Smau 23/10/2014 agg. 17/05/2015 - Protocollo informatico e workflow documentale

Il protocollo informatico e il workflow documentaleIstituto Comprensivo di Castellucchio (MN)

"Automazione dei processi di lavorazione, distribuzione e archiviazione dei documenti digitali”

La presentazione è in costante evoluzione (agg.17/05/2015)

a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza - I.C. Di Castellucchio (MN)

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Si può fare?

Il protocollo informatico e il workflow documentale

a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) [email protected]

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Dichiarazione Universale sugli Archiviapprovata dall'Assemblea Generale

Oslo, 17/09/2010● Gli archivi conservano testimonianza delle decisioni adottate, delle azioni

svolte e delle memorie accumulate.● Gli archivi costituiscono un patrimonio unico e insostituibile, trasmesso di

generazione in generazione.● I documenti archivistici sono gestiti fin dalla loro creazione in modo da

preservarne il valore e il significato. ● Essi sono fonti affidabili di informazione per una amministrazione

responsabile e trasparente.● Essi giocano un ruolo essenziale nello sviluppo della società, contribuendo

alla costituzione e alla salvaguardia della memoria individuale e collettiva.● L'accesso agli archivi arricchisce la nostra conoscenza della società

umana, promuove la democrazia, tutela i diritti dei cittadini e migliora la qualità della vita.

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Perchè la Pubblica Amministrazione deve dematerializzare

l'informazione?

● Perché lo dispone la Legge Italiana

● Perché è un diritto dei cittadini



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Codice dell'Amministrazione Digitale

(CAD - Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82)

Il Codice dell’amministrazione digitale stabilisce le regole per la

digitalizzazione della pubblica amministrazione e rende possibile la

modernizzazione della PA con la diffusione di soluzioni tecnologiche e

organizzative che consentono un forte recupero di produttività.



http://archivio.digitpa.gov.it/amministrazione-digitale/CAD-testo-vigente

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Il Codice dell’amministrazione digitale, promuove e regola ● la disponibilità● la gestione● l’accesso● la trasmissione● la conservazione● la fruibilità

dell’informazione in modalità digitale.

___________________________________________________________

Si sviluppa il processo di dematerializzazione dei documenti prevedendo che le

pubbliche amministrazioni debbano formare, trasmettere, pubblicare, conservare gli

originali dei propri documenti e gestire i procedimenti amministrativi, utilizzando le

tecnologie dell'informazione e della comunicazione.



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Dematerializzazione

Il termine dematerializzazione riguarda sia la produzione direttamente digitale degli

atti, sia la digitalizzazione di quelli che erano stati prodotti in forma analogica (su

carta) ed indica il progressivo incremento della gestione documentale

informatizzata e la conseguente sostituzione dei supporti tradizionali della

documentazione amministrativa in favore del documento informatico.



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Gestione documentale

Definizione: insieme delle attività finalizzate alla registrazione e segnatura di

protocollo, nonché alla dematerializzazione, alla classificazione, organizzazione,

assegnazione, reperimento e conservazione amministrativo-giuridica dei documenti

informatici e dei documenti informatici amministrativi formati o acquisiti dalle

amministrazioni,



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Il documento informatico

Definizione: l’articolo 1, comma 1, lettera p) del Codice dell'Amministrazione

Digitale definisce il documento informatico come “la rappresentazione

informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti”



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Il Documento digitale, articoli di riferimento

● Documento informatico

● Copie informatiche di documenti analogici

● Duplicati e copie informatiche di documenti informatici

● Documenti amministrativi informatici

● Formazione di documenti informatici

● Procedimento e fascicolo informatico



http://www.agid.gov.it/cad/documento-informatico

http://www.agid.gov.it/cad/copie-informatiche-documenti-analogici

http://www.agid.gov.it/cad/duplicati-copie-informatiche-documenti-informatici

http://www.agid.gov.it/cad/documenti-amministrativi-informatici

http://www.agid.gov.it/cad/formazione-documenti-informatici

http://www.agid.gov.it/cad/procedimento-fascicolo-informatico

http://www.agid.gov.it/

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Bozza delle regole tecniche

L'Agenzia per l'Italia digitale (ex DigitPA) ha redatto le regole tecniche in

materia di formazione, trasmissione, conservazione, copia, duplicazione,

riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonché di

formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche

amministrazioni.



http://archivio.digitpa.gov.it/sites/default/files/Bozza%20%20Regole%20tecniche%20documento%20informatico%20e%20gestione%20documentale.pdf


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Bozza delle regole tecniche

Gli allegati e le indicazioni tecniche di maggior dettaglio

● Glossario/Definizioni

● Formati

● Standard e Specifiche tecniche

● Specifiche tecniche del pacchetto di archiviazione

● Metadati



http://archivio.digitpa.gov.it/sites/default/files/Bozza%20-%20Allegato%201%20-%20Glossario.pdf

http://archivio.digitpa.gov.it/sites/default/files/Bozza%20-%20Allegato%202%20-%20Formati.pdf

http://www.digitpa.gov.it/sites/default/files/Allegato%203%20-%20Standard-Specifiche%20tecniche.pdf

http://archivio.digitpa.gov.it/sites/default/files/Bozza%20-%20Allegato%204%20-%20Specifiche%20tecniche%20pacchetto%20archiviazione.pdf

http://archivio.digitpa.gov.it/sites/default/files/Bozza%20-%20Allegato%205%20-%20Metadati.pdf


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Pubblicate le regole tecniche!!!



Pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale n. 8 del 12 gennaio

2015 il DPCM 13 novembre 2014 contenente le

”regole tecniche in materia di formazione, trasmissione,

copia, duplicazione, riproduzione e validazione

temporale dei documenti informatici nonché di

formazione e conservazione dei documenti informatici

delle pubbliche amministrazioni”.

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DPCM 13 novembre 2014


Le regole tecniche



Il documento informatico ha le sue regole tecniche relativamente

alla formazione, trasmissione, copia, duplicazione,

riproduzione e validazione temporale e conservazione dei

documenti informatici delle pubbliche amministrazioni ai sensi

degli articoli 20, 22, 23-bis, 23-ter, 40, comma 1, 41, e 71,

comma 1, del CAD, (DLGS n.82/2005). Le PA si devono

adeguare entro e non oltre 18 mesi dall'entrata in vigore

del decreto.

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Negli ultimi 10 anni (tanti ne sono passati dall’adozione del

Codice dell’Amministrazione Digitale, il Decreto Legislativo 7

marzo 2005, n. 82), nonostante le promesse di una rapida

digitalizzazione completa dell’attività amministrativa, non si è

assistito alla scomparsa della carta dagli uffici pubblici.



