Sistema di Gestione dei Dati e dei Processi...

Sistema di Gestione dei Dati e dei Processi Aziendali

Processo paghe e personale

• Introduzione

• Contabilità

• Revisione

• Il processo in dettaglio

Definizione

Il ciclo paghe e personale (“Ciclo payroll”) è costituito dall’insiemedelle operazioni relative all’assunzione, da parte di un’azienda,dei servizi prestati dal personale dipendente (collaborazioneall’attività di impresa) a fronte del riconoscimento di unaretribuzione in parte immediata (retribuzione periodica) e in partedifferita (trattamento fine rapporto), nel rispetto delle leggi e degliaccordi che disciplinano tale rapporto.

• Introduzione

• Contabilità

• Revisione

• Formalizzazione MyClient

C) TRATTAMENTO DI FINERAPPORTO

B 9) Costi per il personalea) salari e stipendib) oneri socialic) trattamento di fine rapportod) trattamento di quiescenzae similie) altri costi (quoted’iscrizione a ordiniprofessionali, borse di studio,ecc.)

S. P.S. P.

Conti di Bilancio

C.E.C.E.

B4) COSTI per il PERSONALE1) Salari e stipendi

2) Oneri sociali

3) Trattamento di fine rapporto

4) Trattamento di quiescenza e simili

5) Altri costi

Conti di Bilancio

Salari e stipendi (liquidazioni lorde):• Salari e stipendi• INPS c/Assegni familiari• Debiti verso il personale• Enti previdenziali c/ritenute• Sindacati c/ritenute• Erario c/ritenute su retribuzioni• Banca c/c

Oneri sociali (a carico azienda)Debiti verso Ist. di previdenzaBanca c/c

Costi per il personale

• Aspetti formali:

1) libro paga;

2) libro matricola;

3) registro degli infortuni

4) DM 10 INPS

5) prospetti di liquidazione INAIL

• Istituti di previdenza e sicurezza sociale:

1) INPS: Istituto Nazionale della Previdenza Sociale

2) INAIL: Ist. Naz. per le Assicurazioni contro gli Infortuni sulLavoro

3) INPDAI: Ist. Naz. Previdenza per i Dirigenti di AziendeIndustriali

PricewaterhouseCoopers

CODICE CIVILE

Valutazione

La legge non prevede alcun criterio specifico;

La dottrina prevede che l’iscrizione sia al valore nominale.

Contenuto della nota integrativa

Occorre indicare:4) Le variazioni intervenute nel TFR

15) il numero medio dei dipendenti ripartito per categoria


Riferimenti normativi

Ferie maturate e non godute

Elemento di retribuzione indiretta prevista da disposizioni di legge econtrattuali.

Maturazione: avviene in proporzione al tempo

Classificazione: B9a) “salari e stipendi” e D13) Altri debiti

Valutazione: Valorizzazione in base al costo orario/giornaliero, senzail rateo 13a e 14°, e comprensivo degli oneri contributivi;


TFR: Principi contabili italiani

Classificazione in bilancio: voce C) dello S.P.

Valutazione: retribuzione “continuativa” annua diviso 13,5 e rivalutazioneannua (1,5% fisso + 75% indice Istat).

Anticipazione massima 70% per:

Spese sanitarie “straordinarie”;

Acquisto prima casa per sé o i figli


Criteri di contabilizzazione

La rilevazione della quota di trattamento di fine rapporto,maturata nel corso dell'esercizio, è una tipica scrittura di fineesercizio; in particolare si tratta di una "integrazione" di costo inquanto la quota è maturata per competenza economica, ma nonè stata rilevata in contabilità generale durante l'anno in quantonon si è avuta alcuna manifestazione finanziaria.

Trattandosi di una retribuzione differita, il debito sorge neiconfronti del lavoratore al momento della cessazione del rapportodi lavoro.

• Introduzione

• Contabilità

• Revisione


Principali obiettivi di revisione

Gli obiettivi fondamentali delle verifiche da effettuarsi inquest'area riguardano:

che i dipendenti esistano

che siano remunerati secondo contratto o che l’ulterioreremunerazione aggiuntiva (es. bonus) sia specificatamenteapprovata dalle persone che ne hanno il potere

che i costi siano correttamente rilevati per competenza, nonper cassa.


