Le nuove professioni digitali

Titolo della presentazione Avv. Simonetta Zingarelli – Avv. Sarah Ungaro

NUOVE PROFESSIONI DIGITALI:

IL RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE DOCUMENTALE

Titolo della presentazione

La digitalizzazione documentale ha aperto la strada all’avvento di NUOVE FIGURE PROFESSIONALI deputate a gestire i nostri documenti informatici.

Tra queste, particolare importanza assume, in ogni moderna organizzazione pubblica o privata, il Responsabile della conservazione digitale dei documenti, incaricato di gestire tutti i flussi informativi e documentali di un ente e tutte le fasi di vita dei documenti, sino alla loro corretta archiviazione e conservazione nel tempo.


La figura professionale del Responsabile della conservazione è obbligatoria per privati e PA che formano i loro documenti informatici, ma…

Non è l’unica! Il Responsabile della conservazione deve necessariamente operare d’intesa con il Responsabile del trattamento dei dati personali e con gli altri responsabili descritti, tra cui – per le sole PA – il

Responsabile del protocollo informatico.



Dematerializzazione e Sicurezza

Nella Società dell’Informazione la c.d. conservazione della “Memoria Digitale” è un’esigenza sempre più sentita, in particolar modo a seguito dell’ormai universale diffusione, impiego e dipendenza dal digitale da parte delle organizzazioni.

Obiettivi principali:

Conservare la comprensione, l’attendibilità e la possibilità di impiego dei dati in un futuro quando le attuali tecnologie hardware e software potrebbero non essere più disponibili (Logical Preservation).

Garantire l’accesso alle registrazioni fisiche, ovvero rileggere correttamente i bit da un supporto che molto probabilmente sarà differente da quello originario (Bit Preservation).


I requisiti generici di sicurezza delle reti e dei sistemi di informazione presentano le seguenti caratteristiche

interdipendenti:

- Autenticazione: è la conferma dell'identità dichiarata da un organismo o un utente.

- Disponibilità: è la conferma che i dati sono accessibili e i servizi funzionano anche in caso di interruzioni.

- Integrità: è la conferma che i dati trasmessi, ricevuti o conservati sono completi e inalterati (particolarmente importante nel trattamento di dati sensibili).

- Riservatezza: è la protezione dei dati trasmessi o conservati per evitarne l'intercettazione e la lettura da parte di persone non autorizzate (necessaria per la trasmissione di dati sensibili ed è uno dei requisiti che garantiscono il rispetto della vita privata degli utenti delle reti di comunicazione).


L’obiettivo perseguito

da tali nuove figure professionali è la

Digital Preservation



Stakeholders per conservazione e privacy

Aziende del settore che operano sul mercato per conto della domanda e dell’offerta;

Professionisti; Enti e Pubbliche Amministrazioni.

Tutti coloro che si occupano di conservazione digitale, gestione documentale e trattamento dei dati, nei diversi settori del pubblico e del privato.


Sistema di gestione e conservazione informatica dei documenti

Sviluppo di un sistema informatico

Analisi organizzativa

Analisi dei processi di gestione dei flussi documentali -Mappatura processi - Rilevazione ruoli e responsabilità

Reingegnerizzazione di tutti i procedimenti - Ridefinizioni ruoli e responsabilità - Analisi costi/benefici

Change Management

Formazione Comunicazione

Conservazione digitale

Sicurezza informatica

privacy D. Lgs 231/2001


Art. 44, comma 1 bis CAD (Requisiti per la conservazione dei documenti informatici) - NEW Il sistema di conservazione è gestito da un responsabile che opera d’intesa con il responsabile del trattamento dei dati personali di cui all’articolo 29 del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, e, ove previsto, con il responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi di cui all’articolo 61 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, nella definizione e gestione delle attività di rispettiva competenza. Conservatore

Archivista Privacy

La conservazione digitale si fa in tre!


Il Responsabile della conservazione deve necessariamente operare d’intesa con e il Responsabile per il trattamento dei dati personali e, nelle PA, anche con il Responsabile della gestione documentale (o Responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi)


Dal Codice della Amministrazione Digitale: Art. 44, comma 1 ter (Requisiti per la conservazione dei documenti informatici) Il responsabile della conservazione può chiedere la conservazione dei documenti informatici o la certificazione della conformità del relativo processo di conservazione a quanto stabilito dall’articolo 43 e dalle regole tecniche ivi previste, nonché dal comma 1 ad altri soggetti, pubblici o privati, che offrono idonee garanzie organizzative e tecnologiche.

