PROGRAMMA SIMPOSIO PER LA FAMIGLIA E … avere una lista breve di possibili temi. (Un metodo...

PROGRAMMA SIMPOSIOPER LA FAMIGLIA E LE DONNEGuida per la Programmazione

Programma per il Simposio Lions per la Famiglia e le Donne 1

Pianificazione degli Eventi ......................................................4

Selezionare un Tema..........................................................4

Scegliere un Partner ..........................................................5

Fissare la Data ..................................................................5

Scegliere la Località ..........................................................5

Richiedere il Finanziamento ..............................................6

Programmare la Presentazione..........................................6

Invitare gli Oratori ..............................................................7

Aggiungere Nuovi Elementi ..............................................7

Invitare i Partecipanti ........................................................8

Pubblicizzare l’Evento. ......................................................8

Definire i Dettagli................................................................9

Le Idee Diventano Azione…e Nuovi Soci ..........................9

Lista di verifica per la Pianificazione del Simposio ..............13

Modello di Ordine del Giorno della Presentazione ..............15

Modello di Calendario ..........................................................16

Modello di Comunicato stampa............................................17

Piano d’Azione dopo la Manifestazione................................19

Richiesta di Finanziamento ..................................................21

Relazione Rimborso Spese ..................................................23

Norme di Contabilità ............................................................24

Modulo Rimborso Spese ......................................................26


Simposio Lions per la Famiglia e le Donne Guida per la Programmazione

Da quando Lions Club International ha sottolineato l’importanza della partecipazionedella famiglia e delle donne all’interno dei club Lions, sempre più famiglie stannocondividendo insieme l’esperienza dei club Lions e il numero delle donne soci e leader sta aumentando.

La perdurante enfasi posta dai Lions sulla partecipazione delle donne e sui club aperti allefamiglie, rende importante che i club individuino opportunità di servizio significative ingrado di suscitare l’interesse delle famiglie e delle donne. Un modo eccellente di individuarequesti bisogni è quello di tenere un Simposio per la Famiglia e le Donne.

Un simposio è un incontro durante il quale ci si scambiano idee liberamente o una riunioneformale alla quale partecipano esperti che presentano uno o più argomenti. Lo scopo di unSimposio sulla Famiglia e le Donne è quadruplice:

1) Individuare nuovi progetti comunitari che siano di interesse per le donne e i nucleifamiliari.

2) Individuare soci potenziali. 3) Promuovere i Lions all’interno della comunità.4) Fondare un nuovo club/filiale di club per sviluppare il nuovo progetto comunitario

che è stato individuato.

Tenere un Simposio per la Famiglia e le Donne richiede un’attenta preparazione, ma iltempo investito in una manifestazione ben organizzata e ben riuscita farà ottenere moltibenefici ai club Lions e alla comunità.

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Pianificazione degliEventiSelezionare un TemaIl primo passo verso una pianificazione di successoè quello di scegliere il tema del simposio. Il temastabilirà il tono del simposio, darà direzione alleattività organizzative e influirà sulla sua riuscita.Per attrarre le famiglie e le donne, pensate ai temi che sono loro più a cuore: bambini,educazione, problemi di salute di donne e bambini, ambiente, ecc.

Quando scegliete il tema, tenete presente questepossibilità:

• Tenere ampio il tema, come per esempio“Soddisfare i Bisogni della Comunità”?

• Concentrarsi su un gruppo particolarecome, per esempio, “Soddisfare i Bisognidei Bambini”

• Concentrarsi in un’area particolare, comeper esempio “Soddisfare i BisogniImpellenti della Sanità”

SUGGERIMENTO:Un tema ampio mantiene aperte lepossibilità di una varietà di progetti diservizio. Tuttavia, con una tematica piùampia, può essere più difficile mantenere ilsimposio mirato e individuare opportunitàdi servizio. D’altra parte, concentrandosi inmaniera troppo restrittiva si potrebberoignorare le pressanti esigenze delleopportunità per progetti di servizio. Tenetequeste considerazioni a mente, quandoscegliete il tema.

Condividete le idee sul tema con altri Lionsinteressati. Concentratevi su idee che aiuteranno asoddisfare gli obiettivi del simposio. Quando aveteuna lista di idee per il tema, riducetela discutendo imeriti di ciascuna. Alla fine di questo processo,dovreste avere una lista breve di possibili temi. (Unmetodo alternativo per ridurre la lista è quello diassegnare un numero da 1 a 5 a ciascun tema: “5”per le buone idee, “1” per le idee che non sipossono eseguire. Le idee di temi che ricevono ipunteggi più alti secondo la maggioranza delgruppo, passano alla lista più breve.)

Da questa lista, scegliete il tema che vi aiuteràmaggiormente a soddisfare i propositi del simposio.Dovreste creare un titolo elegante che riassumil’idea e che possa essere utilizzato per il materialepromozionale. (Per esempio, “Costruire unaMigliore Bedford” sponsorizzato dal Club LionsBedford Breakfast e dalla Camera di Commercio di Bedford.)

SUGGERIMENTO:Sessioni di condivisione e discussionedelle idee seguono alcune linee guidafondamentali per assicurare il lorosuccesso:

• Utilizzare un bloc-notes e unpennarello, o una lavagna per scriverele idee così che siano ben visibili a tuttii partecipanti.

• Stabilire la durata della sessione – generalmente 30 minuti.

• Scrivere OGNI idea espressa – senzapensarci su o cestinarla.

• Non consentire la critica delle ideeesposte per evitare di sminuirel’entusiasmo dei presenti ed ancheperché un’idea stravagante potrebbe stimolarne un’altra chepotrebbe rivelarsi perfetta.

