Summit Italianodei Direttoridella Comunicazione

RAPPORTO SEMPLIFICATODI SOSTENIBILITÀ

Indice1. Perché un Summit e un Summit Sostenibile

2. Perché un Summit certificato ISO 20121:2012

3. Il primo passo di un percorso di responsabilità organizzativa

4. Perché un Rapporto Semplificato di Sostenibilità

5. Documenti di riferimento

6. Indicatori considerati

7. I risultati

7.1 People - Stakeholder engagement

7.2 Profit - Sostenibilità economica

7.3 Planet - Sostenibilità ambientale

7.4 ISO 20121:2012

8. I risultati 2013 in sintesi

9. Foto Gallery

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Realizzare, per la prima volta in Italia,un evento indirizzato esclusivamente ai Direttori della Comunicazione d’impresa il cui fattore caratterizzante e coesivo sta nella condivisione ‘tra pari’ di esperienze professionali e manageriali e nella creazione, anche nel nostro Paese, della comunità professionale dei Direttori della Comunicazione.

Stimolare nei Direttori della Comunicazione una riflessione concreta sui nuovi standard etici della comunicazione d’impresa. Le strategie di sostenibilità adottate dalla maggior parte delle imprese in cui operano i direttori della comunicazione rendono, infatti, ineludibile l’adozione di strategie di comunicazione altrettanto sostenibilia partire da quelle più comuni come l’organizzazione degli eventi che è unanimemente considerata la strategia di comunicazionea più elevato impatto ambientale, sociale ed economico.

Perché un Summit e un Summit Sostenibile

Il Summit Italiano dei Direttori della Comunicazione è nato nel settembre 2012 con gli obiettivi di:

La Certificazione

In ragione di tali obiettivi, Communication Experience ha progettato, finanziato e gestito organizzativamente il Summit in modo conformeal sistema di gestione sostenibile ISO 20121:2012 ottenendo, primo evento del mondo italiano della comunicazione,la certificazione internazionale di sostenibilità (Sustainability Management System for Events n° 596171) da parte di British Standard Institution, il più autorevole ente di certificazione internazionale che ha certificato le Olimpiadidi Londra 2012, il primo evento della storia a ottenere tale riconoscimento.

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Perché un Summit certificato ISO 20121:2012

Secondo la definizione data nel 2009 dall’UNEP (United Nations Environment Program), un evento è sostenibile quando “è ideato, pianificatoe realizzato in modo da minimizzare l’impatto negativo sull’ambiente e da lasciare un’eredità positiva alla comunità che lo ospita”.Il concetto di sostenibilità non rappresenta però uno stato o una visione costante nel tempo, ma un processo continuo nel quale si coniuganole tre dimensioni fondamentali dello sviluppo: ambientale, economica e sociale.

Questo processo è garantito non solo dall’adozione di un sistema di gestione sostenibile, ma anchee soprattutto, da un processo di certificazione di terza parte che possa attestare, in modo assolutamente imparziale,il costante perseguimento di tali obiettivi.Il Summit ha adottato il sistema di gestione sostenibile ISO 20121:2012 e la certificazione internazionale di BSI perché, certificando un modus operandi, è stato ritenuto lo standard più funzionale agli obiettivi dell’evento in cui le componenti sociali, relazionali ed economiche hannouna rilevanza particolare rispetto a quella ambientale.

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Per il 1° Summit Italiano dei Direttori della Comunicazione l’ottenimento della certificazione di sostenibilità da parte di BSI è stato il primo passo di un preciso percorso di responsabilità basato su soluzioni organizzative a basso impatto ambientale, economico e sociale che si è deciso di intraprendere fin dalla prima edizione lavorando nel rispetto di una politica di sostenibilità e di precise linee guida, i cui punti qualificanti sono stati:

Una strategia fortemente partecipativache ha coinvolto tutti gli stakeholder con varia intensità(highly, medium e lightly involved stakeholders).

Una strategia di comunicazione condotta in ottica paperless che ha fatto uso praticamente esclusivo di strumenti digitali e di innovative piattaforme web open source.

