PMI Rome Italy Chapter 3°Meeting · se tu non capisci gli altri » Confucio (551 / 479 d.C.) ......

PMI Rome Italy Chapter3°Meeting

Formativo - Professionale 2007



Indice● Chi sono● La Torre di Babele: mito e storia● Linguaggio e comunicazione● La comunicazione mono e bi-direzionale● La comunicazione nel team di progetto● Problemi di comunicazione e soluzioni proposte● Diversità di linguaggio (e cultura): rischio o opportunità? ● Conclusioni



Chi sono

Sergio Gerosa● Ingegnere Aeronautico● Direttore Competitività Prodotti ● Docente di Project Management:

- Master in “Satelliti e Piattaforme Orbitanti” (Università di Roma La Sapienza)

- Master in “Sistemi Avanzati di Comunicazione e Navigazione (Univ. di Roma Tor Vergata)

- Corso Passport Program Managementdella Thales University

● Articoli su Project Management:- Congresso Mondiale PMI 1999 (Filadelfia)

- Congressi PMI EMEA 2001 (Londra), 2006 (Madrid), 2007 (Budapest) e 2008 (Malta)

- Congresso IPMA 2001 (Berlino)



Chi siamo

TELECOMUNICAZIONI OSSERVAZIONE DELLA TERRA NAVIGAZIONE SCIENZA INFRASTR.. & TRASP.

Leader Europeo nella costruzione di satelliti per ...



Chi siamo

ColombesColombes

AnversAnvers

ToulouseToulouse CannesCannes

RomeRome

L’AquilaL’AquilaFlorenceFlorence

MilanMilanTurinTurin

MadridMadrid

CharleroiCharleroi

� Personale: 7,200

� 11 siti industriali



La Torre di Babele: Mito e Storia

Illuminated initial from a Book of Hours (1478, Netherlands)



Premessa e Introduzione● L’utilizzo della storia della Torre di Babele, al solo scopo di

fornire un esempio popolare di fallimento di un progetto, non vuole avere alcuna implicazione storica e teologica

● La storia della Torre di Babele è riportata nella Genesi (Capitolo 11, versetti 1-9)

● Molte generazioni dopo la costruzione dell’arca di Noè, il secondo tentativo di intraprendere un mega-progetto, si dimostrò totalmente fallimentare



Genesi Cap. 11, versetti 1-9 « Tutta la terra parlava la stessa lingua e usava le stesse parole.

Dirigendosi verso l'Oriente, gli uomini capitarono in una pianura nel paese di Scinear, e là si stanziarono.

...

Poi dissero: «Venite, costruiamoci una città e una torre la cui cima giunga fino al cielo; acquistiamoci fama, affinché non siamo dispersi sulla faccia di tutta la terra».

Il Signore discese per vedere la città e la torre che i figli degli uomini costruivano.



Genesi Cap. 11, versetti 1-9

Il Signore disse: «Ecco, essi sono un solo popolo e hanno tutti una lingua sola; questo è il principio del loro lavoro; ora nulla impedirà loro di condurre a termine ciò che intendono fare.

Scendiamo dunque e confondiamo il loro linguaggio, perchél'uno non capisca la lingua dell'altro!»

Così il Signore li disperse di là su tutta la faccia della terra ed essi cessarono di costruire la città.

Perciò a questa fu dato il nome di Babele, perché làil Signore confuse la lingua di tutta la terra ...»



L’Arca di Noè e la Torre di Babele● L’ Arca di Noèe la Torre di Babeleerano i due più grandi

progetti dell’umanità (secondo la Bibbia).

● L’Arca di Noè fu probabilmente il primo esempio di “project sponsorship” della storia umana. Il progetto di Noè era chiaramente allineato con gli obiettivi e la missione del suo Top Management (Dio).

● La Torre di Babele al contrario non era ne stata richiesta dal Signore, ne supportata dallo stesso, essendone l’obiettivo dichiarato chiaramente in contrasto con i suoi comandamenti. La mancanza di sponsorshiprappresenta la ragione chiave, anche se non l’unica, del fallimento del progetto.



