Sistemi di Gestione dei Dati e dei Processi Aziendali Processo vendite e incassi.

Sistemi di Gestione dei Dati e dei Processi Aziendali

Processo vendite e incassi

• Introduzione

• Contabilità

• Revisione

• Il processo in dettaglio

Definizione

Il ciclo vendite comprende tutte le operazioni di cessione di beni e servizi

prodotti dall’impresa nonché i relativi regolamenti monetari ad esse

riconducibili. I principali sotto-processi di base in cui esso si compone

sono il ricevimento dell’ordine, spedizione dei beni o erogazione delle

prestazioni, la contabilizzazione della fattura e la gestione incassi.

Definizioni

Ricavo: contropartita dei beni e servizi venduti nell’esercizio dell’attività principale e delle attività accessorie.

Crediti: diritto di esigere da clienti ed altri terzi determinati ammontari a determinate scadenze. In funzione della destinazione strategica e funzionale, i crediti possono essere classificati nell’attivo immobilizzato oppure nell’attivo circolante

CNDCeR - P.C. n.15

Ricavi delle vendite e delle prestazioni

• corrispettivi cessione dei beni• corrispettivi prestazione di servizi

che costituiscono attività caratteristica azienda

In tale voce devono essere contabilizzate:

1. le cessioni e le prestazioni principali

2. le cessioni e le prestazioni accessorie

ART. 2425-BIS C.C.: i ricavi devono essere indicati al netto di:• resi• sconti• abbuoni e premi• imposte direttamente connesse alla vendita dei prodotti e alla prestazione dei servizi

Principi contabili di riferimento

• principio contabile n. 11 – Finalità e postulati del bilancio d’esercizio

• principio contabile n. 15 – I Crediti

• principio contabile n. 26 – Operazioni e partite in moneta estera

• PwC Audit Guide (4232, 4233, 4310, 4311, 4274…)

• Introduzione

• Contabilità

• Revisione


C) ATTIVO CIRCOLANTE II. Crediti 1) verso clienti 2) verso imprese controllate 3) verso imprese collegate 4) verso controllanti 5) verso altri

C) ATTIVO CIRCOLANTE II. Crediti 1) verso clienti 2) verso imprese controllate 3) verso imprese collegate 4) verso controllanti 5) verso altri

A) VALORE DELLE PRODUZIONE Ricavi delle vendite e delle prestazioni

A) VALORE DELLE PRODUZIONE Ricavi delle vendite e delle prestazioni

S. P.S. P.

C.E.C.E.

Conti di Bilancio

Art. 2426 C.C.

I crediti devono essere iscritti secondo il valore presumibile di realizzazione.

Il primo punto di riferimento e' il “valore nominale dei crediti”, che deve essere rettificato in presenza di:

1. eventi che generano dubbi nell’esigibilità;2. resi e rettifiche di fatturazione;3. sconti ed abbuoni;4. interessi non maturati.

Criteri di iscrizione

Un credito è di dubbia riscossione quando: i clienti contestano la fornitura dalla quale è sorto il credito; le condizioni economiche dei clienti risultano essere precarie.

Non appena una perdita su crediti diventa probabile deve essere accantonato un FONDO SVALUTAZIONE.

Il Fondo svalutazione crediti mira quindi a coprire:

perdite già manifestatesi; perdite non ancora manifestatesi ma temute o latenti; perdite che si potranno subire sui crediti ceduti a terzi per i quali

sussista ancora un’obbligazione di regresso.

Svalutazione

Il processo di definizione delle svalutazioni comporta: un’analisi dei singoli crediti; la stima, in base all'esperienza e ad ogni altro elemento utile, delle

perdite (manifeste e presunte) in essere alla data di bilancio; la valutazione dell'andamento degli indici di anzianità dei crediti

scaduti rispetto a quelli degli esercizi precedenti; la valutazione delle condizioni economiche generali, di settore e di

rischio paese.

Quando un credito è considerato “perso”, deve essere eliminato dalle attività. Se il fondo accantonato in precedenza è inferiore al totale dei crediti da stornare, l’ammontare mancante costituisce un costo dell’esercizio.

Svalutazione (segue)

I crediti derivanti dalle vendite sorgono quando rischi, oneri e benefici connessi alla proprietà vengono trasferiti.

I ricavi per la vendita di beni mobili normalmente si conseguono alla data di consegna o spedizione.

I ricavi per la vendita di beni immmobili ed aziende normalmente si conseguono al momento della sottoscrizione del contratto.

I ricavi per prestazioni di servizi si conseguono al momento dell’ultimazione dei servizi o in modo continuativo nel tempo (se vi sono i presupposti).

