Perla-scuola Consigli Project Work

Terzo seminario

Rilevare gli esiti e valutare per decidere MARIA GIULIA CATEMARIO

UNIONE EUROPEAFondo Sociale Europeo

Ministero della Pubblica Istruzione

Per la Scuola: progettare e operare nella scuola dell'autonomiawww.perla-scuola.it

ANALISI DEI PW DEL 1° CICLO E INDICAZIONI GUIDA PER IL 2° CICLO

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L’analisi

I dati qui presentati sono quelli derivanti dall’analisi valutativa che ha preso in esame la quasi totalità (247 su 285) dei progetti inseriti a suo tempo nel database alla fine del 1° ciclo del PROGRAMMA “Perla Scuola”.

I progetti sono stati valutati attraverso tre differenziati livelli di approfondimento, utilizzando in successione tre griglie di analisi mirate a rendere riconoscibile il livello di fattibilità di ogni singolo progetto:

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1° Griglia della completezzaHa consentito di verificare se il quadro di progetto è stato completato in tutte le sue componenti, attraverso una verifica di esistenza dei diversi step previsti dal format generale di progetto sul quale tutti i gruppi sono stati chiamati a lavorare.

Completezza del contesto

Completezza degli obiettivi e dei risultati.

Completezza dei riferimenti ai destinatari

Completezza dell’articolazione delle attività

Completezza della metodologia

Completezza del monitoraggio e della valutazione

Completezza dell’analisi delle risorse

Completezza del piano finanziario

Completezza dell’analisi dei tempi

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2° griglia della coerenza

…che ha consentito di verificare la congruenza logica e fattuale delle diverse parti del format di progetto, attraverso una valutazione di esistenza riguardo ai seguenti aspetti:

Coerenza tra: Obiettivi e Risultati

Coerenza tra: Attività e Obiettivi/Risultati

Coerenza tra: Strategie di monitoraggio/valutazione, Attività e Obiettivi/Risultati

Coerenza tra: Attività e Risorse

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3° griglia della “cantierabilità”

… che ha permesso un’approfondita analisi qualitativa dei progetti valutati come “completi” e “coerenti” organizzandone l’analisi in una duplice scala di livelli:

1) progetti utili solo come riferimento generico o solo teoricamente realizzabili;

2) progetti che mostrano potenziali caratteri di fattibilità e/o una chiara immagine di “buona prassi progettuali”.

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I RISULTATI Distribuzione dei PW per livelli

LIVELLI Valore

Assoluto % INCOMPLETI 34 13,8 COMPLETI MA NON COERENTI 87 35,2 COERENTI E COMPLETI 58 23,5 COMPLETI, COERENTI, E CANTIERABILI 68

126 27,5

51,00

TOTALI 247 100,0

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Analisi di coerenza degli step progettuali

Elementi di coerenza fra:

RISULTATI

Obiettivi e

Risultati

Attività, e

Obiettivi /

Risultati

Monitoraggio

valutazione, Attività, e Obiettivi / Risultati

Attività , e

Risorse

NON COERENTI

V.A. 39 59 30 64

% 16,1 24,12 12,06 26,1 COERENTI

V.A.

208

188

217

183

% 84,7 76,7 88,76 74,7

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Ripartizione dei progetti valutati, per temi e per livelli. Percentuali sui singoli temi

RIPARTIZIONE PER TEMI NON

COMPLETI

NON COERENTI

COERENTI NON CANTIERABILI

COERENTI CANTIERABILI

TOTALI

V.A. %

V.A. % V.A. % V.A. %

V.A. %

Organizzazione dell’offerta formativa 1 7 19,4

19 52,8 2 5,6 8 22,2

36 100,0

Miglioramento del successo scolastico 2 4 9,1

16 36,4 13 29,5 11 25,0

44 100,0

Schema di POF innovativo 3 6 19,4

13 41,9 5 16,1 7 22,6

31 100,0

“Il progetto che vorrei” 4 4 11,4 7 20,0 10 28,6 14 40,0 35 100,0 Metodologie di Project

management 5 5 12,8 13 33,3 12 30,8 9 23,1

39 100,0

Organizzazione e gestione amministrativa 6 3 13,6 4 18,2 4 18,2 11 50,0

22 100,0

Produzione di indicatori 7 5 12,5 15 37,5 12 30,0 8 20,0

40 100,0

Totali 34 87 58 68

247

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INDICAZIONI PER I PW DEL 2° CICLONB: Le osservazioni qui riportate derivano dall’analisi deiPW del 1° ciclo. Per semplicità di esposizione ci si muoverà seguendo, con qualche elasticità, la griglia del FORMAT di presentazione dei progetti

