello studio.

L’agenda deve essere strutturata per

essere d’aiuto in questo compito solo

apparentemente banale; quando una persona

chiama non dovrà mai sentirsi chiedere se

è già nostro paziente, magari dopo aver

speso somme ingenti nel nostro studio…;

eppure può succedere, se chi risponde è male

addestrato, se è un paziente che non vediamo

da anni, se siamo in un momento critico o se

non abbiamo lo strumento giusto19.

In questo caso lo strumento di grande aiuto

è la ricerca rapida, che è accessibile sia in

menu che in agenda; inserendo nel campo

“cerca contatti” progressivamente delle lettere,

otterremo una ricerca sempre più stretta dei

nominativi.

Nel caso di cognomi uguali potremo allora

chiedere al paziente: ma lei è Rossi Mario o

Rossi Carlo? Dando l’impressione di averlo

riconosciuto; a quel punto, scelto il nominativo,

quel paziente diviene il “contatto attivo”; sotto

il suo nome, che viene evidenziato in arancio,

vedremo tutti i suoi numeri telefonici e i suoi

appuntamenti.

Ora saremo in grado in un attimo di saper

rispondere a qualsiasi domanda ci sarà

posta; facendo comparire la sua scheda,

oppure cliccando su giorno e ora desiderati

potremo assegnare l’appuntamento senza

dover digitare nulla, cliccando invece sulla

lista degli appuntamenti del contatto attivo

raggiungeremo immediatamente la data in

questione.

La caratteristica di poter assegnare

appuntamenti senza dover scrivere è un

vantaggio sull’agenda cartacea, diminuendo

di fatto la possibilità di errori di scrittura o

incomprensibilità di grafia.

L’agenda elettronica, a differenza della

cartacea, è consultabile su ogni terminale in

studio e anche da remoto, ad esempio su un

iPhone.

L’agenda del programma, modellata sulle

esigenze del nostro studio, può gestire fino

a cinque operatori e cinque poltrone ma,

con gli schermi dei computer di oggi (ad

esempio, l’iMac da 21,5 pollici) arrivare a 8 non

richiederebbe modifiche strutturali.

Le schermate dell’agenda sono solo due,

una settimanale per ogni utente e una

giornaliera con raffigurati gli impegni di tutti

gli utenti; la schermata settimanale raffigura

cinque giorni ma, un avviso colorato nel

calendario di navigazione avvisa di impegni

fissati di sabato o domenica. A ogni utente è

assegnata una posizione di lavoro preferenziale

contrassegnata da un colore. La navigazione

è completamente demandata al calendario in

alto a destra.

Il giorno in corso è evidenziato dallo sfondo

bianco con la scritta arancio; gli altri hanno

sfondo grigio.

Navigare tra le due schermate è semplice,

cliccando sull’etichetta del giorno si entra

nella schermata giorno di tutti gli operatori;

analogamente dalla schermata giorno

cliccando su un operatore si accede alla

schermata settimana del singolo operatore.

Nella schermata settimana, l’operatore attivo

è indicato in alto a sinistra; scegliendo dal

menu a tendina un nuovo operatore vedremo

comparire i suoi impegni settimanali.

Non avendo la possibilità, con FileMaker, di

trascinare con il mouse un appuntamento

per modificarlo, sono state impostate

scorciatoie di tastiera, per spostare, duplicare

o ridimensionare gli appuntamenti; gli

appuntamenti mancati sono segnalati

in corsivo verde, i pazienti da richiamare

telefonicamente in grassetto rosso.

Naturalmente possiamo inserire appuntamenti

per pazienti non ancora registrati in anagrafica,

oppure bloccare periodi non lavorativi,

inserire note o ridimensionare l’intervallo di

mezzogiorno.

Per poter rivaleggiare con l’agenda cartacea,

abbiamo tenuto conto di poter inserire

negli appuntamenti in agenda ogni tipo

di nota; quando un appuntamento è stato

ridimensionato a una sola riga (15 minuti), un

punto colorato a sinistra, indica la presenza

di una nota; sarà sufficiente passare con

il mouse sull’appuntamento per leggerla,

ridimensionando l’appuntamento si

ridimensiona anche la nota.

Da circa un anno in studio inviamo sms per

ricordare l’appuntamento. Il servizio ha avuto

successo tra i pazienti che hanno percepito

la novità come un aumento di attenzione nei



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loro confronti. Questa funzione manda gli sms

in automatico agli appuntamenti del giorno

successivo, (pur rimanendo la possibilità

di scegliere in modo diverso); se abbiamo

prenotato un sms per quell’appuntamento,

un pallino arancione compare a destra del

nome del paziente. Una volta inviato l’sms,

il pallino diventa blu o grigio a seconda

dell’esito dell’invio. L’agenda così strutturata

è di enorme aiuto per la segretaria: con la

ricerca contatto, rispondendo al telefono

vede subito se chi ha chiamato è già nostro

paziente; con la navigazione semplificata,

sfoglia l’agenda come con quella di carta; con

il contatto attivo, inserisce l’appuntamento

con soli due click senza digitare sulla tastiera;

con la lista degli appuntamenti già assegnati,

può raggiungere con un click la data di un

appuntamento per spostarlo20.

Una necessità che abbiamo sentito nello

studio è stata quella di comunicare tra noi

anche quando gli orari non permettono di

incontrarci; volevamo poter lasciare note

senza usare post-it incollati in ogni parte

dello studio, così all’apertura del software

Promemoria (un elenco di cose da fare) ci

avvisa se ci sono scadenze e in particolare

quante sono per l’utente corrente.

Con Promemoria possiamo creare appunti

di cose che dobbiamo fare, o appunti per

gli altri membri dello studio; a queste note

afferiscono anche le note che si prendono

nelle schede dentali o ortodontiche. Possiamo

dare priorità differenti alle note (colori

differenti), dare note ripetitive (periodiche).

Le note non saranno più a video una volta

spuntate come eseguite.

Integrazione agenda cartelle“Signorina, dove è la cartella di Rossi?

Sono sicuro di averla vista qui tra le altre

del pomeriggio...!” Uno dei compiti della

segretaria è preparare il foglio con la

scaletta degli appuntamenti e le relative

cartelle dei pazienti. È necessario avere

“sotto mano” la cartella del paziente; in

questo caso l’integrazione tra la cartella e

l’agenda è fondamentale. Con il paziente in

poltrona, l’area critica del programma diventa

l’integrazione tra la cartella clinica e l’agenda:

non a caso era la mia necessità primaria sin dal

primo gestionale che ho avuto (figura 7).

