mb 16 12 10 item 4 doc 3 – Prospettive per una strategia di comunicazione EFSA 2010-2013 – documento adottato

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Strategia di comunicazione EFSA: prospettive per il periodo

2010-2013

Adottato a Parma, Italia il 16 dicembre 2010

Sottoscritto da

Prof. Diána Bánáti Presidente

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Strategia di comunicazione EFSA: prospettive 2010-2013

Sintesi

La comunicazione dell'EFSA: consulenza scientifica indipendente per rafforzare la fiducia dei consumatori

1. L’Autorità europea per la sicurezza alimentare (EFSA) è stata istituita nel gennaio 2002, a seguito di una serie di allarmi alimentari verificatisi alla fine degli anni Novanta, come fonte indipendente di consulenza scientifica e di comunicazione sui rischi associati alla catena alimentare. L’istituzione dell’EFSA rientra nell’ambito di un programma di ampio respiro volto a migliorare la sicurezza alimentare nell’UE, assicurare un elevato livello di protezione dei consumatori e ripristinare e mantenere la fiducia degli stessi nelle forniture alimentari dell’UE.

2. L'EFSA mira a fornire consulenza scientifica del più alto livello, al momento opportuno e con le modalità più

appropriate. Questo obiettivo può essere conseguito solo attraverso una cooperazione efficace nella comunicazione dei rischi tra tutti i soggetti . La comunicazione costituisce pertanto una parte centrale dei compiti essenziali dell'EFSA, a sostegno delle valutazioni scientifiche del rischio in tutti gli ambiti del suo mandato.

3. La comunicazione dei rischi è responsabilità comune di quanti sono preposti alla valutazione del rischio e di quanti

gestiscono il rischio. Il ruolo specifico dell'EFSA nella comunicazione del rischio è di informare i gestori del rischio, le autorità nazionali, le parti interessate e il pubblico in generale sugli aspetti scientifici della sicurezza alimentare e della nutrizione e di fornire consulenza scientifica in modo aperto e trasparente. Per l'EFSA coordinare le proprie comunicazioni con quelle dei gestori del rischio (in particolare la Commissione europea e le autorità degli Stati membri preposte alla sicurezza alimentare), mantenendo al tempo stesso la propria indipendenza, è di importanza cruciale per garantire l’omogeneità delle informazioni destinate a raggiungere il pubblico.

4. Adempiendo al chiaro mandato disposto dal suo regolamento istitutivo1, l'EFSA ha sviluppato la propria strategia di

comunicazione in stretta collaborazione con clienti, partner e parti interessate. L'EFSA ha formalizzato la sua strategia di comunicazione nel 2005 e, dopo consultazioni allargate, tale strategia è stata adottata dal suo consiglio di amministrazione nel 20062. Il piano strategico dell’EFSA per il periodo 2009-2013 conferma come priorità essenziale quella di “...rafforzare la fiducia nell'EFSA e nel sistema europeo di sicurezza alimentare attraverso una comunicazione efficace dei rischi e il dialogo con i partner e le parti interessate”.

1 Regolamento (CE) n. 178/2002 del 28 gennaio 2002.

2 Strategia di comunicazione e piani dell'EFSA (http://www.efsa.europa.eu/en/keydocs/docs/commstrategy.pdf).

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5. La revisione della strategia di comunicazione dell'EFSA3 e dei suoi esiti a oggi, incluso quanto appreso dall'indagine qualitativa4 svolta presso i vari destinatari ai quali si rivolge l'Autorità, conferma che l'EFSA è nota e apprezzata come l'agenzia europea di valutazione del rischio a sostegno delle decisioni in materia di sicurezza alimentare. La qualità e il volume delle sue comunicazioni sono apprezzati e molti partner e soggetti interessati la considerano un punto di riferimento. Si ritiene che l’omogeneità nella comunicazione sui rischi tra valutatori e gestori del rischio sia migliorata, tuttavia l'EFSA dovrebbe comunicare con il suo pubblico in modo più semplice e immediato e dovrebbe prendere in considerazione l’opportunità di raggiungere un pubblico più vasto mediante la collaborazione con gli Stati membri.

6. I risultati dell'Eurobarometro 2010 sui rischi associati agli alimenti5 mostrano che gli scienziati, le agenzie nazionali

per la sicurezza alimentare e l'Autorità europea (l'EFSA) sono considerati fonti attendibili di informazioni sui rischi alimentari. Tuttavia la loro indipendenza è posta sempre più sotto scrutinio. Quanto all'indipendenza delle consulenze scientifiche i pareri risultano più divisi.

7. Facendo tesoro di quanto appreso dalle ricerche e dall'esperienza acquisita dopo l'adozione della strategia di

comunicazione del 2006, ma anche degli importanti sviluppi interni ed esterni concernenti la sua organizzazione, il suo carico di lavoro, le sue reti e relazioni esterne, l'EFSA propone le seguenti priorità strategiche per promuovere un ulteriore sviluppo delle sue attività di comunicazione nel periodo 2010-2013:

Semplicità e trasparenza

Incrementare la pertinenza e la comprensibilità delle comunicazioni dell'EFSA destinate ai suoi destinatari principali e al pubblico non specializzato ma informato, in collaborazione con gli Stati membri.

Indipendenza Incrementare il volume di comunicazioni tempestive sull'indipendenza della consulenza dell'EFSA in tema di valutazione del rischio.

Visibilità e ampliamento della sfera di destinatari

Migliorare la penetrazione delle comunicazioni, nell'UE e oltre, aumentando la conoscenza e il riconoscimento dell'EFSA e del suo ruolo nella valutazione del rischio.

Omogeneità Incrementare ulteriormente l’omogeneità delle comunicazioni sui rischi nell'UE e altrove.

Dialogo Migliorare il dialogo con le parti interessate e l'interattività del pubblico.

8. Per il raggiungimento di tali obiettivi prioritari, l'EFSA continuerà a rafforzare la sua capacità di produrre, disseminare e

sovrintendere a comunicazioni efficaci sui rischi. L'attuazione di una comunicazione per aree tematiche chiave, in collaborazione con la Commissione europea e gli Stati membri e in consultazione con le parti interessate, aumenterà l'impatto e l'efficacia delle sue attività di comunicazione dei rischi. L'EFSA perseguirà questi risultati mediante un più efficiente impiego delle risorse umane e finanziarie a sua disposizione. Le risorse allocate al supporto delle attività di comunicazione dell'EFSA rimarranno stabili nel periodo 2011-2013 e saranno soggette a revisioni periodiche rispetto al budget e ai processi di pianificazione.

3Revisione della strategia di comunicazione dell'EFSA: risultati conseguiti e conoscenze acquisite, 22 novembre 2010

(http://www.efsa.europa.eu/en/keydocs/docs/commstrategyreview2010.pdf) 4 Immagine dell'EFSA: relazione sull'indagine qualitativa, febbraio 2010 (http://www.efsa.europa.eu/it/events/event/mb100318.htm)

5 Eurobarometro 2010 - Rischi associati agli alimenti (http://www.efsa.europa.eu/it/riskcommunication/riskperception.htm).

