Riesame dell'intero flusso del processo tecnico di una commessa di

acquisto materiale rotabile (dalla contrattualizzazione per gli aspetti

gestionali, definizione delle specifiche, alla gestione / controllo della

commessa, alla definizione / gestione delle azioni conseguenti, ecc.) con

l’obiettivo di standardizzare i principali strumenti per tenere sotto controllo

una commessa

Tutor Aziendale Tutor UniversitarioIng. Roberto Canfailla Prof. Francesco Filippi

AllievoClemente Guerriero

Comprensione del contesto

La GESTIONE DI COMMESSA di acquisto di nuovo materiale rotabile in Trenitalia corrisponde alla “GESTIONE DI PROGETTO” su mercato.

La differenza consiste nel fatto che il processo gestito all’interno non prevede la sola fase di “FABBRICAZIONE DEL PRODOTTO” che è demandata al Fornitore.

Contrattualizzazione e assegnazione del contratto di acquisto

Realizzazione del prodotto

Gestione del progetto

Pianificazione e coordinamento delle attività interne

Organizzazione Monitoraggio Tenuta sotto controllo

2

Comprensione del contesto

3

TRENITALIAAmministratore Delegato

GESTIONE COMMESSEINVESTIMENTI ROTABILI

DIVISIONE COMMERCIALE(DPN/I, DPR, DC)

DIREZIONE TECNICA

GESTIONE COMMESSEETR e MEZZI LEGGERI

Soggetto Tecnico

Clie

nte

Inte

rno

La Struttura Organizzativa interna per la gestione dei contratti di acquisto di nuovo

materiale rotabile C.O. 330/AD del 23/07/2010

Comprensione del contesto di riferimento operativo

4

Interfaccia verso il Fornitore (Fase di gestione)

DTIngegneria

DPIGest RAMS

DirAcquisti

DirAffari Legali

DirAmm Fin Contr

RdP

PM

ASPETTI TECNICIASPETTI TECNICIASPETTI TECNICIASPETTI TECNICIASPETTI CONTRATTUALI E ASPETTI CONTRATTUALI E

LEGALI LEGALI

ASPETTI CONTRATTUALI E ASPETTI CONTRATTUALI E LEGALI LEGALI

PE

ASPETTI ECONOMICIASPETTI ECONOMICIASPETTI ECONOMICIASPETTI ECONOMICI

Fornitore Materiale Rotabile

Obiettivo del lavoro

Riesaminare il flusso di processo, i relativi driver e le modalità di

utilizzo degli strumenti implementati al fine di una

standardizzazione complessiva in relazione alle mutate esigenze

aziendali derivanti dalla liberalizzazione del mercato ferroviario.

Individuare possibili strumenti da utilizzare in gestione operativa

per un project management efficace in relazione alle nuove

logiche di contrattualizzazione.

5

Logica di approccio

SVILUPPO Individuazione di strumenti efficaci già

utilizzati in altri settori del mercato Customerizzazione Proposta di implementazione di nuovi / più

efficaci strumenti Efficienza delle comunicazioni formali con il

Fornitore Team di commessa RdP – PM sinergico ed

efficace diffusione dell’informazione interna alle strutture di supporto

Stima qualitativa delle risorse da impegnare per l’adozione degli strumenti proposti

ANALISI Flusso del processo di commessa Input e output della gestione commessa Norme di liberalizzazione del mercato ferroviario Requisiti del cliente (gestione commessa) Testi e Norme

BENEFICI ATTESI Miglioramento dell’efficacia nel ruolo del Cliente v/s il

Fornitore esterno Migliore organizzazione per un controllo / monitoraggio

sistematico sul Fornitore fondata sul piano di produzione

6

AS- IS v/s TO-BE

Gestione ancora troppo orientata agli aspetti tecnici.

Condivisione con il Fornitore di qualche responsabilità sul prodotto

Struttura e contenuti di alcune parti del contratto che ancora risentono della precedente impostazione

Strumenti di controllo / monitoraggio utilizzati ancora limitati (per numero e tipologia) e non sempre efficaci

Cultura della gestione del rapporto Cliente vs Fornitore non ancora diffusa e pienamente acquisita.

Organizzazione delle attività (pianificando in maniera spinta) sulla pianificazione del Fornitore con i driver “tempi e costi”

Piena responsabilità al Fornitore sul prodotto.