Una strategia di contenimento costi basata su un modello collaborativo win-win, caratterizzato sia da partecipazione economica diffusa ma misurata, che da partnership tecniche con aziende sostenibili.

Una strategia logistica e organizzativa condotta in ottica ecofriendly con massima valorizzazione di fornitori, prodotti e servizi localied ecocompatibili.

Linee guida di sostenibilità

Il primo passo di un percorsodi responsabilità organizzativa

Muoversi,ma con giudizio

Accoglierein “verde”

Un approccioeconomico

win win

Consumaremeno carta

Acquistarein modo

consapevolee responsabile

Buono perl’ambiente,buono per l’evento

Coinvolgeree comunicareper trasferireconoscenze

Ridurre, riutilizzare,

riciclare

La sostenibilitàè una

opportunità,non un costo

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Essere responsabili e sostenibili significa rendersi conto, tener conto e, soprattutto, dar conto dei risultati raggiunti e degli obiettivi conseguiti.

Consapevole dell’importanza del percorso di responsabilità intrapreso, Communication Experience con questo primo rapporto semplificato intende dare conto delle prestazioni raggiunte a tutti quelli che hanno partecipato alla prima edizione.

Il rapporto semplificato completa il percorso di sostenibilità della prima edizione, ma al tempo stesso rappresenta il punto di partenza del percorso che caratterizzerà la prossima edizione.

La volontà di redigere un rendiconto di sostenibilità del Summit, ancorché semplificato, è parte integrante dell’impegno culturale di Communication Experience che intende fornire un contributo utile alla revisione dei modelli e dei processi che guidano oggi l’organizzazione degli eventi aziendali con l’auspicio che non solo il Summit dei Direttori della Comunicazione sia un evento sostenibile ma che lo diventino tutti gli eventi aziendali organizzati in futuro dai direttori della comunicazione.

Il presente rendiconto semplificato si riferisce alla prima edizione del Summit e al periodo ottobre 2012 > luglio 2013. Il campo di misurazione comprende tutti gli interventi attuati prima, durante e dopo la chiusura dell’evento svoltosi a Milano,giovedì 11 luglio 2013.

Perché un Rapporto Semplificato di Sostenibilità

Perimetro del Rapporto

Documento illustrativo Destinatari: tutti i soggetti promotori e organizzatori della conferenzaContenuti: intenti, principi ispiratori e criteri di sostenibilità del Summit

Politica di sostenibilità:Destinatari: tutti gli stakeholder highly, medium, lightly involvedContenuti: principi ispiratori del Summit

Linee guida di sostenibilitàDestinatari: tutti i soggetti promotori e organizzatoridel Summit Contenuti: buone pratiche organizzative adottate per la realizzazione dell’evento con il coinvolgimento di promotori, organizzatori e partecipanti

Scheda partecipantiDestinatari: tutti i partecipanti invitati all’evento Contenuti: raccolta dati sul profilo dei partecipanti

Questionario di soddisfazione partecipantiDestinatari: tutti i partecipanti effettivi inclusi relatori, promotori, organizzatoriContenuti: raccolta valutazioni sui vari aspetti del Summit (contenuti, comunicazione, valore scientifico, qualità argomenti, relazioni e relatori...)

Questionario di soddisfazione espositoriDestinatari: tutte le aziende partecipanti alla mostra collaterale di prodotti e servizi per la sostenibilità organizzativaContenuti: raccolta valutazioni sui vari aspetti della mostra (qualità sede espositiva, allestimenti, qualità contatti, costo partecipazione...)

Interviste individuali Destinatari: selezione di partecipanti e relatori Contenuti: raccolta opinioni e pareri sull’evento (motivazionea partecipare, valutazione dibattito, indicazioni su argomenti da dibattere in futuro)

Documenti di riferimento

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Indicatori considerati

Per la redazione del presente Rapporto sono stati utilizzati gli indicatori delle linee guida GRI (Global Reporting Initiative) specifiche per gli organizzatori di eventi (GRI Events Organizers - Sector Supplement). Si è inoltre voluto comunicare i risultati dell’operato di sostenibilità considerando sia le tre componenti People, Profit, Planet sia l’efficacia del sistema di gestione implementato.

