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"Le nuove professioni digitali: Il Responsabile

della conservazione "

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Le regole generali…

(Codice dell’amministrazione digitale e le nuove regole

tecniche )

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ART. 43 CAD (Riproduzione e conservazione dei documenti)

1. I documenti degli archivi, le scritture contabili, la

corrispondenza ed ogni atto, dato o documento di cui e‘

prescritta la conservazione per legge o regolamento, ove

riprodotti su supporti informatici sono validi e rilevanti a tutti

gli effetti di legge, se la riproduzione e la conservazione nel

tempo sono effettuate in modo da garantire la conformita' dei

documenti agli originali, nel rispetto delle regole tecniche

stabilite ai sensi dell'art. 71.

3. I documenti informatici, di cui è prescritta la conservazione

per legge o regolamento, possono essere archiviati per le

esigenze correnti anche con modalità cartacee e

sono conservati in modo permanente con modalità digitali,

nel rispetto delle regole tecniche stabilite ai sensi dell'art. 71.

La conservazione digitale non è una scelta eventuale, ma un dovere!

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Art. 44 CAD (Requisiti per la conservazione dei documenti informatici)

1. Il sistema di conservazione dei documenti informatici assicura:

a) l’identificazione certa del soggetto che ha formato il documento e

dell’amministrazione o dell’area organizzativa omogenea di riferimento

di cui all’articolo 50, comma 4, del decreto del Presidente della

Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445;

b) l’integrità del documento;

c) la leggibilità e l’agevole reperibilità dei documenti e delle informazioni

identificative, inclusi i dati di registrazione e di classificazione originari;

d) il rispetto delle misure di sicurezza previste dagli articoli da 31 a 36

del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, e dal disciplinare tecnico

pubblicato in Allegato B a tale decreto.

Chiave interpretativa per la normativa sulla conservazione digitale

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Art. 44, comma 1 bis CAD (Requisiti per la conservazione dei documenti

informatici) - NEW

Il sistema di conservazione è gestito da un responsabile che opera

d’intesa con il responsabile del trattamento dei dati personali di cui

all’articolo 29 del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, e, ove

previsto, con il responsabile del servizio per la tenuta del protocollo

informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi di cui

all’articolo 61 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre

2000, n. 445, nella definizione e gestione delle attività di rispettiva

competenza. Conservatore

Archivista Privacy

La

conservazione

digitale si fa in

tre!

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Normativa vigente applicabile:

- Codice dell’Amministrazione Digitale

- Regole tecniche

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Uno sguardo alle Regole tecniche in materia di sistema di CONSERVAZIONE ai sensi degli articoli 20, commi 3 e 5-bis, 23-ter, comma 4, 43, commi 1 e 3, 44 , 44 –bis e 71, comma 1, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n.82 del 2005.

( DPCM 3 dicembre 2013)

Pubblicate in G.U. il 12 Marzo sostituiscono le attuali regole tecniche contenute nella Deliberazione CNIPA n. 11/2004 del 19 febbraio 2004, recante “Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali

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Il sistema di conservazione (art 3)

Attuazione di quanto previsto dall’articolo 44, comma 1, del Codice

Il sistema di conservazione consiste nell’adozione di regole, procedure e tecnologie al fine di garantire le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità, reperibilità dei seguenti oggetti informatici:

a. i documenti informatici e i documenti amministrativi informatici con i metadati ad essi associati;

b. i fascicoli informatici ovvero le aggregazioni documentali informatiche con i metadati ad essi associati, contenenti i riferimenti che univocamente identificano i singoli oggetti documentali che appartengono al fascicolo o all’aggregazione documentale.

La conservazione va dalla presa in carico dell'oggetto da conservare fino all'eventuale suo scarto.

Il sistema di conservazione garantisce l’accesso all’oggetto conservato, per il periodo prescritto dalla norma, indipendentemente dall’evolversi del contesto tecnologico.

