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Master RUP

Luisa Varriale

Università degli Studi di Napoli

“Parthenope”

10 Marzo 2017

Temi rilevanti di organizzazione del lavoro: i gruppi di lavoro e il

conflitto

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Agenda

1. Project Manager e Project Team (Team

building)(PARTE II)

1A. Gruppo di lavoro

1B. Conflitto nei gruppi di lavoro

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Master RUP 1. Project Management: il project team (Team building) (1/46)

Il Project Manager… … coordina e organizza tutte le attività di un progetto, nonché le risorse umane ed

economiche che vengono impegnate, garantendo il raggiungimento dell’obiettivo

finale nel rispetto dei vincoli tempi/costi/qualità.

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Master RUP 4. Project Management: il project team (Team building) (2/46)

Progetto Project Managemt Program Management Processi di PM Approccio sistemistico e Integrazione Contesto e Stakeholder Fasi del progetto (ciclo di vita) Criteri di Successo del Progetto Strategie di progetto, Requisiti ed Obiettivi Sviluppo e Valutazione del Progetto

Avvio Pianificazione Controllo Esecuzione Chiusura

Sistema Qualità Sicurezza, salute e ambiente

Finanza e Aspetti Legali Strutture Organizzative e

progetti Gestione processi di

Cambiamento (Change Management)

Gestione delle Comunicazioni Standard e Normative

CONOSCENZE DI CONTESTO

CONOSCENZE COMPORTAMENTALI

CONOSCENZE MANAGERIALI

DI BASE

CONOSCENZE TECNICHE E

METODOLOGICHE

Leadership Negoziazione

TeamWorking / Team Building

Problem Solving Orientamento al risultato

Conflitti e Crisi Motivazione

Etica

Strutture gerarchiche di progetto Gestione Rischi e Opportunità di progetto Gestione Ambito progetto e Deliverable Gestione Configurazione e Modifiche Gestione dei Costi di Progetto Gestione delle Risorse di progetto Gestione dei Tempi di progetto Valutazione dell’avanzamento Gestione Contratti e Acquisti di progetto Documentazione e Reportistica Gestione Qualità di Progetto

ELEMENTI DI

CONOSCENZA

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Master RUP 4. Project Management: il project team (Team building)

E nella fase di funzionamento: 1. vengano distribuite e fatte circolare le informazioni; 2. si crei un clima di comprensione e di motivazione; 3. si accetti la critica; 4. si capitalizzino i successi.

BUON COORDINATORE (PM) BUON TEAM

Il coordinatore deve esplicitare l’obiettivo di lavoro, il ruolo e le regole a ciascun componente del team. Funzioni e ruolo del PM: 1. guidare le persone verso l’obiettivo lavorativo e responsabilizzare il team;

2. avere idee chiare sull’obiettivo; 3. definire i ruoli “su chi fa cosa”. Per ciò che concerne il “come”, può essere buona

regola proporre il “come” invitando le persone a proporre altri “come”; 4. garantire l’equità nei processi di lavoro; 5. introdurre un sistema di premi e punizioni (naturalmente restando in ambito lecito

lavorativo!); 6. comunicare ed esternare fuori dal team le attività intraprese e con cadenze fisse, lo

stato di avanzamento lavori ed al termine i risultati raggiunti; 7. essere abile a negoziare ed a gestire i conflitti all’interno ed all’esterno del team.

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Master RUP 4. Project Manager e project team (Team building)

Il team building (team di progetto): l’insieme delle risorse umane, ai diversi livelli di struttura dedicate al progetto e responsabili del raggiungimento dell’obiettivo. La costituzione di un buon team di progetto costituisce uno dei prerequisiti per la buona riuscita del progetto!!!

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“(…)un gruppo è definito al meglio come una totalità dinamica basata sull’interdipendenza. Un gruppo è definito al meglio come una totalità dinamica basata sull’interdipendenza invece che sulla somiglianza” (Lewin, 1972)

DUE ASPETTI CARATTERIZZANTI DEL GRUPPO DI LAVORO (working team)(Lewin, 1948, 1972):

1. INTERDIPENDENZA DEL DESTINO: il gruppo esiste

quando gli individui divengono consapevoli che, in qualche modo, il loro destino è collegato a quello del gruppo.

2. INTERDIPENDENZA DEL COMPITO: esiste un obiettivo

da raggiungere, un compito da assolvere, tale che i risultati di ciascun membro hanno implicazioni per i risultati degli altri.

