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Saint Vincent – Aosta 30/9 – 1/10 2005 “Progettazione, Gestione e Controllo di una Radiologia Digitale” SISTEMI RIS-PACS: METODOLOGIA PER LA PROGETTAZIONE, L’ELABORAZIONE DEI CAPITOLATI DI GARA E L’IMPLEMENTAZIONE Elisabetta Borello
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Saint Vincent – Aosta 30/9 – 1/10 2005“Progettazione, Gestione e Controllo di una Radiologia Digitale”
SISTEMI RIS-PACS: METODOLOGIA
PER LA PROGETTAZIONE, L’ELABORAZIONE DEI CAPITOLATI DI GARA E L’IMPLEMENTAZIONE
Elisabetta Borello
Saint Vincent – Aosta 30/9 – 1/10 2005“Progettazione, Gestione e Controllo di una Radiologia Digitale”
dati ed immagini clinico - sanitarie
RIS-PACS
HIS(ADT, CUP, PS, …)
PATOLOGIACLINICA
DATI CLINICI
Integrazione tra i sistemi
SISTEMA RIS-PACSIl sistema RIS-PACS costituisce, attraverso la sua
integrazione con il Sistema Informativo Ospedaliero (HIS), uno dei “mattoni ” del dossier
clinico elettronico
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SISTEMA RIS-PACSSTEP PER LA REALIZZAZIONEDI UN PROGETTO RIS-PACS
Analisi organizzativa finalizzata alla realizzazione del disegno progettuale: definizione delle caratteristiche quantitative e qualitative del sistema
Elaborazione del capitolato di gara: definizione delle specifiche tecniche e degli aspetti amministrativi di gestione della gara e della fornituraImplementazione del sistema RIS-PACS: installazione, configurazione e messa in produzione delle componenti HW e SW
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Informatici
Ingegneri
FisiciCentralità
competenze - ruolo clinici
Analisi situazione attualeAnalisi criticità
e identificazione ipotesi risolutive
Progettazione
del
RIS-PACS
Elaborazione capitolato speciale di
appalto
Analisicosti – benefici
del sistema RIS-PACS
ANALISI ORGANIZZATIVA e DISEGNO PROGETTUALE
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ANALISI ORGANIZZATIVA e DISEGNO PROGETTUALE
La fase di progettazione comprende le attività di:
1. Analisi dei processi di lavoro
2. Definizione delle esigenze cliniche, tecniche e funzionali del Dipartimento / Unità Operative
3. Definizione del disegno progettuale a supporto del processo di lavoro
4. Quantificazione e qualificazione dell’HW e del SW che caratterizza il disegno progettuale –
analisi costi benefici
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1. ANALISI DEI PROCESSI DI LAVORO
Analisi Analisi ““sul camposul campo”…”…
Unità Operativa
del del work work flowflow
Analisi degli attuali
processi di lavoro
Rilevazione delle criticità
Schematizzazione del flusso di lavoroche caratterizza
la realtà
delle risorse delle risorse umane eumane e
tecnologichetecnologiche
Analisi del personale
e delle
tecnologie
Rilevazione specifiche e
problematiche di interfaccia
Rappresentazione della distribuzione
delle funzioni e delle attività
dei sistemi dei sistemi informativi informativi aziendaliaziendali
Analisi del SistemaInformativo
Rilevazione degli aspetti funzionali e
tecnologici del sistema
Indicazioni delle specifiche
funzionali di integrazione da garantire
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2. DEFINIZIONE DELLE ESIGENZE CLINICHE, FUNZIONALI E TECNICHE
Il sistema RIS-PACS deve supportare la gestione dei dati e immagini, al fine di creare il dossier radiologico del
paziente e supportare in modo sicuro e completo l’attivitàdel medico Radiologo e dei clinici di riferimento
Il sistema RIS-PACS deve supportare la gestione dei dati e immagini, al fine di creare il dossier radiologico del
paziente e supportare in modo sicuro e completo l’attivitàdel medico Radiologo e dei clinici di riferimento
Obiettivi:completezza dei dati radiologici gestione del dossier radiologico accesso alle informazioni, tramite opportuni livelli di abilitazione, da parte
degli utenti abilitati,controllo dei processi di lavoro sicurezza, affidabilità e riservatezza dei dati
Obiettivi:completezza dei dati radiologici gestione del dossier radiologico accesso alle informazioni, tramite opportuni livelli di abilitazione, da parte
degli utenti abilitati,controllo dei processi di lavoro sicurezza, affidabilità e riservatezza dei dati