Chiusa la scheda del paziente appena

congedato, ci si presenta l’agenda con il suo

elenco del giorno; è sufficiente scegliere il

nominativo successivo per aprire la scheda

corrispondente. Si genera così un flusso

velocissimo tra agenda e cartelle e il tutto è

accessibile da qualsiasi punto dello studio.

Cartella clinicaLa cartella clinica deve dare il maggior

numero di informazioni, cliniche, di gestione

ed economiche senza cambiare videata.

Dal punto di vista ergonomico è importante

la posizione dei monitor; bisogna distinguere

quelli per la gestione da quelli per le immagini

(figura 8), in quanto i primi devono essere alle

7. La schermata giornaliera con gli appuntamenti degli operatori, i differenti colori indicano la sala operatoria. Cliccando sul nome dell’operatore, si accede alla schermata della settimana.

8. L’immagine mostra la posizione del monitor gestionale alle spalle del paziente. La posizione consente l’uso da parte di ambedue gli operatori. La schermata mostra l’agenda giornaliera.



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spalle del paziente, per essere raggiungibili

anche dall’assistente, mentre gli altri devono

essere visibili dalla poltrona (potremmo essere

su una cartella di un altro paziente) (figura 9).

Con una rotazione del capo deve essere

possibile consultare l’odontogramma che con

un semplice codice colore ci informa dello

stato di avanzamento dei lavori; la tastiera sarà

utilizzata prevalentemente dall’assistente per

reperire le lastre, per l’aggiornamento dei dati

e per la stesura del preventivo.

Nella stessa videata dobbiamo poter

consultare gli appuntamenti futuri e lo stato

dei pagamenti.

I tempi “morti” della seduta, come

l’accoglienza del paziente e prima del riordino

della sala, possono essere sfruttati per fissare

nuovi appuntamenti o per impostare la fattura

direttamente dalla sala, che sarà inviata alla

stampante di rete.

La prima visita è un momento importante

per acquisire il paziente. L’odontoiatra deve

concentrarsi sulla bocca e non deve essere

distratto dalla creazione di una nuova scheda

dentale. L’assistente, alle spalle del paziente,

avrà questo compito. La possibilità di fare

più varianti di scheda dentale e di presentare

le stampe in modo gradevole può avere un

peso nell’accettazione del preventivo. Avere il

monitor della telecamera separato da quello

del programma permette al medico di usare

la telecamera endorale e alla signorina di

scrivere in cartella contemporaneamente.

Definizione del piano di lavoroAll’apertura di una nuova scheda ci troviamo

in una schermata chiamata “Definizione

piano lavoro”, vero ponte di comando per la

definizione del piano di cure.

In alto sono riportati il curante e lo studio

d’appartenenza; il curante è l’operatore

che stila il preventivo e che se ne assume

la responsabilità, lo studio d’appartenenza

nel 90% dei casi è il nostro, ma è importante

segnalare se il paziente ci è stato inviato

da un collega. Se il gestionale è usato da

chi fa collaborazioni presso altri studi, la

segnalazione dello studio d’appartenenza

diventa un aspetto essenziale per la

fatturazione con ritenuta d’acconto agli studi.

Nella riga immediatamente sotto è impostato

il listino attribuito in anagrafica alla prima

visita, (questo è modificabile, ad esempio, se

in un secondo tempo il paziente ci comunica

di beneficiare di assicurazioni o convenzioni),

da questa riga si impostano le caratteristiche

della prestazione che staremo per scegliere, la

categoria (endodonzia, protesi ecc.), il codice

della prestazione (OTT, ABT, CER, ZIRC ecc.); a

fianco del codice appariranno la descrizione e

l’importo. Una volta scelta la prestazione, sarà

sufficiente cliccare sulla posizione (denti) dello

schema dentale per attribuirla.

Nella parte inferiore della schermata,

inizieranno a comparire le righe che

compongono il piano di cura. In ogni riga,

sono presenti la descrizione, la posizione,

l’operatore attribuito (ulteriormente

modificabile secondo le competenze dei

membri dello studio) e, nel caso di tariffari

d’assicurazioni, l’importo del rimborso e

l’importo della prestazione.

9. La posizione ideale del monitor della telecamera; su questo monitor si vedono solo immagini cliniche; il supporto a muro consente una maggiore stabilità.

10. “Definizione piano lavoro” è il centro di comando per creare la scheda clinica. Da qui si definiscono tutti gli aspetti, compreso esame obiettivo, importo totale e piano di pagamento.



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Sotto le righe compaiono il totale del piano

di cure e tre campi nei quali impostare

un’eventuale variazione del totale potendo

scegliere tra percentuale di sconto,

importo di sconto o variazione d’importo

totale. La variazione d’importo totale può

indifferentemente essere in meno (sconto)

ma anche in più (in caso di lavori di particolare

complessità) (figura 10).

A destra, a metà della schermata, troviamo

un riquadro grigio che ci permette di

impostare un piano rateizzato di pagamento,

e di stamparlo in due copie, di cui una per il

paziente e una firmata per lo studio.

Definita la parte economica del piano di cure,

entrando nella sezione “esame obiettivo”,

potremo evidenziare alcune particolarità delle

arcate del paziente che è utile far risaltare

durante il trattamento.

A ogni nuova scheda successiva dello stesso

paziente, l’esame obiettivo è ricopiato

automaticamente in modo che si possa

avere nel tempo una rappresentazione

dell’evoluzione dello stato dentale.

Una funzione consente di duplicare il

preventivo e modificarlo.

Con il pulsante “esci” si chiude la definizione

del piano di lavoro e si accede alla parte

operativa della scheda dentale. Ora, a visita

ultimata, possiamo passare nello studio

privato, per illustrare l’esito della nostra visita

al paziente; utilizzando eventualmente

un altro terminale dove potranno essere

già visibili anche le lastre acquisite o con

ortopantomografo o rvg, la stampante di

rete ci consente di avere già le varianti dei

preventivi stampati.

Scheda dentaleL’aspetto delle schede dentali dei gestionali

per lo studio dentistico è quanto di più vario

si può trovare. Il tipo di rappresentazione da

scegliere è stato a lungo dibattuto anche con

alcuni utenti di Dent-One (la prima versione) e

nella lista DentistiFMPMac.