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Gli oggetti della conservazione sono organizzati in PACCHETTI INFORMATIVI

Tipologie di pacchetti informativi (art. 4) Pacchetto di versamento : il pacchetto inviato ad un sistema di conservazione dal Produttore. Di solito, la sua forma e il suo contenuto sono concordati tra il Produttore e il Conservatore

Pacchetto di archiviazione : il pacchetto conservato in un sistema di conservazione. È derivato dalla trasformazione di uno o più Pacchetti di versamento a scopo di conservazione

Pacchetto di distribuzione: il pacchetto inviato ad un Utente da un sistema di conservazione.

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Rapporto di versamento

Viene rilasciato dal sistema di conservazione, anche in automatico, successivamente alla presa in carico e alla verifica del pacchetto di versamento.

Viene univocamente identificato e conservato dal sistema di conservazione.

Contiene un riferimento temporale e una o più impronte del pacchetto di versamento.

Può essere firmato digitalmente dal responsabile della conservazione (consigliabile ove viene rilasciato da un outsourcer)

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I modelli organizzativi per la conservazione (art. 5)

Il sistema di conservazione funziona secondo modelli organizzativi distinti da quelli di gestione documentale.

La conservazione può essere svolta all'interno della stessa struttura organizzativa

che produce il documento da conservare.

In alternativa può essere affidata, in modo totale o parziale, all'esterno (Outsourcing) mediante contratto o convenzione di servizio che preveda l'obbligo del rispetto del manuale della conservazione. L'outsourcer assumerà il ruolo di responsabile esterno del trattamento dei dati. (art. 6, commi 7 e 8)

Le Pubbliche Amministrazioni realizzano i propri processi di conservazione all'interno delle struttura organizzativa che produce il documento o affidando i processi a conservatori accreditati ai sensi dell'art. 44-bis del CAD (art. 5, comma 3)

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Ruoli e responsabilità

Sistema di

Conservazione

Responsabile della Conservazione

Produttore Utente

Produttore: persona fisica o giuridica che dispone delle informazioni da conservare

Responsabile della Conservazione: definisce e attua le politiche complessive del sistema di conservazione e ne governa la gestione con piena responsabilità e autonomia

Utente: persona fisica o giuridica che richiede accesso ai documenti presenti nel sistema di conservazione al fine di acquisire informazioni di interesse

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Art.7 DPCM 3 dicembre 2013

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Dal “nuovo” Codice della Amministrazione Digitale:

Art. 44, comma 1 ter (Requisiti per la conservazione dei documenti

informatici)

Il responsabile della conservazione può chiedere la conservazione dei

documenti informatici o la certificazione della conformità del relativo

processo di conservazione a quanto stabilito dall’articolo 43 e dalle

regole tecniche ivi previste, nonché dal comma 1 ad altri soggetti,

pubblici o privati, che offrono idonee garanzie organizzative e

tecnologiche.

Possibilità anche per la P.A. di affidare in outsourcing i processi di

conservazione digitale e ottenere la “certificazione di conformità” dei

relativi processi!

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Dal “nuovo” Codice della Amministrazione Digitale:

Art. 44 bis (Conservatori accreditati)

1. I soggetti pubblici e privati che svolgono attività di conservazione dei

documenti informatici e di certificazione dei relativi processi anche per

conto di terzi ed intendono conseguire il riconoscimento del possesso

dei requisiti del livello più elevato, in termini di qualità e di sicurezza,

chiedono l’accreditamento presso DigitPA.

2. Si applicano, in quanto compatibili, gli articoli 26, 27, 29, ad

eccezione del comma 3, lettera a) e 31.

3. I soggetti privati di cui al comma 1 sono costituiti in società di capitali

con capitale sociale non inferiore a euro 200.000.

Vi è ora la possibilità di far accreditare presso DigitPA

i propri processi di conservazione sotto il profilo della

sicurezza e della qualità (nel rispetto, quindi, di una

serie di misure di sicurezza che variano a seconda

della tipologia del dato trattato e degli strumenti

utilizzati).

