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Libri Sociali Digitali

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Table of contents

Introduzione ................................................................................................................................... 3Le norme .................................................................................................................................. 4

2214 Libri obbligatori ........................................................................................................ 42215 modalità tenuta ......................................................................................................... 52215bis documentazione informatica ............................................................................. 52220 conservazione .......................................................................................................... 62375 verbali assemblea .................................................................................................... 62404 deliberazioni collegio ............................................................................................... 62421 libri sociali obbligatori ............................................................................................. 7DM 23/01/2004 .................................................................................................................. 7DL 82/2005 ...................................................................................................................... 10

Assolvere imposta di bollo ....................................................................................................... 13Gestione bolli dei nostri programmi ................................................................................... 14

Formare l'atto ............................................................................................................................. 17Scritture collegate ................................................................................................................. 17Il verbale elettronico .............................................................................................................. 19Numerare le pagine .............................................................................................................. 20Firma Pades con Acrobat x ................................................................................................. 20

Configurare Acrobat x ..................................................................................................... 22Configurare le marche ..................................................................................................... 26

Firma Certa ........................................................................................................................... 27Archivi di conservazione ........................................................................................................... 30Conservazione periodica .......................................................................................................... 31Impronta riepilogativa ................................................................................................................ 32Dubbi, condizioni, convenienza, migliorie ............................................................................... 33

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Introduzione

La formazione e conservazione di libri sociali digitali, pur se possibile non è diffusa per diversimotivi:

1. non si sa bene come formare i documenti,

2. come calcolare i bolli,

3. come formare gli archivi

4. come realizzare la conservazione.

Dal confronto tra diversi operatori ed esperti della materia, abbiamo realizzato alcune "ipotesi"di formazione, catalogazione, validazione e conservazione dei libri che potrebbero risolvere ilproblema perché rispettose delle norme, sicure, affidabili e puntuali.

Un grazie va a tutti coloro che con la loro partecipazione hanno arricchito il dibattito, fornitomateriale e contribuito in maniera fattiva alla realizzazione di questo progetto.

promotore

Hanno partecipato (in ordine alfabetico)

Basso Stefano Bortolon SrlBattistella Marco Newtronics.r.l.Bruni Paolo BELLACHIOMA SYSTEM SRLCalliari Roberto Associazione Artigianie piccole Imprese prov .di TrentoCiabatti Cesare edoc sasCisci Giuseppe UNIX COMPUTERS SRLClaudio Caprara MultiMedia it Snc Confente Giorgio Studio Legale ConfenteD'Alterio Massimo Otto Holding SrlDeLuca Federico REAN SRLLongarini Domenico COSEL SOC.COOP.Luca Mattioli MultiMedia it Snc Magnani Monica SI.EL.CO.srlMandelli Emanuela SI.EL.CO.srlMinervino Michele FONDAZIONE UNIVERSITA' DI MANTOVAMoliterni Giovanni MOLITERNI GIOVANNIMosca Vincenzo GLOBALSYSTEM SRLPersiani Pino BELLACHIOMA SYSTEM SRLPierno FrancescaPorro Giancarla Indicom SrlSanchi Gianluca DE MARCO N. SANCHI G. STUDIOSelvaggi Leonardo Siav Sistemi SrlTomasi Paolo NUVOLARE SRLVeronica Gimignani MultiMedia it Snc

Quest' opera è distribuita con licenza Creative Commons Attribuzione -

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Le norme

Codice civile2214 – Libri obbligatori e altre scritture contabili

2215 – Modalità di tenuta delle scritture contabili

2215 bis Documentazione informatica

2220 Conservazione scritture contabili

2375 – Verbali delle deliberazioni dell'assemblea

2404 Riunioni e deliberazioni del collegio

2421 Libri sociali obbligatori

D.l. 82/2005Art. 1. Definizioni

Art. 20. Documento informatico

Art. 21. Documento informatico sottoscritto con firma elettronica (1)

Art. 39. Libri e scritture

Art. 43. Riproduzione e conservazione dei documenti

Dm 23 gennaio 2004Art. 3. Obblighi da osservare per i documenti informatici rilevanti ai fini delledisposizioni tributarie

Art. 5. Comunicazione alle Agenzie fiscali dell'impronta relativa ai documentiinformatici rilevanti ai fini tributari

Art. 7. Modalita' di assolvimento dell'imposta di bollo sui documenti informatici

Deliberazioni Cnipa

Regole Tecniche

2214 Libri obbligatori

Art. 2214.Libri obbligatori e altre scritture contabili.

L'imprenditore che esercita un'attività commerciale deve tenere il libro giornale e il libro degli inventari.

Deve altresì tenere le altre scritture che siano richieste dalla natura e dalle dimensioni dell'impresa econservare ordinatamente per ciascun affare gli originali delle lettere, dei telegrammi e delle fatturericevute, nonché le copie delle lettere, dei telegrammi e delle fatture spedite.

Le disposizioni di questo paragrafo non si applicano ai piccoli imprenditori.

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2215 modalità tenuta

Art. 2215.Modalità di tenuta delle scritture contabili.

I libri contabili, prima di essere messi in uso, devono essere numerati progressivamente in ogni pagina e,qualora sia previsto l'obbligo della bollatura o della vidimazione, devono essere bollati in ogni fogliodall'ufficio del registro delle imprese o da un notaio secondo le disposizioni delle leggi speciali. L'ufficiodel registro o il notaio deve dichiarare nell'ultima pagina dei libri il numero dei fogli che li compongono.

Il libro giornale e il libro degli inventari devono essere numerati progressivamente e non sono soggetti abollatura né a vidimazione.

_______________

Cfr. Cassazione Civile, sez. tributaria, sentenza 21 dicembre 2007, n. 27034 in AltalexMassimario.

2215bis documentazione informatica

Art. 2215-bis. (1) Documentazione informatica.

I libri, i repertori, le scritture e la documentazione la cui tenuta e' obbligatoria per disposizione di legge odi regolamento o che sono richiesti dalla natura o dalle dimensioni dell'impresa possono essere formati etenuti con strumenti informatici.