Chi arriva dalla gestione cartacea è abituato

a una rappresentazione a elenco oppure alla

versione a emiarcate, che ricorda quella delle

più diffuse schede cartacee Buffetti.

Non riteniamo sia logico riprodurre questi

schemi in un gestionale su computer.

Spesso i prodotti commerciali esagerano

nell’esasperare l’aspetto grafico della scheda

dentale.

Il motivo è legato alla necessità di stupire

l’acquirente che deve essere conquistato nei

pochi minuti di una presentazione durante

un’expo di settore.

Esagerare con la grafica non serve, ricordiamo

che nulla supera il valore diagnostico di

un’ortopantomografia.

Una semplice schematizzazione, ben fatta, ma

che non sia un’imitazione grafica della realtà

è sufficiente. Il compito del programma sarà

quello di farci trovare l’esame radiografico

velocemente.

Noi abbiamo scelto una rappresentazione

a odontogramma, che consente di sfruttare

le possibilità offerte dal computer e ha il

pregio di essere completa e di fornire con uno

sguardo un gran numero di informazioni utili

alla gestione clinica del caso (figura 11).

Esaminando la schermata troviamo in

alto a destra (come in ogni schermata del

programma) i pulsanti dei comandi e le frecce

di navigazione, immediatamente sotto a

sinistra la foto, lo studio d’appartenenza, il

curante principale, le preferenze di stampa,

nome, età, stato della scheda (attiva, sospesa,

archiviata), anamnesi e tipizzazione del

paziente (puntualità, collaborazione, solvibilità,

accessibili anche dall’anagrafica).

Nella parte centrale della schermata troviamo

le arcate dentali: una rappresentazione

grafica schematica di denti e radici che dà

la possibilità di visualizzare rapidamente la

situazione dentale.

Più a sinistra troviamo la sezione delle arcate,

dei quadranti e dei sestanti; sotto, le arcate

decidue e due sezioni: 1) problem list per

segnare appunti inerenti questo ciclo di

cure e 2) promemoria per annotare appunti

che compariranno in tutte le schede e

nella sezione “Memo” accessibile da Menu e

Agenda.

La parte centrale in basso è dedicata alla

sezione contabile: ritroviamo il valore totale

della scheda di lavoro, l’importo delle fasi

eseguite, il totale delle fatture emesse, il saldo

dell’eseguito e il saldo del totale della scheda.

A destra troviamo la sezione per accedere

alle immagini e in basso una sezione dove

11. La scheda dentale vera e propria con l’esame obiettivo. Ogni aspetto, da quello clinico a quello economico e gestionale, è controllabile da questa schermata.



42


sono mostrati gli appuntamenti, l’elenco delle

fatture, l’elenco delle schede (piani di lavoro)

del paziente e le scadenze di pagamento se

sono state impostate nella sezione “definizione

del piano di lavoro”.

Le scritte delle linguette si colorano in arancio

se contengono dati.

Sono interessanti anche gli indicatori

del totale delle ore e del numero degli

appuntamenti che ci danno una misura della

nostra efficienza. Un pallino grigio compare

a fianco degli appuntamenti mancati senza

preavviso.

Nella schermata scheda dentale abbiamo

alcune linguette (tab) in basso che

permettono di accedere ad altre sezioni.

ListaFa aprire una finestra che, se partiamo da

una scheda attiva, mostra tutte le schede

attive. Le nostre schede possono essere attive,

archiviate (quelle terminate) e sospese. Le

schede sospese possono contenere le varianti

di preventivo o piani di cura in attesa di

risposta. In basso troviamo il completo sistema

di ricerca, uguale in ogni formato lista del

programma. La lista ottenuta si può ordinare

come si vuole e in alto un display ben leggibile

ci mostrerà il risultato raggiunto. Con un solo

click otterremo l’elenco di chi è in debito con

lo studio. La consultazione periodica della

lista dei piani di cura attivi sospesi e archiviati

conferisce ai titolari di studio la piacevole

sensazione che nulla sfugge al controllo sia

clinico che economico21.

Diario clinicoQuesta sezione si è avvalsa dei consigli di

alcuni colleghi periti di tribunale. L’obiettivo

è quello di poter stampare un completo e

dettagliato diario clinico utile per chi non

vuole rinunciare a un documento cartaceo

o nel malaugurato caso di contenzioso di

fronte a un giudice. Il programma genera

automaticamente il diario clinico dove sono

elencate le fasi che sono state eseguite, il

professionista che le ha eseguite, la data ed

eventuali note. Il programma specifica anche

la data di inizio, la durata e la data di termine

del ciclo di cure.

Scheda parodontaleAl momento della stesura di questo articolo

è in costruzione; si può già notare anche

in questo lavoro la ricerca della semplicità,

le radici compaiono nello schema solo se

abbiamo una perdita di attacco parodontale,

questo ha consentito di mostrare ambedue le

arcate contemporaneamente.

Elenco delle prestazioniNon ci siamo dimenticati degli irriducibili della

visione a lista: cliccando il tasto “mostra tutte le

cure”, abbiamo la possibilità di vedere tutte le

cure di tutte le schede del paziente ottenendo

così uno storico di interesse sia clinico che

economico22.

Esecuzione delle prestazioniOra è iniziato il ciclo di cure e abbiamo il

paziente in poltrona. Come si “eseguono” le

prestazioni? (figura 12).

In questo caso l’onere di aggiornare la cartella

clinica è dell’odontoiatra: cliccando sulle

sigle delle prestazioni nell’odontogramma

si apre una finestra “prestazione esecuzione

fasi” nella quale troviamo elencate le fasi

di lavoro della prestazione (fino a 8 fasi); si

sceglie la fase alla quale siamo arrivati e il

programma aggiorna la contabilità e cambia

il colore della prestazione: blu da fare, rosso

in corso, verde eseguita. La linguetta importi

permette di vedere l’importo di ogni singola

fase e la percentuale spettante a un eventuale

collaboratore. La sezione “endodonzia”

permette di avere una rappresentazione

“grafica” di una devitalizzazione con colori e

lunghezze dei canali variabili.

