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Dott.ssa Maria Fabbri

Firenze 6 Maggio 2015

RENDICONTAZIONE E CONTROLLO DEI PROGETTI FINANZIATI:

regole, procedure e problematiche operative

Modulo III - Tecniche pratiche e strumenti di rendicontazione

IntroduzioneDopo aver affrontato il quadro normativo che regola la gestione finanziaria ed i controlli sui fondi diretti ed indiretti, approfondiamo in questo ultimo incontro tecniche pratiche, buone prassi e strumenti di rend icontazione .

Iniziamo dunque…

La gestione finanziaria consiste in una prima fase nella predisposizione del budget di progetto ai fini della richiesta di finanziamento e, durante la seconda fase, nell'attività di rendicontazione delle spese sostenute.

Definizione di rendicontazione:

� La rendicontazione è l’attività riassuntiva di tutti gli aspetti di un progetto.

� Comprende tutti gli elementi per la lettura incrociata delle attività svolte e delle spese, sostenute per il raggiungimento degli obiettivi del progetto.

� Evidenzia le modalità di gestione e gli scostamenti rispetto all’idea progettuale.

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Principi di rendicontazione dei costi

Per essere rendicontabile un costo, deve essere prima di tutto un costo eleggibile per il nostro Programma di finanziamento (vedi Linee Guida) e deve soddisfare anche i seguenti requisiti:

� deve essere stato considerato ed inserito nel budget di progetto!!;

� deve essere chiaramente funzionale al raggiungimento degli obiettivi del progetto;

� deve avere un importo ragionevole e rispettare il principio di sana gestione finanziaria, razionale allocazione delle risorse ed economicità della gestione.

� non deve essere finanziato da altri programmi comunitari e/o nazionali o, comunque, con altre risorse pubbliche (divieto di cumulo *) !!

Principi di rendicontazione dei costi(*) Divieto di cumulo dei finanziamenti

Non sono ammissibili spese rispetto alle quale il Beneficiario abbia già goduto di una misura di sostegno (altro finanziamento pubblico nazionale o comunitario!!.

Per questo motivo, per evitare un doppio finanziamento delle medesime spese, su tutti gli originali delle note o fatture deve esserci un chiaro riferimento al Progetto a cui si riferiscono dette spese.

Tutti documenti giustificativi di spesa devono essere “annullati” o mediante chiaro riferimento al Progetto e/o mediante l’apposizione di un timbro che riporti una denominazione del tipo:

“Programma ______ progetto _(titolo)_ n. _ ___ per importo pari a € …………….

La dicitura del timbro può essere diversa da quella sopra riportata (per es. in inglese se necessario) normalmente è indicata dalle nostre linee guida.

"Expenditure incurred under IPA Adriatic Cross-border Cooperation Programme, project “...”, code"... ", for a sum of € ... ... ... ..., date….."

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Premessa alla rendicontazione

La rendicontazione delle spese è una delle modalità con cui le autorità di gestione controllano la corretta esecuzione del progetto finanziato.

La corretta gestione finanziaria del progetto dipende da due elementi che ne caratterizzano il contenuto:

� natura sostanziale (coerenza tra le attività svolte, i costi sostenuti e il budget del progetto approvato);

� natura formale (capacità di predisporre una corretta documentazione probatoria delle spese sostenute).

Indicazioni pratiche per una corretta rendicontazione

L'attività di rendicontazione consiste nel fornire prova del fatto che il progetto sia stato realmente implementato nel rispetto della proposta approvata .

Nelle rendicontazioni analitiche (ben diverse dall’impostazione con costi standard…) i soggetti beneficiari devono raccogliere, produrre in copia (in date/periodi stabiliti dal contratti) e conservare in originale !! tutti i documenti giustificativi che comprovano lo svolgimento delle attività, i costi e la loro liquidazione.

Dalla correttezza dell'attività di rendicontazione dipende la possibilità di mantenere i fondi già acquisiti (con anticipazioni e saldo) o di ottenere il rimborso delle spese sostenute (come nel caso della Coop.Terr.Europea)

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Nelle rendicontazioni analitiche (sia di programmi a gestione diretta che indiretta) tutte le spese inserite nel budget del progetto dovranno essere rendicontate , ovviamente anche quelle che concorreranno al nostro cofinanziamento .. .. per cui fate molta attenzione ed inserite se potete nel budget i costi legati alla vostra organizzazione (costi di staff, spese generali, contributi in natura..?..).

Vediamo come gestire alcune particolari situazioni- procedure:

Indicazioni pratiche per una corretta rendicontazione

I contributi in natura contribution in kind

Quando sono ammissibili.!! controllate bene sulle linee guida…

consistono nella valorizzazione, prima nel budget e poi in rendicontazione, di terreni o immobili di proprietà, attrezzature, attività di ricerca o professionali o prestazioni volontarie non retribuite.!..

Se sono previsti dal Programma, se considerati “costi eleggibili” possono a volte concorrere alla copertura del nostro cofinanziamento!!

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Se ammessi dal Programma, possiamo quindi imputarli nel budget, ma attenzione.. In caso di valorizzazione di immobili la loro rendicontazione potrebbe essere possibile solo se supportata da apposite perizie,redatte da un soggetto terzo indipendente, che attestino il reale valore dell’immobile…

…prima di inserire nel budget dei contributi in kind accertarsi prima di tutto di avere tutti i dati, conformi ai requisiti necessari per la rendicontazione.

I contributi in naturacontribution in kind

I contributi in naturacontribution in kind

Nel caso di prestazioni volontarie, non retribuite, il relativo valore deve essere determinato tenendo conto del tempo prestato al progetto e quindi:� delle normali tariffe orarie dell’ordine

professionale (se esiste) per l'attività prestata, � oppure utilizzare le tariffe usate dal Fse,� oppure tabelle costo/orario fornite dalla stessa

autorità di gestione/Commissione europea (*).