Competenza

Classificazione

• Introduzione

• Contabilità

• Revisione


Principali rischi di revisione

Inesistenza / inaccuratezza del saldo in bilancioMancata registrazione delle fatture da emettereNon ragionevole stima del Fondo Svalutazione CreditiErrato Cut-off delle vendite (Prefatturato / Postfatturato)

NB - Ci può essere un errore di cut-off dei ricavi senza che ci sia un errore di cut-off delle rimanenze!

COMPLETENESS (C)VALUATION (V)

EXISTENCE / OCCURRENCE (E/O) RIGHTS AND OBLIGATIONS (RO)ACCURACY (A)

PRESENTATION & DISCLOSURE (P&D)

La registrazione dei singoli crediti è

accurata?(A)

I crediti sono stati propriamente inclusi e classificati nel bilancio?

(P&D)

Sono state registrate tutte le transazioni di

vendita? (C,A,E/O)

Le totalizzazione di crediti e debiti sono state correttamente

effettuate?(V)

Il cliente effettivamente ha diritto ai crediti?

(RO)

CUT OFF (CO)

Le transazioni effettuate dopo la

chiusura del bilancio sono state

escluse?(CO)

Sono state incluse le transazioni precedenti

la chiusura del bilancio?(CO)

$$$

Le vendite sono effettivamente avvenute? I clienti/debitori esistono?

(E/O

Gli sconti sono stati registrati accuratamente

e correttamente?(C,A,E/O)

Le poste in valuta sono

corrette?(A)

I crediti sono

solvibili?(V)

Le perdite su crediti sono

valide?(E/O)

I rischi del ciclo attivo: Mind Map

• Introduzione

• Contabilità

• Revisione


Il processo vendite (ricavi)

Acquisti (P&P)

Ricavi (R&R)

MagazzinoPersonale e paghe

Immobilizzazioni materiali

Contabilità generale (GL)

Bilancio

Preparazione bilancio di fine anno

Transazioni finanziarie significative

Processi di business

Processo vendite e incassi - Ciclo attivoObiettivi della sessione

Nel corso della sessione esamineremo i seguenti aspetti:

•sottoprocessi chiave all’interno del ciclo•ruoli chiave e responsabilità•esempi di flowchart del processo•rischi chiave e controlli •impatto del ciclo a livello di bilancio


Fatturazione

Incasso

Rettifiche & Manutenzione piano dei conti

Manutenzione Dati Fissi

Distribuzione & Consegna

Gestione dell’ordine

Processo vendite e incassiRuoli e responsabilità

Fatturazione

Incasso





Servizio clienti

Vendite

Magazzino

Fornitore di servizi

Crediti

Crediti

Senior Finance Staff

Crediti

Servizio clienti

Credit Control

Product Maintenance


Fatturazione

Incasso





Processo vendite e incassi Gestione dell’ordine

Esigenze del cliente

Creazione dell’ordine

Monitoraggio


Esigenze del cliente

•Iniziative di marketing

•CRM (Customer relationship management)

•Contatto con il cliente

•Analisi dei bisogni

•Analisi di credito

•Proposta / offerta


Creazione dell’ordine

•Raccolta dei dettagli sul cliente

•Conferma dell’ordine

•Aspettative di consegna

•Cancellazione dell’ordine

Processo vendite e incassiGestione dell’ordine

Monitoraggio

•Ordini in sospeso

•Consegne da effettuare

•Ordini trattenuti – (automatizzato o manuale)

Processo vendite e incassiRischi tipici

Rischi finanziari e rischi operativi

• Ordini non accuratamente registrati possono condurre a un’errata revenue recognition.

•Gli ordini dei clienti sono persi a causa di uno scarso servizio clienti e inefficaci sistemi di vendita online.

•Scarso servizio di assistenza telefonica da parte degli operatori del call centre.

•Incapacità di soddisfare tutti gli ordini a causa di carenze di magazzino.

Processo vendite e incassiEsempi di Controlli

•Riconciliazione manuale tra la fonte documentale degli ordini di vendita e l’ordine di vendita effettivo.

•Gli ordini di vendita sono sequenzialmente numerati e contabilizzati.

•Gli ordini di vendita richiedono determinati campi obbligatori come cliente, descrizione dell’item, prezzo, quantità, tasse, modalità di consegna e termini di pagamento.


Fatturazione

Incasso





Processo vendite e incassi Distribuzione & Consegna

Esecuzione ordine

Processo vendite e incassi Distribuzione & Consegna

Esecuzione ordine

•Picking

•Packing

•Invio

Processo vendite e incassi Rischi tipici

Rischi finanziari

• L’inaccurata registrazione della quantità e/o del tipo di beni inviati può condurre ad una errata registrazione dei ricavi e costi delle vendite.