Un po’ di Storia● Alcuni pensano che la città fosse

proprio Babilonia, nell’attuale Iraq, e che la torre fosse una antica Ziggurat in onore del Dio Marduk.

● Al tempo del Re Nebuchadnezzar II(605-562 a.C.) la torre era alta circa95 metri.

● A Babilonia vi erano anche i Giardini Pensili, una delle 7 meraviglie del mondo antico, ed altri due maestosi palazzi del Re Nebuchadnezzar.

● La torre cominciò ad essere trascurata dal 478 a.C., quando il Re Persiano Serse I represse una ribellione, e successivamente si sgretolò.



Linguaggio e Comunicazione

Incisione (1623, di Daniel Meisner, nel Tesoro di Filo)



L’importanza del Linguaggio

● Il linguaggio riflette non solo quello che una persona osserva, ma anche come una persona percepisce quello che osserva.

● Nel tradurre da un linguaggio ad un altro, è alle volte difficile riprodurre il significato di una parola o di una frase.

● Questo avviene poiché una popolazione percepisce quel concetto in maniera differente o non lo percepisce affatto.



Le Componenti della Comunicazione

● 7% quello che le persone veramente “dicono”(comunicazione verbale)

● 38% “come” lo dicono (il tono, volume e velocità della voce, inflessioni, umorismo, ecc.)

● 55% il linguaggio del corpo(posizione e gesti delle mani e del corpo, espressioni facciali e contatto degli occhi, vestire, ecc.)



Il vocabolario “non verbale”

● Un comune errore di comunicazione è quello di riconoscere le differenze del linguaggio parlato, ma sottostimare le differenzenell’uso del tono della voce, del linguaggio del corpo e dei gesti.

● Quando studiamo una nuova linguane studiamo grammatica e vocabolario, ma raramente si analizza il significato della componente non verbale.

● Come esistono i “falsi amici” ( false friends) tra due linguaggi, esistono anche nella componente non verbale



Un Linguaggio Comune ● Quando si ha una comune “esperienza” e cultura questo ci

consente di codificare e decodificare correttamente sia la componente verbale che quella non verbale

● Sfortunatamente ciò non avviene spesso all’interno dei team di progetto: i componenti vengono da diverse esperienza e parlano linguaggi differenti.

● Ne risulta che colui che trasmette un messaggio usa una “codifica” differente da colui che riceve ed il messaggio èconseguentemente

- non capito (caso fortunato)

- capito male(caso molto sfortunato).



Comunicazione mono e bi-direzionale

Torre di Babele (dopo il 1600, Leandro Bassano, 1557-1622)



Comunicazione Mono-Direzionale

A

B

C

Codifica A

Decodifica C

Decodifica B

Rumore ditrasmissione




« Il più grande problema nella comunicazione

è l’illusione che sia stataeffettivamente compiuta »

George Bernard ShawGeorge Bernard ShawGeorge Bernard ShawGeorge Bernard Shaw(Dublino 26-7-1856 / Hertfordshire, 2-11-1950)



La Comunicazione Bi-Direzionale

Decodifica A

Rumore di trasmissione

Decodifica B

≠Feedback

A

B

Codifica ADecodifica B


Messaggio



« Non preoccuparti se gli altri non ti capiscono.

Preoccupati invece se tu non capisci gli altri »

ConfucioConfucioConfucioConfucio(551 / 479 d.C.)Filosofo Cinese



La Comunicazione nel Team di Progetto

Illustrazione da Speculum Humanae Salvationis (1450, Colonia)



La Comunicazione nel Team di Progetto● Quando non si è in grado di comunicare in maniera efficace,

si ha conseguentemente una mancanza di coordinamento. ● Questo è generalmente dovuto ad una incomprensione dei

messaggi/direttive ricevuti

● Questo comporta un deterioramento delle relazioni, la nascita di conflitti e gelosie, e la nascita di sottogruppi che tendono ad isolarsi l’uno dall’altro.

