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SECURITY SERVICE MANAGEMENT

SAI, SAP® E INAZ HANNO IDEATO UNA SOLUZIONE PER FORNIRE ALLE COOPERATIVE O ALLE SOCIETÀ CHE FORNISCONO SERVIZI DI VIGILANZA UNO STRUMENTO SPECIFICATAMENTE STUDIATO E ADATTATO AL SETTORE. CONTROLLO ASSOLUTO DEI RICAVI, DAI CONTRATTI ALLA GESTIONE DEGLI INCASSI La soluzione gestisce tutte le classiche tipologie contrattuali, come quelle a canone fisso, a chiamata, una tantum, ecc. Gli addebiti al cliente avvengono in via anticipata o posticipata, vengono calcolati su base oraria, giornaliera, settimanale, mensile o altro e sono fatturati con una periodicità variabile che può essere ad esempio mensile, bimestrale, trimestrale, ecc. Tramite una singola interfaccia è possibile controllare lo stato del contratto, i servizi inclusi, gli impianti collegati, le apparecchiature in comodato, le fatturazioni emesse e le eventuali variazioni avvenute dalla stipula dello stesso. Il calcolo degli importi da fatturare, così come l’assegnazione delle competenze ad ogni servizio contabilizzato, avviene in maniera automatica in base alle informazioni presenti sul contratto. In qualsiasi momento è possibile generare reports sul fatturato filtrati ad esempio per cliente, per servizio o per competenza. Per ogni periodo, inoltre, è possibile estrapolare l’elenco dei contratti che verranno fatturati. La soluzione SSM permette di importare dati da sistemi esterni di registrazione degli interventi e allarmi, o di memorizzare i servizi di vigilanza delle guardie. E’ pertanto semplice collegare la soluzione a qualunque sistema di rilevazione degli allarmi automatico o manuale preesistente.

La soluzione consente una gestione completa dell’Istituto di Vigilanza, ne ottimizza la gestione amministrativa e finanziaria. SSM permette, attraverso semplici strumenti di reportistica, di mantenere il controllo costante sui contratti e sui clienti. Agevola il lavoro dell’azienda dallo sviluppo di nuove opportunità di business alla stipula dei contratti, dalla fatturazione dei servizi e degli interventi alla stampa dei bollettini, dalla gestione dei pagamenti a quella degli esattori. L’integrazione nativa con SAP® Business One garantisce inoltre un elevato standard di sicurezza e assicura l’utilizzo di tutti gli strumenti classici di un ERP eliminando la necessità di gestione e manutenzione di diverse soluzioni software.

Di seguito vengono elencate le funzionalità principali relative alla gestione dei contratti e dei servizi: Gestione anagrafica dei clienti e delle

informazioni relative alle modalità e alle condizioni di pagamento, banca appoggio, B.I.C., IBAN;

Gestione anagrafica dei contratti, cliente, servizi inclusi, interventi, stato del contratto, fatturazioni, frazionamenti, canoni ecc. ;

Indirizzi separati per il contraente, per la fatturazione, per i servizi di vigilanza e per gli interventi;

Simulazione della fatturazione per agevolare il controllo e la sicurezza sui dati;

Calcolo in automatico dell’ eventuale importo arretrato per il periodo che decorre tra l’inizio del contratto e la prima fatturazione, con possibilità di modifica dell’importo o di sospensione della fatturazione;

Calcolo in automatico del rateo per l’emissione dell’ultima fattura, in caso di cessazione del servizio;

Gestione emissione anticipata o posticipata; Periodicità: mensile, bimestrale, trimestrale,

ecc.; Generazione automatica delle competenze

comuni; Assegnazione automatica o manuale delle

competenze sui singoli servizi fatturati; Estrapolazione delle fatture registrate per

competenza, per servizio, per cliente o conto di contabilità;

Aggiornamento dei canoni su base ISTAT;

Gestione automatica della scadenza prevista del contratto ed eventuale tacito rinnovo;

Controllo nuovi e cessati per cambio di gestione; Possibilità di gestire variazioni di canone

programmati, es. un aumento che entra in vigore in una data successiva;

