M5Cap01.fm Page 7 Tuesday, April 23, 2002 11:35 AM Per ... · è il più noto e ricorrente nel...

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1

Per iniziare

Termini che è necessario capire:

✔

Database

✔

Record

✔

Campi

✔

Estensione .MDB

Tecniche che bisogna padroneggiare:

✔

Lanciare in esecuzione un database

✔

Modificare un record

✔

Fare copia di un database

✔

Personalizzare la Barra degli strumenti

M5Cap01.fm Page 7 Tuesday, April 23, 2002 11:35 AM

M5

✧

8

Elaborazione testi

In italiano la parola

database

significa letteralmente

base di dati

. La traduzione nonrende in maniera ottimale l’idea di cosa sia effettivamente un database.

Schedario elet-tronico

è probabilmente una definizione migliore: un insieme di archivi, correlati traloro, contenenti dati omogenei che riguardano un certo argomento.

Per esempio, un database è una rubrica telefonica. Lo è anche l’archivio dei cittadinidi un comune oppure l’elenco degli alunni di una scuola. La prima considerazione dafare è che un database non è un archivio statico, nel senso di un deposito nel qualeimmagazzinare dati e dimenticarli, anzi, assomiglia a un grande negozio nel quale en-trare di continuo per cercare notizie e informazioni.

Come in un negozio, anche gli

scaffali

(in questo caso

contenitori di dati

) di un data-base vengono continuamente aggiornati. Se si cercano informazioni in un grosso ar-chivio, nel quale i dati sono semplicemente conservati senza un criterio, prima o poisi riuscirà a trovare ciò che si desidera (posto che sia stato prima inserito), ma ci si im-piegherà molto tempo. Un database efficiente, invece, deve essere organizzato al me-glio per riuscire a individuare le informazioni che occorrono all’utente nel minor tem-po possibile.

Già:

database

!

Base di dati

,

schedario elettronico

o

banca dati

, sono alcuni dei terminiche lo identificano, ma

database

è il più noto e ricorrente nel mondo dell’informatica,con il quale, peraltro, comunemente si intendono due cose differenti:

➣

L’archivio (più propriamente l’insieme degli archivi, come si vedrà meglio in se-guito)

➣

Il programma di gestione

Spesso, infatti, si indicano con la stessa parola indifferentemente entrambi i concetti.Access, per esempio, è il nome commerciale di un programma di gestione archivi (odatabase, appunto) prodotto da Microsoft. Altri database (intesi come programmi digestione di banche dati) tra i più noti al mondo sono Oracle, Informix, IBM DB2,Lotus Approach. Talvolta vengono indicati più propriamente con l’acronimo DBMS(

DataBase Management System

), ossia programmi di gestione di database, ma comu-nemente si parla del

database Access

o del

database Oracle

.

1.1 Primi passi con un database

Parlare di un database non può prescindere dall’impiego di una terminologia partico-lare, nel senso di specifica per questo tipo di programmi. Chi ha sentito parlare di ter-mini quali

query

,

maschere

e

report

, potrebbe pensare di trovarsi di fronte a un tipo diprogramma utilizzabile solo dagli addetti ai lavori.

Questa affermazione è vera solo in parte. Progettare un grosso archivio come quelloche dovrebbe contenere i dati dei cittadini di un comune, integrandone la gestionecon programmi per l’emissione di certificati o di estrazione di liste di elettori, è certa-mente un’attività complessa. Dal punto di vista logico non è dissimile, tuttavia, dalla


Per iniziare

9

✧

M5

creazione di una rubrica telefonica per memorizzare cognomi, nomi, indirizzi e nu-meri di telefono di parenti e amici. Chi desidera organizzare un archivio dei proprilibri, dei dischi o di un parco clienti da poter contattare periodicamente non deve es-sere necessariamente un tecnico specialista in informatica e può utilizzare con soddi-sfazione un database come Microsoft Access o Lotus Approach. Ovviamente, perl’utente sarà importante conoscere il significato dei termini che incontrerà nel pro-gramma.

Per rimanere a quelli elencati all’inizio del paragrafo, per esempio, la

query

è l’in-terrogazione dell’archivio per ricavare l’informazione desiderata, la

maschera

è la vi-deata utilizzata per l’immissione e la variazione dei dati e il

report

è la stampa checontiene i dati che sono stati estratti dal database seguendo alcuni criteri e nellaforma richiesta dall’utente. Altri termini come

campi

,

record

,

tabelle

riguardano lastruttura degli archivi e verranno definiti più avanti, non appena saranno utili peril lavoro.

Quindi, anche se utilizzare un database non è esattamente come scrivere una letteracon un programma di gestione testi, quest’attività può essere eseguita con soddisfa-zione da tutti gli utenti di personal computer. Il punto di partenza comune è sicura-mente la sequenza di lavoro tipica per tutti i programmi applicativi:

1. Aprire il programma.

2. Creare o modificare un archivio.

3. Salvare l’archivio aggiornato.

4. Chiudere il programma.

Nel caso in cui si avesse necessità di aiuto, inoltre, è possibile fare riferimento alle fun-zioni di help integrate nei programmi stessi.

1.1.1 Aprire un programma di database

Per lanciare in esecuzione un programma di database utilizzando Microsoft Windowsè necessario seguire questa sequenza operativa:

1. Portare il puntatore sulla

Barra delle applicazioni.

2. Fare clic sul pulsante

Start/Avvio.

3. Selezionare

Programmi.

4. Individuare il nome del programma nel sottomenu che si apre e fare clic su di esso.

Se il programma fosse Access, la voce potrebbe essere per esempio

Microsoft Access

. Fa-cendo clic su di essa, il sistema operativo legge il file del programma dal disco e lo lan-cia in esecuzione. Subito dopo l’avvio, il programma esegue i file di configurazioneche contengono le opzioni iniziali predefinite, per permettere all’utente di cominciaresubito il lavoro, senza perdere tempo.


