STRUTTURA U.O.C.: Gestione economico finanziaria OGGETTO ... · Il Responsabile del Procedimento:...

AGENZIA TUTELA SALUTE (ATS) - PAVIA (DGR n. X/4469 del 10.12.2015)

Viale Indipendenza n. 3 - 27100 PAVIATel. (0382) 4311 - Fax (0382) 431299 - Partita I.V.A. e Cod. Fiscale N° 02613260187

DETERMINA N. 302 DEL 22/12/2017

STRUTTURA U.O.C.: Gestione economico finanziaria

IL RESPONSABILE U.O.C.: Romina Chessa

DIPARTIMENTO: Dipartimento Amministrativo, di Controllo e degli Affari Generali e Legali

OGGETTO: Determinazioni in ordine alle procedure di gestione relative a"Ciclo Attivo", "Ciclo Passivo" e del "Regolamento di ContabilitàGenerale".

Codifica n. 1.1.02

Il Responsabile del Procedimento: Collaboratore Amministrativo Sig.ra Rossana Maggi (Registrazione effettuata in via telematica con password di

accesso)

Il Funzionario istruttore: Collaboratore Amministrativo Sig.ra Rossana Maggi

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L'anno 2017 addì 22 del mese di Dicembre

I L R E S P O N S A B I L E U . O . C .G e s t i o n e e c o n o m i c o f i n a n z i a r i a

Visto il Decreto Legislativo del 30 dicembre 1992, n. 502 e successive modificazioni edintegrazioni, avente ad oggetto il riordino del Servizio Sanitario Nazionale (S.S.N.);

Vista la Legge Regionale n. 33 del 30.12.2009 "Testo unico delle leggi regionali in materia disanità" e successive modifiche e integrazioni;

Vista la Legge Regionale n. 23 del 11.08.2015 "Evoluzione del sistema sociosanitario lombardo:modifiche al Titolo I e al Titolo II della legge regionale 30 dicembre 2009 n. 33 (testo unico delleleggi regionali in materia di sanità)";

Vista la DGR X/4469 del 10 dicembre 2015, costitutiva dell'A.T.S. di Pavia;

Vista la DGR X/4616 del 19.12.2015 di conferimento dell'incarico di Direttore Generale dell'A.T.S.di Pavia;

Visto il Decreto ATS Pavia n. 4/DG del 12.01.2017 riguardante l'approvazione del Piano diOrganizzazione Aziendale Strategico (POAS), approvato dalla Giunta Regionale Lombardia conDGR n. X/6356 del 20.03.2017, nonché il Decreto ATS Pavia n. 81/DGi del 30.03.2017 direcepimento dell'avvenuta approvazione;

Visto il D. Lgs. 23/6/2011 n. 118 "Disposizioni in materia di armonizzazione dei sistemi contabili edegli schemi di bilancio delle Regioni, degli Enti Locali e dei loro organismi, a norma degli articoli1 e 2 della Legge 05/05/2009, n. 42 e successive modifiche".

Premesso che il Responsabile del procedimento riferisce quanto segue:

- sussiste la necessità di procedere, per effetto del percorso di certificabilità dei bilanci di cui aldecreto ATS n.348 DGi del 10.11.2017, alla predisposizione di una procedura interna chedisciplini i seguenti argomenti:1) "CICLO ATTIVO: emissione, registrazione ed incasso delle fatture attive"2) "CICLO PASSIVO: prese in carico, registrazione e pagamento delle fatture passive"

- è altresì necessario procedere, alla luce delle intervenute modifiche normative nazionali eregionali, ad aggiornare il regolamento di contabilità generale approvato con Deliberazione ASLPavia n. 550 del 19 dicembre 2003;

Richiamato quanto sopra riferito, il responsabile del procedimento propone:

- di approvare i documenti allegati al presente provvedimento quale parte integrante, come diseguito elencati:1) "CICLO ATTIVO: emissione, registrazione ed incasso delle fatture attive" (All. 1);2) "CICLO PASSIVO: prese in carico, registrazione e pagamento delle fatture passive" (All.2);3) "Regolamento per la tenuta della Contabilità Generale e per la formazione del BilancioAziendale" (All.3)

- di non procedere ad alcuna contabilizzazione considerato che dell'attuazione del presente

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provvedimento non derivano costi / ricavi;

Ritenuto di far propria la proposta del Responsabile del procedimento che, con la propriasottoscrizione attesta che il presente provvedimento, a seguito dell'istruttoria effettuata,nella forma e nella sostanza è legittimo;

D E T E R M I N A

Per le motivazioni indicate in premessa che qui si intendono integralmente riportate:

1. di approvare i documenti allegati al presente provvedimento quale parte integrante, come diseguito elencati:1) "CICLO ATTIVO: emissione, registrazione ed incasso delle fatture attive"(All. 1);2) "CICLO PASSIVO: prese in carico, registrazione e pagamento delle fatture passive" (All.2);3) "Regolamento per la tenuta della Contabilità Generale e per la formazione del BilancioAziendale" (All.3)

2. di dare atto che dal presente provvedimento non discendono oneri per l'Agenzia;

3. di unire quale parte integrante e sostanziale la seguente documentazione:All.1 (pagine n. 18)All.2 (pagine n. 24)All.3 (pagine n. 13)

4. di demandare, per il tramite della struttura competente, la trasmissione dell'elenco relativo alpresente provvedimento al Collegio Sindacale, che potrà visionare l'atto nell'area del sito internetaziendale al link Amministrazione Trasparente - Provvedimenti;

5. di demandare al Responsabile del procedimento l'attuazione del presente provvedimento e ladiffusione all'interno dell'ATS al fine della corretta applicazione delle procedure e del regolamentoche coinvolgono trasversalmente le attività di numerose strutture;

IL RESPONSABILE DELL'U.O.CGestione economico finanziaria

(Romina Chessa)(Firmato digitalmente)

Ai sensi dell'art. 17 comma 6 della legge regionale 30 dicembre 2009 n. 33 e smi, il presenteprovvedimento, non soggetto a controllo, è immediatamente esecutivo e sarà pubblicatoall'Albo pretorio on line con l'osservanza della vigente normativa in materia di protezione deidati personali, ai sensi del D.lgs. 30/06/2003 n. 196 e smi.

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PUBBLICAZIONE

Si attesta che la presente determina sarà pubblicata sull'Albo pretorio on line per la durata digiorni quindici consecutivi e sarà successivamente sempre reperibile alla voce Provvedimentidella sezione Amministrazione Trasparente del sito internet aziendale.

Pavia lì 22/12/2017

Il Funzionario addetto

328 ATS Pavia CICLO ATTIVO: emissione, registrazio ne ed incasso delle fatture Rev. 0 del 22.12.2017 Pag. 1/18

0 Prima emissione della procedura Rev. Descrizione modifica Data di applicazione Preparato: CASALE Ornella DE MASI Stefania GALLI Gabriella PIROLA Sara

Verificato: CHESSA Romina

Approvato: TAVERNA Mariacristina

Ciclo attivo: emissione, registrazione ed incasso d elle fatture attive

1. Oggetto e scopo

2. Campo di Applicazione

3. Elenco dei destinatari

4. Responsabilità

5. Acronimi e definizioni

6. Contenuti

6.1 Diagramma di Flusso: CICLO ATTIVO

6.2 Descrizione delle attività

6.2.1 Emissione massiva delle fatture

6.2.2 Incasso informatizzato

6.2.3 Incasso manuale

6.2.4 Incasso provvisori di conto corrente bancari o

6.3 Archiviazione

7. Indicatori

8. Documenti di riferimento

COPIA CONTROLLATA � SI

�..NO


1. Oggetto e scopo La presente procedura regolamenta le fasi del processo denominato ciclo attivo e relativo alle modalità di emissione, registrazione delle fatture attive dell’ATS di Pavia e le relative modalità di incasso tramite conto corrente bancario- postale- postale informatizzato. La procedura ha lo scopo di definire le fasi e le attività in cui si articola il processo di emissione fatture attive e di incasso che coinvolge più articolazioni interne, stabilendo responsabilità e tempistiche con la finalità di giungere, con modalità coordinate all’incasso dei crediti derivanti dall’attività istituzionale.

2. Campo di applicazione

La presente procedura deve essere applicata dalle articolazioni interne di seguito dettagliate, coinvolte nel processo di generazione dei crediti verso clienti sia indirettamente, in quanto erogatori delle prestazioni che generano il processo stesso, sia direttamente in quanto parte attiva della fase di incasso dei crediti generatisi La procedura si applica nei seguenti casi:

- per la rilevazione dei ricavi dell’attività aziendale relativi all’erogazione di prestazioni ad utenti con pagamento dopo il ricevimento della prestazione;

- per la rilevazione dei ricavi dell’attività aziendale relativi all’erogazione di prestazioni ad utenti e regolarizzazione degli incassi postali e bancari effettuati prima della prestazione.


La presente procedura coinvolge le articolazioni aziendali di seguito dettagliate che erogano prestazioni di servizi ad utenti e tramite l’UOC Gestione Economico-Finanziaria viene garantita l’emissione della fattura, la rilevazione del ricavo e la registrazione dell’incasso. Sono destinatari della presente procedura gli operatori:

- dei Dipartimento di Igiene e Prevenzione sanitaria e veterinario e Sicurezza degli alimenti di origine animale

- della UOS Igiene e sicurezza sul lavoro - del Dipartimento Cure primarie - dell’UOC Avvocatura in staff alla Direzione - dell’UOC Gestione Economico Finanziaria

4. Responsabilità

La responsabilità dell’applicazione della presente procedura è in carico all’U.O.C. Gestione Economico-Finanziaria, che deve: - garantire la corretta emissione del flusso di fatture, verificando i dati anagrafici necessari per

l’emissione delle fatture forniti dalle articolazioni aziendali coinvolte - verificare l’utilizzo dei corretti conti di ricavo a seconda delle prestazioni eseguite articolazioni

aziendali coinvolte - verificare la competenza economica delle operazioni che hanno generato il ricavo aziendale - verificare la completa acquisizione di tutti gli incassi tramite conti correnti bancario- postale- postale

informatizzato - garantire la corretta applicazione della modalità di incasso a seconda del metodo di pagamento

adottato dal cliente - garantire la regolarizzazione di tutti gli incassi entro il 31/12.



• BANCOPOSTAIMPRESAONLINE: servizio di collegamento telematico ai conti correnti Banco Posta. • BOLLETTINO POSTALE/ BOLLETTINO POSTALE PREMARCATO: documento emesso dall’istituto

postale contenente dati anagrafici, importo del pagamento e codice di collegamento alla fattura da pagare.

• ERP: Software Enterprice Resource Planning, strumento informatico altamente standardizzato, in grado di integrare la gestione dei dati e delle informazioni amministrative, che consente di raccogliere, organizzare ed elaborare contemporaneamente i dati quantitativi ed economici inerenti all’intera attività amministrativa, mediante un unico data base ed una rete informatica capillare che connette e fa dialogare in tempo reale tutti i dipartimenti e le varie unità operative in cui l’ATS stessa si articola.

• FATTURA ELETTRONICA: fattura in formato digitale xml, utilizzata in via esclusiva da tutte le Pubbliche Amministrazioni, che sono tenute ad avvalersi del Sistema di Intercambio SDI dell’Agenzia delle Entrate.

• FATTURA: La fattura è un documento fiscale obbligatorio emesso da un soggetto fiscale per comprovare l’avvenuta cessione di beni o prestazione di servizi e il diritto a riscuoterne il prezzo. La fattura deve essere assoggettata alle leggi sull'IVA (principalmente il D.P.R. 633 del 26 ottobre 1972 e successive modificazioni e integrazioni come il d.lgs. 20 febbraio 2004, n. 52 in attuazione della direttiva 2001/115/CE) per quanto riguarda l'imponibilità e l'eventuale aliquota, o eventualmente la non imponibilità.

• GIORNALE DI CASSA: Registro contabile generato dal software di contabilità contenente la successione cronologica delle entrate e delle uscite di cassa.

• HUB REGIONALE: Piattaforma messa a disposizione da Regione Lombardia per l’invio e la ricezione delle fatture elettroniche, alimentata dallo SDI.

• INCASSO MANUALE: funzione di ERP attraverso la quale è possibile richiamare una singola fattura e generare la reversale manualmente/singolarmente.

• INCASSO MASSIVO INFORMATIZZATO: funzione di ERP attraverso la quale è possibile richiamare una pluralità di fatture attive e generare le reversali distinte per ciascuna di esse.

• LOTTO: Insieme di fatture emesse massivamente ed inviate tramite Postel. • POSTEL: gruppo di Poste Italiane che offre un servizio di gestione documentale • PROVVISORIO IN ENTRATA: Rilevazione da parte del tesoriere di un movimento in entrata sul

conto corrente bancario senza effettivo accredito. I provvisori sono numerati in ordine progressivo annuale.

• REVERSALE D’INCASSO: Documento firmato digitalmente tramite cui l’azienda autorizza l’istituto bancario o postale ad accreditare sul proprio conto corrente una determinata somma. Le reversali sono numerate in ordine progressivo annuale.

• SERVIZIO DI TESORERIA: Servizio offerto dall’istituto di credito, che consiste nel complesso di operazioni relative alla gestione finanziaria dell'Ente.