Possibilità anche per la P.A. di affidare in outsourcing i processi di conservazione digitale e ottenere la “certificazione di conformità” dei relativi processi!


Dal Codice della Amministrazione Digitale:

Art. 44 bis (Conservatori accreditati) 1. I soggetti pubblici e privati che svolgono attività di conservazione dei documenti informatici e di certificazione dei relativi processi anche per conto di terzi ed intendono conseguire il riconoscimento del possesso dei requisiti del livello più elevato, in termini di qualità e di sicurezza, chiedono l’accreditamento presso DigitPA. 2. Si applicano, in quanto compatibili, gli articoli 26, 27, 29, ad eccezione del comma 3, lettera a) e 31. 3. I soggetti privati di cui al comma 1 sono costituiti in società di capitali con capitale sociale non inferiore a euro 200.000.

Vi è ora la possibilità di far accreditare presso AgID i propri processi di conservazione sotto il profilo della sicurezza e della qualità (nel rispetto, quindi, di una serie di misure di sicurezza che variano a seconda della tipologia del dato trattato e degli strumenti utilizzati).


Il responsabile della conservazione Opera d'intesa con: il responsabile del trattamento dei dati personali il responsabile della sicurezza il responsabile dei sistemi informativi il responsabile della gestione documentale o del protocollo informatico (solo Pa)

Quali sono i suoi compiti secondo le nuove Regole tecniche? a. definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione in funzione della tipologia dei documenti da conservare, della quale tiene evidenza, in conformità alla normativa vigente; b. gestisce il processo di conservazione e ne garantisce nel tempo la conformità alla normativa vigente; c. genera il rapporto di versamento, secondo le modalità previste dal manuale di conservazione;


d. genera e sottoscrive il pacchetto di distribuzione con firma digitale o firma elettronica qualificata, nei casi previsti dal manuale di conservazione;

e. effettua il monitoraggio della corretta funzionalità del sistema di conservazione;

f. assicura la verifica periodica, con cadenza non superiore ai cinque anni, dell’integrità degli archivi e della leggibilità degli stessi;

g. al fine di garantire la conservazione e l’accesso ai documenti informatici, adotta misure per rilevare tempestivamente l’eventuale degrado dei sistemi di memorizzazione e delle registrazioni e, ove necessario, per ripristinare la corretta funzionalità; adotta analoghe misure con riguardo all’obsolescenza dei formati;

h. provvede alla duplicazione o copia dei documenti informatici in relazione all’evolversi del contesto tecnologico, secondo quanto previsto dal manuale di conservazione;


i. adotta le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema di conservazione; l. assicura la presenza di un pubblico ufficiale, nei casi in cui sia richiesto il suo intervento, garantendo allo stesso l’assistenza e le risorse necessarie per l’espletamento delle attività al medesimo attribuite;

m. assicura agli organismi competenti previsti dalle norme vigenti l’assistenza e le risorse necessarie per l’espletamento delle attività di verifica e di vigilanza;

n. provvede, nel caso di amministrazioni statali, al versamento dei documenti conservati all’archivio centrale dello Stato e agli archivi di Stato secondo quanto previsto dalle norme vigenti;

o. predispone il manuale di conservazione e ne cura l’aggiornamento periodico in presenza di cambiamenti normativi, organizzativi, procedurali o tecnologici rilevanti.


Il responsabile del Trattamento dei dati personali

definisce e implementa le procedure per il controllo, l'accesso, il trattamento e la comunicazione dei dati personali;

vigila sulla corretta applicazione di tali procedure;

garantisce in termini organizzativi e tecnici il raggiungimento del maggior livello possibile di riservatezza e sicurezza dei dati personali, con strumenti elettronici e non;

coopera per la definizione di precise procedure aziendali per il trattamento dei dati personali e per la gestione dei flussi documentali digitalizzati;

garantisce la trasparenza delle informazioni;

prescrive istruzioni specifiche al fine di responsabilizzare chi tratta dati all’interno

dell’organizzazione aziendale o dell’ente;

garantisce, su determinati sistemi e banche dati, la tracciabilità di ogni operazione;

appura che sia mantenuto sempre il controllo costante sui sistemi aziendali o dell’ente.


