PRILOG 1 PROCEDURE ZA EVIDENTIRANJE...

PRILOG 1

PROCEDURE ZA EVIDENTIRANJE APROPRIJACIJA

Procedure za evidentiranje aproprijacija - koriste se za evidentiranje aproprijacija utvrđenih budžetom u SIB.

U slučaju da Narodna skupština ne usvoji budžet pre početka fiskalne godine, finansiranje se odobrava na osnovu akta kojim se uređuje privremeno finansiranje. Ovaj akt predstavlja osnov za evidentiranje aproprijacija u SIB u periodu privremenog finansiranja, odnosno dok se ne usvoji budžet.

Procedure za Zahtev za promenu u aproprijacijama - Zahtev za promenu u aproprijaciji koristi se kad je potrebno promeniti početnu aproprijaciju evidentiranu u SIB, čak i kada se promena u aproprijaciji vrši automatski.

Zahtev za promenu u aproprijaciji takođe se koristi da se aproprijacije na osnovu privremenog finansiranja zamene aproprijacijama donetog budžeta.

U ovom slučaju, svi zahtevi za promenu aproprijacije koji su uneti u SIB pre nego što je donet budžet se otkazuju i budžet se učitava u SIB kao inicijalna aproprijacija.

Podnošenje: Sledeći podaci se podnose u okviru Zahteva za promenu u aproprijaciji:

- iznos zahteva za promenu;

- razlog i obračun promene aproprijacije;

- da li su tekuće aproprijacije dovoljne ili ne za finansiranje tražene promene; ako nisu dovoljne, dostavlja se pisano objašnjenje zašto nisu.

U slučajevima kada Zahtev za promenu u aproprijaciji zahteva i promenu kvota, podnosi se i Zahtev za promenu kvote.

U ovom slučaju, SIB će prikazati zahtev za promenu aproprijacije i odgovarajući zahtev za promenu kvota.

U slučaju da aproprijacija ne može da se smanji zato što je ukupan iznos kvota (suma) veći od nove smanjene aproprijacije, potrebno je prethodno smanjiti kvote u okviru te aproprijacije tako da suma novih kvota bude manja ili jednaka odobrenoj aproprijaciji.

MF - Sektor budžeta odobrava sve zahteve za promenu u aproprijaciji, osim ako se radi o nadležnostima direktnog korisnika.

Direktni korisnik (ako to spada u njegovu nadležnost) može odobriti zahtev za promenu aproprijacije, pod uslovom da se ne menja aproprijacija direktnog korisnika, u sledećim slučajevima:

1) za transfere između indirektnih korisnika unutar direktnog korisnika (šifra razloga 07), ako su u okviru iste kombinacije šifara aproprijacije;

2) za transfere na nižem nivou.

Ukoliko indirektni korisnik želi da izvrši promenu na nižem nivou organizacije (podorganizacija) ili ekonomske klasifikacije (sintetika, analitika, subanalitika, podšifra), onda zahtev za promenu u aproprijaciji priprema i odobrava nadležni direktni korisnik.

Nivo kontrole: Nivo kontrole aproprijacije u SIB je dat po organizaciji, funkcionalnoj klasifikaciji, ekonomskoj klasifikaciji, izvoru finansiranja, programima i projektima na sledećem nivou:

Organizacija - 5 cifara

Funkcionalna klasifikacija - 3 cifre

Ekonomska klasifikacija - 6 cifara

Izvor finansiranja - 2 cifre

Programi - 4 cifre

Projekti - 4 cifre

SIB ne dozvoljava korisniku da unese transakciju kvote koja je iznad nivoa aproprijacije evidentirane u sistemu.

Šifre razloga: Šifre razloga predstavljaju instrument identifikacije vrste aproprijacije, odnosno promene u aproprijaciji evidentiranoj u SIB: Tabela sadrži:

1) objašnjenje svake šifre razloga;

2) objašnjenje ko je odgovoran za popunjavanje obrazaca za unos u SIB;

3) objašnjenje ko odobrava promene;

4) podatak da li je potrebna kvota.

Šifra razloga Naziv Opis

01 Budžet

Da bi se evidentirao budžet koji donese Narodna skupština.

Obrazac popunjava: MF - Sektor budžeta Odobrava: Narodna skupština i Trezor - Sektor budžeta Potrebne kvote: Da - Odobrava ih Sektor za izvršenje budžeta

Privremeno finansiranje

Da bi se evidentirala Uredba o privremenom finansiranju koju donosi Vlada

Obrazac popunjava: MF - Sektor budžeta Odobrava: Vlada i MF - Sektor budžeta Potrebne kvote: Da - Odobrava ih Sektor za izvršenje budžeta

03 Dopunski budžet

Da bi se evidentirali iznosi aproprijacija koji su proistekli iz dopunskog budžeta u toku godine ili posebne aproprijacije koje usvoji Narodna skupština.

Obrazac popunjava: MF - Sektor budžeta Odobrava: Narodna skupština i MF - Sektor budžeta Potrebne kvote: Da - Odobrava ih Sektor za izvršenje budžeta

04 Transfer u budžetsku rezervu, odnosno iz budžetske rezerve

Da bi se izvršio transfer sredstava iz tekuće ili stalne budžetske rezerve na aproprijacije budžetskih korisnika, odnosno, sa aproprijacija budžetskih korisnika u budžetsku rezervu, u slučaju: � budžetom neplaniranih rashoda i izdataka, ili za svrhe za koje se u toku godine pokaže da aproprijacije nisu bile dovoljne; � neplaniranih izdataka, u slučaju elementarnih nepogoda i sl; � promena u delokrugu rada ili ovlašćenju budžetskog korisnika; � osnivanje ili ukidanje budžetskog korisnika u toku fiskalne godine; � transfer aproprijacije jednog direktnog korisnika budžeta ka drugom direktnom korisniku (u ovom slučaju, aproprijacija se prvo prenosi iz direktnog korisnika u budžetsku rezervu, a onda se aproprijacija prenosi iz budžetske rezerve drugom direktnom korisniku); � u slučaju kada Vlada zbog promene okolnosti u toku godine koja ne ugrožava utvrđene prioritete unutar budžeta, donese odluku da se iznos aproprijacije koji nije moguće iskoristiti, prenese u tekuću budžetsku rezervu.

Obrazac popunjava: Direktni korisnik Odobrava: Vlada i MF - Sektor budžeta Potrebne kvote: Da - Odobrava ih Sektor za izvršenje budžeta

05 Dodatni ostali izvori prihoda

Da bi se evidentirale promene aproprijacije dodatnih izvora prihoda i odgovarajuće aproprijacije rashoda. Ovim zahtevom mogu se promeniti aproprijacije ostalih izvora finansiranja koji se sastoje od svih šifara izvora finansiranja, osim 01 (prihodi iz budžeta). Za zahteve za promenu aproprijacija ostalih izvora prihoda mora prvobitno biti ostvaren odgovarajući prihod koji je veći od onog u tekućim aproprijacijama. Preusmeravanje aproprijacija iz ostalih izvora može se vršiti bez ograničenja Primeri kada mogu da se upotrebe zahtevi za promenu aproprijacija sa ovom šifrom razloga: � kada su prihodi sakupljeni od donacija veći od tekućih odgovarajućih aproprijacija; � kada prikupljeni sopstveni prihodi premašuju prihode predviđene budžetom.

Obrazac popunjava: Korisnik Odobrava: MF - Sektor budžeta Potrebne kvote: Ne

Šifra razloga Naziv Opis

06

Transfer unutar direktnog korisnika budžeta - manje ili jednako 5% iznosa ekonomske klasifikacije koja se smanjuje

Da bi se vršio transfer aproprijacija unutar direktnog korisnika, sa jedne ekonomske klasifikacije rashoda na drugu; iznos promena u aproprijaciji ove vrste ne sme da bude veći od kumulativnog iznosa 5% smanjene aproprijacije rashoda tokom fiskalne godine. Pošto se aproprijacije određuju na trećem nivou ekonomske klasifikacije, onda se i računanje navedenih 5 % vrši na ovom nivou. Međutim, iznos promene je uvek ograničen iznosom raspoložive aproprijacije. Računanje kumulativnih 5 % zasniva se na evidentiranim aproprijacima za: � budžet (šifra razloga 01); � privremeno finansiranje (šifra razloga 02); � dopunski budžet (šifra razloga 03).