• SISTEMA DI INTERSCAMBIO (SDI): Sistema informatico gestito dall’Agenzia delle Entrate in grado di ricevere le fatture sotto forma di file xml e inoltrare le stesse alla Amministrazioni Pubbliche destinatarie.

• TRANSAZIONE: La transazione è la rilevazione nel software di contabilità generale del ricavo. La sua registrazione non è rilevante ai fini iva.


6. Contenuti

6.1. Diagramma di flusso: CICLO ATTIVO

SI rappresenta si seguito il diagramma riepilogativo della presente procedura, all’interno del quale si rimanda

alle procedure di cui ai paragrafi 6.21, 6.2.2, 6.2.3, 6.2.4 di dettaglio delle specifiche attività.

Diagramma di flusso riepilogativo del Ciclo attivo


6.2. Descrizione delle attività

6.2.1 Emissione massiva delle fatture


1) Con cadenza mensile (entro il quindici di ogni mese), il dipartimento di Igiene e Prevenzione sanitaria e

veterinario e Sicurezza degli alimenti di origine animale e l’ UOS Igiene e sicurezza sul lavoro hanno

l’obbligo di comunicare l’esecuzione delle prestazioni eseguite e le relative valorizzazioni al fine di consentire

all’UOC Gestione Ec/Fin di emettere le fatture. Pertanto inviano via mail all’UOC Gestione Ec/Fin richiesta di

emissione fattura per le prestazioni eseguite nel mese precedente, comunicandone la tipologia e l’importo

complessivo da fatturare.

Gli operatori dei dipartimenti valorizzano le prestazioni nei propri gestionali Mercurio/Avelco e, attraverso

un’attività di esportazione, inviano alla ragioneria tutti i dati necessari per l’emissione delle fatture tramite un

file di testo a sua volta trasferito informaticamente nel server aziendale.

2) Una volta pervenute via mail tutte le richieste di fatturazione, l’operatore dell’UOC Gestione Ec/Fin effettua

l’operazione d’importazione dei diversi lotti valorizzati, operazione che consente di importare i file di testo, di

cui sopra, dal server aziendale al programma di contabilità aziendale ERP.

L’output di ogni lotto contiene l’elenco dei nominativi dei clienti per i quali verrà emessa la fattura. In questa

fase è necessario verificare:

- la presenza del cliente in anagrafica

- la completezza delle informazioni riconducibili al cliente. Bisogna distinguere le Pubbliche Amministrazioni

dai clienti privati: per i primi, infatti, la fattura deve essere emessa in formato elettronico, su uno specifico

sezionale Iva, e, qualora la prestazione fosse assoggettata ad Iva, deve contenere la specifica dicitura

riservata ai soggetti passivi Split Payment, così come previsto dall’art-17-ter del D.P.R. 633/72. Per ottenere

questo tipo di fatture è necessario inserire nell’anagrafica del cliente il codice IPA, che rappresenta

l'anagrafica di riferimento per la fatturazione elettronica, ed è l'indice cui il Sistema di Interscambio (SdI) fa

riferimento per le funzioni d’indirizzamento delle fatture elettroniche alle pubbliche amministrazioni. Qualora

fossero mancanti, occorre procedere all’inserimento delle stesse e ripetere l’operazione d’importazione.

Questa fase potrebbe terminare in errore qualora nel file di testo fosse contenuto un cliente non presente

nell’anagrafica cliente di ERP: occorre pertanto procedere all’inserimento e rilanciare l’operazione.

3) L’operatore esegue l’attività di emissione massiva automatica delle fatture. Le fatture sono emesse

complete delle indicazioni obbligatorie previste dal D.P.R. 633/72:

- dati concernenti l’emittente (ATS): ragione sociale, domicilio, partita iva

- dati riguardanti il cliente: ragione sociale o denominazione, domicilio o residenza, partita iva o codice fiscale

- dati riguardanti l’operazione effettuata: la natura, la qualità e la quantità dei beni e dei servizi che formano

l’oggetto dell'operazione;

- aliquota associata alla prestazione, l’ammontare imponibile e l’imposta;

- data fattura e numero progressivo: il programma ERP, in base alle informazioni contenute nell’anagrafica

(come specificato nel punto 2), differenzia in automatico i clienti per i quali bisogna emettere fattura cartacea/

elettronica. A seconda dei casi, le fatture sono emesse su sezionali di registri iva diversi con modalità di

spedizione e di pagamento differenti.


L’output di questa operazione restituisce il numero di fatture emesse e l’importo complessivo delle stesse: il

totale di fatture deve corrispondere al numero di clienti riportato nell’output di cui al punto 2), mentre l’importo

delle fatture deve coincidere con quello comunicato via mail dai diversi dipartimenti di cui al punto 1): un

importo differente implicherebbe un errore in fase di esportazione delle prestazioni.

In tali circostanze, è necessario comunicare il disallineamento all’operatore del dipartimento responsabile

dell’esportazione che procede con le opportune verifiche del caso (emettere fattura/nota di credito).

4) Una volta emesse le fatture, sono eseguiti i controlli contabili estraendo i conti di ricavo movimentati in

automatico dal programma ERP: le estrazioni dei conti saranno successivamente utilizzate per la

valorizzazione dei ricavi derivanti dalle suddette prestazioni nella rendicontazione delle certificazioni

trimestrali.

5) Le fatture emesse devono essere spedite ai clienti e le modalità differiscono a seconda che si tratti di

fatture cartacee ed elettroniche.

Le fatture cartacee sono inviate tramite un flusso telematico a Postel che provvede a stampare ed inviare le

fatture unitamente ad un bollettino pre-marcato: in questo modo, i clienti ricevono presso il loro

domicilio/residenza la fattura con allegato un bollettino postale pre-compilato, contenenti i riferimenti della

fattura e l’importo da corrispondere.

Prima di generare il flusso tramite una specifica richiesta del programma ERP, l’operatore dell’UOC Gestione

Ec/Fin deve verificare che la denominazione/ ragione sociale di ciascun cliente non abbia lunghezza

superiore ai 37 caratteri e che non vi siano fatture con importo pari a 0 (pareggiamenti) o negativo (note di

credito). Se queste condizioni non fossero rispettate, il lotto di fatture sarebbe rifiutato da Postel.

Il programma ERP termina l’operazione generando due lotti, uno di prova (contenente solo 3 fatture) e uno

definitivo (contenente tutte le fatture).

Si procede pertanto con l’invio a Postel del file di prova zippato mezzo mail: Postel comunica l’esito positivo,

allegando un’anteprima di stampa della fattura e dei bollettini contenuti nel lotto di prova.

Una volta ricevuto esito positivo si procede quindi all’invio l’invio a Postel del file definitivo zippato mezzo

mail: Postel comunica la corretta elaborazione del lotto con relativa sottomissione per la stampa.

Le fatture elettroniche invece seguono un percorso differente: il contenuto delle stesse è rappresentato in

formato XML e l'autenticità dell'origine e l'integrità del contenuto delle stesse sono garantite tramite

l'apposizione della firma elettronica qualificata di chi emette la fattura.

Innanzitutto l’operatore deve verificare le modalità di pagamento iscritte in fattura e che saranno poi

contenute nel file XML: lo SDI non ammette il bollettino postale come modalità di pagamento prevista, perciò

è necessario inserire il numero di conto corrente bancario o il numero di conto di Tesoreria Unica.

Il programma ERP genera l’xml delle fatture emesse: ogni xml deve essere firmato digitalmente, zippato e

caricato sull’HUB regionale.


6.2.2 Incasso informatizzato bollettini ccp


L’attività viene applicata per l’incasso delle fatture emesse a fronte di prestazioni erogate dall’U.O.C. del

Dipartimento veterinario e sicurezza degli alimenti di origine animale e dall’U.O.C. Prevenzione e sicurezza

ambienti di lavoro, tramite il servizio di collegamento telematico “BancoPosta Impresa Online”.

Le prestazioni erogate dall’U.O.C. del Dipartimento veterinario e sicurezza degli alimenti di origine animale

possono essere suddivise nei seguenti gruppi:

a. SANITA’ ANIMALE: rilascio certificazioni varie, prelievi in allevamento, ecc.

b. IGIENE NEGLI ALIMENTI: rilascio certificazioni per esportazione prodotti, attestazioni suini

macellati a domicilio, ecc.

c. IGIENE NEGLI ALLEVAMENTI: rilascio certificazioni per esportazione mangimi, sopralluoghi per

inconvenienti igienici, ecc.

d. ANAGRAFE CANINA: registrazioni in anagrafe, marcature con microchip, rilascio passaporti,

restituzione cani smarriti, ecc.

Le fatture relative a prestazioni erogate dall’U.O.C. Prevenzione e sicurezza ambienti di lavoro riguardano le

seguenti verifiche: impianti di messa a terra e scariche atmosferiche, impianti di sollevamento, ascensori e

montacarichi, impianti a pericolo di esplosione, Impianti di riscaldamento, Impianti a pressione.

Poste Italiane provvede a rendicontare giornalmente tramite una lista telematica, formata da uno o più

blocchi suddivisi per giornata tutti i bollettini postali incassati sul conto.

Il servizio consente di visualizzare l’elenco dei bollettini non dematerializzati e se necessario visualizzare e

stampare copia di un bollettino cartaceo.

Qualora vengano pagate fatture utilizzando bollettini postali bianchi compilati dall’utente e non premarcati,

gli stessi saranno visualizzati nel suddetto elenco con il colore rosso.

Tali bollettini non potranno essere incassati automaticamente dall’attività informatizzata ma sarà necessario

ricorrere all’incasso manuale.

La rendicontazione telematica dei bollettini di pagamento postali è un servizio connesso ai conti correnti

Banco Posta riservato ai titolari del servizio di collegamento telematico “BancoPosta Impresa Online” il cui

scopo è quello di velocizzare l’attività di gestione degli incassi dei bollettini di ccp.

L’attività dell’incasso automatico avviene mediamente ogni 10/15 giorni, tramite un’esportazione dal sito

delle Poste del flusso dei bollettini pagati e con il caricamento dello stesso in ERP.

Il flusso è scaricato a blocchi suddivisi per giornata, così, come è possibile visualizzarli nella lista telematica.

Ogni singolo blocco deve essere elaborato tramite la funzione di ERP “Elabora lockbox”.

Terminata l’elaborazione di tutti i blocchi scaricati e dopo aver incassato manualmente eventuali bollettini

segnalati in rosso nella lista citata precedentemente, l’operatore dell’UOC Gestione Economico Finanziaria

deve stampare un giornale di cassa.

L’importo del giornale di cassa dovrà essere pari alla somma di tutti i blocchi compresi nello scarico; in caso

contrario significa che l’attività non è andata a buon fine e occorrerà, allora, visualizzare il contenuto di ogni

singolo blocco scaricato per verificare la corrispondenza tra totale indicato nel blocco e l’importo

effettivamente scaricato.


Dopo aver individuato il/i blocchi che non quadrano, l’operatore UOC Gestione Economico Finanziaria dovrà

cercare all’interno dello stesso/i la segnalazione di errore/i corrispondente ad una fattura che non è stata

incassata e procedere all’incasso manuale.

Qualora all’interno del blocco non venisse segnalato alcun errore l’operatore UOC Gestione Economico

Finanziaria dovrà uscire dal programma di ERP e riconnettersi al sito internet delle poste per rivisualizzare la

lista telematica giornaliera dei bollettini, per individuare nella lista il blocco contenente il/i bollettino/i non

incassati e non segnalato nella precedente visualizzazione in ERP.

All’interno del blocco viene visualizzato l’elenco di tutti i pagamenti effettuati in quella giornata e tramite

l’importo è possibile individuare il pagamento che non è andato a buon fine, mentre, tramite il campo

“cod.cliente/Vcampo” è possibile individuare il numero della fattura non scaricata automaticamente e

procedere al suo incasso manuale.

Le cause di queste disfunzioni del processo sono le seguenti:

- Unico cliente che liquida 2 fatture distinte ma con uguale importo

- pagamento di una fattura già chiusa (doppio pagamento da parte del cliente).

Ad attività ultimata, l’importo del giornale di cassa coinciderà con il totale dei blocchi scaricati e quindi

l’operatore dell’UOC Gestione Economico Finanziaria potrà creare in ERP una transazione di giroconto fondi

da posta a banca per il totale dell’importo ed emettere la relativa reversale.

Terminata l’attività si rendono opportuni i seguenti controlli:

1. verificare tramite un’estrazione in ERP eventuali pagamenti avvenuti a fronte di fatture, emesse ai

condomini, per prestazioni soggette a ritenuta d’acconto 4%. La fattura incassata infatti rimane aperta

per l’importo della R.A., quindi occorre identificare la fattura in ERP tramite la funzione CUSTOM

SANITA’ - “Ritenuta d’acconto IRES” ed effettuare un adeguamento per l’importo rimasto aperto.

Così, il saldo della fattura sarà pari a 0.

2. Verificare che ad ogni singola fattura corrisponda l’incasso poiché, se l’utente avesse pagato

erroneamente un importo superiore si verificherebbe una discordanza che occorre eliminare attraverso un

adeguamento della fattura per l’importo in eccesso.


6.2.3 Incasso manuale


L’attività è applicata a seguito di pagamenti effettuati dai clienti su di un conto corrente postale richiesti

generalmente dal Dipartimento di Igiene e Prevenzione Sanitaria.