Collaborazioni tra le due figure professionali

Il Responsabile del trattamento dei dati personali deve coordinarsi con tutti coloro che operano nella gestione dei documenti informatici e degli archivi digitali al fine di garantire la gestione delle misure di sicurezza che siano idonee (articolo 31 del Codice), minime (articolo 34 e allegato B del Codice) e necessarie (articolo 154, comma 1, lett. c) e d) del Codice) alla tutela del dato personale oggetto del trattamento. Il Responsabile della conservazione digitale opera d’intesa con il Responsabile del trattamento dei dati personali e, ove previsto, con il Responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi per garantire politiche corrette di classificazione, fascicolatura e archiviazione digitale e, in ogni caso, si coordina con altre figure individuate come possibili interlocutori proattivi alla gestione documentale, come il Responsabile dei sistemi informativi. La trasversalità della professione consente a queste due figure un dialogo costante all’interno di contesti diversi


In tale contesto è ormai imprescindibile valorizzare le figure professionali del Responsabile della conservazione e del Responsabile privacy, titolari di compiti, poteri e funzioni fondamentali per una PA o un’azienda, che ricoprono ruoli chiave nella gestione dei processi digitali delle pubbliche amministrazioni, figure alle quali è necessario garantire, dunque, un’adeguata preparazione, un costante aggiornamento e il riconoscimento delle competenze.


In quest’ottica, la qualificazione della professione, come di ogni altra attività economica, non è basata solo su norme cogenti come nel caso degli Ordini professionali ma anche su strumenti (certificazioni, marchi, attestati etc.) di carattere volontario, a volte anche con controllo pubblico ma più spesso lasciati all’autoregolamentazione dei privati.

LEGGE 14 gennaio 2013, n. 4 Disposizioni in materia di professioni

non organizzate


Le nuove norme definiscono "professione non organizzata in ordini o collegi" l'attività economica, anche organizzata, volta alla prestazione di servizi o di opere a favore di terzi, esercitata abitualmente e prevalentemente mediante lavoro intellettuale, o comunque con il concorso di questo, con esclusione delle attività riservate per legge a soggetti iscritti in albi o elenchi ai sensi dell'articolo 2229 c.c., e delle attività e dei mestieri artigianali, commerciali e di pubblico esercizio disciplinati da specifiche normative.

Si introduce il principio del libero esercizio della professione fondato sull’autonomia, sulle competenze e sull’indipendenza di giudizio intellettuale e tecnica del professionista.

Si consente inoltre al professionista di scegliere la forma in cui esercitare la propria professione riconoscendo l’esercizio di questa sia in forma individuale, che associata o societaria o nella forma di lavoro dipendente.

I professionisti possono costituire associazioni professionali (con natura privatistica, fondate su base volontaria e senza alcun vincolo di rappresentanza esclusiva) con il fine di valorizzare le competenze degli associati, diffondere tra essi il rispetto di regole deontologiche, favorendo la scelta e la tutela degli utenti nel rispetto delle regole sulla concorrenza.


Proprio per dare regolamentazione e il giusto riconoscimento a queste due figure che operano in maniera complementare, è da poco nata l’associazione ANORC Professioni, prima associazione italiana che ha aperto per i Responsabili della conservazione e i Responsabili del trattamento due registri nazionali, istituendo un percorso virtuoso di formazione e aggiornamento a loro dedicato

http://www.anorc.it/anorc_professioni/

Grazie ad ANORC Professioni queste due figure, spesso sottovalutate e poco conosciute, vedono finalmente certificate le loro competenze attraverso l'iscrizione a un registro nazionale, in ottemperanza a quanto stabilito dalla Legge del 14 gennaio 2013 n. 4 sulle professioni non organizzate in Ordini o Collegi.


Studio Lisi Copyright 2014 -Vietata diffusione e duplicazione

Grazie per l’attenzione

…e per contatti o ulteriori informazioni:

Avv. Sarah Ungaro Digital&Law Department

www.studiolegalelisi.it

Avv. Simonetta Zingarelli

Tesoriere Anorc

www.anorc.it

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