Le regole tecniche

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Amministrazione ancora troppo legata ai vecchi iter burocratici

tarati sugli strumenti analogici, assenza di investimenti (in

tecnologie e formazione), difficoltà organizzative, norme di

difficile interpretazione e che troppo spesso rimandavano a

decreti attuativi che sarebbero stati adottati dopo anni. Queste

sono alcune delle principali ragioni per cui la digitalizzazione della

PA ha finito per diventare come il Godot di beckettiana memoria,

che tutti aspettano e che non arriva mai.



Le cause della mancata digitalizzazione

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Il quadro normativo, fatto di norme attuative e regole tecniche,

appare ormai quasi completo e nei prossimi mesi scadranno i

termini che le amministrazioni hanno per l’adeguamento ad

importanti disposizioni in materia di dematerializzazione e servizi

on line.



I termini per attivare il processo di dematerializzazione

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Entro il 16/02/2015, tutte le PA “dovranno approvare un

piano di informatizzazione delle procedure per la

presentazione di istanze, dichiarazioni e segnalazioni che

permetta la compilazione online con procedure guidate accessibili

tramite autenticazione con il Sistema pubblico per la gestione

dell'identità digitale di cittadini e imprese” (in base all’art. 24,

comma 3-bis, D. L. n. 90/2014).

D.L. n. 90/2014 art. 24, comma 3-bis

Piano di informatizzazione delle procedure


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Le procedure dovranno permettere il completamento della

procedura, il tracciamento dell'istanza con individuazione del

responsabile del procedimento e, ove applicabile,

l'indicazione dei termini entro i quali il richiedente ha diritto ad

ottenere una risposta.

D.L. n. 90/2014 art. 24, comma 3-bis



entro il 16/02/2015

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Il piano dovrà prevedere una completa informatizzazione,

“le amministrazioni dovranno attrezzarsi per la

ricezione, gestione e conservazione di documenti e

fascicoli informatici”.

D.L. n. 90/2014 art. 24, comma 3-bis



entro il 12/10/2015

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1Verificare l’adeguatezza degli strumenti informatici

utilizzati e, eventualmente, porre in essere le procedure per

l’approvvigionamento di quanto tecnicamente necessario

all’adempimento alle norme di legge;



Attivare il processo di dematerializzazione

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2

Apportare le necessarie modifiche all’organizzazione e

predisporre i documenti e manuali previsti dalla

normativa vigente (provvedendo alla loro pubblicazione sul

sito istituzionale dell’Ente)




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3

Provvedere alla necessaria formazione di tutto il

personale e alle attività di informazione/comunicazione per

l’utenza




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Adottare un sistema di gestione dei flussi documentali

integrato da protocollo informatico e conservazione

sostitutiva dei documenti informatici.

DPCM 3 dicembre 2013

La gestione documentale


Entro il 12/10/2015

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Tutte le PA dovranno adeguarsi alle regole tecniche in

materia di gestione documentale (adottate con DPCM 3

dicembre 2013), provvedendo – tra gli altri adempimenti –

ad aggiornare i propri sistemi di protocollo informatico e a

predisporre il manuale della gestione documentale.




Entro il 12/10/2015

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Le nuove regole tecniche fanno ordine sistematico in

materia di gestione documentale e approfondiscono

concetti già presenti nel CAD in sintonia con le Regole

Tecniche del protocollo informatico e conservazione,

con le quali condividono le specifiche tecniche.




Entro il 12/10/2015

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Nel decreto sono contenute le regole relative a:

a) formazione del documento informatico;

b) copie, duplicati ed estratti informatici;

c) formazione del documento amministrativo informatico;

d) fascicoli informatici;

e) formazione di registri e repertori della PA;



Le regole contenute nel decreto

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Per meglio comprendere quali siano le operazioni da effettuare per una corretta e legale produzione di copie e duplicati di documenti informatici o analogici è necessario richiamare alcune tra le più significative disposizioni in materia di documento informatico introdotte dal CAD e successivamente regolamentate con il DPCM 13/11/2014


copie e duplicati di documenti informatici o analogici

Tutto gira attorno al documento informatico

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Gli atti formati dalle pubbliche amministrazioni con strumenti informatici, nonché i dati e i documenti informatici detenuti dalle stesse, costituiscono informazione primaria ed originale da cui è possibile effettuare, su diversi o identici tipi di supporto, duplicazioni e copie per gli usi consentiti dalla legge.



Atti formati dalle pubbliche amministrazioni

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La regola fondamentale è:

il documento informatico deve essere formato e firmato digitalmente nel rispetto delle regole tecniche di cui al DPCM 13 novembre 2014



Formazione e firma del documento informatico

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Il documento informatico è formato mediante una delle seguenti principali modalità:

● redazione con software;● acquisizione per via telematica o su supporto

informatico;● acquisizione della copia per immagine su supporto

informatico di un documento analogico;● acquisizione della copia informatica di un documento

analogico;



Formazione del documento informatico (1)

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● registrazione informatica delle informazioni risultanti da transazioni o processi informatici;

● presentazione telematica di dati (moduli o formulari resi disponibili all'utente);

● generazione o raggruppamento anche in via automatica di un insieme di dati o registrazioni, provenienti da una o più basi dati, anche appartenenti a più soggetti interoperanti, secondo una struttura logica predeterminata e memorizzata in forma statica.



Formazione del documento informatico (2)

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Il documento informatico assume la caratteristica di immodificabilità se formato in modo che forma e contenuto non siano alterabili durante le fasi di tenuta e accesso e ne sia garantita la staticità nella fase di conservazione.



Immodificabilità del documento informatico (1)

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… le caratteristiche di immodificabilità e di integrità sono determinate da una o più delle seguenti operazioni:

● la sottoscrizione con firma digitale ovvero con firma elettronica qualificata;

● l'apposizione di una validazione temporale;● il trasferimento con PEC con ricevute complete;● la memorizzazione su sistemi di gestione documentale

che adottino idonee politiche di sicurezza;● il versamento ad un sistema di conservazione.



Immodificabilità del documento informatico (2)

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Ci sono altre norme di cui bisogna tenere conto, ed in particolare del comma 3 dell'art 3 delle Regole Tecniche sulla firma digitale emanate con DPCM 30 marzo 2009 che prevede: "Il documento informatico, sottoscritto con firma digitale o altro tipo di firma elettronica qualificata, non produce gli effetti di cui all'art. 21, comma 2, del codice, se contiene macroistruzioni o codici eseguibili, tali da attivare funzionalità che possano modifcare gli atti, i fatti o i dati nello stesso rappresentati".



La “staticità” del documento informatico

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Il documento informatico deve avere quindi un formato cosidetto "statico”: non deve cioè contenere campi che comporterebbero modifica di alcune parti dello stesso non rilevabili alla verifica della firma. Sono formati statici il PDF/A, l'XML, EML, i formati immagine (ad es. TIFF), i formati testo come il TXT.



La “staticità” e i “formati” del documento informatico

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Mediante l’uso di uno scanner (*) viene copiato in formato elettronico.

Il risultato è la perdita dell'autografia della firma!

