Sistemi di Gestione dei Dati e dei Processi...

Sistemi di Gestione dei Dati e dei Processi Aziendali

Processo acquisti e pagamenti

• Introduzione

• Contabilità

• Revisione

• Il processo in dettaglio

Definizioni

Il Ciclo Acquisti

Il ciclo acquisti è caratterizzato da tutte quelle attivitàrelative all’acquisizione di beni e servizi e al correlatopagamento dei debiti nei confronti dei fornitori.

Definizioni

L’operazione di acquisto

Un’operazione di acquisto generalmente inizia con laformalizzazione della richiesta di acquisto da parte diun ufficio o reparto aziendale, che la inoltra all’ufficioacquisti.

Quest’ultimo, dopo aver vagliato le offerte da parte deifornitori, predispone un ordine da inoltrare al fornitoreselezionato. Allorchè i beni siano ricevuti o i servizisiano resi, l’azienda rileva il costo e la correlatapassività nei confronti del fornitore. Infine, l’aziendapaga il fornitore.

Definizioni

Debiti

Il raggruppamento D - DEBITI accoglie tutte le passività CERTE eDETERMINATE nell'importo e nella data di maturazione. I debitirappresentano quindi obbligazioni a pagare un ammontare determinatoad una data stabilita. Tale obbligazione matura con il passare del tempoo sorge al verificarsi di un evento specifico.

Alcuni esempi possono essere :

a) acquisizione di beni e servizi;

b) ottenimento di finanziamenti;

c) fondi liquidi trattenuti per conto di terzi (es. ritenute ai dipendenti);

d) debiti nei confronti dell'Erario per imposte.

Principi contabili di riferimento

• Principio contabile n. 19 – I fondi per rischi ed oneri. Iltrattamento di fine rapporto di lavoro subordinato. Lepassività.

• Principio contabile n. 26 – Operazioni e partite in monetaestera

• Introduzione

• Contabilità

• Revisione


Costi e Debiti

CostoCostoNella determinazione del reddito il termine costo è riferitoall’acquisto dei fattori produttivi.

DebitiDebitiObbligazioni a pagare ammontari determinati ad unadata prestabilita.

CNDCeR - P.C. n.19 modificato dall’OIC

D) DEBITI, CON SEPARATAINDICAZIONE PER CIASCUNAVOCE, DEGLI IMPORTI ESIGIBILIOLTRE L’ESERCIZIO SUCCESSIVO

1) obbligazioni

2) obbligazioni convertibili

3) debiti verso soci per finanziamenti

4) debiti verso banche

5) debiti verso altri finanziatori

6) acconti

7) debiti verso fornitori

8) debiti rappresentati da titoli di credito

9) debiti verso imprese controllate

10) debiti verso imprese collegate

11) debiti verso controllanti

12) debiti tributari

13) debiti verso istituti di previdenza disicurezza sociale

14) altri debiti

B) COSTI PRODUZIONE6) Per materie prime,

sussidiarie, di consumo emerci

7) per servizi8) per godimento di beni di

terzi9) per il personale

S. P.S. P.

Conti di Bilancio

C.E.C.E.

D) DEBITI

4. Debiti verso banche

5. Debiti verso altri finanziatori

7. Debiti verso fornitori

Conti di Bilancio

vanno iscritti in bilancio al lordo degli interessi ed oneriaccessori. Si rilevano nel momento in cui sorge l’obbligazionedell’impresa verso la controparte.• c/mutui non garantiti• c/ mutui ipotecari• per anticipazioni• c/anticipazioni estere• c/corr. ordinario• c/ricevute bancarie all’incasso• c/valori all’incasso

v/ Società finanziariev/ Soci c/finanziamentov/ Terzi c/finanziamento

Devono essere registrati al netto dei soli sconticommerciali; gli sconti finanziari (es. cassa) vanno iscrittifra i proventi finanziari nel momento del pagamento

D) DEBITI

12. Debiti tributari

14. Altri debiti

Conti di Bilancio

per imposte correntiper ritenute alla fonteper IVAper rateizzazione imposteper condoniper accertamenti tributari definitivi

Iscritti al loro valore nominale (ad es. Ferie maturate dadipendenti: vanno iscritti a fine esercizio con contropartita icosti del personale)

B) COSTI DELLA PRODUZIONE1) Per materie prime, sussidiarie, di consumo e merci

2) Per servizi

3) Per godimento di beni di terzi

Conti di Bilancio

Il costo d’acquisto dei servizi deve essere rilevato in conti specificisecondo la natura e la destinazione dei servizi acquistati.