Nell’incasso manuale tutti i pagamenti anticipati effettuati dai clienti tramite bollettino di conto corrente

postale, sono incassati previa emissione di fatture attive o transazioni

La quasi totalità delle fatture emesse riguarda pagamenti per:

a. Certificati Export alimentari

b. Analisi Potabilità Acque

c. Trasporto Salme

d. Idoneità auto funebri

e. Patentini gas tossici

f. Smaltimento amianto

g. Utilizzo e smaltimento elementi ionizzanti

h. Pagamenti SCIA (inizio attività- chiusura attività commerciali)

i. Pagamenti D.L. 194 sez. 6 Comma1

Il cliente esegue il pagamento mediante un bollettino di conto corrente postale, utilizzando uno dei conti

correnti postali aperti dall’ATS, dedicato al tipo di prestazione, tale conto è indicato dal Dipartimento

competente che richiede il pagamento, o direttamente dall’ UOC Economico Finanziario

Il cliente pagante può essere una persona fisica o giuridica, in entrambi i casi deve esprimersi in merito alla

necessità di ricevere la fattura corrispondente al pagamento effettuato, barrando la casella prestampata

presente sui bollettini di conto corrente postale, (che dice appunto “fattura si”) e apporre sempre sul

bollettino il proprio Codice Fiscale o la Partita Iva. La copia dei bollettini arrivano dalla posta circa due volte

la settimana

Qualora non siano riportati Codice Fiscale o Partita Iva, ma sia fatta richiesta di fattura essa sarà comunque

emessa, ma al momento dell’invio cartaceo si allegherà alla fattura una scheda con la richiesta dei dati

anagrafici mancanti, che il cliente ci rinvierà completata e si integra successivamente l’anagrafica.

Nel caso in cui non sia manifestata la volontà di ricevere fattura, essa sarà emessa unicamente alle persone

giuridiche.

Infine nel caso di clienti già inseriti in anagrafica e che versano periodicamente cifre prestabilite,si procedere

a emettere le fatture e a spedirle.

Tutti quei pagamenti che non si completeranno con la generazione di una fattura, saranno registrati come

transazioni e incassati insieme alle fatture.

Le fatture sono stampate e spedite mezzo posta ordinaria o via mail se fornita.

Una volta fatte le registrazioni degli incassi in ERP, bisogna fare le seguenti operazioni e verifiche.


Per prima cosa un batch d’incassi, usando come metodo di pagamento il numero di conto corrente postale

usato per pagare i bollettini e un giornale di cassa, sempre con metodo di pagamento uguale a quello del

conto corrente postale usato per i pagamenti e il cui importo dovrà essere identico al totale delle

registrazioni.

Utilizzando l’importo del giornale di cassa si farà un’operazione detta di Giroconto che ha come cliente

BancoPosta e come metodo di pagamento un numero di conto bancario su cui dovranno essere versati gli

importi, questa operazione permette il trasferimento degli importi corrispondenti alle somme delle

registrazioni dal conto della Posta a quello della Banca di riferimento ATS e scaturisce nella Reversale di

incasso.

La figura preposta e autorizzata ad effettuare i prelievi dal c/c postale è quella del responsabile della

Tesoriera, che si occupa di ogni aspetto legato ai flussi di capitale in entrata ed in uscita, e che detiene la

firma di traenza per prelevare dal ccp postale. Le operazioni di prelevamento delle somme fatte dal tesoriere

sono evidenziate sull’estratto conto postale con “ Assegno”.

Le operazioni di incasso manuale hanno una frequenza di 10/15 giorni, fatto che garantisce il riversamento

sul conto corrente bancario della liquidità giacente sui conti correnti postali.

I bollettini di c/c postale, unitamente agli estratti conto, sono archiviati e conservati per 10 anni.


6.2.4 Incasso provvisori di conto corrente bancari o


Gli incassi tramite conto corrente bancario sono relativi a diverse fattispecie, tra cui:

a. Prestazioni erogate dai dipartimenti (veterinario/impiantistica)

b. Sanzioni comminate dai dipartimenti (prevenzione medica, veterinaria, ASSI)

c. Contributi da regione

d. Diritti sanitari e altri diritti (es. SCIA)

e. Accessi di guardia medica presso strutture accreditate

f. Entrate relative a contenziosi

g. Convenzioni con altri enti pubblici

h. Rimborsi assicurativi

Con cadenza giornaliera il tesoriere rileva i pagamenti pervenuti sul conto corrente bancario e crea i

provvisori in entrata, che sono numerati seguendo un ordine progressivo annuale.

L’operatore dell’UOC Gestione Economico Finanziaria provvede quotidianamente al controllo /

regolarizzazione dei provvisori in entrata.

In particolare l’operatore controlla che:

- i pagamenti ricevuti siano effettivamente di competenza dell’Azienda e non di altri enti, questo per

evitare che vengano autorizzati gli incassi di versamenti errati. Capita infatti, anche se di rado, che il

soggetto pagante abbia erroneamente effettuato sul conto corrente dell’Azienda un versamento di

competenza di un altro ente; in questo caso è necessario provvedere alla restituzione delle somme.

Tramite una transazione viene rilevato il debito nei confronti del soggetto pagante, iscrivendolo in un

conto transitorio. Si provvede quindi alla regolarizzazione del provvisorio in entrata attraverso una

reversale d’incasso. Viene quindi intrapresa l’attività per il rimborso, al termine della quale viene

registrato nel ciclo passivo un movimento non rilevante ai fini iva, in cui viene stornato il debito nei

confronti del pagante. Si provvede quindi alla restituzione della somma tramite mandato di

pagamento.

Una volta accertato che i pagamenti ricevuti sono di competenza dell’azienda, l’operatore dell’UOC Gestione

Economico Finanziaria verifica se il ricavo è già stato rilevato in contabilità, onde evitare duplicazioni.

E’ quindi possibile che:

- i pagamenti ricevuti siano relativi ad un’attività ancora da fatturare o costituiscano un’entrata per la quale

non è prevista fatturazione. In questo caso il ricavo viene rilevato al momento dell’incasso. Viene perciò

effettuata una transazione in cui è movimentato il conto di ricavo previsto per tipologia di prestazione e, solo

successivamente, viene emessa la reversale;

- i pagamenti ricevuti rappresentino il saldo di fatture emesse presenti in contabilità. Vengono verificati gli

importi al fine di individuare quali fatture sono interamente saldate e quali restano totalmente o parzialmente


insolute. Il dato è periodicamente comunicato agli operatori che si occupano del recupero crediti, per poter

provvedere al sollecito. Effettuato tale controllo, si provvede all’emissione della reversale.

In determinate situazioni i pagamenti ricevuti non corrispondono all’importo delle fatture aperte in contabilità.

Tali scostamenti possono essere dovuti da:

- IVA split payment: le fatture emesse nei confronti di enti pubblici sono incassate per la sola quota

imponibile; l'IVA, infatti, viene versata direttamente dall'ente pubblico che riceve la fattura;

- ritenuta del 4%: le fatture emesse nei confronti dei condomini sono soggette a ritenuta d’acconto

IRES del 4%;

- arrotondamenti attivi/passivi.

In questi casi è necessario, prima dell’emissione della reversale d’incasso, effettuare un adeguamento pari

all’importo dello scostamento.

Attraverso le reversali di incasso i provvisori in entrata vengono “regolarizzati”, ovvero abbinati alla relativa

transazione, al fine di chiuderne la partita in contabilità. E’ necessario dunque che le transazioni vengano

selezionate per l’autorizzazione all’incasso sul sezionale di bilancio corretto (SANI – ASSI – SOCI).

L’operatore dell’UOC Gestione Economico Finanziaria include le fatture da incassare in un batch che, una

volta formattato, genera la reversale di incasso per ogni cliente. La reversale, una volta creata, va richiamata

all’interno del software di contabilità per poter essere completata con i seguenti dati:

- numero del provvisorio (o dei provvisori se più di uno) da regolarizzare

- importo del provvisorio (o dei provvisori)

- codice 01 / 04 / 05, in base al metodo di pagamento utilizzato dal cliente (01. Pagamento ordinario

fruttifero – 04. Fruttifero libero – 05. Ordinario infruttifero).

Tali dati devono essere inseriti correttamente prima che il flusso di reversali sia trasmesso alla tesoreria. In

presenza di errori o omissioni, infatti, il flusso non andrà a buon fine.

6.3. Archiviazione

Le fatture emesse sono conservate in modalità telematica tramite HUB regionale.

I Registri IVA Vendite sono conservati in modalità cartacea.

I bollettini postali pagati, i flussi telematici esportati da Postel, i provvisori in entrata sono archiviati in

modalità cartacea.

Le reversali d’incasso vengono firmate digitalmente con una firma di primo livello a cura del

Responsabile dell’UOC Gestione Economico Finanziaria (o, in sua assenza, dell’operatore dell’UOC

Gestione Economico Finanziaria delegato) e con una firma di secondo livello apposta dal Direttore


Amministrativo (o, in sua assenza, dal Direttore del Dipartimento Amministrativo). In seguito, l’operatore

dell’UOC Gestione Economico Finanziaria provvede a trasmettere alla tesoreria il flusso delle reversali

di incasso.

Nei giorni successivi è necessario monitorare all’interno del sito della tesoreria dell’Ente il buon esito

dell’autorizzazione all’incasso. Le reversali devono, infatti, risultare correttamente riscosse e i provvisori

in entrata regolarizzati. In caso contrario l’operatore dell’UOC Gestione Economico Finanziaria deve

provvedere a correggere l’errore che ha causato il “ko” del flusso, che verrà nuovamente trasmesso.

Al 31 dicembre di ogni anno tutti i provvisori in entrata devono essere incassati e, pertanto, sul sito della

tesoreria non devono risultare sospesi non regolarizzati.

Le reversali emesse firmate digitalmente e trasmesse alla tesoreria dell’Ente sono archiviate dall’istituto

di credito.

7 Indicatori

Indicatore Metodo di calcolo Fonte Dati Resp. Frequenza Verifica incassi

. Importo totale

provvisori in entrata regolarizzati= Importo

totale reversali emesse=0

Portale Ist. Tesoriere Portale Poste Italiane

Giornale di casa di ERP

U.O.C. Gestione

Economico Finanziaria

Ordinario

Regolarizzazione dei provvisori in entrata

c/o Ist. Tesoriere

Saldo Ist. Tesoriere al 31/12/ saldo giornale

di cassa *100%

Portale Ist. Tesoriere Giornale di casa di ERP

U.O.C. Gestione


Annuale

8 Documenti di riferimento

Giornali di cassa

Estratto conto banca/posta

Bollettini postali

Reversali

Provvisori banca

328 ATS PAVIA CICLO PASSIVO: PRESA IN CARICO, REGISTRAZIONE E

PAGAMENTO DELLE FATTURE PASSIVE Rev. 0 del 22.12.20 17 Pag. 1/24

0 Prima emissione della procedura Rev. Descrizione modifica Data di applicazione Preparato: Lorenzo Cotta Ramusino Anna Maria Covini Maria Rosaria Inicorbaf Rossana Maggi Riccardo Preseglio

Verificato: Romina Chessa

Approvato: Mariacristina Taverna

1. Oggetto e scopo

2. Campo di Applicazione


4. Responsabilità


6. Contenuti

6.1 Diagramma di Flusso generale

6.2 Descrizione delle attività:

6.2.1 Pagamento Canale G3S

6.2.2 Chiusura G3S

6.2.3 Pagamento Gestione Diretta

6.2.4 Pagamento Farmacie

6.2.5 Allineamento fatture HUB – ERP - PCC

6.3 Archiviazione

7. Indicatori


COPIA CONTROLLATA

� SI

� NO






1. Oggetto e scopo

La presente procedura regolamenta il processo denominato ciclo passivo: presa in carco, registrazione e pagamento delle fatture passive:

• dei debiti generati a seguito dell’acquisto di beni e servizi a fronte di ordini per la gestione aziendale, rientranti negli ambiti istituzionali, da soggetti esterni all’organizzazione (fornitori);

• dei debiti generati dalla distribuzione agli assistiti muniti di ricetta rossa/DEM di specifiche tipologie di beni e servizi rendicontato in distinta contabile;

• del G3S dei beni e servizi e delle fatture pubbliche del territorio (ASST di Pavia e Fondazione IRCCS San Matteo) e relativa riconciliazione con i dati trasmessi dalle strutture a G3S e pubblicati su Scriba;

• dei debiti commerciali delle Pubbliche Amministrazioni ed il successivo allineamento tra le fatture elettroniche inviate dai fornitori tramite Hub Regionale, la contabilità aziendale e la Piattaforma della Certificazione dei Crediti.