Per la validità del documento sarebbe necessario ricercare la scrittura originale nel caso in cui ne fosse contestata la firma. La copia ha la stessa efficacia probatoria dell’originale da cui è tratta se la sua conformità all’originale è attestata da un pubblico ufficiale (DS) o non è espressamente disconosciuta



Copia informatica di documento analogico

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L'attestazione di conformità delle copie per immagine su supporto informatico di uno o più documenti analogici può essere altresì prodotta come documento informatico separato contenente un riferimento temporale e l'impronta del documento.

Resta fermo, ove previsto, l'obbligo di conservazione dell'originale che può essere distrutto a seguito di conservazione sostitutiva della copia informatica.



Copia informatica di documento analogico

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Mediante l'uso di una stampante viene stampato il documento informatico ma...

una volta stampata la firma digitale non è più verificabile e il documento risulta non firmato!

La soluzione è quella di far attestare la conformità della copia al suo originale dal DS mediante firma autografa.



Copia analogica di documento informatico

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Una seconda possibilità è quella di apporre la dicitura

"Firma autografa sostituita a mezzo stampa ai sensi dell'art. 3, comma 2 del D.L. 39/93"

ma la stessa non conferisce carattere autografo alla "firma" stampata ma solo l'indicazione della identità e della qualifica dell'autore ed anche in questo caso sarebbe necessario ricercare il documento originale nel caso in cui ne fosse contestata la firma.



Copia analogica di documento informatico

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L'estrazione del file dal documento informatico firmato digitalmente interrompe il “contatto” della copia con l'originale.

La copia ha la stessa efficacia probatoria dell’originale da cui è tratta se la sua conformità all’originale:

● è attestata da un pubblico ufficiale (DS);● non è espressamente disconosciuta



Copia informatica di un documento informatico

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Documento informatico ottenuto mediante la memorizzazione, sullo stesso dispositivo o su dispositivi diversi, della medesima sequenza di valori binari del documento originario: copia/incolla del file-documento.

… copia del file :-)

Il documento di risulta è un clone unico e originale e che pertanto non necessità di attestazioni di conformità.



Duplicato informatico di un documento informatico

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Sin qui le risposte "in uscita" che una scuola può soddisfare,

ma...

quando provengono da altre scuole o altre PA documenti informatici non firmati digitalmente che fare?



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…quando provengono da altre scuole o altre PA documenti informatici non firmati digitalmente che fare?

Se il documento non firmato viene prelevato dai siti delle altre scuole o di altre PA, non potendo assumere a protocollo e conservare documenti privi di firma digitale, è necessario che il Dirigente scolastico ne attesti la conformità all'originale "visto" sul sito web interessato fornendo tra le altre informazioni anche i dati relativi all'URL di provenienza, alla data ed all'ora di prelevamento.



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…quando provengono da altre scuole o altre PA documenti informatici non firmati digitalmente che fare?Se il documento non firmato è allegato ad una PEO o ad una PEC salvata in formato EML, non essendo possibile assumere a protocollo e conservare documenti privi di firma digitale, siamo di fronte ad una modalità che richiede l'attivazione di una procedura (anomala) di accoglimento con firma digitale del Dirigente scolastico che responsabilmente riconosce nel mittente identità certa in quanto il documento è dotato di firma elettronica (segue...)



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firma elettronica?

Il documento informatico, cui è apposta una firma elettronica, sul piano probatorio è liberamente valutabile in giudizio, tenuto conto delle sue caratteristiche oggettive di qualità, sicurezza, integrità e immodificabilità.

... ma la sua esibizione e produzione non sostituisce quella dell'originale.



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Documento informatico sottoscritto con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale

Il documento informatico sottoscritto con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale, formato nel rispetto delle regole tecniche, che garantiscano l'identificabilità dell'autore, l'integrità e l'immodificabilità del documento, ha l'efficacia prevista dall'articolo 2702 del codice civile (…)...la sua esibizione e produzione sostituisce quella dell'originale.



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… ma di quali documenti stiamo parlando?

i documenti arrivano nella nostra scuola via mail (peo e pec), tramite la consegna a mano o spedizione via posta.

per la posta in entrata i formati utilizzati sono il pdf/a e l'eml che nel caso di mail ci permette di salvare la comunicazione comprensiva dei suoi allegati.

i documenti in uscita vengono firmati digitalmente attestando la provenienza e l'autenticità di un atto



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...ma che documenti arrivano nella mia scuola?

● email con allegato doc privo di firma

● email con allegato pdf con firma autografa del dirigente e scanditi in modalità inaccessibile

● email con allegato con dicitura: firma autografa omessa ai sensi dell’art. 3 del d. lgs. n. 39/1993

Questi NON sono documenti !



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… La domanda sorge spontanea

Perchè non viene utilizzata la firma digitale per firmare documenti informatici?

Eviteremmo un sacco di problemi di ordine giuridico legati in primis alla efficacia probatoria, e alla conservazione sostitutiva.



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Perchè non viene utilizzata la PEC per trasmettere i documenti informatici?

Comunichiamo tra PA via PEC e trasmettiamofiles firmati digitalmente, molte problematiche non avrebbero più ragione d'esistere.



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Cos'è una copia, cos'è un duplicato?

Dobbiamo sapere se stiamo inviando una copia o un duplicato, quale origine nativa il documento possiede e come va conservato, quando fare la dichiarazione di conformità e come farla.



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Quando posso dichiarare la conformità?

la dichiarazione di conformità posso apporla se dispongo del documento originale, se posso confrontarlo, se la riproduzione è fedele in tutti i suoi elementi, se c'è un motivo per il rilascio di una copia.



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Dove trovo la soluzione?

● Nel rispetto della Legge

● Nell'abbandono di inutili abitudini burocratico-analogiche

● Nella formazione continua



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Copie e riproduzioni di documenti digitalida digitale a analogico e viceversa

Codici a barre bi-dimensinali, Data Matrix

(da non confondere con la segnatura di protocollo o la marca temporale)

Per assicurare la provenienza e la conformità all’originale, sulle copie

analogiche di documenti informatici. è possibile apporre a stampa,

un contrassegno generato elettronicamente tale da consentire la verifica

automatica della conformità del documento analogico a quello

informatico.



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Codici a barre bi-dimensinali, Data Matrix

(da non confondere con la segnatura di protocollo o la marca temporale)

Si tenga presente che il contrassegno non assicura di per sé la

“conformità” del documento analogico all’originale informatico,

ma consente solo la verifica.

Il contrassegno digitale



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Vengono, ipotizzate tre tipologie di Contrassegni digitali

● Apposizione in formato stampa di un contrassegno contenente i dati

identificativi del documento amministrativo informatico

● Apposizione in formato stampa di un contrassegno contenente un

estratto del documento amministrativo informatico

● Apposizione in formato stampa di un contrassegno contenente

l’intero documento amministrativo informatico

Il contrassegno digitale



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Documento informatico sottoscritto con firma elettronica

Il documento informatico, cui è apposta una firma elettronica, sul piano

probatorio è liberamente valutabile in giudizio, tenuto conto delle sue

caratteristiche oggettive di qualità , sicurezza, integrità, immodificabilità

e identità dell'autore o di chi ne ha certificato l'autenticità.

