Lezione 1:

Introduzione

Il foglio elettronico

Inserimento, modifica, ricerca e ordinamento di dati

Guida in linea

Patente Europea di InformaticaECDL – Modulo 4

Anno 2009/2010 – Syllabus 5.0

Microsoft Excel permette di creare e gestire fogli di

calcolo elettronici. Questo tipo di software ha un ampio

campo di applicazione, soprattutto quando si tratta di

memorizzare ed operare su dati numerici di vario tipo.

Un foglio elettronico permette, ad esempio, di:

Gestire la contabilità domestica;

Creare resoconti aziendali;

Ordinare e filtrare dati;

Creare tabelle e grafici;

Calcolare e tabulare funzioni;

Eseguire calcoli statistici o di matematica finanziaria.

Barra del titolo

Pulsante Office

Barra di accesso

rapido

Barra Multifunzione

Barra della formula

Foglio elettronico

Barre di scorrimento

Barra di stato

Barra di zoom

Barra del titolo

• Mostra il nome della cartella di lavoro e contiene i pulsanti per ridurre a icona,

ingrandire/ripristinare e chiudere la finestra.

Barra di accesso rapido

• Personalizzabile, contiene alcuni pulsanti di uso comune quali “Salva”,

“Annulla” e “Ripristina”.

Barra multifunzione

• Divisa in schede, consente l’accesso alle operazioni più comuni, come la

formattazione delle celle o l’inserimento di formule.

Barra della formula

• Caratteristica di Excel, mostra la formula inserita in una cella.

Barre di scorrimento

• Per documenti grandi, consentono di visualizzare le parti attualmente fuori

schermo.

Barra di stato

• Mostra alcune informazioni sulle celle selezionate.

Nuovo: Crea una nuova cartella di

lavoro (vuota o secondo un modello);

Apri: Apre un documento esistente;

Salva: Salva il documento con le

proprietà attuali;

Salva con nome: Salva il documento

e permette di modificare nome,

estensione e percorso;

Stampa: Contiene le opzioni di

stampa;

Prepara: Prepara il documento per

la distribuzione;

Invia: Invia una copia del

documento;

Pubblica: Utile per rendere il

documento consultabile online;

Opzioni di Excel: Modifica le

preferenze d’uso del programma;

Chiudi/Esci da Excel: Chiude il

documento/l’applicazione.

Intestazioni delle colonne

Intestazioni delle righe

Cella (C4)

Intervallo di celle selezionate

Nomi dei fogli di lavoro

Foglio di lavoro attivo

Un documento di Microsoft Excel è definito cartella di lavoro, in

quanto può contenere diversi fogli elettronici.

Un foglio elettronico è un insieme di celle (oltre 17 miliardi per

ogni foglio) e costituisce l’area di lavoro vera e propria. Le celle

sono ordinate in righe (indicate da numeri) e colonne (indicate da

lettere maiuscole). E’ possibile aggiungere o togliere fogli da una

cartella di lavoro, così come rinominare quelli esistenti (3 in un

documento appena creato). Il foglio attivo (la cui etichetta del

nome è colorata di bianco) è il foglio su cui si sta lavorando; è

possibile selezionare più fogli attivi ai fini delle operazioni di

stampa.

Una cella è l’unità fondamentale del foglio di lavoro. In essa è

possibile inserire un singolo dato (inteso come numero, formula o

stringa di testo). Sono indicate con la lettera della colonna e il

numero della riga (ad esempio, C4 o M11).

Per aprire una cartella di lavoro esistente, è sufficiente

fare doppio click sull’icona che rappresenta il file.

Altrimenti, se Excel è già in esecuzione, l’opzione Apri

compare cliccando sul pulsante Office. Dalla finestra di

dialogo che compare è possibile selezionare il file da

aprire, dopodiché si clicca su Apri.

Per creare un nuovo documento di Excel è sufficiente

cliccare sul pulsante Office e scegliere l’opzione

Nuovo. La finestra di dialogo che compare permette di

creare una cartella di lavoro vuota o scegliere tra uno

dei modelli di documento esistenti. Si completa

l’operazione cliccando Crea.

Per salvare il documento su cui stiamo lavorando, sono

disponibili due opzioni:

Salva

• Il documento viene salvato con il nome, l’estensione e il

percorso attuali (se si tratta di un documento già salvato in

precedenza nel sistema), altrimenti si apre la finestra di dialogo

“Salva con nome”.