● Questo riduce ulteriormente la comunicazione, portando al fallimento complessivo del team.

● Il project manager deve gestire il processo di comunicazione, assicurandone l’efficacia, al fine di assicurare una prestazione soddisfacente del team.



Un Ambiente Complesso● Il Project Manager deve interagire con specialisti provenienti

da culture e preparazione professionale molto differenti: – il management aziendale– gli specialisti tecnici – i responsabili funzionali – i responsabili di marketing – gli specialisti finanziari – gli specialisti contrattuali ed i legali – i responsabili dell’ufficio del personale – i fornitori più critici – gli utenti finali – i clienti – qualsiasi altro stakeholders



Linguaggi Specialistici● Ognuno di loro ha un proprio gergocome conseguenza del

loro fardello culturale (esperienza, storia, tipo e livello di specializzazione, convinzioni e valori, ecc.).

● Questi linguaggi specialistici hanno generalmente una parte comune, utilizzabile quando i concetti da trasmettere non siano troppo complessi (per esempio all’inizio del progetto).

● Man mano che il progetto avanza tuttavia, la complessità e le necessità di comunicazione tendono ad aumentare e le persone adottano gerghi specialistici e poco comprensibili:– sia per rispondere ad oggettive esigenze professionali – sia per riaffermare il proprio status e imprescindibile

contributo al progetto (ovvero il loro potere)



Problemi di Comunicazione e Soluzioni Proposte

Illustrazione dal “Dei casi dei nobiluomini” del Boccaccio (1475, Olanda)



Esempio 1: IlProgress Meeting● Il team e gli stakeholderssono convocati assieme per

revisionare lo stato del progetto e i principali problemi che nemettano a rischio il completamento.

● Tipici problemi di comunicazione:– ogni partecipante è focalizzato solo sul suo contributo alla riunione,

senza prestare attenzione al contributo degli altri

– troppi dettagli nelle presentazioni e nelle discussioni

● Il Project Managerdeve:– richiedere ai partecipanti l’utilizzo di un linguaggio più semplice

possibile (senza troppi acronimi e termini specialistici)

– sollecitare l’uso di un ascolto “attivo” o “empatico”

– stabilire una policyvolta a limitare le discussioni troppo tecniche e dettagliate e, nel caso sorgessero comunque, interromperle chiedendo una riunione dedicata



Esempio 2: Presentazioni● Molti riutilizzano le stesse slide(selezionandole) per preparare

presentazioni a differenti livelli dell’organizzazione

● Ciò può risultare forse efficiente, ma non efficace● Il management richiede infatti non solo informazioni più

selezionate, ma anche un differente stile di presentazione(focalizzato sui risultati strategici, sulle analisi di impatto collaterale, problemi di sovrapposizione, ecc.).

● Se vuole essere efficace, la presentazione deve essere fatta in un linguaggio appropriato



Communication Management PlanE’ necessario definire una “policy” di comunicazione tramite il

Project Communication Management Plan.

Il documento deve definire:

● il tipo di informazione che deve essere fornita

● i destinatari dell’informazione (il team, il cliente, gli altri stakeholders)

● gli strumenti di comunicazione da utilizzare

ma soprattutto

● regole e raccomandazioni su come usare tali strumenti



Come Creare un Linguaggio Comune● Un semplice modo per creare un linguaggio comune ed un

ambiente favorevole alla comunicazione:

eventi sociali “informali”● Quando le persone si incontrano in un ambiente informale

(attività non legate al contesto lavorativo, abbigliamento casual, ambiente familiare ed amichevole, etc.) esse tendono:– a vedersi l’un l’altro in una diversa prospettiva

– a non essere associate solo al proprio ruolo o funzione lavorativa

– ad avere maggiore rispetto e stima reciproci

– a valutare come “business suits” alcuni tratti negativi del carattere, o a riconsiderarli da una prospettiva diversa

– a scoprire interessi (o problemi) comuni



Come Creare un Linguaggio Comune● Quando ciò accade:

– la comunicazione di lavoro ne è influenzata positivamente(piùcanali di comunicazione)

– si adotta un linguaggio più chiaro e sempliceper aiutare la comprensione da parte degli altri

– è difficile tornare al precedente atteggiamento lavorativo

● Il costo di tali eventi è insignificante se comparato ai benefici apportati in termine di spirito di gruppo e di collaborazione.