M5

✧

10

Elaborazione testi

In commercio si trovano spesso programmi venduti insieme con altri applicativi dellostesso produttore. I motivi principali sono una maggiore economicità rispetto all’acqui-sto di programmi singoli e una migliore integrazione delle loro funzionalità. MicrosoftAccess, per esempio, viene fornito insieme con Microsoft Office, che comprende tra l’al-tro Word (gestione testi), Excel (foglio elettronico) e PowerPoint (grafica di presenta-zione). Questi gruppi di programmi sono definiti

suite

. Anche Lotus Approach vienevenduto in una suite di programmi, chiamata Lotus SmartSuite Millennium, insiemecon altri programmi come Word Pro (gestione testi) e 1-2-3 (foglio elettronico).

L’installazione delle

suite

potrebbe farne apparire il nome nel sottomenu

Programmi

,ma non quello del singolo applicativo. Di conseguenza, la sequenza operativa indicatain precedenza andrebbe leggermente modificata. Prima di fare clic su

Programmi

, nelmenu di

Start

, si dovrebbe selezionare il nome della suite, per aprire un ulteriore sot-tomenu nel quale, finalmente, si vedrebbe l’icona con la voce che indica il nome deldatabase da lanciare in esecuzione.

Se l’installazione ha previsto la copia dell’icona del programma portata sul desktop diWindows, per avviare il programma le operazione da compiere sono le seguenti:

1. Portare il puntatore sopra l’icona.

2. Fare doppio clic su di essa.

Nelle versioni di Windows successive a Windows 98 (ME/2000/XP) esiste un’ulte-riore possibilità per lanciare in esecuzione il database. Accanto al pulsante di

Start

, c’è


Per iniziare

11

✧

M5

la barra di avvio rapido delle applicazioni. Portando, per esempio, l’icona di MicrosoftAccess in questa barra, risulterà semplicissimo lanciare il programma in esecuzione:sarà sufficiente fare clic sulla piccola icona e l’esecuzione partirà immediatamente.

Una volta avviato il programma, ne verrà visualizzata la finestra di lavoro sul desktop,in modo che si possa cominciare a operare.

1.1.2 Aprire un database esistente con l’impostazione di default

Poiché l’estensione definisce il formato di un file, è importante saper riconoscere quel-la che caratterizza i file di database. In Microsoft Access un database, inteso comegruppo di archivi correlati, viene memorizzato come un unico file. Quando i file didatabase vengono salvati sul disco, Access assegna loro l’estensione .MDB. Il sistemaoperativo associa questa estensione al programma e, grazie a essa, Access stesso è ingrado di riconoscere i propri file.

Nel caso di Microsoft Access, non appena avviato in esecuzione il programma appareuna finestra di lavoro nella quale l’utente può scegliere tra:

➣

Aprire un nuovo database completamente vuoto.

➣

Aprirne uno lasciandosi pilotare da una creazione guidata.

➣

Aprirne uno già esistente.

Nel caso l’utente non abbia ancora sufficiente abilità, Microsoft Access 2000 fornisceun database campione disponibile anche in Access XP sul quale è possibile fare espe-rienza e apprezzare le caratteristiche del programma: il suo nome è Northwind. Si pos-sono fare una serie di prove sul suo contenuto e sulla sua struttura, per ricavarne esem-pi da sfruttare successivamente.

Microsoft Access può aprire un solo database per volta. Per consultarneun secondo, si dovrebbe prima chiudere quello corrente e poi aprirneuno nuovo. Un’alternativa è quella di aprire un’altra sessione di Micro-soft Access, in una finestra di lavoro completamente separata.

Successivamente al primo avvio in esecuzione del programma, per aprire un databaseesistente si può agire in diversi modi:

➣

Agire con il comando

Apri

, dalla

Barra dei menu.

➣

Fare clic sull’icona

Apri

, nella

Barra degli strumenti standard.


M5

✧

12

Elaborazione testi

➣

Aprire uno degli ultimi database aperti.

➣

Aprire il database direttamente da

Esplora risorse.

1.1.2.1

Aprire un database dalla finestra di dialogo Apri

Per eseguire il comando

Apri

, la sequenza operativa da eseguire con il mouse è:

1. Fare clic su

File

, nella

Barra dei menu.

2. Fare clic su

Apri.

Si aprirà una finestra di dialogo dalla quale scegliere nel file system il file da aprire. Lastessa finestra viene aperta anche facendo clic sull’icona

Apri

, che si trova normalmen-te nella zona immediatamente sotto la

Barra dei menu

.

In Microsoft Access la finestra è divisa in due parti in senso verticale e in tre in sensoorizzontale. Guardandola per colonne, sulla sinistra c’è una sorta di barra di naviga-zione con cinque pulsanti.


Per iniziare

13

✧

M5

I pulsanti prendono i nomi di:

➣

Cronologia

➣

Documenti

➣

Desktop

➣

Preferiti

➣

Cartelle Web

Facendo clic su

Cronologia

, nel riquadro centrale della finestra vengono elencati tuttii file di tipo documento o le cartelle alle quali si è avuto accesso di recente, con unodei programmi Microsoft. Quest’ultima precisazione significa che nel riquadro po-trebbero essere elencati anche documenti di Word o fogli di lavoro di Excel. Si po-tranno distinguere i file di database dall’estensione .MDB e dal fatto che l’icona a essiassociata è la stessa di Access.

Facendo clic su

Documenti

, si accede all’omonima cartella di sistema, che viene propostadai programmi come standard per la memorizzazione dei file creati dai vari applicativi.

Se si fa clic su

Desktop

, si visualizza il file system a partire dalla cartella principale.Scendendo tra le unità di memoria a dischi e, più in basso, tra le cartelle di livello piùinterno, si potrà individuare quella che contiene il file cercato. Una volta selezionato,lo si potrà aprire facendo clic sul pulsante di conferma

Apri

.