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(*) semplificazione

(*)- …. In alcuni programmi…. i soggetti quali i proprietari di

piccole e medie imprese (PMI), amministratori o i lavoratori autonomi, che non ricevono un regolare stipendio (e quindi non hanno busta paga..) potranno essere contabilizzati in rendicontazione attraverso l’imputazione di costi unitari (ad esempio, una tariffa giornaliera).

- NB: da verificare l’ammissibilità di questa procedura sui singoli programmi.

(*) nuovo Regolamento Finanziario dell'Unione Europea (Regolamento 996 del 25_10_2012 ) e nuove modalità di applicazione (Regolamento di attuazione o Regolamento Delegato n. 1268 pubblicato sul GUCE il 31 dicembre 2012)

Acquisto di materiale usato

.

Se il programma considera ammissibile questa voce (è piuttosto raro..) ricordarsi che l’acquisto di beni usatinormalmente è ritenuto ammissibile solo se si presentano le seguenti condizioni:- il venditore deve poter fornire una certificazione che dimostri che il bene in questione non sia stato acquistato grazie a fondi nazionale o/e europei. - il prezzo del bene usato imputato sul budget non deve essere superiore al suo valore di mercato e deve essere inferiore al costo di analogo bene nuovo (pertanto attenzione nel compilare il budget, fare eventualmente una preventiva ricerca di mercato sul nuovo ed in caso di materiali particolari consiglio di avere una perizia che ne attesti il costo)

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Spese finanziarie, bancarie e legali

.

Le spese strettamente collegate all’attività di coordinamento del progetto sono ammissibili, fra queste possiamo considerare le:• spese relative alle garanzie bancarie e fideiussioni;• spese notarili;• spese per assicurazioni obbligatorie, in osservanza della normativa nazionale vigente e strettamente collegate al progetto.

Multe, penali, interessi debitori e spese per controversie legali non sono ammissibili in rendicontazione.

Iva

L’IVA è una spesa ammissibile solo se realmente e

definitivamente sostenuta dal beneficiario .

Al fine della valutazione di ammissibilità dell’IVA sarà, quindi, necessario presentare una dichiarazione, sotto forma di autocertificazione (a firma del Responsabile legale di progetto) oppure se richiesta una certificazionedel competente ufficio che certifichi il trattamento dell’IVA e l’eventuale sua non recuperabilità.

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Irap

NB: Verificare la sua ammissibilità all’interno del Programma di riferimento !!!!.

I Programmi a gestione diretta normalmente non la ammettono

…e a volte anche le Autorità di Gestione dei nostri Fondi Strutturali non la ammettono!.

e adesso entriamo nel vivo della rendicontazione

Costi diretti e costi indiretti

Prima precisazione: costi diretti e indiretti.

� I costi diretti sono costi che sono direttamente legati al progetto e possono venire chiaramente identificati, imputati nel budget e poi rendicontati senza problemi.

� I costi indiretti sono quelli che non è possibile identificare chiaramente poiché sono prodotti congiuntamente da diverse attività della struttura stessa. Su alcuni fondi (fondi a gestione diretta) ci è data la possibilità di imputarli in maniera forfettaria con una % data.

� Nei fondi a gestione indiretta (FESR) dobbiamo invece imputarli ancora in pro-quota, vedremo poi come fare.

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I costi ammissibiliI costi ammissibili, diretti e indiretti , sono ripartiti tra tutti i partner e sono rappresentati in singole macro-categorie di spesa (o budget line ), quali ad esempio:

- Spese generali (dirette e indirette) = Overheads- Spese per il personale dedicato al progetto = Staff - Spese di promozione = Promotion, Meeting- Spese di viaggi e soggiorni = travel and accomodation- Consulenze e servizi esterni = External Expertise- Attrezzature = Equipmen t- Spese preparatorie (ammesse solo in pochissimi programmi)

In un progetto con partenariato le risorse vengono ripartite fra tutti i partner, a seconda delle attività di ciascuno, e ciascuno dovrà provvedere alla gestione del proprio finanziamento, sempre in accordo con il capofila, e provvedere alla rendicontazione delle spese sostenute e quietanzate.

Dal budget del progetto alla sua rendicontazione

� Come sapete il budget di progetto consiste nella definizione dei costi, articolati per fasi, attività e partner . I costi si organizzano nel budget secondo l’attività che li genera (sono dunque «spalmati» sulle diverse Wp, Work Package). In alcuni casi anziché Wp troverete la T di Task o C di Component.

� In rendicontazione dovremo poi seguire la stessa procedura ed organizzazione. Ogni spesa dovrà essere ricondotta (rendicontata) nell’esatta budget line e Wp!!!

� La predisposizione del budget nella fase di richiesta di finanziamento è dunque un momento di estrema importanza : una non corretta allocazione delle risorse rispetto alle attività che devono essere svolte può comportare una valutazione negativa della proposta e può pregiudicare l’ implementazione del progetto stesso (saranno necessari spostamenti di budget ecc) . Di seguito un esempio di budget schematizzato per s emplicità dove abbiamo «spalmato» i costi nelle Wp e budget li ne

