Il protocollo informatico e il workflow documentaleIstituto Comprensivo di Castellucchio (MN)
"Automazione dei processi di lavorazione, distribuzione e archiviazione dei documenti digitali”
La presentazione è in costante evoluzione (agg.17/05/2015)
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Si può fare?
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Dichiarazione Universale sugli Archiviapprovata dall'Assemblea Generale
Oslo, 17/09/2010● Gli archivi conservano testimonianza delle decisioni adottate, delle azioni
svolte e delle memorie accumulate.● Gli archivi costituiscono un patrimonio unico e insostituibile, trasmesso di
generazione in generazione.● I documenti archivistici sono gestiti fin dalla loro creazione in modo da
preservarne il valore e il significato. ● Essi sono fonti affidabili di informazione per una amministrazione
responsabile e trasparente.● Essi giocano un ruolo essenziale nello sviluppo della società, contribuendo
alla costituzione e alla salvaguardia della memoria individuale e collettiva.● L'accesso agli archivi arricchisce la nostra conoscenza della società
umana, promuove la democrazia, tutela i diritti dei cittadini e migliora la qualità della vita.
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Perchè la Pubblica Amministrazione deve dematerializzare
l'informazione?
● Perché lo dispone la Legge Italiana
● Perché è un diritto dei cittadini
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Codice dell'Amministrazione Digitale
(CAD - Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82)
Il Codice dell’amministrazione digitale stabilisce le regole per la
digitalizzazione della pubblica amministrazione e rende possibile la
modernizzazione della PA con la diffusione di soluzioni tecnologiche e
organizzative che consentono un forte recupero di produttività.
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Il Codice dell’amministrazione digitale, promuove e regola ● la disponibilità● la gestione● l’accesso● la trasmissione● la conservazione● la fruibilità
dell’informazione in modalità digitale.
___________________________________________________________
Si sviluppa il processo di dematerializzazione dei documenti prevedendo che le
pubbliche amministrazioni debbano formare, trasmettere, pubblicare, conservare gli
originali dei propri documenti e gestire i procedimenti amministrativi, utilizzando le
tecnologie dell'informazione e della comunicazione.
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Dematerializzazione
Il termine dematerializzazione riguarda sia la produzione direttamente digitale degli
atti, sia la digitalizzazione di quelli che erano stati prodotti in forma analogica (su
carta) ed indica il progressivo incremento della gestione documentale
informatizzata e la conseguente sostituzione dei supporti tradizionali della
documentazione amministrativa in favore del documento informatico.
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Gestione documentale
Definizione: insieme delle attività finalizzate alla registrazione e segnatura di
protocollo, nonché alla dematerializzazione, alla classificazione, organizzazione,
assegnazione, reperimento e conservazione amministrativo-giuridica dei documenti
informatici e dei documenti informatici amministrativi formati o acquisiti dalle
amministrazioni,
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Il documento informatico
Definizione: l’articolo 1, comma 1, lettera p) del Codice dell'Amministrazione
Digitale definisce il documento informatico come “la rappresentazione
informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti”
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Il Documento digitale, articoli di riferimento
● Documento informatico
● Copie informatiche di documenti analogici
● Duplicati e copie informatiche di documenti informatici
● Documenti amministrativi informatici
● Formazione di documenti informatici
● Procedimento e fascicolo informatico
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Il documento informatico
Bozza delle regole tecniche
L'Agenzia per l'Italia digitale (ex DigitPA) ha redatto le regole tecniche in
materia di formazione, trasmissione, conservazione, copia, duplicazione,
riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonché di
formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche
amministrazioni.
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Il documento informatico
Bozza delle regole tecniche
Gli allegati e le indicazioni tecniche di maggior dettaglio
● Glossario/Definizioni
● Formati
● Standard e Specifiche tecniche
● Specifiche tecniche del pacchetto di archiviazione
● Metadati
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Il documento informatico
Pubblicate le regole tecniche!!!
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Pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale n. 8 del 12 gennaio
2015 il DPCM 13 novembre 2014 contenente le
”regole tecniche in materia di formazione, trasmissione,
copia, duplicazione, riproduzione e validazione
temporale dei documenti informatici nonché di
formazione e conservazione dei documenti informatici
delle pubbliche amministrazioni”.
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DPCM 13 novembre 2014
Il documento informatico
Le regole tecniche
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Il documento informatico ha le sue regole tecniche relativamente
alla formazione, trasmissione, copia, duplicazione,
riproduzione e validazione temporale e conservazione dei
documenti informatici delle pubbliche amministrazioni ai sensi
degli articoli 20, 22, 23-bis, 23-ter, 40, comma 1, 41, e 71,
comma 1, del CAD, (DLGS n.82/2005). Le PA si devono
adeguare entro e non oltre 18 mesi dall'entrata in vigore
del decreto.
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Negli ultimi 10 anni (tanti ne sono passati dall’adozione del
Codice dell’Amministrazione Digitale, il Decreto Legislativo 7
marzo 2005, n. 82), nonostante le promesse di una rapida
digitalizzazione completa dell’attività amministrativa, non si è
assistito alla scomparsa della carta dagli uffici pubblici.
DPCM 13 novembre 2014
Il documento informatico
Le regole tecniche
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Amministrazione ancora troppo legata ai vecchi iter burocratici
tarati sugli strumenti analogici, assenza di investimenti (in
tecnologie e formazione), difficoltà organizzative, norme di
difficile interpretazione e che troppo spesso rimandavano a
decreti attuativi che sarebbero stati adottati dopo anni. Queste
sono alcune delle principali ragioni per cui la digitalizzazione della
PA ha finito per diventare come il Godot di beckettiana memoria,
che tutti aspettano e che non arriva mai.
DPCM 13 novembre 2014
Il documento informatico
Le cause della mancata digitalizzazione
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Il quadro normativo, fatto di norme attuative e regole tecniche,
appare ormai quasi completo e nei prossimi mesi scadranno i
termini che le amministrazioni hanno per l’adeguamento ad
importanti disposizioni in materia di dematerializzazione e servizi
on line.
DPCM 13 novembre 2014
Il documento informatico
I termini per attivare il processo di dematerializzazione
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Entro il 16/02/2015, tutte le PA “dovranno approvare un
piano di informatizzazione delle procedure per la
presentazione di istanze, dichiarazioni e segnalazioni che
permetta la compilazione online con procedure guidate accessibili
tramite autenticazione con il Sistema pubblico per la gestione
dell'identità digitale di cittadini e imprese” (in base all’art. 24,
comma 3-bis, D. L. n. 90/2014).
D.L. n. 90/2014 art. 24, comma 3-bis
Piano di informatizzazione delle procedure
I termini per attivare il processo di dematerializzazione
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Le procedure dovranno permettere il completamento della
procedura, il tracciamento dell'istanza con individuazione del
responsabile del procedimento e, ove applicabile,
l'indicazione dei termini entro i quali il richiedente ha diritto ad
ottenere una risposta.
D.L. n. 90/2014 art. 24, comma 3-bis
Piano di informatizzazione delle procedure
I termini per attivare il processo di dematerializzazione
entro il 16/02/2015
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Il piano dovrà prevedere una completa informatizzazione,
“le amministrazioni dovranno attrezzarsi per la
ricezione, gestione e conservazione di documenti e
fascicoli informatici”.