• Svolgere attività divertenti, peresempio disegni con pennarelli ocostruzioni con lego, giacché tali giochiaiutano i partecipanti ad utilizzarel’emisfero destro del cervello e pensarein modo creativo.


Scegliere un PartnerUna volta scelto il tema, la fase seguente è diricercare nella comunità un collaboratore per lamanifestazione. Onde dare maggiore importanzaalla manifestazione e fornire un altro punto di vistaed informazioni per l’individuazione dei bisogni piùingenti, nonchè un’altra fonte referenziale efinanziaria, sarebbe bene collaborare con un altrogruppo della zona.

I gruppi con cui collaborare includono:

• Camera di Commercio• Croce Rossa e Mezzaluna Rossa

Internazionale• Club di Giovani Donne• Big Brothers/Big Sisters• United Way• Girl Scouts• Associazione Donne Universitarie• Associazione degli Avvocati• Organizzazione di Genitori/Insegnanti• Associazioni di Infermieri e Medici• Associazioni Giovanili• Organizzazioni non-profit comunitarie

SUGGERIMENTO:Per preparare un elenco di gruppisponsor/partecipanti, potreste svolgere unariunione per condividere e discutere le idee.Visitate il sito internet della comunità, e nellesezioni dei giornali dedicate ai gruppi dellacomunità per trovare nuove idee.

Una volta individuato il partner, formate unacommissione per l’organizzazione del simposio,composta da individui di entrambi i gruppi.

Fissare la DataPer progettare e svolgere una manifestazione validae ben pubblicizzata, saranno necessari almeno tre oquattro mesi di lavoro. Nel fare la scelta della data,tenete presenti le altre manifestazioni inprogramma e le festività. È consigliabile sceglieredue date al fine di avere una migliore possibilità discelta della località.

Scegliere la LocalitàNella fase di selezione della località per il simposio,sarebbe opportuno tenere presenti i seguenti fattori:

• Località accessibile• Disponibilità di un ampio parcheggio• Dimensioni tali da poter accomodare tutti

i partecipanti• Accesso per disabili• Disponibilità di servizio di ristorazione

o cucina• Disponibilità delle attrezzature per le

presentazioni audio-visive• Costi d’affitto ragionevoli

Qui di seguito sono riportate alcune possibilità daprendere in esame:

• Sala di riunione dei Lions• Centri comunitari• Sala conferenza presso biblioteche• Sala conferenza presso alberghi• Teatri o palestre presso scuole• Sale conferenze presso ospedali• Sale presso chiese• Palazzi pubblici

Molte località offrono sconti ad organizzazioninon-profit. L’organizzazione con cui collaboratepotrebbe avere un centro adatto. Nella fase di stimedei costi delle varie località, ricordate che benchéun centro dotato di attrezzature audio-visive e diservizio di ristorazione potrebbe essere più costosodi un altro che ne è privo, la soluzione più costosapotrebbe in realtà far risparmiare tempo e denaropoiché si avrà tutto a portata di mano. Fate unconfronto dei costi dei centri disponibili perdecidere il migliore per convenienza di costo edi tempo.

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Richiedere il FinanziamentoUna volta definiti i fattori logistici, potrete richiedere al Lions Clubs International ilfinanziamento per la manifestazione. Ogni simposiopuò ricevere un massimo di 2.000 dollari, mageneralmente i fondi approvati si aggirano tra i 500 ei 1000 dollari. Il programma consente una assistenzafinanziaria per un importo non superiore a 4000dollari per area costituzionale, per anno fiscale. Ledomande vengono accettate in base all’ordine dirichiesta dei finanziamenti.

Per fare richiesta del finanziamento, dovetecompilare il modulo (pagina 21), fornire un bilanciodettaglito (pagina 22), un programma preliminareinformazioni sulle organizzazioni partner e la firmadel governatore distrettuale. Il DipartimentoMembership and New Clubs Programs di LionsClubs International, esaminerà la richiesta difinanziamento e comunicherà la risposta entro 30giorni dalla ricevuta dell’apposito modulo. Il moduloper il Simposio sulla Famiglia e le Donne, il bilancio,e il programma possono essere inviati via fax, emailo posta, come indicato sul modulo stesso.

I fondi, debitamente approvati, saranno rimborsatidopo la manifestazione, non appena ilDipartimento Membership and New ClubsPrograms riceverà la debita documentazionerichiesta in base alle Norme di Contabilità (pagina24) e la relazione della manifestazione (pagina 23).Per richiedere il rimborso, siete pregati di avvalervidegli appositi moduli per la relazione e per la Nota Spese (pagine 23 e 26).

Nota Bene: I fondi devono essere richiesti primadella manifestazione. Il rimborso sarà accordatosolo per i simposi approvati in anticipo e dietroinvio della debita documentazione. Dopo laconclusione della manifestazione non siprenderanno in considerazione note spese nonapprovate in precedenza.

Pianificare la PresentazioneIl simposio potrà essere programmato in vari modi:in modo informale, sotto forma di libero scambiodi idee, in modo più formale, con presentazioneprecise, oppure una combinazione di entrambi. Iltipo di simposio dipenderà dal tempo disponibile,dal numero di partecipanti, dal tema e dalleesigenze dei componenti del comitato.