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BUDGET PROGETTO X

durata da gennaio 2012 a gennaio 2014

WP 1Management

da gennaio 2012 a gennaio 2014staff overheads

travel and

accomodatio

esternal

expertise

meetings

and events

promotion

costsequipment totale

1.1 coordinamento 9.000,00 800,00 4.000,00 25.000,00 6.000,00 44.800,00

1.2 monitoraggio 7.000,00 800,00 1.000,00 25.000,00 1.000,00 34.800,00

1.3 attività gruppo tecnico 3.000,00 300,00 2.000,00 7.000,00 12.300,00

19.000,00 1.900,00 7.000,00 57.000,00 6.000,00 0,00 1.000,00 0,00 91.900,00

WP 2Comunicazione

da gennaio 2012 a gennaio 2014

2.1 Piano di comunicazione 9.000,00 300,00 14.000,00 23.300,00

2.2 piattaforma comunicazione e sito web 500,00 50,00 6.100,00 6.650,00

2.3 organizzazione di eventi locali 2.000,00 200,00 6.000,00 3.000,00 11.200,00

2.4 partecipazione ad eventi trasfrontalieri 1.000,00 100,00 1.000,00 2.100,00

2.5 gadgert e materiali promozionali 1.000,00 100,00 5.100,00 6.200,00

13.500,00 750,00 1.000,00 14.000,00 6.000,00 8.100,00 6.100,00 0,00 49.450,00

WP 3Analisi

da giugno 2012 a dicembre 2012

3.1 analisi del territorio e metodologia 2.200,00 220,00 500,00 500,00 3.420,00

3.2 analisi parte politica 2.200,00 220,00 500,00 4.000,00 6.920,00

3.3 analisi vita associativa 1.100,00 110,00 500,00 15.000,00 16.710,00

5.500,00 550,00 1.500,00 19.000,00 500,00 0,00 0,00 0,00 27.050,00

WP 4Modellizzazione

da gennaio 2013 a giugno 2013

4.1 elaborazipone linee guida su problematiche comuni 1.600,00 160,00 700,00 2.000,00 4.460,00

4.2 modellizzazione circoli e strutture giovanili 2.000,00 200,00 2.000,00 4.200,00

4.3 attivazione rete giovani trasfrontaliera 3.565,00 356,50 3.000,00 6.921,50

0,00

7.165,00 716,50 700,00 7.000,00 0,00 0,00 0,00 0,00 15.581,50

WP 5dalla teoria alla pratica

da gennaio 2013 a gennaio 2014

5.1 sperimentazione a livello politico 3.200,00 320,00 2.500,00 11.050,00 1.000,00 1.000,00 19.070,00

5.2 partecipazione attiva dei giovani 6.000,00 600,00 250,00 9.000,00 500,00 500,00 16.850,00

5.3 creazione di strutture di servizio per i giovani 5.800,00 580,00 8.000,00 450,00 500,00 23.000,00 38.330,00

5.4 costituzione rete adriatica 3.000,00 300,00 1.500,00 7.500,00 1.000,00 13.300,00

18.000,00 1.800,00 4.250,00 35.550,00 2.950,00 2.000,00 23.000,00 0,00 87.550,00

WP 6Formazione

da giugno 2013 a gennaio 2014

6.1 identificazione dei centri di formazione sul territorio 1.245,00 124,50 4.250,00 5.619,50

6.2 analisi dei fabbisogni del territorio 1.000,00 100,00 2.500,00 3.600,00

6.3 formazione ai giovani 1.245,00 124,50 12.250,00 12.500,00 26.119,50

6.4 orientamento e couceling per creazione d'impresa 1.000,00 1.000,00 2.000,00

4.490,00 349,00 0,00 20.000,00 12.500,00 0,00 0,00 0,00 37.339,00

totale

budget lines67.655,00 6.065,50 14.450,00 152.550,00 27.950,00 10.100,00 30.100,00 0,00 308.870,50

budget lines

T1.1 T1.2 T1.3 T1.4 T2.1 T2.2 T2.3 T2.4 T2.5 T3.1 T3.2 T3.3

staff 8.000,00 8.000,00 3.000,00 0,00 3.000,00 500,00 2.000,00 1.000,00 1.000,00 2.200,00 2.200,00 1.100,00

overheads 800,00 800,00 300,00 0,00 300,00 50,00 200,00 100,00 100,00 220,00 220,00 110,00

travel and accomodation5.000,00 1.500,00 2.500,00 0,00 0,00 0,00 0,00 1.000,00 0,00 500,00 500,00 500,00

external expertise 15.000,00 10.000,00 5.000,00 0,00 45.000,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 4.000,00 25.000,00

meetings and events 6.000,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 6.000,00 0,00 0,00 500,00 0,00 0,00

promotion costs 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 3.000,00 0,00 6.000,00 0,00 0,00 0,00

equipment 0,00 1.000,00 0,00 0,00 0,00 6.100,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00

investment 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00

f inancial charges and guarantee costs0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00

34.800,00 21.300,00 10.800,00 0,00 48.300,00 6.650,00 11.200,00 2.100,00 7.100,00 3.420,00 6.920,00 26.710,00

37.050,00

WP3ANALYSIS OF THE STATE OF THE

ART

66.900,00 75.350,00

partner 3WP1 WP2

CROSS BORDER PROJECT MANAGEMENT AND COORDINATION

COMMUNICATION AND DISSEMINATION

Ricordatevi che ogni singola spesa va rendicontata nella Wp (o Task o Component) e Budget Line (o voci di spesa) pertinente, come da budget approvato.

Come si procede .. Andiamo a vedere le singole voci di spesa e le modalità di rendicontazione

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Costi preparatori (solo pochissimi programmi ne consentano la rendicontazione)

Prima di tutto i costi preparatori.. Se il Programma difinanziamento ne prevede l’ammissibilità.. questi costi si possonorendicontare normalmente entro un tetto stabilito dalle stesselinee guida del Programma (es. tratto da un manuale dicooperazione territoriale: «40.000 € o 2% del budget di progetto,si applichi il limite inferiore tra i due»).

Normalmente sono spese sostenute dalla pubblicazione delbando sino alla presentazione del progetto… queste spesedevono essere effettivamente connesse alla preparazionedella proposta progettuale .

Nella fase preparatoria possono essere ammissibili le seguentivoci di spesa: costi per il personale, viaggi e soggiorni,consulenze e servizi esterni.

Le spese generali (o OVERHEADS)

Le spese generali (overheads) possono essere:

- spese generali indirette : utenze (luce, telefono, riscaldamento), fotocopie, affitto, costi di spedizione generici, etc.

- spese generali dirette (es per beni di consumo) (consumablegoods): es cancelleria acquistata per il progetto, costi di spedizione identificabili grazie ad una ricevuta (raccomandata/corriere).