Il pulsante

Preferiti

dà accesso a una cartella particolare, nella quale l’utente avrà me-morizzato i file preferiti.

Con

Cartelle Web

, infine, si accede a dischi disponibili in rete locale o geografica.Per esempio, si potrà lavorare aprendo un database da Internet esattamente comese fosse memorizzato nel disco rigido del computer dell’utente.

In alto nella finestra di dialogo, c’è una zona rettangolare nella quale sono raccolti di-versi pulsanti strettamente operativi. A partire da sinistra, i primi vengono utilizzatiper navigare nel file system: si può tornare alla cartella precedente, salire in quella di


M5

✧

14

Elaborazione testi

livello superiore o effettuare una ricerca nel Web. I pulsanti successivi permettono dicancellare un file che è stato selezionato nel riquadro oppure visualizzare quelli elen-cati in un certo ordine (di nome, di estensione, di data). Si può anche accedere a fun-zioni più sofisticate ricercando il file in base a particolari parametri (un nome che con-tiene certi caratteri, intervalli di tempo e così via).

Nella parte in basso, infine, ci sono due caselle e due pulsanti. La prima casella di testoconsente di scrivere direttamente il nome completo del file da aprire, compreso diestensione. La seconda è una casella di riepilogo, che contiene i tipi di file che è ingrado di leggere Microsoft Access. Se si desidera aprire un database creato con un altroprogramma, indicando in questa casella il tipo esatto del file si otterrà una conversionedel formato e il database verrà letto in Access.

I due pulsanti sono

Apri

e

Annulla

. Fare clic su quest’ultimo permette di rinunciareall’apertura di un database. Il pulsante

Apri

, invece, è affiancato da un altro piccolo tastorettangolare, che dà accesso a un sottomenu di opzioni. Oltre all’apertura diretta del file,è possibile accedervi, per esempio, in sola lettura o in

modalità esclusiva

, per evitare chealtri possano inserirsi, tramite la rete, mentre si stanno apportando modifiche importanti.

1.1.2.2

Aprire un database memorizzato di recente o da Esplora risorse

Se si fa clic su File nella Barra dei menu, notoriamente si apre un menu a discesa che con-tiene tutti i comandi disponibili per operare sui file. Oltre all’elenco dei comandi (per apri-re, salvare, stampare, chiudere e così via), nella parte inferiore il programma elenca i nomidei file aperti di recente, in ordine inverso. In altre parole, l’ultimo file che è stato apertoviene visualizzato in cima all’elenco con accanto il numero uno, il penultimo viene visua-lizzato subito dopo e indicato con il numero due. Di seguito ne vengono mostrati altri.

Se si lavora di frequente con un certo database, lo si troverà in quell’elenco. Per esem-pio, sicuramente ci sarà quello che è stato chiuso per ultimo la sera precedente. Diconseguenza, per aprire un file memorizzato di recente non bisogna fare altro che unclic sul nome del database che interessa tra quelli elencati nel menu File.

Il fatto che i file siano numerati permette di aprirli anche con la tastiera, in modo sem-plice e veloce. Si può attivare un comando presente nella Barra dei menu, tenendo pre-muto il tasto Alt e, contemporaneamente, premendo il tasto della lettera che apparesottolineata nella scritta. Questo è possibile non solo per i nomi che compaiono nellaBarra dei menu, ma anche per i comandi elencati nei menu a discesa e per accederealle caselle di testo e ai pulsanti visualizzati nelle finestre di dialogo.

Poiché le lettere sottolineate accanto ai file di database memorizzati di recente sono inumeri 1, 2, 3 e così via, per aprire l’ultimo file salvato tramite la tastiera si dovrà sem-plicemente:

1. Premere Alt+F (per provocare l’apertura del menu File).

2. Premere il tasto “1”.


Per iniziare 15 ✧ M5

Per aprire il penultimo, invece del tasto “1” si dovrebbe premere “2” e così via.

Se si volesse utilizzare la funzione di apertura del programma a partire dall’icona delfile di database, nella finestra di Esplora risorse, sarebbe necessario prima lanciare inesecuzione il relativo programma Windows per navigare nel file system.

La finestra di lavoro mostra sulla sinistra l’elenco delle cartelle presenti nel sistema,cominciando da Desktop e continuando con i singoli supporti di memoria. Entrandonel file system, si può espandere l’elenco delle cartelle che sono all’interno di un discorigido. L’operazione viene eseguita facendo clic sul pulsante con il segno più (+) postosulla sinistra dell’icona che rappresenta il disco ed, eventualmente, sulla sinistra diogni cartella che contiene sottocartelle.

Quando si seleziona una cartella sulla sinistra, nel riquadro grande di destra vengono vi-sualizzati tutti i file e le eventuali cartelle. I file di Microsoft Access, come abbiamo giàvisto, hanno estensione .MDB ed è semplice individuarli anche perché hanno accantol’icona del programma. Per aprire il database individuato, è sufficiente fare doppio clicsulla sua icona. Verrà prima avviata in esecuzione una sessione di Microsoft Access equindi aperto il database nella finestra di lavoro.

Poiché Microsoft Access può aprire solo un database per volta, se ri-sulta già aperta una sessione del programma su un database, facendodoppio clic su un secondo file con estensione .MDB si apre una nuovafinestra di lavoro del programma, completamente separata rispetto aessa e che occupa una nuova zona di memoria centrale.


M5 ✧ 16 Elaborazione testi

1.1.3 Modificare un record in un database esistente e salvarlo

Nella sua forma più semplice, un archivio di un database può essere immaginato comeuna tabella di un foglio elettronico. Proprio come una tabella, un archivio è compostoda più righe, chiamate record, ognuna delle quali è divisa in componenti elementariche in un foglio elettronico si chiamerebbero celle, mentre in un archivio di databasevengono definiti campi.

