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Modulo 6 Strumenti di Presentazione

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Creare presentazioni

Una presentazione è un documento multimediale, cioè in grado d’integrare immagini, testi, video e audio, che si sviluppa attraverso una serie di pagine chiamate diapositive, sia seguendo un percorso sequenziale sia attraverso collegamenti ipertestuali.

Le presentazioni sono diventate d’uso comune e sono utilizzate a scopo didattico, informativo, pubblicitario e, sempre più frequente come pagine Web. Si tratta di documenti, che proprio per la possibilità d’integrare vari linguaggi, possono essere di forte impatto comunicativo e, grazie alle moderne applicazioni, sono diventate sempre più facili da realizzare anche per utenti poco esperti.

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Il programma più diffuso per la creazione di presentazioni è Microsoft PowerPoint, anch’esso fa parte del pacchetto Office 2003.

PowerPoint è dotato di numerose funzionalità che accompagnano l’utente passo dopo passo nella varie fasi di creazione delle presentazioni, offrendogli la possibilità di scegliere tra numerosi percorsi predefiniti che permettono di realizzare in modo semplice e rapido presentazioni da stampare, visualizzare al computer oppure pubblicare su Internet.

NB : Le pagine di un file di PowerPoint si chiamano diapositive (o slide). Un file contenente varie diapositive costituisce una presentazione.

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Come creare una presentazione

Quando si avvia il programma all’interno della finestra principale appare una finestra di dialogo che presenta tre opzioni: Presentazione vuota, Da modello struttura, Da Creazione guidata Contenuto, Da presentazione esistente. PowerPoint si presenta mostrando i diversi metodi per creare presentazioni. Vediamoli un po’ da vicino.

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La Creazione guidata Contenuto è lo strumento più veloce per creare una presentazione. Facendo clic su questa voce si avvia una procedura guidata che, attraverso semplici passaggi, permette di scegliere, tra i modelli in memoria, il tipo di presentazione che più corrisponde alle proprie esigenze.Nella prima fase, Tipo di presentazione, PowerPoint presenta una serie di pulsanti /Tutte, generale, Società, Vendite e marketing, Corso Carnegie…), a ognuno dei quali corrisponde una lista di modelli tra cui si può scegliere il tipo più vicino alla presentazione che s’intende creare.Se si seleziona Società, per esempio, appaiono i modelli Piano commerciale, Riunione della società, Risultati finanziari, Incontro con i nuovi dipendenti, Home page del gruppo e Opuscolo della società.

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Per scegliere un modello selezionatelo con il mouse e quindi fate clic su Avanti. Il programma avvia la seconda fase, Stile presentazione, in cui potete scegliere il tipo di output, cioè di utilizzo, previsto per la presentazione. Le opzioni sono varie: presentazione su schermo, presentazione sul Web, lucidi, diapositive 35mm. L’ultima fase, Opzioni presentazione, richiede di inserire il titolo e gli altri elementi quali il piè di pagina, la data dell’ultimo aggiornamento e il numero di diapositiva.Dopo aver impostato tutti dati fate clic su Fine, in modo che PowerPoint cerchi il modello di presentazione più vicino alle vostre esigenze: il programma visualizza la prima diapositiva, con una struttura per l’intera presentazione, come mostra l’immagine successiva.

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L’autocomposizione risulta di grande aiuto nella maggior parte dei casi. Ma può accadere che si voglia creare una presentazione che non si trova nella lista dell’autocomposizione. In questi casi è consigliabile preparare la propria

presentazione utilizzando i modelli predefiniti che si trovano nella libreria, cioè nella raccolta, del programma.

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I modelli di struttura sono pagine in cui sono già stati pre impostati il fondino e i colori da utilizzare per i testi; questo permette di scegliere il layout d’impaginazione delle diapositive una dopo l’altra.

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Per scegliere un modello di impaginazione selezionate l’opzione Modello struttura all’apertura di Power Point. Selezionando il modello con il mouse si può vedere un’anteprima di riquadro

della finestra Nuova diapositiva, che permette di scegliere, tra una lista di layout, lo schema da assegnare alla prima diapositiva. Di solito la prima diapositiva si imposta come diapositiva di titolo.

Dopo aver scelto il layout, la prima diapositiva appare nella finestra di lavoro di PowerPoint: è sufficiente fare clic sulle aree predefinite per inserire il testo, che sarà automaticamente colorato e formattato secondo le impostazioni predefinite del modello

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Se invece fate clic sulla scheda presentazioni avrete a disposizione una lista di presentazioni: selezionatene una e il programma ne mostrerà l’intera struttura, molto simile a quella della creazione guidata, che potete modificare e personalizzare in base alle vostre esigenze.

Se all’avvio del programma fate clic su Presentazione vuota, infine, PowerPoint apre la finestra Nuova diapositiva, che permette di scegliere un layout automatico per la diapositiva, nel quale però dovrete impostare lo sfondo e i colori.

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L’interfaccia di PowerPoint

Quando create un presentazione PowerPoint 2000 visualizza una finestra di lavoro suddivisa in tre riquadri. Il riquadro struttura, nel pannello di sinistra della finestra, visualizza il testo dell’intero file aperto, cioè di tutta la presentazione e, oltre a offrire uno schema generale del lavoro, consente d’intervanire in modo semplice per modificare i contenuti delle diapositive. Il riquadro diapositiva, che occupa la parte centrale della finestra, visualizza il testo e le immagini grafiche della diapositiva attiva, cioè della pagina aperta. Il riquadro note, che si trova sotto il riquadro diapositiva, visualizza eventuali note incluse nelle diapositive.

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Riquadro struttura

Intestazione di struttura compressa

Riquadro note

Testo della diapositiva

Titolo della diapositiva

Riquadro diapositiva

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La barra di scorrimento verticale a lato della finestra permette di sfogliare le diapositive della presentazione. Quando si trascina la barra con il mouse, appaiono il numero e il titolo della diapositiva che sarà visualizzata: rilasciando il pulsante del mouse, si accede alla diapositiva. Nell’angolo in basso a destra della finestra, si trovano i pulsanti che permettono di scorrere le diapositive velocemente: il pulsante superiore per tornare alla diapositiva precedente, quello inferiore per passare alla successiva.Nella barra situata sul lato inferiore della finestra, infine, si trovano informazioni relative alla presentazione, per esempio il numero di diapositiva che si sta visualizzando e il modello di presentazione.

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NB : Il riquadro struttura visualizza i titoli delle diapositive come intestazione di struttura, cioè di primo livello, e il testo di ogni diapositiva come intestazione di secondo livello.Potete modificare questa visualizzazione a seconda degli elementi che volete evidenziare: se fate clic sul pulsante Espandi tutto sulla barra degli strumenti Standard, la struttura sarà compressa, in modo che appaiono solo i titoli, sottotitoli; facendo clic di nuovo sarà mostrato anche il testo all’interno. Se invece volete comprime un solo titolo fate doppio clic sull’icona che appare alla sua sinistra.

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Gli elementi delle diapositive: il testo

Una diapositiva di PowerPoint può contenere diversi oggetti: testo, disegni realizzati con strumenti disponibili nel programma, immagini già esistenti, grafici per la rappresentazione dei dati, file video o audio.Il testo è un elemento molto importante delle diapositive, perché permette di evidenziare gli elementi più importanti della presentazione e i contenuti su cui si vuole attirare l’attenzione dei destinatari. È bene utilizzarlo in modo moderato, privilegiando frasi chiare ed essenziali.

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Nelle prossime slide vedremo come inserire il testo nelle diapositive, lavorando con il riquadro diapositiva.

Il testo delle

diapositive è contenuto nelle caselle di testo. Se avete creato una nuova presentazione con la Creazione guidata o attraverso un Modello struttura, le caselle di testo sono gia state inserite dal programma, vuote ma posizionate e formattate secondo lo stile di layout prescelto.

