Lezione 2:

Inserimento e formattazione di testo

Tabelle

Grafici

Organigrammi

Patente Europea di InformaticaECDL – Modulo 6

Anno 2009/2010 – Syllabus 5.0

La maggior parte delle presentazioni di PowerPoint contiene diverse

caselle che possono ospitare del testo. Per creare una

presentazione è buona regola inserire il testo all’interno delle

diapositive in modo chiaro ma conciso.

Una presentazione è ben diversa da un documento di testo,

pertanto dovrebbe presentare soltanto del testo sintetico per

affiancare l’attività del relatore.

E’ conveniente utilizzare elenchi puntati per enumerare diversi

elementi non ordinati, mentre sono utili gli elenchi numerati per

indicare, ad esempio, procedure formate da diversi passi.

Anche la formattazione del testo gioca un ruolo fondamentale, dal

momento che l’impatto visivo è importante per progettare una

buona presentazione.

Nelle diapositive che presentano caselle per contenuti è sufficiente

cliccare sul testo predefinito e digitare il testo da sostituire ad esso.

Una volta terminato l’inserimento si clicca con il tasto sinistro del

mouse all’esterno della casella per confermare l’operazione.

E’ possibile inserire del testo in una diapositiva in Visualizzazione

Normale, digitandolo direttamente nelle caselle, oppure utilizzando

la visualizzazione Struttura disponibile nella barra di sinistra.

Se il testo inserito è troppo lungo, PowerPoint adatta la dimensione

del carattere per contenerlo tutto nella casella. Per ridimensionare

una casella contenuto è sufficiente trascinare uno degli otto

quadretti che si trovano a margine fino alla dimensione desiderata.

Per spostarla, invece, si trascina la casella facendo click sinistro sul

bordo.

Oltre che digitandolo da tastiera, è possibile inserire del testo

copiandolo da diapositive diverse o persino da documenti di diverso

tipo. In questo caso, si utilizzano i pulsanti Taglia, Copia e Incolla

della barra multifunzione – scheda Home (oppure le analoghe

combinazioni di tasti CTRL – X, CTRL – C e CTRL – V).

La procedura per modificare il testo all’interno di una diapositiva è

analoga a quella impiegata per l’inserimento: si clicca sul testo

all’interno della casella, si modifica da tastiera e poi si clicca in un

punto qualsiasi della diapositiva.

Le operazioni sono analoghe per ogni tipo di casella di testo,

compresa ad esempio quella del titolo.

Per annullare rapidamente l’ultima operazione compiuta (o una

serie di operazioni) è possibile utilizzare il pulsante Annulla che si

trova nella barra di avvio rapido.

Il pulsante Annulla cancella gli effetti dell’ultima operazione (ad

esempio inserimento di testo, modifica di un’immagine,

applicazione di un tema…); se si vogliono annullare più operazioni

si usa invece il pulsante con la freccia in basso e si seleziona la

sequenza da cancellare.

Se si annullano operazioni ma si intende tornare sui propri passi è

possibile utilizzare il pulsante Ripristina per cancellare,

un’operazione alla volta, gli effetti dell’uso di Annulla.

Una volta selezionato il testo da formattare, è possibile intervenire

su di esso tramite i pulsanti della barra multifunzione – scheda

Home – gruppo Carattere.

In questo riquadro sono disponibili molti pulsanti per operare sul

testo, tra i quali la selezione di tipo e dimensione del carattere,

effetti come il grassetto, corsivo, apice e pedice, il colore.

Cliccando sul pulsante in basso a destra nel riquadro o cliccando

con il tasto destro del mouse sul testo selezionato è possibile

accedere alla finestra Carattere, che mostra alcune opzioni

avanzate di formattazione (come gli stili della sottolineatura).

Il gruppo Paragrafo della barra multifunzione – scheda Home

contiene opzioni per modificare la disposizione e l’allineamento del

testo all’interno della casella, oltre ad inserire elenchi numerati e

puntati.

Sono presenti, tra gli altri, pulsanti per allineare il testo a

sinistra/centrato/a destra/giustificato, suddividerlo in colonne,

modificare l’interlinea e i rientri oppure ruotare il contenuto.

Cliccando sul pulsante in basso a destra nel riquadro o cliccando

con il tasto destro del mouse sul testo selezionato è possibile

accedere alla finestra Paragrafo, che mostra alcune opzioni

avanzate di formattazione (come le spaziature personalizzate).

Una diapositiva con un contenuto può ospitare una tabella. Questo

può risultare utile per presentare e confrontare dati numerici,

oppure quando una suddivisione in colonne o un elenco puntato non

riescono ad evidenziare le informazioni nel modo desiderato.

Per inserire una tabella si possono seguire due procedure:

Se la diapositiva contiene una casella contenuto è sufficiente

cliccare sul pulsante Inserisci tabella al centro di essa; sarà quindi

possibile determinare il numero di righe e colonne;

Dalla barra multifunzione – scheda Inserisci è possibile accedere

al pulsante Tabella; il menu a tendina che ne discende permette di

evidenziare il numero di righe e colonne (e vedere un’anteprima),

oppure scegliere le funzioni Inserisci tabella, Disegna tabella e

Foglio di lavoro Excel.