La procedura ha lo scopo di definire le fasi e le attività in cui si articola il processo di pagamento che coinvolge più articolazioni interne, stabilendo responsabilità e tempistiche con la finalità di giungere, con modalità coordinate al pagamento dei debiti derivanti dalle forniture di beni e servizi tramite la Società Finlombarda, la gestione diretta e rimborso alle farmacie convenzionate. Inoltre definisce le fasi e le attività in cui si articola il processo che si conclude con il pagamento dei debiti derivanti dalle forniture di beni e servizi, con la corretta comunicazione e il conseguente caricamento telematico di tali pagamenti sul Portale della Certificazione dei Crediti e con l’allineamento dei dati presenti sul Portale con la contabilità aziendale. 2. Campo di applicazione

La presente procedura deve essere applicata dalle articolazioni interne di seguito dettagliate, coinvolte nel processo di pagamenti dei debiti verso fornitori sia indirettamente, in quanto acquirenti della prestazione che genera il processo stesso, sia direttamente in quanto parte attiva della fase di pagamento dei debiti generatisi. Dipartimento Amm.vo di Controllo e degli Affari Generali e Legali: Unità operativa deputata a dar corso alla registrazione e pagamento delle fatture per le acquisizioni effettuate: U.O.C. Gestione Economico Finanziaria Unità operative interne generanti il debito: -Dipartimento Amm.vo di Controllo e degli Affari Generali e Legali: U.O.C. Sistemi Informativi e Informatici U.O.C. Gestione del Personale Dipendente e Convenzionato -Dipartimento per la Programmazione, Accreditamento;Acquisto delle Prestazioni sanitarie e Sociosanitarie (PAAPSS): U.O.C. gestione amministrativa contratti U.O.C. Programmazione e Negoziazione con gli erogatori U.O.C. Appropriatezza e Qualita’ -Dipartimento Cure Primarie -Dipartimento di Igiene e Prevenzione sanitaria U.O.C. Salute e ambienti e progetti innovativi U.O.C. Igiene Pubblica e Medicina di Comunità -Dipartimento Veterinario e Sicurezza degli alimenti di origine animale U.O.C. Igiene, allevamenti e produzione zootecniche I debiti rientranti nel campo di applicazione della presente procedura sono derivanti da acquisizioni dell’ATS da qualsiasi fornitore di beni e servizi ad eccezione degli acquisti di prestazioni sanitarie e socio sanitarie e sociali.






La presente procedura si applica, altresì, alle seguenti articolazioni non aziendali coinvolte nel processo di riconciliazione e chiusura con il sistema G3S: Direzione Generale Programmazione, Finanza e Controllo di Gestione della Regione Lombardia A.S.S.T. di Pavia Fondazione IRCCS San Matteo Ministero Economia e Finanza 3. Elenco dei destinatari

Dipartimento Amm.vo di Controllo e degli Affari Generali e Legali: U.O.C. Gestione Economico Finanziaria U.O.C. Sistemi Informativi e Informatici U.O.C. Gestione del Personale Dipendente e Convenzionato Dipartimento per la Programmazione, Accreditamento;Acquisto delle Prestazioni sanitarie e Sociosanitarie (PAAPSS): U.O.C. gestione amministrativa contratti U.O.C. Programmazione e Negoziazione con gli erogatori U.O.C. Appropriatezza e Qualita’ Dipartimento Cure Primarie Dipartimento di Igiene e Prevenzione sanitaria U.O.C. Salute e ambienti e progetti innovativi U.O.C. Igiene Pubblica e Medicina di Comunità Dipartimento Veterinario e Sicurezza degli alimenti di origine animale U.O.C. Igiene, allevamenti e produzione zootecniche 4. Responsabilità

L’U.O.C. Gestione Economico Finanziaria svolge i seguenti compiti:

- Registrazione da parte dell’ U.O.C. Gestione Economico Finanziaria dei dati anagrafici e dei c/c dedicato comunicato dai fornitori ( L. 136/10 –Piano straordinario anti-mafie) con autocertificazione . - Presa in carico sull’HUB Regionale con cadenza giornaliera delle fatture elettroniche pervenute e successiva registrazione in ERP in seguito all’importazione in interfaccia delle stesse .La scadenza del documento è calcolata a 60 giorni dalla data di ricevimento sull’HUB Regionale. - A seguito della registrazione delle fatture l’ U.O.C. Gestione Economico Finanziaria esegue la stampa del tabulato di “post-approvazione fatture” e trasmette via e_mail lo stesso, unitamente alle relative fatture, alle strutture di origine degli ordini in data coincidente con la registrazione. - Restituzione da parte delle strutture acquirenti all’ U.O.C. Gestione Economico Finanziaria del tabulato di post-approvazione (inteso quale liquidazione fatture) debitamente firmato dal Responsabile della Struttura entro 10/15 giorni unitamente alla seguente documentazione: originale fattura, originale dell’ordine firmato dal responsabile,






Documento Unico di Regolarità Contributiva.-DURC-con scadenza a 120 giorni dalla data di emissione dello stesso (L.98/2013 di conversione del decreto L.69/2013). - Verifica da parte dell’ U.O.C. Gestione Economico Finanziaria sul portale dell’Agenzia delle entrate-Riscossione per tutti i pagamenti superiori a €10.000 per singolo fornitore. - Invio di flusso telematico a FINLOMBARDA (Società Finanziaria di Regione Lombardia). da parte dell’ U.O.C. Gestione Economico Finanziaria delle fatture liquidate, con scadenza a 60 giorni con una predefinita finestra temporale di copertura di 30 giorni . - Pagamento gestione diretta con scadenza a 30 giorni da parte dell’ U.O.C. Gestione Economico Finanziaria delle fatture liquidate - Caricamento telematico sul Portale della Certificazione dei Crediti di tutti i pagamenti relativi a fatture elettroniche effettuati dall’U.O.C Gestione Economico Finanziaria con cadenza mensile -Controllo dell’allineamento tra fatture ricevute su Hub Regionale e pagamenti delle stesse fatture da parte

dell’U.O.C. Gestione Economico Finanziaria con particolare attenzione al fatto che fatture che non trovano

abbinamento con i pagamenti siano quelle in blocco per valida motivazione.

I Responsabili delle seguenti strutture che nello svolgimento delle attività istituzionali di rispettiva competenza sono coinvolti nel processo di pagamento dei debiti oggetto della presente procedura sono: Dipartimento Amm.vo di Controllo e degli Affari Generali e Legali: U.O.C. Sistemi Informativi e Informatici U.O.C. Gestione del Personale Dipendente e Convenzionato Dipartimento per la Programmazione, Accreditamento;Acquisto delle Prestazioni sanitarie e Sociosanitarie (PAAPSS): U.O.C. gestione amministrativa contratti U.O.C. Programmazione e Negoziazione con gli erogatori U.O.C. Appropriatezza e Qualita’ Dipartimento Cure Primarie Dipartimento di Igiene e Prevenzione sanitaria U.O.C. Salute e ambienti e progetti innovativi U.O.C. Igiene Pubblica e Medicina di Comunità Dipartimento Veterinario e Sicurezza degli alimenti di origine animale U.O.C. Igiene, allevamenti e produzione zootecniche ed hanno i seguenti compiti: - Attivazione, all’interno delle strutture interessate all’emissione degli ordini, delle modalità operative più idonee ad assicurare la corretta liquidazione delle fatture. 5. Acronimi e definizioni

UO = Unità Operativa UOC = Unità Operativa Complessa UOS = Unità Operativa Semplice ERP = Enterprise Resource Planning, strumento informatico altamente standardizzato, in grado di integrare la gestione dei dati e delle informazioni amministrative, che consente di raccogliere, organizzare ed elaborare contemporaneamente i dati quantitativi ed economici inerenti all’intera attività amministrativa, mediante un






unico data base ed una rete informatica capillare che connette e fa dialogare in tempo reale tutti i dipartimenti e le varie unità operative in cui l’ATS stessa si articola. FATTURA = La fattura è un documento fiscale obbligatorio emesso da un soggetto fiscale per comprovare l’avvenuta cessione di beni o prestazione di servizi e il diritto a riscuoterne il prezzo. La fattura deve essere assoggettata alle leggi sull'IVA (principalmente il D.P.R. 633 del 26 ottobre e successive modificazioni e integrazioni come il d.lgs. 20 febbraio, n. 52 in attuazione della direttiva 2001/115/CE) per quanto riguarda l'imponibilità e l'eventuale, o eventualmente la non imponibilità. FATTURA ELETTRONICA : fattura in formato digitale xml, utilizzata in via esclusiva da tutte le Pubbliche Amministrazioni, che sono tenute ad avvalersi del Sistema di Intercambio SDI dell’Agenzia delle Entrate. AGENZIA DELLE ENTRATE-RISCOSSIONE : Agente della riscossione tributi per la Provincia di Pavia. DURC= Documento unico regolarità contributiva FINLOMBARDA (FINANZIARIA PER LO SVILUPPO DELLA REGIONE LOMBARDIA) : Società per azioni a cui la REGIONE LOMBARDIA ha affidato per conto delle proprie ATS la gestione e l’organizzazione dei pagamenti (DGR.VIII/4680 del 9/5/2007) CONTO CORRENTE DEDICATO= Documento attestante gli estremi dei conti correnti bancari o postali dedicati alle commesse pubbliche, anche in via non esclusiva comunicati con autocertificazione dai fornitori (articolo 3 della legge 13 agosto 2010, n. 136 come modificato dalla legge n. 217/2010 di conversione del decreto legge n. 187/2010;Piano straordinario contro le mafie) CODICE CIG: codice identificativo di gara costituito da una stringa alfanumerica di 10 caratteri (D.L. n.163 del 12/4/2006) CODICE CUP: Codice Unico Progetto costituito da una stringa alfanumerica di 15 caratteri, identifica un progetto d’investimento pubblico ed è lo strumento cardine per il funzionamento del Sistema di Monitoraggio degli Investimenti Pubblici (D.L. n.163 del 12/4/2006) G3S: gestione pagamenti Sistema Socio Sanitario SCRIBA : sistema di controllo regionale dei bilanci aziendali: portale acquisizione protocollazione delle rendicontazioni economico finanziarie HUB REGIONALE = Piattaforma messa a disposizione da Regione Lombardia per l’invio e la ricezione delle fatture elettroniche, alimentata dallo SDI. PORTALE CERTIFICAZIONE CREDITI = strumento attraverso il quale le imprese, previa istanza presentata alle rispettive P.A. debitrici, possono ottenere la certificazione dei crediti commerciali vantati. E’ utilizzato per il monitoraggio dei pagamenti delle P.A. DEC= Direttore Esecuzione Contratto. 6. Contenuti

6.1. Diagramma di flusso generale: CICLO PASSIVO

Si rappresenta si seguito il diagramma riepilogativo della presente procedura, all’interno del quale si rimanda

ai paragrafi 6.2.1, 6.2.2, 6.2.3, 6.2.4 e 6.2.5 di dettaglio delle attività.

Le attività di seguito dettagliate si diversificano in sottoprocessi sulla base della tipologia del fornitore.






6.2. Descrizione delle attività

6.2.1. Pagamento Canale G3S






Gli operatori della struttura U.O.C. Gestione Economico Finanziaria provvedono con cadenza giornaliera all’accettazione o al rifiuto delle fatture elettroniche trasmesse sull’HUB Regionale e alla registrazione in ERP delle stesse in seguito alla presa in carico sull’interfaccia. Decorsi 15 giorni dal ricevimento le fatture sono tacitamente accettate per decorrenza termini. L’.U.O.C. Gestione Economico Finanziaria, una volta registrate le fatture, in data coincidente con la registrazione stessa, provvede a stampare il tabulato di “post-approvazione” contenente: 1. il riepilogo per fornitore delle fatture con medesima scadenza; 2. il nominativo dell’operatore che ha effettuato l’ordine; 3. il numero di ordine al quale sono agganciate tutte le fatture riepilogate; 4. Il Codice CIG Si provvede a trasmettere tramite posta elettronica agli operatori delle strutture che hanno emesso gli ordini le fatture e le relative post_approvazioni Gli adempimenti degli operatori delle strutture sopra citate che hanno effettuato gli ordini sono i seguenti: 1. al momento della ricezione della merce, devono verificare la regolarità qualitativa e quantitativa della merce consegnata dal fornitore; 2. una volta ricevuto il tabulato di post-approvazione fatture devono verificare la conformità del prezzo esposto sulle fatture alla merce ordinata e consegnata, Il risultato di queste due attività si sostanzia in un’attestazione di conformità quali-quantitativa del DEC del contratto e di prezzo della merce consegnata dal fornitore rispetto all’ordine effettuato e alla fattura emessa dal fornitore stesso.