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Per inserire il testo posizionatevi nel riquadro diapositiva, fate clic nella casella di testo, in modo che il bordo appaia evidenziato, e digitate. Le lettere appaiono con la formattazione di default del box di testo, che può essere successivamente modificata con gli strumenti della barra di Formattazione.

NB : Per modificare velocemente la formattazione di un testo, selezionatelo e scegliete la voce carattere dal menu di scelta rapida che si apre facendo clic con il pulsante destro del mouse.

Se volete spostare la casella di testo posizionate il cursore del mouse sul bordo della casella, in modo che si trasformi in una freccia quadrupla e, tenendo premuto il pulsante sinistro, trascinatela nel punto desiderato.

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Per ridimensionare la forma della casella fate clic, posizionatevi con il mouse su una delle maniglie bianche e, sempre tenendo premuto il pulsante sinistro, trascinate fino a raggiungere la dimensione voluta. È importante accertarsi sempre che il testo non ecceda rispetto alle dimensioni del box. A differenza di altri programmi di videoscrittura, infatti, PowerPoint non consente di far scorrere il testo all’interno di più campi (o tra slide diverse): se il testo è troppo lungo è necessario tagliarlo oppure ridimensionare la casella che lo contiene. Per modificare il testo fate clic nella casella e digitate le correzioni come fareste con qualsiasi editor di testo.

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Il testo scritto, oppure una parte di esso, può anche essere tagliato, copiato, incollato o cancellato. Per gestire il testo è necessario prima di tutto selezionarlo, facendo clic sul punto d’inserimento e trascinando il mouse fino a completare la selezione. In alternativa è possibile fare clic prima sul punto d’inserimento e poi sul punto finale, tenendo premuto il tasto MAIUSC, in modo che tutto il testo compreso fra il primo e il secondo clic venga selezionato automaticamente.Il testo selezionato può essere modificato con i comandi del menu Modifica (Taglia, Copia, Incolla) o i pulsanti corrispondenti sulla barra degli strumenti. Per cancellarlo, premete il tasto CANC o in comando Cancella del menu Modifica dopo averlo selezionato. Se volete eliminare anche la casella di testo, fate clic sul bordo e premete CANC o selezionate Modifica/Cancella.

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È anche possibile creare nuove caselle di testo: selezionate il comando Casella di testo del menu Inserisci, oppure l’icona Casella di testo sulla barra degli strumenti Disegno, spostate il cursore nel punto in cui volete inserire la casella, fate clic sulla diapositiva e trascinate il mouse in modo da dimensionarla.

NB : Ricordatevi che se spostando, ridimensionando o cancellando una casella di testo vi capita di compiere un errore utilizzate il comando Annulla.

Per organizzare il testo nelle diapositive può essere comodo utilizzare gli elenchi puntati, che rappresentano un’efficace soluzione per schematizzare ed evidenziare dei contenuti. Il modo più semplice per creare un elenco puntato consiste nel creare un nuova diapositiva basata su un layout contenente un elenco puntato (nell’anteprima sono riconoscibili le righe di testo da piccoli punti).

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Quando avete inserito il primo elemento dell’elenco, posizionate il puntatore alla fine della riga e premete il tasto INVIO: PowerPoint crea una nuova riga puntata in cui potete inserire il testo. Per riordinare le righe

potete utilizzare i comandi di Taglia e Incolla. Per eliminare una riga, selezionatela e premete il tasto CANC: le righe sottostanti saranno automaticamente spostate verso l’alto, in modo che non rimangono spazi vuoti.

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Come carattere di punto elenco è possibile scegliere una qualsiasi carattere tra quelli disponibili. Se selezionate la voce Elenchi puntati e numerati del menu Formato si apre la finestra di dialogo che permette di gestire gli elenchi puntati: facendo clic sul pulsante Carattere della scheda Punto Elenco si apre un’altra finestra in cui sono presenti vari tipi di carattere, ad ognuno dei quali corrisponde una serie di simboli, di cui è possibile definire la dimensione e il colore. Per scegliere un simbolo selezionatelo con il mouse e fate clic sul pulsante OK.Quando avete finito di digitare i testi, ricordatevi di verificare l’ortografia con il controllo automatico, che si attiva premendo F7 o selezionando il comando Controllo ortografia sulla barra degli strumenti.

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NB : È possibile modificare il titolo o il testo della diapositiva anche lavorando nel Riquadro struttura. In questo caso è sufficiente posizionarsi con il mouse nel punto in cui si vuole inserire il testo, fate clic in modo che appaia un cursore a barra e digitate. Mentre si digita il testo PowerPoint visualizza la diapositiva su cui si sta lavorando nel riquadro diapositiva e mostra le modifiche che si stanno compiendo passo dopo passo.

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NB : Per quanto riguarda la struttura e i contenuti della presentazione, di solito si segue uno schema molto semplice: introduzione, trattazione degli argomenti, conclusione. Le prime slide, infatti, dovrebbero rappresentare una sorta d’indice, che informa sui contenuti trattati, quelle successive, quelle successive dovrebbero essere dedicate alla presentazione dei vari argomenti e quelle finali “tirare le somme”. La regola base, comunque, vuole che a ogni diapositiva corrisponda l’illustrazione di un concetto.Il rapporto tra diapositive grafiche e diapositive testuali dipende dagli scopi della presentazione: di solito quelle testuali prevalgono nelle presentazioni didattiche, quelle grafiche nelle presentazioni commerciali.

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Gli elementi delle diapositive: gli oggetti grafici

Le diapositive di PowerPoint possono contenere due tipi principali di oggetti grafici: gli oggetti disegno e le immagini. Gli oggetti disegno includono le forme, le curve, le linee, le figure a mano libera e le WordArt e possono essere modificati e decorati con colori, motivi, bordi e altri effetti utilizzando la barra degli strumenti Disegno del tutto simile a quella di Word.

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Per inserire una serie di rettangoli in una diapositiva, per esempio, selezionate lo strumento Rettangolo sulla barra degli strumenti Disegno, quindi disegnate il rettangolo con il mouse della diapositiva. Con lo strumento Linea potete modificare il colore del bordo del rettangolo, con lo strumento Colore riempimento variare il colore interno, mentre il pulsante Ombreggiatura consente di applicare al rettangolo un’ombreggiatura con diverse impostazioni: per utilizzarli è sufficiente fare clic sul rettangolo, in modo da selezionarlo, e poi fare clic sull’icona degli strumenti.

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A differenza degli oggetti disegno, che fanno parte della presentazione PowerPoint, le immagini sono oggetti grafici che vengono copiati da un altro file e includono bitmap, ClipArt, immagini catturate con lo scanner o una fotocamera digitale oppure fotografie digitali scaricate da Internet. Le immagini possono essere ridimensionate, ricolorate e decorate con gli strumenti posti sulla barra degli strumenti Immagine.

NB : Le bitmap sono immagini costituite da una griglia di punti che compongono forme e linee. Possono essere ottenute mediante uno scanner oppure create utilizzando programma i disegno, per esempio, Microsoft Paint.

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In Power Point è disponibile un’ampia raccolta di ClipArt. Per inserire una ClipArt in una presentazione potete creare una nuova diapositiva utilizzando un layout di tipo ClipArt e Testo: in questo caso è sufficiente fare doppio clic nel segnaposto appropriato e

PowerPoint apre la finestra Raccolta ClipArt Microsoft.