• Spedizioni non fatturate possono non essere identificate.

• I ricavi e i relativi costi delle vendite possono essere contabilizzati in periodi contabili errati.


Rischi operativi

•Incapacità di soddisfare tutti gli ordini a causa di mancanza di quantità a magazzino.

•L’outsourcing del processo di consegna ad un service provider non è efficace dal punto di vista economico.

•Sovradimensionamento dello staff del magazzino per il picking, il packing e l’invio dei prodotti.

Processi vendite e incassi Esempi di controlli

•Il sistema sulla base degli ordini precedentemente inseriti genera automaticamente le picking list. Ogni picking list è confrontata con l’invio fisico da parte dello staff del magazzino per confermare l’accuratezza e la validità della spedizione.

•Su base giornaliera il manager del magazzino rivede il report di tutte le consegne programmate per il giorno precedente e conferma che tutte le spedizioni siano state effettuate. I sospesi sono analizzati e risolti.

•Il sistema permette solamente l’invio dei prodotti abbinabili ad ogni ordine, come selezionato nell’inserimento dell’ordine. Il sistema non permette la selezione di prodotti alternativi.


Fatturazione

Incasso





Processo vendite e incassi Fatturazione

Conferma della fattura

Generazione della fattura

Monitoraggio


Conferma della fattura

•Politiche contabili locali per il riconoscimento dei ricavi

•Fatturazione

Alla creazione dell’ordine

Alla consegna (esecuzione dell’ordine)


Generazione della fattura

•Processi automatici

•Fatturazione manuale

•Fattura inviata al cliente


Monitoraggio

•Ordini sospesi

•Ordini evasi ma non fatturati

•Fatture manuali

•Variazioni dei prezzi


Rischi finanziari

• Le fatture non sono emesse per tutti i clienti tempestivamente portando alla sottostima di ricavi e crediti in periodi specifici (cut-off).

• Gli accantonamenti e gli aggiustamenti possono essere inappropriati, e quindi le registrazioni contabili errate. Conseguentemente i ricavi possono essere sovra o sottostimati.

•Le fatture sono registrate in periodi contabili errati.

Processo vendite e incassiRischi tipici

Rischi operativi

•Il cash flow non è massimizzato se i pagamenti dai clienti non sono ricevuti tempestivamente.

•I ritardi di fatturazione portano a ritardi nei pagamenti.

•Ritardi nell’invio delle fatture soprattutto verso clienti esteri.

Processo vendite e incassi Esempi di controlli

•Dopo la spedizione dal magazzino il sistema produce automaticamente le fatture che vengono inviate con la stessa data. Le date di spedizione non possono essere modificate.

•I crediti sono in quadratura con i totali delle fatture generate dal sistema per le spedizioni della giornata. Il manager responsabile dei crediti firma il report di controllo a evidenza della verifica effettuata.

•Le fatture manuali create dal sistema richiedono l’approvazione attraverso uno step specifico nel sistema con l’approvazione del Finance Manager e l’inclusione dei dettagli della fattura.


Fatturazione

Incasso






Ricezione pagamento

Allocazione dei pagamenti

Crediti scaduti

Processo vendite e incassi Incasso

Ricezione pagamento

•Metodo di pagamento

•Procedure bancarie

•Incasso


Allocazione dei pagamenti

•Automatizzata

•Manuale

•Incassi non allocati ai relativi crediti


Crediti Scaduti

•Categorie o insiemi

•Monitoraggio

•Procedure di recupero crediti – incluse azioni legali

•Accantonamento a Fondo Svalutazione Crediti


Rischi finanziari

• Gli incassi possono subire:

Smarrimento

Appropriazione indebita

Allocazione errata: ha come conseguenza importi di bilancio errati per crediti pendenti.

• Crediti scaduti possono non essere regolarmente rivisti, conducendo quindi ad un’errata esposizione dei crediti e del bilancio.

• L’accantonamento per crediti dubbi è inadeguato.


Rischi operativi

•I processi di recupero crediti non sono formalizzati, quindi i crediti scaduti non sono recuperati in maniera puntuale.

•I processi di allocazione manuale dei pagamenti sono dispendiosi e portano a errori.


•La banca invia giornalmente alla società report riassuntivi e file elettronici degli incassi. L’ammontare totale degli incassi ricavati dal report riassuntivo sono registrati come “disponibilità liquide” e come “crediti non abbinabili nel sistema di fatturazione”. Il report è firmato dall’area Finance dopo l’allocazione dei pagamenti.

•Un ageing dettagliato dei crediti per cliente è revisionato mensilmente ed ogni saldo in sospeso o altri saldi inusuali (es. Saldi a debito) sono indagati e risolti.

