STRUMENTI DELLA COMUNICAZIONE - …...GLI STRUMENTI T. I DELLA COMUNICAZIONE. POSTA ELETTRONICA La...

Percorso formativo destinato ai Responsabili dei Servizi di Prevenzione e Protezione 1/52

STRUMENTI

STRUMENTI DELLA COMUNICAZIONE

PERCORSO FORMATIVO DESTINATO AI RESPONSABILI

DEI SERVIZI DI PREVENZIONE E PROTEZIONE RSPP

in applicazione del D. Lgs 81/2008


STRUMENTIL’EVOLUZIONE

Dai primi e rudimentali strumenti e mezzi di comunicazione (i segnali di fumo, i corni, i segnali con specchi di giorno e fuochi durante la notte) all'introduzione della stampa (XV secolo); poi, la diffusione di sempre più veloci ed efficaci mezzi di trasporto (e quindi di informazioni), dalle prime locomotive a vapore all'aeroplano.



Il telegrafo per l’Ottocento, la radio per il Novecento. L’immagine - che arriva con il

cinema, poi con la televisione e infine con il computer - perfeziona una comunicazione

ormai ininterrotta nelle 24 ore.



Il telefono, uno dei mass media più diffusi in assoluto, svolge un ruolo assolutamente fondamentale nella comunicazione sia interpersonale sia organizzativa.

Infine, il computer - ed in particolare l’uso di Internet (la rete delle reti) - consente oggi la comunicazione con chiunque sul nostro pianeta, in qualsiasi momento.


STRUMENTILA COMUNICAZIONE INTERNA

La comunicazione interna è un complesso processo di comunicazione, utilizzata per la diffusione di informazioni, compiti, dati, all’interno di un’organizzazione.


STRUMENTI

Costruire un sistema di comunicazione interna è un aspetto importante per un’organizzazione, anche per le più piccole. Condividere il maggior numero di informazioni e dati permette ad una organizzazione di raggiungere livelli di efficienza ed efficacia molto alti, con l’effetto positivo di raggiungere gli obiettivi prefissati in modo meno dispendioso.

LA COMUNICAZIONE INTERNA


STRUMENTI

Essere al corrente delle attività intraprese dall’Organizzazione, anche solo a livello superficiale, aumenta il senso di appartenenza, con un effetto positivo sul clima interno e sul benessere organizzativo. Un’organizzazione che dialoga con chi vi fa parte trasmette un senso di attenzione ed importanza nei confronti del capitale umano.



STRUMENTI

L’efficacia della comunicazione interna è però strettamente legata alla qualità dei messaggi diffusi. Approfittare del circuito interno per diffondere messaggi di poca importanza provoca un effetto di disaffezione.



STRUMENTI

È importante non arrivare ad una sovraesposizione informativa, per non creare un fastidioso senso di smarrimento e confusione. Tuttavia, uno stesso messaggio può essere diffuso da più mezzi di informazione: a patto che tale intervento sia ben ponderato e non casuale.

.



STRUMENTITIPOLOGIE DI COMUNICAZIONE

Le direttrici che seguono i messaggi possono essere individuabili in tre gruppi: top-down, bottom-up e ‘‘a rete’’. Tutte queste modalità sono accomunate dal fatto di essere bi-direzionali (considerando quindi il ruolo attivo del destinatario delle informazioni).


STRUMENTI

La comunicazione esterna è uno degli aspetti che connotano la comunicazione organizzativa. Può essere utilizzata per dialogare direttamente con tutti gli interlocutori esterni all'organizzazione o per rivolgersi all'utenza potenziale.

LA COMUNICAZIONE ESTERNA


STRUMENTI

La comunicazione esterna rivolta all’utenza, alle altre amministrazioni o organizzazioni, imprese o associazioni, contribuisce a costruire la percezione della qualità del servizio e costituisce un canale permanente di ascolto e verifica del livello di soddisfazione del cliente/utente, tale da consentire all'organizzazione di adeguare di volta in volta il servizio.