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Il responsabile della conservazione Opera d'intesa con: - il responsabile del trattamento dei dati personali - il responsabile della sicurezza - il responsabile dei sistemi informativi (solo Pa centrali) - il responsabile (o coordinatore) della gestione documentale (solo Pa)

Compiti del responsabile della conservazione a. definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione in funzione della tipologia dei documenti da conservare, della quale tiene evidenza, in conformità alla normativa vigente; b. gestisce il processo di conservazione e ne garantisce nel tempo la conformità alla normativa vigente; c. genera il rapporto di versamento, secondo le modalità previste dal manuale di conservazione;

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Compiti del responsabile della conservazione d. genera e sottoscrive il pacchetto di distribuzione con firma digitale o firma elettronica qualificata, nei casi previsti dal manuale di conservazione;

e. effettua il monitoraggio della corretta funzionalità del sistema di conservazione;

f. assicura la verifica periodica, con cadenza non superiore ai cinque anni, dell’integrità degli archivi e della leggibilità degli stessi;

g. al fine di garantire la conservazione e l’accesso ai documenti informatici, adotta misure per rilevare tempestivamente l’eventuale degrado dei sistemi di memorizzazione e delle registrazioni e, ove necessario, per ripristinare la corretta funzionalità; adotta analoghe misure con riguardo all’obsolescenza dei formati;

h. provvede alla duplicazione o copia dei documenti informatici in relazione all’evolversi del contesto tecnologico, secondo quanto previsto dal manuale di conservazione;

i. adotta le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema di conservazione;

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Compiti del responsabile della conservazione l. assicura la presenza di un pubblico ufficiale, nei casi in cui sia richiesto il suo intervento, garantendo allo stesso l’assistenza e le risorse necessarie per l’espletamento delle attività al medesimo attribuite;

m. assicura agli organismi competenti previsti dalle norme vigenti l’assistenza e le risorse necessarie per l’espletamento delle attività di verifica e di vigilanza;

n. provvede, nel caso di amministrazioni statali, al versamento dei documenti conservati all’archivio centrale dello Stato e agli archivi di Stato secondo quanto previsto dalle norme vigenti;

o. predispone il manuale di conservazione e ne cura l’aggiornamento periodico in presenza di cambiamenti normativi, organizzativi, procedurali o tecnologici rilevanti.

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Il responsabile della conservazione Il responsabile della conservazione può richiedere di certificare la conformità, al Cad e alle regole tecniche, del proprio processo di conservazione

Nelle Pa il ruolo del Responsabile della conservazione:

DEVE essere svolto da un dirigente o da un funzionario formalmente designato

PUO' essere svolto dal responsabile (o dal coordinatore) della gestione documentale

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.

Accreditamento dei conservatori

Circolare DigitPa n.59 del 29 dicembre 2011 recante Modalità per presentare la domanda di accreditamento da parte dei soggetti pubblici e privati che svolgono attività di conservazione dei documenti informatici di cui all'art. 44-bis, comma 1, del CAD

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Art. 12 - Il nuovo Piano della sicurezza del sistema di conservazione dovrà essere predisposto dal Responsabile della conservazione, di concerto con il Responsabile della sicurezza, nell’ambito del Piano generale della sicurezza, nel rispetto delle misure di sicurezza previste dagli articoli da 31 a 36 del D.Lgs. n. 196/2003 (Codice privacy) e dal disciplinare tecnico di cui all’allegato B dello stesso Codice, nonché coerentemente a quanto previsto dagli artt. 50-bis e 51 del CAD.

Cosa dicono le nuove regole tecniche sulla conservazione?

