Realizzazione di un sistema per l’archiviazione, la...

Progetto AIRUmbria

Realizzazione di un sistema per l’archiviazione, la conservazione sostitutiva e la dematerializzazione dei documenti

PIANO DI DISPIEGAMENTO PER GLI ENTI LOCALI

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Codice: 571-99-01-672 Emesso il:29-6-2011 Versione: 1

PROGETTO AIRUMBRIA

Realizzazione di un sistema per l’archiviazione, la conservazione sostitutiva e la dematerializzazione

dei documenti


(documento 6.7.2)

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Data:

29/6/2011 Compilato: Francesco Frattegiani ____________________ Alessandro Cavazzoni ____________________

Data: 29/6/2011 Rivisto: Francesco Frattegiani ____________________

Data: 29/6/2011 Approvato: Brunella Pierini ____________________

Destinatari: Webred S.p.A. Regione Umbria

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Indice dei contenuti

1 GENERALITÀ .............................................................................................................................. 5

2 GENERALITÀ E INTRODUZIONE AL SERVIZIO DI CONSERVAZIONE ................. 6

2.1 INTRODUZIONE ................................................................................................................................ 6

2.2 CHE COSA È E A COSA SERVE LA CONSERVAZIONE ............................................................ 6

2.3 COME SI ATTUA ................................................................................................................................ 7

2.3.1 PREREQUISITI ......................................................................................................................................... 9

2.3.2 IL PROCESSO DI CONSERVAZIONE ................................................................................................ 10

2.3.3 QUANDO PASSARE UN DOCUMENTO IN CONSERVAZIONE ? ............................................. 11

2.3.4 GESTIONE DEI LOTTI .......................................................................................................................... 11

2.3.5 RICHIESTA DI UN DOCUMENTO CONSERVATO ....................................................................... 11

2.3.6 COME FARE PER PASSARE UN DOCUMENTO IN CONSERVAZIONE ? ................................ 12

2.4 QUALI DOCUMENTI CONSERVARE .......................................................................................... 13

2.5 RESPONSABILITÀ ........................................................................................................................... 14

2.6 CLASSI E FORMATI DEI DOCUMENTI DIGITALI ................................................................... 16

2.7 IL PROGETTO AIR-UMBRIA ......................................................................................................... 17

2.8 LA NORMATIVA ............................................................................................................................. 20

3 IL CONTESTO ........................................................................................................................... 22

3.1 IL CONTESTO TERRITORIALE ..................................................................................................... 22

3.2 IL MODELLO DI LAVORO ............................................................................................................. 26

4 INFRASTRUTTURA, PREDISPOSIZIONE E GESTIONE DEL SERVIZIO................. 27

4.1 MODELLO LOGICO ........................................................................................................................ 27

4.2 MODELLO TECNOLOGICO .......................................................................................................... 28

4.3 INTERPA ............................................................................................................................................ 29

4.4 DIMENSIONE DELL’UTENZA ...................................................................................................... 29

4.5 GESTIONE DEL SERVIZIO ............................................................................................................. 29

4.6 BREVE DESCRIZIONE DELL’IMPIANTO E DI EROGAZIONE DEL SERVIZIO

TELEMATICO ................................................................................................................................... 30

4.7 COME ATTIVARE IL SERVIZIO .................................................................................................... 31

4.7.1 ASPETTI FORMALI ............................................................................................................................... 31

4.7.2 ASPETTI TECNICI ................................................................................................................................. 32

5 ATTIVITÀ DI DIFFUSIONE .................................................................................................. 35

5.1 COSA E’ TENUTO A FARE L’ENTE PER INIZIARE LA CONSERVAZIONE ...................... 35

5.2 MATERIALE A DISPOSIZIONE DELL’ENTE.............................................................................. 37

5.3 PIANO DI DIFFUSIONE .................................................................................................................. 38

5.4 CONTATTI E RIFERIMENTI .......................................................................................................... 39

6 CHECKLIST RAPIDA PER INIZIARE IL PROCESSO DI CONSERVAZIONE –

ENTI UTILIZZATORI IL SISTEMA DI PROTOCOLLO INTERPA .............................. 40

7 CHECKLIST RAPIDA PER INIZIARE IL PROCESSO DI CONSERVAZIONE –

ENTI UTILIZZATORI IL SISTEMA DI PROTOCOLLO INTERPA .............................. 45

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1 GENERALITÀ

Oggetto:

Realizzazione di un sistema per l’archiviazione, la conservazione sostitutiva e la dematerializzazione dei documenti PIANO DI DISPIEGAMENTO PER GLI ENTI LOCALI

Riferimenti a documenti aziendali:

Riferimenti esterni:

[a] Deliberazione AIPA n. 42/2001

Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali - articolo 6, commi 1 e 2, del Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa, di cui al decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445

[b] Deliberazione CNIPA n. 11/2004

Moduli utilizzati

History V1: rilascio iniziale

Glossario, abbreviazioni e acronimi:

SGD Sistema di Gestione Documentale.

SCN Sistema di Conservazione

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2 GENERALITÀ E INTRODUZIONE AL SERVIZIO DI CONSERVAZIONE

2.1 INTRODUZIONE

I capitoli seguenti fino al capitolo 5 spiegano i diversi aspetti della conservazione nel dettaglio. I capitoli 6 e 7 sono una rapida checklist di cosa è tenuto a fare un Ente per rendere operativo il servizio, ovvero di come procedere alla diffusione del servizio dopo aver provveduto al dispiegamento dell’hardware e del software.

2.2 CHE COSA È E A COSA SERVE LA CONSERVAZIONE

L’uso di documenti informatici (digitali) al posto della carta ha imposto la risoluzione di diversi problemi connessi alla natura propria dell’informazione digitale:

è modificabile

è cancellabile

viene trasportata su canali non sicuri

deve seguire il progresso tecnologico

non è facilmente attribuibile la paternità Tutti questi aspetti sono alla base delle soluzioni (tecnologiche, normative, procedurali) ad oggi individuate per assicurare, per contro, la garanzia della immodificabiltà, della autenticità e della permanenza nel tempo del contenuto informativo esattamente come esso è stato generato. Con l’obiettivo di dare valore probatorio e “non ripudiabilità” al documento digitale sono state emanate disposizioni e regole tecniche che per quanto riguarda la cosiddetta long term preservation sono conosciute come procedimenti per la “conservazione a norma di legge”. La norma fondamentale cui si fa riferimento riguarda l’applicazione delle disposizioni previste dalla delibera CNIPA n.11/2004, volte a garantire

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l’integrità, l’autenticità e la disponibilità dei documenti sottoposti a conservazione. In parole semplici significa che un documento digitale se formato e conservato rispettando i dettati tecnico-normativi in vigore ha valore legale, è il solo ad avere valore legale, e ci deve essere chi risponde della sua esistenza e della permanenza nel tempo di questa caratteristica. Nell’uso comune è entrata la locuzione “conservazione sostitutiva” intendendola estensivamente come “conservazione a norma”. Al proposito va chiarito che il termine “sostitutiva” attiene alla trasformazione in digitale del documento originale cartaceo a seguito della quale l’originale su carta può (anzi dovrebbe) essere distrutto. Un documento che invece nasce già in formato digitale non è sostitutivo di qualcos’altro. Quindi si dovrebbe parlare più precisamente di “conservazione” (e basta) e di “riproduzione sostitutiva” per quei documenti che in origine non erano digitali. Ogni documento digitale (sia esso testo, disegno, fotografia, … ) con la caratteristica dell’ufficialità deve quindi essere opportunamente conservato. L’attenzione va posta quindi sulla correttezza, completezza, chiarezza ed efficacia delle regole e dei procedimenti posti in essere.