Altri StrumentiAltri strumenti che possano aumentare la consapevolezza del team

rispetto alla comunicazione:

● corsi di comunicazione a livello di team(dedicando molto tempo allo scambio di idee ed esperienze)

● introduzione di un “facilitatore” della comunicazioneall’interno del team.

● Entrambi devono essere affidati a professionisti della comunicazione, che si concentreranno nel miglioramento del processo di comunicazione, indipendentemente dai contenuti specialistici.



Diversità di Linguaggio (e Culturale)

Illustrazione da una raccolta di inni Etiopici, Tabiba Tabiban (XVIII secolo, Etiopia)



Diversità di Linguaggio e di CulturaLa diversità linguistica è solo un aspetto superficiale di:

● modi di pensare personali (o dell’organizzazione)

● paradigmi

● convinzioni radicate● valori di base

● I Project Managersdevono interagire con cautela ed attenzione con questi substrati culturaliper garantire il successo del proprio progetto.

● Per convincere le persone ad utilizzare un diverso linguaggio dobbiamo convincerli, nel profondo, che ciò va a beneficio loro e dell’organizzazione di cui si fa parte.



« Il linguaggio èl’abito del pensiero »

Samuel JohnsonSamuel JohnsonSamuel JohnsonSamuel JohnsonLichfield, 18 -09-1709 – Londra, 13-12-1784



Diversità Culturale: un’Opportunità● La diversità di linguaggio, che riflette una diversità culturale,

non deve essere concepito come un problema da risolvere, ma come una opportunità da sfruttare nel corso del progetto

● La diversità culturale è un elemento di ricchezza, consentendo al team di analizzare i problemi da prospettive diverse, con differenti background, usando diverse esperienze e strumenti.

● Ricercare una comunicazione più efficace tramite un linguaggio comune non significa svalutare tale ricchezza, ma solo definire un contesto condivisoche consenta alle potenzialità individuali di divenire fattori di forz a per l’intero team.



Conclusioni

Incisione (1547, di Cornelis Anthonisz)



Una Comunicazione Efficace● I Project Managerspassano tra l’80 ed il 90% del loro tempo a

comunicare: – colloqui faccia a faccia– riunioni– presentazioni– reporting al cliente o al management – disseminazione di informazioni – ecc.

● Non è pertanto sorprendente che una comunicazione efficace giochi un ruolo fondamentale per il successo di un progetto



Tre Raccomandazioni

1. Comunicare2. Comunicare 3. Comunicare



« Gli uomini hanno due orecchie

ed una sola bocca per ascoltare

più di quanto parlino »

Zeno di CitoZeno di CitoZeno di CitoZeno di Cito335 – 263 a.C. Filosofo Stoico



« Il miglior modo per persuadere gli altri è

con le proprie orecchie »

David Dean RuskDavid Dean RuskDavid Dean RuskDavid Dean Rusk9-02-1909 – 20-12-1994

Segretario di Stato Americano (1961-69)



Tre Raccomandazioni(RIVISTE)

1. Ascoltare2. Ascoltare 3. Ascoltare



Contatti

Sergio GerosaDirector Product Competitiveness

Thales Alenia Space

Via Saccomuro 24 - 00131 Romephone: +39-06-4151-2472

e-mail: [email protected]

PMI Rome Italy Chapter 3°Meeting · se tu non capisci gli altri » Confucio (551 / 479 d.C.) ......

Documents

Transcript of PMI Rome Italy Chapter 3°Meeting · se tu non capisci gli altri » Confucio (551 / 479 d.C.) ......