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EUROJUSTThe European Union’s Judicial Cooperation UnitP.O. Box 16183 – 2500 BD The Hague • The Netherlands

Programma organizzativo ed operativo del Desk Italiano ad EUROJUST

1Versione del 18 maggio 2016


INDICE

Parte prima............................................................................................................................................................................ 4

Il programma organizzativo...........................................................................................................................................4

Cap. I..................................................................................................................................................4

(I problemi rilevati, le esigenze per la definizione di un programma organizzativo)..........................4

1. Note introduttive: la rilevazione di alcune criticità dell'Ufficio..............................................4

2. Il consolidamento delle prassi virtuose e le altre esigenze di definizione di un programma organizzativo.................................................................................................................................6

3. I destinatari ed attuatori del programma...............................................................................7

4. Il contesto legale di riferimento.............................................................................................8

5. Il metodo di elaborazione......................................................................................................8

Cap II..................................................................................................................................................9

(Le risorse, le infrastrutture, le modalità di collegamento con le autorità nazionali)........................9

1. La ricognizione delle risorse disponibili.................................................................................9

2. Le esigenze di potenziamento del desk...............................................................................10

3. I collegamenti informatici e le modalità di contatto da parte delle autorità nazionali........11

Cap. III..............................................................................................................................................12

(Gli obiettivi del programma organizzativo, i servizi svolti, le competenze interne)........................12

1. Gli obiettivi del programma organizzativo...........................................................................12

2. I servizi svolti per le autorità giudiziarie nazionali e straniere.............................................13

3. L'operatività dell'Ufficio italiano: la necessaria priorità per i casi aventi un "Eurojust profile"14

4. Le competenze interne........................................................................................................16

a) Il Membro Nazionale........................................................................................................16

b) I magistrati assistenti del membro nazionale italiano......................................................19

c) La segreteria e lo staff......................................................................................................21

d) I magistrati in tirocinio.....................................................................................................23

e) Gli stagisti.........................................................................................................................23

f) L’esperto nazionale distaccato.........................................................................................24

Parte seconda..................................................................................................................................................................... 25

Le linee operative............................................................................................................................................................. 25



Cap. I................................................................................................................................................25

(Il procedimento per la gestione dei casi)........................................................................................25

1. Il flusso di lavoro: dall'apertura del caso alla sua chiusura..................................................25

2. I progetti operativi per una cooperazione penale rafforzata in settori della criminalità organizzata..................................................................................................................................30

3. I contatti con il desk italiano durante l’ orario di lavoro. La reperibilità nel periodo feriale. Congedi e sostituzioni..................................................................................................................31

4. La partecipazione a gruppi di lavoro (Team) e le altre attività.............................................31

5. Il monitoraggio dei carichi di lavoro....................................................................................32

Cap II................................................................................................................................................32

La formazione del fascicolo, l'inserimento di dati nel CMS ed il loro trattamento.........................32

1. Il fascicolo digitale...............................................................................................................32

2. L'inserimento dei dati nel CMS............................................................................................33

3. Il trattamento dei dati e la loro conservazione....................................................................34

Cap III..................................................................................................................................................................................... 35

I rapporti con le autorità nazionali...........................................................................................................................35

1. I rapporti con il Ministero della Giustizia.............................................................................35

2. I rapporti con i Punti di contatto della Rete Giudiziaria europea e con i Corrispondenti Nazionali di Eurojust....................................................................................................................36

3. I rapporti con la Direzione nazionale Antimafia ed Antiterrorismo e con la Procura Generale della Cassazione...........................................................................................................................37

4. I rapporti con le autorità nazionali di polizia........................................................................38

Cap. IV.............................................................................................................................................39

La comunicazione del programma ed il suo monitoraggio..............................................................39

1. La comunicazione del programma.......................................................................................39

2. Il suo monitoraggio..............................................................................................................39



Parte prima

Il programma organizzativo

Cap. I

(I problemi rilevati, le esigenze di definizione di un programma organizzativo)

1. Note introduttive: la rilevazione di alcune criticità dell'UfficioNel presente documento vengono fissate, nel rispetto delle norme nazionali e sovranazionali riguardanti Eurojust, (l’Agenzia di cooperazione giudiziaria dell’Unione europea istituita con Decisione n. 187 del 2002 del Consiglio, modificata dalla Decisione n. 426 del 2009), le linee organizzative e di funzionamento del Desk italiano, per il conseguimento degli obiettivi ad esso assegnati nel settore della cooperazione giudiziaria penale.

Si tratta della prima volta in cui l'Ufficio italiano presente ad Eurojust si dota di un organico piano organizzativo. Nel corso del tempo, invero, sono state già adottate, con ordini di servizio del precedente membro nazionale (dr. F. Lo Voi), alcune disposizioni interne per il suo funzionamento, in parte richiamate nel presente documento. Tuttavia, plurime esigenze suggeriscono la sua adozione:

Eurojust è oggi un player centrale a livello europeo nel settore della cooperazione giudiziaria penale e del coordinamento sovranazionale. Essa è cresciuta in modo esponenziale rispetto alla sua originaria configurazione. Tale sviluppo riguarda in primo luogo la sua operatività, come si evince dai dati statistici concernenti il numero di casi trattati (cfr. doc. allegato sub 1) e dal multiforme impegno dell’organismo in compiti di elaborazione strategica. Nel suo primo anno di vita (2002) vennero registrati 202 casi deferiti dalle autorità giudiziarie dei paesi membri, mentre, alla fine del 2015, Eurojust ha trattato n. 2214 casi.

Di riflesso, e con ciò si tocca un profilo strettamente gestionale, anche l'organizzazione amministrativa di Eurojust si è evoluta in una struttura complessa, che include molte unità operative (quali, ad es. Budget Finance and Procurement Unit, Legal Service, Case Analysis Unit, Human Resources, Corporate Services Unit, Information Management, Security Services), coordinate dal Direttore Amministrativo dell'Ente, con compiti di supporto alle attività del College e dei singoli Desk.



Eurojust inoltre ospita e supporta amministrativamente tre importanti segretariati, quale il segretariato del network sulle JIT (squadre investigative comuni), quello dei punti di contatto in materia di genocidio ed il segretariato generale della Rete Giudiziaria Europea, con i quali l’Ufficio italiano si rapporta nelle specifiche materia di competenza. L'organico complessivo è di 270 persone ed il budget amministrato nel 2015 è stato di 34 milioni di euro.

La crescente complessità dell’organizzazione non poteva non investire anche l’Ufficio italiano, che costituisce uno dei Desk maggiormente coinvolti nelle attività operative. Nel suo inizio di attività (2001) vennero da questo registrati n. 27 casi attivi ed altrettanti passivi, per un totale di 54, mentre nell’ultimo anno ( 2015) sono stati ricevuti e trattati n. 99 casi attivi e 248 passivi, per un totale di 347 casi (cfr. doc. allegato sub 2). Tale crescita riflette l’esigenza di maggior supporto alla cooperazione giudiziaria penale ed al coordinamento investigativo manifestata dalle autorità giudiziarie italiane ed è a sua volta correlata alla crescente dimensione transfrontaliera della criminalità, specie di tipo organizzato.

Per rispondere alla domanda dei servizi richiesti, il Desk italiano continua sostanzialmente ad avvalersi delle medesime risorse umane di cui è stato dotato sin dal suo inizio, relativamente alla componente magistratuale (il membro nazionale e 2 assistenti), con un lieve incremento numerico (di una unità) del personale addetto alla segreteria (composto da 2 unità) e con il supporto di un esperto nazionale distaccato.

Tale condizione determina uno squilibrio tra la domanda di servizi, spesso complessi, avanzata dalle autorità giudiziarie italiane - che sempre più riconoscono in Eurojust il loro naturale riferimento sovranazionale per le esigenze della cooperazione giudiziaria penale e del coordinamento - e le risorse di cui l'Ufficio dispone per farvi fronte. Ciò costituisce un primo elemento, immediatamente rilevabile, di criticità organizzativa, che si riflette sulla gestione dell'Ufficio.

Gli attuali assetti interni del Desk sono solo in parte regolati dalle norme secondarie adottate da Eurojust (College Decisions, Guidelines, Operations Manual), mentre, per il resto, sono basati sul contenuto di ordini di servizio in precedenza adottati e sulla reiterazione di prassi, non sempre omogeneamente applicate. Come tali, essi appaiono non più rispondenti alle accresciute necessità operative, che pongono sotto tensione l'organizzazione dell'Ufficio per la rilevata carenza di risorse.

Ciò induce non solo a rivedere alcuni profili organizzativi, ma, ancor prima, a definire in modo organico un programma unitario dell'Ufficio, per la fondamentale esigenza di innestare quei cambiamenti gestionali che, nonostante la segnalata esiguità di risorse, consentano un' adeguata risposta alla domanda di supporto inoltrata al Desk italiano, migliorando, ove possibile, i già positivi standard qualitativi raggiunti. Al riguardo va dato atto che è diffuso nella magistratura italiana un generalizzato sentiment positivo per la qualità del supporto che l’Ufficio è riuscito ad esprimere nel tempo, divenendo una realtà operativa di riferimento per molti magistrati italiani in materia di cooperazione giudiziaria internazionale.

Come prima risposta alla segnalata carenza di risorse, nel presente piano vengono introdotte alcune disposizioni organizzative quali, ad esempio, la de-materializzazione dell'ufficio, che aspira a



diventare paperless e la linearizzazione dei flussi di lavoro, con maggiore predeterminazione di competenze interne e procedure per la trattazione dei casi.

Strettamente correlata alla descritta necessità, vi è quella di orientare l'operatività del Desk verso casi di natura transnazionale, nei quali, cioè, i fatti-reato cui si riferiscono le sottostanti indagini nazionali, riguardino più Stati membri (o uno Stato membro e uno o più Stati terzi), in linea con gli obiettivi assegnati ad Eurojust dalle norme istitutive.

L'attuale trattazione, numericamente significativa, di casi che possono essere, al contrario, allocati presso i Punti di contatto della Rete giudiziaria europea, ha determinato un surplus operativo non compatibile con le risorse attuali del Desk, impedendo che questo possa dedicarsi efficacemente ai casi che presentano un autentico “Eurojust profile”.

2. Il consolidamento delle prassi virtuose e le altre esigenze di definizione di un programma organizzativo

Nel corso del primo mese di direzione dell'Ufficio sono state rilevate anche prassi positive, alcune attinenti alla dimensione organizzativa, altre strettamente correlate alla gestione dei casi e, dunque, inerenti alla fase operativa. Talvolta esse sono scaturite da disposizioni del precedente membro nazionale, quali, ad esempio, la previsione di un criterio di assegnazione dei casi c.d. passivi (ossia scaturenti da rogatorie inviate da Desk stranieri) basato sul riparto, tra i magistrati assistenti, dei Paesi membri dell'Unione europea, sicché l'attribuzione a ciascun magistrato dipende dal Paese di appartenenza dell'autorità giudiziaria che ha formulato l'atto rogatoriale.

Ancora, è da ritenersi efficace, ed in linea con il legal framework vigente in materia di protezione dei dati personali, la prassi di eliminare dall'Inbox dell'Outlook c.d. esterno, i messaggi di posta elettronica inviati o ricevuti dall'Ufficio dopo un certo tempo di permanenza nel sistema informatico (mesi tre) e di provvedere alla loro tempestiva sistemazione informatica, a cura della segreteria, nell'Inbox direttamente collegato al sistema operativo dell'organismo (Case Management System Outlook).

Altre pratiche attengono più propriamente alla gestione dei casi e derivano dall'applicazione di linee guida elaborate da Eurojust o da decisioni del College.

In relazione alle esperienze positive già acquisite, si ritiene essenziale procedere alla loro incorporazione in un organico documento, al fine di assicurare la necessaria continuità nella loro attuazione, il loro definitivo consolidamento e una omogeneità applicativa da parte dell'intero Ufficio.

Anche esigenze di facilitazione applicativa oltre che di trasparenza interna, suggeriscono la riconduzione in un unico documento dei criteri organizzativi ed operativi dell'Ufficio, procedendo, ove necessario, all’aggiornamento di quelli già adottati. La definizione, in modo unitario, di standardizzate procedure per la gestione dei casi, agevola il compito degli operatori, assicura la



preventiva conoscenza delle regole di trattazione, migliorando l'accesso ai servizi, e riduce i tempi di elaborazione della risposta.

Infine, la fissazione organica di obiettivi e procedure viene incontro ad un'esigenza di accountability verso gli utenti finali dei servizi erogati (le autorità giudiziarie, il Ministero della Giustizia) e nel contempo esalta la dimensione partecipativa dei componenti dell'Ufficio, che si riconoscono e si impegnano nella realizzazione di un comune progetto.

Nel delineare i nuovi assetti si terranno in massima considerazione le esigenze di semplificazione e di informalità, tanto nei contatti con il Desk italiano quanto al suo interno, dimostratesi nel tempo utili caratteristiche funzionali, oggi tuttavia non più sufficienti per le ragioni accennate.