Le registrazioni contenute nei documenti di cui al primo comma debbono essere rese consultabili in ognimomento con i mezzi messi a disposizione dal soggetto tenutario e costituiscono informazione primaria eoriginale da cui e' possibile effettuare, su diversi tipi di supporto, riproduzioni e copie per gli usiconsentiti dalla legge.Gli obblighi di numerazione progressiva e di vidimazione previsti dalle disposizioni di legge o diregolamento per la tenuta dei libri, repertori e scritture sono assolti, in caso di tenuta con strumentiinformatici, mediante apposizione, almeno una volta all'anno, della marcatura temporale e della firmadigitale dell'imprenditore o di altro soggetto dal medesimo delegato (2).Qualora per un anno non siano state eseguite registrazioni, la firma digitale e la marcatura temporaledevono essere apposte all' atto di una nuova registrazione e da tale apposizione decorre il periodoannuale di cui al terzo comma (2).

I libri, i repertori e le scritture tenuti con strumenti informatici, secondo quanto previsto dal presentearticolo, hanno l'efficacia probatoria di cui agli articoli 2709 e 2710 del codice civile.Per i libri e per i registri la cui tenuta è obbligatoria per disposizione di legge o di regolamento di naturatributaria, il termine di cui al terzo comma opera secondo le norme in materia di conservazione digitalecontenute nelle medesime disposizioni (3).

(1) Articolo introdotto dal D.L. 29 novembre 2008, n. 185 convertito, con modificazioninella L. 28 gennaio 2009, n. 2(2) I commi che recitavano: "3. Gli obblighi di numerazione progressiva, vidimazione egli altri obblighi previsti dalle disposizioni di legge o di regolamento per la tenuta deilibri, repertori e scritture, ivi compreso quello di regolare tenuta dei medesimi, sono

http://www.altalex.com/index.php?idnot=41728&idstr=20http://www.altalex.com/index.php?idnot=3601http://www.altalex.com/index.php?idnot=44643

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assolti, in caso di tenuta con strumenti informatici, mediante apposizione, ogni tre mesi afar data dalla messa in opera, della marcatura temporale e della firma digitaledell'imprenditore, o di altro soggetto dal medesimo delegato, inerenti al documentocontenente le registrazioni relative ai tre mesi precedenti.4. Qualora per tre mesi non siano state eseguite registrazioni, la firma digitale e lamarcatura temporale devono essere apposte all'atto di una nuova registrazione, e da taleapposizione decorre il periodo trimestrale di cui al terzo comma." sono stati cosìsostituite dal D.L. 13 maggio 2011, n. 70.(3) Comma aggiunto dal D.L. 13 maggio 2011, n. 70.fonte: http://www.altalex.com/index.php?idnot=36498

2220 conservazione

Art. 2220.Conservazione delle scritture contabili.

Le scritture devono essere conservate per dieci anni dalla data dell'ultima registrazione.

Per lo stesso periodo devono conservarsi le fatture, le lettere e i telegrammi ricevuti e le copie dellefatture, delle lettere e dei telegrammi spediti.

Le scritture e documenti di cui al presente articolo possono essere conservati sotto forma di registrazionisu supporti di immagini, sempre che le registrazioni corrispondano ai documenti e possano in ognimomento essere rese leggibili con mezzi messi a disposizione dal soggetto che utilizza detti supporti.

2375 verbali assemblea

Art. 2375.Verbale delle deliberazioni dell'assemblea.

Le deliberazioni dell'assemblea devono constare da verbale sottoscritto dal presidente e dal segretario odal notaio. Il verbale deve indicare la data dell'assemblea e, anche in allegato, l'identità dei partecipanti eil capitale rappresentato da ciascuno; deve altresì indicare le modalità e il risultato delle votazioni e deveconsentire, anche per allegato, l'identificazione dei soci favorevoli, astenuti o dissenzienti. Nel verbaledevono essere riassunte, su richiesta dei soci, le loro dichiarazioni pertinenti all'ordine del giorno.

Il verbale dell'assemblea straordinaria deve essere redatto da un notaio.

Il verbale deve essere redatto senza ritardo, nei tempi necessari per la tempestiva esecuzione degliobblighi di deposito o di pubblicazione.

2404 deliberazioni collegio

Art. 2404.Riunioni e deliberazioni del collegio.

Il collegio sindacale deve riunirsi almeno ogni novanta giorni. La riunione può svolgersi, se lo statuto loconsente indicandone le modalità, anche con mezzi di telecomunicazione.

Il sindaco che, senza giustificato motivo, non partecipa durante un esercizio sociale a due riunioni delcollegio decade dall'ufficio.

Delle riunioni del collegio deve redigersi verbale, che viene trascritto nel libro previsto dall'articolo 2421,

http://www.altalex.com/index.php?idnot=14190http://www.altalex.com/index.php?idnot=14190

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primo comma, n. 5), e sottoscritto dagli intervenuti.

Il collegio sindacale è regolarmente costituito con la presenza della maggioranza dei sindaci e delibera amaggioranza assoluta dei presenti. Il sindaco dissenziente ha diritto di fare iscrivere a verbale i motivi delproprio dissenso.

2421 libri sociali obbligatori

Art. 2421.Libri sociali obbligatori.

Oltre i libri e le altre scritture contabili prescritti nell'articolo 2214 , la società deve tenere:

1) il libro dei soci, nel quale devono essere indicati distintamente per ogni categoria il numero delleazioni, il cognome e il nome dei titolari delle azioni nominative, i trasferimenti e i vincoli ad esse relativi e iversamenti eseguiti;

2) il libro delle obbligazioni, il quale deve indicare l'ammontare delle obbligazioni emesse e di quelleestinte, il cognome e il nome dei titolari delle obbligazioni nominative e i trasferimenti e i vincoli ad esserelativi;

3) il libro delle adunanze e delle deliberazioni delle assemblee, in cui devono essere trascritti anche iverbali redatti per atto pubblico;

4) il libro delle adunanze e delle deliberazioni del consiglio di amministrazione o del consiglio di gestione;

5) il libro delle adunanze e delle deliberazioni del collegio sindacale ovvero del consiglio di sorveglianzao del comitato per il controllo sulla gestione;

6) il libro delle adunanze e delle deliberazioni del comitato esecutivo, se questo esiste;

7) il libro delle adunanze e delle deliberazioni delle assemblee degli obbligazionisti, se sono state emesseobbligazioni.