D.L. n. 90/2014 art. 24, comma 3-bis
Piano di informatizzazione delle procedure
I termini per attivare il processo di dematerializzazione
entro il 12/10/2015
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1Verificare l’adeguatezza degli strumenti informatici
utilizzati e, eventualmente, porre in essere le procedure per
l’approvvigionamento di quanto tecnicamente necessario
all’adempimento alle norme di legge;
DPCM 13 novembre 2014
Il documento informatico
Attivare il processo di dematerializzazione
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2
Apportare le necessarie modifiche all’organizzazione e
predisporre i documenti e manuali previsti dalla
normativa vigente (provvedendo alla loro pubblicazione sul
sito istituzionale dell’Ente)
DPCM 13 novembre 2014
Il documento informatico
Attivare il processo di dematerializzazione
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3
Provvedere alla necessaria formazione di tutto il
personale e alle attività di informazione/comunicazione per
l’utenza
DPCM 13 novembre 2014
Il documento informatico
Attivare il processo di dematerializzazione
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Adottare un sistema di gestione dei flussi documentali
integrato da protocollo informatico e conservazione
sostitutiva dei documenti informatici.
DPCM 3 dicembre 2013
La gestione documentale
I termini per attivare il processo di dematerializzazione
Entro il 12/10/2015
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Tutte le PA dovranno adeguarsi alle regole tecniche in
materia di gestione documentale (adottate con DPCM 3
dicembre 2013), provvedendo – tra gli altri adempimenti –
ad aggiornare i propri sistemi di protocollo informatico e a
predisporre il manuale della gestione documentale.
DPCM 3 dicembre 2013
La gestione documentale
I termini per attivare il processo di dematerializzazione
Entro il 12/10/2015
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Le nuove regole tecniche fanno ordine sistematico in
materia di gestione documentale e approfondiscono
concetti già presenti nel CAD in sintonia con le Regole
Tecniche del protocollo informatico e conservazione,
con le quali condividono le specifiche tecniche.
DPCM 3 dicembre 2013
La gestione documentale
I termini per attivare il processo di dematerializzazione
Entro il 12/10/2015
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Nel decreto sono contenute le regole relative a:
a) formazione del documento informatico;
b) copie, duplicati ed estratti informatici;
c) formazione del documento amministrativo informatico;
d) fascicoli informatici;
e) formazione di registri e repertori della PA;
DPCM 13 novembre 2014
Il documento informatico
Le regole contenute nel decreto
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Per meglio comprendere quali siano le operazioni da effettuare per una corretta e legale produzione di copie e duplicati di documenti informatici o analogici è necessario richiamare alcune tra le più significative disposizioni in materia di documento informatico introdotte dal CAD e successivamente regolamentate con il DPCM 13/11/2014
DPCM 13 novembre 2014
copie e duplicati di documenti informatici o analogici
Tutto gira attorno al documento informatico
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Gli atti formati dalle pubbliche amministrazioni con strumenti informatici, nonché i dati e i documenti informatici detenuti dalle stesse, costituiscono informazione primaria ed originale da cui è possibile effettuare, su diversi o identici tipi di supporto, duplicazioni e copie per gli usi consentiti dalla legge.
DPCM 13 novembre 2014
copie e duplicati di documenti informatici o analogici
Atti formati dalle pubbliche amministrazioni
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La regola fondamentale è:
il documento informatico deve essere formato e firmato digitalmente nel rispetto delle regole tecniche di cui al DPCM 13 novembre 2014
DPCM 13 novembre 2014
copie e duplicati di documenti informatici o analogici
Formazione e firma del documento informatico
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Il documento informatico è formato mediante una delle seguenti principali modalità:
● redazione con software;● acquisizione per via telematica o su supporto
informatico;● acquisizione della copia per immagine su supporto
informatico di un documento analogico;● acquisizione della copia informatica di un documento
analogico;
DPCM 13 novembre 2014
copie e duplicati di documenti informatici o analogici
Formazione del documento informatico (1)
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● registrazione informatica delle informazioni risultanti da transazioni o processi informatici;
● presentazione telematica di dati (moduli o formulari resi disponibili all'utente);
● generazione o raggruppamento anche in via automatica di un insieme di dati o registrazioni, provenienti da una o più basi dati, anche appartenenti a più soggetti interoperanti, secondo una struttura logica predeterminata e memorizzata in forma statica.
DPCM 13 novembre 2014
copie e duplicati di documenti informatici o analogici
Formazione del documento informatico (2)
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Il documento informatico assume la caratteristica di immodificabilità se formato in modo che forma e contenuto non siano alterabili durante le fasi di tenuta e accesso e ne sia garantita la staticità nella fase di conservazione.
DPCM 13 novembre 2014
copie e duplicati di documenti informatici o analogici
Immodificabilità del documento informatico (1)
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… le caratteristiche di immodificabilità e di integrità sono determinate da una o più delle seguenti operazioni:
● la sottoscrizione con firma digitale ovvero con firma elettronica qualificata;
● l'apposizione di una validazione temporale;● il trasferimento con PEC con ricevute complete;● la memorizzazione su sistemi di gestione documentale
che adottino idonee politiche di sicurezza;● il versamento ad un sistema di conservazione.
DPCM 13 novembre 2014
copie e duplicati di documenti informatici o analogici
Immodificabilità del documento informatico (2)
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Ci sono altre norme di cui bisogna tenere conto, ed in particolare del comma 3 dell'art 3 delle Regole Tecniche sulla firma digitale emanate con DPCM 30 marzo 2009 che prevede: "Il documento informatico, sottoscritto con firma digitale o altro tipo di firma elettronica qualificata, non produce gli effetti di cui all'art. 21, comma 2, del codice, se contiene macroistruzioni o codici eseguibili, tali da attivare funzionalità che possano modifcare gli atti, i fatti o i dati nello stesso rappresentati".
DPCM 13 novembre 2014
copie e duplicati di documenti informatici o analogici
La “staticità” del documento informatico
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Il documento informatico deve avere quindi un formato cosidetto "statico”: non deve cioè contenere campi che comporterebbero modifica di alcune parti dello stesso non rilevabili alla verifica della firma. Sono formati statici il PDF/A, l'XML, EML, i formati immagine (ad es. TIFF), i formati testo come il TXT.
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copie e duplicati di documenti informatici o analogici
La “staticità” e i “formati” del documento informatico
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Mediante l’uso di uno scanner (*) viene copiato in formato elettronico.
Il risultato è la perdita dell'autografia della firma!
Per la validità del documento sarebbe necessario ricercare la scrittura originale nel caso in cui ne fosse contestata la firma. La copia ha la stessa efficacia probatoria dell’originale da cui è tratta se la sua conformità all’originale è attestata da un pubblico ufficiale (DS) o non è espressamente disconosciuta
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copie e duplicati di documenti informatici o analogici
Copia informatica di documento analogico
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L'attestazione di conformità delle copie per immagine su supporto informatico di uno o più documenti analogici può essere altresì prodotta come documento informatico separato contenente un riferimento temporale e l'impronta del documento.
Resta fermo, ove previsto, l'obbligo di conservazione dell'originale che può essere distrutto a seguito di conservazione sostitutiva della copia informatica.
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copie e duplicati di documenti informatici o analogici
Copia informatica di documento analogico
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Mediante l'uso di una stampante viene stampato il documento informatico ma...
una volta stampata la firma digitale non è più verificabile e il documento risulta non firmato!
La soluzione è quella di far attestare la conformità della copia al suo originale dal DS mediante firma autografa.
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copie e duplicati di documenti informatici o analogici
Copia analogica di documento informatico
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Una seconda possibilità è quella di apporre la dicitura
"Firma autografa sostituita a mezzo stampa ai sensi dell'art. 3, comma 2 del D.L. 39/93"
ma la stessa non conferisce carattere autografo alla "firma" stampata ma solo l'indicazione della identità e della qualifica dell'autore ed anche in questo caso sarebbe necessario ricercare il documento originale nel caso in cui ne fosse contestata la firma.
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copie e duplicati di documenti informatici o analogici
Copia analogica di documento informatico
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L'estrazione del file dal documento informatico firmato digitalmente interrompe il “contatto” della copia con l'originale.