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Indicatori Tipologia

People N° di persone coinvolte nello stakeholder engagement

N° di persone dei Comitati coinvolte direttamente nell’organizzazione

N° di professionisti partecipanti

N° studenti/giovani comunicatori coinvolti

N° espositori alla Rassegna di prodotti e servizi sostenibili

Profit Sostenibilità economica maturata da accordi mutualistici – % sul costo preventivato

Percentuale di fornitori che hanno stipulato accordi mutualistici

Percentuale di fornitori locali

Planet Percentuale di prodotti ecologici certificati

Percentuale di fornitori sostenibili incaricati

ISO 20121:2012 Percentuale di traguardi raggiunti nella prima edizione

N° di non conformità ed osservazioni emerse

N° di ore di training

N° di riunioni / brief

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I risultati

Partners istituzionali

Communication Experience ha coinvolto a diverso titolo nella progettazione dell’evento 7 organizzazioni:

Comitati

Come punto di riferimento culturale e supporto organizzativoCommunication Experience ha costituito:

People - Stakeholder engagement

3 Comitati Promotore - Scientifico - Organizzativo I rappresentanti dei 3 Comitati sono stati destinatari di un costante processo di engagement.

8 Referenti accademici in rappresentanza di 6 Università sono stati coinvolti

personalmente e volontariamente nel Comitato Scientifico, per collaborare all’impostazione metodologica e scientifica dei lavori, nonché al controllo e alla validazione della qualità dei temi,dei casi e dei relatori del Summit.

1 Università Università IULM con Master in Relazioni Pubbliche di Impresa - MARPI

3 Associazioni professionali Assorel, Euprera, Ferpi

2 Associazioni per la responsabilità e sostenibilità d’impresa Fondazione Sodalitas, Assoscai

1 testata specializzata sui temi della sostenibilità d’impresa Green Business

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I risultati

People - Stakeholder engagement

20 Promotoritra direttori comunicazione di primarie societàe referenti delle associazioni professionali di settorecoinvolti nel Comitato Promotore, per confrontarsi sui temi del Summit e per sostenere l’iniziativa in qualsiasi forma e secondo le disponibilità.

9 Soggetti Organizzatoriche hanno collaborato operativamente all’organizzazione del Summit su base personalee volontaria.

9 Partner tecnici in cambio merceAlisea, Fondazione Catella, Gentil Comunicazione, Gentil Eventi, Green Graffiti, Lundquist, MobiliCartone, Punto 3 - Eventi sostenibili, Teofilm sono stati selezionati per le loro caratteristiche di sostenibilità ed hanno collaborato operando gratuitamente o in parziale cambio mercio a condizioni economiche molto favorevoliconsentendo il contenimento dei costie l’ottimizzazione delle risorse.

173 StudentiPer sensibilizzare i futuri comunicatori sul tema degli eventi sostenibili è stato bandito un concorso di idee tra gli studenti del corso di Relazioni Pubbliche Progredito dell’Università IULM di Milano. Due gruppi vincitori, 16 laureandi. Con il Concorso il Summit ha inteso lasciare un’eredità positiva ai giovani comunicatori, chiamati in futuro a operare in contesti dominati da modelli comunicativi imperniati sulla sostenibilità.

9 Aziende SostenibiliPer contribuire alla diffusione della cultura degli eventi sostenibili e mettere in relazione tra loro produttori e comunicatori sostenibili, il Summit ha proposto una rassegna collaterale di prodotti e servizi a “ridotto impatto ambientale”.

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7 Intervistesul ruolo del direttore comunicazione sono state condotte prima dell’evento ai direttori comunicazione presenti al Forum della Comunicazione tenutosia Milano nel mese di aprile e presentate in sededi evento con un video

11 Interviste ai partecipanti al Summit sul ruolo del direttore comunicazione condotte durante l’evento

1 Media Partner - Green BusinessCoinvolto nella gestione della sessione dei lavori dedicata al tema degli eventi sostenibili.

