Soluzione web-based end-to-end per il

business travel dellatua azienda e della PA

Chi Siamo

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Dal 1987

Info Studi, società d’informatica e consulenza aziendale con sede a Bresso (MI) e Longare (VI), è composta da un team di professionisti in grado di affiancare e supportare il cliente per tutti gli aspetti inerenti il Sistema Informativo.

Info Studi - I Nostri Clienti

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Costi del Business Travel: qualche dato

• Tra la seconda e la quarta: posizione della voce “Spese di viaggio e rappresentanza” tra le voci dei costi indiretti del personale

• Tra l’1,5% e il 10%: incidenza delle spese di viaggio sui ricavi aziendali• 15%: risparmio medio ottenibile grazie ad una attenta gestione delle

spese di viaggio• 20%: della spesa BT è il costo aggiuntivo dato dalla gestione operativa

del problema• I comportamenti delle aziende riguardo la loro gestione delle spese

sono elementi sensibili per i clienti, cittadini e per gli organi di vigilanza.

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I problemi pratici sollevati dai clienti

1. Vorremmo dedicare meno tempo all’operatività, i volumi sono considerevoli

2. Spendiamo troppo in trasferte

3. Non siamo sempre tranquilli sulla qualità delle scritture contabili e fiscali

4. Ritardiamo le disposizioni ai rimborsi e questo a comporta anche problemi di relazione con i nostri collaboratori

5. Alcuni dei nostri colleghi però, prima di farci avere di dati, ne passa di tempo!

6. Inseriamo le stesse informazioni due, tre, anche quattro volte (prenotazione, contabilità, paghe, banca, fornitori, colleghi, etc.), è possibile automatizzare?

7. Comunichiamo gli stessi dati a due, tre, quattro uffici/enti diversi

8. Questi sono gli unici costi che facciamo fatica ad assoggettare in analitica

9. Sappiamo più o meno quanto spendiamo ma non sappiamo bene come

10. Organizzare un viaggio è dispendioso in termini di tempo e qualche volta stressante

11. Certo… avremmo bisogno di chiarire responsabilità e livelli di servizio

12. Il tempo dedicato ai controlli formali dei giustificativi è davvero molto

13. Troppa carta che gira per gli uffici e fuori dall’ufficio

14. I direttori non vogliono compilarsi le spese

15. Difficoltà a comunicare e sostenere le policy di viaggio e di spesa

16. Non riusciamo a tracciare lo stato delle pratiche e abbiamo buchi di comunicazione

17. Troppi movimenti di cassa

18. Difficoltà a mantenere la qualità della valuta di cassa sotto controllo

19. Difficoltà a verificare la correttezza delle fatture dei fornitori dei servizi

20. L’autorizzazione alla trasferta viene formalizzata sempre tardi

21. Non riusciamo a “catechizzare” i nostri collaboratori a dovere

22. Il trattamento dei cambi valuta a volte è complesso e laborioso

23. I chilometri dichiarati? Come tenerli sotto controllo?

24. Attualmente il nostro sistema è complicato da usare e chiede ai colleghi informazioni che non sempre hanno a disposizione

25. Noi normalmente riaddebitiamo le spese di trasferta ai clienti, ma abbiamo la sensazione di perderci del denaro

26. Non siamo certi che i nostri colleghi siano preparati ad usare un software così importante

27. Non siamo sicuri che un software così attento sia ben accetto

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Le opportunità

• I problemi operativi nascondono sprechi, quindi risolverli significa risparmiare e dare maggior valore al lavoro• 15% medio di riduzione delle spese• Fino all’80% di riduzione dei costi di gestione

• Operare sui costi indiretti del personale fornisce immediato beneficio sul margine

• La soluzione ha una grande visibilità in azienda e fuori dall’azienda

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• Verifica fatture fornitori