Locazione di beni mobili (leasing operativo)

1) Sostenimento delle spesa di istruttoria: Costi per la stipula contratto(se rilevanti da ammortizzare)2) Stipula del contratto: Conti d’ordine3) Pagamento del maxi-canone iniziale: Costo da frazionare sulla basedella durata del contratto4) Pagamento dei canoni:Canone leasingIVA a creditoBanca c/c

Si registrano quando passa la proprietà degli stessi (generalmente conla consegna da parte del fornitore)

B) COSTI DELLA PRODUZIONE4) Per il personale

9) Oneri diversi di gestione

Conti di Bilancio

1. salari e stipendi2. oneri sociali3. trattamento di fine rapporto4. trattamento di quiescenza e simili5. altri costi

Imposte e tasse non relative al reddito imponibile dell’esercizioPerdite su crediti non coperte da specifico fondoContributi ad associazioni sindacali e di categoriaOneri patrimoniali (minusvalenze) derivanti da fatti di gest. ordinariaOmaggiOneri di utilità socialeLiberalitàAbbonamentiSopravvenienze e insussistenze passive

Criteri di contabilizzazione

In corso d’esercizio:

Tutte le fatture ricevute nell’esercizio e relative ad acquisti e/o aprestazioni ricevuti nell’esercizio.

Per debiti finanziari ci si riferisce al documento attestantel’obbligazione (ad es. contratto di mutuo).

A fine esercizio (scritture d’assestamento):

Stanziamenti per fatture da ricevere e accantonamenti per altretipologie di costi (ad es. debiti vs dipendenti per ferie maturate e nongodute) maturati, ma per i quali non è ancora stato emesso ildocumento finale.

Vedi Ratei e risconti attivi e passivi

Criteri di classificazione

Per natura del debitocommerciale

finanziariadiversa

Per natura del creditorePer natura del creditorefornitori

società del Gruppoistituti previdenziali

Erarioaltri

Per scadenza del debito

brevemedialunga

(reali o personali di terzi)

Per vincolo di garanziadel debito

senza garanzieassistiti da garanzie

(reali o personali di terzi)

certi e determinabili sulla base di stima

Per grado di certezza del debitocerti e determinati

certi e determinabili sulla base di stima

• Introduzione

• Contabilità

• Revisione


Rischi di revisione

• Principali rischi di revisione:

• Mancata rilevazione delle passività certe sorte a fronte di

obbligazioni esistenti

• Errato cut-off degli acquisti

• Non corretta rilevazione dei costi

• Inesistenza delle passività

COMPLETENESS (C)ACCURACY (A)

VALUATION (V)PRESENTATION & DISCLOSURE (P&D)

EXISTENCE (E)RIGHTS AND OBLIGATIONS (RO)

La registrazione deimiei acquisti individuali

e dei debiti versofornitori è accurata?

(A, E)Tutti gli acquisti e i debiti versofornitori sono stati correttamenteinseriti e classificati nel bilancio ?

(P&D)

Sono stati registrati tuttigli acquisti e i debiti

verso fornitori?(C)

Ho totalizzatocorrettamente i miei

acquisti e i debitiverso fornitori?

(C,E,V)

Gli acquisti e idebiti verso

fornitori esistonorealmente?

(C,E,RO)

CUT-OFF(CO)

Sono state esclusele transazionieffettuate dopo lachiusura delbilancio? (CO)

Sono state incluse nelbilancio le transazionieffettuate prima dellachiusura? (CO) $$$

La società è tenutapagare tutti gli acquistie i debiti verso fornitori

alla chiusuradell’esercizio? (RO,V)

Ci sono acquisti e debiti versoverso società consociate?