La copia ha la stessa efficacia probatoria dell’originale da cui è tratta se la sua conformità all’originale:
● è attestata da un pubblico ufficiale (DS);● non è espressamente disconosciuta
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copie e duplicati di documenti informatici o analogici
Copia informatica di un documento informatico
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Documento informatico ottenuto mediante la memorizzazione, sullo stesso dispositivo o su dispositivi diversi, della medesima sequenza di valori binari del documento originario: copia/incolla del file-documento.
… copia del file :-)
Il documento di risulta è un clone unico e originale e che pertanto non necessità di attestazioni di conformità.
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copie e duplicati di documenti informatici o analogici
Duplicato informatico di un documento informatico
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Sin qui le risposte "in uscita" che una scuola può soddisfare,
ma...
quando provengono da altre scuole o altre PA documenti informatici non firmati digitalmente che fare?
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copie e duplicati di documenti informatici o analogici
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…quando provengono da altre scuole o altre PA documenti informatici non firmati digitalmente che fare?
Se il documento non firmato viene prelevato dai siti delle altre scuole o di altre PA, non potendo assumere a protocollo e conservare documenti privi di firma digitale, è necessario che il Dirigente scolastico ne attesti la conformità all'originale "visto" sul sito web interessato fornendo tra le altre informazioni anche i dati relativi all'URL di provenienza, alla data ed all'ora di prelevamento.
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copie e duplicati di documenti informatici o analogici
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…quando provengono da altre scuole o altre PA documenti informatici non firmati digitalmente che fare?Se il documento non firmato è allegato ad una PEO o ad una PEC salvata in formato EML, non essendo possibile assumere a protocollo e conservare documenti privi di firma digitale, siamo di fronte ad una modalità che richiede l'attivazione di una procedura (anomala) di accoglimento con firma digitale del Dirigente scolastico che responsabilmente riconosce nel mittente identità certa in quanto il documento è dotato di firma elettronica (segue...)
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copie e duplicati di documenti informatici o analogici
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…quando provengono da altre scuole o altre PA documenti informatici non firmati digitalmente che fare?
firma elettronica?
Il documento informatico, cui è apposta una firma elettronica, sul piano probatorio è liberamente valutabile in giudizio, tenuto conto delle sue caratteristiche oggettive di qualità, sicurezza, integrità e immodificabilità.
... ma la sua esibizione e produzione non sostituisce quella dell'originale.
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copie e duplicati di documenti informatici o analogici
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…quando provengono da altre scuole o altre PA documenti informatici non firmati digitalmente che fare?
Documento informatico sottoscritto con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale
Il documento informatico sottoscritto con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale, formato nel rispetto delle regole tecniche, che garantiscano l'identificabilità dell'autore, l'integrità e l'immodificabilità del documento, ha l'efficacia prevista dall'articolo 2702 del codice civile (…)...la sua esibizione e produzione sostituisce quella dell'originale.
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copie e duplicati di documenti informatici o analogici
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… ma di quali documenti stiamo parlando?
i documenti arrivano nella nostra scuola via mail (peo e pec), tramite la consegna a mano o spedizione via posta.
per la posta in entrata i formati utilizzati sono il pdf/a e l'eml che nel caso di mail ci permette di salvare la comunicazione comprensiva dei suoi allegati.
i documenti in uscita vengono firmati digitalmente attestando la provenienza e l'autenticità di un atto
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copie e duplicati di documenti informatici o analogici
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...ma che documenti arrivano nella mia scuola?
● email con allegato doc privo di firma
● email con allegato pdf con firma autografa del dirigente e scanditi in modalità inaccessibile
● email con allegato con dicitura: firma autografa omessa ai sensi dell’art. 3 del d. lgs. n. 39/1993
Questi NON sono documenti !
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copie e duplicati di documenti informatici o analogici
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...ma che documenti arrivano nella mia scuola?
… La domanda sorge spontanea
Perchè non viene utilizzata la firma digitale per firmare documenti informatici?
Eviteremmo un sacco di problemi di ordine giuridico legati in primis alla efficacia probatoria, e alla conservazione sostitutiva.
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...ma che documenti arrivano nella mia scuola?
… La domanda sorge spontanea
Perchè non viene utilizzata la PEC per trasmettere i documenti informatici?
Comunichiamo tra PA via PEC e trasmettiamofiles firmati digitalmente, molte problematiche non avrebbero più ragione d'esistere.
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...ma che documenti arrivano nella mia scuola?
… La domanda sorge spontanea
Cos'è una copia, cos'è un duplicato?
Dobbiamo sapere se stiamo inviando una copia o un duplicato, quale origine nativa il documento possiede e come va conservato, quando fare la dichiarazione di conformità e come farla.
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...ma che documenti arrivano nella mia scuola?
… La domanda sorge spontanea
Quando posso dichiarare la conformità?
la dichiarazione di conformità posso apporla se dispongo del documento originale, se posso confrontarlo, se la riproduzione è fedele in tutti i suoi elementi, se c'è un motivo per il rilascio di una copia.
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Dove trovo la soluzione?
● Nel rispetto della Legge
● Nell'abbandono di inutili abitudini burocratico-analogiche
● Nella formazione continua
DPCM 13 novembre 2014
copie e duplicati di documenti informatici o analogici
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Copie e riproduzioni di documenti digitalida digitale a analogico e viceversa
Codici a barre bi-dimensinali, Data Matrix
(da non confondere con la segnatura di protocollo o la marca temporale)
Per assicurare la provenienza e la conformità all’originale, sulle copie
analogiche di documenti informatici. è possibile apporre a stampa,
un contrassegno generato elettronicamente tale da consentire la verifica
automatica della conformità del documento analogico a quello
informatico.
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Codici a barre bi-dimensinali, Data Matrix
(da non confondere con la segnatura di protocollo o la marca temporale)
Si tenga presente che il contrassegno non assicura di per sé la
“conformità” del documento analogico all’originale informatico,
ma consente solo la verifica.
Il contrassegno digitale
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Vengono, ipotizzate tre tipologie di Contrassegni digitali
● Apposizione in formato stampa di un contrassegno contenente i dati
identificativi del documento amministrativo informatico
● Apposizione in formato stampa di un contrassegno contenente un
estratto del documento amministrativo informatico
● Apposizione in formato stampa di un contrassegno contenente
l’intero documento amministrativo informatico
Il contrassegno digitale
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Documento informatico sottoscritto con firma elettronica
Il documento informatico, cui è apposta una firma elettronica, sul piano
probatorio è liberamente valutabile in giudizio, tenuto conto delle sue
caratteristiche oggettive di qualità , sicurezza, integrità, immodificabilità
e identità dell'autore o di chi ne ha certificato l'autenticità.
La firma digitale
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Una firma digitale può essere utilizzata per:
● Approvare un documento● Indicare che è stata eseguita la revisione del documento● Accettare i termini di un documento● Rilevare e registrare eventuali modifiche (se consentite) al
documento.● Certificare di essere l'autore di un documento e che il documento non
è stato modificato dopo la certificazione.
La firma digitale
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Il documento informatico trasmesso con PEC si intende inviato e
pervenuto al destinatario, all‘indirizzo elettronico da questi dichiarato.
La trasmissione del documento informatico mediante PEC, equivale alla
notificazione per mezzo della posta nei casi consentiti dalla legge.
Una casella di posta elettronica certificata è una casella di posta
elettronica alla quale è associata una funzione che al ricevimento di
messaggi di posta elettronica certificata rilascia delle ricevute di
avvenuta consegna.
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DPR 20 ottobre 1998, n. 428“Protocollo informatico”
DPR 28 dicembre 2000, n. 445“Sistema di gestione dei flussi documentalie degli
archivi”
Una evoluzione NON soltanto lessicale...