8) il libro degli strumenti finanziari emessi ai sensi dell'articolo 2447-sexies.

I libri indicati nel primo comma, numeri 1), 2), 3) 4) e 8) sono tenuti a cura degli amministratori o deicomponenti del consiglio di gestione, il libro indicato nel n. 5 a cura del collegio sindacale ovvero delconsiglio di sorveglianza o del comitato per il controllo sulla gestione, il libro indicato nel n. 6) a cura delcomitato esecutivo e il libro indicato nel n. 7) a cura del rappresentante comune degli obbligazionisti.

I libri suddetti, prima che siano messi in uso, devono essere numerati progressivamente in ogni pagina ebollati in ogni foglio a norma dell'articolo 2215.

Art. 2422.Diritto d'ispezione dei libri sociali.

I soci hanno diritto di esaminare i libri indicati nei numeri 1 e 3 dell'articolo precedente e di ottenerneestratti a proprie spese.

Eguale diritto spetta al rappresentante comune degli obbligazionisti per i libri indicati nei numeri 2 e 3dell'articolo precedente, e ai singoli obbligazionisti per il libro indicato nel n. 7 dell'articolo medesimo.

DM 23/01/2004

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Art. 3. Obblighi da osservare per i documenti informatici rilevanti ai fini delle disposizionitributarie

1. I documenti informatici rilevanti ai fini tributari:a) hanno la forma di documenti statici non modificabili;b) sono emessi, al fine di garantirne l'attestazione della data, l'autenticita' e l'integrita', con l'apposizionedel riferimento temporale e della sottoscrizione elettronica;c) sono esibiti secondo le modalita' di cui all'art. 6;d) sono memorizzati su qualsiasi supporto di cui sia garantita la leggibilita' nel tempo, purche' siaassicurato l'ordine cronologico e non vi sia soluzione di continuita' per ciascun periodo d'imposta;inoltre, devono essere consentite le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archiviinformatici in relazione al cognome, al nome, alla denominazione, al codice fiscale, alla partita Iva, alladata o associazioni logiche di questi ultimi.

2. Il processo di conservazione dei documenti informatici avviene mediante le modalita' dimemorizzazione previste al comma 1, lettera d), e secondo il procedimento indicato nell'art. 3 delladeliberazione dell'AIPA n. 42 del 2001 e termina con la sottoscrizione elettronica e l'apposizione dellamarca temporale, in luogo del riferimento temporale, sull'insieme dei predetti documenti ovvero suun'evidenza informatica contenente l'impronta o le impronte dei documenti o di insiemi di essi da partedel responsabile della conservazione di cui all'art. 5 della deliberazione dell'AIPA n. 42 del 2001. Ilprocesso di conservazione e' effettuato con cadenza almeno quindicinale per le fatture e almeno annualeper i restanti documenti.

Art. 5. Comunicazione alle Agenzie fiscali dell'impronta relativa ai documenti informaticirilevanti ai fini tributari

1. Entro il mese successivo alla scadenza dei termini stabiliti dal decreto del Presidente della Repubblican. 322 del 1998, per la presentazione delle dichiarazioni relative alle imposte sui redditi, all'impostaregionale sulle attivita' produttive e all'imposta sul valore aggiunto, il soggetto interessato o ilresponsabile della conservazione, ove designato, al fine di estendere la validita' dei documenti informaticitrasmette alle competenti Agenzie fiscali, l'impronta dell'archivio informatico oggetto dellaconservazione, la relativa sottoscrizione elettronica e la marca temporale.2. Con provvedimento le Agenzie fiscali indicano gli ulteriori dati ed elementi identificativi da comunicareunitamente a quelli del precedente comma.3. Le stesse Agenzie rendono disponibile per via telematica la ricevuta della comunicazione effettuata edil relativo numero di protocollo.

Art. 7. Modalita' di assolvimento dell'imposta di bollo sui documenti informatici

1. L'imposta di bollo sui documenti informatici e' corrisposta mediante versamento nei modi di cui aldecreto legislativo 9 luglio 1997, n. 237. L'interessato presenta all'Ufficio delle entrate competente unacomunicazione contenente l'indicazione del numero presuntivo degli atti, dei documenti e dei registri chepotranno essere emessi o utilizzati durante l'anno, nonche' l'importo e gli estremi dell'avvenutopagamento dell'imposta.2. Entro il mese di gennaio dell'anno successivo e' presentata dall'interessato all'Ufficio delle entratecompetente una comunicazione contenente l'indicazione del numero dei documenti informatici, distintiper tipologia, formati nell'anno precedente e gli estremi del versamento dell'eventuale differenzadell'imposta, effettuato con i modi di cui al comma 1, ovvero la richiesta di rimborso o dicompensazione. L'importo complessivo corrisposto, risultante dalla comunicazione, viene assunto comebase provvisoria per la liquidazione dell'imposta per l'anno in corso.

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3. L'imposta sui libri e sui registri di cui all'art. 16 della tariffa, allegata al decreto del Presidente dellaRepubblica 26 ottobre 1972, n. 642, tenuti su supporto di memorizzazione ottico o con altro mezzoidoneo a garantire la non modificabiita' dei dati memorizzati, e' dovuta ogni 2500 registrazioni o frazionidi esse ed e' versata nei modi indicati nel comma 1.