In ogni caso persone capaci ed esperte sarannonecessarie per le presentazioni. Per esempio:

• Per lo scambio informale di idee:moderatore, leader di piccoli gruppi

• Presentazione formale: moderatore, oratori• Presentazione formale/scambio di idee:

moderatore, oratori, leader di piccoli gruppi

Se riuscirete ad offrire ai partecipanti al simposiol’opportunità di partecipare attivamente durante ilavori, riuscirete ad interessarli maggiormenteall’argomento e farete sì che siano più propensi aprendere parte al progetto che si deciderà durante ilsimposio. Anche nel caso in cui l’evento siaformale, rendetelo interattivo con sessioni didomande e risposte, opportunità di creare nuoverelazioni personali durante le pause o unadiscussione da parte dell’intero gruppo.

SUGGERIMENTO:Sul retro di questa pubblicazione sonoriportati due esemplari di ordini del giorno(pagina 15) che potranno aiutarvi nellaprogrammazione delle presentazionidurante il vostro simposio, e che potrannoessere adattati al tipo di manifestazione, altempo disponibile e altre considerazioni.


Invitare gli OratoriUna volta stabilito il tipo di simposio, invitate glioratori più indicati a partecipare. Dovrete ancheinvitare un rappresentante dei Lions edell’eventuale organizzazione che insieme a voi sioccupa dello svolgimento dell’incontro, a dare ilbenvenuto al gruppo, ed un moderatore.Considerate la possibilità di chiedere al presidentedi commissione distrettuale o multidistrettuale perla famiglia e le donne, di fare da moderatore dellamanifestazione. Nel caso in cui, durante ilsimposio, i partecipanti prendano parte ad unariunione per lo scambio di idee, sarà consigliabileavere diversi leader da assegnare ai vari gruppi peraiutarne e guidarne la discussione.

Nel caso di simposi più formali, sotto forma diconferenza, ricercate esperti in grado di dare aipartecipanti una veduta generale dell’argomento(i)del simposio. Per gli oratori potrete rivolgervi aileader delle organizzazioni sponsor, autorità locali,professori universitari, ecc. Ricercate persone chesiano a conoscenza dell’argomento trattato, chesiano abili conferenzieri ed interessati a rafforzarela comunità.

SUGGERIMENTO:Degli oratori esperti e conosciuti, non solorendono la manifestazione più interessante,ma sono un ottimo richiamo pubblicitario.

Invitati gli oratori, confermate l’invito per iscrittofornendo tutti i particolari della manifestazione edinformazioni su Lions Clubs, il vostro club esull’organizzazione che collabora inquest’iniziativa.

Aggiungere ElementiAddizionaliAl fine d’informare al meglio i partecipanti suiLions clubs, si possono aggiungere altri elementi edare anche loro l’opportunità di illustrare i loroobiettivi, opere o servizi. Prendete in considerazionele seguenti idee:

• Organizzare una Mostra Comunitaria:Disporre i tavoli lungo il perimetro dellasala o nel corridoio. Questi tavoli potrannoessere presi in noleggio da gruppi dellacomunità ad un costo esiguo(probabilmente US$25 per tavolo) edutilizzati per promuovere le loroorganizzazioni. Gli stand potranno esserevisitati prima o dopo il simposio o durantele pause.

SUGGERIMENTO:Accertatevi che ci sia un tavolo per i Lionsclub! Abbiate a disposizione opuscoliriguardanti i progetti del vostro club,opuscoli informativi e inviti/domande perdiventare soci. In elenco troverete alcunieccellenti esempi di opuscoli da includere:

• Sono un Lion (ME-37) – che mette inrisalto l’affiliazione delle donne neiclub Lions

• Opuscolo Nuclei Familiari (MPFM-8)– che si occupa del coinvolgimentodella famiglia

• I Lions Fanno la Differenza (ME-40) –pubblicazione per informazionigenerali

• Domanda per Divenire SocioFondatore (TK-188) – se applicabile

• Modulo di Iscrizione (ME-6B)

• Preparate il Programma dellaManifestazione: A tergo del programma leorganizzazioni interessate potrannopubblicizzare la propria attività ad uncosto esiguo.

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• Durante la Manifestazione fate una brevepresentazione sui Lions, che può essereinclusa al momento del benvenuto.Includete informazioni sul motivo per ilquale i Lions stanno sponsorizzando ilsimposio e quali progetti possono esseresvolti dai Lions clubs.

• Identificate un Progetto Comunitario: Allafine del simposio, dovrebbe essereidentificato un nuovo progetto comunitario.Utilizzate il progetto come mezzo peravviare un nuovo club o un club satellite.

SUGGERIMENTO:Al fine di ottenere gratuitamente o ridurreil costo dei servizi per la manifestazione,alle ditte che s’interesseranno di tali servizisi potrebbe proporre di poter fare pubbli-cità attraverso opuscoli promozionali espo-sti su un apposito tavolo nel centro dellamanifestazione o sul programma del sim-posio. Ditte che si occupano di stampa, delservizio di ristorazione, di vendita del ma-teriale per la presentazione possono esserecontattate per questa opportunità.

Invitare i PartecipantiAnche se avrete un gruppo in particolare chesponsorizzerà la manifestazione insieme a voi,invitate anche altri gruppi. È bene avere una vastagamma di persone in modo da assicurare unmigliore scambio d’idee durante il simposio.Quando preparerete la lista degli invitati, fateriferimento alla lista dei partner potenziali.

Spedite gli inviti ai gruppi che vorrestepartecipassero al simposio. Susseguentemente,mettetevi in contatto telefonicamente con i leader ditali organizzazioni per invitarli personalmente aprendere parte al simposio spiegandone al tempostesso gli obiettivi.

Sull’invito deve essere specificato il titolo delsimposio, le organizzazioni che lo sponsorizzano,l’orario, la data e la località, e una brevedescrizione della manifestazione e a chi rivolgersi,nome, numero telefonico e indirizzo email, permaggiori informazioni o per RSVP (in casodesiderate sapere il numero dei partecipanti).