…UO UOMMG/Pediatra
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3. DEFINIZIONE DEL DISEGNO PROGETTUALE
Struttura logica e fisica del sistema
Distribuzione logica dei dati
RIS
Db RIS
PACS
Distribuzione e qualificazione delle
componenti di archiviazione
server
Sistema di archiviazione
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3. DEFINIZIONE DEL DISEGNO PROGETTUALE
Analisi e valutazione degli spazi
Definizione e riallocazione delle
risorse
Definizione del flusso di lavoro
Distribuzione delle funzioni
aree funzionali
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4. QUANTIFICAZIONE DELLE COMPONENTI HW E SW
Componente client
Componente server
Distribuzione e ubicazione delle
componenti HW e SW
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4. ANALISI COSTI BENEFICI (ACB)
Definizione dei costi di realizzazione del progetto Definizione dei costi di realizzazione del progetto in funzione del disegno in funzione del disegno
e delle specifiche propostee delle specifiche proposte
Valutazione dei vantaggi derivanti
dall’implementazione di un sistema RIS – PACS
Definizione degli investimenti necessari per l’implementazione
del sistema RIS –PACS
Definizione dell’importo presunto
di gara
Valutazione degli attuali costi di personale, pellicole,
altri costi di consumo (chimici, carta, etc)
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4. ACB: METODOLOGIA GENERALE
ANALISI COSTI-
BENEFICI
ASPETTI FINANZIARI: valorizzazione di costi e benefici monetari connessi all’investimento (valori differenziali)
ASPETTI NON FINANZIARI: evidenziazione dei benefici non monetari
COSTI
Costi sorgenti
BENEFICI
Risparmi da costi cessanti
Valutazioni qualitative
Valutazioni quantitative (key performance
indicators)
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-€ 2.000.000
€ 0
€ 2.000.000
€ 4.000.000
€ 6.000.000
€ 8.000.000
€ 10.000.000
€ 12.000.000
2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012
Costi sorgentiCosti cessantiRisorse aggiuntive
4. ESEMPIO RAPPRESENTAZIONE ACB:costi sorgenti, costi cessanti e risorse
economiche aggiuntive
Fonte: progetto RIS-PACS Area Vasta Centro – Regione Toscana
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4. ACB: MOMENTO TRA LA FASE DI PROGETTAZIONE E LA FASE DI
ELABORAZIONE DEL CAPITOLATO SPECIALE DI APPALTO
PROGETTAZIONE del SISTEMA RIS - PACS
PREDISPOSIZIONE CAPITOLATO SPECIALE DI
APPALTO
ANALISI COSTI BENEFICI DEL SISTEMA RIS - PACS
L’analisi costi – benefici fornisce elementi su cui rivedere la progettazione effettuata e definire il
Capitolato Speciale di Appalto
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CAPITOLATO SPECIALE DI APPALTOLa fase di stesura del Capitolato di gara
comprende le attività di:
1. Definizione della struttura generale del documento e degli aspetti amministrativi relativi alla gestione della
gara e della fornitura
2. Definizione dell’oggetto della fornitura, degli aspetti progettuali generali e delle componenti HW e SW con i relativi servizi che caratterizzano il progetto
3. Definizione del piano di massima per l’implementazione del sistema
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1. STRUTTURA DOCUMENTO E ASPETTI AMMINISTRATIVI
Definizione dell’oggetto della fornitura
Definizione della modalità di fornitura (acquisto, locazione, service, ….)
Definizione struttura documento in termini di parte generale, documenti di contesto, parti
specifiche, eventuali allegati
Definizione degli articoli che caratterizzano il documento di Capitolato Speciale di Appalto
Definizione dei servizi correlati
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1. STRUTTURA DOCUMENTO E ASPETTI AMMINISTRATIVI
MODALITA’ DI FORNITURA
ACQUISTOLe componenti HW e SW del sistema sono di proprietàdell’AziendaLa fornitura deve essere correlata da opportuni servizi: assistenza, manutenzione, formazione etc.
LOCAZIONE/LEASING
Le componenti HW e SW del sistema sono in dotazione all’Azienda per il periodo contrattuale. A termine contratto l’HW e SW può essere riscattato o restituito La fornitura deve essere correlata da opportuni servizi: assistenza, manutenzione, formazione etc.