3 ulteriore adempimento degli operatori sopra citati è la richiesta del DURC (Documento Unico di Regolarità Contributiva) con il quale viene accertato che il fornitore non si trova in posizione irregolare nel versamento dei contributi previdenziali per i propri dipendenti fino ad una certa data e l’indicazione sull’ordine del codice CIG. Nel caso in cui la procedura di verifica non vada a buon fine, entro 10/20 giorni dal ricevimento del tabulato di post-approvazione fatture, le UOC in argomento devono inviare all’U.O.C. Gestione Economico Finanziaria una comunicazione via email contenente le motivazioni di impedimento alla liquidazione delle fatture (DURC irregolare*, richiesta al fornitore di emissione nota di accredito totale o parziale, mancata comunicazione da parte del fornitore degli estremi del conto corrente dedicato, pignoramento ex art.72bis DPR 602/73 o pignoramenti presso terzi notificato dal tribunale**) * In caso di DURC irregolare la fattura non deve essere liquidata dal DEC del contratto ed il pagamento deve essere temporaneamente sospeso, e per l’introduzione dell’art.4 del D.P.R. 5/10/2010 n. 207 è previsto l’Intervento sostitutivo” nei confronti degli Enti Previdenziali che rilasciano un DURC irregolare. La normativa dispone che, ricorrendo tale fattispecie, il DEC che effettua la liquidazione deve comunicare, per PEC, alle rispettive Sedi Previdenziali la volontà di attivare l’intervento sostitutivo. Le sedi competenti di Inps e Inail provvedono a rispondere, sempre per PEC, alla richiesta effettuata dal DEC indicando gli importi, i codici tributo, i periodi di riferimento degli importi e gli estremi identificativi che dovranno essere indicati in F24EP. Ricevuta la risposta dall’Inail e dall’Inps, nel caso in cui l’importo da versare sia uguale al debito si predispone una sola liquidazione in favore degli Enti Previdenziali interessati mentre, nel caso in cui l’importo da versare sia inferiore al debito si predispongono n. 2 liquidazioni: una a favore dell’Istituto da pagare con modello F24EP e una a favore del fornitore. Al riguardo, l’Agenzia delle Entrate-Riscossioni, ha predisposto l’integrazione della “Tabella dei codici identificativi” prevista nella sezione “Contribuente” dell’attuale modello F24 istituendo il codice “51”.Il pagamento deve avvenire non oltre il termine di 30 giorni e la notizia dell’avvenuto adempimento deve essere inviata all’indirizzo PEC delle Sedi degli Istituti Previdenziali di riferimento. **In caso di pignoramento ex art.72bis DPR 602/73, in base al debito pignorato da Equitalia al fornitore, la fattura non deve essere liquidata al fornitore ma a Equitalia, secondo le seguenti indicazioni contenute nell’atto per effettuare il pagamento,: Termini entro cui deve essere fatto il pagamento (60 gg); IBAN del c/c (oppure bollettino) intestato: Agenzia delle Entrate-Riscossione sul quale deve essere versata la somma; Importi da versare Causale del versamento. **In caso di pignoramento presso terzi notificato dal tribunale, il DEC deve trasmettere via PEC l’attestazione ai sensi dell’art 547 c.p.c. entro 10 giorni dalla notifica del debito maturato alla data di notifica nei confronti del creditore pignorato. Pertanto la fattura non deve essere liquidata al fornitore fino alla notifica del tribunale di svincolo delle somme. Nel caso in cui la procedura di verifica vada a buon fine, entro 10/20 giorni dal ricevimento del tabulato di post-approvazione fatture, le UOS e UOC in argomento devono restituire all’ U.O.C. Gestione Economico Finanziarie il tabulato firmato dal DEC del contratto unitamente all’attestazione di conformità quali-quantitativa e di prezzo della prestazione/bene ricevuto rispetto alla fattura ed all’ordine effettuato, all’attestazione di DURC regolare e ad eventuali ulteriori attestazioni previste dalla normativa vigente. Nel caso specifico del pignoramento presso terzi il DEC predispone la liquidazione sulla base della sentenza di svincolo delle somme: nel caso in cui la sentenza dichiari il debito interamente pignorato la liquidazione sarà a favore del terzo; nel caso in cui la sentenza dichiari il debito pignorato inferiore a quanto dovuto il DEC predispone due liquidazione ,di cui una a favore del terzo creditore procedente ed una a favore del debitore esecutato. L’U.O.C. Gestione Economico Finanziaria, una volta ricevuta la liquidazione, deve effettuare le seguenti operazioni: a) Individuare e raggruppare le liquidazioni al medesimo fornitore per verificare se i pagamenti da effettuare sono per somme complessivamente superiori a 10.000,00 euro al netto dell’IVA: b) Individuare le liquidazioni per fatture con scadenza a 60 giorni e suddividerle per anno di competenza. La Regione Lombardia al fine di agevolare la regolarizzazione delle compensazioni G3S relative agli anni pregressi stabilisce, con comunicazione a tutte le ATS, la data a partire dalla quale le fatture riferite ad anni






precedenti da pagare nel corso d’esercizio non vengano inviate nei flussi a G3S ma pagate come gestione diretta. c) Predisporre la proposta di mandato da trasmettere in via telematica a G3S per il pagamento con una finestra temporale di copertura massima di 30 giorni . Per le liquidazioni di cui al punto a), U.O.C. Gestione Economico Finanziaria deve effettuare una verifica preliminare presso l’Agenzia delle Entrate-Riscossione di “non inadempienza” (regolarità fiscale, contributiva, pagamento di cartelle esattoriali, etc.) del fornitore per tutti i pagamenti che superano la somma di € 10.000,00 al netto dell’IVA così come previsto in seguito all’introduzione dello split payment. Nel caso in cui il fornitore risulti “inadempiente” si deve sospendere il pagamento, sebbene la fattura sia liquidata, e attendere la comunicazione dall’Agenzia delle Entrate-Riscossione. l’Agenzia delle Entrate-Riscossione, entro 5 giorni dalla richiesta, può dare i seguenti tipi di risposta: - Risposta negativa: significa che dalle verifiche effettuate nel tempo intercorrente la situazione del creditore risulta sbloccata e si può procedere al pagamento; - Risposta di situazione di “inadempienza totale o parziale”: 1) caso di inadempienza parziale: l’Agenzia delle Entrate-Riscossione comunica l’importo dell’inadempimento; se questo risulta inferiore al totale degli importi dei documenti di pagamento sottoposti alla verifica, si può procedere a pagare la quota residua al creditore; per l’importo bloccato dall’Agenzia delle Entrate-Riscossione si rimanda al punto successivo; 2) caso di inadempienza totale: entro 30 giorni dalla comunicazione, l’Agenzia delle Entrate-Riscossione deve trasmettere l’atto di pignoramento (ex art. 48 bis DPR602/73) contenente le seguenti indicazioni per effettuare il pagamento: Termini entro cui deve essere fatto il pagamento (60 gg); IBAN del c/c (oppure bollettino) intestato: Agenzia delle Entrate-Riscossione sul quale deve essere versata la somma; Importi da versare Causale del versamento. Decorsi 30 giorni senza aver ricevuto l’atto, oppure in caso di sospensiva dell’atto di pignoramento da parte dell’Agenzia delle Entrate-Riscossione, si deve procedere al pagamento al fornitore come da liquidazione.

Per le liquidazioni di cui al punto b) L’U.O.C. Gestione Economico-Finanziaria deve inviare con flusso telematico la proposta di mandato elaborata dal sistema e firmata digitalmente dal responsabile dell’ U.O.C. Gestione Economico Finanziaria per il tramite di Finlombarda SPA, che è delegata dal Legale Rappresentante dell’ATS a pagare in nome e per conto dell’ATS stessa. L ’U.O.C. Gestione Economico Finanziarie provvede ,verificato sul portale G3S che non sono avvenuti storni e che tutte le fatture inviate nella proposta riportino la dicitura “CHIUSO”, all’emissione di un mandato di pagamento e di una reversale di pari importo. Il mandato di pagamento è fittizio e ha la funzione di chiudere in procedura amministrativo contabile le fatture che nella realtà sono state pagate da Finlombarda. La reversale d’incasso è fittizia e ha la funzione di incassare virtualmente dalla Regione la quota di cassa che è stata utilizzata per il pagamento delle fatture. Il mandato a chiusura della proposta inviata a G3S e la reversale d’incasso di pari importo non generano alcun movimento di cassa in quanto compensativi si elidono e tramite flusso telematico si inviano alla Tesoreria






6.2.2. Chiusura G3S

A partire dal 2009 è stato avviato il processo di informatizzazione del Sistema G3S – Sistema pagamenti soluzione per il Governo del Sistema Socio Sanitario – una piattaforma informatica che permette a Finlombarda di ricevere le proposte di pagamento dalle Aziende Sanitarie e a Regione Lombardia di monitorare l'andamento dei pagamenti in tempo reale.






Nel caso di pagamenti G3S verso erogatori pubblici del territorio: - i suddetti erogatori comunicano all'UOC Gestione Economico Finanziario con cadenza generalmente mensile (entro la fine del mese) l'ammontare dei pagamenti delle fatture che hanno effettuato ai loro fornitori per il tramite di Finlombarda; - l'Economico Finanziario del'Ats, verificato il report sul portale G3S e la coerenza con quanto dichiarato, effettua un mandato di pagamento fittizio “pagamento per cassa” chiudendo le fatture emesse dagli erogatori pubblici del territorio per l'importo comunicato. Le stesse fatture vengono incassate e chiuse anche dagli erogatori pubblici del territorio. Contestualmente l'UOC Gestione Economico Finanziario emette reversale incassando fittiziamente e parzialmente i crediti verso Regione Lombardia per lo stesso importo del mandato. Pertanto reversale e mandato sono compensativi tra loro. Il mandato a chiusura delle fatture concordate con gli erogatori pubblici e la reversale d’incasso di pari importo si elidono e tramite flusso telematico si inviano alla Tesoreria Sulla base della competenza (fatture anno in corso o fatture anni precedenti) dei pagamenti che vengono effettuati da parte degli erogatori pubblici del territorio per tramite di Finlombarda, vengono chiuse/incassati i crediti di pari competenza. I riepiloghi di tutti i pagamenti che vengono effettuati dalle strutture a G3S vengono trasmessi alle Aziende Sanitarie sulla piattaforma regionale Scriba. L'importo dei pagamenti che effettuano le strutture pubbliche e che pubblicano su Scriba deve coincidere con le chiusure che le stesse comunicano all'UOC Economico Finanziario e per il quale quest'ultimo effettua mandati e reversali di pagamento. Regione Lombardia a chiusura di ogni anno riconosce a Bilancio alle ATS la parte di quota capitaria che le stesse hanno utilizzato per le chiusure di G3S pubblicato su Scriba, pertanto il dato tra chiusure effettuate dagli erogatori pubblici del territorio e quello dell'ATS deve coincidere. Nel caso di pagamenti G3S con fornitori ATS: analogamente vengono emessi mandato e reversale compensativi per l’importo dei pagamenti effettuati per il tramite di Finlombarda. Il mandato a chiusura della proposta inviata a G3S e la reversale d’incasso di pari importo si elidono e tramite flusso telematico si inviano alla Tesoreria e non generano movimenti di cassa.






6.2.3. Pagamento Gestione Diretta






I pagamenti a gestione diretta riguardano le seguenti tipologie di acquisti: ACQUISTO DI BENI SANITARI - dispositivi medici - sangue ed emocomponenti ACQUISTI DI BENI NON SANITARI - materiale di guardaroba, di pulizia e convivenza in genere - carburanti e lubrificanti - cancellaria e stampati ACQUISTI DI SERVIZI SANITARI -medicina di base; -farmaceutica; -ass. specialistica -ass. integrativa e protesica; -ass. ospedaliera -erog farmaci file f -ass. termale -ass. trasporti -ass. socio-sanitaria - contributi/rimborsi per cure all’estero - contributi/rimborsi per assistenza indiretta ACQUISTI DI SERVIZI NON SANITARI - Riscaldamento, acqua, utenze elettricità, mensa, smaltimento rifiuti, assicurazioni,servizi postali, altri servizi appaltati( canile ). - formazione iscrizione corsi aggiornamento ) MANUTENZIONE E RIPARAZIONE - automezzi - mobili e macchine GODIMENTO DI BENI DI TERZI - affitti passivi - canoni di noleggio non sanitari ALTRI SERVIZI NON SANITARI -altre prestazioni per servizi sanitari da ATS – ASST – Fondazioni della Regione ( tipizzazioni ) ONERI DIVERSI DI GESTIONE - abbonamenti, acquisti di libri - altri oneri diversi di gestione ( TARI ) PERSONALE DIPENDENTE IMMOBILIZZAZIONI Nel presente paragrafo sono analizzati gli acquisti di beni sanitarie e non sanitari, gli acquisti di prestazioni non sanitarie, manutenzione e riparazione, godimento nei di terzi, oneri diversi di gestione e immobilizzazioni. La fattura, pervenuta in formato elettronico sull’HUB Regionale, viene accettata dall’operatore dell’U.O.C. Gestione Economico Finanziaria nel termine di 15 giorni dalla data di ricevimento, presa in carico ed importata in Oracle. Successivamente si procede alla protocollazione della fattura, anche mediante il confronto con l’ordine di acquisto in caso di beni/servizi ordinati. Gli adempimenti degli operatori delle strutture che hanno effettuato gli ordini sono i seguenti: -verifica della regolarità quantitativa e qualitativa della merce consegnata dal fornitore; -verifica del prezzo esposto in fattura al ricevimento del tabulato di post-approvazione; -richiesta del DURC per verificare la posizione contributiva del fornitore nei confronti dei propri dipendenti e l’indicazione sull’ordine del codice CIG; -sospensione del pagamento in caso di irregolarità e comunicazione da parte del DEC coinvolto all’U.O.C. Gestione Economico Finanziaria delle motivazioni che impediscono la liquidazione della fattura;






-trasmissione all’U.O.C. Gestione Economico Finanziaria del tabulato post-approvazione firmato dal Responsabile del DEC coinvolto, unitamente alla dichiarazione di conformità quali-quantitativa, all’ordine, al DURC in caso di verifica regolare. Al ricevimento del tabulato post-approvazione/liquidazione l’operatore dell’UOC Gestione Economico Finanziaria divide le fatture per data di scadenza e per quelle con scadenza a 30 giorni, per le utenze, godimento beni terzi, oneri, immobilizzazioni e i pagamenti ad enti pubblici procede al pagamento a gestione diretta. Verifica sul portale Equitalia per i pagamenti superiori a € 10.000,00 ed emissione del mandato di pagamento a fronte di liberatoria Per maggiore dettaglio si rinvia alla procedura descritta al punto 6.2.1.






