PARTNER AZIENDALI MSDCODICE DI CONDOTTA

“I nostri valori e i nostri standard” per i partner aziendali

Codice di Condotta per i partner aziendali MSD [I edizione]

MSD si impegna per la sostenibilità in tutte le attività aziendali e intende applicare e rispettare gli standard etici, sociali e ambientali più elevati. Siamo consapevoli dell’importante ruolo che i partner aziendali rivestono nel nostro successo.

Di conseguenza, MSD si adopera per condurre affari con individui e organizzazioni che condividono il nostro impegno per il rispetto di standard elevati e che operano in maniera responsabile dal punto di vista sociale e ambientale.

Per rafforzare gli standard verso i quali ci impegniamo, MSD ha sviluppato il presente Codice di Condotta per i partner aziendali, fondato sui Principi dell’industria farmaceutica delle Iniziative per la catena di distribuzione farmaceutica (PSCI), sui 10 principi del programma Global Compact delle Nazioni Unite e su I nostri valori e i nostri standard.

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INDICE

Aspettative …………………………………………………………………………………………………… 4Diritti umani e di lavoro …………………………………………………………………………………… 6

Impiego scelto liberamente …………………………………………………………………………… 6Lavoro infantile e lavoratori giovani ………………………………………………………………… 6Non discriminazione ……………………………………………………………………………………… 6Pari opportunità …………………………………………………………………………………………… 6Retribuzioni, indennità e orari di lavoro ……………………………………………………………… 6Libertà di associazione …………………………………………………………………………………… 6Privacy e protezione dei dati …………………………………………………………………………… 6

Ambiente, salute e sicurezza ……………………………………………………………………………… 7Protezione dei lavoratori ………………………………………………………………………………… 7Sicurezza dei processi …………………………………………………………………………………… 7 Prontezza e risposta alle emergenze ………………………………………………………………… 7Informazioni sui rischi …………………………………………………………………………………… 7Autorizzazioni ambientali ……………………………………………………………………………… 7 Rifiuti ed emissioni ……………………………………………………………………………………… 7Perdite e versamenti ……………………………………………………………………………………… 7

Sistemi di gestione ………………………………………………………………………………………… 8Impegno e responsabilità ……………………………………………………………………………… 8Requisiti legali e del cliente …………………………………………………………………………… 8Gestione e valutazione dei rischi ……………………………………………………………………… 8Documentazione ………………………………………………………………………………………… 8Formazione e competenza ……………………………………………………………………………… 8Continuità aziendale ……………………………………………………………………………………… 8Miglioramento continuo ………………………………………………………………………………… 8

Pratiche aziendali etiche …………………………………………………………………………………… 9Integrità aziendale ………………………………………………………………………………………… 9Concorrenza equa ………………………………………………………………………………………… 9Identificazione dei dubbi ………………………………………………………………………………… 9Accuratezza dei registri aziendali ……………………………………………………………………… 9Proteggere le informazioni ……………………………………………………………………………… 9Proprietà intellettuale …………………………………………………………………………………… 9Conformità commerciale ………………………………………………………………………………… 9Studi clinici ………………………………………………………………………………………………… 10Qualità dei prodotti ……………………………………………………………………………………… 10Pratiche promozionali e marketing …………………………………………………………………… 10Regali, pasti, intrattenimento …………………………………………………………………………… 10Benessere degli animali ………………………………………………………………………………… 10Conflitto di interessi ……………………………………………………………………………………… 10

Segnalazione di problemi ………………………………………………………………………………… 12

Il Codice di Condotta per i partner aziendali MSD è stato adottato dal Comitato di conformità aziendale di MSD il 15 novembre 2011 ed è entrato in vigore lo stesso giorno.

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MSD imposta standard elevati per la conduzione degli affari in modo etico e nel rispetto della legge. Ci aspettiamo lo stesso impegno da parte dei nostri partner aziendali. Questo Codice di Condotta per i partner aziendali presenta i principi fondamentali che i partner devono seguire durante le transazioni con MSD. Quando scegliamo i partner aziendali teniamo in considerazione questi principi e monitoriamo i partner per assicurarci che li rispettino. Anche i nostri partner aziendali dovrebbero applicare queste norme o principi simili ai partner con i quali lavorano per la fornitura di beni e servizi a MSD.

I PARTNER AZIENDALI DOVREBBERO...

•Aderirefermamenteaiprincipieticipermanodopera,ambiente,salute,sicurezzaesistemidigestione.

•Integrare,comunicareeapplicarequestiprincipi.