20 Giornalistitra quotidiani, agenzie di stampa e testate verticali di settore hanno partecipato ad una specifica sessione dei lavori.In sintesi nel periodo 7 giugno - 29 luglio 2013il Summit ha trovato eco su 24 testate nazionali.

I risultati

People - Stakeholder engagement

18 interviste 1 Media Partner - 20 giornalisti

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I risultati

People - Stakeholder engagement

65 Direttori della Comunicazione Iscritti di cui 18 relatori

19 Partner tecnici ed espositori

20 Giornalisti

24 Operatori tecnici e personale di staff

8 Studenti vincitori del concorso di idee per la sostenibilità organizzativa

Partecipanti

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27 42% Questionari partecipanti compilati La partecipazione all’evento è stata giudicata buona dal 57% dei rispondenti e ottima dal 30%. Il 52% dei rispondenti si è dichiarato soddisfatto dal livello dei partecipanti ed il 91% raccomanderà in futuro la partecipazioneal Summit. Il 61% dei rispondenti ha condiviso positivamente la politica di sostenibilità, il 70% ha giudicato ottime le scelte logistiche ed organizzative, la rassegna dei prodotti e servizi ecosostenibili è stata giudicata utile dal 52%.

8 100% Questionari espositori compilatiIl 60% ha giudicato ottima la sede espositiva e buona la scelta degli allestimenti. La qualità dei contatti è stata giudicata buona dal 20% dei rispondenti e ottima dal 40%. In generale il 60% dei rispondenti ha espresso un giudizio positivo sull’evento

I risultati

People - Stakeholder engagement

I Feed Back

Per raccogliere pareri e suggerimenti utili al processo di miglioramento dell’evento per le successive edizioni, sono stati distribuiti viaweb due questionari con i seguenti ritorni:

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I risultati

Profit - Sostenibilità economica

64% la percentuale di fornitori che hanno erogato servizi prioritari per l’evento e che hanno accettato collaborazioni e partnership.

-50% la percentuale di riduzione dei costi dell’evento ottenuta grazie ad accordi mutualistici stipulati con i fornitori/partner tecnici.

60% la percentuale di fornitori locali (cioè con sede in un raggio di 100 km dalla location) che hanno erogato servizi prioritari per l’evento e che sono stati scelti in una logica di positiva ricaduta economica a livello territoriale.

100% la percentuale di servizi di consulenza digitale e piattaforme web open source gratuite utilizzati per la comunicazione e promozione dell’evento.

Il coinvolgimento sui costi

Le partnership tecniche sono state uno dei fattori vincenti del Summit. Il pieno coinvolgimento dei partner tecnici, selezionati esclusivamente tra aziende dotate di marchi ambientali e contraddistinte da specifiche politiche gestionali e strategie produttiveeco-sostenibili, ha consentito di contenere i costi dell’evento e, quindi di ottimizzare le risorse economiche.

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100% dei fornitori incaricati sono stati selezionati in base al miglior punteggio di sostenibilità sulla base dell’indice di vendor rating sostenibile sviluppato da Communication Experience.

100% del materiale distribuito ai partecipanti e del materiale destinato alla segnaletica e agli allestimenti è stato realizzato con materiali biodegradabili e riciclabili.

100% la percentuale di prodotti alimentari a km 0, da materie prime selezionate in base a qualità eccellente, località e stagionalità serviti nelle pause caffè, lunch e aperitivo di chiusura.

90% la percentuale di strumenti e canali digitali utilizzati per la gestione dei processi di segreteria, di comunicazionee promozione e per la gestione delle attività economico amministrative. La piattaforma Ecopassenger è stata utilizzata come strumento di sensibilizzazione dei partecipanti all’impatto ambientale derivante dalle loro scelte di viaggio (aereo, treno, auto) e per il pernottamento è stata raccomandata una rosa di strutture alberghiere ecosostenibili dislocate nei pressi della location. La piattaforma Eventbrite è stata utilizzata per la diramazionedegli inviti e la raccolta delle iscrizioni mentre è stata adottata la piattaforma Wix per la costruzione del sito del Summit alla cui implementazione hanno contribuito i componenti del Comitato Organizzatore su base personalee volontaria.