La firma digitale



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Una firma digitale può essere utilizzata per:

● Approvare un documento● Indicare che è stata eseguita la revisione del documento● Accettare i termini di un documento● Rilevare e registrare eventuali modifiche (se consentite) al

documento.● Certificare di essere l'autore di un documento e che il documento non

è stato modificato dopo la certificazione.

La firma digitale



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Il documento informatico trasmesso con PEC si intende inviato e

pervenuto al destinatario, all‘indirizzo elettronico da questi dichiarato.

La trasmissione del documento informatico mediante PEC, equivale alla

notificazione per mezzo della posta nei casi consentiti dalla legge.

Una casella di posta elettronica certificata è una casella di posta

elettronica alla quale è associata una funzione che al ricevimento di

messaggi di posta elettronica certificata rilascia delle ricevute di

avvenuta consegna.



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DPR 20 ottobre 1998, n. 428“Protocollo informatico”

DPR 28 dicembre 2000, n. 445“Sistema di gestione dei flussi documentalie degli

archivi”

Una evoluzione NON soltanto lessicale...

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Il documento

Documento deriva dal lat. Docere, cioè insegnare;il documento quindi docet (monumentum) emostra l’atto contenuto al suo interno e perciòrappresentato.

Il TUDA (DPR 445/2000) novella solo la paroladocumento, come già il DPR 1409/1963.

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Atto e documento

L’atto è l’evento a cui la norma ricollega determinati effetti giuridici.

Il documento è l’entità materiale (res) capace dirappresentare in maniera duratura un fatto o un atto giuridico in forma scritta. In quanto “cosa” contenente segni, diventa tecnicamente una res signata.

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La PA opera attraverso i documenti

La amministrazione pubblica opera principalmenteattraverso i documenti...

... quindi...

per lavorare bene, i documenti devono essere gestiti inmodo corretto: efficacia, efficienza e trasparenza.

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La PA opera attraverso i documenti

Le tre parole strategiche in Archivistica

● Efficacia Registrazione

● Efficienza Classificazione e Selezione

● Trasparenza Fascicolo e Diritto di accesso

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I documenti della PA vanno “registrati”DPR 28 dicembre 2000, n. 445

art. 53, comma 5

REGISTRAZIONE

Protocollo Repertorio

Arrivo, partenza e interni

(scambiati tra uffici della stessa AOO)

Documenti uguali per forma

ma diversi per contenuto

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Sono oggetto di registrazione obbligatoriai documenti ricevuti e spediti dall’amministrazione e tutti i documenti informatici.

Ne sono esclusi le gazzette ufficiali, i bollettini ufficiali e i notiziari della pubblica amministrazione, le note di ricezione delle circolari e altre disposizioni, i materiali statistici, gli atti preparatori interni, i giornali, le riviste, i libri, i materiali pubblicitari, gli inviti a manifestazioni e tutti i documenti già soggetti a registrazione particolare dell’amministrazione (repertoriati).

I documenti della PA vanno “registrati”DPR 28 dicembre 2000, n. 445

art. 53, comma 5

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● Registrare i documenti (protocollazione o repertoriazione)

● Gestire i flussi documentali integrati con il protocollo

informatico

● Introdurre il titolario di classificazione

● Fascicolare i documenti

● Elaborare i piani di conservazione (massimario di selezione)

Le Pubbliche Amministrazioni

hanno ora l’obbligo di operare in modalità digitale

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La gestione del protocollo e dei flussi documentali avviene

utilizzando uno specifico software di archiviazione digitale che

consente: l'allineamento delle procedure al CAD, l'utilizzo di

processi di work flow per la gestione del protocollo informatico

e delle pratiche e la conservazione sostitutiva dei documenti.

Il sistema adottato consente di realizzare il processo di

dematerializzazione in termini di efficienza, efficacia ed

economicità.

La gestione dei flussi documentali

Il sistema adottato dall'IC di Castellucchio

La gestione del protocollo e dei flussi documentali avviene

utilizzando uno specifico software di archiviazione digitale che

consente: l'allineamento delle procedure al CAD, l'utilizzo di

processi di work flow per la gestione del protocollo informatico

e delle pratiche e la conservazione sostitutiva dei documenti.

Il sistema adottato consente di realizzare il processo di

dematerializzazione in termini di efficienza, efficacia ed

economicità.

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Nell’ambito dell’area organizzativa omogenea (nella scuola

è presente una sola AOO) è istituito un servizio per la tenuta

del protocollo informatico, la gestione di flussi documentali e

di archivi.

In assenza del responsabile del protocollo e del suo

collaboratore, deve essere comunque garantita la continuità

operativa del protocollo.


Il modello organizzativo

adottato dall'IC di Castellucchio

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La gestione dei flussi documentali e del protocollo informatico

avviene tramite un processo automatico che coinvolge tutti

gli assistenti amministrativi, il direttore sga e il dirigente

scolastico secondo uno schema di regole procedurali

predefinite.




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L'accesso protetto al sistema di gestione e quindi all'archivio

digitale, consente ad ogni utente di visionare la propria

worklist.




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La firma digitale è di competenza esclusiva del dirigente

scolastico sia per la corrispondenza in arrivo che per quella in

partenza e del direttore sga nel caso debba, per propria

competenza, firmare documenti in uscita.




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Il modello organizzativo è centralizzato per la

registrazione di atti in arrivo mentre la registrazione degli

atti in partenza è demandata, salvo eccezioni, ad ogni

singolo ufficio in funzione delle competenze attribuite.




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Le operazioni di consultazione dell’archivio protocollo

possono essere effettuate da parte di tutti gli utenti abilitati,

non solo per gli atti di propria competenza ma relativamente

a tutti gli atti secondo i sistemi di ricerca generale o specifica.




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Fasi della gestione dei documenti ricevuti (corrispondenza in entrata)

Ricezione dei documenti

- tramite email (peo, pec) memorizzate in formato EML (*) - files - analogici, scansiti e memorizzati in formato PDF/A-1b (*)

(*) i formati "open document" utilizzati garantiscono la staticità e l'immodificabilità del documento, requisiti che le regole tecniche ritengono primari in una una tipologia di formato.




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DSGASmistamento

Non Protocollare

Da Protocollar

e

Firma dei Documenti

Segreteria: Protocolla il Documento

Individuazione Responsabile

Responsabile: Crea la Pratica o la implementa con il nuovo documento

signatura di Protocollo


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Immissione del documento nel sistema di gestione dei flussi documentali

il responsabile del protocollo inserisce il documento nel raccoglitore della corrispondenza in entrata generando in tal modo un record/contenitore che attesta che il documento può essere immesso nel processo. Il record generato viene arricchito delle meta informazioni necessarie alla identificazione ed alla alla classificazione del documento ad esso associato ed "inviato" alla worklist del Direttore sga per il successivo controllo.