2.3 COME SI ATTUA

Il processo di conservazione è parte di un altro processo che va sotto il nome di ciclo di vita del documento semplificato nello schema seguente.

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Figura 1 Ciclo di vita tipico di un documento

Il documento, originato internamente attraverso delle applicazioni (software gestionale, word processing) o acquisito da fonti esterne, entra nel sistema di gestione documentale associato ai propri dati di protocollo e ai metadati che ne descrivono gli attributi (relativi alla classe documentale di appartenenza) e viene collocato nei folder dell’archivio informatico (fascicolazione). Tale archivio (archivio “corrente”/”deposito”) è, nella pratica, gestito dall’applicazione del Protocollo o da un Sistema di Gestione Documentale (SGD). Per il documento che necessiti di conservazione a norma, indipendentemente dalla sua “vita” amministrativa, viene attivato il processo di conservazione:

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Figura 2 Processo di conservazione

In questo passaggio il documento perde i suoi attributi archivistici (fondamentali per la gestione documentale) e acquista o mantiene solo quelli relativi alla sua classe (tipologia di documento). Tali attributi (metadati) sono quindi generalmente diversi tra una fattura, una delibera, un cedolino stipendi, un mandato, ecc. e servono in particolare per costruire gli indici da associare ai documenti nel sistema di conservazione.

2.3.1 PREREQUISITI

Come si è visto la conservazione è solo un aspetto della più ampia problematica relativa al concetto di dematerializzazione, da essa solo relativamente svincolata.

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Con ciò intendendo che, anche se il processo di conservazione può essere ricondotto alla mera esecuzione di procedure “tecniche”, è fondamentale che l’avvio del servizio sia preceduto all’interno dell’Ente dalla dotazione di quel minimo di strumenti connessi al processo di generazione e distribuzione dei documenti informatici (firma digitale, PEC). E’ inoltre da tenere presente che la dematerializzazione può implicare, ovvero influenzare, una revisione dei procedimenti con impatto sull’organizzazione che può in alcuni casi richiedere quella razionalizzazione dei processi che va sotto il nome di Business Process Reengeneering.

2.3.2 IL PROCESSO DI CONSERVAZIONE

Il processo di conservazione si attua secondo le norme a cui risponde il “Responsabile della conservazione” e inizia con l’apposizione al documento, inviato dall’Ente, della firma digitale del Responsabile e della marca temporale (vedi il cap. 4.6.3 “Flusso di Conservazione” ). Il documento deve essere consegnato al sistema di conservazione (SCN) assieme ad un suo identificativo univoco (documentoID). Tale identificativo è l’elemento necessario per il “prelievo” del documento in caso di necessità (operazione che va sotto il nome convenzionale di “esibizione”). Attraverso il sistema AIR-Umbria, il trasferimento del documento nel SCN avviene tramite l’integrazione applicativa tra il SGD dell’Ente e il SCN. Il sistema SGD trasmette automaticamente anche i metadati associati al documento per quella classe documentale. Il SCN esegue controlli sul documento (integrità) e sui dati associati (conformità). Queste operazioni durano pochi minuti al termine dei quali la transazione si conclude con l’invio di un messaggio per siglare la riuscita o meno

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dell’operazione.

2.3.3 QUANDO PASSARE UN DOCUMENTO IN CONSERVAZIONE ?

Come regola generale il passaggio in conservazione dovrebbe essere fatto nel più breve tempo possibile dalla generazione o ricezione di un originale digitale. Questo al fine di assicurare l’immediata custodia a norma del documento. In alcuni casi specifici esistono anche vincoli legislativi (ad esempio le fatture devono essere inviate in conservazione entro 15 giorni dalla data di emissione o di ricevimento).

2.3.4 GESTIONE DEI LOTTI

I documenti possono essere inseriti all’interno di lotti di documenti omogenei (fatture, cedolini, mandati, ecc.) il cui passaggio definitivo in conservazione avviene alla “chiusura del lotto”. I criteri di chiusura di un lotto possono essere vari: - raggiungimento della dimensione fisica del supporto (CD/DVD) per

l’invio dei documenti all’Ente - raggiungimento del numero massimo di documenti per lotto - raggiungimento della data massima di chiusura del lotto - lotto aperto da più di un anno solare senza che sia impostata la data

massima di chiusura lotto - chiusura forzata

2.3.5 RICHIESTA DI UN DOCUMENTO CONSERVATO

La disponibilità per l’Ente di un documento conservato viene qualificata come “esibizione”. Il documento conservato deve essere consultabile in qualunque momento, previa autorizzazione, presso il sistema di conservazione e disponibile, a

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richiesta, in copia anche su supporto cartaceo. Esibire un documento conservato, anche per via telematica, significa rendere leggibile il documento inviato, attestare la data in cui il documento è stato conservato, accertarne il permanere della sua integrità nel tempo. La necessità di esibire un documento “originale” emerge normalmente in casi particolari quali ad es. un controllo da parte degli organi competenti (Agenzia delle Entrate, Guardia di Finanza) o una citazione in tribunale. L’utente che richiede l’esibizione di un documento conservato accede ad una opportuna interfaccia web messa a disposizione dal Conservatore. L’utente accede utilizzando le credenziali ottenute dal Conservatore all’atto della stipula della delega Ente-Conservatore. La registrazione generata è auto-esplicativa, intendendo con questo che i dati sono affiancati da indici e informazioni di riferimento tali da poter permetterne autonomamente la comprensione (anche da parte di un programma esterno al sistema della conservazione). La registrazione è contenuta in una directory, il cui nome contiene un’indicazione del blocco dei documenti e data/ora dell’inizio della creazione della registrazione stessa. Il contenuto della directory della registrazione è il seguente: - Manifesto della registrazione (indice.xml) - Timestamp sul manifesto della registrazione (indice.xml.tsr) - Marca di conservazione - Timestamp sulla marca di conservazione - Sottodirectory “documenti” con i documenti archiviati

2.3.6 COME FARE PER PASSARE UN DOCUMENTO IN CONSERVAZIONE ?

Per gli Enti locali umbri, nell’ambito del progetto AIR-Umbria, viene messo a disposizione un servizio di conservazione che consta di una piattaforma tecnologica che si interpone tra l’Ente e il sistema del Conservatore. La piattaforma di AIR-Umbria dialoga quindi con il Conservatore inviando i

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documenti trasmessi dall’Ente e ricevendo le informazioni di ritorno svincolando l’Ente delle problematiche relative all’interfacciamento diretto e alle conseguenti possibili variazioni nel tempo (modifiche normative, aggiornamenti tecnologici, cambio del Conservatore). In termini pratici l’Ente che vuole passare un documento in conservazione, lo fa tramite l’implementazione di un servizio web che integra l’applicazione dell’Ente con AIR-Umbria. Per questa soluzione è quindi necessario lo sviluppo, da parte dell-Ente, di un modulo client sulla base delle specifiche fornite da AIR-Umbria.

2.4 QUALI DOCUMENTI CONSERVARE

Ogni documento che rappresenti un originale informatico1, ovvero di cui è prescritta la conservazione per legge o regolamento, dovrebbe essere conservato secondo la normativa vigente. Qualora ciò non avvenga, ovvero il documento sia semplicemente “archiviato”, l’Ente si assume in proprio l’onere della prova della sua autenticità, leggibilità e integrità. Sicuramente devono essere conservati i documenti digitali firmati digitalmente. E’ un’opzione conservare quelli non firmati anche se è buona norma conservare anche questi ultimi che in molti casi possono costituire allegato di un documento firmato digitalmente. Nel caso di un originale analogico (normalmente cartaceo) per il quale si voglia procedere alla riproduzione sostitutiva, la conservazione si realizza mediante memorizzazione della relativa immagine (mediante scannerizzazione). Il processo termina con l'apposizione del riferimento temporale e della firma digitale da parte del responsabile della conservazione.