(P&D)

Rischi ciclo acquisti e pagamenti: Mind Map

• Introduzione

• Contabilità

• Revisione


Il processo acquisti e pagamenti

Acquisti (P&P)

RicaviR&R

MagazzinoPaghe e personale

ImmobilizzazioniMateriali

Contabilità Generale(GL)

Bilancio

PreparazioneBilancio fine anno

Transazioni finanziariesignificative

Processi di Business

Il processo acquisti e pagamentiObiettivi della sessione

Nel corso della sessione esamineremo i seguenti aspetti:

•sottoprocessi chiave all’interno del ciclo

•ruoli chiave e responsabilità

•esempi di flowchart del processo

•rischi chiave e controlli del ciclo

•impatto del ciclo sul bilancio di esercizio

Il processo acquisti e pagamentiProcess Overview

Fatturazione

Pagamento

Ricevimento

Ordine

Il processo acquisti e pagamentiEsercizio – Rischi

Sulla base di quanto appreso elencate I rischi associati alprocesso acquisti e pagamenti


Fatturazione

Pagamento

Ricevimento

Ordine

Processo acquisti e pagamentiOrdine

Esistenzadi unanecessità dibusiness

Valutazionedellanecessità dibusiness

Ordine deibeni/servizi

Monitoraggio


Esistenza di una necessità di Business

•I dipendenti inoltrano una richiesta per:

• Servizi

• Materiali per il ciclo produttivo (Magazzino)

• Materiali di consumo

• Immobilizzazioni


Valutazione della necessità di business

• La richiesta è rivista

• Approvazione per confermare che la richiesta èuna valida necessità del business

• Ottenimento proposte

• Selezione del fornitore preferito


Ordine di beni/servizi

•Creazione dell’ordine di acquisto

•Approvazione

•Invio dell’ordine di acquisto al fornitore

•Accettazione da parte del fornitore

•Acquisti centralizzati vs. decentralizzati


Monitoraggio

•Monitoraggio delle consegne attese

•Monitoraggio degli ordini non evasi

Processo acquisti e pagamentiRischi tipici

Rischi di Financial reporting

•La creazione di richieste di acquisto errate oinappropriate porta a spese non valide.

•Gli ordini non rilevati a sistema possono generaremancate contabilizzazioni di costo/debito.


Rischi operativi

•Gli acquisti non sono effettuati puntualmente,traducendosi nell’incapacità di far fronte alleesigenze del cliente o del business.

•Ordini di acquisto doppi hanno come conseguenzabeni e servizi in eccesso, non richiesti dal business.

•Le alternative a basso costo non sono considerate.

•Benefici derivanti da economie di scala e da scontidi acquisto non sono considerati.

•Dipendenza eccessiva da un fornitore o da unnumero limitato di fornitori.

Processo acquisti e pagamentiAllineamento degli obiettivi di controllo

Rischi Esempio di Obiettivo di controllo

La creazione di richieste di acquistoerrate o inappropriate porta a spese nonvalide.

Ordini di acquisto validi sono imputatiper essere processati completamente eaccuratamente.

Ordini di acquisto doppi hanno comeconseguenza beni e servizi in eccesso,non richiesti dal business.

Gli ordini di acquisto sono immessi nelsistema accuratamente ed una voltasola.

Potenziali mancate consegne a fronte diordini di acquisto portano a perdite nonindividuabili.

Ordini di acquisto non evasi da lungotempo sono investigati e risolti.


Fatturazione

Pagamento

Ricevimento

Ordine

Processo acquisti e pagamentiRicevimento

Ricevimentobeni

RicevimentoServizi


Ricevimento beni

•Il fornitore consegna i beni

•Riconoscimento ricevimento beni

•Controllo consegna

•Accettazione o rifiuto dei beni

•I beni rispecchiano l’ordine di acquisto

•I beni rifiutati sono resi


Ricevimento servizi

•Il fornitore presta il servizio

•Confronto del servizio prestato con le aspettative ocon l’ordine di acquisto


Financial reporting risks

•Potenziali entrate di merce non registrate a frontedi ordini di acquisto portano alla mancatarilevazione di debiti

•Le merci ricevute non sono correttamente inseritenel sistema, quindi la rappresentazione del valoredi magazzino è inaccurata.

•I servizi prestati dai fornitori non sonoaccuratamente riconosciuti, quindi le passività nonsono correttamente calcolate.


Rischi operativi

•Le esigenze operative e di business non sonosoddisfatte a causa di acquisti non realizzati.

•La qualità dei beni ricevuti non è in linea con leaspettative di business.

•Le consegne non sono processate puntualmente,conducendo quindi a ritardi nella produzione.