SUGGERIMENTO:Incoraggiate gli invitati a portare un amico!

Gli inviti dovrebbero essere spediti circa un meseprima della manifestazione.

SUGGERIMENTO:Tenete presente che può essere Lions menodi un terzo dei partecipanti, per concen-trarsi sui futuri soci e alleviare i costi.

Pubblicizzare l’EventoOltre a inviare inviti personali ai gruppi comunitaripiù importanti, dovreste pubblicizzare la manifesta-zione al pubblico generale. Collaborate con il presi-dente distrettuale per le pubbliche relazioni persviluppare un piano per la manifestazione.

Alcune idee per pubblicizzare il simposio possonoessere:

• Creare un volantino che può essere espostonelle aree degli affari. Accertarsi di esporreil nome del distretto e del club sponsor, e illogo dei lions.

• Inviare ai redattori dei giornali ed allestazioni radio-televisive un calendario delleattività, del quale troverete un esemplare inquesta guida. (pagina 16).

• Riportare le informazioni sul simposio sulsito Web del Lions club e del distrettosponsor, ed invitare il vostro partner adincluderle sul proprio.


• Informarsi in merito al costo di unannuncio pubblicitario sui giornali locali.Spesso i giornali accordano prezzi specialiai gruppi non profit. (Fatelo prima dellarichiesta di finanziamento.)

• Informarsi in merito al costo di spotpubblicitari alla radio. Come nel caso deigiornali, le stazioni radio potrebberooffrire riduzioni ai gruppi non profit.(Fatelo prima della richiesta difinanziamento.)

• Invitare i media a reclamizzare l’eventoinviando un comunicato stampa ai giornalied alle stazioni radio-televisive, del qualetroverete un modello in questa guida(pagina 17).

• Contattare le attività commerciali dotatedi cartelli pubblicitari o di bachecheelettroniche per diramare informazionisul simposio.

• Prima del simposio, partecipare ad altremanifestazioni comunitarie edapprofittarne per distribuire informazionisulla vostra iniziative.

• Accertatevi di pubblicizzare lamanifestazione tra i club. Assicuratevi dimettere i Lions del vostro distretto alcorrente della manifestazione attraversonotiziari, siti Web, ecc.

Definire i DettagliNel programmare una manifestazione di successo,la cosa più importante da ricordare è di confermareper iscritto tutti i preparativi. Verificate le date, gliorari, ecc. sulla corrispondenza.

In questa guida (pagine 14-15) troverete unmodello di elenco di cose da verificare/tempisticache potrà esservi d’aiuto nella preparazionedell’evento e per seguire l’andamento dei preparativicon coloro ai quali avete delegato i vari compiti.

SUGGERIMENTO:Per evitare sprechi di tempo, preparate un“kit di emergenza” contenente scotch,nastro adesivo, forbici, pennarelli,pinzatrice, penne, cavo di prolunga, ecc.,da avere a disposizione per la sistemazionedel locale ove si svolgerà la manifestazione.Avere a disposizione questi articoli vi faràrisparmiare tempo prezioso.

Nella programmazione del menù e delle bevandeper la manifestazione, scegliete cose semplici. Se sitratta di un evento che dura tutto il giorno, perquanto riguarda il pranzo ognuno potrebbe esserelibero di decidere per proprio conto. Durante lamanifestazione, dovrebbe esserci sempre adisposizione acqua fresca e, durante le pause, se ilcosto non è eccessivo, potreste offrire biscotti oaltri dolci e caffè e tè.

SUGGERIMENTO:Proponete a ditte locali di forniregratuitamente il servizio di ristorazione incambio di pubblicità sul programma opresso la località della manifestazione.Molte attività commerciali saranno liete diprendere parte ad un importante eventocomunitario della portata del simposio.

Le Idee DiventanoAzione…e Nuovi SociIl giorno del simposio, puntate sull’entusiasmo esull’interesse dei partecipanti per incoraggiarli alasciarsi coinvolgere dai Lions clubs e dalla nuovainiziativa comunitaria che sarà programmata elanciata a seguito dell’evento. I partecipanti hannogià dimostrato interesse per l’argomento inquestione, per cui non perdete l’opportunità dirisvegliare maggiormente il loro interesse e dicoinvolgerli. Abbiate a disposizione una scorta diinviti a diventare soci per reclutare immediatamentei presenti.

Qui di seguito sono riportate alcune idee per ilreclutamento di nuovi soci durante l’evento:

• Organizzate un nuovo club o un clubsatellite di un club esistente incaricato diinteressarsi dei progetti ideati durante ilsimposio.

• Invitate tutti i partecipanti a diventareLions. Dato che il simposio saràl’occasione ideale per mostrare i Lionsall’opera, non perdete questa meravigliosaopportunità!

• Per illustrare i benefici derivantidall’affiliazione nei Lions clubs, allestiteuno stand Lions come parte della mostracomunitaria. Create un cartello che riportil’elenco dei benefici dell’appartenenzaal club.

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• Invitate il moderatore del simposio aparlare dell’appartenenza ai Lions club edell’opportunità di fare domanda perdivenire socio.

• Organizzate un gruppo di lavoro checontatti coloro che hanno risposto con“forse” o “non ora” all’invito di diventaresoci il giorno della manifestazione.

• Chiedete a coloro che sono diventati socidurante il simposio di riferire almeno trealtre persone che potrebbero essereinteressate al nuovo progetto e a diveniresoci e contattatele!

Nota Bene: Il reclutamento dei soci è una partefondamentale della programmazione del simposio eun requisito per ottenere il finanziamento dal LionsClubs International.