Il presente programma sarà sottoposto a verifiche intermedie di funzionalità (monitoraggio), per essere aggiornato ovvero modificato a seconda delle necessità. Esso è dunque, per definizione, un documento vivo e non conclusivo ed ogni sei mesi si procederà a controllarne il suo impatto sulle quotidiane attività dell’Ufficio, per adeguarlo ad eventuali mutamenti interni e di contesto esterno.

3. I destinatari ed attuatori del programmaLa condivisione sostanziale dei suoi contenuti, favorita dal metodo di elaborazione seguito, è il presupposto affinché tutto il Desk si impegni in uno sforzo corale di implementazione, quale fondamentale precondizione per la sua attuazione. La predisposizione di meccanismi di monitoraggio mira ad incrementare tale coinvolgimento gestionale.

Il programma è rivolto, dunque, a tutto il personale - magistrati e staff amministrativo - che opera all’interno della rappresentanza italiana, incluso quello ivi distaccato, quale esperto nazionale (Seconded National Expert). Inoltre esso regola le attività di coloro che occasionalmente collaboreranno con l'Ufficio: gli stagisti ammessi previo superamento delle procedure selettive previste da Eurojust ed i magistrati italiani che verranno a svolgere un periodo di formazione di lungo periodo, organizzato dalla Rete europea di Formazione Giudiziaria e dalla Scuola Superiore della Magistratura.

Tenuto conto degli obiettivi previsti dall'art. 3 della Decisione istitutiva di Eurojust (187/2002) il documento è destinato, sia pure indirettamente, anche alle autorità giudiziarie nazionali in quanto “utenti” finali dei servizi che questa rappresentanza fornisce e che potranno trarre giovamento dalla preventiva conoscenza delle regole interne di funzionamento del Desk .

Prima di procedere alla sua applicazione il presente atto è stato trasmesso, per opportuna conoscenza, al Sig. Ministro della Giustizia, quale Autorità cui compete il potere di designazione del membro nazionale italiano nonché, per il tramite del Capo del Dipartimento per gli Affari di Giustizia, di indirizzare al medesimo membro nazionale direttive per l’esercizio delle sue funzioni ai sensi dell’art. 2 comma 2 della legge n. 14 marzo 2005 n. 41. Anche l’Ufficio legale di Eurojust ha ricevuto in visione il documento, proponendo alcune osservazioni di cui si è tenuto conto nella sua stesura finale.



4. Il contesto legale di riferimentoTrattandosi di atto con finalità organizzatoria interna, esso copre aspetti non regolati già da fonti primarie nazionali o sovranazionali sulle funzioni e sulla struttura di Eurojust (per le prime cfr. l. n. 41 del 14 marzo 2005, per le seconde cfr. Dec. 2002/187/GAI del Consiglio dell’Unione Europea del 28 febbraio 2002, come modificata dalla Dec. 2009/426/GAI del Consiglio dell’Unione europea).

Inoltre, in alcune sue parti, verranno richiamate, per agevolare la loro applicazione ed in quanto attinenti alla gestione interna dei Desk, talune disposizioni di natura secondaria già assunte da Eurojust (College decisions, Guidelines on meetings, Rules of procedure on the processing and protection of personal data at Eurojust adottate il 21 ottobre 2004, Rules of procedure of Eurojust adottate dal Consiglio il 13 giugno 2002).

Va precisato, infine, che non si rinvengono indicazioni normative contrarie alla sua adozione, che appare non solo il riflesso della immanente responsabilità organizzatoria dell'Ufficio che compete al membro nazionale, ma anche condizione indifferibile per far fronte alle criticità rilevate ed assicurare il buon funzionamento del Desk.

5. Il metodo di elaborazioneLa definizione del presente programma è stata preceduta dall’acquisizione e valutazione dei dati statistici sia generali (di Eurojust), che specifici (cioè attinenti all’Ufficio italiano). Per questi ultimi sono stati considerati non solo i casi registrati e trattati, ma anche quelli già definiti e lo stato delle pendenze al 2015 (cfr. doc. allegati sub 3 e 4).

La sua redazione perviene all’esito di una ampia consultazione sui suoi contenuti svolta collegialmente nei mesi di gennaio (dopo l'insediamento dello scrivente avvenuto il 25 gennaio 2016) e febbraio 2016 con tutti i magistrati ed il personale amministrativo in servizio.

Nel corso di riunioni settimanali sono stati esaminati i problemi organizzativi, le prassi in uso e discusse le possibili soluzioni; di alcune di esse né è stata già avviata le concreta applicazione per sperimentarne la idoneità.

Nell'individuazione del modello organizzativo è risultata molto utile anche l'acquisizione di informazioni sulle migliori prassi interne in uso presso le altre rappresentanze nazionali . A tal fine lo scrivente ha, nell'ordine, incontrato i membri nazionali dei Desk con composizione ed operatività simile a quella dell'Ufficio italiano (Germania, Olanda, Spagna, Romania, Francia, Regno Unito), nonché i rappresentanti di Desk più piccoli (Slovacchia, Portogallo, Irlanda, Slovenia).

Specifici incontri sono poi stati tenuti con il Presidente di Eurojust, con il Direttore Amministrativo ed il Capo delle Risorse Umane, con il Centro di Analisi (CAU), con il Servizio Legale, con l'Ufficio del Press Office e con l'Ufficio Risorse Tecnologiche.

All'esito di tale fase preparatoria, è stata avviata l'elaborazione del testo a cura dello scrivente membro nazionale. Il documento è stato poi trasmesso a tutto l'Ufficio, in bozza, in via preliminare,



per raccogliere eventuali osservazioni e riflessioni finali. All'esito di alcuni contributi oralmente esposti dai magistrati assistenti, si è proceduto alla sua stesura finale.

Cap II

(Le risorse, le infrastrutture, le modalità di collegamento con le autorità nazionali)

1. La ricognizione delle risorse disponibiliLa definizione degli assetti organizzativi è stata preceduta dalla necessaria individuazione delle risorse disponibili, di cui è stata accertata la consistenza rispetto ai flussi di lavoro gestiti dall'Ufficio. Nel capitolo primo sono stati riportati, in sintesi, gli esiti di tale verifica che supportano le scelte organizzative operate. Nel presente capitolo si esporranno in dettaglio i risultati della ricognizione operata.

La rappresentanza italiana, al pari di tutte le altre rappresentanze nazionali, è ospitata presso la sede generale di Eurojust a L’Aja (Paesi Bassi). L’organismo ha da tempo programmato il suo trasferimento in altra sede, al centro della capitale olandese ed il passaggio nei nuovi uffici è previsto per l’inizio del 2017.

L'Ufficio italiano si compone, relativamente al personale magistratuale, del membro nazionale (dr. Filippo Spiezia, immesso in servizio il 25 gennaio 2016), del primo assistente del membro nazionale (dr.ssa Teresa-Angela Camelio, immessa in servizio il 10 luglio 2012), del secondo assistente del membro nazionale, dr. Pietro Suchan (immesso in servizio il 4 dicembre 2012).

Le funzioni di Segreteria sono svolte dallo staff (personale amministrativo) previamente selezionato da Eurojust a seguito delle previste procedure, attualmente composto dalla sig.ra Anna Maria Petrucci (administrative assistant), assunta con contratto temporaneo rinnovato fino al 31 agosto 2017, dalla sig.ra Sara Metrangolo (administrative assistant), assunta con contratto triennale con scadenza al 15 agosto 2017, in parental leave dal 1° luglio 2015 per un anno (con orario di lavoro 08:30 - 12:30), dalla sig.ra Antonella Lattanzi (interim administrative assistant) in servizio part-time con orario di lavoro 12:30 - 16:30, (posizione garantita al desk italiano per tutto il periodo di parental leave di Sara Metrangolo).

La signora Metrangolo sta per lasciare temporaneamente l'ufficio per godere di nuovo congedo per maternità e del residuo periodo feriale, sicché è prevedibile la sua prolungata assenza sino alla scadenza del suo contratto.

Prestava servizio presso il Desk italiano anche il dott. Roberto D’Annunzio, Vice Commissario di Polizia, proveniente dallo SCO del Ministero dell’Interno (distaccato in qualità di Seconded Nazional Expert) con mandato rinnovato fino al 30 novembre 2016). Il dr. D'Annunzio ha lasciato l’Ufficio



avendo superato una procedura di selezione ad Europol ove è stato assunto a partire dal 1 aprile 2016.

Lo scrivente ha immediatamente sollecitato la Direzione amministrativa di Eurojust per l’avvio delle procedure di sostituzione. Un nuovo bando per un posto di SNE al Desk italiano di Eurojust è stato già pubblicato ed è in via di completamento la relativa procedura.

Nelle more, risulta pervenuto il nominativo dell’ Esperto nazionale prescelto dalla competente amministrazione statale nel contesto della suddetta procedura. Si tratta della Dott.ssa Rossella Rossi, Vice Commissario di Polizia proveniente dallo SCO, che assumerà le funzioni presso il desk italiano a partire dal 1 giugno 2016. Nel contempo è stata anche individuata con la Direzione Amministrativa di Eurojust, una diversa soluzione organizzativa per la segreteria, per far fronte alla programmata assenza della Sig.ra Metrangolo.

Il quadro sopra delineato, alla luce dei flussi di lavoro gestiti, delinea uno stato di complessiva palese insufficienza delle risorse umane impiegate. Ciò trova conferma indiretta nel continuo ricorso al lavoro straordinario assicurato dalla segretaria signora Anna Maria Petrucci, la cui costante disponibilità e generosa dedizione al lavoro, hanno consentito di ovviare alle situazioni emergenziali ed alle carenze registrate, ma non possono rappresentare, a regime, la soluzione ai problemi organizzativi rilevati.

L'immediata adozione di scelte organizzatorie che implicano un uso più intensivo della tecnologia informatica, è apparsa la prima leva per innestare più favorevoli condizioni di lavoro alla luce delle risorse oggi disponibili. Si ritiene, inoltre, che anche la previsione di procedure predeterminate per l'attribuzione dei casi operativi e per la loro gestione, possa contribuire a ridurre gli oneri amministrativi a carico della segreteria, che potrà operare in un contesto operativo più chiaro e di immediata attuazione.

2. Le esigenze di potenziamento del deskNonostante lo sforzo organizzativo già in corso ed i miglioramenti attesi dall’attuazione del presente programma, appare imprescindibile un incremento delle risorse umane disponibili. La rappresentanza italiana ad Eurojust è tra quelle maggiormente coinvolte nella trattazione di casi operativi (attivi e passivi), come si desume dai dati statistici messi a diposizione dal Segretariato Generale di Eurojust.

Il dato numerico esprime un trend crescente nel corso degli anni ed è confermato anche dal numero di iniziative per il coordinamento investigativo transnazionale. E' prevedibile, inoltre, un sostanziale aumento dei casi comunicati ad Eurojust per effetto dell'entrata in vigore della nuova normativa nazionale sulle squadre investigative comuni di cui al D. Lvo n. 34 del 2016.

In considerazione degli attuali carichi di lavoro saranno avanzate ulteriori e documentate istanze verso la Dirigenza Amministrativa ed il College di Eurojust per richiedere l''incremento del personale amministrativo addetto, in base alle policy in vigore.



Tale rafforzamento costituisce una concorrente, ma al contempo essenziale condizione affinché la risposta alle richieste di cooperazione avanzate al Desk italiano sia non solo qualitativamente elevata, ma rispondente alle diffuse esigenze di tempestività nella trattazione degli affari penali che pervengono.

La necessità di tale incremento è stata anche rappresentata alle competenti Autorità nazionali, in primo luogo al sig. Ministro della Giustizia (con l’invio della bozza del presente), per le valutazioni di Sua competenza anche al fine di poter ottenere l'allineamento del quadro delle risorse disponibili presso l'Ufficio italiano a quello esistente presso Desk di analoghe dimensioni (come nel caso della rappresentanza spagnola, assistita, ad esempio da due esperti nazionali distaccati), ed in vista dell'incremento della operatività dell’Ufficio, per effetto della entrata in vigore della cennata normativa sulle squadre investigative comuni.

3. I collegamenti informatici e le modalità di contatto da parte delle autorità nazionali

Alla luce delle possibilità operative offerte da Eurojust per assicurare maggiore sicurezza nella trasmissione di atti ed informazioni da scambiare con le autorità nazionali, sono state già assunte concrete iniziative per il potenziamento dei collegamenti informatici tra il Desk e le suddette autorità.

In particolare, è stata avanzata richiesta al magistrato responsabile del DGSIA, previa informativa al Capo del Dipartimento per gli Affari di Giustizia ed al Capo di Gabinetto del Ministro della Giustizia, per la realizzazione di sistemi per la trasmissione sicura di dati mediante l'installazione di una rete VPN. Il predetto organismo tecnico sta analizzando, con la simmetrica struttura di Eurojust, la fattibilità di specifici progetti per la installazione della linea. Ciò consentirà di incrementare la sicurezza nella trasmissione dei dati che potranno essere inviati da questa rappresentanza italiana alle varie autorità nazionali (Capo di Gabinetto Ministro Giustizia, Ufficio II del Ministero della Giustizia, Capo del Dipartimento degli Affari Penali, Direzione Nazionale Antimafia e Antiterrorismo, Procure distrettuali antimafia). A regime, tale collegamento dovrebbe riguardare anche tutte le Procure ordinarie italiane.