Obrazac popunjava: Korisnik Odobrava: MF - Sektor budžeta Potrebne kvote: Da - Odobrava ih Sektor za izvršenje budžeta

07

Transferi u okviru direktnog korisnika - za indirektne budžetske korisnike

Da bi se izvršio transfer aproprijacija između indirektnih korisnika u okviru direktnog korisnika

Obrazac popunjava: Direktni korisnik Odobrava: Direktni korisnik Potrebne kvote: Da - Odobrava ih Sektor za izvršenje budžeta

Raspoloživa aproprijacija: SIB izračunava raspoloživu aproprijaciju za sve izvore finansiranja na sledeći način:

RAČUNANJE

RASPOLOŽIVE APROPRIJACIJE

Aproprijacija

plus ili minus

promene u aproprijaciji

minus

neizvršene preuzete obaveze

minus

zahtevi za plaćanje + izvršena plaćanja

jednako

raspoloživa aproprijacija

Raspoloživa sredstva: Za šifre izvora finansiranja različite od šifre 01 (od šifre 04 do šifre 14), SIB vrši ograničenje koje se zasniva na raspoloživim sredstvima na računu korisnika, odnosno, SIB automatski proverava koji iznos je manji - raspoloživa aproprijacija (opisana gore), ili raspoloživa sredstva. Ako su raspoloživa sredstva veća od raspoložive aproprijacije, onda se iznos raspoloživih sredstava koristi kao ograničenje za promenu u aproprijaciji.

RAČUNANJE

RASPOLOŽIVIH SREDSTAVA

Sredstva prikupljena do dana računanja raspoloživih sredstava

minus

neizvršene preuzete obaveze

minus

neizvršeni zahtevi za plaćanje + izvršena plaćanja

jednako

raspoloživa sredstva

Budžetska rezerva: Stalna i tekuća budžetska rezerva predstavljaju isključivo rezerve budžeta. SIB ne dozvoljava da se preuzete obaveze ili plaćanja vrše direktno iz ovih aproprijacija.

Procedure za evidentiranje početnih aproprijacija

Opis procesa

Ovaj proces koristi se za:

1) unos budžeta u SIB po njegovom stupanju na snagu;

2) za dopunski budžet koji je usvojila Narodna skupština;

3) za iznose iz Uredbe o privremenom finansiranju koju je usvojila Vlada.

Nadležnost Aktivnost

Narodna skupština Vlada

1. Usvaja budžet (šifra razloga 01), ili odobrava privremeno finansiranje (šifra razloga 02).

MF - Sektor budžeta 2. Ažurira bazu podataka za pripremu budžeta i sravnjuje je sa usvojenim godišnjim budžetom, odnosno Uredbom o privremenom finansiranju.

MF - Sektor budžeta 3. Dostavlja Sektoru za informacione tehnologije - Grupi za programsku podršku, podatke o usvojenom budžetu u excel tabeli za unos u SIB, i to: u slučaju privremenog finansiranja, donetog zakona o budžetu ili dopunskog finansiranja.

Trezor - Sektor za informacione tehnologije

4. Učitava podatke o usvojenom budžetu u SIB i ukoliko SIB ne prihvati podatke, pravi ispravke i ponovo učitava podatke o budžetu.

MF - Sektor budžeta 5. U saradnji sa Sektorom za informacione tehnologije, uvidom u izveštaj "Zbirni pregled aproprijacija" proverava tačnost unetih aproprijacija u SIB.

MF - Sektor budžeta 6. U slučaju kada su sve aproprijacije tačno unete daje saglasnost da se aproprijacije mogu izvršavati. Samo odobrene aproprijacije mogu se izvršavati.


7. U slučaju da određene aproprijacije nisu pravilno i tačno unete, uz saglasnost Sektora budžeta, vrši ispravke pomoću procedura za podnošenje Zahteva za promenu u aproprijaciji, koje su date u ovom poglavlju

Korisnik (finansijska služba)

8. Pregleda Zbirni pregled aproprijacija. Ukoliko korisnik uoči da u unetim aproprijacijama postoji greška, o tome obaveštava Sektor za informacione tehnologije i MF - Sektor budžeta (IBK kontaktiraju svoje DBK) radi razrešavanja uočenih grešaka.


9. Uz saglasnost MF - Sektora budžeta vrši korekciju unetih aproprijacija.

Opis procesa za promenu aproprijacije direktnog korisnika

Pošto se procesi za različite šifre razloga u izvesnoj meri razlikuju, ovde se navode različiti opisi procesa za:

1) šifre razloga 01, 02 i 03

2) šifre razloga 04, 05 i 06

3) šifru razloga 07, 08, 09 i 10


ŠIFRA RAZLOGA 01 - BUDŽET ŠIFRA RAZLOGA 02 - PRIVREMENO FINANSIRANJE ŠIFRA RAZLOGA 03 - DOPUNSKI BUDŽET

MF - Sektor budžeta

1. Pripremljene podatke o budžetu, dopunskom budžetu ili privremenom finansiranju u elektronskoj formi dostavlja Sektoru za informacione tehnologije - Grupi za programsku podršku, radi unošenja u SIB.


2. Ukoliko SIB prihvati podatke, transakcija se evidentira na dan unosa. Ako SIB ne prihvati podatke, na ekranu se prikazuje objašnjenje zašto podaci nisu prihvaćeni.

MF - Sektor budžeta 3. Prati izveštaje o transakcijama aproprijacija.



4. Pregleda izveštaj Transakcije aproprijacija da utvrdi njegovu tačnost. Ako se utvrde greške, one se ispravljaju podnošenjem novog Zahteva za promenu u aproprijaciji.


5. Pregleda izveštaj Transakcije aproprijacija. Stupa u kontakt sa MF - Sektorom budžeta da se razreše uočeni problemi.

U toku jedne fiskalne godine, SIB evidentira poslednji iznos aproprijacije odobrene važećim budžetom, a tim iznosom je obuhvaćen (kumuliran) ukupan iznos preostalih aproprijacija za određenu namenu u toj fiskalnoj godini za tog korisnika.


ŠIFRA RAZLOGA 04 - TRANSFER U BUDŽETSKU REZERVU, ODNOSNO IZ BUDŽETSKE REZERVE ŠIFRA RAZLOGA 05 - DODATNI OSTALI IZVORI PRIHODA ŠIFRA RAZLOGA 06 - TRANSFERI UNUTAR DIREKTNOG KORISNIKA - manje ili jednako 5% iznosa u okviru ekonomske klasifikacije koja se smanjuje Korisnik (finansijska služba) ili MF - Sektor budžeta za šifru razloga 04

1. Identifikuje potrebu za promenom u aproprijaciji.

Korisnik (finansijska služba) ili MF - Sektor budžeta za šifru razloga 04

2. Pripremljene podatke za promenu aproprijacije unosi u elektronskoj formi u SIB, pri čemu obuhvata sledeće obavezne podatke: · iznos promene u aproprijaciji i sve šifre ekonomske klasifikacije koje se povećavaju, odnosno smanjuju; · razlog za promenu; · način na koji je izračunat potrebni iznos promene; · da li su tekuće aproprijacije dovoljne da finansiraju promenu. Ako nisu dovoljne, sačinjava objašnjenje zašto nisu.

Korisnik (finansijska služba) ili MF - Sektor budžeta, za šifru razloga 04

3. Koristi odgovarajuće izveštaje, po šiframa direktnog korisnika, funkcionalne klasifikacije, ekonomske klasifikacije, izvora finansiranja, programa i projekata da identifikuje raspoložive aproprijacije i sva ograničenja u slučaju smanjivanja aproprijacije.

Korisnik (finansijska služba) ili MF - Sektor budžeta za šifru razloga 04

4. Ukoliko se zahtevom za promenu aproprijacije koja ima kvote smanjuje aproprijacija tako da posle smanjenja aproprijacije suma kvota bude veća od iznosa aproprijacije, uz Zahtev za promenu aproprijacije u okviru ekonomske klasifikacije koja se smanjuje, priprema i prilaže i Zahtev za promenu kvote. (Za popunjavanje Zahteva za promenu kvote, pogledati procedure za kvote). Kod promene aproprijacija koje ne sadrže kvote, ne podnosi se Zahtev za promenu kvote.