Fatturazione

Pagamento

Ricevimento

Ordine

Processo acquisti e pagamentiFatturazione

Ricevimentoe gestionedella fattura

Verificadellafattura


Ricevimento e gestione delle fatture

•I fornitori inviano le fatture

•Le fatture vengono processate dal sistema

•Le fatture vengono immesse in batch oindividualmente

•Categorie di fatture (Non PO vs. PO)


Verifica delle fatture – Fatture PO

•3-way matching – Ordine,Bolla, Fattura

•2-way matching – Ordine, Fattura

•Approvazione della fattura

•Tolleranze

•Fatture sospese


Verifica fatture – Non PO

•Registrazione fattura

•Approvazione fattura

•Fattura processata dal sistema

•Revisione delle fatture

Processo acquisti e pagamentiFatturazione - Esercizio

Ponetevi nei panni di un addetto fornitori all’interno di undipartimento contabile, come vi comportereste nelleseguenti situazioni?

1) Fattura ricevuta per un servizio senza ordine di acquisto

2) Fattura ricevuta per beni senza ordine di acquisto

3) Fattura ricevuta per beni ricevuti, ma l’ammontare dellafattura è del 20% maggiore rispetto al prezzo indicatonell’ordine di acquisto.



•Le fatture gestite manualmente sono processateanche se non riflettono reali necessità di business enon sono autorizzate, quindi si verificano dellespese non appropriate.

•Le fatture doppie possono avere comeconseguenza pagamenti verso i fornitoriinappropriati e in eccesso.

•Le fatture sono processate a fronte di beni e servizinon ricevuti o solo parzialmente ricevuti, avendocome conseguenza pagamenti inappropriati.


Rischi operativi

•Eccessivo numero di fatture processate dallo staffaddetto.

•Eccessivo numero di fatture manuali.

•Eccessivo numero di fatture che non rispecchianogli ordini di acquisto.


Fatturazione

Pagamento

Ricevimento

Ordine

Processo acquisti e pagamentiPagamento

Autorizzazionedelletransazioni dipagamento

Selezionedelletransazioni peril pagamento

Scritturadeipagamenti

Monitoraggio


Autorizzazione delle transazioni di pagamento

•Generazione automatica di gruppi/registri dipagamento

• Non è richiesta un’approvazione esplicita seesiste un severo controllo sull’approvazione degliordini ed il matching (l’approvazione è implicita)

• Controlli autorizzativi severi sono richiesti supagamenti manuali/non-PO


Selezione delle transazioni per il pagamento

•Creazione di gruppi/registri di pagamento

• Selezione automatica in base alle condizioni dipagamento

• Selezione manuale / pagamenti sospesi

•Revisione dei gruppi/registri di pagamento

•Una volta selezionato il pagamento, questo nonpuò essere nuovamente selezionato


Scrittura dei pagamenti

•Basata sui gruppi/registri di pagamento

• Assegni manuali o stampati (poco rilevante in Italia)

• Tramite bonifico bancario

• Home Banking / Internet banking

•Estrazione automatica dei dettagli del fornitore dalmaster file

•Aggiornamento dei conti debiti verso fornitori


Monitoraggio

•Riconciliazione dei saldi bancari con i pagamenti

•Revisione dei pagamenti doppi

•Conti fornitori /Riconciliazione creditori



•Perdite finanziarie dovute a pagamenti a fornitori sbagliati e/oper fatture o importi errati.

•Pagamenti fraudolenti dovuti all’accesso non ristretto adassegni non emessi e a strumenti di firma degli assegni.

•Pagamenti fraudolenti processati tramite sistemi elettronici ditrasferimento fondi.


Rischi operativi

•Metodi di pagamento inappropriati negoziati con ifornitori portano a costi eccessivi.

•Mancato sfruttamento dei vantaggi connessi asconti e/o interessi addizionali dovuti a ritardatopagamento dei fornitori.

• Processi di approvazione dei pagamenti troppocomplessi dovuti al mancato sfruttamento dellafunzionalità del sistema.