Nell’immediato questo membro nazionale ha chiesto ai competenti Uffici nazionali l'installazione di un accesso mobile alla “rete ponente” per la trasmissione di quegli atti dotati di speciale segretezza e sono in via di rilascio le relative credenziali per l'autorizzazione all'uso. Su richiesta dello scrivente membro nazionale è stata poi installata un casella di posta elettronica certificata ([email protected]).

Nell'ottica di migliorare l’interscambio informativo, assicurando, nel contempo, elevati standard di sicurezza e affidabilità, sono già disponibili alcuni collegamenti in videoconferenza, il cui uso dovrebbe consentire un incremento significativo dei contatti operativi, anche per lo svolgimento di riunioni di coordinamento con la partecipazione a distanza delle autorità nazionali.


mailto:[email protected]


In vista di tale obiettivo sono stati effettuati anche alcuni test sperimentali per la realizzazione di una rete nazionale di postazioni collegate in videoconferenza Eurojust con le sedi dei maggiori uffici giudiziari italiani (praticamente le sedi di tutte le direzioni distrettuali antimafia, la DNA ed il Ministero della Giustizia) e verranno assunte le opportune iniziative affinché tale progetto possa quanto prima ricevere le necessarie coperture finanziarie ed essere attuato.

E’ in via di allestimento, previo completamento della fase di training interna prevista, l'accesso del Membro Nazionale al Sistema Informativo Schengen ( SIS II), mentre è stato già attivato l’ accesso al sistema di scambio informmatico con Europol (Sistema SIENA). Entro il mese di maggio 2016 tali connessioni saranno disponibili.

E' altresì fondamentale attuare tutte le iniziative per garantire l'accesso del membro nazionale italiano al casellario giudiziale ai sensi dell'art. 7 della legge n. 41 del 2005. In tal senso questo membro ha avanzato richiesta ai competenti Uffici del Ministero della Giustizia.

Nelle more del completamento delle iniziative già varate, questa rappresentanza è naturalmente già operativa ed è contattabile attraverso l’ invio di corrispondenza in posta elettronica, a mezzo fax ovvero telefonicamente, ai recapiti già tempestivamente diffusi (che ad ogni buon conto si riportano nuovamente nel doc. allegato sub 5). E' disponibile anche un sistema di on call Coordination allestito da Eurojust i cui recapiti vengono parimenti riportati nella scheda allegata (cfr. doc. allegato sub 6). Secondo le previsioni di cui all’ Art 13 della Eurojust Decision 426/2009, le autorità giudiziarie dei paesi membri devono trasmettere al proprio membro nazionale una serie di informazioni qualificate, concernenti le proprie indagini aventi carattere di transnazionalità (costituzione di JIT, prevenzione di conflitti di giurisdizione, rogatorie per specifiche fattispecie di criminalità organizzata ecc. ecc.). Per la trasmissione di tali informazioni Eurojust ha predisposto un template per l’invio in forma strutturata delle stesse. Pur non essendo stata trasposta nell’ordinamento nazionale tale decisione, si ritiene che l’utilizzo del citato template vada fortemente incoraggiato presso le autorità nazionali, al fine di garantire i necessari flussi informativi, presupposto indefettibile per l’esercizio delle prerogative di coordinamento, anche alla luce degli obblighi già esistenti di cui all’Art 7 comma 3 Legge 41 del 2005 (cfr. doc. allegato sub 7).

Cap. III

(Gli obiettivi del programma organizzativo, i servizi svolti, le competenze interne)

1. Gli obiettivi del programma organizzativoChiarite nel primo capitolo le plurime esigenze alla base dell’elaborazione del presente programma, è necessario esplicitarne i suoi obiettivi, di seguito analiticamente esposti. Degli stessi ne è stata controllata la fattibilità e concreta applicabilità, per il perseguimento della finalità complessiva, che affascia tutti, quale quella di fissare le condizioni organizzative ed operative affinché tutto l'Ufficio



italiano ad Eurojust possa lavorare ed esprimersi al meglio delle sue possibilità, in vista del servizio che deve rendere alla magistratura italiana.

Attraverso le scelte organizzative adottate e le procedure di gestione che verranno adottate, il presente programma si prefigge i seguenti obiettivi, tra loro interdipendenti:

- riduzione di alcuni adempimenti di segreteria e miglioramento delle procedure interne di assegnazione e gestione dei casi;

- esercizio efficiente, completo e tempestivo delle funzioni assegnate alla Rappresentanza italiana nelle materie della cooperazione giudiziaria e del coordinamento investigativo sovranazionale, con particolare riguardo ai casi aventi un Eurojust profile;

- realizzazione di forme di cooperazione giudiziaria rafforzata attraverso l'attuazione di specifici progetti di lavoro con quei desk i cui paesi sono interessati dall'azione della criminalità organizzata di origine italiana;

- ampia condivisione delle informazioni acquisite, promuovendo in modo costante collegialità operativa e condivisione di obiettivi ed azioni;

- attuazione di forme ordinate ed integrate di lavoro tra le diverse componenti dell'Ufficio, favorendo lo sviluppo di uno spirito di collaborazione reciproca e di mutua fiducia;

- conservazione delle caratteristiche di informalità e semplificazione nei rapporti interni, temperata dalla previsione di alcune prestabilite procedure di gestione, ferma l’osservanza di forme appropriate nei rapporti con le autorità giudiziarie nazionali e con gli organismi istituzionali, secondo le indicazioni del membro nazionale.

- previsione di compiti di coordinamento generale in capo al membro nazionale. Resta inteso, infatti, che pur nella collegiale impostazione del lavoro, compete sempre al membro nazionale, quale responsabile dell'Ufficio, assicurare l'osservanza dei criteri assunti e delle regole di funzionamento, l'omogeneità delle procedure interne ed il raggiungimento finale dei risultati attraverso l’esercizio delle prerogative conferitegli dalla legge nazionale e dalle pertinenti norme sovranazionali.

- miglioramento del rapporto con le autorità giudiziarie nazionali , con le competenti articolazioni del Ministero della giustizia e con gli organismi centrali di Polizia, nel rispetto delle norme vigenti, nel quadro di una visione integrata e complementare tra la cooperazione internazionale, giudiziaria e di polizia.

- rafforzamento della visione unitaria dell'Ufficio. L'osservanza dei criteri adottati tende a garantire che tutte le attività svolte possano ricondursi unitariamente alla rappresentanza italiana, riconoscibile come tale anche nelle forme di manifestazione esteriore degli atti.

2. I servizi svolti per le autorità giudiziarie nazionali e straniereIn base alla normativa nazionale e sovranazionale vigente questa rappresentanza si occupa:

- delle richieste di agevolazione del coordinamento investigativo giudiziario in casi di criminalità transnazionale;



- delle richieste di agevolazione di rogatorie internazionali, attive e passive, emesse in indagini per gravi fatti di reato concernenti più Stati (cfr. artt. 3 e 4 della Decisione 187 del 2002, come modificato dalla Decisione 426 del 2009) ovvero delle richieste di attuazione di strumenti di cooperazione basati sul principio del mutuo riconoscimento;

- delle richieste di supporto, anche di tipo pratico, avanzate dalle autorità giudiziarie nazionali per le esigenze della cooperazione giudiziaria penale;

- della ricezione di informazioni da parte delle autorità giudiziarie nazionali ai sensi dell’art. 13 della Decisione 426 del 2009 e dell’art. 7 comma 3 della legge n. 41 n. 2005 anche in relazione alla costituzione di squadre investigative comuni;

- della ricezione di informazioni da parte di organismi di polizia nazionali ed internazionali (SCIP, OLAF, Interpol, Europol, etc.) nei casi previsti.

L'Ufficio a sua volta:

- informa le autorità giudiziarie nazionali circa gli esiti delle richieste di agevolazione di rogatorie internazionali o di attuazione degli strumenti di cooperazione penale basati sul principio del mutuo riconoscimento;

- promuove il coordinamento giudiziario sovranazionale, a richiesta delle autorità nazionali o anche d'iniziativa, e propone soluzioni per la prevenzione di conflitti di giurisdizione;

- fornisce appropriati input/feedback alle autorità nazionali trasmittenti , all’esito della elaborazione delle informazioni ricevute, con la formulazione di atti di impulso e l'assunzione di iniziative del caso per innescare l'apertura di nuovi indagini nazionali;

- assume iniziative anche autonome , sulla base delle analisi di Europol, per promuovere il coordinamento investigativo transnazionale;

- promuove, anche a seguito delle riunioni di coordinamento, la costituzione delle squadre investigative comuni e fornisce il supporto necessario affinché le autorità giudiziarie italiane possano ottenere l'accesso alle forme di finanziamento erogate da Eurojust per le JITs;

- partecipa alle sedute del College di Eurojust attraverso il suo membro nazionale , secondo la programmazione assunta dall’organismo ed in base alle modalità da esso previste;

- partecipa, secondo le policy in vigore, ai gruppi di lavoro interni di Eurojust (team) e agli altri organismi interni (Task Force on the Future of Eurojust), contribuendo alla vita dell'organismo ed al suo sviluppo.

3. L'operatività dell'Ufficio italiano: la necessaria priorità per i casi aventi un "Eurojust profile"

L'attuale operatività del Desk italiano è contrassegnata da un non trascurabile numero di casi scaturiti da richieste di supporto (avanzate da autorità giudiziarie nazionali o straniere) che potrebbero essere trattate dai Punti di contatto della Rete Giudiziaria europea. Si tratta di casi aventi ad oggetto la facilitazione di richieste di collaborazione giudiziaria in procedimenti privi della caratteristica di trans-nazionalità della sottostante fattispecie penale.



Si ritiene che tale caratterizzazione operativa non sia in linea con il quadro normativo sulle funzioni e competenze di Eurojust; inoltre, non può essere supportata dalle limitate risorse umane disponibili presso il Desk italiano, generando il concreto rischio di non poter assicurare la funzionalità dell'Ufficio per i casi di indagini (sicuramente presenti nel panorama nazionale) che presentano un autentico "Eurojust profile".

L'agevolazione del coordinamento di indagini per reati gravi a carattere transnazionale (ossia concernenti il territorio di due o più Stati membri, ovvero uno o più Stati membri e Stati terzi), specie di criminalità organizzata, è il primario obiettivo dell'organismo, accanto agli altri compiti scolpiti all'art. 3 della Decisione istitutiva.

Ciò non può non riflettersi sull'attività dell'Ufficio italiano, che dovrà primariamente occuparsi di casi implicanti supporto alle esigenze del suddetto coordinamento giudiziario transnazionale per forme gravi di criminalità.

In aggiunta, la rappresentanza italiana ad Eurojust tratterà casi di mera agevolazione/facilitazione di rogatorie internazionali o di strumenti di cooperazione giudiziaria basati sul mutuo riconoscimento (ai sensi del citato art. 3 della Decisione istitutiva). Tuttavia, in base ad una lettura ed interpretazione di tale norma, anche tali casi (di mera agevolazione) dovranno riguardare procedimenti per fattispecie di reato concernenti due o più Stati membri (o uno Stato membro o uno Stato terzo), ossia casi autenticamente "transnazionali", come precisato nella prima parte dell’art. 3.

L'Ufficio si occuperà anche delle attività di agevolazione di rogatorie internazionali (ovvero di strumenti basati sul principio del mutuo riconoscimento), per le quali vi sia la necessità di procedere ad esecuzione contestuale e coordinata di più misure in diversi paesi membri, ovvero in un paese membro ed uno o più paesi terzi e ciò a prescindere dalla transnazionalità della relativa fattispecie.

Infine, assicurerà lo svolgimento di tutte le attività necessarie per agevolare lo scambio informativo spontaneo tra autorità giudiziarie nazionali e straniere

Le indagini per reati aventi natura non transnazionale (es. citazione di teste all'estero in una indagine per fatti reato commessi solo in Italia o all'estero) verranno attribuiti, in linea di principio ai Punti di contatto della Rete Giudiziaria europea, che potranno agevolmente svolgere le attività di facilitazione previste anche ricorrendo alla funzionalità del sito web della EJN.

In tali evenienze, se il caso è stato registrato dal Desk straniero, l'Ufficio italiano ad Eurojust destinatario della richiesta di agevolazione, invierà la rogatoria al competente Punto di contatto della Rete italiana con richiesta di trattazione, facendo uso del modulo predefinito allegato al presente (Cfr. doc. allegato sub 8), informando parimenti l'Ufficio II del Ministero della Giustizia e, con email interna, la Rappresentanza straniera che ha richiesto il supporto.

Qualora l'azione del Punto di contatto non abbia avuto esito, ovvero sussistano comprovate ragioni d'urgenza, il caso segnalato dal Desk straniero verrà egualmente trattato dall'Ufficio.