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Se volete inserire un’immagine ClipArt in una diapositiva già esistente, invece utilizzate il pulsante Inserisci ClipArt sulla barra degli strumenti Disegno oppure il comando ClipArt del menu Inserisci. Dopo che è stato avviato l’inserimento di un’immagine ClipArt compare una finestra di dialogo che permette di selezionare, nelle categorie in cui è organizzato l’archivio di PowerPoint, l’immagine da inserire nella diapositiva.Per inserire una qualunque altra immagine, invece, selezionate il comando Immagine dal menu Inserisci e quindi fate clic sulla voce Da file del menu a discesa. Una volta che l’immagine è stata inserita in una diapositiva, PowerPoint visualizza la barra degli strumenti Immagine, che può essere impiegata per modificare il contrasto, la luminosità e la colorazione dell’oggetto. Per utilizzare un comando è sufficiente fare clic sull’immagine, per selezionarla, e poi fare clic sul comando.

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Se la barra degli strumenti Immagine non viene visualizzata automaticamente, fate clic con il pulsante destro del mouse sull’immagine, quindi scegliete Mostra barra degli strumenti Immagine del menu di scelta rapida.

Inserisci immagine da file

Controllo immagine

Aumenta contrasto

Diminuisci contrasto

Aumenta luminosità

Diminuisci luminosità

Ritaglia Stile linea

Ricolora immagine

Formato oggettoImposta colore trasparente

Reimposta immagine

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NB : Per inserire un grafico in una presentazione potete creare una nuova diapositiva utilizzando un layout di tipo Grafico (o Grafico e Testo) e quindi fare doppio clic nel segnaposto. Per inserire un grafico in una diapositiva esistente, invece, fate clic sul pulsante Inserisci grafico sulla barra degli strumenti Standard oppure selezionate la voce Grafico del menu Inserisci. Dopo che è stata attivata la creazione di un grafico vengono visualizzati un grafico di esempio e la finestra Foglio dati, che deve essere compilata con i dati da rappresentare.Nella finestra di Foglio dati è possibile anche impostare informazioni contenute in un file già esistente: occorre fare clic sul pulsante Importa file sulla barra degli strumenti Standard e quindi selezionare nella finestra Importa file il documento di origine dei dati.

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A seconda del formato del file (file testo, foglio di lavoro di Excel), PowerPoint visualizza finestre di dialogo differenti per definire la quantità di dati da importare e la loro disposizione. Una volta inseriti i dati, fate clic sul pulsante Chiudi per visualizzare il grafico corrispondente. Per utilizzare un tipo di grafico diverso da quello predefinito scegliete il comando Tipo di grafico dal menu di scelta rapida che si apre facendo clic con il pulsante destro del mouse sul grafico. Per modificare l’aspetto di un singolo oggetto del grafico è sufficiente selezionarlo (facendo clic su di esso) scegliere il comando corrispondente dal menu di scelta rapida e quindi impostare le opzioni desiderate.

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0

10

20

30

40

50

60

70

80

90

1° Trim. 2° Trim. 3° Trim. 4° Trim.

EstOvestNord

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Gli elementi delle diapositive: file multimediali

PowerPoint consente di creare vere e proprie presentazioni multimediali che contengono, oltre al testo e alla grafica,anche filmati e suoni.Per includere un brano musicale o un suono in una slide

visualizzate la diapositiva e selezionate Inserisci/Filmati e suoni. Per inserire un suono incluso nella Raccolta ClipArt, scegliete Suono da Raccolta, quindi cercate e inserite il suono desiderato.

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Il alternativa scegliete Suono da file: si aprirà una finestra che permette di cercare tra le Risorse del computer; quando avete trovato la cartella che contiene il file audio fate doppio clic sul file. Sulla diapositiva sarà visualizzata l’icona di un suono o di un messaggio che chiede di scegliere di riprodurre il suono automaticamente ogni volta che si visualizza la diapositiva oppure soltanto dopo aver fatto clic sull’icona relativa.

NB : Per eseguire brani musicali e suoni, è necessario che nel computer siano installati gli altoparlanti e una scheda audio. Per verificare i componenti installati e le impostazioni correnti, fate doppio clic sulle icone Multimedia e Suoni nel Pannello di controllo.

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Se volete inserire nella slide un brano tratto da un CD audio, visualizzate la diapositiva e selezionate l’opzione Riproduci brano CD audio del menu Inserisci/Filmati e suoni. Si aprirà la finestra Opzioni filmato e suono, che permette di selezionare il brano e gli intervalli di tempo desiderati. Specificate il numero della traccia e fate

clic su OK.Sulla diapositiva sarà visualizzata l’icona di un CD e il messaggio per la scelta dell’attivazione del brano.

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NB : Quando si esegue questa procedura non è necessario inserire il CD da cui si vuole tratte il brano nell’unità CD-ROM, ma è sufficiente indicare il numero della traccia e la durata. Naturalmente il CD andrà inserito quando si eseguirà la presentazione, per ascoltare il brano.

La procedura per inserire un filmato è molto simile: visualizzate la diapositiva e selezionate Filmati e suoni dal menu Inserisci. Si aprirà un sottomenu che permette di scegliere se inserire un filmato incluso nella raccolta ClipArt (opzione Filmato da Raccolta) oppure un file esterno (Filmato da file). Quando avete trovato il file da inserire selezionatelo con un doppio clic. PowerPoint visualizza l’icona di un filmato e chiede di scegliere se attivare il filmato automaticamente ogni volta che si visualizza la diapositiva oppure soltanto dopo aver fatto clic sull’icona relativa.

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Se in seguito volete eliminare il suono o il filmato dalla diapositiva è sufficiente selezionare l’icona relativa e premere CANC.

NB : Se all’interno di Microsoft PowerPoint non è disponibile il modello o la ClipArt dell’immagine, del brano musicale, del suono, del video o dell’animazione desiderata, potete trovare altre risorse nella cartella Windows Media o nella Clip Gallery Live. Per utilizzare la Clip Gallery Live (vi si entra selezionando il pulsante ClipArt in linea della finestra Inserisci ClipArt) è necessario disporre dell’accesso a Internet e di un browser Web, come Microsoft Internet Explorer.

Anche se l’utilizzo di suoni e filmati risulta sempre di un certo effetto, è comunque consigliabile limitare la quantità, perché appesantiscono il file e potrebbe dare origine a problemi in fase di esecuzione.

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NB : Mentre le immagini sono inserite direttamente nel file della presentazione, i filmati e i suoni vengono collegati ed è quindi consigliabile salvarne una copia nella stessa cartella in cui si salva la presentazione.

NB : I suoni, i brani musicali e i video sono inseriti come oggetti di Microsoft PowerPoint. Se una particolare oggetto multimediale o una particolare funzione multimediale in PowerPoint non è supportata, provate a utilizzare il Lettore multimediale per

riprodurre il file. Per eseguire un suono o un video utilizzando il Lettore multimediale scegliete Oggetto dal menu Inserisci, quindi Clip multimediale.

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Cambiare l’aspetto e il layout delle diapositive

Anche quando si crea una presentazione con la procedura guidata o utilizzando un modello struttura è possibile modificare l’aspetto e il layout delle diapositive secondo criteri più personali o nuove esigenze che si rivelano man mano che si procede con la creazione della presentazione.In particolare, gli elementi principali di una presentazione che possono essere modificati sono i colori, il modello struttura complessivo e il layout, cioè la posizione del testo e delle immagini grafiche sulla slide.

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Se volete provare a cambiare l’intera combinazione di colori delle diapositive selezionate il comando Combinazione colori del menu Formato. PowerPoint apre la finestra Combinazione colori diapositiva, il in cui sono presenti due schede Generale e Personalizzata. La scheda Generale permette di scegliere altre combinazioni di colori predefinite: per selezionarle è sufficiente un clic del mouse. Le nuove

impostazioni possono essere applicate a tutte le diapositive della presentazione,facendo clic sul pulsante Applica a tutte, oppure soltanto alla diapositiva selezionata, utilizzando il pulsante Applica.