Avvaletevi del modulo allegato alla guida (pagina19) per formulare un piano d’azione teso alraggiungimento delle vostre mete e allapianificazione della nuova iniziativa comunitaria.Iniziate subito i preparativi per capitalizzaresull’interesse generato dal simposio e perdimostrare ai concittadini che i Lions club sonoproattivi.

Inviate, poi, ai media un altro comunicato stampa(pagina 17) indicando i risultati del simposio e biglietti di ringraziamento agli oratori.

SUGGERIMENTO:Un foglio per annotare presenze/iscrizioni èun ottimo modo per ottenere l’elencocompleto dei partecipanti e dove poterlicontattare dopo il simposio.


Per ulteriori informazioni:

Per ulteriori informazioni, domande o per ordinare del materiale contattate:

Membership and New Clubs Programs Department

Lions Clubs International

Telefono: (630) 203-3846

e-mail: [email protected]

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Simposio Lions sulla Famiglia e le Donne

Lista di Verifica per la Pianificazione

Avvaletevi di questa lista di verifica per la pianificazione e lo svolgimento della vostra manifestazioneaggiungendo o eliminando le voci che si addicono o meno al vostro caso.

Almeno tre mesi prima della manifestazione� Scegliete il tema� Individuate l’organizzazione con cui collaborare� Organizzate un comitato organizzativo� Fissate la data� Scegliete la località e ottenetene conferma scritta� Determinate la struttura del simposio� Invitate gli oratori e richiedete una conferma scritta� Presentate la richiesta di finanziamento (Richiesta Finanziamento Simposio, pagina 21)� Fate domanda di finanziamento attraverso le fonti locali� Pianificate un programma di comunicazioni in collaborazione con il presidente del comitato pubbliche relazioni� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________

Due mesi prima� Preparate i biglietti d’invito e fateli stampare� Preparate materiale pubblicitario (volantini, poster, annunci, ecc.) e fateli stampare� Preparate la lista delle persone cui inviare gli inviti� Preparate la lista dei media a cui inviare materiale pubblicitario� Fate ricerche e acquistate spazi pubblicitari (se applicabile)� Qualora il centro in cui si svolgerà il simposio non abbia un servizio di ristorazione, fate le dovute ricerche e scegliete il fornitore� Qualora il centro in cui si svolgerà il simposio non sia dotato di attrezzature audio-visive, fate le dovute ricerche e scegliete il fornitore� Contattate le organizzazioni locali per invitarle a prendere parte alla mostra comunitaria e/o far pubblicità sul programma del simposio� Cercate di ottenere spazio pubblicitario sui cartelloni/bacheche delle attività commerciali locali� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________

Sei settimane prima� Spedite gli inviti� Esponete volantini, poster, ecc.� Distribuite il calendario della manifestazione ai media (pagina 16)� Iniziate la pianificazione del programma � Ordinate gli opuscoli per il reclutamento e gli inviti a socio presso la Sede Centrale del Lions Clubs International � Preparate un’esibizione dei Lions per la mostra comunitaria (se applicabile)� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________

Un mese prima� Dopo l’invio degli inviti, contattate personalmente le organizzazioni/persone più importanti� Acquistate le forniture necessarie – blocchi con fogli ribaltabili per scrivere le idee durante il brainstorming, pennarelli, penne, blocchi per appunti,

targhette nominative adesive, ecc.� Contattate nuovamente coloro che potrebbero partecipare alla mostra comunitaria e fare pubblicità sul programma della manifestazione

confermando o meno il loro interesse� Ordinate tavoli, sedie e tovaglie per la mostra comunitaria� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________

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Tre settimane prima� Contattate nuovamente gli oratori per confermare gli accordi, rispondere ad eventuali domande, ecc.� Preparate i fogli per presenze/iscrizione� Finalizzate il programma – tutta la dovuta pubblicità � _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________

Due settimane prima� Riconfermate tutti i preparativi logistici� Incontratevi con il moderatore per verificare il programma della manifestazione, discutere in merito agli

obiettivi, rispondere ad eventuali quesiti, ecc.� Preparate un programma/suddivisione delle responsabilità durante il giorno della manifestazione� Fate stampare il programma� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________

Una settimana prima � Organizzate una riunione strategica con il vostro comitato ed altri collaboratori per verificare le varie

responsabilità ed il programma della manifestazione� Contattate nuovamente i rappresentanti dei media per confermare la loro partecipazione all’evento –

confermate orario, località, oratori degni di nota, ecc.� Abbiate pronto tutto il materiale necessario per la manifestazione� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________

Il giorno della manifestazione� Arrivate con molto anticipo per sistemare tutto il necessario� Svolgete un’ottima manifestazione!� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________

Dopo la manifestazione� Preparate un piano d’azione per i nuovi progetti� Scrivete e spedite i biglietti di ringraziamento agli oratori� Contattate i partecipanti che hanno mostrato interesse ad entrare nei Lions clubs� Inviate ai media un altro comunicato stampa (pagina 17) delineando i risultati � Presentate la relazione/nota spese al LCI (pages 23 and 27)� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________


Modello di Ordine del Giorno della Presentazione

I seguenti ordini del giorno possono essere usati quale modello nella formulazione del proprio simposio.L’evento può durate mezza giornata o un giorno intero, dipendentemente dal numero di oratori, dalnumero di questioni da trattare ed altro.