Processo acquisti e pagamentiProcess Overview

Adjustments & Ledger Maintenance

Manutenzione Dati Fissi

Processo acquisti e pagamentiAdjustments and ledger maintenance

Rettifichemonetarie

Rettifichenonmonetarie

Aggiornamentodei conti Monitoraggio

•Le rettifiche possono avere natura monetaria e non monetaria (valore totale dellefatture per linea di articolo contro rettifiche agli articoli a magazzino che impattano sulvalore delle fatture)

•L’aggiornamento dei conti può avvenire on-line o per batch

•Come parte dell’aggiornamento dei conti bisogna verificare che nel periodo finanziariosia applicato un corretto cut-off

Processo acquisti e pagamentiManutenzione dei dati fissi (“Standing DataMaintenance”)

Inserimentodi un nuovofornitore

Manutenzioneanagraficafornitori

Altramanutenzioneai dati fissi


Inserimento di un nuovo fornitore

• Necessità di beni/servizi per il business

• Fornitori esistenti non sono in grado disoddisfare la necessità

• Processo di selezione dei fornitori

• Approvazione del nuovo fornitore

• Inserimento del fornitore nel sistema


Manutenzione Fornitore

• Variazioni ai dettagli dei fornitori esistenti (es.coordinate bancarie, indirizzo o termini dipagamento)

• Nuove informazioni ricevute dal fornitore

• Approvazione e verifica delle variazioni

• Sospensione del fornitore


Altra manutenzione ai dati fissi

• Listini prezzi

• Cataloghi

• Prodotti / Articoli



•La società sta effettuando acquisti da fornitori non validi oinappropriati.

•I fornitori inappropriati sono mantenuti e quindi i pagamentisono effettuati nei loro confronti.


Rischi operativi

•I criteri di selezione dei fornitori non sonoappropriatamente definiti.

•Dipendenza eccessiva da uno o un numero limitato difornitori.

•Eccessivo numero di fornitori: si riflette in inefficienzenella gestione degli ordini.

•Sconti e deduzioni non sono negoziati con i fornitori,rinunciando a potenziali risparmi.

Processo acquisti e pagamentiRuoli e responsabilità

Fatturazione

Pagamento

Adjustments& Ledger Maintenance

ManutenzioneDati Fissi

Ricevimento

Ordine

Acquisti / Procurement

Magazzino

Addetto alle fatture

Contabilità fornitori

Senior Finance Management

Senior Finance Management

Acquisti / Procurement

Processo acquisti e pagamenti – diagramma diflusso - collegamento ai conti

FinancialStatements

ERP system

Payments

ERP system

Invoicing

ERP system

Purchase Order

ERP system

Master data(Inventory &

Supplier)

ERP system

Cash(BS)

AccountsPayable

(BS)

Accrual

(BS)

InventoryCycle

Inventory

(BS)

Receiving

ERP system

Master data(Inventory &

Supplier)

ERP system

DR DR DRCR CRCR

Azienda S. p. A.Ciclo acquisti e pagamentiDiagramma di flusso

Gestione OdA

SW / SO /Piattaforma

Ricevimentomerce


Ve. Fa. econtabilizzazione


Pagamento


Gestione resi


Ciclo Magazzino

Debiti versofornitori

(SP)

Financial Statements

SW / SO / Piattaforma

Gestione RdA


Gestione contrattidi fornitura

N/A

Selezionefornitori


Anagraficafornitori


Resi su acquisti(CE)

Costo peracquisto

(CE)

A ADD

Banca(SP)

D

Controllo merce


Debiti per fattureda ricevere

(SP)

A

AD

Collegamento alle asserzioni di bilancioAsserzionedi bilancio

Transazioni Saldi FinaliAcquisti Pagamenti Debiti

Existence/Occurrence(E/O)

Gli acquisti di periodocontabilizzati si riferiscono abeni o a servizi effettivamentericevuti

I pagamenti di periodocontabilizzati si riferiscono arisorse monetarie effettivamenteuscite

I debiti esposti in bilancio derivano da beni oservizi realmente ricevuti. Tutti i pagamenti e lerettifiche effettivamente avvenuti sono rilevatiin diminuzione dei debiti esposti in bilancio.

Cut-off (CO) Gli acquisti sono contabilizzatinel periodo di competenza

I pagamenti sono contabilizzatinel periodo di competenza

I debiti esposti in bilancio derivano daoperazioni rilevate, per competenza, entro ladata di riferimento del bilancio

Tutti i beni ed i servizi ricevutieffettuate sono contabilizzatenel periodo di competenza

Tutte le risorse monetarieeffettivamente uscite sonocontabilizzate nel periodo dicompetenza

Tutte le operazioni avvenute, per competenza,entro la data di riferimento di bilancio, da cuiderivano variazioni dei debiti verso fornitori,sono correttamente rilevate

Completeness( C)

Tutti i beni e servizi ricevutisono contabilizzati senzaduplicati

Tutte le risorse monetarieeffettivamente uscite sonocontabilizzate senza duplicati

