SISTEMA DE PROTOCOLO

SISPRO

Nome

SISTEMA DE PROTOCOLO - SISPRO

SISTEMA DE PROTOCOLO

Sigla SISPRO SIS = Sistema

PRO = Protocolo

GESTOR DO SISTEMA

Seção de Expediente – SEXPE

SISTEMA DE PROTOCOLO - SISPRODIVISÃO

2 (dois) Módulos

MÓDULO I – Correspondências;

MÓDULO II – Processo Administrativo;

SISTEMA DE PROTOCOLO - SISPROMÓDULO I – Correspondências

TIPOS DE CORRESPONDÊNCIAS

INTERNA

Considera Correspondência Interna, aquela que é Enviada por um Setor da CeasaMinas e Recebida por outro Setor da CeasaMinas, o que significa que esta Correspondência irá circular dentro da CeasaMinas, compreendendo todas as suas Unidades.

EXTERNA

SISTEMA DE PROTOCOLO - SISPROMÓDULO I – Correspondências

TIPOS DE CORRESPONDÊNCIAS

EXTERNA

EXTERNA

SISTEMA DE PROTOCOLO - SISPROMÓDULO I – Correspondências

COMO TRABALHA O SISTEMA (FILOSOFIA DO SISTEMA)

SISTEMA DE PROTOCOLO - SISPROMÓDULO I – Correspondências

COMO TRABALHA O SISTEMA (FILOSOFIA DO SISTEMA)

SISTEMA DE PROTOCOLO - SISPROMÓDULO I – Correspondências

FUNÇÕES

Cadastrar e Alterar Emitentes – Externos – Responsável: Gestor do Sistema e Caixa Postais; Enviar Correspondências – Externas – Responsável: Caixas Postais e Emitentes Externos, Receber Correspondências – Internas – Responsável: Caixas Postais e Gestor do Sistema; Distribuir Correspondências – Internas – Responsável: A própria Caixa Postal e/ou o Gestor do Sistema; Cadastrar os Emitentes / Destinatários Internos (Caixa Postais) – Responsável: Gestor do Sistema; Cadastrar os Emitentes / Destinatários Externos – Responsável: Gestor do Sistema e Caixa Postais;

SISTEMA DE PROTOCOLO - SISPROMÓDULO II – Processo Administrativo

COMO TRABALHA O SISTEMA (FILOSOFIA DO SISTEMA)

O sistema trabalha com os seguintes princípios:

1. Guarda Permanente;

2. Guarda Provisória;

3. Movimentação; Cada pessoa (Funcionário Público e/ou Terceirizado) lotada em um Setor é cadastrada no próprio Setor; As Funções do Sistema são dadas ao Setor; Guarda Permanente é quando os Processos Administrativos estiverem encerrados e devidamente Arquivados (definitivamente);

O Arquivamento definitivo de um Processo Administrativo é de responsabilidade do Gestor do Sistema e este Arquivo fica localizado fisicamente na Seção de Gestão de Documentos – SEDOC;

Guarda Provisória é quando os Processos Administrativos estão em aberto e em poder do Gestor do Sistema;

SISTEMA DE PROTOCOLO - SISPROMÓDULO II – Processo Administrativo

COMO TRABALHA O SISTEMA (FILOSOFIA DO SISTEMA)

Movimentação de um Processo Administrativo é a circulação do Processo entre os Setores da CeasaMinas;

As Movimentações podem ocorrer com os Processos Administrativos sob a Guarda Permanente e sob a Guarda Provisória;

As Movimentações ocorridas com os Processos que estão sob a Guarda Permanente e ou provisória é centralizada no Gestor do Sistema;

SISTEMA DE PROTOCOLO - SISPROMÓDULO II – Processo Administrativo

FUNÇÕES

Solicitar a Abertura de um Processo Administrativo – Pode ser executada por todos os Setores da CeasaMinas (em estudo, pois hoje é função da Diretoria);

Abrir o Processo Administrativo – Executado apenas pelo Gestor do Sistema (SEXPE);

Solicitar Vistas ao Processo – Pode ser Executado por todos os Setores da CeasaMinas;

Devolver Processos – Pode ser executado por todos os Setores da CeasaMinas; A devolução de um Processo Administrativo é sempre para o Gestor do Sistema (SEXPE);

O que siguinifica que o Processo Administrativo voltará para a guarda provisória do Gestor do Sistema (SEXPE);

SISTEMA DE PROTOCOLO - SISPROMÓDULO II – Processo Administrativo

FUNÇÕES

Enviar Processo Administrativo – É executado pelo Gestor do Sistema (SEXPE);

O que siguinifica que foi solicitado a Vista do Processo Administrativo poralguma Caixa Postal e que este esta sendo enviado ao Solicitante;

Solicitar Alteração da Quantidade de Páginas de um Processo – Pode ser executado por todos os Setores da Ceasa Minas

Alterar a quantidade de Páginas de um Processo – Executado apenas pelo Gestor do Sistema (SEXPE);

Solicitar o Arquivamento de um Processo – Pode ser executado por todos os Setores da CeasaMinas;

O que siguinifica que a Caixa Postal está solicitando a guarda definitiva doProcesso;

Arquivar o Processo Administrativo – Executado apenas pelo Gestor do Sistema (SEXPE);

SISTEMA DE PROTOCOLO - SISPROMÓDULO II – Processo Administrativo

FUNÇÕES

Solicitar o Empréstimo de um Processo – Pode ser Executado por todos os Setores da CeasaMinas;

Emprestar um Processo Administrativo – Executado apenas pelo Gestor do Sistema;

SISTEMA DESENVOLVIDO, PUBLICADO, TESTADO, NÃO IMPLANTADO.

O que siguinifica que uma Caixa Postal está solicitando o empréstimo de umProcesso Administrativo que está sobre a guarda definitiva do Gestor doSistema (SEXPE;)

SISTEMA DE PROTOCOLO

SISPRO