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Controllo del Direttore sgaIl Direttore sga riscontrata nella sua worklist la presenza di documenti da visionare nella corrispondenza in entrata e ha diversi compiti:

● visionare il documento e le metainformazioni ad esso associate● definire se il documento va protocollato o no● individuare il responsabile del protocollo● individuare il responsabile del procedimento● indicare se deve firmarlo un'altra persona ovvero il dirigente

scolastico ● sottoporre il documento alla firma del dirigente.




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Fasi della gestione dei documenti ricevuti (corrispondenza in entrata)Firma digitale del dirigente scolastico

Il Dirigente firma gli atti per consentire l'invio automatico dell'informazione alla worklist dell'ufficio protocollo.

punti critici: gestione dell'assenza prolungata del Dirigente scolastico.

In ogni fase della procedura, il dirigente, il direttore sga e il responsabile del procedimento potranno scambiarsi messaggi operativi ed il messaggio potrà “rimbalzare” sino alla conferma finale che avverrà con la firma del dirigente.




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Assegnazione del documento al responsabile del procedimento

Il documento protocollato compare ora nella worklist del responsabile

del procedimento che si occuperà di aprire un nuovo fascicolo o di

inserire il documento in un fascicolo già aperto.




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Fasi della gestione dei documenti in uscita


Il modello organizzativo adottato dall'IC di Castellucchio

DSGASmistamento

Firma dei Documenti

Responsabile: Crea il nuovo documento e

lo Protocolla

appone la Signatura di Protocollo

Responsabile Conferma l’invio del documento

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Fasi della gestione dei documenti inviati (corrispondenza in uscita)

Fasi della gestione dei documenti in uscita

a) Redazione del documento da parte del responsabile del procedimento

b) Inserimento nel raccoglitore posta in uscita per essere sottoposto al controllo del Direttore sga

c) Controllo Direttore sga

Il Direttore sga riscontrata nella sua worklist la presenza di documenti da visionare nella corrispondenza in uscita e ha diversi compiti: - visionare il documento e le meta informazioni ad esso associate - definire se il documento è correttamente e legalmente creato - indicare se deve firmarlo un'altra persona ovvero il dirigente scolastico - sottoporre il documento alla firma del dirigente.


Il modello organizzativo adottato dall'IC di Castellucchio

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Fasi della gestione dei documenti inviati (corrispondenza in uscita)Fasi della gestione dei documenti in uscita

d) Firma del dirigente

Il dirigente riscontrata nella sua worklist la presenza di documenti da firmare effettua i necessari controlli e firma digitalmente il Documento.

e) Il documento viene inviato alla worklist del responsabile del Procedimento che si occuperà di protocollarlo ed inviarlo al destinatario unitamente al file di segnatura (XML)

In ogni fase della procedura, il dirigente, il direttore sga e il responsabile del procedimento potranno scambiarsi messaggi operativi ed il messaggio potrà “rimbalzare” sino alla conferma finale che avverrà con la firma del dirigente.




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A cura di Mario Varini e Giovanna Piazza - I.C. Di Castellucchio (MN)

La registrazione di protocollo

Su ogni documento ricevuto o spedito dall'Area Organizzativa Omogenea è effettuata una registrazione di protocollo con il sistema di gestione del protocollo informatico, consistente nella memorizzazione dei dati obbligatori.

Tale registrazione è eseguita in un'unica operazione, senza possibilità per l'operatore di inserire le informazioni in più fasi successive.

87/157A cura di Mario Varini e Giovanna Piazza - I.C. Di Castellucchio (MN)

Il registro di protocollo

L’insieme delle registrazioni effettuate costituisce il Registro di protocollo, che fa fede dell’effettivo ricevimento e spedizione di un documento, indipendentemente dalla regolarità del documento stesso, ed è idoneo a produrre effetti giuridici.

Il Registro di protocollo si configura come atto pubblico ed è destinato a provare la data dell'annotazione e la successione nel tempo delle ricezioni e delle spedizioni; da ciò deriva che il dipendente dell’Organizzazione che opera nel sistema di protocollazione assume la qualità di pubblico ufficiale.

Chiunque intenda contestare la veridicità di una o più registrazioni contenute nel protocollo dell’Organizzazione è tenuto a proporre querela di falso in base all’art. 221 del codice di procedura civile.



La registrazione di protocollo

La registrazione di protocollo di un documento è eseguita dopo averne verificato l’autenticità, la provenienza e l’integrità.

Con particolare riguardo ai documenti prodotti dall’Organizzazione, non è consentita la registrazione di protocollo in assenza del documento a cui la registrazione si riferisce, né in presenza di documenti non sottoscritti.



Requisiti necessari per ciascunaregistrazione di protocollo

a) numero di protocollo, generato automaticamente dal sistema e registrato in forma non modificabile;

b) data di registrazione di protocollo, assegnata automaticamente dal sistema e registrata in forma non modificabile;

c) mittente o destinatario dei documenti ricevuti o spediti;

d) oggetto del documento;




e) data e numero di protocollo dei documenti ricevuti, se disponibili;

f) impronta del documento informatico, se trasmesso per via telematica, registrato in forma non modificabile;

g) identificativo di chi ha protocollato il documento;

h) classificazione;

i) assegnazione;




j) data di arrivo, registrata in forma non modificabile;

k) allegati;

l) mezzo di ricezione/spedizione (lettera ordinaria, prioritaria, raccomandata, fax, ecc.);



Registrazione di protocollo

inoltre possono essere aggiunti:

m) estremi provvedimento differimento termini di registrazione;

n) tipo documento;

o) elementi identificativi del procedimento amministrativo, se necessario;

p) eventuali altre informazioni connesse al documento.



Annullamento e modifica delle registrazioni di protocollo.

Le registrazioni di protocollo possono essere annullate, eccezionalmente e previa autorizzazione del Responsabile del Servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi, a seguito di motivata richiesta scritta o per iniziativa dello stesso Responsabile.

L’operazione di annullamento è eseguita con le modalità di cui all’art. 54 del DPR 445/2000.


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Protocollo e creazione del file di segnatura (XML)

Il sistema si occupa di creare il file di "conferma ricezione" in formato xml e lo trasmette al mittente

Dopo la firma del dirigente il documento da protocollare sarà

trasmesso alla worklist del responsabile del protocollo che si occuperà

di completare l'operazione di metadatazione e quindi di

protocollazione.




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I requisiti necessari di ciascuna segnatura di protocollo

sono:

● codice identificativo dell'amministrazione● codice identificativo dell'area organizzativa omogenea● data del protocollo● numero di protocollo● indice di classificazione● oggetto● mittente/destinatario




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È fatto divieto assoluto spedire qualunque documento firmato

digitalmente privo del suo file di segnatura.