Salva con nome

• E’ possibile scegliere il nome del file, la sua estensione (quella

predefinita è .xlsx, ovvero “Cartella di lavoro di Excel”) e il

percorso dove si desidera creare il file. Questa opzione è utile

anche se si vuole modificare uno di questi attributi di un file

esistente.

Microsoft Excel crea una nuova finestra per ogni cartella

di lavoro che viene aperta, quindi per spostarsi da un

documento all’altro è possibile cliccare sulla relativa

icona nella barra delle applicazioni, oppure utilizzare la

combinazione di tasti ALT + TAB.

Nella barra multifunzione è inoltre disponibile, nella

scheda Visualizza, il pulsante Cambia finestra che

permette di cambiare finestra attiva tramite un menu a

tendina.

Per chiudere una cartella di lavoro aperta si clicca sul

pulsante Office, dopodiché su Chiudi. Questo chiude il

documento su cui si sta lavorando (eventualmente

chiedendo di salvare le modifiche), ma lascia aperta la

finestra di Excel per poter creare o aprire un altro

documento.

Se invece si clicca sul pulsante Esci da Excel la finestra

viene chiusa completamente (se stiamo visualizzando un

documento, ci verrà chiesto se vogliamo salvare le

modifiche apportate prima di uscire).

Dal pulsante Office è possibile

accedere alle opzioni del

programma. In questa finestra, tra

l’altro, è possibile modificare il

nome utente associato ai nuovi

documenti creati, il carattere usato

nei documenti creati, il percorso di

salvataggio predefinito, lo strumento

di correzione ortografica, i

componenti aggiuntivi installati, le

regole per la correzione automatica

delle formule.

Nell’angolo inferiore destro della finestra di Excel si trova unabarra di zoom che permette di ingrandire o ridurre laporzione di foglio visualizzata. Cliccando sui pulsanti + e – otrascinando il cursore è possibile modificare il livello di zoom(mostrato a sinistra della barra). Cliccando sul pulsante cheriporta il livello di zoom si apre la finestra di dialogo Zoom,che permette di scegliere tra vari livelli di ingrandimento.

E’ possibile accedere a questi comandi anche dalla barramultifunzione, nella scheda Visualizza. Qui compare anchel’opzione “Zoom selezione”, che permette di focalizzarel’attenzione sull’intervallo di celle selezionato.

Si noti che gli strumenti di zoom non cambiano le dimensionieffettive degli oggetti, ma solo la loro visualizzazione.

La barra multifunzione è suddivisa in varie schede che

raccolgono molte delle funzioni più comunemente usate

in una cartella di lavoro. Tuttavia, non sono visualizzati

tutti i comandi disponibili. Ad esempio, le opzioni

riguardanti i grafici compaiono soltanto se si seleziona

un grafico (in questo caso si aprono tre nuove schede

all’interno della barra).

Per nascondere la barra multifunzione è sufficiente fare

click destro su di essa oppure cliccare sul pulsante

“Personalizza barra di accesso rapido”; in entrambi i

casi sarà possibile spuntare l’opzione “Riduci a icona

barra multifunzione”. Per renderla di nuovo visibile

basta cliccare sul nome di una delle schede.

Per selezionare una singola cella si clicca col tasto sinistrodel mouse su di essa; il bordo della cella selezionata si fa piùspesso e si illuminano le intestazioni di riga e colonnacorrispondenti.

Per selezionare un rettangolo di celle adiacenti si cliccacol tasto sinistro del mouse su una delle celle d’angolo e,tenendo premuto il tasto sinistro, si estende l’area fino alledimensioni desiderate.

Per selezionare un’intera riga o colonna, è sufficientecliccare sulla relativa intestazione.

Per selezionare più elementi non adiacenti (celle, righe,colonne o intervalli), è sufficiente selezionarli uno alla voltatenendo premuto il tasto CTRL.

Per selezionare l’intero foglio di lavoro si clicca col tastosinistro del mouse sulla casella all’angolo superiore sinistrodel foglio, tra le intestazioni di righe e colonne.

E’ possibile muoversi attraverso il foglio e cambiare

cella selezionata nei seguenti modi:

Cliccando con il mouse è possibile scegliere una nuova

cella su cui lavorare;

Le frecce direzionali permettono di spostarsi a celle

adiacenti in ognuna delle quattro direzioni;

Il tasto “Home” riporta alla prima cella della riga;

Il tasto “Invio” passa alla cella sottostante;

Il tasto “TAB” passa alla cella a destra;

Tenendo premuto il tasto CTRL e premendo le frecce

direzionali ci si sposta all’estremità di una tabella (con

dati già inseriti) o del foglio (se all’esterno di una

tabella o in un foglio senza dati).