6.2.4. Pagamento Farmacie






Le farmacie inviano le fatture elettroniche all’ATS/ U.O.C. Gestione Economico Finanziaria con il sistema di intersambio (H.U.B) regionale , sviluppato da Lombardia Informatica, entro il giorno 12 del mese successivo a quello in cui avviene l’erogazione del bene o la prestazione del servizio. Scaduti i termini di cui sopra l’operatore dell’ U.O.C. Gestione Economico Finanziaria., tramite apposita funzione presente nell’interfaccia tra il sistema amministrativo contabile aziendale e l’UHB Regionale, fornisce all’ U.O.S. Controllo prestazioni farmaceutica territoriale e protesica – HTA i file contenenti le fatture ricevute sino alla data stabilita. L’U.O.S. Controllo prestazioni farmaceutica territoriale e protesica – HTA, avvalendosi del gestionale RIDI, sviluppato da Lombardia informatica, riconcilia l’importo esposto in distinta contabile con l’importo esposto sulle fatture trasmesse sull’HUB regionale. Verificata la corrispondenza tra le fatture e la distinta contabile, l’ U.O.S. Controllo prestazioni farmaceutica territoriale e protesica – HTA, “congela “ i valori della distinta contabile, operazione che consente l’elaborazione dei cedolini sul gestionale FARMA 2005 da parte di Lombardia informatica/Santer. Un operatore dell’ U.O.C. Gestione Economico Finanziaria accetta o respinge (qualora la farmacia ne faccia richiesta dopo essersi accorta di eventuali errori) le fatture sulla base delle indicazioni dell’ U.O.S. Controllo prestazioni farmaceutica territoriale e protesica – HTA e procede con la protocollazione delle stesse. Per questa tipologia particolare di fatture un operatore dell’ U.O.C. Gestione Economico Finanziaria, sulla base del report di quadratura generato sempre dal gestionale FARMA2005 a partire dalle distinte contabili e sulla base delle liquidazioni firmate dal responsabile dell’ U.O.C. Appropriatezza e qualità erogatori, procede al pagamento (emissione di mandato) a favore di Federfarma, che procede a sua volta al pagamento delle singole farmacie sulla base dei cedolini. Verificata la corrispondenza di quanto protocollato con ciò che è stato liquidato e pagato l’ U.O.C. Gestione Economico Finanziaria chiude le fatture inserite con un pagamento fittizio (conto fittizio Storno anticipi per Farmacie ex D.C) La protocollazione e la chiusura delle fatture descritte in quest’ultimo punto devono avvenire entro l’ultimo giorno del mese per garantire il corretto pagamento di quanto dovuto all’Erario; in applicazione alla normativa Split Payment (legge di stabilità 2015 190/2014 riformato dal D.L. 50/2017) la fattura si chiude con mandato fittizio solo per l’imponibile, mentre l’IVA sul documento è versata all’Erario entro il mese successivo al pagamento.






6.2.5 Allineamento fatture HUB-ERP-PCC






Gli adempimenti degli operatori consistono nel caricamento sul Portale della Certificazione dei Crediti di tutti i pagamenti relativi a fatture effettuati dall’U.O.C. Gestione Economico Finanziaria. È necessario premettere che al momento della registrazione del fornitore in ERP è prevista la compilazione di un apposito campo che consente l’esclusione dal caricamento sul Portale della Certificazione dei Crediti di tutti i pagamenti effettuati in favore del fornitore in questione. Infatti, è corretto escludere dalla procedura tutti i fornitori che non emettono fattura in formato elettronico, in quanto devono essere inserite manualmente sul portale. Gli operatori competenti provvedono ad effettuare una estrazione dalla procedura contabile aziendale che restituisce tutte le fatture registrate e per le quali è stato effettuato il mandato di pagamento nel corso del






mese oggetto del caricamento. Successivamente, il file estratto in formato csv viene caricato sul Portale della Certificazione dei Crediti attraverso il modello 003. Tale modello è impostato con caratteristiche predefinite e riporta dati standard per tutti i pagamenti caricati quali, ad esempio, numero di partita Iva e codice fiscale del fornitore, numero, data e importo della fattura pagata e numero di mandato con il quale è stato effettuato il pagamento. In questo modo vengono caricati sul Portale della Certificazione dei Crediti tutti i pagamenti effettuati dall’U.O.C. Gestione Economico Finanziaria sulla base delle fatture ricevute tramite HUB Regionale e liquidate dalle varie unità operative interne. Oltre a ricevere i pagamenti tramite i caricamenti effettuati dall’UOC Gestione Economico Finanziaria, il Portale della Certificazione dei Crediti, in contemporanea, si alimenta in automatico prendendo dallo stesso HUB Regionale tutte le fatture che i fornitori hanno provveduto ad inviare in formato elettronico. In questo modo il Portale della Certificazione dei Crediti ottiene tutte le fatture pervenute sull’HUB Regionale autoalimentandosi direttamente dall’HUB stesso e tutti i pagamenti delle stesse fatture tramite i caricamenti effettuati dall’U.O.C. Gestione Economico Finanziaria. Gli operatori competenti dell’U.O.C. Gestione Economico Finanziario procedono all’analisi dei caricamenti effettuati con modello 003. Viene fatto un controllo sul file di output restituito dal Portale della Certificazione dei Crediti che indica quali pagamenti caricati sono stati correttamente abbinati alle fatture e quali invece non hanno trovato concordanza. I pagamenti non abbinati correttamente vengono segnalati immediatamente dal Portale e si procede all’analisi del motivo dello scarto. Una volta individuata la causa, si provvede alla correzione dell’errore e alla rigenerazione del modello 003 per caricare nuovamente il pagamento col dato corretto. Successivamente si estrae dal Portale della Certificazione dei Crediti un file in formato Excel riportante tutte le fatture ricevute sull’HUB Regionale e dove sono specificati tutti i caricamenti dei relativi pagamenti. Il file di output indica, fattura per fattura, 4 distinte possibilità dello stato di avanzamento dell’abbinamento: 1) fattura “lavorata”, indica che la procedura è stata completata correttamente e il pagamento abbinato alla fattura. 2) fattura “in lavorazione”, indica che la procedura è stata completata correttamente e il pagamento abbinato alla fattura. 3) fattura “respinta”, indica che la procedura è stata completata correttamente in quanto si tratta delle fatture che sono state respinte direttamente sull’HUB Regionale e, di conseguenza, è corretto che a queste ultime non sia abbinato alcun pagamento. 4) fattura “ricevuta”, indica che la procedura non è stata completata correttamente in quanto si tratta di fatture ricevute sull’HUB Regionale alle quali non è stato abbinato il pagamento. In questo caso si procede ad una nuova analisi del problema con conseguente individuazione dell’errore e rigenerazione del modello 003 per un ulteriore caricamento sul Portale della Certificazione dei Crediti. Infine, l’U.O.C. Gestione Economico Finanziaria provvede ad effettuare un controllo incrociato tra i dati estratti dal Portale e quelli estratti dal programma di contabilità interna. Escludendo le fatture per le quali la procedura è stata completata correttamente (“lavorate”, “in lavorazione”, “respinte”), si controllano le fatture che non hanno trovato abbinamento con i pagamenti caricati (“ricevute”) e queste devono corrispondere solo ed esclusivamente a quelle che nella procedura contabile interna sono in blocco per valida motivazione oppure a quelle che non sono ancora state pagate in quanto non risultano scadute le tempistiche per procedere con il pagamento. Per i fornitori che emettono fattura in formato cartaceo è prevista una procedura parallela. La codifica iniziale del fornitore in ERP consente di escludere coloro che emettono fatture cartacee dalla procedura sopra descritta. Le fatture cartacee vengono registraste dagli operatori dell’U.O.C. Gestione Economico Finanziaria in apposito registro. Tutti i documenti registrati in quest’ultimo vengono estratti e si genera un modello 002 per caricare sul Portale le fatture che, non essendo elettroniche, non transitano dall’HUB Regionale. Successivamente, si genera anche il modello 003 per caricare i pagamenti delle fatture. In questo modo il Portale è in grado di abbinare la fattura caricata al pagamento della stessa.






6.3. Archiviazione

L’U.O.C. Gestione Economico Finanziaria provvede all’archiviazione del mandato di pagamento allegando allo stesso la fattura, la liquidazione, l’originale dell’ordine d’acquisto (se presente), l’originale DURC e verifica sul sito dell’Agenzia delle Entrate-Riscossione se dovuta.

7. Indicatori

Indicatore Metodo di calcolo Fonte Dati Resp. Frequenza Corrispondenza fatture ricevute

sull’Hub Regionale = Equivalenza fatture

registrate/convalidate/contabilizzate in

ERP.

n. fatture sull’Hub / n. fatture regitrate in

ERP *100%

Portale Certificazione dei Crediti; Hub Regionale e

ERP

U.O.C. Gestione


Trimestrale

Corrispondenza fatture dei fornitori ricevute su Hub

Regionale = Equivalenza fatture in

PDF trasmesse via mail al DEC per

attivare il percorso di liquidazione

n. E mail inviate dagli operatori dell’U.O.C. Gestione Economico Finanziaria al DEC

Hub Regionale e e-mail U.O.C. Gestione


Trimestrale

Importo verifiche Equitalia = Importo

fatture da pagare per ogni fornitore

n. Documenti attestanti le verifiche effettuate in Equitalia allegata ai mandati

archiviati

Portale Agenzia delle Entrate – Riscossione

U.O.C. Gestione


Ordinario

Assenza di fatture non pagate salvo

blocchi in gestione diretta

n. mandati di pagamento gestione diretta (ad eccezione

degli erogatori accreditati, medici convenzionati e

farmacie) non pagati salvo blocchi = 0

Estrazione dalla procedura ERP (XXH: situazioni fornitori Finlombarda

debiti)

U.O.C. Gestione


Mensile

Assenza di fatture non pagate salvo

blocchi in G3S

n. mandati di pagamento

Finlombarda non pagati salvo blocchi =

0

Estrazione dalla procedura ERP (XXH: situazioni fornitori Finlombarda

debiti)

U.O.C. Gestione


Mensile

Corrispondenza tra Invii a Finlombarda chiusi e non scartati = fatture chiuse in ERP (mandato e

reversale

n. invii a Finlombarda/ n. chiusure regitrate in

ERP *100%

Portale G3S ed ERP U.O.C. Gestione


Mensile






compensativi)


- Fattura Elettronica

- Foglio di liquidazione

- Ordine di acquisto

- Giornale di cassa

- Mandati

- Reversali

- Distinta contabile farmacie

- Documento Unico di Regolarità contributiva (DURC)

- Attestazioni di non inadempienza ex art 48 BIS DPR 633/72

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REGOLAMENTO N

approvato con determina n. del

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MODALITA’ E CRITERI PER LA TENUTA DELLA CONTABILITA’ GENERALE E

PER LA FORMAZIONE DEL BILANCIO AZIENDALE

Art. 1

Oggetto del regolamento

Il presente regolamento disciplina le modalità e i criteri da seguire per la tenuta della contabilità

generale e per la formazione e gestione del bilancio aziendale, coordinando il contenuto della

vigente normativa nazionale e regionale ed in particolare:

- Legge 30.12.92, n. 502 e successive modificazioni ed integrazioni;

- D. Lgs. 23/6/2011 n. 118 “Disposizioni in materia di armonizzazione dei sistemi contabili e

degli schemi di bilancio delle Regioni, degli Enti Locali e dei loro organismi, a norma degli

articoli 1 e 2 della Legge 05/05/2009, n. 42 e successive modifiche”;

- Decreto Ministero della Salute del 15.06.2012 recante “Nuovi modelli di rilevazione

economica, Conto Economico e Stato Patrimoniale delle aziende del Servizio Sanitario

Nazionale” pubblicato nella Gazzetta Ufficiale del 10 luglio 2012, serie generale n. 159,

supplemento ordinario n. 144;

- Decreto del Ministero della Salute del 17.09.2012 in materia di certificabilità dei Bilanci

Sanitari;

- Legge Regionale n. 33/2009 integrata dalla L.R. 23/2015;

- Linee guida e circolari di Regione Lombardia;

- Codice civile, libro V, art. dal 2423 al 2435, integrato con il D. Lgs. N. 127 del 09/04/1991;

- Principi contabili del Consiglio Nazionale dei dottori commercialisti e dei ragionieri;

- Principi contabili nazionali ed internazionali.

Per quanto non espressamente disciplinato si fa riferimento comunque agli articoli del Codice

civile ed alle indicazioni fornite dalla prevalente dottrina in materia di Bilanci, con particolare

riferimento ai principi contabili redatti dal Consiglio Nazionale dei Dottori Commercialisti e dei

Ragionieri e di quelli elaborati in ambito internazionale (IASC).

Nello specifico il regolamento, oltre a coordinare le norme di riferimento, individua gli uffici ed

attribuisce le responsabilità in ordine alla tenuta della contabilità generale.

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Al fine di garantire la verifica dei risultati, la trasparenza e la correttezza delle informazioni e il

rispetto dei tempi previsti dalle normative vigenti in materia, vengono stabilite le procedure in

ordine alla formazione dei Bilanci (Bilancio Preventivo Economico, Conto Economico Trimestrale,

Bilancio esercizio).

Art. 2

Funzioni e organigramma dell’U.O.C. Gestione Economico Finanziaria

U.O.C. Gestione economico finanziaria

Responsabilità

Garantisce le attività di competenza e il raggiungimento degli obiettivi assegnati, risponde delle

risorse assegnate e dei risultati ottenuti e assicura il miglioramento continuo della qualità e lo

sviluppo delle risorse umane assegnate.