•Agireosservandopienamentetutteleleggi,normeeiregolamentipertinenti.

•Integrareiprincipiinuncontinuoapproccioalmiglioramentocheconsentadiincrementareleprestazionineltempo.

PUNTI CHIAVE:

I partner aziendali comprendono le organizzazioni che forniscono servizi, materie prime, ingredienti attivi, componenti, prodotti finiti o altri prodotti a MSD, alle sue società controllate e affiliate, e alle sue divisioni.

Questi principi non intendono sostituire, soppiantare o entrare in conflitto con qualsiasi legge applicabile, requisito normativo o obbligo contrattuale verso MSD, le sue società controllate e affiliate e le sue divisioni.

Spetta a ogni partner aziendale decidere come soddisfare e dimostrare la conformità ai principi e agli standard, come stabilito dal Codice di Condotta per i partner aziendali. Ove specificato nei contratti, MSD conserverà i diritti di ispezione e verifica per accertare la conformità.

Come parte di un controllo iniziale per la selezione di nuovi partner aziendali, MSD cerca di assicurare la conformità con questo Codice di Condotta per i partner aziendali invitando i suddetti partner a compilare un questionario di auto-valutazione. Per i partner definiti “ad alto rischio”, MSD potrà cercare ulteriori assicurazioni sulla conformità richiedendo una visita in loco.

Per ulteriore assistenza sulle modalità necessarie per soddisfare queste aspettative, consultate i seguenti collegamenti: www.pharmaceuticalsupplychain.org; www.unglobalcompact.org.

ASPETTATIVE

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I nostri valori e i nostri standard costituiscono da sempre le basi del successo di MSD. Crediamo che la società e l’azienda siano servite al meglio grazie a pratiche e comportamenti di lavoro responsabili. Per sostenere questa convinzione è fondamentale comprendere che un’azienda deve, come minimo, operare in piena conformità con tutte le leggi, norme e regolamenti pertinenti. Continuiamo a prestare attenzione alle differenze culturali e alle sfide associate all’interpretazione e all’applicazione globale di questi principi, e crediamo che le aspettative siano universali. Sappiamo che i metodi per la soddisfazione di queste aspettative possono variare per rispettare leggi, valori e aspettative culturali delle diverse società del mondo.

Crediamo nello sviluppo

di rapporti reciprocamente vantaggiosi con i nostri partner

aziendali, fondati su rispetto e fiducia.

Conduciamo affari con integrità;

rispettiamo tutte le leggi, norme e regolamenti

pertinenti dei paesi in cui operiamo.

Perseguiamo un impatto positivo

sulle vite dei nostri dipendenti, sulle loro famiglie e le comunità in cui

operiamo.

Ci aspettiamo che la rete dei nostri partner aziendali faccia lo stesso.

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RETRIBUZIONI, INDENNITÀ E ORARI DI LAVORO

I partner aziendali devono pagare i lavoratori in base alle leggi salariali vigenti, tra cui salari minimi, orario di lavoro straordinario e indennità obbligatorie. I partner aziendali devono comunicare in modo tempestivo al lavoratore la base sulla quale vengono retribuiti. I partner aziendali sono inoltre tenuti a comunicare al lavoratore se deve effettuare degli straordinari, e se tali straordinari sono retribuiti.

LIBERTÀ DI ASSOCIAZIONE

Incoraggiamo una comunicazione aperta e un impegno diretto con i lavoratori (e/o rappresentanti sindacali designati, se pertinente) per risolvere i problemi di compensazione e sul posto di lavoro. I partner aziendali devono rispettare i diritti dei lavoratori, come stabilito dalle leggi locali, di associarsi liberamente, aderire o non aderire ai sindacati, farsi rappresentare e unirsi ai consigli dei lavoratori. I lavoratori devono poter comunicare apertamente con la direzione per riferire delle proprie condizioni di lavoro senza la minaccia di rappresaglie, intimidazioni o molestie.

PRIVACY E PROTEZIONE DEI DATI

I partner aziendali sono tenuti a rispettare gli individui in maniera coerente con i diritti di tutela della privacy e dei dati personali. Sono tenuti in ogni momento a utilizzare le informazioni sulle persone in modo appropriato e per motivi di lavoro necessari e a proteggerle da un utilizzo improprio, per evitare alle persone coinvolte danni quali discriminazione, stigmatizzazione o danni di altro tipo alla reputazione e alla dignità personale, impatto sull’integrità fisica, frode, perdite finanziarie o furto di identità.