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Strategia di comunicazione dell'EFSA

Prospettive 2010-2013

I La comunicazione dell'EFSA: consulenza scientifica indipendente per rafforzare la fiducia dei consumatori

1. L'EFSA fu istituita in seguito a una serie di episodi allarmanti nella produzione degli alimenti – come la BSE e le diossine – che minarono la fiducia dei consumatori nella sicurezza della filiera alimentare e ingenerarono grande preoccupazione nel pubblico e nelle forze politiche circa la capacità delle autorità del tempo di proteggere adeguatamente gli interessi dei consumatori. Fu pertanto deciso di creare un nuovo organismo scientifico consultivo con il compito di fornire consulenza indipendente e obiettiva su questioni di sicurezza alimentare, mentre la responsabilità di gestire il rischio sarebbe rimasta a carico della Commissione europea, del Parlamento europeo e degli Stati membri.

2. La comunicazione costituisce pertanto una parte centrale dei compiti essenziali dell'EFSA e supporta le

valutazioni scientifiche del rischio in tutti gli ambiti del suo mandato: sicurezza di alimenti e mangimi, nutrizione, salute e benessere degli animali, salute e protezione delle piante. Essa svolge un ruolo decisivo nel conseguimento degli obiettivi che sono alla base dell'istituzione dell'EFSA e che sono delineati nel Libro bianco della Commissione europea:6 “…contribuire a un elevato livello di protezione della salute dei consumatori nel campo della sicurezza alimentare e quindi ripristinare e mantenere la fiducia dei consumatori stessi.”

3. Europa 2020, la strategia europea per una crescita intelligente, sostenibile e omnicomprensiva, sottolinea l'importanza dell'innovazione per sostenere la competitività delle industrie e la crescita economica dell'Unione europea. Anche l'EFSA partecipa a questo obiettivo fornendo valutazioni indipendenti, e basate su evidenze scientifiche, di prodotti, sostanze e indicazioni nutrizionali e sulla salute soggette ad autorizzazione da parte dell'UE, contribuendo in tal modo a preservare la fiducia in una filiera alimentare sempre più tecnica e complessa

Un fattore cruciale nel conseguimento di questi obiettivi è la capacità dell'EFSA di imporsi come fonte autorevole e affidabile nelle questioni di sicurezza alimentare.

6 Libro bianco sulla sicurezza alimentare, Commissione delle comunità europee, gennaio 2000.

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II Strategia di comunicazione 2006: le origini

4. La strategia di comunicazione adottata dal consiglio di amministrazione nel novembre del 20067 definiva la

missione generale dell'EFSA in tema di comunicazione; l'EFSA deve fornire a tutte le parti interessate e al pubblico in generale comunicazioni appropriate, omogenee, accurate e tempestive, basate sulle proprie valutazioni del rischio e sulle proprie competenze scientifiche, in linea con quanto stabilito chiaramente dal suo regolamento istitutivo.

5. La strategia individua come destinatari principali dell'EFSA coloro che commissionano lavori all'Autorità (ovvero i gestori del rischio) e coloro che sono coinvolti e hanno un interesse nelle questioni alimentari, di nutrizione e di sicurezza alimentare, ovvero i valutatori del rischio negli Stati membri e fuori dall'UE, i soggetti con un interesse specifico nella catena alimentare, la più vasta comunità scientifica e altri uditori specializzati (ad esempio le reti di professionisti della sanità).

III Revisione della strategia di comunicazione dell'EFSA: risultati conseguiti ed esperienze apprese

6. La portata delle attività di comunicazione dell'EFSA si è notevolmente ampliata dal 2006, di pari passo con lo sviluppo della sua attività scientifica. Del resto, dal 2006, la produzione scientifica dell'EFSA si è non solo ampliata, ma anche diversificata, in quanto le aspettative dei gestori del rischio si sono evolute. Determinate misure adottate dalla Comunità hanno affidato all'EFSA ulteriori responsabilità, in particolare nella valutazione delle richieste di autorizzazione. L'EFSA viene chiamata a esaminare nuove questioni, come l'efficacia delle sostanze regolamentate, il rapporto rischi/benefici e l'impatto ambientale. Le attività negli ambiti della nutrizione e della salute, delle nanotecnologie e della clonazione hanno aggiunto nuove dimensioni e nuove sfide al suo lavoro, che di conseguenza ha suscitato l'interesse di un pubblico più vasto. Nuovi tipologie di attività scientifica come la raccolta di dati a sostegno degli studi nel campo della nutrizione, la risposta rapida a nuovi rischi nella catena alimentare (ad esempio la melamina negli alimenti) e i progetti di cooperazione negli Stati membri richiamano l'attenzione di pubblici diversificati. L'EFSA ha stabilito procedure specifiche per emanare pareri scientifici urgenti, procedure che assicurano un rigoroso coordinamento delle comunicazioni sui rischi con la Commissione europea, i membri del foro consultivo e le parti di volta in volta interessate. Queste procedure stabiliscono anche le attività di comunicazione dell'EFSA in tempo di crisi, nell'eventualità che la Commissione europea dichiari in atto un allarme alimentare.

7. La valutazione di richieste di autorizzazione di sostanze soggette a regolamentazione (come OGM, pesticidi e

additivi) oppure di indicazioni nutrizionali e sulla salute attualmente genera la maggior parte degli atti scientifici dell'EFSA (nel 2010 oltre il 70%). Ciò evidenzia la necessità di comunicare in modo efficace e dialogare con i richiedenti e altre parti interessate, per garantire l'apertura e la trasparenza delle comunicazioni sia sugli esiti che sui processi di lavoro.

8. Il volume delle comunicazioni dell'EFSA e il loro recepimento sono notevolmente aumentati dal 2006,

confermando la crescita di visibilità del lavoro scientifico dell'Autorità. Indicatori come il numero di visite al sito Web, il numero di abbonati alle newsletter elettroniche e il grado di copertura mediatica sono tutti raddoppiati dal 2006 al 20098. Il crescente numero di pubblicazioni diffuse (disponibili inoltre in maggior numero in tutte le lingue dell'UE) e di eventi organizzati ha consentito di raggiungere negli Stati membri un pubblico più vasto. Una più stretta cooperazione con gli Stati membri tramite il gruppo di lavoro sulla comunicazione del Foro consultivo, il

7 Strategia di comunicazione e piani dell'EFSA ( http://www.efsa.europa.eu/en/keydocs/docs/commstrategy.pdf).

8 Dal 2006 al 2009 la copertura da parte dei media è passata da 400 a 750 articoli al mese; le visite al sito Web dell'EFSA sono aumentate da

100 000 a 200 000; gli abbonamenti alle newsletter da 12 500 a oltre 24 000. Anche il volume delle comunicazioni è aumentato in questo

periodo: il numero di comunicati stampa/web news è passato da 40 a 71, le pubblicazioni da 6 a 139, gli eventi da 8 nel 2006 a 19 nel 2009.

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coordinamento delle comunicazioni con la Commissione europea – in particolare sulle questioni che imponevano un intervento rapido come la contaminazione da diossina nei suini o la melamina negli alimenti – e la risonanza internazionale hanno favorito la tempestiva e omogenea diffusione delle comunicazioni sui rischi in Europa e nel mondo.