• Reportistica

• Aggiornamento dello storico

• Report dettagli spese da addebitare a clienti

• Controllo dei fondi anticipi

• Gestione ruoli e permessi

Controllo di gestione e back-office

• Conciliazione anticipi/restituzioni

• Gestione cambi

• Calcolo rimborso

• Definizione delle scritture contabili

• Controlli fiscali

• Chiusure periodiche

• Registrazione delle fatture di Vitto e Alloggio per la detrazione dell’IVA

Gestire contabilità e rimborsi

• Riordino giustificativi

• Digitazione dati

• Specificare modalità di pagamento

• Inoltro documenti

• Controllo delle policy di spesa

• Autorizzazione alle spese

• Certificazione formale attraverso i giustificativi

Compilare la nota spese

• Flusso di autorizzazione alla trasferta

• Approntamento dei servizi di viaggio

• Controllo delle policy di viaggio

• Anticipo di denaro (cassa, banca)

Organizzazione della trasferta

Cosa c’è da fare

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CERTIFICAZIONE DI QUALITA’ DEI PROCESSI

Organizzare la trasferta

• Portale servizi – Richieste all’ufficio viaggi e/o

all’agenzia viaggi• Aereo• Treno• Albergo• Autonoleggio

– Richieste all’ufficio cassa• Anticipo in valuta

– Richieste ai servizi generali• Auto del parco aziendale• Strumenti

• Autorizzazione alla trasferta

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Compilare la nota spese

• Portale spese, semplice… ovunque, anche da Mobile

• Ripresa automatica delle spese dalle richieste

• Carico dei movimenti dalla carta di credito aziendale

• Controllo delle policy di spesa e flusso autorizzativo

• Inserimento dettagli attività

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Allegati e conservazione sostitutiva

• Possibilità di caricare sul portale giustificativi in formato digitale (pdf o immagini) da Browser e da Mobile

• Attuazione della conservazione sostitutiva in cloud di note spese e giustificativi allegati

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Contabilità e rimborsi

• Conciliazione automatica anticipi -restituzioni

• Calcolo dei rimborsi– Trasmissione alle paghe del file con i dettagli

dei rimborsi– Trasmissione alla banca del file standard ABI

per la disposizione automatica dei bonifici– Invio automatico a tutti i dipendenti che

riceveranno il rimborso, di un’email con i dettagli degli importi e le motivazioni

• Generazione automatica delle scritture contabili, applicando le norme fiscali

• Supporto alla gestione della detraibilità IVA delle spese fatturate– Accorpamento fatture inferiori a € 300,00– Riepilogo IVA per aliquota e detraibilità

• Trasmissione delle note contabili al sistema gestionale

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• Verifica fatture fornitori

• Reportistica

• Aggiornamento dello storico

• Report dettagli spese da addebitare a clienti

• Controllo dei fondi anticipi

• Gestione ruoli e permessi

• Analisi multidimensionale

Controllo di gestione e back-office

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Certificazione di qualità dei processiTravel Management

• Il processo di gestione delle spese può essere sottoposto a verifica da parte di ente terzo, professionista del settore, che ne rileva efficacia ed efficienza (logica di controllo e ottimizzazione dei costi).

• t&e consultancy è un’azienda che ha registrato il processo di certificazione.

• La certificazione di qualità è diretta– Alle aziende e PA

– Ai Tool

– Alle agenzie

• La certificazione è prova chiara e istantanea di «buon comportamento».

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•Controllo di gestione e back-office

Da 1g al mesea 2,5 ore al mese

•Gestione della contabilità e dei rimborsi

Da 1 oraa 20 min

•Compilazione nota spese

Da 1 oraa 30 min

•Organizzazione della trasferta

Da 1 oraa 25 minuti

• Da 17 a 3 contatti/interventi manuali

• Da 10 a 4 documenti cartacei• Dal 25% al 3% di possibilità

d’errore

Risparmio sulle spese di travel grazie a:• Applicazione delle policy• Maggior controllo• Analisi delle spese per dipendente/centro di

costo/progetto• Verifica correttezza dei costi d’agenzia

- 65% dei costi di gestione

- 15% dei costi travel

Il risparmio - simulazione

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• On Premise

– Acquisto delle licenze perpetue

Architettura richiesta

– Piattaforma ASP.NET

• Browser based – TCO minimo

– SQL Server

– Internet Information Server

– Windows Server

• SaaS

– Soluzione Cloud a canone annuale

Architettura richiesta

– PC o Tablet con browser WEB e connessione Internet

Modello di business

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Info Studi

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