I nostri partner commerciali devono sostenere e rispettare la tutela dei diritti umani riconosciuti a livello inter-nazionale, e garantire di non essere complici di abusi dei diritti umani.

IMPIEGO SCELTO LIBERAMENTE

I partner aziendali non devono utilizzare manodopera forzata, vincolata o di apprendistato o manodopera carceraria involontaria. I dipendenti non devono essere tenuti a presentare documenti o depositi quando iniziano il lavoro.

LAVORO INFANTILE E LAVORATORI GIOVANI

I partner aziendali non devono utilizzare lavoro infantile. L’impiego di lavoratori giovani di età inferiore ai 18 anni può avvenire solo per lavori non rischiosi e se i lavoratori hanno un’età superiore all’età legale necessaria per lavorare in quel paese, o all’età stabilita per il completamento dell’istruzione obbligatoria.

NON DISCRIMINAZIONE

I partner aziendali devono garantire che sull’ambiente di lavoro non ci siano discriminazioni e molestie. La discriminazione per motivi di razza, colore, età, sesso, orientamento sessuale, origine etnica, invalidità, informazioni genetiche, religione, appartenenza politica, appartenenza sindacale o stato civile non è giustificata.

PARI OPPORTUNITÀ

I partner aziendali devono fornire un ambiente di lavoro in cui non si verifichino trattamenti oppressivi e inumani, incluse molestie sessuali, abusi sessuali, punizioni corporali, coercizione mentale o fisica, o abusi verbali di lavoratori o la minaccia di tali trattamenti.

DIRITTI UMANI E DI LAVORO

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I partner aziendali devono fornire un ambiente di lavoro sicuro e salutare, inclusi gli alloggi forniti dall’azienda.

PROTEZIONE DEI LAVORATORI

I partner aziendali devono proteggere i lavoratori dalla sovraesposizione a rischi chimici, biologici e fisici e a compiti fisicamente rischiosi sul luogo di lavoro e negli alloggi forniti dall’azienda.

SICUREZZA DEI PROCESSI

I partner aziendali devono adottare programmi in loco al fine di evitare o ridurre le emissioni nocive di sostanze chimiche associate ad attività e processi. I programmi saranno commisurati ai rischi della struttura.

PRONTEZZA E RISPOSTA ALLE EMERGENZE

I partner aziendali devono identificare e valutare le situazioni di emergenza sul luogo di lavoro e negli alloggi forniti dall’azienda, minimizzando il loro impatto attraverso la prevenzione e l’implementazione di piani di emergenza e procedure di risposta.

INFORMAZIONI SUI RISCHI

Le informazioni di sicurezza sui materiali pericolosi, come i composti farmaceutici e i materiali farmaceutici intermedi, devono essere disponibili per l’istruzione e la formazione dei dipendenti, nonché per proteggere i lavoratori da potenziali rischi.

I partner aziendali devono operare in maniera efficiente e responsa-bile dal punto di vista ambientale per minimizzare l’impatto negativo sull’ambiente. I partner aziendali sono incoraggiati a preservare le risorse naturali, ad evitare l’utilizzo di materiali pericolosi, ove possibile, e a impegnarsi in attività di riutilizzo e riciclo.

AUTORIZZAZIONI AMBIENTALII partner aziendali devono rispettare tutte le norme ambientali pertinenti. È necessario ottenere tutte le necessarie autorizzazioni ambientali, licenze, registrazioni delle informazioni e restrizioni e seguire i loro requisiti operativi e di idoneità.

RIFIUTI ED EMISSIONI

I partner aziendali devono disporre di sistemi che garantiscano la sicurezza nelle operazioni di manipolazione, spostamento, stoccaggio, riciclo, riutilizzo o gestione dei rifiuti, delle emissioni in atmosfera e degli scarichi delle acque reflue. Qualsiasi rifiuto, acqua reflua o emissione che possa avere un impatto negativo sulla salute umana o ambientale deve essere opportunamente gestito, controllato e trattato prima del rilascio nell’ambiente.

PERDITE E VERSAMENTI

I partner aziendali devono disporre di sistemi per prevenire e contenere perdite e versamenti accidentali nell’ambiente.

AMBIENTE, SALUTE E SICUREZZA

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FORMAZIONE E COMPETENZA

I partner aziendali devono avere un programma di formazione che consenta di raggiungere un livello adeguato di conoscenze, competenze e abilità nella gestione e nei lavoratori, per affrontare queste aspettative.