� Sotto la voce “spese generali” possono a volte rientrare (se non disponiamo di una voce specifica) anche le garanzie bancarie (fideiussioni), i costi notarili, assicurativi; revisioni contabili.

In alcuni Programmi le spese generali INDIRETTE sono ammissibili per una data percentuale indicata nelle linee guida (questo accade sempre nei programmi a gestione diretta), se purtroppo non è questo il nostro caso (e ci troviamo ad es. sul FESR) dobbiamo procedere con altre modalità, secondo un metodo debitamente giustificato che in rendicontazione possa imputarle in pro-quota (si può dire anche pro-rata). Le spese generali DIRETTE sono invece ovviamente totalmente rendicontabili.

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Le spese generali = OVERHEADS

� Per ciò che concerne le spese generali indirette, es. affitto e utenze (elettricità, telefono riscaldamento, etc.), in alcuni programmi queste sono ammissibili in toto solo se si riferiscono a locali dedicati esclusivamente al progetto e per la durata temporale dello stesso (overheads directly allocated to the project : real cost)

� Nel caso in cui NON sussistano le condizioni di utilizzo esclusivo per il progetto per questi programmi si dovrà ricostruire la quota imputabile (overheads allocated proportionally to a project: flat rates based on overage real costs)

Le spese generali indiretteIn caso ci trovassimo nella necessità di trovare un a % di imputazione (quota imputabile), vediamo come proced ere…

Per l’imputazione delle spese generali indirette abbiamo assistito negli anni ad una certa evoluzione da parte della Commissione, nel tentativo di semplificare le procedure per l’imputazione..

Nella programmazione 2000/2006 si trovava questa indicazione fornita da un regolamento della stessa CE

«Una metodologia di calcolo riconosciuta per le spese indirette potrebbe essere, a titolo esemplificativo, quella di rapportare il totale delle entrate accertate nell’anno finanziario al totale delle spese generali sostenute nell’esercizio ed applicare la percentuale così ritrovata al progetto in modo da determinare la percentuale di incidenza delle spese generali». [1] – vedi esempio

[1] Regolamento (CE) 448/04 Norma n. 1 punto 1.8

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Le spese generali indiretteEsempio. Regolamento (CE) 448/04 Norma n. 1 punto 1.8

Prospetto di calcolo della quota parte di spese generali imputabili al progetto nel periodo di rendicontazione luglio-sett.2006

Es.

Totale entrate correnti accertate 2005 (fonte: bilancio 2005): €74.962.928,13

Spese Generali sostenute: € 190.200,69

190.200,69 / 74.962.928,13 = 0,25% (percentuale di incidenza delle spese generali sulle entrate).

Se il totale delle spese generali indirette nel periodo di riferimento (durante lo svolgimento del progetto) fosse pari a € 8.728,66… si procede così:

€ 8726,66 x 0,25% (0,0025) = € 21,82 …!!… � � �

Le spese generali indirette e la pista di controllo

Nei finanziamenti diretti questa difficoltà è stata risolta sin dal 2009, ma ancora oggi non possiamo contare su una % forfetaria indicata dal FESR, siamo quindi ancora in questa situazione «primitiva»...

Per esperienza , se ci troviamo a lavorare con il FESR, consiglio di fare una preventiva verifica con l’Autorità di gestione regionale o con il certificatore per accertarci della bontà della modalità di calcolo adottata .

Conservare prova scritta di una eventuale pre-verif ica e se necessario inviarla in fase di rendicontazione (ovviamente assieme alle fatture e quietanze) per giustificare l’imputazione pro rata (o pro quota) di dette spese.

Per la costruzione di questo calcolo atteniamoci a quanto indicato normalmente nei manuali oggi in uso ( applicants’ manual )

Alcuni esempi..

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Le spese generali indirettePer es. per imputare sul progetto una quota di spese generali si potrebbe procedere con le seguenti modalità:

� utilizzare la percentuale derivante dal rapporto fra il n. delle ore lavorate nel progetto / il n. delle ore lavorate in totale nella vs. organizzazione (vedi primo esempio)

� utilizzare la percentuale derivante dal rapporto fra il n. delle persone imputate al progetto / il n. delle persone che lavorano nella vs. organizzazione (vedi secondo esempio)

� utilizzare la percentuale fra la superficie utilizzata dal personale che lavora sul progetto / la superficie totale utilizzata dalla vs.organizzazione (vedi terzo esempio)

� Le percentuali trovate rappresentano una “media for fetaria” da applicare alle spese per es. delle utenze (bollette ) per l’imputazione della quota. Il calcolo delle spese generali deve essere adeguatamente documentato e rivisto periodicamente (annualmente).

Come calcolare la spesa (calcolo pro-rata)PRIMO ESEMPIO: il rapporto hL / hT

hL= ore lavorate dedicate al progetto. Sono pari alle ore di lavoro

rendicontate nella voce “Spesa personale” (es 1250 ore)

hT= ore totali aziendali lavorabili. Sono date dal numero del personale dipendente e/o assimilato moltiplicato per il coefficiente standard di 1760 ore (es. 100 dipendenti x 1760 = 176.000)

(Il coefficiente standard di 1760 ore in questo esempio è dato dall’assunzione di un anno lavorabile pari a 220 giornate di 8 ore ciascuna. Il coefficiente è ovviamente da personalizzare per la propria struttura, a seconda sia pubblica (1584 ore) o privata).

Il criterio di ripartizione delle spese indirette così calcolato (1250/176.000 = 0,00710227 , cioè lo 0,710227 %) costituisce l’indice da moltiplicare per i singoli importi delle fatture concernenti le spese indirette, al fine di determinare il monte spese indirette su cui si domanda il rimborso.

Es. spesa telefonica annuale pari a € 50.000 x 0,00710227

= € 355,01 imputabile sul progetto.