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INTERDIPENDENZA DEL COMPITO

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POSITIVA Dà luogo all’intsaurarsi di sentimenti di cooperazione e coesione tra i membri, favorendo di conseguenza una prestazione migliore del gruppo.

NEGATIVA Prevale la

competizione che implica insicurezza,

riduzione drastica della coesione e

conseguentemente peggioramento della

prestazione complessiva

DUE CONCETTI ESSENZIALI: 1. PERCEZIONE DI UNO SCOPO COMUNE 2. FORMAZIONJE DI RELAZIONI TRA LE PERSONE

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“Il gruppo di lavoro può essere definito come il campo psicologico prodotto dall’interazione di tre o più persone riunite in una situazione faccia a faccia alla ricerca, definizione e raggiungimento di uno scopo comune” (Serpelloni et al., 2002)

L’attivazione di un gruppo di lavoro richiede, quindi, ex-ante la definizione dei seguenti punti: - finalità del gruppo; - obiettivo chiaro e realistico definendo la necessità di avere soluzioni ottenibili con la convocazione di un gruppo di lavoro specifico; - committment formale; - interesse comune da parte dei membri del gruppo con fiducia reciproca ed equità all'interno del gruppo; - risorse adeguate per svolgere delle attività (tempo, risorse finanziarie, competenze, attitudini).

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I vantaggi del gruppo di lavoro multidisciplinare sono molti e possono essere così definiti (Serpelloni et al., 2002):

- Cognitivo: allargamento delle responsabilità ed elaborazioni più ricche. - Motivazionale: condivisione delle decisioni con aumento della motivazione professionale. - Relazionale: aumento dell'affettività, del riconoscimento e del senso di appartenenza. -Organizzativo: aumento dell'integrazione con promozione della condivisione delle conoscenze, dei linguaggi, dei metodi ed alla fine degli obiettivi, della mission e della vision.

Il lavoro all'interno di un gruppo multidisciplinare permette di creare una concorrenza di esperienze e conoscenze che consentono, se ben gestite, di raggiungere il risultato atteso e arricchire notevolmente le potenzialità di tutti.

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Master RUP 4. Project Manager e project team (Team building) (9/46)

•Assenza di conflitti di interesse;

•Gli interessi sono utilizzati per fissare obiettivi generali e non parametri di valutazione;

• Numerosità;

•Pressione intermedia (sul tempo, sui risultati, competitiva);

•Differenziazione cognitiva intermedia;

•Utilizzo di appropriati supporti.

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Conflittualità;

Propensione al rischio;

Pressioni di gruppo sul singolo e fenomeno dell’omologazione (esperimenti di Asch);

Groupthink (cecità e mancanza di senso critico);

Produzione di squadra e deresponsabilizzazione dei singoli;

Tendenza da parte dei membri di un gruppo a rafforzare il proprio punto di vista dominante e iniziale in seguito alla discussione di gruppo ( polarizzazione).

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CONFLITTUALITA’ I conflitti in un gruppo sono da considerare una “fisiologica” situazione di lavoro (se la produttività e le relazioni sono mantenute entro limiti accettabili e “normali”). Occorre massimizzare i conflitti positivi (confronto costruttivo e professionale) e minimizzare i conflitti negativi (scontri di tipo relazionale per problemi di potere). La conflittualità può far arrivare il gruppo allo stallo con aumento dei costi e della motivazione. Una delle cause di possibile conflitto è la trasmissione dei messaggi durante la discussione nel gruppo. Il messaggio trasmesso infatti ha sempre due aspetti: un aspetto del contenuto del messaggio, cioè gli aspetti concreti e di merito, che può essere in grado di attivare conflitti “positivi” e un secondo aspetto della relazione è la forma espressiva, il tono mite o aggressivo, etc., che può attivare conflitti “negativi”.

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PROPENSIONE AL RISCHIO

La propensione al rischio è il fenomeno per il quale all'interno del gruppo si può sviluppare un aumento della propensione ad adottare soluzioni più rischiose in quanto condivise con un maggior numero di persone.

Tutto questo per la comparsa di un falso senso di sicurezza in quanto la decisione rischiosa è condivisa da un più alto numero di persone che porta alla diminuzione della prudenza.