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Attraverso al scheda Personalizza, invece, è possibile creare nuovi, personali, accostamenti di colore: è sufficiente selezionare la parte di diapositiva da modificare (sfondo, titolo, testo e linee,

ombreggiatura, ecc) e fare clic sul pulsante Cambia colore per accedere alla finestra con una ruota di colori da cui si può selezionare un nuovo colore. Nella finestra si trova anche un pannello, Personalizzati, che permette di creare altri colori non presenti nella ruota. Anche in questo caso si possono applicare le nuove impostazioni a tutte le diapositive oppure soltanto a quella selezionata.

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È anche possibile modificare lo sfondo della diapositiva attraverso il comando Sfondo del menu Formato. In questo caso PowerPoint apre la finestra Sfondo, da cui si può scegliere, attraverso un menu a discesa, uno dei colori predefiniti nella finestra di Combinazione

colori diapositiva, un colore della ruota, attraverso il pulsante Altri colori, oppure un effetto di riempimento (una sfumatura a Gradiente, una Trama, un Motivo o un’Immagine) da applicare allo sfondo.

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NB: Lo sfondo delle diapositive, che costituisce la veste grafica della presentazione, è un elemento di comunicazione molto importante. La regola base vuole che se ne utilizzi uno solo, per dare coerenza e continuità alla presentazione. Per il resto ci sono alcune indicazioni di base che si rivelano inutili nella maggioranza dei casi. Se la presentazione è destinata ad essere stampata è preferibile utilizzare modelli delle tonalità chiare. Gli sfondi scuri risultano più efficaci nelle presentazioni proiettate sullo schermo del computer o da mostrare sui lucidi. Anche la semplicità di solito è una scelta vincente, perché una grafica troppo elaborata può creare confusione e sottrarre l’attenzione dei partecipanti dai concetti illustrati nella diapositiva.

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Se le variazioni nei colori non vi sembrano sufficienti, potete modificare il modello di struttura che state utilizzando per le vostre slide, utilizzando il comando Formato/Applica modello struttura. PowerPoint apre la finestra di dialogo Applica modello struttura, che permette di selezionare un nuovo modello. I modelli di struttura contengono combinazioni di colori, schemi di

diapositive, titoli e testi con formattazioni particolari. Quando si sceglie un nuovo modello vengono modificate tutte le diapositive della presentazione.

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Trovata una veste soddisfacente per la grafica, potete comunque modifica il layout della diapositiva. Visualizzate la diapositiva che volete modificare e selezionate Formato/Layout diapositiva, quindi scegliete un layout nella diapositiva di dialogo Layout diapositiva e fate clic sul pulsante Applica. PowerPoint applicherà il nuovo layout alla diapositiva.

NB : I colori sono un elemento di comunicazione molto importante, perché possono essere associati istintivamente a determinate emozioni. Al loro scelta, infatti, dovrebbe essere valutata in relazione agli obiettivi della presentazione: è stato appurato che i colori caldi (rosso, giallo, arancione) risultano utili quando si vogliono motivare i destinatari, mentre i colori freddi (blu, azzurro, verde) favoriscono le concentrazione e la riflessione, quindi sono preferibili nelle presentazioni didattiche e informative.

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Un uso accorto del colore può aiutare a migliorare anche la leggibilità del testo: i risultati più efficienti si ottengono con caratteri bianchi o gialli su sfondo blu oppure neri su fondo giallo. Di solito i miglio accostamenti di colori si creano con i colori complementari, per esempio blu e giallo oppure rosso e verde (sono gli accostamenti utilizzati anche da PowerPoint nei modelli prefabbricati). È comunque buona regola non eccedere nell’uso di colori e magari, dopo aver scelto un colore base, in sintonia con gli argomenti della presentazione, avvalersi di tonalità diverse ma ripetute per mettere in evidenza determinati elementi delle diapositive. È molto importante che elementi omogenei nell’ambito della presentazione (per esempio un logo, il nome di un prodotto o di un’azienda) siano sempre contraddistinti dagli stessi colori, i cosiddetti colori di coerenza.

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Schema diapositiva

PowerPoint offre una particolare modalità di visualizzazione delle diapositive, denominata Schema diapositiva, che permette di determinare caratteristiche del testo, quali il tipo, la dimensione e il colore, lo sfondo o gli effetti speciali applicati.Quando si vuole modificare l’aspetto di tutte le diapositive, non è necessario intervenire in ogni singola diapositiva: se si seleziona Visualizza/Schema diapositiva e si ritocca una slide, le modifiche saranno applicate automaticamente a tutte le diapositive della presentazione.

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Se dovete inserire su ogni diapositiva un’immagine o un testo particolare, per esempio il nome o il logo della società, selezionate Visualizza/Schema diapositiva: apparirà un’immagine come quella mostrata in figura, in cui sono evidenziati una serie di segnaposti

che indicano l’area l’area titolo del layout automatico, l’area oggetto del layout automatico e un’area per le informazioni da inserire come piè di pagina, quali la data, l’ora e il numero di diapositiva.

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Fate clic nel punto in cui volete inserire l’oggetto e selezionate la voce relativa del menu Inserisci: per esempio, per inserire il nome della società, selezionate Inserisci/Casella di testo e digitate il vostro testo, quindi fate di nuovo clic. Il testo sarà inserito in tutte le diapositive, nella stessa posizione in cui si trova sullo Schema diapositiva, come potete verificare selezionando Visualizza/Sequenza diapositive o Visualizza/Visualizza normale.

NB : Non digitate nei segnaposti di testo dello schermo diapositiva. I segnaposti, infatti, permettono soltanto di controllare la formattazione del testo, non i contenuti. Per aggiungere del nuovo testo è necessario inserire una casella di testo.

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Lo Schema titolo, invece, disponibile selezionando Visualizza/Schema titolo, permette di controllare solo le diapositive che utilizzano il layout Diapositiva titolo. Se volete che le diapositive titolo abbiano un aspetto diverso dalle altre diapositive della presentazione, per esempio una formattazione che mette in maggior risalto il testo, potete modificarle rapidamente lavorando con lo Schema titolo: scegliete Visualizza/Schema titolo, fate clic nel segnaposto del titolo (che conterrà la voce “fare clic per modificare lo stile del titolo schema”), definite i nuovi attributi di formattazione utilizzando il comando carattere del menu di scelta rapida e le modifiche saranno applicate a tutte le diapositive impostate come diapositive titolo.

NB : Nel menu Visualizza(Schema è disponibile anche la voce Schema stampati, che permette di controllare le informazioni relative alle intestazioni e piè di pagina da visualizzare negli stampati, cioè nelle pagine di stampa contenenti più diapositive, come vedremo più avanti nelle prossime slide, nel paragrafo “Stampare le diapositive”

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Aggiungere una diapositiva alla

presentazione

Se volete aggiungere una nuova diapositiva a una presentazione procedete così: posizionate il puntatore del mouse all’estrema sinistra del titolo della diapositiva prima della quale volete inserire la nuova slide, fate clic con il pulsante sinistro del mouse e

selezionate Nuova diapositiva sulla barra degli strumenti Standard (in alternativa potete selezionare Inserisci/Nuova diapositiva oppure utilizzare la combinazione di tasti CTRL+M).

Nuova diapositiva

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Si aprirà la finestra di dialogo Nuova diapositiva, che permette di scegliere il layout della nuova diapositiva: fate clic su un modello di diapositiva e quindi su OK. La nuova diapositiva apparirà nel riquadro struttura, rappresentata da un’icona vuota, e nel riquadro diapositiva, dal quale potete inserire testi e oggetti grafici.

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NB : Se vi interessa selezionare il layout della nuova diapositiva potete inserirla direttamente dal riquadro struttura: posizionate il pulsante del mouse all’estrema sinistra di un’intestazione di struttura e premete INVIO. PowerPoint visualizzerà un’icona di diapositiva sopra l’intestazione di struttura che avete selezionato. Premete il tasto Freccia in alto per spostare il cursore a fianco alla nuova icona e visualizzare la nuova slide (di solito si tratta di una diapositiva in cui sono state inserite le caselle di testo per il titolo e il sottotitolo) nel riquadro diapositiva.