9. I risultati delle indagini indicano che l'EFSA è riuscita a comunicare efficacemente i suoi messaggi ai suoi partner

principali. L'indagine qualitativa svolta presso i pubblici destinatari dell’EFSA rivela che essa è relativamente nota, che il suo ruolo di agenzia europea di valutazione del rischio a sostegno delle decisioni in ambito di sicurezza alimentare è compreso e che la sua immagine è piuttosto positiva: nessuno vuole tornare ai tempi in cui l'EFSA non esisteva. La qualità e il volume delle sue comunicazioni sono apprezzati. Si ritiene che l’omogeneità delle comunicazioni sui rischi intercorrenti tra valutatori e gestori del rischio sia migliorata, tuttavia l'indagine segnala due opportunità per l'EFSA : I) semplificare i suoi messaggi, renderli più chiari, più pertinenti e più significativi per i suoi destinatari e II) raggiungere un pubblico più vasto.

10. Un'indicazione fondamentale che emerge da questa indagine è che l'EFSA deve semplificare la

comunicazione in ogni suo atto scritto: dai pareri scientifici alle relazioni, alle presentazioni per le riunioni, alle pubblicazioni e infine al materiale di natura divulgativa. I destinatari immediati dell'EFSA richiedono comunicazioni più semplici e più pertinenti, che indichino chiaramente anche i motivi per cui è stata richiesta una valutazione del rischio e come questa sarà utilizzata.

11. Riguardo alla scelta della tipologia di destinatari, l'indagine premia la scelta dell'EFSA di indirizzare le sue attività

di comunicazione agli utenti immediati e ai beneficiari del suo lavoro scientifico: clienti, partner, parti interessate e altri soggetti eventualmente coinvolti. Gli intervistati riconoscono il ruolo svolto da queste reti che collaborano con l'EFSA per raggiungere un pubblico più vasto con messaggi chiari e coerenti tra loro e – sebbene non emerga un consenso unanime circa l'approccio desiderato – i risultati indicano l’eventualità che l'EFSA ricerchi un più diretto coinvolgimento con il pubblico.

12. Il rapporto dell'Eurobarometro 20109 sui rischi associati agli alimenti conferma che sarebbe utile sostenere nel

loro bisogno di informazione i cittadini dell'UE interessati: il 37% di questi è preoccupato della sicurezza degli alimenti e quasi la metà (48%) ritiene abbastanza o molto probabile che il cibo che ingerisce danneggi la sua salute (un incremento rispetto al 42% del 2005). L'EFSA ha tutte le caratteristiche per soddisfare questa necessità d'informazione, in collaborazione con le agenzie nazionali per la sicurezza alimentare, data la grande fiducia che i cittadini dell'UE ripongono negli scienziati (73%) e nelle agenzie nazionali ed europee per la sicurezza alimentare (64%) come fonti di informazione.

13. Secondo i dati dell'Eurobarometro 2010, la maggioranza dei cittadini dell'UE ritiene che le autorità tengano conto

dei pareri scientifici più aggiornati nella formulazione di decisioni relative ai rischi alimentari (63%), che intervengano rapidamente quando si presenta un problema di salute (63%), che tengano in considerazione le preoccupazioni dei cittadini (61%) e che informino adeguatamente il pubblico sui rischi connessi al cibo (56%). Tuttavia recenti sondaggi dell'Eurobarometro rilevano che, sebbene gli scienziati e le agenzie per la sicurezza alimentare (inclusa l'EFSA) siano ritenuti fonti di informazione attendibili sui rischi alimentari, esistono perplessità circa l'effettiva indipendenza dei pareri scientifici10.

IV Il futuro: priorità strategiche per il 2010-2013

14. Il mandato fondamentale dell'EFSA non è cambiato dal 2006, ma vi sono stati importanti sviluppi interni ed esterni. L'EFSA è cresciuta ed è maturata come organizzazione, il suo volume di lavoro è aumentato e si è diversificato e le sue reti e relazioni esterne si sono ampliate. Anche sotto il profilo della comunicazione il paesaggio è cambiato: sono ora disponibili nuovi canali e tecnologie che hanno un impatto sul modo scelto dai comunicatori per raggiungere i loro destinatari nella maniera più efficace.

9Eurobarometro 2010 - Rischi associati agli alimenti (http://www.efsa.europa.eu/it/riskcommunication/riskperception.htm). 10 Eurobarometro su scienza e tecnologia (giugno 2010), Eurobarometro 2010 - Rischi associati agli alimenti

(http://www.efsa.europa.eu/it/riskcommunication/riskperception.htm).

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15. Questi e altri sviluppi sono rispecchiati nel piano strategico per il periodo 2009-2013, che riconosce l'importanza della comunicazione nella priorità 5: “rafforzare la fiducia e l’affidamento nell’EFSA e nel sistema di sicurezza alimentare dell’UE attraverso un’efficace comunicazione del rischio e il dialogo con i partner e le parti interessate”. È dunque logico che la strategia di comunicazione tenga conto di questo contesto strategico più ampio.

16. Una disamina dell’attività di comunicazione dell'EFSA11 conferma che il piano delineato nella strategia del 2006 è

valido oggi come allora. Tenendo conto degli importanti sviluppi sia interni che esterni, gli obiettivi generali dell'EFSA identificati nel 2006 nell'ambito della comunicazione sui rischi – rettificati per riflettere il crescente impegno dell'Autorità nella sfera della nutrizione e della salute – continueranno a ispirare il lavoro dell'Autorità negli anni 2010-2013.

Tali obiettivi sono i seguenti:

Affermare l'Autorità come fonte di informazione esperta e affidabile sulla sicurezza alimentare e sulle questioni nutrizionali (nell'ambito del suo mandato di valutazione dei rischi).

Promuovere la reputazione dell'Autorità come organismo aperto e ricettivo, fedele all'eccellenza scientifica, all'indipendenza e alla trasparenza.

Garantire che i messaggi diffusi siano pertinenti e comprensibili e che rispondano alle preoccupazioni sulla sicurezza alimentare e sulla nutrizione.

Migliorare l’omogeneità delle informazioni sulle questioni di sicurezza alimentare e nutrizione in tutta l'Unione.

17. L'EFSA deve tuttavia rendere le sue comunicazioni più semplici e più pertinenti per tutti i suoi destinatari,

inclusi i suoi partner e clienti immediati. Promuovere l'indipendenza della consulenza scientifica dell'EFSA è anche una delle priorità nella sfera delle comunicazioni. Inoltre esiste un'opportunità per l'EFSA di espandere il suo raggio di azione al pubblico non specializzato ma informato (in cooperazione con le autorità nazionali per la sicurezza alimentare negli Stati membri) e di approfondire il dialogo con le parti interessate. Questo risultato sarà ottenuto mediante un più efficace impiego delle risorse umane e finanziarie, che si prevede rimangano stabili nel periodo in oggetto. Le risorse allocate al supporto delle attività di comunicazione dell'EFSA rimarranno stabili nel periodo 2011-2013, salvo cambiamenti imprevisti della situazione finanziaria: 44 collaboratori e 2 milioni di euro per le spese operative (con una riduzione di 570 000 EUR rispetto al 2009).

18. Sulla base di quanto appreso dalle ricerche e dall'esperienza e in ottemperanza alle direttive del piano strategico, l'EFSA propone le seguenti priorità strategiche per promuovere un ulteriore sviluppo delle sue attività di comunicazione nel periodo 2010- 201312:

Semplicità e trasparenza Incrementare la pertinenza e la comprensibilità delle comunicazioni dell'EFSA per i destinatari principali e per il pubblico non specializzato ma informato, in collaborazione con gli Stati membri.