1 documento informatico : “rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti”

Del. CNIPA n. 11/2004 art. 1

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Al termine di questo processo l’Ente non può distruggere2, in generale, l’originale analogico. In Conservazione potranno essere portati documenti nativamente informatici o documenti analogici che abbiano subito una riproduzione informatica, restando comunque traccia della natura originaria. Si aggiunge a ciò quanto emanato di recente: (art. 23 c. 4 sostituito da Legge 2 del 28-1-2009) “Le copie su supporto informatico di qualsiasi tipologia di documenti analogici originali, formati in origine su supporto cartaceo o su altro supporto non informatico, sostituiscono ad ogni effetto di legge gli

originali da cui sono tratte se la loro conformità all’originale è assicurata da

chi lo detiene mediante l’utilizzo della propria firma digitale”. Per quanto riguarda la classe documentale, solo per la materia tributaria sono stati indicati i documenti fiscalmente rilevanti (DM 23/01/2004) che è possibile "dematerializzare" (libro giornale, inventari, registro dei beni ammortizzabili, bilancio di esercizio, registri Iva, registri acquisti e vendite, fatture, ordini, libri sociali, …).

2.5 RESPONSABILITÀ

Il ciclo della conservazione deve rispondere a un principio generale di “ininterrotta custodia” in base al quale l’autenticità e integrità dei documenti informatici, lungi dall’essere garantita in via esclusiva dal sigillo della firma digitale progressivamente rinnovata come previsto dalla normativa vigente, può essere preservata: - garantendo l’esistenza, dal momento della registrazione e archiviazione

2 viene ricordata la norma contenuta nel comma 4 dell'art. 6 del testo unico di cui al

decreto del Presidente della Repubblica n. 445/2000, concernente i poteri di

controllo del Ministero per i beni e le attività culturali sugli archivi delle

amministrazioni pubbliche e sugli archivi dei privati dichiarati di notevole interesse

storico ed artistico.

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dei documenti, di “custodi responsabili” in grado di assicurare la continuità della funzione conservativa;

- garantendo l’identità e l’integrità del documento attraverso la registrazione di opportuni metadati, al momento dell’inserimento del documento all’interno della struttura aggregativa (fascicolo, serie etc.) del titolario;

- dimostrando il regolare funzionamento del sistema di conservazione, attraverso il mantenimento nel tempo di tutte le informazioni “di contesto”;

- dimostrando e sostenendo la puntuale esecuzione delle procedure che realizzano il modello conservativo, lo stesso attraverso il mantenimento nel tempo delle informazioni “di contesto”.

La Delibera CNIPA 11/2004 istituisce (art. 5) la figura del “Responsabile della

conservazione” i cui compiti sono quelli di mettere in atto una serie di accorgimenti volti a garantire la correttezza del procedimento di conservazione e della custodia dei documenti nel tempo. Il Responsabile applica la propria firma digitale a tutti i documenti da passare in conservazione. La stessa norma (comma 3) consente che “Il procedimento di conservazione sostitutiva può essere affidato, in tutto o in parte, ad altri soggetti, pubblici o privati”. Ciò significa che l’Ente può delegare ad un soggetto terzo tale responsabilità. Nella fattispecie l’Ente attuerà la delega attraverso l’affidamento formale del servizio al Conservatore esterno. Al Responsabile della conservazione (che svolge il ruolo di pubblico ufficiale) individuato all’interno dell’Ente, resta comunque la responsabilità finale in opposizione a terzi della validità legale dei documenti, dei quali l’Ente è legittimo proprietario, che va provata con la dimostrazione dell’esecuzione del corretto processo di conservazione. Nel caso del progetto umbro siamo in presenza di una catena di responsabilità

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il cui - primo anello è l’Ente che produce/possiede il file digitale da passare in

conservazione, - il secondo è AIR-Umbria che lo acquisisce per inviarlo al Conservatore; - ultimo anello è il Conservatore. Quest’ultimo assolve il ruolo di “cassaforte”

presso la quale il documento è definitivamente archiviato. I tre livelli rispondono pertanto alle seguenti responsabilità:

Responsabilità Ente Formazione del documento nei formati stabiliti

Generazione metadati Apposizione Firma digitale Responsabilità legale

AIR-Umbria Sicurezza fisica e logica del sistema adeguata alle operazioni di trasporto telematico

Conservatore Sicurezza fisica e logica del sistema adeguata alle operazioni di conservazione

Firma digitale del Responsabile delegato e Marcatura temporale

Per ciascuno dei tre livelli vengono nominate le rispettive persone

responsabili sulla parte di processo di competenza.

2.6 CLASSI E FORMATI DEI DOCUMENTI DIGITALI

Nel sistema di conservazione i documenti vengono memorizzati con gli attributi della propria “classe documentale”, intesa come tipologia di documento (delibere, fatture, corrispondenza, ecc.). La classe documentale non risponde a criteri archivistici; serve invece a definire alcuni attributi (metadati) da associare al documento per fini di identificazione, aggregazione e ricerca (ad esempio la busta paga di un dipendente avrà tra i suoi metadati la matricola, una delibera avrà tra i suoi metadati l’oggetto e la data). I metadati sono normalmente generati dal sistema gestionale da cui proviene il

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documento. Il formato di un documento identifica invece la tipologia di file e deriva dall’applicazione che lo ha generato o convertito (es.: doc:testo MsWord, tiff, jpg: immagini, pdf :doc. Adobe). Se nella attività produttiva c’è assoluta libertà di utilizzo dei vari formati, per la conservazione si raccomanda l’uso di “formato standard aperto, compreso tra quelli riconosciuti dagli organismi nazionali e internazionali preposti alla relativa formazione”, pensando alle problematiche della conservazione nel lungo periodo (limitazione dei rischi derivanti dall’evoluzione tecnologica). In coerenza con le indicazioni e sulla base dello stato delle esperienze maturate il numero dei formati ammessi in conservazione (meglio, consigliati fortemente) è bene sia limitato. In effetti, se pure sui formati non ci sono vincoli se non quelli della leggibilità dei documenti in futuro, di norma il Conservatore richiede al Versante la loro definizione a priori. Tra quelli comunemente ammessi compaiono i formati PDF, TXT, TIFF, XML.

Tra questi il formato PDF e il corrispondente firmato digitalmente P7M sono tra quelli preferiti in virtù delle caratteristiche di staticità che conferiscono al file3 e che per la loro ampia diffusione possono essere considerati uno standard de facto.

2.7 IL PROGETTO AIR-UMBRIA

Nell’Accordo di Programma Quadro (2004) in materia di e-government tra la Regione Umbria e il Ministero per l’Innovazione e le Tecnologie è previsto un progetto per la “dematerializzazione” dei documenti. Con questo termine si intende in genere tutto il complesso di interventi ed azioni volte a sostituire l’uso del supporto cartaceo nelle attività svolte all’interno della P.A. e nelle relazioni con l’esterno.

3 Il formato PDF è stato riconosciuto anche come standard di riferimento per la firma digitale in seguito alla

sottoscrizione di un protocollo d’intesa (2006) tra il CNIPA e Adobe Systems Inc.