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Il documento
Documento deriva dal lat. Docere, cioè insegnare;il documento quindi docet (monumentum) emostra l’atto contenuto al suo interno e perciòrappresentato.
Il TUDA (DPR 445/2000) novella solo la paroladocumento, come già il DPR 1409/1963.
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Atto e documento
L’atto è l’evento a cui la norma ricollega determinati effetti giuridici.
Il documento è l’entità materiale (res) capace dirappresentare in maniera duratura un fatto o un atto giuridico in forma scritta. In quanto “cosa” contenente segni, diventa tecnicamente una res signata.
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La PA opera attraverso i documenti
La amministrazione pubblica opera principalmenteattraverso i documenti...
... quindi...
per lavorare bene, i documenti devono essere gestiti inmodo corretto: efficacia, efficienza e trasparenza.
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La PA opera attraverso i documenti
Le tre parole strategiche in Archivistica
● Efficacia Registrazione
● Efficienza Classificazione e Selezione
● Trasparenza Fascicolo e Diritto di accesso
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I documenti della PA vanno “registrati”DPR 28 dicembre 2000, n. 445
art. 53, comma 5
REGISTRAZIONE
Protocollo Repertorio
Arrivo, partenza e interni
(scambiati tra uffici della stessa AOO)
Documenti uguali per forma
ma diversi per contenuto
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Sono oggetto di registrazione obbligatoriai documenti ricevuti e spediti dall’amministrazione e tutti i documenti informatici.
Ne sono esclusi le gazzette ufficiali, i bollettini ufficiali e i notiziari della pubblica amministrazione, le note di ricezione delle circolari e altre disposizioni, i materiali statistici, gli atti preparatori interni, i giornali, le riviste, i libri, i materiali pubblicitari, gli inviti a manifestazioni e tutti i documenti già soggetti a registrazione particolare dell’amministrazione (repertoriati).
I documenti della PA vanno “registrati”DPR 28 dicembre 2000, n. 445
art. 53, comma 5
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● Registrare i documenti (protocollazione o repertoriazione)
● Gestire i flussi documentali integrati con il protocollo
informatico
● Introdurre il titolario di classificazione
● Fascicolare i documenti
● Elaborare i piani di conservazione (massimario di selezione)
Le Pubbliche Amministrazioni
hanno ora l’obbligo di operare in modalità digitale
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La gestione del protocollo e dei flussi documentali avviene
utilizzando uno specifico software di archiviazione digitale che
consente: l'allineamento delle procedure al CAD, l'utilizzo di
processi di work flow per la gestione del protocollo informatico
e delle pratiche e la conservazione sostitutiva dei documenti.
Il sistema adottato consente di realizzare il processo di
dematerializzazione in termini di efficienza, efficacia ed
economicità.
La gestione dei flussi documentali
Il sistema adottato dall'IC di Castellucchio
La gestione del protocollo e dei flussi documentali avviene
utilizzando uno specifico software di archiviazione digitale che
consente: l'allineamento delle procedure al CAD, l'utilizzo di
processi di work flow per la gestione del protocollo informatico
e delle pratiche e la conservazione sostitutiva dei documenti.
Il sistema adottato consente di realizzare il processo di
dematerializzazione in termini di efficienza, efficacia ed
economicità.
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Nell’ambito dell’area organizzativa omogenea (nella scuola
è presente una sola AOO) è istituito un servizio per la tenuta
del protocollo informatico, la gestione di flussi documentali e
di archivi.
In assenza del responsabile del protocollo e del suo
collaboratore, deve essere comunque garantita la continuità
operativa del protocollo.
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Il modello organizzativo
adottato dall'IC di Castellucchio
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La gestione dei flussi documentali e del protocollo informatico
avviene tramite un processo automatico che coinvolge tutti
gli assistenti amministrativi, il direttore sga e il dirigente
scolastico secondo uno schema di regole procedurali
predefinite.
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L'accesso protetto al sistema di gestione e quindi all'archivio
digitale, consente ad ogni utente di visionare la propria
worklist.
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La firma digitale è di competenza esclusiva del dirigente
scolastico sia per la corrispondenza in arrivo che per quella in
partenza e del direttore sga nel caso debba, per propria
competenza, firmare documenti in uscita.
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adottato dall'IC di Castellucchio
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Il modello organizzativo è centralizzato per la
registrazione di atti in arrivo mentre la registrazione degli
atti in partenza è demandata, salvo eccezioni, ad ogni
singolo ufficio in funzione delle competenze attribuite.
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Le operazioni di consultazione dell’archivio protocollo
possono essere effettuate da parte di tutti gli utenti abilitati,
non solo per gli atti di propria competenza ma relativamente
a tutti gli atti secondo i sistemi di ricerca generale o specifica.
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Fasi della gestione dei documenti ricevuti (corrispondenza in entrata)
Ricezione dei documenti
- tramite email (peo, pec) memorizzate in formato EML (*) - files - analogici, scansiti e memorizzati in formato PDF/A-1b (*)
(*) i formati "open document" utilizzati garantiscono la staticità e l'immodificabilità del documento, requisiti che le regole tecniche ritengono primari in una una tipologia di formato.
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DSGASmistamento
Non Protocollare
Da Protocollar
e
Firma dei Documenti
Segreteria: Protocolla il Documento
Individuazione Responsabile
Responsabile: Crea la Pratica o la implementa con il nuovo documento
signatura di Protocollo
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Fasi della gestione dei documenti ricevuti (corrispondenza in entrata)
Immissione del documento nel sistema di gestione dei flussi documentali
il responsabile del protocollo inserisce il documento nel raccoglitore della corrispondenza in entrata generando in tal modo un record/contenitore che attesta che il documento può essere immesso nel processo. Il record generato viene arricchito delle meta informazioni necessarie alla identificazione ed alla alla classificazione del documento ad esso associato ed "inviato" alla worklist del Direttore sga per il successivo controllo.
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Fasi della gestione dei documenti ricevuti (corrispondenza in entrata)
Controllo del Direttore sgaIl Direttore sga riscontrata nella sua worklist la presenza di documenti da visionare nella corrispondenza in entrata e ha diversi compiti:
● visionare il documento e le metainformazioni ad esso associate● definire se il documento va protocollato o no● individuare il responsabile del protocollo● individuare il responsabile del procedimento● indicare se deve firmarlo un'altra persona ovvero il dirigente
scolastico ● sottoporre il documento alla firma del dirigente.
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Fasi della gestione dei documenti ricevuti (corrispondenza in entrata)Firma digitale del dirigente scolastico
Il Dirigente firma gli atti per consentire l'invio automatico dell'informazione alla worklist dell'ufficio protocollo.
punti critici: gestione dell'assenza prolungata del Dirigente scolastico.
In ogni fase della procedura, il dirigente, il direttore sga e il responsabile del procedimento potranno scambiarsi messaggi operativi ed il messaggio potrà “rimbalzare” sino alla conferma finale che avverrà con la firma del dirigente.
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Fasi della gestione dei documenti ricevuti (corrispondenza in entrata)
Assegnazione del documento al responsabile del procedimento
Il documento protocollato compare ora nella worklist del responsabile
del procedimento che si occuperà di aprire un nuovo fascicolo o di
inserire il documento in un fascicolo già aperto.
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Fasi della gestione dei documenti in uscita
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DSGASmistamento
Firma dei Documenti
Responsabile: Crea il nuovo documento e
lo Protocolla
appone la Signatura di Protocollo
Responsabile Conferma l’invio del documento
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Fasi della gestione dei documenti inviati (corrispondenza in uscita)
Fasi della gestione dei documenti in uscita
a) Redazione del documento da parte del responsabile del procedimento
b) Inserimento nel raccoglitore posta in uscita per essere sottoposto al controllo del Direttore sga
c) Controllo Direttore sga
Il Direttore sga riscontrata nella sua worklist la presenza di documenti da visionare nella corrispondenza in uscita e ha diversi compiti: - visionare il documento e le meta informazioni ad esso associate - definire se il documento è correttamente e legalmente creato - indicare se deve firmarlo un'altra persona ovvero il dirigente scolastico - sottoporre il documento alla firma del dirigente.