Se il caso viene invece segnalato da autorità giudiziarie nazionali, il magistrato italiano richiedente il supporto del Desk verrà invitato ad interessare in via primaria il competente punto di Contatto della



Rete Giudiziaria europea, assicurandosi in ogni caso la disponibilità a fornire consigli preliminari e di carattere generale. Sul punto il membro nazionale potrà fornire indicazioni operative escludendo l’apertura di un caso al College, e qualora si riceva documentazione giudiziaria (es. rogatorie), la segreteria si limiterà, sempre su disposizione del membro nazionale, all'apertura di un TWF (Temporary Work File).

Tali criteri permetteranno alla Rappresentanza italiana ad Eurojust di concentrarsi sui casi per gravi forme di criminalità autenticamente "transnazionali", anche nel rispetto delle norme regolanti i rapporti tra Eurojust e la Rete Giudiziaria europea (cfr. art. 25 bis a) della Decisione 2009/426/GAI di rafforzamento dell’Eurojust, che prevede l'obbligo per i Membri Nazionali di informare i Punti di Contatto della Rete Giudiziaria dei casi che possono essere allocati e trattati meglio dalla Rete Giudiziaria europea). Tale indirizzo è del tutto in linea con le conclusioni del gruppo di lavoro congiunto Eurojust- EJN Joint Task Force riportate nel documento edito il 6 maggio 2014 " What can we do for you". (cfr. doc. 9 allegato).

I magistrati assistenti del membro nazionale sono invitati, nel termine di mesi due dall'adozione del presente atto, a verificare che i propri casi pendenti e già assegnati siano rispondenti a criteri di competenza funzionale sopra esposti. In caso contrario, sentito il membro nazionale, provvederanno a riferire il caso al competente Punto di Contatto nazionale della Rete Giudiziaria, ovvero alla immediata trattazione e definizione della procedura.

4. Le competenze interne

a) Il Membro NazionaleA questi competono le prerogative previste dall’art 5 della legge n. 41 del 2005 (da ritenersi in questa sede richiamate), in linea con le previsioni di cui all’art. 6 della Decisione 187 del 2002. Inoltre, per l’esercizio delle proprie funzioni e ai fini del conseguimento degli obiettivi di cui all’art. 3 della Decisione 187 del 2002 il membro nazionale può richiedere informazioni ed accedere ai sistemi informativi nazionali secondo le previsioni di cui all’art. 7 della legge n. 41 del 2005. Sono in corso concrete iniziative per l’istituzione di forme di accesso automatizzato alle informazioni contenute nel casellario giudiziale.

Nel quadro del protocollo vigente con la Direzione Nazionale Antimafia e Antiterrorismo stipulato il 24 aprile 2014, il Membro nazionale italiano ha altresì la possibilità di chiedere l’approfondimento investigativo dei dati di interesse, per le esigenze del coordinamento, attraverso la consultazione della Banca Dati nazionale, ove tale consultazione sia autorizzata dal Procuratore Nazionale Antimafia e Antiterrorismo.

La competenza interna: al membro nazionale è in primo luogo riservata la decisione sull’apertura di nuovi casi che verranno trattati dall’Ufficio, in base alle richieste formulate dalle autorità giudiziarie nazionali, o di iniziativa, anche sulla base delle analisi di Europol.



Inoltre compete al membro italiano di Eurojust la trattazione dei casi attivi (ossia basati su richieste delle autorità italiane) il cui numero finale di registrazione al sistema di gestione automatizzata in uso ad Eurojust, CMS (case management system) sia lo 0 – 1 (criterio automatico predeterminato).

Quanto ai casi passivi, al membro nazionale compete la trattazione dei casi di assistenza e/o coordinamento formulati dai magistrati di collegamento presenti ad Eurojust (Norvegia, Stati Uniti, Confederazione Elvetica) e, relativamente all'Unione europea, dalla rappresentanza rumena e da quella cipriota.

Nell'assegnazione dei casi (tanto attivi quanto passivi) il membro nazionale terrà conto criterio del precedente che consentirà l'assegnazione del nuovo caso al medesimo magistrato che ha trattato o che sta trattando un caso che presenta profili di connessione soggettiva o oggettiva al primo.

Al fine di assicurare la necessaria flessibilità nella gestione dei casi operativi, contemperando nel contempo esigenze di trasparenza, il membro nazionale potrà anche:

- assegnare a sé stesso un nuovo caso, anche in co-delega con il magistrato cui lo stesso compete in forza di criterio automatico, in presenza di particolare rilevanza e complessità del procedimento;

- assegnare solo a sé stesso un nuovo caso , laddove vi sia l'esigenza di perequare i carichi di lavoro tra i magistrati.

In entrambe le ipotesi espliciterà la motivazione all'atto dell'assegnazione, informandone subito gli assistenti e la segreteria che effettuerà le annotazioni del caso al CMS.

Infine, potranno concordarsi tra i magistrati assistenti, con il consenso del membro nazionale, motivati cambi di delega in relazione a singole procedure.

Al membro nazionale compete ancora:

- l' assegnazione a ciascun magistrato assistente di ogni nuovo caso che perviene all'Ufficio, in osservanza dei i criteri predeterminati sopra esposti e secondo le procedure gestionali appresso specificate;

- l'eventuale formulazione di indicazioni operative da seguirsi per ciascun caso, all'atto dell'assegnazione;

- la costante conoscibilità delle informazioni scambiate durante la gestione del caso, mediante l'invio da parte dei magistrati assistenti della corrispondenza pertinente, con invio in posta elettronica, per conoscenza, a "College Italy";

- l'assunzione di eventuali iniziative da comunicare al magistrato assegnatario per il corretto completamento di ogni caso operativo assegnato ai magistrati del desk;

- la possibilità di trattare un caso già assegnato ad altro magistrato dell’ufficio, avocando a sé il relativo procedimento con atto espressamente motivato, solo nell'ipotesi di manifesta violazione delle norme internazionali e nazionali vigenti ovvero di violazione delle direttive eventualmente assunte per la sua gestione



La partecipazione alle riunioni del College di Eurojust, sia per quelle indette come management board che per quelle di carattere operativo , deve ritenersi riservata al membro nazionale .

In caso di assenza giustificata di questi, ovvero di suo impedimento per concorrenti e prevalenti impegni istituzionali, il membro nazionale potrà essere sostituto, previa sua delega, dal primo magistrato assistente. Parimenti, in caso di assenza giustificata o di impedimento pure di quest'ultimo, il membro nazionale potrà delegare il secondo magistrato assistente.

Per ogni seduta di College e prima della stessa, i magistrati assistenti segnaleranno, anche con nota interna da inoltrare via email al membro nazionale, i propri contributi di riflessione e di approfondimento in relazione ai temi posti all'ordine del giorno.

Il membro nazionale fornirà appropriati feedback a tutto l'Ufficio all'esito di ciascuna seduta di College.

Il membro nazionale dirige le riunioni di coordinamento scaturite da propri casi operativi e può intervenire alle riunioni di coordinamento promosse dai magistrati assistenti, nei casi loro assegnati, per assicurare il loro ottimale svolgimento.

Esprime il punto di vista dell’Ufficio sulla costituzione di squadre investigative comuni, ove le autorità giudiziarie che procedono alla costituzione delle stesse abbiano richiesto il supporto di Eurojust.

Il membro nazionale partecipa all’attività degli altri organismi e gruppi di lavoro interni dell’Ufficio (Team), nonché ai seminari strategici e tattici promossi dell'organismo, qualora non sia prevista l'estensione della partecipazione anche agli altri componenti del Desk, in ogni caso informandone gli altri magistrati della rappresentanza e la segreteria dell'attività svolta.

Il membro nazionale tiene i rapporti con l'Ufficio italiano ad Europol ( Italian Liasion Bureau) e con il Servizio Cooperazione Internazionale di Polizia.

Il membro nazionale organizza l'attività di coloro che sono ammessi a frequentare stage o periodi di formazione, impartendo direttive ed assicurando il prevalente impegno dei suddetti nelle attività di formazione, salvo che non ritenga di delegare un suo magistrato assistente in tale compito. Gli stagisti ed i trainee potranno svolgere attività di ausilio in favore dei magistrati assistenti del membro nazionale sulla base delle sue indicazioni.

Infine, competono al membro nazionale:

- compiti di organizzazione e supervisione della segreteria e delle relative attività; - compiti di line manager, secondo i contenuti della Decisione del Direttore Amministrativo di

Eurojust 2011-27 e di responsabile per la gestione amministrativa complessiva dell'Ufficio;- compiti di indirizzo delle attività del SNE e di controllo sulle sue prestazioni; - compiti di indirizzo delle attività degli stagisti e dei magistrati ammessi al tirocinio di lungo

periodo;



- la partecipazione ai turni di reperibilità durante il periodo feriale insieme agli altri magistrati della Rappresentanza, tenendo conto della esigenza di un opportuno bilanciamento dei carichi di lavoro;

- l'indizione, anche con modalità informali, di riunioni plenarie dell'Ufficio, da tenersi almeno una volta ogni due mesi.

b) I magistrati assistenti del membro nazionale italiano- la dr.ssa Teresa-Angela Camelio è il primo assistente del membro nazionale italiano. La

stessa si occuperà:- quanto ai casi attivi (ossia scaturenti da richieste formulate da autorità giudiziarie italiane),

della trattazione di quelli assegnati dal membro nazionale il cui numero finale di registrazione al CMS culmina in 3, 5, 7, 9 (criterio automatico predeterminato), salvo che il membro nazionale non ritenga di assegnare diversamente il caso (in co-delega o auto-assegnazione a sé stesso) per le esigenze di flessibilità esposte

- quanto ai casi passivi (ossia scaturenti da richieste formulate da desk stranieri), alla dr.ssa Camelio competono i casi assegnati dal membro nazionale, di assistenza e/o coordinamento formulati dai seguenti desk: Estonia, Francia, Grecia, Lettonia, Lussemburgo, Olanda, Portogallo, Regno Unito, Repubblica Ceca, Spagna, Svezia, Ungheria. Per tali casi, il membro nazionale, ricevuta notizia della richiesta di assistenza del Desk straniero, confermerà anche via email l'assegnazione come sopra determinata, salvo che non ritenga di procedere diversamente (assegnando il caso in codelega o con auto-assegnazione a se stesso)

La dr.ssa Camelio inoltre:

- parteciperà alle riunioni del College di Eurojust in caso di impedimento o assenza del membro nazionale e previa sua delega, che verrà trasmessa tempestivamente dalla segreteria del Desk italiano al segretario del College di Eurojust;

- parteciperà ai gruppi di lavoro interni all’organismo (Team), tenendo conto delle proprie attitudini e delle esigenze di approfondimento, sentito in ogni caso il membro nazionale italiano e tenendo conto della compatibilità di siffatta partecipazione con gli obiettivi e le esigenze di lavoro del Desk. Le conoscenze acquisite attraverso tale partecipazione saranno opportunamente comunicate a tutto l'Ufficio;

- svolgerà le funzioni di line manager della Segreteria del Desk, secondo i contenuti della Decisione del Direttore Amministrativo di Eurojust 2011-27, limitatamente agli atti urgenti ed indifferibili da compiersi in caso di assenza per congedo del membro nazionale, informando in ogni caso tempestivamente quest'ultimo degli atti adottati.

Il dr. Pietro Suchan è il secondo assistente del membro nazionale e si occuperà:



- quanto ai casi attivi (ossia scaturenti da richieste formulate da autorità italiane), di quelli assegnati dal membro nazionale il cui numero finale di registrazione al CMS culmina in 2, 4, 6, 8 (criterio automatico predeterminato), salvo che il membro nazionale non ritenga di assegnare diversamente il caso (in auto-assegnazione o codelega) per le esigenze di flessibilità esposte

- quanto a casi passivi, il dr. Suchan tratterà i casi di assistenza e/o coordinamento che verranno assegnati dal membro nazionale, formulati dai seguenti desk: Austria, Belgio, Bulgaria, Croazia, Danimarca, Finlandia, Germania, Irlanda, Lituania, Malta, Polonia, Slovacchia, Slovenia, salvo che il membro nazionale non ritenga di assegnare diversamente il caso ( in codelega o auto-assegnazione a se stesso). Il dr. Suchan si occuperà inoltre della partecipazione alle riunioni del College di Eurojust in caso di impedimento o assenza del membro nazionale e del primo magistrato assistente, previa delega del membro nazionale, che verrà trasmessa tempestivamente dalla segreteria del Desk italiano al segretario del College di Eurojust;

- della partecipazione ai gruppi di lavoro interni all’organismo (Team), sulla base delle proprie attitudini e degli interessi di approfondimento, sentito il membro nazionale italiano e tenendo conto della compatibilità di siffatta partecipazione con gli obiettivi e le esigenze di lavoro del Desk. Le conoscenze acquisite attraverso tale partecipazione saranno opportunamente comunicate a tutto l'Ufficio.

- svolgerà le funzioni di line manager della Segreteria del Desk, secondo i contenuti della Decisione del Direttore Amministrativo di Eurojust 2011-27, limitatamente agli atti urgenti ed indifferibili da compiersi in caso di assenza per congedo del membro nazionale e del primo assistente, informando in ogni caso tempestivamente il membro nazionale degli atti adottati.