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Il progetto, affidato dalla Regione Umbria per la realizzazione a Webred SpA, affronta alcuni aspetti della dematerializzazione e ha come obiettivo di rendere disponibili a tutti gli Enti dell’Umbria dei servizi di gestione documentale, di conservazione e di supporto e accompagnamento per la revisione dei processi in ottica di dematerializzazione. AIR-Umbria si presenta pertanto come una piattaforma tecnologica per l’accesso ai servizi di gestione documentale unitamente alla presenza di competenze in queste tematiche che possono fornire agli Enti un eventuale supporto tecnico-consulenziale. Le principali componenti della piattaforma sono:

1) Gestione del Protocollo

Svolge le funzioni fondamentali della protocollazione

2) Workspace document management

Fa la vera gestione documentale, si occupa della classificazione secondo il titolario dell’Ente, assegna il documento a chi di competenza secondo l’organigramma dell’Ente, gestisce le strutture organizzative (fascicoli, ecc.) nelle quali viene inserito il documento. Opera secondo il modello archivistico-organizzativo definito.

3) WorkFlow E’ la componente che guida l’avanzamento di un procedimento e attiva le azioni nei tempi e nei modi prestabiliti. In particolare il sistema di WF decrive i flussi (procedure), gestisce i documenti prodotti/acquisiti, le azioni da fare sui documenti, gli attori cui competono le azioni.

4) Conservazione a norma

Si occupa del procedimento di conservazione dei documenti digitali nel rispetto della normativa vigente

Queste componenti applicative utilizzano un motore ECM (Enterprise Content Managment) che si occupa dell’archiviazione fisica di dati e documenti secondo le regole archivistiche fornite. La definizione di queste regole deriva dal Modello Archivistico e Organizzativo elaborato

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da un gruppo di lavoro formato da rappresentanti di: Soprintendenza Archivistica per l’Umbria, Archivio di Stato di Perugia, Regione Umbria (Sistema Informativo Regionale e Sistema Archivistico), Consiglio Regionale dell’Umbria, Provincia di Terni, Comune di Foligno, Comune di Perugia, Comune di Terni, Consorzio S.I.R. Umbria, Webred s.p.a.

Il Modello A-O descrive dei requisiti funzionali e di sistema per una soluzione di gestione informatizzata dell’archivio di un Ente, che, a partire da un modello archivistico e organizzativo basato su un paradigma “archivio centrico” (rispetto al consueto paradigma “protocollo centrico”) consente di integrare in maniera completa, efficiente ed efficace tutta la gestione informatica dei documenti, sia quelli originariamente elettronici che di quelli cartacei, siano essi registrati o meno al protocollo. I requisiti sono stati definiti originariamente nel progetto “DoQui” delle PA piemontesi (www.doqui.it) e rielaborati nell’ambito del progetto “AIR-Umbria” per le specificità del sistema degli enti locali dell’Umbria. Tutto questo dovrà essere inoltre mantenuto coerente con quanto si sta portando avanti a livello nazionale attraverso il cosidetto “PROgetto DEmaterializzazione” (PRO.DE.), dal quale scaturiranno le guide guida e le best practice di riferimento generale e per le filiere verticali ai cui la P.A.L. potrà riferirsi ai fini di un corretto approccio alla problematica e alle azioni da mettere in opera. Per la complessità delle questioni che afferiscono alla problematica “dematerializzazione”, nella realizzazione del progetto si procede per gradi, in base a delle priorità, programmando i vari passi in coerenza con il consolidamento dei precedenti e cercando di contemperare i diversi gradi di automazione e di organizzazione (e quindi le diverse esigenze effettive) degli Enti in questo ambito. Seguendo questa linea è stato deciso che il primo servizio reso disponibile, in considerazione delle priorità generate dall’introduzione di alcuni strumenti connessi alla produzione e gestione dei documenti informatici (firma digitale,

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PEC), sia proprio il servizio di conservazione a norma di tali documenti.

2.8 LA NORMATIVA

Di seguito viene riportata la normativa in materia più importante.

Del. CNIPA n. 11/19 febbraio 2004

Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali

DPCM 13 gennaio 2004 Regole tecniche per la formazione, la trasmissione, la conservazione, la duplicazione, la riproduzione e la validazione, anche temporale, dei documenti informatici.

Del. CNIPA n. 4/17 febbraio 2005

Regole per il riconoscimento e la verifica del documento informatico.

Codice della Pubblica Amministrazione Digitale (CAD) (D.L. 82/2005)

Rielaborazione del T.U. (DPR 445/2000)

DPCM 30 marzo 2009 Regole tecniche in materia di generazione, apposizione e verifica delle firme digitali e validazione temporale dei documenti informatici.

L. n. 2/28 gennaio 2009 Modifiche ai commi 4 e 5 dell'articolo 23 del CAD

Fatturazione elettronica, conservazione documenti fiscali

D.M.E.F. 23 gennaio 2004 Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto.

D.L. n. 52/20 febbraio 2004 Attuazione della direttiva 2001/115/CE che semplifica ed armonizza le modalità di fatturazione in materia di IVA

Circ. Agenzia delle Entrate n. 45 19/10/2005

chiarimenti su D.L. n. 52/20 febbraio 2004

Circ. Agenzia delle Entrate n. 36 06/12/2006

chiarimenti su D.M.E.F. 23 gennaio 2004

Ris. Agenzia delle Entrate n. 161/E/2007

conservazione sostitutiva dei documenti

Ris. Agenzia delle Entrate n. 267/E/2007

Emissione di fatture elettroniche e bollette analogiche nei confronti del medesimo cliente

Ris. Agenzia delle Entrate n. conservazione sostitutiva delle fattura attive e passive

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14/2008

Ris. Agenzia delle Entrate n. 158/2009

risposte a vari quesiti su fatturazione elettronica

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3 IL CONTESTO

3.1 IL CONTESTO TERRITORIALE

Gli Enti potenzialmente interessati all’utilizzo del servizio di Conservazione Sostitutiva, sono gli Enti consorziati nel Consorzio SIR UMBRIA che è un consorzio ad adesione volontaria. Ad oggi fanno parte del consorzio:

- la Regione - le 2 Province - i 91 Comuni - le 5 Comunità Montane - le 4 ASL - le 2 Aziende Ospedaliere - 3 Agenzie Regionali - Una Unione di Comuni - 2 ATI

per un totale di 112 Enti. Nel dettaglio gli Enti sono i seguenti:

E N T E Provincia

REGIONE UMBRIA -

Consiglio regionale dell'Umbria -

PROVINCIA DI PERUGIA PG

PROVINCIA DI TERNI TR

Comuni

POGGIODOMO PG

POLINO TR

VALLO DI NERA PG

SCHEGGINO PG

SANT'ANATOLIA DI NARCO PG

PARRANO TR

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E N T E Provincia

MONTELEONE DI SPOLETO PG

LISCIANO NICCONE PG

PRECI PG

PACIANO PG

PENNA IN TEVERINA TR

CERRETO DI SPOLETO PG

SELLANO PG

MONTEGABBIONE TR

MONTE SANTA MARIA TIBERINA PG

MONTEFRANCO TR

COSTACCIARO PG

VALTOPINA PG

SCHEGGIA E PASCELUPO PG

ALVIANO TR

MONTELEONE D'ORVIETO TR

LUGNANO IN TEVERINA TR

MONTE CASTELLO DI VIBIO PG

MONTONE PG

FICULLE TR

MONTECCHIO TR

ATTIGLIANO TR

FRATTA TODINA PG

CALVI DELL'UMBRIA TR

ALLERONA B

GUARDEA TR

OTRICOLI TR

GIOVE TR

FERENTILLO TR

PORANO TR

CASTEL GIORGIO TR

PIETRALUNGA PG

SAN VENANZO TR

CAMPELLO SUL CLITUNNO PG

SIGILLO PG

AVIGLIANO UMBRO TR

FOSSATO DI VICO PG

BASCHI TR

ARRONE TR

FABRO TR

CASTEL VISCARDO TR

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E N T E Provincia

CASTEL RITALDI PG

CASCIA PG

CITERNA PG

COLLAZZONE PG

VALFABBRICA PG

GIANO DELL'UMBRIA PG

PIEGARO PG

TUORO SUL TRASIMENO PG

MASSA MARTANA PG

CANNARA PG

SAN GEMINI TR

STRONCONE TR

NORCIA PG

BEVAGNA PG

ACQUASPARTA TR

MONTECASTRILLI TR

PASSIGNANO SUL TRASIMENO PG

MONTEFALCO PG

PANICALE PG

NOCERA UMBRA PG

TORGIANO PG

GUALDO CATTANEO PG

CITTA' DELLA PIEVE PG

TREVI PG

SPELLO PG

DERUTA PG

SAN GIUSTINO PG

AMELIA TR

MAGIONE PG

CASTIGLIONE DEL LAGO PG

GUALDO TADINO PG

UMBERTIDE PG

TODI PG

MARSCIANO PG

CORCIANO PG

NARNI TR

BASTIA PG

ORVIETO TR

ASSISI PG

GUBBIO PG

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E N T E Provincia

SPOLETO PG

CITTA' DI CASTELLO PG

FOLIGNO PG

TERNI TR

PERUGIA PG

UNIONE DEI COMUNI TERRE DELL'OLIO E DEL SAGRANTINO

Comunità Montane

Comunità Montana Umbria Nord -

Comunità Montana Orvietano-Narnese-Amerino-Tuderte -

Comunità Montana del Trasimento -

Comunità Montana Subasio e Monti Martani -

Comunità Montana Valnerina -

Sanità

AZ OSP. TR TR

AZ OSP. PG PG

ASL 1 PG

ASL 2 PG

ASL 3 PG

ASL 4 TR

Altri Enti

ARPA UMBRIA PG

ARUSIA PG

ATI n. 1 PG

ATI n. 4 TR

AUS PG

Progetto AIRUmbria



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3.2 IL MODELLO DI LAVORO

Il processo di diffusione del Servizio della Conservazione a Norma, prevede l’intervento di tre soggetti: - la Regione che è titolare del progetto e di quanto in esso viene sviluppato - Webred, società in house della Regione, indicata da quest’ultima come

soggetto tecnologico di riferimento per tutte le attività inerenti la piattaforma AIRUmbria e quindi anche per la Conservazione a Norma

- Il Consorzio SIR Umbria quale facilitatore della diffusione in quanto referente Unico degli Enti consorziati

Per concretizzare l’avviamento del progetto è stato deciso di integrare con il sistema di Conservazione il sistema di protocollazione a norma INTERPA.

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4 INFRASTRUTTURA, PREDISPOSIZIONE E GESTIONE DEL SERVIZIO

4.1 MODELLO LOGICO

Il modello logico di sistema che sta alla base del servizio di conservazione prevede un Gateway di Conservazione che convoglia le richieste provenienti dagli Enti verso il Conservatore come illustrato dalla figura seguente.

Gateway

Sistema in produzione –

Ente#1

Richiedi servizi

ENTE #1

ENTE #1

ENTE #1

Richiede di conservare

uno o più documenti





Richiedi

servizi

Sistema di test

Ente#2

Sistema in produzione –

Ente#2

Sistema di test

Ente#1 Figura 3 Modello Logico

Questo schema trova giustificazione nel fatto che eventuali modifiche introdotte dal Conservatore o il cambiamento di Conservatore si ripercuotono solo sul Gateway e non sui sistemi degli Enti che con esso si interfacciano. Il modello di integrazione è a servizi, quindi il Gateway di Conservazione metterà a disposizione dei servizi web per l’inoltro dei documenti in conservazione. Si noti che per consentire i test con ciascun Ente, sarà presente un ambiente di test ed uno di produzione.

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4.2 MODELLO TECNOLOGICO

Il modello Tecnologico prevede la realizzazione e l’installazione presso il Centro Servizi Webred di un modulo “Gateway di Conservazione” predisposto per parlare da un lato con i sistemi del Conservatore e dall’altro con i sistemi degli Enti che trattano documenti.

HTTP/S

reverse proxy

Gateway

(Application Server)

Indirizza verso

CONSERVATORE

Richiedi

servizi

Database

Richiede servizi a

ENTE #1

ENTE #1

ENTE #1







Figura 4 Architettura logica del Gateway di Conservazione

Il modulo Gateway opera temporaneamente su macchine virtuali utilizzanti l’infrastruttura tecnologica Regionale condivisa dispiegata presso il Centro servizi Webred di Terni. Tale collocazione è temporanea in attesa della definizione della piattaforma hardware e software di base di AIURumbria e si basa sul presupposto che la partenza da parte degli Enti sarà scaglionata nel tempo. Questa ipotesi condiziona ovviamente i costi di gestione complessivi.

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Il colloquio tra gli Enti ed il Gateway di Conservazione avviene con una interfaccia standardizzata utilizzante web service. Tutto il software middleware (http server, application server, service bus, database server) non presenta costi commerciali di licenza e manutenzione.

4.3 INTERPA

Il progetto prevede che il sistema di gestione del protocollo a norma INTERPA sia integrato fin dall’inizio con il Gateway Unico di Conservazione. INTERPA sarà collocato anch’esso presso il Centro Servizi Webred di Terni qualora l’Ente utente lavori in modalità ASP. Qualora invece l’utente lavori in modalità on-site, INTERPA viene collocato presso i locali dell’Ente.

4.4 DIMENSIONE DELL’UTENZA

Chi effettua la conservazione è il Responsabile della Conservazione che di norma è una figura unica presso ciascun Ente.

4.5 GESTIONE DEL SERVIZIO

Il servizio nel suo complesso è gestito da: - Unimatica SpA, l’azienda aggiudicataria del servizio di conservazione a

norma per tutti gli Enti della PA Umbra, più brevemente denominata “Conservatore”, che svolge l’attività di archiviazione a norma;

- Webred SpA, l’azienda in house della Regione Umbria, che svolge l’attività di trasporto delle informazioni verso il Conservatore e dell’hosting e della sicurezza del sistema di gateway.

Si aggiunge a questi soggetti SISTEMATICA SpA, società oggi incaricata della manutenzione della soluzione INTERPA, per via dell’integrazione prevista dal progetto tra Gateway e INTERPA.

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Il canone del servizio corrisposto da ciascun Ente coprirà le funzioni di cui sopra esercitate da Unimatica. La tabella seguente riassume i costi delle funzioni che vanno ripartiti tra gli Enti.

Funzione Costo complessivo

Modalità di ripartizione Costo unitario

Archiviazione a norma € 23.400,00 + IVA (per due anni)

A Gbyte conservato con un massimo cumulativo per l’intero complesso degli Enti pari a 300 Gbyte4

€ 78 + IVA a Gbyte conservato. La validità di tale importo è pari alla durata della convenzione con il Conservatore, ovvero due anni

Trasporto informazioni (Gateway di Conservazione)

A carico della Regione

Per gli Enti aderenti alla soluzione INTERPA non è previsto nessun canone aggiuntivo oltre a quanto sopra riportato. Il servizio di manutenzione ed help desk rientra nel contributo per la gestione associata della soluzione INTERPA definito annualmente dal Consorzio SIR Umbria.