Indipendenza Incrementare il volume di comunicazioni tempestive sull'indipendenza delle consulenze dell'EFSA sulla valutazione del rischio.

Visibilità e ampliamento della sfera di destinatari

Migliorare la penetrazione delle comunicazioni, nell'UE e oltre, aumentando la conoscenza e il riconoscimento dell'EFSA e del suo ruolo nella valutazione del rischio.

Omogeneità Incrementare ulteriormente l’omogeneità delle comunicazioni sui rischi nell'UE e altrove.

Dialogo Migliorare il dialogo con le parti interessate e l'interazione con il pubblico.

11 Revisione della strategia di comunicazione dell'EFSA: risultati conseguiti e conoscenze acquisite, 22 novembre 2010 (http://www.efsa.europa.eu/en/keydocs/docs/commstrategyreview2010.pdf) 12

Vedi Allegato I - Priorità strategiche dell'EFSA, iniziative, strumenti di misurazione e indicatori di performance per il periodo 2010-2013.

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A sostegno di queste priorità, l'EFSA continuerà a rafforzare la sua capacità di produrre, disseminare e sovrintendere a comunicazioni efficaci sui rischi, tenendo in debita considerazione le risorse umane e finanziarie.

19. Nell'attuare queste priorità strategiche, nel periodo 2010-2013 l'EFSA introdurrà un nuovo approccio tematico alle sue comunicazioni. Riconoscendo l'importanza di un approccio omnicomprensivo nell'affrontare e nel comunicare le questioni che interessano la salute pubblica, l'Autorità diffonderà comunicazioni in aree chiave, oltre ad assicurare la trasparenza delle singole comunicazioni. L'EFSA si adopererà per sviluppare piani di comunicazione integrati nelle aree tematiche chiave in collaborazione con gli Stati membri e le parti interessate, accrescendo in questo modo l'impatto e l'efficacia delle sue attività di comunicazione.

20. Verranno identificati temi che riflettano sia le preoccupazioni dei consumatori europei, sia le priorità di salute

pubblica. Questi temi terranno in considerazione le attività presenti e future dell'Autorità e saranno determinati in collaborazione con gli Stati membri e in consultazione con le parti interessate. Per definire l'approccio comunicativo da adottare in merito alle proprie consulenze e pareri scientifici, l'EFSA tiene conto dei seguenti fattori:

l'importanza dei risultati degli esiti della valutazione del rischio (ad esempio controlli di routine rispetto a nuove scoperte)

la natura del rischio (emergente, possibile, identificato e confermato)

il potenziale impatto sulla salute pubblica

la percezione del pubblico e le reazioni previste

i contesti legislativi e commerciali, come opportuno

l'urgenza della richiesta Questi criteri verranno anche applicati per la selezione degli argomenti delle comunicazioni tematiche.

21. L'attuazione di un approccio tematico consentirà un uso più efficiente delle risorse; faciliterà lo sviluppo di comunicazioni più pertinenti aiutando gli utenti a comprendere meglio il contesto e la ratio alla base del lavoro dell'EFSA nel complesso, oltre che la rilevanza delle singole relazioni scientifiche; agevolerà la formulazione e la diffusione di messaggi omogenei sulle questioni alimentari.

V Attuazione della strategia

22. Per l'EFSA, garantire l'indipendenza e implementare procedure rigorose per le sue attività scientifiche

sono prerequisiti essentiali per lo sviluppo di comunicazioni efficaci. La qualità delle consulenze scientifiche e dei processi di lavoro dell'EFSA (come la chiarezza dei suoi pareri scientifici, la selezione degli esperti, l’apertura per prassi, la segnalazione di lacune informative e incertezze e il miglioramento costante delle metodologie di valutazione del rischio) sono di importanza critica per raggiungere i suoi obiettivi di comunicazione.

23. Uno dei principi fondamentali alla base dell'EFSA, custodito nel regolamento istitutivo, è quello della

trasparenza. Esso non solo accomuna tutti i modi di lavorare dell'intera organizzazione, ma costituisce il punto di partenza del suo approccio comunicativo. La trasparenza è una responsabilità dell'intera organizzazione, la quale pertanto incentra i suoi sforzi comunicativi sullo sviluppo di strumenti e canali, sulla produzione di risultati concreti e su modi di lavorare che rispettino tale valore fondamentale.

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I destinatari: con chi comunica l'EFSA?

(i destinatari immediati dell'EFSA sono quelli evidenziati nel cerchio interno)

24. I destinatari principali delle consulenze scientifiche dell'EFSA e delle attività di comunicazione correlate sono coloro che commissionano il lavoro all'Autorità e/o sono coinvolti per qualche motivo specifico nella sfera d'azione del suo mandato. I destinatari principali dell'EFSA includono: le istituzioni europee che possono commissionare all'EFSA incarichi scientifici (ovvero la Commissione europea, il Parlamento europeo e gli Stati membri); le agenzie nazionali per la sicurezza alimentare; le parti interessate con un interesse specifico nella catena alimentare (come le associazioni di consumatori, l'industria, le agenzie per l’ambiente e altre organizzazioni non governative); le parti interessate delle comunità scientifica e accademica; altri soggetti con un interesse specifico negli alimenti, nella sicurezza alimentare e nelle questioni nutrizionali (ad esempio le organizzazioni di professionisti della sanità).

25. Gran parte del lavoro scientifico dell'EFSA è per sua stessa natura altamente tecnico e specializzato. Tuttavia le questioni di sicurezza alimentare sono importanti per tutti e quindi il lavoro dell'EFSA può interessare i soggetti più svariati e, soprattutto, i consumatori. L'EFSA può servire al meglio i consumatori europei mediante una stretta collaborazione con partner strategici a livello nazionale. Conferendo alle sue comunicazioni un'impostazione tematica, che sottolinea come il lavoro scientifico sia connesso alle questioni di salute pubblica, l'Autorità mira a ottenere una più ampia comprensione del suo operato.

26. Poiché i livelli di consapevolezza, di interesse e di atteggiamento dei consumatori nei confronti delle comunicazioni relative a cibo, sicurezza alimentare, nutrizione e salute sono estremamente diversificate, non è possibile né auspicabile che l'EFSA cerchi di rispondere alle molteplici e diverse esigenze di informazione di un pubblico così variegato in tutti gli Stati membri con un unico, uniforme messaggio in tutta Europa. Se si vogliono formulare comunicazioni davvero efficaci, la "taglia unica" è da dimenticare.

27. Tutti i gruppi di esperti scientifici dell'EFSA e i prodotti scientifici di questa sono in ultima analisi disponibili al largo pubblico, principalmente mediante la loro pubblicazione sul sito Web dell'Autorità. Sebbene la produzione scientifica dell'EFSA sia per natura tecnica e non possa rispondere a tutte le esigenze di informazione del largo pubblico, deve essere tuttavia comprensibile ai non addetti ai lavori; nell'ambito di un uditorio più ampio, deve essere significativa e pertinente per coloro che hanno un interesse nel lavoro dell'EFSA e, più precisamente, per una persona senza specifiche competenze tecniche ma informata.