Esemplare di manifestazione della durata di mezza giornata con lapartecipazione di due oratori

1. Benvenuto – Leader di organizzazioni sponsor (5 minuti ciascuno)2. Osservazioni d’apertura /Presentazioni – Moderatore (15 minuti)3. Primo Oratore (30 minuti)4. Sessione di domande e risposte (15 minuti)5. Secondo Oratore (30 minuti)6. Sessione di domande e risposte (15 minuti)7. Pausa (15 minuti)8. Questioni attuali – Moderatore (15 minuti)9. Discussione di piccoli gruppi – (30-45 minuti)10. Discussione con la partecipazione di tutti i partecipanti /Risultati – (30 minuti)11. Riepilogo/Conclusione (15 minuti)

Modello di manifestazione della durata di un giorno intero con lapartecipazione di quattro oratori

1. Benvenuto – Leader di organizzazioni sponsor (5 minuti ciascuno)2. Osservazioni d’apertura /Presentazioni – Moderatore (15 minuti)3. Primo Oratore (30 minuti)4. Sessione di domande e risposte (15 minuti)5. Secondo Oratore (30 minuti)6. Sessione di domande e risposte (15 minuti)7. Pausa (15 minuti)8. Questioni della Prima Sessione – Moderatore (15 minuti)9. Discussione di piccoli gruppi – Leader dei piccoli gruppi (30-45 minuti)10. Discussione con la partecipazione di tutti i partecipanti /Risultati – (30 minuti)11. Riepilogo della Prima Sessione (15 minutes)12. Pausa Pranzo (45 minuti)13. Terzo Oratore (30 minuti)14. Sessione di domande e risposte (15 minuti)15. Quarto Oratore (30 minuti) 16. Sessione di domande e risposte (15 minuti)17. Pausa (15 minuti)18. Discussione di piccoli gruppi – Leader dei piccoli gruppi (30-45 minuti)19. Discussione con la partecipazione di tutti i partecipanti /Risultati – Moderatore (30 minuti)20. Riepilogo/Fasi seguenti – Moderatore (15 minuti)21. Chiusura/Ringraziamenti – Moderatore (5 minutes)

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Modello di Calendario

L’esemplare qui riportato può essere utilizzato per la preparazione del vostro calendario. Non bisognafar altro che riempire gli spazi in bianco e adattarlo alla vostra manifestazione.Stampatelo quindi sulla carta da lettera del vostro club. Accertatevi che tutti i dati siano corretti.

Per diffusione immediata Per ulteriori informazioni:(Nome della persona da contattare)(Recapito telefonico)

SIMPOSIO ORGANIZZATO DAI LIONS PER AFFRONTARE I BISOGNI DELLA COMUNITÀ

(NOME DELLA VOSTRA COMUNITÀ) —“(Titolo del simposio),” un simposio organizzato per trattare(inserire lo scopo del simposio) è in programma (data, orario, località). L’evento è sponsorizzato dal(nome del vostro Lions club e dell’organizzazione con la quale collaborerete).

Il simposio è gratuito ed aperto al pubblico. Tra le manifestazioni sono da annoverare (elencatebrevemente le manifestazioni – per esempio: oratori degni di nota, sessione di brainstorming,mostra comunitaria, ecc.)

“(Titolo del simposio)” fa parte del Programma per il Simposio Lions sulla Famiglia e le Donne – unprogramma che i Lions clubs di ogni parte del mondo svolgono per dare ai cittadini delle propriecomunità la possibilità di trattare questioni importanti per la famiglia e le donne.

(Nome) è un club di servizio umanitario impegnato nella comunità da (numero) anni. Tra i programmisvolti dal club, particolarmente degni di nota sono (elencate 2-4 programmi significativi del club).

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Modello per il quarto paragrafo


Modello di Comunicato stampaAvvaletevi del seguente comunicato stampa quale modello per preparare il vostro. Stampatelo sullacarta da lettera del club accertandovi che tutti i dati siano corretti.

Per diffusione immediata Per ulteriori informazioni:(Nome della persona da contattare)(Recapito telefonico)

SIMPOSIO ORGANIZZATO DAI LIONS PER AFFRONTARE I BISOGNI DELLA COMUNITÀ

(NOME DELLA VOSTRA COMUNITÀ) —“(Titolo del simposio),” un simposio organizzato per trattare(inserire lo scopo del simposio) è in programma (data, orario, località). L’evento è sponsorizzato dal(nome del vostro Lions club e dell’organizzazione con la quale collaborerete).

Il simposio è gratuito ed aperto al pubblico. Tra gli oratori, (elencate i nomi di oratori degni diparticolare nota). Durante il simposio, i partecipanti sono invitati a prendere parte alle discussioniinerenti (obiettivo delle sessioni di scambio di idee). Faranno anche parte della manifestazione(indicate le altre parti del simposio quali per esempio la mostra comunitaria).

“(Citazione di un leader di Lions club sul motivo per il quale il Lions club ha organizzato ilsimposio),” ha sottolineato (nome,incarico e Lions Club di appartenenza). “(Citazione di un leaderdell’organizzazione collaboratrice o di un’autorità della comunità riguardo l’importanza dellamanifestazione),” ha rilevato ( nome, incarico ed organizzazione).

“Aiutiamo i nostri bambini” fa parte del Programma per Simposi Lions sulla Famiglia e le Donne, unprogramma che i Lions clubs di ogni parte del mondo svolgono per dare ai cittadini delle propriecomunità la possibilità di trattare questioni importanti per le donne e le famiglie. A seguito del simposio,il Lions Club (nome) spera di attuare un programma che affronti i più pressanti bisogni comunitaritrattati dai presenti alla manifestazione.

Il Lions Club di (nome) è un club di servizio umanitario impegnato nella comunità da (numero) anni. Trai programmi svolti dal club, particolarmente degni di nota sono (elencati 2-4 programmi significatividel club).