4.6 BREVE DESCRIZIONE DELL’IMPIANTO E DI EROGAZIONE DEL SERVIZIO

TELEMATICO

Il servizio di conservazione fornito prevede le seguenti prestazioni:

A) Conservazione a norma di legge dei documenti e dei dati [UNIMATICA]

Gestisce le funzioni previste dal processo di conservazione. E’ espletato attraverso la piattaforma tecnologica del Centro Servizi Webred che interfaccia il sistema dell’Ente e il sistema del Conservatore

B) Supporto agli Enti per l’avviamento del

Qualora necessario viene fornito un supporto consulenziale tecnico-organizzativo generale, esplicativo della

4 Si veda la Convenzione Quadro

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servizio [WEBRED-UNIMATICA]

documentazione fornita, per rendere più agevole l’avvio del servizio

C) Help Desk e assistenza [WEBRED]

Servizio al quale l’Ente può rivolgersi per problemi di malfunzionamenti e per ricevere assistenza applicativa. E’ compresa l’assistenza relativa all’utilizzo del gateway di conservazione.

4.7 COME ATTIVARE IL SERVIZIO

Per attivare il servizio sono necessari alcuni passaggi di tipo formale e tecnico.

4.7.1 ASPETTI FORMALI

L’utilizzo del servizio è disciplinato primariamente da una “Convenzione

quadro” stipulata da Webred Spa con il Conservatore selezionato tramite gara. La Convenzione, alla quale possono aderire tutti gli Enti soci del Consorzio SIR, regolamenta tutti gli aspetti fondamentali del servizio (durata, costi, modalità di attivazione, ecc.). La progressione delle attività prenderà il via a partire da due fasi ben distinte ed evidenziate nella Convenzione Quadro: - La comunicazione dell’affidamento. Mediante una comunicazione

formale da parte di Webred verso la Regione si darà annuncio dell’avvenuta aggiudicazione ed affidamento della gara all’Aggiudicatario;

- La comunicazione dell’attivazione. Mediante comunicazione formale da Webred a Regione5 si darà annuncio dell’attivazione del servizio. Per attivazione s'intende la comunicazione da parte del Fornitore del definitivo approntamento e funzionamento delle componenti tecnologiche, strumentali e ambientali connesse al servizio e del corretto funzionamento dell'integrazione dei sistemi cliente-fornitore (Webred/Ente e impresa aggiudicataria)

5 La comunicazione agli Enti potrà essere effettuata in altro modo previo accordo condiviso

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L’attivazione viene perfezionata con la sottoscrizione di altri documenti:

# Documento Descrizione ENTE WEBRED Conservatore 1

Richiesta di attivazione Atto formale6 con il quale si attiva il servizio. Da quel momento gli Enti potranno delegare al Conservatore l’attività di Conservazione

Firmato da Acquisito da

2

Affidamento del procedimento di conservazione (modulo d’ordine e modulo di conferimento delega)

Atto formale con il quale l’Ente delega al Conservatore le attività di pertinenza della Conservazione

Firmato da

Acquisito per conoscenza

Acquisito da

3 Attivazione del servizio di trasporto (gateway)

Richiesta formale da parte dell’Ente verso Webred per la configurazione e l’attivazione del servizio di trasporto

Firmato da

Acquisito da

3 Dati tecnici per l’attivazione (scheda cliente)

Contiene l’indicazione della struttura di conservazione divisa per Ente, i formati dei file accettati, la richiesta di copie dei documenti su supporto ottico, ecc. Costituisce un allegato del documento di cui al punto #2

Firmato da

Acquisito per conoscenza

Acquisito da

Webred metterà a disposizione degli Enti altri documenti per consentire all’Ente una rapida convergenza verso l’utilizzo del servizio (vedi cap. 5.2 “Materiale a disposizione dell’Ente”)

4.7.2 ASPETTI TECNICI

Dal punto di vista tecnico ed operativo, due sono le operazioni fondamentali che possono essere effettuate dal servizio di Conservazione a Norma:

6 L’attivazione del servizio sancisce lo start-up delle attività tecniche di integrazione

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- Il riversamento dei documenti nel sistema del Conservatore - La richiesta di esibizione di un documento in precedenza riversato Il riversamento verso il Conservatore L’invio dei documenti in conservazione avverrà unicamente a partire dai sistemi produttori dei documenti (ad esempio il sistema di gestione del protocollo INTERPA, il sistema di Gestione Documentale AIRU quando questi sarà attivo, il sistema di protocollo della Regione, ecc.). Ciascun sistema produttore di documenti dovrà quindi essere opportunamente integrato verso il Gateway di Conservazione. L’integrazione avviene attraverso la chiamata di un apposito web service esposto dal Gateway di Conservazione. L’applicazione dell’Ente che deve conservare, dovrà modificare il proprio applicativo per realizzare un client di chiamata per codesto web service.

L’invio dei documenti in conservazione rimane comunque una azione facoltativa e volontaria da parte dell’addetto responsabile dell’Ente ed avviene selezionando un documento presente all’interno di un fascicolo o selezionando un intero fascicolo. L’invio potrà avvenire sia in modalità sincrona che asincrona. Nel primo caso (interazione sincrona) l’applicazione aspetta l’esito dell’invio del o dei documenti verso il conservatore passando attraverso il Gateway di conservazione. Nel secondo caso (interazione asincrona) l’applicazione affida al Gateway l’onere di consegna al Conservatore. Il primo metodo si presta a prodotti sw complessi con capacità di interfacciamento sofisticato ed in grado di supportare processi in background, gestione dello stato del riversamento del documento, ecc. Il secondo metodo si presta invece ad applicazioni più semplici che si limitano ad una chiamata per il riversamento senza gestione dello stato del riversamento,

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La richiesta di esibizione La richiesta di esibizione viene effettuata unicamente dal Responsabile della Conservazione dell’Ente utilizzando l’interfaccia e le credenziali messe a disposizione dal Conservatore. E’ un’operazione che viene effettuata assai di rado ed effettuata dal responsabile della Conservazione di norma su richiesta delle Forze dell’Ordine, dell’Agenzia delle Entrate, del Magistrato, ecc. A tale interfaccia si accede usando il codice identificativo del documento (documentoID) per taluni Conservatori (UNIMATICA). Per altri conservatori (INFOCERT) è necessario consultare l’interfaccia messa a disposizione dal Gateway per risalire al codice proprietario del Conservatore associato al documentoID

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5 ATTIVITÀ DI DIFFUSIONE

5.1 COSA E’ TENUTO A FARE L’ENTE PER INIZIARE LA CONSERVAZIONE

L’Ente, per avviare il processo che lo condurrà ad applicare la Conservazione a norma ai propri documenti, è tenuto ad avviare un duplice processo, formale e tecnico, come già analizzato al cap. 4.5 “Come attivare il servizio” . Nella figura seguente viene descritto il processo di convergenza verso lo start-up della conservazione.

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COMUNICAZIONE ALL’ENTE

DELL’AVVENUTO

AFFIDAMENTO AL

CONSERVATORE

[SIR, Regione]

COMUNICAZIONE ALL’ENTE

DELL’AVVIAMENTO

[SIR, Regione]

Σ

Compilazione scheda tecnica

[Ente, Conservatore]

(Webred p.c)

Affidamento conservazione a

CONSERVATORE [Ente]

Σ

CONVENZIONE

QUADRO Webred-

Conservatore

MODULO D’ORDINE

al Conservatore con

nomina del

Responsabile

Esterno del

trattamento dei Dati

MODULO DI

DELEGA della

Conservazione

Al Conservatore

SCHEDA CLIENTE

da allegare all’atto di

delega

Manuale della

Conservazione

Specifiche

Interfaccia tecnica

[da Webred]

Implementazione interfaccia web

service su applicazione dell’Ente

Applicazione =

INTERPA ?