Korisnik (službenik za odobravanje) za šifre razloga 05 i 06

5. Zahtev za promenu u aproprijaciji i prateću dokumentaciju proverava: · da li je promena neophodna; · da li postoji pisano obrazloženje; · da li je obrazac pravilno popunjen; · da li šifra razloga i opis na obrascu na odgovarajući način opisuju razlog za transfer. Potpisuje i prosleđuje na obradu.


6. Dostavlja kopiju dokumentacije MF - Sektoru budžeta, a originalne primerke prateće dokumentacije arhivira.


7. Pregleda Zahtev za promenu u aproprijaciji i prateću dokumentaciju i proverava: · da li su dobijeni svi potrebni potpisi; · da li postoji raspoloživa aproprijacija da se pokrije iznos smanjivanja; · za šifru razloga 06, promena ne prelazi 5% kumulativnog ograničenja; · da li promena odgovara nameni utvrđenoj budžetom; · da li je obrazloženje osnovano; · da li su iznosi dobro izračunati.

MF - Sektor budžeta 8. Ukoliko se Zahtev za promenu u aproprijaciji ne prihvati, popunjava obrazac sa objašnjenjem zašto je zahtev odbijen. Odobrava u SIB radi dalje obrade.


MF - Sektor budžeta 9. Ukoliko se Zahtev za promenu u aproprojaciji prihvati, priprema predlog koji se dostavlja Vladi ili ministru finansija.


10. Ako se dobije odobrenje, odnosno donese se odluka o promeni aproprijacije, onda: · unosi broj odluke u polje Opis razloga, na Zahtevu za promenu u aproprijaciji; · potpisuje Zahtev za promenu u aproprijaciji u SIB radi dalje obrade; Ukoliko nije dato odobrenje, popunjava obrazac sa objašnjenjem zašto je Zahtev odbijen. Potpisuje u SIB radi dalje obrade.

MF - Sektor budžeta 11. Ukoliko SIB prihvati podatke, transakcija se evidentira na dan unosa.


12. U saradnji sa Trezorom (Sektorom za informacione tehnologije) periodično vrši proveru tačnosti unetih promena u aproprijacijama za razloge 04 i 06 dostavljanjem tom sektoru excel tabela. Pregleda izveštaj Transakcije aproprijacija i proverava da li su podaci tačni. Ukoliko se uoče greške, ispravke se vrše podnošenjem drugog Zahteva za promenu u aproprijaciji.


13. Pregleda izveštaj Transakcije aproprijacija. Ukoliko uoči probleme, stupa u kontakt sa MF - Sektorom budžeta radi njihovog rešavanja.


ŠIFRA RAZLOGA 07 - TRANSFERI UNUTAR DIREKTNIH BUDŽETSKIH KORISNIKA - za indirektne budžetske korisnike

Korisnik (finansijska služba) 1. Identifikuje potrebu za promenom u aproprijaciji.


2. Sačinjava obrazloženje za Zahtev za promenom i poziva se na svu pisanu dokumentaciju koja se prilaže uz zahtev. Obrazloženje mora obavezno da sadrži opisni deo o: · iznosu promene u aproprijaciji i sve šifre ekonomske klasifikacije koje se povećavaju, odnosno smanjuju; · razlogu za promenu; · načinu na koji je izračunat potrebni iznos promene; · da li su tekuće aproprijacije dovoljne da finansiraju promenu. Ako nisu dovoljne, obrazlaže razloge

Korisnik (službenik za pripremu) 3. Unosi u SIB Zahtev za promenu u aproprijaciji.

Korisnik (službenik za odobravanje)

4. Pregleda Zahtev za promenu u aproprijaciji i proverava: - da li je promena neophodna; - da li postoji pisano obrazloženje; - da li je obrazac pravilno popunjen; - da li šifra razloga i opis na obrascu na odgovarajući način opisuju razlog za transfer. Potpisuje u SIB radi dalje obrade.

Korisnik (finansijska služba) 5. Arhivira originalne primerke prateće dokumentacije.

Direktni korisnik (službenik za odobravanje)

6. Pregleda Zahtev za promenu u aproprijaciji da proveri: - da li je promena neophodna; - da li postoji pisano obrazloženje; - da li je obrazac pravilno popunjen; - da li šifra razloga i opis na obrascu na odgovarajući način opisuju razlog za transfer. Potpisuje u SIB radi dalje obrade.




Opis procesa za promenu aproprijacije indirektnog korisnika

1. Indirektni korisnik podnosi zahtev za promenu aproprijacije sa razlogom 07.

2. Ukoliko direktni korisnik koji je nadležan za tog indirektnog korisnika eventualnim odobravanjem tog zahteva ne prelazi iznos svoje aproprijacije (koja predstavlja konsolidaciju aproprijacija njegovih indirektnih korisnika), tada direktni korisnik može odobriti takav zahtev.

3. Ukoliko bi se odobravanjem takvog zahteva prekoračila aproprijacija direktnog korisnika, tada direktni korisnik kreira zahtev za promenu aproprijacije sa odgovarajućim razlogom, kojim prvo povećava svoju aproprijaciju, pa pošto takav zahtev odobri MF - Sektor budžeta na osnovu svoje povećane aproprijacije može da odobri promenu aproprijacije svom indirektnom korisniku.

Opis procesa za promenu aproprijacije indirektnog korisnika u okviru programskog budžeta

1. Promena aproprijacija za indirektne korisnike između projekata u okviru programskog budžeta sa razlozima 07, 08, 09, i 10, sprovodi se na sledeći način:

- ukoliko menja aproprijaciju svom indirektnom korisniku, direktni korisnik podnosi zahtev za promenu;

- ukoliko indirektni korisnik treba da izvrši izmenu aproprijacije, indirektni korisnik podnosi zahtev za promenu.


ŠIFRA RAZLOGA 07 - TRANSFERI UNUTAR PROJEKTA

ŠIFRA RAZLOGA 08 - TRANSFERI UNUTAR PROJEKTA IZMEĐU EKONOMSKIH KLASIFIKACIJA

ŠIFRA RAZLOGA 09 - TRANSFERI IZMEĐU PROJEKATA UNUTAR ISTOG PROGRAMA

ŠIFRA RAZLOGA 10 - TRANSFERI IZMEĐU PROGRAMA UNUTAR ISTOG GLAVNOG PROGRAMA

Korisnik (finansijska služba) 1. Identifikuje potrebu za promenom u aproprijaciji.


2. Sačinjava obrazloženje za Zahtev za promenom i poziva se na svu pisanu dokumentaciju koja se prilaže uz zahtev. Obrazloženje mora obavezno da sadrži opisni deo o: · iznosu promene u aproprijaciji i sve šifre ekonomske klasifikacije koje se povećavaju, odnosno smanjuju; · razlogu za promenu; · načinu na koji je izračunat potrebni iznos promene; · da li su tekuće aproprijacije dovoljne da finansiraju promenu. Ako nisu dovoljne, obrazlaže razloge.

Korisnik (službenik za pripremu)

3. Unosi u SIB Zahtev za promenu u aproprijaciji.


4. Pregleda Zahtev za promenu u aproprijaciji i proverava: - da li je promena neophodna; - da li postoji pisano obrazloženje; - da li je obrazac pravilno popunjen; - da li šifra razloga i opis na obrascu na odgovarajući način opisuju razlog za transfer. Potpisuje u SIB radi dalje obrade.

Korisnik (finansijska služba) 5. Arhivira originalne primerke prateće dokumentacije.


6. Pregleda Zahtev za promenu u aproprijaciji da proveri: - da li je promena neophodna; - da li postoji pisano obrazloženje; - da li je obrazac pravilno popunjen; - da li šifra razloga i opis na obrascu na odgovarajući način opisuju razlog za transfer. Potpisuje u SIB radi dalje obrade.




Opis procesa za promenu aproprijacije direktnog korisnika zbog izvršenja naloga prinudne naplate

1. Promena aproprijacija za direktne korisnike budžetskih sredstava radi obezbeđenja dovoljnog iznosa na aproprijacijama za izvršenje prinudne naplate (ekonomske klasifikacije 483000 - Novčane kazne i penali po rešenju sudova ili 485000 - Naknada štete za povrede ili štetu nanetu od strane državnih organa), čije se izvršenje obavlja sukcesivno prema utvrđenim kvotama sa razlogom 12, sprovodi se na sledeći način:


ŠIFRA RAZLOGA 12 - PREUSMERAVANJE APROPRIJACIJA RADI IZVRŠENJA PRINUDNE NAPLATE

Trezor - Sektor za javna plaćanja i fiskalnu statistiku

1. Identifikuje potrebu za promenom u aproprijaciji ekonomske klasifikacije 483 i 485.


2. Odmah, po dobijanju naloga za prinudnu naplatu, obaveštava finansijsku službu direktnog korisnika budžetskih sredstava o potrebi za preusmeravanjem aproprijacija sa drugih ekonomskih klasifikacija radi obezbeđivanja sredstava na ekonomskim klasifikacijama 483, odnosno 485, za izvršenje naloga prinudne naplate.