Elenco tipi documento01 FattureEmesse

02 FattureRicevute

03 NotaVariazioneAumento

04 NotaVariazioneDiminuzione

05 DocumTrasporto

06 Scontrino

07 Ricevuta

08 Bolla

09 LibroGiornale

10 LibroInventari

11 LibroMastro

12 RegistroCronologico

13 LibroCespiti

14 RegistroIrpef

15 RegistroFattureAcquisto

16 RegistroAcquistiAgenzieViaggio

17 RegistroFattureEmesse

18 RegistroFattureInSospeso

19 RegistroCorrispettivi

20 GiornaleFondo>

21 RegistroCorrispettiviAgenzieViaggio

22 RegistroEmergenzaIva

23 Bollettario

24 RegistroPrimaNota

25 RegistroUnicoIva

26 RegistroRiepilogativoIva

27 RegistroSezionaleIvaAcquisitiIntraUe

28 RegistroAcquistiIntraUeNonComm

29 RegistroTrasferimentiIntraUe

30 RegistroDichIntentiEmesse

31 RegistroDichIntentiRicevute

32 RegistroOmaggi

33 RegistroMemoriaProdContrassegno

34 RegistroLavorazioneProdContrassegno

35 RegistroCaricoProdContrassegno

36 RegistroScaricoProdContrassegno

37 RegistroBeniInDeposito

38 RegistroBeniInContoLavorazione

39 RegistroBeniComodato

45 RegistroAcquistiRegimeMargineMetodoGlobale

46 RegistroVenditeRegimeMargineMetodoGlobale

47 RegistroCaricoCentriElabDati

48 RegistroScaricoCentriElabDati

49 RegistroSommeRicevuteDeposito

50 RegistroEditori

51 LibroSoci

52 LibroObbligazioni

53 LibroAdunanzeDelibAssemblee

54 LibroAdunanzeDelibConsiglioAmministrazione

55 LibroAdunanzeDelibCollegioSindacale

56 LibroAdunanzeDelibComitatoEsecutivo

57 LibroAdunanzeDelibAssembleeAzionisti

58 AltriRegistri

59 UnicoPersoneFisiche

60 UnicoSocietaPersone

61 UnicoSocietaCapitale

62 UnicoEntiNonCommerciali

63 IrapPersoneFisiche

64 IrapSocietaPersone

65 IrapSocietaCapitale

66 UnicoEntiNonCommercialiEdEquiparati

67 IrapAmministrazioniEdEntiPubblici

68 Modello730

69 ModelloConsolidatoNazionaleEMondiale

70 ModelloIva

71 ModelloIvaVrRichiestaRimborsoCreditoIva

72ModelloIva26Lp2006ProspettoLiquidazioniPeriodiche

73 ModelloIva74Bis

74 ComunicazioneAnnualeDatiIva

75 ModelloRichiestaRimborsoCreditoIvaTrimestrale

76 ModelloDatiContenutiDichiarazioneIntentoRicevute

77 Modello770Semplificato

78 Modello770Ordinario

79 ModelloCertificazioneCud

80 ModelloF23

81 ModelloF24

82 ModelliAllegatiDichiarazioneRedditiModelloUnico

83 ModelliAnnotazioneSeparata

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40 RegistroBeniProva

41 RegistroSezionaleIvaInterno

42 RegistroCaricoStampatiFiscali

43 RegistroSocControllantiControllate

44RegistroCaricoScaricoRegimeMargineMetodoAnalitico

84 RicevutaPresentazioneModelliDichiarazione

85 AltriDocumenti

DL 82/2005

Il D.l. 82/2005 amichevolmente chiamato CAD codice dell'amministrazione digitale, ovviamentecontiene numerose norme che possono riguardare anche i libri sociali. Si tratta per lo più dinorme "generali" che riguardano i documenti informatici nella loro generalità.

L'articolo 71 in particolare, prevede l'emissione di nuove regole tecniche (che ad oggi nonrisultano pubblicate) . Queste regole si presume che impatteranno proprio sulle modalità diformazione, validazione, conservazione dei documenti informatici in genere e quindi anche suilibri sociali.

Ad oggi però non è possibile ragione sulle regole tecniche che verranno emanate, dobbiamoquindi basarci su :

1 - Quanto specificato dal D.l. 82/2005

2 - Quanto previsto dalla direttiva Cnipa 19/2/2004

3 - Quanto previsto dal decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 13 gennaio 2004(regole

tecniche per la formazione, la trasmissione, la conservazione, la duplicazione, la riproduzione ela validazione, anche temporale, dei documenti informatici)

Non possiamo per ora, ragionare sulle bozze di regole tecniche.

Articoli salienti del D.L.82/2005Art. 1. Definizioni

b) autenticazione del documento informatico: la validazione del documento informatico attraversol'associazione di dati informatici relativi all'autore o alle circostanze, anche temporali, della redazione; (1)

...

e) certificati elettronici: gli attestati elettronici che collegano all'identita' del titolare i dati utilizzati perverificare le firme elettroniche;

f) certificato qualificato: il certificato elettronico conforme ai requisiti di cui all'allegato I della direttiva1999/93/CE, rilasciati da certificatori che rispondono ai requisiti di cui all'allegato II della medesimadirettiva;

h) chiave privata: l'elemento della coppia di chiavi asimmetriche, utilizzato dal soggetto titolare, mediante ilquale si appone la firma digitale sul documento informatico;i) chiave pubblica: l'elemento della coppia di chiavi asimmetriche destinato ad essere reso pubblico, con ilquale si verifica la firma digitale apposta sul documento informatico dal titolare delle chiavi asimmetriche;

i-bis) copia informatica di documento analogico: il documento informatico avente contenuto identico aquello del documento analogico da cui e' tratto; (3)

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i-ter) copia per immagine su supporto informatico di documento analogico: il documento informatico aventecontenuto e forma identici a quelli del documento analogico da cui e' tratto; (3)

i-quater) copia informatica di documento informatico: il documento informatico avente contenuto identico aquello del documento da cui e' tratto su supporto informatico con diversa sequenza di valori binari; (3)

i-quinquies) duplicato informatico: il documento informatico ottenuto mediante la memorizzazione, sullostesso dispositivo o su dispositivi diversi, della medesima sequenza di valori binari del documento originario;(3)

...

p) documento informatico: la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti;

....