93/42Per la protesi, molto interessante a mio parere

è com’è stato svolto il tema 93/42. Cliccando

sul pulsante “93/42” si apre un formato nel

quale è possibile scegliere il medico che

prescrive (e si assume la responsabilità della

prescrizione) e il laboratorio odontotecnico

al quale inviare il lavoro. Un odontogramma

ridotto mostrerà solo le voci di protesi,

cliccandole comporremo le caratteristiche

del dispositivo e appariranno le righe che

12. “Prestazione esecuzione fasi” è una finestra che si apre cliccando su una prestazione e permette di “eseguire” una o più fasi. L’esecuzione ha aspetti sia clinici che contabili. È possibile inserire note per qualsiasi fase.



43

formano la prescrizione (figura 13). La parte

sottostante consente di annotare il colore, il

materiale con cui dovrà essere fatto, l’elenco

di ciò che inviamo, in che materiale sono le

impronte, come le avremo disinfettate, le date

di consegna delle prove e del lavoro finito.

Abbiamo fatto in modo che la parte inferiore

di questo modulo fosse da staccare e

conservare in studio sia come controprova

dell’avvenuta consegna del lavoro che come

promemoria per la consegna.

Tutti i moduli 93/42, una volta stampati

sono conservati come PDF all’interno del

programma.

Abbiamo perfezionato ancora altri aspetti

della scheda dentale: se inseriamo una o più

note riguardanti le fasi di una prestazione,

queste saranno sommate in un unico grosso

appunto della prestazione e rivelate in

odontogramma da una sottolineatura della

sigla in odontogramma (figura 14).

Passando il puntatore del mouse sulle

prestazioni, si evidenzierà una tendina con

le note, se ce ne sono, o con il dettaglio

della prestazione (per ricordare a che cosa

corrisponde la sigla).

Un lavoro molto bello e unico per ora è

stato fatto sul consenso informato; avendo

associato a ogni prestazione un testo per il

consenso informato, il software è in grado di

comporre un consenso informato specifico

per il ciclo di cure del paziente e lo propone

in stampa a ogni stampa di preventivo

(figura 15).13. Nelle preferenze possiamo scegliere se fare comparire il nome o una sigla nella “93/42”. La parte inferiore si taglia e si conserva in studio come verifica della data di consegna.

14. Quando abbiamo messo una nota, la prestazione in odontogramma è sottolineata; passando con il mouse si evidenzia la nota, altrimenti si evidenzia la descrizione della prestazione.

15. È possibile stampare un consenso informato specifico del piano di cure. Nell’esempio vediamo cinque tipi di prestazioni, ognuna con il proprio testo di consenso. A piè pagina compare il testo del consenso generico.



44


Scheda ortodonticaLa gestione clinico-contabile della parte

ortodontica non viene affrontata spesso nei

gestionali se non come modulo esterno,

oppure come accessorio dei programmi

di cefalometria. Per collaborazioni esterne

di ortodonzia abbiamo creato una cartella

ortodontica che permette di avere tutti i

pazienti dei vari studi sul computer portatile.

Molte funzioni sono simili a quelle

della scheda dentale come la gestione

delle immagini, delle note, delle fatture,

appuntamenti e rate; la sezione “visita”

consente al dentista di avere una traccia per

eseguire velocemente e senza dimenticanze

la visita ortodontica, tramite una serie di

tendine a comparsa; l’odontoiatra sceglierà

la giusta risposta alla domanda; nella parte

inferiore, si vedrà il testo della lettera che si

compone automaticamente.

La sezione tracciato cefalometrico ci consente

di avere un’analisi del tracciato di Ricketts

secondo il metodo La Luce -Vion (figura 16).

L’analisi del tracciato, la visita e un consenso

informato compongono, insieme alla lettera di

diagnosi la documentazione che consegnamo

ai pazienti che entrano in cura. L’immancabile

diario giornaliero con le cose fatte e le cose da

fare completano il tutto.

AnagraficaL’anagrafica è una sezione che si usa in

sostanza una sola volta nel rapporto con il

paziente, tuttavia è usata in un momento

particolare: la prima visita.

L’accettazione è un momento critico del

rapporto con il nuovo paziente: noi abbiamo

bisogno di acquisire numerosi dati, il

paziente non lo sa e può essere infastidito

dalla situazione, altrettanto importante è la

correttezza dei dati.

Abbiamo posto particolare cura nel codificare

questa operazione per ridurre errori e per

non trasmettere senso di improvvisazione:

al nuovo paziente consegniamo un modulo

anamnesi vuoto nel quale, dopo aver risposto

ad alcune domande, inserisce i dati anagrafici

che formeranno la sua scheda e appone la

firma.

La segretaria o l’assistente aiutano il paziente

in questa operazione.

In situazioni particolari, come ad esempio un

ritardo dell’operatore, il paziente può esser

fatto accomodare in poltrona.

Il terminale posto nella sala consente la

stesura dei dati anagrafici, diminuendo il

tempo di permanenza in sala d’attesa e in

totale quello percepito dal paziente.

Il modulo per la privacy e un informativo con

le regole dello studio completano il tutto.

Utilizzando la web cam del computer siamo

soliti inserire una foto in anagrafica che sarà

riprodotta anche nelle schede di lavoro e negli

appuntanti.

Abbiamo inserito il calcolo del codice fiscale,

sul quale è fatta la verifica di univocità dei

pazienti. Il calcolo consente di verificare i dati

del paziente, spesso ci si dimentica il secondo

nome; Rossi Mario in realtà all’anagrafe può

essere Rossi Mario Giuseppe o Mariolino, con

la verifica del codice fiscale queste evenienze

o gli errori di digitazione anche dell’indirizzo

(controllo del CAP) risaltano subito.

Per poter fare questo, utilizziamo un elenco

di oltre 82.000 indirizzi aggiornati al 2007.

Nella remota evenienza che un indirizzo sia

mancante o che una provincia sia cambiata,

abbiamo la possibilità di aggiornare il

database degli indirizzi in modo semplice.

In anagrafica possiamo valutare il paziente a

seconda della collaborazione, della puntualità

e della solvibilità con un codice di colori,

valutazione attuabile e visibile anche dalle

schede di lavoro.

L’operatore di default (di solito il titolare) è

definito nelle preferenze; se il programma è

usato in studi associati o di grosse dimensioni,

il paziente è attribuito al dottore che è o

suo referente o è stato l’odontoiatra che

l’ha ricevuto, se il paziente proviene da uno

studio esterno È definito anche lo studio di

provenienza, è possibile legare il paziente a un

tariffario in caso di assicurazioni o convenzioni

particolari, importante è anche registrare chi

ha segnalato il nostro studio per ringraziarlo

con una telefonata. Un campo “capofamiglia”

consente di formare i gruppi famigliari.