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Area protocollo – file di segnatura (XML)



Il Protocollo di emergenza (art.63 del DPR 445/2000)

Ogni volta non sia possibile utilizzare il sistema per cause tecniche,

il responsabile del servizio

● autorizza lo svolgimento anche manuale delle operazioni di protocollo su un registro di emergenza;

● impartisce le disposizioni per il riversamento dei dati nel protocollo informatico tramite le procedure previste dal manuale di gestione del sistema informatico.

● comunica alla struttura organizzativa dell’amministrazione della revoca dell’emergenza;

● conserva il registro di emergenza;● comunica alla Soprintendenza archivistica il ripristino delle

funzionalità del registro di protocollo informatico.




Le registrazione dei documenti sul registro di emergenza e il recupero delle stesse nel sistema di protocollo informaticovengono effettuate secondo le modalità di cui all’articolo 63 deltesto unico (dPR 445/2000):

a) sul registro di emergenza sono riportate la causa, la data e l’ora di inizio dell’interruzione nonché la data e l’ora del ripristino della funzionalità del sistema.

b) qualora l’impossibilità di utilizzare la procedura informatica si prolunghi oltre ventiquattro ore, per cause di eccezionale gravità, il Responsabile del Servizio può autorizzare l’uso del registro di emergenza per periodi successivi. Sul registro di emergenza vanno riportati gli estremi del provvedimento di autorizzazione.

c) per ogni giornata di registrazione di emergenza è riportato sul registro di emergenza il numero totale di operazioni registrate.




Per attivare il registro di protocollo di emergenza si devono verificare tre condizioni, non necessariamente dipendentiuna dall’altra:

1. guasto al software di protocollazione informatica;

2. guasto al sistema informatico di gestione;

3. mancanza di energia elettrica.

Quando si verifica la condizione numero 1 si deve attivare un protocollo di emergenza su supporto informatico.

Quando si verificano le condizioni numeri 2 e 3 si deve attivare un protocollo di emergenza su supporto cartaceo.




Per l’attivazione del protocollo di emergenza si deve:

a) redigere il verbale di attivazione (documento n. 1)

b) compilare il registro di emergenza [su supporto informatico; manuale (documento n. 2)];

c) dare comunicazione alla struttura organizzativa dell’amministrazione della attivazione dell’emergenza;

d) comunicare alla Soprintendenza archivistica l’attivazione del registro di emergenza.




Al termine dell’emergenza si deve:

a) revocare l’autorizzazione al protocollo di emergenza

b) inserire le registrazioni di emergenza nel protocollo informatico attivando l’apposita funzione, come previsto dal manuale di gestione;


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Il Fascicolo informatico

Il fascicolo informatico costituisce un ulteriore passo verso la

realizzazione dei fondamentali obiettivi di interconnessione e

interoperabilità e di cooperazione applicativa con i quali si vuole

raggiungere il risultato di far interagire il cittadino e l’impresa con

una pubblica amministrazione unitaria, che funzioni come centro

di erogazione di servizi e prestazioni, e che sia dotata, allo scopo,

di un sistema informativo integrato ed omogeneo.

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Il fascicolo è un insieme organico e ordinato di documenti che si

forma nel corso dell’attività amministrativa dell’ente allo scopo di

riunire, a fini decisionali o informativi, i documenti utili allo

svolgimento di tale attività

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Il fascicolo si distingue in 5 tipologie

● Fascicolo di affare (per Pratica)

● Fascicolo di attività (per Pratica)

● Fascicolo di procedimento amministrativo (per Pratica)

● Fascicolo di persona fisica

● Fascicolo di persona giuridica

Quanto alla durata il fascicolo si distingue in 2 tipologie

● Annuale

● Permanente

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Il fascicolo di affare

Conserva i documenti relativi ad una competenza non

procedimentalizzata, per la quale, dunque, non è previsto

l’adozione di un provvedimento finale.

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Il fascicolo di attività

Conserva i documenti relativi ad una competenza

proceduralizzata, per la quale esistono documenti vincolati o

attività di aggiornamento di banche-dati e per la quale non è

previsto l’adozione di un provvedimento finale.

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Il fascicolo di procedimento amministrativo

Conserva i documenti relativi ad una pluralità di atti tra loro

autonomi, scanditi nel tempo e destinati allo stesso fine, cioè alla

emanazione di un provvedimento finale.

Il fascicolo di procedimento amministrativo non è un contenitore-

raccoglitore di documenti, appunti, fotocopie, collazionati in

maniera empirica.

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Il fascicolo può essere organizzato:

● raccogliendo documenti diversi per formato, natura, contenuto

giuridico

● raccogliendo documenti della stessa tipologia o qualità o forma,

raggruppati in base a criteri di natura diversa

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Il Responsabile del procedimento (RPA) cura:

● apertura di un nuovo fascicolo

● inserimento di documenti in fascicolo già esistente

● chiusura di un fascicolo

Tali operazioni non possono mai essere demandate all’ufficio di

protocollo e devono comunque essere condotte in coerenza con il

piano di fascicolazione predisposto dal responsabile del servizio

archivistico.


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La formazione di un nuovo fascicolo

Avviene attraverso l’operazione di apertura effettuata dal responsabile del procedimento (RPA) tramite la registrazione delle seguenti informazioni:

● indice di classificazione● numero del fascicolo● oggetto del fascicolo● data di apertura● ufficio procedente● livello di riservatezza


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La numerazione dei fascicoli

I fascicoli sono numerati con una numerazione riferita ad:

● anno solare di apertura del fascicolo

● indice di classificazione composto da titolo e classe

Nel corso dell’anno non è possibile assegnare con il medesimo

indice di classificazione numeri di fascicolo già assegnati.


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Il contenuto del fascicolo

Dopo le procedure di registrazione di protocollo devono essere inseriti nel fascicolo pertinente:

● i documenti in arrivo

● le minute dei documenti in partenza

● i documenti interni

i documenti interni, che di norma non sono protocollati, se non informatici, devono essere classificati ed inseriti all’interno del fascicolo in base alla data di redazione


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Il repertorio dei fascicoli

Elenco ordinato ed aggiornato dei fascicoli istruiti all’interno di

ciascuna classe del titolario adottato riportante:

● indice di classificazione completo

● oggetto dell’affare o del procedimento

● nominativo del responsabile del procedimento

● dati relativi alla movimentazione dei fascicoli


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Il repertorio dei fascicoli

● è unico per l’ente

● ha cadenza annuale

● è gestito in forma automatica dal sistema di gestione informatica

dei documenti o, in maniera tradizionale, dal responsabile del

servizio archivistico (alcune serie documentarie possono dar

luogo a repertori di fascicoli distinti).


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Conservazione sostitutiva – le funzioni


• garantire valore legale• garantire efficacia probatoria


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Conservazione sostitutiva – le funzioni



La Conservazione Sostitutiva è una procedurainformatica che ha come scopo quello di garantirenel tempo la validità legale di un documento ed il suovalore probatorio.