STRUMENTI

Alcuni scopi della comunicazione esterna: far conoscere l'Organizzazione, i suoi servizi e progetti; facilitare l'accesso ai servizi; conoscere e rilevare i bisogni dell'utenza; migliorare l'efficacia e l'efficienza dei servizi; favorire i processi di sviluppo sociale, economico e culturale; accelerare la modernizzazione di apparati e servizi; svolgere azioni di sensibilizzazione e policy making.



STRUMENTIGLI STRUMENTI DELLA COMUNICAZIONE

IL BOLLETTINO Il bollettino è uno strumento di comunicazione scritta, utilizzato periodicamente dalle varie organizzazioni per aggiornare la categoria di persone alla quale si rivolgono, su attività specifiche e di comune interesse.



L’OPUSCOLO L’opuscolo è una sorta di manuale a dimensioni ridotte, utilizzato principalmente per fornire consigli e informazioni su particolari tecniche, servizi o prodotti ad un determinato pubblico di lettori.



LA CIRCOLARE La circolare consiste in una lettera, redatta con lo scopo di informare una pluralità di persone su una determinata attività e dare loro disposizioni e consigli nello stesso istante. Si tratta di un tipo di comunicazione rapida ed economica che però rischia di apparire fredda ed astratta nel messaggio.

.



LA LETTERA La lettera è il tradizionale mezzo per comunicare con chi è distante e non ha la possibilità di ascoltare la nostra voce. Proprio perché non possiamo avvalerci della cosiddetta comunicazione verbale e paraverbale (gesti, atteggiamenti, mimica facciale, inflessione della voce ecc.), la lettera deve essere il più possibile chiara, espressiva ed esauriente.

.



HOUSE ORGAN L'house organ è una pubblicazione aziendale realizzata per aggiornare il personale interno all'organizzazione circa le attività e gli obiettivi a medio termine da raggiungere.

Normalmente esce con cadenza bimestrale.



POSTA ELETTRONICA La posta elettronica è uno dei principali strumenti tecnologici di comunicazione interna e comunicazione esterna di cui si possono avvalere gli enti pubblici, i cittadini e le imprese per la trasmissione di tutti i tipi di informazioni, documenti e comunicazioni in formato elettronico.



La posta elettronica - cosiddetta “e-mail” - è un servizio che consente ad un mittente, con un personale indirizzo elettronico, di inviare, tramite internet, un qualsiasi tipo di messaggio ad un destinatario, anch’esso identificato da uno specifico indirizzo elettronico.



La posta elettronica è un metodo di comunicazione che viene definito ''asincrono'', ossia che non implica la contemporanea presenza sulla rete del mittente e del destinatario. Ciò è reso possibile dal fatto che chi comunica per via telematica o elettronica può usufruire di "caselle di posta elettronica" che registrano i messaggi ricevuti ed inviati.



NEWSLETTER ELETTRONICA La newsletter elettronica - un utile strumento di comunicazione sia esterna che interna ad un'organizzazione - permette di inviare informazioni direttamente nella casella di posta elettronica degli utenti interessati appositamente iscritti ad una specifica mailing-list (nel caso di una newsletter esterna) o dei dipendenti/collaboratori dell'organizzazione/ente, (nel caso di una newsletter interna).



In entrambi i casi, la newsletter elettronica rappresenta un tipo di comunicazione rapido ed economico, in grado di raggiungere un elevato numero di soggetti contemporaneamente. Ha un unico limite, dato dal fatto che i destinatari posseggano un indirizzo di posta elettronica e che questo venga consultato con una certa frequenza.



PIANO DI COMUNICAZIONE Il piano di comunicazione è uno strumento che consente di programmare e gestire le azioni di comunicazione per il raggiungimento di specifici obiettivi strategici e di comunicazione dell’organizzazione.