Le sezioni dell’anagrafica comprendono:

anamnesi, richiami, sezione stampe, correlati,

mappa.16. Nel nostro studio usiamo il tracciato di Ricketts integrato dal metodo La Luce -Vion. Inserendo i dati nella colonna soggetto, il programma sviluppa una diagnosi “consigliata”.



45

AnamnesiL’anamnesi deve essere multipla: i pazienti

vengono nei nostri studi per periodi di tempo

molto lunghi, invecchiano e periodicamente

l’anamnesi va ripetuta. Senza voler legare

l’anamnesi a ogni nuova scheda dentale, è

importante tener traccia delle anamnesi. Il

programma deve riportare automaticamente

le patologie pregresse nella nuova anamnesi

in modo da avere uno storico delle patologie.

Nella linguetta “anamnesi” la scritta diventa

verde in caso di anamnesi eseguita e rossa se

l’anamnesi eseguita è positiva per qualche

patologia. Nelle schede dentali e nella scheda

ortodontica la scritta anamnesi varia di

colore e passandoci sopra il mouse; il tool tip

presenta le patologie in un riquadro giallo

(figura 17).

RichiamiI richiami periodici aumentano il senso di

appartenenza allo studio e ci aiutano nella

promozione della prevenzione. La sezione

richiami è molto articolata: se il richiamo

è impostato, la scritta nella linguetta

corrispondente diventa verde; il richiamo può

avere diversi testi secondo il tipo di richiamo

e del mezzo usato. Abbiamo inserito la

possibilità di scegliere fra tre strumenti: lettera,

sms o email. Nella schermata possiamo

controllare quando sono stati l’ultima visita

o l’ultimo richiamo, impostare la frequenza

in mesi, verificare se ha già appuntamenti

e a quanti richiami non ha risposto. La

garanzia scritta che forniamo sui lavori svolti

è strettamente dipendente dall’adesione ai

richiami. Ogni mese attiviamo la procedura

di richiamo, al termine della procedura

le date nelle schede sono aggiornate

automaticamente (figura 18).

Sezione stampeDa questa sezione si possono stampare

numerosi moduli. Il modulo anamnesi,

consenso legge sulla privacy, i consensi

informati e il modulo informativo iniziale

fanno aumentare il numero di fogli che

stampiamo ai pazienti. Con il modulo

informativo iniziale spieghiamo ai pazienti

come vorremmo che loro si comportassero

con lo studio, soprattutto in merito agli

appuntamenti disdetti e ai pagamenti.

Particolare attenzione è stata prestata ai

moduli di prescrizione farmaci, prescrizione

di esami radiografici e di esami clinici; in

tutti questi casi si è fatto in modo che il

documento uscisse con la carta intestata

del sanitario prescrittore e non dello studio.

17. L’anamnesi deve essere multipla per seguire l’evoluzione della salute del paziente nel tempo. Su ogni anamnesi è riportato il nominativo dello stilante.

18. I richiami possono essere di sei tipi diversi e si possono fare per lettera, sms, email. Ogni richiamo è registrato.



46


lavoro. Inserendo una o più lettere nella riga

facciamo una ricerca che diventa sempre più

stretta all’aumentare delle lettere.

Una volta scelto un paziente, questo diventa

il “contatto attivo” e le ricerche delle schede

saranno imperniate su di lui.

Nel menu tutto deve essere chiaro e

facilmente raggiungibile con pochi passaggi.

Il numero dei tasti deve essere ridotto al

minimo, l’utente deve sempre capire in che

sezione si trova, l’accesso a ogni sezione

apre una nuova finestra protetta (modale)

che impedisce di fare azioni non pertinenti

alla sezione in oggetto finché non si chiude

nuovamente la finestra.

Nel menu troviamo anche un pulsante per

raggiungere il blog e uno per esportare i

dati contenuti in formato Excel, utile sia

per l’aggiornamento a una nuova versione

che in caso di passaggio a un altro

programma. Se un collega volesse

cambiare programma può recuperare il

lavoro svolto esportando i dati che ha

raccolto negli anni.

Sempre in questa sezione è possibile creare

il modulo per la giustificazione al datore di

lavoro che ha la particolarità di impostare

automaticamente data e orario ricavandolo

dall’appuntamento. Troviamo anche una

serie di moduli di raccomandazioni ai

pazienti riferiti alle situazioni più comuni

dello studio come il pre- o il postoperatorio

e alcuni moduli di servizio.

Nonostante siano presenti differenti moduli

per il consenso informato, preferiamo

usare una specifica funzione sviluppata

nella scheda dentale. Tutti i testi di questa

sezione sono personalizzabili entrando nelle

preferenze (menu) e, una volta stampati,

sono immagazzinati nel programma sotto

forma di PDF, richiamabili in qualsiasi

momento. L’immagazzinamento dei

documenti in PDF è di grande importanza

per ricordare episodi del rapporto con

il paziente e per verificare di non aver

tralasciato la stampa di qualche modulo

obbligatorio.

CorrelatiPermette di vedere la composizione dei

nuclei familiari e di raggiungere con un click

le anagrafiche correlate.

MappaÈ un collegamento a Google Maps che

serve per capire l’ubicazione del paziente

rispetto allo studio, utile alla segretaria

in caso debba trovare un paziente vicino

per sostituire un appuntamento mancato

o per dare consigli sui mezzi pubblici e i

parcheggi nelle grandi città.

MenuHo iniziato la descrizione con esempi

pratici partendo dalle aree di maggior

traffico, come l’integrazione agenda

scheda di lavoro, dando per scontato

l’uso dell’agenda; ma se foste irriducibili

dell’agenda di carta?

Il menu, alternativamente all’agenda, può

essere il punto di partenza di tutte le azioni.

All’avvio il programma chiede nome,

utente e password; a ogni utente possono

corrispondere livelli d’accesso alle sezioni

differenti, i colori dei tasti presenti sul

menu variano secondo il livello d’accesso,

se alcuni tasti rimangono bianchi non

avremo nessun accesso a quella sezione;

colori attenuati indicano accessi limitati,

l’amministratore ha accesso completo.