q) firma elettronica: l'insieme dei dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite associazionelogica ad altri dati elettronici, utilizzati come metodo di identificazione informatica;

q-bis) firma elettronica avanzata: insieme di dati in forma elettronica allegati oppure connessi a undocumento informatico che consentono l'identificazione del firmatario del documento e garantiscono laconnessione univoca al firmatario, creati con mezzi sui quali il firmatario puo' conservare un controlloesclusivo, collegati ai dati ai quali detta firma si riferisce in modo da consentire di rilevare se i dati stessisiano stati successivamente modificati; (3)

r) firma elettronica qualificata: un particolare tipo di firma elettronica avanzata che sia basata su uncertificato qualificato e realizzata mediante un dispositivo sicuro per la creazione della firma; (4)

s) firma digitale: un particolare tipo di firma elettronica avanzata basata su un certificato qualificato e su unsistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata, correlate tra loro, che consente al titolaretramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta edi verificare la provenienza e l'integrita' di un documento informatico o di un insieme di documentiinformatici; (5)

...

u) gestione informatica dei documenti: l'insieme delle attivita' finalizzate alla registrazione e segnatura diprotocollo, nonche' alla classificazione, organizzazione, assegnazione, reperimento e conservazione deidocumenti amministrativi formati o acquisiti dalle amministrazioni, nell'ambito del sistema di classificazioned'archivio adottato, effettuate mediante sistemi informatici;

...

aa) titolare: la persona fisica cui e' attribuita la firma elettronica e che ha accesso ai dispositivi per lacreazione della firma elettronica;bb) validazione temporale: il risultato della procedura informatica con cui si attribuiscono, ad uno o piu'documenti informatici, una data ed un orario opponibili ai terzi.

Sezione I Documento informatico

Art. 20. Documento informatico

1. Il documento informatico da chiunque formato, la memorizzazione (1) su supporto informatico e latrasmissione con strumenti telematici conformi alle regole tecniche di cui all'articolo 71 sono validi erilevanti agli effetti di legge, ai sensi delle disposizioni del presente codice.

1-bis. L'idoneita' del documento informatico a soddisfare il requisito della forma scritta e il suo valoreprobatorio sono liberamente valutabili in giudizio, tenuto conto delle sue caratteristiche oggettive di qualita',sicurezza, integrita' ed immodificabilita', fermo restando quanto disposto dall'articolo 21. (2)

3. Le regole tecniche per la formazione, per la trasmissione, la conservazione, la copia, la duplicazione, lariproduzione e la validazione temporale dei documenti informatici, nonche' quelle in materia di generazione,apposizione e verifica di qualsiasi tipo di firma elettronica avanzata, sono stabilite ai sensi dell'articolo 71.La data e l'ora di formazione del documento informatico sono opponibili ai terzi se apposte in conformita'alle regole tecniche sulla validazione temporale. (4)

4. Con le medesime regole tecniche sono definite le misure tecniche, organizzative e gestionali volte agarantire l'integrita', la disponibilita' e la riservatezza delle informazioni contenute nel documento

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informatico.

5-bis. Gli obblighi di conservazione e di esibizione di documenti previsti dalla legislazione vigente siintendono soddisfatti a tutti gli effetti di legge a mezzo di documenti informatici, se le procedure utilizzatesono conformi alle regole tecniche dettate ai sensi dell'articolo 71. (5)

Art. 21. Documento informatico sottoscritto con firma elettronica (1)

1. Il documento informatico, cui e' apposta una firma elettronica, sul piano probatorio e' liberamentevalutabile in giudizio, tenuto conto delle sue caratteristiche oggettive di qualita', sicurezza, integrita' eimmodificabilita.

2. Il documento informatico sottoscritto con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale, formato nelrispetto delle regole tecniche di cui all'articolo 20, comma 3, che garantiscano l'identificabilita' dell'autore,l'integrita' e l'immodificabilita' del documento, ha l'efficacia prevista dall'articolo 2702 del codice civile.L'utilizzo del dispositivo di firma si presume riconducibile al titolare, salvo che questi dia prova contraria.(2)

2-bis). Salvo quanto previsto dall'articolo 25, le scritture private di cui all'articolo 1350, primo comma,numeri da 1 a 12, del codice civile, se fatte con documento informatico, sono sottoscritte, a pena di nullita',con firma elettronica qualificata o con firma digitale. (2)

3. L'apposizione ad un documento informatico di una firma digitale o di un altro tipo di firma elettronicaqualificata basata su un certificato elettronico revocato, scaduto o sospeso equivale a mancatasottoscrizione. La revoca o la sospensione, comunque motivate, hanno effetto dal momento dellapubblicazione, salvo che il revocante, o chi richiede la sospensione, non dimostri che essa era gia' aconoscenza di tutte le parti interessate.

Art. 39. Libri e scritture

1. I libri, i repertori e le scritture, ivi compresi quelli previsti dalla legge sull'ordinamento del notariato edegli archivi notarili, di cui sia obbligatoria la tenuta possono essere formati e conservati su supportiinformatici in conformita' alle disposizioni del presente codice e secondo le regole tecniche stabilite ai sensidell'articolo 71.

Art. 43. Riproduzione e conservazione dei documenti

1. I documenti degli archivi, le scritture contabili, la corrispondenza ed ogni atto, dato o documento di cui e'prescritta la conservazione per legge o regolamento, ove riprodotti su supporti informatici sono validi erilevanti a tutti gli effetti di legge, se la riproduzione e la conservazione nel tempo sono effettuate (1) inmodo da garantire la conformita' dei documenti agli originali, (2) nel rispetto delle regole tecniche stabiliteai sensi dell'articolo 71.

2. Restano validi i documenti degli archivi, le scritture contabili, la corrispondenza ed ogni atto, dato odocumento gia' conservati mediante riproduzione su supporto fotografico, su supporto ottico o con altroprocesso idoneo a garantire la conformita' dei documenti agli originali.

3. I documenti informatici, di cui e' prescritta la conservazione per legge o regolamento, possono esserearchiviati per le esigenze correnti anche con modalita' cartacee e sono conservati in modo permanente conmodalita' digitali, nel rispetto delle regole tecniche stabilite ai sensi dell'articolo 71. (3)

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Assolvere imposta di bollo

Il pagamento dei bolli

L'imposta di bollo se il libro è formato in modalità cartacea, è dovuta in ragione di 1 bollo ogni100 pagine ma secondo l'art. 7 del DM 23.01.2004 il bollo sui documenti informatici va pagatoin ragione di 1 bollo ogni 2500 registrazioni. Calcolo per righe ?