Alcune finalità del piano di comunicazione : - possiede una dimensione strategica (per l’implementazione delle politiche pubbliche dell’organizzazione)

- facilita la convergenza tra le logiche della comunicazione interna e quelle della comunicazione esterna dell’ente (favorendo quella che si può definire come comunicazione integrata)



- incentiva la costruzione di relazioni bidirezionali tra l’organizzazione e i suoi pubblici di riferimento (relazioni consapevoli e costanti nel tempo, non casuali o episodiche)

- facilita il coordinamento di tutti i soggetti, le strategie e le azioni di comunicazione che l’amministrazione mette in campo per favorire il raggiungimento dei propri obiettivi di comunicazione



CAMPAGNA DI COMUNICAZIONE E INFORMAZIONE La campagna di comunicazione o informazione ha la finalità di promuovere un servizio o prodotto presso clienti e utenti, mettendone in luce aspetti positivi. Può anche avere finalità di sensibilizzazione dei clienti/utenti verso un determinato comportamento o atteggiamento.



CAMPAGNA STAMPA La campagna stampa permette di intrattenere rapporti con i media ed ha come primo obiettivo quello di attirare l’attenzione dei giornali e degli organi d’informazione di massa sulla notizia che si desidera trasmettere, stimolandone l’interesse. È da utilizzare prima della divulgazione vera e propria dei contenuti tramite comunicato e conferenza stampa.



COMUNICATO STAMPA Il comunicato stampa è uno dei tradizionali strumenti utilizzati per comunicare con i media, per fornire loro i dati e le informazioni che si desidera divulgare.

.



CONFERENZA STAMPA La conferenza stampa è un evento che consiste nel dare agli organi d’informazione di massa un messaggio importante per l’organizzazione, con abbondanza di dati, piena competenza tecnica, possibilità di dibattito.



EVENTO SPECIALE L'evento speciale viene generalmente utilizzato per raccogliere fondi e si concretizza in un tempo e in luogo specifici. Lo scopo principale dell'evento speciale è quello di fare pubblicità, ottenendo visibilità all'interno di una comunità.



Alcuni tra gli eventi speciali più comuni sono: cene o pranzi di beneficenza, proiezione di filmati, feste da ballo, sfilate, feste di gala, vari tipi di vendite, aste, eventi sportivi, esibizioni canore.



Molti gli scopi di un evento speciale: raccogliere fondi, ampliare la lista di donatori, reclutare volontari, lanciare un nuovo programma/progetto, motivare i grandi donatori, condividere informazioni, crearsi possibilità di collaborazione, celebrare occasioni particolari, rigraziare donatori e/o volontari, mettere in contatto donatori e riceventi fondi.



L'evento speciale permette dunque di perseguire obiettivi molteplici e differenziati e contemporaneamente genera coinvolgimento con l'organizzazione. Tuttavia necessita di forte impegno organizzativo e di elevate capacità di gestione di relazioni complesse.



TELEFONO Tramite la comunicazione telefonica, vengono gestiti gran parte dei rapporti che all’interno di un’organizzazione si intrattengono quotidianamente soprattutto con l’utente/cliente esterno.



Il telefono quindi svolge la funzione di mediatore per la comunicazione rivolta verso l’esterno e può essere considerato, oltre che semplice mezzo di comunicazione, come un agente attivo che contribuisce alla creazione ed alla definizione dell’immagine dell’organizzazione stessa.



Per effettuare con successo una comunicazione telefonica è opportuno seguire quattro fasi: - apertura (identificazione) - comprensione delle esigenze (ricezione) - soddisfazione delle esigenze (trasferimento) - chiusura (verifica)



CARTELLONISTICA Il presupposto fondamentale di una comunicazione integrata efficace è la realizzazione di tutta una serie di supporti: cartelli, immagini promozionali, gadget, legati tradizionalmente all'immagine, alla pubblicità e alla grafica. In altre parole, una buona comunicazione visiva.



L'obiettivo della comunicazione visiva è quello di realizzare uno strumento che sia in grado di facilitare il rapporto con l'utente, ma non solo. Molto spesso, infatti, viene utilizzata anche per sviluppare o consolidare - tramite l'immagine - la comunicazione interna all'organizzazione.