Azioni / decisioni sistematiche e strutturate orientate al risultato

Introduzione di nuovi / più efficaci strumenti di monitoraggio e controllo

Corretta gestione secondo mercato del rapporto Cliente / Fornitore

7

Gestione Commessa e il processo di acquisto

8

Assegnazione contratto

Assegnazione contratto

Gestione Operativa ante

consegna

Gestione Operativa ante

consegna

Consegna nuovi treni

Consegna nuovi treni

Esercizio e gestione garanzia

Esercizio e gestione garanzia

Definizione requisiti

contrattuali (atti di gara)

Definizione requisiti

contrattuali (atti di gara)

Gestione CommessaGestione Commessa

I/O di gestione commessa nel contratto di acquisto

Contratto di fornitura

Normativa applicabile

Quadro procedurale di

riferimento interno (CO, DO,

ecc.)

Modello organizzativo di TI

Esigenze e requisiti del

Cliente Interno

Norme STI

Tenuta sotto controllo

dei tempi e dei costi

Monitoraggio e controllo

del rispetto dei requisiti

contrattuali e azioni

conseguenti

Attività TI per messa in

servizio convogli

Gestione della garanzia

GESTIONE COMMESSA

9

Proposta di nuovi strumenti per la standardizzazione

Benefici attesi DescrizioneMisura del valore /

Variabili da monitorare

Standardizzazione dell’offerta

Format per la presentazione dell’offerta in relazione ad un Capitolato Tecnico Prestazionale strutturato secondo una WBS per macro-funzioni

Efficacia del processo di consegna rotabili

Proceduralizzazione del processo compreso il diagramma di flusso matriciale che ne definisce attività e responsabilità.

Gestione efficace e rapida della comunicazione interna

Lista di distribuzione standardizzata con indicazione delle strutture interne interessate per ogni argomento contrattuale

Miglioramento delle procedure di interfaccia Cliente v/s Fornitore

Format standard per la richiesta Cliente Fornitore e la valutazione / proposta Fornitore Cliente per le variazioni ai requisiti contrattuali

Semplificazione nell’utilizzo della documentazione di gara

Struttura degli atti contrattuali che ne faciliti l’utilizzo in relazione alla interconnessione / sinergia / interferenza tra gli argomenti trattati

10

Benefici attesi Descrizione Misura del valore / Variabili da monitorare

Gestione efficiente delle comunicazioni formali con il Fornitore

Richiesta contrattuale di attivazione di una PEC da parte del Fornitore

Tempi di cicloCosti della comunicazione

Miglioramento del monitoraggio / controllo delle attività del Fornitore

Programma strutturato di verifiche ispettive, definito in relazione alla pianificazione del Fornitore, con particolare attenzione alle attività poste sul “percorso critico”

Azioni preventive v/s azioni correttive

Riduzione delle controversie

Glossario unico inserito come allegato contrattuale dei termini utilizzati per gli aspetti caratteristici del servizio ferroviario (p. e. “guasto rilevante”, “nulla riscontrato”, ecc.)

Livello di conflittualità Cliente/FornitoreNumero e contenuto dei quesiti di tipo

Efficacia delle leve contrattuali

Algoritmo di simulazione basato su dati storici per definire la percentuale e la progressività delle penali in relazione alla tipologia

Efficacia del controllo / monitoraggio

Scadenzario periodico per la verifica dell’avanzamento delle attività elementari pianificate dal Fornitore a fronte del quale definire le attività da intraprendere.

Proposta di nuovi strumenti

11

Proposta di nuovi strumenti

Benefici attesi Descrizione Misura del valore / Variabili da monitorare

Efficacia della gestione operativa

Lista delle specifiche tecniche e procedurali di Trenitalia inserite a contratto al fine di monitorarne il rispetto e garantirne la comunicazione al Fornitore in caso di aggiornamento / revisioni

Efficacia della gestione operativa

Matrice di affinità e interferenza tra i requisiti tecnici e/o gestionali contrattualmente definiti

Efficacia / efficienza nella gestione operativa

Monitoraggio e controllo del rapporto pianificato / realizzato con riferimento a costi e tempi attraverso opportuni indicatori gestionali

BCWS, BCWP, ACWP

12

Valutazione qualitativa strumenti

13