•Pagamenti non allocati sono rivisti mensilmente dal Finance Manager. Saldi sospesi da tempo o altri saldi inusuali sono indagati e risolti.


Fatturazione

Incasso


Standing Data Maintenance



Processo vendite e incassi Adjustments & Ledger Maintenance

Note di debito

Perdite su crediti

Aggiornamento dei registri contabili


Note di rettifica

•Rimborso ai clienti o errori di fatturazione

•Esame e approvazione del processo

•Creazione di note di rettifica e imputazione ai clienti

•Spedizione delle note di rettifica al cliente

•Revisione delle note di rettifica


Perdite su crediti

•Procedure di recupero crediti – incluse azioni legali

•Debiti irrecuperabili

•Approvazione per la scrittura di stralcio (write off)

•Processo di write off nel sistema

•Eventuale disattivazione del cliente


Aggiornamento dei registri contabili

•Aggiornamento manuale o automatico dei conti di bilancio del ciclo attivo

•Riconciliazione dei sotto conti

•Eliminazione delle vendite intra company


•Le poste del bilancio di verifica legate al ciclo attivo sono riconciliate mensilmente con il sistema di sub ledger e revisionate dal Finance Manager.

•Il management di livello adeguato deve approvare tutte le rettifiche. La revisione da parte del management include l’esame delle fonti documentali. Le discrepanze sono risolte.

• Le note di credito e le rettifiche ai crediti sono approvate coerentemente con le procedure organizzative relative alle note di credito.


Fatturazione

Incasso

Adjustments & Ledger Maintenance

Standing Data Maintenance

Distribuzione & consegna


Processo vendite e incassi Standing Data Maintenance

Controllo dei crediti

Customer setup

Prodotti e Prezzi

Processo vendite e incassi Manutenzione dei dati fissi (“Standing Data Maintenance”)

Controllo dei crediti

•Valutazione dei clienti – Vogliamo servire questo cliente?

•Agenzie di controllo del credito

•Limiti di credito per cliente o gruppi di clienti

•Clienti o ordini sospesi


Creazione del cliente a sistema

•Valutazione del cliente

•System setup

•Caratteristiche del cliente

•Clienti sospesi

•Disattivazione del cliente


Prodotti e prezzi

•Manutenzione dei prodotti

•Prezzi associati

•Schemi di sconto


Rischi finanziari

•Le vendite sono registrate utilizzando prezzi inappropriati.

•Variazioni non valide ai master file dei clienti sono imputate e processate, portando alla gestione di ordini errati verso clienti.


Rischi operativi

•Troppi clienti portano ad una inefficace gestione degli ordini e alla gestione di informazioni con un valore aggiunto limitato per l’organizzazione.

•Potenziali clienti non sono contattati regolarmente per assicurare la realizzazione di vendite potenziali.

•I termini di pagamento con i clienti non massimizzano il cash flow del business. Termini di pagamento standard sono in eccesso rispetto agli standard del settore.


•Un dipendente di livello adeguato approva i cambiamenti ai dati fissi, prima dell’imputazione. Ogni variazione deve essere supportata da sufficiente documentazione.

•Viene effettuato un controllo individuale delle variazioni imputate nel sistema attraverso il confronto tra i report aggiornati e le fonti documentali degli aggiornamenti per verificare la completezza e l’accuratezza. Le discrepanze sono risolte e i dati reimmessi sono soggetti allo stesso controllo.

•I prezzi sono stabiliti su base annuale per ogni cliente ed approvati da appropriati livelli all’interno dell’organizzazione aziendale. Le deviazioni dallo schema dei prezzi devono essere autorizzate.

Ciclo attivo – Diagramma di flusso: collegamento ai conti

Financial Statements

ERP system

Cash

Receipting

ERP system

Invoicing

ERP system

Order Processing

ERP system

Master data

ERP system

Sales

(P&L)

Distribution &

Delivery

ERP system

InventoryTreasury

Accounts

Receivables

(BS)

Inventory

BS

Cash

(BS)

DRCR

Cost of

sales

(P&L)

DRCRDR

CR

AZIENDA S. p. A.Ciclo AttivoDiagramma di flusso

Ricevimento e processamento

ordini

Sw / SO / Piattaforma

Spedizione e consegna


Ciclo Magazzino

Crediti verso clienti (SP)

Banca(SP)

Financial Statements


Contratti di vendita

N/A

Gestione listini


Anagrafica clienti


Fatturazione


Ricavi vendite(CE)

DA

Gestione insolvenze e fondo

svalutazione


Fondo svalutazione

crediti(SP)

A

Svalutazione crediti(CE)

A

Registrazione vendite


D

Approvazione crediti


Gestione incassi


D

A

A

D

Crediti per fatture da emettere

(SP)