Direktni korisnik budžetskih sredstava - finansijska služba

3. Istog dana, a u roku od sat vremena, u pisanoj formi obaveštava Trezor o ekonomskim klasifikacijama sa kojih Trezor može preusmeriti aproprijacije radi obezbeđivanja sredstava na ekonomskim klasifikacijama 483, odnosno 485, za izvršenje naloga prinudne naplate.


4. Na osnovu pisanog izjašnjenja korisnika unosi u SIB Zahtev za promenu u aproprijaciji.


5. Ukoliko direktni korisnik budžetskih sredstava ne dostavi pisano izjašnjenje o aproprijacijama u datom roku, izbor aproprijacija sa kojih će se izvršiti preusmeravanje potrebnog iznosa sredstava na ekonomsku klasifikaciju 483000 ili 485000, radi izvršenja naloga prinudne naplate, izvršiće Sektor za javna plaćanja.


6. Šef odseka za izvršavanje prinudne naplate pregleda Zahtev za promenu u aproprijaciji i proverava: - da li postoje nalozi iz prinudne naplate; - da li je promena neophodna; - da li je obrazac pravilno popunjen; - da li šifra razloga i opis na obrascu na odgovarajući način opisuju razlog za transfer. Po izvršenoj proveri overava zahtev u SIB radi dalje obrade.


7. Pomoćnik direktora pregleda Zahtev za promenu u aproprijaciji i proverava: - da li je promena neophodna; - da li je obrazac pravilno popunjen; - da li šifra razloga i opis na obrascu na odgovarajući način opisuju razlog za transfer. Po izvršenoj proveri odobrava zahtev u SIB.


8. Arhivira dokumentaciju i istog, a najkasnije narednog radnog dana, faksom dostavlja finansijskoj službi direktnog korisnika primerak Zahteva za promenu aproprijacije.


9. Po izvršenom preusmeravanju aproprijacija kreira Zahtev za promenu kvota


10. Šef odseka za izvršavanje prinudne naplate pregleda Zahtev za promenu kvota i proverava: - da li je promena neophodna; - da li je obrazac pravilno popunjen; - da li šifra razloga i opis na obrascu na odgovarajući način opisuju razlog za transfer. Po izvršenoj proveri overava zahtev za promenu kvota u SIB radi dalje obrade.

Trezor - Sektor za izvršenje budžeta

11. Pregleda Zahtev za promenu kvota i proverava: - da li je promena neophodna; - da li je obrazac pravilno popunjen; - da li šifra razloga i opis na obrascu na odgovarajući način opisuju razlog za transfer. Odobrava zahtev za promenu kvota u SIB radi dalje obrade.



12. Arhivira dokumentaciju i faksom istog, a najkasnije narednog radnog dana, dostavlja finansijskoj službi direktnog korisnika budžetskih sredstava primerak Zahteva za promenu kvota.

Direktni korisnik budžetskih sredstava - finansijska služba

13. Pregleda dostavljene zahteve i ukoliko uoči, propuste i nedostatke stupa u kontakt sa Trezorom radi njihovog rešavanja.

PRILOG 2

PROCEDURE ZA EVIDENTIRANJE KVOTA

Kvote su potrebne za sve budžetske rashode koji se finansiraju iz budžetskih prihoda.

Procedure za evidentiranje početnih (inicijalnih) kvota - Procedure za evidentiranje početnih (inicijalnih) kvota koriste se za evidentiranje mesečnog ograničenja potrošnje. SIB ne dozvoljava preuzimanje obaveze, niti plaćanja iz budžetskih sredstava sve dok se ne unesu kvote u SIB.

Procedure za promenu kvote - Sve promene vezane za evidentiranu kvotu vrše se putem Procedura za promenu početne (inicijalne) kvote. Ukoliko je potrebno, Trezor može izvršiti ponovni pregled kvota. Direktni korisnik može da zahteva izmene kvota, ali kvote moraju biti jednake, odnosno manje od ukupnog iznosa budžetske aproprijacije.

Unos zahteva u SIB: U Zahtev za promenu kvote, korisnik unosi sledeće podatke:

� iznos Zahteva za promenu;

� razlog zbog kojeg se traži promena.

Nivo kontrole: Nivo kontrole potrošnje kvote u SIB vrši se za određeni period, kao i prema šifri transakcije. Ovi nivoi kontrole su isti kao i nivoi u Planu izvršenja budžeta:

Korisnik - 5 cifara Funkcionalna klasifikacija - 3 cifre Ekonomska klasifikacija - 6 cifara Izvor finansiranja - 2 cifre Program - 4 cifre Projekat - 4 cifre

Korisnicima nije dozvoljeno da vrše plaćanja iznad nivoa kvote utvrđenog na mesečnom nivou, koji je evidentiran u SIB.

Procedure za evidentiranje početnih (inicijalnih) kvota

Opis procesa



1. Priprema početne mesečne kvote rashoda na osnovu kriterijuma utvrđenih ovim pravilnikom. Potpisuje u SIB radi dalje obrade.


2. Informacije o odobrenim kvotama se stavljaju na uvid i raspolaganje korisnicima.

Direktni korisnik (službenik za pripremu)

3. Unosi Zahtev za evidentiranje početne (inicijalne) kvote za indirektnog budžetskog korisnika. Potpisuje u SIB radi dalje obrade.

Direktni korisnik (službenik za odobravanje)

4. Pregleda Zahtev za evidentiranje početne (inicijalne) kvote i ukoliko je raspodela kvota za indirektne korisnike pravilna, odobrava inicijalne kvote.

PRILOG 3

PROCEDURE ZA SAČINJAVANJE I PODNOŠENJE ZAHTEVA ZA PROMENU KVOTA

Opis procesa


Korisnik (finansijska služba) ili Trezor - Sektor za izvršenje budžeta

1. Identifikuje potrebu za promenom početne (inicijalne) kvote.

Korisnik (službenik za pripremu) ili Trezor - Sektor za izvršenje budžeta

2. Unosi u SIB Zahtev za promenu kvote, kojim obuhvata sledeće podatke:

� iznos Zahteva za promenu i svaki mesec za koji se kvota povećava, odnosno smanjuje; � razlog zbog kojeg je izmena potrebna; � način obračuna iznosa promene. (Poziva se na dokumentaciju u papirnoj ili elektronskoj formi)

Korisnik (službenik za odobravanje) ili Trezor - Sektor za izvršenje budžeta

3. Pregleda Zahtev za promenu kvote i prateću dokumentaciju da proveri:

� da li je promena u skladu sa namenom utvrđenom budžetom; � da li je promena neophodna; � da li se osnov za promenu nalazi u pisanom obrazloženju; � da li je obrazac pravilno popunjen; � da li su ispunjeni drugi kriterijumi utvrđeni ovim pravilnikom. Potpisuje Zahtev u SIB radi dalje obrade.

Korisnik (finansijska služba) 4. Pregleda Transakcije promena kvote po direktnom korisniku. Stupa u kontakt sa Trezorom da razreši uočene probleme.

Opis procesa za promenu kvote indirektnog korisnika

1. Indirektni korisnik podnosi zahtev za promenu kvote direktnom korisniku koji je za njega odgovoran u budžetskom smislu.

2. Ukoliko nadležni direktni korisnik eventualnim odobravanjem tog zahteva za promenu kvote ne premašuje svoju kvotu za određeni period (koja predstavlja konsolidaciju kvota njegovih indirektnih korisnika), tada direktni korisnik može odobriti takav zahtev.

3. Ukoliko bi se odobravanjem takvog zahteva prekoračila kvota nadležnog direktnog korisnika, tada direktni korisnik kreira zahtev za promenu kvote kojim prvo povećava svoju kvotu, pa pošto takav zahtev odobri Trezor - Sektor za izvršenje budžeta, na osnovu svoje povećane kvote može da odobri promenu kvote svom indirektnom korisniku.