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Fasi della gestione dei documenti inviati (corrispondenza in uscita)Fasi della gestione dei documenti in uscita
d) Firma del dirigente
Il dirigente riscontrata nella sua worklist la presenza di documenti da firmare effettua i necessari controlli e firma digitalmente il Documento.
e) Il documento viene inviato alla worklist del responsabile del Procedimento che si occuperà di protocollarlo ed inviarlo al destinatario unitamente al file di segnatura (XML)
In ogni fase della procedura, il dirigente, il direttore sga e il responsabile del procedimento potranno scambiarsi messaggi operativi ed il messaggio potrà “rimbalzare” sino alla conferma finale che avverrà con la firma del dirigente.
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A cura di Mario Varini e Giovanna Piazza - I.C. Di Castellucchio (MN)
La registrazione di protocollo
Su ogni documento ricevuto o spedito dall'Area Organizzativa Omogenea è effettuata una registrazione di protocollo con il sistema di gestione del protocollo informatico, consistente nella memorizzazione dei dati obbligatori.
Tale registrazione è eseguita in un'unica operazione, senza possibilità per l'operatore di inserire le informazioni in più fasi successive.
87/157A cura di Mario Varini e Giovanna Piazza - I.C. Di Castellucchio (MN)
Il registro di protocollo
L’insieme delle registrazioni effettuate costituisce il Registro di protocollo, che fa fede dell’effettivo ricevimento e spedizione di un documento, indipendentemente dalla regolarità del documento stesso, ed è idoneo a produrre effetti giuridici.
Il Registro di protocollo si configura come atto pubblico ed è destinato a provare la data dell'annotazione e la successione nel tempo delle ricezioni e delle spedizioni; da ciò deriva che il dipendente dell’Organizzazione che opera nel sistema di protocollazione assume la qualità di pubblico ufficiale.
Chiunque intenda contestare la veridicità di una o più registrazioni contenute nel protocollo dell’Organizzazione è tenuto a proporre querela di falso in base all’art. 221 del codice di procedura civile.
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88/157A cura di Mario Varini e Giovanna Piazza - I.C. Di Castellucchio (MN)
La registrazione di protocollo
La registrazione di protocollo di un documento è eseguita dopo averne verificato l’autenticità, la provenienza e l’integrità.
Con particolare riguardo ai documenti prodotti dall’Organizzazione, non è consentita la registrazione di protocollo in assenza del documento a cui la registrazione si riferisce, né in presenza di documenti non sottoscritti.
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89/157A cura di Mario Varini e Giovanna Piazza - I.C. Di Castellucchio (MN)
Requisiti necessari per ciascunaregistrazione di protocollo
a) numero di protocollo, generato automaticamente dal sistema e registrato in forma non modificabile;
b) data di registrazione di protocollo, assegnata automaticamente dal sistema e registrata in forma non modificabile;
c) mittente o destinatario dei documenti ricevuti o spediti;
d) oggetto del documento;
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90/157A cura di Mario Varini e Giovanna Piazza - I.C. Di Castellucchio (MN)
Requisiti necessari per ciascunaregistrazione di protocollo
e) data e numero di protocollo dei documenti ricevuti, se disponibili;
f) impronta del documento informatico, se trasmesso per via telematica, registrato in forma non modificabile;
g) identificativo di chi ha protocollato il documento;
h) classificazione;
i) assegnazione;
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91/157A cura di Mario Varini e Giovanna Piazza - I.C. Di Castellucchio (MN)
Requisiti necessari per ciascunaregistrazione di protocollo
j) data di arrivo, registrata in forma non modificabile;
k) allegati;
l) mezzo di ricezione/spedizione (lettera ordinaria, prioritaria, raccomandata, fax, ecc.);
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92/157A cura di Mario Varini e Giovanna Piazza - I.C. Di Castellucchio (MN)
Registrazione di protocollo
inoltre possono essere aggiunti:
m) estremi provvedimento differimento termini di registrazione;
n) tipo documento;
o) elementi identificativi del procedimento amministrativo, se necessario;
p) eventuali altre informazioni connesse al documento.
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93/157A cura di Mario Varini e Giovanna Piazza - I.C. Di Castellucchio (MN)
Annullamento e modifica delle registrazioni di protocollo.
Le registrazioni di protocollo possono essere annullate, eccezionalmente e previa autorizzazione del Responsabile del Servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi, a seguito di motivata richiesta scritta o per iniziativa dello stesso Responsabile.
L’operazione di annullamento è eseguita con le modalità di cui all’art. 54 del DPR 445/2000.
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Protocollo e creazione del file di segnatura (XML)
Il sistema si occupa di creare il file di "conferma ricezione" in formato xml e lo trasmette al mittente
Dopo la firma del dirigente il documento da protocollare sarà
trasmesso alla worklist del responsabile del protocollo che si occuperà
di completare l'operazione di metadatazione e quindi di
protocollazione.
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Il protocollo informatico e il workflow documentale
a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) [email protected]
Protocollo e creazione del file di segnatura (XML)
I requisiti necessari di ciascuna segnatura di protocollo
sono:
● codice identificativo dell'amministrazione● codice identificativo dell'area organizzativa omogenea● data del protocollo● numero di protocollo● indice di classificazione● oggetto● mittente/destinatario
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Il protocollo informatico e il workflow documentale
a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) [email protected]
Protocollo e creazione del file di segnatura (XML)
È fatto divieto assoluto spedire qualunque documento firmato
digitalmente privo del suo file di segnatura.
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Area protocollo – file di segnatura (XML)
A cura di Mario Varini e Giovanna Piazza - I.C. Di Castellucchio (MN)
98/157A cura di Mario Varini e Giovanna Piazza - I.C. Di Castellucchio (MN)
Il Protocollo di emergenza (art.63 del DPR 445/2000)
Ogni volta non sia possibile utilizzare il sistema per cause tecniche,
il responsabile del servizio
● autorizza lo svolgimento anche manuale delle operazioni di protocollo su un registro di emergenza;
● impartisce le disposizioni per il riversamento dei dati nel protocollo informatico tramite le procedure previste dal manuale di gestione del sistema informatico.
● comunica alla struttura organizzativa dell’amministrazione della revoca dell’emergenza;
● conserva il registro di emergenza;● comunica alla Soprintendenza archivistica il ripristino delle
funzionalità del registro di protocollo informatico.
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99/157A cura di Mario Varini e Giovanna Piazza - I.C. Di Castellucchio (MN)
Il Protocollo di emergenza (art.63 del DPR 445/2000)
Le registrazione dei documenti sul registro di emergenza e il recupero delle stesse nel sistema di protocollo informaticovengono effettuate secondo le modalità di cui all’articolo 63 deltesto unico (dPR 445/2000):
a) sul registro di emergenza sono riportate la causa, la data e l’ora di inizio dell’interruzione nonché la data e l’ora del ripristino della funzionalità del sistema.
b) qualora l’impossibilità di utilizzare la procedura informatica si prolunghi oltre ventiquattro ore, per cause di eccezionale gravità, il Responsabile del Servizio può autorizzare l’uso del registro di emergenza per periodi successivi. Sul registro di emergenza vanno riportati gli estremi del provvedimento di autorizzazione.
c) per ogni giornata di registrazione di emergenza è riportato sul registro di emergenza il numero totale di operazioni registrate.