Nel caso di verbali l'individuazione della "registrazione" intesa come accadimento contabile(circ.36/2006 Ade) è alquanto difficile e risulterebbe in ogni caso inferiore di molto rispetto alcorrispondente cartaceo.

Il buon senso (e non la norma) consiglia di pagare in ragione di 2500 righe di verbale.

Anche sul numero di righe per pagina, è vero che occorre "garantire la leggibilità delleregistrazioni" ma è anche vero che in questo caso il BUON SENSO continuare a consigliare diimpaginare i documenti a 25 righe per pagina, numerarle progressivamente e ... aggiungerequalche cosa che vedremo.

Utilizzando la regola di 1 bollo ogni 2500 righe, 100 pagine da 25 righe cadauna, alla fine ilconteggio sarà identico alla tenuta cartacea e non si rischierà di sentirsi contestare alcunaevasione di tributo.

Versamento in acconto

Prima della prima registrazione dovremo provvedere ad un versamento in acconto di almeno 1bollo (art. 7 del DM 23/01/2004)

Se si è già versato acconto

Se l'acconto è già stato versato (per libri giornali o inventari) si ritiene che NON SIANECESSARIO VERSARE UN ALTRO ACCONTO, per il seguente motivo.

Il citato art. 7 recita L'importo complessivo corrisposto, risultante dalla comunicazione, viene assunto come base provvisoriaper la liquidazione dell'imposta per l'anno in corso.

Per cui a partire dal secondo anno l'acconto non va "presunto" come nel primo anno, ma vaversato un importo pari al totale corrisposto l'anno prima.

Dall'interpretazione letterale se ne deduce che se nel nuovo anno si intende produrre PIU'documenti rispetto al precedente, non è necessario aumentare l'acconto , si versa un importopari al corrisposto e a gennaio dell'anno successivo si rifarà il conteggio finale a saldo.

Questa questione fa parte dei dubbi già esposti in sede di discussione sull'imposta di bollo deidocumenti informatici e fa parte dell'esempio pubblicato sul sito multimediait che però ad oggiha ricevuto poche soluzioni.

http://www.multimediait.com/chi-si-ferma-%c3%a8-analogico-agendadigitale.aspx

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Gestione bolli dei nostri programmi

Anche se non va versato un acconto per far calcolare correttamente il saldo occorre inserire trai documenti previsti per il 2013 una riga relativa al tipo di libro da conservare con quantitàprevista ZERO.

A gennaio 2014 inserendo una quantità prodotta reale si ottiene un saldo che tiene conto anchedi questi nuovi libri per cui non è stato versato acconto.

Esempio di conteggio

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Esempio di lettera

Denominazione: PROVA SRL Indirizzo:C.A.P.:Comune:Provincia:Partita IVA: 12345678901Cod. Fiscale: 12345678901

Spett.leAgenzia delle Entrate...

lì 05/03/2013

Oggetto: Comunicazione ai sensi dell'art. 7 comma 1 del D.M. 23 Gennaio 2004.

Comunicazione consuntiva degli atti / documenti / registri prodotti nell'anno 2012.==============================================================================

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=======Numero documenti: 1Tipologia documenti: libro giornaleCodice tariffa: (16)Registrazioni effettuate: 950Registrazioni residue anno prec.: 2339Imposta dovuta: € 0,00=====================================================================================

Imposta dovuta anno 2012 0,00 ---------------

Saldo (debito) 0,00Acconto imposta anno 2013 0,00

---------------Totale (debito) 0,00Totale = Saldo + Acconto

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Formare l'atto

La predisposizione di atti elettronici e di atti cartacei è profondamente diversa.

Se nel caso del cartaceo è possibile scrivere su un insieme di fogli (il libro) già formato, nelcaso dell'elettronico ciò è impossibile. Non a caso l'articolo 2215 bis recita:Gli obblighi di numerazione progressiva e di vidimazione previsti dalle disposizioni di legge o diregolamento per la tenuta dei libri, repertori e scritture sono assolti, in caso di tenuta con strumentiinformatici, mediante apposizione, almeno una volta all'anno, della marcatura temporale e della firmadigitale dell'imprenditore o di altro soggetto dal medesimo delegato (2).

In sostanza si riconosce l'impossibilità di "formare un libro elettronico" e si ovvia con un obbligodiverso che produce lo stesso risultato, la firma digitale e marca temporale applicata concadenza almeno annuale.

I libri elettronici sono quindi degli " insiemi di file" che compongono il libro stesso, non sono prenumerati ma numerati in fase di produzione.

La definizione del libro unico

Per definire la modalità di formazione di un libro elettronico, possiamo utilizzare le paroleutilizzate per il libro unico :...su supporti magnetici, sui quali ogni singola scrittura costituisca documento informatico e siacollegata alle registrazioni in precedenza effettuate, o ad elaborazione automatica dei dati,garantendo oltre la consultabilità, in ogni momento, anche la inalterabilità e la integrità dei dati, nonché lasequenzialità cronologica delle operazioni eseguite, nel rispetto delle regole tecniche di cui all'art. 71 deldecreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82;

Calcolare l'impronta

Calcolare l'impronta di un file è alquanto semplice, con i nostri programmi c'è un appositocomando che permette di ottenere impronte sha1 e sha256

Scritture collegate

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Dunque se effettuiamo una scrittura (un verbale) e generiamo un documento informatico (nellaeccezione normale un file statico con firma digitale e almeno riferimento temporale), avendocura di riportare un collegamento al verbale precedente, otteniamo una sequenza didocumenti che oltre ad avere caratteristiche proprie, garantiscono la sequenzialità dellescritture.

Ma come si può ottenere un legame univoco tra un documento informatico ed un altro ?

L'impronta

Un metodo semplice per collegare tra loro documenti informatici, consiste nel riportarel'impronta del documento precedente.