Dal menu si entra nelle preferenze del

programma, alla sezione tariffari, al manuale

dello studio, alle anagrafiche contatti,

alle anagrafiche dei pazienti, ai richiami,

alle schede dentali, alle ortodontiche, alla

sezione contabilità, all’agenda.

I tasti del menu sono collegati da linee che

idealmente rappresentano la struttura del

programma.

Una riga verticale delimita la zona “cerca

contatti” a destra, identica a quella in

agenda; questa è la zona ad alta frequenza

d’utilizzo del menu, qui si concentra il lavoro

di ricerca delle anagrafiche e delle schede di

Piccola storia di FileMakerIl primo nome di FileMakerPro era Nutshell, sviluppato da Nashoba Systems negli anni

1982-1983. Con la realizzazione della versione per Macintosh, Nashoba presenta il prodotto

come FileMaker. Con la presentazione del Macintosh Plus, Nashoba presenta la nuova

versione del programma chiamandola FileMaker Plus.

Nel 1988 è presentata la versione 4 di FileMaker. Poco dopo Apple crea Claris, una società

sussidiaria dedicata allo sviluppo del software. Claris contatta Nashoba per FileMaker e poco

dopo decide di acquisire il programma.

Claris modifica il nome del programma in FileMaker II per mantenere una compatibilità

stilistica con i suoi prodotti come MacWrite II ecc. Si sussegue una serie di versioni minori

fino al 1990, quando è presentato FileMaker Pro 1.0. Fino a ora FileMaker è un’applicazione

disponibile solo per computer Macintosh; dalla versione 2.0, venne sviluppato anche per

la piattaforma Windows. La versione 3.0 invece apportò delle significative modifiche alla

gestione delle relazioni e al linguaggio di scripting.

Nel 1995 Apple decise di chiudere la Claris, nasce così FileMaker, inc.

La struttura del programma rimane sostanzialmente immutata fino alla versione 6, la versione

7 di FileMaker Pro presentata nel marzo 2004 porta a un cambiamento della struttura del

programma. Di fatto questa modifica ha imposto il rifacimento degli applicativi. Ora siamo

alla versione 11 che introduce i grafici nativi e nel 2010 è nato FileMakerGo che porta il

programma su iPhone e iPad.



47

TariffarioIl tariffario è un altro esempio di sezione

a bassa frequenza di utilizzo: raramente si

inserisce una nuova prestazione e, al limite

una volta all’anno si aggiorna il tariffario.

Proprio in questa sezione è avvenuto il più

grosso cambiamento dalla versione 1 alla 2

(figura 19).

La revisione della struttura del tariffario è

stato un grosso lavoro che ci ha

impegnato per molto tempo, ma ora

possiamo a una sigla come CER (ceramica)

far corrispondere una descrizione diversa

a seconda del tariffario impostato (ad

esempio, per le assicurazioni, FASI, QuAs

ecc.).

Ora un preventivo FASI riporta esattamente

i riferimenti del tariffario FASI e così via per

QuAs ecc.

Queste descrizioni riportate in fattura

consentono all’impiegato preposto alle

verifiche per i rimborsi di non avere dubbi.

Abbiamo inserito anche un campo per

annotare l’importo del rimborso dato

dall’ente al paziente; in questo modo

l’importo totale del rimborso è visibile

anche mentre stiliamo il piano di lavoro

ed è immediatamente comunicabile al

paziente.

Una caratteristica importante che

incredibilmente ancora non è in uso in tutti

i gestionali è la suddivisione in fasi delle

prestazioni complesse.

Per fare un esempio, una devitalizzazione è

suddivisa in apertura della camera pulpare,

pulpotomia, medicazione e otturazione

provvisoria, strumentazione definitiva,

chiusura canalare.

La situazione si può avere in un’urgenza,

nella quale facciamo un intervento

parziale che sarà completato da un collega

successivamente.

Questa caratteristica diventa indispensabile

sia per la retribuzione che per l’attribuzione

di responsabilità medico-legale negli studi

con collaboratori esterni.

Un campo dove annotare il testo per il

consenso informato della prestazione

consente invece di creare una stampa

personalizzata di consenso informato,

specifica per il piano di cure.

Per consentire una facile revisione

annuale dei tariffari, questi si possono

creare in automatico partendo da uno pre

esistente, sia integralmente che per singola

prestazione.

Una scelta operata è quella di aver diviso

le prestazioni dello studio nelle stesse dieci

categorie presenti negli studi di settore al

fine di facilitare la ricerca delle percentuali

per la compilazione di GeRiCo.

ImpostazioniQuesta è una sezione a bassa frequenza

di utilizzo; le preferenze del programma

e i tariffari richiedono un grosso lavoro

solo inizialmente quando si decide di

informatizzare lo studio.

Per facilitare questo aspetto chi scarica da

internet il programma lo trova completo

di testi e tariffari per fornire una traccia di

esempio ai colleghi.

Naturalmente tutto è completamente

configurabile e trasformabile.

Utenti Da questa sezione si definiscono

gli operatori per consentire l’accesso

differenziato alle varie sezioni, (come

previsto dal DPS sulla privacy, per

disposizione del garante, ogni 90 giorni il

programma obbliga alla sostituzione della

password), ogni utente deve essere

ripetuto per il numero di postazioni (ad

esempio, tre postazioni e due utenti

richiedono Mario1 Mario2 Mario3, Luigi1

Luigi2 Luigi3).

Preferenze Da questa sezione si possono

fare tutte le scelte per avere il completo

controllo del programma.

Ad esempio, si possono impostare il

numero di fattura iniziale, il listino e

l’operatore di default; è possibile settare

ogni comportamento dell’agenda.

Stampe Nella sezione troviamo anche

i moduli informativi su come lavoriamo

in studio (l’uso del protossido, l’uso della

19. Interessante è la possibilità di avere listini diversi con la stessa sigla. Qui vediamo il listino FASI, con specificati il rimborso e le regole imposte dall’assicurazione. La descrizione rispecchia la nomenclatura dell’ente.



48


diga, come si sceglie un dentista, ecc.). Noi

facciamo trovare questi moduli divisi in

raccoglitori nella sala d’attesa per informare

i nostri pazienti.

Logotipi È una sezione che consente

di immettere il logo dello studio per

personalizzare la corrispondenza.

Testi Contiene il testo di numerosi documenti

che ritroveremo in anagrafi ca e che potremo

personalizzare.