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100/157A cura di Mario Varini e Giovanna Piazza - I.C. Di Castellucchio (MN)
Il Protocollo di emergenza (art.63 del DPR 445/2000)
Per attivare il registro di protocollo di emergenza si devono verificare tre condizioni, non necessariamente dipendentiuna dall’altra:
1. guasto al software di protocollazione informatica;
2. guasto al sistema informatico di gestione;
3. mancanza di energia elettrica.
Quando si verifica la condizione numero 1 si deve attivare un protocollo di emergenza su supporto informatico.
Quando si verificano le condizioni numeri 2 e 3 si deve attivare un protocollo di emergenza su supporto cartaceo.
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101/157A cura di Mario Varini e Giovanna Piazza - I.C. Di Castellucchio (MN)
Il Protocollo di emergenza (art.63 del DPR 445/2000)
Per l’attivazione del protocollo di emergenza si deve:
a) redigere il verbale di attivazione (documento n. 1)
b) compilare il registro di emergenza [su supporto informatico; manuale (documento n. 2)];
c) dare comunicazione alla struttura organizzativa dell’amministrazione della attivazione dell’emergenza;
d) comunicare alla Soprintendenza archivistica l’attivazione del registro di emergenza.
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102/157A cura di Mario Varini e Giovanna Piazza - I.C. Di Castellucchio (MN)
Il Protocollo di emergenza (art.63 del DPR 445/2000)
Al termine dell’emergenza si deve:
a) revocare l’autorizzazione al protocollo di emergenza
b) inserire le registrazioni di emergenza nel protocollo informatico attivando l’apposita funzione, come previsto dal manuale di gestione;
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103/157
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Il Fascicolo informatico
Il fascicolo informatico costituisce un ulteriore passo verso la
realizzazione dei fondamentali obiettivi di interconnessione e
interoperabilità e di cooperazione applicativa con i quali si vuole
raggiungere il risultato di far interagire il cittadino e l’impresa con
una pubblica amministrazione unitaria, che funzioni come centro
di erogazione di servizi e prestazioni, e che sia dotata, allo scopo,
di un sistema informativo integrato ed omogeneo.
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Il Fascicolo informatico
Il fascicolo è un insieme organico e ordinato di documenti che si
forma nel corso dell’attività amministrativa dell’ente allo scopo di
riunire, a fini decisionali o informativi, i documenti utili allo
svolgimento di tale attività
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Il Fascicolo informatico
Il fascicolo si distingue in 5 tipologie
● Fascicolo di affare (per Pratica)
● Fascicolo di attività (per Pratica)
● Fascicolo di procedimento amministrativo (per Pratica)
● Fascicolo di persona fisica
● Fascicolo di persona giuridica
Quanto alla durata il fascicolo si distingue in 2 tipologie
● Annuale
● Permanente
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Il Fascicolo informatico
Il fascicolo di affare
Conserva i documenti relativi ad una competenza non
procedimentalizzata, per la quale, dunque, non è previsto
l’adozione di un provvedimento finale.
107/157
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Il Fascicolo informatico
Il fascicolo di attività
Conserva i documenti relativi ad una competenza
proceduralizzata, per la quale esistono documenti vincolati o
attività di aggiornamento di banche-dati e per la quale non è
previsto l’adozione di un provvedimento finale.
108/157
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Il Fascicolo informatico
Il fascicolo di procedimento amministrativo
Conserva i documenti relativi ad una pluralità di atti tra loro
autonomi, scanditi nel tempo e destinati allo stesso fine, cioè alla
emanazione di un provvedimento finale.
Il fascicolo di procedimento amministrativo non è un contenitore-
raccoglitore di documenti, appunti, fotocopie, collazionati in
maniera empirica.
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Il Fascicolo informatico
Il fascicolo può essere organizzato:
● raccogliendo documenti diversi per formato, natura, contenuto
giuridico
● raccogliendo documenti della stessa tipologia o qualità o forma,
raggruppati in base a criteri di natura diversa
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Il protocollo informatico e il workflow documentale
a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) [email protected]
Il Fascicolo informatico
Il Responsabile del procedimento (RPA) cura:
● apertura di un nuovo fascicolo
● inserimento di documenti in fascicolo già esistente
● chiusura di un fascicolo
Tali operazioni non possono mai essere demandate all’ufficio di
protocollo e devono comunque essere condotte in coerenza con il
piano di fascicolazione predisposto dal responsabile del servizio
archivistico.
Il Fascicolo informatico
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Il protocollo informatico e il workflow documentale
a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) [email protected]
Il Fascicolo informatico
La formazione di un nuovo fascicolo
Avviene attraverso l’operazione di apertura effettuata dal responsabile del procedimento (RPA) tramite la registrazione delle seguenti informazioni:
● indice di classificazione● numero del fascicolo● oggetto del fascicolo● data di apertura● ufficio procedente● livello di riservatezza
Il Fascicolo informatico
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Il Fascicolo informatico
La numerazione dei fascicoli
I fascicoli sono numerati con una numerazione riferita ad:
● anno solare di apertura del fascicolo
● indice di classificazione composto da titolo e classe
Nel corso dell’anno non è possibile assegnare con il medesimo
indice di classificazione numeri di fascicolo già assegnati.
Il Fascicolo informatico
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Il protocollo informatico e il workflow documentale
a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) [email protected]
Il Fascicolo informatico
Il contenuto del fascicolo
Dopo le procedure di registrazione di protocollo devono essere inseriti nel fascicolo pertinente:
● i documenti in arrivo
● le minute dei documenti in partenza
● i documenti interni
i documenti interni, che di norma non sono protocollati, se non informatici, devono essere classificati ed inseriti all’interno del fascicolo in base alla data di redazione
Il Fascicolo informatico
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Il protocollo informatico e il workflow documentale
a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) [email protected]
Il Fascicolo informatico
Il repertorio dei fascicoli
Elenco ordinato ed aggiornato dei fascicoli istruiti all’interno di
ciascuna classe del titolario adottato riportante:
● indice di classificazione completo
● oggetto dell’affare o del procedimento
● nominativo del responsabile del procedimento
● dati relativi alla movimentazione dei fascicoli
Il Fascicolo informatico
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Il protocollo informatico e il workflow documentale
a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) [email protected]
Il Fascicolo informatico
Il repertorio dei fascicoli
● è unico per l’ente
● ha cadenza annuale
● è gestito in forma automatica dal sistema di gestione informatica
dei documenti o, in maniera tradizionale, dal responsabile del
servizio archivistico (alcune serie documentarie possono dar
luogo a repertori di fascicoli distinti).
Il Fascicolo informatico
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Conservazione sostitutiva – le funzioni
A cura di Mario Varini e Giovanna Piazza - I.C. Di Castellucchio (MN)
• garantire valore legale• garantire efficacia probatoria
Il protocollo informatico e il workflow documentale
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Conservazione sostitutiva – le funzioni
A cura di Mario Varini e Giovanna Piazza - I.C. Di Castellucchio (MN)
Il protocollo informatico e il workflow documentale
La Conservazione Sostitutiva è una procedurainformatica che ha come scopo quello di garantirenel tempo la validità legale di un documento ed il suovalore probatorio.
Il processo di Conservazione Digitale Sostitutiva permette di cristallizzare i tuoi documenti garantendone l’autenticità, l’integrità, l’affidabilità e la reperibilità.
L’apposizione della firma digitale e della marca temporale sul file di chiusura (o Indice del Pacchetto di Archiviazione) che riporta i metadati e le impronte associate ai documenti selezionati attribuisce ai documenti informatici valore legale e probatorio.