Prilog 4 PROCEDURE ZA PREUZIMANJE OBAVEZA

Radi sprovođenja transakcija preuzimanja obaveza u SIB koriste se sledeći zahtevi:

Zahtev za preuzimanje obaveze - Zahtev za preuzimanje obaveze se popunjava za sve izvore finansiranja i za sva očekivana plaćanja.

Zahtev za preuzimanje obaveze treba popuniti i u sledećim slučajevima:

- kada je potrebno preknjižiti ranije plaćene iznose sa jedne klasifikacije na drugu;

- kada se prepozna "neprepoznata stavka" (npr. prinudna naplata) koja nije generisana u SIB.

Na osnovu vrste (tipa) finansijskog, odnosno računovodstvenog dokumenta i broja dokumenta koje u SIB unese korisnik prilikom kreiranja zahteva za preuzimanje obaveze, SIB vrši proveru da li je po tom osnovu već izvršeno plaćanje, pa ukoliko utvrdi da je plaćanje izvršeno, odbija zahtev.

Zahtev za promenu preuzete obaveze - Zahtev za promenu preuzete obaveze koristi se za:

1) promenu iznosa neizvršene preuzete obaveze;

2) promenu očekivanog datuma plaćanja.

Zahtevom za promenu preuzete obaveze menja se iznos ili očekivani datum plaćanja. S toga, za ostale vrste promena, kao što je promena šifara transakcije, koristi se Zahtev za promenu preuzete obaveze da se prvo otkaže prvobitni Zahtev za preuzimanje obaveze, pa se onda popunjava novi Zahtev za preuzimanje obaveze, sa novim podacima. SIB će ponuditi mogućnost korisniku da opozove originalni Zahtev za preuzimanje obaveze i da promeni šifre transakcije, što dovodi do automatskog generisanja sledeće dve stavke: otkazivanja obaveze sa pogrešnom šifrom transakcije i stvaranja novog zahteva sa tačnom šifrom transakcije.

U ovom slučaju, SIB pokazuje vezu između zahteva za preuzimanje obaveze i zahteva za otkazivanje preuzete obaveze.

Zahtev za otkazivanje preuzete obaveze - Zahtev za otkazivanje preuzete obaveze koristi se za:

1) otkazivanje neplaćene obaveze, ili

2) otkazivanje dela (linije preuzete obaveze) neplaćene preuzete obaveze.

Podnošenje

Zahtev za preuzimanje obaveze - Zahtevi za preuzimanje obaveze za tekuću fiskalnu godinu, moraju se uneti u SIB najkasnije do 15. decembra tekuće godine.

Zahtev za preuzimanje obaveze može sadržati jednu ili više budžetskih linija (stavki) za preuzete obaveze, ukoliko se očekuje da se više plaćanja izvrši u okviru jedne preuzete obaveze. Preuzeta obaveza upućuje na jedinstvenu kombinaciju šifara i svaka budžetska linija preuzete obaveze pokazuje odgovarajući iznos i očekivani datum plaćanja. U okviru jednog zahteva sa više budžetskih linija, moguće je otkazati izvršenje jedne ili više linija.

Šifre ekonomske klasifikacije: Posle preuzimanja obaveze, prilikom transakcije plaćanja uvek se tereti najniži nivo ekonomske klasifikacije, odnosno nivo subanalitike. U SIB je ugrađen sistem provera koji obezbeđuje da se šifre ekonomske klasifikacije pravilno evidentiraju. SIB odbija transakcije koje nisu pravilno šifrirane.

Promena postojeće finansijske, odnosno računovodstvene dokumentacije zbog promene iznosa obaveze ili datuma plaćanja: Kada SIB odredi da su aproprijacija i kvota dovoljne da se evidentira iznos obaveze, odnosno promena preuzete obaveze, SIB će prihvatiti i evidentirati tu preuzetu obavezu. Ova informacija će

odmah biti dostupna korisniku i ona predstavlja garanciju korisniku, odnosno dobavljaču/primaocu da će se preuzeta obaveza izmiriti. Tek kada korisnik dobije ovu potvrdu, on može da obavesti dobavljača/primaoca o dodeli nabavke, odnosno promeni ugovora.

Preuzete obaveze sa više plaćanja: Ukoliko se ugovor početkom godine dodeli dobavljaču, ali se isporuka vrši sukcesivno tokom cele godine, postoji mogućnost da se podnese jedan Zahtev za preuzimanje obaveze na početku godine, sa po jednom stavkom za svaki procenjeni iznos i datum plaćanja. U tom slučaju, više računa se podnosi za plaćanje na osnovu takvog jednog Zahteva za preuzimanje obaveze. U ovakvim slučajevima, iako se plaćanje odnosi na samo jednu preuzetu obavezu, SIB daje mogućnost da se pretraživanje podataka po osnovu te jedne preuzete obaveze vrši po bilo kom datumu u toku fiskalne godine.

Prenošenje plaćanja u naredne periode: Zbog problema u vezi sa dinamikom isporuke robe i usluga ili drugog razloga, može doći do situacije da se plaćanje na osnovu neke preuzete obaveze odloži, odnosno planira posle početno očekivanog dana plaćanja koji je unesen u SIB. U ovakvim situacijama, direktni korisnik mora da ažurira očekivani datum plaćanja, odnosno mora da prethodno izvrši izmenu prvobitnog datuma u okviru preuzete obaveze, da bi moglo da se sprovede plaćanje na novi datum.

SIB ne prenosi neplaćene preuzete obaveze iz tekuće u narednu godinu. SIB će otkazati sve preuzete obaveze koje su unete, a nisu plaćene do poslednjeg radnog dana u godini.

Razdvajanje dužnosti: U cilju obezbeđenja odgovarajuće provere u okviru procesa preuzimanja obaveze, procedure su napravljene tako da se osigura da osnovne funkcije vrše različite osobe.

Funkcija Nadležnost

Pripremanje obrazaca zahteva za preuzimanje obaveze Korisnik (služba za pripremu)

Odobravanje svih obrazaca zahteva u vezi sa preuzimanjem obaveza Ovlašćeni službenik u Trezoru (kontrolor)

Čuvanje originalne prateće dokumentacije Korisnik (finansijska služba)

Čuvanje dostavljenih zahteva za preuzimanje obaveza i fotokopirane prateće dokumentacije Trezor

Vođenje zvaničnih podataka o preuzetim obavezama Trezor

Procedure za preuzimanje obaveze

Opis procesa

NADLEŽNOST AKTIVNOST


1. Identifikuje potreban iznos za izmirenje obaveza po osnovu zaključenih ugovora o nabavci dobara, usluga i izvođenju radova, za izmirenja obaveza po osnovu stalnih troškova, naknada po zaključenim ugovorima i sl.


2. Unosi u SIB zahtev za kreiranje preuzete obaveze; zahtev se može kreirati kao pojedinačni ili kao zbirni; zbirni zahtev za kreiranje preuzete obaveze može se kreirati po različitim primaocima sredstava. Navodi broj dokumenta koji predstavlja pravni osnov za preuzimanje obaveze, očekivani datum plaćanja i iznos. Dostavlja na potpis licu ovlašćenom za odobravanje u okviru korisnika.


3. Pregleda zahtev za kreiranje preuzete obaveze i prateću dokumentaciju koja predstavlja pravni osnov za preuzimanje obaveze radi provere: • da li je zahtev pravilno popunjen; • da li je rashod u skladu sa namenom odobrenom u budžetu.

Korisnik (službenik za pripremu, overu i odobravanje)

4. Potpisuje odštampani zahtev za kreiranje preuzete obaveze iz SIB i dostavlja ga Trezoru.


5. U zahtevu za promenu preuzete obaveze vrši izmenu šifre ili datuma, odnosno kreira zahtev za otkazivanje preuzete obaveze.

Korisnik (službenik za 6. Pregleda zahtev za promenu preuzete obaveze odnosno zahtev za

odobravanje) otkazivanje preuzete obaveze, uz vršenje provere elemenata i osnova za promenu, odnosno otkazivanje preuzete obaveze; Odobrava zahtev za otkazivanje preuzete obaveze.


7. Potpisuje odštampani zahtev za otkazivanje preuzete obaveze iz SIB i dostavlja ga Trezoru.

Korisnik (finansijska služba) 8. Arhivira originalnu dokumentaciju.