28. Per far sì che i consumatori ricevano il giusto tipo di informazioni tramite canali con cui hanno familiarità e in un formato e linguaggio comprensibile ai più, l'EFSA collabora con gli enti responsabili della sicurezza alimentare negli Stati membri, in particolare le autorità preposte alla valutazione e alla comunicazione dei rischi a livello nazionale.

29. La strategia di comunicazione dell'EFSA, pertanto, si concentra sull'“informare chi informa”, ovvero fornire a

quelle organizzazioni che comunicano regolarmente con i consumatori a livello nazionale, alle parti interessate e ad altri gruppi in diretto contatto con i consumatori le informazioni di cui necessitano attraverso messaggi che possano essere ulteriormente adattati alle esigenze degli specifici destinatari finali. I media sono un canale importante per raggiungere questi gruppi e anche un pubblico più vasto con messaggi più mirati.

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30. Nel periodo 2010-2013 l'EFSA si adopererà per rafforzare la cooperazione con le autorità nazionali per la sicurezza alimentare, al fine di estendere la portata delle sue comunicazioni e la comprensione dei suoi messaggi a quei consumatori interessati nelle questioni di competenza dell'Autorità. L'EFSA collaborerà con gli Stati membri per identificare le tematiche di maggior interesse, sviluppare un insieme più completo di strumenti e produrre lavori adatti a diversi livelli di competenza e interesse.

Approccio dell'EFSA alle attività di comunicazione

31. L'EFSA persegue le priorità strategiche del periodo 2010-2013 in materia di comunicazioni nei seguenti modi:

Comprendendo come consumatori e pubblico percepiscono gli alimenti, i rischi e i rischi associati al cibo

Adattando la formulazione delle informazioni alle esigenze dei destinatari

Procurandosi il sostegno di attori importanti per raggiungere i consumatori con messaggi pertinenti ed efficaci

Promuovendo comunicazioni sui rischi coerenti tra loro da parte di tutti i responsabili della valutazione e della gestione dei rischi

Comprendere come consumatori e pubblico percepiscono gli alimenti, i rischi e i rischi associati al cibo

32. La formulazione di messaggi di comunicazione dei rischi efficaci richiede una conoscenza approfondita dei

destinatari, che comprenda: il loro livello di consapevolezza e comprensione delle questioni inerenti la sicurezza alimentare; il loro atteggiamento nei confronti del cibo in generale e della sicurezza degli alimenti in particolare; i canali più adatti per un'efficace diffusione dei messaggi.

Adattare la formulazione delle informazioni alle esigenze dei destinatari Superare il divario tra scienza e consumatori 33. Affinché siano efficaci, le comunicazioni devono spiegare e contestualizzare il rischio. Nella redazione delle

comunicazioni rivolte al pubblico, l'EFSA cerca di tradurre le prove scientifiche in messaggi chiari, accessibili e significativi, che rispondano alle necessità dei destinatari principali. Ciò richiede una stretta cooperazione tra i valutatori e i gestori del rischio, tenendo presenti i rispettivi ruoli. Oltre a spiegare i risultati della valutazione del rischio, le comunicazioni devono anche, ove necessario, fornire consigli chiari sul tipo di intervento necessario, specificando quali azioni sono eventualmente raccomandate a ciascuna delle parti interessate (governo, industria e/o consumatori). Un rigoroso coordinamento delle comunicazioni fra i valutatori e i gestori del rischio è pertanto un prerequisito per assicurare la coerenza tra loro delle comunicazioni sui rischi.

Andare incontro alle necessità dei destinatari immediati

34. Il sondaggio condotto tra i destinatari nel 2009 indica che le comunicazioni dell'EFSA sono troppo tecniche anche

per il pubblico a cui si rivolge direttamente. Sapendo che il sito Web è il canale principale che partner e parti interessate l’utilizzano per accedere alle informazioni e ai documenti dell'EFSA, questa si propone di fornire una maggior varietà di informazioni e strumenti, con diversi livelli di dettagli tecnici, in modo che gli utenti possano scegliere quelli più adatti alle loro esigenze. Inoltre le comunicazioni tematiche offriranno agli utenti una più ampia comprensione del contesto e delle motivazioni della produzione scientifica dell'EFSA. L'EFSA monitorerà i progressi in quest'area mediante indagini quantitative da condursi presso i destinatari ogni tre anni a partire dal 2011.

Collaborare con la comunità scientifica 35. Consapevole che la comunità scientifica ha differenti requisiti di comunicazione, l'EFSA accrescerà la sua

visibilità utilizzando canali e strumenti appropriati della comunità accademica. Ad esempio, l'introduzione nel 2009 e il successivo sviluppo nel 2010 del nuovo EFSA Journal favorirà il raggiungimento di questi destinatari

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presentando la produzione scientifica dell'EFSA in modi che la rendano più facilmente accessibile e consultabile dalle banche dati di riferimenti scientifici.

Procurarsi il sostegno di soggetti importanti per raggiungere i consumatori con messaggi pertinenti ed efficaci 36. L'EFSA si adopera per coinvolgere nello sviluppo e nella diffusione delle sue consulenze scientifiche le autorità

nazionali per la sicurezza alimentare degli Stati membri e le parti interessate, per garantire che i messaggi siano adattati al contesto culturale e alle necessità specifiche della popolazione in ciascuno degli Stati membri. L'EFSA interagisce attivamente con le autorità nazionali per la sicurezza alimentare mediante il foro consultivo e il gruppo di lavoro sulla comunicazione del foro consultivo (che raduna tutti i rappresentanti di autorità nazionali preposte alla comunicazione) al fine di favorire una tempestiva e coerente diffusione delle comunicazioni sui rischi in tutta l'Unione. Il supporto dei punti focali estende ulteriormente il raggio di azione, portando i messaggi alle parti interessate e ad altri destinatari a livello nazionale. L'EFSA collabora anche con la Commissione europea per assicurarsi che le sue comunicazioni sui rischi, seppure indipendenti da quelle dei gestori del rischio, siano parte di un approccio coerente alle comunicazioni da parte di valutatori e gestori del rischio.

37. L'EFSA ricerca il dialogo in materia di comunicazione dei rischi con tutte le parti interessate (associazioni dei

consumatori e altre organizzazioni non governative e l'industria) al fine di migliorare la comprensione del suo lavoro, sviluppare conoscenze sulla percezione del rischio e incrementare la diffusione delle comunicazioni sui rischi presso le parti interessate e i consumatori.

38. Il lavoro di comunicazione dell'EFSA è anche assistito dagli esperti del gruppo consultivo sulla comunicazione

del rischio (AGRC), costituito nel 2005. Questo gruppo multidisciplinare di esperti in scienze sociali assiste l'EFSA nella realizzazione della sua missione per quanto concerne la comunicazione dei rischi, fornendo consigli su base informale sullo sviluppo e sull'implementazione di strategie e piani per la comunicazione dei rischi.