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Come calcolare la spesa (calcolo pro-rata)SECONDO ESEMPIO: rapporto fra le persone

Persone impiegate nel progetto: 5 unità (a tempo pieno)

Personale dell’Ente, totale: 100 unità

Rapporto 5/100 = 0,05 cioè il 5% che costituisce l’indice da moltiplicare per i singoli importi delle fatture concernenti le spese indirette, al fine di determinare il monte spese indirette su cui si domanda il rimborso.

Es. spesa telefonica pari a € 50.000 x 0,05= € 2500 imputabile sul progetto.Ma ricordiamoci di riparametrare correttamente l’importo nel caso in

cui il personale non fosse a tempo pieno sul progetto …

Altro esempio … Per calcolare in pro-quota la spesa di riscaldamento da imputare sul progetto si potrebbe procedere così:

� definire le aree utilizzate per lo svolgimento del progetto (per esempio, un ufficio o più uffici in cui è insediato il team di progetto) e i relativi metri quadri o i metri cubi.

� Dopodiché è necessario costruire un “semplice” prospetto da allegare alla rendicontazione, unitamente alle fatture e alle relative quietanze di pagamento.

Come calcolare la spesa (calcolo pro-rata)TERZO ESEMPIO: il rapporto fra superfici o cubature

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Tale prospetto può essere costruito secondo lo schema che segue. Il costo giornaliero al m3 del riscaldamento (CG) ricavato da:

(Totale fattura) / (m3 totali) / (giorni di apertura dello stabile)

Il CG così ricavato va moltiplicato quindi per la superficie o cubatura degli uffici utilizzati dal progetto e moltiplicato ancora per il n. di giorni o ore in cui detti locali sono stati utilizzati per il progetto nel periodo di rendicontazione.

Come calcolare la spesa (calcolo pro-rata)

I costi indiretti: metodo.. complicato e superato

..Imputare il costo dell’energia elettrica di un corso di formazione di 100 ore destinato a 18 allievi.

� Riceviamo 2 bollette luce da 200 Euro ciascuna tot. 400,00 € per 4 mesi (le bollette sono bimestrali).

� Le ore lavorate nei 4 mesi sono state in tot. 693 (2080:12 mesi x4) = 693

� Il n. dei destinatari del corso è 18

� Le persone utilizzatrici totali sono: 18 allievi + x ( per x si intende il n. dei docenti + i partecipanti ad altri corsi!!.

Occorrevano vari accertamenti ( e spreco di tempo..) per appurare quante persone avevano utilizzato nei 4 mesi in questione l’energia elettrica (esempio ? 50 persone �☺ + �☺ + �☺ + �☺ ….)

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da qui la formula... :

400,00 € spesa x 100 ore effettive d’utilizzo x 18 n. allievi del corso

693 ore lavorate nei 4 mesi di utilizzo x 50 n. utilizzatori totali

= 20,77 € (costo dell’energia elettrica imputabile al corso di 100 ore)

Questo metodo è stato utilizzato per anni nel FSE !!

Spese generali: Reg. 396 e 397 del 21-05-09

Con i Regolamenti 396 e 397 del 2009 che modificavano i Reg. 1081/2006 (Reg. del Fse) e 1080/2006 (Reg. del FESR) a proposito dei costi indiretti si precisa che:

“ sono ammissibili i costi indiretti, dichiarati su base forfettaria, fino al ..20% dei costi diretti di un’operazione”…a patto che questi siano

“stabiliti in anticipo sulla base di un calcolo giusto, equo e verificabile”.

Attenzione… per il Fse questa semplificazione è stat a da subito recepita ed applicata da molte Autorità di Gestione regionali , ma di fatto non è accaduto la stessa cosa per il Fesr (quindi neanche i progetti di Cooperazione territoriale europea) nonostante la modifica del Decreto del Presidente della Repubblica 196 del 3-10-2008 con il successivo DRP 98 del 5.4.2012 (che lascia però alle singole Autorità di Gestione regionali la possibilità di operare o meno questa semplificazione ….. Rimane un inutile «collo di bottiglia».... � ). Speriamo nella semplificazione per l’attuale progra mmazione…

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Il Personale interno (o staff)

Il PersonaleIn tale voce rientrano le spese per stipendi e compensi, inclusi i contributi della previdenza sociale relativamente al lavoro prestato da risorse del personale interno , ossia:

� spese per il personale assunto a tempo indeterminato;� spese per il personale assunto a tempo determinato;� spese per il personale assunto ancora con contratti a progetto e

collaborazioni coordinate e continuative (o diverse tipologie contrattuali dopo il Job Act..)

I costi di personale interno non devono riguardare attività istituzionale e ordinaria , ma essere strettamente legati al progetto. Il costo del personale stabile rappresenta di fatto il nostro cofinanziamento.

Il costo dello staffPer rendicontare il costo del personale dipendente dobbiamo chiedere all’ufficio stipendi (ufficio personale) il costo orario o giornaliero dei soggetti coinvolti e moltiplicarlo quindi per le ore o giornate di coinvolgimento. In fase di elaborazione di budget siamo ancora su delle «stime», ma a progetto approvato ed in fase di rendicontazione dovremo procedere analiticamente e con la massima precisione!.

La retribuzione rendicontata sarà rapportata alle ore d'impegno nel progetto. L'ammontare rendicontabile sarà pari al costo orario lordo, moltiplicato per le ore di impegno sul progetto:

RAL + DIF + OS ----------------------- x Ore uomo lavorate sul prog etto

Ore lavorabilidove: RAL = Retribuzione Annua Lorda del dipendente; DIF = Retribuzione Differita (TFR e quattordicesima); OS = Oneri Sociali e fiscali; Ore lavorabili = ore lavorative annue previste da contratto, Ore uomo = ore di impegno dedicate al progetto finanziato. Attenzione all’IRAP, nei progetti a gestione diretta è spesso un costo non ammissibile. Nel caso scorporarla..