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Il Manuale della conservazione Art. 8

Il manuale di conservazione illustra dettagliatamente l’organizzazione, i soggetti coinvolti e i ruoli svolti dagli stessi, il modello di funzionamento, la descrizione del processo, la descrizione delle architetture e delle infrastrutture utilizzate, le misure di sicurezza adottate e ogni altra informazione utile alla gestione e alla verifica del funzionamento, nel tempo, del sistema di conservazione.

Diviene obbligatoria la sua redazione

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La digitalizzazione documentale ha aperto la strada

all’avvento di NUOVE FIGURE PROFESSIONALI

deputate a gestire i nostri documenti informatici.

Tra queste, particolare importanza assume, in ogni

moderna organizzazione pubblica o privata, il

Responsabile della conservazione digitale dei

documenti, incaricato di gestire tutti i flussi informativi

e documentali di un ente e tutte le fasi di vita dei

documenti, sino alla loro corretta archiviazione e

conservazione nel tempo.

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La figura professionale del Responsabile della

conservazione è obbligatoria per privati e PA che

formano i loro documenti informatici, ma…

Non è l’unica! Il Responsabile della conservazione deve

necessariamente operare d’intesa con il

Responsabile del trattamento dei dati personali e

con gli altri responsabili descritti, tra cui – per le

sole PA – il

Responsabile del protocollo informatico.

Titolo della presentazione

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In quest’ottica, la qualificazione della professione, come di

ogni altra attività economica, non è basata solo su norme

cogenti come nel caso degli Ordini professionali ma anche

su strumenti (certificazioni, marchi, attestati etc.) di

carattere volontario, a volte anche con controllo pubblico

ma più spesso lasciati all’autoregolamentazione dei privati.

LEGGE 14 gennaio 2013, n. 4

Disposizioni in materia di professioni non organizzate

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Le nuove norme definiscono "professione non organizzata in ordini o collegi"

l'attività economica, anche organizzata, volta alla prestazione di servizi o di

opere a favore di terzi, esercitata abitualmente e prevalentemente mediante

lavoro intellettuale, o comunque con il concorso di questo, con esclusione delle

attività riservate per legge a soggetti iscritti in albi o elenchi ai sensi dell'articolo

2229 c.c., e delle attività e dei mestieri artigianali, commerciali e di pubblico

esercizio disciplinati da specifiche normative.

Si introduce il principio del libero esercizio della professione fondato

sull’autonomia, sulle competenze e sull’indipendenza di giudizio intellettuale e

tecnica del professionista.

Si consente inoltre al professionista di scegliere la forma in cui esercitare la

propria professione riconoscendo l’esercizio di questa sia in forma individuale,

che associata o societaria o nella forma di lavoro dipendente.

I professionisti possono costituire associazioni professionali (con natura

privatistica, fondate su base volontaria e senza alcun vincolo di rappresentanza

esclusiva) con il fine di valorizzare le competenze degli associati, diffondere tra

essi il rispetto di regole deontologiche, favorendo la scelta e la tutela degli utenti

nel rispetto delle regole sulla concorrenza.

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Proprio per dare regolamentazione e il giusto riconoscimento a queste due figure che operano in maniera complementare, è da poco nata l’associazione ANORC Professioni, prima associazione italiana che ha aperto per i Responsabili della conservazione e i Responsabili del trattamento due registri nazionali, istituendo un percorso virtuoso di formazione e aggiornamento a loro dedicato

http://www.anorc.it/anorc_professioni/

Grazie ad ANORC Professioni queste due figure, spesso sottovalutate e poco conosciute, vedono finalmente certificate le loro competenze attraverso l'iscrizione a un registro nazionale, in ottemperanza a quanto stabilito dalla Legge del 14 gennaio 2013 n. 4 sulle professioni non organizzate in Ordini o Collegi.

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Simonetta Zingarelli Copyright 2014 -Vietata diffusione e duplicazione

Grazie per l’attenzione

…e per contatti o ulteriori informazioni:

Avv. Simonetta Zingarelli

Tesoriere Anorc

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