Le componenti HW e SW del sistema sono di proprietà del fornitore (ubicazione fisica del sistema anche all’esterno all’Azienda)Tutti i servizi di gestione, manutenzione e formazione del sistema sono compresi nel canone di Service (definizione dei livelli di servizio)
SERVICE -ASP
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2. OGGETTO DELLA FORNITURA E SPECIFICHE PROGETTUALI GENERALI
Definizione delle caratteristiche
generali di progetto e del sistema
“pena l’esclusione”
Definizione della modalità di gestione
della gara: preparazione
“lettera di invito”
Definizione delle componenti che caratterizzare il sistema (RIS, PACS, CR, sistemi di stampa, pellicole)
Definizione della tipologia e delle caratteristiche di integrazione tra le componenti
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3. DEFINIZIONE PIANO DI MASSIMA PER L’IMPLEMENTAZIONE DEL SISTEMA
Esempio: Piano di massima progetto RIS-PACS di Area Vasta Nord Ovest – Regione Toscana
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IMPLEMENTAZIONE DEL SISTEMA: FUNZIONE DIREZIONE LAVORI
La fase di implementazione è coordinata dalla funzione di DIREZIONE LAVORI, che interagisce con tutti i
soggetti “attori” del sistema
CLINICI
TECNICI- fisici,
ingegneri clinici, informatici –
FORNITORI SISTEMA RIS-PACS
OPERATORI DIAGNOSTICA PER IMMAGINI
FORNITORI ALTRI SISTEMI
AZIENDALI (HIS, LAB,…)
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IMPLEMENTAZIONE DEL SISTEMA
ACQUISTO LOCAZIONE- LEASING
Attività di:• coordinamento• gestione tecnico
- operativa• verifica e collaudo
• monitoraggio dei servizi
Attività di:• coordinamento• gestione tecnico
- operativa• verifica e collaudo
• monitoraggio dei servizi
Attività di:• coordinamento
• gestione tecnico -operativa
• definizione, monitoraggio e calcolo dei livelli di servizio
(SLA)• collaudo della
fornitura
L’attività è maggiore nei primi anni di fornitura (I°-III° anno)
SERVICE -ASP
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IMPLEMENTAZIONE DEL SISTEMA: ATTIVITA’ PRINCIPALI DELLA FUNZIONE DI
DIREZIONE LAVORI
1. Definizione del progetto esecutivo3. Monitoraggio del piano di installazione con pianificazione delle fasi e delle attività
3. Monitoraggio dell’installazione e configurazione delle componenti HW e SW
4. Definizione dei piani di test e verifica della corretta funzionalità del sistema
5. Collaudo delle componenti del sistema e aspetti amministrativi di gestione della fornitura
6. Riorganizzazione dei processi di lavoro
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1. DEFINIZIONE DEL PROGETTO ESECUTIVO
2 monitor media risoluz.
2 monitor alta
risoluz.
2 monitor bassa risoluz.
1 monitor bassa risoluz.
1 monitor risoluz. da consultaz.
103 13 10 13 1 6 6 8 7
68 6 7 3 - - 23 4 4
57 4 6 3 - - 5 5 4
43 4 5 2 - - 8 3 2
271 27 28 21 1 6 42 20 17
Postazioni PACS Postazioni
RISPostazioni RIS-WEB
CD Patient
Stazioni scientifiche
Progetto esecutivo:revisione
qualitativa e quantitativa
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2. MONITORAGGIO DEL PIANO DI INSTALLAZIONE
DOPO LA DEFINIZIONE DEL PROGETTO ESECUTIVO
Attivazione procedure amministrative per la fornitura delle componenti HW, SW, servizi
Installazione configurazione di base
Test del sistema
Formazione utenti
Attivazione sistema in routine clinica
Collaudo
Messa a regime in produzione del sistema
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RMNRMN
TACTAC
ECOGRAFIAECOGRAFIA
REFERTAZIONEREFERTAZIONE
ANGIOGRAFIA ANGIOGRAFIA INTERVENTISTICAINTERVENTISTICA
TORACICATORACICA
DENTALEDENTALE
TELECOMANDATITELECOMANDATI
RX PRONTO RX PRONTO SOCCORSOSOCCORSO
RX PRENOTATIRX PRENOTATI
3. MONITORAGGIO DELL’INSTALLAZIONE E CONFIGURAZIONE DEL SISTEMA
ADEGUATA CONFIGURAZIONE E PERSONALIZZAZIONE DEL SISTEMA
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4. DEFINIZIONE E ORGANIZZAZIONE PIANI DI TEST E COLLAUDO1. Pianificazione delle attività
2. Preparazione della documentazione per l’esecuzione del test
3. Definizione e preparazione dell’ambiente di test 4. Preparazione delle procedure di test
(dettaglio attività)5. Definizione e compilazione dei
documenti ufficiali di collaudo
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5. COLLAUDO DELLE COMPONENTI DEL SISTEMA
HIS (CUP, ADT, PS,..) RIS
dati