Funzioni

-Gestione della Contabilità Generale: registrazione ed emissione fatture, in prevalenza

elettroniche;

-Emissione ordinativi di incasso e pagamento; tenuta delle scritture e dei libri contabili e fiscali

obbligatori;

-Gestione degli adempimenti fiscali: versamenti previdenziali, assistenziali e fiscali e

redazione/trasmissione delle relative Dichiarazioni;

-Funzione di Programmazione, Bilancio e Rendicontazione: Redazione del Bilancio Preventivo

Economico, redazione del CET, del Bilancio d’Esercizio, rendicontazioni economiche annuali delle

Gestioni pregresse Stralcio e Liquidatoria;

-Funzione di programmazione e monitoraggio dei flussi finanziari: predisposizione dei Flussi

Prospettici di cassa, monitoraggio dei pagamenti, gestione flussi G3S, gestione/riconciliazione dei

dati con Piattaforma Certificazione Crediti MEF e con SIOPE MEF;

Relazioni interne ed esterne all’Agenzia

Si raccorda all’interno dell’organizzazione prevalentemente con:

- Direzione Strategica e con tutti i Dipartimenti in considerazione della trasversalità delle funzioni;

- Collegio Sindacale per tutti gli adempimenti oggetto di verifica e di parere;

Si interfaccia all’esterno dell’organizzazione prevalentemente con:

-Fornitori e Clienti,

-Agenzia delle Entrate, Uffici regionali della Direzione Centrale Programmazione e Bilanci ,

Ministeri, Equitalia e Corte dei Conti.

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U.O.S. Attuazione e governo procedure amministrativo contabili

Responsabilità

Garantisce le attività di competenza e il raggiungimento degli obiettivi assegnati, risponde delle

risorse assegnate e dei risultati ottenuti e assicura il miglioramento continuo della qualità e lo

sviluppo delle risorse umane assegnate.

Funzioni

-Gestione del Piano di attuazione della certificabilità dei Bilanci (PAC)

-rilevazione e messa in a atto delle procedure amministrativo contabili necessarie al

raggiungimento degli standard organizzativi e contabili per la certificabilità dei bilanci.

-Cura le relazioni e i debiti informativi connessi all’attuazione del PAC

Relazioni interne ed esterne all’Agenzia

Si raccorda all’interno dell’organizzazione prevalentemente con:

- Direzione Strategica e con tutti i Dipartimenti in considerazione della trasversalità delle funzioni;

- Collegio Sindacale per tutti gli adempimenti oggetto di verifica e di parere;

Si interfaccia all’esterno dell’organizzazione prevalentemente con:

-Uffici regionali della Direzione Centrale Programmazione e Bilanci , Ministeri

Art. 3

La contabilità generale

La contabilità generale è un sistema organico di rilevazione cronologica e sistematica dei fatti di

gestione finalizzato a determinare il risultato economico al termine dell’esercizio considerato e la

composizione del patrimonio aziendale, per effetto della gestione.

Detto risultato è esposto e dimostrato da due prospetti di sintesi: lo Stato Patrimoniale e in Conto

Economico, che vengono redatti su prospetti indicati dalla Regione, nonché da tutti gli altri

documenti ed allegati che vengono, di volta in volta, pubblicati sulla piattaforma regionale.

I dettagli ulteriori sono contenuti nella nota integrativa.

I fatti gestionali vengono rilevati nel loro aspetto finanziario ed economico. La contabilità generale

viene tenuta utilizzando il metodo della partita doppia. Le scritture contabili vengono effettuate

cronologicamente e ricorrendo al conto quale strumento principale di rilevazione. Ai fini della

standardizzazione delle scritture contabili, ciascuna voce del piano dei conti deve essere

univocamente riconducibile ad una sola voce dei modelli di rilevazione dello Stato Patrimoniale o

del Conto Economico, così come previsto dall’art. 27 del D. Lgs. 118/2011. L’azienda può inserire

ulteriori sottovoci rispetto a quelle di cui al modello di rilevazione dello Stato Patrimoniale e del

Conto Economico, in relazione alle proprie specifiche esigenze informative. Tali sottovoci

dovranno, comunque, essere collegate ad un conto di riferimento secondo quanto sopra esposto.

In conformità a quanto previsto dalla Legge quadro regionale e in conformità delle linee guida

regionali, ogni tre mesi viene redatto un rendiconto: Conto Economico Trimestrale (CET) nel quale

sono rappresentati tutti i costi e i ricavi afferenti il periodo di riferimento; si procede, altresì, ad

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una proiezione di tutti i costi e ricavi su tutto l’esercizio, per prefigurare l’andamento economico a

chiusura dell’esercizio ed il risultato economico.

Art. 4

Il piano dei conti

Il piano dei conti è redatto secondo il fabbisogno informativo aziendale, in armonia con le

indicazioni nazionali e regionali e rappresenta lo strumento base per la costruzione del sistema

contabile aziendale.

Il piano dei conti è costantemente aggiornato in relazione alle nuove o diverse esigenze aziendali

in attuazione delle disposizioni regionali.

Art. 5

La contabilità di magazzino

La contabilità di magazzino è un sistema integrato di rilevazione di carico e scarico dei beni che

sono gestiti a magazzino. Tale contabilità è gestita dalle UOC/UOS che gestiscono beni di

magazzino , ognuno per gli articoli di competenza.

La contabilità di magazzino viene tenuta a quantità e valori. Annualmente viene effettuata la

rilevazione della consistenza degli articoli di magazzino in concomitanza con la chiusura

dell’esercizio, mediante inventario fisico e riconciliazione tra risultanze contabili e fisiche.

La rilevazione delle giacenze viene effettuata, altresì, in occasione della predisposizione di ogni

Conto Economico Trimestrale.

Le rimanenze finali d’esercizio vengono valorizzate con il metodo del costo medio ponderato e

attestate mediante conto giudiziale dell’Agente Contabile nominato con atto del Direttore

Generale.

Art. 6

Documenti e libri obbligatori Aziendali

L’agenzia, sotto il profilo contabile, è tenuta a predisporre le seguenti rendicontazioni:

- bilancio preventivo economico annuale;

- bilancio d’esercizio;

- certificazione economica trimestrale.

L’Agenzia deve, altresì, tenere obbligatoriamente i seguenti librii:

- libro giornale;

- libro degli inventari;

- libro dei cespiti ammortizzabili;

- altri libri e registri previsti dalla normativa fiscale;

- registro delle delibere del Direttore Generale;

- registro dei verbali del Collegio Sindacale;

- registro unico delle fatture ricevute (ex art. 42) legge 118/2011.

In particolare:

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- il bilancio è unico ed è ripartito in due sezioni riferite alla gestione delle attività sanitarie ed

alla gestione delle attività socio assistenziali

- nel libro giornale sono indicate, in modo cronologico, le operazioni relative alle attività

svolte dall’Azienda. Le scritture devono essere registrate nel libro giornale entro 60 giorni

dalla data in cui è avvenuto il fatto gestionale da rilevare;

- il libro degli inventari è tenuto nel rispetto dell’art. 2217 del Codice civile, a mente del

quale l’inventario deve redigersi all’inizio dell’esercizio e successivamente ogni anno, entro

tre mesi dalla dichiarazione dei redditi;

- il libro dei cespiti ammortizzabili riporta le annotazioni relative ai beni strumentali di uso

durevole (cespiti), ed in particolare l’anno di acquisizione, il costo originario, le svalutazioni

e rivalutazioni, il fondo d’ammortamento nella misura raggiunta al termine del precedente

esercizio, il coefficiente di ammortamento applicato, la quota annuale di ammortamento e

l’eliminazione al termine del processo produttivo;

- i registri IVA vengono annotati di documenti gestionale di acquisto – vendita afferenti le

attività rilevanti ai fini dell’imposta sul valore aggiunto.

Art. 7

Il Bilancio Preventivo Economico annuale

Il bilancio preventivo è un documento contabile che ha lo scopo di prevedere, programmare,

autorizzare, curare la definizione e controllare i costi e i ricavi, ai sensi dell’art. n. 22 comma 10

Della L.R. 33/2009 e succ. E’ composto dal conto economico, che evidenzia i ricavi e i costi ed il

risultato economico complessivo previsti per l’esercizio di riferimento, oltre che dalla nota

integrativa conforme alle indicazioni regionali e dalla compilazione di tutti i documenti richiesti

dalla Regione sull’apposito portale.

La spesa è programmata e impegnata nei limiti di quanto previsto bilancio preventivo.

Il bilancio è adottato entro il 30 novembre dell’anno precedente l’esercizio di riferimento, salvo

diverse disposizioni regionali. Sul bilancio preventivo economico si pronuncia con propria relazione

il Collegio Sindacale.

L’atto di approvazione è soggetto al controllo della Giunta Regionale.

Art. 8

Responsabilizzazione dei funzionari e riparto del bilancio in budget

I costi del bilancio aziendale sono ripartiti in budget e sono attribuiti all’inizio dell’anno ai

funzionari autorizzati ad effettuare ordinazioni di spesa, in nome e per conto dell’ATS, individuati

in sede di budget o all’inizio di ciascun anno.

Nessun funzionario può ordinare spese se non nei limiti di quanto stabilito nel suo budget o

sottobilancio.

Ciascun atto, da chiunque emanato, deve contenere il riferimento all’impegno dell’UOC Gestione

Economico Finanziarie oppure la dicitura che non comporta oneri a carico dell’azienda.

Una volta impegnate le somme per uno specifico scopo, i costi riferiti all’atto sono previsti in

bilancio e non potranno essere utilizzati che per quel fine.

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Ogni pagamento deve essere preceduto dalla fase della liquidazione. Con la liquidazione della

spesa l’ordinante attesta la conformità della fornitura alle caratteristiche richieste e autorizza la

ragioneria a procedere al pagamento.

Art. 9

I ricavi dell’ATS

La principale fonte di finanziamento è costituita dalla quota capitaria di cui all’art. 12 comma 3 de

D. Lgs. 502/92 e successive modifiche e integrazioni, oltre che dalle funzioni sanitarie regionali e

dalle entrate proprie (comprese quelle relative a proventi per attività svolte per altri enti e dal

frutto del patrimonio, nonché proventi finanziari e proventi straordinari), da altri eventuali

trasferimenti statali, regionali e comunali oltre che da entrate derivanti da fatture emesse dall’ATS

e dall’introito di sanzioni emesse dalle UOC competenti.

Possono essere previsti trasferimenti per funzioni una tantum o per investimenti. Di norma i

contributi per investimento sono iscritti nel patrimonio netto. Ogni anno il loro utilizzo grava sul

conto economico per un importo corrispondente alla quota degli ammortamenti dell’esercizio

stesso relativamente agli investimenti effettuati con tali contributi. Tutto ciò avviene fino al

termine dell’ammortamento con corrispondente esaurimento dei contributi medesimi.

Le entrate o ricavi dell’ATS sono incassate dal Tesoriere e accreditate sul conto ATS previa

reversale emessa dagli uffici dell’ATS a firma del responsabile dell’U.O.C. Gestione Economico

Finanziarie e dal Direttore Amministrativo.

L’ATS, di norma, non può ricorrere ad anticipazioni di cassa, se non entro i limiti dell’anticipazione

ordinaria di tesoreria pari un dodicesimo dell'ammontare annuo del valore dei ricavi, inclusi i

trasferimenti, iscritti nel bilancio preventivo annuale approvato dalla Regione ai sensi dell’art. 2

del D.Lgs 502/92 come modificato dal D.Lgs n.229/99.

Art. 10

I costi dell’ASL

I costi dell’ATS, ovvero le spese, sono quelli previsti per legge statale o per disposizioni regionali ed

in particolare riguardano:

- acquisti d’esercizio sanitari e non sanitari;

- acquisti di servizi sanitari e non sanitari da pubblico e da privato;

- manutenzioni e riparazioni;

- godimento di beni di terzi;

- personale dipendente;

- oneri diversi di gestione;

- ammortamenti;

- svalutazioni di crediti;

- variazione delle rimanenze sanitarie e non sanitarie;

- accantonamenti tipici dell’esercizio;

- rettifiche di valore delle attività finanziarie;

- oneri finanziari e straordinari;

- imposte dell’esercizio.

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I pagamenti dell’ATS sono effettuati dal Tesoriere con mandato emesso dagli uffici dell’ATS e

sottoscritto dal Responsabile dell’U.O.C. Gestione Economico Finanziarie e dal Direttore

Amministrativo; in loro assenza, dai loro sostituti designati dal Direttore Generale dell’ATS.

Costituiscono spese obbligatorie che il l’ATS è tenuta a pagare, anche in caso di mancanza di

disponibilità di cassa: la parte tabellare dello stipendio dei dipendenti, i relativi contributi e

imposte trattenute agli stessi e/o a carico dell’ATS e le rate dei mutui regolarmente autorizzati

dalla Regione.

Art. 11

Il Conto Economico Trimestrale

Il Conto Economico Trimestrale (CET) rappresenta la consuntivazione periodica dei costi e dei

ricavi del trimestre di riferimento relativi all’attività dell’azienda ed è redatto secondo le linee

guida regionali e la normativa vigente (art. n. 22 comma 13 L.R. 33/2009 e s.m.i.).