Disposizioni comuni agli assistenti del membro nazionale:

La trattazione di ciascuna procedura operativa avverrà in piena autonomia da parte del magistrato assegnatario, che si atterrà, in ogni caso, ad eventuali indicazioni operative disposte dal membro nazionale al momento dell'assegnazione del caso ovvero comunicate durante la sua gestione.

Il membro nazionale sarà sempre previamente contattato e consultato in caso di richieste concernenti assistenza nelle esecuzioni di MAE e richieste di supporto al coordinamento investigativo.

Ogni procedura sarà gestita in modo da rendere l'assistenza ed il supporto richiesti con le migliori modalità operative, nel rispetto di tutte le norme nazionali e sovranazionali vigenti, comunicando al membro nazionale le attività compiute ed i relativi esiti.

Per assicurare il necessario scambio informativo tra i magistrati componenti del Desk, la corrispondenza in posta elettronica relativa a ciascun caso, verrà opportunamente tra tutti condivisa così come verrà data tempestiva comunicazione al membro nazionale ed all'Ufficio degli esiti delle riunioni di secondo livello, mediante sintetica nota scritta da inviarsi via email.



Tutte le riunioni di coordinamento verranno sempre previamente concordate con il membro nazionale, sia nel caso di riunioni promosse in casi italiani, che in caso di riunioni fissate dai Desk stranieri, secondo la procedura stabilita nella seconda parte, relativa alla gestione dei flussi di lavoro. Il membro nazionale sarà sempre preventivamente informato quando, nella trattazione di un caso, emerga la possibilità di costituire una squadra investigativa comune, dovendo all’ uopo esprimere la posizione assunta dall’ ufficio.

Qualora nella trattazione del caso si renda necessario l’esercizio delle prerogative di cui all’art. 5 della legge n. 45 del 2001, il magistrato assistente del membro nazionale presenta al membro nazionale proposta con atto scritto che verrà, se approvata, formalmente firmata e trasmessa dal membro nazionale, con firma congiunta del magistrato proponente.

Come appresso precisato nella seconda parte relativa alla gestione dei flussi operativi, nello svolgimento delle attività concernenti ciascun caso, il magistrato assistente informerà tempestivamente il membro nazionale e l'intero Ufficio delle richieste personalmente e direttamente ricevute (inviando sempre le comunicazione relative in posta elettronica a College IT).

Qualora trattasi di mero supporto concretizzatosi in suggerimenti giuridico - operativi, il membro nazionale verrà prontamente informato di tale richiesta e la segreteria registrerà la stessa, anche informale, come TWF (Temporary Work File), ove la richiesta contenga dati personali.

Qualora invece il contatto diretto riguardi un caso tipico di assistenza erogabile da Eurojust (agevolazione di rogatorie, coordinamento investigativo), verrà immediatamente informato il membro nazionale per le determinazioni di sua competenza, in vista dell'assegnazione con i criteri sopra esposti; relativamente alle attività urgenti, il membro nazionale potrà procedere direttamente o delegare un magistrato del Desk secondo la suddivisione del lavoro sopra esposta.

I rapporti con le autorità giudiziarie nazionali sono tenuti direttamente dai magistrati assistenti del membro nazionale, qualora inerenti alla trattazione di singoli casi operativi, informando tempestivamente il membro nazionale.

La preparazione e l'invito alle riunioni di coordinamento rientrano nelle competenze funzionali della segreteria.

Tutti gli altri rapporti a carattere formale inerenti le comunicazioni tra la rappresentanza italiana e le autorità nazionali ovvero gli organismi internazionali, saranno curati direttamente dal membro nazionale italiano, salvo che questi deleghi la trattazione di un singolo affare ad un proprio magistrato assistente.

c) La segreteria e lo staffLa segreteria svolge un indispensabile compito di supporto alle attività della Rappresentanza italiana, assicurando l’assoluta riservatezza nello svolgimento di tutte le attività, non comunicando a persone estranee all'Ufficio i dati trattati e informazioni ricevute. Nei singoli casi operativi la Segreteria svolgerà in particolare le seguenti attività:



- riceverà e registrerà tutta la corrispondenza, anche cartacea, che arriva al Desk, provvedendo alla digitalizzazione e registrazione nei protocolli dell'Ufficio;

- segnalerà quotidianamente al membro nazionale le comunicazioni pervenute ed ogni situazione di urgenza;

- fornirà assistenza ai magistrati del Desk per la registrazione del caso al CMS (Case management system), secondo le indicazioni del membro nazionale;

- opererà il controllo sistematico dell'INBOX del CMS per il rilevamento di nuovi casi non altrimenti comunicati;

- informerà settimanalmente l'intero ufficio dei nuovi casi aperti e delle assegnazioni intervenute, inviando all'Ufficio in posta elettronica una nota generale di riepilogo dopo la seduta del College (ogni mercoledì);

- curerà la tenuta informatica dei documenti non operativi (con il loro inserimento nel DMS);- curerà la tenuta informatica dei messaggi di posta elettronica concernenti i singoli casi

operativi, provvedendo alla loro conservazione nell'Inbox del CMS, collocando ciascuna email a carattere operativo nel corrispondente fascicolo digitale (working cases);

- curerà tutte le attività amministrative inerenti le organizzazioni di riunioni di coordinamento, secondo le policy in uso presso l’organismo, inclusa la spedizione degli inviti alle autorità nazionali;

- fornirà assistenza ai magistrati del Desk italiano, secondo la ripartizione appresso indicata, per l’organizzazione delle missioni nazionali ed internazionali cui prenderanno parte;

- terrà aggiornato il registro delle informazioni trasmesse dalle autorità giudiziarie ex art. 7 comma 3 legge n. 41 del 2005), secondo le indicazioni del membro nazionale ed il registro delle squadre investigative comuni;

- costantemente aggiornerà le statistiche interne con modalità informatiche in modo da registrare tutte le attività dell’Ufficio (casi operativi, riunioni level II meeting, riunioni di coordinamento), inviando al membro nazionale, ogni bimestre, le statistiche generali e quelle del Desk, elaborate unitamente al personale del CAU.

Nella gestione dei casi operativi la segreteria non procederà alla formazione dei fascicoli cartacei ( manual file ), essendo l'Ufficio italiano tendenzialmente paperless , assicurando per i casi registrati solo una conservazione e gestione di carattere informatico al CMS, nella sezione dei working cases dell'INBOX del CMS (sul punto, si rinvia diffusamente, a quanto fissato al cap. secondo parte seconda).

Per consentire tale gestione, tutti i messaggi di posta elettronica saranno sempre condivisi anche con la segreteria.

La segreteria provvederà alla formazione di fascicolo cartaceo solo in presenza di una riunione di coordinamento di secondo livello (a richiesta del titolare del caso) e nei casi di organizzazione di riunioni di coordinamento e sempre che quest'ultima non possa svolgersi nell'apposita meeting room di Eurojust attrezzata con laptop per i partecipanti.



Tali fascicoli andranno sempre, dopo la lavorazione, assicurati all’interno di armadi di sicurezza appositamente chiusi a chiave, con la conservazione delle stesse con modalità che inibiscano in modo assoluto l'accesso agli estranei all'Ufficio.

Inoltre la segreteria provvederà per ciascun fascicolo digitale ad informare i componenti del Desk del raggiungimento dei limiti temporali previsti dalla Decisione 187 del 2002 per la conservazione dei dati a carattere personale, nonché del limite di mesi tre per la tenuta dei messaggi di posta elettronica relativi ai singoli casi effettuati sull’outlook esterno.

Quanto alla ripartizione interna del lavoro tra il personale di segreteria si dispone che :

- la signora A. Petrucci si occuperà dell'assistenza a tutta la gestione operativa del membro nazionale e dell’esperto nazionale distaccato. Inoltre la signora A. Petrucci assisterà il membro nazionale per tutte le attività da questi svolte inerenti la direzione del Desk e la tenuta dei rapporti con le articolazioni di Eurojust e con le autorità nazionali;

- la signora S. Metrangolo e la signora A. Lattanzi (entrambe, allo stato, a tempo parziale) si occuperanno dell'assistenza a tutta la gestione operativa dei due magistrati assistenti (dr.ssa Teresa-Angela Camelio , dr. Pietro Suchan). Nei casi di già programmata assenza della signora S. Metrangolo, il nuovo personale che verrà individuato da Eurojust subentrerà nei compiti già assegnati alla predetta.

Tutta la segreteria viene coinvolta nell'attuazione del presente programma, in base alle competenze funzionali delineate.

d) I magistrati in tirocinio I magistrati ammessi in tirocinio dopo le selezioni operate dalla EJTN e dalla Scuola della Magistratura, svolgeranno una fase di introduzione alla operatività di Eurojust, secondo le indicazioni del membro nazionale. Questi potrà stabilire il loro coinvolgimento in singoli casi operativi, anche degli assistenti, solo su sua espressa delega e tenendo conto delle esigenze bilanciamento complessivo dei carichi di lavoro.

I magistrati in tirocinio potranno inoltrare direttamente corrispondenza informale (email) verso le autorità giudiziarie nazionali e verso i desk stranieri, previo assenso del membro nazionale o del titolare del caso.

Infine, potranno partecipare alle riunioni di coordinamento, previo consenso delle autorità giudiziarie straniere ed italiane partecipanti e degli altri desk coinvolti nella trattazione del caso.

e) Gli stagistiGli stagisti ammessi in tirocinio secondo le procedure previste da Eurojust svolgeranno una fase di introduzione alla operatività di Eurojust, secondo le indicazioni del membro nazionale. Gli stagisti



non potranno direttamente partecipare alla gestione di casi operativi, ma potranno solo predisporre le minute di atti e di corrispondenza su delega del membro nazionale.

Solo nel caso di accertata disponibilità dello stagista e previo consenso del membro nazionale, potranno svolgere la medesima attività per casi assegnati agli assistenti, tenendo conto delle esigenze bilanciamento complessivo dei carichi di lavoro.

f) L’esperto nazionale distaccatoQuesti si occuperà della trattazione e gestione operativa dei casi che gli verranno direttamente assegnati dal membro nazionale italiano, al quale competerà in ogni caso l’esercizio delle prerogative formali previste dall’art. 5 della legge n. 41 del 2005.

Nella gestione di tali casi, l'esperto nazionale distaccato, previa delega del membro nazionale, potrà partecipare ad una riunione di coordinamento, qualora non vi sia disponibilità di magistrati del Desk, proponendo al membro nazionale le opportune conseguenti azioni all’esito dell’incontro.

Egli non potrà partecipare alle attività del College in sostituzione del membro nazionale o dei magistrati assistenti, ove delegati.

L'esperto nazionale si occuperà poi specificamente:

- dei contatti e scambi informativi con il CAU nei casi in cui verrà a ciò richiesto dal membro nazionale;

- dei contatti e scambi informativi con EUROPOL in singoli casi, attraverso la piattaforma SIENA, opportunamente raccordandosi con il l CAU, dandone tempestiva comunicazione al membro nazionale dei relativi esiti;

- dei contatti e scambi informativi con gli organismi centrali di polizia italiani, dandone tempestiva comunicazione al membro nazionale dei relativi esiti;

- delle verifiche dei messaggi SIENA che pervengono all'ufficio, preparando rapporti sintetici al membro nazionale sulle attività di analisi ovvero sulle riunioni organizzate da Europol, che presentino collegamenti con autorità giudiziarie;

Inoltre fornirà ogni necessario supporto alla rappresentanza italiana, secondo le indicazioni operative di volta in volta assunte dal membro nazionale.



Parte seconda

Le linee operative

Cap. I

(Il procedimento per la gestione dei casi)

1. Il flusso di lavoro: dall'apertura del caso alla sua chiusura

Sulla base dei criteri di competenza interna sopra esposti, il flusso di lavoro, per ciascun caso operativo, si svilupperà secondo le linee appresso indicate che mirano a coniugare, da un lato, le esigenze di prontezza e tempestività nella riposta e, dall'altro, specie nei casi di coordinamento, il necessario approfondimento informativo per la completezza dell'azione di supporto.

Tale linee tengono in massimo conto le disposizioni interne già adottate dal College di Eurojust ed i particolare le Guidelines on Eurojust meetings (del 15 aprile 2008), la College Decision on insertion of data in the Case Management System (del 17 giugno 2014) e l’Operation Manual già in parte adottato dall’organizzazione.

La gestione dei casi operativi si svilupperà come segue:

La ricezione della richieste di agevolazione di rogatoria ovvero di supporto al coordinamento, avanzate dall'a.g. italiana o da desk straniero.