Ente provvede

autonomamente

all’adeguamento

dell’Applicazione e relativo

test di integrazione

[Ente]

Cliemt INTERPA adeguato a

spese del progetto

AIRUMBRIA

NO SI

Inizio attività di

conservazione da parte

dell’Ente [Ente]

Configurazione parametri

presso Gateway

[Webred]

Documenti

disponibili sul

sito Webred

Manuale d’uso

dell’Interfaccia Web

riservata al

Responsabile della

Conservazione

SLA

Service Level

Agreement del

Conservatore

Effettuazione test case

[Conservatore]

Configurazione sistemi di

test ed esercizio del

Conservatore

[Conservatore]

Interfaccia web

service per il

versamento dei

documenti

Nomina del Responsabile

della Conservazione

MODULO

ATTIVAZIONE

WEBRED per il

servizio di gateway

ATTIVAZIONE Webred per

configurazione gateway [Ente]

Comunicazione

codice CIG

Figura 5 Processo per l'avviamento delle attività

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Prima di iniziare il processo che porta alla conservazione, l’Ente dovrà aver ben chiaro come intende procedere consultando la documentazione fornita, nonché rivolgendosi ai referenti del progetto (WEBRED) per ottenere chiarimenti e supporto tecnico organizzativo.

5.2 MATERIALE A DISPOSIZIONE DELL’ENTE

Per iniziare l’iter che porta all’adozione del servizio, l’Ente avrà a disposizione il seguente materiale documentale: Tipologia Origine NOTE

1 Convenzione quadro Webred

2

Modello per l’ordine delle attività di conservazione e nomina del Responsabile Esterno del Trattamento dei Dati

Webred/Unimatica SpA Viene inviato al conservatore e PC a

Webred

3 Modello dell’atto di delega al Conservatore Unimatica SpA Viene inviato al conservatore e PC a Webred

4

Scheda cliente contenente le configurazioni specifiche per un determinato Ente.

Unimatica SpA La scheda cliente va allegata all’atto di delega. I contenuti: - tipologia di

contenuti - come

parametrizzare il sistema

- ecc vanno concordati tra Conservatore ed Ente. Viene inviato al conservatore e PC a Webred

5 Modulo di Attivazione del servizio di trasporto informatico (Gateway Unico di Conservazione)

Webred Viene inviato a Webred

6 Manuale della Conservazione Unimatica SpA

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7

Manuale d’uso dell’Interfaccia Web per il Responsabile della Conservazione

Unimatica SpA

8 SLA / Service Level Agreement Unimatica SpA

9 Scheda test case Unimatica SpA

10 Specifiche di interfacciamento con il Gateway di Conservazione

Webred

11 Comunicazione codice CIG della Convenzione Quadro

Webred Dovrà essere usato dall’Ente per l’ottenimento del codice derivato

Ogni Ente potrà indirizzare, tramite il gateway, due diverse aree del sistema di conservazione: - l’area di produzione - l’area di prova. Questa partizione serve per condurre le prove di

integrazione con il gateway prima di passare in produzione. Il materiale documentale sarà disponibile sul sito www.webred.it .

5.3 PIANO DI DIFFUSIONE

Il piano di diffusione prevede, prima di partire a tappeto con tutti gli Enti, di effettuare una brevissima attività di messa a punto del sistema con un solo ente al fine di evitare spiacevoli situazioni derivanti dalla diffusione istantanea su larga scala di moduli software ed organizzativi. La sequenza sarà quindi la seguente:

1. Firma della convenzione quadro Webred-Unimatica 2. Definizione dell’interfaccia di comunicazione con il client al fine di dare

la possibilità di sviluppare le modifiche ai sistemi applicativi che intendono pubblicare attraverso il Gateway di Conservazione

3. Scelta di un Ente pilota con cui fare le prove in locale prima di passare alla diffusione su larga scala. Con l’Ente Pilota vengono fatti i test propri del Conservatore che non verranno poi più ripetuti con gli altri Enti

4. Attivazione del Servizio (dispiegamento del Gateway sugli ambienti di produzione)

5. Realizzazione modifica interfaccia di chiamata verso gateway del client

http://www.webred.it/

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INTERPA o del client Documentum della Regione in funzione dell’Ente Pilota scelto

6. Definizione del nome (URL) del servizio. L’URL di richiesta del servizio è conservazione.pa.umbria.it

7. Attivazione Ente pilota con dipiegamento della piattaforma 8. Workshop di presentazione agli Enti 9. Attivazione altri Enti (diffusione del servizio)

2010 2011

Attività 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

11

12

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

11

12

1 Firma Convenzione Quadro

2 Definizione interfaccia

3 Scelta di un Ente Pilota

4 Attivazione del Servizio (dispiegamento sugli ambienti di produzione)

5 Realizzazione Modifica client di protocollo dell’Ente Pilota

6 Definizione dell’URL del servizio

7 Attivazione Ente Pilota

8 Workshop di presentazione agli Enti

9 Attivazione altri Comuni … … … …

MILESTONES

5.4 CONTATTI E RIFERIMENTI

Per eventuali informazioni e ulteriori dettagli sui servizi e sui vari aspetti delle problematiche inerenti la dematerializzazione e la conservazione ci si può rivolgere ai seguenti referenti, membri del Gruppo di monitoraggio del progetto AIR-Umbria:

Alessandro Cavazzoni (Webred SpA)

Progetto AIR-Umbria, aspetti tecnici dei servizi, supporto tecnico e consulenziale, assistenza e formazione

[email protected]

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6 CHECKLIST RAPIDA PER INIZIARE IL PROCESSO DI CONSERVAZIONE – ENTI

UTILIZZATORI IL SISTEMA DI PROTOCOLLO INTERPA

Questo capitolo è rivolto agli Enti in possesso del sistema di protocollo a norma INTERPA. Il progetto AIRUmbria prevede infatti l’integrazione tra Gateway Unico di Conservazione e INTERPA. E’ quindi possibile: - inviare in conservazione documenti registrati dal protocollo oppure - documenti non provenienti da protocollo ma fascicolati utilizzando

INTERPA. Nel seguito, tra parentesi, i capitoli del presente documento a cui è possibile trovare un approfondimento. Le attività di seguito elencate si configurano come attività di diffusione del servizio. Preliminari a tali attività sono quelle di dispiegamento del software del Gateway e di INTERPA modificato: - il gateway verrà dispiegato in un’unica soluzione sui sistemi di

produzione presso il centro servizi di Terni. Il dispiegamento avviene in concomitanza con la sperimentazione da parte del SIR (cap. 4.1; 4.2)

- INTERPA utilizzato in modalità ASP, verrà dispiegato in un’unica soluzione sui sistemi di produzione presso il centro servizi di Terni. Il dispiegamento avviene in concomitanza con la sperimentazione da parte del SIR (cap. 4.3). Tra i parametri di configurazione dell’applicazione ci sarà un parametro indicante se la conservazione è abilitata o meno. Finché l’Ente non fa richiesta di attivazione, la conservazione rimane disabilitata.

- INTERPA utilizzato in modalità on-site, verrà dispiegato a lotti. Il

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dispiegamento avviene immediatamente dopo la sperimentazione effettuata con il SIR (cap. 4.3). Anche in questo caso valgono le stesse regole di attivazione citate nel paragrafo precedente.

Le attività di dispiegamento verranno certificata con apposita documentazione. Le attività finalizzate alla diffusione sono le seguenti:

1 L’Ente è tenuto a leggere il presente documento (Piano di Dispiegamento)

e la convenzione quadro Webred-UNIMATICA. UNIMATICA è la ditta aggiudicataria del servizio di conservazione a norma.