Le tabelle inserite in una diapositiva vengono formattate secondo il

tema applicato alla presentazione.

Per inserire dati all’interno di una tabella si clicca su una cella e si

digitano i valori da tastiera; è possibile muoversi tra le celle con i

tasti direzionali, e ridimensionarle trascinando i bordi con il tasto

sinistro del mouse.

Per selezionare parti di una tabella (righe o colonne) si può cliccare

ai bordi di essa, quando il cursore assume l’aspetto di una freccia

rivolta verso la tabella.

Selezionare una parte di una tabella apre nella barra multifunzione

le schede Progettazione e Layout, che permettono di

personalizzarne l’aspetto.

Opzioni stile tabella: permette di mettere in evidenza alcune

parti della tabella con stili diversi, come la prima riga o colonna;

Stili tabella: permette di scegliere tra alcune combinazioni di

colori proposte coerentemente con il tema, oppure modificarle con

i pulsanti a fianco degli stili; inoltre permette di modificare i bordi

e gli effetti applicati alle celle;

Disegna bordi: permette di disegnare linee (fissando stile,

spessore e colore) o cancellarle.

Righe e colonne: permette di aggiungere o eliminare righe e

colonne da una tabella esistente.

Unione: permette di creare celle che coprono più righe o più

colonne, ad esempio per creare intestazioni.

Dimensioni cella: permette di stabilire dimensioni esatte per

righe e colonne, e di ripartire larghezza e altezza della tabella in

modo uniforme.

Allineamento: permette di disporre il testo all’interno delle celle

e fissare i margini.

Dimensioni tabella: permette di stabilire dimensioni esatte per

la tabella, eventualmente fissando le proporzioni.

Disponi: porta la tabella in primo piano oppure la arretra.

I grafici sono spesso usati per presentare ed interpretare in modo

immediato diverse serie di dati. Nello spirito di PowerPoint, può

essere utile generare grafici per confrontare valori ed evidenziare

tendenze a prima occhiata.

E’ possibile inserire un grafico in una diapositiva con una casella

contenuto cliccando sul pulsante che rappresenta un istogramma.

Se nella diapositiva non ci sono caselle contenuto disponibili, è

possibile inserirlo tramite la barra multifunzione – scheda Inserisci

– Grafico.

Inserendo un grafico viene aperta una finestra di Excel con una

bozza di dati, modificabili secondo le proprie esigenze.

E’ possibile riaprire il file di

Excel per modificare i dati

facendo click destro sul grafico e

scegliendo Modifica dati (con la

stessa procedura è possibile

cambiare tipo di grafico con il

pulsante Cambia tipo di grafico).

Si seleziona il tipo di grafico in una finestra analoga ad Excel;

Nella finestra di Excel si inseriscono i dati e si rinominano le

intestazioni delle serie e delle categorie; è possibile visualizzare in

tempo reale le modifiche nella diapositiva, e chiudere il foglio di

Excel quando si è terminato l’inserimento dei dati;

Cliccando su un’area vuota nel grafico viene selezionato l’intero

oggetto. Cliccando invece su un elemento (come una serie di dati o

la legenda) è possibile formattarlo singolarmente.

Selezionando un grafico o una sua parte si aprono tre nuove schede

nella barra multifunzione:

Progettazione: permette di modificare il tipo di grafico, i dati, il

layout e lo stile del grafico;

Layout: permette di inserire e formattare i normali componenti

di un grafico, come la legenda o le etichette dati;

Formato: permette di stabilire dimensioni e aspetto dei

componenti, come il colore e i bordi.

Una diapositiva di PowerPoint può ospitare diversi tipi di schemi,

tra cui un organigramma.

E’ possibile inserire un organigramma in una diapositiva con una

casella contenuto cliccando sul pulsante Inserisci elemento grafico

SmartArt. Se nella diapositiva non ci sono caselle contenuto

disponibili, è possibile inserirlo tramite la barra multifunzione –

scheda Inserisci – SmartArt. Tra i numerosi schemi, nella scheda

Gerarchie troviamo la voce Organigramma.

PowerPoint crea un modello di organigramma con alcuni elementi

predefiniti: sul lato sinistro della casella si trova un pulsante con

due frecce che apre un riquadro che elenca i componenti

dell’organigramma e le loro relazioni gerarchiche.

Per aggiungere nuovi elementi si può procedere in due modi:

Dal riquadro di gestione degli elementi dell’organigramma, si

digita il nome degli elementi da aggiungere direttamente sotto gli

elementi esistenti, andando a capo con il tasto INVIO (ogni nuova

riga costituisce un elemento);

Nella barra multifunzione – scheda Progettazione si trova il

pulsante Aggiungi forma: selezionando un elemento esistente e

cliccando sul pulsante con la freccia in basso è possibile scegliere

che tipo di relazione deve esistere tra l’elemento esistente e quello

nuovo (ad esempio, se deve essere un subordinato, un assistente o

una figura dello stesso livello gerarchico); dalla stessa scheda è

anche possibile modificare il livello gerarchico di elementi

esistenti.

Per rimuovere elementi dell’organigramma è sufficiente

selezionarli e premere CANC.