Sogesi - Archiviazione documentale

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DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM Centralizzazione ed unicità dell’archivio aziendale. Unico archivio per tutti i documenti in uso (Office, mail, fax, file system, erp) Introduzione modalità operative semplici e funzionali nella gestione quotidiana delle informazioni e della documentazione Diminuzione tempo di archiviazione Ricerca semplificata e immediato reperimento delle informazioni Riduzione drastica della ‘carta’ Aumento dell’efficienza e dell’organizzazione aziendale Possibilità di gestire processi operativi in modo da snellire le interazioni tra funzioni aziendali coinvolte Possibilità di dematerializzare la carta (modulo Knos Conservazione Sostitutiva) GLI OBIETTIVI Knos: applicazione di gestione documentale, web based, che consente la creazione di un archivio organizzato centralizzato di documenti e informazioni Knos gestisce files di qualsiasi natura generati dalle applicazioni utilizzate in azienda (E-mail, CAD, Office, METODO, etc.). Sviluppato originariamente per affrontare e risolvere le problematiche di gestione della documentazione, nella sua attuale versione permette di organizzare meglio il lavoro, apportando maggiore efficienza all’a- zienda. Quali informazioni si possono gestire?

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Knos: applicazione di gestione documentale, web based, che consente la creazione di un archivio organizzato centralizzato di documenti e informazioni completamente integrata con Metodo Evolus

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DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM

● Centralizzazione ed unicità dell’archivio aziendale. Unico archivio per tutti i documenti in uso (Office, mail, fax, file system, erp…)

● Introduzione modalità operative semplici e funzionali nella gestione quotidiana delle informazioni e della documentazione

● Diminuzione tempo di archiviazione ● Ricerca semplificata e immediato reperimento delle informazioni

● Riduzione drastica della ‘carta’

● Aumento dell’efficienza e dell’organizzazione aziendale

● Possibilità di gestire processi operativi in modo da snellire le interazioni tra funzioni aziendali coinvolte

● Possibilità di dematerializzare la carta (modulo Knos Conservazione Sostitutiva)

GLI OBIETTIVI

Knos: applicazione di gestione documentale, web based, che consente la creazione di un archivio organizzato centralizzato di documenti e informazioni

Knos gestisce files di qualsiasi natura generati dalle applicazioni utilizzate in azienda (E-mail, CAD, Office, METODO, etc.). Sviluppato originariamente per affrontare e risolvere le problematiche di gestione della documentazione, nella sua attuale versione permette di organizzare meglio il lavoro, apportando maggiore efficienza all’a-zienda.

Quali informazioni si possono gestire?

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● Archiviazione file di qualunque formato (Office, PDF, CAD, mail, erp, immagini…).

● Configurabile e adattabile alle specifiche esigenze aziendali.

● Sicurezza assoluta. Gestione permessi di accesso. Garanzia di univocità del documento archiviato.

● Ricerca facile: filtri configurabili, ricerca metadati e full-text sul contenuto dei documenti.

● Visualizzazione personalizzabile dei risultati.

● Gestione fascicoli virtuali. Possibilità di inserire più documenti in un unico fascicolo.

● Gestione documenti cartacei anche tramite bar-code (riconoscimento OCR). Integrazione con scanner e multifunzione.

● Piattaforma multilingua (supporto Unicode).

● Modificabilità dei documenti archiviati tramite l’applicazione.

● Gestione del versioning.

● Gestione protocollo.

● Strumenti di collaborazione e gestione processi. Notifiche automatiche e “on demand”. Workflow grafico e monitoraggio degli stati di avanzamento.

● Integrazione con la posta elettronica.

● Integrazione con Metodo Evolus.

● API, librerie e webservices disponibili per l’integrazione con qualsiasi applicazione.

Knos provvede ad archiviare e classificare le informazioni in “fascicoli virtuali” detti pubbli-cazioni. All’atto dell’archiviazione in Knos, ogni documento verrà classificato in base alla sua “tipologia” documentale (ad esempio “offerte”, “progetti”, “e-mail”, “fascicolo qualità”…) e quindi pubblicato in Knos; ogni pubblicazione può comprendere uno o più documenti (ad esempio documenti pdf ed email in formato elettronico), alcune informazioni accessorie che la classificano (gli “attributi”: ad esempio la data di creazione del fascicolo, l’oggetto, il tipo documento…), e una serie di riferimenti (ad esempio ad altri tipi documento archiviati tramite l’applicativo).L’archiviazione di tipologie documentali in Knos consiste quindi nel riunire in un’ unica pub-blicazione documenti, link e riferimenti significativi (Es. tracciabilità documenti generata da METODO tramite il prelievo documenti).

Come vengono strutturate le informazioni?FUNZIONALITÀ

Le modalità principali sono tre:• KNOS Client per tutti i file • Funzionalità di integrazione disponibili in METODO• Archiviazione del cartaceo (BARCODE OCR)

Come viene alimentato l’archivio?

È possibile archiviare in Knos e manutenere qualunque file elettronico. Il Knos Client, dispo-nibile come tray icon, rappresenta l’unico collettore per tutte le operazioni di interazione con Knos (nuova pubblicazione, aggiorna pubblicazione, aggiorna documento, gestione versione ecc...). Per file disponibili sul file system e sul gestore di posta l’archiviazione è gestita con un semplice drag & drop.

Knos Client

Da METODO potranno essere archiviati in Knos:• Anagrafiche • Documenti • Prima nota

Archiviazione tramite METODO

Knos semplifica la gestione del flusso documentale relativo ad ogni processo aziendale. È possibile così coordinare gruppi di lavoro, definendo, a fronte di un particolare evento, chi deve fare che cosa, con quali strumenti, con quali informazioni, con quali poteri decisionali.

Focus sul Workflow Grafico

• Applicazione interamente WEB • Diminuzione dei costi diretti (carta e stampa) e indiretti (ore / uomo spese per archiviare e ricercare) • Modularità scalabilità della soluzione• Minimo Impatto organizzativo • Massima protezione degli accessi• Possibilità di introduzione graduale in aree diverse (Commerciale, Ufficio Tecnico, Qualità, Produzione, Amministrazione, Customer Care..) • Facilità d’uso • Startup in pochi giorni

Tanti buoni motivi per scegliere KNOS

Con il workflow grafico:• Disegni gli stati del flusso • Definisci le azioni di collegamento • Notifichi via mail• Verifichi lo stato di avanzamento • Gestisci ritardi, scadenze ed azioni automatiche

MODULI AGGIUNTIVI

Conservazione sostitutiva

StoricizzazioneGestione dell'archivio storico

Barcode OCRGestione cartaceo

Protocollo informatico

SOGESI Headquartervia Trieste, 14 27029 Vigevano (PV)Tel. 0381 691010 - Fax 0381 691020e-mail: [email protected]

SOGESI Filiale di TorinoCorso Palermo, 44 10100 TorinoTel. 011 0198929 - Fax 011 0565410 e-mail: [email protected]

SOGESI Filiale Piemonte Nord - VerbanoViale Marazza, 14 28021 Borgomanero (NO)Tel. 0322 846081 - Fax 0322 096579e-mail: [email protected] www.sogesi.it