0. PRIMA DEL PROGETTO

IL NOME DEL PROGETTO = Vi è molta creatività nello scegliere i nomi dei progetti. [ Es: PIA.STRA (progetto sulla pianificazione strategica; RESCUE (rete di scuole); Provaci ancora…..; Tele-radio LiberaMente; ecc….]. Nulla di male.

Ma è opportuno che l’acronimo o il nome “di fantasia” sia sempre seguito da due righe di chiarimento dei contenuti del progetto.

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IL TEMA DEL PROGETTO = La scelta del tema ( il contenuto specifico del progetto) deve essere coerente con l’area di riferimento.

Ad esempio: Se si è scelta l’area di riferimento “Metodologie di Project Management”, il tema del progetto non può essere l’attuazione di un’azione formativa di recupero dei drop out. Se si è scelta l’area dell’”organizzazione formativa” il tema del progetto non può essere l’attuazione specifica di corsi, ma, caso mai, l’organizzazione delle condizioni culturali, operative e gestionali perché essi possano essere attuati. Eccetera……

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LA PARTECIPAZIONE AL PROGETTO = E’ necessario, nella presentazione del PW, indicare esplicitamente la scuola o il gruppo di scuole coinvolte nel progetto elaborato ( e ricordarsene nell’elaborazione del progetto stesso!!!).

Spesso si fa il progetto per una scuola e non si forniscono informazioni circa la sua estensione alle altre scuole che hanno contribuito alla progettazione. Ne deriva di solito una grave incoerenza fra oggetto della progettazione e risorse messe in atto.

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1. IL CONTESTO DELL’INTERVENTO

Da distinguere operativamente :

l’analisi del contesto, intesa come riconoscimento delle situazioni esterne

l’analisi dei bisogni, intesa invece come riconoscimento delle esigenze, dei problemi, delle carenze(più o meno avvertiti dagli interessati) che possono essere riconosciuti all’interno della struttura di riferimento

le esperienze precedenti del gruppo proponente

gli eventuali riferimenti normativi e legislativi

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- Nella descrizione del contesto ci si sofferma sempre sulle criticità del territorio e dell’ambiente e non si accenna quasi mai alle possibili opportunità che il territorio offre. E’ opportuno, invece, tenere presenti ed esplicitare le opportunità positive (Analisi SWOT)

- Non dimenticare che rientra nell’analisi del contesto anche la descrizione della tipologia delle strutture scolastiche che costituiscono il riferimento di esperienza dei progettisti. Essa andrebbe sempre esplicitata, - nell’analisi di contesto e successivamente - per dar conto delle scelte specifiche via via proposte

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- Evitare la trascrizione di pagine intere di dati e considerazioni generali tratte da pubblicazioni generiche, ma fissare, magari anche per punti, le informazioni chiave riguardanti le situazioni che si vogliono evidenziare in rapporto allo specifico progetto che si propone.- Evitare genericità, ma specificare - ad es.. – “il titolo di studio dei genitori degli alunni è per il 70% la licenza elementare,… la percentuale di disoccupati nel comune è del 15% superiore a quella dell’intera provincia … il 90% degli alunni della scuola ha ottenuto la licenza media con “sufficiente”… ecc.ecc.)- Ricordare che – se effettivamente dimostrata – anche la mancanza di dati è un elemento significativo di contesto ( carenza di strutture pubbliche, scarsa circolazione dell’informazione, ecc.) che va però esplicitamente giustificata, indicando inoltre su quali elementi “sostitutivi” si basa l’analisi.