Il processo di Conservazione Digitale Sostitutiva permette di cristallizzare i tuoi documenti garantendone l’autenticità, l’integrità, l’affidabilità e la reperibilità.

L’apposizione della firma digitale e della marca temporale sul file di chiusura (o Indice del Pacchetto di Archiviazione) che riporta i metadati e le impronte associate ai documenti selezionati attribuisce ai documenti informatici valore legale e probatorio.

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La conservazione sostitutiva



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D.M. 23/1/2004art. 1, co. 2, lett. a)

Documento statico non modificabile“documento informatico redatto in modo tale per cui il contenuto risulti non alterabile durante le fasi di accesso e di conservazione nonchè immutabile nel tempo; a tal fine il documento informatico non deve contenere macroistruzioni o codice eseguibile, tali da attivare funzionalità che possano modificare gli atti, i fatti o i dati nello stesso rappresentati”

D.M. 23/1/2004art. 1, co. 2, lett. a)

Documento statico non modificabile“documento informatico redatto in modo tale per cui il contenuto risulti non alterabile durante le fasi di accesso e di conservazione nonchè immutabile nel tempo; a tal fine il documento informatico non deve contenere macroistruzioni o codice eseguibile, tali da attivare funzionalità che possano modificare gli atti, i fatti o i dati nello stesso rappresentati”

La conservazione sostitutiva del documento analogico si ottiene mediante la memorizzazione dell’immagine del documento su un supporto che permette di leggere tale atto nel tempo e che garantisce l’assoluta inalterabilità nella forma e nel contenuto dell’atto stesso, rendendo il suddetto documento statico e non modificabile.




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Esportazione dei documenti da portare in conservazione

selezione della destinazione in cui salvare il pacchetto di esportazione

Selezionare il tipo di Esportazione

Selezionare la cartella di appoggio sul desktop



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Esportazione dei documenti da portare in conservazione

selezione dei documenti che formeranno il pacchetto di archiviazione



Ricerca i documenti da portare in conservazione

Seleziona i documenti N.B.I documenti In blu non sonoancora stati esportati.

Inserire il periodo di Imposta dei documenti selezionati

Selezionare i dati anagrafici dei responsabili NB rimangono memorizzati

Inserire luogo conservazione e validità

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Esportazione dei documenti da portare in conservazioneil pacchetto di archiviazione, il file di chiusura e il file di log



Copia dei documenti selezionati

File di chiusura riporta i metadati obbligatori e le impronte di tutti i documenti selezionati

File di Log

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Il Conservatore Firma e Marca il file di chiusurae chiude il processo di conservazione



Firmiamo e marchiamo temporalmente il file di chiusura

Trasciniamo il file sul dispositivo di firma

Importiamo il pacchetto di conservazione firmato e marcato nell’apposito raccoglitore dell’ARCHIBOX

Il pacchetto verrà reimportato SOLO se il file di chiusura è stato effettivamente firmato e marcato

Il programma compilerà automaticamente i campi di ricerca dei pacchetti di conservazione nel raccoglitore apposito

124/157a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) [email protected]

Il Responsabile della conservazione(appone la propria firma digitale e la marca temporale a un documento o ad un lotto di documenti)

La Marca Temporale è il risultato della procedura informatica, con cui si attribuisce, ad uno o più documenti informatici, un riferimento temporale opponibile ai terzi.La Marca Temporale è un servizio, acquistato presso un Ente Certificatore, che permette di associare data e ora certe e legalmente valide a un documento informatico, consentendo quindi di associare una validazione temporale opponibile a terzi.



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● Deve garantire (anche mediante verbalizzazione) la tracciabilità delle operazioni effettuate durante il processo di conservazione;

● La tracciabilità è necessaria per facilitare le operazioni di controllo e verifica;

● La tracciabilità è utile per monitorare e mappare l’iter del documento e di risalire a tutti i soggetti che hanno acceduto al sistema informatico.

Il ruolo del responsabile della conservazione




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Art. 5 Deliberazione CNIPA n. 11/2004● Il responsabile del procedimento di conservazione sostitutiva può

delegare, in tutto o in parte, lo svolgimento delle proprie attività ad una o più persone che, per competenza ed esperienza, garantiscano la corretta esecuzione delle operazioni ad esse delegate.

● Il procedimento di conservazione sostitutiva può essere affidato, in tutto o in parte, ad altri soggetti, pubblici o privati, i quali sono tenuti ad osservare quanto previsto dalla presente deliberazione.

● Nelle amministrazioni pubbliche il ruolo di pubblico ufficiale è svolto dal dirigente dell'ufficio responsabile della conservazione dei documenti o da altri dallo stesso formalmente designati, fatta eccezione per quanto previsto dall'art. 3, comma 2, e dall'art. 4, commi 2 e 4, casi nei quali si richiede l'intervento di soggetto diverso della stessa amministrazione.

Le funzioni del responsabile della conservazione





La marca temporaleriferimento temporale certo su un documento digitale/digitalizzato.

Quesito inviato ad AGIDSpett.le AGID, il DPCM del 13/11/2014, emesso in attuazione del codice dell'amm. digitale, all'art. 3 - comma 7, riporta: "Laddove non sia presente, al documento informatico immodificabile È associato un riferimento temporale."

DomandaInterpreto bene ritenendo non necessaria l'apposizione della marca temporale sul documento archiviato digitalmente se su questo, dopo l'apposizione della firma digitale, esiste un riferimento temporale certo?





Quesito inviato ad AGID(…)

RispostaLe regole tecniche sul documento informatico indicano con l'espressione "riferimento temporale", un'"informazione contenente la data e l'ora con riferimento al Tempo Universale Coordinato (UTC), della cui apposizione è responsabile il soggetto che forma il documento" , ovvero un elemento che ha lo scopo di contestualizzare cronologicamente il documento.





Ciò che cambia è solo il modo con cui si ottiene il riferimento:la validazione temporale opponibile a terzi, oltre che dalla marca temporale da lei citata può essere ottenuta con uno degli elementi elencati dalle recenti regole tecniche della firma digitale, ovvero:● il riferimento temporale contenuto nella segnatura di protocollo;● il riferimento temporale ottenuto attraverso la procedura di

conservazione dei documenti in conformità alle norme vigenti, ad opera di un pubblico ufficiale o di una pubblica amministrazione;

● il riferimento temporale ottenuto attraverso l'utilizzo di posta elettronica certificata (PEC);

● il riferimento temporale ottenuto attraverso l'utilizzo della marcatura postale elettronica.



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Il processo di dematerializzazionestrumenti e servizi

Ingresso del documento ANALOGICO

mediante scansione

È necessario dotarsi di uno scanner di rete veloce da 30/40 pagine al

minuto (fronte/retro) dotato di cassetto alimentatore per gli originali e

corredato da software per acquisizione, OCR ed editing dei documenti.