AD

A

D

Ricevimento e processamento ordini

Ufficio commerciale

2.4

Spedizione e consegna

Magazzino

2.6

Fatturazione

Ufficio Contabilità

2.7

Gestione incassi


2.9

2.4 Ricevimento e processamento ordiniGli ordini giungono in società attraverso diversi mezzi: e-mail, fax o EDI, mezzo posta o telefono, o attraverso rete commerciale/agenti. Il mezzo di trasmissione può dipendere dal tipo di prodotto ordinato e dallo stabilimento a cui l’ordine è destinato.La Logistica prende in carico gli ordini inseriti e processati nel sistema informativo aziendale - mediante apposito sw di gestione - dall’ufficio commerciale, allo scopo di pianificare la spedizione della merce e organizzare la produzione.

DescrizioneFlowchart Processo

2.6 Spedizione e consegnaGli addetti del Magazzino stampano con frequenza predeterminata la lista degli ordini da evadere (picking list). Dopodichè preparano il materiale per la spedizione e lo scarico contabile (etichetta, imballo) che dovrebbe essere contestuale alla stampa della bolla di accompagnamento: infine la merce viene prelevata dal magazzino e trasferita nell’area dedicata al carico/scarico, in attesa della spedizione al cliente. Il personale addetto alle operazioni di imballo e spedizione opera sulla base delle informazioni contenute in picking list.

2.7 FatturazioneLa fattura, contenente tutte le condizioni relative alla vendita (prezzo, quantità, clausole di consegna e pagamento, generalità del compratore e del venditore, ecc.), viene emessa almeno in duplice copia e inviata al cliente per informarlo dell’avvenuta esecuzione del contratto. La fattura può essere immediata (se contestuale alla consegna o spedizione dei beni) o differita (se emessa in un momento successsivo). La Contabilità Clienti provvede all’archiviazione delle fatture secondo un’ordine numerico progressivo.

Registrazione vendite


2.8

Gestione insolvenze e fondo svalutazione

Ufficio contabilità

2.10

2.8 Registrazione venditeUna volta emessa la fattura, la Contabilità Clienti provvede alla registrazione della fattura nel libro giornale (in alcuni sistemi emissione e contabilizzazione della fattura sono inscindibili). In questa fase di solito viene rilevato il ricavo della vendita.

2.9 Gestione incassi.La gestione degli incassi prevede 3 momenti: 1. ricevimento dei documenti comprovanti il pagamento; 2. spedizione dei documenti alla banca per l’incasso; 3. registrazione dell’incasso in contabilità. A seconda dello strumento di pagamento adottato dal cliente, è diverso il documento ricevuto in Contabilità (Ri.Ba., assegni, MAV, ecc.) che viene registrato in un apposito modulo chiamato riversale di incasso o cash prelist, successivamente inviato in copia originale all’ufficio Tesoreria, che gestisce i contatti con la banca per l’incasso. Ottenuta la conferma sulla validità del pagamento (e.g. l’assegno non è scoperto) si provvede alla sua contabilizzazione nei conti di mastro e all’addebito nei partitari clienti. Qualora la Società ceda i propri crediti, verrà ricevuto in Contabilità un report periodico da parte del factor, contenente la lista dei pagamenti effettuati.

2.10 Gestione insolvenze e fondo svalutazionePeriodicamente la Contabilità esegue l’analisi dello scadenziario clienti allo scopo di individuare crediti eventualmente scaduti. In tale caso, provvede all’attivazione di sistemi di sollecito e, dopo opportune valutazioni, all’aggiornamento del fondo di svalutazione crediti. Nelle valutazioni sull’esigibilità del credito può essere coinvolto anche l’Ufficio Legale.

Approvazione crediti

Ufficio comm. /Amm.

2.5

2.5 Approvazione del creditoNel caso di ordini con regolamento differito, l’Ufficio Commerciale (o la Contabilità Clienti) esegue un controllo di solvibilità del cliente, A tale scopo la società effettua delle analisi di solvibilità (ricorrendo in taluni casi alla consulenza di agenzie specializzate esterne) oppure, nel caso di soggetti economici già noti alla società, si limita a considerare la situazione finanziaria del cliente e ad eseguire un’analisi sulla performance storica di regolarità dei pagamenti. In caso di esito positivo di tale controllo, viene approvato il credito da parte del credit manager (nel caso in cui l’organigramma della società non contempli tale figura, l’approvazione spetterà congiuntamente alla direzione commerciale e amministrativa).Successivamente l’Ufficio Commerciale provvede alla stampa dell’ordine di vendita autorizzato e all’inserimento nel sistema gestionale, che rende i dati visibili a tutti gli uffici competenti.