Korisnik (finansijska služba) 9. Stupa u kontakt sa Trezorom da razreši uočene probleme.

Korisnik (finansijska služba) 10. Prati neizvršene preuzete obaveze.

Procedure za promenu preuzete obaveze

Opis procesa

Nadležnost Aktivnost Korisnik (finansijska služba)

1 Identifikuje potrebu za promenom neizvršene preuzete obaveze evidentirane u SIB.

Korisnik budžeta (službenik za pripremu)

2. Unosi u SIB zahtev za promenu preuzete obaveze. Ukoliko je potrebno izvršiti promenu neke od šifara, postupa u skladu sa opisom procesa navedenim u uvodnom delu ovih procedura; Popunjava elemente koji se odnose na odgovarajuću finansijsku, odnosno računovodstvenu dokumentaciju koja predstavlja pravni osnov za podnošenje zahteva za promenu preuzete obaveze; Dostavlja zahtev na potpis licu ovlašćenom za overavanje i odobravanje u okviru korisnika.


3. Pregleda zahtev za promenu preuzete obaveze i dokumentaciju koja predstavlja pravni osnov za promenu preuzete obaveze radi provere: • da li je promena preuzete obaveze neophodna; • da li je obrazac zahteva ispravno popunjen; • da li rashod ili izdatak odgovara nameni utvrđenoj budžetom; • da li je promena iznosa osnovana i da li se zasniva na knjigovodstvenoj dokumentaciji.


4. Potpisuje odštampani zahtev za otkazivanje preuzete obaveze iz SIB i dostavlja ga Trezoru.

Korisnik (finansijska služba) 5. Arhivira prateću dokumentaciju.

Trezor

6. SIB vrši provere i prihvata unos podataka sa obrasca ako su ispunjeni sledeći uslovi: • dokument u potpunosti odgovara prvobitnom zahtevu za preuzimanje obaveze;• ukupan iznos je pravilno izračunat; • aproprijacija, odnosno kvota je na raspolaganju; • smanjenja preuzete obaveze ne smanjuju preuzetu obavezu ispod 0. Ispravna transakcija se evidentira na dan očekivanog plaćanja i rezervišu se sredstva u aproprijaciji, odnosno kvoti.

Korisnik (finansijska služba) 7. Stupa u kontakt sa Trezorom da se razreše uočeni problemi.

Prilog 5 PROCEDURE ZA IZVRŠAVANJE PLAĆANJA

Za sprovođenje transakcije plaćanja koriste se sledeći zahtevi:

Zahtev za plaćanje - koristi se u slučajevima plaćanja kod kojih postoji prethodno odobrena preuzeta obaveza, evidentirana u SIB, ili u posebno odobrenim slučajevima, kada SIB automatski generiše preuzetu obavezu sa Zahteva za plaćanje.

Na osnovu obrasca Zahteva za plaćanje se vrše različite vrste plaćanja, tako da se na Zahtevu za plaćanje može videti da li će plaćanje rezultirati umanjenjem salda na konsolidovanom računu trezora Republike (eksterno plaćanje, odnosno plaćanje dobavljaču/primaocu) ili je to plaćanje usmereno ka budžetskom korisniku u okviru KRT (interno plaćanje), kada ne dolazi do umanjenja salda na konsolidovanom računu trezora Republike.

Osim standardnih zahteva za plaćanje u SIB se unose i sledeći zahtevi:

1) Zahtev za povraćaj uplate ako je uplata izvršena greškom;

2) Zahtev za plaćanje PDV na teret računa sopstvenih prihoda u korist kojeg je naplaćena prodata roba, odnosno izvršene usluge.

Otkazivanje zahteva za plaćanje - Otkazivanje zahteva za plaćanje koristi se samo u slučajevima u kojima je SIB odobrio transakciju plaćanja, a plaćanje još nije izvršeno.

Unošenje zahteva u SIB: Obrasci za plaćanje se pripremaju čim se identifikuje potreba za plaćanjem, i čim se primi, odnosno izradi odgovarajuća finansijska, odnosno računovodstvena dokumentacija (npr. račun).

Korisnik kreira Zahtev za plaćanje pozivajući se na odgovarajuću verifikovanu preuzetu obavezu koja je već uneta u SIB, i to najkasnije jedan radni dan pre očekivanog plaćanja.

Plaćanje se sprovodi na osnovu finalnog, verifikovanog dokumenta u kome je naveden datum, iznos i podaci o dobavljaču/primaocu.

Na osnovu finansijske, odnosno računovodstvene dokumentacije, odnosno zahteva za plaćanje mogu se teretiti samo sledeće klase ekonomske klasifikacije:

• 400000 - Tekući rashodi

• 500000 - Izdaci za nefinansijsku imovinu

• 600000 - Izdaci za otplatu glavnice i nabavku finansijske imovine

U okviru ekonomske klase 400000, Zahtevi za plaćanje ne mogu da terete kategoriju 490000.

Zahtevi za transfer sredstava mogu da terete samo kategoriju ekonomske klasifikacije 490000 - Administrativni transferi iz budžeta od direktnih budžetskih korisnika indirektnim budžetskim korisnicima ili između budžetskih korisnika na istom nivou.

Posle evidentiranja Zahteva za plaćanje, ukoliko je nesporno opredeljen izvor finansiranja, opredeljuje se evidencioni račun korisnika na kojem se evidentira iznos koji se plaća. Ukoliko postoji više evidencionih računa za jedan izvor finansiranja (npr. evidencioni računi za različite donacije), korisnik opredeljuje na kom evidencionom računu će se izvršiti evidentiranje transakcije plaćanja.

Razdvajanje dužnosti

Da bi se obezbedile odgovarajuće provere u procesu plaćanja, različita lica vrše sledeće funkcije:

Funkcija Nadležnost Pripremanje zahteva za plaćanje Korisnik (službenik za pripremu) Odobravanje zahteva za plaćanje Korisnik (službenik za odobravanje)Čuvanje originalne finansijske, odnosno računovodstvene prateće dokumentacije Korisnik (finansijska služba)

Vođenje zvanične evidencije o plaćanjima Republike Trezor

Zahtev za plaćanje Opis procesa


Korisnik (finansijska služba) 1. Identifikuje obavezu plaćanja kada je prethodno odobrena preuzeta obaveza evidentirana u SIB.


2. Unosi u SIB Zahtev za plaćanje Proverava da li je prateća originalna dokumentacija odgovarajuća i tačna. Ukoliko je roba, odnosno usluga primljena, pregleda potvrdu o prijemu i račun i vrši sledeće provere: • sabira i izračunava da proveri da li su iznosi na računu dobro iskazani; • proverava da li cena po jedinici odgovara ceni iz ugovora; • potvrđuje da je roba primljena u ispravnom stanju, odnosno da su usluge izvršene na prihvatljivom nivou. Ukoliko se Zahtev za plaćanje zasniva na predračunu ili nekoj drugoj vrsti dokumentacije, a ne na računu, vrši računanje da proveri da su iznosi tačno iskazani i da je dokumentacija prikladna. Ukoliko je iznos plaćanja veći od iznosa preuzete obaveze, kreira Zahtev za promenu preuzete obaveze po procedurama za preuzimanje obaveze. Čuva prateću originalnu dokumentaciju (račune, ugovore i dr.) Dostavlja na potpis licu ovlašćenom za odobravanje u okviru korisnika.


3. Pregleda Zahtev za plaćanje i prateću dokumentaciju da proveri da li je: • zahtev pravilno popunjen; • osnova za plaćanje se nalazi u priloženoj dokumentaciji; Odobrava Zahtev za plaćanje u SIB radi dalje obrade.

Trezor 4. Na osnovu odobrenog i potpisanog Zahteva za plaćanje, nalog za plaćanje se generiše i čeka realizaciju do očekivanog datuma plaćanja.

Otkazivanje Zahteva za plaćanje Opis procesa

Nadležnost Aktivnosti


1. Identifikuje Zahtev za plaćanje koji treba da se otkaže i dokumentuje razlog za otkazivanje. Razlozi za otkazivanje navode se u odgovarajućem polju u zahtevu u SIB. Čuva prateću originalnu dokumentaciju.


2. Unosi u SIB Zahtev za otkazivanje zahteva za plaćanje. U zahtevu se poziva na prateću dokumentaciju. Dostavlja na potpis licu ovlašćenom za overavanje i odobravanje u okviru korisnika.