Oggetto di avvisi e manifesti sono tutte quelle attività che si ritiene opportuno vengano resi noti al maggior numero di persone. L'utilizzo di una forma di comunicazione quale la cartellonistica ha bisogno però di un costante rinnovamento di linguaggio e di una metodologia comunicativa assolutamente non anacronistica.



I mezzi più efficaci e più sfruttati per trasmettere visivamente concetti e informazioni sono: fotografie, illustrazioni, grafici Questi strumenti vengono utilizzati spesso come supporti visuali per le comunicazioni scritte e orali e servono sostanzialmente a stimolare l’immaginazione e a concentrare l’attenzione dell’osservatore.



Fotografie, illustrazioni, grafici, aiutano a mettere a fuoco l’idea base, a comprendere ciò che non sempre la parola riesce a mettere in evidenza e spingono la mente a ragionare non soltanto su ciò che essa vede, ma su tutta una serie di fatti, procedimenti, azioni congruenti, permettendo così una più rapida e migliore assimilazione.



RIUNIONE La riunione è uno degli strumenti di comunicazione interna maggiormente utilizzati in tutti gli ambienti e in contesti di lavoro, ma spesso viene utilizzata in maniera errata e risulta poco produttiva. Se ben gestita, la riunione si può trasformare in un utilissimo strumento di comunicazione interna.



Le riunioni possono avere scopi differenti:

- possono essere realizzate per informare, comunicare o presentare qualcosa;

- per condividere decisioni prese o per coinvolgere in decisioni da prendere;

- per risolvere un problema o migliorare una situazione.



Per rendere efficace una riunione è importante tenere presente le sue diverse fasi e organizzare al meglio e in modo puntuale ognuna di esse: - Fase di preparazione - Fase di gestione - Fase di chiusura


STRUMENTISTRUMENTI DI RILEVAZIONE

QUESTIONARIO Il questionario viene utilizzato come strumento di rilevazione di dati su qualunque tipo di oggetto o fenomeno, ai fini di un’indagine quali-quantitativa, oppure come strumento di raccolta d’informazioni.



Per costruire un questionario è necessario seguire alcuni passaggi chiave, quali: - individuare il pubblico (cui somministrare il questionario); - individuare la tipologia di questionario da somministrare (questionario autosomministrato, questionario somministrato da un intervistatore, …);



- decidere la tipologia di domande (aperte o chiuse); - decidere quante domande inserire; - preparare un’introduzione al questionario; - preparare le istruzioni per gli intervistati; - effettuare il pretest del questionario; - fasare il questionario sulla base del pretest.



INTERVISTA Come per il questionario, anche per questo strumento è fondamentale seguire alcuni passaggi chiave: - valutare se è effettivamente il mezzo più idoneo per raggiungere gli scopi prefissati;

- individuare il pubblico cui somministrare l’intervista; - valutare se l'intervista deve essere strutturata o semi- strutturata;



ANALISI SWOT L’Analisi SWOT è un utile strumento di supporto all’analisi del contesto (interno ed esterno) entro cui si colloca un progetto o un intervento.



L’Analisi SWOT, infatti, consente di visualizzare contemporaneamente:

- punti di forza interni (Strenght); - punti di debolezza interni (Weakness); - opportunità esterne (Opportunities); - minacce esterne (Threats).



In questo modo è possibile, in base ad un’ottica sistemica, evidenziare in modo chiaro e sintetico le variabili che possono agevolare oppure ostacolare il raggiungimento degli obiettivi di un progetto, distinguendo tra fattori legati all’ambiente esterno e fattori legati invece all’organizzazione interna, consentendo di orientare in modo più efficace le successive scelte strategiche ed operative.

.

STRUMENTI DELLA COMUNICAZIONE - …...GLI STRUMENTI T. I DELLA COMUNICAZIONE. POSTA ELETTRONICA La...

Documents

Transcript of STRUMENTI DELLA COMUNICAZIONE - …...GLI STRUMENTI T. I DELLA COMUNICAZIONE. POSTA ELETTRONICA La...