Il Conto Economico Trimestrale è predisposto dall’Unità Operativa Complessa Gestione Economico

Finanziarie sulla base delle informazioni inerenti tutti i costi e tutti i ricavi del periodo di

riferimento secondo il criterio di competenza e la proiezione degli stessi alla data di chiusura.

Il percorso di formazione del CET è il seguente:

- estrazione, per il periodo di competenza, di tutto quanto rilevato nel sistema contabile;

- richiesta alle U.O. interessate e dotate di poteri di spesa della consuntivazione trimestrale

di loro competenza, con indicazione della previsione di fine anno;

- rielaborazione di tutti i dati ricevuti, a cura dell’UOC Gestione Economico Finanziarie di tali

report;

- compilazione del CET e dei relativi allegati previsti dagli schemi regionali;

Al CET deve essere allegata la certificazione del Direttore Generale, nonché ogni altro documento

richiesto dalla Regione. Il CET contiene lo scostamento tra reale andamento e budget previsto per

il periodo di riferimento desunto dal BPE.

In caso di disallineamento è previsto un piano di rientro, la cui mancata presentazione incompleta

prevede la decadenza automatica del Direttore Generale (art. n. 22 comma 15 L.R. 33/2009 e

s.m.i.). Sul CET si pronuncia con propria relazione il Collegio Sindacale.

Art. 12

Il Bilancio d’esercizio

Il Bilancio d’esercizio è il documento contabile con il quale si rappresenta la situazione

patrimoniale e finanziaria dell’Azienda e si quantifica il risultato economico conseguito nel periodo

considerato (art. n. 22 comma 11 L.R. 33/2009 e s.m.i.) .

Il Bilancio è unico ed è ripartito in due sezioni riferite alla gestione delle attività socio sanitarie e

alla gestione delle attività socio assistenziali. Esso è redatto nel rispetto ed in conformità dei

principi generali o postulati contenuti nell’All. 1 del D. Lgs. 118/2011 (principio della annualità,

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dell’unità, dell’universalità, dell’integrità, della veridicità, attendibilità, correttezza e

comprensibilità, della significatività e rilevanza, della flessibilità, della congruità, della prudenza,

della coerenza, della continuità e costanza, della comparabilità e della verificabilità, della

neutralità o imparzialità, della pubblicità, dell’equilibrio di bilancio, della competenza finanziaria,

della competenza economica, della prevalenza della sostanza sulla forma) e dei principi generali e

specifici contenuti rispettivamente negli art. 2423 e 2423 bis del Codice Civile.

E’ costituito dai seguenti documenti fondamentali:

- Stato Patrimoniale;

- Conto Economico;

- Nota Integrativa;

- Rendiconto finanziario.

- Ogni altro documento richiesto dalla Regione.

La stesura del Bilancio deve uniformarsi a corretti principi contabili di redazione rispettando, in

particolare, i seguenti:

- Chiarezza, verità e correttezza;

- Prudenza;

- Competenza;

- Costanza nell’applicazione dei principi contabili e dei criteri di valutazione;

- Continuità gestionale.

Il Bilancio d’esercizio è approvato, di norma, entro il 30 aprile dell’anno successivo l’esercizio di

riferimento, salvo diversa indicazione regionale.

Sul Bilancio d’esercizio si pronuncia con propria relazione il Collegio Sindacale. Il Bilancio

d’esercizio viene pubblicato ai sensi di legge. L’atto di approvazione è soggetto a controllo della

Giunta Regionale .

Art. 13

Scritture di gestione

Per la determinazione del risultato economico di periodo occorre effettuare le ordinarie scritture

di gestione relative al ciclo attivo e passivo e quindi alla determinazione dei costi, dei ricavi, dei

debiti e dei crediti dell’esercizio che ha inizio all’atto di ricevimento delle fatture passive e

dell’emissione delle fatture attive.

Il ciclo passivo comprende le fasi di protocollazione delle fatture, attestazione di conformità

qualitativa, quantitativa e di prezzo della prestazione/bene ricevuto rispetto alla fattura ed

all’ordine effettuato e la liquidazione e impegno della spesa. Competono all’U.O.C. Gestione

Economiche Finanziarie le fasi di protocollazione e pagamento dei documenti di pagamento;

quelle di attestazione e liquidazione della spesa sono di competenza del servizio ordinatore o DEC

del contratto.

La fase di protocollazione adempie sia alle esigenze fiscali sia alle esigenze civilistiche.

Infatti, in tale fase viene individuato e movimentato il registro IVA e viene movimentato il corretto

conto di costo e di debito in COGE. Per quanto riguarda i beni gestiti a magazzino, le scritture

generate in questa fase riguardano sia la chiusura dei conti transitori aperti a magazzino che

l’imputazione in COGE dei relativi costi e debiti.

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La fase di pagamento movimenta la COGE chiudendo il conto di debito verso i fornitori con la

banca.

Per quanto concerne il ciclo attivo, devono essere distinti due diversi procedimenti:

1) il ciclo attivo relativamente alle ENTRATE DIRETTE con incasso posticipato, che comprende

le seguenti fasi:

- segnalazione della prestazione effettuata, a cura del dipartimento/servizio che ha

effettuato la prestazione, per la conseguente fatturazione attiva;

- emissione della fattura attiva e relativo incasso, di competenza dell’UOC Gestione

Economico Finanziarie.

2) il ciclo attivo relativamente alle ENTRATE DIRETTE con incasso anticipato comprende le

seguenti fasi:

- versamenti pervenuti da conto corrente postale o da banca, che vengono registrati

dell’UOC Gestione Economico Finanziarie;

- emissione della fattura attiva e relativo incasso, sempre di competenza dell’UOC Gestione

Economico Finanziarie.

La fase di fatturazione adempie sia alle esigenze fiscali che civilistiche. Infatti in tale fase viene

individuato e movimentato il registro IVA e viene movimentato il corretto conti di ricavo e di

credito in COGE.

La fase di incasso movimenta la COGE chiudendo il conto di credito verso i clienti con la banca.

Per quanto concerne il ciclo passivo, vi sono diversi procedimenti:

- acquisti d’esercizio di beni e servizi sanitari e non sanitari;

- godimento di beni di terzi;

- personale dipendente;

- oneri diversi di gestione;

- ammortamenti;

- svalutazioni di crediti;

- variazione delle rimanenze sanitarie e non sanitarie;

- accantonamenti tipici dell’esercizio;

- rettifiche di valore delle attività finanziarie;

- oneri finanziari e straordinari;

- imposte dell’esercizio.

Art. 14

Scritture di assestamento

Per la determinazione del risultato economico di periodo è necessario effettuare le seguenti

scritture di integrazione/rettifica al fine di evidenziare la corretta competenza di costi e ricavi:

a) si devono evidenziare i ratei, definiti come costi o ricavi che hanno manifestazione

economica interessante due (o più) esercizi, ma manifestazione numeraria in esercizio

successivo a quello considerato;

b) si devono rilevare i risconti, definiti come costi o ricavi che hanno manifestazione

economica interessante due (o più) esercizi, ma manifestazione numeraria nell’esercizio

considerato;

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c) si devono rilevare gli accantonamenti che devono essere effettuati nell’esercizio corrente

riferiti a costi e/o ricavi di competenza dell’esercizio ma che vengono rinviati all’esercizio

successivo, sulla base delle regole di sistema definite dalla Regione;

d) si devono rilevare i deperimenti dei beni pluriennali e iscrivere per competenza economica

i relativi ammortamenti e sterilizzazioni;

e) si devono rilevare le giacenze di magazzino, sanitarie e non sanitarie;

f) si devono accantonare in appositi fondi le quote di competenza di presunti rischi o spese;

g) si devono svalutare i crediti ritenuti inesigibili rettificandone il loro valore nominale con

apposito accantonamento a fondo;

h) si devono rettificare i contributi in conto esercizio destinati ad acquisti di immobilizzazioni.

Art. 15

Scritture di chiusura

Il risultato economico dell’esercizio si rileva attraverso le scritture finali di chiusura.

In questa fase, attraverso la contrapposizione dei conti di costo e di ricavo, si ottiene

l’utile/perdita dell’esercizio che, inserito/a tra i conti del Patrimonio, determina il pareggio delle

sezioni attiva e passiva dello Stato Patrimoniale.

Art. 16

Criteri di valutazione delle poste

IMMOBILIZZAZIONI IMMATERIALI: sono costi di utilità pluriennale non connessi all’acquisto di

beni fisicamente identificabili. Sono iscritte al costo di acquisto o di produzione inclusi i costi

accessori e l’IVA (quando non detraibile). Sono esposte in bilancio al netto degli ammortamenti

effettuati e dell’eventuale fondo di svalutazione.

I costi di impianto e di ampliamento, di ricerca e sviluppo e di pubblicità aventi utilità pluriennale

possono essere iscritti nell’attivo con il consenso del Collegio Sindacale e devono essere

ammortizzati entro un periodo non superiore a 5 anni (art. 1246 C.C.)

IMMOBILIZZAZIONI MATERIALI: comprendono i beni del patrimonio destinati ad essere impiegati

durevolmente nell’ambito della gestione aziendale. Sono iscritte al costo di acquisto o di

produzione inclusi i costi accessori e l’IVA (quando non detraibile). Sono esposte in bilancio al

netto degli ammortamenti effettuati e dell’eventuale fondo di svalutazione.

Le spese di manutenzione e riparazione aventi natura incrementativa sono imputate all’attivo

patrimoniale e ammortizzate in relazione alla residua possibilità di utilizzazione dei beni a cui si

riferiscono.

Il metodo base di ammortamento è quello lineare a quote costanti basato sull’ipotesi che l’utilità

del bene da ammortizzare si ripartisce nella stessa misura su ogni anno di vita utile del bene

stesso.

Nel caso di manutenzioni straordinarie effettuate su beni di terzi la durata del periodo di

ammortamento coincide con la durate del contratto di affitto o di comodato. Nel caso in cui la

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durata del contratto sia superiore a quella del bene si considera come periodo di ammortamento

la vita utile del bene.

I beni capitalizzati il cui valore unitario è inferiore a € 516,45 IVA esclusa sono ammortizzati

secondo l’aliquota della categoria inventariale di appartenenza.

I coefficienti da applicare sono quelli previsti dal D. Lgs. 118/2011, salvo eccezioni espressamente

autorizzate dalla Regione.

GIACENZE DI MAGAZZINO:

Le scorte, distinte in sanitarie e non sanitarie, si valutano al costo medio ponderato (calcolato su

ogni singolo articolo).

A tal fine, entro il 31 dicembre di ciascun esercizio, gli agenti contabili eseguono l’inventario fisico

del magazzino che comprende le seguenti fasi:

- carico delle bolle di ricezione dei beni pervenuti e scarico dei beni ai reparti/assistiti;

- stampa dei tabulati di carico e scarico;

- accertamento delle quantità fisiche esistenti;

- spunta dei tabulati informatici con le quantità fisiche esistenti e registrazione di eventuali

quantità discordanti;

- verifica delle discordanze a livello informatico ed effettuazione delle eventuali rettifiche sul

giornale di magazzino;

- valorizzazione delle giacenze esistenti, riconciliate con la contabilità, secondo i criteri di cui al

comma 1.

Se il valore così ottenuto differisce in misura apprezzabile dai costi correnti alla chiusura

dell’esercizio (ultimo costo), la differenza deve essere indicata, per categorie di beni, nella nota

integrativa.

CREDITI:

Sono esposti al presunto valore di realizzo; tale valore è ottenuto rettificando il loro valore

nominale mediante l’apposito fondo svalutazione crediti.

DISPONIBILITA’ LIQUIDE:

Sono iscritte al valore contabile comprensivo del saldo dei conti accesi presso il Tesoriere e del

saldo dei conti correnti postali inclusi gli interessi maturati al 31.12 dell’anno considerato.

DEBITI:

Sono iscritti al valore nominale e comprendono le fatture da ricevere al netto delle note di

accredito da ricevere. I mutui riportano la quota capitaria. I debiti tributari iscritti sono solo quelli

certi (IRES, Irap dell’esercizio).

FONDI PER RISCHI E ONERI:

Sono stanziati per coprire perdite o debiti di natura determinata, di esistenza certa o probabile,

dei quali sono indeterminati l’ammontare o la data di sopravvenienza.

RATEI E RISCONTI:

Il loro ammontare viene determinato in relazione al tempo e nel rispetto della competenza

economica.

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Art. 17

Tenuta della contabilità e collaborazione di tutte le articolazioni aziendali

Alla tenuta della contabilità generale, alla redazione dei bilanci di cui al presente regolamento è

preposta L’UOC Gestione Economico Finanziarie.

Tutte le articolazioni aziendali sono tenute a fornire, nei termini congrui in relazione a quelli

imposti dalla Regione, i dati di loro pertinenza e di cui si assumono la responsabilità circa la loro

veridicità.

L’UOC Gestione Economico Finanziarie è tenuto a segnalare al Direttore Generale gli uffici che non

rispettano i termini di consegna dei dati indispensabili per contabilità, bilancio e rendicontazione.

Art. 18

Norma di rinvio

Per quanto non espressamente previsto dal presente regolamento, si rinvia alle disposizioni del

Codice Civile in materia di contabilità, alle Linee Guida Regionali in proposito emanate e ai principi

contabili nazionali e internazionali riconosciuti.

STRUTTURA U.O.C.: Gestione economico finanziaria OGGETTO ... · Il Responsabile del Procedimento:...

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