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Il Personale la pista di controllo

La pista di controllo documentale per la rendicontazione è rappresentata dai seguenti documenti:

� lista del personale attribuito al progetto . Si tratta di un prospetto che deve riportare le seguenti informazioni: nominativo del soggetto, qualifica, funzione, retribuzione annua su base contrattuale, ammontare annuo degli oneri sociali e fiscali, numero annuo o mensile di ore lavorabili contrattualmente, percentuale e/o numero di ore d'imputazione a progetto;

� ordine di servizio interno o lettera d'incarico di assegnazione delle risorse umane al progetto, con la specificazione delle attività da svolgere e delle ore previste.

� Calcolo del costo lordo per ciascuno (ufficio personale)

Il Personalela pista di controllo

Documenti giustificativi di spesa. A supporto dell'importo rendicontato devono essere presentati:

� cedolino paga mensile;� time sheet mensile riportante, per ogni risorsa umana

impiegata, le ore lavorate e le attività svolte;� documenti giustificativi di pagamento , quali per

esempio: copie di bonifici bancari, documenti attestanti il pagamento delle ritenute e dei contributi (F24); assegno con importo e il nominativo corredato da estratto conto bancario attestante l'effettivo e definitivo esborso finanziario; mandato di pagamento quietanzato dall'istituto bancario cassiere e/o tesoriere.

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Il Personalela pista di controllo

Il pagamento informatico (mandato elettronico) può sostituire a tutti gli effetti quello che in passat o era il mandato di pagamento quietanzato (con data e timbro della Banca)

La stampa del prospetto informatico deve riportare la data del pagamento.

Investimenti – Attrezzature o Equipment

L’acquisto di attrezzature e beni durevoli è ammissibile se strettamente correlato alle attività di progetto ed essenziale al raggiungimento dei suoi obiettivi.

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Investimenti – Attrezzature o Equipment Si possono distinguere:

- Investimenti in INFRASTRUTTURE (nei progetti a gestione diretta sono ammissibili solo in pochissimi programmi ed in casi eccezionali quando ad es. le opere sono necessarie e funzionali alla realizzazione di un’azioni pilota, es. Life). Nel FESR regionale invece sono invece molto frequenti

- Investimenti in ATTREZZATURE (o Equipment) . Sono molto comuni in tutti i progetti. Attrezzature strumentali utilizzate per la gestione del progetto o per specifiche attività (computer, stampanti, proiettori), ma attenzione, è ammissibile l’intero prezzo di acquisto solo se vi è utilizzo esclusivo per le attività di progetto e se costa meno di 516,46 €.. oppure se il periodo di ammortamento è inferiore al periodo di durata del progetto.

Attrezzature - Ammortamenti (depreciation)

- in caso superassimo i 516,46 € di costo entriamo nell’ammortamento. Porteremo allora in rendicontazione le quote di ammortamento che rientrano nel periodo di cofinanziamento dell’operazione in questione, cioè potremo portare in rendicontazione solo le quote di ammortamento che rientrano nel periodo di progettoPertanto se in fase di compilazione di budget ignoriamo il costo di una certa attrezzatura.. sarà opportuno fare un preventivo , per non discostarsi eccessivamente dal costo reale e cadere forse nell’ammortamento

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Attrezzature (Equipment)Non si applica l’ammortamento per le attrezzature di costo inferiore a € 516,46 ed in quei progetti nati in risposta a bandi che prevedevano proprio l’acquisto di attrezzature, in maniera chiara ed esplicita.

Per queste attrezzature è possibile imputare integralmente il costo.. prima sul budget poi in rendicontazione..

Sul FESR… in rendicontazione… per le attrezzature potrebbero chiederci una dichiarazioni di uso esclusivo e mantenimento dell’attrezzatura per almeno 5 anni e forse anche «la dichiarazione d’origine del bene»!… rilasciata dal fornitore… o certificazione di origine per attrezzature di costo superiore ai 5.000 €… rilasciata dalla CCIAA.. (come nell’Ipa Adriatic..), «… l’attrezzatura acquistata è stata costruita o assemblata per la maggior parte in territorio Ue…!...! > che di fatto costituisce una inutile difficoltà e collo di bottiglia….!..

Gestione delle attrezzature acquistate

Se l’attrezzatura viene acquistata grazie al contributo comunitario questa deve essere conservata (anche se si è rotta…!!..) almeno per 5 anni e deve essere identificata con un adesivo (o targa) con precisi riferimenti al programma di finanziamento europeo che ne ha permesso l’acquisto.

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� In caso non si possano acquistare attrezzature (come nel FSE) o in caso fosse necessario utilizzare apparecchiature particolari o molto costose, per non cadere nell’ammortamento è consigliabile ricorrere al noleggio e non all’acquisto! (ovviamente con richiesta di preventivi)

� Nel caso in cui per i beni durevoli si ricorra nel progetto alla forma della locazione, il costo ammissibile in rendicontazione sarà relativo al canone di affitto, al netto degli oneri finanziari e oneri accessori, rientrante nel periodo di utilizzo per il progetto.

Noleggio di materiali o attrezzature

Incarichi esterni (consulenti o external expertise)

� La gestione del progetto richiede normalmente il coinvolgimento di esperti esterni (esempio: Project Manager o

Financial Manager o Communication Manager ecc). Il budget predisposto deve contenere il costo del compenso degli esperti esterni per le varie attività in cui è previsto il loro coinvolgimento.

� Alcuni programmi di finanziamento pongono dei limiti al coinvolgimento di esperti esterni (in alcuni programmi le spese per subcontracting non devono superare una determinata % rispetto alle spese di personale o rispetto al totale dei costi diretti).