Promuovere comunicazioni sui rischi coerenti da parte di tutti i responsabili della valutazione e della gestione dei rischi

39. Le comunicazioni sui rischi sono responsabilità comune di chiunque collabori alla valutazione e alla gestione del

rischio. Il ruolo specifico dell'EFSA nella comunicazione dei rischi è di informare i gestori del rischio, le autorità nazionali, le parti interessate e il pubblico in generale sugli aspetti scientifici della sicurezza alimentare e della nutrizione e di fornire consulenze scientifiche in modo aperto e trasparente. Per l'EFSA, il coordinamento con i gestori del rischio (in particolare la Commissione europea e le autorità nazionali per la sicurezza alimentare degli Stati), mantenendo al tempo stesso la propria indipendenza, è di importanza cruciale per garantire la coerenza delle informazioni che raggiungeranno il pubblico. Questo approccio è particolarmente importante nel caso in cui sia stato individuato e confermato un rischio nella catena alimentare e sia necessario portarlo all'attenzione pubblica.

40. L'EFSA ha procedure prestabilite per la notifica anticipata di annunci importanti alle parti esterne, incluse la

Commissione europea, le autorità nazionali per la sicurezza alimentare e, ove opportuno, le parti interessate eventualmente coinvolte. Questa procedura consente alle parti interessate di preparare le proprie comunicazioni, contribuendo così a una maggiore coerenza tra loro delle comunicazioni nel complesso. Per quanto riguarda le parti interessate, l'EFSA interagisce sia con i gruppi di consumatori che con l'industria a condizione che: sia mantenuta la riservatezza; le organizzazioni interessate supportino il ruolo dell'EFSA in queste aree; le organizzazioni possano contribuire alla diffusione dei messaggi pubblici. Inoltre l'EFSA offre consulenza alle maggiori organizzazioni internazionali di sicurezza alimentare al di fuori dell'UE (per es. OMS, FAO, OIE, FDA, Ministero della sanità canadese, FSANZ, Commissione giapponese per la sicurezza alimentare e altre) prima di procedere alla diffusione di determinati annunci pubblici.

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Strumenti e canali 41. L'EFSA pone al servizio dei suoi destinatari principali un solido insieme di canali e strumenti di comunicazione,

che sono alla base della struttura della Direzione Comunicazione: ufficio stampa, team addetto al Web, team addetto alle pubblicazioni e agli eventi. I diversi canali di comunicazione vengono mobilitati in modo integrato, coordinando le attività per garantire che ciascuno sia adeguatamente impiegato per raggiungere i destinatari sulle questioni essenziali. L'EFSA continuerà a monitorare scrupolosamente la realtà delle comunicazioni e dei media, esplorando anche gli strumenti online emergenti come i social media, per assicurare l'impiego della combinazione più opportuna di canali per le sue comunicazioni.

42. L'EFSA continuerà a rafforzare la sua strategia di comunicazione online. In un sondaggio del 2010

13 oltre il

92% degli intervistati si è dichiarato in generale soddisfatto del sito Web. Nella stessa indagine si è cercato di stabilire la frequenza con la quale i visitatori del sito Web dell'Autorità utilizzano i social media in un contesto professionale. Ne è risultato che pochi degli intervistati lo fanno; tuttavia l'EFSA riconosce la crescente diffusione di questi strumenti e ne considera l'adozione come parte del suo approccio integrato alla comunicazione. Svilupperà pertanto linee guida per l'uso dei social media da parte dei suoi addetti e una strategia per comunicare tramite questo canale.

VI. Valutazione: come si misura il successo ? 43. Gli scopi essenziali delle attività di comunicazione dell'EFSA sono:

Aumentare la conoscenza dell'EFSA e la fiducia nel suo lavoro da parte dei destinatari principali.

Accrescere la fiducia dei consumatori sia nei fondamenti scientifici del sistema di sicurezza alimentare dell'UE, sia nel ruolo delle organizzazioni scientifiche come l'EFSA e delle autorità pubbliche nella tutela degli interessi dei consumatori.

44. L'EFSA si adopera per valutare l'impatto e l'efficacia delle sue attività di comunicazione prendendo in

considerazione quanto appreso da: sondaggi tra i consumatori e dei destinatari; monitoraggio e analisi dei media; analisi della produzione (ad esempio comprensione dei messaggi e puntualità delle pubblicazioni); analisi del traffico e sondaggi tra gli utenti del sito Web e altri indicatori. L'EFSA, con l'aiuto degli esperti in scienze sociali del gruppo consultivo sulla comunicazione del rischio, sfrutterà le informazioni tratte da questi vari strumenti e canali per sviluppare un piano generale che le consenta di valutare la fiducia dei destinatari principali nel suo lavoro e anche il suo contributo all'accresciuta fiducia dei consumatori nel sistema di sicurezza alimentare dell'UE. Tale piano comprenderà la definizione di obiettivi e scadenze precisi che l'EFSA possa integrare nei suoi programmi di lavoro e utilizzare per monitorare i propri progressi nel corso del tempo.

45. La bozza rivista della strategia di comunicazione per il periodo 2010-2013 è stata sottoposta al consiglio di

amministrazione il 20 ottobre affinché la esaminasse e ne sancisse l'adozione.

Sottoposta per l'adozione a Parma il 16 dicembre 2010 Prof. Diána Bánáti Presidente

13 Sondaggio condotto tra il 19 luglio e il 13 agosto presso gli utenti del sito Web dell'EFSA (3540 partecipanti).

mb 16 12 10 item 4 doc 3 – Annex I: 2010-2013 perspective: Key strategic priorities

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Priorità Iniziative Strumenti di monitoraggio Indicatori chiave

Semplicità e trasparenza Incrementare la pertinenza e la comprensibilità delle comunicazioni dell'EFSA a beneficio dei principali destinatari e del pubblico non specializzato ma informato, in collaborazione con gli Stati membri.

Approfondire la comprensione delle esigenze dei destinatari e della percezione del rischio da parte dei consumatori, per definire di conseguenza gli approcci di comunicazione e i messaggi. Stabilire efficaci canali di comunicazione per raggiungere i destinatari (chi, cosa, perché e come). Sviluppare una strategia specifica per i social media, tenendo conto delle possibili implicazioni di questi nuovi canali per l'EFSA e per le sue attività di comunicazione.

Sondaggi tra i destinatari per valutare livello di consapevolezza, esigenze di comunicazione, utilità e apprezzamento delle comunicazioni dell'EFSA (ogni 2 anni).

Indagini Eurobarometro sulla percezione del rischio (ogni 3 anni).

Costante monitoraggio dei dati sulla reazione del pubblico a comunicati stampa, sito Web, pubblicazioni ed eventi.

Notorietà, immagine e affidabilità dell'EFSA. Comprensione dei messaggi Trend positivi nelle analisi dei media - Le consulenze scientifiche dell'EFSA sono riportate dai media più di frequente e in modo più accurato. Trend positivi nelle statistiche del sito Web - Il sito Web dell'EFSA è sempre più utilizzato dai destinatari come punto di riferimento per informazioni sugli alimenti e sulla loro sicurezza. Trend positivi nell'accoglienza di pubblicazioni ed eventi. Fornire messaggi semplici, chiari e

significativi basati sulle consulenze scientifiche dell'EFSA. Identificare temi essenziali sui quali comunicare tempestivamente, come zoonosi, pesticidi, nutrizione, nuove tecnologie.

Sondaggi tra i destinatari per valutare livello di consapevolezza e apprezzamento delle comunicazioni dell'EFSA (se possibile ogni 3 anni).