Collegamento alle asserzioni di bilancio

Asserzioni di bilancio

Transazioni Saldi Finali

Vendite Incassi Rettifiche Crediti

Existence (E)

Le vendite di periodo contabilizzate sono a fronte di merce effettivamente spedita o prestazioni effettuate a clienti non fittizi

Gli incassi di periodo contabilizzati sono a fronte di risorse monetarie effettivamente ricevute

Le rettifiche di periodo contabilizzate sono a fronte di sconti, resi, premi, abbuoni, perdite su crediti,…, debitamente autorizzati ed effettuati

I crediti esposti in bilancio derivano da spedizioni o prestazioni realmente effettuate. Tutti gli incassi e rettifiche effettivamente avvenute sono rilevate in diminuzione dei crediti esposti in bilancio

Cut off (CO)

Le vendite sono contabilizzate nel periodo di competenza

Gli incassi sono contabilizzati nel periodo di competenza

Le rettifiche sono contabilizzate nel periodo di competenza

I crediti esposti in bilancio derivano da operazioni rilevate, per competenza, entro la data di riferimento del bilancio

Tutte le merci spedite o le prestazioni effettuate sono fatturate e contabilizzate nel periodo di competenza

Tutte le risorse monetarie effettivamente ricevute sono contabilizzate nel periodo di competenza

Tutte le rettifiche autorizzate ed effettuate sono contabilizzate nel periodo di competenza

Tutte le operazioni avvenute, per competenza, entro la data di riferimento di bilancio, da cui derivano variazioni dei crediti verso clienti, sono correttamente rilevate





Completness (C) Tutte le merci spedite o le prestazioni effettuate sono fatturate e contabilizzate

Tutte le risorse monetarie effettivamente ricevute sono contabilizzate

Tutte le rettifiche autorizzate ed effettuate sono contabilizzate

Tutte le spedizioni o le prestazioni che originano crediti verso clienti sono esposte in bilancio. I crediti esposti in bilancio sono diminuiti per effetto di incassi e rettifiche effettivamente avvenute

Right and Obligations (RO)

L'azienda possiede diritti giuridicamente validi sull'ammontare dei crediti derivanti dalle transazioni di vendita

L'azienda possiede diritti giuridicamente validi sull'ammontare degli incassi derivanti dalle transazioni di vendita

L'azienda possiede obblighi giuridicamente vincolanti sull'ammontare delle rettifiche correlate alle transazioni di vendita

I crediti esposti in bilancio rappresentano diritti di incasso giuridicamente validi nei confronti dei clienti. I crediti sui quali gravano eventuali vincoli a favore di terzi sono correttamente rappresentati





Accuracy (A) Gli ammontari delle vendite o delle prestazioni effettuate sono quantificati, valorizzati e contabilizzati, secondo processi di calcolo aritmetico corretti

Gli ammontari delle risorse monetarie ricevute sono quantificati, valorizzati e contabilizzati, secondo processi di calcolo aritmetico corretti

Gli ammontari delle rettifiche autorizzate ed effettuate sono quantificati, valorizzati e contabilizzati, secondo processi di calcolo aritmetico corretti

Gli ammontari delle operazioni da cui derivano i crediti esposti in bilancio sono valorizzati e contabilizzati, secondo processi di calcolo aritmetico corretti

Presentation and Disclosures (PD)

I ricavi esposti in bilancio derivano da corretti processi di accumulazione e riepilogo dei dati relativi alle singole transazioni registrate

Gli incassi esposti in bilancio derivano da corretti processi di accumulazione e riepilogo dei dati relativi alle singole transazioni registrate

Le rettifiche esposte in bilancio derivano da corretti processi di accumulazione e riepilogo dei dati relativi alle singole transazioni registrate

I crediti esposti in bilancio derivano da corretti processi di accumulazione e riepilogo dei dati relativi alle singole transazioni registrate

Collegamento alle asserzioni di bilancioAsserzioni di bilancio



Presentation and Disclosures (PD)

La rappresentazione in bilancio è adeguatamente supportata da informazioni di dettaglio sulle operazioni di vendita

La rappresentazione in bilancio è adeguatamente supportata da informazioni di dettaglio sulle operazioni di incasso

La rappresentazione in bilancio è adeguatamente supportata da informazioni di dettaglio sulle rettifiche alle vendite

La rappresentazione in bilancio è adeguatamente supportata da informazioni di dettaglio sui crediti verso clienti

I ricavi sono correttamente classificati secondo il piano dei conti aziendale e le esigenze della rappresentazione in bilancio

Gli incassi sono correttamente classificati secondo il piano dei conti aziendale e le esigenze della rappresentazione in bilancio

Le rettifiche sono correttamente classificate secondo il piano dei conti aziendale e le esigenze della rappresentazione in bilancio