Budžetski korisnik (osoba za odobravanje)

3. Pregleda Zahtev za otkazivanje zahteva za plaćanje i prateću dokumentaciju da proveri sledeće: • da li je obrazac pravilno popunjen; • da li je razlog za otkazivanje ispravan. Odobrava Zahtev u SIB.

Trezor

4. Ukoliko SIB prihvati podatke, onda se transakcija evidentira na dan unosa. U sistemu se sledeće dešava sledeće: • nalog za plaćanje je označen kao otkazan; • Zahtev za plaćanje se označava kao otkazan; • obaveza se smanjuje; • šifra transakcije izdataka se stornira; • menja se iznos raspoložive aproprijacije i kvote.

PRILOG 6

PROCEDURE ZA PREKNJIŽAVANJE RASHODA I IZDATAKA U SIB

Preknjižavanje je postupak kojim se menjaju šifre transakcija u već izvršenom plaćanju.

Za preknjižavanje je potrebno odobrenje Sektora za budžetsko računovodstvo i izveštavanje.

Radi sprovođenja transakcija preknjižavanja u SIB potrebno je kreirati zahtev za preknjižavanje. Obavezno popuniti polje razlog ispravke i uz zahtev obezbediti obrazloženje razloga ispravke na osnovu kog je potrebno izvršiti preknjižavanje.

Podnošenje

Za obavljanje navedenog procesa koristi se:

Zahtev za preknjižavanje - Zahtev za preknjižavanje se popunjava u sledećim slučajevima:

- kada je potrebno preknjižiti ranije plaćene iznose sa jedne klasifikacije na drugu u okviru iste apropijacije;

- kada je potrebno preknjižiti iznose naplaćene prinudnom naplatom;

- kada je potrebno preknjižiti ranije plaćene iznose sa jedne klasifikacije na drugu u okviru različitih apropijacija.

Na osnovu vrste (tipa) finansijskog, odnosno računovodstvenog dokumenta i broja dokumenta koje je u SIB uneo korisnik prilikom kreiranja zahteva za preuzimanje obaveze, SIB vrši proveru da li je po tom osnovu već izvršeno plaćanje i da li postoje ostali tehnički uslovi, pa ukoliko to utvrdi, prihvata zahtev.

Zahtevi za preknjižavanje, mogu se uneti u SIB do 31. marta naredne godine.

Razdvajanje dužnosti: U cilju obezbeđenja odgovarajuće provere u okviru procesa preknjižavanja, procedure su napravljene tako da se osigura da osnovne funkcije vrše različite osobe.

Funkcija Nadležnost Pripremanje obrazaca zahteva za preknjižavanje Korisnik (služba za pripremu) Odobravanje obrazaca zahteva u vezi sa preknjižavanjem

Ovlašćeni službenik u Trezoru (Sektor za budžetsko računovodstvo i izveštavanje)

Čuvanje zahteva za preknjižavanje i prateće dokumentacije Korisnik (finansijska služba)

Vođenje zvaničnih podataka o preknjiženim transakcijama Trezor

Procedure za preknjižavanje

Opis procesa

NADLEŽNOST AKTIVNOST

Korisnik (finansijska služba) 1. Ustanovljava grešku, opisuje razlog i identifikuje zahtev za kreiranje preuzete obaveze po kome je izvršeno plaćanje.


2. Unosi u SIB zahtev za preknjižavanje preuzete obaveze:

• Navodi broj dokumenta koji predstavlja pravni osnov za preknjižavanje, datum plaćanja i iznos; • Unosi elemente potrebne za definisanje i izvršenje preknjižavanja; • Unosi razlog ispravke. Vrši štampanje zahteva. Priprema obrazloženje opravdanosti. Dostavlja odštampani zahtev na potpis licu ovlašćenom za overavanje u okviru korisnika.


3. Pregleda zahtev za preknjižavanje preuzete obaveze i prateću dokumentaciju radi provere:

• da li je zahtev pravilno popunjen; • da li je razlog preknjižavanja dobro obrazložen; • da li je efekat preknjižavanja u skladu sa namenom odobrenom u budžetu.


4. Potpisuje odštampani zahtev za preknjižavanje i arhivira ga sa pratećom dokumentacijom (osim u slučaju preknjižavanja zbog prinudne naplate) i overava ga u SIB.

Ovlašćeni službenik Trezora 5. Odobrava zahtev. Ovlašćeni službenik Trezora 6. Odbija zahtev u slučaju prekoračenja roka. Korisnik (službenik za pripremu, overu i odobravanje) 7. Primenjuje odobreni zahtev za preknjižavanje preuzete obaveze.


8. Proverava efekte izvršenja zahteva za preknjiženje i stupa u kontakt sa Trezorom u slučaju potrebe.

PRILOG 7

PROCEDURE ZA IZDAVANJE I POSTUPANJE SA IDENTIFIKACIONOM ("SMART") KARTICOM

1. Izdavanje identifikacione ("smart") kartice (sertifikata)

Prijem zahteva od korisnika

Zahtev podnose korisnici i radnici Centralne kancelarije na osnovu ovlašćenja funkcionera odgovornih za rad tih korisnika. Trezor je dužan da korisniku obezbedi blanko primerak zahteva.

Popunjen i potpisan zahtev uz fotokopiju identifikacionog dokumenta lica za koja se traži kartica, predaje se u dva primerka na pisarnici Trezora. Pisarnica prosleđuje zahtev Sektoru za informacione tehnologije u čijoj je nadležnosti izdavanje kartice (u daljem tekstu: IT Sektor)

Provera pravilnosti zahteva

Ovlašćeni radnik IT Sektora proverava da li su popunjeni svi neophodni podaci u zahtevu i da li su u skladu sa podacima iz dokumenata za identifikaciju.

Funkcioner korisnika je odgovoran za status lica kome se izdaje ("smart") kartica, u skladu sa odredbama Zakona o radu.

Kontrola zahteva korisnika

Ako je zahtev pravilno popunjen, isti se zavodi u poseban delovodnik, u suprotnom, zahtev se vraća korisniku da izvrši ispravku.

Ako su oba primerka zahteva ispravno popunjena, ovlašćeni radnik IT Sektora pristupa izradi kartice, izdavanju elektronskog korisničkog sertifikata i dodeljivanju odgovarajućeg ovlašćenja korisniku.

Štampanje identifikacione ("smart") kartice

Ovlašćeni radnik IT Sektora na kartičnom štampaču štampa "smart" karticu sa podacima korisnika kartice.

Izdavanje sertifikata kreiranim korisnicima

Ovlašćeni radnik IT Sektora izdaje korisnički sertifikat na posebnoj mašini koja je povezana sa CA serverom (Windows 2003 Server CA), i upisuje ga na "smart" karticu. U Trezoru, korisnički sertifikat važi tri godine.

Dodeljivanje ovlašćenja korisniku

Na osnovu unete šifre ovlašćenja u zahtevu za izdavanje kartice, ovlašćeni radnik IT Sektora dodeljuje odgovarajuća ovlašćenja korisniku.

Izdavanje kartice i odobrenja

Ovlašćeni radnik IT Sektora izdaje korisniku karticu i odobrenje sa odgovarajućim podacima (PIN kodom i šiframa ovlašćenja), u zatvorenoj koverti, uz instrukcije za korišćenje kartice.

Instalacioni paket sa drajverima i aplikacijama za karticu za korisnika i uputstva za korišćenje mogu se preuzeti sa internet sajta Trezora: www.trezor.gov.rs.

Instalaciju vrši korisnik, a ukoliko ima teškoća, ovlašćeni radnik IT Sektora daje neophodne instrukcije za instalaciju.

Izdavanje reversa za čitač kartice

Ovlašćeni radnik IT Sektora izdaje revers u dva primerka za čitač kartice koji se daje korisniku u paketu, ukoliko je korisnik u zahtevu naveo da nema čitač kartica.

Preuzimanje kartice

Korisnik ili ovlašćeno lice korisnika dolazi lično u Trezor - Centrala Beograd da preuzme kovertu sa karticom i odgovarajućim podacima. Lice mora imati ovlašćenje potpisano od strane funkcionera odgovornog za rad tog korisnika i mora se identifikovati odgovarajućim dokumentom (ličnom kartom).