Ogni richiesta che perviene all'Ufficio (via email, via fax, posta ordinaria) va acquisita in modo informatico dalla segreteria per la sua registrazione, tanto nel caso di richiesta/comunicazione (attiva o passiva) direttamente ricevuta dall'Ufficio italiano, quanto nel caso in cui la relativa documentazione sia stata ricevuta (generalmente via email) da alcuno dei suoi componenti. In tale evenienza, il magistrato che è stato destinatario esclusivo della richiesta, ne darà immediata notizia al membro nazionale e per conoscenza all'intero Ufficio, inoltrando tutta la documentazione ricevuta con email a College Italy. Ciò consentirà al membro nazionale di adottare le sue determinazioni. Per le richieste passive (provenienti da desk stranieri), potrà anche accadere che esse pervengano con notifica al desk nell'INBOX del CMS. Per queste ultime la segreteria curerà il sistematico controllo di



tale INBOX, rilevando ogni caso registrato ma non comunicato ancora via email interna dal desk straniero. In tal evenienza ne darà a tutti notizia, con email inviata a College Italy.

per i casi attivi pervenuti (richieste provenienti dalle autorità italiane)

il membro nazionale deciderà sull’apertura del caso e formulerà tempestivamente indicazioni per la segreteria, anche via email, per consentire la sua registrazione al CMS (tipologia di assistenza, reato, paesi coinvolti). In questa fase egli potrà valutare la ricorrenza delle circostanze (nella prima parte analiticamente indicate), per una diretta assegnazione del caso a sè stesso ovvero di codelega, secondo criteri egualmente predeterminati, e potrà indicare la necessità del compimento di primi atti urgenti.

segue per i casi attivi:

la segreteria curerà, sulla base delle indicazioni ricevute dal membro nazionale, l'immediata registrazione del caso al CMS per la sua apertura al College di Eurojust . Effettuata tale registrazione, darà immediata comunicazione del numero di registrazione e del nominativo del magistrato assegnatario sulla base del criterio automatico (numero finale di registrazione) con informazione inviata via email a College Italy per conoscenza ed in via prioritaria al magistrato assegnatario.

Per gli atti che pervengono all'Ufficio per conoscenza ovvero che non determinano esigenze di immediata operatività, il membro nazionale potrà disporre l'apertura di un Temporary Work File al CMS;

segue per i casi passivi

La segreteria riceverà dal membro nazionale indicazioni per l’assegnazione(in base al criterio della ripartizione per paese), salvo che il membro nazionale non abbia disposto, all'atto della



comunicazione da parte del desk straniero, l'auto-assegnazione del caso o la sua codelega in applicazione dei criteri sopra previsti (nel cap. 3). In caso di dubbio, la segreteria consulterà il membro nazionale. La segreteria darà poi comunicazione di tale assegnazione in via prioritaria al magistrato designato e per conoscenza all'Ufficio tutto, con email da inviare a College Italy, provvedendo alle dovute annotazioni nel CMS.

per entrambi (casi attivi e passivi)

La segreteria effettuerà settimanalmente una comunicazione riepilogativa (ogni mercoledì mattina) con email indirizzata a College Italy, trasmettendo una nota con la specificazione dei casi (attivi e passivi) aperti al College, della loro data, del numero identificativo, e del loro stato (operatività avviata/operatività da avviare) e del magistrato assegnatario per ciascun caso registrato.

I meeting di II livello

Per l'approfondimento dei casi che presentano una media/alta complessità (in ragione dei paesi coinvolti e della natura delle fattispecie trattate), sarà sempre avviato uno scambio di ulteriori informazioni investigative/giuridiche, anche in vista della preparazione di riunioni di coordinamento. A tal fine si svolgeranno riunioni c.d. di secondo livello e nei casi passivi esse verranno sollecitate ai desk stranieri, ove non proposte dai colleghi stranieri. Prima della sua indizione, ovvero se ciò non è subito possibile dopo il suo svolgimento, il magistrato proponente (ovvero destinatario di analoga richiesta da parte di desk straniero) avrà cura di informare il membro nazionale ed il Desk, con email inviata a College Italy. All'esito della riunione è auspicabile l'invio di una sintetica nota ai Desk intervenuti (ed a College Italy per conoscenza), riassuntiva degli esiti raggiunti e delle proposte operative. Lo svolgimento di tali riunioni verrà annotato dalla segreteria in apposito registro informatico. Il membro nazionale sarà sempre informato dell'esito di tali riunioni.

I meeting di terzo livello (le riunioni di coordinamento)

I presupposti per lo svolgimento di riunioni di coordinamento di terzo livello e gli obiettivi da raggiungere saranno sempre valutati e concordati con il membro nazionale prima della formulazione



della proposta al competente Desk straniero, tanto nei casi attivi ( su richiesta dell'autorità giudiziaria ovvero di iniziativa) nazionale, quanto nei casi in cui trattasi di proposta proveniente da desk straniero.

Lo svolgimento della riunione di coordinamento sarà di regola (ossia nei casi di media o elevata difficoltà) preceduto dalla preparazione di un preliminare documento di supporto (Case Note), per la cui redazione si richiederà l'assistenza del CAU, nel quale si darà conto delle informazioni raccolte, delle rogatorie pervenute e si rappresenteranno i nessi oggettivi e soggettivi tra le diverse indagini oggetto del coordinamento.

Le autorità giudiziarie partecipanti saranno sempre previamente invitate tal titolare del caso e prima della riunione, a predisporre un documento riepilogativo dello stato del proprio procedimento, possibilmente in power point, da scambiare con la controparte in occasione della riunione, da far pervenire al desk italiano prima del meeting.

In vista della riunione di coordinamento e con il consenso dell’autorità giudiziaria titolare del procedimento nonché del desk straniero coinvolto, verrà cercato anche il contributo di analisi di Europol attraverso i contatti cui procederà il CAU, tenuto conto delle associazioni di Eurojust ai diversi Focal Point aperti presso Europol, in base ai reati per i quali si procede. Per il coinvolgimento del CAU è stato predisposto apposito modello che viene allegato al presente programma ( Cfr. doc. allegato sub 10).

Nei casi appropriati, anche il Legal Service verrà coinvolto nella preparazione delle riunioni di coordinamento, in vista di ogni utile contributo sui temi giuridici e di cooperazione giudiziaria penale che potranno risultare rilevanti.

Gli analisti di Europol che hanno avviato gli approfondimenti informativi o rassegnato rapporti di analisi verranno invitati a partecipare alla riunione di coordinamento. Ove necessario, previo consenso del membro nazionale, potrà associarsi ai lavori anche rappresentante di Olaf, ove tale organismo sia stato coinvolto nella fase di indagine.

L'Ufficio italiano presente ad Europol (l'Italian liaison bureau) sarà sempre notiziato dello svolgimento di riunioni di coordinamento promosse dal desk italiano, e nei casi opportuni, anche invitato a parteciparvi.

Per i casi di criminalità organizzata di cui all’art. 51 terzo comma bis c.p.p., copia dell’ordine del giorno verrà inviata al Procuratore Nazionale Antimafia ed Antiterrorismo.

L'ordine del giorno della riunione di coordinamento (agenda) sarà sempre concordato con il membro nazionale. All'esito la segreteria si attiverà per gli adempimenti successivi.



Successivamente la segreteria effettuerà gli adempimenti organizzativi in linea con le policy in vigore presso l'organismo. Gli inviti alla partecipazione verranno inoltrati solo all'autorità giudiziaria, che valuterà l'estensione alla polizia giudiziaria. Il membro nazionale italiano potrà valutare di estendere l'invito agli organismi centrali di polizia ed alla DNA, nel quadro del protocollo operativo con questa vigente del mese di aprile 2014.

Il magistrato titolare del caso presiederà il meeting e coordinerà i lavori. Il membro nazionale, qualora non sia titolare del caso, potrà associarsi ai lavori dando il proprio contributo ed adoperandosi affinché il meeting realizzi i suoi obiettivi.

Della riunione verrà redatto verbale con l'assistenza di analista del CAU da contattare previamente. Il verbale darà conto delle persone intervenute, delle principali questioni trattate, delle conclusioni raggiunte. Con nota separata, redatta in conformità dell'allegato modello proposto da Eurojust, si darà conto delle informazioni scambiate e dei documenti consegnati, nonché degli impegni assunti tra le parti quanto all'utilizzo ed alla discovery degli atti. Nei casi in cui appaia utile ovvero possibile, lo svolgimento delle riunioni di coordinamento potrà avvenire mediante collegamento a distanza in videoconferenza.

I coordination center

All'esito della definizione strategica ed operativa del caso ed al fine di facilitare un esecuzione contestuale di misure ( cautelari personali e/o reali) in diversi paesi, le autorità giudiziarie nazionali verranno invitate a partecipare ai c.d. coordination center, cui potrà partecipare anche la polizia giudiziaria coinvolta nelle indagini e rappresentanti di Europol che hanno condotto attività di analisi. L'organizzazione di tali coordination center andrà concordata sempre con il membro nazionale.

La chiusura del caso

La decisione di chiusura del caso da parte di ciascun assegnatario verrà comunicata al membro nazionale anche in modo informale con semplice email, in cui si darà sinteticamente conto delle attività compiute e dei risultati raggiunti.



L'autorità giudiziaria nazionale sarà sempre contatta in forma scritta (anche con l'invio di semplice email), della iniziativa di procedere alla chiusura del caso. Eventuali osservazioni di questa saranno comunicate al membro nazionale. La segreteria procederà alle annotazioni del caso nel CMS e presenterà di volta in volta al membro nazionale l''elenco dei casi in chiusura da riferire al college.

Dei casi risultati di particolare complessità o interesse per le questioni giuridiche trattate si procederà alla redazione di scheda di sintesi, riepilogativa delle principali questioni trattate, anche con l'aiuto di analista del CAU ( se disponibile), in vista della menzione del caso nei documenti ufficiali dell'organismo o per eventuali comunicazioni ad autorità nazionali. Per le suddette finalità verrà compilata l’apposita scheda ( CASE INFORMATION FORM), adottata da Eurojust.

2. I progetti operativi per una cooperazione penale rafforzata in settori della criminalità organizzata

E' sempre più avvertita dalle autorità giudiziarie nazionali l'esigenza di avere un approccio alla materia della cooperazione giudiziaria, che, pur essendo strettamente ancorato alle singole indagini condotte, consenta di avere una prospettiva strategica aperta versa la comprensione delle dinamiche involgenti rilevanti fenomeni criminali. Si pensi, ad esempio al tema delle infiltrazioni della criminalità organizzata italiana in alcuni paesi europei in particolare ( Spagna, Francia, Olanda e Germania), non solo per il nascondimento di pericolosi latitanti, ma per gli investimenti dei proventi di reato (in special modo derivanti dal narcotraffico). Un focus operativo concentrato solo sulle esigenze del singolo caso impedisce di cogliere i nessi operativi di tali presenze criminali, le capacità di condizionamento di settori economici ed istituzionali.

Inoltre, è esperienza verificatasi in diversi casi di collaborazione che pur essendo stata questa avviata sotto i migliori auspici, non siano stati ottenuti i risultati attesi e tradite le aspettative di reciprocità riposte dalle autorità giudiziarie italiane.

Si ritiene pertanto da individuare, tra gli obiettivi funzionali dell'Ufficio, quello di promuovere specifici progetti finalizzati ad ottenere una cooperazione giudiziaria migliore e più ampia nel settore del crimine organizzato italiano, per il quale anche Europol ha ritenuto di dedicare speciale attenzione attraverso la costituzione di un Focal Point tematico, ITOC .

Anche nel quadro degli strumenti operativi di cui Eurojust è già dotato si potranno avviare, sia pure in forma sperimentale, tali forme di collaborazione per ottenere:

- un quadro preliminare informativo e conoscitivo basato su evidenze giudiziarie; - la individuazione dei filoni investigativi attuali che presentano implicazioni transnazionali; - accordi con gli altri DESK interessati per uno sviluppo estensivo dello scambio informativo in

grado di abbracciare plurime indagini collegate; - lo svolgimento di dedicate riunioni di coordinamento per l'analisi dei nodi da affrontare e per

impostare strategie operative; - la costituzione di squadre investigative comuni oggi possibili per l'Italia anche alla luce della

intervenuta nuova normativa.



3. I contatti con il Desk italiano durante l’ orario di lavoro. La reperibilità nel periodo feriale. Congedi e sostituzioni

Il personale amministrativo presente nel Desk italiano è in servizio nel rispetto dell'orario generale previsto da Eurojust (con chiusura nei giorni festivi e prefestivi). L'Ufficio è contattabile durante l'orario di lavoro (9-17,00). I magistrati addetti (membro nazionale e suoi assistenti) sono invece sempre contattabili durante il giorno, salvo il periodo feriale, nel quale si assicurerà un turno di reperibilità che verrà appositamente comunicato. I dispositivi telefonici e telematici messi a disposizione dall'organismo assicurano di realizzare, di fatto, un costante collegamento con i componenti dell'Ufficio in qualsiasi momento. Tale reperibilità è attuata anche attraverso l’on call coordination (OCC) previsto dalla Decisione 426/2009.

In particolare, durante il periodo feriale viene previsto un turno di reperibilità estiva della durata di 10 giorni per ciascun magistrato, durante il quale il turnista sarà reperibile telefonicamente da parte delle autorità nazionali e procederà al compimento degli atti urgenti richiesti dalla natura del caso e ad ogni atto necessario, sempre informando il membro nazionale tempestivamente. Anche l’esperto nazionale distaccato parteciperà ai turni dell’Ufficio. Tale turno sarà portato a conoscenza delle autorità giudiziarie nazionali e dell'Ufficio II della Direzione Generale degli Affari Penali del Ministero della Giustizia. I casi incamerati durante il turno verranno assegnati secondo gli ordinari i criteri di attribuzione sopra esposti.