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La conservazione sostitutiva
Il protocollo informatico e il workflow documentale
a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) [email protected]
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D.M. 23/1/2004art. 1, co. 2, lett. a)
Documento statico non modificabile“documento informatico redatto in modo tale per cui il contenuto risulti non alterabile durante le fasi di accesso e di conservazione nonchè immutabile nel tempo; a tal fine il documento informatico non deve contenere macroistruzioni o codice eseguibile, tali da attivare funzionalità che possano modificare gli atti, i fatti o i dati nello stesso rappresentati”
D.M. 23/1/2004art. 1, co. 2, lett. a)
Documento statico non modificabile“documento informatico redatto in modo tale per cui il contenuto risulti non alterabile durante le fasi di accesso e di conservazione nonchè immutabile nel tempo; a tal fine il documento informatico non deve contenere macroistruzioni o codice eseguibile, tali da attivare funzionalità che possano modificare gli atti, i fatti o i dati nello stesso rappresentati”
La conservazione sostitutiva del documento analogico si ottiene mediante la memorizzazione dell’immagine del documento su un supporto che permette di leggere tale atto nel tempo e che garantisce l’assoluta inalterabilità nella forma e nel contenuto dell’atto stesso, rendendo il suddetto documento statico e non modificabile.
Il protocollo informatico e il workflow documentale
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La conservazione sostitutiva
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Esportazione dei documenti da portare in conservazione
selezione della destinazione in cui salvare il pacchetto di esportazione
Selezionare il tipo di Esportazione
Selezionare la cartella di appoggio sul desktop
Il protocollo informatico e il workflow documentale
La conservazione sostitutiva
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Esportazione dei documenti da portare in conservazione
selezione dei documenti che formeranno il pacchetto di archiviazione
Il protocollo informatico e il workflow documentale
La conservazione sostitutiva
Ricerca i documenti da portare in conservazione
Seleziona i documenti N.B.I documenti In blu non sonoancora stati esportati.
Inserire il periodo di Imposta dei documenti selezionati
Selezionare i dati anagrafici dei responsabili NB rimangono memorizzati
Inserire luogo conservazione e validità
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Esportazione dei documenti da portare in conservazioneil pacchetto di archiviazione, il file di chiusura e il file di log
Il protocollo informatico e il workflow documentale
La conservazione sostitutiva
Copia dei documenti selezionati
File di chiusura riporta i metadati obbligatori e le impronte di tutti i documenti selezionati
File di Log
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Il Conservatore Firma e Marca il file di chiusurae chiude il processo di conservazione
Il protocollo informatico e il workflow documentale
La conservazione sostitutiva
Firmiamo e marchiamo temporalmente il file di chiusura
Trasciniamo il file sul dispositivo di firma
Importiamo il pacchetto di conservazione firmato e marcato nell’apposito raccoglitore dell’ARCHIBOX
Il pacchetto verrà reimportato SOLO se il file di chiusura è stato effettivamente firmato e marcato
Il programma compilerà automaticamente i campi di ricerca dei pacchetti di conservazione nel raccoglitore apposito
124/157a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) [email protected]
Il Responsabile della conservazione(appone la propria firma digitale e la marca temporale a un documento o ad un lotto di documenti)
La Marca Temporale è il risultato della procedura informatica, con cui si attribuisce, ad uno o più documenti informatici, un riferimento temporale opponibile ai terzi.La Marca Temporale è un servizio, acquistato presso un Ente Certificatore, che permette di associare data e ora certe e legalmente valide a un documento informatico, consentendo quindi di associare una validazione temporale opponibile a terzi.
La conservazione sostitutiva
Il protocollo informatico e il workflow documentale
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● Deve garantire (anche mediante verbalizzazione) la tracciabilità delle operazioni effettuate durante il processo di conservazione;
● La tracciabilità è necessaria per facilitare le operazioni di controllo e verifica;
● La tracciabilità è utile per monitorare e mappare l’iter del documento e di risalire a tutti i soggetti che hanno acceduto al sistema informatico.
Il ruolo del responsabile della conservazione
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La conservazione sostitutiva
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Art. 5 Deliberazione CNIPA n. 11/2004● Il responsabile del procedimento di conservazione sostitutiva può
delegare, in tutto o in parte, lo svolgimento delle proprie attività ad una o più persone che, per competenza ed esperienza, garantiscano la corretta esecuzione delle operazioni ad esse delegate.
● Il procedimento di conservazione sostitutiva può essere affidato, in tutto o in parte, ad altri soggetti, pubblici o privati, i quali sono tenuti ad osservare quanto previsto dalla presente deliberazione.
● Nelle amministrazioni pubbliche il ruolo di pubblico ufficiale è svolto dal dirigente dell'ufficio responsabile della conservazione dei documenti o da altri dallo stesso formalmente designati, fatta eccezione per quanto previsto dall'art. 3, comma 2, e dall'art. 4, commi 2 e 4, casi nei quali si richiede l'intervento di soggetto diverso della stessa amministrazione.
Le funzioni del responsabile della conservazione
Il protocollo informatico e il workflow documentale
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La conservazione sostitutiva
127/157a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) [email protected]
La marca temporaleriferimento temporale certo su un documento digitale/digitalizzato.
Quesito inviato ad AGIDSpett.le AGID, il DPCM del 13/11/2014, emesso in attuazione del codice dell'amm. digitale, all'art. 3 - comma 7, riporta: "Laddove non sia presente, al documento informatico immodificabile È associato un riferimento temporale."
DomandaInterpreto bene ritenendo non necessaria l'apposizione della marca temporale sul documento archiviato digitalmente se su questo, dopo l'apposizione della firma digitale, esiste un riferimento temporale certo?
La conservazione sostitutiva
Il protocollo informatico e il workflow documentale
128/157a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) [email protected]
La marca temporaleriferimento temporale certo su un documento digitale/digitalizzato.
Quesito inviato ad AGID(…)
RispostaLe regole tecniche sul documento informatico indicano con l'espressione "riferimento temporale", un'"informazione contenente la data e l'ora con riferimento al Tempo Universale Coordinato (UTC), della cui apposizione è responsabile il soggetto che forma il documento" , ovvero un elemento che ha lo scopo di contestualizzare cronologicamente il documento.
La conservazione sostitutiva
Il protocollo informatico e il workflow documentale
129/157a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) [email protected]
La marca temporaleriferimento temporale certo su un documento digitale/digitalizzato.
Ciò che cambia è solo il modo con cui si ottiene il riferimento:la validazione temporale opponibile a terzi, oltre che dalla marca temporale da lei citata può essere ottenuta con uno degli elementi elencati dalle recenti regole tecniche della firma digitale, ovvero:● il riferimento temporale contenuto nella segnatura di protocollo;● il riferimento temporale ottenuto attraverso la procedura di
conservazione dei documenti in conformità alle norme vigenti, ad opera di un pubblico ufficiale o di una pubblica amministrazione;
● il riferimento temporale ottenuto attraverso l'utilizzo di posta elettronica certificata (PEC);
● il riferimento temporale ottenuto attraverso l'utilizzo della marcatura postale elettronica.
La conservazione sostitutiva
Il protocollo informatico e il workflow documentale
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Il processo di dematerializzazionestrumenti e servizi
Ingresso del documento ANALOGICO
mediante scansione
È necessario dotarsi di uno scanner di rete veloce da 30/40 pagine al
minuto (fronte/retro) dotato di cassetto alimentatore per gli originali e
corredato da software per acquisizione, OCR ed editing dei documenti.
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Documenti accessibili
Al fine di ottenere da un processo di scansione, un
documento che rispetti le regole dell'accessibilità è
necessario aver configurato il software d'acquisizione in
modo tale che il file di risulta venga salvato in modalità PDF
testo (non PDF immagine)
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Il processo di dematerializzazionestrumenti e servizi
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Attenzione alla dimensione finale del file
destinato all'archiviazione digitale.