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Cancellare una diapositiva

Se vi capita di dover eliminare una diapositiva da una presentazione potete farlo molto rapidamente. Nel riquadro struttura posizionate il puntatore del mouse sull’icona della diapositiva che volete cancellare e fate clic con il puntatore sinistro del mouse. L’intestazione di struttura ed eventuali intestazioni di secondo livello della diapositiva appaiono selezionate: a questo punto premete il tasto CANC e PowerPoint eliminerà la diapositiva selezionata, aggiornando automaticamente la numerazione di tutte le altre.

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Modificare l’ordine delle diapositive

Il riquadro struttura, in cui appare lo schema generale delle presentazione, è molto comodo per modificare l’ordine di disposizione delle diapositive per spostare una diapositiva posizionate il puntatore del mouse sull’icona della diapositiva e, tenendo premuto il tasto sinistro, trascinate il mouse. Mentre svolgete questa operazione il puntatore del mouse si trasforma in una doppia freccia e PowerPoint

visualizza una linea orizzontale: quando la linea si trova nella nuova posizione in cui volete inserire la diapositiva rilasciate il pulsante sinistro del mouse.

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Questa procedura è molto semplice ma ha il limite di non mostrare l’aspetto delle diapositive le une rispetto alle altra. Per ovviare a inconveniente potete utilizzare la modalità di visualizzazione Sequenza, in cui le diapositive appaiono tutte visualizzate sullo schermo contemporaneamente.Selezionate Visualizza/Sequenza diapositive, posizionatevi con il mouse sulla diapositiva che volete spostare, fate clic e trascinatela nella nuova posizione tenendo premuto il tasto sinistro. PowerPoint rinumera automaticamente le diapositive secondo il nuovo ordine.

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NB : Potete aumentare o ridurre il numero di diapositive visibili nella modalità Sequenza utilizzando il comando Zoom. Selezionate Visualizza/Zoom e, nella finestra di dialogo Zoom, fate clic sul pulsante associato alla percentuale che

volete visualizzare. In alternativa potete selezionate la percentuale di visualizzazione direttamente dall’elenco a discesa Zoom, sulla barra degli strumenti Standard.

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Copiare le diapositive

Spesso capita che gli argomenti affrontati in una presentazione siano già stati trattati in una presentazione precedente. In questi casi PowerPoint può essere d’aiuto, perché permette di copiare le diapositive da una presentazione già esistente e incollarle nella nuova presentazione, aggiornando automaticamente il modello struttura delle diapositive.

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Per copiare le diapositive è consigliabile lavorare nella modalità Sequenza. Selezionate le diapositive da copiare facendo clic con il mouse su di esse (se le diapositive sono più di una, fate clic tenendo premuto il tasto MAIUSC), quindi selezionate il comando Modifica/Copia oppure fate clic sul pulsante Copia nella barra degli strumenti Formattazione.Aprite la presentazione in cui devono essere inserite le diapositive (se già aperta, potete selezionare il nome del presentazione dal menu Finestra) e, sempre in modalità Struttura, fate clic nel punto in cui volete copiare le diapositive e selezionate il comando Modifica/Incolla, oppure fate clic sul pulsante Incolla. PowerPoint provvede ad applicare automaticamente alle diapositive il modello struttura della presentazione corrente e ad aggiornare la numerazione.

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Aggiungere le note a una diapositiva

Attraverso il riquadro note è possibile inserire nelle diapositive delle note, che possono servire a scopo personale, per esempio per focalizzare i punti chiave che dovranno essere trattati durante la presentazione, oppure contenere riferimenti utili per il pubblico.Per inserire una nota fate clic nel riquadro delle note e quindi digitate le note per la diapositiva corrente. Se avete bisogno di ingrandire il riquadro delle note, posizionate il puntatore del mouse sul bordo superiore del riquadro e, quando assume la forma di una freccia a due punte, trascinate finché il riquadro non raggiunge la dimensione desiderata.

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La nota appare nel riquadro delle note ogni volta che si seleziona la diapositiva oppure chiamata durante la presentazione, come vedremo.

È possibile aggiungere delle note a una diapositiva anche dalla pagina delle note, che si visualizza selezionando il comando Visualizza/Pagina Note. La pagina note permette d’inserire

Nelle note anche oggetti disegno e immagini: è sufficiente fare clic e seguire la procedura con cui s’inseriscono gli oggetti nelle diapositive. Gli oggetti disegno ed immagine non vengono visualizzati nel riquadro note, ma appaiono quando si lavora in visualizzazione Pagina note o si stampano le diapositive con le note.

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Se invece desiderate modificare il layout e la formattazione delle pagine relative alle note, selezionate il comando, Visualizza/Schema/Note e impostate le modifiche, che saranno applicate a tutte le note inserite nelle diapositive della presentazione. Potete verificare il nuovo aspetto delle note nella pagina delle note.

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Le transizioni

Le transizioni sono effetti speciali che permettono di rendere più armonioso il passaggio da una diapositiva all’altra durante la presentazione. Ve ne sono di vari tipi: uno dei più utilizzati è l’effetto tendina, che scopre la slide successiva facendo scorrere via orizzontalmente, verticalmente oppure in diagonale la diapositiva corrente.

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Per impostare un effetto di transizione aprite il menu Presentazione e selezionate la voce Transizione diapositiva: PowerPoint apre la finestra di dialogo Transizione diapositiva. Potete scegliere un effetto dall’elenco a discesa che

si trova nel riquadro Effetto (per esempio Dissolvenza, taglio netto, A comparsa da destra) e vederne l’anteprima nel riquadro dell’immagine.

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Selezionate la voce delle transizione facendo clic sul pulsante Lento, Medio o Veloce e impostare le modalità di passaggio da una diapositiva all’altra nel riquadro Avanzamento: per controllare l’avanzamento con il mouse fate clic nella casella Con un clic del mouse, per dire al programma di sfogliare automaticamente le diapositive, invece, fate clic nella casella Automaticamente dopo e inserite il numero di secondi nelle caselle di testo sottostante.Le opzioni presenti nell’elenco Suono, infine permettono di riprodurre un suono quando appare la diapositiva: questa opzione è da utilizzare con moderatezza, perché può risultare stucchevole e infastidire chi assiste alla presentazione.Dopo aver definito tutte le impostazioni, fate clic sul pulsante Applica per applicare la transizione alla diapositiva corrente, oppure sul pulsante Applica a tutte, per utilizzarla con tutte le diapositive della presentazione.

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NB : Anche se le transizioni non influiscono in modo rilevante sull’ingombro del file della presentazione, è consigliabile utilizzarle in modo moderato, evitando, per esempio di inserire molti tipi differenti all’interno della stessa presentazione. Le transizioni, infatti, possono aiutare a richiamare l’attenzione su un dettaglio o su una schermata, ma un uso eccessivo può creare confusione ed essere d’ostacolo alla leggibilità delle diapositive.

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Le animazioni

Le animazioni permettono di rendere più vivaci le diapositive, facendo si che i contenuti si rivelino agli occhi degli spettatori in modi insoliti e sorprendenti. Un’animazione semplice ma di effetto, per esempio, è quella che permette di visualizzare le voci contenute in un elenco ad intervalli prestabiliti.PowerPoint consente di applicare ai testi delle diapositive molti effetti speciali, e di divertirsi cercando di trovare le animazioni più gradevoli ed efficaci.