Principali obiettivi di revisione:il sistema di controllo interno

Accuratezza (Aggiornamento dati principali e archivi);

Completezza (Transazioni registrate una e una sola volta);

Autorizzazione (transazioni, incluso il cambiamento dei dati fissi, siano valide);


• Introduzione

• Contabilità

• Revisione



Acquisti (P&P)

Ricavi (R&R)

MagazzinoPaghe e personale

Immobilizzazionimateriali

Contabilità generale(GL)

Bilancio

Preparazionebilancio

di fine anno

Transazioni finanziariesignificative

Processi di business

Processo paghe e personaleObiettivi della sessione

Nel corso della sessione esamineremo i seguenti aspetti:

•sottoprocessi chiave all’interno del ciclo

•ruoli chiave e responsabilità

•esempi di flowchart del processo

•rischi chiave e controlli

•impatto del ciclo a livello di bilancio

Processo paghe e personaleEsercizio

Il ciclo all’interno di una società

-Quali sono i passaggi che intercorrono dal momento dalla firmadel vostro contratto di lavoro al momento in cui ricevete il primocedolino?

-Chi è coinvolto in questo processo?

-Cosa potrebbe impedirvi di ricevere l’ammontare corretto allafine del mese?

Processo paghe e personaleProcess Overview

Pagamento

Adjustments & Ledger Maintenance

Standing Data Maintenance

Calcolo delle retribuzioni

Time recording


Pagamento




Time recording

Processo paghe e personaleTime recording

Capturetimerecords

Reviewtimerecords


Capture time records

•Salari fissi vs. remunerazione adore

•Anche spese, buoneuscita ebenefit variabili

•Calcolo del tempo in automatico

•Calcolo del tempo manuale


Review time records

•Report per le eccezioni

•Revisione e controlli per gli items insospeso

Processo paghe e personaleRischi tipici

Financial reporting risks

•Rilevamento di informazioni su tempi efrequenze fittizi (E/O)

•Non sono rilevate tutte le evidenze diservizi prestati dai dipendenti (C)

•Le carte di lavoro sono incomplete oinaccurate (C;A)

Processo paghe e personaleCalcolo delle retribuzioni

Pagamento




Time recording


Selezionare iparametridelleretribuzioni

Calcolo delleretribuzioni Monitoraggio


Selezione dei parametri delle retribuzioni

•Selezionare le retribuzioni

•Periodo di retribuzione

(settimanale, mensile, una tantum)

•Processare e controllare i parametri

•Controllo degli accessie segregazione dei

compiti

•Standard operatingprocedure + checklist



•Calcolo di retribuzioni di prova

•Calcolo di retribuzioni finali

•Controllo di accessi &segregazione dei

compiti

•Computer validationroutines


Monitoraggio

•Revisione dei risultati del calcolo delle retribuzioni

•Analisi dei dati di retribuzione rifiutati e controllo

•Controlli individuali acampione

•Revisione contro budget &mesi precedenti etc

•Revisione delmanagement



•Le retribuzioni lorde e i calcoli sono non accurati (A)

•Non tutti i dipendenti sono inclusi nel calcolo delleretribuzioni (C)

•Le retribuzioni sono calcolate in un periodo finanziarioerrato (CO)

•Le imposte sulle retribuzioni non sono determinate econtabilizzate coerentemente con le leggi ed iregolamenti locali (RO; A)


Rischi operativi

•Il calcolo delle retribuzioni non avviene nei tempiprevisti, comportando ritardi nel pagamento deidipendenti

•Incremento delle spese generali dovuto a ciclipaghe e personale decentralizzati

Processo paghe e personalePagamento & Reporting

Pagamento




Time recording

Processo paghe e personalePagamento

AutorizzazioneScrittura deipagamenti Monitoraggio

•Payroll reports•Payroll reports

•Controlli contabili

•Controllo degli errori

•Basata sugruppi/registro deipagamenti

•Revisione delregistro paghedopo il calcolo

delle retribuzioni

•Controlli sulleautorizzazioniper gli assegni

manuali

•Controlli sugliassegni

•Controlli diinterfaccia

•Managementreports

•Month to monthrecons



•I pagamenti delle retribuzioni non sonocompletamente ed accuratamente processati (C;A)

•I pagamenti delle retribuzioni non sono fatti versogli impiegati corretti/fraudolentemente (A;R/O)

•I pagamenti con assegni manuali non sonoregistrati (C)

•I pagamenti cash e gli anticipi richiesti daidipendenti non sono approvati (A;E/O)


Rischi operativi

•I dipendenti non sono pagati nei tempi previsti

•Rischio di frode se i dipendenti sono pagati incontanti

Processo paghe e personaleAdjustments & Ledger maintenance

Pagamento




Time recording


Rettifiche

Aggiornamentodei conti Monitoraggio


Rettifiche

•Retro Pay – Utilizzato per processare leretribuzioni dei mesi precedenti

•Pagamenti manuali (tra cicli retributivi)