I risultati

Planet - Sostenibilità ambientale

Politica di sostenibilità

La politica di sostenibilità ha governato tutte le scelte organizzative per limitare al massimo l’impatto ambientale collegato principalmente ai processi di segreteria, alla logistica, agli allestimenti, ai servizi tecnici e al servizio di catering:

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1000 palloncini segnaletici in lattice di gomma naturale biodegradabile al 100%

130 blocchi in carta riciclata

130 portablocchi in lastra di PET riciclato

130 penne da recupero e riciclo di catarifrangenti di autovetture

130 sacchi monospalla in fibra di cotone 100% biodegradabile e riciclabile

130 penne USB in vetro e sughero naturale

130 badge in cartone alveolare riciclato e laccio in cotone

30 messaggi stradali segnaletici realizzati con il metodo chalk graffiti, mescola biocompatibile e certificata di vernice al latte nebulizzata con particoli sprayer

20 penne in grafite riciclata

20 t-shirt in fibra di latte per lo staff di segreteria

8 desk espositivi e segnaletica interna in cartone biodegradabile e riciclabile 100%

3 isole ecologiche per la raccolta differenziata dei rifiuti in plastica riciclabile

1 compattatore bottiglie PET

I risultati

Planet - Sostenibilità ambientale

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I risultati

ISO 20121:2012

100% di traguardi del programma di miglioramento gestionale raggiunti nella prima edizione del Summit.

100% di non conformità ed osservazioni emerse trattate con successo dai responsabili del Summit.

46 ore di training per acquisire know how sull’organizzazione sostenibile degli eventi e sui sistemi di gestione.

11 riunioni operative tra brief di allineamento con i fornitori, meeting con i membri dei Comitati e riunioni interne degli organizzatori del Summit.

L’efficacia del sistema di gestione sostenibile adottato è testimoniata dal raggiungimento dei traguardi fissati dal programmadi miglioramento continuo, dalla gestione anticipata delle non conformità e da un costante lavoro di controllo delle varie fasidel processo organizzativo e di coordinamento delle risorse messe in campo. Questi i risultati raggiunti nella prima edizione:

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I risultati 2013 in sintesi

Indicatori Risultati per Tipologia

People 6 partner istituzionali, 1 media partner, 37 professionisti coinvolti in 3 Comitati, 20 giornalisti,

18 interviste effettuate a direttori della comunicazione, 84 questionari inviati a iscritti,

partecipanti ed espositori

9 persone dei Comitati coinvolte direttamente nell’organizzazione

65 iscritti partecipanti di cui 18 relatori

173 studenti coinvolti nel Concorso di Idee sulla sostenibilità organizzativa di cui

8 vincitori presenti al Summit

9 aziende e 19 partner tecnici ed espositori presenti alla mostra collaterale di prodotti e servizi

sostenibili per gli eventi aziendali

Profit Sostenibilità economica maturata da accordi mutualistici: -50% sul costo preventivato

60% di fornitori locali ingaggiati

64% di fornitori che hanno stipulato accordi mutualistici di partnership

Planet 100% di prodotti ecologici certificati e 100% di fornitori sostenibili incaricati

ISO 20121 100% di traguardi raggiunti nella prima edizione

100% di non conformità ed osservazioni emerse e trattate con successo

46 di ore di training e 11 riunioni / brief

1. Ingresso Summit Direttori Comunicazione

4. Gadget, penna USB in sughero

7. Palloncini segnaletici in lattice di gomma naturale biodegradabile al 100%

2. Desk registrazione iscritti

5. Shopper Summit in cotone riciclato

8. Sostenibilità in mostra

3. Badge in cartone alveolare riciclato per partecipanti

6. Maglietta hostess in fibra di latte

9. Accredito partecipanti

10. Sala Summit

13. Intervengono i Direttori della Comunicazione, Luca Virginio

16. Sessione Sostenibilità

11. Introduzione ai lavori, Nicoletta Cerana

14. Networking

17. Interviste onsite, TeoFilm

12. Apertura di Dario Di Vico

15. Vittorio Meloni intervista Corrado Passera

18. Premiazione concorso di idee

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