� In rendicontazione se richiesto produrre copia delle procedure di selezione dei professionisti. Produrre inoltre copia conforme delle loro fatture (con chiaro riferimento al progetto, o timbro) e prova della loro quietanza (anche relativamente al pagamento di ritenute d’acconto versate con F24)

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Incarichi esterni Le prestazioni professionali esterne possono essere contrattualizzate

a corpo o a rendiconto e, in relazione alla tipologia contrattuale utilizzata, sono previste due diverse modalità di rendicontazione delle spese:

- prestazione a corpo : oggetto del contratto è lo svolgimento di uno specifico servizio o attività per il quale il pagamento è giustificato dall’effettivo valore dell’opera o dei servizi prestati. In tal caso, la rendicontazione delle spese deve essere supportata dalla fattura rilasciata dal consulente e dal relativo mandato di pagamento quietanzato;

- prestazione a rendiconto : oggetto del contratto è lo svolgimento di uno specifico servizio o attività per i quali il pagamento è giustificato dal numero di gg/uomo od ore effettivamente lavorate, valorizzate al relativo costo unitario. In tal caso, la rendicontazione delle spese deve essere supportata dal timesheet dei professionisti, dalla fattura/nota di debito, accompagnata dal relativo mandato di pagamento quietanzato

Incarichi esternila pista di controllo

Ricordiamoci sempre che i finanziamenti comunitari sono fondi pubblici.. La selezione degli esterni deve rispettare regole di trasparenza e parità di trattamento e deve avvenire in base ai criteri dell'offerta economicamente più vantaggiosa, oppure dell'offerta che è in grado di garantire il miglior rapporto qualità/costo.

Per questo motivo consiglio, anche ai beneficiari privati…, di pubblicare un avviso, una manifestazioni di interesse (utilizzando il proprio sito Internet) o richiedere offerte a differenti soggetti rispetto allo svolgimento di una determinata attività per individuare correttamente il fornitore di servizi .. Vedi soglieSe Enti Pubblici ricordarsi di richiedere subito il Durc (Documento Unico di Regolarità Contributiva) per evitare ritardi o difficoltà varie !!

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Incarichi esternila pista di controllo

� Il contratto con il consulente o l'esperto, oltre al compenso deve contenere anche altre importanti clausole relative ai tempi di consegna degli output, alla lingua in cui devono essere prodotti, indicare la partecipazione ad eventi, meeting fra partner ecc, rimborsi spese, termini di fatturazione e di liquidazione ecc.

� Ricordatevi che per aggiudicare appalti di servizi o forniture o lavori dobbiamo tenere in considerazione le indicazioni riportate sulle linee guida del Programma di vs. interesse e dobbiamo sempre ricordarci che stiamo lavorando con fondi pubblici..

� Nei nuovi regolamenti pubblicati dalla Commissione vengono indicate delle soglie.. .. soglie sotto le quali siamo esonerati dalle procedure di selezione, soglie sopra le quali invece abbiamo dei precisi obblighi..

Incarichi di servizi – attrezzature o lavori

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Soglie (art.265 per aggiudicazione appalto servizi, art 267 per forniture, art. 269 per appalti lavori del Reg 1268_2012 di applicazione )

es. per aggiudicazione appalti servizi

Appalto sopra soglia = > 300.000 Euro (necessaria la procedura internazionale)

Appalto fra 20.000 e 300.000 Euro (procedura negoziata concorrenziale) = almeno 3 preventivi

Per importi inferiori a 20.000 affidamento diretto, l'amministrazione aggiudicatrice può aggiudicare l'appalto sulla base di un'offerta unica… ma alcune AdG consigliano comunque di avere almeno un paio di preventivi.. Fino al tetto di 2.500 Euro è possibile il pagament o di fattura o ricevuta evitando la procedura di selezione del for nitore

Attenzione … Ovviamente nessuna acquisizione di beni, servizi e lavori può essere artificiosamente frazionata nell’esercizio, e non sono ammesse estensioni che consentano di superare l’importo soglia.

Soglie (art.265 per aggiudicazione appalto servizi, art 267 per forniture, art. 269 per appalti lavori del Reg 1268_2012 di applicazione )

es. per aggiudicazione appalti forniture

Appalto sopra soglia = > 300.000 Euro (procedura internazionale)

Appalto fra 100.000 e 300.000 Euro (procedura aperta locale) = il bando di gara è pubblicato non nella Gazzetta ufficiale dell'Unione europea ma soltanto in quella dello Stato beneficiario

Appalto fra 20.000 e 100.000= procedura negoziata, almeno 3 preventivi

Per importi inferiori a 20.000 l'amministrazione aggiudicatrice può aggiudicare l'appalto sulla base di un'offerta unica.

Fino al tetto di 2.500 Euro è possibile il pagament o di fattura o ricevuta evitando la procedura di selezione del for nitore

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http://ec.europa.eu/europeaid/prag/document.do

Soglie: Regolamento CE della Commissione n. 1336 del 13

dicembre 2013.La soglia europea negli appalti stabilisce il confine tra le gare soggette alle direttive europee, con maggiori obblighi di pubblicità e regole di competizione più severe, e gare di importo inferiore per le quali non scattano le norme Ue, ma vige solo l’obbligo di rispettare i principi di trasparenza, concorrenza e non discriminazione degli operatori.

Anche la normativa italiana , e in particolare il Codice degli appalti –D. Lgs. 163/2006, cui fanno riferimento le PA, prevede una regolamentazione diversa e più flessibile per le gare sotto la soglia europea. I valori vengono aggiornati ogni due anni dalla Commissione europea. Le nuove soglie valgono per il biennio 2014-2015 e si applicano in modo automatico.

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Viaggi (o Travel and accomodation)

In tale voce rientrano le spese sostenute SOLO dallo STAFFper viaggi e soggiorno nell'ambito del progetto (spese di trasporto, vitto e alloggio).