La similitudine è talmente forte che i singoli archivi che costituiscono un intero data-base vengono chiamati proprio tabelle. Nel caso occorresse modificare il contenuto diun record in un database, si agisce sempre su un singolo campo per volta, quindi sipassa a un altro record.

Nota: Un programma di gestione database lavora diversamente da un foglio elettro-nico o da un programma di gestione testi. Questi ultimi memorizzano l’intero docu-mento e in seguito a modifiche lo salvano interamente. Un programma di gestionedatabase, invece, permette di lavorare sulla memoria di un unico record selezionato.Prima di passare a un altro record da modificare, il precedente viene salvato sul disco.

La fase di modifica di un record può avvenire in modalità tabella o in modalità ma-schera. Nel primo caso si chiede di aprire una tabella e di visualizzarla in un formatografico che lo rende simile a un foglio di lavoro. Ci si sposta da un campo a un altrocon i tasti delle frecce direzionali per poterne modificare il contenuto.

Se è stata creata una maschera, per avere una visualizzazione grafica più gradevole delcontenuto dell’archivio, il singolo record sarà visualizzato in una finestra contenente ca-selle di testo e altri dati. Per modificarli, si potrà fare clic sul campo e scrivere nella ca-sella, in modo simile a come avviene in una qualsiasi finestra di dialogo.



In termini pratici, per effettuare una modifica di un record in modalità tabella in Mi-crosoft Access la sequenza operativa è la seguente:

1. Aprire un database, per visualizzare una finestra che contiene tutti gli oggetti cheè possibile gestire.

2. Tra essi, fare clic sulla prima voce Tabelle.

3. Individuare la tabella nella quale si intende intervenire e fare doppio clic su di essa.

4. Spostarsi tra i campi della tabella utilizzando i tasti direzionali oppure il mouse ele barre di scorrimento.

5. Selezionare il campo che contiene il dato da variare.

6. Modificarlo (cancellandone una parte, aggiungendo caratteri, variandone il valore).

7. Spostarsi in un altro record.

Nel momento in cui si sposta il cursore dal record modificato a un altro qualsiasi, inuovi valori vengono aggiornati nell’archivio di appartenenza.

La modifica di un record effettuata in modalità maschera, invece, può essere eseguitacon questa sequenza operativa:

1. Aprire un database e visualizzare la finestra con i tipi di oggetti che è possibile ge-stire.

2. Fare clic sulla voce Maschere.



3. Individuare la maschera che permette di vedere i dati della tabella da modificare efare doppio clic su di essa.

4. Spostarsi tra i record della tabella, utilizzando i pulsanti riportati nella riga oriz-zontale in basso nella maschera (indietro, avanti, primo record, ultimo record) op-pure scrivere direttamente il numero del record nella casella di testo Record.

5. Selezionare il campo contenente il dato da modificare.

6. Modificarne il contenuto.

7. Fare clic su uno dei pulsanti di spostamento per portarsi in un altro record.

Nel momento in cui si sta visualizzando un record diverso da quello modificato, l’ar-chivio è già stato aggiornato sul disco.

1.1.4 Salvare un database sull’hard disk o su un dischetto

Da quello che si è detto in precedenza, il salvataggio di un database sembrerebbe quasinon essere importante. Una volta che si è modificato un certo record, lo si salva ag-giornandolo direttamente nell’archivio sul disco, per cui la salvaguardia del lavorosvolto sarebbe automatica.

Certamente è una situazione diversa da quella normalmente utilizzata lavorando conun programma di gestione testi o un foglio elettronico. Con essi si può modificare undocumento rischiando di perdere tutte le modifiche effettuate a causa di uno spegni-mento improvviso del computer.



Con un programma di gestione database il rischio è limitato. Può capitare ugualmen-te, però, di trovarsi con un database corrotto, soprattutto se a esso accedono più per-sone in un sistema multiutente (per esempio, in rete).

Il salvataggio è anche un’operazione che consente la memorizzazione del database conun nome diverso oppure su un altro supporto di memoria, come un dischetto. Questeopportunità possono essere sfruttate per avere copie diverse di uno stesso insieme diarchivi, per poterli trasferire da un computer a un altro oppure per creare un nuovodatabase, sfruttando in tutto o in parte la struttura o il contenuto di quello originale.

Per salvare il database corrente su un supporto di memoria, basta semplicemente fareclic sull’icona Salva, facilmente individuabile dalla superficie che porta il disegno diun dischetto, visibile solitamente sotto la Barra dei menu, nella Barra degli strumentistandard. Se si intende memorizzare il database assegnandogli un nome diverso oppu-re su un dischetto, si deve lavorare da sistema operativo.

Volendo salvare un database di Access, per esempio, si può aprire Esplora risorse e indi-viduare la cartella nella quale è memorizzato. A prescindere dal fatto che l’utente sa giàdove è memorizzato il file sul quale sta lavorando, è facile individuare il database perchélo si riconosce dalla sua estensione, che in Microsoft Access, lo ricordiamo, è .MDB.

Si può copiare il database su dischetto con questa sequenza operativa:

1. Individuare il nome del file del database nel file system.

2. Fare clic con il tasto destro del mouse sul nome del file.

3. Nel menu contestuale fare clic su Copia.

4. Fare clic con il tasto destro del mouse sull’icona del dischetto.

5. Nel menu contestuale fare clic su Incolla.



Prima della copia, verificare che le dimensioni del file siano minori diquelle dello spazio libero sul dischetto. Nel caso contrario, si può agi-re utilizzando un supporto di memoria più capiente oppure provareprima a comprimere il file per ridurlo di dimensioni

La copia sull’hard disk avviene con la stessa sequenza operativa utilizzata per quella sudischetto. L’unica differenza è che, invece di fare clic con il tasto destro del mousesull’icona del dischetto dopo aver fatto clic su Copia, è necessario farlo su quella dellacartella nella quale copiare il file di database.