Manuale dello studioNella gestione dello studio non abbiamo

solo il rapporto con il paziente; normative,

obblighi burocratici, elezione dei

rappresentanti dei lavoratori e altro

pesano sul titolare di studio dentistico

(fi gura 20).

Nel programma è stato creato un

“manuale dello studio”: si tratta di oltre

150 pagine che aiutano a gestire molti

aspetti burocratici dello studio dentistico, è

personalizzabile e ci consente di costruire

una sorta di istruzioni d’uso del nostro

studio dentistico.

Attualmente contiene un aiuto alla stesura

del DPS sulla privacy, i moduli per la nomina

dell’RSPP, dell’RSP, varie autocertifi cazioni

e numerosi ordini di servizio, tutti

confi gurabili e stampabili per la fi rma e la

conservazione.

Sezione anagrafi ca contattiAnche per quanto riguarda le anagrafi che,

non abbiamo solo quelle dei pazienti

da gestire, troviamo infatti altri sei tipi di

anagrafi che.

Collaboratori Consente di registrare i dati

anagrafi ci e di iscrizione agli ordini di chi

opera con noi nello studio; nella sezione

delle impostazioni tecniche possiamo

assegnare la percentuale di retribuzione, la

fi rma sui documenti, il nome in agenda, la

postazione di lavoro preferenziale, l’ordine

di comparsa dell’operatore nella schermata

giorno dell’agenda e l’orario dell’intervallo

di pranzo.

Dipendenti Permette di registrare, oltre

ai dati anagrafi ci, l’orario di lavoro e la data

d’inizio e termine rapporto.

Laboratori Genera l’intestazione per la

93/42 e consente di registrare i giorni di

lavorazione minimi delle protesi.

Studi Sempre più di frequente c’è

interscambio di professionisti, collaboratori

chirurgici, ortodontici, oppure studi

specialistici ortodontici ai quali aff eriscono

pazienti di altri studi. L’anagrafi ca degli studi

consente l’attribuzione di un paziente a un

determinato studio.

Fornitori ed esterni Queste due

anagrafi che servono a tener traccia dei

fornitori dello studio e di quei contatti

esterni che non hanno rapporti di lavoro

con lo studio (colleghi o altri).

Tutte queste anagrafi che, come

l’anagrafi ca paziente, consentono di

collegarsi a siti web, mandare mail,

accedere alla Google Maps del contatto

e fatturare, ad esempio per la cessione di

beni con IVA o con ritenuta di acconto per

collaborazioni.

Contabilità statistiche L’ultima sezione

del menù è composta di sette sotto

sezioni23.

■ Fatture. Aprendo fatture il programma

restituisce le fatture dell’anno in corso.

Un elementare sistema di ricerca

20. “Manuale studio” raccoglie circa 150 pagine di moduli e normative che aiutano il personale nella gestione burocratica.

Il gestionale deve essere l’organizzatore di tutte le informazioni che raccogliamo con i mezzi digitali di cui è dotato lo studio, anzi ancora di più l’organizzatore della nostra professione.



49

consente di ricavare dalla lista i dati

che vogliamo. Selezionando una riga

entriamo nella schermata della fattura.

In alto a destra abbiamo tre tasti, il tasto

“elimina” è presente solo se la fattura è

l’ultima. Il tasto modifica va usato con

accortezza perché consente di

modificare data e numero della fattura,

il tasto stampa genera due stampe una

delle quali per uso interno da consegnare

al commercialista.

Fatturando dalla scheda dentale il

programma capisce da solo se la fattura

è di saldo o di acconto. La fattura

di acconto non riporta la lista delle

prestazioni effettuate mentre la fattura

di saldo è dettagliata. La fattura di saldo

è trasformabile in acconto o in nota di

accredito tramite uno dei due pulsanti in

basso a sinistra; anche l’intestazione della

fattura è modificabile per inserire i dati di

un eventuale terzo pagante.

■ Rate. Da rate si accede alla lista delle

scadenze dei pagamenti impostati,

il solito semplice criterio di ricerca ci

consente il controllo delle scadenze.

Dopo una ricerca per “studio”, comparirà

il pulsante “fatturazione a studi”,

utilizzandolo è possibile emettere una

fattura allo studio impostato dell’importo

corrispondente alla ricerca fatta.

■ Prestazioni. È un elenco di tutte le

prestazioni eseguite nello studio;

tramite le funzioni di ricerca è semplice

fare comparazioni tra gli anni ed

eventualmente ricavarne grafici.

■ Fasi eseguite. È un elenco delle fasi

eseguite. È la schermata dalla quale si

ricava il totale delle prestazioni eseguite

da un operatore in un determinato

periodo.

Questa funzione è utile negli studi

con collaboratori per determinarne il

compenso.

■ Studi di settore. Ricava le percentuali

delle dieci categorie nelle quali GeRiCo

suddivide le nostre prestazioni; la

schermata visualizza gli ultimi 3 anni per

permettere un rapido confronto.

■ Ore lavorate. Ci permette un rapido

calcolo del costo orario dello studio;

conoscendo il totale delle ora lavorate,

che il programma ricava dall’agenda, è

sufficiente sapere la somma delle spese

(home banking) per sapere il costo orario

per ore lavorate.

■ Richiami inviati. È un elenco di tutti i

richiami inviati ai pazienti; la colonna

“tipo di invio” ci informa sul mezzo

che abbiamo usato per il richiamo

(lettera, sms o email); cliccando sulla

riga accediamo a una schermata che ci

permette di modificare i testi e re-inviare

il richiamo.

HelpTutto il programma è supportato da un

help contestuale; cliccando sul punto di

domanda presente in ogni schermata,

l’argomento che si apre è quello pertinente

alla sezione.

Gli aiuti sono esaustivi e consentono di

scoprire anche le funzioni più nascoste.

L’evoluzione tecnologica degli ultimi mesi

ha aperto nuovi scenari, la disponibilità

dei nuovi tablet di cui iPad di Apple è il più

rappresentativo, ci porta a immaginare un

uso alternativo del mezzo informatico in

studio (figura 21).

Molte software house stanno presentando

la versione tablet o smart phone del loro

gestionale, spinte dalle richieste degli

utenti. I produttori di RVG stanno pensando

a queste macchine come terminali per

visionare le lastre.