Per inserire un dato in una cella, è sufficiente

selezionare la cella desiderata e digitare il dato, sia

esso un numero, del testo o una data, ad esempio.

Excel riconosce automaticamente il tipo di dato inserito

e lo formatta di conseguenza. Se inseriamo del testo,

questo viene allineato a sinistra e, se troppo lungo,

supera il bordo della cella coprendo quella a fianco. Se

inseriamo un numero, questo viene allineato a destra e i

decimali in eccesso vengono arrotondati. Se inseriamo

una data, questa viene rappresentata con una forma

adeguata ed allineata a destra nella cella.

Per sfruttare le funzioni di Excel in maniera efficiente è

necessario rispettare alcuni criteri nell’inserimento dei

dati. In generale, si possono citare i seguenti:

Inserire un solo dato per cella: Se inseriamo in una

cella nome, cognome e data di nascita sarà più difficile,

ad esempio, effettuare una statistica o un ordinamento.

Costruire tabelle compatte: Nella creazione di

elenchi e tabelle, è bene non lasciare righe o colonne

vuote tra i dati; è invece buona norma lasciare uno

spazio vuoto tra una serie di dati e la relativa somma.

Inserire intestazioni: All’inizio di una serie di dati è

bene predisporre una riga di intestazioni delle colonne;

questo facilita la comprensione in diverse operazioni.

Se si seleziona una cella che contiene dei dati e si

digitano dei caratteri, i nuovi dati cancellano e

sovrascrivono i precedenti. Se invece si vuole solamente

modificare il contenuto di una cella è necessario

selezionarla ed eseguire una delle seguenti azioni:

Fare doppio click su di essa;

Cliccare sulla barra della formula;

Premere il tasto F2.

E’ possibile muoversi come in un normale editor di testo

(ad esempio, usando i pulsanti Home e Fine). Una volta

terminate le modifiche, si confermano premendo Invio o

cliccando in un altro punto del foglio.

I pulsanti Annulla e Ripristina si trovano nellabarra di accesso rapido.

Il pulsante Annulla permette di annullarel’ultima operazione svolta (ad esempio ladigitazione o la cancellazione di dati).

Il pulsante Ripristina diventa attivo solo dopoaver annullato delle operazioni e permette direcuperare alcuni dei comandi eliminati conAnnulla.

Le frecce in basso accanto ai due pulsantipermettono di annullare o ripristinare piùoperazioni contemporaneamente a partiredalla più recentemente eseguita o annullata.

Nel gruppo Modifica della scheda Home

della barra multifunzione si trova il

pulsante Trova e seleziona, che apre un

menu a tendina al click sinistro del mouse.

In questo menu sono disponibili le opzioni

Trova e Sostituisci, che aprono due schede

diverse della stessa finestra (Trova e

sostituisci).

La funzione Trova serve a cercare tutte le

occorrenze di una certa stringa all’interno

del documento, la funzione Sostituisci

permette anche di sostituire alla stringa

cercata un’altra inserita manualmente.

Nella scheda Trova si inserisce in “Trova:” la stringa cercata

e si clicca su “Trova successivo”: la cella selezionata si

sposterà sulla seguente occorrenza del testo digitato.

Nella scheda Sostituisci si digita in “Trova:” la stringa da

cercare e in “Sostituisci con:” quella con cui si vuole

sostituire; “Trova successivo” passa alla seguente occorrenza

del testo cercato nel documento, e si può scegliere di

sostituirlo cliccando su “Sostituisci”. Il pulsante “Sostituisci

tutto” effettua automaticamente questa operazione tutte le

volte che incontra la stringa digitata in “Trova:”.

Nel gruppo Modifica della scheda Home

della barra multifunzione si trova il

pulsante Ordina e filtra, che apre un menu

a tendina al click sinistro del mouse.

Le prime due opzioni variano a seconda del

tipo di contenuti delle celle che abbiamo

selezionato; ad esempio, appare “dal più

piccolo al più grande” e viceversa se le

celle selezionate contengono numeri, “dalla

A alla Z” e viceversa se contengono testo,

“dal meno recente al più recente” e

viceversa se contengono date.