2 La documentazione (moduli, manuali, convenzione, ecc) è scaricabile dal sito Webred all’indirizzo www.webred.it alla voce Convenzioni Quadro (cap. 5.2)

3 L’Ente è tenuto a nominare, se non già fatto come prescritto da [a] e [b] , un

Responsabile della Conservazione. Il Responsabile sarà la persona che tiene i contatti con Webred per l’attivazione del servizio (si veda il cap. 5.4). Potrà essere nominato un Referente tecnico che tiene i contatti con Webred per parte tecnica del servizio.

4 L’Ente, aderisce alla Convenzione Quadro compilando, firmando ed inviando i seguenti moduli (cap. 4.7.1): 4.1 modulo d’ordine. Modulo stile CONSIP che fa riferimento alla

convenzione quadro e contiene anche la Nomina del Conservatore a Responsabile Esterno del Trattamento dei dati. Per la richiesta del CIG derivato l’Ente è tenuto a fare riferimento al documento “Comunicazione codice CIG relativo alla Convenzione quadro”

4.2 modulo di conferimento di delega del servizio di conservazione a norma. Dettaglia quali attività, di competenza del Responsabile della Conservazione, vengono delegate al conservatore UNIMATICA

4.3 scheda cliente. La scheda cliente contiene le informazioni per la

http://www.webred.it/

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configurazione del servizio per un dato Ente. Tale scheda viene precompilata parzialmente. Relativamente alla scheda tecnica l’Ente è tenuto infatti a: - inserire alcuni dati dell’Ente - inserire i dati del responsabile della conservazione e

dell’eventuale referente tecnico. Tali figure saranno coloro che intratterranno i rapporti con WEBRED (cap. 1.1 della scheda tecnica)

- inserire i nomi e cognomi delle persone, oltre al Responsabile della conservazione ,per il quale l’accesso è previsto d’ufficio, che utilizzeranno l’applicazione web UNIMATICA per l’esibizione dei documenti e che dovranno quindi ricevere la password (cap. 5.1 della scheda tecnica)

- inserire i valori presunti dei volumi di informazione che andranno riversati in conservazione, ovvero quanti bytes verranno conservati (cap. 2 della scheda tecnica). In tale capitolo Webred ha inserito al momento il valore minimo fatturabile, ovvero 1 Gbyte (si veda la Convenzione Quadro)

4.4 Modulo di attivazione del servizio di Gateway di Conservazione. E’ il modulo in cui l’Ente richiede a Webred l’attivazione del Gateway Unico di trasporto posto tra l’Ente ed il Conservatore. Contiene anche la nomina di Webred quale Responsabile Esterno del Trattamento dei dati per il servizio in questione.

Si ricorda che: - essendo il servizio di conservazione a consumo, la Determinazione da

parte dell’Ente ipotizzerà un importo presunto considerando i volumi che l’Ente si aspetta di versare ed i costi unitari citati nella convenzione quadro

- Tutti i documenti sopra citati (modulo d’ordine, modulo di delega, scheda tecnica e modulo di attivazione) una volta compilati vanno inviati per PEC o per FAX a UNIMATICA ed a WEBRED (in funzione di quanto prevede ciascun documento) con oggetto: “RICHIESTA

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ATTIVAZIONE CONSERVAZIONE a NORMA”. Questo punto è essenziale per l’inizio delle attività, Durante la fase di attivazione si possono contattare le persone citate nella tabella al cap. 5.4. I riferimenti per l’invio sono i seguenti: UNIMATICA PEC: [email protected] Tel. 051.4195011 Fax. 051.4195050 WEBRED PEC: [email protected] Tel. 075.5027.1 Fax. 075-5027.281

5 Una volta che Webred ed UNIMATICA ricevono la richiesta di attivazione da parte dell’ENTE (cap. 4.6): 5.1 WEBRED coordina le attività complessive richiedendo a

UNIMATICA ed all’azienda incaricata della gestione di INTERPA l’inizio delle relative attività e configurerà il gateway di conservazione per l’Ente specifico. In particolare genererà per ciascun Ente una password specifica per l’accesso al gateway e configurerà il tracing

5.2 l’azienda incaricata della gestione del prodotto INTERPA configura INTERPA per l’Ente specifico in modo opportuno a seconda che l’Ente utilizzi il sistema di protocollo in modalità ASP o LOCALE

5.3 UNIMATICA configura la piattaforma di conservazione al fine di ricevere le chiamate dal gateway di conservazione. Rilascerà inoltre apposite credenziali per l’accesso all’interfaccia di esibizione dei documenti. Tale interfaccia servirà al Responsabile della Conservazione per la visura dei file e l’eventuale caricamento manuale

mailto:[email protected]

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6 Una volta completata la configurazione l’Ente può utilizzare INTERPA ed in particolare le sue funzionalità di invio in conservazione. Sarà possibile conservare manualmente uno o più documenti posti in un fascicolo o in un sottofascicolo a prescindere dal fatto che tali documenti siano firmati o meno. (cap. 2.4). Per alleviare i i compiti manuali richiesti al Responsabile sarà messa a disposizione una modalità automatica che secondo alcune regole manda in conservazione i documenti senza l’intervento del Responsabile.

7 In caso di necessità è possibile contattare:

7.1 L’helpdesk della soluzione INTERPA per chiarimenti relativi

all’utilizzo applicativo dell’interfaccia INTERPA, per problemi tecnici relativi ad INTERPA o segnalati da INTERPA durante l’invio in conservazione

7.2 L’helpdesk di WEBRED per chiarimenti concernenti l’iter di attivazione, problemi tecnici relativi al trasporto delle informazioni o problemi tecnici relativi alla conservazione in senso stretto (memorizzazione sugli archivi del conservatore, controllo firme, esibizione) non riconducibili a INTERPA. Webred si farà intermediario con UNIMATICA e/o con l’azienda incaricata della gestione di INTERPA per la verifica dei problemi. Per tale genere di problemi va contattato l’helpdesk di WEBRED L’assistenza dell’ ”help desk“ può essere fruita attraverso i seguenti canali: Telefono: 848.883366 o 075.5447430 Fax: 075.5027258 Email: [email protected] In generale L’Ente non contatta mai direttamente il Conservatore.

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7 CHECKLIST RAPIDA PER INIZIARE IL PROCESSO DI CONSERVAZIONE – ENTI

UTILIZZATORI IL SISTEMA DI PROTOCOLLO INTERPA

L’Ente che non può disporre di INTERPA per archiviare un documento e quindi mandare in conservazione ha due possibilità per procedere alla conservazione utilizzando i servizi presenti nella convenzione-quadro:

- riversare manualmente i documenti con l’interfaccia web di UNIMATICA. Ovviamente tale soluzione non dovrebbe costituire la norma e può andare bene per Enti molto piccoli. Peraltro tale modalità non ha la capacità di inserire metadati per facilitare successivamente la ricerca

- integrare la propria applicazione (l’ideale sarebbe il proprio sistema documentale, centrico rispetto ai diversi flussi di documenti o in alternativa il sistema di protocollo) con il gateway unico di conservazione. In questo caso si tratta di chiamare l’azienda fornitrice, fornirle la documentazione tecnica messa a disposizione da Webred e chiedere un’offerta economica, a carico dell’Ente, per l’intervento. Webred mette a disposizione anche un ambiente di test richiamabile dall’azienda fornitrice per effettuare le prove.

Una volta che l’integrazione applicazione dell’Ente – gateway unico è compiuta si ritorna ad una situazione simile a quella prevista nel precedente capitolo.

Realizzazione di un sistema per l’archiviazione, la...

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