CONTINUITÀ AZIENDALE

I partner aziendali sono responsabili per lo sviluppo e l’implementazione di opportuni piani di continuità aziendale per le attività che sostengono MSD.

MIGLIORAMENTO CONTINUO

I partner aziendali sono tenuti a migliorare continuamente fissando obiettivi di prestazioni, attuando piani di implementazione e prendendo le necessarie azioni correttive per risolvere le carenze rilevate dalle valutazioni interne e/o esterne, dalle ispezioni e dalle verifiche di gestione.

I partner aziendali devono utilizzare i sistemi di gestione per facilitare il miglioramento continuo e il rispetto delle aspettative relative a questi principi.

IMPEGNO E RESPONSABILITÀ

I partner aziendali devono dimostrare il proprio impegno verso i concetti descritti in questo documento assegnando loro risorse adeguate.

REQUISITI LEGALI E DEL CLIENTE

I partner aziendali devono individuare e rispettare leggi, regolamenti e standard pertinenti, nonché i requisiti dei clienti interessati, e affrontare le lacune identificate in modo responsabile e tempestivo.

GESTIONE E VALUTAZIONE DEI RISCHI

I partner aziendali devono avere meccanismi di valutazione e gestione dei rischi in tutte le aree esaminate in questo documento.

DOCUMENTAZIONE

I partner aziendali devono conservare la documentazione necessaria a dimostrare la conformità con queste aspettative, nonché il rispetto delle normative vigenti.

SISTEMI DI GESTIONE

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I partner aziendali devono svolgere le loro attività in modo etico e agire con integrità.

INTEGRITÀ AZIENDALE

Qualsiasi estorsione, corruzione e appropriazione indebita è vietata. I partner aziendali non devono offrire, accettare o pagare tangenti o partecipare ad altri incentivi illegali nei rapporti di affari o di governo. I partner devono lavorare contro ogni forma di corruzione.

CONCORRENZA EQUA

I partner aziendali devono svolgere le loro attività rispettando i principi di concorrenza equa e le leggi antitrust pertinenti. I partner devono utilizzare pratiche commerciali eque, tra cui pubblicità accurate e veritiere.

IDENTIFICAZIONE DEI DUBBI

I partner aziendali devono incoraggiare tutti i lavoratori a segnalare dubbi o attività illegali senza paura di rappresaglie, intimidazioni o molestie; inoltre, devono indagare e intraprendere azioni correttive se necessario.

ACCURATEZZA DEI REGISTRI AZIENDALI

Tutti i libri e registri finanziari devono rispettare i principi contabili generalmente accettati. I registri devono essere accurati in tutti gli aspetti rilevanti. Devono essere leggibili, trasparenti e riflettere le transazioni e i pagamenti reali.

PROTEGGERE LE INFORMAZIONI

I partner aziendali devono proteggere le informazioni riservate, compresi i dati personali raccolti per o da MSD, e agire per prevenirne perdita, abuso, furto, truffa, accesso improprio, divulgazione o alterazione, comunicazione e/o pubblicazione non autorizzata di informazioni acquisite da o per conto di MSD.

I partner che richiedono lo scambio di informazioni riservate con MSD sono tenuti a stabilire in anticipo un accordo di riservatezza con MSD.

A meno che non siano autorizzati da MSD, i partner aziendali non devono condividere informazioni riservate o altre informazioni di MSD acquisite rispetto all’attività di MSD.

I partner aziendali devono garantire ed essere preparati a dimostrare di avere adeguate garanzie a tutela dei dati personali e di altre informazioni riservate.

L’uso non autorizzato, la divulgazione o la perdita delle informazioni riservate di MSD devono essere segnalati immediatamente all’Ufficio Etica di MSD.

PROPRIETÀ INTELLETTUALE

I diritti di proprietà intellettuale devono essere rispettati; il trasferimento di tecnologia e know-how deve avvenire nel rispetto dei diritti di proprietà intellettuale.

CONFORMITÀ COMMERCIALE

I partner aziendali devono rispettare tutti i controlli pertinenti all’importazione e all’esportazione, sanzioni e altre leggi commerciali di conformità degli Stati Uniti, nonché le leggi del/i paese/i pertinente/i dove avviene/avvengono la/e transazione/i.

PRATICHE AZIENDALI ETICHE

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BENESSERE DEGLI ANIMALI

Gli animali devono essere trattati con rispetto, evitando loro stress e dolore. Gli esperimenti sugli animali dovrebbero essere effettuati dopo aver preso in considerazione la possibilità di sostituire gli animali, ridurre il numero di animali utilizzati o perfezionare le procedure per ridurre al minimo il loro disagio. Se scientificamente validi e accettabili dagli organi di regolamentazione, dovrebbero essere utilizzati metodi alternativi.