Per ordinare una singola serie di celle (tutte su una

riga o su una colonna) è sufficiente selezionarle,

premere su Ordina e filtra e scegliere l’opzione

desiderata (ad esempio, “Ordina dalla A alla Z”).

Se invece si vuole ordinare una tabella di dati, è

necessario ricorrere alla funzione di Ordinamento

personalizzato. Questo permette di stabilire dei criteri

avanzati di ordinamento.

Per ordinare una tabella di dati si seleziona una cella che

fa parte della tabella e si clicca su Ordina e filtra –

Ordinamento personalizzato. Qui sarà possibile scegliere

secondo quale colonna ordinare (Ordina per) e il criterio di

ordinamento (Dalla A alla Z, ad esempio); Aggiungi livello

permette di specificare come comportarsi in caso di voci con

gli stessi valori (nell’esempio sottostante, in caso compaiano

più persone con lo stesso cognome, queste verranno poi

ordinate per nome).

Se è necessario inserire più volte uno stesso valore, è

possibile scriverlo in una cella e poi copiarne il

contenuto nelle altre. Per fare questo è necessario:

Selezionare la cella o l’intervallo di celle da copiare;

Premere il pulsante Copia (barra multifunzione –

Appunti) o la combinazione di tasti CTRL + C;

Selezionare la cella o le celle di destinazione;

Premere il pulsante Incolla (barra multifunzione –

Appunti), la combinazione di tasti CTRL + V o il tasto

Invio.

E’ possibile copiare dati nello stesso foglio, ma anche in

fogli diversi nello stesso documento o in documenti

diversi, se aperti.

L’operazione di spostamento di dati è analoga a quella di

copia. Per spostare dei dati è necessario:

Selezionare la cella o l’intervallo di celle da spostare;

Premere il pulsante Taglia (barra multifunzione –

Appunti) o la combinazione di tasti CTRL + X;

Selezionare la cella o le celle di destinazione;

Premere il pulsante Incolla (barra multifunzione –

Appunti), la combinazione di tasti CTRL + V o il tasto

Invio.

E’ possibile spostare dati nello stesso foglio, ma anche in

fogli diversi nello stesso documento o in documenti

diversi, se aperti.

Se si desidera eliminare i dati contenuti in una cella, èsufficiente selezionare la cella in questione e premere iltasto CANC.

Il gruppo Modifica della scheda Home della barramultifunzione comprende il pulsante Cancella, che dàaccesso ad alcune funzioni avanzate:

Cancella tutto: Analogo alla pressione di CANC.

Cancella formati: Elimina solo la formattazione dellacella (ad esempio grassetto, colore o allineamento).

Cancella contenuto: Mantiene la formattazione maelimina i dati.

Cancella commenti: Utile in documenti soggetti arevisioni da parte di più utenti.

Selezionando una cella, è possibile notare in basso a

destra di essa il quadratino nero del riempimento

automatico. Questo strumento permette di riempire una

serie di celle secondo quanto abbiamo digitato nelle

prime. Ad esempio, se scriviamo “10” in A1 e “20” in A2,

selezionando queste celle e utilizzando il riempimento

automatico verso il basso Excel scriverà “30” in A3, “40”

in A4 e così via, finché utilizziamo questo strumento.

E’ possibile usare il riempimento automatico solo in

orizzontale o in verticale; se dobbiamo riempire una

tabella, dobbiamo quindi utilizzare questo strumento

prima in una direzione e poi nell’altra.

Selezionare le celle con i dati di origine;

Cliccare e tenere premuto il quadratino del

riempimento automatico;

Trascinare il cursore fino a riempire l’area desiderata

(Excel mostra in un riquadro azzurro i dati che intende

inserire nelle celle);

Rilasciare il mouse.

Se Excel riconosce una serie la continuerà, altrimenti si

limiterà a copiare i dati che abbiamo inserito (ad

esempio, se utilizziamo il riempimento automatico

partendo da un solo valore “10”, Excel copierà tale

valore in tutte le celle selezionate).

Per richiamare la Guida in Linea

di Excel è possibile cliccare il

pulsante a forma di ? in alto a

destra della finestra oppure

premere il tasto F1.

La guida permette di effettuare

una ricerca per parola chiave

(barra Cerca) o di scegliere tra le

voci divise per argomenti

(Sommario). Se si dispone di una

connessione a Internet, è

possibile anche consultare le voci

che Microsoft mette a

disposizione in rete.