In alcuni programmi di finanziamento le spese di vitto e alloggio vengono rimborsate forfetariamente secondo una tabella di riferimento in cui sono indicati costi ammissibili per ogni paese. Nella maggior parte dei programmi di finanziamento l’imputazione della spese avviene però in maniera analitica (tutte le fatture/note/scontrini, annullati in originale con il timbro del progetto per evitare doppie rendicontazioni…, se non sono in Euro provvedere alla conversione)

Le spese di viaggio e di soggiorno del personale attribuito al progetto dovranno corrispondere alla formula di viaggio più vantaggiosa, quindi in rendicontazione le spese di taxi normalmente non sono ammesse (a meno che non ci siano giustificazioni particolari, come l’impossibilità di utilizzare mezzi pubblici). Per rendicontare viaggio aereo ricordatevi di allegare anche copia della carta di imbarco!! oltre alla fattura dell’agenzia viaggi, sua quietanza, autorizzazione alla missione ecc.

� Consiglio: in fase di elaborazione di budget ricordatevi che queste spese servono solo per far viaggiare e spesare sul progetto uno/due componenti dello staff in certe occasioni. Non esagerate ! Quasi sempre risultano eccessive.

� Eventuali esperti esterni (consulenti) non possono utilizzare il budget di questa voce di spesa (budget line Travel and Accomodation), dovranno avere il rimborso spese viaggi/soggiorno/vitto previso all’interno del loro incarico di esperti esterni (budget line External expertise)

Viaggi- vitto - alloggiola pista di controllo

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Viaggila pista di controllo

La pista di controllo deve essere costituita dai seguenti documenti:

� autorizzazione alla missione , che riporti chiaramente il nominativo del soggetto, la durata della missione, il motivo della missione e la destinazione;I documenti giustificativi di spesa. Secondo la natura della spesa, sono i seguenti:

� titolo di viaggio intestato al partecipante riportante la data del viaggio (biglietto aereo e carta d'imbarco, biglietto ferroviario obliterato)

� Attenzione …!!.. Fino a poco tempo fa era possibile senza problemi utilizzare l’auto propria e chiedere un rimborso chilometrico in ragione di 1/5 del costo medio di un litro di carburante per i km di percorrenza …

Con Decreto Legge 78 del 31 maggio 2010 il rimborso chilometrico ai dipendenti delle PA per l'utilizzo dell'automezzo personale viene soppresso, ma con l’accordo Conferenza stato, città ed autonomie locali del 6 ottobre 2010 si reintroduce di nuovo il rimborso spese per gli amministratori locali..

Viaggila pista di controllo

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� I costi sostenuti durante la missione devono essere rimborsati al dipendente, in tal caso si porta in rendicontazione anche la dichiarazione di rimborso (del ragioniere/economo/tesoriere) oppure la busta paga (se rimborsati in busta paga), o copia del bonifico.

� Se al dipendente era stato dato ‘un anticipo ’ occorrerà verificare il costo effettivamente sostenuto e quindi produrre la dichiarazione delle spese sostenute durante la missione.

� Allegare ovviamente anche copia di tutte le spese (scontrini, ricevute, fatture ecc)

Travel and accomodationla pista di controllo

� Attenzione... Sulla rendicontazione di viaggi effettuati da politici, assessori, imprenditori invitati in congressi come testimonial ecc.

� Non essendoci un incarico sul progetto .. e non appartenendo alla categoria «staff».. per queste persone non potremmo rendicontare le spese viaggio sotto la voce ‘Travel and Accomodation costs’ e non essendo liberi professionisti con incarico sul progetto non possiamo rendicontarle neppure sotto la voce «ExternalExpertise» o «spese per Consulenti».

Travel and accomodation oppure Meeting cost?

Se il politico deve viaggiare (per realizzare una azione di progetto e nonper i saluti istituzionali…), se un soggetto partecipa come testimonial ad un incontro ecc, le spese sostenute dovrebbero essere rendicontate sotto la voce «meeting cost » e non sotto la voce «travel»

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Spese di disseminazione (o comunicazione )

Disseminazione obbligatoria in moltissimi programmi per garantire la comunicazione sul Progetto.

Le spese ammissibili possono riguardare le seguenti attività:

� organizzazione di incontri, eventi, manifestazioni (conferenze, seminari, gruppi di lavoro, ecc)

� Le spese di disseminazione comprendono tutti i costi correlati alla informazione e comunicazione.

� In rendicontazione produrre copie conformi di tutte le fatture quietanzate (con chiaro riferimento al progetto, o timbro). Prima di fare una spesa ricordatevi come sempre di procurarvi anche dei preventivi, che potrebbero essere richiesti durante i controlli sulla rendicontazione

Spese di disseminazioneTali spese possono riferirsi all’acquisizione di beni/servizi:

� Affitto sala ed attrezzature;� Catering;� Traduzioni;� Interpretariato;� Stampa di inviti, pubblicazioni riguardanti conferenze e

seminari, brochure (contenenti informazioni generali sul progetto);

� Promozione e pubblicità all’evento;� Gadget � Video presentazioni sulle attività svolte;� Web site di progettoSu tutti i prodotti ricordarsi che è obbligatorio i nserire il LOGO del Programma, il logo dell’UE, il nome del Progetto e se possibile inserire anche Logo del Progetto e sito web del progetto.

Queste spese saranno rendicontate nella budget line ‘meeting costs’ oppure in ‘promotional costs’. Verificate sulla vs. Linee Guida

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Spese di disseminazionela pista di controllo

� Oltre a tutte le pezze giustificative e pagamenti.. per ogni evento deve essere allegata in rendicontazione anche l’Agenda dei lavori (programma) ed un report dei lavori (verbale), dove deve essere chiaramente indicate le attività, il gruppo di persone/partner partecipanti, la localizzazione, la durata, il numero di lingue per le quali è effettuato il servizio di traduzione, allegare infine anche le firme raccolte.Se possibile raccogliere anche foto o documentazioni video che potrebbero risultare utili come ulteriore documentazione.

Fine terzo Modulo

☺

Si ringrazia per l’attenzioneper contatti:

� mariafabbri.eu@gmail.com

� +39 339.6568389