CONFLITTO DI INTERESSI

I partner aziendali devono evitare qualsiasi interazione con i dipendenti MSD che potrebbe causare un conflitto, reale o apparente, con quel dipendente, che agisce nel miglior interesse di MSD. Ad esempio, i partner non dovrebbero impiegare o comunque pagare, oltre a quanto previsto dal contratto stipulato con MSD, un dipendente MSD impegnato in una transazione tra il partner e MSD. Se un dipendente del partner aziendale è parente stretto di un dipendente MSD o se un partner aziendale ha qualsiasi altro rapporto con un dipendente MSD che potrebbe creare un conflitto di interessi, questi dovrebbe denunciare il fatto a MSD.

STUDI CLINICI

Quando si è impegnati in studi clinici per conto di MSD, tutti questi studi devono essere condotti in conformità con gli standard globali di buone prassi cliniche, con i requisiti normativi locali pertinenti e seguendo i principi etici nati dalla Dichiarazione di Helsinki.

QUALITÀ DEI PRODOTTI

I partner aziendali coinvolti nelle fasi di fornitura, produzione, confezionamento, controllo, stoccaggio e distribuzione di materiali/prodotti per conto di MSD devono garantire il rispetto delle vigenti Norme sulla qualità e dei requisiti per le Buone prassi di produzione e le Buone prassi di laboratorio per i mercati in cui i prodotti sono registrati e distribuiti.

PRATICHE PROMOZIONALI E MARKETING

Tutti i materiali ed attività promozionali e di marketing devono essere conformi ad elevati standard etici, medici e scientifici, e rispettare tutte le leggi e i regolamenti pertinenti. Se sono a contatto con operatori sanitari, pazienti o veterinari, tutti i partner aziendali devono aderire agli standard industriali di condotta principali che si applicano alla loro attività, ad esempio la Federazione europea delle industrie e delle associazioni farmaceutiche (EFPIA), la Federazione internazionale delle associazioni e dei produttori farmaceutici (IFPMA) e la Ricerca farmaceutica e Produttori di America (PhRMA).

REGALI, PASTI, INTRATTENIMENTO

I partner aziendali non dovrebbero fornire regali, pasti o intrattenimento a un dipendente MSD in qualsiasi situazione in cui ciò potrebbe realmente o apparentemente influenzare la decisione del dipendente in relazione al partner aziendale. In altre situazioni, è possibile offrire regali, pasti o intrattenimento modesti ad un dipendente MSD, se non si tratta di denaro contante o mezzi equivalenti, se i regali sono coerenti con la prassi aziendale, non sono frequenti o costosi, e se non violano alcuna legge.

PRATICHE AZIENDALI ETICHE

Per risolvere problemi etici o di conformità all’interno di un’azienda, i dipendenti dei partner aziendali dovrebbero innanzitutto contattare la propria azienda.

I partner aziendali che credono che un dipendente MSD, o chiunque agisca per conto di MSD, abbia una condotta illegale o quantomeno impropria, devono riferire subito la situazione a MSD.

L’Ufficio Etica di MSD prevede numerose risorse che consentono di sollevare dubbi senza timore di ritorsioni.

• Indirizzo online: http://ethics.merck.com

• Telefono: +(1) 908 423 4958 oppure +(1) 800 990 1146

• Fax: +(1) 908 735 1565 (fax riservato)

• E-mail: officeofethics@merck.com

L’AdviceLine di MSD, disponibile in tutto il mondo 24 ore su 24, sette giorni su sette, è gestita da un’organizzazione esterna, in modo che le chiamate possano rimanere anonime. L’operatore non fornirà consigli diretti, ma trasmetterà le informazioni all’Ufficio Etica, fornendo al dipendente un numero di pratica e una data in cui verrà ricontattato. Sebbene le domande e i dubbi segnalati all’AdviceLine vengano sottoposti all’esame dell’Ufficio Etica, non saranno trasmessi dati che consentano di identificare il segnalante senza il suo permesso.

Per contattare l’AdviceLine:

• Indirizzo online: www.theadviceline.com

• Telefono: +(1) 877 319 0273 (all’interno degli Stati Uniti) o +(1) 704 323 4005 (al di fuori degli Stati Uniti)

ESPRIMERE I PROPRI DUBBI

Nota: in paesi come gli Stati Uniti e il Canada, MSD è conosciuta come Merck.