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Per creare un’animazione è consigliabile lavorare nella modalità di visualizzazione Normale. Selezionate la diapositiva e fate clic nella casella che contiene il testo a cui volete applicare l’effetto, in modo che la casella di testo appaia evidenziata, quindi visualizzate la barra degli strumenti Effetti animazione e fate clic sul pulsante dell’effetto da applicare.

Titolo animatoEffetto auto

Effetto voloEffetto testo laser

Effetto macchina da scrivereOrdine animazione

Animazione personalizzata

Testo diapositiva animatoEffetto clic fotoLampeggiamentoEffetto testo cadutaEffetto Testo ordine inversoAnteprima animazione

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Con Effetto auto il testo entra nella diapositiva da destra emettendo il suono di un auto, mentre con Effetto volo entra da sinistra con il suono di una freccia. Effetto clic fa comparire il testo dal centro con un rumore di scatto fotografico, mentre Effetto lampeggiamento lo fa lampeggiare una volta. Se si seleziona Effetto laser o Effetto macchina da scrivere il testo si compone una lettera alla volta, come un rumore di laser oppure di macchina da scrivere. Con Effetto testo caduta le parole cadono dall’alto una dopo l’altra.Se fate clic sul pulsante Anteprima animazione si apre una piccola finestra che mostra l’effetto applicato.

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Se invece le animazioni fornite da PowerPoint non vi soddisfano, provate a cercare delle animazioni personali. Fate clic sul pulsante Animazione personalizzata, in cui dovete selezionare la scheda Effetti. Fate clic nella casella di riepilogo Scegli gli elementi a cui applicare l’animazione per selezionare le caselle di testo che volete animare, quindi selezionate un’animazione, come Veneziana, una dimensione, come orizzontale, ed eventualmente un suono nel riquadro Immissione animazione e suono. Nella sezione Immissione testo selezionate il modo in cui volete che appaia il vostro testo (Tutto insieme, Per parole o Per lettera). Fate clic sulla scheda Ordine animazione, l’ordine in cui saranno eseguite le animazioni della diapositiva: se volete modificare l’ordine di animazione selezionate uno o più voci dall’elenco, quindi fate clic sulla freccia su o giù.

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NB : Invece di modificare le opzioni delle finestre di dialogo Transizione diapositiva e Animazione personalizzata, potete controllare l’animazione delle diapositive dalla visualizzazione Sequenza diapositiva: scegliete Visualizza/Sequenza diapositive, selezionate una o più diapositive e fate clic con il pulsante destro del mouse, quindi scegliete la voce Animazione personalizzata dal menu di scelta rapida. Si aprirà un sottomenu che contiene le opzioni di animazione applicabili al testo della diapositiva: selezionatene e una e potrete vedere l’effetto direttamente nella visualizzazione Sequenza diapositiva.

NB : Potete inserire delle animazioni anche utilizzando il comando Animazione preimpostata del menu Presentazione: se selezionate questo comando si apre un sottomenu che contiene tutte le animazioni disponibili

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I pulsanti di azione

Di solito nelle presentazioni le diapositive sono visualizzate una dopo l’altra, secondo l’ordine prestabilito . I pulsanti d’azione possono essere utilizzati per scorrere la presentazione in modo più libero e flessibile, creando collegamenti per il passaggio alla prima o all’ultima diapositiva, a quella precedente o alla successiva.Per inserire i pulsanti di azione in una diapositiva visualizzate la slide e selezionate Presentazione/Pulsanti d’azione: vedrete apparire un menu con diversi pulsanti.

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Personalizzato Avanti o successivo

Ritorno

Documento Suono

Pagina iniziale Help

Informazioni Inizio Fine

Filmato

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Fate clic su uno dei pulsanti e quando il cursore del mouse si è trasformato in una croce, posizionatevi nel punto in cui volete inserire il pulsante. Tenendo premuto il tasto sinistro, trascinate il mouse in modo da disegnare il pulsante, quindi rilasciatelo.

Vedrete apparire la finestra di dialogo Impostazioni azione: fate clic su Effettua collegamento a e selezionate una diapositiva dell’elenco a discesa.

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Per modificare le dimensioni pulsante, selezionatelo con un clic del mouse e quindi ridimensionatelo come fareste con una forma qualsiasi. Per mantenere inalterato il rapporto tra la larghezza e l’altezza tenete premuto il tasto MAIUSC mentre lo trascinate.Se dopo aver creato un pulsante di azione volete cambiare la diapositiva a cui il pulsante conduce, selezionate il pulsante e fate clic con il testo destro del mouse, quindi selezionate dal menu di scelta rapida Collegamento Ipertestuale/Modifica collegamento ipertestuale per richiamare la finestra di dialogo Impostazioni azione e modificare le opzioni che avete selezionato.Se invece volete eliminare un pulsante che avete inserito in una diapositiva, selezionatelo facendo clic con il mouse e quindi premete il tasto CANC oppure selezionate Modifica/Cancella.

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I collegamenti ipertestuali

Se i contenuti della presentazione richiedono un collegamento tra due diapositive, un rimando a un’altra presentazione, a un documento realizzato con un altro programma diverso oppure a un indirizzo Internet, si possono utilizzare i collegamenti ipertestuali.

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È possibile creare un collegamento ipertestuale a partire da qualsiasi oggetto inserito nella diapositiva: il testo, le immagini, le forme, le tabelle ecc. per inserire un collegamento ipertestuale selezionate l’oggetto che deve rappresentare il collegamento ipertestuale e fate clic sul pulsante Collegamento ipertestuale. Si

aprirà la finestra di dialogo Inserisci collegamento ipertestuale, che permette di definire le modalità e la dimensione del collegamento.

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NB : Il testo che rappresenta un collegamento ipertestuale appare sottolineato e di colore coordinato con la combinazione di colori. Dopo che si è fatto clic su un collegamento ipertestuale e si è visitata la relativa pagina, il colore del collegamento cambia in modo da indicare i collegamenti già visualizzati.I collegamenti ipertestuali sono attivi solo durante l’esecuzione della presentazione, non durante la fase di creazione.

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Salvare le presentazioni

Salvare un presentazione non è diverso dal salvare un file tradizionale realizzato con Word o con Excel: è necessario utilizzare i comandi Salva o Salva con nome del menu File oppure fare clic sull’icona Salva sulla barra degli strumenti Standard, quindi inserire il nome della presentazione e la cartella in cui memorizzarla nella finestra di dialogo Salva con nome. Le presentazioni sono salvate come file con estensione .ppt.

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Le presentazioni di PowerPoint 2000 sono compatibili con i file di PowerPoint 97, ma non con quelli delle versioni precedenti del programma. Se volete salvare un presentazione in modo che possa essere modificata con una vecchia versione di PowerPoint dovete selezionare la versione opportuna del programma nell’elenco a

discesa Tipo file della finestra di dialogo Salva con nome.

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Se avete inserito nella presentazione file multimediali come filmati e suoni, è consigliabile farne una copia nella stessa cartella in cui salvate la presentazione, in modo che i file siano ritrovati al momento dell’esecuzione della presentazione. Di solito, infatti, quando s’inserisce un filmato in una presentazione PowerPoint crea un collegamento con il file originale. Per questo al procedura corretta per inserire un filmato dovrebbe essere la seguente: selezionare il filmato, farne un copia nella cartella in cui sarà salvata la presentazione, e quindi inserirlo: in questo modo il programma crea già il percorso corretto per ritrovare il file.

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Per quanto riguarda i suoni, invece, PowerPoint permette di scegliere se incorporare o collegare il file audio: nella scheda Generale della finestra Opzioni, che si apre selezionando Strumenti/Opzioni, si trova l’opzione Collega suoni con dimensione superiore a, che permette di specificare le

Dimensioni (In KB) che devono avere i file affinché siano collegati piuttosto che incorporati. I file audio incorporati diventano parte della presentazione, quelli collegati, invece, devono essere salvati nella cartella del file della presentazione e quindi inseriti.