È consigliabile tenere un rapporto qualità/peso del
documento tale da non determinare una eccessiva perdita di
qualità e di contenuti o una eccessiva occupazione di spazio
negli archivi digitali. Per documenti di testo come circolari,
lettere ecc. tenere una risoluzione minima di 250/300 px
Il protocollo informatico e il workflow documentale
a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) [email protected]
Il processo di dematerializzazionestrumenti e servizi
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Software per la conversione e il salvataggio in formato PDF di
documenti digitali di varia natura comprese pagine web.
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a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) [email protected]
Il processo di dematerializzazionestrumenti e servizi
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Software per la conversione e il salvataggio in formato
PDF, Appartengono a questa famiglia
di programmi i software che, installando
una stampante virtuale consentono,
attraverso le normali procedure di stampa offerte dai vari
software, la stampa o più precisamente il salvataggio di
documenti attivando semplicemente la stampa degli stessi.
Anche in questo caso è opportuno verificare la
configurazione dei programmi affinché possano salvare i files
nella modalità accessibile precedentemente indicata.
Il protocollo informatico e il workflow documentale
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Suite OpenOffice
Con OpenOffice si creano PDF da qualsiasi documento compresi quelli creati con MSOffice della Microsoft; l'aggiunta di PDF importer ad OpenOffice consente di editare un PDF.
Il protocollo informatico e il workflow documentale
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Il processo di dematerializzazionestrumenti e servizi
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Ingresso da pagine web e altri software di editing/reading
1.Aprire la pagina web oppure aprire/creare un file particolare con il relativo software.
2.Attivare la procedura di stampa e selezionare la stampante virtuale PDF
3.Salvare il file PDF (suggerisco di comporre il nome seguendo questo schema [anno][num.prot.][breve oggetto possibilmente codificato]
Il protocollo informatico e il workflow documentale
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Il processo di dematerializzazionestrumenti e servizi
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Ingresso da files di back-office (doc, xls, ppt, odt, ecc)
1.Aprire/creare il file con una applicazione OpenOffice.
2.Attivare la procedura di esportazione in formato PDF (nella barra deglistrumenti di openoffice é presente l'icona)
3.Salvare il file PDF (suggerisco di comporre il nome seguendo questo schema [anno][num.prot.][breve oggetto possibilmente codificato]
Il protocollo informatico e il workflow documentale
a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) [email protected]
Il processo di dematerializzazionestrumenti e servizi
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che fare?
Il protocollo informatico e il workflow documentale
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Il protocollo informatico e il workflow documentale (accedi alla mappa)
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Predisporre un adeguato sito per la scuola
Il sito web dell'IC di Castellucchio
www.iccastellucchio.gov.it
Le soluzioni adottate dall'I.C. di Castellucchio
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Predisporre un adeguato sito per la scuola
www.iccastellucchio.gov.it
è tempo di realizzare nuovi siti web scolastici, non solo vetrine
dove si presenta la scuola!
Alcune scuole hanno attivi molti servizi utili sui propri siti web, ma
spesso manca un contatto in tempo reale con l’informazione.
Spesso il sito scolastico è ritenuto un accessorio e le notizie
vengono pubblicate in ritardo oppure devono passare da eccessivi
filtri burocratici.
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Predisporre un adeguato sito per la scuola
www.iccastellucchio.gov.it
Realizziamo allora veri nodi informativi attraverso i quali
acquisire, filtrare, produrre, aggregare, categorizzare, ma
fondamentalmente siti dove far girare l'informazione e facilitare
la comunicazione tra i vari "cittadini della scuola"
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Predisporre un adeguato sito per la scuola
www.iccastellucchio.gov.it
Da che parte iniziare?
Individuazione dei primi interventi utili a eliminare l'utilizzo della
carta in tutte le comunicazioni interne.
Trasferire sul sito della scuola tutte le comunicazioni e le
disposizioni di servizio in uscita.
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Predisporre un adeguato sito per la scuola
www.iccastellucchio.gov.it
Pubblicità legale:
Albo pretorio e Amministrazione Trasparente● quali forme: pagine o documenti originali?● quali autenticazioni: firma o certificazione digitale?● Senza dimenticare che si dovranno anche definire
codifiche,regole per il diritto all'oblio e consentire un facile accesso alle risorse da parte dei cittadini.
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Predisporre un adeguato sito per la scuola
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Ma tutto questo non è sufficiente, è necessario adeguare i
contenuti e le modalità di pubblicazione degli stessi alle indicazioni
presenti nelle Linee guida per i siti web della Pubblica
Amministrazione e alle disposizioni in tema di accessibilità dei
contenuti.
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Predisporre un adeguato sito per la scuola
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Database e tassonomie per creare elenchi
Creazione di archivi per le comunicazioni in entrata: istanze del
personale, proposte di acquisto, progetti ecc.
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Predisporre un adeguato sito per la scuola
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Comunicare
● Creare aree che consentano la comunicazione a 360° tra tutti i
cittadini della scuola
● Creare aree che consentano agli utenti del servizio scolastico di
comunicare con gli uffici e con le figure di sistema
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Comunicare
Ma per fare questo è necessario che tutti gli operatori scolastici
siano utenti registrati del sito della scuola … e quindi attribuzione
di un account per l'accesso al sito ed alle procedure riservate a
tutto il personale in servizio.
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Predisporre un adeguato sito per la scuola
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Comunicare
Ma per fare questo è necessario che tutti gli operatori scolastici
siano telematicamente raggiungibili … e quindi attribuzione di una
casella email istituzionale a tutto il personale in servizio riservata
alle comunicazioni di servizio.
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Predisporre un adeguato sito per la scuola
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Comunicare
Ma per fare questo è necessario che tutti gli operatori scolastici
siano digitalmente formati e quindi Formazione rivolta a tutto il
personale e addestramento delle figure di sistema addette alla
produzione alla lavorazione ed al veicolo dell'informazione.
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Predisporre un adeguato sito per la scuola
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Comunicare
Ma per fare questo è necessario che tutti gli operatori scolastici
siano digitalmente formati e quindi Formazione rivolta a tutto il
personale e addestramento delle figure di sistema addette alla
produzione alla lavorazione ed al veicolo dell'informazione.
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Predisporre un adeguato sito per la scuola
www.iccastellucchio.gov.it
Open point (nulla di nuovo):
Certo non poche sono state e sono ad oggi le difficoltà che ho
incontrato, ne cito solo alcune, le principali:
- il divario digitale tra docenti e studenti, amministratori e cittadini
- le dotazioni finanziarie delle scuole sempre più scarse.
- la burocrazia “delle forme”
… e tanti altri che incontrerò lungo questo difficile percorso
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Predisporre un adeguato sito per la scuola
www.iccastellucchio.gov.it
.... Ma riusciremo certamente a superarle migliorando
sempre di più il servizio offerto all'utenza.
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Grazie per la collaborazione!
Tutto questo è stato possibile grazie all'aiuto di molti
operatori scolastici in servizio nella mia scuola che mi
hanno supportato ma anche sopportato :-) in tutte le
fasi della realizzazione: dal progetto al collaudo.
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Grazie per la collaborazione!
Tutto questo è stato possibile grazie all'aiuto di una
grande comunità, quella di www.porteapertesulweb.it
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Grazie per la collaborazione!
Un ringraziamento particolare ai Dirigenti che si sono
succeduti in questi anni nella mia scuola, senza la loro
fiducia e senza i loro consigli la procedura non avrebbe
potuto prendere forma.
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a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) [email protected]
Il protocollo informatico e il workflow documentaleIstituto Comprensivo di Castellucchio (MN)
a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza - I.C. Di Castellucchio (MN)
Si può fare!Buona dematerializzazione a tutti
grazie per l'attenzioneMario Varini e Giovanna Piazza
La presentazione è in costante evoluzione (agg.05/04/2015)
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