Tutti gli acquisti di beni e servizi che originanodebiti verso fornitori sono esposti in bilancio. Idebiti esposti in bilancio sono diminuiti pereffetto di pagamenti e rettifiche effettivamenteavvenuti

Rights &Obbligations(RO)

Gli acquisti contabilizzatideterminano obbligazioni dipagamento giuridicamentevalide nei confronti dei fornitori

I pagamenti contabilizzatirappresentano obbligazioni dipagamento estinte,giuridicamente valide neiconfronti dei fornitori

I debiti esposti in bilancio rappresentanoobbligazioni di pagamento giuridicamentevalide nei confronti dei fornitori.

Accuracy (A) Gli ammontari degli acquisti dibeni o servizi ricevuti sonocorrettamente quantificati,valorizzati e contabilizzati,secondo processi di calcoloaritmetico corretti

Gli ammontari delle risorsemonetarie uscite sonocorrettamente quantificati,valorizzati e contabilizzati,secondo processi di calcoloaritmetico corretti

Gli ammontari delle operazioni da cui derivanoi debiti esposti in bilancio sono correttamentequantificati, valorizzati e contabilizzati, secondoprocessi di calcolo aritmetico corretti

Collegamento alle asserzioni di bilancio

Asserzioni dibilancio

Transazioni Saldi Finali

Acquisti Pagamenti Debiti

Valuation (V) Gli acquisti esposti inbilancio derivano da correttiprocessi di accumulazionee riepilogo dei dati relativialle singole transazioniregistrate

I pagamenti esposti in bilancioderivano da corretti processi diaccumulazione e riepilogo dei datirelativi alle singole transazioniregistrate

I debiti esposti in bilancio derivano da correttiprocessi di accumulazione e riepilogo dei datirelativi alle singole transazioni registrate

I debiti sono stati valutati in conformità aiprincipi contabili statuiti, tenendo conto deifattori che possono influire sul loro valore. E'rispettato il criterio di uniformità dei principicontabili, salvo deroghe ammissibili egiustificate

Presentation &Disclosure(PD)

La rappresentazione inbilancio è adeguatamentesupportata da informazionidi dettaglio sulle operazionidi acquisto

La rappresentazione in bilancio èadeguatamente supportata dainformazioni di dettaglio sulleoperazioni di pagamento

La rappresentazione in bilancio èadeguatamente supportata da informazioni didettaglio sui debiti verso fornitori

Gli acquisti sonocorrettamente classificatisecondo il piano dei contiaziendale e le esigenzedella rappresentazione inbilancio

I pagamenti sono correttamenteclassificati secondo il piano deiconti aziendale e le esigenze dellarappresentazione in bilancio

I debiti sono correttamente classificati secondoil piano dei conti aziendale e le esigenze dellarappresentazione in bilancio

Processo di revisione - Esempi di Test sui controlli -Acquisti

FasiAttività

RischioPunti di controllo

necessariTest dei Controlli

Financial StatementAssertion

IPO

E/O C ACO

PD

RO

V C A V R

1.1RicevutediAcquisto

Possono essereinoltrate richiestedi Acquisto nonautorizzate

Sono formalizzate,utilizzate eopportunamenteaggiornate delleprocedure interne diautorizzazione delleRda

Verificare la presenza e l'utilizzodelle procedure diautorizzazione

a a

1.2Emissionedell'ordinediAcquisto

Possono essereeffettuati acquistinon autorizzati

Gli ordini di acquistosono processati solosu Rdaopportunamenteautorizzate

Verifica degli ordini di acquistoper verificare la presenza diRda approvate a a

1.3Ricevimento beni

Possono esserericevuti beni nonordinati

Presenza di unOrdine di Acquistoapprovato per ognibene ricevuto

Verifica dei documenti diricevimento per abbinarli con irelativi ordini di acquisto a a

Il responsabile dimagazzinopotrebbe negaredi aver ricevuto lamerce affidatagliin custodia

Ogni passaggio dal”ricevimento merce” almagazzino èregistrato da unaricevuta firmata

Verifica delle ricevute firmate

a a a

FasiAttività




IPO

E/O

C ACO

PD

RO

V C A V R

1.4Custodia deiBeni

Il responsabile dimagazzinopotrebbe negaredi aver ricevutola merceaffidatagli incustodia