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NB : È sempre consigliabile collegare i file audio piuttosto che incorporarli, perché in questo modo si mantiene “leggero” i file della presentazione e si hanno quindi maggiori garanzie sul suo corretto funzionamento durante l’esecuzione della presentazione.

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Salvare un presentazione come pagina Web

Utilizzare Internet per visualizzare le presentazioni è diventata ormai una pratica comune. PowerPoint 2000 consente di pubblicare una presentazione in formato HTML utilizzando un semplice comando: la voce Salva come pagina Web del menu File.

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Quando selezionate il comando Salva come pagina Web si apre la finestra di dialogo Salva con nome. Digitate un nome per la pagina Web nella casella Nome file, quindi scegliete un percorso per la prima pagina Web nell’elenco delle cartelle. Per modificare il titolo della pagina Web, ossia il testo visualizzato sulla barra del titolo del browser, scegliete il pulsante Cambia titolo, digitate il nuovo titolo nella casella Titolo pagina e fate clic su OK. Se fate clic sul pulsante Pubblica si aprirà la finestra di dialogo Pubblica come pagina Web, che permette d’impostare altre opzioni, per esempio se pubblicare la presentazione completa o soltanto alcune diapositive, attivare o disattivare le note del relatore o specificare il formato del browser per la pagina Web.

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Il pulsante Opzioni Web che si trova nella finestra, inoltre, consente di selezionare altra opzioni di formattazione e visualizzazione della pagina Web, per esempio il colore del testo nei riquadri struttura o il colore di sfondo per tutti i riquadri; dopo aver scelto le opzioni che preferite, fate clic su OK. Se avete bisogno della guida per sapere che cosa significa un’opzione, fate clic sul pulsante con il punto interrogativo nell’angolo superiore della finestra e poi sull’opzione.

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PowerPoint formatta automaticamente la presentazione in base alle opzioni appropriate presentazione in base alle opzioni appropriate per la visualizzazione Web. I titoli contenuti nel riquadro struttura, per esempio, diventano collegamenti ipertestuali che consentono di spostarsi all’interno della presentazione. Tutte le immagini o gli oggetti di disegno inseriti nella presentazione (compresi i file in formato bitmap o le forme disegnate con gli strumenti di disegno) sono automaticamente memorizzati in formato GIF, JPEG, PNG, o Vector Markup Language (VML).Anche dopo aver salvato la presentazione come pagina Web, tutti i dati in essa contenuti, tra cui le immagini e altri oggetti, possono essere modificati utilizzando PowerPoint.

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NB : È possibile utilizzare PowerPoint anche per aprire presentazioni che si trovano su Internet o su una rete locale, oppure per aprire documenti Web memorizzati in formato HTML. È sufficiente digitare l’indirizzo o il nome file e il percorso nella casella Indirizzo sulla barra che si trova sulla barra degli strumenti Web; quindi premere INVIO. La casella Indirizzo contiene un elenco di file aperti e dei siti visitati: per aprire un file o visitare nuovamente un sito, fate clic sulla freccia accanto alla casella Indirizzo, quindi selezionate l’indirizzo desiderato.

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Provare la presentazione

Dopo aver completato la presentazione è necessario visualizzarla, per verificare come apparirà l’esecuzione delle diapositive.Per avviare la presentazione potete selezionare Visualizza/Presentazione o Presentazione/Visualizza presentazione oppure premere il tasto F5. L’effetto è lo stesso: PowerPoint esegue la presentazione, partendo dalla prima diapositiva.

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Per vedere la diapositiva successiva premete il tasto FRECCIA A DESTRA o FRECCIA IN ALTO, per tornare alla diapositiva precedente i tasti FRECCIA A SINISTRA o FRECCIA IN BASSO. In alternativa potete fare clic con il pulsante destro del mouse e scegliere le opzioni Successiva o Precedente del menu di scelta rapida. In questo menu si trovano anche i comandi che permettono di “saltare” da una diapositiva all’altra della presentazione: se si seleziona la voce Vai a(Per titolo, infatti, si può scegliere la diapositiva da visualizzare.Il menu di scelta rapida si può aprire anche facendo clic sul pulsante che si trova nell’angolo inferiore a sinistra dello schermo.Per terminare la presentazione e tornare alla visualizzazione normale premete ESC oppure il tasto con il segno meno.

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NB : In realtà ci sono altri tasti, oltre che ai tasti FRECCIA, che consentono di spostarsi tra le diapositive durante la presentazione. Se fate clic sul pulsante con il punto interrogativo che si trova nel menu di scelta rapida apparirà la Guida presentazione, che fornisce l’elenco di pulsanti e tasti da utilizzare durante la presentazione.

NB : Sono state inserite delle opzioni di animazione per gli elementi della diapositiva, in modo che siano visualizzati una alla volta (per esempio un effetto di animazione del testo) la pressione dei tasti FRECCIA IN ALTO o FRECCIA A DESTRA, o ogni altra operazione che di solito provocherebbe il passaggio alla diapositiva successiva, provocherà invece la visualizzazione di un nuovo elemento della diapositiva corrente. Solo dopo aver visualizzato tutti gli elementi di una diapositiva sarà possibile passare a quella successiva.

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Nel corso della presentazione potete facilmente richiamare le note che avete inserito in una diapositiva. Quando arrivate alla diapositiva, fate clic con il pulsante destro del mouse e selezionate il comando Note del relatore dal menu

di scelta rapida: apparirà la finestra Note del relatore, che mostra il testo inserito. Potete anche aggiungere altri commenti, semplicemente digitando il testo. Per continuare la presentazione, fate clic sul pulsante Chiudi.

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È anche possibile prendere degli appunti relativi alla presentazione e poi raccoglierli in un documento Word: se selezionate il comando Appunti presentazione dal menu di

scelta rapida si aprirà la finestra omonima, in cui è possibile digitare il testo. Gli appunti possono essere trasferiti in un documento Word facendo clic sul pulsante Esporta: selezionando questo comando si visualizza la finestra di dialogo che chiede se desiderate inviare la miniatura e le attività a Microsoft Word. Selezionate questa casella e fate clic sul pulsante Esporta: viene avviato Word, che visualizza un documento contenente gli appunti. A questo punto è possibile assegnare un nome al documento salvato.

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NB : Nella finestra di dialogo Appunti presentazione si trova anche la scheda Attività, che permette di definire un elenco di attività durante la presentazione. È necessario inserire una descrizione dell’attività, specificare la persona a cui s’intende assegnarla nella casella Assegna e indicare la data entro la quale deve essere conclusa nella casella Scadenza. Tutte le attività inserite nella scheda appariranno in una diapositiva che sarà visualizzata al termine della presentazione.

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Misurare la durata della presentazione

Quando si prova la presentazione è possibile misurare la durata, in modo da sapere esattamente quanto tempo si impiegherà per visualizzare ogni diapositiva. Per controllare la durata della presentazione selezionate la modalità di visualizzazione Sequenza diapositive e fate clic sul pulsante prova intervalli (quello con l’orologio) oppure scegliete il comando Presentazione/Prova intervalli. PowerPoint visualizza la prima diapositiva a schermo intero e la finestra di dialogo Prova, che mostra il tempo di permanenza della diapositiva sullo schermo e la durata totale della presentazione. Commentate la diapositiva come fareste durante la presentazione reale e quindi fate clic sul pulsante Successivo per visualizzare la diapositiva seguente.


Quando avete visualizzato l’ultima diapositiva sullo schermo appare una finestra con cui PowerPoint comunica la durata complessiva della presentazione e chiede se si desidera registrare i nuovi intervalli e utilizzarli per l’esecuzione della presentazione. Se si risponde si, durante la presentazione il programma farà avanzare automaticamente le diapositive dopo un numero di secondi corrispondente al tempo stabilito durante la prova della presentazione e non sarà necessario premere i tasti FRECCIA per passare alle diapositive successive. Il tempo di permanenza di ogni diapositiva sulla schermo, inoltre, apparirà sotto ogni diapositiva in modalità di di visualizzazione Sequenza.