VERIFICHE ESITO DATA OSSERVAZIONI
n o
su RA2000: - descrizione e tipologia degli esami - associazione luogo (sala diagnostica) - mappatura grado di urgenza - anamnesi - quesito clinico - esame obiettivo - medico richiedente - data ed ora richiesta
OK 10/11/03
- L’esame obiettivo e l’anamnesi sono gestiti in un campo esteso - E’ da configurare il campo esteso del medico di PS richiedente - l’informazione dell’urgenza non viene visualizzata in accettazione ma nelle fasi successive
ni n
su First Aid: - aggiunta (presenza della descrizione dell’esame aggiunto, della sala diagnostica associata e della segnalazione che è un esame aggiunto da Radiologia) - modifica (eliminazione dell’esame richiesto e presenza della descrizione dell’esame prescelto e della sala diagnostica associata; segnalazione che è un esame aggiunto da Radiologia) - cancellazione (eliminazione dell’esame richiesto)
OK 10/11/03
L’operazione di modifica, aggiunta, annullamento può essere effettuata in tutte le fasi (accettazione, esecuzione e refertazione)
ni o
su RA2000: aggiunta (presenza di tutti i dati compilati: descrizione e tipologia degli esami, associazione luogo -sala diagnostica-,
PROCEDURA DI TEST- definizione funzione da testare- simulazione dell’operazione- esito operazione (OK – NOT OK)
PACS
immagini
VERIFICHE ESITO DATA OSSERVAZIONI
n o
su RA2000: - descrizione e tipologia degli esami - associazione luogo (sala diagnostica) - mappatura grado di urgenza - anamnesi - quesito clinico - esame obiettivo - medico richiedente - data ed ora richiesta
OK 10/11/03
- L’esame obiettivo e l’anamnesi sono gestiti in un campo esteso - E’ da configurare il campo esteso del medico di PS richiedente - l’informazione dell’urgenza non viene visualizzata in accettazione ma nelle fasi successive
ni n
su First Aid: - aggiunta (presenza della descrizione dell’esame aggiunto, della sala diagnostica associata e della segnalazione che è un esame aggiunto da Radiologia) - modifica (eliminazione dell’esame richiesto e presenza della descrizione dell’esame prescelto e della sala diagnostica associata; segnalazione che è un esame aggiunto da Radiologia) - cancellazione (eliminazione dell’esame richiesto)
OK 10/11/03
L’operazione di modifica, aggiunta, annullamento può essere effettuata in tutte le fasi (accettazione, esecuzione e refertazione)
ni o
su RA2000: aggiunta (presenza di tutti i dati compilati: descrizione e tipologia degli esami, associazione luogo -sala diagnostica-,
PROCEDURA DI TEST- definizione funzione da testare- simulazione dell’operazione- esito operazione (OK – NOT OK)
WEBdati
immagini
VERIFICHE ESITO DATA OSSERVAZIONI
n o
su RA2000: - descrizione e tipologia degli esami - associazione luogo (sala diagnostica) - mappatura grado di urgenza - anamnesi - quesito clinico - esame obiettivo - medico richiedente - data ed ora richiesta
OK 10/11/03
- L’esame obiettivo e l’anamnesi sono gestiti in un campo esteso - E’ da configurare il campo esteso del medico di PS richiedente - l’informazione dell’urgenza non viene visualizzata in accettazione ma nelle fasi successive
ni n
su First Aid: - aggiunta (presenza della descrizione dell’esame aggiunto, della sala diagnostica associata e della segnalazione che è un esame aggiunto da Radiologia) - modifica (eliminazione dell’esame richiesto e presenza della descrizione dell’esame prescelto e della sala diagnostica associata; segnalazione che è un esame aggiunto da Radiologia) - cancellazione (eliminazione dell’esame richiesto)
OK 10/11/03
L’operazione di modifica, aggiunta, annullamento può essere effettuata in tutte le fasi (accettazione, esecuzione e refertazione)
ni o
su RA2000: aggiunta (presenza di tutti i dati compilati: descrizione e tipologia degli esami, associazione luogo -sala diagnostica-,
PROCEDURA DI TEST- definizione funzione da testare- simulazione dell’operazione- esito operazione (OK – NOT OK)
dati
VERIFICHE ESITO DATA OSSERVAZIONI
n o
su RA2000: - descrizione e tipologia degli esami - associazione luogo (sala diagnostica) - mappatura grado di urgenza - anamnesi - quesito clinico - esame obiettivo - medico richiedente - data ed ora richiesta
OK 10/11/03
- L’esame obiettivo e l’anamnesi sono gestiti in un campo esteso - E’ da configurare il campo esteso del medico di PS richiedente - l’informazione dell’urgenza non viene visualizzata in accettazione ma nelle fasi successive