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https://www.youtube.com/watch?v=FXQaVA9kfiw

https://www.youtube.com/watch?v=FXQaVA9kfiw

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Pressione cognitiva di gruppo

Il bisogno di consenso e di coesione nel gruppo prevale sull’importanza di prendere la decisione corretta e di attivare un processo decisionale efficace

Caratteristica delle decisioni prodotte in regime di groupthink

Propensione al rischio (risk shift);

Pressione al conformismo;

Illusione di invulnerabilità del gruppo

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DERESPONSABILIZZAZIONE Fenomeno per il quale all'interno del gruppo vi possono essere delle persone che si responsabilizzano ed assumono atteggiamenti di non coinvolgimento diretto e partecipe, utilizzando il gruppo in maniera “parassitaria” senza dare quindi nessun contributo ma utilizzando strumentalmente il gruppo.

POLARIZZAZIONE Fenomeno per il quale all'interno del gruppo le posizioni di maggioranza o a più alta intensità espressiva e/o di assertività, tendono ad inibire la minoranza o il “non allineato” e a perdere le posizioni dei punti di vista di alcuni partecipanti. Questo fenomeno incrementa il rischio di errore nelle decisioni.

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Dimensioni del gruppo

Al crescere del numero degli attori da coordinare, i costi crescono in ragione del numero di connessioni possibili tra le parti

Importanza delle decisioni

L’importanza delle attività giustifica i costi di processi decisionali ampi

Conflitti tra interessi

I costi sono tanto più alti quanto più vi sono interessi in conflitto tra i componenti del gruppo

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Qual è il ruolo della tecnologia?

Gruppi tradizionali L’interazione tra i membri del gruppo avviene prevalentemente face-to-face

Gruppi virtuali L’interazione tra i membri del gruppo avviene prevalentemente tramite l’ausilio di tecnologie informatiche

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Tipologia dei gruppi in base alla direzione

(Serpelloni et al., 2002)

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Forming: (costituzione) il team si forma

Storming: (conflitto) discussione sugli obiettivi, sulle modalità lavorative, definizione “chi fa cosa”

Norming: (creare le norme) si definiscono le modalità lavorative, il gruppo si consolida

Performing: (lavoro) il gruppo ha acquisito consapevolezza e lavora efficacemente

Adjourning: (aggiornamento) momento conclusivo. L’obiettivo è arrivato a scadenza

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Ma

turi

tà d

el

tea

m Team maturo

(efficiente, efficace)

Team immaturo (inefficiente, inefficace) Forming Storming Norming Performing Adjourning

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PROCESSI DI GRUPPO

•Processi relazionali

•Processi decisionali

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Processi decisionali Processi relazionali

Comunicazione Comunicazione

Coordinamento Cooperazione

Conflitto sul compito Conflitto relazionale

• Conflitto sul compito: conflitto di natura cognitiva che riflette un disaccordo esistente tra i componenti di un gruppo relativamente alle modalità di esecuzione del lavoro, alla natura degli obiettivi perseguiti, alle strategie adottate.

• Conflitto relazionale: conflitto di natura affettiva che si innesca tra i componenti del gruppo e che si manifesta nelle relazioni interpersonali e deriva da incompatibilità caratteriale tra i membri di un gruppo.

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Vantaggi e svantaggi del processo decisionale di gruppo

Vantaggi Svantaggi

Maggiori conoscenze Pressione sociale e groupthink

Prospettive differenti Supremazia piccola minoranza

Maggiore comprensione e accettazione

Spostamento obiettivo

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I CONFLITTI DI GRUPPO

Il conflitto

Una parte percepisce che i propri interessi sono influenzati negativamente o ostacolati da un’altra parte.

Il conflitto nella prospettiva storica: accezione negativa

Il conflitto nella prospettiva moderna: accezione positiva

“Percezione” del conflitto

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Origine del conflitto: cause reali o immaginate

Effetti del conflitto: medesimi effetti

Il conflitto è un processo

Nel tempo il conflitto può aumentare o diminuire

Gestione del conflitto

T0 Tn T1 T2

IL CONFLITTO

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Fonti del conflitto

Divergenza opinioni

Rancore

Risorse scarse (economiche ed informative)

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Risultato del conflitto

Risultati

Intensità del conflitto

Positivi

Neutrali

Negativi

Bassa Media Alta

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Gestione del conflitto

Risultati

Intensità del conflitto

Positivi

Neutrali

Negativi

Bassa Media Alta

Conflitto Funzionale Conflitto Patologico

Stimolare Contenere

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Le tipologie del conflitto

CONFLITTO

FUNZIONALE

CONFLITTO

PATOLOGICO

Promuove gli interessi

dell’organizzazione

Può essere considerato

fisiologico, costruttivo,

funzionale, cooperativo

Minaccia gli interessi

dell’organizzazione

E’ da considerarsi distruttivo,

poiché ostacola la

performance organizzativa

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Come gestire il conflitto funzionale?