Per gli eventuali altri periodi di congedo ordinario, verrà inoltrata da parte di ciascun componente del desk (personale magistratuale e amministrativo) richiesta scritta, anche via e-mail, al membro nazionale con la specificazione dei giorni di congedo. Tale richiesta verrà inoltrata tempestivamente al membro nazionale che valuterà l’accoglibilità sulla base degli impegni complessivi del desk previsti nel periodo e tenuto conto della possibilità di sostituzione dell’istante con gli altri componenti presenti. I periodi di congedo accordati verranno comunicati per la segreteria al competente ufficio di Eurojust e per i magistrati al competente ufficio del Ministero della Giustizia. Nel periodo di congedo non andranno computati i giorni in cui Eurojust rimane chiuso secondo il calendario delle attività.

4. La partecipazione a gruppi di lavoro (Team) e le altre attivitàLa partecipazione ai gruppi di lavoro interni (Team) da parte dei magistrati in servizio presso l'Ufficio italiano avverrà tenendo conto degli interessi personali di approfondimento tematico, sentito il membro nazionale italiano, tendenzialmente evitando sovrapposizioni nella partecipazione ai medesimi.

Per le partecipazioni già in corso verranno analizzati con il membro nazionale i risultati raggiunti e gli obiettivi ancora da perseguire, avendo di mira le esigenze di cooperazione delle autorità giudiziarie italiane. Le informazioni ed i documenti raccolte nel corso dei lavori di tali gruppi ovvero in occasione di seminari strategici o tactical meeting, saranno messi a disposizione della Rappresentanza italiana per arricchire il bagaglio informativo, e da questa verranno condivisi con le Autorità italiane, ove non vi siano speciali esigenze di riservatezza e nel rispetto delle policy in uso ad Eurojust. Il membro



nazionale prenderà le opportune iniziative per assicurare l'opportuna diffusione di tali documenti in favore dei corrispondenti nazionali di Eurojust.

5. Il monitoraggio dei carichi di lavoro La verifica dei carichi di lavoro sarà effettuata dal membro nazionale con cadenza trimestrale. A tal fine la segreteria aggiornerà i dati delle assegnazioni, sottoponendole al membro nazionale con la citata periodicità. Nel riequilibrio dei carichi il membro nazionale terrà conto non solo dei dati quantitativi, ma anche di quelli qualitativi per tener conto della complessità dei casi. A tal fine un caso di coordinamento sarà ritenuto più complesso rispetto ad un caso di agevolazione della esecuzione di rogatorie; tra i casi di coordinamento, la complessità sarà ritenuta in modo crescente in base al numero degli Stati coinvolti. Tanto il criterio di iniziale attribuzione del caso quanto la successiva riassegnazione, andranno applicati con lo spirito di reciproca collaborazione che ha sempre animato la rappresentanza italiana. Restano possibili sostituzioni nei casi opportuni, per il disbrigo di attività di maggior impegno, che verranno prospettate al membro nazionale che assumerà le decisioni del caso.

Cap II

La formazione del fascicolo, l'inserimento di dati nel CMS ed il loro trattamento

1. Il fascicolo digitale La rappresentanza italiana ad Eurojust aspira a diventare un ufficio paperless, per le esigenze di economicità nell'impiego delle risorse ampiamente esposte nella prima parte del programma. Per la realizzazione di tale obiettivo, come misura di immediata attuazione, si dispone che nella gestione dei casi operativi la segreteria non procederà alla formazione dei fascicoli cartacei (manual file), assicurando per i casi registrati solo una conservazione e gestione di carattere informatico.

Essa avverrà con l'inserimento delle informazioni necessarie (autorità giudiziaria richiedente, nome indagati, titolo di reato, tipologia di assistenza, note operative) nel Case Management System. Inoltre, nell'apposita directory dei working cases allocati nell'INBOX del CMS verranno conservati tutti i messaggi di posta elettronica scaturenti dalla trattazione di ciascun caso. La Segreteria provvederà alla formazione di fascicolo cartaceo solo in presenza di una riunione di coordinamento di secondo livello (a richiesta del titolare del caso), e nei casi di organizzazione di riunioni di coordinamento.

I fascicoli cartacei da formarsi nei due casi sopra esposti e gli altri giacenti, andranno sempre, dopo la trattazione, assicurati quotidianamente all’interno di armadi di sicurezza appositamente chiusi a chiave, con la conservazione di tali chiavi con modalità che inibiscano in modo assoluto l'accesso agli estranei all'Ufficio.



In via sperimentale, anche alcune riunioni di coordinamento verranno svolte con l'utilizzo di dispositivi formatici messi a disposizione da Eurojust nell'apposita meeting room, affinché tutti i documenti preparatori della riunione siano consultabili dai partecipanti attraverso tablet o laptop forniti per la circostanza. Degli esiti di tale sperimentazione, ove positiva, il membro nazionale darà comunicazione al College di Eurojust per la diffusione della modalità ed il suo consolidamento a livello generale.

2. L'inserimento dei dati nel CMS Per il conseguimento degli obiettivi di coordinamento e supporto alle autorità nazionali è essenziale che siano sfruttate le potenzialità del sistema informatico di gestione dei casi CMS in uso ad Eurojust. Questo potrà efficacemente funzionare per la ricerca di links tra procedimenti, nella misura in cui siano riservate in modo sistematico le informazioni trasmesse dalle autorità giudiziarie nazionali ai sensi dell'art. 13 della Decisione n. 426/2009 su Eurojust. Tale funzionalità presenta al momento due criticità fondamentali:

- lo scarso uso da parte delle autorità giudiziarie nazionali del template predisposto da Eurojust per l'invio in forma strutturata delle informazioni previste dal citato art. 13;

- il differente approccio seguito dai desk nazionali nel riversamento delle informazioni ricevute, per come estraibili da rogatorie internazionali.

Per il primo aspetto, è stato aggiornato il template da parte di Eurojust per renderlo più user friedly, in linea con le raccomandazioni espresse all'esito del VI ciclo sulle mutue valutazioni dei paesi membri dell'Unione europea. Questo membro nazionale darà ampia diffusione a livello nazionale del nuovo template, una volta adottato.

In merito al secondo profilo, a prescindere dalla disparità di approcci seguiti, l'implementazione del sistema (CMS) con l'inserimento delle informazioni operative appropriate, può determinare un valore aggiunto nella gestione dei casi, perchè consente di ampliare la base informativa su cui poter sviluppare ricerche ed individuare collegamenti tra le diverse indagini deferite all'organismo.

Per garantire sufficienti standard di inserimento si dispone che:

- i dati personali dei soggetti indagati riportati nelle rogatorie pervenute all'Ufficio siano inseriti nel CMS a cura della segreteria al momento della registrazione del caso;

- i dati personali riportati nei documenti che verranno invitati successivamente dalle autorità nazionali (informative, integrazioni alle rogatorie, etc.) potranno essere inseriti ad opera del personale del CAU che verrà appositamente richiesto di svolgere l'attività, in conformità con quanto deciso sul punto dal College di Eurojust con la decisione del 17 giugno 2014. Il membro nazionale ovvero i magistrati assistenti potranno chiedere al personale CAU di estrarre da tali documenti sia dati personali che ulteriori dati menzionati nell'art. 15 della Decisione su Eurojust nonchè altre entities utili alle operazioni di cross - checked (conti bancari, numeri telefonici, etc.).



- L'estrazione e l'inserimento di tali dati ulteriori dipenderà dalla rilevanza del caso e rispetterà un criterio di proporzionalità. Il coinvolgimento del CAU sarà effettuato avvalendosi di apposito modello all'uopo elaborato.

3. Il trattamento dei dati e la loro conservazioneNel trattamento dei dati personali si osservano le disposizioni di cui agli artt. 14- 16 b del testo consolidato della Decisione n. 426 del 2009 su Eurojust e le regole interne fissate dall'organismo (Rules of procedure on the processing and protection of personal data at Eurojust adottate il 21 ottobre 2004, le Guidelines on the management of manual files, di cui alla decisione del College di Eurojust del 7 ottobre 2014). Il membro nazionale è responsabile della corretta gestione dei dati e della osservanza delle norme rilevanti, sia per i dati personali inseriti e trattati nei fascicoli informatici (digital files) che nei fascicoli cartacei (manual files).

Tutto l'Ufficio collaborerà attivamente con il membro nazionale affinchè il regime giuridico vigente sul trattamento dei dati personali sia osservato. In particolare, la segreteria, al fine di aiutare l'Ufficio nella pratica osservanza delle richiamate disposizioni, provvederà per ciascun fascicolo digitale ad informare i componenti del desk del raggiungimento dei limiti temporali previsti dall'art. 21 della Decisione su Eurojust n. 187 del 2002, quale modificata dalla Decisione n. 426 del 2009, per la conservazione dei dati a carattere personale.

Qualora tale limite sia stato raggiunto il titolare del caso, valutate tutte le circostanze pertinenti, proporrà al membro nazionale la distruzione dei dati ovvero la conservazione per un ulteriore periodo di anni tre, ove tale conservazione sia proporzionata alla rilevanza del caso e funzionale alle esigenze ed agli obiettivi di Eurojust. Sulla base della proposta formulata, il membro nazionale assumerà immediatamente le determinazioni finali.

La segreteria curerà anche la verifica dell'osservanza del limite di mesi tre per la tenuta dei messaggi di posta elettronica relativi ai singoli casi effettuati sull’outlook esterno. La messaggistica presente nell'outlook esterno di posta elettronica dovrà essere infatti distrutta entro mesi tre dall’invio o recezione del messaggio a cura del singolo magistrato assegnatario del fascicolo. Dell'avvenuto adempimento verrà data comunicazione al membro nazionale ed alla segreteria.

I fascicoli cartacei già esistenti verranno distrutti progressivamente, man mano che i casi ad essi relativi verranno chiusi, anche se i dati che li concernono verranno conservati con le modalità sopra indicate.

I fascicoli cartacei di nuova istituzione, nei casi in cui si procederà alla loro formazione, verranno parimenti eliminati dopo la chiusura del caso, per trattenere solo le informazioni ed i dati in formato digitale.

Il membro nazionale manterrà periodici contatti con l'Ufficio del Data Protection Office di Eurojust per aggiornarlo sull'osservanza delle norme e procedure in materia e per scambiare esperienze.



Per quanto concerne la messaggistica scambiata con EUROPOL (sulla piattaforma SIENA), con OLAF e con il Sistema Informativo Schengen, verranno con separato atto regolati gli accessi ed i collegamenti con il Desk italiano. Sin d'ora, tuttavia, si individua quale punti di contatto per tali accessi il membro nazionale. Per i rapporti con OLAF questi considerato, ai sensi dell'art. 10 della legge n. 41 del 2005, autorità nazionale competente per le esigenze dei regolamenti n. 1073/99 del Parlamento europeo e del Consiglio e n. 1074/99 del Consiglio del 22 maggio 1999, relativo alle indagini svolte dall'Ufficio per la lotta antifrode (OLAF), per come sostituiti dal regolamento 883/2013. Il membro nazionale sarà assistito in tale compito dall'esperto nazionale distaccato e dalla segreteria (signora A. Petrucci), che avranno cura di controllare regolarmente i flussi informativi che pervengono dai suddetti organismi.

Cap III

I rapporti con le autorità nazionali

1. I rapporti con il Ministero della Giustizia L'Ufficio italiano di Eurojust manterrà costanti relazioni di interscambio e di collaborazione con il Ministero della Giustizia italiano e con le sue competenti articolazioni interne. Esse si attueranno:

- nell'invio al Capo di Gabinetto ed al Capo Dipartimento per gli Affari di Giustizia, di statistiche semestrali sull'andamento dell'Ufficio;

- nell'invio al Ministro della Giustizia, al Capo di Gabinetto ed al Capo Dipartimento per gli Affari di Giustizia, di una relazione annuale del membro nazionale sull'attività svolta dall'Ufficio;

- nell'invio al Capo di Gabinetto ed al Capo Dipartimento per gli Affari di Giustizia, di comunicazioni inerenti le eventuali disposizioni organizzative integrative del presente e documenti organizzativi generali di Eurojust;

- nell'invio alle autorità giudiziarie nazionali ed al Ministero della Giustizia, di informazioni sugli esiti di attività operative rilevanti coordinate dall'Ufficio, ove non ostino esigenze di segretezza del dato investigativo;

- nell'invio al Capo di Gabinetto ed al Direttore Generale della Giustizia Penale di documenti a carattere strategico elaborati dall'organismo.

Il membro nazionale concorderà con il Capo Dipartimento per gli Affari di Giustizia, il Direttore Generale della Giustizia Penale e con il Corrispondente nazionale per Eurojust in servizio presso il Ministero della Giustizia, incontri periodici per un costante scambio informativo e per l'adozione di ogni iniziativa funzionale al buon andamento dell'Ufficio italiano ed alle esigenze di cooperazione giudiziaria internazionale.