L'impronta è una sequenza di caratteri che è caratteristica di un file e non consente di ricreareun file che abbia la stessa impronta con sequenza di caratteri diversa.

In pratica è più di una impronta digitale di un umano (che è composta da soli 13 punti) nel casodi impronta digitale informatica tutti i caratteri del file concorrono alla formazione e avere dueimpronte uguali è improbabile .

La sequenza

Se creiamo un primo verbale come documento informatico, lo sottoscriviamo e lo mettiamo inconservazione digitale abbiamo la prima scrittura della nostra sequenza.

Quando creiamo il secondo verbale, avremo cura di riportare come prima indicazione l'improntadi quello precedente. cosi faremo per il terzo il quarto etc.

Ne risulterà che tra un verbale e l'altro non sarà possibile inserire altri verbali poiché l'improntarichiamata cambierebbe.

Riportare l'impronta nel documento

Se l'impronta la riportiamo nel documento, verrà validata dalle firme di chi sottoscriverà l'atto.Se la riportiamo solo a livello di dato nell'indice dei documenti , dovrà essere il responsabile asottoscrivere il record al fine di garantire originalità a tale impronta. SI consiglia di metterla neldocumento prima di iniziare la stesura dell'atto.

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Riportare l'impronta nel record di conservazione

In questo caso è opportuno che nei dati del documento ci siano almeno due campi di sistemadedicati alla impronta del documento corrente e a quello precedente.

Riportarle ambedue

Nessuno vieta di riportarle sia nel documento che nel recordUsare SHA1 o SHA256

La correttezza matematica delle operazioni che stiamo effettuando è veramente esagerata.Forse l'uso delle sha1 è più indicato perchè genera una stringa meno "esagerata" delle sha 256.In fondo dobbiamo realizzare un collegamento e non una firma.

Il verbale elettronico

Al di la degli obblighi di numerazione, quando redigiamo un verbale di assemblea, avremo lanecessità di raccogliere le firme del presidente e del segretario, cosi per un verbale diconsiglio di amministrazione o altro.

Queste firme dovranno NECESSARIAMENTE essere elettroniche .

Sarà anche da valutare la opportunità o meno di aggiungere alle firme una marca temporale per

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avere una data certa (laddove è necessaria o utile) (1).

Le firme digitali

Possiamo utilizzare due metodi di firma,

La classica firma CADES che ci restituisce un file di tipo .p7m

La firma PADES, sicuramente un pò più complicata ma anche più completa per diversi motivi.

Il procedimento

Inizieremo con la stesura dell'atto con un qualsiasi editor. La numerazione delle pagine non èindispensabile, ma data la semplicità con cui possiamo ottenerla , val la pena applicarla. Produrre il file pdf

Ormai quasi tutti gli editor consentono di salvare il documento in formato pdf, in alternativauseremo una stampante pdf virtuale, o ancora dei servizi on line per la conversione delformato.

Il pdf non deve avere script, non deve avere codice eseguibile al suo interno. Firmare il pdf

Come già detto potremo fare due tipi di firme, quella classica (p7m) o quella pades.

Per la firma classica si ritiene sia giusto usare la firma congiunta (parallela).

Per la firma Pades dovremo scegliere uno strumento da utilizzare. Può essere Acrobat oppureuno dei tanti programmi resi disponibili dai certificatori. Applicare una marca temporale

Possiamo applicare la marca all'interno del pdf, oppure, se abbiamo usato la firma Pades,archiviare il documento , mettere la firma p7m come responsabili della conservazione eaggiungere la marca temporale. Clausole particolari

Le diverse firme potrebbero avere necessità di attivare clausole particolari. In questo casodovremo valutare se le indicazioni che possiamo inserire nella firma sono sufficienti perapprovare le clausole oppure dovremo creare dei campi appositi di validazione.

(1)Questa marca temporale no è da confondere con quella che applicheremo con cadenzaannuale per la conservazione, qui l'esigenza può essere quella di dare data certa al verbale eper fare questo la marca temporale è lo strumento giusto.

Numerare le pagine

L'art. 2215 esordisce affermando che gli obblighi di numerazione sono assolti con l'apposizionedella firma digitale dell'imprenditore etc. etc. ma applicare una numerazione progressiva allepagine costa così poco che val la pena farlo.

Tra l'altro è opportuno fare una numerazione progressiva perenne da inizio a fine libro. Quandosi cambierà metodo, si inizierà un nuovo libro con nuova numerazione.

Tutte le regole adottate è bene che siano riportate nel manuale della conservazione digitale.

Firma Pades con Acrobat x

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Firmare digitalmente con Acrobat non è cosa immediata, occorre prima configurare gli id digitalie collegare il csp della smart card.

Una volta completata la configurazione, l'applicazione della firma è semplice.

Firma Pades con Acrobat

Aprire il documento, selezionare Firma e certificazione, Selezionare Inserisci Firma, tracciareun rettangolo dove verrà inserito il testo della firma , scegliere l'id digitale e le opzioni .

Le opzioni , sono semplicemente i motivi della firma , la località e le informazioni di contatto. Non abbiamo provato a creare nuove motivazioni ma dovrebbe essere possibile.

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Un pò più complesso configurare gli id digitali correttamente. Se non lo fate le firme ottenutesaranno SHA1 quindi non conformi alle norme attuali.

Configurare Acrobat x

L'uso di Acrobat per la firma digitale a norma richiede alcune operazioni preliminari. Ricordiamoche le firme valide devono essere realizzate con il calcolo della impronta realizzato con ilmetodo sha256. Se usiamo la firma digitale di Acrobat senza configurare il nostro csp (quelloutilizzato dalla smart card) otteniamo un calcolo sha1 che non è valido.

Configurazione Acrobat X

Aprite Acrobat, selezionate Strumenti --> Firma e certificazione --> Impostazioni diprotezione.

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Si attiva una finestra dove vengono presentati gli id digitali attivi. Attenzione vi vengonopresentati anche i certificati caricati nell'elenco di windows NON SONO QUELLI da utilizzare.Proseguite con la configurazione del CSP e troverete i certificati corretti.

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Nel nodo Moduli e token PKCS11 occorre indicare quale componente utilizzare per il calcolodella impronta.