I crediti sono correttamente classificati secondo il piano dei conti aziendale e le esigenze della rappresentazione in bilancio

Valuation and Allocation (V)

I crediti sono stati valutati in conformità ai principi contabili statuiti, tenendo conto dei fattori che possono influire sul loro valore. E' rispettato il criterio di uniformità dei principi contabili, salvo deroghe amissibili e giustificate

Processo di revisione – Esempi di Test sui controlli Accettazione degli ordini dei clienti

-

Le vendite potrebbero essere effettuate a clienti fittizi o non autorizzati

Punti di controllo necessari Test dei ControlliFinancial Statement Assertion IPO

E/O C A CO PD RO V C A V RGli ordini sono numerati progressivamente all'atto del ricevimento

Revisione e verifica delle procedure per l'adozione della sequenza numerica degli ordini

Il nominativo del cliente viene confrontato con l'anagrafica dei clienti autorizzati. Possono essere movimentati solo i codici clienti validi

Esame della documentazione ad evidenza del match automatico e/o mauale effettuato tra un nuovo codice cliente inserito a sistema e e la lista dei codici clienti autorizzati.

Sono definiti listini prezzi aggiornati e autorizzati

Verifica delle'esistenza e effettiva applicazione di policy di aggiornamento manuale o automatico dei listini prezzi

Sono definite condizioni generali di fornitura con riferimento ai termini di consegna, resi ed eventuali altre pattuizioni

Verifica dell'esistenza di condizioni generali di fornitura formalizzate

L'ordine del cliente viene approvato con riferimento alla tipologia di beni, quantità, prezzi, termini di consegna e resi preventivamente autorizzati

Verifica dell'esistenza di un'iter approvativo degli ordini formale ed operativo.

Gli ordini approvati inseriti a sistema sono numerati progressivamente

Revisione e verifica dele procedure per l'adozione dela sequenza numerica degli ordini a sistema

Processo di revisione – Esempi di Test sui controlli Approvazione del credito-

Le vendite potrebbero essere effettuate a clienti fittizi o non autorizzati

Punti di controllo necessari Test dei ControlliFinancial Statement Assertion IPO

E/O C A CO PD RO V C A V R

Il responsabile crediti approva ogni nuovo cliente, ne definisce il fido e ne autorizza l'inserimento in anagrafica sulla base di apposita procedura

Esame della procedura in cui è formalizzato l'iter approvativo da seguire nell'inserimento di un nuovo cliente in anagrafica e verifica, per un campione di clienti già presenti in anagrafica, della documentazione di autorizzazione da parte del responsabile crediti sulla base di quanto definito dalla procedura interna

Sono definiti limiti di fido aggiornati e autorizzati per tutti i clienti

Esame dei limiti di fido per un campione di clienti

L'ordine del cliente viene controllato con il fido disponibile

Esame della documentazione che attesa il match automatico e/o manuale

Le vendite che eccedono il fido sono preventivamente autorizzate

Esame, per un campione di vendite eccedenti i limti di fido, della relativa autorizzazione

Processo di revisione – Esempi di Test sui controlli Evasione degli ordini

RischioPunti di controllo

necessariTest dei Controlli

Financial Statement Assertion IPO


I beni posso essere fatti uscire dal magazzino in assenza di ordini autorizzati

La lista di prelievo dei beni per la spedizione concorda con l'ordine autorizzato

Esame della evidenze a supporto del controllo che veine fatto tra i beni prelevati dal magazzino e i relativi ordini approvati

La definizione di liste di prelievo discordanti dall'ordine autorizzato deve essere preventivamente approvata

Verifica che sia formalizzato un iter approvativo nel caso di discordanze tra le liste di prelievo e gli ordini autorizzati

I beni sono prelevati per la spedizioni solo a fronte di ordini autorizzati e relative liste di prelievo

Esame della documentazione che attesta il confronto eseguito dallo spedizioniere tra i beni spediti e le liste di prelievo e di ordini autorizzati

I beni spediti non concordano con quanto ordinato dal cliente

Preparazione di un documento di trasporto per ogni spedizione, numerato progressivamente

Revisione e verifica delle procedure per l'adozione della sequenza numerica dei documenti di trasporto

Processo di revisione – Esempi di Test sui controlli Fatturazione





Le fatture sono emesse per transazioni fittizie. La fatturazione viene duplicata per una medesima transazione

Separazione dei compiti tra fatturazione e spedizioni

Verifica dei blocchi autorizzativi

Le fatture emesse sono numerate progressivamente

Revisione e verifica delle procedure per l'adozione della sequenza numerica delle fatture

Ad ogni fattura emessa sono abbinati l'ordine di vendita e i documenti di prelievo e spedizione