Statistiche derivanti dal monitoraggio dei media, ad esempio sugli argomenti più trattati e sui gruppi di esperti.

Statistiche Web, ad esempio sulle pagine più visitate e sul materiale più scaricato dal sito Web dell'EFSA.

Costante monitoraggio dei dati sulla risposta del pubblico a comunicati stampa, sito Web, pubblicazioni ed eventi.

Rafforzare la fiducia nell’EFSA e nel sistema di sicurezza alimentare dell’UE attraverso un’efficace comunicazione del rischio e il dialogo con i partner e le parti interessate(Piano strategico 2009–2013).

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Priorità Iniziative Strumenti di monitoraggio Indicatori chiave

Semplicità e trasparenza Incrementare la rilevanza e la comprensibilità delle comunicazioni dell'EFSA per i destinatari principali e per il pubblico informato, in collaborazione con gli Stati membri.

Sviluppare messaggi che siano chiari, pertinenti e significativi per differenti gruppi di pubblico, con il supporto dell'AFWGC e dei punti focali.

Feedback dell'AFWGC e dei punti focali sull'utilità e sull'apprezzamento delle comunicazioni dell'EFSA. Sondaggi tra i destinatari per valutare livello di consapevolezza e apprezzamento delle comunicazioni dell'EFSA. Costante monitoraggio dei dati sulla reazione del pubblico a comunicati stampa, sito Web, pubblicazioni ed eventi.

Notorietà, immagine e affidabilità dell'EFSA. Comprensione dei messaggi Trend positivi nelle analisi dei media - Le consulenze scientifiche dell'EFSA sono riportate dai media più di frequente e in modo più accurato.

Trend positivi nelle statistiche del sito Web - Il sito Web dell'EFSA è sempre più utilizzato dai destinatari come punto di riferimento per informazioni sugli alimenti e sulla loro sicurezza. Trend positivi nell'accoglienza riservata a pubblicazioni ed eventi.

Sviluppare piani di comunicazione completi che mobilitino tutti i canali di comunicazione (stampa, sito Web, eventi, pubblicazioni, relazioni istituzionali, eccetera) per raggiungere i destinatari in merito ai temi essenziali.

Sondaggi tra i destinatari per valutare livello di consapevolezza e apprezzamento delle comunicazioni dell'EFSA. Risultati dei resoconti interni sulle campagne di comunicazione. Costante monitoraggio dei dati sulle reazioni del pubblico a comunicati stampa, sito Web, pubblicazioni ed eventi.

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Priorità Iniziative Strumenti di monitoraggio Indicatori chiave

Indipendenza

Comunicazioni proattive sull'indipendenza dell'EFSA e iniziative correlate in cooperazione con gli Stati membri.

Monitoraggio e analisi dei media. Sondaggi tra i destinatari.

Comprensione e fiducia nel lavoro dell'EFSA Trend positivi nelle analisi dei media

Promuovere la comprensione delle migliori prassi adottate in campo scientifico e nella valutazione del rischio, incluso il processo di dibattito scientifico e di costruzione del consenso.

Adozione di nuovi strumenti a favore dell'indipendenza Sondaggio tra gli utenti del sito Web Feedback dell'AFWGC e dei punti focali

Maggior comprensione del lavoro scientifico dell'EFSA da parte delle parti interessate e trend positivo della copertura mediatica.

Studiare la relazione tra indipendenza, apertura e trasparenza in collaborazione con i partner (AFCWG, DG Ricerca) per comprendere meglio le percezioni delle parti interessate.

Verifica dei messaggi, sondaggi tra i destinatari.

Maggior efficacia delle comunicazioni dell'EFSA sulla propria indipendenza.

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Priorità Iniziative Strumenti di monitoraggio Indicatori chiave

Visibilità e ampliamento della sfera di destinatari Migliorare la penetrazione delle comunicazioni, nell'UE e oltre, aumentando la conoscenza e il riconoscimento dell'EFSA e del suo ruolo nella valutazione del rischio.

Creare un'immagine solida dell'EFSA e sostenerne i benefici con linee guida e iniziative applicabili a tutta l'organizzazione.

Sondaggi tra i destinatari per valutare livello di consapevolezza e apprezzamento delle comunicazioni dell'EFSA (se possibile ogni 3 anni). Costante monitoraggio dei dati sulla reazione del pubblico a comunicati stampa, sito Web, pubblicazioni ed eventi.

Messaggi omogenei in tutti gli elementi e canali della comunicazione. - Notorietà, immagine e affidabilità dell'EFSA. Trend positivi nelle analisi dei media – Le consulenze scientifiche dell'EFSA sono riportate dai media più di frequente e in modo più accurato. Trend positivi nelle statistiche del sito Web – Il sito Web dell'EFSA è sempre più utilizzato dai destinatari come punto di riferimento per informazioni sugli alimenti e sulla loro sicurezza. Trend positivi nell'accoglienza di pubblicazioni ed eventi.

Promuovere la reputazione dell'EFSA come organismo fedele all'eccellenza scientifica, all'indipendenza e alla trasparenza, riflettendo questi principi in tutte le comunicazioni.

Sondaggi tra i destinatari per valutare livello di consapevolezza e apprezzamento delle comunicazioni dell'EFSA (se possibile ogni 3 anni). Dati provenienti dal monitoraggio dei media riguardo all'accuratezza con cui è rappresentata l'EFSA e il suo lavoro.

Accrescere la visibilità presso la comunità scientifica, anche mediante l'ulteriore sviluppo dell'EFSA Journal online.

Monitoraggio delle banche dati di riferimenti scientifici in relazione alla produzione dell'EFSA. Monitoraggio della letteratura scientifica in relazione alla produzione dell'EFSA.

Produzione scientifica dell'EFSA citata correttamente nei database di riferimenti online. Consulenze scientifiche dell'EFSA sempre più citate nella letteratura scientifica.

Migliorare la divulgazione delle comunicazioni al pubblico non specializzato ma informato, ad esempio utilizzando il sito Web per spiegare meglio il ruolo dell'EFSA nella comunicazione dei rischi e la sua relazione con le agenzie nazionali per la sicurezza alimentare.

Sondaggio tra gli utenti del sito Web. Riscontri dell'AFWGC e dei punti focali (ovvero sondaggi tra i destinatari).

Notorietà, immagine e affidabilità dell'EFSA. Comprensione dei messaggi.

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Priorità Iniziative Strumenti di monitoraggio Indicatori chiave

Visibilità e ampliamento della sfera di destinatari

Migliorare la penetrazione delle comunicazioni, nell'UE e oltre, aumentando la conoscenza e il riconoscimento dell'EFSA e del suo ruolo nella valutazione del rischio.

Costante monitoraggio, analisi e investimento nelle comunicazioni online, incluso l'uso appropriato di strumenti emergenti come i social media.

Costante monitoraggio della reazione del pubblico alle comunicazioni online.

Trend positivi nelle reazioni del pubblico.

Raggiungere un pubblico più vasto negli Stati membri, inclusi i gestori del rischio, mobilitando le reti di punti focali per garantire che tutti i destinatari nazionali interessati siano raggiunti.

Informazioni da parte dei punti focali sui network nazionali e sul pubblico raggiunti.

Statistiche che dimostrano un'ampia diffusione delle comunicazioni a livello nazionale.