Quasi tutte le firme digitali distribuite in Italia utilizzano il csp bit4id . Il file si trova all'internodella cartella Windows -->system32 e si chiama Bit4ipki.dll

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Se l'impostazione è corretta, si espande l'albero del token e vengono visualizzati i certificaticontenuti nella smart card.

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Individuate il certificato da utilizzare per la firma, cliccate su opzioni di uso e impostatelo comepre definito.

Ripetere l'operazione per tutte le firme da utilizzare in quella postazione.

Acrobat X reader

Ci risulta che anche il Reader possa effettuare firme digitali, è però probabile che i campi firmadebbano essere creati PRIMA con un acrobat standard o professional.

Acrobat XI reader

Le opzioni di configurazione della firma si trovano nel menu Modifica --> Preferenze --> Firme

Configurare le marche

Con Acrobat si può applicare anche la marca temporale.

Nella parte di configurazione c'è il nodo Server di marca temporale. Cliccando su nuovo si puòaggiungere un qualsiasi server certificato .

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Chi utilizza le marche temporali di Infocert, può inserire l'url https://marte.infocert.it/cdie/HttpService

Chi utilizza le marche Namirial può inserire l'url http://timestamp.firmacerta.it

Firma Certa

Firma Certa è il software che viene fornito dal certificatore Namirial (www.namirial.it) econsente di generare firme pades.

L'applicazione delle firme Pades con Firma Certa è semplice, selezionate l'icona firma,selezionate il file, indicate la posizione.

Il programma non permette di scegliere grandi cose ma al tempo stesso è immediato

http://timestamp.firmacerta.it

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nell'utilizzo.

Personalmente ho avuto qualche problema nella rappresentazione del testo nella firma. L'horisolto mettendo un logo e togliendo l'esposizione del testo. Penso però che giocando con leopzioni si possa ottenere il risultato ottimale.

Le impostazioni però sono generali e non so se si riesce a fare configurazioni diverse per diversiid digitali.

Con il menu Strumenti Opzioni si accede ai parametri .

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Archivi di conservazione

I documenti informatici vanno conservati correttamente , ad ogni documento vanno assegnatidati di classificazione che soddisfino le esigenze di individuazione.

Le necessità nel caso di libri sono alquanto limitate, sarà comunque necessario, per ognidocumento o per tutti i documenti di una serie, indicare:

Il proprietario del documento, con almeno codice fiscale e partita iva, La tipologia, la data, lasequenza, che può essere data da un progressivo o semplicemente dal numero pagina iniziale(come nel libro unico) e da altri campi che soddisfino le esigenze specifiche di classificazione.

L'archiviazione deve sempre soddisfare 3 criteri, quelli civilistici/fiscali, quelli organizzativi equelli tecnici.

Un archivio siffatto si presta sia ad una gestione analitica (un repository per ogni libro) che aduna gestione più sintetica (un unico repository per tutti i libri) o addirittura un unico repositoryper tutti i libri di tutte le ditte.

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Conservazione periodica

La norma parla di applicazione della firma digitale dell'imprenditore o di un suo delegato e dellamarcatura temporale con cadenza almeno annuale.

La questione delle cadenze annuali è sempre un pò complicata da interpretare. Istintivamentevien da dire una volta all'anno ma può interpretarsi anche come "entro 1 anno".

· Nell'esempio seguente si ipotizza che i libri vengano formati in modo accurato cioè:

· Ogni verbale è firmato dai relativi partecipanti

· Ad ogni verbale è stata apposta la marca temporale

· Ogni verbale è stato archiviato e accompagnato dalla firma digitale del responsabile e dalriferimento temporale.

· A gennaio dell'anno successivo si completa la conservazione di tutti i libri formati nell'annoprecedente.

Si ritiene che così operando , anche se tra una chiusura e l'altra dovesse intercorrere qualchegiorno di differenza, avendo firma e marche temporali su ogni verbale, nessuno potràcontestare la regolare tenuta.

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Impronta riepilogativa

La normativa sulla spedizione delle impronte, prevede tra le tipologie di documenti dasegnalare, anche i libri sociali.

Si ritiene che tale onere verrà modificato ma , stante la norma attuale, dovremo includere nellacomunicazione anche le impronte di queste tipologie di documenti .

Nel caso di archivio unifico per tutti i libri di un soggetto, avremo una impronta già riepilogativadi tutte le tipologie.

Nel caso di archivio per singolo libro, possiamo creare una impronta riepilogativa di tutti i libri einviare (nonchè conservare) quella.

Nel caso di archivio multi aziendale, in fase di conservazione dovremo suddividere i supporti diconservazione per soggetto fiscale e generare una impronta per ognuno.

(per i nostri programmi si tratta di segliere l'opzione di Masterizzazione Cnipa MultiAziendale.)

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Dubbi, condizioni, convenienza, migliorie

Dubbi non ce ne sono, il documento informatico è sicuro , certo, potremmo dire inoppugnabile,sempre che sia formato secondo le regole.

Rimangono dubbi rispetto ai bolli , che in ogni caso se assolti in ragione di 1 ogni 2500 righecorrisponderebbero alla imposizione che si avrebbe utilizzando la carta bollata (il massimo)

AL MOMENTO SI RITIENE CHE FIRME DIVERSE COME LE FIRME AVANZATE E QUELLE NONQUALIFICATE non siano utilizzabili.

Le firme autografe, se devono essere inserite, vanno autenticate con la controfirma del pubblicoufficiale.

IntroduzioneLe norme2214 Libri obbligatori2215 modalità tenuta2215bis documentazione informatica2220 conservazione2375 verbali assemblea2404 deliberazioni collegio2421 libri sociali obbligatoriDM 23/01/2004DL 82/2005

Assolvere imposta di bolloGestione bolli dei nostri programmi

Formare l'attoScritture collegateIl verbale elettronicoNumerare le pagineFirma Pades con Acrobat xConfigurare Acrobat xConfigurare le marche

Firma Certa

Archivi di conservazioneConservazione periodicaImpronta riepilogativaDubbi, condizioni, convenienza, migliorie