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2. GLI OBIETTIVI DELL’INTERVENTO E I PRINCIPALI RISULTATI ATTESI

Appare opportuno che l’enunciazione degli obiettivi del progetto sia prodotta in seguito ad una procedura di riconoscimento e analisi dei problemi in diretta connessione all’analisi del contesto e dei bisogni.

E’ consigliabile ricorrere agli strumenti tecnici dell’albero dei problemi, questo metodo facilita il riconoscimento :

- degli obiettivi “realizzabili” ( che non possono non essere che una parte di quelli derivati dalla commutazione dell’albero dei problemi)

- dei diversi “livelli” degli obiettivi (a breve termine, a medio termine..; generali, specifici,…).

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E’ importante comunque tener sempre conto della circolarità del processo :

Situazione di contesto; Bisogni

Analisi di contesto

Albero dei problemi

Albero degli

obiettivi

Scelta degli obiettivi del progetto

Scansione Obiettivi / Risultati attesi

FEED - BACK

Albero degli obiettivi

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Tenere conto che è proprio sulla coerenza fra le diverse parti del progetto che si sono verificate la maggiori carenze nel 1° ciclo.

- E’ spesso inutile e comunque eccessivo, per la maggior parte dei progetti realizzati dalle scuole, insistere troppo sugli obiettivi generalissimi e a lungo termine.

Mentre è necessario articolare con molta precisione gli obiettivi specifici e a breve termine, questi ultimi devono avere relazione con gli elementi di contesto identificati.

- Gli obiettivi e i risultati attesi devono essere realistici e proporzionati agli ambiti del progetto e alle risorse disponibili (non solo a quelle umane, economiche, strumentali,ecc., ma anche a quelle temporali).

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-In relazione agli obiettivi indicati - e in particolare per ognuno di quelli specifici e a breve termine - devono essere identificati i principali risultati attesi.

ATTENZIONE

Ricordare che i risultati attesi devono essere enunciati attraverso l’indicazione della loro misura ( anche nei termini di esistenza/non esistenza). Es.: Obiettivo: miglioramento delle competenze professionali degli allievi Risultato atteso: attuazione di n. x stage presso imprese ; Obiettivo:realizzare una rete formativa tra scuole Risultato atteso: firma di una convenzione quadro entro ….; ecc…..

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3. I DESTINATARI DELL’INTERVENTO

E’ assolutamente necessario che il quadro dei destinatari sia chiaro e articolato, e che ad esso si riferiscano tutti i successivi sviluppi del progetto.

Non servono a niente enunciazioni generiche (es. alunni, genitori beneficiari indiretti: docenti, personale ata)

E’ necessario che si specifichi quali alunni, quali genitori, ecc., oppure che si espliciti “ tutti gli alunni., tutti i genitori…, ecc..” , dimostrando il perché, e possibilmente graduando l’estensione. (Ad es.:BENEFICIARI DIRETTI: GLI ALLIEVI DEL BIENNIO , E I LORO GENITORI; I DOCENTI DEL BIENNIO - BENEFICIARI INDIRETTI: TUTTI I DOCENTI E IL PERSONALE ATA DELLA SCUOLA)

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-E’ raccomandabile utilizzare strumenti relativamente semplici ma molto utili come la “mappa degli stakeholder” dove non è più necessaria la distinzione troppo rigida di “beneficiari diretti” – “beneficiari indiretti”, sostituita da una ricognizione analitica della posizione dei diversi “interessati al progetto”

(cfr. La determinazione dei destinatari del progetto - nel fascicolo di presentazione del 1° seminario; L’esemplificazione della mappa strategica degli stakeholder - UF n. 16- Approfondimento A)

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4. L’ARTICOLAZIONE DELL’INTERVENTO

In questa parte del progetto devono essere indicate le azioni progettuali previste, articolate in macrofasi e azioni più dettagliate.

a. Nella costruzione del piano progettuale devono risultare evidenti i legami tra le azioni indicate, il contesto di riferimento e gli obiettivi individuati. In particolare deve essere posta attenzione alla completezza e alla coerenza dell’articolazione degli interventi che troppo spesso è limitata alla realizzazione di corsi di formazione, anche quando l’area di riferimento scelta e gli obiettivi indicati dovrebbero richiedere in tutto o in parte azioni di tipo diverso.