1.1.5 Chiudere il databasePer lavorare con un database, prima lo si apre e poi si naviga tra le diverse modalitàoperative disponibili. Se occorre modificare un record, lo si può fare aprendo di-rettamente la tabella che lo contiene e correggendo i singoli campi con i dati davariare. Un’alternativa è quella di aprire una maschera tra quelle già esistenti, chepermetta di visualizzare il record da modificare. Spostandosi nella tabella si variail contenuto dei campi e poi ci si porta in un record diverso per aggiornare l’archi-vio sul disco.

Si possono aprire più tabelle e più maschere contemporaneamente. Occorrerà di-mensionare le singole finestre secondarie per poter lavorare in ognuna di esse. Sesi vuol essere certi che i dati siano stati tutti aggiornati, si può lanciare prima Filee poi Salva, per forzare la memorizzazione dei dati aggiornati ancora una volta suldisco.

Terminato il lavoro di aggiornamento, per chiudere il database è necessario chiuderetutte le finestre aperte durante la sessione di lavoro.

L’utente può chiudere ogni finestra aperta e poi l’intero database. L’operazione puòessere eseguita semplicemente facendo clic sul pulsante di chiusura sulla barra del ti-tolo di ogni singola finestra. Ogni tabella e ogni maschera, infatti, riporta la classicaicona con il disegno di una “X” in alto sulla destra.

La sequenza più veloce per chiudere l’intero database, invece, in Microsoft Access è:

1. Selezionare la finestra del database, facendo clic sulla sua Barra del titolo.

2. Fare clic su File, nella Barra dei menu.

3. Fare clic su Chiudi.

Immediatamente si chiuderanno tutte le singole finestre che sono state aperte, indi-pendentemente dal loro contenuto. Se fossero stati modificati dei campi di un record,nel chiudere il database il programma aggiornerebbe automaticamente anche i dati diquel record sul disco. In questo modo il database viene chiuso, ma il programma ri-mane in esecuzione. Se lo si desidera, a questo punto si può aprire un altro databaseper aggiornarlo.



Se si desidera chiudere contemporaneamente il database e il programma di gestione,si può agire in una delle modalità di chiusura dei file in Windows:

1. Fare clic su File |Barra dei menu e poi su Esci.

2. Fare clic sull’icona di chiusura in alto a destra nella Barra del titolo.

3. Premere la combinazione rapida dei tasti Alt+F4 (il tasto funzione F4, in alto sullatastiera).

Un modo improprio di chiudere il database corrente in Microsoft Access è quello dichiedere di crearne uno nuovo, oppure di aprirne un altro. Poiché è possibile aprireun solo database per volta, le due azioni elencate provocherebbero prima la chiusuradel database sul quale si sta lavorando e quindi l’apertura di un altro.

1.1.6 Utilizzare le funzioni di HelpLe funzioni di Help possono aiutare l’utente a togliersi d’impaccio in più di un’occa-sione. Anche alle persone che si ritengono esperte può capitare di trovarsi nella con-dizione di non sapere come procedere nel lavoro o come ottenere un certo risultato.In questi casi, la cosa più semplice è quella di chiedere a chi è meglio informato cometrovare la soluzione.

In mancanza di un amico o di un tecnico competente, i programmi forniscono unaserie di informazioni sotto forma di indicazioni funzionali durante il lavoro, di rispo-ste a domande specifiche su un certo argomento e anche di testi che fanno da guidaoperativa. Sono le funzioni di Help, di cui l’utente può usufruire in base alla situazionenella quale si trova.

Il primo tipo di aiuto, ossia le indicazioni sulla funzionalità di pulsanti e oggetti varidella finestra, con i programmi più recenti appare automaticamente. Fermando il



puntatore per qualche istante su un’icona, il programma visualizza un riquadro nelquale ne è indicato il significato. Questo evita di dover ricordare a memoria quale siala funzione di ogni pulsante disponibile nelle barre degli strumenti o in qualche puntodi una finestra secondaria.

In Microsoft Access, c’è la possibilità di porre le domande direttamente in linguaggionaturale al programma, del tipo: “Come si fa per…?”. È proprio come rivolgersi a unapersona che conosca il programma e che sia in grado di dare risposte ai dubbidell’utente. Nel programma Microsoft questo avviene facendo clic su un personaggioanimato chiamato Assistente di Office, che ha l’aspetto di un simpatico pupazzettocome un cagnolino, un gatto o un personaggio che assomiglia a Einstein.

Facendo clic sull’Assistente di Office, Access visualizza una particolare finestra nellaquale è presente un riquadro in cui scrivere la domanda, così come la si porrebbe auna persona. Per esempio, si potrebbe chiedere:

Come si fa per aggiungere un campo a una tabella?

oppure

Come si fa per assegnare una data a un campo?

In risposta, il programma visualizza una serie di scritte con argomenti ritenuti attinen-ti al testo della domanda. L’elenco appare sotto forma di collegamenti (infatti, il pun-tatore diventa una manina proprio come nei collegamenti delle pagine Web) a paginecontenenti testi di spiegazioni. Facendo clic su una delle scritte, viene visualizzata lafinestra di lavoro della Guida in linea di Microsoft Access.

Al suo interno è possibile leggere per esteso un testo che riguarda l’argomento in que-stione.



Più in generale, la finestra della Guida in linea di Microsoft Access è divisa in due grandizone verticali. In quella di sinistra viene visualizzata una colonna sulla quale campeg-giano tre linguette:

➣ Sommario

➣ Ricerca libera

➣ Indice

Nella pagina Sommario sono elencati uno dopo l’altro un gruppo di argomenti cheparlano di Microsoft Access, come fossero lezioni tratte da un manuale. Facendo clicsu una di esse, nella zona a destra viene visualizzato il testo riferito all’argomento se-lezionato. Le informazioni sono organizzate in modo ipertestuale, con scritte sottoli-neate che si riferiscono a definizioni di termini e altre che rappresentano collegamentiad altre pagine della Guida in linea.