È un conflitto programmato e costruttivo!

2 modi:

Avvocato del diavolo: assegnare a qualcuno il ruolo critico.

Discussant -> critica la proposta

Metodo dialettico: sviluppare un dibattito tra i punti di vista opposti per una migliore comprensione del problema

Tesi ed antitesi

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Come gestire il conflitto patologico?

È un conflitto non programmato e distruttivo!

Stili di gestione:

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STILE COMPORTAMENTO

Integrante Confrontare i contenuti e collaborare all’identificazione del problema.

Soppesare le soluzioni alternative e arrivare alla soluzione finale di

lunga durata.

Premuroso Mettere in secondo piano le sue preoccupazioni, a favore di quelle

dell’altra parte. Appianare. Minimizzare le differenze e valorizza i punti

in comune.

Dominante o

coercitivo Si preoccupa molto di sé, poco degli altri. Si basa sull’autorità formale

che conduce all’obbedienza

Propenso ad

evitare il

conflitto

Non adeguato nel caso di problemi difficili o con tendenza al

peggioramento. Procura una soluzione temporanea, che non affronta

il problema reale.

Favorevole al

compromesso

Caratterizzato da un moderato grado di preoccupazione per sé e gli

altri. Si estrinseca in un dare e ricevere. Appropriato nel caso in cui le

parti mirino ad obiettivi opposti o dispongano dello stesso grado di

potere. Spesso porta ad una soluzione temporanea, che può soffocare

un problem solving di carattere creativo.

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Tipologie di conflitto

Conflitto di personalità: contrasto interpersonale basato su personali antipatie, disaccordi modi di essere differenti

Conflitto tra gruppi: contrasti da gruppi diversi afferenti alla stessa organizzazione

Conflitti interculturali: tra individui provenienti da diversi Paesi. Alcuni individui appartenenti ad una certa cultura si reputano superiori ad altri appartenenti ad una cultura diversa.

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Ruoli in un gruppo di lavoro

QUESTIONARIO DI AUTODESCRIZIONE (consapevolezza dei ruoli)

“TIPI DI RUOLO IN GRUPPO” Tratto da: Belbin R.M. (2010), Management Teams: Why They

Succeed or Fail, Ed. Butterworth Heinemann

“Mettere semplicemente insieme un numero di

persone, aspettandosi che lavorino come una squadra, non è abbastanza”

Meredith Belbin

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Tipi di ruolo in gruppo

Moderatore

Condottiero

Armonizzatore

Valutatore

Creativo

Trovarisorse

Implementatore

Finitore

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Moderatore È particolarmente dotato intellettualmente

È oggetto di rispetto da parte dei membri del gruppo

Sa condurli costruttivamente verso l’obiettivo assegnato

È flessibile, tollerante, comprensivo,ha fiducia nei componenti del gruppo

Incentiva gli altri con entusiasmo verso il raggiungimento di uno scopo

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Condottiero È molto motivato

Ha un alto livello di energia e un grande bisogno di vedere i risultati

Vuole vincere, anche impiegando il massimo sforzo

Tende ad essere opportunista e a manifestare reazioni emotive di forte disappunto o frustrazione

Sa condurli costruttivamente verso l’obiettivo assegnato

È determinato e pronto a criticare

È estroverso e aggressivo e può suscitare reazioni aggressive negli altri componenti del gruppo

Può mancare di comprensione interpersonale e di calore

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Armonizzatore È fiducioso, sensibile e premuroso con gli altri Privilegia gli obiettivi e il mantenimento del gruppo rispetto

alle sue ambizioni personali È intuitivo e diplomatico Previene i problemi interpersonali smorzando critiche,

frustrazioni reciproche e discussioni poco costruttive, permettendo così ad ognuno di contribuire con più efficienza al raggiungimento dei risultati di gruppo

Contribuisce in modo significativo al successo del gruppo fornendo osservazioni bonarie, parole di incoraggiamento e mettendo in atto qualsiasi comportamento utile a ridurre la tensione e a favorire la cooperazione