Ogni passaggio dal“ricevimento merce” almagazzino è registrato dauna ricevuta firmata

Verifica delle ricevutefirmate

a a

1.5Approvazionefattura

Possono essereregistrate fattureper beni nonricevuti

Abbinamento delle fatturecon i relativi documenti diricevimento

Esame delladocumentazione asupporto delle fatture diacquisto

a a

1.6RegistrazioneContabile

Le fatturepossono essereregistrate inmanierascorretta o nonregistrate

Sono svolti esamiindipendenti delleregistrazioni contabili

Esame dell'evidenzadell'esame indipendente a a a a a a

E' svolta una reviewperiodica dei documenti disupporto alla registrazionecontabile

Osservazione delleprocedure di test econformità svolteperiodicamente

a aa

a a


FasiAttività

Rischio Punti di controllo necessari Test dei Controlli


IPO

E/O

C ACO

PD

RO

V C A V R

Le fatturepossonoessereregistrate inmanierascorretta o nonregistrate

Verifica sulla accuratezzamatematica della fattura diacquisto

Ricalcolo della accuratezzamatematica delle fatture diacquisto

aa a


Verifica di concordanza traordine di acquisto, documentodi ricevimento e fattura diacquisto con riguardo adescrizione, quantità, prezzoe spese accessorie

Controllo incrociato delleinformazioni contenute in uncampione di documenti inmerito a descrizione, quantità,prezzo e spese accessorie

aa a

a

Acquistoregistrato afronte di beninon ordinati onon ricevuti

Separazione delle mansioni Osservazione e valutazionedella adeguatezza dellaseparazione dei compiti

aa a a a

a

Impedimento dellaregistrazione dell'acquisto inmancanza di Ordineapprovato e di documento diricevimento della merce (e difattura)

Verifica su un campione diregistrazioni per accertare lapresenza di ordini di acquistoapprovati e dei relatividocumenti di ricevimento (efatture)

aa

aa

Gli ordini di Acquisto e idocumenti di ricevimentosono numeratisequenzialmente e le fatturedi acquisto sono protocollate

Revisione e verifica delleprocedure per l'adozione dellasequenza numerica e dellaprotocollazione.

a a


FasiAttività




IPO

E/O

C ACO

PD

RO

V C A V R

Acquisto effettuato manon registrato

Abbinamento delle fatturedei documenti diricevimento alle fatture diacquisto e registrazione diqueste ultime in contabilità

Abbinamento di uncampione di documenti diricevimento alle rispettivefatture di acquisto;abbinamento di uncampione di fatture diacquisto alle registrazionicontabili

a a a a


Riconciliazione tra lefatture di acquisto e leregistrazioni in contabilitàfornitori

Test su un campione diriconciliazioni periodiche(per verificare il numerodelle operazioni e ilvalore delle operazioni)

a a a a a


FasiAttività



IPO

E/O

C ACO

PD

RO

V C A V R

Operazioni diacquistocontabilizzatein un periodosbagliato

Inoltro dei documenti allacontabiità fornitori su basegiornaliera

Confronto tra le date dellefatture e quelle ditrasmissione alla contabilitàfornitori a a


Tempestiva registrazione degliacquisti dopo il ricevimentodella documentazione (fattura)

Confronto tra le date deidocumenti di acquisto(fatture) e le date della lororegistrazione in contabilità a a

Operazioni diacquisto noncorrettamenteclassificate

La Società effettua delleverifiche sulla adeguatezza delpiano dei conti

Revisione della contabilitàgenerale per verificare laragionevolezza dei contiutilizzati a a

E' prevista una approvazioneindipendente dei contimovimentati per la registrazionedegli acquisti

Esame di un campione diregistrazioni per verificarel'approvazione indipendentee l'adeguatezza dellaclassificazione

a a

Processo di revisione - Esempi di Test sui controlli- Acquisti

FasiAttività




IPO

E/O

C ACO

PD

RO

V C A V R

2.1Disposizionedei Pagamenti

Possono essereeffettuati pagamentinon autorizzati

I responsabili deipagamenti effettuano unesame preventivo delladocumentazione disupporto al pagamento

Verifica che i responsabilidei pagamenti effettuinoun esame preliminaredella documentazione disupporto

a a a a

Una fattura puòessere pagata duevolte

Annullamento delle fatturepagate e della relativadocumentazione disupporto conl'apposizione del timbro'pagato'