Revisione e verifica del match tra le fatture emesse, gli ordini di vendita e i documenti di prelievo e spedizione

Le fatture di vendita contengono prezzi ed altre condizioni errate

Ad ogni documento di spedizione viene abbinata una fattura di vendita

Revisione e verifica del match tra i documenti di spedizione e le fatture di vendita

I prezzi applicati in sede di fatturazione sono controllati in modo indipendente per verificare l'accuratezza di listini e delle scontistiche

Esanme della documentazione che attesta la verifica indipendente effettuata dalla Società

Processo di revisione – Esempi di Test sui controlli - Registrazione delle vendite

Rischio Punti di controllo necessari Test dei ControlliFSA IPO

E/O

C A CO PD RO V C A V R

Vengono registrate vendite fittizie

Le registrazioni possono essere effettuate solo a fronte di fatture, documenti di spedizione e ordini concordanti

Esame della documentazione attestante il confronto tra le registrazioni effetuate e i seguenti documenti: fatture, documenti di spedizione e ordini

Le vendite fatturate non vengono registrate nella contabilità generale

Separazione dei compiti tra fatturazione e contabilità generale

Verifica dei blocchi autorizzativi

Periodicamente avviene un controllo indipendente di riconciliazione tra i totali delle registrazioni sul giornale delle vendite, sul partitario clienti ed i totali di controllo della fatturazione

Verifica e revisione delle riconciliazioni indipendenti

Periodicamente viene controllata la numerazione sequenziale di tutte le fatture di vendita emesse e se ne accerta l'avvenuta registrazione contabile

Esame della documentazione che attesta il confronto tra le numerazioni sequenziali delle fatture di vendita e le relative registrazioni

Le fatture sono contabilizzate nei confronti di un codice cliente errato

Invio mensile di estratti conto ai clienti con un follow up indipendente sulle risposte pervenute

Esame della documentazione che attesta il follow up indipendente degli estratti conto clienti

Processo di revisione – Esempi di Test sui controlli Ricevimento degli incassi





Incassi avvenuti potrebbero non essere registrati

Sono utilizzati registri di cassa (e dispositivi di registrazione automatica presso i punti vendita)

Verifica dell'effettivo utilizzo dei regsitri di cassa e dei dispositivi di vendita nei punti vendita

Sorveglianza periodica delle procedure di vendita con incasso per contanti

Esame della revisione periodica delle procedure di incasso per contanti

Incassi pervenuti via posta potrebbero essere perduti o sottatti dopo il ricevimento

Restrizione immediata degli assegni rivcevuti (es. timbro non trasferibile)

Verifica della procedura di restrizione degli assegni ricevuti

Aggiornamento immediato sul registro di cassa (o compilazione di una lista degli incassi pervenuti via posta)

Verifca delle procedure di aggiornamento

Gli incassi potrebbero non essere depositati integralmente su base giornaliera

Controllo indipendente di concordanza tra i documenti di deposito dei contanti e assegni con i riepiloghi giornalieri delle registrazioni di cassa

Esame della documentazione che attesta il controllo indipendente effettuato

Processo di revisione – Esempi di Test sui controlli Registrazione degli incassi





Gli incassi non sono registrati

Controlli indipendente di concordanza tra gli incassi registrati in contabilità con i riepiloghi giornalieri delle registrazioni di cassa

Esame della documentazione che attesta il controllo indipendente effettuato

Sono compiuti errori nella registrazione contabile degli incassi

Preparazione periodica di riconciliazioni bancarie indipendenti

Esame della documentazione che attesta le riconciliazini bancarie effettuate periodicamente

Gli incassi sono contabilizzati su un codice cliente errato

Invio mensile di estratti conto ai clienti con un follow up indipendente sulle risposte pervenute

Esame della documentazione che attesta il follow up indipendente degli estratti conto clienti

Esempi di Flow Chart: Ciclo Attivo

Flow chart livello 1:



Microsoft Visio Drawing



Business Performance Reviews

Indicatori chiave di performance per il monitoraggio dei ricavi:• profitti lordi; trend sui ricavi• volume di vendita per prodotto, location, staff• contatti sul sito internet e tassi di conversione

Il management confronta le vendite con informazioni indipendenti:• budget; previsioni• indicatori di performance passata

Business Performance Reviews

Rischio di credito: • numero e valore dei saldi oltre il limite di credito• numero e valore degli ordini rifiutati

Il management revisiona anche altre informazioni, come:• clienti nuovi/persi• volume della clientela• domande a supporto della clientela• fatturazioni o altri reclami• resi

Separazione dei compiti (“Segregation of Duties”)High level conflicts

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Sistemi di Gestione dei Dati e dei Processi Aziendali Processo vendite e incassi.

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