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Documenti accessibili

Al fine di ottenere da un processo di scansione, un

documento che rispetti le regole dell'accessibilità è

necessario aver configurato il software d'acquisizione in

modo tale che il file di risulta venga salvato in modalità PDF

testo (non PDF immagine)




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Attenzione alla dimensione finale del file

destinato all'archiviazione digitale.

È consigliabile tenere un rapporto qualità/peso del

documento tale da non determinare una eccessiva perdita di

qualità e di contenuti o una eccessiva occupazione di spazio

negli archivi digitali. Per documenti di testo come circolari,

lettere ecc. tenere una risoluzione minima di 250/300 px




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Software per la conversione e il salvataggio in formato PDF di

documenti digitali di varia natura comprese pagine web.




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Software per la conversione e il salvataggio in formato

PDF, Appartengono a questa famiglia

di programmi i software che, installando

una stampante virtuale consentono,

attraverso le normali procedure di stampa offerte dai vari

software, la stampa o più precisamente il salvataggio di

documenti attivando semplicemente la stampa degli stessi.

Anche in questo caso è opportuno verificare la

configurazione dei programmi affinché possano salvare i files

nella modalità accessibile precedentemente indicata.



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Suite OpenOffice

Con OpenOffice si creano PDF da qualsiasi documento compresi quelli creati con MSOffice della Microsoft; l'aggiunta di PDF importer ad OpenOffice consente di editare un PDF.




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Ingresso da pagine web e altri software di editing/reading

1.Aprire la pagina web oppure aprire/creare un file particolare con il relativo software.

2.Attivare la procedura di stampa e selezionare la stampante virtuale PDF

3.Salvare il file PDF (suggerisco di comporre il nome seguendo questo schema [anno][num.prot.][breve oggetto possibilmente codificato]




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Ingresso da files di back-office (doc, xls, ppt, odt, ecc)

1.Aprire/creare il file con una applicazione OpenOffice.

2.Attivare la procedura di esportazione in formato PDF (nella barra deglistrumenti di openoffice é presente l'icona)

3.Salvare il file PDF (suggerisco di comporre il nome seguendo questo schema [anno][num.prot.][breve oggetto possibilmente codificato]




138/157

che fare?



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Il protocollo informatico e il workflow documentale (accedi alla mappa)


https://www.mindomo.com/mindmap/1e4f4e4dc1754c14b7711bbc8ec63a24

https://www.mindomo.com/mindmap/1e4f4e4dc1754c14b7711bbc8ec63a24

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Predisporre un adeguato sito per la scuola

Il sito web dell'IC di Castellucchio

www.iccastellucchio.gov.it

Le soluzioni adottate dall'I.C. di Castellucchio



http://www.iccastellucchio.gov.it/

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è tempo di realizzare nuovi siti web scolastici, non solo vetrine

dove si presenta la scuola!

Alcune scuole hanno attivi molti servizi utili sui propri siti web, ma

spesso manca un contatto in tempo reale con l’informazione.

Spesso il sito scolastico è ritenuto un accessorio e le notizie

vengono pubblicate in ritardo oppure devono passare da eccessivi

filtri burocratici.




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Realizziamo allora veri nodi informativi attraverso i quali

acquisire, filtrare, produrre, aggregare, categorizzare, ma

fondamentalmente siti dove far girare l'informazione e facilitare

la comunicazione tra i vari "cittadini della scuola"




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Da che parte iniziare?

Individuazione dei primi interventi utili a eliminare l'utilizzo della

carta in tutte le comunicazioni interne.

Trasferire sul sito della scuola tutte le comunicazioni e le

disposizioni di servizio in uscita.




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Pubblicità legale:

Albo pretorio e Amministrazione Trasparente● quali forme: pagine o documenti originali?● quali autenticazioni: firma o certificazione digitale?● Senza dimenticare che si dovranno anche definire

codifiche,regole per il diritto all'oblio e consentire un facile accesso alle risorse da parte dei cittadini.




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Ma tutto questo non è sufficiente, è necessario adeguare i

contenuti e le modalità di pubblicazione degli stessi alle indicazioni

presenti nelle Linee guida per i siti web della Pubblica

Amministrazione e alle disposizioni in tema di accessibilità dei

contenuti.




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Database e tassonomie per creare elenchi

Creazione di archivi per le comunicazioni in entrata: istanze del

personale, proposte di acquisto, progetti ecc.




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Comunicare

● Creare aree che consentano la comunicazione a 360° tra tutti i

cittadini della scuola

● Creare aree che consentano agli utenti del servizio scolastico di

comunicare con gli uffici e con le figure di sistema




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Comunicare

Ma per fare questo è necessario che tutti gli operatori scolastici

siano utenti registrati del sito della scuola … e quindi attribuzione

di un account per l'accesso al sito ed alle procedure riservate a

tutto il personale in servizio.




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Comunicare


siano telematicamente raggiungibili … e quindi attribuzione di una

casella email istituzionale a tutto il personale in servizio riservata

alle comunicazioni di servizio.




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Comunicare


siano digitalmente formati e quindi Formazione rivolta a tutto il

personale e addestramento delle figure di sistema addette alla

produzione alla lavorazione ed al veicolo dell'informazione.




151/157



Comunicare


siano digitalmente formati e quindi Formazione rivolta a tutto il

personale e addestramento delle figure di sistema addette alla

produzione alla lavorazione ed al veicolo dell'informazione.




152/157



Open point (nulla di nuovo):

Certo non poche sono state e sono ad oggi le difficoltà che ho

incontrato, ne cito solo alcune, le principali:

- il divario digitale tra docenti e studenti, amministratori e cittadini

- le dotazioni finanziarie delle scuole sempre più scarse.

- la burocrazia “delle forme”

… e tanti altri che incontrerò lungo questo difficile percorso




153/157



.... Ma riusciremo certamente a superarle migliorando

sempre di più il servizio offerto all'utenza.




154/157

Grazie per la collaborazione!

Tutto questo è stato possibile grazie all'aiuto di molti

operatori scolastici in servizio nella mia scuola che mi

hanno supportato ma anche sopportato :-) in tutte le

fasi della realizzazione: dal progetto al collaudo.



155/157


Tutto questo è stato possibile grazie all'aiuto di una

grande comunità, quella di www.porteapertesulweb.it



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Un ringraziamento particolare ai Dirigenti che si sono

succeduti in questi anni nella mia scuola, senza la loro

fiducia e senza i loro consigli la procedura non avrebbe

potuto prendere forma.



Il protocollo informatico e il workflow documentaleIstituto Comprensivo di Castellucchio (MN)

a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza - I.C. Di Castellucchio (MN)

Si può fare!Buona dematerializzazione a tutti

grazie per l'attenzioneMario Varini e Giovanna Piazza

La presentazione è in costante evoluzione (agg.05/04/2015)

Smau 23/10/2014 agg. 17/05/2015 - Protocollo informatico e workflow documentale

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