La pagina che appare facendo clic su Ricerca libera permette di scrivere una domandaesattamente come nel caso del quesito rivolto all’Assistente di Office, in forma libera.

Nella pagina chiamata Indice, infine, compare una casella di testo in cui digitare unaparola chiave. Già mentre si sta scrivendo, nella zona inferiore il programma visualizzaun elenco di argomenti che contengono la parola digitata. Facendo clic su uno di essi,nel riquadro grande a destra viene mostrata la pagina descrittiva dell’argomento sele-zionato.



1.1.6.1 Funzioni di aiuto dalla Barra dei menuCome punto di riferimento generale, nei programmi in ambiente Windows si accedealle funzioni di Help facendo clic sul punto interrogativo (?), riportato solitamente neiprogrammi in italiano in fondo a destra nella Barra dei menu.

Nota: Nei programmi in inglese la voce che appare è proprio Help. In italiano,evidentemente, si è deciso per un più asettico segno di interpunzione (il punto in-terrogativo) al posto della scritta Aiuto, che avrebbe potuto confondere l’utente.

In Microsoft Access, facendo clic sul punto interrogativo si apre un menu a discesache contiene diverse voci, la prima delle quali è proprio Guida in linea. Tra le altre c’èquella che permette di nascondere l’Assistente di Office o di visualizzarlo nuovamente,se lo si è nascosto in precedenza. Spesso, nei programmi più aggiornati, si offre la pos-sibilità di accedere a un aiuto tramite Internet, direttamente da un sito nel quale averele informazioni per superare i dubbi o i chiarimenti che occorrono.

Una funzione veramente utile, disponibile a partire dalla versione di Access 2000, èquella chiamata Rileva problemi e ripristina. Se sono sorti malfunzionamenti insolitiche si ipotizza siano dovuti a file corrotti del programma, si può chiedere un controllodella propria integrità. Facendo clic su questa voce, se Access rileva effettivamente de-gli errori, è in grado di ripararsi automaticamente e può eseguire nuovamente l’instal-lazione dei componenti corrotti a partire da un drive di rete o chiedendo all’utente diinserire il CD-ROM che contiene il programma.

1.2 Modificare le impostazioni di baseL’effetto visibile di ogni programma lanciato in esecuzione è quello dell’apertura diuna finestra di lavoro. In essa l’utente può operare per creare, modificare e salvare ar-chivi. Ovviamente, i dati memorizzati possono essere visualizzati e stampati per for-nire informazioni all’utente.

Apparentemente la sequenza di azioni che avvengono corrisponde ad aprire il pro-gramma, a eseguire attività e quindi a chiuderlo, senza che una sessione risulti diversadall’altra se non per i dati da gestire.

Esiste, invece, una quantità veramente considerevole di caratteristiche che devono es-sere impostate per poter lavorare nel modo più comodo e funzionale possibile. Ogniprogramma avviato in esecuzione legge i dati che riguardano le impostazioni predefi-nite da uno o più file di configurazione e li utilizza per la sessione corrente, a menoche l’utente non li modifichi.

Un programma di gestione database ha la possibilità di impostare caratteristiche:

➣ Strutturali

➣ Funzionali

Le prime incidono sulla struttura e sul contenuto dei campi delle tabelle del database.Le caratteristiche funzionali, invece, intervengono su elementi come l’aspetto delle fi-



nestre e le modalità operative con le quali è possibile agire nel programma. Per esem-pio, si può stabilire se aprire una tabella con un clic oppure con un doppio clic e sipossono personalizzare le Barre degli strumenti.

Tutte queste caratteristiche fanno parte di un gruppo di elementi che i vari program-mi chiamano a volte Preferenze, altre Impostazioni. In Microsoft Access sono raccoltesotto le voci di Opzioni e Personalizzazioni.

Per controllare ed, eventualmente, variare le impostazioni generali che riguardano ildatabase, in Microsoft Access la sequenza operativa è la seguente:

1. Fare clic su Strumenti, nella Barra dei menu.

2. Fare clic su Opzioni.

Nella finestra di lavoro viene visualizzata una finestra di dialogo che comprende unnutrito numero di pagine. Per entrare in una di esse, è sufficiente fare clic su una dellelinguette in alto, che prendono i nomi di:

➣ Visualizzazione

➣ Generale

➣ Modifica/Trova

➣ Tastiera

➣ Foglio dati

➣ Maschere/Report

➣ Avanzate

➣ Tabelle/Query

A esse, in Access XP si sono aggiunte anche le seguenti:

➣ Pagine (impostazioni predefinite per la finestra di progettazione)

➣ Opzioni internazionali (impostazioni per lingue diverse dall’italiano)

➣ Controllo ortografia (impostazioni per il controllo ortografico e per la correzioneautomatica del testo)



In Generale c’è la possibilità di impostare i margini che deve avere la stampa sul foglio,la cartella predefinita nella quale il programma deve memorizzare il nuovo databasecreato, se non indicata diversamente dall’utente, e di scegliere se utilizzare il formatoesteso dell’anno per la data.

Nella pagina attivata con la linguetta Tastiera si possono variare alcune funzioni delprogramma quando si premono certi tasti. Si può decidere, per esempio premendoInvio, di passare al campo successivo, al record successivo oppure di non spostare ilcursore. Si può anche stabilire se, premendo uno dei tasti di direzione come quello adestra, si debba passare al carattere o al campo successivo.