Successiva

Pausa

Ripeti

Durata diapositiva


Inserimento di diapositive nascoste

Se volete inserire alcune diapositive da tenere come riserva nel caso avanzi tempo durante la presentazione, potete inserire delle diapositive nascoste.Per nascondere una o più diapositive selezionatele in modalità Sequenza diapositive e fate clic sul pulsante Nascondi diapositive oppure selezionate il comando Presentazione/nascondi diapositive. Il numero delle diapositive nascoste apparirà barrato.


NB : Una diapositiva nascosta può essere la diapositiva sommario, che contiene un elenco puntato con tutti i titoli delle diapositive selezionate. Si può crearla rapidamente selezionando tutte le diapositive, ad eccezione della prima, in modalità Sequenza diapositive e poi facendo clic sul pulsante Diapositiva sommario. Dopo averla creata, spostatela alla fine della presentazione per utilizzarla in caso di necessità.

Per visualizzare una diapositiva nascosta durante la presentazione selezionate il comando Vai a/Per titolo del menu di scelta rapida: sarà visualizzato l’elenco di tutte le diapositive, comprese quelle nascoste, indicate dal numero tra parentesi. Fate clic sulla diapositiva e PowerPoint la farà apparire sullo schermo.


NB : Spostate le diapositive nascoste alla fine della presentazione, così saprete sempre dove ritrovarle.

Per portare di nuovo in evidenza una diapositiva nascosta, selezionatela in modalità di visualizzazione Sequenza diapositive e fate di nuovo clic sul pulsante Nascondi diapositiva.


Qualche tecnica per attirare l’attenzione

Se nel corso della presentazione volete richiamare l’attenzione del pubblico su un particolare dettaglio delle diapositive, potete scrivere o disegnare sullo schermo: fate clic sul pulsante destro del mouse e selezionate Opzioni puntatore/Penna. Il puntatore si trasforma in una piccola penna, che potete trascinare per disegnare linee e forme. Quando avete terminato di utilizzare la penna premete il tasto ESC.


I segni della penna non sono permanenti: quando si passa alla diapositiva successiva vengono cancellati automaticamente. Se provate a tornare alla diapositiva su cui avete disegnato, infatti, potrete notare che i segni sono stati eliminati. Se invece vi capita di doverli cancellare mentre state dimostrando una diapositiva, potete farlo facilmente: fate clic sul pulsante

destro del mouse, selezionate la voce Schermo dal menu di scelta rapida e quindi l’opzione Cancella penna.


Il colore predefinito della penna, che corrisponde sempre al colore del testo contenuto nella diapositiva, può essere cambiato secondo le proprie preferenze: scegliete Opzioni puntatore dal menu di scelta rapida, fate clic su Colore penna e selezionate un colore dal sottomenu

NB : Se volete tracciare linee rette, tenete premuto il tasto MAIUSC mentre trascinate il mouse.

Se nel corso della presentazione avete bisogno di oscurare lo schermo temporaneamente, selezionate Schermo/Schermo nero dal menu di scelta rapida. Per tornare a visualizzare la presentazione sarà sufficiente fare clic sullo schermo.

NB : Si può ottenere lo schermo nero anche premendo il tasto N. se si preme il tasto B, invece lo schermo diventerà bianco.


Definire l’esposizione della presentazione

La presentazione può essere impostata in modi diversi a seconda della situazione in cui sarà eseguita, per esempio in presenza di un relatore oppure in automatico presso uno stand.Per definire queste opzioni selezionate il comando Presentazione/Imposta presentazione. Si aprirà la finestra di dialogo Imposta Presentazione. Fate clic su uno dei pulsanti che si trovano nel riquadro Tipo presentazione per impostare le modalità con cui volete eseguire la presentazione:


•Con relatore (schermo intero): se si sceglie questa modalità le diapositive occupano l’intero schermo ed è possibile spostarsi tra esse con la tastiera o il mouse. È l’opzione da selezionare per le prestazioni che saranno mostrate con il commento di un relatore.•Scorrimento individuale (finestra): questa opzioni permette di eseguire la presentazione all’interno di una finestra standard con i menu e le barre degli strumenti di PowerPoint visibili. Potete spostarvi tra le diapositive con il mouse o con la tastiera.•Presentazione continua (schermo intero): con questa opzione si può eseguire la presentazione di diapositive a schermo intero riavviandola automaticamente dopo cinque minuti di inattività.


Se si seleziona questo pulsante, infatti, sarà selezionata automaticamente anche la casella di controllo Effettua ciclo continuo fino a ESC. In questa modalità, però, è possibile spostarsi tra le diapositive soltanto con il mouse: è quindi necessario inserire collegamenti ipertestuali o pulsanti di azione che permettono di muoversi tra le diapositive.


Nel riquadro Diapositiva della finestra di dialogo è possibile impostare la porzione di presentazione che si desidera visualizzare durante l’esecuzione e la modalità di scorrimento delle diapositive. Nel riquadro Avanzamento diapositive, infine, è possibile dire al programma se utilizzare l’avanzamento manuale oppure quello automatico, con gli intervalli salvati durante la misurazione della durata della presentazione.


Stampa della presentazione

Visualizzare la presentazione sullo schermo del computer, o tramite un proiettore di diapositive, non l’unico modo per presentare il proprio lavoro: le diapositive, infatti, possono essere stampate. Selezionate la voce Stampa del menu File e, nella finestra di dialogo Stampa, fate clic su una delle opzioni del menu d discesa Stampa di. L’opzione Diapositiva permette di stampare una diapositiva per pagina.


Se si seleziona Stampati è possibile creare degli stampati, cioè stampe dei fogli che contengono due o più diapositive. Per creare gi stampati selezionate questa opzione e indicate il numero di diapositive da stampare in ogni pagina nel riquadro stampati (apparirà un’anteprima che visualizza la disposizione delle diapositive sul foglio), quindi fate clic nella casella di controllo situate nella parte inferiore della finestra per indicare l’aspetto delle diapositive:•Gradazioni di grigio: i colori colori convertiti in gradazioni di grigio•Solo bianco e nero: le immagini sono stampate in bianco e nero senza gradazioni di grigio.•Adatta alla pagina: aumenta o riduce le dimensioni per adattarle al formato delle pagina•Cornice diapositive: traccia una linea sottile attorno ai bordi delle diapositive.


Se volete stampare anche le note inserite nelle diapositive scegliete Pagina note: PowerPoint stampa una copia delle diapositive nella parte superiore della pagina e le note del relatore nella parte inferiore.Se invece vi serve una stampa che mostri la struttura della presentazione, così come appare nel riquadro struttura della finestra di lavoro, selezionate Visualizza struttura.È possibile stampare soltanto alcune diapositive facendo clic sull’opzione Diapositiva corrente oppure inserendo nella casella di testo Diapositive del riquadro Intervallo di stampa i numeri delle diapositive che si vogliono stampare.


Per inserire intestazioni e piè di pagina nelle vostre stampe, selezionate Visualizza/Intestazione e piè di pagina in modo da aprire la finestra omonima. La scheda Diapositiva della finestra permette di includere nelle diapositive la data e l’ora (che possono essere aggiornate automaticamente oppure fisse, a seconda dei pulsanti di selezione esclusiva su cui si fa clic), il numero di diapositiva e un eventuale piè di pagina.Attraverso la scheda Note e stampati, invece è possibile aggiungere la date e l’ora, il numero di pagina, intestazioni e piè di pagina alle pagine note e agli stampati.

Ecdl - Modulo 6 - Strumenti di Presentazione

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