ni n
su First Aid: - aggiunta (presenza della descrizione dell’esame aggiunto, della sala diagnostica associata e della segnalazione che è un esame aggiunto da Radiologia) - modifica (eliminazione dell’esame richiesto e presenza della descrizione dell’esame prescelto e della sala diagnostica associata; segnalazione che è un esame aggiunto da Radiologia) - cancellazione (eliminazione dell’esame richiesto)
OK 10/11/03
L’operazione di modifica, aggiunta, annullamento può essere effettuata in tutte le fasi (accettazione, esecuzione e refertazione)
ni o
su RA2000: aggiunta (presenza di tutti i dati compilati: descrizione e tipologia degli esami, associazione luogo -sala diagnostica-,
PROCEDURA DI TEST- definizione funzione da testare- simulazione dell’operazione- esito operazione (OK – NOT OK)
datiimmagini
VERIFICHE ESITO DATA OSSERVAZIONI
n o
su RA2000: - descrizione e tipologia degli esami - associazione luogo (sala diagnostica) - mappatura grado di urgenza - anamnesi - quesito clinico - esame obiettivo - medico richiedente - data ed ora richiesta
OK 10/11/03
- L’esame obiettivo e l’anamnesi sono gestiti in un campo esteso - E’ da configurare il campo esteso del medico di PS richiedente - l’informazione dell’urgenza non viene visualizzata in accettazione ma nelle fasi successive
ni n
su First Aid: - aggiunta (presenza della descrizione dell’esame aggiunto, della sala diagnostica associata e della segnalazione che è un esame aggiunto da Radiologia) - modifica (eliminazione dell’esame richiesto e presenza della descrizione dell’esame prescelto e della sala diagnostica associata; segnalazione che è un esame aggiunto da Radiologia) - cancellazione (eliminazione dell’esame richiesto)
OK 10/11/03
L’operazione di modifica, aggiunta, annullamento può essere effettuata in tutte le fasi (accettazione, esecuzione e refertazione)
ni o
su RA2000: aggiunta (presenza di tutti i dati compilati: descrizione e tipologia degli esami, associazione luogo -sala diagnostica-,
PROCEDURA DI TEST- definizione funzione da testare- simulazione dell’operazione- esito operazione (OK – NOT OK)
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6. RIORGANIZZAZIONE PROCESSI DI LAVORO
MODALITA’
work
list
ESECUZIONE
ARCHIVIO
ARCHIVIAZIONE
STAZIONEREFERTAZIONE
REFERTAZIONE
immagini
Immaginielaborate
WEB
DISTRIBUZIONE
immaginidati
STAMPA/ CD
CONSEGNA
immaginidati
RIS
ACCETTAZIONE
dati
CUP
PRENOTAZIONE
HIS
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Registrazione dati anagrafici paziente
Registrazione
Richiesta inserita
Work list modalità
Gestore immagini e archivio
Acquisizione completata
Immagini salvate
Immagini richiamate
Referti
Richiesta procedura radiologica
Richiesta inoltrata
Archivio referti
Referto archiviato per accesso da rete
Immagini e dati pzvisualizzate da medico radiologo
Procedura registrata
Invio informazioni per configurazione sistema (prefecing)
HIS-PACS
Verifica richieste
HIS - RIS RIS - PACS
Posizione paziente e acquisizione immagini
Modalità
Dati paziente
HIS CUP
Referti
Visualizzazione referto radiologico
immagini
FLUSSO DI LAVORO INFORMATIZZATO
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RISULTATI ATTESI
Maggiore accuratezza nel processo di lavoro
attraverso rigorosi controlli delle fasi e
delle attività
Ottimizzazione delle risorse umane
e tecnologiche
Organizzazione delle attività
adeguatamente supportata dal sistema
Realizzazione di un sistema efficiente e
coerente rispetto alle esigenze espresse dai
Clinici ed alle strategie aziendali
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CONCLUSIONI
Il disegno e la realizzazione di un sistema RIS-PACS deve essere finalizzato alla:
Completa utilizzazione del sistema, con conseguente riallocazione delle risorse e dei costi
attualmente sostenuti
Implementazione del sistema nel rispetto delle esigenze cliniche, delle specifiche tecnologiche e delle tempistiche
definite a livello progettuale
Ottimizzazione delle risorse umane, tecnologiche ed informatiche esistenti
Ottimizzazione delle risorse economiche, secondo quanto definito nell’analisi costi - benefici
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GRAZIE!GRAZIE!