Nota: controllo dei cambiamenti all’anagrafica deidipendenti

•Controllo prima e dopo lerettifiche

•Controllo degli accessi &segregazione dei doveri

•Approvazione delmanagement per tutte le

rettifiche


Aggiornamento dei conti

•Online of batch posting to GL

•Separate system –interface controls

•Periodi contabili

•Controlli di accesso &segregazione dei doveri

•Controllo delle riconciliazionicontabili

•Controlli sui periodi contabili


Monitoraggio

•Verifica dei controlli sullericonciliazioni contabili

•Revisione delle audit trails



•Vengono processate rettifiche non autorizzate(A;E/O)

•Le rettifiche non sono rilevate con completezza edaccuratezza (A;C)

•Le rettifiche non sono effettuate sui conti corretti enel periodo corretto (P/D;CO)

•Le trascrizioni dal conto retribuzioni in contabilitàgenerale non sono complete ed accurate (C;A)


Rischi operativi

•Troppe rettifiche alle retribuzioni dovute alrilevamento di errori

•Troppi pagamenti manuali e retro payments dovutiall’aggiornamento troppo lento dei payroll standingdata


Pagamento




Time recording

Processo paghe e personaleStanding data maintenance

Dati gestiti daHumanResources

Datiregolamentari

Dati retributiviMonitoraggio

•Posizioni dimanagement

•Nuoveassunzioni

•Variazioni deidipendentiesistenti

•licenziamenti

•Tasse

•Deduzioni ebenefitspecificiregolamentarilegati alterritorio(incluse tasse)

•Livello diretibuzione

•Codici dideduzione

•Variazioni alprocesso dicontrollo

•Audit logs

Processo paghe e personaleRuoli e responsabilità

Attiivtà Ruolo Area

Time recording Dipendente

Impiegato delpersonale

Any department

Paghe e personale

Calcolo retribuzioni Gestore delladivisione

Paghe e personale

Pagamento &Reporting

Addetto ai pagamenti/ impiegato contabilità

Debiti /

FinanzaAdjustments &Ledger maintenance


Contabile

Finanza

Standing datamaintenance


Impiegato HR

Paghe e personale

Risorse umane

Anche revisioneindipendente da parte delmanager della divisione

Processo paghe e personale: diagramma di flusso –collegamento ai conti

FinancialStatements

ERP system

Payments

ERP system

Payroll Calculations

ERP systemERP system

Cash(BS)

Payroll controlaccount

(BS)

Cost toemployer

(PL)

Time recording

ERP system

Standing datasetup

DR DRCR CR

Rilevazione presenze

Ufficio Personale

4.3

Registrazione retribuzioni

Ufficio Personale

4.5

Rettifiche

Ufficio Personale

4.7

4.3 Rilevazione presenzeIl corrispettivo versato dall’azienda ai propri dipendenti risulta essere in buona parte correlatoall’ammontare di tempo effettivamente lavorato. La rilevazione delle presenze viene effettuatautilizzando strumenti più o meno automatici come la firma sul foglio delle presenze, la bollaturadel cartellino delle presenze o il riconoscimento del badge elettronico.

DescrizioneFlowchart Processo

Preparazione cedolino

Ufficio Personale

4.4

4.5 Registrazione retribuzioniDopo aver determinato per ciascun dipendente l’ammontare delle retribuzioni e averedebitamente controllato la loro correttezza, l’Ufficio Paghe provvede a emettere i cedolini e adaggiornare conseguentemente il libro paga aziendale.

Disposizioni di pagamento

Uff. Paghe / Tesoreria

4.64.7 RettificheLe retribuzioni possono subire nel tempo una serie di modifiche direttamente correlate allostatus di ciascun dipendente. E’ compito dell’Ufficio Personale rilevare e verificare la presenzadi tali presupposti e comunicarli all’Ufficio Paghe affinché questo possa a sua volta procedereal corretto computo di quanto dovuto ai lavoratori. A fine di ogni anno, l’Ufficio Paghe procedeinfine al calcolo del carico fiscale definitivo dei lavoratori e determina gli eventuali conguagli dariconoscere agli stessi oppure trattenere dalle loro retribuzioni. Rientra fra le rettifiche di fineesercizio anche la rilevazione delle ferie non godute.

4.4 Preparazione cedolinoUna volta raccolta la documentazione inviata dagli incaricati dei diversi uffici riguardante le oreeffettivamente lavorate da ciascun dipendente, l’Ufficio Paghe provvede alla predisposizione delcedolino paga, in base al profilo professionale e allo status individuale di ognuno (tali dati sonoforniti dall’Ufficio Personale). Si determina per ogni dipendente l’ammontare dell’imposta lorda,l’applicabilità delle detrazioni di imposta e l’importo della ritenuta fiscale.