L’articolazione di un intervento non può esaurirsi nella sola realizzazione di azioni di formazione di docenti, allievi, ecc. ma deve prevedere la costruzione di tutti gli elementi necessari per realizzare gli obiettivi previsti

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b. Condizione preliminare essenziale è che gli interventi operativi del progetto vengano scanditi in Work Packages.

Per questo, e per la conseguente costruzione della Work Breakdown Structure ( Struttura di scomposizione del progetto) – si rimanda al documento “2_Materiali di approfondimento” predisposto per il 2° seminario in presenza.

c. Si tende a sottovalutare il Diagramma di Gannt. Esso rappresenta invece un potente strumento di organizzazione e di controllo dell’articolazione progettuale dal punto di vista del tempo.

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5. GLI ASPETTI METODOLOGICIIn questa parte del progetto dovranno essere indicati sia l’approccio metodologico

complessivo che le specifiche applicazioni di cui si farà uso nella realizzazione delle azioni previste.

Questa parte ha presentato nell’esperienza del 1° ciclo due principali limiti:

a. Si è spesso confusa l’illustrazione degli aspetti metodologici con la presentazione cronologica degli interventi

b. Si è spesso ridotta la presentazione degli aspetti metodologici ad uno schema assolutamente generico e/o ad un rosario di termini di cui non è stata chiarita né la funzione né la relazione rispetto alle specifiche azioni progettuali.

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QUADRO METODOLOGICO

Impostazione generale

Work package

Modalità applicative/ Strumenti

Attori/ Coordinatori

Modalità verifica/controllo

NOTE

Potrebbe essere utile produrre una tabella analitica che incroci il cosa con il resto.

Ad esempio:

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6. IL PIANO DI MONITORAGGIO E VALUTAZIONE

E’ buona norma prevedere, per ogni intervento delle azioni di monitoraggio e valutazione che consentano di tenere sotto controllo l’andamento del progetto in itinere e di individuare, al suo completamento, gli aspetti positivi e le criticità anche ai fini di una possibile riproposizione.

Il piano va predisposto in stretta connessione con la definizione degli obiettivi e con la WBS.

Anche quando vengono proposti indicatori spesso si continua a confonderli con la loro misura.

E’ essenziale che l’indicatore e la sua misura siano tenuti distinti

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E’ consigliabile costruire il piano di monitoraggio e valutazione:

1. tenendo conto dei riferimenti metodologici e operativi sulla distinzione fra monitoraggio e valutazione contenuti nella UF 22 – Tutoriale

2. utilizzando una tabella a matrice . In linea del tutto indicativa essa potrebbe essere così configurata:

Piano di Monitoraggio e valutazione

Impostazione generale

Work package o fase del progetto

Modalità applicative/ Strumenti

Attori/ Coordinatori

Indicatori Misura degli indicatori

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7. QUADRO DELLE RISORSE E PIANO FINANZIARIO

Ogni progetto deve distintamente definire:

- il quadro delle risorse, indicando le risorse umane, quelle logistico-tecnologiche e quelle economiche, interne e/o esterne, necessarie alla realizzazione del progetto;

- l’articolazione e distribuzione delle risorse finanziarie (budget).

(Nei PW del 1° ciclo, per diversi motivi in gran parte non imputabili ai gruppi progettisti questa parte ha costituito un punto fortemente critico.

E’ opportuno che questa carenza venga superata nei PW del 2 ciclo, affrontando comunque la stesura sia del quadro delle risorse che del budget di progetto)

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Per quanto riguarda nello specifico il budget, il riferimento

ai modelli proposti nel PON Scuola resta ancora utile sia

per la distribuzione delle voci che per la determinazione

dei costi unitari, purché tali modelli non vengano applicati

automaticamente ma adeguati di volta in volta alla

specificità dei progetti.

Per quanto riguarda il quadro delle risorse potrebbe essere

utile presentarlo in forma tabellare, riprendendolo in parte

dalla Tabella a matrice dell’articolazione delle attività.

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