Come parte della strategia internazionale dell'EFSA, espandere le comunicazioni ai partner internazionali, incluse le organizzazioni mondiali, gli enti dell'UE e le organizzazioni nazionali al di fuori dell'UE.

Organizzare, nel 2011, una conferenza internazionale sulla comunicazione dei rischi in collaborazione con il foro consultivo.

Feedback dei partner internazionali sulle comunicazioni, sulle iniziative e sui servizi dell'EFSA.

Monitoraggio e analisi dei media.

Statistiche che dimostrano un'ampia diffusione delle comunicazioni a livello internazionale.

Definizione di una piattaforma internazionale di comunicazione dei rischi con i partner principali.

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Priorità Iniziative Strumenti di monitoraggio Indicatori chiave

Omogeneità Incrementare ulteriormente la Omogeneità delle comunicazioni sui rischi nell'UE e altrove.

Continuare a consolidare l'AFWGC come foro deputato a garantire la coerenza tra loro dei messaggi in tutta l'Unione, anche mediante lo sviluppo di linee guida per la comunicazione dei rischi.

Feedback dell'AFWGC sulle comunicazioni, sulle iniziative e sui servizi dell'EFSA. Monitoraggio e analisi dei media.

Riuscita attuazione di linee guida per la comunicazione dei rischi.

Ulteriore sviluppo dei canali di comunicazione con gli Stati membri, compresi meccanismi di pre-allerta e attività di comunicazione congiunte.

Feedback degli Stati membri sulle comunicazioni, sulle iniziative e sui servizi dell'EFSA. Monitoraggio delle comunicazioni delle autorità nazionali per la sicurezza alimentare in relazione alla produzione dell'EFSA. Monitoraggio e analisi dei media.

Sempre più frequente citazione dei pareri dell'EFSA da parte di Stati membri, Commissione europea e partner internazionali.

Ulteriore sviluppo del coordinamento delle comunicazioni con la Commissione europea.

Feedback della Commissione europea sulle comunicazioni, sulle iniziative e sui servizi dell'EFSA. Monitoraggio e analisi dei media.

Maggior omogeneità nei messaggi tra EFSA e Stati membri, Commissione europea e partner internazionali.

Continuare a collaborare con gli enti nazionali non-UE e le organizzazioni internazionali e prednere in considerazione l'opportunità di iniziative di comunicazione congiunte su questioni di interesse mondiale (ad esempio clonazione, bisfenolo A, aspartame).

Feedback dei partner/clienti internazionali sulle comunicazioni, sulle iniziative e sui servizi dell'EFSA. Monitoraggio e analisi dei media.

Sviluppo di linee guida per l'uso dei social media da parte dello staff dell'EFSA.

Monitoraggio e analisi dei social media. Rappresentazione oggettiva dell'EFSA e del suo lavoro presso la comunità dei social media.

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Priorità Iniziative Strumenti di monitoraggio Indicatori chiave

Dialogo

Migliorare il dialogo con le parti interessate e l'interazione con il pubblico.

Sviluppare ulteriormente le attività dell'EFSA con le parti interessate, inclusa la piattaforma di consultazione, gli incontri su temi specifici e le consultazioni online sulle bozze di produzioni scientifiche.

Sondaggi tra i destinatari per valutare livello di consapevolezza e apprezzamento delle comunicazioni dell'EFSA (se possibile ogni 3 anni).

Alto livello di apprezzamento e diffusione delle comunicazioni dell'EFSA.

Continuare a promuovere la comprensione del processo di valutazione dei rischi e dei suoi risultati, nonché le opportunità di interazione con le parti interessate e di contributo da parte di queste.

Sondaggi tra i destinatari.

Feedback delle parti interessate.

Feedback delle parti interessate riguardo ai meccanismi stabiliti per garantire l'apertura e la trasparenza dei processi di lavoro.

Contributo alle consultazioni pubbliche dell'EFSA.

Continuare a raccogliere il contributo delle parti interessate e intensificare il dialogo sulle questioni prioritarie, come la revisione della prassi di prenotifica e il supporto del gruppo di lavoro per il coinvolgimento delle parti interessate.

Feedback delle parti interessate sulle consultazioni, gli incontri e altre attività dell'EFSA.

Livello di partecipazione delle parti interessate nelle iniziative che le riguardano.

Alto livello di apprezzamento e partecipazione alle iniziative delle parti interessate.

Promuovere iniziative per migliorare l'interazione e il dialogo con i destinatari, accrescendo quanto più possibile l'accessibilità e la facilità di interazione (ad esempio sviluppo e aggiornamento di un piano di lavoro continuo).

Statistiche sul numero di iniziative promosse dall'EFSA.

Statistiche su consultazioni pubbliche, sedute tecniche…

Riuscita introduzione e successivo perfezionamento delle iniziative, del servizio “L’EFSA risponde” e dei servizi di abbonamento online.

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Priorità Iniziative Strumenti di monitoraggio Indicatori chiave

Capacità Rafforzare la capacità dell'EFSA di produrre, disseminare e supervisionare comunicazioni efficaci sui rischi.

Garantire che i processi scientifici dell'EFSA tengano conto delle comunicazioni, a partire dal ricevimento del mandato alla pubblicazione dei risultati scientifici.

Comitato di revisione dei mandati. Piani di gestione. Comitato di revisione in materia di comunicazione. Sondaggi tra i destinatari.

Comprensione dei messaggi. Trend positivi nelle analisi dei media.

Continuare a consolidare i processi di comunicazione dell'EFSA attraverso l'ulteriore sviluppo di pianificazioni, SOP (procedure operative standardizzate) e piani di gestione sulle questioni di alto profilo.

Comitato di revisione in materia di comunicazione. Piani di gestione. Flusso di lavoro di valutazione del rischio. SOP.

Tempestività. Piani di comunicazione integrati. Flusso di lavoro di valutazione del rischio per le comunicazioni.

Contribuire al lavoro dell'EFSA per armonizzare la terminologia relativa alla valutazione del rischio e il suo impatto sulle comunicazioni.

Gruppo di lavoro del comitato scientifico per l'armonizzazione della terminologia relativa alla valutazione del rischio. Monitoraggio e analisi dei media.

Uso coerente della terminologia relativa alla valutazione del rischio da parte dei media.

Ottimizzare e coordinare più efficacemente lo sviluppo delle iniziative di comunicazione e le ricerche in tutta l'EFSA.

Comitato di revisione in materia di comunicazione. Calendario delle comunicazioni/piani di gestione. Riunioni di pianificazione trimestrali con i quadri direttivi EFSA.

Tempestività. Programmi di comunicazione integrati.

Chiarire il ruolo e le responsabilità dello staff che redige, rivede e convalida i messaggi per le comunicazioni esterne.

Descrizione dei ruoli, CDAC (ciclo di sviluppo e riconoscimento della carriera). Processo di sviluppo delle comunicazioni.

SOP riviste Integrazione nelle descrizioni dei ruoli e nei CDAC.

Continuare a preparare il personale scientifico e quello addetto alle comunicazioni nella redazione di messaggi efficaci. Ricercare una formazione giornalistica per i gruppi di esperti scientifici.

Programmi di formazione. Monitoraggio e analisi dei media. Sondaggi tra i destinatari.

Efficacia delle comunicazioni e dei portavoce.

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