4.6 Disposizioni di pagamentoL’Ufficio Paghe contatta la Tesoreria per procedere al saldo di quanto dovuto ai dipendenti,tramite emissione di assegno o bonifico bancario. Dopodichè viene compilato il modulo diversamento F24, che L’Ufficio Paghe trasmette alla Tesoreria affinché venga corrispostoall’erario quanto dovuto entro il 16 del mese successivo a quello in cui le trattenute sono stateeffettuate. Anche i pagamenti dei contributi INPS sono effettuati attraverso il modulo F24.

Processo di revisione – Esempi di Test sui controlli –Gestione organico

Fasi/Attività RischioPunti di controllo

necessariTest dei Controlli

FinancialStatementAssertion

IPO

E/O

C ACO

PD

RO

V C A V R

1. Assunzionedel personale

Personale fittiziopotrebbe essereaggiunto a libro paga

Autorizzzaionedall'ufficio personaleper ogni nuovaassunzione e reportingmensile dellevariazioni delpersonale

Esame delle evidenze delleautorizzazioni dell'ufficiopersonale per le nuoveassunzioni e esame delreporting mensile

a a

1.2 Variazionedelle condizionicontrattuali

Il personale potrebbebeneficiare diaumenti retributivinon autorizzati

Autorizzzaionedall'ufficio personaleper ogni aumentoretributivo

Esame delle procedure diautorizzazione degli aumenti

a a

Personale non più inservizio potrebbeessere mantenuto alibro paga

Comunicazionedall'ufficio personaleall'ufficio paghe perogni cessazione dirapporto

Esame delle comunicazioni dicesssazioni di rapporti dilavoro e della relativavariazione al master file delleretribuzioni a a

Fasi RischioPunti di

controllonecessari

Test dei Controlli

Financial StatementAssertion

IPO

E/O

C ACO

PDRO

V C A V R

2.1Rilevazionedellepresenze

Il personale potrebbeessere pagato per orenon lavorate

Utilizzo di cartellinisegnatempo eapprovazione delcartellino da parte diun supervisore

Osservazione delle procedure diutilizzo dei cartellini segnatempoe verifica della approvazione delcartellino da parte di unsupervisore

a a a a a a

2.2Predisposizioneretribuzioni

Le informazioni sulleretribuzionipotrebbero essereperse durantedurante latrasmissione alreparto EDP chepredispone le paghe

Confronto del totaledelle ore lavoratedeterminatodall'ufficio Paghecon il dato inserito acomputer daldipartimento EDP

Esame delle evidenze delconfronto tra i totali delle oreimputate dall'ufficio Paghe equelle imputate dal dipartimentoEDP a a a a

Il file delle retribuzionipuò essere oggetto di'forzarture' delsistema

Esameindipendente delreport delleforzature al file delleretribuzioni

Osservazione delle procedure diinserimento dei dati e verifica delreport per l'esame del supervisore a a a a a a

2.3Registrazione delleretribuzioni

Possono esserecommessi errori nellaregistrazione delleretribuzioni

Approvazione delleregistrazioni daparte di unsupervisore

Verifica dell'esame delleregistrazioni da parte delsupervisore a a a a

Processo di revisione – Esempi di Test sui controlli -Amministrazione delpersonale

Separazione dei compiti (“Segregation of duties”)

Principi di 'segregazione' minimale dei ruoli Applicazione SOD al Ciclo Lavoro

1. Separazione tra attività di autorizzazione e diesecuzione

Funzione di supervisione versus Funzione dielaborazione delle retribuzioni e di

effettuazioni delle registrazioni relative alpersonale

2. Separazione tra attività di esecuzione eattività di rilevazione contabile

Funzione pagamento versus Funzione dieffettuazioni delle registrazioni relative al

personale

Funzione pagamento versus Funzione disupervisione

Funzione pagamento versus Funzione dielaborazione delle retribuzioni

Funzione di elaborazione delle retribuzioniversus Funzione di contabilità del personale

3. Separazione tra responsabilità operative digestione e attività di rilevazione contabile

Funzione di supervisione versus Funzione dicontabilità del personale

Processo paghe e personaleBusiness Performance Reviews

•Indicatori chiave di performance

•Revisione alla luce di informazioni indipendenti

•Revisione da parte del management di elementi significativi oinusuali

•Altro

Processo paghe e personaleAspetti legati alle frodi

•Dipendenti fantasma

•Pagamento di bonus non autorizzati

•Salari cash

•Trasferte e nota spese

Domande?

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