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Simposio Lions sulla Famiglia e le DonnePiano d’Azione dopo il Simposio

(Si prega di scrivere in stampatello o a macchina)

Club/Distretto: ________________________________________________________________________

Simposio Titolo/Data: __________________________________________________________________

Punti principali emersi nel corso del Simposio:

Idee per i Programmi:

Piano d’Azione:

Obiettivo ____________________________________________________________________________

Priorità: __________________ Tempistica:__________________________________________________

Fase Responsabile Data di Conclusione

20

Piano d’azione:

Obiettivo ____________________________________________________________________________



Piano d’azione:

Obiettivo ______________________________________________________________________________



Piano d’azione:

Obiettivo ____________________________________________________________________________




Simposio Lions per la Famiglia e le Donne Richiesta di Finanziamento


Nome: ____________________________________ Titolo: __________________________________________

Nome del Club: ____________________________ Distretto: ________________________________________

Indirizzo: ____________________________________________________________________________________

Città: ______________________________________ Stato/Provincia: __________________________________

CAP: ______________________________________ Nazione: ________________________________________

Telefono: __________________________________ E-mail: __________________________________________

Data del Simposio:__________________________ Importo richiesto: ______________________________

Tema del Simposio: __________________________________________________________________________

Sede del simposio:____________________________________________________________________________

Organizzazione Partner: ____________________________________________________________________

Descrivete il bisogno(i) della comunità che il simposio si propone di affrontare. Quante famiglie e donnedella vostra area saranno interessate da questi bisogni?

Il simposio si terrà in congiunzione con una manifestazione che si occupa della famiglia? Descrivere.

Descrivete i proposti particolari del simposio, quali: tipologia, oratori, reclutamento di soci, ulterioriattività, ecc:

Spiegare dettagliatamente gli obiettivi del simposio. In che modo le manifestazioni del simposiosaranno dirette ad ottenere questi obiettivi?

Descrivete la nuova o migliorata qualità di service che è risultata dal simposio e in che modo aiuterà lacomunità. Quanti cittadini della comunità saranno aiutati?

Descrivete in quale modo intendete invitare i non-Lions ad entrare a far parte di un nuovo club o di unclub satellite.

Allegate un programma che elenchi le attività e i relatori.Se necessario utilizzate fogli aggiuntivi.

22

Bilancio Proposto:

Affitto del Locale: __________________________________

Servizio di Ristorazione: ____________________________

Stampa (inviti, poster, volantini, ecc.): ________________

Spese Postali: ________________________________

Promozione/Pubblicità: ____________________________

Spese degli Oratori: ________________________________

Forniture d’Ufficio: ________________________________

Altro (si prega di specificare):

Totale: ____________________________________________

Numero dei partecipanti previsto: Non-Lions _________________, Lions _________________

Firma del Governatore Distrettuale: __________________________________ Data: ____________________

Inviate il modulo, debitamente compilato e firmato, per posta o fax a:Membership and New Clubs Programs Department, Lions Clubs International300 W. 22nd Street, Oak Brook, IL 60523-8842, USA E-mail: [email protected]: (630) 571-1691


Simposio Lions sulla Famiglia e le Donne Modulo Relazione/Rimborso Spese


Nome: ____________________________________ Titolo: __________________________________________

Nome del Club: ____________________________ Distretto: ________________________________________

Indirizzo: ____________________________________________________________________________________

Città: ______________________________________ Stato/Provincia: __________________________________

CAP: ______________________________________ Nazione: ________________________________________

Telefono: ____________________________________________________________________________________

Indirizzo e-mail: ______________________________________________________________________________

Data del Simposio:__________________________ Sede:____________________________________________

Tema del Simposio: __________________________________________________________________________

Organizzazione Partner: ______________________________________________________________________

Numero di Certificati: ____________________________________________________________________

Nomi degli Oratori: ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Questioni Trattate:

Risultati Significativi:

Progetto Comunitario Proposto:

Numero di nuovi soci di Lions Club iscritti ___________ Numero di Club Satelliti costituiti: ___________

Firma: _______________________________________________ Data: ____________________

Spedite il modulo debitamente compilato, insieme alla relazione/nota spese a: Membership and New ClubsPrograms Department, Lions Clubs International, 300 W. 22nd Street, Oak Brook, IL 60523-8842, USA

I moduli devono pervenire entro 30 giorni dal termine della manifestazione. Il rimborso viene accordato soloper i simposi precedentemente approvati.


Programma per il Simposio Lions sulla Famiglia e le Donne

Regolamento della Contabilità(Aggiornato a Giugno 2007)

PREFAZIONE

Il consiglio di amministrazione ha approvato il Programma Simposio della Famiglia e delle Donne.Questi fondi sono approvati per attività di supporto per lo sviluppo, la crescita e la conservazione deisoci donne e nuclei famigliari.

In casi in cui si richiede il rimborso, è necessario presentare tutte le spese a Lions Clubs International,al Dipartimento Membership Programs and New Clubs Marketing. Le persone che incorrono in speseper il programma devono essere autorizzate anticipatamente. Le note spese devono essere firmatedalla persona autorizzata nell’apposito spazio sul modulo per le note spese. LCI rimborserà solo le notespese firmate dal Governatore Distrettuale e della persone precedentemente autorizzate.

Spese consentite affitto di sala, attrezzatura per la presentazione, attrezzatura audio/video, ristorazionedurante al simposio, promozione e pubblicità, forniture d’ufficio, spese per la stampa e forniture varie.