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Valutatore Mostra una distaccata indifferenza verso il gruppo Per la maggior parte del tempo si nasconde dietro un ruolo

secondario, ma riacquista importanza appena è necessario prendere una decisione cruciale

Pur non essendo un creativo, è molto abile nel valutare i fatti, considerando attentamente i pro e i contro di ogni opinione espressa dai singoli nel gruppo

Manifesta poco entusiasmo o impegno personale, non ambisce a raggiungere uno scopo e ciò gli permette di osservare i fatti e prendere decisioni in modo imparziale

Sebbene sia distaccato e cinico, si adatta bene al gruppo, soprattutto quando viene riconosciuto dagli altri per quello che è e per il suo ruolo specifico.

Può mancare di comprensione interpersonale e di calore

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Creativo È un innovatore Predilige lavorare indipendentemente, pensare

intensivamente e utilizzare i suoi schemi Non è molto orientato verso il gruppo, sebbene

contribuisca significativamente a migliorarne la riuscita Tende ad essere introverso e può esserci bisogno di un

Moderatore per tirare fuori le sue idee Gli altri membri del gruppo gli attribuiscono grande

importanza Si offende facilmente, ma, allo stesso tempo, reagisce

bene alle osservazioni e alle approvazioni perspicaci Va controllato dagli altri membri del gruppo, per evitare

che persegua schemi inutili

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Trovarisorse È abile a scoprire ciò che è disponibile e cosa può essere fatto Indaga oltre il gruppo stesso e non ha riserve nel chiedere

informazioni ad altre persone È specializzato nei rapporti interpersonali, si mostra socievole e

amichevole Pensa in movimento: a differenza del Creativo che ha molta

immaginazione, ma si blocca se il programma non va per il verso giusto, il Trovarisorse si sa adattare alle circostanze; nei momenti di difficoltà o di successo, trova sempre l’informazione preziosa che può facilitare un’improvvisazione e salvare il gruppo

È un abile negoziatore È un “esploratore” curioso di ogni informazione, ma il suo

entusiasmo è incline a venire meno se non riceve stimoli dagli altri

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Implementatore

È un eccellente esecutore dei progetti ideati da altri

È un buon organizzatore

È capace di coordinare gli altri

È controllato dal punto di vista emotivo ed ama la regolarità e la routine

È un complemento essenziale per gli innovatori del gruppo

Non è un soggetto ansioso

Si identifica con l’organizzazione e coi valori del duro lavoro e dell’impegno

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Finitore Lavora duramente e con coscienza Recupera gli elementi apparentemente superflui e li riunisce tutti

insieme Tende ad essere ansioso Ha una grande autodisciplina e, quindi, rispetta la disciplina e la

correttezza degli altri Raggiunge i risultati perché lavora a ritmi elevati, non perché adotta

atteggiamenti opportunistici Può insistere troppo a lungo, rifiutando di accettare la sconfitta,

anche quando un progetto non merito di essere perseguito ulteriormente

È piuttosto solitario nei rapporti sociali È ben accetto e stimato dagli altri membri del gruppo, per la stima

che suscita nello svolgere il suo ruolo

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Come costruire team vincenti Un gruppo vincente o un'azienda che raggiunge buoni risultati ha le seguenti

caratteristiche: accordo sul fatto che il gruppo compirà qualcosa assieme. Questo non significa che

tutti devono essere d'accordo su tutto gli obiettivi ed i compiti del gruppo sono compresi e accettati da ciascun membro responsabilità e ruoli sono definiti chiaramente valori, livelli di performance e regole sono chiari il gruppo è disponibile e capace. Tutti hanno la motivazione e le competenze per

sviluppare un tipo di lavoro di gruppo necessario a raggiungere risultati la comunicazione è aperta. Tutti esprimono i propri sentimenti ed opinioni e tutti

ascoltano attivamente ciascun membro del gruppo ha una buona autostima, non ha paura di essere se

stesso e non è mai costruito le persone si sostengono e si incoraggiano a vicenda. Si riservano attenzione ed

esprimono riconoscimenti reciproci viene dato uno scopo per ogni particolare individualità ed abilità, tenendo nella

dovuta considerazione anche la necessità di mantenere una reciproca collaborazione e il raggiungimento dell'obiettivo di tutto il gruppo

gli obiettivi individuali sono in linea con quelli del gruppo

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