Facendo clic su Avanzate, si accede a un gruppo di parametri che regolano aspetti re-lativi alle modalità di lavoro più evolute, nell’utilizzo di un programma di gestione da-tabase. Una delle opzioni, per esempio, provoca l’apertura condivisa o esclusiva del da-tabase. Nel primo caso, si ipotizza che al computer possano accedere più utenti, qua-lora ci fosse una connessione in rete. In questo caso, per permettere l’accesso a piùutenti contemporaneamente, è necessario che il file del database sia aperto in modalitàcondivisa. Di conseguenza, il sistema operativo non invierà messaggi di avviso che èimpossibile accedere al file. Al contrario, se il proprietario del database intende utiliz-zarlo da solo, senza correre il rischio che altri possano modificare i dati contenuti inesso, dovrà impostare la modalità Accesso esclusivo.

Tra le caratteristiche che intervengono sulla struttura e sulla composizione dei campidelle tabelle, nella pagina Tabelle/Query l’utente può stabilire quale sia il tipo di cam-po predefinito. Normalmente, conviene lasciare il tipo Testo. La maggioranza deicampi di un record, infatti, contiene dati come Nome, Cognome, Città e così via, chesono semplici sequenze di caratteri, ossia Testo. Se fosse necessario, si potrebbe impo-stare il Tipo di campo predefinito come un Numero, una Data oppure uno degli altripermessi dal database.



Un problema abbastanza ovvio che nasce dopo aver assegnato il tipo Testo a un campoè: quanti caratteri al massimo potrà contenere? Anche questa è una caratteristica im-postabile dall’utente. Il valore proposto dal programma è di cinquanta caratteri, mapuò essere modificato scrivendone un altro nella casella Testo sotto la voce Dimensionipredefinite campi, sempre nella pagina Tabelle/Query.

1.2.1 Modificare il modo di visualizzazione sullo schermo

Un archivio può mostrare i dati contenuti in diversi modi. Se la maschera di visualiz-zazione viene creata dal programma, l’utente ne può decidere la forma, la dimensione,i colori, il tipo di carattere e le altre caratteristiche estetiche del contenuto di un recordo di un gruppo di essi.

In un programma di gestione database, però, esistono visualizzazioni diverse della sin-gola tabella, una delle quali è la modalità foglio dati. Essa mostra il contenuto dell’ar-chivio in modo del tutto analogo a quello di un foglio di lavoro di un programma difoglio elettronico, quali sono per esempio Microsoft Excel o Lotus 1-2-3.

Cosa deve essere visualizzato nella finestra di lavoro e in che modo vengono mostratii dati contenuti nel foglio?

Nella pagina che si ottiene in Microsoft Access facendo clic su Strumenti, quindi suOpzioni e, infine, sulla linguetta Visualizzazione, si impostano le componenti opzio-nali della finestra da visualizzare.

Nel riquadro sotto la voce Mostra, sono raccolte una serie di caselle di selezione, tra lequali si trovano:

➣ Barra di stato



➣ Finestra di dialogo di avvio

➣ Icone sulla barra delle applicazioni

Se attivata, la prima delle tre provoca la visualizzazione della barra di stato nella parteinferiore della finestra di lavoro: in questa barra, Access visualizza ciò che viene mostratoin quel momento nella finestra di lavoro, lo stato in cui si trova (per esempio: Pronto) eanche eventuali suggerimenti, qualora la situazione lo richieda.

Lasciando selezionata la casella Finestra di dialogo di avvio, Access continuerà a visua-lizzare la finestra di dialogo che si apre quando il programma si è appena avviato inesecuzione e nella quale viene chiesto se si intende creare un nuovo database, avviareuna creazione guidata oppure aprirne uno degli ultimi sui quali si è lavorato. Se si di-sattiva questa casella, il programma aprirà direttamente la finestra di lavoro e saràl’utente a stabilire come procedere tramite la Barra dei menu.

Lavorando in un database, si aprono più finestre. Oltre quella generale, in un certomomento potrebbero trovarsi aperte due finestre che mostrano i fogli dati di due ta-belle e una che visualizza una maschera. La casella Icone sulla barra delle applicazionicontrolla se debba apparire sulla Barra delle applicazioni (quella del pulsante Start)un’icona per ogni finestra attiva del database oppure un’unica icona che indica sem-plicemente che Microsoft Access è in esecuzione. Evidentemente la scelta dipende dalmodo con cui si desidera controllare il lavoro.



Nella pagina Foglio Dati della finestra di dialogo Opzioni si possono definire i para-metri per impostare un’estetica personalizzata al foglio dati. È divisa in quattro zoneche riguardano:

➣ I colori

➣ Il carattere

➣ La griglia

➣ Gli effetti

Nella parte dei colori, è possibile stabilire quale attribuire ai caratteri del contenutodei campi, allo sfondo e alla griglia che fa da cornice. Il controllo avviene attraversocaselle di riepilogo, che raccolgono una serie di colori predefiniti in finestre a discesa.Per modificare uno di essi, è sufficiente fare clic sul pulsante con la freccia in giù perprovocare l’apertura della finestra da cui selezionare il nuovo colore tra quelli elencati.

Ogni campo di un record contiene dati. Un dato può essere per esempio un testo, unnumero, una data, che devono essere rappresentati con dei caratteri. Nella parte indi-cata con Carattere predefinito, si possono scegliere tipo, dimensione e attributi del ca-rattere visualizzato in un campo di un foglio dati del database. Gli attributi sono quellitipici del testo e riguardano il corsivo, la sottolineatura e lo spessore. Quest’ultimo, con-trariamente al normale, può assumere valori diversi oltre al classico grassetto, che van-no dal sottile al nerissimo, passando per una serie di possibilità intermedie.

Le opzioni della griglia permettono di stabilire se visualizzarla oppure no, sia in oriz-zontale, sia in verticale, la scelta dipende solo dai gusti personali. Togliere completa-mente la griglia rende il foglio dati più simile a un foglio di carta, mentre lasciarla puòaiutare chi trova familiare il lavoro con i fogli elettronici.