Verifica del timbro'pagato' sulle fatturepagate.

a a

Utilizzo esclusivo deidocumenti in originale

Esame delladocumentazione disupporto per verificareche sia in originale

a a a

Processo di revisione - Esempi di Test sui controlli -Pagamenti

FasiAttività



IPO

E/O

C ACO

PD

RO

V C A V R

2.2Registrazione Pagamenti

Mancataregistrazionedei pagamenti

Utilizzo di mezzi di pagamento pre-numerati

Esame dell'uso distrumenti dipagamento pre-numerati

a a

Errore nellaregistrazionedei pagamenti

E' svolto periodicamente un confrontoindipendente delle registrazionicontabili con i documenti dipagamento

Osservazione delleevidenze delconfrontoindipendente

a a a a a

E' effettuata periodicamente unariconciliazione bancaria indipendente

Esame dellericonciliazionibancarie a a

aa a

Riconciliazione e controlloindipendente degli estratti contofornitori con le registrazioni neipartitari

Verifica dellariconciliazione e dellaverifica indipendente a a a a a

Riconciliazione mensile o settimanalee controllo indipendente degli estratticonto bancari

Verifica dellariconciliazionebancaria e delcontrolloindipendente

a a a a a

Processo di revisione - Esempi di Test sui controlli- Pagamenti

FasiAttività



IPO

E/O

C ACO

PD

RO

V C A V R

2.2RegistrazionePagamenti

Ritardo nellaregistrazione deipagamenti

E' svolta periodicamente unaanalisi indipendente dei tempi cheintercorrono tra le date diregistrazione dei pagamenti e ledate indicate sui documenti dipagamento

Verifica delle esameindipendente

a a

Pagamentoeffettuato ma nonregistrato

Riconciliazione giornaliera deipagamenti con le rilevazioni neipartitari

Revisione dellericonciliazionigiornaliere deipagamenti con lerilevazioni nei partitari

a a a a

Pagamentiregistrati in unperiodo errato

Riconciliazione giornaliera deipagamenti effettuati con leregistrazioni nella prima notacassa e nei partitari

Verifica dellericonciiazionigiornaliere a a a a

Errata totalizzazionedei pagamenti a librocassa, a librogiornale e nelleulteriori evidenze disupporto(scadenzario)

Riconciliazioni del libro cassa,delle registrazioni in contabilitàgenerale e delle ulteriori evidenzea supporto

Revisione dellaconcordanza tra i totalidelle varie fontiinformative a a a a a a

Segregation of

duties-

Non è assicurataun adeguatasegregazione deiruoli

E' previsto un sistema di accessi alsistema controllato (ad esempio sonocontrollati e separati gli accessi alsistema relativamente a : Oda, Rda,Pagamenti, custodia dei beni e servizi..)

Verificare che sianoprevisti dei blocchiautorizzativiautomatici/manuali

a a a a a a

Processo di revisione - Esempi di Test sui controlli- Pagamenti

Esempi Flow Chart (diagrammi di flusso) del ciclo acquisti epagamenti

Flow chart livello 1:



Microsoft VisioDrawing



Separazione dei compiti (“Segregation of Duties”)Conflitti di alto livello

Separazione dei compiti (“Segregation of duties”)

Principi di 'segregazione' minimaledei ruoli

Applicazione SOD al Ciclo Acquisti

1. Separazione tra le attività dimovimentazione e custodia dei beni e leattività di rilevazione contabile dellamovimentazione e custodia dei benimedesimi

Funzione Acquisti versus RepartoOperativo che emette la Richiesta di Acquisto(RdA)Funzione Acquisti versus MagazzinoRicevimento merci

Registrazione della fattura passiva versusFunzione Contabilità Fornitori

2. Separazione tra l'attività di rilevazionecontabile e le responsabilità operative digestione

Contabilità Fornitori versus TesoreriaContabilità Fornitori versus ContabilitàPagamenti

Contabilità Fornitori versus ContabilitàGenerale

Aspetti legati alle frodi

•Pagamenti non autorizzati

• Beneficiari fraudolenti

• Detenzione di assegni non emessi / Trasferimento elettronicodi fondi

• Mancanza di segregazione dei compiti e di revisione delmanagement

•Accesso alla cassa

•Collusione tra ufficio acquisti e fornitori

•Assegnazione di contratti di fornitura

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