Sono consentite le seguenti spese per oratore: Parcella dell’Oratore: Costo del servizio reso. Nota: è richiesta fattura e copia della ricevuta dipagamento. Il rimborso non sarà consentito senza i moduli di documentazione.Onorario/regalo all’oratore: Può essere fatto se l’oratore non riceve alcune ricompensa per ilservizio reso. Non dovrà superare, comunque, 100 dollari (è necessario inviare provadell’avvenuto pagamento.)Trasporto/trasfera dell’oratore: Lions Clubs International coprirà solo le spese di trasporto localeper raggiungere il simposio. Trasporto locale dell’oratore include lo spostamento in automobile (rimborsati USD 0,19/Km)oppure costo del treno, bus, ecc. Saranno rimborsate anche le spese di taxi. Trasporto Aereo: Il rimborso del biglietto aereo è previsto solo per il keynote speaker, l’oratoreprincipare, ai simposi con più di 250 partecipanti provenienti da diversi distretti. Lions ClubsInternational dovrà preventivamente approvare la richiesta di rimborso. Queste spese dovrannoessere riportate separatamente sul modulo e nel budget. Il prezzo del biglietto aereo non dovràeccedere il costo di un biglietto aereo andata e ritorno in classe economica (per oratore) con volodiretto senza voli di collegamento. Nota Bene: per il rimborso è necessario inviare copia originaledel biglietto aereo e ricevuta di pagamento. Queste spese non portanno essere rimborsate senzala documentazione sopra riportata. Alloggio dell’Oratore: Il rimborso di queste spese sarà basato sulla tariffa di una camera di hotelstandard per una persona.Pasti dell’oratore: Il costo dei pasti (se ve ne sono) sarà rimborsato dall’arrivo alla partenzadal simposio.Mancia: Sarà rimborsato USD 1 a valigia o 10% della tariffa del taxi.

Spese non consentite spese personali, bevande alcoliche, assicurazione medica, spese incidentali qualicocktail, telefono, lavanderia, intrattenimento cinematografico, assicurazione turistica e spese nondocumentate in modo debito come di seguito indicato e spese al di sopra del bilancio consentito.

Le spese al di sopra del bilancio consentito saranno a carico dell’individuo in questione e non del LCI.

25

Nota: Il budget è limitato.

1. Tutte le spese devono essere elencate in questo modulo giorno per giorno e accompagnate dalle ricevute originali.

2. Indicate l’ammontare di ogni voce nella valuta locale Il rimborso sarà effettuato nella valuta localeo in dollari US in base al tasso di cambio al momento delle spese.

3. Entro 30 giorni dal termine del simposio, inviate la nota spese accompagnata dalle debite ricevuteal Dipartimento Membership and New Clubs Programs Department. Se le note perverranno 120giorni dopo il simposio o successivamente, NON saranno accordati rimborsi.

4. Qualunque quesito riguardante i rimborsi spese dovrà essere rivolto per iscritto direttamente alDipartimento Membership and New Clubs Programs.

Il Lions Clubs International non offre alcuna copertura medica assicurativa ai propri soci, sia chestiano svolgendo attività lionistiche oppure no. Di conseguenza, nel corso dei viaggi personali odi carattere lionistico, è consigliabile procurarsi una copertura assicurativa di propria scelta.Molte polizze assicurative non coprono gli assicurati al di fuori del proprio paese ed a voltenemmeno al di fuori della propria città o provincia. Questa regola si applica in particolar modoall’assicurazione Medicare degli USA, che è valida solamente negli USA e potrebbe applicarsianche ad altre coperture sanitarie di tipo statale o privato.

Questa è una questione personale che varia da persona a persona, siete quindi pregati diesaminare attentamente la vostra situazione e quella dei vostri familiari e amici.

Data

Incarico/Evento

Pasti

Alloggio (H

OTEL)

Mezzi di trasporto*

(aereo, parcheggio,

taxi, pedaggi.)

Autom

obile

US$.50/m

iglio

US$.31 /km

Varie**

Totale

Modul

o N

ota

Spes

e per

il P

rogra

mm

a per

il S

imposi

o L

ions

sul

la F

amig

lia e

le D

onn

e(Allegate alla nota spese tutte le ricevute, i biglietti e la ricevuta di pagam

ento in originale)*

‘**Spiegate quanto riportato alla voce VA

RIE (telefono, stampa, forniture, m

ance)

(Si prega di scrivere in stampatello o a macchina)________________________________________________________________

Indirizzo:____________________________________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________________________

Dichiaro che tutte le spese ivi elencate sono legittime e in conformità alle Norme di C

ontabilità dell’Associazione.

Sono a conoscenza del fatto che la nota spese da me firmata diventerà parte degli archivi ufficiali dell’Associazione e potrà essere soggetta a verifica dei

responsabili addetti a tali controlli.

Firma:________________________________________

Data:______________________________________

Approvazione:

______________________________________

Data:______________________________________

Sped

ire

a:

LIONS CLU

BS IN

TERNATIONAL

MEMBERSHIP AND NEW CLU

BS PROGRAMS

DEPA

RTM

ENT

300 W 22N

D ST

OAK BROOK IL 60523-8842 USA

Fax: (630) 571-1691

E-m

ail: mem

berprog@

lionsclubs.org

Miglio/Km

Importo

Membership and New Clubs Programs DepartmentLions Clubs International 300 W 22ND STOak Brook IL 60523-8842 USAwww.lionsclubs.orgE-mail: [email protected]: 630.203.3846

MP-101 IT 11/11

PROGRAMMA SIMPOSIO PER LA FAMIGLIA E … avere una lista breve di possibili temi. (Un metodo...

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