Gestione di note operative e non operative; Consegna degli elenchi delle fatture pronte per

l’incasso agli esattori e registrazione dei pagamenti al rientro degli stessi;

Rilevazione dei pagamenti avvenuti tramite penna digitale;

Reportistica ed esportazione delle fatture incassate/da incassare;

Stampa massiva delle fatture per esattore, periodo, tipologia contrattuale ecc.;

Franchigia sugli interventi di allarme; Possibilità di definire i dati relativi al servizio che

devono essere stampati in fattura; Gestione dello storico delle variazioni

economiche del contratto; Generazione automatica degli ordinativi di

servizio; Fatturazione di un singolo contratto per un

singolo periodo; Fatturazione massiva di tutti gli importi a

scadenza nel periodo; Stampa delle fatture e dei bollettini puntuale e

massiva; Importazione dati da sistemi di rilevazione degli

allarmi personalizzabile; Importazione dati da sistemi di registrazione dei

servizi effettuati dai vigilantes; Esportazione dei dati in Excel a fini statistici.

SAI Servizi Avanzati per le Imprese

Via Don Orione, 8 00183 Roma (RM) Tel. +39 06 7018329 Fax. +39 06 233205532

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PRINCIPALI FUNZIONALITÀ E PROCESSI

SSM grazie alla integrazione “nativa” con SAP® Business One, permette una completa gestione dei processi gestiti da una azienda che eroga Servizi di Vigilanza: CRM SALES: Ricerche di Mercato, Gestione

Campagne Promozionali, Gestione dei contratti di Vigilanza, Rinnovi Automatici e Raccolta rinnovi, Gestione Agenti di Vendita, Penna Digitale per l’acquisizione di nuovi contratti e di rinnovi, Pipeline e Statistiche di Marketing.

FATTURAZIONE MASSIVA: Motore di Fatturazione massiva appositamente studiato per il settore. Fatturazione con inoltro via Postel, Fatturazione tramite esattori, Fatture con bollettino di C/C pre-compilato. Fatturazioni a canone, a interventi con e senza franchigia, fatturazione speciale. Fatturazione anticipata e posticipata. Fatturazione Mensile, Bimestrale, Trimestrale, Quadrimestrale, Semestrale o Annuale. Gestione di periodi di sospensione della fatturazione. Fatturazione automatica di periodi sospesi.

INTERVENTI, TURNI E SQUADRE: Connettore universale di facile personalizzazione per l’acquisizione dati per la fatturazione da qualsiasi sistema per la gestione di turni e squadre. Connettore universale via Excel per l’acquisizione degli allarmi direttamente dalle centrali di gestione degli interventi. Interventi Antirapina, Allarmi a intervento rapido, altri allarmi.

GESTIONE DEL PERSONALE: Connettore con INAZ per il caricamento automatico dati contabili stipendi facilmente adattabile ad altri package di calcolo delle paghe. Attribuzione automatica di Centri di Costo e Commesse.

GESTIONE ESATTORI: Fatturazione per esattore, Liste Incassi, Estratti conto per Esattore, Penna digitale per la rendicontazione degli Esattori con comunicazione in tempo reale di incassi effettuati.

CONTABILITÀ GENERALE: Prima nota e riconciliazione automatica, Schede Contabili, Bilancio Riclassificato, Bilanci per competenza, Stampa Solleciti di pagamento per livelli, Piano dei conti studiato per Istituti di Vigilanza, Registri IVA e Libro Giornale automatici.

CONTROLLO DI GESTIONE: Contabilità per

Centri di Costo e per Commessa. Cruscotto di rendicontazione dell’andamento aziendale. Analisi di redditività per settore e area.

GESTIONE DEI CONTRATTI: Inserimento dei contratti e dei servizi inclusi. Gestione dei canoni e degli importi a consumo: giornalieri/mensili/bimestrale ecc. Attivazione e disdetta di un contratto e di un singolo servizio. Sospensione e riattivazione.

FATTURAZIONE PUNTUALE: Fatturazione del contratto in modalità simulata o definitiva.

STAMPA MASSIVA: Scelta delle fatture da inviare in stampa e stampa massiva delle stesse. L’importazione genera una Registrazione provvisoria di prima nota, che può essere successivamente modificata e confermata a sistema.