2. Produženje roka važnosti elektronskog korisničkog sertifikata

Produženje roka važnosti korisničkog sertifikata

Prijem zahteva od korisnika

Zahtev podnose korisnici i radnici Trezora na osnovu ovlašćenja funkcionera odgovornih za rad tih korisnika. Zahtev se podnosi najmanje dva meseca pre isteka korisničkog sertifikata.

Popunjen i potpisan zahtev uz fotokopiju lične karte podnosioca zahteva ili ovlašćenog lica se predaje u dva primerka na pisarnici Trezora ili se šalje na e-mail adresu Trezora: [email protected]

Pisarnica prosleđuje zahtev IT Sektoru u čijoj je nadležnosti izdavanje sertifikata.


Ovlašćeni radnik IT Sektora proverava da li su popunjeni svi neophodni podaci u zahtevu i da li su u skladu sa podacima iz dokumenata za identifikaciju.

Provera roka važenja korisničkog sertifikata

U Trezoru, korisnički sertifikat važi tri godine.

Dva meseca pre isteka roka važenja sertifikata, Trezor izveštava korisnike (ukoliko nisu podneli zahtev), kako bi se pripremili za promenu. Sa danom isteka korisničkog sertifikata, korisnici ne mogu pristupiti SIB, zbog čega korisnici moraju pre isteka roka važenja doneti karticu u Trezor - Centrala Beograd, radi izdavanja novog korisničkog sertifikata.

Izdavanje korisničkog sertifikata

Ovlašćeni radnik IT Sektora izdaje korisnički sertifikat i to upisuje na "smart" karticu. Postupak produžavanja korisničkog sertifikata identičan je postupku izdavanja prvog sertifikata.

3. Opoziv korisničkog sertifikata

Prijem zahteva za opoziv sertifikata

Opoziv (povlačenje) sertifikata iz upotrebe se koristi u slučaju kada postoji bilo kakva sumnja da je tajni ključ korisnika zloupotrebljen ili izgubljen. Takođe se sertifikat povlači ukoliko je krajnji korisnik siguran da jedno vreme neće koristiti svoj tajni ključ ili ako je korisnik zloupotrebio svoja ovlašćenja.

Opoziv sertifikata može da zatraži vlasnik sertifikata ili funkcioner odgovoran za rad tog korisnika, podnošenjem zahteva na pisarnici Trezora - Centrala Beograd, ili telefonom, navođenjem lozinke koja je data u zahtevu za izdavanje kartice.

Pisarnica prosleđuje zahtev IT Sektoru u čijoj je nadležnosti izdavanje sertifikata, radi obrade.


Ovlašćeni radnik IT Sektora proverava da li su popunjeni svi neophodni podaci u zahtevu.

Opoziv korisničkog sertifikata

Ovlašćeni radnik IT Sektora sprovodi proceduru povlačenja korisničkog sertifikata najkasnije 48 sati od momenta prijema zahteva za opoziv sertifikata.

Povučeni sertifikati se nalaze u listi povučenih sertifikata (CRL) koja se kreira periodično (jednom nedeljno) ili posle svakog opoziva sertifikata.

Arhiviranje

Ovlašćeni radnik IT Sektora arhivira u poseban dosije zahtev za opoziv korisničkog sertifikata.

Prilog 7/1

ŠIFARNIK KORISNIČKIH ULOGA (OVLAŠĆENJA)

Šifra ovlašćenja Uloga Opis uloge

1 Administracija za DBK DBK: Kreiranje i overavanje zahteva za aproprijacije, kvote, obaveze, plaćanja.

2 Overavanje za DBK DBK: Overavanje zahteva za aproprijacije, kvote, obaveze, plaćanja.

3 Unos za DBK DBK: Kreiranje zahteva za aproprijacije, kvote, obaveze, plaćanja.

4 Odobrenje DBK za IBK DBK: Odobrenje zahteva za aproprijaciju od IBK.

5 Administracija za IBK IBK: Sva prava.

6 Overavanje za IBK IBK: Overavanje zahteva za aproprijacije, kvote, obaveze, plaćanja.

7 Unos za IBK IBK: Kreiranje zahteva za aproprijacije, kvote, obaveze, plaćanja.

8 Priprema budžeta Priprema budžeta. Odobrenje zahteva za aproprijaciju od DBK.

9 Administracija Centralne Kancelarije Sva prava osim održavanja sistema (12).

10 Utvrđivanje inicijalnih kvota osim plata Utvrđivanje inicijalnih kvota, osim plata.

11 Utvrđivanje inicijalnih kvota za plate Utvrđivanje inicijalnih kvota za plate.

12 Administracija sistema Administracija sistema. Održavanje korisničkih naloga, organizacija, uloga, grupa, šifarnika.

13 Upravljanje evidencionim računima Upravljanje evidencionim računima.

14 Upravljanje izvršenjem budžeta Upravljanje evidencionim računima, selekcija prioritetnih plaćanja i dnevna obrada izvoda.

15 Zatvaranje poslovnog dana Učitavanje izvoda. Zatvaranje poslovnog dana.

16 Pregled izveštaja za Centralnu kancelariju Pregled izveštaja za Centralnu kancelariju (izveštaji su urađeni po ITLS obrascima).

17 Održavanje Glavne knjige Održavanje šema knjiženja, održavanje zbirnih naloga Glavne knjige.

18 Kreiranje i obrada plata za Centralnu Kancelariju Kreiranje i obrada zbirnih plaćanja.

19 Interna kontrola Trezora Verifikacija zahteva za preuzimanje obaveza

*DBK - direktni budžetski korisnik, IBK - indirektni budžetski korisnik

Прилог 7/2

РЕПУБЛИКА СРБИЈА

МИНИСТАРСТВО ФИНАНСИЈА УПРАВА ЗА ТРЕЗОР ЦЕНТРАЛА БЕОГРАД

Београд, Поп Лукина 7-9 Тел. 32-02-370; 32-02-446

Пројекат: СИБ

Образац број 01

3 А X Т Е В ЗА ИЗДАВАЊЕ СМАРТ КАРТИЦЕ

Лозинка:

Организациона шифра корисника буџетских средстава:

Назив корисника: Е-mail: Телефон: Факс: Датум подношења захтева:

Р. бр. Име и презиме ЈМБГ Шифра

овлашћења

Корисник поседује читач „смарт"

картице (да/не):

Подносилац захтева Функционер

______________________ _____________________

Број ЛК: _______________ Број ЛК: ______________

Прилог 7/3






3 А X Т Е В ЗА OПОЗИВ КОРИСНИЧКОГ СЕРТИФИКАТА

Лозинка:

Организациона шифра корисника буџетских средстава:

Назив корисника: Е-mail: Телефон: Факс: Датум подношења захтева:

Р. бр. Име и презиме ЈМБГ

Подносилац захтева Функционер ______________________ _____________________

Број ЛК: _______________ Број ЛК: ______________

Прилог 7/4




Образац број 03 Пројекат: СИБ

РЕВЕРС за читач картица „GemPC USB-SL“

ради коришћења СИБ Серијски број читача: R06501185103__

Корисник: ____________________

ДАТУМ ПРЕДАО ПРИМИО ______________________ _____________________ ________________

РЕВЕРС за читач картица „GemPC USB-SL“

ради коришћења СИБ Серијски број читача: R06501185103__

Корисник: ____________________


Прилог 7/5




Примопредајни лист пакета за СИБ

Назив корисника _________________

Број ДБК: ________________ број картица: ___________________

У пакету за СИБ се налази:

1. Одобрење – тајни кључ за приступ 2. Картица – „смарт“ картица 3. Читач картица – даје се на реверс





Примопредајни лист пакета за СИБ

Назив корисника __________________

Број ДБК: ________________ број картица: ___________________

У пакету за СИБ се налази:

1. Одобрење – тајни кључ за приступ 2. Картица – „смарт“ картица 3. Читач картица – даје се на реверс


Прилог 7/6






Одобрење за коришћење СИБ

Кориснику: ____________________________________________

Р.бр. Име и презиме Тајни кључ (PIN) Шифра овлашћења

Датум Потпис функционера

________________________ __________________________






Одобрење за коришћење СИБ

Кориснику: ________________________________

Р.бр. Име и презиме Тајни кључ (PIN) Шифра овлашћења

Датум Потпис функционера

________________________ __________________________

PRILOG 1 PROCEDURE ZA EVIDENTIRANJE...

Documents

Transcript of PRILOG 1 PROCEDURE ZA EVIDENTIRANJE...