Poco sotto alla zona nella quale viene fissata la larghezza standard del singolo campo,si trova la parte che riguarda gli effetti applicabili al foglio dati. Essenzialmente, si trat-ta di indicare se si desidera che il singolo campo appaia in rilievo o come se fosse in-cassato. L’altro tipo di effetto è l’animazione, che può essere visualizzata, per esempio,nell’inserimento di una nuova colonna nel foglio.

Gli effetti non sono essenziali per operare con il database, ma possono regalare un po’di vivacità al lavoro.

L’utente potrà attivare la visualizzazione di una casella per ogni fine-stra, se preferisce passare dall’una all’altra, tramite la Barra delle ap-plicazioni o premendo i tasti Alt+Tab per spostarsi tra i task attivi delsistema operativo. La disattiverà, invece, se preferisce mantenereuna barra meno ingombra di oggetti, passando da una finestraall’altra tramite il menu Finestra.



1.2.2 Modificare le barre degli strumentiÈ possibile accedere a tutti i comandi di un programma tramite i menu a discesa chesi aprono sotto le voci presenti nella Barra dei menu. Alcuni sono comandi diretti (peresempio, Elimina o Annulla), altri attivano o disattivano funzionalità (come la visua-lizzazione delle Icone grandi o dei Dettagli), altri ancora provocano l’apertura di unafinestra di dialogo dove effettuare le proprie scelte prima di eseguire il comando.Quest’ultimo è il caso, per esempio, dei comandi Apri o Stampa.

Per velocizzare le operazioni, sotto la Barra dei menu sono presenti icone e caselle di rie-pilogo che corrispondono ai singoli comandi ai quali si potrebbe accedere solo con unasequenza di clic. Le icone sono strumenti di lavoro veri e propri e sono moltissime.

Per avere un maggiore ordine e una migliore funzionalità, sono raccolte in zone ret-tangolari chiamate Barre degli strumenti. Ognuna di esse ha un nome e contiene le ico-ne e le caselle di riepilogo che riguardano un certo argomento. Per esempio, una diesse contiene tipicamente, tra le altre, le icone Apri, Stampa, Taglia, Copia e Incolla.Sono tra i comandi più utilizzati e avere la possibilità di lanciarli con un solo clic con-sente di essere più efficienti durante le fasi di lavoro nel database.

Sono presenti numerose Barre degli strumenti, ognuna delle quali può essere resa mag-giormente funzionale rispetto alle esigenze dell’utente, aggiungendo o eliminandoicone in base alle necessità. Per eseguire una personalizzazione, si può agire tramite laBarra dei menu oppure sfruttare un menu contestuale. Nel primo caso, la sequenzaoperativa da eseguire è:

1. Fare clic su Strumenti.

2. Fare clic su Personalizza.

La finestra di dialogo Personalizza può essere visualizzata anche mediante una sequen-za eseguita con il mouse. È sufficiente:

1. Fare clic con il tasto destro del mouse in una zona a destra della Barra dei menu odelle icone, in alto nella finestra di lavoro.

2. Fare clic su Personalizza, presente tra le voci del menu contestuale.



La finestra di dialogo contiene tre pagine indicate dalle linguette:

➣ Barre degli strumenti

➣ Comandi

➣ Opzioni

Nella prima, si può scegliere una o più barre tra quelle elencate nel riquadro di sinistracon un clic sulla casella di selezione. Facendo apparire il segno di spunta all’interno diuna casella di selezione, viene visualizzata immediatamente la Barra degli strumenti re-lativa. La descrizione che l’accompagna serve a indicare quale sia l’argomento che ac-comuna le icone presenti al suo interno.

Facendo clic sulla linguetta Comandi, è possibile aggiungere o togliere un’icona (ouna casella di riepilogo) a una delle barre visualizzate. L’azione viene eseguita sempli-cemente con la tecnica del drag and drop. Per aggiungere un’icona a una barra, la siprende con il mouse dal riquadro Comandi e la si trascina fino alla barra di destina-zione. Togliere un’icona, se possibile, è ancora più semplice: è sufficiente prenderlacon il mouse sulla barra e trascinarla in un qualsiasi punto al fuori di essa nella finestradi lavoro. Lasciando il tasto sinistro del mouse, l’icona viene eliminata.

Nella pagina Opzioni si possono controllare alcune funzionalità per rendere ancorapiù comodo il lavoro con le barre delle icone. Per esempio, nelle versioni dei program-mi Microsoft Access 2000 e Access XP è previsto l’utilizzo di particolari menu a di-scesa, che sono più piccoli del normale e visualizzano solo i comandi maggiormenteutilizzati. È una funzione comoda per ridurre l’ingombro dei menu nella finestra dilavoro. Solo dopo qualche secondo il menu si apre interamente, se il puntatore rimanefermo su di esso, con un effetto a fisarmonica. Nella personalizzazione è possibile de-finire l’apertura dei menu interamente, invece di mostrarne solo alcune voci.

Buona parte dei comandi sono attivabili anche con combinazioni rapide di tasti; unacasella di selezione permette di visualizzare o meno la relativa combinazione rapida ditasti nella descrizione dei comandi.

Un’altra casella di selezione della pagina Opzioni permette di visualizzare (o togliere,se sono già presenti) le descrizioni accanto ai comandi.

Un’ulteriore casella attiva la visualizzazione dei tipi di caratteri con il loro aspettoreale, invece che con la sola descrizione del nome del font, nella casella di riepilogoCarattere.


M5Cap01.fm Page 7 Tuesday, April 23, 2002 11:35 AM Per ... · è il più noto e ricorrente nel...

Documents

Transcript of M5Cap01.fm Page 7 Tuesday, April 23, 2002 11:35 AM Per ... · è il più noto e ricorrente nel...