Già da ora i tablet possono affiancare

proficuamente i computer dello studio

come terminali per informare i pazienti

delle cure in atto e gli smart phone (figura

22) ci possono consentire di interagire con

l’agenda in studio.

21. Un paziente in poltrona segue su un iPad la spiegazione che gli stiamo dando della sua patologia. Alcuni tra i maggiori produttori di RVG stanno già sfruttando iPad come terminale portatile.



50


ConclusioniL’attività del dentista può essere varia: studio

monoprofessionale con una o più poltrone,

studi associati, grandi service, consulenze

prestate da colleghi oppure consulenti che

prestano opera da noi. Un buon gestionale

deve essere in grado di risolvere tutte queste

situazioni, ma non basta. Abbiamo visto come

un programma oggi non sia più solo un mezzo

per ricavare dai dati anagrafici un preventivo

e una fattura. Il gestionale deve essere

l’organizzatore di tutte le informazioni che

raccogliamo con i mezzi digitali di cui è dotato

lo studio, anzi ancora di più l’organizzatore

della nostra professione. I gestionali dentali

in commercio in Italia, tra Mac e Win sono

più di 30. Tutti hanno le stesse funzioni; chi

produce e vende un programma non può

rimanere penalizzato nelle comparative

sulle riviste di settore, vediamo i produttori

molto concentrati su questo aspetto. Dal

momento che il software non è un prodotto

commerciale, non ha la pretesa di fare tutto;

è stato curato però un aspetto per me

importante: come il programma fa le cose e

come renderne l’uso piacevole. Ci auguriamo

di aver fornito ai colleghi spunti per fare alcune

riflessioni sull’informatizzazione della propria

professione e di avere qualche elemento in

più per valutare il prossimo acquisto. ■

RingraziamentiUn ringraziamento va al gruppo di colleghi e amici di DentistiFMPMac: Riccardo Albieri, Francesco Bittarelli, Eugenio Caggianelli, Roberto Crenna, Massimo Finizio, Alessio Isanz, Paolo Lesca, Roberto Manca, Nick Sandro Miranda, Sandro Montecchiani, e in particolare al fon-datore della lista Paolo Passaretti, e a molti altri.Un ringraziamento caloroso all’amico Sandro Bramati valido programmatore FileMaker con il quale abbiamo sviluppato il software negli ultimi cinque anni.Un abbraccio e un grazie di cuore a Enrica Rebagliati, mia associata, che ha subìto le evoluzioni del program-ma sobbarcandosene anche gli oneri di sviluppo.

CorrispondenzaGermano Usoni Via Valassina, 45 - 20159 Milanotel. 02 66801753

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22. FileMaker Go permette di trasformare un iPad o un iPhone in un terminale per il nostro gestionale di studio.



51

1 L’informatizzazione dello studio dentistico: a – permette di risparmiare tempo

b – si avvale esclusivamente dell’uso di agende cartacee

c – non è possibile se si lavora con più collaboratori

d – non consente di ottenere un risparmio economico

2 Il promemoria: a – non permette di dare priorità differenti alle note

b – si avvale dell’uso di post-it incollati in ogni parte

dello studio

c – non consente di afferire le note che si prendono

nelle schede dentali o ortodontiche

d – permette di creare appunti di cose che dobbiamo

fare o appunti per gli altri membri dello studio

3 L’agenda elettronica:a – non riesce a sostituire l’agenda cartacea in nessun

modo

b – permette di essere consultata da ogni postazione e

consente l’accesso rapido alle schede cliniche del paziente

c – non può essere usata contemporaneamente da più

utenti

d – non è consultabile da un iPhone

4 La scheda dentale informatizzata è: a – un semplice diario clinico

b – un centro nevralgico di controllo sia clinico sia

economico dei pazienti

c – la schermata da cui la segretaria stampa il preventivo

d – la schermata sulla quale prendere appunti

5 Il modulo 93/42:a – va sempre fatto firmare al paziente

b – deve sempre essere anonimo

c – è a carico del tecnico

d – consente di comunicare al tecnico ogni aspetto del

lavoro da eseguire, deve essere firmato dal medico e

riportare la data di consegna

6 Il modulo per il consenso informato:a – a volte conviene presentarlo al paziente

b – non è indispensabile nelle cure semplici di

conservativa

c – non è indispensabile nelle cure ortodontiche sotto i 9 anni

d – è possibile stilarne uno specifico per il ciclo di cure del

paziente grazie al mezzo informatico

7 Nei dati anagrafici: a – è inserito il calcolo del codice fiscale sul quale è fatta la

verifica di univocità del paziente

b – non vengono più inseriti i moduli per la privacy

c – non è richiesta la firma del paziente

d – ne sono compresi alcuni che vengono utilizzati più volte nel

rapporto con il paziente

8 L’anamnesi informatizzata: a – deve essere consultabile dalla scheda di lavoro

b – deve essere aggiornabile mantenendo traccia di tutte le

anamnesi precedenti

c – deve essere ripetuta ex novo ogni volta

d – se è positiva ad alcune patologie la scritta diviene verde

9 I richiami periodici: a – sono controproducenti e fastidiosi per il paziente

b – mantengono un collegamento tra il paziente e lo studio

aumentando il senso di “appartenenza”

c – si fanno solo telefonicamente

d – non sono previsti dal sistema

10 I tariffari: a – non possono essere creati in automatico partendo da uno

preesistente, sia integralmente che per singola prestazione

b – nel software è possibile far corrispondere a una sigla

differenti descrizioni e prezzi

c – nel software è unico per poter essere veloci nella stesura

del preventivo

d – sono una sezione ad alta frequenza di utilizzo poiché si

inseriscono spesso nuove prestazioni

11 Il menù: a – alternativamente all’agenda non può essere il punto di

partenza di tutte le azioni

b – all’avvio del programma richiede il nome ma non la password

c – può far corrispondere a ogni utente livelli d’accesso alle

sezioni differenti

d – se i tasti rimangono bianchi avremo l’accesso alla sezione

12 Nelle contabilità statistiche dell’ultima sezione del menù non sono comprese:

a – le fatture

b – le rate

c – gli studi di settore

d – le mappe

Questionario di valutazione dell’apprendimento ECMscegliere una sola risposta esatta per ogni domanda. Per il superamento del test di valutazione dell’apprendimento

è necessario rispondere correttamente all’80% delle domande proposte (10 su 12)


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