Costanti contatti, anche a distanza e con l'utilizzo delle moderne tecnologie di comunicazione (email, videoconferenze) saranno mantenuti con il Direttore e i magistrati dell'Ufficio II della Direzione



Generale della Giustizia Penale - Cooperazione internazionale, concordando procedure e priorità operative.

Il membro nazionale assicurerà la costante attuazione delle Direttive che verranno impartite dal Capo Dipartimento per gli Affari di Giustizia ai sensi dell'art. 2 comma terzo legge 41 del 2005 e di quelle da questi già impartite, tra cui la Direttiva del 24 aprile 2015 avente ad oggetto "la cooperazione internazionale in materia di terrorismo" e quella del 18 novembre 2015 avente ad oggetto "cooperazione internazionale in materia di terrorismo. Nuova Direttiva".

2. I rapporti con i Punti di contatto della Rete Giudiziaria europea e con i Corrispondenti Nazionali di Eurojust

In attesa della definizione normativa del sistema di coordinamento nazionale di Eurojust di cui all'art. 12 della Decisione n. 187 del 2002 del Consiglio modificata dalla Decisione n. 426 del 2009, tuttora da trasporre nell'ordinamento nazionale, si fissano alcune linee guida che l'Ufficio italiano seguirà nei rapporti con i Punti di contatto della Rete Giudiziaria europea e con i Corrispondenti Nazionali di Eurojust.

Tali rapporti si svilupperanno in base alla premessa formulata all’art. 25 a. della menzionata Decisione, secondo cui Eurojust intrattiene rapporti privilegiati con la Rete giudiziaria europea basati sulla concertazione e sulla complementarietà.

Al fine di poter focalizzare l'impegno del Desk italiano sui casi di agevolazione del coordinamento e della cooperazione giudiziaria penale che presentano un Eurojust profile (secondo quanto esposto al par. 3 del cap 3), verrà cercata in modo particolare la collaborazione dei Punti di Contatto della Rete Giudiziaria europea.

In particolare, nei casi non riconducibili ad un Eurojust profile ( per come sopra definito) l' Ufficio registrerà i relativi atti secondo le procedure interne e la rogatoria verrà inoltrata al competente Punto di Contatto, usando un format comune (allegato al presente programma), onde evidenziare, salvo diverso avviso della A.G. destinataria, che l’attività di facilitazione e/o assistenza all’esecuzione della rogatoria potranno essere più propriamente svolte dalla Rete Giudiziaria Europea. Si inviterà pertanto il Corrispondente Nazionale/Punto di Contatto, a raccordarsi direttamente con la competente autorità giudiziaria straniera ovvero con il relativo Punto di contatto della Rete giudiziaria, restando l'Ufficio italiano di Eurojust disponibile per eventuali e residue esigenze di cooperazione, qualora non abbiano sortito esito positivo le iniziative assunte in ambito Rete Giudiziaria.

Il membro nazionale sarà poi disponibile a prendere parte a riunioni plenarie dei Punti di Contatto della Rete Giudiziaria/ Corrispondenti nazionali di Eurojust, per ogni utile scambio informativo.

Infine, il membro nazionale potrà invitare i competenti Punti di Contatto a riunioni anche operative di Eurojust, quando ciò sia necessario in singoli casi e nel rispetto delle regole di procedura in vigore nell'organismo.



3. I rapporti con la Direzione nazionale Antimafia ed Antiterrorismo e con la Procura Generale della Cassazione

L'ufficio italiano di Eurojust manterrà intense relazioni di collaborazione con la Direzione Nazionale Antimafia ed Antiterrorismo, che svolge anche le funzioni di Corrispondente Nazionale di Eurojust oltre che Punto di Contatto della Rete Giudiziaria Europea.

In considerazione del suo ruolo centrale sul piano del coordinamento nazionale, la DNA rappresenta un interfaccia fondamentale dell'Ufficio italiano di Eurojust, poiché le reciproche relazioni di interscambio potranno potenziare e rendere più efficaci le funzioni di agevolazione e rafforzamento del coordinamento di indagini per reati di criminalità organizzata, a carattere transnazionale.

Nel quadro delle possibilità offerte dall'attuale quadro normativo interno ed internazionale esistente, i due Uffici hanno stipulato in data 24 aprile 2014 un memorandum di intesa per rafforzare la reciproca collaborazione.

Il membro nazionale italiano si adopererà per la piena attuazione di tutte le parti di tale protocollo, informando il PNA di ogni caso per il quale appare possibile ovvero utile un intervento di quest'ultimo, per le finalità di coordinamento nazionale.

A tal proposito, la segreteria dell'Ufficio invierà alla DNA - Servizio cooperazione internazionale - ogni convocazione di riunione di coordinamento che si svolgerà ad Eurojust per reati di criminalità organizzata. Il membro nazionale valuterà con il PNA anche i presupposti operativi per una partecipazione di magistrati della Direzione Nazionale Antimafia a tali meeting. Inoltre il membro nazionale invierà al PNA ogni documento di carattere strategico, di possibile interesse per le autorità nazionali in materia di criminalità organizzata.

Al fine di arricchire la base informativa nei casi di particolare rilevanza (aventi implicazioni sul piano nazionale e transnazionale) e per individuare la portata di tutti i possibili collegamenti, il membro nazionale italiano potrà inviare al PNA richieste di verifiche e/o di approfondimento informativo in Banca Dati Nazionale, concordando con il PNA o con magistrato da questi delegato, ove la richiesta sia stata assentita, l'ordine di trattazione nel caso di plurime richieste.

Infine, al fine di dare pieno impulso alle citate direttive del Capo del Dipartimento per gli Affari di Giustizia in materia penale, il membro nazionale italiano concorderà con il PNA l'opportunità di estendere formalmente il protocollo sottoscritto in data 24 aprile 2015 alla materia del terrorismo e per includervi gli scambi informativi relativi alle squadre investigative comuni.

Il membro nazionale italiano attuerà intensi rapporti di collaborazione anche con la Procura Generale della Corte di Cassazione consistenti in :

- un interscambio informativo in relazione a casi operativi per i quali sia utile il supporto del Punto di Contatto presso il suddetto Ufficio giudiziario;



- un interscambio informativo in relazione alle attività ed esperienze maturate dalla Procura Generale della Cassazione nel contesto del Forum dei General Prosecutors;

- una ricezione costante e tempestiva delle sentenze della Suprema Corte di Cassazione con riferimento specifico ai reati in materia di terrorismo, al fine di poter rendere il contributo informativo per la redazione annuale del TCM elaborato da Eurojust;

- uno scambio di documenti ed informazioni a carattere strategico in materia di terrorismo.

Il membro nazionale italiano ha anche avviato a una proficua collaborazione con la Procura Generale della Cassazione con la stipula di comune protocollo per ottenere il costante invio di documentazione giuridica ( sentenze della Suprema Corte di Cassazione) di interesse per i temi della cooperazione giudiziaria penale.

4. I rapporti con le autorità nazionali di polizia E' parimenti essenziale avviare forme di interscambio informativo con gli organismi centrali di polizia (R.O.S., DIA, SCICO, SCO) per le esigenze del coordinamento investigativo sovranazionale. Infatti, al di là dei casi operativi in cui rappresentanti di tali organismi centrali parteciperanno alle attività di Eurojust, nel contesto di riunioni di coordinamento, a richiesta e su invito dell'autorità giudiziaria nazionale coinvolta, è necessario stabilire contatti tra l'Ufficio italiano ad Eurojust ed i suddetti Organismi per la ricerca di possibili collegamenti soggettivi ed oggettivi tra i casi gestiti e le indagini eventualmente pendenti a livello nazionale. L'accertata esistenza ed il disvelamento di collegamenti investigativi, con il consenso dell'autorità giudiziaria titolare del procedimento, potrà favorire l'ulteriore sviluppo delle iniziative di coordinamento intraprese, a beneficio delle autorità nazionali, giudiziarie e di polizia.

Analoghi proficui interscambi informativi potranno attuarsi con il Servizio di Cooperazione Internazionale di Polizia (SCIP), al quale mettono capo le Unità nazionali di Interpol, Europol, Sirene, anche alla luce di quanto previsto dall'art. 12 par. 5 lett. d) della Decisione n. 426/2009 della Decisione e dall'art. 6 comma secondo della Decisione Quadro 2006/960/GAI del Consiglio del 18 dicembre 2006 sullo scambio semplificato di informazioni.

Ancora, il membro nazionale italiano avvierà forme di collaborazione con la Direzione Centrale per i Servizi Antidroga, per le esigenze di cooperazione giudiziaria e del coordinamento in indagini per reati in materia di traffico di stupefacenti e reati connessi.

Il membro nazionale italiano ad Eurojust concorderà con i Responsabili dei suddetti Uffici le opportune iniziative per promuovere efficaci sinergie operative, per il buon esito delle procedure di cooperazione giudiziaria penale, anche mediante la stipula di protocolli di lavoro nel pieno rispetto delle norme nazionali e sovranazionali vigenti.



Cap. IV

La comunicazione del programma ed il suo monitoraggio

1. La comunicazione del programmaIl presente atto ha natura meramente interna e finalità organizzatorie. Tuttavia l'attività svolta attraverso la gestione di casi operativi si rivolge all'esterno, e mira a produrre un servizio a beneficio delle autorità giudiziarie nazionali.

Per queste ragioni si ritiene utile assicurare al presente programma adeguate forme di comunicazione attraverso i canali istituzionali appropriati. Infatti la conoscenza dei suoi contenuti potrà essere di immediato ausilio per i clients dell'Ufficio, che potranno meglio conoscere le modalità di contatto ed il tipo di prestazioni attese.

E' realistico prevedere inoltre che, a piano avviato, si possano avere indiretti effetti positivi sui flussi di lavoro del Desk, che potrà essere approcciato nei casi appropriati da cui potranno generarsi prassi virtuose nelle relazioni tra l'Ufficio ed i destinatari della sua azione.

Prima della sua formale adozione ed applicazione il presente programma è stato trasmesso, per sua opportuna conoscenza, al Sig. Ministro della Giustizia ed al Capo del Dipartimento per gli Affari di Giustizia.

Per il raggiungimento delle finalità esposte il programma medesimo, nella sua definitiva versione, verrà consegnato inviato al sig. Procuratore Generale della Cassazione, al sig. Procuratore Nazionale Antimafia ed Antiterrorismo ed al Consiglio Superiore della Magistratura, anche al fine consentire l’opportuna e più ampia diffusione del documento mediante l'inserimento nei corrispondenti siti web di tali istituzioni.

Esso potrà essere presentato ed illustrato in occasione di assemblee plenarie di Punti di Contatto della Rete Giudiziaria europea/Corrispondenti nazionali di Eurojust, appena verranno convocate.

Infine, questo membro nazionale avrà cura di illustrare l’ intero documento al Presidente del College di Eurojust, al Capo del Data Protection Office di Eurojust e ne darà notizia in seno al College dell’organismo.

2. Il suo monitoraggioCome esposto nella prima parte, il programma organizzativo e gestionale dell'Ufficio italiano ad Eurojust è un documento vivo e non conclusivo. Da una lato esso sarà sottoposto a verifiche intermedie di funzionalità (monitoraggio), per misurarne lo stato d'attuazione rispetto agli obiettivi prefissati; dall'altro potrà essere aggiornato ovvero modificato a seconda delle necessità, avendo sempre di mira l'obiettivo finale del miglior supporto possibile alle autorità giudiziarie nazionali nelle materie della cooperazione giudiziaria internazionale e del coordinamento sovranazionale.



Quanto al meccanismo di monitoraggio, si prevede una verifica della congruità del programma rispetto agli obiettivi prefissati. Tale analisi verrà svolta da tutto l’ Ufficio nel contesto di Assemblea plenaria.

La finalità di tale verifica non avrà ad oggetto solo meri accertamenti statistici o di produttività, bensì il rilevamento e l'analisi del complessivo andamento organizzativo e gestionale del Desk italiano rispetto alle soluzioni organizzative adottate e agli obiettivi prefissati.

Il membro italiano distaccato ad Eurojust

Filippo Spiezia

Allegati al programma organizzativo:

1) Dati statistici relativi al numero di casi trattati da Eurojust nel periodo 2002- 2015.

2) Dati statistici relativi al numero di casi trattati dal Desk italiano ad Eurojust nel periodo 2002- 2015.

3) Dati statistici relativi ai procedimenti definiti dal desk italiano nel 2015.

4) Dati relativi ai casi ancora pendenti presso il Desk italiano al 2015 .

5) Elenco di tutti i recapiti dell'Ufficio italiano ad Eurojust.

6) Brochure On-Call Coordination

7) Template Art 13

8) Modello per l'invio di rogatoria al Punto di contatto della Rete Giudiziaria europea per attività di agevolazione.

9) Rete Giudiziaria Europea e Eurojust

10) Modello per richiedere il coinvolgimento del CAU per la preparazione di riunioni di coordinamento.


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